Inwentaryzacja ciągła

1. Inwentaryzacja ciągła w WMS Zarządzanie

Inwentaryzacja ciągła umożliwia lepsze planowanie przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ możliwe jest sukcesywne wybieranie kolejnych lokalizacji magazynowych lub towarów do sprawdzenia tak, aby objąć procesem weryfikacji zasobów cały magazyn.

Ten typ inwentaryzacji może być także wykorzystywany do sprawdzenia położeń lub towarów, dla których operatorzy zgłaszają np. braki zasobów. Przeprowadzenie inwentaryzacji wewnętrznej artykułu lub położenia ze zgłoszoną niezgodnością pozwala na zaktualizowanie faktycznej ilości magazynowej towaru oraz ewidencję braków lub nadwyżek w systemie ERP.

1.1 Zakładanie inwentaryzacji

Inwentaryzacja wewnętrzna zakładana jest z poziomu Comarch WMS Zarządzanie. Aby operator miał możliwość dodania tego typu inwentaryzacji należy nadać mu odpowiednie uprawnienia.

Aby dodać nową inwentaryzację należy przejść do menu Inwentaryzacja i wybrać ikonę . Wyświetlona zostanie formatka, na której definiowane są parametry inwentaryzacji wewnętrznej

W sekcji Ogólne istnieje możliwość wyboru inwentaryzacji:

• położenia – należy wówczas określić magazyn oraz położenie lub kilka położeń,
• partii towaru – należy wówczas określić magazyn oraz towar/poszczególne partie towaru,
• magazyn – wybór magazynu, na którym ma zostać przeprowadzona inwentaryzacja,
• centrum dla dokumentów różnic – wybór centrum, w ramach którego zostaną wygenerowane dokumenty różnicowe.

W sekcji Parametry Odczytów należy wybrać typ inwentaryzacji:

• porównawcza – magazynier otrzymuje na kolektor listę towarów objętych inwentaryzacją. Po zamknięciu takiego odczytu ilości na arkuszu są nadpisywane odczytanymi ilościami,
• przyrostowa – magazynier otrzymuje na kolektor pustą listę towarów. Skanując kolejne towary i podając ich ilość lista zostaje stopniowo uzupełniana. Po zamknięciu odczytu, odczytane ilości są dodawane do ilości na arkuszu,
• liczba wymaganych odczytów – jeden lub dwa (jeśli użytkownik wybierze dwa, będzie musiał wskazać grupy spisowe, które będą brały udział w odczytach),
• realizacja odczytów inwentaryzacji w: Comarch WMS Magazynier/Inny system,
• edycja odczytu przez wielu operatorów – w przypadku zaznaczenia opcji, realizacja odczytów inwentaryzacji może być przeprowadzana przez wielu operatorów.

W sekcji Grupy spisowe użytkownik ma możliwość wybrania wcześniej zdefiniowanych grup spisowych, które będą brały udział w odczytach inwentaryzacyjnych.

Wybrane do inwentaryzacji zasoby są zablokowane dla innych operacji magazynowych (np. przesunięcia czy wydania) do czasu zatwierdzenia spisu przez kierownika.
Po zaznaczeniu arkusza inwentaryzacji ciągłej użytkownik ma dostęp do menu kontekstowego danego arkusza. Z jego poziomu może edytować lub usunąć dany arkusz inwentaryzacji, o ile nie został przekazany do realizacji.

Po wygenerowaniu pozycji arkusza, poprzez wybranie ikony , kierownik może go przekazać do realizacji na kolektorze – w aplikacji Comarch WMS Magazynier.

Podczas przekazywania arkusza inwentaryzacji ciągłej , w przypadku wykrycia nieprawidłowości w bazie danych (niespójność danych dla jednostki logistycznej, która powinna znajdować się na jednym położeniu wraz z zasobami, a znajduje się na dwóch różnych położeniach), przekazanie inwentaryzacji do realizacji, zostanie zablokowane i zostanie wyświetlony komunikat:

Po przekazaniu do realizacji w Comarch WMS Zarządzanie arkusza inwentaryzacyjnego i w przypadku istnienia nieprawidłowości związanych z dokumentami pojawia się okno Raportu dokumentów blokujących inwentaryzację (opis funkcjonalności znajduje się w artykule Raporty do inwentaryzacji.

1.2 Podgląd realizacji inwentaryzacji

Comarch WMS Zarządzanie umożliwia kierownikowi magazynu monitorowanie efektów odczytów zrealizowanych przez magazynierów. Po zamknięciu odczytu, w przejrzysty sposób oznaczane są ilości zgodne, ubytki oraz nadwyżki wobec stanu znajdującego się w systemie.

Po zakończeniu realizacji wszystkich odczytów, kierownik magazynu na podstawie zebranych informacji o stanach magazynowych oraz różnicach, może podjąć dalsze działania:

• zatwierdzić arkusz inwentaryzacyjny – zaktualizować stany magazynowe w Comarch WMS na podstawie odczytów dokonanych przez magazynierów,
• anulować dany arkusz oraz ponownie zlecić dany obszar do inwentaryzacji (w przypadku dużych różnic kierownik może powtórzyć spis danego towaru/położenia w celu uniknięcia pomyłek).

Po zamknięciu inwentaryzacji w Comarch WMS Zarządzanie kafel arkusza zawiera informacje takie jak:

• numerator inwentaryzacji w WMS,
• rodzaj inwentaryzacji,
• status inwentaryzacji,
• kod i nazwa magazynu,
• inwentaryzowane położenie/partia towaru,
• data wystawienia oraz data zamknięcia inwentaryzacji wewnętrznej,
• liczba pozycji na arkuszu.

1.3 Przekazywanie różnic inwentaryzacyjnych do systemu ERP

Po zatwierdzeniu arkusza inwentaryzacji wewnętrznej w Zarządzaniu (oraz zaktualizowaniu ilości w Comarch WMS), kierownikowi magazynu prezentowane jest podsumowanie inwentaryzacji wraz z porównaniem ilości w systemie ERP.

W przypadku zidentyfikowanych różnic w stanach, osoba zarządzająca ma możliwość przekazania do systemu ERP dokumentów ewidencjonujących te różnice. Dodatkowo kierownik magazynu może zmodyfikować ręcznie ilość przekazywaną do systemu ERP, na podstawie wyświetlanych danych o stanach handlowych oraz niezrealizowanych bądź jeszcze niewygenerowanych dokumentach.

Istnieje również możliwość zbiorczego generowania dokumentów różnic dla wszystkich pozycji.

Na podstawie przekazanych danych z inwentaryzacji wewnętrznej, w systemie ERP generowane są dokumenty dla:

• nadwyżek – tworzony jest dokument (W)AWD,
• niedoborów – dokument (W)ZMW.

Dla dokumentów wynikających z inwentaryzacji ciągłej, w systemie Comarch ERP XL, użytkownik ma możliwość wygenerowania odpowiednich dokumentów handlowych:

• PW dla dokumentu przyjęcia nadwyżek z (W)AWD,
• RW dla dokumentu ewidencji niedoborów z (W)ZWM.

W systemie ERP wygenerowane po inwentaryzacji dokumenty opatrzone są id inwentaryzacji oraz jej numerem z Comarch WMS Zarządzanie.

W systemie ERP dla takich dokumentów handlowych ewidencjonujących różnice, została wprowadzona konfiguracja serii oraz sposobu ich generowania (zapis do bufora, zatwierdzenie lub brak generowania)

2. Inwentaryzacja ciągła w WMS Magazynier

Inwentaryzacja ciągła umożliwia lepsze planowanie przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ możliwe jest sukcesywne wybieranie kolejnych lokalizacji magazynowych lub towarów do sprawdzenia tak, aby objąć procesem weryfikacji zasobów cały magazyn.

Ten typ inwentaryzacji może być także wykorzystywany do sprawdzenia położeń lub towarów, dla których operatorzy zgłaszają np. braki zasobów. Przeprowadzenie inwentaryzacji wewnętrznej artykułu lub położenia ze zgłoszoną niezgodnością pozwala na zaktualizowanie faktycznej ilości magazynowej towaru oraz ewidencję braków lub nadwyżek w systemie ERP.

Inwentaryzacja wewnętrzna zakładana jest z poziomu Comarch WMS Zarządzanie. Po wygenerowaniu pozycji arkusza, kierownik przekazuje go do realizacji na kolektorze – w aplikacji Comarch WMS Magazynier.

2.1 Inwentaryzacja położenia

W przypadku inwentaryzacji położenia, po wybraniu arkusza i rozpoczęciu odczytu, zostanie wyświetlone okno z potwierdzeniem danego położenia.

Po potwierdzeniu położenia, zostaną wyświetlone pozycje wygenerowane na arkuszu inwentaryzacyjnym w aplikacji Comarch WMS Zarządzanie

Następnie po wybraniu danej pozycji, zostanie podniesiona pozycja odczytu, na której należy podać jego rzeczywistą ilość i zapisać pozycję odczytu.

W przypadku wybrania przycisku „Dodaj” na liście inwentaryzowanych pozycji, zostanie zainicjowane dodanie nowej pozycji odczytu, która nie znajduje się na arkuszu inwentaryzacyjnym.

Dodanie nowej pozycji odczytu zakańczamy za pomocą przycisku „Zapisz”, wówczas zostanie wyświetlony komunikat. Wybierając „Tak” – zostanie dodana nowa pozycja odczytu; „Nie” – nowa pozycja odczytu nie zostanie dodana.

Po sczytaniu wszystkich pozycji można zapisać lub zamknąć odczyt. W przypadku zamknięcia odczytu jego ponowne otwarcie nie będzie możliwe.

Dla już zrealizowanych (zamkniętych) odczytów lub odczytów w realizacji (zapisanych), podczas inwentaryzacji ciągłej położeń, prezentowany jest kod położenia, którego dotyczy ten odczyt.

2.2 Zgłaszanie niedoboru towaru na położeniu

Podczas realizacji pozycji dyspozycji, Magazynier ma możliwość zgłoszenia niezgodności stanu towaru na położeniu w przypadku odnotowania braku zadysponowanej ilości towaru na danym położeniu. Zgłoszenie niezgodności stanu skutkuje  założeniem arkusza inwentaryzacji ciągłej w WMS Zarządzanie o statusie  W przygotowaniu.(kierownik magazynu może podjąć decyzje czy przekazać ją do realizacji czy usunąć arkusz)

Zgłoszenie niedoboru towaru na położeniu zostało dodane domyślnie jako opcja dodatkowa podczas realizacji:

• dokumentu ZWM powstałego na podstawie dokumentu z Comarch ERP XL (także w procesie wieloetapowym na każdym etapie),
• dokumentu MP z poziomu aplikacji Comarch WMS Zarządzanie.

Po rozpoczęciu realizacji pozycji dokumentu w opcjach Dodatkowe pojawi się nowa opcja do wyboru: Zgłoś niedobór.

Wybierając opcję Zgłoś niedobór Operator musi potwierdzić zgłoszenie.

2.3 Inwentaryzacja partii towaru

W przypadku inwentaryzacji partii towaru, po rozpoczęciu odczytu inwentaryzacji, w aplikacji WMS Magazynier zostaną zaprezentowane położenia, na którym znajdują się partie danego towaru (wygenerowane w WMS Zarządzanie, podczas tworzenia arkusza inwentaryzacyjnego)

Następnie należy zeskanować położenie lub nośnik, na którym znajduje się dana pozycja.

Jeżeli wprowadzono położenie lub nośnik z istniejącej pozycji – zostanie podniesiona pozycja odczytu, w której należy podać ilość oraz potwierdzić towar. W przypadku, gdy towar ma partie podzielone na cechy, wówczas należy potwierdzić również cechę towaru.

Jeżeli wprowadzono nowe położenie – zostanie zainicjowane dodanie nowej pozycji odczytu (tak, jak w przypadku naciśnięcia przycisku „Dodaj” na widoku pozycji inwentaryzacji).

Po sczytaniu wszystkich pozycji można zapisać lub zamknąć odczyt. W przypadku zamknięcia odczytu jego ponowne otwarcie nie będzie możliwe.

Przykład

Sposób edycji ilości wprowadzonej na zrealizowanej pozycji odczytu można konfigurować za pomocą parametru Wprowadzanie różnicy podczas edycji odczytanej pozycji dostępnego w aplikacji Comarch WMS Zarządzanie w ustawieniach ogólnych.

Przy zaznaczonym parametrze należy wprowadzić różnicę ilości.

Przy odznaczonym parametrze należy wprowadzić docelową ilość jaka ma być ustawiona dla edytowanej pozycji.