Aby ułatwić sobie pracę w aplikacji podstawy składek oraz wartości procentowe poszczególnych składek można zaczytać z arkusza Excel o odpowiedniej strukturze. Wzorcowy arkusz wraz z instrukcją można pobrać z aplikacji Comarch PPK z poziomu sekcji Składki/ Importuj składki/ Pobierz szablon z instrukcją.

Nazewnictwo arkusza jest dowolne. Pierwsze dwa wiersze powinny zostać w formie nienaruszonej – takiej, w jakiej plik został pobrany. Jeśli zawarte w nich informacje zostaną zmienione, nie uda się zaimportować danych. Informacje dotyczące składek, jakie możemy zaczytać do aplikacji poprzez import arkusza są podzielone na następujące obszary:

Pracownik

Sekcja ta dotyczy identyfikacji pracownika, dla którego importowane będą składki, z pracownikiem dodanym w aplikacji Comarch PPK. Wymaganymi polami w tej sekcji są:

• Imię,
• Nazwisko,
• Numer PESEL (w przypadku wprowadzenia w polu Obywatelstwo wartości PL),
• W przypadku wprowadzenia obywatelstwa innego niż polskie (PL):
  • Typ dokumentu (D – dowód osobisty, P – paszport, K – karta stałego pobytu, I – inny),
  • Numer dokumentu.

Przykład

Składki

Do poprawnego zaimportowania danych wystarczające jest podanie samej podstawy składek. Aplikacja na podstawie zaimportowanej podstawy oraz zadeklarowanych wcześniej wartości procentowych poszczególnych składek wyliczy ich poprawne wartości.

W arkuszu można również wprowadzić poszczególne składki (kwotowo) – w takiej sytuacji kwoty zaimportowane z arkusza zostaną uznane za właściwe i aplikacja nie będzie wyliczała kwot na podstawie zadeklarowanych wartości procentowych poszczególnych składek.

Wartościami wymaganymi w tej sekcji są:

• Podstawa składek,
• W przypadku wprowadzania składek kwotowo, wymagane jest uzupełnienie wszystkich czterech wartości:
  • kwoty składki podstawowej pracownika,
  • kwoty składki dodatkowej pracownika,
  • kwoty składki podstawowej pracodawcy,
  • kwoty składki dodatkowej pracodawcy.

Przykład

Podstawy składek oraz składki można wprowadzać w aplikacji Comarch PPK ręcznie lub w celu usprawnienia pracy – importować je z arkusza Excel (import opisano w pytaniu Jak zaimportować składki z arkusza Excel?).

Aby ręcznie uzupełnić informacje dotyczące pierwszych składek uczestników PPK, z poziomu ekranu startowego w sekcji Składki należy wybrać opcję Dodaj pierwszą składkę.

Po wybraniu opcji Dodaj pierwszą składkę pojawi się okno dotyczące wyboru miesiąca, od którego rozpoczęte zostanie odkładanie składek na PPK. Po wskazaniu odpowiedniego miesiąca należy wybrać opcję Zatwierdź. Jeśli Użytkownik chciałby się wycofać z wprowadzania składek należy wybrać opcję Anuluj.

Po zatwierdzeniu miesiąca składkowego pojawi się on na liście Składek. Aby uzupełnić dane o podstawach składek i samych składkach należy kliknąć na rekord z wybranym miesiącem – pojawi się okno z listą osób, które w danym miesiącu są uczestnikami PPK.

Po wprowadzeniu kwoty podstawy aplikacja sama wyliczy należne składki – podgląd ich wartości dostępny jest po rozwinięciu zapisu z nazwiskiem pracownika – z tego poziomu można również ręcznie wprowadzić kwoty składek. Po wybraniu opcji Utwórz plik dane zostaną zapisane i zostanie wygenerowany plik XML (zobacz: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?).

W przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki informacji o składkach pracownika.

Jeśli składki zostały zaczytane z bazy danych systemu Comarch ERP HR (w przypadku aplikacji w wersji współpracującej z Comarch ERP HR) lub zaimportowano podstawy składek z arkusza Excel bądź uzupełniono je ręcznie (w przypadku aplikacji w wersji samodzielnej) można przystąpić do generowania plików XML.

Z poziomu ekranu startowego należy wejść w Składki, wybrać odpowiedni miesiąc i rozwinąć zapis z nazwiskiem pracownika. Po wybraniu opcji Utwórz plik dane zostaną zapisane i zostanie wygenerowany plik XML (zobacz: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?).

Operację generowania pliku XML można również wykonać seryjnie po zaznaczeniu wybranych uczestników PPK –  w tym celu należy wybrać opcję Utwórz plik dla Twoje TFI z informacją o wysokości składek.

Po utworzeniu pliku ze składkami informacja o dacie wysyłki składek dostępna jest po rozwinięciu zapisu dla konkretnego pracownika pod opcją Przesłano informację o składkach Pokaż szczegóły.

Jeśli składki za pierwszy miesiąc zostały wprowadzone (zaimportowane lub dodane ręcznie), po wejściu na listę składek można:

• wyeksportować składki do arkusza Excel (opcja: Eksportuj do arkusza) – do arkusza przenoszone są następujące dane: miesiąc, uczestnicy, suma składek oraz status;
• dodać składki na trzy różne sposoby:
  1. dodać składki za kolejny miesiąc – w tym przypadku należy wybrać opcję Dodaj za kolejny miesiąc. Taką listę należy uzupełnić ręcznie.
  2. Skopiować je z miesiąca poprzedniego (opcja: Dodaj za kolejny miesiąc kopiując wartości z poprzedniego miesiąca) – wówczas składki za kolejny miesiąc dodadzą się w analogicznej wysokości jak za miesiąc ubiegły.
  3. Zaimportować składki za kolejne miesiące z arkusza Excel – w tym przypadku należy wybrać opcję Importuj z arkusza, po czym wskazać właściwy arkusz z danymi.

Aby wycofać się z okna dodawania składek za kolejny miesiąc należy wybrać opcję Anuluj.

Z poziomu ekranu startowego należy wybrać opcję Składki/ odpowiedni miesiąc składkowy. Po odnalezieniu pracownika, dla którego konieczne jest wykonanie korekty, należy rozwinąć informacje o składkach za wybrany miesiąc i wybrać opcję Koryguj.

Na ekranie pojawi się formularz korekty składki za dany miesiąc dla wybranej osoby. Po wprowadzeniu niezbędnych zmian Użytkownik może wybrać, czy chce Utworzyć plik z korektą, uwzględniającą nowe wartości, czy Anulować korektę.

Po utworzeniu pliku z korektą, wspomniany plik XML zostanie zapisany we wskazanym w Danych firmy katalogu przechowywania plików wymiany.

W przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych, istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki korekty składek uczestnika PPK.

Informacja o dacie wysyłki korekty dostępna jest z poziomu opcji Przesłano informację o składkach i korektę Pokaż szczegóły.

Opcja seryjnej korekty składek dostępna jest poziomu z listy składek danego miesiąca. Po zaznaczeniu odpowiednich pracowników należy przy ikonie wybrać opcję Koryguj wartości składek.

Po wybraniu opcji Koryguj wartości składek pojawi się okno korekty składek za wybrany miesiąc dla zaznaczonych osób – w sekcji Wartości po korekcie należy uzupełnić nowe wartości składek (dla każdego pracownika). Opcja Utwórz plik z korektą wygeneruje plik z różnicowymi wartościami między składkami wysłanymi pierwotnie, a składkami bieżącymi. Za pomocą opcji Anuluj korektę można wycofać się z wprowadzania zmian w składkach.