Obsługa programu lojalnościowego
W wersji 2017.1 dodane zostały proste mechanizmy do obsługi programów lojalnościowych, polegające na gromadzeniu punktów przez kontrahentów i ich wykorzystywaniu w postaci nagród lub budżetów rabatowych.
Konfiguracja programu lojalnościowego
W zależności od programu lojalnościowego firmy liczenie punktów ze sprzedaży możemy ustawić za pomocą:
- Przelicznika w konfiguracji, co oznacza, że liczenie odbywa się dla sumy z dokumentu i jest zapisywane oraz prezentowane na nagłówku,
- Przelicznika na towarach, czyli punkty wyliczane i prezentowane są na pozycjach z towarami objętymi punktami lojalnościowymi.
Przelicznik punktów pozwala na ustawienie wielkości sprzedaży, za którą naliczona zostaje określona ilość punktów.
Dodanie przelicznika w odpowiednim miejscu systemu warunkuje sposób wyliczania i zapisywania punktów na dokumentach. Przy czym w pierwszej kolejności sprawdzane jest ustawienie w konfiguracji CRM. Jeśli na dany dzień nie został tam ustawiony przelicznik, wówczas ‘przeszukiwane’ są karty towarów znajdujących się na dokumencie.
Ustawienie przelicznika w konfiguracji
W konfiguracji Systemu na zakładce CRM w obszarze Program lojalnościowy za pomocą plusa należy dodać przelicznik naliczania punktów lojalnościowych.
Konfiguracja przelicznika pozwala określić:
- Okres jego obowiązywania: Data od i Data do
- Wartość przelicznika, czyli Ilość punktów przypadającą na określoną wartość
- Rodzaj wartości uwzględnianej do wyliczeń: brutto lub netto
- Sposób naliczania punktów: progowo (po przekroczeniu ustawionej w przeliczniku wartości lub jej wielokrotności naliczana jest określona ilość punktów lub jej wielokrotność) lub proporcjonalnie (punkty wyliczane są za każdy wydany grosz).
Ustawienie przelicznika na karcie towaru
Na wzorcu towaru lub na karcie towaru na zakładce Inne za pomocą plusa należy dodać przelicznik naliczania punktów lojalnościowych.
Konfiguracja przelicznika pozwala określić:
- Okres jego obowiązywania: Data od i Data do
- Wartość przelicznika, czyli Ilość punktów przypadającą na określoną wartość
- Rodzaj wartości uwzględnianej do wyliczeń: brutto lub netto
- Sposób naliczania punktów: progowo (po przekroczeniu ustawionej w przeliczniku wartości lub jej wielokrotności naliczana jest określona ilość punktów lub jej wielokrotność) lub proporcjonalnie (punkty wyliczane są za każdy wydany grosz).
- Czy dany towar jest Nagrodą wraz z ilością punktów należnych za wydanie jednostki danego towaru.
Oznaczanie uczestnictwa w programie lojalnościowym
Na karcie kontrahenta, na zakładce CRM umożliwiono określenie uczestnictwa w programie lojalnościowym.
Aby na dokumentach naliczane były punkty należy wypełnić datę przystąpienia do programu (data Od) oraz opcjonalnie numer karty lojalnościowej. Po wystąpieniu z programu należy wypełnić datę Do, czyli dokumenty wystawione po tej dacie nie będą już naliczały punktów takiemu kontrahentowi.
Obok udziału w programie w tym samym miejscu prezentowane są punkty przypisane do kontrahenta:
- Naliczone – aktualna ilość zgromadzonych punktów (wartość wyliczana z dokumentów za pomocą funkcji SQL),
- Korekta punktów dodatnia lub ujemna (pole wypełniane ręcznie),
- Odebrane – ilość punktów odebranych w postaci nagród lub budżetów rabatowych (wartość wyliczana z dokumentów za pomocą funkcji SQL),
- Suma – wyliczana na podstawie powyższych ilości, oznacza ilość punktów do wykorzystania z tytułu uczestnictwa w programie.
Wyliczanie punktów na dokumentach
Wyliczanie punktów na dokumentach oraz ich przenoszenie na kartę kontrahenta może odbywać się w trakcie bieżącej pracy z dokumentami lub z opóźnieniem. Warunkiem koniecznym jest tu jednak posiadanie licencji serwerowej: XL Program lojalnościowy.
Bieżące naliczanie punktów możliwe jest na następujących dokumentach rozchodowych: paragonach, FS, FSE oraz ich spinacze i korekty. W tym celu na definicji dokumentów FS, FSE oraz PA (zakładka Inne) dodany został parametr Naliczaj punkty w programie lojalnościowym. Dopiero jego zaznaczenie spowoduje, że punkty będą naliczane na dokumentach wystawionych kontrahentowi przypisanemu do programu lojalnościowego, czyli dokument musi być wystawiony w okresie uczestnictwa w programie. Punkty zostaną wyliczone od razu dla dokumentów w buforze na podstawie ustawionych przeliczników, a następnie zapisane i wyświetlone na nagłówku lub pozycjach takich dokumentów.
Punkty liczone dla pozycji dokumentów uwzględniają sumaryczną wartość z pozycji tego dokumentu obejmujących ten sam towar.
Dla towaru ustawiony jest przelicznik 1 pkt/15 zł brutto i sposób liczenia ‘progowy’.
Wyliczenie sumy z pozycji: 60 zł +70 zł =130 zł.
Wyliczenie punktów dla sumy z pozycji: 130 / 15 = 8,67, czyli progowo 8 pkt.
Wyliczenie punktów dla pozycji:
a) Pierwsza pozycja: 60 / 15 = 4pkt.
b) Druga pozycja: 8 pkt za całość – 4 pkt dla pierwszej pozycji = 4 pkt, chociaż wyliczenia z wartości tej pozycji dałyby inną ilość punktów.
Punkty będą naliczane na spinaczach (S)FS, (S)FSE lub korektach FSK, FKE pod warunkiem, że w definicji odpowiednio dokumentów FS i FSE zostało ustawione naliczanie punktów.
Przy tworzeniu korekty dokumentu ilość punktów jest wyliczana względem przeliczników pobranych na dzień wystawienia dokumentu źródłowego. Przy zmianie ilości, wartości lub podatku VAT na dokumentach korekt, punkty przeliczane są również wg tych samych przeliczników. Ważne jest zatem, aby nie zmieniać ustawień przeliczników z datą wsteczną tak, aby wszystkie wyliczenia były poprawne.
Na spinaczach dokumentów, ze względu na ich szczególny charakter, punkty są zawsze zapisywane na nagłówku dokumentu. Wyliczanie ilości punktów oparte jest na tych samych zasadach, co na pozostałych dokumentach, czyli dla każdego spinanego dokumentu pobierane są przeliczniki i przeliczane punkty. Jednak przez wzgląd na brak typowych pozycji na spinaczach, istnieje konieczność zapisu i wyświetlenia na nagłówku sumarycznie wyliczonej ilości punktów.
Przy anulowaniu dokumentów wszystkie naliczone na nich punkty zostają usunięte.
Możliwe jest również naliczanie punktów na dokumentach ‘z opóźnieniem’, z wykorzystaniem nowej akcji automatycznej Punkty na dokumentach. Wówczas nie ma potrzeby włączania na definicjach dokumentów parametru Naliczaj punkty w programie lojalnościowym. Wystarczy tylko w definicji akcji wskazać wszystkie dokumenty, na których punkty mają być naliczane.
Następnie należy włączyć akcje automatyczne CRM (w oknie konfiguracji systemu, zakładka CRM) oraz XLWork Automat w module Administrator. Przeliczniki do naliczania punktów są pobierane wg tej samej logiki, co dla naliczania punktów na bieżąco. Lista dokumentów, na których możliwe jest naliczanie punktów za pomocą akcji również jest analogiczna, jak dla naliczania na bieżąco.
Przeliczanie punktów kontrahenta
Aby wyliczone na dokumencie punkty zostały przyznane kontrahentowi, dokument musi zostać całkowicie rozliczony. Wówczas ilość punktów z dokumentu automatycznie powiększy pulę punktów naliczonych kontrahentowi. W sytuacji odwrotnej, czyli usunięcia całkowitego rozliczenia dla dokumenty, punkty na nim naliczone zostaną ‘odebrane’ kontrahentowi, czyli pomniejszą pulę punktów naliczonych.
W przypadku, gdy naliczanie punktów na dokumentach odbywa się z opóźnieniem, z wykorzystaniem nowej akcji automatycznej CRM Punkty na dokumentach, wówczas punkty gromadzone przez kontrahenta również powinny być wyliczane za pośrednictwem akcji automatycznej. W tym celu utworzona została nowa akcja Punkty kontrahenta, która domyślnie nalicza kontrahentom punkty wg tych samych założeń. Istnieje jednak możliwość modyfikacji sposobu wyliczania punktów, z uwzględnieniem szczególnych potrzeb firmy (na definicji akcji lojalnościowej na zakładce SQL).
Pod przyciskiem
dostępnym z poziomu listy kontrahentów oraz z otwartej karty kontrahenta umieszczona została informacja prezentująca sumaryczną ilość punktów przyznanych i odebranych kontrahentowi. Powyżej znajduje się lista dokumentów stanowiących źródło punktów dodatnich i ujemnych, wraz z datą ich przyznania. Za pomocą dodatkowych filtrów listę można zawężać do punktów przyznanych lub nieprzyznanych w ściśle określonym czasie.
Z poziomu tej listy możliwy jest podgląd dokumentów na niej umieszczonych oraz jej wydruk. Lista jest niedostępna do podgląd w przypadku braku licencji serwerowej XL Program lojalnościowy.
Odbieranie punktów lojalnościowych
Punkty przyznane kontrahentowi można wykorzystać na dwa różne sposoby: w postaci nagrody lub kwoty do wykorzystania zapisanej na budżecie rabatowym kontrahenta. Dostęp do tych operacji jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji serwerowej XL Program lojalnościowy.
Nagroda
Aby móc odebrać nagrodę, należy najpierw zdefiniować katalog nagród, czyli na właściwych kartach towarowych ustawić, że dany towar jest Nagrodą wraz z ilością punktów należnych za wydanie jednostki danego towaru (wartości zawsze ujemne!). Informacja ta jest przechowywana w tym samym miejscu, co przeliczniki do naliczania punktów i jest ustawiana na konkretny okres czasu.
Nagrodę można zamówić jedynie na zamówieniu sprzedaży. W tym celu na definicji dokumentu ZS (zakładka Inne) dodany został parametr Naliczaj punkty w programie lojalnościowym. Jego zaznaczenie uaktywnia na dokumencie ZS nową opcję dodawania pozycji Dodaj nagrodę. Po jej wybraniu wyświetla się lista towarów zawężonych do nagród, z której można wskazać jeden rekord. Wówczas na pozycję ZS zostają przepisane punkty pobrane z karty towaru (wartość ujemna!), które przeliczają się każdorazowo przy zmianie ilości towaru na pozycji.
Przy zapisie pozycji z nagrodą automatycznie porównywana jest ilość punktów wyliczonych na pozycji z ilością punktów zgromadzonych przez kontrahenta (Suma punktów na karcie kontrahenta). W przypadku, gdy ilość na pozycji jest większa niż ilość punktów zgromadzonych przez kontrahenta, wyświetlany jest stosowny komunikat. Użytkownik sam decyduje, czy pozwolić na zamówienie danej nagrody. Jeśli zamówienie zostanie zapisane, wówczas ilość punktów naliczonych na pozycji z nagrodą zostanie uwzględniona na karcie kontrahenta w polu Odebrane (zakładka CRM / Program lojalnościowy) i automatycznie pomniejszy ilość punktów zgromadzonych przez kontrahenta.
Każda pozycja ZS z nagrodą ma również automatycznie naliczany rabat w wysokości 100% tak, aby odbiór nagrody nie wiązał się z koniecznością zapłaty. Jest to nowo utworzony typ rabatu Nagroda w programie lojalnościowym. Po przekształceniu takiego zamówienia na dokument handlowy przeniesione zostanie oznaczenie pozycji jako Nagroda oraz rodzaj i wysokość naliczonego rabatu.
Budżet rabatowy
Inną opcją odbioru zgromadzonych punktów jest przeliczenie ich na budżet rabatowy. Operacja Przeliczaj punkty lojalnościowe na budżety dostępna jest pod przyciskiem z dwóch poziomów:
- Z listy kontrahentów, wyliczany jest zbiorczo jeden budżet dla wielu kontrahentów,
- Z okna Punkty lojalnościowe konkretnego kontrahenta, wyliczenie indywidualnie dla tego kontrahenta.
Przed wykonaniem operacji zawsze wyświetlane jest okno z parametrami:
- Budżet rabatowy:
- Twórz nowy budżet – dla wskazanych kontrahentów zostanie utworzony nowy budżet, na którym zostanie ustawiona proponowana nazwa PUNKTY LOJALNOŚCIOWE z kolejnym numerem nie istniejącym w danej bazie.
- Wybierz budżet – możliwość wskazania istniejącego budżetu rabatowego kontrahenta
- Powiększaj wartość budżetu przyznanego kontrahentowi (aktywne tylko gdy wybrana opcja Wybierz budżet)
- parametr zaznaczony wskazuje, że wyliczona kwota zostanie dodana do już istniejącej kwoty na budżecie
- parametr nie zaznaczony nie pozwoli na przeliczenie punktów dla kontrahenta już istniejącego w budżecie.
- Przelicznik punktów:
- Wskazana ilość zgromadzonych punktów zostanie przeliczona na wskazaną wartość
- Sposób naliczania wartości: progowo (po przekroczeniu ustawionej w przeliczniku ilości punktów lub jej wielokrotności naliczana jest określona wartość lub jej wielokrotność) lub proporcjonalnie (wartość wyliczana jest co do grosza za każdy zgromadzony punkt).
- Oznacz przeliczone punkty jako odebrane – przy zaznaczonym parametrze ilość przeliczonych punktów zostanie oznaczona jako Odebrane (zakładka CRM / Program lojalnościowy) i automatycznie pomniejszy ilość punktów zgromadzonych przez kontrahenta.