Jeśli podczas wprowadzania pracowników (ręcznie lub za pomocą importu z arkusza MS Excel) zaszła pomyłka i wybrana osoba została wprowadzona/ zaczytana nadmiarowo, można ją usunąć z aplikacji. Z menu głównego należy wybrać opcję pracownicy i otworzyć kartę pracownika. Na karcie pracownika dostępna jest opcja Usuń pracownika – dzięki niej możemy usunąć daną osobę z aplikacji. Opcja ta będzie aktywna wyłącznie, gdy pracownik nie został zgłoszony do PPK i nie odnotowano rezygnacji z PPK.

Pracownicy widoczni na liście Pracowników mają odnotowane aktualne na dzień bieżący statusy Uczestnictwa w PPK. Znaczenie poszczególnych statusów jest następujące:

• Zgłoszony – pracownik zgłoszony do PPK, informacja została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Zgłoszony, wymaga aktualizacji danych – pracownik zgłoszony do PPK, jednak występuje rozbieżność danych (identyfikacyjnych, kontaktowych, wysokościach składek podstawowej i/lub dodatkowej, zakończenia zatrudnienia) pierwotnie przesłanych do instytucji finansowej, a danych obowiązujących na dzień logowania do aplikacji,
• Zrezygnował – pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK lub zrezygnował po wcześniejszym przystąpieniu, a informacja o rezygnacji została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Przystępuje, informacja niewysłana – pracownikowi odnotowano datę zgłoszenia do PPK w aplikacji, jednak informacja ta nie została jeszcze przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Rezygnuje, informacja niewysłana – pracownik, któremu odnotowano datę rezygnacji z PPK w aplikacji, jednak informacja o rezygnacji nie została jeszcze wysłana do wybranej instytucji finansowej,
• Do uzupełnienia – pracownik nie podjął jeszcze decyzji o uczestnictwie lub rezygnacji z PPK, dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnął wymagany staż pracy,
• Do uzupełnienia (autozapis) –  pracownicy, których deklaracja rezygnacji wygasła, należy dla nich odnotować informację o przystąpieniu lub ponownej rezygnacji z PPK,
• Za krótki staż – staż pracy pracownika nie uprawnia go w chwili obecnej do przystąpienia do PPK (staż pracownika jest krótszy niż 14 dni), dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnie wymagany staż pracy,
• Oczekuje na przystąpienie – pracownik, który przystępuje do PPK, jednak data przystąpienia jest późniejsza, niż data bieżąca (systemowa),
• Zakończono współpracę (zgłoszony) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilnoprawną, który mimo zwolnienia pozostaje uczestnikiem PPK,
• Zakończono współpracę (zrezygnował) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilnoprawną, który został zgłoszony do PPK ale zrezygnował,
• Niepodlegający – osoby, które ustawowo nie mogą przystąpić do PPK, bądź mogą przystąpić jedynie na swój wniosek (zleceniobiorcy, których umowy nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, osoby powyżej 70 roku życia, osoby pomiędzy 55 a 70 rokiem życia, osoby nie podlegające obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu). Status ten dostępny jest jedynie w aplikacji współpracującej z Comarch ERP HR.

Dla pracowników ze statusem Za krótki staż pod ikoną pojawia się informacja:

Staż pracy tego pracownika jest krótszy niż 14 dni, nie wprowadzono jeszcze informacji o uczestnictwie w PPK. Poinformujemy Cię, gdy pracownik osiągnie ten staż.

Dla pracowników ze statusem Oczekuje na przystąpienie pod ikoną pojawia się informacja:

Pracownik ma odnotowane przystąpienie do PPK z datą przyszłą, (np.) 01.07.2022. W tym dniu przypomnimy Ci o przesłaniu informacji zgłoszeniowej do instytucji finansowej.

Rezygnację pracownika z PPK można odnotować w momencie dodawania pracownika do aplikacji oraz zaimportować pracownika z arkusza Excel z odnotowaną datą rezygnacji. Rezygnację można również wprowadzić na karcie pracownika będącego uczestnikiem PPK lub pracownika niezdecydowanego. W tym celu z poziomu ekranu startowego aplikacji wybrać opcję Pracownicy, a następnie po rozwinięciu rekordu z wybraną osobą nacisnąć przycisk Zobacz kartę pracownika. Na formularzu pracownika, na zakładce Uczestnictwo w PPK należy wybrać czerwoną opcję Odnotuj rezygnację z PPK. Po jej wybraniu pojawi się poniższy formularz:

Po wprowadzeniu daty rezygnacji z PPK należy zatwierdzić zmiany.

Jeśli w aplikacji w wersji samodzielnej uzupełniono składki, po czym pracownik złożył deklarację rezygnacji z PPK, aplikacja zachowa się w następujący sposób:

• jeśli naliczono składki, ale nie zostały one przesłane do instytucji finansowej – składki za wybrany miesiąc zostaną usunięte oraz pojawi się komunikat z informacją:

Pracownik miał już wprowadzone wartości składek za Lipiec 2019. Informacja o ich wysokości nie została przesłana do Twoje TFI dlatego zostały usunięte.

• jeśli naliczono składki i zostały one przesłane do instytucji finansowej – pojawi się komunikat z informacją:

Dla pracownika przesłano już informację do Twoje TFI o wysokości składek za Lipiec 2019. Należy wykonać korektę składek.

W przypadku, gdy pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK na jego karcie wyświetlana jest informacja o dacie automatycznego wznowienia uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych. Z tego poziomu istnieje możliwość utworzenia pliku XML (zobacz: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?) lub w przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych bezpośredniego przesłania informacji o automatycznym wznowieniu uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych.

Uczestnictwo pracownika w PPK można odnotować:

• w momencie dodawania go ręcznie na Liście pracowników,
• zaimportować z arkusza MS Excel z odnotowanym uczestnictwem,
• z poziomu istniejącej już karty pracownika.

W celu zgłoszenia pracownika do PPK należy z poziomu ekranu startowego aplikacji wybrać opcję Pracownicy, a następnie po rozwinięciu rekordu z wybraną osobą nacisnąć przycisk Zobacz kartę pracownika. Na formularzu pracownika, na zakładce Uczestnictwo w PPK należy wybrać zieloną opcję Zgłoś do PPK. Po jej wybraniu pojawi się poniższy formularz:

Na formularzu należy wprowadzić datę zgłoszenia do PPK oraz informacje o wysokościach składek pracownika i pracodawcy.

Karta pracownika jest podzielona na trzy główne obszary:

• Uczestnictwo w PPK,
• Dane osobowe,
• Historia wpłat.

W sekcjach Uczestnictwo w PPK oraz Dane osobowe informacje są wyświetlane jako aktualne na dzień bieżący.

Uczestnictwo w PPK

Z poziomu zakładki Uczestnictwo w PPK można odnotować zarówno rezygnację z PPK jak i zgłoszenie pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Po wybraniu opcji Odnotuj rezygnację z PPK pojawi się formularz rezygnacji, który należy wypełnić. W przypadku chęci Zgłoszenia pracownika do PPK pojawi się okno zawierające szczegóły w zakresie udziału w PPK. W sekcji Uczestnictwo w PPK wyświetlane dane będą aktualne na dzień bieżący (dzień logowania do aplikacji).

Na formularzu pracownika będącego uczestnikiem PPK dostępne są, oprócz edycji wysokości składek oraz historii zmian, opcja Odnotowania rezygnacji z PPK oraz Wydrukowania dostępnych w aplikacji dokumentów (m.in. Wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, Wniosku o dokonywanie wpłat na PPK czy Deklaracji rezygnacji z PPK oraz pozostałych dostępnych). Z tego poziomu można również Edytować wysokość składek pracownika, podejrzeć Historię zmian oraz Złożyć wniosek o wypłatę transferową. Znajduje się tutaj również identyfikator ewidencji PPK oraz numer identyfikacyjny nadany przez instytucję finansową.

Dane osobowe

W Danych osobowych znajdują się dane podstawowe, identyfikacyjne, adresowe (adres zamieszkania oraz adres zameldowania) oraz dodatkowe opcje, takie jak:

• Odnotuj zakończenie umowy (odnotowanie daty zwolnienia/ zakończenia umowy cywilnoprawnej),
• Edytuj dane (w przypadku zmiany np. adresu, nazwiska, danych kontaktowych),
• Historia zmian (zapisy historyczne pracownika),
• Usuń pracownika (jeśli np. pracownik został omyłkowo wprowadzony do aplikacji).

Historia wpłat

W tym miejscu widoczna jest historia wpłat na PPK konkretnego pracownika. Domyślnie wyświetlane są składki dotyczące roku bieżącego. W polu Składki pracownika widoczna jest suma składek finansowanych przez pracownika (podstawowej i dodatkowej), natomiast w polu Składki pracodawcy – składek podstawowych i dodatkowych pracodawcy. Łączna wartość wpłat na PPK w prezentowanym roku widoczna jest w polu Suma składek.

W sekcji Transfery dostępne są informacje o wypłatach transferowych konkretnego pracownika. Pod ikonką można zobaczyć szczegóły wybranego transferu.