Pracownicy widoczni na liście Pracowników mają odnotowane aktualne na dzień bieżący statusy Uczestnictwa w PPK. Znaczenie poszczególnych statusów jest następujące:

• Zgłoszony – pracownik zgłoszony do PPK, informacja została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Zgłoszony, wymaga aktualizacji danych – pracownik zgłoszony do PPK, jednak występuje rozbieżność danych (identyfikacyjnych, kontaktowych, wysokościach składek podstawowej i/lub dodatkowej, zakończenia zatrudnienia) pierwotnie przesłanych do instytucji finansowej, a danych obowiązujących na dzień logowania do aplikacji,
• Zrezygnował – pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK lub zrezygnował po wcześniejszym przystąpieniu, a informacja o rezygnacji została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Przystępuje, informacja niewysłana – pracownikowi odnotowano datę zgłoszenia do PPK w aplikacji, jednak informacja ta nie została jeszcze przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Rezygnuje, informacja niewysłana – pracownik, któremu odnotowano datę rezygnacji z PPK w aplikacji, jednak informacja o rezygnacji nie została jeszcze wysłana do wybranej instytucji finansowej,
• Do uzupełnienia – pracownik nie podjął jeszcze decyzji o uczestnictwie lub rezygnacji z PPK, dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnął wymagany staż pracy,
• Do uzupełnienia (autozapis) –  pracownicy, których deklaracja rezygnacji wygasła, należy dla nich odnotować informację o przystąpieniu lub ponownej rezygnacji z PPK,
• Za krótki staż – staż pracy pracownika nie uprawnia go w chwili obecnej do przystąpienia do PPK (staż pracownika jest krótszy niż 14 dni), dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnie wymagany staż pracy,
• Oczekuje na przystąpienie – pracownik, który przystępuje do PPK, jednak data przystąpienia jest późniejsza, niż data bieżąca (systemowa),
• Zakończono współpracę (zgłoszony) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilnoprawną, który mimo zwolnienia pozostaje uczestnikiem PPK,
• Zakończono współpracę (zrezygnował) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilnoprawną, który został zgłoszony do PPK ale zrezygnował,
• Niepodlegający – osoby, które ustawowo nie mogą przystąpić do PPK, bądź mogą przystąpić jedynie na swój wniosek (zleceniobiorcy, których umowy nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, osoby powyżej 70 roku życia, osoby pomiędzy 55 a 70 rokiem życia, osoby nie podlegające obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu). Status ten dostępny jest jedynie w aplikacji współpracującej z Comarch ERP HR.

Dla pracowników ze statusem Za krótki staż pod ikoną pojawia się informacja:

Staż pracy tego pracownika jest krótszy niż 14 dni, nie wprowadzono jeszcze informacji o uczestnictwie w PPK. Poinformujemy Cię, gdy pracownik osiągnie ten staż.

Dla pracowników ze statusem Oczekuje na przystąpienie pod ikoną pojawia się informacja:

Pracownik ma odnotowane przystąpienie do PPK z datą przyszłą, (np.) 01.07.2022. W tym dniu przypomnimy Ci o przesłaniu informacji zgłoszeniowej do instytucji finansowej.

Umowa o zarządzanie PPK zawierana jest pomiędzy pracodawcą i wybraną przez niego instytucją finansową. Powinna ona określać warunki prowadzania PPK w danej instytucji m.in. warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze, wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych. Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w imieniu której jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowę o zarządzanie PPK należy podpisać nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu, w którym pracodawca jest zobowiązany zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK. W przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o zarządzanie należy zawrzeć do 25 października 2019 r.

Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK pracodawca podpisuje z tą samą instytucją finansową w imieniu i na rzecz osób u niego zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK. Umowa szczegółowo reguluje kwestie uczestnictwa w programie, a jej załącznikiem jest lista uczestników PPK. Pracodawca zawiera jedną umowę o prowadzenie obejmującą wszystkich pracowników, natomiast ewentualne zmiany w liczbie uczestników PPK, będą wiązały się jedynie ze zmianą treści załącznika (listy uczestników). W przypadku pracodawców wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć do 12 listopada 2019r.

Podobnie jak w przypadku danych osobowych pracowników, aplikacja Comarch PPK współpracująca z systemem Comarch ERP HR pobiera dane z bazy danych systemu ERP. Informacje o uczestnictwie, wysokościach składek (podstawowej i dodatkowej pracownika), ewentualnym obniżeniu składki lub rezygnacji z PPK należy odnotowywać w Comarch ERP HR na formularzu danych kadrowych pracownika z poziomu zakładki 7. PPK/Dodatkowe.

W przypadku posiadania modułu Płace i Kadry Plus Comarch ERP HR operacje związane z wprowadzeniem uczestnictwa, wysokościami składek lub rezygnacją z PPK można odnotowywać poprzez seryjną zmianę wartości pola działającą dla pracowników zaznaczonych na Liście pracowników (Płace i Kadry> Kadry).

Historia zmian jest uzupełniana na podstawie danych przesłanych do wybranej instytucji finansowej (za pomocą pliku XML lub wymiany bezpośredniej w przypadku wybranych instytucji). Uwzględniane są zmiany wartości procentowych poszczególnych składek oraz informacje o przystąpieniu lub rezygnacji pracownika z PPK.

W przypadku, gdy pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK na jego karcie wyświetlana jest informacja o dacie automatycznego wznowienia uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych. Z tego poziomu istnieje możliwość utworzenia pliku XML (zobacz: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?) lub w przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych bezpośredniego przesłania informacji o automatycznym wznowieniu uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych.

Aplikacja Comarch PPK współpracująca z Comarch ERP HR dane osobowe pracowników wyświetla jedynie w trybie do odczytu – są one pobierane z bazy danych systemu ERP HR. Wyświetlane dane są aktualne na dzień bieżący (dzień logowania do aplikacji Comarch PPK).

Jeśli w danych osobowych pracownika następuje zmiana, należy odnotować ją z poziomu bazy danych systemu Comarch ERP HR. W samej aplikacji Comarch PPK nie ma możliwości wprowadzenia zmian w zakresie danych kadrowych pracownika.

W celu przekazania do instytucji finansowej danych kontaktowych pracowników tj. telefon, adres email należy z poziomu bazy danych Comarch ERP HR, na formularzu danych kadrowych pracownika, zaznaczyć parametr Przekaż dane kontaktowe pracownika do instytucji finansowej.

W aplikacji współpracującej z Comarch ERP HR z poziomu listy Pracowników można wykonać następujące akcje:

•   – opcja tworzenia plików w formacie XML dostępna jest dla pracowników ze statusami Przystępuje, informacja niewysłana oraz Rezygnuje, informacja niewysłana,
• – opcja wysyłki danych w przypadku włączonej automatycznej wymiany danych z wybranymi instytucjami finansowymi; dostępna dla pracowników ze statusami Przystępuje, informacja niewysłana oraz Rezygnuje, informacja niewysłana,
•  – podejrzenie formularza pracownika i wprowadzanie zmian, opcja dostępna po rozwinięciu ikony  przy konkretnym nazwisku,
•  wyszukiwanie – wyszukiwać pracowników można według nazwiska, imienia lub numeru PESEL,
•  filtrowanie – filtrować pracowników można według występujących statusów oraz po opcjach: wszyscy pracownicy, wszyscy uczestnicy, wszyscy rezygnujący, wszyscy oczekujący, uczestnicy bez numeru identyfikacyjnego,
• – wydrukować lub pobrać w formacie PDF następujące wydruki: Oświadczenie o zawartych umowach o prowadzenie PPK, Deklarację dotyczącą wpłat podstawowych do PPK, Deklarację dotyczącą wpłat dodatkowych do PPK, Wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, Wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, Deklarację rezygnacji z PPK.
• po zaznaczeniu wybranych pracowników i rozwinięciu ikony dostępna jest również możliwość utworzenia plików XML związanych z przystąpieniem/ rezygnacją z PPK,
• – wyeksportowanie listy pracowników do arkusza Excel. Do arkusza przenoszone są dane takie jak imię i nazwisko pracownika, PESEL, numery identyfikacyjne nadane przez PFR oraz przez instytucję finansową, identyfikator kadrowy, uczestnictwo w PPK, data przystąpienia, data utworzenia pliku zgłoszeniowego, data rezygnacji, data utworzenia pliku z rezygnacją, składka podstawowa pracownika, składka dodatkowa pracownika, składka podstawowa pracodawcy, składka dodatkowa pracodawcy.