Pracownicy widoczni na liście Pracowników mają odnotowane aktualne na dzień bieżący statusy Uczestnictwa w PPK. Znaczenie poszczególnych statusów jest następujące:

• Zgłoszony – pracownik zgłoszony do PPK, informacja została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Zgłoszony, wymaga aktualizacji danych – pracownik zgłoszony do PPK, jednak występuje rozbieżność danych (identyfikacyjnych, kontaktowych, wysokościach składek podstawowej i/lub dodatkowej, zakończenia zatrudnienia) pierwotnie przesłanych do instytucji finansowej, a danych obowiązujących na dzień logowania do aplikacji,
• Zrezygnował – pracownik zrezygnował z uczestnictwa w PPK przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK lub zrezygnował po wcześniejszym przystąpieniu, a informacja o rezygnacji została przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Przystępuje, informacja niewysłana – pracownikowi odnotowano datę zgłoszenia do PPK w aplikacji, jednak informacja ta nie została jeszcze przesłana do wybranej instytucji finansowej,
• Rezygnuje, informacja niewysłana – pracownik, któremu odnotowano datę rezygnacji z PPK w aplikacji, jednak informacja o rezygnacji nie została jeszcze wysłana do wybranej instytucji finansowej,
• Do uzupełnienia – pracownik nie podjął jeszcze decyzji o uczestnictwie lub rezygnacji z PPK, dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnął wymagany staż pracy,
• Do uzupełnienia (autozapis) –  pracownicy, których deklaracja rezygnacji wygasła, należy dla nich odnotować informację o przystąpieniu lub ponownej rezygnacji z PPK,
• Za krótki staż – staż pracy pracownika nie uprawnia go w chwili obecnej do przystąpienia do PPK (staż pracownika jest krótszy niż 14 dni), dodatkowo na karcie pracownika pojawia się informacja, kiedy pracownik osiągnie wymagany staż pracy,
• Oczekuje na przystąpienie – pracownik, który przystępuje do PPK, jednak data przystąpienia jest późniejsza, niż data bieżąca (systemowa),
• Zakończono współpracę (zgłoszony) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilnoprawną, który mimo zwolnienia pozostaje uczestnikiem PPK,
• Zakończono współpracę (zrezygnował) – pracownik zwolniony/ z zakończoną umową cywilnoprawną, który został zgłoszony do PPK ale zrezygnował,
• Niepodlegający – osoby, które ustawowo nie mogą przystąpić do PPK, bądź mogą przystąpić jedynie na swój wniosek (zleceniobiorcy, których umowy nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, osoby powyżej 70 roku życia, osoby pomiędzy 55 a 70 rokiem życia, osoby nie podlegające obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu). Status ten dostępny jest jedynie w aplikacji współpracującej z Comarch ERP HR.

Dla pracowników ze statusem Za krótki staż pod ikoną pojawia się informacja:

Staż pracy tego pracownika jest krótszy niż 14 dni, nie wprowadzono jeszcze informacji o uczestnictwie w PPK. Poinformujemy Cię, gdy pracownik osiągnie ten staż.

Dla pracowników ze statusem Oczekuje na przystąpienie pod ikoną pojawia się informacja:

Pracownik ma odnotowane przystąpienie do PPK z datą przyszłą, (np.) 01.07.2022. W tym dniu przypomnimy Ci o przesłaniu informacji zgłoszeniowej do instytucji finansowej.

Umowa o zarządzanie PPK zawierana jest pomiędzy pracodawcą i wybraną przez niego instytucją finansową. Powinna ona określać warunki prowadzania PPK w danej instytucji m.in. warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze, wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych. Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę, w imieniu której jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowę o zarządzanie PPK należy podpisać nie później niż 10 dni roboczych przed upływem terminu, w którym pracodawca jest zobowiązany zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK. W przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o zarządzanie należy zawrzeć do 25 października 2019 r.

Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK pracodawca podpisuje z tą samą instytucją finansową w imieniu i na rzecz osób u niego zatrudnionych umowę o prowadzenie PPK. Umowa szczegółowo reguluje kwestie uczestnictwa w programie, a jej załącznikiem jest lista uczestników PPK. Pracodawca zawiera jedną umowę o prowadzenie obejmującą wszystkich pracowników, natomiast ewentualne zmiany w liczbie uczestników PPK, będą wiązały się jedynie ze zmianą treści załącznika (listy uczestników). W przypadku pracodawców wchodzących do programu 1 lipca 2019 umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć do 12 listopada 2019r.

Deklarację rezygnacji z PPK można wydrukować z poziomu formularza pracownika zgłoszonego do PPK, z zakładki Uczestnictwo w PPK. Po wybraniu opcji Wydrukuj dokument pojawi się okno z możliwością wyboru odpowiedniego wydruku oraz wybory między wydrukiem a podglądem dokumentu w formacie PDF. Taki dokument można zapisać na dysku komputera lub od razu wydrukować na podłączonej do komputera drukarce.

Wydruk deklaracji rezygnacji z PPK można wykonać również seryjnie dla zaznaczonych pracowników z poziomu listy Pracowników. Po wybraniu opcji Drukuj… podobnie jak przy opcji dostępnej z karty pracownika, Użytkownik będzie miał możliwość wyboru rodzaju wydruku oraz opcji pobrania pliku PDF lub wydruku.

W aplikacji Comarch PPK zlecenie wypłaty transferowej możliwe jest z poziomu karty pracownika po wybraniu opcji Złóż wniosek o wypłatę transferową.

Po wybraniu opcji Złóż wniosek o wypłatę transferową należy wskazać powód wypłaty:

• zmiana pracodawcy przez pracownika,
• zmiana instytucji finansowej w firmie.

W  następnym kroku podać Nazwę instutucji finansowej, z którą poprzedni pracodawca miał zawartą umowę o zarządzanie PPK oraz wskazać numer rachunku PPK. Można wskazać więcej niż jedną instytucję finansową, np. jeśli pracownik był równocześnie zatrudniony w dwóch różnych podmiotach.

Informacja o wypłatach transferowych pracownika dostępna jest na karcie pracownika na zakładce Historia wpłat w sekcji Transfery. Pod ikoną można zweryfikować szczegóły konkretnego transferu środków. Jeśli pracownik nie miał wypłat transferowych, sekcja ta nie będzie widoczna.

Pracowników należy dodać po stronie Comarch ERP XT w sekcji Księgowość/ Pracownicy/Właściciele. Zostaną oni automatycznie przeniesieni do Comarch PPK. Jeśli po stronie Comarch ERP XT pracownicy nie zostali jeszcze dodani, na ekranie startowym aplikacji Comarch PPK w sekcji Pracownicy będzie widoczna informacja Nie dodałeś jeszcze żadnych pracowników w Comarch ERP XT.

W przypadku aktualizacji danych pracownika (np. odnotowanie przystąpienia, rezygnacji pracownika z PPK, zmiany składki pracownika itd.) dane te należy zmienić po stronie Comarch ERP XT. Wprowadzone zmiany automatycznie widoczne są w Comarch PPK.