W aplikacji można utworzyć pliki XML zawierające następujące dane:

• informacje o uczestnictwie w PPK,
• informacje o zmianie wysokości deklarowanych składek,
• informacje o rezygnacji z PPK,
• informacje o wznowieniu uczestnictwa w PPK,
• informacje o zmianie danych osobowych uczestnika PPK,
• składki na PPK za wybrany miesiąc,
• korektę składek na PPK za wybrany miesiąc,
• informacje o automatycznym wznowieniu uczestnictwa w PPK,
• zakończeniu zatrudnienia pracownika,
• zmianie danych kontaktu elektronicznego uczestnika PPK.

Pliki zapisywane będą w lokalizacji podanej w Danych firmy. Aby zmienić domyślną lokalizację, z ekranu startowego należy wejść w Dane firmy i wybrać opcję Edytuj w sekcji Wymiana danych z instytucją finansową.

W przypadku zaznaczenia parametru Przesyłaj do Twoje TFI rodzaj i numer dokumentów tożsamości dla pracowników posiadających numer PESEL, w plikach XML w danych identyfikacyjnych będzie dodatkowo przekazywany rodzaj i numer dokumentu tożsamości pracownika.

Pliki XML można wygenerować ponownie dla operacji takich jak:

• zgłoszenie pracownika do PPK,
• rezygnacja pracownika z PPK.

Na karcie pracownika pojawi się wówczas komunikat z datą utworzenia poprzedniego pliku i opcją Utwórz ponownie. Plik zostanie zapisany w lokalizacji wskazanej w Danych firmy, a w przypadku Comarch PPK współpracującym z Comarch ERP XT w folderze wskazanym w przeglądarce jako folder dla plików pobranych.

Automatyczne generowanie plików XML jest możliwe w przypadku gdy w Danych firmy została skonfigurowana wymiana danych z instytucją finansową oraz zostały uzupełnione informacje dotyczące umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową.

Automatyczne generowanie plików XML jest możliwe dla operacji takich jak:

• zgłoszenie pracownika do PPK,
• rezygnacja pracownika z PPK,
• zmiana wysokości deklarowanych składek.

W przypadku wybranych instytucji finansowych dostępna jest automatyczna wymiana danych z instytucją finansową oparta na usłudze WebService.

Po wejściu w Dane firmy, w sekcji Wybrana instytucja finansowa dostępna jest możliwość zmiany sposobu wymiany danych z instytucją finansową – Użytkownik poprzez opcję Zmień może wybrać sposób wymiany:

• wymiana automatyczna,
• wymiana plikowa.

Wymiana automatyczna oparta jest na usłudze WebService. W przypadku wyboru tej opcji należy wprowadzić otrzymany od instytucji finansowej klucz wymiany i zatwierdzić wprowadzone dane.

Jeśli składki zostały zaczytane z bazy danych systemu Comarch ERP HR (w przypadku aplikacji w wersji współpracującej z Comarch ERP HR) lub zaimportowano podstawy składek z arkusza Excel bądź uzupełniono je ręcznie (w przypadku aplikacji w wersji samodzielnej) można przystąpić do generowania plików XML.

Z poziomu ekranu startowego należy wejść w Składki, wybrać odpowiedni miesiąc i rozwinąć zapis z nazwiskiem pracownika. Po wybraniu opcji Utwórz plik dane zostaną zapisane i zostanie wygenerowany plik XML (zobacz: Gdzie zapisywane są utworzone w aplikacji pliki XML?).

Operację generowania pliku XML można również wykonać seryjnie po zaznaczeniu wybranych uczestników PPK –  w tym celu należy wybrać opcję Utwórz plik dla Twoje TFI z informacją o wysokości składek.

Po utworzeniu pliku ze składkami informacja o dacie wysyłki składek dostępna jest po rozwinięciu zapisu dla konkretnego pracownika pod opcją Przesłano informację o składkach Pokaż szczegóły.