Realizacja zlecenia serwisowego
Etapy realizacji zlecenia serwisowego
Operacja realizacji zlecenia to proces składający się z następujących operacji:
- przyjęcie zlecenia do realizacji – operator uznaje, że może rozpocząć realizację zlecenia,
- potwierdzenie zlecenia – operator uznaje, ze informacje zapisane na zleceniu są wystarczające do tego, aby zlecenie zostało potwierdzone,
- wydanie materiałów z magazynu (dokumentem RW); możliwe jest wydanie tylko materiałów o typie: Koszt serwisu;
- wygenerowanie zamówienia zakupu lub zamówienia wewnętrznego,
- wygenerowanie dokumentu handlowego (FS, FSE, WZ, WZE, PA) – umożliwia zapłatę z tytułu wykonania zlecenia,
- realizacja/zamknięcie zlecenia – jeżeli zostało zakończone wykonywanie czynności związanych ze zleceniem i nie będą już wystawiane żadne dokumenty, wtedy można nadać zleceniu status: Zrealizowane. Możliwe jest również zamknięcie potwierdzonego zlecenia. Może tak się zdarzyć, gdy z jakichś powodów realizacja zlecenia została przerwana i nie będzie kontynuowana. Wtedy zleceniu można nadać status: Zamknięte potwierdzone. Wszystkie rezerwacje zostaną wtedy usunięte i nie ma możliwości dalszej realizacji zlecenia. Zamknięcie zlecenia będzie możliwe, jeżeli dokumenty z nim związane nie znajdują się w buforze.
Przyjęcie zlecenia do realizacji
Realizacja zlecenia rozpoczyna się po zaznaczeniu parametru: Do realizacji. Ze stanu: Niepotwierdzone, zlecenie przechodzi w stan: Do realizacji.
Operacje możliwe do wykonana na dokumencie w stanie: Do realizacji:
- Dodawanie, edycja i usuwanie czynności serwisowych – pod warunkiem, że z usuwanych czynności nie zostały wygenerowane dokumenty handlowe oraz przy usuwaniu czynności zostanie jedna (nie można usunąć wszystkich czynności).
- Dodawanie, edycja i usuwanie składników serwisowych – pod warunkiem, że z usuwanych składników nie zostały wygenerowane dokumenty handlowe. Jeśli na składniki znajdujące się na dokumencie zostały już utworzone rezerwacje, wtedy podczas edycji ilości składnika (która jeszcze nie została zrealizowana) przy modyfikacji w dół, ilość w związanych rezerwacjach odpowiednio się zmniejsza, natomiast przy modyfikacji w górę, rezerwacje zostaną utworzone po uruchomieniu funkcji: Rezerwuj zasoby.
- Edycja daty realizacji na czynnościach serwisowych.
- Generowanie wszystkich dokumentów.
Dokument zlecenia, który jest w stanie: Do realizacji można anulować tylko wtedy, gdy z dokumentu zlecenia nie wygenerowano jeszcze żadnego dokumentu handlowego.
Dokument będący w stanie: Do realizacji można zamknąć tylko wtedy, gdy z dokumentu nie wygenerowano jeszcze dokumentów lub są wszystkie zatwierdzone.
Potwierdzenie zlecenia serwisowego
Zlecenie przyjęte do realizacji należy następnie potwierdzić. Operację potwierdzenia można wykonać:
- zaznaczając parametr: Potwierdzenie zlecenia, w oknie: Zlecenie serwisowe na zakładce Potwierdzenie lub
- zaznaczając jedno lub wiele zleceń na liście i wybierając z menu kontekstowego, wyświetlonego po naciśnięciu prawego klawisza myszy, opcję: Zatwierdź lub Zatwierdź zaznaczone.
Potwierdzenie zlecenia powoduje: Zdarzają się sytuacje, gdy należy przywrócić zleceniu status: Niepotwierdzone. Może tego dokonać operator, który: Operacja taka nazywa się: Otwarcie zlecenia i jest dostępna dla pojedynczego, zatwierdzonego zlecenia, wskazanego na liście. Należy spośród opcji dostępnych spod prawego klawisza myszy, wybrać opcję: Otwórz. Otwarcie zlecenia spowoduje usunięcie wszystkich dotychczasowych rezerwacji oraz zmianę statusu zlecenia. Dla zleceń serwisowych generowanie poniższych dokumentów przebiega według następujących reguł i dotyczy pozycji zapisanych na zakładkach: Składniki oraz Zasoby. Dokument RW może zostać wygenerowany z okna: Zlecenie serwisowe (dla wszystkich pozycji na dokumencie) z zakładki: Ogólne lub zakładki: Dokumenty. Przepisywane są pozycje z zakładki: Składniki – pozycja o typie: koszt serwisu. Dokumenty Zamówienia zakupu, Zamówienia wewnętrznego i Zamówienia zakupu na kooperację można wygenerować z dokumentu Zlecenia serwisowego z zakładki: Ogólne i zakładki: Dokumenty oraz z listy zleceń. Pozycje jakie pojawią się na zamówieniu będą przepisywane z zakładki Składniki. Funkcjonalność Zamówienie zakupu na kooperację pozwalająca na złożenie zamówienia zakupu u innego kontrahenta na wykonanie usługi z czynności zlecenia serwisowego. Wygenerowanie zamówienia na kooperację jest możliwe z poziomu dokumentu zlecenia, a także listy zleceń i obejmuje wskazane czynności z danego zlecenia lub wszystkie czynności ze wskazanych ZSR. W wyniku generowania zamówienia zakupu na usługę kooperacji powstanie jedno lub kilka ZZ, w zależności od wybranych opcji w oknie Generowanie zamówień (wg istniejących reguł generowania zamówień). Po zrealizowaniu zamówienia zakupu na kooperację następuje aktualizacja kosztów wykonania usługi na zleceniu, widocznych na zakładce Kalkulacja. Wartość usługi potwierdzona na dokumencie handlowym związanym z ZZ, zostanie przypisana jako koszt danej czynności na zleceniu serwisowym. W sytuacji, gdy na zamówieniu ilość usługi zostanie zmieniona, wówczas na zlecenie serwisowe koszt zostanie naliczony proporcjonalnie, zgodnie z ilością na ZSR. Aktualizacja ww. kosztów nastąpi w momencie wartościowego zatwierdzenia dokumentu realizującego ZZ. Dokumenty FS, FSE, WZ, WZE oraz PA mogą zostać wygenerowane z dokumentu Zlecenia serwisowego z zakładki: Ogólne oraz zakładki: Dokumenty Przepisywane są następujące pozycje: Z dokument Zamówienia sprzedaży istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia serwisowego na pozycje typu usługa, koszt oraz towar. Towar typu A-Vista zostanie dodany do dokumentu zlecenia jako czynność. Pozycje typu towar, produkt są przenoszone na zlecenie jako urządzenia, pod warunkiem, że na ich karcie, na zakładce Serwis zaznaczony został parametr ‘Rejestruj urządzenie przy sprzedaży’. W przeciwnym razie pozycje będą pomijane na zleceniu, o czym Użytkownik zostanie poinformowany. Jednocześnie dla tych pozycji, które na dokumencie zlecenia będą stanowić urządzenia, generowane będą w tle stosowne karty urządzenia. Na karcie urządzenia powstałej w trakcie generowania ZSR do ZS jako rodzaj urządzenia będzie wskazywana grupa wybrana na karcie towaru na zakładce {Serwis}. Dokument Zlecenia może być generowany bezpośrednio z dokumentu ZS po zaznaczeniu pozycji lub z Listy zamówień sprzedaży. Na dokument ZSR są przekazywane zaznaczone elementy z zamówienia, jeżeli generowanie zlecenia odbywa się z poziomu zamówienia sprzedaży. W przypadku generowania ZSR z poziomu listy zamówień na dokument zostaną przeniesione wszystkie (spełniające warunki) elementy z zaznaczonych dokumentów zamówień. Dokument ZSR można wygenerować z elementu reklamacji RLS. Z modułu CRM w ramach wizyty handlowej na elemecie: Realizacja zlecenia serwisowego możliwe jest zarejestrowanie ZSR, a także jego edycja i usunięcie. Na elemencie wizyty: Realizacja czynności serwisowych możliwe jest przypisanie zarejestrowanych czynności serwisowych oraz ich realizacja. Po wygenerowaniu dokumentów handlowych ze zleceń, zlecenie to nadal będzie miało status: W realizacji. Aby zmienić status takiego zlecenia, należy: Zaznaczenie opcji powoduje, że zlecenie zmieni status na: Zamknięte. Niezrealizowane rezerwacje, wynikające ze zlecenia zostaną usunięte. W przypadku, gdy żądana ilość nie może zostać zrealizowana, na dokument zostanie przepisana ilość, jaka jest dostępna. W przypadku, gdy całkowicie brakuje zasobów potrzebnych na pokrycie żądanej ilości – pozycja nie zostanie przepisana na dokument. W momencie potwierdzenia zlecenia, dla składników zlecenia generowane są rezerwacje. To, czy blokują one ilość na magazynie zależne jest od ustawienia parametru: Rezerwacje blokują towar na magazynie oraz rezerwuj zasoby, w definicji dokumentu (moduł: Administrator, okno: Definicja dokumentu, zakładka: Ogólne). Istotne jest tu również zaznaczenie parametru: Rezerwacje blokują towar na magazynie (dla zleceń serwisowych) w konfiguracji. W systemie Comarch ERP XL funkcjonują rodzaje rezerwacji: Rezerwacja na zasobach polega na wiązaniu rezerwacji z zasobami w magazynach i tym samym blokowanie związanych zasobów. Zasoby rezerwowane są automatycznie, bądź poprzez wskazanie zasobu przez operatora. Do jednej rezerwacji będzie można przypisać jedną dostawę i magazyn. Jeden element zlecenia może generować wiele rezerwacji. Z poziomu elementu zlecenia można wykonać, zmieniać i usuwać przypisanie dostaw do rezerwacji. Rezerwacje ilościowe to rezerwacje, które nie mają przypisanych zasobów. O kolejności ich realizacji decydują priorytety. Jeżeli w systemie istnieje rezerwacja o wyższym priorytecie, rezerwacja o niższym priorytecie będzie dopuszczona do realizacji tylko wówczas, gdy po tej operacji na magazynie pozostanie jeszcze wystarczająca ilość towaru do zrealizowania rezerwacji o wyższym priorytecie. Dokładny opis zakładki: Rezerwacje w oknie: Historia towaru, znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż. Przedstawione tutaj przykłady przedstawiają tylko niektóre, bardzo uproszczone modele pracy z modułem: Serwis. W rzeczywistości możliwa jest obsługa znacznie bardziej złożonych procesów, których organizacja zależy od indywidualnych wymagań Użytkownika. Najprostszy schemat to wystawienie zlecenia, potwierdzenie i wystawienie faktury sprzedaży dla klienta. Na fakturze zostaną wyszczególnione wszystkie elementy składające się na wykonaną usługę (zarówno usługi cząstkowe, jak i artykuły pobrane z magazynu). W bardziej złożonej sytuacji do jednego zlecenia można wystawić kilka faktur rozliczających np. kolejne etapy wykonania usługi. Proponowane faktury są otwarte do edycji – do chwili zatwierdzenia można na nie wprowadzać wszelkie zmiany (również dodawać pozycje niezwiązane ze zleceniem). Możliwość wystawienia dokumentu: Rozchód wewnętrzny, do zlecenia została przewidziana po to, aby umożliwić obsługę przypadków uszkodzenia pewnych elementów lub części, bądź gdy istnieje potrzeba odnotowania innych ubytków w magazynie. Na dokumencie RW, zapisane są koszty poniesionych strat/ubytków, a ich wartość wchodzi w skład całkowitego kosztu zlecenia. Kosztami tymi nie obciąża się klienta. Dla uzyskania pewności, że składniki potrzebne do realizacji zlecenia będą dostępne w magazynie w chwili wykonywania usługi, należy, potwierdzając zlecenie, dokonać ich rezerwacji. To, czy rezerwacja zostanie założona, zależy od parametru ustawianego podczas konfiguracji systemu. Jeśli części składników brakuje – można z poziomu zlecenia utworzyć odpowiednie zamówienie. Kolejnym krokiem będzie wystawienie dokumentu handlowego: Faktury sprzedaży. W wersji Comarch ERP XL 2016.3.1 została udostępniona możliwość synchronizacji zleceń serwisowych ZSR przy współpracy z Comarch Mobile Serwis 2016.6. Operator pracujący w Comarch ERP XL może: Serwisant pracujący w aplikacji mobilnej Comarch Mobile Serwis może:
Dokumenty wystawiane podczas realizacji zlecenia serwisowego
Rozchód wewnętrzny (RW)
Zamówienie zakupu (ZZ), Zamówienie wewnętrzne (ZW), Zamówienie na kooperację (ZZ)
Faktura sprzedaży (FS, FSE), wydanie zewnętrzne (WZ, WZE), paragon (PA)
Generowanie Zlecenia serwisowego z Zamówienia sprzedaży
Nadawanie zleceniu statusu: Zamknięte
Realizacja ilości na dokumentach
Rezerwacje
Rezerwacje
Przykładowe schematy pracy z modułem: Serwis
Wstęp
Zlecenie – Faktura
Zlecenie – Rozchód wewnętrzny – Faktura
Zlecenie – Rezerwacja – Zamówienie – Faktura
Współpraca z aplikacją Comarch Mobile Serwis
Współpraca z aplikacją Comarch Mobile Serwis