Documents non validés (préenregistrement)

La fonctionnalité du préenregistrement permet de travailler avec le même document sur plusieurs points de vente POS dans le cadre du même centre de la structure d’entreprise.

Bouton [Préenregistrer] sur un devis client
Le bouton [Préenregistrer] prend en charge cette fonctionnalité en enregistrant le document avec le statut Non validé dans le brouillon intégré au service de données. PODLINKOWA La liste des documents préenregistrés présente :

  • les documents enregistrés localement sur le point de vente POS
  • les documents ajoutés et enregistrés sur les autres points de vente POS.

La gestion des documents non validés n’est pas disponible pour les documents suivants :

Cette fonctionnalité nécessite le travail en mode En ligne. Sinon :

  • après la sélection du bouton [Préenregistrer] le message suivant s’affiche : « Pas de connexion au service de données. Le document a été enregistré localement et il ne sera pas disponible sur les autres points de vente jusqu’à ce que la connexion ne soit pas rétablie. »
  • il ne sera pas possible de télécharger les données nécessaires pour un affichage correct du document et le message s’affichera : « Impossible de modifier le document à présent. Pas de données nécessaires pour l’afficher correctement. Veuillez réessayer ultérieurement. ».

À un moment donné, un document ne peut être édité que sur un point de vente POS.

La modification, la suppression ou la validation d’un document créé par un autre opérateur n’est possible que pour l’utilisateur faisant partie du groupe d’opérateurs avec le droit accordé Modification des documents des autres opérateurs accordé dans le système Comarch ERP Standard.

Une fois le document préenregistré validé :

  • il sera supprimé du brouillon
  • il sera enregistré dans la base locale d’un point de vente avec le numéro et la série du point de vente où ce document a été validé.


Préenregistrement (liste des documents non validés)

Vous pouvez accéder à la liste des documents non validés depuis :

  • le menu principal suite à un clic sur le bouton [Continuer le traitement du document] (masqué par défaut) où la liste de tous les types de documents est disponible
  • directement à partir de la liste des documents d’un type donné (en cliquant sur le bouton [P]) où la liste des documents non validés d’un type donné est présentée :

Mosaïque [Continuer le traitement d’un document]
Dans la partie supérieure de la fenêtre regroupant tous les documents non validés, il y a des filtres déroulants :

  • Type
  • Date d’émission
  • Vendeur – affiche la liste des opérateurs disponibles sur la base de données d’un point de vente donnée
  • Code du point de vente – liste des points de vente POS disponibles

Liste des types de documents non validés

Cependant, dans la partie supérieure de la fenêtre de documents non validés, il y a :

  • un filtre texte
  • les mêmes filtres déroulants que ceux qui se trouvent sur la liste des documents de ce type

Documents préenregistres Commandes et devis client

La liste de tous les documents non validés regroupe les colonnes suivantes :

  • Type
  • Numéro– numer EAN dokumentu. W przypadku PODLINKOWAĆ przyjęcia magazynowego prezentuje również oryginalny numerator dokumentu.
  • Date de modification
  • TTC
  • Vendeur – użytkownik, który wprowadził ostatnią zmianę na dokumencie
  • Code du point de vente – kod stanowiska, na którym użytkownik wprowadził ostatnią zmianę na dokumencie
  • HT (masqué par défaut)

Cependant la fenêtre de documents non validés d’un type donné regroupe les mêmes colonnes que la liste des documents du type concerné

Si un document est en cours de modification sur un point de vente POS, le système ne permet pas de le modifier en ce moment sur les autres points de vente tout en affichant un message approprié.

La liste des documents non validés comprend également les boutons suivants :

  • [Supprimer] – permet de supprimer le document de la liste (du brouillon)
  • [Sélectionner]/[Continuer] – ouvre un document pour le modifier

Attention
En ce qui concerne la version française de la base, les documents non validés (reçoivent, mis à part le numéro EAN, le numéro temporaire avec le préfixe conformément à la définition du numérateur. Si vous validez ou supprimez un document de la liste des documents préenregistrés, le document non validé suivant va recevoir le numéro suivant. Le numéro temporaire reste le même jusqu’à la validation du document.



Continuation du traitement de documents préenregistrés

Pour continuer le traitement de documents, vous devez accéder à la liste des documents non validés.

METHODE DE CALCUL DE LA TVA DANS LES DOCUMENTS

La méthode de calcul de la TVA dans les documents :

  • ne peut pas être modifiée dans les documents commerciaux qui ont déj) été préenregistré (transmis à PODLINKOWAĆ la liste des documents préenregistrés)
  • peut être modifiée dans les documents COMC si dans le système Comarch ERP Standard, l’option Méthode de calcul de la TVA – En fonction du statut du client a été sélectionnée dans la définition du document COMC. Lors de la modification du client dans une telle commande, l’application va demander de recalculer la TVA dans le document.

REMISE

Lors de l’édition du document préenregistré, les remises ne sont pas recalculées ni mises à jour. Si un document est édité par un opérateur :

  • sans les droits sur la remise accordée, celle-ci sera quand même conservée dans le document.
  • avec les droits d’accorder les remises peut les diminuer dans un intervalle :
    • zéro à un montant de la remise accordée – en cas des remises utilisateur
    • de zéro à un montant de la remise dernièrement enregistrée – en cas des remises d’en-tête en pourcentage

En ce qui concerne les offres groupées, elles seront calculées conformément à l’option de calcul des remises choisie (Manuelle ou À la validation du document).

ATTRIBUTS

Lors du préenregistrement du document, l’application ne vérifie pas si les attributs assignés au type de document sont obligatoires. La vérification de leur exigibilité :

  • a lieu après la validation du document
  • concerne les attributs qui ne sont pas obligatoires sur un point de vente où le document sera validé

Exemple

Dans le magasin XYZ spécialisé dans la vente de produits électroniques et d’appareils ménagers, il y a quatre points de vente au détail : KRKASA1, KRPOS2, KRPOS3, KRPOS4, par contre les factures et les reçus sont établis uniquement sur le point de vente KRKASA1. Sur les autres points de vente, les vendeurs créent des commandes client et accepter des livraisons. La plupart des marchandises est livrés dans l’entrepôt situé dans le magasin ou à l’arrière du bâtiment pour les articles d’une plus grande taille.

Le client s’adresse au consultant dans le rayon avec des robots de cuisine. L’opérateur émet le COMC sur le point de vente libre KRPOS3 et il y ajoute l’article Mélangeur manuel. Ensuite, il imprime le document pour le client et il le préenregistre dans le brouillon. Le document porte le numéro EAN 54211618651307882572.

À part le mélangeur, le client voulait acheter également un ventilateur. Après s’être rendu au rayon approprié du magasin, il parle à un autre consultant. L’opérateur sur le point de vente scanne le code EAN du document sur la liste des documents non validés. Ensuite, il indiqué le document et il sélectionne le bouton [Continuer]. Il ajoute m’article Ventilateur au document. Il l’imprime et l’enregistre dans le brouillon.

Le client est prêt à payer pour les articles et à aller les chercher à l’entrepôt. Il s’approche du point de vente décrit CAISSE (avec le code KRKASA1). L’opérateur scanne le numéro EAN du document sur la liste des documents non validés. Ensuite il indique le document et il sélectionné le bouton [Continuer]. En vérifiant les attributs des éléments, il remarque que le client peut trouver les articles directement dans le magasin. Il demande de les lui livrer à un autre consultant. Il valide le document COMC et il génère un reçu.