Rozliczanie zaliczek pracowników bez dekretu kompensacyjnego

Zaliczki pracowników najczęściej dotyczą pobrania gotówki z kasy przez pracownika firmy na cele związane z delegacjami, a także z dokonywaniem zakupów dla firmy.

Na zaliczkę pracownika i jej rozliczenie składa się szereg dokumentów, których właściwe zarejestrowanie jest konieczne z punktu widzenia prawidłowego rozliczenia płatności i rozrachowania dekretów na kontach rozrachunkowych pracownika, na których rejestruje się pozostałe rozrachunki z pracownikami, m.in. z tytułu zaliczek.

Rozliczenie zaliczki bez dekretu kompensacyjnego polega na rozliczaniu dokumentów i rozrachowaniu dekretów bezpośrednio na koncie rozrachunkowym pracownika.

Pobranie zaliczki z kasy

Pierwszym etapem obiegu dokumentów związanych z zaliczkami jest pobranie zaliczki w kasie.

Rejestracja tego zdarzenia odbywa się na dokumencie rozchodowym KW (kasa wyda), który może być odrębną, specjalnie zdefiniowaną do tego operacją kasową. w takim przypadku należy na definicji operacji kasowo/bankowej, zakładka: Parametry, zaznaczyć parametr: Zaliczka pracownika. Dzięki niemu na wystawianym zapisie kasowym jako podmiot podpowiadać się będzie pracownik.

Na definicji operacji kasowej można podać konto przeciwstawne, na które będzie księgowany dokument, jako:

Po zdefiniowaniu operacji kasowej można wprowadzić zaliczkę dla pracownika w raporcie kasowym.

Plan kont – konta pracowników

W celu prawidłowej ewidencji operacji gospodarczych związanych z zaliczkami pracowników oraz w celu prawidłowych rozrachunków i rozliczeń, w planie kont powinno istnieć konto, na którym księgowane będą operacje gospodarcze związane z rozrachunkami z tytułu zaliczek pracowników.

Na potrzeby niniejszego biuletynu będzie to konto 234–Inne rozrachunki z pracownikami, do którego istnieć będzie analityka dla pracowników będących zaliczkobiorcami.

Księgowanie raportu kasowego

Raport kasowy zawierający wypłatę zaliczki zostaje zaksięgowany i w efekcie stan konta pracownika przedstawia się następująco:

Rejestracja dokumentów VAT rozliczających zaliczkę

W trakcie danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) rejestrowane są dokumenty handlowe związane z zaliczką pracownika, dokumentujące wydatkowanie zaliczki pobranej przez pracownika. Mogą to być zarówno faktury VAT zakupowe, jak i inne typy dokumentów.

Faktury VAT można wprowadzać na bieżąco do rejestru VAT, oznaczając w odpowiedni sposób ich powiązanie z zaliczką pracownika. Oznaczenie to można przeprowadzać na dwa sposoby:

Określenie płatnika na fakturze zakupu VAT

Ten sposób oznaczenia powiązania dokumentu z zaliczką zdaje się być prostszy. Podczas rejestrowania faktury zakupu VAT od konkretnego kontrahenta, należy wskazać go na zakładce: Ogólne. Natomiast na zakładce: Kontrahent/Płatnik jako płatnika należy wskazać pracownika, który dokumentem tym będzie rozliczał się z pobranej zaliczki. Podmiotem dla płatności utworzonej na fakturze będzie wówczas pracownik.

Wprowadzenie atrybutu „pracownik” na dokumencie

Opisywanie dokumentu handlowego atrybutem wymaga wcześniejszego zdefiniowania w module: Administrator odpowiedniej klasy atrybutu o typie: Pracownicy, oraz przypisania jej do faktur zakupu FZ.

Faktura zakupu VAT rejestrowana jest tak, jak faktura nie będąca rozliczeniem zaliczki: płatnikiem jest kontrahent (nie następuje zmiana płatnika na zakładce: Kontrahent/Płatnik). Natomiast na zakładce atrybuty należy wskazać atrybut i wybrać wartość z listy pracowników.

W zależności od sposobu rejestracji faktur zakupu będących rozliczeniem zaliczki, schemat księgowy będzie się różnił pozycją księgowania na konto pracownika (zaliczkobiorcy).

Księgowanie faktur zakupu

Księgowanie faktur z płatnikiem będącym pracownikiem

Schemat księgujący faktury zakupu zarejestrowane z płatnikiem będącym pracownikiem nie różni się od standardowych schematów księgujących faktury na konta kontrahentów. w gotowym już schemacie można dodać pozycję księgującą płatność na konto rozrachunkowe pracownika, jeśli płatnikiem jest pracownik. Tak zdefiniowaną przykładową pozycję przedstawia poniższy rysunek.

Księgowanie faktur z atrybutem: Pracownik

Poniżej przedstawione są rysunki obrazujące przykładowe pozycje schematu księgujące kwotę płatności na konto rozrachunkowe kontrahenta lub pracownika, w zależności od przypisanego na dokumencie atrybutu.

Rejestracja pozostałych kosztów rozliczających zaliczkę

Pozostałe dokumenty, które nie są dokumentami VAT, np. kwity parkingowe, opłaty pocztowe, diety, można zarejestrować jako noty memoriałowe uproszczone lub zwykłe.

Uproszczone Noty Memoriałowe

Uproszczone noty memoriałowe są prostsze w obsłudze, w rejestracji i w księgowaniu. Nota uproszczona nie wymaga definiowania schematów księgowych, a konta księgowe wprowadzane są bezpośrednio na pozycji noty memoriałowej.

Noty Memoriałowe zwykłe

Zarejestrowanie zwykłej noty memoriałowej wymaga dodania definicji noty memoriałowej, symboli kwot używanych w tej nocie memoriałowej oraz zdefiniowania dla niej schematu księgowego.

Ponieważ nota memoriałowa będzie rozliczana z dokumentem kasowym typu: rozchód, to kwoty noty memoriałowej powinny być typu: rozchód aby generowały płatność typu: zobowiązanie.

Wprowadzenie definicji noty memoriałowej umożliwia zarejestrowanie dokumentów innych niż faktury VAT, którymi pracownik rozlicza się z pobranej zaliczki.

Księgowanie not memoriałowych zwykłych

W celu zaksięgowania zwykłej noty memoriałowej konieczne jest zdefiniowanie schematu dla not memoriałowych. Schemat księgowy powinien być zdefiniowany w taki sposób, aby umożliwić zaksięgowanie płatności na odpowiednie konta rozrachunkowe pracowników.

Konto pracownika na pozycji schematu zaprezentowanej na powyższym rysunku jest budowane w oparciu o akronim pracownika. Taką pozycję można zdefiniować też w oparciu o konto predefiniowane na karcie pracownika. w takim przypadku konieczne jest uzupełnienie kont na kartach pracowników. Możliwe jest też dynamiczne zakładanie konta na podstawie numeru pracownika w bazie danych (pole prc_gidnumer).

Rozliczenie zaliczki

Po zarejestrowaniu wszystkich dokumentów, którymi pracownik rozlicza pobraną zaliczkę, należy dokonać ich rozliczenia. Wypłatę zaliczki rozlicza się z fakturami zakupu oraz pozostałymi dokumentami zarejestrowanymi jako noty memoriałowe. Rozliczenie dokumentów może być przeprowadzone z poziomu:

Rozliczenie zaliczki z poziomu listy pracowników

Aby dokonać rozliczenia zaliczki z poziomu listy pracowników, należy wyświetlić okno: Lista pracowników, wybrać pracownika, którego zaliczka będzie rozliczana, a następnie z poziomu paska narzędzi uruchomić funkcję  [Rozliczanie zaliczek pracownika].

Po uruchomieniu tej funkcji otworzy się okno: Rozliczenie zaliczek pracownika, w którym wyświetlone są wszystkie dokumenty, zarejestrowane dla danego pracownika.

Okno podzielone jest na dwie części: Zaliczki oraz Dokumenty. w części dotyczącej zaliczek wyświetlane są wszystkie zaliczki wypłacone w kasie danemu pracownikowi. Po zaznaczeniu parametru: Przychody, pokazane będą też wszystkie zapisy typu: Przychód. w oknie: Dokumenty automatycznie wyświetlone są dokumenty, na których pracownik wskazany jest jako podmiot lub płatnik. z rozwijanego menu znajdującego się przy przycisku plusa Dodaj, możliwe jest dodatkowo:

Różnica pomiędzy wartością zaliczek a wartością dokumentów jest wyróżniona w oknie: Zaliczki kolorem czerwonym. Znak „minus” przy kwocie oznacza, że zaliczka ma zostać pomniejszona o różnicę, a podczas rozliczenia zostanie wygenerowany dokument KP, który będzie stanowił zwrot do kasy niewykorzystanej kwoty zaliczki. Znak „plus” natomiast informuje, że kwota zaliczki jest mniejsza od kwoty wynikającej z rozliczających dokumentów i zostanie wygenerowany dokument KW stanowiący wypłatę pracownikowi dodatkowych środków pieniężnych z kasy.

Po wyświetleniu listy dokumentów i zaliczek należy dokonać rozliczenia za pomocą jednej z opcji dostępnych przy przycisku  [Dokonaj rozliczeń]:

1. Rozlicz zaliczkę
2. Rozlicz dokumenty
3. Dodaj zaliczkę

Opcja: Rozlicz zaliczkę

Opcja: Rozlicz zaliczkę, umożliwia rozliczenie zaliczek z dokumentami wraz z wygenerowaniem dokumentu kasowego domykającego rozliczenie.

Aby wprowadzić dokument kasowy zamykający rozliczenie zaliczki należy w oknie: Generacja rozliczenia zaliczki, wybrać rejestr kasowy oraz właściwą operację kasową. w zależności od kierunku rozliczenia dokumentem zamykającym rozliczenie będzie:

Operacja kasowa dla celów rozliczenia zaliczki może być zdefiniowana w sposób pokazany na poniższym rysunku, z oddzielnym symbolem operacji kasowej, oraz wskazaniem konta przeciwstawnego, które ma zostać pobrane na dokument.

Po zatwierdzeniu rozliczenia, rozliczone dokumenty nie są już wyświetlane w oknie rozliczania zaliczek.

W raporcie kasowym został zarejestrowany dokument kasowy na kwotę różnicy pomiędzy wartością pobranych zaliczek a sumą rozliczanych z tą zaliczką dokumentów.

Efektem rozliczenia jest podpięcie odpowiednich dokumentów na zakładce: Rozliczenia, zarówno dokumentu kasowego będącego wypłatą zaliczki, jak i dokumentów handlowych ją rozliczających.

Widać, że po rozliczeniu zaliczki wszystkie dokumenty uczestniczące w rozliczeniu zaliczki pracownika, a więc: noty memoriałowe, faktura zakupu a’vista, dokument KP będący zwrotem zaliczki, zostały rozliczone z dokumentem KW stanowiącym wypłatę zaliczki z kasy.

Opcja: Rozlicz dokumenty

Opcja: Rozlicz dokumenty, umożliwia rozliczenie zaznaczonych zaliczek i dokumentów bez generowania zapisu kasowego domykającego rozliczenie.

Opcja: Dodaj zaliczkę

Opcja: Rozlicz dokumenty, pozwala na wygenerowanie zapisu kasowo-bankowego na podstawie zaznaczonych dokumentów. Po zaznaczeniu dokumentów i wybraniu opcji: Dodaj zaliczkę, otwarte zostaje okno: Generacja rozliczenia zaliczki, w którym Użytkownik ma możliwość wskazania rejestru i operacji, zgodnie z którą ma zostać utworzony zapis. Po wskazaniu rejestru i operacji zostanie wygenerowany zapis stanowiący zaliczkę pracownika. Nie jest on automatycznie rozliczony z dokumentami, na podstawie których został utworzony. Ideą tej funkcjonalności jest tworzenie zaliczek na poczet przyszłych rozliczeń, wynikających np. z cyklicznych wyjazdów na szkolenia (jeśli wiadomo, że koszty każdego wyjazdu są takie same).

Rozliczenie zaliczki z poziomu zapisów kasowych

Rozliczenie zaliczki może być także dokonane z poziomu aktualnego raportu kasowego. w tym celu należy odszukać dokument KW stanowiący wypłatę zaliczki dla pracownika. Najszybciej można tego dokonać z poziomu zakładki: Podmioty, na bieżącym raporcie kasowym. w polu: Podmiot należy wybrać pracownika. Zostaną wówczas wyświetlone wszystkie nierozliczone dokumenty tego pracownika, m.in. pobrane i nierozliczone zaliczki.

W celu rozliczenia zaliczki należy podnieść do edycji dokument KW – wypłata zaliczki, przejść na zakładkę: Rozliczenia i wybrać jedną z opcji dostępnych pod przyciskiem [Rozliczenie zaliczki]:

Opcja: Rozliczenie zaliczki

Po wyborze opcji: Automatyczne rozliczenie, wyświetlone zostanie okno: Rozliczenie zaliczki pracownika. Rozliczenie odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku rozliczania zaliczki z poziomu listy pracowników.

Opcja: Automatyczne rozliczenie

Po wyborze opcji: Automatyczne rozliczenie, otwarte zostaje okno: Generacja rozliczenia zaliczki, w którym Użytkownik wskazuje rejestr i operację kasową, zgodnie z którą zapis ma być wygenerowany. Utworzony zapis zostaje automatycznie rozliczony z zaliczką na całą jej kwotę.

Rozrachunki na kontach

Warunkiem powstania rozrachunków na kontach jest poprawne zaksięgowanie dokumentów biorących udział w rozliczeniu. Jeśli tylko część dokumentów zostanie zaksięgowana, wówczas może powstać rozrachunek częściowy. W przykładzie zaprezentowanym na poniższym rysunku widać, że dekrety not memoriałowych oraz faktury zakupu zostały rozrachowane. Natomiast dekret dokumentu KW (wypłaty zaliczki) pozostaje nie rozrachowany z powodu braku księgowania raportu kasowego, w którym znajduje się dokument KP całkowicie rozliczający zaliczkę.

Po zaksięgowaniu pozostałych dokumentów, w tym przypadku raportu kasowego, na koncie powstanie pełny rozrachunek.

Rozliczanie zaliczek pracowników z generowaniem automatycznego dekretu kompensacyjnego

Innym sposobem ewidencji i rozliczania zaliczek pracowników jest rozliczanie z udziałem dekretu kompensacyjnego. w takim przypadku rejestrowanie dokumentów rozliczających zaliczkę (faktur zakupu czy not memoriałowych) nie wymaga zmiany płatnika czy też wyboru atrybutu. Płatnikiem pozostaje podmiot główny, a księgowanie dokumentu przebiega bezpośrednio na konto podmiotu głównego. Samo rozliczenie dokonywane pomiędzy zaliczką a dokumentami dotyczy różnych podmiotów: kontrahenta i pracownika. Podczas tego rozliczenia, w przypadku, gdy dokumenty są zaksięgowane, następuje automatyczne generowanie dekretu kompensacyjnego na konto kontrahenta i pracownika.

W zależności od momentu dokonania rozliczenia, różny będzie moment powstania dekretu kompensacyjnego:

Dekret kompensacyjny powstający w wyniku takiego działania powoduje przeksięgowanie na kontach kontrahenta i pracownika oraz umożliwia właściwe rozrachowanie dekretów na tych kontach.

Ten sposób rozliczenia zaliczki wymaga odmiennej rejestracji i księgowania faktur VAT oraz pozostałych dokumentów kosztowych rejestrowanych jako noty memoriałowe. Sposób wypłaty zaliczki oraz struktura planu kont zostają zachowane i są identyczne jak dla pierwszego sposobu rozliczania zaliczki opisanego w rozdziale: Rozliczanie zaliczek pracowników bez dekretu kompensacyjnego.

Pobranie zaliczki z kasy

Rejestracja dokumentu wypłaty zaliczki odbywa się identycznie jak opisano w rozdziale: Pobranie zaliczki z kasy. Dokument kasowy rejestrowany jest na podmiot: Pracownik, ze wskazaniem odpowiedniego konta księgowego pracownika.

Plan kont – konta pracowników

W przypadku stosowania księgowania kompensaty, konfiguracja planu kont będzie identyczna jak przedstawiona w rozdziale: Plan kont – konta pracowników.

Rejestracja dokumentów VAT rozliczających zaliczkę

W scenariuszu rozliczenia zaliczki z powstaniem automatycznego dekretu kompensaty w nieco inny sposób należy rejestrować i księgować dokumenty rozliczające zaliczkę pracownika. w tym przypadku nie jest wymagana zmiana płatnika dla dokumentu ani wprowadzanie atrybutu. Dokumenty mogą być rejestrowane tak, jak pozostałe dokumenty kosztowe: płatnikiem pozostaje kontrahent główny, dzięki czemu płatność tworzona jest właśnie na kontrahenta głównego.

Księgowanie faktur na konto kontrahenta

Schemat księgujący faktury zakupu dotyczące rozliczanych zaliczek, nie będzie się różnić od standardowych schematów księgujących faktury zakupu, w których płatność księgowana jest na konto rozrachunkowe kontrahentów.

Zaksięgowanie faktury zakupu wg powyższego schematu spowoduje, że zaliczka i dokument rozliczający zaliczkę znajdą się na innych kontach rozrachunkowych. w tym przypadku zaliczka zostanie zaksięgowana na konto pracownika 234-JK, faktura zakupu na konto kontrahenta 202-K1. Dokonanie rozliczenia takich dokumentów automatycznie wygeneruje dekret kompensacyjny pomiędzy kontem 234-JK a kontem 202-K1.

Po zaksięgowaniu faktury na konto kontrahenta, a zaliczki na konto pracownika, stan tych kont prezentuje się następująco:

Rozliczenie zaliczki

Rozliczenie zaliczki pracownika odbywa w analogiczny sposób jak przedstawiony we wcześniejszym rozdziale: Rozliczenie zaliczki. Możliwe jest rozliczanie z poziomu listy pracowników lub z poziomu zapisu stanowiącego wypłatę zaliczki.

Po uruchomieniu funkcji rozliczania zostanie wygenerowany dokument kasowy zamykający rozliczenie. Będzie to dokument KP, jeśli rozliczenie nie przekracza kwoty pobranej zaliczki, lub dokument KW, jeśli rozliczenie przekracza kwotę pobranej zaliczki i konieczna jest dodatkowa wypłata środków pieniężnych dla pracownika.

Rozrachunki na kontach

Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów biorących udział w rozliczeniu, w szczególności dokumentu kasowego zamykającego rozliczenie zaliczki, na kontach rozrachunkowych pracownika i kontrahenta powstanie automatyczny dekret kompensacyjny, który rozrachuje zapisy na kontach kontrahenta i pracownika związane z wypłatą zaliczki i księgowaniem faktury (Rysunek: Rozrachunki na koncie kontrahenta i pracownika).

Rozliczanie zaliczek pracowników przy użyciu noty memoriałowej

Rozliczenie zaliczki pracownika przy użyciu noty memoriałowej polega na wprowadzeniu dodatkowego dokumentu noty memoriałowej, która z jednej strony zostanie rozliczona z zapisem kasowym stanowiącym wypłatę zaliczki, z drugiej natomiast z dokumentami rozliczającymi tę zaliczkę. w tym przypadku dokumenty rozliczające zaliczkę wystawiane i księgowane będą na kontrahentów, od których pochodzą. Ich rozliczenie odbywać się będzie nie bezpośrednio przez dokument kasowy – wypłatę zaliczki, lecz pośrednio przy użyciu dodatkowej noty memoriałowej.

Pobranie zaliczki i konfiguracja planu kont

Dokument kasowy będący wypłatą zaliczki rejestrowany jest w sposób analogiczny jak w rozdziale 1. Dokument taki wystawiany jest na pracownika i księgowany na jego konto rozrachunkowe. Należy pamiętać o tym, by plan kont został właściwie skonfigurowany dla celów ewidencji zdarzeń związanych z wypłatą i rozliczaniem zaliczek pracowników (o czym była mowa w rozdziale Plan kont – konta pracowników).

Rejestracja i księgowanie dokumentów VAT i not memoriałowych związanych z wydatkowaniem zaliczki

Dokumenty VAT rejestrowane są na kontrahentów analogicznie jak zostało to opisane w rozdziale 2 Rejestracja dokumentów VAT rozliczających zaliczkę.

Dla uproszczenia przyjęto założenie, że zaliczka będzie rozliczana jedną fakturą VAT wystawioną na kontrahenta.

Wprowadzenie noty memoriałowej bezpośrednio rozliczającej zaliczkę

Dla potrzeby rozliczenia zaliczki przy użyciu noty memoriałowej można wykorzystać zarówno noty uproszczone, jak i odpowiednio zdefiniowane noty zwykłe. w obydwu przypadkach kwoty wprowadzane na dokument powinny być zgodne z kwotą na zarejestrowanej fakturze VAT.

Nota memoriałowa uproszczona

Uproszczona nota memoriałowa powinna być wprowadzona w kwocie wynikającej z faktury VAT i zawierać dwie pozycje:

Na tak wprowadzonej nocie uproszczonej powstaną dwie płatności: pierwsza typu zobowiązanie – na pracownika, druga typu należność – na kontrahenta.

Nota memoriałowa zwykła

Dla rozliczenia zaliczki notą memoriałową zwykłą należy zdefiniować ją w taki sposób, aby można było wprowadzić dwie pozycje: jedną na kontrahenta, drugą na pracownika. Podmiot należy określać wówczas na pozycjach noty. Przykładową definicję takiej noty przedstawia poniższy rysunek.

Podobnie jak w uproszczonej nocie memoriałowej, pozycja na pracownika powinna być wprowadzona jako zobowiązanie, a pozycja na kontrahenta jako należność.

Nota memoriałowa wprowadzona zgodnie z taką definicją posiadać będzie dwie płatności: typu należność – na kontrahenta, oraz typu zobowiązanie – na pracownika.

Schemat księgowy dla takiej noty powinien być zbudowany w taki sposób, by płatność na pracownika (czyli zobowiązanie) księgowana była na konto rozrachunkowe po stronie CT, a płatność na kontrahenta (czyli należność) – na konto rozrachunkowe po stronie DT. Przy budowie schematu należy bezwzględnie pamiętać o tym, aby pozycje księgowane na konta rozrachunkowe tworzone były w oparciu o tabelę Płatności (w polu: Oblicz dla, należy wybrać opcję: Płatności). Przykładowy schemat przedstawiony jest na rysunku poniżej.

Rozliczenie zaliczki

Rozliczenie zaliczki odbywa się w analogiczny sposób jak to zostało opisane w rozdziale 1: Rozliczenie zaliczki. w oknie: Rozliczenie zaliczki, należy wskazać notę memoriałową wprowadzoną dla bezpośredniego rozliczenia zaliczki. Rozliczenie nastąpi z płatnością noty wprowadzoną na pracownika. Po uruchomieniu rozliczania zostanie wygenerowany zapis kasowy zamykający rozliczenie. Będzie to dokument KP, jeśli rozliczenie nie przekracza kwoty pobranej zaliczki, lub dokument KW, jeśli rozliczenie przekracza kwotę pobranej zaliczki i konieczna jest dodatkowa wypłata środków pieniężnych dla pracownika.

Aby widoczne było powiązanie faktury VAT z zaliczką pracownika należy skompensować ją z płatnością noty wprowadzoną na kontrahenta. Wykonanie tej czynności całkowicie zamknie proces rozliczania zaliczki pracownika z wykorzystaniem noty memoriałowej.

Rozrachunki na kontach

Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów biorących udział w rozliczeniu, w tym zapisu kasowego kończącego rozliczenie, na kontach pracownika i kontrahenta powstaną rozrachunki jak na rysunku poniżej.

Podsumowanie

Podsumowując niniejszy biuletyn należy zwrócić uwagę na trzy sposoby rozliczania zaliczek pracowników związane z księgowaniem na konta rozrachunkowe pracownika lub kontrahenta.

Dodatkowo warto przypomnieć, że w przypadku zamiany płatnika na dokumencie handlowym na pracownika, nie jest poprawne księgowanie tego dokumentu w sposób przedstawiony poniżej:

Jeśli kwoty na koncie 202 Kontrahenta rozrachowywane będą wraz z rozliczeniem, to przy takim księgowaniu mogą wystąpić nieprawidłowości w tworzeniu się rozrachunków na koncie 234 Pracownika. w związku z tym księgowanie dokumentów i ich rozliczanie powinno odbywać się zgodnie z jedną z trzech metod opisanych w niniejszym biuletynie.

Wstęp

Od wersji 2013.6 systemu Comarch ERP XL ( i wersji 2013.7.1 systemu Comarch ERP XL HR) został wprowadzony mechanizm pozwalający na synchronizację dwustronną obiektów struktury firmy tzn. wydziałów, lokalizacji i projektów. Pozwoli to odzwierciedlać w obu bazach wszystkie dane, niezależnie od systemu, w którym zostały wprowadzone. Poza dodawaniem i aktualizacją tych obiektów, umożliwiamy również ich jednoczesne usuwanie z obu baz.

Konfiguracja po stronie serwera SQL

Bazy systemu Comarch ERP XL i Comarch ERP XL HR znajdują się na jednym serwerze

Aby zsynchronizować ze sobą bazy systemu Comarch ERP XL i Comarch ERP XL HR, które znajdują się na tym samym serwerze, należy dodać login SQL oraz zlinkowany serwer zgodnie z opisem poniżej.

Dodanie loginu

Z poziomu narzędzia: Microsoft SQL Server Management Studio > Security > Logins należy dodać nowy login SQL (proponowana nazwa to CDNDTS). Ustawienia dla loginu:

Należy wpisać nazwę loginu i jego hasło.

Należy zaznaczyć rolę: public.

Login CDNDTS należy zmapować na bazę:

W obszarze Database role membership for: należy zaznaczyć role: CDN, CDNRaport, public, db_owner.

W obszarze Database role membership for: zaznaczyć role: CDNRaport, public.

W obszarze Database role membership for: zaznaczyć role: CDNRaport, public, db_owner.

Dodanie zlinkowanego serwera

Pomimo tego, że obie bazy znajdują się na jednym serwerze, konieczne jest dodanie zlinkowanego serwera. Nowy zlinkowany serwer powinien mieć nazwę: ‘Nazwa serwera’+’_Place’. Podczas jego tworzenia zalecane jest użycie poniższego skryptu:

DECLARE @nazwa_serwera nvarchar(128)

DECLARE @sciezka nvarchar(4000)

DECLARE @uzytkownik_zdalny nvarchar(128)

DECLARE @haslo nvarchar(128)

set @nazwa_serwera = ‘nazwa serwera’+’_Place’

set @sciezka= ‘ścieżka serwera’

set @uzytkownik_zdalny = ‘login do serwera’

set @haslo = ‘hasło loginu’

if exists (select srvname from master..sysservers where srvname =@nazwa_serwera)

BEGIN

EXEC sp_dropserver @nazwa_serwera,’droplogins’

END

EXEC sp_addlinkedserver @nazwa_serwera, @srvproduct=”, @provider=N’SQLOLEDB’, @datasrc = @sciezka

EXEC sp_addlinkedsrvlogin @nazwa_serwera, ‘false’, NULL, @uzytkownik_zdalny , @haslo

EXEC master.dbo.sp_serveroption @server=@nazwa_serwera, @optname=N’rpc’, @optvalue=N’true’

EXEC master.dbo.sp_serveroption @server=@nazwa_serwera, @optname=N’rpc out’, @optvalue=N’true’

gdzie parametry:

@uzytkownik_zdalny i @haslo – odnoszą się do loginu założonego w pkt. Dodanie loginu,

@nazwa_serwera – nazwa serwera ( wraz z instancją, jeżeli istnieje), gdzie znajdują się bazy Comarch ERP XL HR i Comarch ERP XL

@sciezka – odpowiada fizycznej nazwie serwera SQL, na którym znajduje się baza Comarch ERP XL HR i Comarch ERP XL

Bazy systemu Comarch ERP XL i Comarch ERP XL HR znajdują się na różnych serwerach

Dodanie loginu

Jeśli bazy Comarch ERP XL i Comarch ERP XL HR zlokalizowane są na różnych serwerach, wtedy na obu tych serwerach SQL należy dodać ten sam nowy login z hasłem, jak opisano pkt. Dodanie loginu.

Dodanie zlinkowanych serwerów

Łącznie wymagane jest dodanie trzech zlinkowanych serwerów:

Serwery należy dodać zgodnie z opisem poniżej.

Na każdym serwerze SQL (zarówno na tym, gdzie znajduje się baza systemu Comarch ERP XL jak i tym, gdzie znajduje się baza Comarch ERP XL HR) należy dodać zlinkowany serwer o nazwie ‘Nazwa serwera XL HR’+’_Place’.

Tworząc taki serwer zalecane jest skorzystanie ze skryptu umieszczonego w pkt. Dodanie zlinkowanego serwera , gdzie jako nazwę serwera przekazujemy nazwę serwera, gdzie znajduje się baza Comarch ERP XL HR, a jako użytkownika zdalnego, dane loginu dodanego w pkt. Dodanie loginu.

Trzeci zlinkowany serwer należy dodać, po stronie serwera, gdzie znajduje się baza Comarch ERP XL HR. Z poziomu narzędzia: Microsoft SQL Server Management Studio > Server Objects > Linked Servers, należy wybrać opcję: New Linked Server…

Ustawienia zlinkowanego serwera:

Jako nazwę zlinkowanego serwera należy podać nazwę serwera SQL, na którym znajduje się baza Comarch ERP XL, a jako ‘Server Type’ należy wybrać opcję: SQL Server.

W polach: ‘Local Login’ i ‘Remote User’ należy podać nazwę użytkownika z pkt. Dodanie loginu, a w polu ‘Remote Password’ należy wpisać dla niego hasło. Zaznaczyć opcję: ‘Be made using the login’s current security context’.

Należy przestawić parametry RPC i RPC Out na wartość TRUE.

Ustawienia w systemie Windows

Z uwagi na to, że synchronizacja wykonywana jest między serwerami w różnych fizycznych lokalizacjach, konieczne jest uruchomienie i skonfigurowanie usługi systemowej MSDTC, czyli koordynatora transakcji rozproszonych.

Usługę należy uruchomić dla każdego synchronizowanego serwera.

Należy uruchomić usługę lokalną o nazwie: Koordynator transakcji rozproszonych.

Usługę należy skonfigurować jak poniżej:

Dodatkowo, należy skonfigurować zaporę sieciową, reguły przychodzące i wychodzące jak poniżej:

Konfiguracja w systemie Comarch ERP XL

Konfiguracja synchronizacji struktury organizacyjnej

W konfiguracji systemu Comarch ERP XL na zakładce: HR należy zaznaczyć check: Synchronizuj strukturę organizacyjną i dane kadrowe. Następnie w polach: Serwer i Baza należy wprowadzić nazwę serwera SQL, na którym znajduje się baza Comarch ERP XL HR i nazwę tej bazy. W polach: Login i Hasło należy wprowadzić dane loginu, utworzonego w punkcie Dodanie loginu.

Konfiguracja importu list płac

Aby możliwy był import list płac z systemu Comarch ERP XL HR, należy prawidłowo uzupełnić dane zestawu DTS w module: Administrator (Narzędzia>Transformacje DTS).

Konfiguracja w systemie Comarch ERP XL HR

W konfiguracji systemu Comarch ERP XL HR, zakładka: Płace, podzakładka: Parametry współpracy z XL, należy zaznaczyć check: Współpraca z systemem Comarch ERP XL i w polach: Serwer bazy danych systemu XL i Baza danych systemu XL, wprowadzić kolejno nazwę serwera SQL, gdzie znajduje się baza systemu Comarch ERP XL i nazwę tej bazy.

Korzyści wynikające z wykorzystania funkcjonalności Księgowania wsadowego

Księgowanie wsadowe zostało zaimplementowane, w celu poprawy ergonomii pracy oraz zwiększenia wydajności systemu Comarch ERP XL. Dzięki wprowadzeniu tej funkcjonalności, Użytkownicy uzyskali narzędzie umożliwiające automatyzację procesu księgowania. Przede wszystkim możliwe będzie księgowanie poza godzinami pracy z programem, w wyniku czego minimalizujemy obciążenie systemu i zwiększamy jego wydajność. Poza tym uzyskujemy dodatkowy czas na pracę w systemie, który dotychczas należało wykorzystać na czynności związane z księgowaniem.

Wykorzystanie funkcjonalności Procesy w ramach definiowania i parametryzowania funkcjonalności Księgowanie wsadowe

Księgowanie wsadowe wykorzystuje zaimplementowaną funkcjonalność modelowania procesów. Przy definiowaniu procesu księgowania wsadowego obowiązują reguły opisane w biuletynie: Definiowanie i obsługa procesów.

Nowością i cechą właściwą przy konstruowaniu procesu dla księgowania wsadowego w systemie są predefiniowane akcje kluczowe: Uruchomienie księgowania, Uruchomienie księgowania domyślnie, Księgowanie, Predekretacja.

Konsekwencje wyboru akcji kluczowych

Do zadania predefiniowanego START o nazwie: Status początkowy procesu, należy podpiąć akcję kluczową: Uruchomienie księgowania lub Uruchomienie księgowania domyślnie.

Rodzaj zdefiniowanej akcji kluczowej: Uruchomienie księgowania oraz Uruchomienie księgowania domyślnie będzie istotny w momencie rozpoczęcia księgowania wsadowego.

Księgowanie wsadowe, Użytkownik może uruchomić tylko i wyłącznie używając przycisku: , dostępnego na dokumencie, lub liście dokumentów.

Uruchomienie księgowania – Jeżeli w trakcie definiowania procesu księgowania wsadowego, jako akcję kluczową startującą cały proces wybierzemy: Uruchomienie księgowania, to po naciśnięciu przycisku: , w oknie: Księgowanie dokumentów handlowych, w części: Sposób księgowania należy wybrać opcję: Księguj za pomocą procesu. Dzięki temu odszarzony zostanie przycisk: Proces. Po jego uruchomieniu wyświetli się lista dostępnych procesów ze zdefiniowaną akcją startową Uruchomienie księgowania. Z listy dostępnych procesów księgowania wsadowego należy wybrać właściwy dla typu dokumentów i rozpocząć przyciskiem: , proces księgowania wsadowego.

Uruchomienie księgowania domyślnie – Jeżeli w trakcie definiowania procesu księgowania wsadowego, jako akcję kluczową startującą cały proces wybierzemy Uruchomienie księgowania domyślnie, to po wyborze książeczki, w oknie: Księgowanie dokumentów handlowych, w części Sposób księgowania, należy wybrać opcję: Księguj za pomocą domyślnego procesu. Kolejnym krokiem powinno być rozpoczęcie procesu księgowania wsadowego – po naciśnięciu przycisku: .

Bardzo istotną sprawą jest poprawne zdefiniowanie opiekuna czynności, która wykorzystuje akcje kluczowe: Uruchom księgowanie i Uruchom księgowanie domyślnie. Wymagane jest podanie opiekuna, który znajduje się w strukturze firmy. Związane jest to z koniecznością wydania polecenia rozpoczęcia księgowania przez konkretnego Użytkownika systemu.

Dla pozostałych akcji kluczowych wykorzystywanych na etapie budowy procesu księgowania wsadowego, zgodnie z ideą automatyzacji procesu księgowania, powinno się wybierać opiekuna automatycznego.

Konsekwencje definicji zadania startującego proces księgowania wsadowego dla działania czynności księgowania wsadowego

Funkcjonalność: Księgowanie wsadowe, współpracuje z XL Work Automat (więcej informacji w biuletynie: Definiowanie i obsługa procesów oraz w Dokumentacji Użytkownika), który jest odpowiedzialny za wykonanie automatycznego księgowania zgodnie z definicją, którą wprowadził Użytkownik, na zakładce: Ogólne, okna: Definicje zadania procesu.

Proces księgowania wsadowego wybranej grupy dokumentów uruchamiamy przyciskiem: i startujemy poprzez naciśnięcie przycisku: , z poziomu okna: Księgowanie dokumentów handlowych. Czynność ta powinna zostać poprzedzona wybraniem schematu księgowania dla dokumentu lub grupy dokumentów, dziennika oraz sposobu, w jaki ma być uruchomiony proces księgowania.

Konfiguracja Definicji zadania procesu w polach: Termin realizacji, Data realizacji, Czas realizacji zachowuje się zgodnie z opisem w biuletynie: Definiowanie i obsługa procesów oraz w Dokumentacji Użytkownika do modułu: Administrator. Jest to niezwykle ważne okno z punktu widzenia zarządzania czynnością związaną z księgowaniem dokumentu lub grupy dokumentów. Data realizacji zadania księgowania wsadowego jest liczona od momentu przypięcia procesu księgowania wsadowego i wyświetlana zgodnie z funkcją: data systemowa + data realizacji. Taką wartość daty otrzymamy w kolumnie: Data realizacji z poziomu Skrzynki Automatu XL.

Z datą otrzymaną w sposób opisany powyżej będą realizowane poszczególne akcje kluczowe, przy założeniu ciągłej pracy XL Work Automat.

Księgowanie automatyczne

Na definicji dokumentu jest możliwość wyboru domyślnego schematu i dziennika księgowań w ramach opcji „księgowanie automatyczne”.

Parametry “księgowania automatycznego” mają zastosowanie w stosunku do dokumentów, których księgowanie jest obsługiwane przez proces. Chodzi więc o taką sytuację, kiedy księgowanie wsadowe stanowi etap innego procesu.

Dzięki tym ustawieniom możliwa jest pełna automatyzacja procesu, wraz z księgowaniem dokumentu, ponieważ schemat księgowy i dziennik wybrany jest już na definicji dokumentu.

Wstęp

W związku ze zmianami wprowadzonymi do ustaw o podatku dochodowym w zakresie przeliczania transakcji wyrażonych w walutach obcych na polskie złote, konieczne jest stosowanie różnych kursów wymiany walut dla celów podatku dochodowego i dla celów rozliczeń podatku VAT.

Na potrzeby podwójnego przeliczania wartości transakcji walutowych, dostępny jest dodatkowy moduł systemu Comarch ERP XL – CDNAVAT. Jest on dostępny w katalogu, w którym znajdują się pliki systemu Comarch ERP XL.

Zgodnie z funkcjonalnością systemu, na dokumenty handlowe, rejestrowane po stronie modułu: Sprzedaż, kurs podpowiadany jest:

Funkcjonalność modułu CDNAVAT pozwala na automatyczne generowanie do walutowych dokumentów handlowych, dodatkowych dokumentów, w formie tzw. faktur a-vista. Faktury a-vista ewidencjonowane są po stronie rejestrów VAT. Nie wpływają one na stany magazynowe i nie posiadają elementów transakcji. Zawierają natomiast dane przepisane z dokumentu źródłowego pozwalające na identyfikację przeprowadzonej transakcji i jej prawidłową rejestrację w rejestrach VAT. Na wygenerowanych fakturach a-vista, podstawa opodatkowania oraz podatek VAT przeliczane są domyślnie na PLN po kursie z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu handlowego. Użytkownikom systemu umożliwiono także „ręczne” wskazanie kursu, po którym ma zostać przeliczone zobowiązanie z tyt. VAT.

Moduł CDNAVAT

Po uruchomieniu modułu CDNAVAT, w toolbarze dostępne są dwie ikony: Dokumenty, Lista kursów walut. Generację faktur a-vista udostępniono z poziomu listy: Dokumenty.

Przy pierwszym uruchomieniu listy dokumentów pojawi się komunikat o treści:

W celu automatycznego dodania atrybutów oraz uruchomienia skryptów zapewniających prawidłowe działanie programu należy wybrać opcję: Tak.

Efektem będzie utworzenie trzech poniższych atrybutów.

Nazwa klasy atrybutu	Typ atrybutu	Przypisanie do dokumentu
a-vista	dokument handlowy	dokument źródłowy
KorektaVat_dokument_źródłowy	dokument handlowy	automatycznie wygenerowana faktura a-vista
Kurs z dokumentu źródłowego	Tekst	automatycznie wygenerowana faktura a-vista

Wykonane skrypty będą odpowiadać między innymi za:

Okno: Dokumenty

Okno: Dokumenty, zawiera trzy zakładki: FSE/FEL, FS/FSK, FZ/FZK.

Z poziomu zakładki:

Na dwóch pierwszych zakładkach prezentujących faktury sprzedaży, dokumenty posortowane są wg daty wystawienia. Na trzeciej, wyświetlającej faktury zakupu – wg daty wpływu.

Dane prezentowane w poszczególnych kolumnach pozwalają na identyfikację dokumentów. Są to:

Na każdej z zakładek dostępne są dwie grupy parametrów: parametry o charakterze filtrującym oraz parametry wykorzystywane do generacji faktur a-vista.

W grupie parametrów filtrujących, dostępne są:

Dodatkowo Użytkownik ma możliwość zawężenia listy do danego typu dokumentu:

Na zakładce „FSE/FEL” do:

Na zakładce „FS/FSK” do:

Na zakładce „FZ/FZK” do:

W grupie parametrów wpływających na dane generowanej faktury a-vista znajdują się:

– pozwala na wygenerowanie a-visty o numerze, w ramach zadeklarowanej serii. Jeżeli seria nie zostanie wskazana, faktura a-vista otrzyma numer w ramach serii wybranej na dokumencie „źródłowym”.

– pozwala na wygenerowanie faktury a-vista we wskazanym podczas generacji rejestrze. Jeżeli rejestr nie zostanie wybrany, faktura a-vista zostanie utworzona w tym samym rejestrze VAT, w którym znajduje się dokument źródłowy.

– dostępny pod warunkiem zawężenia listy dokumentów do konkretnej waluty. Pozwala na ręczne wpisanie kursu, po którym zostaną przeliczone wartości tabeli VAT. Wartości przeliczane są na podstawie wartości netto w walucie obcej pobranych z faktury źródłowej. Jeżeli kurs nie zostanie wybrany, wartości na fakturze a-vista zostaną przeliczone po kursie z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu źródłowego.

Przyciski na liście dokumentów:

[Wygeneruj dokument a-vista]– pozwala na wygenerowanie faktur a-vista do dokumentów źródłowych,

[Podgląd] – pozwala na podgląd formatki dokumentu. Dokument można także wyświetlić wykonując dwuklik lewym klawiszem myszy na wybranym dokumencie,

[Usuń] – pozwala na usunięcie wygenerowanej faktury a-vista,

[Anuluj] – zamyka listę dokumentów.

Pod prawym klawiszem myszy udostępniono opcje pozwalające na zaznaczanie i odznaczanie wszystkich dokumentów.

Automatycznie wygenerowana faktura a-vista

Wydruki faktur eksportowych (FSE, FKE)

Z poziomu automatycznie wygenerowanej faktury a-vista oprócz wydruków związanych stricte z fakturą a-vista udostępniono wydruk faktury eksportowej powiązanej z fakturą a-vista. W przypadku opodatkowania transakcji stawkami krajowymi (parametr VAT eksportowy odznaczony), wartości w tabelce VAT prezentowane są w walucie systemowej, przeliczone po kursie wskazanym na fakturze a-vista.

O czym należy pamiętać

Ewidencjonowanie środków trwałych

W momencie rozpoczynania pracy z modułem: Środki trwałe systemu Comarch ERP XL bardzo często zdarza się, że Użytkownik posiada środki trwałe ewidencjonowane wcześniej w innym systemie. W momencie wprowadzania takich środków do systemu bardzo ważne jest wprowadzenie ich w taki sposób, aby dane generowane później w programie były prawidłowe.

Wprowadzanie kart inwentarzowych

Pierwszym krokiem w trakcie rozpoczęcia pracy z modułem: Środki trwałe, jest wprowadzenie kart inwentarzowych dla środków trwałych. Dla każdego środka trwałego należy wprowadzić kartę inwentarzową i zapisać na niej prawidłowe dane dla danego środka: symbol klasyfikacji rodzajowej, akronim, stawki i współczynniki dla amortyzacji bilansowej i podatkowej, metody dla amortyzacji podatkowej i bilansowej (w przypadku jednotorowości tylko dane dla amortyzacji bilansowej). Na karcie należy również określić miesiąc rozpoczęcia naliczania amortyzacji bilansowej i podatkowej.

Na wprowadzanej karcie środka trwałego należy wprowadzić datę faktycznego przyjęcie środka do użytkowania (np. 01.01.2009)

Wprowadzenie dokumentów

Po założeniu dla środków trwałych kart inwentarzowych należy wprowadzić dla nich odpowiednie dokumenty z zachowaniem historyczności.

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania – dokument OT

Po zarejestrowaniu kart inwentarzowych środków trwałych należy każdy ze środków przyjąć do użytkowania za pomocą dokumentu OT. Bardzo ważne jest to, aby na dokumencie OT podać datę faktycznego przyjęcia do użytkowania środka trwałego, czyli datę, od której środek był użytkowany w poprzednim systemie (np. 01.01.2009).

Na dokumencie OT wprowadzamy pozycje. Na pozycji w polach: Podstawa bilansowa i Podstawa podatkowa, podajemy faktyczną wartość początkową środka trwałego.

Zmiany wartości środka trwałego – dokument MW

W celu zachowania historyczności oraz prawidłowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych użytkowanych wcześniej w innych systemach, należy w momencie ich ewidencji w systemie Comarch ERP XL wprowadzić dla nich wszelkie wcześniej dokonane modyfikacje wartości. Modyfikacje te wprowadzamy z faktyczną datą ich wykonania (np. 01.03.2010) za pomocą dokumentu MW.

Na dokumencie MW wprowadzamy pozycje. Na pozycji w polach: Podstawa bilansowa i Podstawa podatkowa, podajemy faktyczną wartość, o którą ma zostać zwiększona/zmniejszona wartość początkowa środka trwałego. W tym miejscu określamy również, czy dokument MW będzie obowiązywał od miesiąca jego wystawienia, czy od kolejnego miesiąca.

Dotychczasowa amortyzacja środka trwałego – dokument AM

Dla środków trwałych częściowo zamortyzowanych w innych systemach należy, oprócz podstawy amortyzacji bilansowej i podatkowej, wprowadzić również wartości dotychczasowych odpisów bilansowych i podatkowych. W tym celu należy wystawić odpowiednie dokumenty AM. Dokument taki należy wystawić w grudniu roku poprzedzającego rok rozpoczęcia pracy z systemem Comarch ERP XL (np. rozpoczęcie pracy 01.01.2012 – dokument AM 31.12.2011). Dokument taki należy wystawić z pozycji Tabeli amortyzacji, zakładka: Generacja. Ważne jest, aby w momencie generowania dokumentu AM, w oknie: Parametry generacji, zaznaczyć opcję: Uwzględniaj zaległe odpisy od daty rozpoczęcia amortyzacji.

W wyniku generacji zostanie utworzony dokument AM o wartości odpisów wyliczonych automatycznie według wprowadzonych wcześniej stawek i wartości na dzień 31.12.2011.

Jeżeli odpisy automatycznie wygenerowane w systemie nie są wartościowo zgodne z odpisami wcześniej poniesionymi, wówczas dokument AM można wystawić z pozycji listy dokumentów. Dokument ten również powinien być wystawiony z datą 31.12.2011.

Na pozycji dokumentu AM należy wybrać opcję generacji: od daty rozpoczęcia amortyzacji. Na pozycji dokumentu AM można dodatkowo modyfikować wartość odpisów.

Wprowadzone w ten sposób środki trwałe można prawidłowo amortyzować od stycznia 2012 roku. Wszystkie dokumenty wystawione w systemie od tej powinny być księgowane. Dokumenty wystawione z datami wcześniejszymi (wprowadzone historycznie dla celów prawidłowego naliczania amortyzacji) nie są księgowane.

Możliwości dynamicznego raportowania

Zestawienie: Dynamiczne raportowanie zostało wprowadzone do systemu Comarch ERP XL ze względu na oczekiwania Użytkowników. Oczekiwali oni bardziej elastycznego dostępu do informacji związanych z wartością środków trwałych dla potrzeb bilansowych oraz sprawozdawczości finansowej. Informacje takie miały być dostępne nie tylko w formie wydruku ale również jako zestawienie wyświetlane bezpośrednio na ekranie z zachowaniem historyczności analiz.

Zestawienie: Dynamiczne raportowanie jest dostępne z poziomu Księgi inwentarzowej, z zakładek: Grupy, Wg Numeru inwentarzowego, Wg akronimu, Wg nazwy, Wg KŚT. W zależności od tego, z której zakładki wykonywany jest wydruk układ środków na wydruku jest inny. Są one porządkowane w analogiczny sposób jak na danej zakładce.

Dane na zestawieniu Dynamiczne raportowanie

Zestawienie: Dynamiczne raportowanie jest to rozbudowany wydruk. Głównym celem raportu jest dostęp do informacji o bieżącym stanie Majątku Trwałego oraz WNiP. Pod pojęciem stan rozumiemy możliwość ustalenia na dowolny dzień roku podatkowego wszystkich poniższych wartości.

Początkowa wartość inwentarzowa

Kwota początkowej wartości inwentarzowej dla środków trwałych jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów OT, OTK, MW, MWK, LT, LTK, PK, z pola: Podstawa bilansowa. Wartość ta jest zależna od daty dla której wykonywane jest zestawienie. Do początkowej wartości inwentarzowej są wliczane wielkości ze wszystkich wskazanych wcześniej dokumentów wystawionych od momentu przyjęcia danego środka do użytkowania do końca roku poprzedzającego rok, w którym znajduje się data wykonania raportu.

Początkowa wartość podstawy amortyzacji

Kwota początkowej wartości podstawy amortyzacji dla środków trwałych jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów OT, OTK, MW, MWK, LT, LTK, PK, z pola: Podstawa podatkowa. Wartość ta jest zależna od daty dla której wykonywane jest zestawienie. Do początkowej wartości podstawy amortyzacji są wliczane wielkości ze wszystkich wskazanych wcześniej dokumentów wystawionym od momentu przyjęcia danego środka do użytkowania do końca roku poprzedzającego rok, w którym znajduje się data wykonania raportu.

Kwota zwiększeń wartości inwentarzowej

Wartość kwoty zwiększeń wartości inwentarzowej dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów MW (+), MWK (+), z pola: Podstawa bilansowa. Wartość ta jest zależna od daty dla której wykonywane jest zestawienie. Do kwoty zwiększeń wartości inwentarzowej są wliczane wielkości ze wszystkich wskazanych wcześniej dokumentów wystawionych w roku, w którym znajduje się data wykonania raportu.

Kwota zwiększeń podstawy amortyzacji

Wartość kwoty zwiększeń wartości podstawy amortyzacji dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów MW (+), MWK (+), z pola: Podstawa podatkowa. Wartość ta jest zależna od daty dla której wykonywane jest zestawienie. Do kwoty zwiększeń podstawy amortyzacji są wliczane wielkości ze wszystkich wskazanych wcześniej dokumentów wystawionych w roku, w którym znajduje się data wykonania raportu.

Kwota zmniejszeń wartości inwentarzowej

Wartość kwoty zmniejszeń wartości inwentarzowej dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów MW (-), MWK (-), LT, z pola: Podstawa bilansowa. Wartość ta jest zależna od daty dla której wykonywane jest zestawienie. Do kwoty zmniejszeń wartości inwentarzowej są wliczane wielkości ze wszystkich wskazanych wcześniej dokumentów wystawionych w roku, w którym znajduje się data wykonania raportu.

Kwota zmniejszeń podstawy amortyzacji

Wartość kwoty zmniejszeń podstawy amortyzacji dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów MW (-), MWK (-), LT, z pola: Podstawa podatkowa. Wartość ta jest zależna od daty, dla której wykonywane jest zestawienie. Do kwoty zmniejszeń podstawy amortyzacji są wliczane wielkości ze wszystkich wskazanych wcześniej dokumentów wystawionych w roku, w którym znajduje się data wykonania raportu.

Umorzenie

Wartość umorzenia dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów AM, AMK, MW (-), MWK (-), LT, PK z pola: Kwota Am. Bilansowej. Do wartości tej są wliczane tylko kwoty z dokumentów wystawionych w roku podatkowym, na którego dzień sporządzany jest raport.

Amortyzacja

Wartość amortyzacji dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów AM, AMK, MW(-), MWK (-), LT, PK z pola: Kwota Am. Podatkowej. Do wartości tej są wliczane tylko kwoty z dokumentów wystawionych w roku podatkowym, na którego dzień sporządzany jest raport.

Dotychczasowe umorzenie

Wartość dotychczasowego umorzenia dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów AM, AMK, MW (-), MWK (-), LT, PK z pola: Kwota Am. Bilansowej. Do wartości tej są wliczane tylko kwoty z dokumentów wystawionych w latach poprzedzających rok podatkowy, na którego dzień sporządzany jest raport.

Dotychczasowa amortyzacja

Wartość dotychczasowej amortyzacji dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów AM, AMK, MW (-), MWK (-), LT, PK z pola: Kwota Am. Podatkowej. Do wartości tej są wliczane tylko kwoty z dokumentów wystawionych w latach poprzedzających rok podatkowy, na którego dzień sporządzany jest raport.

Odpis aktualizacyjny

Wartość odpisu aktualizacyjnego dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów AK. Do wartości tej są wliczane tylko kwoty z dokumentów wystawionych w roku podatkowym, na którego dzień sporządzany jest raport.

Dotychczasowe odpisy aktualizacyjne

Wartość odpisu aktualizacyjnego dla środka trwałego jest liczona w oparciu o kwoty z dokumentów AK. Do wartości tej są wliczane tylko kwoty z dokumentów wystawionych w latach poprzedzających rok podatkowy, na którego dzień sporządzany jest raport.

Wartość inwentarzowa netto

Wartość inwentarzową netto otrzymujemy poprzez sumowanie odpowiednich wartości z wcześniejszych kolumn, a dokładnie: Początkowa wartość inwentarzowa + Kwota zwiększeń wartości inwentarzowej – Kwota zmniejszeń wartości inwentarzowej – Umorzenie – Dotychczasowe umorzenie – Odpis aktualizacyjny – Dotychczasowe odpisy aktualizacyjne.

Podstawa amortyzacji netto

Wartość tą otrzymujemy poprzez sumowanie odpowiednich wartości z wcześniejszych kolumn, a dokładnie: Początkowa wartość podstawy amortyzacji + Kwota zwiększeń podstawy amortyzacji – Kwota zmniejszeń podstawy amortyzacji – Amortyzacja – Dotychczasowa amortyzacja.

Parametry dynamicznego raportowania

Zestawienie: Dynamiczne raportowanie jest wydrukiem sparametryzowanym. Dzięki temu daje ono możliwość wykonywania raportu w różnym układzie środków trwałych, w zawężeniu do określonych grup środków, statusów, zakresów dat.

Zestawienie to można wykonać z każdej zakładki okna: Księgą inwentarzowa. W zależności od zakładki, na raporcie składniki majątku trwałego sortowane są wg:

Dodatkowo w trakcie wykonywania zestawienia w oknie: Wprowadzanie wartości, możliwe jest dodatkowe zawężenie środków trwałych poprze wybór określonych parametrów.

Parametr: Typ Wydruku

Parametr: Typ Wydruku, pozwala użytkownikowi na zawężenie danych tylko do wartości bilansowych lub podatkowych dla wskazanych środków trwałych.

W ramach zestawienia dynamicznego raportowania możliwe jest wykonanie wydruk stanów w ujęciu:

Parametr: Stan na dzień

Parametr: Stan na dzień, pozwala określić dzień oraz godzinę, na który wykonywany jest wydruk. Dane zawarte w wydruku będą danymi historycznymi i będą zawierały wykaz stanu środków trwałych na wskazany przez użytkownika dzień.

Parametry: Data przyjęcia ŚT od i Data przyjęcia ŚT do

Parametry: Data przyjęcia ŚT od i Data przyjęcia ŚT do pozwalają na określenie ram czasowych dla wydruku. Dzięki tym parametrom można określić zakres dat, w ramach których przyjęto składniki majątku trwałego do użytkowania.

Parametr: Data przyjęcia ŚT od jest z góry ustalona w systemie, a w momencie wykonywania wydruku można tą datę modyfikować.

Parametr: Data przyjęcia ŚT do należy analogicznie do parametru Stan na dzień

Parametr: Data dokumentu do

Parametr: Data dokumentu do pozwala określić graniczną datę dla dokumentów, które mają być brane pod uwagę przy ustalaniu wartości dla poszczególnych środków trwałych.

Parametr: Grupa

Parametr: Grupa pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu do jednej grupy. W tym celu należy w puste pole wpisać akronim odpowiedniej grupy.

Parametr: Akronim

Parametr: Akronim pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu do jednego, wybranego środka. W tym celu należy w puste pole wpisać akronim wybranego środka trwałego.

Parametr: Księga inwentarzowa

Parametr: Księga inwentarzowa pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu do jednej, wybranej księgi inwentarzowej. W tym celu należy w puste pole wpisać nazwę wybranej księgi inwentarzowej ze zdefiniowanej wcześniej w konfiguracji listy.

Parametr: KŚT

Parametr: KŚT pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu do jednej, wybranej stawki KŚT. W tym celu należy w puste pole wpisać symbol wybranej stawki z listy stawek klasyfikacji rodzajowej.

Parametr: Status

Parametr: Status pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu według ich statusu. Dostępne są następujące statusy:

Parametr: Rodzaj

Parametr: Rodzaj pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu według rodzaju określonego na karcie środka trwałego. Do wyboru mamy następujące rodzaje:

Parametry: Metoda Umorzenia i Metoda Amortyzacji

Parametry: Metoda Umorzenia i Metoda Amortyzacji pozwalają na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu według metody generowania odpowiednio amortyzacji bilansowej i amortyzacji podatkowej dla danego środka trwałego. Do wyboru są następujące metody:

Parametr: Dwutorowość

Parametr: Dwutorowość pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu do tych, które są amortyzowane dwutorowo. Do wyboru są następujące opcje:

Parametry: Stawka bilansowa i Stawka podatkowa

Parametry: Stawka bilansowa i Stawka podatkowa pozwalają na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu ze względu na stawkę, według której generowane są odpisy odpowiednio amortyzacji bilansowa i amortyzacji podatkowa dla danego środka trwałego. Wybraną stawkę należy wpisać w puste pole.

Parametr: Amortyzacja przyśpieszona

Parametr: : Amortyzacja przyśpieszona pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu do tych, które na karcie mają zaznaczoną opcję: Amortyzacja przyspieszona (czyli będzie dla nich wygenerowany w pierwszym roku użytkowania odpis 30 %). Do wyboru są następujące opcje:

Parametr: Numer inwentarzowy

Parametr: Numer inwentarzowy pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu do jednego, wybranej numeru inwentarzowego z karty środka trwałego. W tym celu należy w puste pole wpisać numer inwentarzowy danego środka trwałego przypisany do jego karty.

Parametr: Kontrahent docelowy

Parametr: Kontrahent docelowy pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu według kontrahenta docelowego określonego na karcie środka trwałego. W tym celu należy w puste pole wpisać akronim kontrahenta docelowego wybranego na karcie środka trwałego.

Parametry: Osoba odpowiedzialna i Akronim osoby odpowiedzialnej

Parametry: Osoba odpowiedzialna i Akronim osoby odpowiedzialnej, powinny być wykorzystywane razem. Pozwalają one na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu dynamicznego raportowania do takich, które mają wybranego określonego pracownika jako osobę odpowiedzialną za środek trwały. Dodatkowo dzięki parametrom tym można określić czy pod uwagę ma być brany pracownik określony na karcie czy aktualnie odpowiedzialna osoba (po ewentualnych zmianach osoby odpowiedzialnej).

Dla parametru: Osoba odpowiedzialna do wybory są opcje:

Parametry: Miejsce użytkowania (@p_MiejsceBezwzglednie i @p_MiejsceUzyw)

Parametry: Miejsce użytkowania (@p_MiejsceBezwzglednie i @p_MiejsceUzyw) podobnie jak parametry: Osoba odpowiedzialna i Akronim osoby odpowiedzialnej, powinny być wykorzystywane razem. Pozwalają one na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu dynamicznego raportowania do takich, które mają wybrane określone miejsce użytkowania dla środka trwałego. Dodatkowo dzięki parametrom tym można określić, czy pod uwagę ma być brane miejsce użytkowania określone na karcie czy aktualne miejsce (po ewentualnych zmianach miejsca użytkowania).

Dla parametru Miejsce użytkowania (@p_MiejsceBezwzglednia) do wybory są opcje:

Parametry: Likwidacja i Data likwidacji do

Parametry: Likwidacja i Data likwidacji do powinny być używane razem. Pozwalają one na zawężenie listy do środków trwałych zlikwidowanych przed wskazaną datą.

Dla parametru: Likwidacja do wyboru są następujące opcje:

Parametr: Data likwidacji do pozwala na ustalenie granicznej daty likwidacji.

Parametr: Sposób likwidacji

Parametr: Sposób likwidacji, pozwala na zawężenie listy środków trwałych na zestawieniu dynamicznego raportowania do tych, które zostały zlikwidowane, i na karcie, na zakładce: Księgowe wybrano jeden ze sposobów likwidacji ze zdefiniowanej wcześniej w konfiguracji listy.

W celu zawężenia listy należy w puste pole wpisać jeden ze zdefiniowanych wcześniej w konfiguracji sposobów likwidacji.

Parametr: Sposób sortowania

Parametr: Sposób sortowania pozwala na wybór najbardziej dogodnego układu środków trwałych na zestawieniu dynamicznego raportowania. Dla parametru: Sposób sortowania do wyboru są następujące opcje:

Parametry typu: Klasa atrybutu

Parametry typu: Klasa atrybutu służą do zawężenia listy środków trwałych na zestawieniu dynamicznego raportowania według klasy atrybutu jaką środki te są opisane.

W celu zawężenia listy należy w puste pole wpisać nazwę klasy atrybutu

Parametry typu: Wartość atrybutu

Parametry typu: Wartość atrybutu, służą do zawężenia listy środków trwałych na zestawieniu dynamicznego raportowania według wartości atrybutu.

W celu zawężenia listy należy w puste pole wpisać jedną z wartości atrybutu.

Ewidencja dotowanych środków trwałych według przepisów prawnych

W wielu publikacjach, w tym w piśmie Izby Skarbowej w Gdańsku, z dnia 30 lipca 2004 r. (sygn. nr BI/005-0595/04) funkcjonuje opinia, że fakt otrzymania refundacji wydatków na zakup środka trwałego nie wpływa na wielkość wartości początkowej, ani na wielkość odpisów amortyzacyjnych wykazywanych w ewidencji środków trwałych. Podatnik powinien jednak wydzielić z odpisów amortyzacyjnych taką ich część, która będzie równa kwotowo otrzymanej refundacji. Ta wydzielona część odpisów nie będzie mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko w podobnej sprawie zajęło również Ministerstwo Finansów, które w piśmie z 17 września 1996 r. (sygn. PO 3-MD-722-618/96) stwierdziło, iż „do odpisów amortyzacyjnych od nabytych lub wytworzonych środków trwałych, sfinansowanych otrzymaną dotacją, ma zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych dokonywanych według zasad określonych w odrębnych przepisach, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie tych środków we własnym zakresie, zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Podatnik nie może zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości wydatkowanej na zakup środka trwałego, która została mu zwrócona w jakiejkolwiek formie, w tym przypadku w postaci przyznanej przedsiębiorstwu dotacji”.

Podstawa prawna:

Art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.)

Księgowanie dotacji

Z chwilą wpływu dotacji należy ją zarachować po stronie Ma konta Rozliczeń Międzyokresowych Przychodów.

• Stopniowo ją rozchodowywać, proporcjonalnie do dokonywanych od nabytego środka trwałego odpisów amortyzacyjnych, na konto Pozostałe Przychody Operacyjne.

Ewidencja dotowanych środków trwałych w systemie Comarch ERP XL

Rejestracja dotacji dla środków trwałych nowo wprowadzonych do systemu

Na karcie środka trwałego zaleca się wybranie parametru umożliwiającego dwutorową amortyzację środka trwałego.

Dla toru “bilansowego” należy wprowadzić kwotę będącą wartością początkową środka trwałego (nie pomniejszoną o dotację). Od tej wartości będą naliczane odpisy amortyzacyjne ujmowane na koncie Amortyzacji (401).

Dla toru “podatkowego” należy wprowadzić kwotę refundacji. Odpisy liczone od kwoty refundacji będą rozliczały kwotę dotacji. Księgowanie: Rozliczenia międzyokresowe przychodów / Pozostałe Przychody Operacyjne.

Wartość KUP będzie wynikała z różnicy kwot ujętych na koncie 401 Amortyzacja / 7 Pozostałe Przychody Operacyjne

Dodatkowo na karcie środka trwałego, na dokumentach AM  można wprowadzić atrybut “Dotacja”, który pozwoli między innymi na łatwiejsze wyszukanie środków trwałych, których wartość jest refundowana z dotacji.

Poniżej przedstawiono przykład sposobu zaewidencjonowania środka trwałego w systemie Comarch ERP XL o wartości początkowej 10.000 PLN i kwocie refundacji 6.000 PLN (stawka amortyzacji 20%) spełniającego wymogi, o których mowa w przytoczonych wyżej interpretacjach. Zaprezentowany sposób pozwala na równoległe zaewidencjonowanie wartości początkowej środka trwałego, od której będą naliczane odpisy amortyzacyjne ujmowane na koncie 401 oraz kwoty refundacji, od której będą naliczane odpisy rozliczające dotacje RMP / Pozost.Przych.Oper.

Rejestracja dotacji dla środków trwałych już amortyzowanych wcześniej w systemie

Jeżeli dotacja na środek trwały przychodzi w momencie, kiedy środek trwały jest już amortyzowany w systemie, wówczas zachodzi konieczność wprowadzenia dokumentu MW modyfikującego wartość początkową środka trwałego w ujęciu podatkowym. Kwota zmniejszenia podstawy amortyzacji podatkowej powinna być zgodna z kwotą dotacji, jaka przysługuje na dany środek trwały.

Dotychczasowe odpisy amortyzacyjne (czyli koszt już poniesiony) można skorygować na dwa sposoby:

Poniżej przedstawiono przykład sposobu rejestracji dokumentów dla środka trwałego, dla którego otrzymano dotację w momencie, kiedy już wcześniej dokonywano odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.

Wstęp

Niniejszy biuletyn ma na celu przestawienie przykładowych zaawansowanych filtrów stosowanych w module Księgowość w obszarze schematów księgowych oraz na listach: rejestrów VAT i zapisów księgowych. Korzystanie z filtrów w warunkach schematów księgowych daje użytkownikowi szerokie możliwości tworzenia uniwersalnych schematów księgowych, obsługujących różne typy transakcji. W biuletynie zaprezentowano filtry bardziej zaawansowane, a więc tych których nie można uzyskać „wprost”, tzn. posługując się tylko bezpośrednio wybranymi polami dostępnymi z Konstruktora filtra. W biuletynie zaprezentowano również zaawansowane filtry stosowane na listach rejestru VAT i zapisów księgowych. Filtry budowane na tych listach dają użytkownikowi możliwość uzyskania konkretnych dokumentów, zgodnych z wymaganiami użytkowników.

Przykładowe filtry budowane w warunkach pozycji schematów księgowych

Pozycje schematów księgowych tworzone w oparciu o tabelę Oblicz dla: Płatności

trp_kntnumer in (select knt_gidnumer from cdn.kntkarty where knt_powiazany = 1 and knt_expokraj = 1)

exists (Select * from Cdn.Atrybuty where Atr_Obityp=trn_gidTyp and Atr_ObiNumer=trn_gidNumer and (Atr_AtkID=2 and Atr_Wartosc=’UM125′))

Pozycje schematów księgowych tworzone w oparciu o tabelę Oblicz dla: Nagłówka

substring(trn_trnseria,3,3) like ‘KWR’

Pozycje schematów księgowych tworzone w oparciu o tabelę Oblicz dla: Elementów

trn_gidnumer in (select tno_trnnumer from cdn.trnopisy join cdn.tranag on TRN_GIDTyp=TNO_TrNTyp and TRN_GIDNumer=TNO_TrNNumer where TnO_Opis LIKE ‘%’ + ‘KRA’ + ‘%’ )

trs_magnumer in (5, 14) and tre_gidnumer in (select trn_gidnumer from cdn.tranag join cdn.kntkarty on trn_kntnumer = knt_gidnumer and trn_knttyp = knt_gidtyp where knt_powiazany = 1)

Pozycje schematów księgowych tworzone w oparciu o tabelę Oblicz dla: Tabeli VAT

TRV_DeklMiesiac=month(dateadd(day,Trn_data2,convert(datetime,’1800-12-28′,120)))

Pozycje schematów księgowych tworzone w oparciu o tabelę Oblicz dla: Opisu analitycznego

ows_wmrid in (select frs_id from cdn.frmstruktura where (frs_konto like ‘505%’ or frs_konto like ‘506%’)) and ows_typwymiaru=1

(select left(prj_kod,1) from cdn.prjstruktura where prj_id=ows_wmrid)=’P’ and ows_typwymiaru=5

exists (select 1 from cdn.traelem where TrN_GIDTyp=TrE_GIDTyp and TrN_GIDFirma=TrE_GIDFirma and TrN_GIDNumer=TrE_GIDNumer and Tre_TypTwr=6)

Przykładowe filtry budowane na listach rejestru VAT, zapisów księgowych

Przykładowe filtry tworzone na liście rejestru VAT

@PAR ?@LS20(CDN_KNT.DLL|CALLLOOKUPKNTLISTAGRUP())|Kontrahent|&Kontrahent:REG= @? PAR@
KnA_KntNumer=??Kontrahent

@PAR ?@R(SELECT sch_gidnumer, sch_nazwa from cdn.schematy)|Schemat|&Schemat:REG= @? PAR@
trn_gidnumer in (select trn_gidnumer from cdn.tranag
join cdn.schematy on TrN_SchTyp=Sch_GidTyp and TrN_SchNumer=Sch_GidNumer
and Sch_GiDNumer=??Schemat)

@PAR ?@D17|Data_wystawienia_od|&Data_wystawienia_od:REG={DateClwFirstDay(‘m’)} @? PAR@
@PAR ?@D17|Data_wystawienia_do|&Data_wystawienia_do:REG={DateClwLastDay(‘m’)} @? PAR@
@PAR ?@D17|Termin_płatności_od|&Termin_płatności_od:REG={DateClwFirstDay(‘m’)} @? PAR@
@PAR ?@D17|Termin_płatności_do|&Termin_płatności_do:REG={DateClwLastDay(‘m’)} @? PAR@

TrN_TrNSeria=?@S100|seria:” AND TrN_Data2>=??Data_wystawienia_od AND TrN_Data2<=??Data_wystawienia_do and trn_gidnumer in (select trp_gidnumer from cdn.traplat join cdn.tranag on TrN_GIDTyp=TRP_GIDTyp AND TrN_GIDNumer=TRP_GIDNumer where trp_termin>=??Termin_płatności_od and trp_termin<=??Termin_płatności_do)

(ltrim(trn_trnnumer) + ‘/’ + rtrim(trn_trnseria)) like ‘%’ + ?@S100|Numer syst. faktury:” + ‘%’

trn_gidnumer in
(select trn_gidnumer from cdn.tranag inner join cdn.opekarty on trn_openumerw=ope_gidnumer
where Ope_Ident=?@S100|KTO (podaj swój login):”
)
or trn_gidnumer in
(select trn_gidnumer from cdn.tranag inner join cdn.opekarty on trn_openumerm=ope_gidnumer
where Ope_Ident=?@S100|KTO (podaj swój login):”
)
or trn_gidnumer in
(select trn_gidnumer from cdn.tranag inner join cdn.opekarty on trn_openumerz=ope_gidnumer
where Ope_Ident=?@S100|KTO (podaj swój login):”
)

trn_gidnumer in (select trn_gidnumer from cdn.tranag
inner join cdn.kntkarty on Knt_GIDNumer=TrN_KntNumer
where
Knt_ExpoKraj=1)

@PAR ?@LS20(CDN_TWR.DLL|CALLLOOKUPTWRLISTAGRUP())|Towar|&Towar:REG= @? PAR@

TrN_GIDNumer in (select tre_gidnumer from cdn.traelem where tre_twrnumer=??Towar)

@PAR ?@LS30(CDN_KKS.DLL|CALLLOOKUPKKSLISTA())|kontoksiegowe|Konto:REG= @? PAR@

exists(select 1 from cdn.zrodla join cdn.dekrety on zro_dtnumer=dt_gidnumer and zro_dttyp=dt_gidtyp where trv_gidnumer=zro_trnNumer and trv_gidTyp=zro_trnTyp
and DT_KKSNumer=??kontoksiegowe)

Przykładowe filtry tworzone na liście zapisów księgowych

dzk_gidnumer in
(select dt_gidnumer from cdn.dekrety
join cdn.zrodla on zro_dttyp = dt_gidtyp and zro_dtnumer = dt_gidnumer and zro_dtlp = dt_gidlp
join cdn.tranag on trn_gidnumer = zro_trnnumer and zro_trntyp = trn_gidtyp
where TrN_VatRejestr=?@S100|VAT Rejestr:”)

dzk_gidnumer in
(select dt_gidnumer from cdn.dekrety
join cdn.zrodla on zro_dttyp = dt_gidtyp and zro_dtnumer = dt_gidnumer and zro_dtlp = dt_gidlp
join cdn.tranag on trn_gidnumer = zro_trnnumer and zro_trntyp = trn_gidtyp
where TrN_gidtyp = 1489)

dzk_gidnumer not in
(select dt_gidnumer from cdn.dekrety
join cdn.zrodla on zro_dttyp = dt_gidtyp and zro_dtnumer = dt_gidnumer and zro_dtlp = dt_gidlp
join cdn.tranag on trn_gidnumer = zro_trnnumer and zro_trntyp = trn_gidtyp)

DZK_OPEWNumer in (select DZK_OPEWNumer from cdn.opekarty
join cdn.dziennik on
DZK_OPEWNumer=Ope_GIDNumer
where Ope_Ident=’Admin’)

Wstęp

Opis analityczny w module Księgowość systemu Comarch ERP XL stwarza szybką i prostą możliwość księgowania dokumentu na różne konta kosztowe układu rodzajowego i kalkulacyjnego oraz konta przychodowe. W platformie Business Intelligence jest narzędziem, za pomocą którego można budować dowolne raporty controllingowe i wykonywać różnorodne analizy.

Niniejszy dokument ma na celu zaprezentowanie opisu analitycznego w kontekście jego zastosowania w księgowaniu kosztowym i przychodowym dokumentów. Przedstawiony zostanie proces księgowania dokumentu opisanego analitycznie przy pomocy zakładki: Opis analityczny, od momentu skonfigurowania wymiarów analitycznych, poprzez zdefiniowanie schematu korzystającego z opisu analitycznego, aż po opisanie analityczne dokumentu i zaksięgowanie dokumentu zdefiniowanym schematem.

Zakładka: Opis analityczny

Dokumenty, które mogą być opisywane analitycznie posiadają zakładkę: Opis analityczny (formatka dokumentu, zakładka: Księgowość, podzakładka: Opis analityczny). Opis analityczny posiadają na swoich kartotekach również obiekty typu towary, pracownicy, środki trwałe, itp. Dzięki temu jest możliwość wprowadzenia na tych kartotekach wzorca opisu analitycznego wykorzystywanego później do automatycznego opisu analitycznego dokumentów.

Zakładka: ‘Opis analityczny’ na dokumentach jest aktywna zawsze w przypadku zatwierdzonych dokumentów.

Możliwe jest również opisanie analityczne dokumentów pozostających w buforze handlowym.
Funkcjonalność udostępniono dla dokumentów:

oraz na Zamówieniach.

Opisu analitycznego dokumentu w buforze może dokonać tylko Operator posiadający uprawnienie: Opis analityczny dokumentów w buforze pod warunkiem, że taki opis umożliwiony został dla danego typu dokumentu. Oznacza to, że na definicji dokumentu zaznaczono opcję: ‘Dozwolony opis dokumentu w buforze’.

Wygląd zakładki: opis analityczny na dokumencie w buforze jest analogiczny do dokumentu zatwierdzonego. Opisu analitycznego dokumentu w buforze nie można jednak zatwierdzić.

Istotne obszary na zakładce: Opis analityczny w ujęciu ich znaczenia w module Księgowość to:

Razem – łączna kwota z dokumentu. Dokumenty mogą być opisywane na kwotę netto lub brutto. Kwota brutto pojawi się na dokumentach kosztowych (fakturach zakupu), dla których flaga: Odliczenia VAT ustawiona jest na: Nie.

Wg Wzorca – ta część kwoty dokumentu, która zostanie opisana wg wzorca dokument (pozycje: <dokument>).

Wg elementów – ta część kwoty dokumentu, która zostanie opisana wg szczegółowej specyfikacji dla poszczególnych elementów dokumentu.

Zatwierdził – akronim Operatora, który zatwierdził opis analityczny. Odtwierdzanie opisu analitycznego uzależnione jest ustawień konfiguracyjnych ( System/Konfiguracja/BI/Parametry) oraz ustawień na karcie Operatora (Zakładka: Parametry, podzakładka: Ogólne, sekcja: Modyfikacja opisu analitycznego).

Wzorzec – umożliwia wybór zdefiniowanego zestawu wartości opisu analitycznego

[Wypełnij] – automatyczne wypełnienie opisu analitycznego. Funkcjonalność umożliwia przepisywanie opisu analitycznego z elementu dokumentu na zakładkę opis analityczny dokumentu. Przykładowo jeżeli na kartach towarów będących elementami danego dokumentu został uzupełniony szablon opisu analitycznego to naciśnięcie tego przycisku spowoduje wypełnienie opisu zgodnie z tym szablonem. Dodatkowo pod przycisk można podpiąć funkcję serwerową, która będzie uzupełniała opis. Rysunki poniżej przedstawiają przykładowy szablon opisu analitycznego na karcie towarowej oraz dokument, w którym opis analityczny został według niego wypełniony.

Tabela na zakładce: Opis analityczny zawiera linie opisu analitycznego podzielone na kolumny:

Pozycja – w tej kolumnie określone jest, jakiego elementu dokumentu (lub całego dokumentu, jeśli jest to wzorzec <dokument>) dotyczy linia opisu.

Procent – zawiera informację o tym, jakiej części wartości elementu lub dokumentu dotyczy linia opisu (wyrażona w procentach)

Wartość – zawiera informację o tym, jakiej wartości elementu lub dokumentu dotyczy linia opisu.

Liczba i rodzaj pozostałych kolumn zależna jest od liczby zdefiniowanych w systemie wymiarów analitycznych i ustawień na definicji danego dokumentu. Każda z tych kolumn odpowiada jednemu z wymiarów i można ją uzupełniać tylko wartościami danego wymiaru.

Dodatkowo na zakładce: Opis analityczny definicji dokumentu można wprowadzić dopuszczalne wartości wymiarów, tzw. „krotki”. Przykładowo: na dokumencie wybrane jest centrum, kategoria finansowa oraz wymiar PIĄTKI. Dla Centrum są zdefiniowane następujące elementy: dział administracji, dział handlowy. Dla Kategorii: 411-01, 411-02, 411-03, 425-01, 425-02. Dla wymiaru PIĄTKI: produkcja podstawowa, koszty wydziałowe, koszty zarządu i administracji. Na poziomie zakładki: Opis analityczny definicji dokumentu można stworzyć odpowiednie kombinacje elementów. Przykładowo istnieje możliwość wykonania konfiguracji, aby wybierając na dokumencie centrum typu dział administracji istniała możliwość wybrania dla wymiaru PIĄTKI tylko elementu: koszty wydziałowe i dowolnego elementu z wymiaru Kategoria (pozostawienie pustego miejsca w kolumnie danego wymiaru oznacza możliwość wyboru na dokumencie każdego elementu tego wymiaru).

Opis analityczny z poziomu listy dokumentów

W programie Comarch ERP XL umożliwiono wykonywanie opisu analitycznego jednocześnie dla wielu dokumentów. Opcja ta dostępna jest z poziomu: Listy dokumentów handlowych, dla następujących grup:

oraz z poziomu listy zamówień.

Opisu analitycznego z listy dokumentów można dokonać:

Podczas dokonywania opisu analitycznego według wzorca, w oknie parametrów opisu należy wskazać: jakie typy dokumentów spośród zaznaczonych na liście powinny zostać opisane oraz z użyciem jakiego wzorca. Domyślnie opisowi analitycznemu z listy podlegają dokumenty nieopisane, ale za pomocą opcji: Zastosuj dla dokumentów, umożliwiono podmianę już istniejącego na dokumentach opisu, pod warunkiem, że nie jest on zatwierdzony.

Analogicznie w przypadku wybrania opcji ‘Opisz anal. Zaznaczone’ . Użytkownik wykorzystując parametry: Wypełnij opis dla dokumentów ma możliwość zadecydowania, czy uzupełnić opis na dokumentach nieopisanych, czy dodatkowo podmienić go na dokumentach, na których opis analityczny już istnieje.

Dodatkowo w systemie dostępny jest zakaz dla Operatora: Opisz analitycznie listę dokumentów handlowych, który blokuje użytkownikowi możliwość dokonywania seryjnego opisu analitycznego z listy dokumentów.

Wzorce opisu analitycznego

Opis analityczny dokonywany na dokumencie może być wprowadzony „ręcznie” bądź z wykorzystaniem procedury, która generuje wartości opisu analitycznego na podstawie wartości domyślnych, wprowadzonych na kartach obiektów (np. kartotekach towarowych lub środków trwałych). W niektórych sytuacjach dokumenty mogą być opisywane zgodnie ze stałym zestawem wartości, tzw. wzorcem opisu analitycznego (np. cyklicznie otrzymywane dokumenty kosztowe).

Definiowanie wzorca opisu analitycznego możliwe jest z poziomu:

Lista: Wzorce opisu analitycznego

Lista wzorców wyświetlana jest w układzie:

Wzorce opisu analitycznego posortowane są według kodu.

Na liście istnieje możliwość filtrowania wzorców według zbudowanego filtra (pole Filtr). Lista umożliwia także wyświetlenie wzorców nieaktywnych (parametr: Archiwalne).

Czynności możliwe do wykonania z poziomu listy:

Formularz wzorca opisu analitycznego

Formularz wzorca opisu zawiera parametry opisane w poniższej w tabeli.

Parametry	Uwagi
Kod	Kod wzorca
Nazwa	Nazwa wzorca
Obiekt	Typ dokumentu lub słownik (Pracownicy, Towary, Środki trwałe), dla którego tworzony jest wzorzec opisu
Rodzaj wzorca	Proponowany lub Obowiązkowy
Archiwalny	Wzorzec archiwalny nie jest możliwy do wybrania na obiekcie
Element opisu	Szablon linii opisu analitycznego
Wprowadził	Identyfikator operatora
Modyfikował	Identyfikator operatora

Elementy opisu analitycznego prezentowane są w układzie:

W zależności od rodzaju kwoty wskazanej w definicji wzorca, na dokumentach prezentowane będą następujące wartości:

Zbudowany wzorzec opisu analitycznego jest gotowy do wybrania na dokumencie/obiekcie na zakładce: Opis analityczny w polu: Wzorzec z rozwijaną listą dostępnych dla danego obiektu wzorców. Wybór wzorca skutkuje automatycznym wypełnieniem opisu analitycznego na dokumencie/obiekcie.

Obsługa wzorców na kartach obiektów i dokumentów

Na kartach obiektów (pracownik, towar, środek trwały) lub dokumentów można wykorzystać zdefiniowany wcześniej wzorzec bądź utworzyć na podstawie wprowadzonych wartości nową definicję.

Użycie wzorca polega na wyborze wartości z listy wzorców przyporządkowanych do danego typu obiektu/dokumentu – po wskazaniu danego wzorca wygenerowane zostaną linie opisu analitycznego zgodnie z zestawieniem podanym we wskazanej definicji.

Jeżeli wzorzec został zdefiniowany jako obowiązkowy, nie będzie możliwości modyfikacji wygenerowanego opisu analitycznego. W przypadku wzorca proponowanego opcje służące do dodania/edycji/usunięcia pozycji opisu analitycznego będą aktywne.

Tym samym, Użytkownik nie musi samodzielnie uzupełniać każdej linii opisu analitycznego – co wymaga podania wartości procentowych oraz wyboru odpowiednich elementów wymiarów dla każdej pozycji – wskazuje tylko zdefiniowany wcześniej Wzorzec, uzyskując ten sam efekt w krótszym czasie.

Istniejący już wzorzec opisu analitycznego może zostać skopiowany przy pomocy standardowej opcji „Ctrl” + „Ins” wykonywanej z poziomu listy: Wzorce opisu analitycznego. Można także posłużyć się funkcjonalnością kopiowania wzorca z definicji innego dokumentu/obiektu. Po wyborze przycisku opisanego jako „Kopiuj z definicji innego dokumentu” pojawia się dostępna lista wzorców opisu analitycznego.

Po wyborze parametru „Dopisać do istniejących” do edytowanej definicji dokumentu zostaną dodane wskazane wzorce. Jeżeli natomiast zostanie wybrana opcja „Zastąpić nimi istniejące” na edytowanej definicji dokumentu zostaną usunięte dotychczasowe wzorce, a dodane te, które zostały wybrane przez Użytkownika.

Definiowanie wymiarów analitycznych

W systemie dostępne są predefiniowane wymiary analityczne typu: Centrum, Kategoria, Projekt, Lokalizacja. Dodatkowo użytkownik ma możliwość dodawania wymiarów według własnych potrzeb.

Kategorie finansowe

Kategorie finansowe są wymiarem systemowym, na podstawie którego wykonywane są raporty controllingowe przychodów i kosztów. Predefiniowane są cztery kategorie główne:

Koszt – dokumenty kosztowe
Przychód – dokumenty stanowiące przychód
Nie-Koszt – wydatki nie będące kosztem
Nie-Przychód – wpływy nie stanowiące przychodu

W module Księgowość, na kategorii finansowej typu Koszt, użytkownik ma możliwość odzwierciedlenia na przykład struktury kosztów układu rodzajowego, do której następnie może odwołać się z poziomu zakładki: Opis analityczny dokumentów, wybierając odpowiednie elementy (przykładowo konta zespołu 4 z planu kont) w kolumnie o nazwie Kategoria.

Każda z czterech głównych kategorii finansowych może mieć wielopoziomową strukturę (zawierać dowolnie wiele podkategorii). Na końcu takiego łańcucha znajdują się elementy kategorii. Elementy kategorii mogą przybrać jedną z trzech postaci:

Typu słownikowego (element wymiaru) – element zdefiniowany jest „na sztywno” jako element wymiaru.

Typu „Z planu kont” – elementem jest konto wybrane z planu kont. Przykładowo jeżeli na formatce elementu wymiaru wskazane jest konto syntetyczne 425, wybranie tego elementu na zakładce: Opis analityczny dokumentu spowoduje wyświetlenie listy ze strukturą planu kont konta 425, tj. konto syntetyczne plus konta analityczne. Przy takiej konfiguracji dodanie lub usunięcie konta księgowego w planie kont w ramach struktury konta wskazanego w wymiarze powoduje automatyczną aktualizację jej elementów.

Wybranie na formatce elementu wymiaru obok opcji: z planu kont, dodatkowo również opcji: Materializuj wymiar spowoduje skopiowanie na wymiar struktury planu kont konta wskazanego na wymiarze, czyli nastąpi przypięcie na wymiar kont analitycznych tego konta jako elementów wymiaru analitycznego. Przy takiej konfiguracji dodanie nowego konta analitycznego w planie kont pod konto syntetyczne wskazane na wymiarze, wymaga dodatkowo wykonania przez użytkownika, czynności aktualizacji wymiaru poprzez ponowne wybranie opcji Materializuj wymiar. Wtedy nowe konto analityczne zostanie dodane do wymiaru jako element wymiaru.

Typu SQL – służy do zaawansowanego projektowania kategorii finansowej. Przy pomocy składni SQL można określić warunki (składnią klauzuli WHERE), na podstawie których zwrócony zostanie słownik wskazanych wartości. Kategoria typu SQL jest kategorią dynamiczną – oznacza to, że lista jej elementów jest aktualizowana w chwili jej wyświetlania. Przykładowo: select kks_konto as ‘Numer konta’, kks_nazwa as ‘Nazwa konta’ from cdn.konta where kks_konto like ‘4%’ and kks_analityka=1 and kks_rok=2020, wyświetli listę wszystkich kont analitycznych układu 4 w roku obrachunkowym 2020.

Lista wymiarów i warunków

W analogiczny sposób do wymiaru Kategorie finansowe tworzone są wymiary analityczne definiowane przez użytkownika. Możliwość dodawania wymiarów dostępna jest z poziomu Listy wymiarów i warunków. Lista ta w odróżnieniu od listy Kategorie finansowe, posiada zakładkę Procedury, na której istnieje możliwość ustalenia warunków, na jakich będą opisywane analitycznie poszczególne grupy dokumentów za pomocą przycisku na zakładce: Opis analityczny opisywanego dokumentu.

Centrum

Kolumna Centrum na zakładce Opis analityczny dokumentu jest odpowiednikiem Struktury kosztowej – drugiej zakładki Struktury firmy zlokalizowanej w module Administrator. Centrum jest wymiarem predefiniowanym przez system. Elementy struktury kosztowej definiowane są w formie drzewiastej i stanowią miejsce powstawania kosztów. W polu: Konto na elemencie istnieje możliwość wskazania konta księgowego, którego będzie wykorzystane podczas księgowania w oparciu o opis analityczny. Istnieje również możliwość wprowadzenia dowolnego ciągu alfanumerycznego, który następnie może być wykorzystany do stworzenia nowego konta księgowego za pośrednictwem schematu księgowego.

Projekty

Projekty to również wymiar systemowy, za pomocą którego można opisywać analitycznie dokumenty. Podobnie jak w przypadku Centrum, pole Konto na elemencie wymiaru wypełniane jest konkretnym kontem z planu kont lub dowolnym ciągiem alfanumerycznym. Elementy wymiaru Projekt wybierane są przez Użytkownika na opisie analitycznym dokumentu w kolumnie Projekt.

Lokalizacja

Wymiar Lokalizacja dostępny jest z poziomu listy słowników kategorii. Podobnie jak wymiary: Kategorie finansowe, Centrum, Projekt, jest również wymiarem predefiniowanym przez system, budowanym w sposób analogiczny do pozostałych wymiarów analitycznych. Pole: Konto na elemencie wymiaru może być wypełnione konkretnym kontem z planu kont lub dowolnym ciągiem alfanumerycznym. Elementy wymiaru Lokalizacja wybierane są przez Użytkownika na opisie analitycznym dokumentu w kolumnie Lokalizacja.

Tworzenie schematu księgowego w oparciu o Oblicz dla: Opisu analitycznego

W celu zaksięgowania dokumentu w oparciu o opis analityczny, należy odpowiednio zdefiniować schemat księgowy. Pozycje schematu księgowego odnoszące się do zakładki Opis analityczny dokumentu należy zdefiniować w oparciu o Oblicz dla: Opisu analitycznego. W polu Kwota należy wybrać Wartość – jest to kwota w danej linii opisu analitycznego. W polu Konto księgowe można odwołać się do jednego z dostępnych, pod przyciskiem Konto księgowe, wymiarów analitycznych (np. @KATEGORIA), co oznacza księgowanie bezpośrednio na konto przypięte do wybranego na dokumencie elementu wymiaru. Inną możliwością, jeśli chodzi o Konto księgowe, jest zaznaczenie opcji: Wyrażenie, Załóż konto, co pozwoli na stworzenie nowego konta księgowego w oparciu o odpowiednie elementy wymiarów analitycznych.
Rysunek przedstawiony poniżej prezentuje pozycję schematu księgowego zbudowaną w oparciu o opis analityczny, zawierającą wyrażenie zakładające konta zespołu 5 w oparciu o oznaczenia alfanumeryczne wprowadzone w polu Konto na elementach wymiarów analitycznych. Kolejne poziomy konta zespołu 5 zbudowane są z następujących wymiarów:

PIĄTKI – Centrum – Kategoria

Elementy wymiaru PIĄTKI mają przypięte konta syntetyczne: 527-produkcja podstawowa, 502- koszty wydziałowe, 503-koszty zarządu i administracji.
Na wymiar Centrum przypięte są elementy odpowiadające miejscom powstawania kosztów. Przykładowo: dział administracji z oznaczeniem w polu Konto 01, dział handlowy z oznaczeniem 02, dział księgowy z oznaczeniem 03, dział produkcji z oznaczeniem 04 itp.
Wymiar Kategoria odzwierciedla strukturę planu kont dotyczącą kosztów układu rodzajowego. W przypadku konta Kategorii została zastosowana funkcja sub, co umożliwia wycięcie z konta Kategorii określonej liczby znaków.

Księgowanie dokumentu w oparciu o Opis analityczny

Po zdefiniowaniu schematu księgowego w oparciu o opis analityczny, kolejnym etapem w księgowaniu kosztowym lub przychodowym dokumentu, jest opisanie analityczne dokumentu. Poniższy rysunek prezentuje zakładkę: Opis analityczny dokumentu, na której rozbito analitycznie koszty na odpowiednie elementy wymiarów analitycznych.

Po uzupełnieniu zakładki Opis analityczny na dokumencie, można przystąpić do księgowania dokumentu schematem księgowym zbudowanym w oparciu o Oblicz dla: Opisu analitycznego. Poniższy rysunek prezentuje rozksięgowanie kosztowe dokumentu na konta zespołu 4 i konta zespołu 5. Konta zespołu 5 są zakładane w planie kont w momencie księgowania dokumentu (wyświetlane są w kolorze zielonym na zakładce Dekretacja dokumentu).