1. Konfiguracja Comarch ERP XL z Comarch WMS

Aby aplikacja Comarch WMS Magazynier poprawnie współpracowała z systemem Comarch ERP XL, konieczne jest odpowiednie skonfigurowanie systemu ERP.
Na początku należy dodać pracownika do struktury podległościowej.

1.1 Przypisanie pracownika do struktury firmy

W pierwszej kolejności należy dodać pracownika do struktury podległościowej firmy w Comarch ERP XL. Aby to uczynić najlepiej uruchomić aplikację Comarch ERP XL (oddziały lub administrator), następnie przejść do zakładki „Firma” i wybrać ikonę „Struktura firmy, co zostało zobrazowane na poniższym obrazie.

Po naciśnięciu tego przycisku użytkownikowi pokaże się okno „Struktura firmy”, w którym należy przejść do zakładki „Struktura podległościowa”. Następnie należy przypisać pracownika do centrum poprzez wciśnięcie ikony „Przypisz pracownika”, która została zaznaczona na poniższym obrazie.

Użytkownikowi wyświetli się okno z listą pracowników, z której może wybrać wcześniej zdefiniowanego lub założyć kartę nowego pracownika poprzez kliknięcie na ikonę plusa znajdującą się w prawym dolnym rogu.

Po wybraniu opcji dodania pracownika otworzy się okno, w którym należy uzupełnić poszczególne pola w zakładce [Ogólne] oraz zakładce [Role],

w której należy za pomocą ikony plusa dodać rolę pracownikowi oraz należy przypisać go do centrum. Tworzenie ról zostało opisane w rozdziale Tworzenie ról pracowniczych.

Po stworzeniu nowej karty pracownika należy ją wybrać. Taki pracownik powinien zostać przypisany do centrumw strukturze podległościowej.

1.2 Dodanie operatora oraz przypisanie mu pracownika

Aby pracownik mógł korzystać z aplikacji Comarch WMS musi zostać przypisany do operatora.
W tym celu należy kliknąć w ikonę „Operatorzy” znajdującą się w zakładce „Firma”. Wówczas wyświetlone zostanie okno z operatorami, gdzie należy dodać nowego poprzez wciśnięcie ikony plusa w prawym dolnym rogu

Następnym krokiem jest uzupełnienie poszczególnych pól w zakładce „ogólne” oraz wybranie wcześniej zdefiniowanego pracownika, który od teraz będzie powiązany z nowym operatorem.

Następnie należy przejść do zakładki centra praw i przypisać operatora do wcześniej zdefiniowanego centrum (rys. poniżej).

Następnie należy kliknąć na zapis, co spowoduje wprowadzenie zmian. Po utworzeniu operatora należy nadać mu hasło. W tym celu należy ponownie uruchomić Comarch ERP XL i zalogować się na stworzonego wcześniej operatora. Następnie należy uruchomić jeden z modułów np. [Oddziały] i rozwinąć zakładkę [System] następnie wybrać [Zmiana hasła]. Należy tutaj wprowadzić hasło dla tego operatora, dzięki czemu będzie możliwe logowanie do aplikacji Comarch WMS.

1.3 Tworzenie ról pracowniczych

W celu stworzenia roli należy uruchomić Comarch ERP XL moduł Administrator następnie przejść na zakładkę „Firma” i wybrać ikonę „Role” (Rys. poniżej).

Dzięki temu zostanie wywołane okno, w którym należy dodać poprzez kliknięcie ikony plusa nową role. W zakładce [Ogólne] uzupełniamy jej nazwę np. „Pomocnik magazyniera” następnie przechodzimy do zakładki [Prawa]. Spośród praw należy zaznaczyć [Comarch WMS Zarządzanie] i [Comarch WMS Magazynier]. Zaznaczenie opcji [Uwzględniając strukturę podległościową] nie jest wymagane. Zaznaczenie tej opcji spowoduje pojawienie się w aplikacji Comarch WMS Zarządzanie pracowników, którzy zostali przyłączeni do wybranej struktury podległościowej.

1.4 Przypisanie magazynu w Comarch ERP XL do Comarch WMS

Aby magazyn współpracował z Comarch WMS należy na oknie konfiguracji magazynu zaznaczyć opcję „Obsługa WMS”.

Od wersji ERP XL 2016.3 udostępniono dwa modele pracy Comarch WMS na magazynie w systemie ERP. Szczegółowy opis modelów znajduje się poniżej.
Zaznaczenie opcji „Obsługa WMS” jest niemożliwa w kilku przypadkach:

• Na karcie magazynu została zaznaczona opcja [Zablokuj]
  
• Magazyn podlega inwentaryzacji, która blokuje cały magazyn
  
• Gdy dokumenty ZWM/AWD częściowo lub całościowo i nie posiadają statusu (Zamknięte)
• Rozbieżności stanów magazynowych (bez rezerwacji) ze stanami na położeniach

Jeśli wybrany magazyn nie posiadał wygenerowanej struktury magazynowej (położeń) to migracja zasobów następuje po zapisaniu karty magazynu z zaznaczoną opcją „Obsługa WMS”.
Z kolei, jeśli na magazynie wykorzystywane były położenia należy zalogować się do Comarch WMS Zarządzanie i przeprowadzić konwersję struktury magazynu. Po zalogowaniu się do aplikacji WMS Zarządzanie należy wejść do modułu „Magazyny”.

Dla Klientów, którzy dotychczas korzystali z adresów magazynowych, utworzonych w systemie Comarch ERP XL umożliwiono migrację tych położeń do Comarch WMS. Taki użytkownik może zdecydować czy:

• Przenieść z systemu ERP dotychczasową strukturę magazynową, wraz z znajdującymi się na położeniach zasobami
• Migrować tylko zasoby magazynowe, a struktura magazynowa zostanie utworzona na nowo w Comarch WMS, w bardziej elastyczny sposób

Po wygenerowaniu struktury dla magazynu, który wcześniej jej nie posiadał, zostanie automatycznie stworzone położenie „Nieokreślone” (rys. poniżej).

1.5 Wybór modelu pracy z Comarch WMS na magazynie w systemie ERP

Na karcie magazynu dedykowanego do obsługi WMS dodane zostały opcje ustalające sposób współpracy pomiędzy systemami: WMS oraz ERP.

W tym ustawieniu dopuszcza się, by partie na dokumencie magazynowym i wynikające z dostawy na dokumencie handlowym były różne. Po zmianie partii w WMS (w stosunku do tego co zostało zadysponowane w systemie ERP), zmiana partii jest synchronizowana do systemu ERP. Jednak przy generowaniu dokumentów handlowych, jeżeli nie ma stanu handlowego do partii, która została wydana, to w dalszej kolejności jest sprawdzana tylko zgodność ilościowa towaru wydanego z towarem fakturowanym (zgodność partii jest pomijana).
Dokładna informacja co zostało wydane/przyjęte (jaka partia) znajduje się tylko na dokumentach magazynowych (w systemach WMS i ERP XL). Innymi słowy, jeżeli w Systemie ERP XL nie ma stanu handlowego odpowiadającemu wydanej partii, na dokumencie handlowym pobierany jest stan handlowy wg ustalonej reguły pobierania (FIFO). Przy takim podejściu System ERP prowadzi w stanach handlowych tylko ewidencję ilościową towarów – ile danego towaru jest w stanie zafakturować. WMS prowadzi dokładną ewidencję zasobów magazynowych (co z jaką cechą zostało przyjęte/wydane).

Zalecenia przy takim modelu pracy:

• korzystanie z wydruków dokumentów magazynowych (ZWM, AWD) w WMS, lub modyfikacja wydruków z systemu Comarch ERP XL w taki sposób, aby pobierać dane o wydawanej/przyjmowanej partii z danych systemu WMS
• tworzenie inwentaryzacji od strony systemu WMS – wychodzenie od informacji o partiach, które znajdują się w systemie Comarch WMS. Możliwe jest także wychodzenie od inwentaryzacji handlowej ze strony ERP XL, lecz wiąże się to z koniecznością dodawania nowych pozycji – wszystkich informacji o partiach na magazynie, których nie ma na dokumentach handlowych w ERP
• w Comarch ERP XL nie jest kontrolowana zgodność partii, po zmianie zasobu w WMS. Jedyną możliwością kontroli partii w ERP przy takim ustawieniu na magazynie jest rozpoczynanie procesów wydania i przyjęcia od zamówień lub dokumentów magazynowych tj.:
  • (W)AWD->PZ/FZ,
  • (W)ZWM->WZ/FS,
  • ZZ->(W)AWD->PZ/FZ,
  • ZS->(W)ZWM->WZ/FS,
• przy rozpoczęciu procesów od dokumentów handlowych tj.:
• FS->(W)ZWM,
• FZ->(W)AWD,
• jedyną możliwością ścisłej kontroli partii w obu systemach jest włączenie w WMS całkowitej blokady zmiany zasobów,
• treaceability – śledzenie partii jest możliwe – tylko przy całkowitej blokadzie zmiany zasobu w WMS oraz określaniu partii unikalnym kodem przy każdej dostawie.

Po zmianie partii w WMS (w stosunku do tego co zostało zadysponowane w systemie ERP), zmiana partii jest synchronizowana do systemu ERP. Przy generowaniu dokumentów handlowych kontrolowana jest zarówno zgodność ilości jak i zasobów (partii). Może się to wiązać z brakiem możliwości wygenerowania faktury, jeżeli w systemie ERP do dokumentów magazynowych (przyjęć dostaw) nie zostały wygenerowane dokumenty handlowe (W)AWD bez PZ/FZ.
Dokładna informacja co zostało wydane/przyjęte (jaka partia) znajduje się na dokumentach magazynowych
(w Systemach WMS i ERP XL) oraz na dokumencie handlowym, jeżeli proces przebiega w kolejności: od zamówień i dokumentów magazynowych tj.: (W)AWD->PZ/FZ; (W)ZWM->WZ/FS, ZZ->(W)AWD->PZ/FZ; ZS->(W)ZWM->WZ/FS. Przy takim podejściu (takiej ścieżce procesów) system ERP prowadzi w stanach handlowych zarówno ewidencję ilościową towarów – ile danego towaru jest w stanie zafakturować, jak i ewidencję zasobową – z jaką cechą, datą ważności znajduje się towar do sprzedaży. WMS natomiast dalej prowadzi dokładną ewidencję zasobów magazynowych (co z jaką cechą zostało przyjęte/wydane i na jakie położenie), co przy rozpoczynaniu procesu od dokumentów magazynowych lub zamówień jest zgodne z systemem ERP. Zgodność partii między ERP XL – WMS przy tym modelu pracy na magazynie może być zakłócona przy rozpoczęciu procesu od dokumentów handlowych oraz zmianie partii na dokumencie magazynowym w WMS (FS->(W)ZWM z inną partią).

Zalecenia przy takim modelu pracy:

• korzystanie z dowolnych wydruków dokumentów magazynowych w WMS lub ERP XL,
• tworzenie inwentaryzacji od dowolnej strony, ERP XL lub WMS,
• w celu ścisłej kontroli partii między ERP XL – WMS przy tym modelu pracy konieczne jest wprowadzenie kolejności procesów: od zamówień i dokumentów magazynowych, tj.:
  • (W)AWD->PZ/FZ,
  • (W)ZWM- >WZ/FS,
  • ZZ->(W)AWD->PZ/FZ,
  • ZS->(W)ZWM->WZ/FS,
  • oraz brak zmiany zasobu przy wychodzeniu w procesie od dokumentu handlowego (FS->(W)ZWM),
• treaceability – śledzenie partii, przy tym modelu pracy na magazynie jest możliwe tylko przy pilnowaniu kolejności procesu od zamówień i dokumentów magazynowych (blokadzie zmiany zasobu).

1.6 Zatwierdzanie dokumentów (W)AWD/(W)ZWM z poziomu Comarch ERP XL.

Możliwość zatwierdzania w Comarch ERP XL dokumentów magazynowych (W)AWD/(W)ZWM, bez realizacji tych dokumentów w aplikacji Comarch WMS Magazynier jest możliwa przy odpowiedniej konfiguracji, to jest:

• Nadanie uprawnienia operatorowi do zamykania dokumentów, Operator/Parametry/Ogólne => Zamykanie dokumentów (W)AWD i (W)ZWM,
• Na dokumencie magazynowym w Comarch ERP XL opcja „Realizuj w WMS” jest odznaczona,
• Dyspozycje wygenerowane do (W)AWD/(W)ZWM w Comarch WMS Magazynier nie są w trakcie realizacji,
• Magazyn na który wystawiane są dokumenty nie posiadają położeń, posiada tylko i wyłącznie położenie <Nieokreślone>.

Zatwierdzenie dokumentu (W)AWD/(W)ZWM jest uruchamiane po zapisaniu dokumentu z zaznaczoną opcją „Zamknięte” oraz odznaczonym „Realizuj w WMS”. Po zatwierdzeniu dokumentu magazynowego z poziomu Comarch ERP XL, w Comarch WMS zostają zaktualizowane stany magazynowe na położeniu <Nieokreślone>. Odpowiednio:

• Dla dokumentu magazynowego rozchodowego: pomniejszone odpowiednio zasoby danego towaru na położeniu <Nieokreślone>, zgodnie z ilością na zatwierdzonym dokumencie w Comarch ERP XL.
• Dla dokumentu magazynowego przychodowego: utworzone odpowiednio nowe zasoby danego towaru na położeniu <Nieokreślone>, zgodnie z ilością na zatwierdzonym dokumencie w Comarch ERP XL.

Dyspozycje wygenerowane do dokumentów zatwierdzonych z poziomu Comarch ERP XL widoczne są w aplikacji Comarch WMS Zarządzanie na liście dyspozycji po odpowiednim ustawieniu filtra dot. statusu dokumentów – opcja [Zrealizowane] zaznaczona. Dokumenty takie dodatkowo oznaczone są frazą „Zatwierdzone z poziomu systemu ERP”.