Przyjęcie dostawy

Pod kaflem [Back office] → [Przyjęcie dostawy] dostępna jest lista dokumentów przyjęcia:

• MM- – wysłane z magazynu zewnętrznego niedostępnego na danym stanowisku POS
• ZZ – dokumenty wystawione w systemie ERP na magazyn POS
• PZ – dokumenty przyjęcia wygenerowane do dokumentów ZZ, z poziomu stanowiska POS

Z poziomu listy przyjęć dostawy można:

• wyświetlić do podglądu dokument MM-, ZZ, PZ przy pomocy przycisku [Podgląd]
• przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów przy pomocy przycisku [P]
• przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Zobacz więcej] lub [Dokumenty powiązane]
• anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

• Status dokumentu – posiada następujące opcje:
  • Anulowane
  • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, dla którego należy dane stanowisko POS oraz dokumenty ZZ, do których istnieje zatwierdzone PZ, ale ZZ nie jest jeszcze zrealizowane w całości
  • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony posiadające zatwierdzone MM+ lub PZ jako dokumenty powiązane gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
• Data
• Stan – posiada następujące opcje:
  • Anulowany
  • Niezatwierdzony
  • W realizacji
  • Zamknięty
  • Zatwierdzony
  • Zatwierdzony ilościowo
  • Zrealizowany
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

Na liście dokumentów przyjęcia dostawy dostępne są kolumny:

• Numer
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane
• Obsługujący (domyślnie ukryta)
• Oczekiwana dostawa (domyślnie ukryta)
• Oczekiwane (domyślnie ukryta)
• Niewysłane (domyślnie ukryta)
• Zamówione (domyślnie ukryta)
• Przyjęte (domyślnie ukryta)
• Typ (domyślnie ukryta)

Przyjęcie MM-

Przyjęcie dostawy dotyczy dokumentów MM-, które:

• są w stanie Zatwierdzony
• mają wygenerowany dokument MM+, ale jest on anulowany
• mają w polu Magazyn docelowy wybrany magazyn dostępny dla dokumentów MM-/MM+ w centrum, do którego przypisane jest stanowisko POS

Na formularzu przyjęcia dokumentu MM- należy wprowadzić towary znajdujące się w dostawie:

• wybierając je z listy artykułów
• skanując przy pomocy czytnika
• ręcznie zmieniając ilości danego towaru

Formularz przyjęcia dokumentu MM- zawiera kolumny:

• Lp.
• Nazwa
• Ilość z dokumentu
• Ilość przyjęta
• Kod artykułu (domyślnie ukryta)
• Cena bazowa (domyślnie ukryta)
• Uzupełnij braki w sklepie (domyślnie ukryta, wyłącznie z ERP Enterprise)
• Ilość zamówiona (domyślnie ukryta)
• Ilość odrzucona (domyślnie ukryta)

Jeżeli wprowadzony towar został przyjęty w ilości zgodnej z kolumną Ilość z dokumentu, to pozycja na dokumencie zostanie oznaczona kolorem zielonym. W przypadku niezgodności (nadmiar lub braki), wartość ta zostanie oznaczona kolorem czerwonym (w kolumnie Ilość przyjęta).

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

• zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
• odrzucić dany artykuł w przypadku niezgodności z oczekiwanym towarem przy pomocy przycisku [Odrzuć]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

• sumie ilości artykułów z dokumentu
• sumie ilości przyjętej

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument, co powoduje wygenerowanie protokołu przyjęcia (PRP) oraz dokumentu MM+ w stanie Zatwierdzony
• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego realizacji w późniejszym czasie
• [Drukuj]
• [Przyjmij wszystkie] – przyjmuje wszystkie ilości z dokumentu MM-
• [Pokaż rozbieżności] – przycisk dostępny w przypadku wykrycia rozbieżności pomiędzy ilościami przyjętymi, a ilościami z dokumentu. Otwiera okno rozbieżności.

W przypadku zatwierdzenia dokumentu, na którym występują rozbieżności na stanowisku POS pojawi się komunikat: „Wystąpiły rozbieżności pomiędzy oczekiwaną a przyjętą ilością artykułów”.

Formularz podglądu dokumentu PRP (dla zgodności oraz rozbieżności w przyjęciu dostawy wygląda analogicznie jak dokument przyjęcia MM-).

W systemie ERP dostępny jest parametr, który umożliwia automatyczne generowanie dokumentów PW/RW w przypadku rozbieżności od razu po zatwierdzeniu przyjęcia dokumentu.

Wyświetlanie braków w sklepie (Enterprise)

W systemie ERP Enterprise dostępny jest parametr, który umożliwia wyświetlanie kolumny Uzupełnij braki w sklepie w widoku przyjmowania dostawy. Wartość w kolumnie obliczana jest jako: ilość oczekiwana na półkach sklepowych – (ilość w magazynie + ilość już przyjęta) i jest wyświetlana jedynie w przypadku, gdy jest większa od 0.

Jeśli podczas skanowania przyjmowanych artykułów w kolumnie Uzupełnij braki w sklepie znajduje się informacja o brakach na półkach, zostaje odtworzony ostrzegawczy dźwięk oraz wyświetlony komunikat „Niedobór towaru na półkach. Uzupełnij zasoby w sklepie”. Użytkownik powinien odłożyć przy przyjęciu towary, których brakuje na półkach i wynieść do sklepu.

Przyjęcie ZZ

Zamówienie zakupu to dokument handlowy zawierający zamówione towary lub usługi u dostawców/sprzedawców. Dokumentem potwierdzającym przyjęcie towaru na magazyn od dostawcy przy określonych warunkach zakupu jest dokument przyjęcia zewnętrznego. Powoduje on zwiększenie ilości zasobów na magazynie.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Altum dostępne są dedykowane parametry konfiguracyjne, które są synchronizowane do systemu Comarch POS:

Na formularzu centrum -> zakładka Stanowiska POS, dostępna jest sekcja Przyjęcie zewnętrzne, zawierająca parametry:

• Dodawanie nowych elementów na PZ generowanych z ZZ (domyślnie zaznaczony)

• Wymagany numer obcy na ręcznych PZ (domyślnie zaznaczony) – parametr na ten moment nieobsługiwany
• Wyświetlanie przycisku Przyjmij Wszystko na PZ(domyślnie odznaczony) – parametr włącza dostępność przycisku [Przyjmij wszystko] na stanowisku POS. Dzięki temu przycisku operator jest w stanie przyjąć wszystkie pozycje z zamówienia zakupu.

• Na formularzu ZZ dostępny jest parametr Realizuj w POS – należy aktywować parametr w celu przesynchronizowania dokumentu ZZ na stanowisko POS

Aby dokument zamówienie zakupu wystawiony w systemie Comarch ERP Altum mógł zostać zrealizowany na stanowisku POS muszą być spełnione warunki:

• na formularzu ZZ zaznaczony parametr Realizuj w POS
• rodzaj transakcji: krajowa
• odznaczony parametr: Odwrotne obciążenie

Lista dokumentów ZZ i PZ dostępna jest pod kaflem [Back office] -> [Przyjęcie dostawy].

Przyjęcie zewnętrzne dotyczy dokumentów ZZ,  które:

• zostały wygenerowane w systemie ERP
• są w stanie Zatwierdzony lub W realizacji
• nie mają wygenerowanego dokumentu PZ w systemie ERP
• mają w polu Magazyn docelowy wybrany magazyn dostępny dla dokumentów ZZ w centrum, do którego przypisane jest stanowisko POS
• posiadają zaznaczony parametr Realizuj w POS (w przypadku systemu Comarch ERP Altum)

Na górze listy dostępne są filtry, dzięki którym można ograniczyć wyniki wyszukiwania dokumentów ZZ i PZ:

• Status dostawy – dostępne statusy:
  • Do przyjęcia
  • Anulowane
  • Przyjęte
• Data
• Stan – dostępne stany:
  • Anulowany
  • W realizacji
  • Zamknięty
  • Zatwierdzony
  • Zrealizowany

• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

Z poziomu listy zawierającej dokumenty ZZ można:

• przyjąć zamówienie zakupu przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• podejrzeć dokumenty skojarzone przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane] lub wybierając [Zobacz więcej] z poziomu kolumny Dokumenty powiązane, w przypadku istnienia większej ilości dokumentów skojarzonych. Na liście dokumentów powiązanych w przypadku integracji z Comarch ERP Enterprise prezentowany jest również numer powiązanego zamówienia sprzedaży, jeżeli z niego wygenerowano zamówienie zakupu w systemie ERP, a następnie utworzono jego przyjęcie. 

• wydrukować dokument przy pomocy przycisku [Drukuj]
• odświeżyć listę dokumentów przyjęcia przy pomocy przycisku [Odśwież]
• przejść do listy dokumentów niezatwierdzonych przy pomocy przycisku [P]. Na liście znajdują się m.in. zaparkowane dokumenty przyjęcia zewnętrznego.

Podgląd dokumentu ZZ jest dostępny tylko do odczytu, nie można zmieniać na nim żadnych wartości ustawionych w systemie ERP. Na formularzu ZZ znajdują się informację o:

• artykułach wraz z ilościami
• osobie obsługującej dokument w systemie ERP
• osobie obsługującej pozycje w systemie ERP
• dostawcy – ponieważ dokument ZZ wysyłany jest do sklepu bezpośrednio z magazynu dostawcy
• magazynie źródłowym
• dodatkowym opisie dokumentu wprowadzonym w systemie ERP
• atrybutach
• powiązanym numerze dokumentu – numer widoczny w nagłówku dokumentu, jest to zewnętrzny numer nadany przez dostawcę
• dacie realizacji
• szczegółach powiązanego zamówienia sprzedaży – prezentuje powiązane zamówienie sprzedaży wygenerowane w systemie Comarch POS, z którego w systemie ERP zostało wygenerowane zamówienie zakupu w celu przyjęcia go na stanowisku

Formularz zamówienia zakupu ZZ zawiera kolumny:

• Nazwa
• Ilość
• Lp. (domyślnie ukryta)
• Kod artykułu (domyślnie ukryta)

Aby przyjąć zamówienie zakupu należy wybrać przycisk [Przyjmij], który otwiera okno przyjęcia zewnętrznego.

Formularz przyjęcia zewnętrznego PZ zawiera kolumny:

• Nazwa
• Ilość zamówiona
• Ilość przyjęta
• Ilość odrzucona
• Kod artykułu (domyślnie ukryta)
• Poprzednie dostawy (domyślnie ukryta)
• Lp. (domyślnie ukryta)
• Cena netto (domyślnie ukryta)
• Cena brutto (domyślnie ukryta)
• Wartość netto (jako ilość x cena netto)(domyślnie ukryta)
• Wartość brutto (jako ilość x cena brutto)(domyślnie ukryta)

Na formularzu przyjęcia zewnętrznego należy wprowadzić towary znajdujące się w dostawie:

• wybierając je z listy artykułów
• skanując przy pomocy czytnika
• ręcznie zmieniając ilości danego towaru

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

• zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
• wprowadzić nową partię dla artykułu przy pomocy przycisku [Pokaż więcej szczegółów], jeżeli metoda FEFO jest włączona.

• odrzucić dany artykuł w przypadku niezgodności z oczekiwanym towarem przy pomocy przycisku [Odrzuć]. W przypadku odrzucenia artykułu w oknie Odrzucenie należy podać przyczynę.

Okno odrzucenia artykułu zawiera:

• nazwę artykułu w nagłówku okna
• zdjęcie artykułu
• informacje o numerze partii i dacie ważności
• informacje o cechach partii jeżeli istnieją
• pole do wprowadzenia ilości odrzuconej
• pole do wprowadzenia opisu uszkodzonego artykułu
• listę przyczyn odrzucenia artykułu
• przyciski [Zatwierdź] i [Zamknij Esc]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

• sumie ilości artykułów zamówionych
• sumie ilości przyjętej
• sumie ilości odrzuconej

Po prawej stronie formularza dostępne są informacje szczegółowe o artykule, zawierające:

• nazwę
• kod (domyślnie ukryty)
• kod EAN
• atrybuty
• zdjęcie

Formularz dokumentu zawiera również informacje o:

• dacie realizacji

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument, co powoduje wygenerowanie dokumentu PZ
• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego realizacji w późniejszym czasie
• [Przyjmij wszystkie] – umożliwia przyjęcie wszystkich artykułów w ilości identycznej jak na zamówieniu. Przycisk dostępny w przypadku włączenia parametru w systemie ERP.
• [Drukuj]

Przyjęcie wielu Zamówień zakupu jednocześnie za pomocą jednego Przyjęcia zewnętrznego

W celu usprawnienia pracy na stanowisku POS istnieje możliwość przyjęcia kilku dostarczonych do sklepu paczek jednocześnie. W takiej sytuacji operator POS ma możliwość odbioru wszystkich przesyłek za jednym razem, dzięki czemu nie jest zobowiązany do wyszukiwania każdego dokumentu zamówienia zakupu oddzielnie.

Aby wygenerować pojedynczy dokument przyjęcia zewnętrznego z kilku zamówień zakupu, następujące właściwości muszą być zgodne:

• informacje o kontrahencie
• informacje o dostawcy
• magazyn docelowy
• rodzaj transakcji

Jeżeli wymagane właściwości dokumentów zamówień zakupu nie będą takie same, spowoduje to wygenerowanie kilku dokumentów przyjęcia zewnętrznego. Dokumenty zostaną wygenerowane jeżeli w systemie Comarch ERP Enterprise aktywowany jest parametr Równoczesne przyjęcie zamówień zakupu.

Metoda FEFO (Enterprise)

W przypadku włączonej funkcjonalności obsługi metody FEFO na stanowisku POS, po wybraniu przycisku [Przyjmij] z poziomu listy ZZ, zostanie wyświetlone pytanie:

Jeżeli użytkownik zrezygnuje z ręcznego ustawienia tych wartości, to zostaną one ustawione automatycznie jako domyślny numer partii i data ważności na podstawie istniejącego algorytmu.

Dla każdego artykułu możliwe jest przyjęcie więcej niż jednej partii poprzez:

• zeskanowanie kodu EAN-128 z numerem lotu lub datą ważności
• ręczne dodanie informacji o nowej partii przy pomocy przycisku [Pokaż więcej szczegółów]

Odrzucenie nieaktualnych partii podczas przyjęcia (Enterprise)

Na stanowisku Comarch POS współpracującym z ERP Enterprise użytkownik nie ma możliwości wybrania daty z przeszłości jako daty ważności przyjmowanych partii, a także zeskanowanie kodu kreskowego z datą ważności z przeszłości jest blokowana i na stanowisku POS wyświetlany jest komunikat: Przeterminowane artykuły nie mogą być przyjmowane na magazyn sklepu.

Walidacja nowego numeru partii (Enterprise)

W systemie ERP Enterprise możliwe jest zdefiniowanie znaków dostępnych do wykorzystania przy tworzeniu nowego numeru partii oraz dopuszczalną długość numeru partii.

W przypadku próby wprowadzenia numeru partii, który jest niezgodny ze wzorcem, pole zostaje oznaczone kolorem czerwonym oraz wyświetlony zostaje komunikat: „Zdefiniowany numer partii zawiera niedozwolone znaki lub ma niepoprawną długość.”

Jeśli zeskanowany zostanie kod z numerem partii niezgodnym z ustalonymi ograniczeniami, aplikacja Comarch POS wyświetla komunikat „Zeskanowany numer partii zawiera niedozwolone znaki lub ma niepoprawną długość” oraz otwierane jest okno z zaznaczonym na czerwono numerem partii.

W systemie ERP Enterprise możliwe jest także określenie, czy wprowadzone w numerze partii litery mają być zmieniane na wielkie, małe lub pozostawiane w postaci, jaką wprowadził użytkownik.