Zamykanie okresów operacji handlowych
W Comarch ERP XL istnieje możliwość definiowania i zamykania okresów operacji handlowych.
Okresy operacji handlowych określa się w module Administrator na zakładce Firma po wybraniu funkcji Okresy operacji handlowych.
Uprawnienie do określania okresu operacji handlowych i wykonywania czynności w ramach zamkniętego okresu operacji handlowych określa się na karcie operatora, na zakładce: Parametry/Handlowe.
Po zaznaczeniu parametru Zamykanie okresu operacji handlowych, operator uzyskuje prawo do dodawania, usuwania i zamykania okresu operacji handlowych co widoczne jest w aktywnych ikonach funkcji w oknie okresów operacji handlowych:
[Dodaj] – służy dodaniu nowego okresu operacji handlowych.
[Usuń] – usuwa otwarty okres operacji handlowych.
[Zamknij/Otwórz] – zamyka lub otwiera wskazany okres. Aby zamknąć lub otworzyć okres, operator musi mieć zaznaczony parametr na karcie operatora: Zamykanie okresu operacji handlowych.
W oknie znajduje się lista okresów, wyświetlana w układzie kolumn:
Data – od, do – daty graniczne okresu operacji handlowych. Domyślnie wprowadzany jest okres od bieżącej daty do końca miesiąca, jednak daty graniczne okresu mogą ulec modyfikacji. Modyfikacja następuje prze kliknięcie w odpowiedniej kolumnie i wprowadzeniu właściwej daty.
Status – status okresu może być otwarty lub zamknięty. Wprowadzany okres jest zawsze otwarty, natomiast zamknięcie następuje po zaznaczeniu okresu i naciśnięciu przycisku:
[Zamknij].
Data zamknięcia – wprowadzana automatycznie data zamknięcia okresu.
Operator – wprowadzany automatycznie identyfikator operatora, który dokonał zamknięcia okresu.
Niemożliwe będzie zamknięcie operacji handlowych, jeśli istnieją w nim dokumenty w buforze lub posiadające nieustalony koszt (odznaczony parametr: Ustalona wartość dostawy)
Po zaznaczeniu parametru Zamykanie okresu operacji handlowych, operator uzyskuje także prawo do wykonywania czynności, których kluczowa data mieści się w okresie zamkniętym (np. nie może wystawić faktury sprzedaży z datą, która mieści się w ramach zamkniętego okresu lub faktury zakupu, której data wpływu, również została określona w tym przedziale czasowym). Jeżeli taką czynność próbuje wykonać operator bez uprawnień, wtedy zostanie wyświetlony komunikat o zamknięciu operacji handlowych i niemożności wykonania takiej czynności, np. zmiany daty wystawienia faktury sprzedaży na taką, która mieści się w zamkniętym okresie. Jeśli operator posiada odpowiednie uprawnienia, może wystawić dokumenty, których kluczowa data zawiera się w zamkniętym okresie, lecz zostanie on o tym ostrzeżony. Również zmiana daty kluczowej na należącą do zamkniętego okresu handlowego dla dokumentu znajdującego się w buforze wymaga odpowiednich uprawnień operatora.
Określony został okres operacji handlowych – od 01.01.2019 do 31.01.2019. Okres ten został zamknięty przez operatora: HK, który ma zaznaczony parametr: Zamykanie okresu operacji handlowych. Po zamknięciu okresu, operator: WW, który na karcie operatora nie ma zaznaczonego uprawnienia: Zamykanie okresu operacji handlowych, próbuje wystawić fakturę sprzedaży z datą 28.01.2019, czyli taką, która mieści się w ramach zamkniętego okresu operacji handlowych. Po wprowadzeniu tej daty zostanie wyświetlony komunikat informujący o tym, że zmiana daty nie jest możliwa, gdyż mieści się w okresie zamkniętym dla operacji handlowych:
Jeżeli próbę zmiany daty na 28.01.2019 wykona operator HK z uprawnieniem, wyświetlą się komunikaty ostrzegawcze, ale zmiana daty i zatwierdzenie dokumentu będzie możliwe:
Zatwierdzenie dokumentu także będzie możliwe:
.Daty kluczowe dokumentów
Poniższe tabele zawierają wykaz najważniejszych dat dla poszczególnych dokumentów w systemie Comarch ERP XL. Daty kluczowe wyświetlane są na czerwono
Daty kluczowe dokumentów handlowych
| Dokument | TrN_Data2 | TrN_Data3 | TrN_DataMag | TrN_VatRok + TrN_VatMiesiac + TrN_VatDzien | TrN_DataOdprawy/Potwierdzenia | TrN_DataWysylki |
| FS | wystawienia | sprzedaży | wydania | rozchodu | – | – |
| (S) FS | wystawienia | sprzedaży | – | rozchodu | – | – |
| FSK | wystawienia | korekty | przyjęcia | rozchodu | – | – |
| (S) FSK | wystawienia | korekty | – | rozchodu | – | – |
| FSE | wystawienia | sprzedaży | wydania | – / rozchodu | odprawy/ potwierdzenia | wysyłki |
| FKE | wystawienia | korekty | przyjęcia | – / rozchodu | odprawy/ potwierdzenia | wysyłki |
| FW | wystawienia | sprzedaży | wydania | – | – | – |
| FWK | wystawienia | korekty | przyjęcia | – | – | – |
| FZ | wystawienia | zakupu | przyjęcia | wpływu | – | – |
| (S) FZ | wystawienia | zakupu | – | wpływu | – | – |
| FZK | wystawienia | korekty | wydania | wpływu | – | – |
| (S) FZK | wystawienia | korekty | – | wpływu | – | – |
| MMW | wystawienia | wydania | – | |||
| MMP | wystawienia | – | przyjęcia | – | – | – |
| PA | wystawienia | sprzedaży | wydania | – | – | – |
| PAK | wystawienia | korekty | przyjęcia | – | – | – |
| PW | wystawienia | – | przyjęcia | – | – | – |
| PWK | wystawienia | – | wydania | – | – | – |
| PZ | wystawienia | zakupu | przyjęcia | wpływu | – | – |
| PZK | wystawienia | korekty | wydania | wpływu | – | – |
| PZI | wystawienia | zakupu | przyjęcia | wpływu | – | – |
| PKI | wystawienia | korekty | wydania | wpływu | – | – |
| RW | wystawienia | – | wydania | – | – | – |
| RWK | wystawienia | – | przyjęcia | – | – | – |
| WZ | wystawienia | sprzedaży | wydania | – | – | – |
| WZK | wystawienia | korekty | przyjęcia | – | – | – |
| WZE | wystawienia | sprzedaży | wydania | – | – | – |
| WKE | wystawienia | korekty | przyjęcia | – | – | – |
| DP | wystawienia | operacji | – | – | – | – |
| FRR | wystawienia | zakupu | przyjęcia | wpływu | ||
| FRK | wystawienia | korekty | wydania | wpływu | ||
| RS | wystawienia | sprzedaży | – | rozchodu | ||
| RSK | wystawienia | korekty | – | rozchodu | ||
| KK | wystawienia | sprzedaży | wydania | |||
| FZL | wystawienia | zakupu | przyjęcia | wpływu | ||
| KZL | wystawienia | korekty | wydania | wpływu | ||
| FSL | wystawienia | sprzedaży | wydania | rozchodu | ||
| KSL | wystawienia | korekty | przyjęcia | rozchodu | ||
| WKA | wystawienia | sprzedaży | wydania | |||
| WKK | wystawienia | korekty | przyjęcia | |||
| PKA | wystawienia | zakupu | przyjęcia | |||
| PKK | wystawienia | korekty | wydania | – | – | – |
Daty kluczowe dokumentów importowych
| Dokument | ImN_DataWystawienia | ImN_DataZakupu | ImN_DataZakupu |
| FAI | wystawienia | zakupu | wpływu |
| Dokument | SaN_ DataZgloszenia | SaN_ DataWplywu | SaN_VatRok + SaN_VatMiesiac + SaN_VatDzien | SaN_ DataPrzyjecia |
| SAD | zgłoszenia | wpływu | – | – |
| SSC | zgłoszenia | wpływu | – | przyjęcia |
| FWS | zakupu | wystawienia | VAT / obowiązku pod. (tooltip: data powstania obowiązku podatkowego) | – |
| FWZ | zakupu | wystawienia | VAT (Jw.) tylko wyświetlana | – |
Inne elementy systemu Comarch ERP XL z kontrolą daty kluczowej
Tabelka VAT dokumentów
Kontrola daty kluczowej dotyczy również tabelki VAT dokumentów. W czasie edycji tabelki VAT sprawdzane jest czy data TrN_VatRok + TrN_VatMiesiac + TrN_VatDzien nie zawiera się w zamkniętym okresie operacji handlowych.
Comarch ERP XL API
Kontrola daty kluczowej dotyczy również dokumentów handlowych wystawianych poprzez Comarch ERP XL API. Jeśli operator, na którego zalogowaliśmy się do API nie ma uprawnień do operacji w zamkniętych okresach operacji handlowych funkcje API zwrócą odpowiednie błędy (np. funkcja XLNowyDokument zwraca w tym przypadku błąd o numerze 3000 – Utworzenie dokumentu jest niemożliwe, gdyż data bieżąca należy do zamkniętego okresu operacji handlowych).
Inwentaryzacja
Zamknięcie okresu operacji handlowych ma również znaczenie przy zamykaniu inwentaryzacji. Nie jest możliwe zamknięcie inwentaryzacji jeśli data zamknięcia inwentaryzacji miałaby należeć do zamkniętego okresu handlowego.