1. Inwentaryzacja – tworzenie
1.1 Zakładanie inwentaryzacji w ERP XL
W celu przeprowadzenia inwentaryzacji na początku w Systemie Comarch ERP XL należy na magazynie
z obsługą WMS utworzyć nagłówek inwentaryzacji. Następnie do stworzonej inwentaryzacji należy stworzyć arkusz inwentaryzacyjny. Przekazanie arkusza do aplikacji Comarch WMS Zarządzanie lub do Comarch WMS Zarządzanie (wersja uproszczona) nastąpi po prawidłowym skonfigurowaniu arkusza i późniejszym jego zapisie.
Aby dodać nową dyspozycję inwentaryzacji należy uruchomić moduł sprzedaży Comarch ERP XL, następnie przejść na zakładkę [Zestawienia/Inwentaryzacja] (Rys. poniżej). Na tym etapie wybieramy magazyn, którego ma dotyczyć inwentaryzacja. Można zrobić to na dwa sposoby albo najpierw wybrać magazyn a następnie dodać arkusz inwentaryzacyjny albo na liście wszystkich magazynów dodać inwentaryzacje i później przypisać do niej magazyn, który ma być nią objęty. Po wybraniu magazynu otworzy się okno, w którym określamy typ inwentaryzacji (Rys. poniżej). W odróżnieniu od inwentaryzacji przeprowadzanej na standardowych magazynach, inwentaryzacja magazynu WMS automatycznie blokuje i zaznacza następujące pola:
- Generowanie arkuszy
- Z podziałem na partie
- Według towarów
- Ilość inwentaryzowana
- Handlowa
Nagłówek inwentaryzacji z domyślnymi ustawieniami (Rys. poniżej). Należy pamiętać, iż istnieje możliwość utworzenia pojedynczej inwentaryzacji tylko w ramach jednego magazynu z obsługą WMS.
W oknie „Nagłówek inwentaryzacji” należy zdefiniować rodzaj inwentaryzacji, która ma zostać przeprowadzona. Zaznaczenie poszczególnych ustawień ma znaczący wpływ na pracę aplikacji Comarch WMS Zarządzanie oraz Comarch WMS Magazynier. Opis poszczególnych ustawień:
- Inwentaryzacja blokuje:
- Cały magazyn – spowoduje zablokowanie całego magazynu (Rys. poniżej). Co spowoduje brak możliwości obsługi dokumentów AWD, ZWM i MP,
- Tylko Inwentaryzowane towary – spowoduje blokadę danego towaru lub grupy towarowej znajdującej się na tym magazynie,
- Rodzaj odczytów:
- Porównawcze – magazynier na kolektorze będzie miał podgląd ilości jaka jest w systemie i na tej podstawie dokonuje porównania stanu faktycznego, który znajduje się na magazynie. Po zamknięciu takiego odczytu ilości na arkuszu są nadpisywane odczytanymi ilościami,
- Przyrostowe – magazynier otrzymuje na kolektor pustą listę towarów. Sczytując kolejne towary i podając ich ilość lista zostaje stopniowo uzupełniana. Po zamknięciu odczytu, odczytane ilości są dodawane do ilości na arkuszu,
- Generowanie arkuszy:
- Tylko stany niezerowe – zaznaczenie tej opcji spowoduje wygenerowanie arkusza z towarami, które znajdują się obecnie na danym magazynie,
- Według towarów,
- Ilość inwentaryzowana:
- Handlowa – dla magazynów z obsługą WMS istnieje możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji według ilości handlowej,
- Wycena nadwyżek wg:
- Średniej ceny zasobów,
- Ostatniej ceny zakupu.
- I-1/2016/7 – numerator nagłówka inwentaryzacji z systemu Comarch WMS,
- MAGTC2 – nazwa magazynu,
- Arkusz Q2 2016 – nazwa arkusza.
- Nadwyżki – ilość odczytana przewyższa ilość w systemie,
- Niedobory – ilość odczytana jest mniejsza niż ilość w systemie,
- Ilości zgodne – ilość odczytana jest równa ilości w systemie,
- Powtórzony odczyt – pozycje, dla których został powtórzony odczyt lub które zostały przekazane do ponownego odczytu.
- nazwa arkusza,
- numerator inwentaryzacji w WMS,
- rodzaj inwentaryzacji,
- status inwentaryzacji,
- kod i nazwa magazynu,
- data wystawienia,
- liczba pozycji na arkuszu,
- procent realizacji inwentaryzacji,
- pasek postępu:
- kolor zielony – postęp realizacji wynikający z zatwierdzonych odczytów,
- kolor niebieski – postęp realizacji wynikający z pozycji znajdujących się na odczytach niezatwierdzonych.
- nazwa arkusza,
- numerator inwentaryzacji w WMS,
- rodzaj inwentaryzacji,
- status inwentaryzacji,
- kod i nazwa magazynu,
- data wystawienia oraz data zatwierdzenia arkusza w Comarch WMS Zarządzanie,
- liczba pozycji na arkuszu.
- I etap: odczyt wszystkich towarów zleconych do inwentaryzacji,
- Porównanie wszystkich wyników odczytów z informacjami systemowymi odnośnie stanów magazynowych oraz wybór pozycji do ponownej weryfikacji ze względu na zbyt dużą różnicę.
- II etap: ponowny odczyt dla wybranych przez kierownika towarów (ze zbyt dużą różnicą),
- Porównanie pierwotnych oraz powtórzonych odczytów dla towarów wybranych do ponownej weryfikacji.
- Decyzja kierownika odnośnie kolejnej weryfikacji wybranych towarów (następny etap) lub zatwierdzenia arkusza wg najnowszych odczytów.
- pozycji o zgodnych ilościach,
- nadwyżek,
- niedoborów,
- pozycji wybranych do ponownego odczytu,
- nieodczytanych pozycji.
- różnych formatów plików (*.csv, *.txt, *.xlsx),
- wybranych kolumn jakie mają być stosowane w plikach (np. Kod EAN towaru, Położenie, Ilość),
- separatorów danych.
- przez firmę zewnętrzną – wówczas arkusz nie będzie dostępny w aplikacji Comarch WMS Magazynier dla żadnego operatora,
- w aplikacji Comarch WMS Magazynier – standardowa obsługa odczytów na kolektorze.
- położenia – należy wówczas określić magazyn oraz położenie lub kilka położeń,
- partii towaru – należy wówczas określić magazyn oraz towar/poszczególne partie towaru
- porównawcza – magazynier na kolektorze będzie miał podgląd ilości, jaka jest w systemie i na tej podstawie dokonuje porównania stanu faktycznego, który znajduje się na magazynie. Po zamknięciu takiego odczytu ilości na arkuszu są nadpisywane odczytanymi ilościami.
- przyrostowa – magazynier otrzymuje na kolektor pustą listę towarów. Skanując kolejne towary i podając ich ilość lista zostaje stopniowo uzupełniana. Po zamknięciu odczytu, odczytane ilości są dodawane do ilości na arkuszu.
- zatwierdzić arkusz inwentaryzacyjny – zaktualizować stany magazynowe w Comarch WMS na podstawie odczytów dokonanych przez magazynierów,
- anulować dany arkusz oraz ponownie zlecić dany obszar do inwentaryzacji (w przypadku dużych różnic kierownik może powtórzyć spis danego towaru/położenia w celu uniknięcia pomyłek).
- numerator inwentaryzacji w WMS,
- rodzaj inwentaryzacji,
- status inwentaryzacji,
- kod i nazwa magazynu,
- inwentaryzowane położenie/partia towaru,
- data wystawienia oraz data zamknięcia inwentaryzacji wewnętrznej,
- liczba pozycji na arkuszu.
- nadwyżek – tworzony jest dokument (W)AWD,
- niedoborów – dokument (W)ZMW.
- PW dla dokumentu przyjęcia nadwyżek z (W)AWD,
- RW dla dokumentu ewidencji niedoborów z (W)ZWM.
Następnie przechodzimy na zakładkę „Arkusze” gdzie należy dodać nowy arkusz (Rys. poniżej). W zależności jaką chcemy wykonać inwentaryzację, takie opcje zaznaczamy (konfiguracja przechodzi z okna ogólnego ale można ją zmienić) opis pól znajduje się powyżej. Przed zapisem należy zaznaczyć opcję [Realizuj w WMS] bez zaznaczenia tej opcji inwentaryzacja nie zostanie przekazana do aplikacji Comarch WMS Zarządzanie. Zaznaczenie opcji nie jest możliwe bez wybrania towarów bądź grupy towarów, które mają znajdować się na arkuszu. Należy pamiętać
o fakcie, iż nie ma możliwości dodania odczytów z poziomu aplikacji Comarch ERP XL. Odczyty są dodawane
z poziomu aplikacji Comarch WMS. Po odpowiednim skonfigurowaniu arkusza inwentaryzacyjnego należy kliknąć zapis.
1.2 Obsługa inwentaryzacji w WMS Zarządzanie
Jeśli zaznaczono opcję [Realizuj w WMS], arkusz inwentaryzacyjny pojawi się w Comarch WMS Zarządzanie w module „Inwentaryzacja” (Rys. poniżej).
W przypadku korzystania z Comarch WMS Zarządzanie w wersji niepełnej okno inwentaryzacji wygląda następująco (Rys. poniżej).
W oknie tym możliwe jest filtrowania arkuszy po następujących elementach:
Dodatkową informacją, prezentowaną na kaflu, jest liczba pozycji na arkuszu inwentaryzacji. W przypadku inwentaryzacji porównawczej dodatkowo prezentowany jest pasek postępu realizacji.
w rzeczywistości znajduje się inna partia danego towaru niż to wynika
z zasobów systemowych.
Po wybraniu arkusza inwentaryzacji zostaną wyświetlone jego szczegóły:
Po wejściu w wybrany arkusza należy go przekazać do realizacji poprzez naciśnięcie ikony 
. Pojawi się wówczas komunikat potwierdzający przekazanie tego arkusza do aplikacji Comarch WMS Magazynier:
Po tej operacji, na szczegółach danego arkusza, pojawi się informacja o artykułach znajdujących się na arkuszu:
W momencie, gdy dany odczyt zostanie zrealizowany w całości lub w części i zostanie zamknięty na kolektorze, informacje o odczytach pojawią się w szczegółach realizowanego arkusza:
W zależności od tego czy odczytana ilość danej partii towaru jest większa, równa lub mniejsza od ilości w bazie danych, obok danego artykuły wyświetli się ikona w odpowiednim kolorze.
Jeżeli wszystkie odczyty zostały wykonane, pozostaje przekazanie ich do aplikacji Comarch ERP XL. Służy do tego przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu aplikacji. Po potwierdzeniu komunikatu związanego z zatwierdzeniem arkusza, nastąpi jego zatwierdzenie w systemie ERP. W sytuacji gdy nie utworzono żadnego odczytu lub istnieją niezamknięte odczyty związane z arkuszem zatwierdzenie go nie jest możliwe (Rys. poniżej).
Ostatnią operacją, jaką należy wykonać, aby stany magazynowe w aplikacjach Comarch WMS oraz Comarch ERP XL były zgodne, jest zatwierdzenie inwentaryzacji po stronie systemu ERP oraz wygenerowanie dokumentów PW oraz RW dla danej inwentaryzacji, które należy następnie wyjąć z bufora. W aplikacji Comarch WMS powstaną automatycznie dokumenty (W)AWD i (W)ZMW, które nie będą widoczne z poziomu aplikacji. Dokumenty te widoczne są tylko w bazie SQL.
Na liście pozycji arkusza inwentaryzacyjnego istnieje możliwość filtrowania pozycji. Możliwe opcje filtra – [Pokaż pozycje]:
W trakcie realizacji inwentaryzacji przez operatorów w Comarch WMS Magazynier na kaflu arkusza wyświetlane są następujące informacje:
Po zatwierdzeniu arkusza w Comarch WMS Zarządzanie kafel arkusza zawiera informacje takie jak:
1.3 Wieloetapowy proces inwentaryzacji
W aplikacji Comarch WMS Zarządzanie osoba zarządzająca procesem inwentaryzacji, może wybierać pozycje do ponownego sprawdzenia – Rys. poniżej. Dzięki temu, w przypadku gdy odczyt magazyniera znacznie różni się od informacji systemowej o stanie towaru, kierownik może zlecić ponowną weryfikację i następnie porównywać odczytane wyniki.
Tym samym, proces inwentaryzacji może przebiegać kilku etapowo:
W celu ułatwienia wyboru pozycji do ponownej weryfikacji, na liście pozycji arkusza został dodany filtr do wyróżnienia różnic inwentaryzacyjnych (Rys. poniżej):
Po wyborze towarów do ponownego zliczenia (Rys. powyżej), takie pozycje są specjalnie oznaczane – Rys. poniżej, a zamiast odczytu prezentowana jest informacja o wcześniejszym odczycie.
1.4 Eksport i import arkusza inwentaryzacyjnego z pliku
W Comarch WMS Zarządzanie umożliwiono wyeksportowania arkusza inwentaryzacyjnego oraz zaimportowania realizacji takiej inwentaryzacji (Rys. poniżej), np. w sytuacji zlecenia procesu weryfikacji stanów przez firmę zewnętrzną.
Eksport oraz import inwentaryzacji w Comarch WMS umożliwia stosowanie w zależności od odpowiedniej konfiguracji:
W sytuacji, gdy firma korzystająca z aplikacji Comarch WMS do codziennej obsługi magazynów, zleca przeprowadzenie inwentaryzacji firmie zewnętrznej (np. specjalizującej się w obsłudze tych procesów)
w parametrach arkusza można określić sposób realizacji odczytów (Rys. poniżej):
Po zakończeniu operacji importu odczytu inwentaryzacyjnego dostępny jest do podglądu specjalny raport z informacją odnośnie zaczytania każdej pozycji znajdującej się w importowanym pliku.
2. Inwentaryzacja ciągła – tworzenie
Inwentaryzacja ciągła umożliwia lepsze planowanie przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ możliwe jest sukcesywne wybieranie kolejnych lokalizacji magazynowych lub towarów do sprawdzenia tak, aby objąć procesem weryfikacji zasobów cały magazyn.
Ten typ inwentaryzacji może być także wykorzystywany do sprawdzenia położeń lub towarów, dla których operatorzy zgłaszają np. braki zasobów. Przeprowadzenie inwentaryzacji wewnętrznej artykułu lub położenia ze zgłoszoną niezgodnością pozwala na zaktualizowanie faktycznej ilości magazynowej towaru oraz ewidencję braków lub nadwyżek w systemie ERP.
2.1 Zakładanie inwentaryzacji
Inwentaryzacja wewnętrzna zakładana jest z poziomu Comarch WMS Zarządzanie. Aby operator miał możliwość dodania tego typu inwentaryzacji należy nadać mu odpowiednie uprawnienia.
Aby dodać nową inwentaryzację należy przejść do menu Inwentaryzacja i wybrać ikonę 
. Wyświetlona zostanie formatka, na której definiowane są parametry inwentaryzacji wewnętrznej
W sekcji Ogólne istnieje możliwość wyboru inwentaryzacji:
W sekcji Parametry Odczytów należy wybrać typ inwentaryzacji:
Realizacja odczytów inwentaryzacji może być przeprowadzana przez wielu operatorów.
Wybrane do inwentaryzacji zasoby są zablokowane dla innych operacji magazynowych (np. przesunięcia czy wydania) do czasu zatwierdzenia spisu przez kierownika.
Po zaznaczeniu arkusza inwentaryzacji ciągłej użytkownik ma dostęp do menu kontekstowego danego arkusza. Z jego poziomu może edytować lub usunąć dany arkusz inwentaryzacji, o ile nie został przekazany do realizacji.
Po wygenerowaniu pozycji arkusza, poprzez wybranie ikony 
, kierownik może go przekazać do realizacji na kolektorze – w aplikacji Comarch WMS Magazynier.
2.2 Podgląd realizacji inwentaryzacji
Comarch WMS Zarządzanie umożliwia kierownikowi magazynu monitorowanie efektów odczytów zrealizowanych przez magazynierów. Po zamknięciu odczytu, w przejrzysty sposób oznaczane są ilości zgodne, ubytki oraz nadwyżki wobec stanu znajdującego się w systemie.
Po zakończeniu realizacji wszystkich odczytów, kierownik magazynu na podstawie zebranych informacji o stanach magazynowych oraz różnicach, może podjąć dalsze działania:
Po zamknięciu inwentaryzacji w Comarch WMS Zarządzanie kafel arkusza zawiera informacje takie jak:
2.3 Przekazywanie różnic inwentaryzacyjnych do systemu ERP
Po zatwierdzeniu arkusza inwentaryzacji wewnętrznej w Zarządzaniu (oraz zaktualizowaniu ilości w Comarch WMS), kierownikowi magazynu prezentowane jest podsumowanie inwentaryzacji wraz z porównaniem ilości w systemie ERP.
W przypadku zidentyfikowanych różnic w stanach, osoba zarządzająca ma możliwość przekazania do systemu ERP dokumentów ewidencjonujących te różnice. Dodatkowo kierownik magazynu może zmodyfikować ręcznie ilość przekazywaną do systemu ERP, na podstawie wyświetlanych danych o stanach handlowych oraz niezrealizowanych bądź jeszcze niewygenerowanych dokumentach.
Na podstawie przekazanych danych z inwentaryzacji wewnętrznej, w systemie ERP generowane są dokumenty dla:
Dla dokumentów wynikających z inwentaryzacji ciągłej, w systemie Comarch ERP XL, użytkownik ma możliwość wygenerowania odpowiednich dokumentów handlowych:
W systemie ERP wygenerowane po inwentaryzacji dokumenty opatrzone są id inwentaryzacji oraz jej numerem z Comarch WMS Zarządzanie.
W systemie ERP dla takich dokumentów handlowych ewidencjonujących różnice, została wprowadzona konfiguracja serii oraz sposobu ich generowania (zapis do bufora, zatwierdzenie lub brak generowania)
