Aplikacja Comarch PPK współpracująca z Comarch ERP HR pobiera podstawy składek oraz same składki z bazy danych systemu Comarch ERP. W samej aplikacji dane te widoczne są jedynie w trybie do odczytu.

Jeśli pracownikowi w wypłacie zostały naliczone składki na PPK i wypłata została zapisana, informacje o podstawie składek oraz o wysokości każdej składki osobno zostaną zaczytane do aplikacji Comarch PPK.

Opcja Utwórz plik pozwala na wygenerowanie pliku XML zawierającego informacje o składkach pracownika. Pliki ze składkami pracowników można również wygenerować seryjnie zaznaczając pracowników na liście i wybierając opcję:

Więcej o lokalizacji, w której zostanie zapisany wygenerowany plik XML można przeczytać tutaj: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?

W przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki informacji o składkach pracownika.

Na liście składek dostępna jest opcja Eksportuj do arkusza, umożliwiająca eksport szczegółowych danych w zakresie składek z wybranego miesiąca do arkusza Excel. Do arkusza przenoszone są następujące dane: imię i nazwisko pracownika, PESEL, podstawa składek, wartość składek, informacja o obniżeniu składek, status wysyłki, data utworzenia pliku ze składkami, składka podstawowa pracownika, składka dodatkowa pracownika, składka podstawowa pracodawcy, składka dodatkowa pracodawcy.

Jeśli składki zostały zaczytane z bazy danych systemu Comarch ERP HR (w przypadku aplikacji w wersji współpracującej z Comarch ERP HR) lub zaimportowano podstawy składek z arkusza Excel bądź uzupełniono je ręcznie (w przypadku aplikacji w wersji samodzielnej) można przystąpić do generowania plików XML.

Z poziomu ekranu startowego należy wejść w Składki, wybrać odpowiedni miesiąc i rozwinąć zapis z nazwiskiem pracownika. Po wybraniu opcji Utwórz plik dane zostaną zapisane i zostanie wygenerowany plik XML (zobacz: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?).

Operację generowania pliku XML można również wykonać seryjnie po zaznaczeniu wybranych uczestników PPK –  w tym celu należy wybrać opcję Utwórz plik dla Twoje TFI z informacją o wysokości składek.

Po utworzeniu pliku ze składkami informacja o dacie wysyłki składek dostępna jest po rozwinięciu zapisu dla konkretnego pracownika pod opcją Przesłano informację o składkach Pokaż szczegóły.

Jeśli wystąpi konieczność skorygowania składek na PPK, które zostały już przesłane do wybranej instytucji finansowej, należy w pierwszej kolejności z poziomu Comarch ERP HR wykonać korektę wypłaty, uwzględniającą nowe wartości składek na PPK.

W aplikacji Comarch PPK, na liście składek przy wybranym miesiącu pojawi się czerwony alert  oraz komunikat:

Aktualna wartość składek dla niektórych pracowników za lipiec 2021 różni się od wartości składek przesłanych do Twoje TFI. Możesz przesłać do Twoje TFI korektę wartości składek dla tych pracowników. Zobacz więcej

Po wejściu na listę składek z wybranego miesiąca, przy nazwiskach pracowników, u których zaszły zmiany pojawi się czerwony alert oraz komunikat:

Aktualna wartość składek za lipiec 2021 różni się od wartości przesłanej dla tego pracownika do Twoje TFI. W tej sytuacji możesz przesłać do Twoje TFI korektę wartości składki dla tego pracownika.

Korektę składek można utworzyć zarówno pojedynczo dla wybranego pracownika, jak i seryjnie z poziomu listy składek danego miesiąca oraz z listy miesięcy składkowych.

Korekta wykonywana pojedynczo:

Po rozwinięciu zapisu z nazwiskiem pracownika (na liście składek z danego miesiąca) pojawią się opcje Koryguj oraz Utwórz ponownie. Opcja Koryguj pozwoli przygotować plik XML uwzględniający zmiany w wartościach składek na PPK (różnicowo). Opcja Utwórz ponownie pozwala ponownie wygenerować plik z pełnymi składkami.

Po wybraniu opcji Utwórz plik z korektą, we wskazanej w Danych firmy lokalizacji plików wymiany zostanie zapisany plik XML z informacją o korekcie składek (zobacz więcej: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?). Opcja Anuluj korektę pozwoli wycofać się z okna bez zapisywania zmian.

Korekta składek wykonywana seryjnie:

Seryjną korektę składek można wykonać z poziomu listy składek danego miesiąca lub listy miesięcy składkowych.

Aby wykonać korektę z poziomu listy składek danego miesiąca należy zaznaczyć odpowiednich pracowników (przy składkach wymagających korekty pojawi się dodatkowy alert ; dodatkowo można wcześniej ustawić opcję w filtrze Korekta na Tak), a następnie pod ikoną wybrać opcję Utwórz plik dla Twoje TFI z informacją o korekcie wysokości składek.

Plik z korektą składek można utworzyć również z poziomu listy miesięcy składkowych – analogicznie jak na liście składek należy zaznaczyć dany miesiąc, przy którym pojawia się dodatkowy alert o różnicach w składkach, należy rozwinąć ikonę i wybrać opcję Utwórz plik dla Twoje TFI z informacją o korekcie wysokości składek.

W przypadku instytucji finansowej umożliwiającej automatyczną wymianę danych, istnieje możliwość bezpośredniej wysyłki korekty składek uczestnika PPK zarówno indywidualnie, jak i seryjnie (dla zaznaczonych osób na liście składek z danego miesiąca lub dla zaznaczonego miesiąca na liście miesięcy składkowych).

Informacja o dacie wysyłki korekty dostępna jest z poziomu opcji Przesłano informację o składkach i korektę Pokaż szczegóły.

Informacje o składkach można wyeksportować zarówno z listy miesięcy składkowych jak i z listy składek konkretnego miesiąca. Opcja eksportu dostępna jest pod przyciskiem:

W przypadku eksportu danych z poziomu listy miesięcy składkowych do arkusza przenoszone są dane takie jak: miesiąc, liczba uczestników, suma składek oraz status wysyłki.

Na liście miesięcy składkowych dostępny jest filtr Składki, który umożliwia zawężenie wyświetlanej liczby miesięcy składkowych do 4 ostatnich, 12 ostatnich lub wyświetlenie wszystkich miesięcy składkowych.

W przypadku eksportu z listy składek danego miesiąca do arkusza przenoszone są dane takie jak: imię i nazwisko pracownika, PESEL, podstawa składek, wartość składek, informacja o obniżeniu składek, status wysyłki, data utworzenia pliku ze składkami, składka podstawowa pracownika, składka dodatkowa pracownika, składka podstawowa pracodawcy, składka dodatkowa pracodawcy, wymiana danych (tj. czy dane przesłano automatycznie czy poprzez wymianę plikową).