Lors de l’ouverture et de la clôture de la journée sur le point de vente POS, il est possible de saisir le montant calculé pour le mode de paiement Espèces en distinguant les valeurs nominales disponibles dans la caisse dans le cadre des devises disponibles.
Attention
Les valeurs nominales sont définies dans le système ERP.
Bouton [Calculer la caisse]Après la sélection du bouton [Calculer la caisse], la fenêtre Calculer le fonds de caisse s’ouvre.
Fenêtre Calculer le fonds de caisse
Dans la fenêtre Calculer le fonds de caisse il y a les champs suivants (les numéros correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :
1. Modes de paiement – modes de paiement disponibles. Pour l’ouverture de la journée, il n’est possible de sélectionner que Espèces.
2. Devises – devises disponibles sur le point de vente POS.
3. Liste des valeurs nominales – liste qui affiche des valeurs nominales définies dans le système ERP. L’utilisateur peut remplir le nombre de valeurs nominales.
4. Fonds de caisse réel – le champ affiche le fonds de caisse résultant de la somme de nombre des valeurs nominales saisies.
La fenêtre regroupe les boutons suivants :
[Fermer] – ferme la fenêtre sans conserver les valeurs saisies et provoque le retour à la fenêtre précédente
[Effacer] – efface toutes les données saisies
[Valider] – retourne à la fenêtre Clôture de la journée/Ouverture de la journée et remplit automatiquement les valeurs dans la colonne Fonds de caisse réel à l’aide du montant calculé
Après avoir fini la vente sur le point de vente POS, il faut clore la journée. Afin de le faire, il faut accéder à [Rapports et règlements] → [Récapitulatif du point de vente] → [Clore la journée]. La fenêtre affiche une liste des modes de paiement disponibles en distinguant chacune des devises disponibles. Elle permet de calculer rapidement le fonds de caisse et donne la possibilité d’effectuer un retrait à la fin de la journée et d’imprimer un rapport.
La liste regroupe les colonnes suivantes :
Mode de paiement – modes de paiement disponibles sur le point de vente avec une distinction pour chacune des devises disponibles
Fonds de caisse initial – fonds de caisse à l’ouverture de la journée. Pour les modes de paiement autres que Espèces, ce fonds de caisse est toujours égal à 0,00.
Montant des paiements – montant des ventes lors de la journée actuelle à partir du moment de l’ouverture de la journée
Fonds de caisse final – somme du fond de caisse initial et du montant des paiements
Fond de caisse réel– il faut taper la valeur réelle du fonds de caisse sur le point de vente POS. Vous pouvez saisir ce montant manuellement ou à l’aide de l’option [Calculer la caisse]. Dans le système ERP, vous pouvez décider si ce champ sera obligatoire à remplir ou non.
Différence – le champ présente la différence entre le montant des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel. Dans le système ERP, vous pouvez définir si, dans le cas du montant différent de 0 du champ, après l’ouverture de la journée, l’application devrait créer un document de caisse (Dc ou RC) avec la description adéquate : « [!] Différence à l’ouverture de la journée ».
Retrait – permet de saisir la valeur du montant retiré de la caisse pour la devise disponible. Pour le retrait enregistré, lors de la clôture de la journée, l’application génère automatiquement un document RC avec la description « Dépôt à la clôture de la journée ».
Restant – différence entre le champ Fonds de caisse final et le champ Retrait
Nombre de paiements (masquée par défaut) – nombre de transactions effectués pour le mode de paiement donné
Attention
La clôture de la journée avec la différence égale à zéro nécessite un droit approprié accordé dans le système ERP
Attention
La clôture de la journée sans effectuer un retrait nécessite un droit approprié accordé dans le système ERP.
Dans la fenêtre Clôture de la journée, les boutons suivants sont disponibles :
[Rapport de 24h] – sert à appeler l’impression du rapport de 24h sur l’imprimante fiscale. Le bouton est visible si l’imprimante fiscale a été configurée.
[Rapport d’envoi] – sert à appeler le rapport d’envoi depuis le terminal de paiement et à valider les transactions par carte de paiement effectuées depuis le dernier rapport d’envoi.
[Calculer la caisse] – permet de calculer la caisse d’une manière plus efficace.
[Valider] – clôt la journée
[Fermer] – ferme la fenêtre sans clore la journée
Ouverture de la journée
Avant de commencer la vente, l’opérateur connecté au point de vente POS doit ouvrir la journée. La fenêtre Ouverture de la journée s’ouvre après la connexion de l’opérateur à l’application.
La fenêtre regroupe les colonnes suivantes :
Devise – les devises disponibles pour le point de vente POS
Fonds de caisse initial – résulte des opérations traitées par tous les opérateurs (utilisateurs) qui ont été connectés au point de vente POS.
Fonds de caisse réel – il faut taper la valeur réelle du fonds de caisse sur le point de vente POS. Vous pouvez saisir ce montant manuellement ou à l’aide de l’option [Calculer la caisse]. Dans le système ERP, vous pouvez décider si ce champ sera obligatoire à remplir ou non.
Différence – le champ présente la différence entre le montant des champs Fonds de caisse initial et Fonds de caisse réel. Dans le système ERP, vous pouvez définir si, dans le cas du montant différent de 0 du champ, après l’ouverture de la journée, l’application devrait créer un document de caisse (Dc ou RC) avec la description adéquate : « [!] Différence à l’ouverture de la journée ».
Dépôt – permet de saisir la valeur du montant déposé dans la caisse. Pour le dépôt enregistré, lors de l’ouverture de la journée, l’application génère automatiquement un document avec la description « Dépôt à l’ouverture de la journée ».
Attention
L’ouverture de la journée avec la différence égale à zéro nécessite un droit approprié accordé dans le système ERP.
Fenêtre d’ouverture de la journée
La fenêtre contient également les boutons suivants :
[Fermer] – permet de fermer la fenêtre sans ouvrir la journée, en conséquence il est impossible d’établir des nouveau document commerciaux – la mosaïque [Nouvelle vente] est inactive. Afin de retourner à la fenêtre d’ouverture de la journée, vous devez vous connecter à nouveau à l’application.
[Calculer la caisse] – permet de calculer l’espèce d’une manière plus efficace.
[Valider] – Ouvre la journée
Rapports Grands Totaux
Attention
La fonction des rapports Grands Totaux est disponible pour les entreprises qui ont le paramètre Conformité avec la loi anti-fraude activé dans le système Comarch ERP Standard.
L’application prend en charge les rapports Grands Totaux de base :
GTD – Grand Total Quotidien
GTM – Grand Total Mensuel
GTA – Grand Total Annuel
En outre, l’application enregistre :
Grand Total Ticket (GTT) – généré pour chaque document R, CQR, FC ou CQFC
le rapport « perpétuel » Continuous Grand Total – stocke les données dès le début du travail de l’application (ou dès le moment de début d’activation des rapports) concernant, entre autres, le total des paiements pour les documents. Le rapport Grand Total Perpétuel n’est pas disponible au niveau de l’interface de l’application.
L’ouverture/la clôture de la journée fait initier l’ouverture/la clôture des rapports Grands Totaux de base. Vous ne pouvez pas clore ni ouvrir ces rapports manuellement
Le début de chaque nouvelle période doit être précédé de la clôture de la période précédente. Une fois le rapport pour une période donnée clos, il est impossible d’enregistrer les transactions suivantes dans cette période. En outre, à la différence des sessions, la continuité des rapports doit être conservée. C’est pourquoi, les rapports sont également créés pour les périodes d’inactivité sur le point de vente POS.
La première ouverture de la journée dans l’application après l’activation de la fonction des rapports dans Comarch Retail POS équivaut à l’ouverture du premier rapport quotidien, mensuel et annuel. En outre, le montant du rapport Grand Total Perpétuel est défini à zéro.
Pour accéder à la liste des rapports, vous devez sélectionner la mosaïque masquée par défaut [Données d’audit] et ensuite cliquer sur le bouton [Grands Totaux].
Mosaïque [Données d’audit]Mosaïque [GrandsTotaux]La liste de rapports Grands Totaux affiche les informations concernant tous les rapports sauf les Continuous Grand Total :
Type – avec les options disponibles Quotidien, Manuel, Annuel et Document (masqué par défaut)
Date
Statut – avec les options disponibles Ouvert et Clos
Aperçu de rapport GTT concernant un reçu
L’aperçu affiche :
Numéro du rapport
Date et heure d’ouverture
Date et heure de clôture
Clos par
Cumul initial du total perpétuel
Montant TTC ventilés par taux de TVA
Suma Total TTC
Cumul final du total perpétuel
Signature électronique – bouton permettant de visualiser la signature dans une fenêtre à part
Signature électronique précédente
Dans la fenêtre d’aperçu d’un rapport clos, il y a également le bouton [Vérifier la signature].
Attention
La vérification des signatures pour les rapports GTT est possible uniquement dans l’application Comarch Retail POS. Les autres rapports peuvent être également vérifiés dans le système Comarch ERP Standard.
Au moment de clore un rapport périodique Grand Total, un fichier xml qui archive une période donnée est généré. Grâce à cela, en cas de :
audit – il est possible de vérifier si le rapport mis en archive est conforme au rapport dans l’application.
obligation de mise en archive annuelle des rapports sur un autre support de données – il suffit de retrouver et de copier les fichiers pour une période donnée.
absence des données dans la base de l’application (par exemple, suite à la panne de la base de données) – les informations sur les rapports périodiques sont toujours disponibles sous forme des fichiers mis en archive.
Attention
Vous pouvez accéder à l’archive dans le logiciel Comarch ERP Standard.
La loi anti-fraude
Le logiciel utilisé sur le marché français pour exercer une activité commerciale doit satisfaire aux conditions spécifiques assurant la sécurité des données traitées et leur protection contre toute modification pouvant contribuer à l’altération des données fiscales.
Si vous cochez le paramètre Conformité avec la loi anti-fraude dans le système Comarch ERP Standard qui est disponible dans le formulaire d’une entreprise avec le taux de TVA défini en tant que FR, cela apportera des modifications dans les fonctionnalités de l’application, telles que :
Le formulaire d’un nouveau DC/RC regroupe les champs suivants (les points correspondent aux endroits indiqués sur la capture d’écran) :
1. Montant et Devise – permet de saisir le montant en devise disponible sur le point de vente POS
2. Mode de paiement – les modes de paiement disponibles du type Espèces, Carte, Bon d’achat
3. Payant – permet de définir un client ou un employé. Après avoir sélectionné le bouton [Client]/[Employé], la liste de sélection de client/d’employé s’affiche.
4. Description – il est possible d’ajouter une description supplémentaire pour le document de caisse p. ex. erreur relative au mode de paiement, retrait pour un convoyeur, achat des matériaux de construction.
6. Attributs – les attributs assignés au type de document
Le formulaire de document DC/RC regroupe les boutons suivants :
[DC]/[RC] – permet de basculer rapidement entre les documents du dépôt et retrait sans qu’il soit nécessaire de remplir de nouveau les données – les champs remplis sont mémorisés. Si vous sélectionnez le mode de paiement de type Bon d’achat, le fait de basculer entre les documents du dépôt et retrait entraîne la sélection automatique du mode de paiement Espèces.
[Valider] – valide le document
[Imprimer] – imprime le document. Le bouton disponible uniquement dans l’aperçu DC/RC
[Calculer la caisse] – ouvre la fenêtre Calculer le fonds de caisse (la même fenêtre que vous pouvez appeler à partir de la fenêtre de clôture de la journée) qui affiche le mode de paiement et la devise sélectionnée dans le document DC/RC
Liste des documents DC/RC
Afin d’accéder à la liste des documents de caisse DC/RC, vous devez :
sélectionner [Rapports et règlements] → [Liste des DC/RC]
sélectionner [Rapports et règlements] → [Récapitulatif du point de vente] →[Liste des DC/RC]
Mosaïque [Liste des DC/RC]La liste regroupe les documents de caisse établis manuellement sur le point de vente POS. Dans le système Comarch ERP Standard, vous pouvez définir si les documents de caisse établis en dehors du point de vente POS :
devraient être affichés dans l’application
devrait influencer le fonds de caisse
Attention
La liste n’affiche pas les transactions caisse/banque associées aux documents commerciaux, par exemple à un reçu ou à une facture.
Liste des documents DC/RC
La liste regroupe les colonnes suivantes :
Numéro
Type – peut prendre la valeur : Dépense, Recette
Montant
Date
Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de faire une recherche à l’aide du numéro système du document en saisissant une partie quelconque du numéro. En cas de documents établis sur les autres points de vente, il faut saisir le numéro complet du document.
Il est possible de limiter la recherche à l’aide des filtres déroulants :
Type – peut prendre la valeur : Dépense, Recette
Montant
Date
La fenêtre Documents de caisse regroupe également les boutons suivants :
Le mode d’affichage des données lié à ce récapitulatif peut être configuré à partir du système ERP.
L’onglet Ventes par catégorie de l’article, disponible dans la fenêtre Récapitulatif de la journée, regroupe les ventes pour une session sélectionnée par groupes d’articles selon la catégorie de classement par défaut. La liste affiche uniquement les groupes d’articles dont le montant de ventes pour la session sélectionnée est supérieur à zéro. La colonne Montant de ventes regroupe le montant total TTC des éléments des documents de vente pour une session sélectionnée sans prendre en compte les retours (documents de correction).
Fenêtre Ventes par catégorie de l’article
Récapitulatif de ventes
L’onglet Récapitulatif de ventes, disponible dans la fenêtre Récapitulatif de la journée regroupe les données concernant des transactions commerciales effectuées dans le cadre de la session ouverte.
Fenêtre Récapitulatif de ventes
L’onglet regroupe les informations suivantes :
Vente au total – montant des reçus et des factures établis sans prendre en compte les acomptes et des FC générées par le reçu
Vente à un prix appliqué – montant TTC calculé en devise de système sans prendre en comptes des remises accordées
Montant de remises accordées – la différence entre les valeurs affichées dans les champs Vente au total et Vente à un prix appliqué
Valeur des bons d’achat vendus – ne prend pas en compte les bons d’achat livrés dans le processus de correction et en tant que la monnaie à rendre
Document de correction – montant des documents de corrections établis sans prendre en compte les corrections des comptes
Montant moyen de ventes
Montant moyen des articles vendus – est calculé comme la somme de la quantité de tous les éléments dans un document de vente compte tenu de l’utilisation des différentes unités de mesures.
Nombre de documents de vente établis
Quantité d’articles vendus – la somme du nombre d’éléments des documents de vente est calculée compte tenu de l’utilisation d différentes unités de mesure
Pourcentage des remises accordées – valeur en pourcentage du quotient du montant de remises accordées et du vente au total
Nombre de bons d’achat vendus
Nombre de documents de correction établis
Nombre d’articles retournés – calculé sur la base des CQR, CQFC et des retours manuels (à part des correctifs des factures générées au correctifs de reçus)
Quantité moyenne des articles dans un document
En outre, si des cartes de fidélité ont été définies sur un point de vente, dans la fenêtre l’application affiche la section Programme de fidélité qui regroupe les champs suivants :
Nombre de cartes de fidélités livrées – nombre de cartes de fidélité qui ont été activé lors de la journée
Documents avec carte de fidélité – nombre de documents commerciaux établis avec un numéro de carte de fidélité ajouté
Documents sans carte de fidélité – nombre de documents commerciaux sans numéro de carte de fidélité ajouté
Section Programme de fidélité
En outre, si le service prenant en compte des compteurs de passage a été configuré, l’application affiche la section Compteur de visites qui regroupe les données :
Nombre d’entrées lors de la journée
Nombre de visites au cours de la dernière heure
Récapitulatif du fonds de caisse
L’onglet Récapitulatif du fonds de caisse, disponible dans la fenêtre Récapitulatif de la journée, regroupe le récapitulatifs de tous les paiements effectués sur le point de vente POS. La liste présente les dépendances entre les dépôts/retraits pour chaque mode de paiement utilisé.
