Rodzaje dokumentów kaucji

Dokumentami kaucji są dokumenty:

oraz korekty tych dokumentów:

Dokumenty wyświetlane są w podziale rodzajowym na liście dokumentów handlowych na zakładce: Kaucje.

Dokumentami kaucji mogą być również dokumenty MMW i MMP wystawione na kaucje związane
z towarem z innych dokumentów MMW i MMP. Więcej informacji znajduje się w rozdziałach dotyczących kaucji oraz w rozdziale: Przesunięcie międzymagazynowe wydanie (MMW)/ Przesunięcie międzymagazynowe przyjęcie (MMP).

Generowanie dokumentów kaucji

Wygenerowanie dokumentu może nastąpić poprzez:

Wiązanie dokumentów kaucji

Dokumenty kaucji mogą być wiązane z handlowymi, magazynowymi i wewnętrznymi (MMW/MMP). Wiązanie to może nastąpić poprzez:

Jeżeli dokument handlowy/magazynowy jest już związany z innym dokumentem kaucji, przed spięciem z nowym dokumentem kaucji, zostanie wyświetlone okno z informacją o istniejącym związaniu i zapytaniem czy kontynuować wiązanie. Potwierdzenie polecenia wiązania dokumentu, spowoduje związanie nowego dokumentu kaucji.

Generowanie dokumentów z dokumentów kaucji

Z zatwierdzonych dokumentów kaucji mogą być generowane dokumenty WM (Wydanie magazynowe) i PM (Przyjęcie magazynowe). Z zatwierdzonych dokumentów WM PM można generować dokumenty kaucji.

Generowanie spinaczy z dokumentów kaucji

Z dokumentów przyjęcia/wydania kaucji mogą powstać faktury sprzedaży/zakupu. Odpowiada to sytuacji, w której kaucje nie zostały rozliczone w terminie i ich przedmiot zostaje sprzedanym/zakupionym towarem, co wymaga wystawienia faktury. Fakturowanie kaucji polega na utworzeniu dokumentu (S)FS, (S)FSK, (S)FZ, (S)FZK, (S)FSE, (S)FKE, jako spinacza dokumentów WKA/PKA/WKK/PKK.

Generowanie spinaczy (S)FS, (S)FSK, (S)FZ, (S)FZK, (S)FSE, (S)FKE z dokumentów kaucji, następuje poprzez:

Ponadto na liście składników spinacza prezentowana jest kolumna z numerem dokumentu źródłowego lub obcego.

Płatności i termin rozliczenia na dokumentach kaucji

Dokumenty kaucji mogą, na żądanie operatora, generować płatności. O tym czy dokument kaucji wygeneruje płatność zdecyduje zaznaczenie parametru: Płatność, na karcie kontrahenta (zakładka: Handlowe), dla którego jest wystawiany ten dokument. Jeżeli dokument kaucji będzie generował płatność, wówczas dokument kaucji będzie zawierał dodatkowo zakładkę: Płatności.

Termin płatności dla dokumentu kaucji, również może zostać zdefiniowany na karcie kontrahenta (zakładka: Handlowe). Termin ten pobierany jest według terminu płatność zdefiniowanego dla sprzedaży – w przypadku dokumentów WKA i terminu płatności zdefiniowanego dla zakupu – dla dokumentów PKA.

Termin rozliczenia kaucji to termin, po upływie, którego kaucje muszą być zwrócone lub zafakturowane. Termin ten określa się również na karcie kontrahenta, na zakładce: Handlowe,w polu: Termin rozliczenia. Wskazany w ten sposób termin, jest terminem wprowadzanym domyślnie na dokument kaucji i może zostać bezpośrednio na nim modyfikowany.

Korekty dokumentów PKA/WKA

Korektami dokumentów PKA i WKA, są:

Korekty te generowane są poprzez:

Korekty dokonuje się według ogólnych zasad rejestrowania korekt dokumentu. Możliwa jest korekta ilości i wartości kaucji.

Przy generowaniu korekt przyjęcia i wydania kaucji, obowiązuje zasada, że jeden dokument WKK/PKK będzie zawsze związany z jednym dokumentem źródłowym, ale jedna korekta dokumentu handlowego będzie mogła być związana z wieloma WKK/PKK.

Automatyczne korekty WKA/PKA

Dla WKA/PKA istnieje możliwość generowania automatycznych korekt, tak jak dla innych dokumentów rozchodu: FS i WZ. Generowanie automatycznych korekt dla WKA/PKA odbywa się z poziomu listy dokumentów handlowych, z zakładki: Kaucje/WKA, poprzez:

wybranie z menu, rozwijanego po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], znajdującego się obok przycisku: [Korekta], funkcji: Automatyczne korekty lub

wybranie z menu kontekstowego funkcji: Automatyczne korekty.

Generowanie korekt odbywa się tak, jak dla dokumentów rozchodowych FS i WZ, według zasad opisanych w rozdziale: Ręczna korekta wartościowa dostawy wyprzedanej

W Systemie istnieje możliwość zarejestrowania ręcznej korekty wartościowej FZK/FRK do dostawy, która została już w całości wyprzedana.

Jeżeli nie ma zasobu danego towaru, System odszukuje jego dostawę i jeżeli takowa istnieje, wówczas tworzy się element z zerową ilością, wskazujący w subelemencie na tę wyprzedaną dostawę. Dzięki temu Operator może dokonać korekty wartościowej takiej dostawy. Wartość takiej korekty determinowana jest wartością korygowanej dostawy. Podczas zatwierdzaniu takiej korekty System stosownie koryguje koszt własny sprzedaży za pomocą dokumentu KK.

Użytkownik ma możliwość dokonania zmiany dostawy na elemencie ręcznej korekty wartościowej FZK/FRK, czyli dokonać korekty wartości dostawy innej niż ustalona domyślnie przez System, w tym również wskazać dostawę w całości wyprzedaną. Służyć do tego operacja Zmień dostawę dokonywana na zakładce [Dostawy] elementu ręcznej FZK/FRK.

Warunkiem koniecznym do zarejestrowania tego typu korekty jest wcześniejsze zarejestrowanie dostawy danego towaru.

Anulowanie dokumentów kaucji

Dokumenty kaucji mogą być anulowane tak jak inne dokumenty handlowe. Jednak w odróżnieniu od nich, nie ma możliwości anulowania dokumentów kaucji z pozostawieniem związanych dokumentów magazynowych.

Przyjęcie kaucji (PKA)/Wydanie kaucji (WKA)

Przyjęcie kaucji, a właściwie przyjęcie towarów kaucjonowanych – PKA, rejestruje przyjęcie opakowań od dostawcy. Natomiast Wydanie kaucji (Wydanie towarów kaucjonowanych) – WKA rejestruje wydanie opakowań odbiorcy.

Sposób generacji dokumentów został opisany w rozdziale: Generowanie dokumentów kaucji.

Ze względu na to, że w interfejsie obydwu dokumentów występują jedynie niewielkie różnice, wynikające z odmiennych, pełnionych przez nie funkcji, dokumenty zostaną opisane razem, z zastrzeżeniem tych odmienności.

Dokument składa się z czterech lub pięciu zakładek, w zależności od tego, czy dokument będzie generował płatność. Ponadto na liście składników spinacza prezentowana jest kolumna z numerem dokumentu źródłowego lub obcego. Płatności i termin rozliczenia na dokumentach kaucji.

PKA/WKA, zakładka: Ogólne

Na zakładce znajdują się następujące pola i funkcje:

Kontrahent – pole służy określeniu kontrahenta głównego na dokumencie. Jeżeli dokument kaucji został wygenerowany z dokumentu handlowego, wtedy przepisze się kontrahent z dokumentu źródłowego. Możliwa jest modyfikacja kontrahenta i jego wybór z listy kontrahentów. W przypadku zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrahent na zakładce: Ogólnej Docelowy wówczas na zakładce pojawi się przycisk Kontrahent Docelowy .

Kraj wysyłki (dla PKA)/Kraj przeznaczenia (dla WKA) – kraj wysyłki/przeznaczenia określany jest odpowiednio do rodzaju transakcji.

Transakcja – jeżeli w definicji dokumentu został odznaczony parametr: Tylko transakcje krajowe, wtedy na kolejnym dokumencie PKA możliwy jest wybór transakcji: Krajowej, Wewnątrzwspólnotowej, Innej zagranicznej (poza UE).

Dostawa – sposób dostawy, wybrany z listy zdefiniowanej w konfiguracji na zakładce: Sprzedaż/Słowniki.

Pozostały limit. Limit kredytowy kontrahenta. W nawiasach prezentowany jest pozostały limit dla centrali, jeśli kontrahent główny posiada centralę.

Kod rodzaju transportu – wybierany ze słownika predefiniowanego w systemie. W polu obok znajduje się opis rodzaju dostawy.

Termin rozliczenia kaucji – termin rozliczenia kaucji będzie domyślnie pobierany z karty kontrahenta, na którego wystawiany jest bieżący dokument. Może on być modyfikowany.

Płatność – zaznaczenie parametru spowoduje, że bieżący dokument będzie generował płatności. Po zaznaczeniu, zostaną uaktywnione pola dotyczące formy płatności (wybierane z listy form płatności, zdefiniowane w konfiguracji (zakładka: Sprzedaż/Słowniki) i terminu rozliczania płatności oraz zostanie uaktywniona funkcja rozliczenia płatności. Na dokument zostanie także dodana zakładka: Płatności.

Docelowy (dla PKA)/Źródłowy (dla WKA) – magazyn, na który zostanie przyjęty kaucja (docelowy) lub z którego kaucja zostanie wydana (źródłowy). Podczas generowania dokumentu kaucji z dokumentu handlowego będzie pobierany magazyn z dokumentu źródłowego, o ile magazyn ten został przypisany do definicji dokumentu przyjęcia/wydania kaucji. Jeżeli na definicji dokumentu PKA/WKA nie ma takiego magazynu, jaki znajduje się na dokumencie handlowym (źródłowym dla dokumentu kaucji) wtedy na dokument kaucji generowany z handlowego zostanie wybrany domyślny magazyn z definicji dokumentu kaucji.

Lista kaucji na dokumencie wyświetlana jest w panelu, podzielonym na kolumny:

Funkcje obsługujące kaucje na dokumencie:

[Ustal stawki VAT z kart towaru] – przycisk umożliwiający zmianę stawek VAT na zaznaczonych pozycjach w dokumencie, według stawek określonych na kartach towarowych. Po uruchomieniu funkcji przeliczone są ceny/wartości (w przypadku kierunku VAT „od brutto” cena i wartość brutto nie ulegną zmianie, zmienią się ceny/wartości netto, w przypadku kierunku „od netto” zasada jest odwrotna). Odpowiednio przeliczane są również wartości w nagłówku oraz płatności. System przed uruchomieniem funkcji sprawdza czy spełnione są warunki: czy dokument jest niezatwierdzony oraz czy exponorm dokumentu pozwala na stosowanie stawek „krajowych”.

[Edycja kontrahenta] – umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego, docelowego lub płatnika.

- przyciski umożliwiają zmianę kolejności elementów na dokumencie.

[Dodaj] – umożliwia wprowadzenie kaucji na dokument. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], możliwy jest wybór zestawu, produktu lub kilku kaucji jednocześnie.

[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję kaucji wprowadzonej na dokument. Po naciśnięciu przycisku: [Rozwija menu dostępnych opcji], możliwa jest edycja zestawu.

[Usuń] – usuwa zaznaczone pozycje z listy.

[Zamienniki towaru] – otwiera listę zamienników podświetlonego towaru w trybie:

Przycisk jest aktywny, jeśli dokument ma elementy oraz zaznaczony element ma, co najmniej jeden zamiennik.

Element transakcji

Element transakcji dokumentu PKA wygląda podobnie, jak w przypadku elementu transakcji dokumentu zakupu (analogicznie element transakcji WKA jest podobny do elementu transakcji na FS). W przypadku kaucji należy jednak zwrócić uwagę na pole: VAT, znajdujące się na zakładce: Ogólne, elementu transakcji. Wartość kaucji zawsze liczona jest w brutto. W polu można wskazać VAT, jednak VAT naliczany jest dla kaucji tylko po jej zafakturowaniu. Wypełnione pole będzie, więc mieć znaczenie jedynie informacyjne.

Na elementach transakcji dokumentów kaucji, kaucje mogą być rejestrowane tylko w jednostkach podstawowych.

PKA/WKA, zakładka: Kontrahent

Na zakładce znajdują się dane dotyczące kontrahenta głównego, docelowego oraz płatnika – jeżeli dokument ma zaznaczoną opcję generowania płatności. Jako płatnik zostanie domyślnie wprowadzony płatnik kontrahenta, zdefiniowany na jego karcie, na zakładce: Handlowe. Jeżeli nie zostanie on wskazany, wtedy, jako płatnik będzie wprowadzany kontrahent główny.

PKA/WKA, zakładka: Płatności

Zakładka zawiera listę płatności i wpłat dotyczących dokumentu. Po utworzeniu dokumentu lista zawiera jedną pozycję, czyli zobowiązanie na pełną kwotę brutto. Forma płatności i termin są zgodne z ustawieniami w karcie kontrahenta, na zakładce: Handlowe (pola: dla zakupu przy PKA i dla sprzedaży przy WKA). Termin płatności jest liczony od daty wystawienia dokumentu. Proponowana przez system płatność może jednak być rozłożona na wiele różnych (np. rat). Każda modyfikacja listy płatności spowoduje, że zostanie automatycznie dodana płatność uzupełniająca do pełnej kwoty. Jest ona wyróżniona na liście kolorem czerwonym. Taki charakter ma również pierwotna płatność. Rejestrowanie i rozliczanie płatności dokumentów opisano szczegółowo w dokumentacji modułu: Księgowość.

PKA/WKA, zakładka: Nagłówek

Na zakładce definiuje się dane nagłówkowe dokumentu:

Numer i seria dokumentu – domyślnie nadawany jest kolejny numer i seria domyślna zdefiniowana w definicji dokumentu.

Data: Wpływu, Wystawienia, Przyjęcia (dla PKA) – daty określające moment wpływu, wystawienia dokumentu, przyjęcia kaucji.

Data: Wystawienia, Wydania (dla WKA) – daty określające moment wystawienia dokumentu, lub wydania kaucji.

Właściciel – centrum, w którym wystawiony został dokument.

Faktura – numer dokumentu źródłowego. Jeżeli dokument będzie wystawiany ręcznie, wtedy pole nie będzie wypełniane.

Zamówienie – numer zamówienia klienta. Pole wypełniane ręcznie.

Zw. z VAT - Kontrolka dla wskazania przyczyny zwolnienia z VAT, jest ona zawsze dostępna na nagłówku dokumentu, domyślnie z wartością pustą. Użytkownik dodając element ze stawką zw. może (przed lub po dodaniu elementu) wskazać konkretną przyczynę zwolnienia ze stawki VAT.

Wystawił - nazwa operatora, który wystawił dokument.

Modyfikował - nazwa operatora, który jako ostatni modyfikował dokument.

Zatwierdził - nazwa operatora, który zatwierdził dokument.

Rozliczył - nazwa operatora, który rozliczył dokument (przyporządkował do niego operację kasową/bankową stanowiącą zapłatę)

Rabat ogólny, rabat płatności – na dokumencie PKA istnieje możliwość udzielania rabatów, zgodnie z ogólnymi zasadami.

Waluta/kurs – waluta będzie domyślnie pobierana z dokumentu źródłowego. W przypadku dokumentu pozostającego w buforze możliwa jest zmiana waluty. Kurs, według którego zostaną przeliczone wartości dokumentu będzie pobierany z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu. Jeśli taki nie będzie określony, pobierany będzie kurs najpóźniejszy z wcześniejszych. Wybór waluty innej niż systemowa jest niezależny od rodzaju transakcji.

Incoterms – symbol i miejsce Incoterms, wybierane ze słownika predefiniowanego w systemie.

Rodzaj transakcji – kod i opis rodzaju transakcji.

URL – adres URL, z którym nastąpi połączenie po naciśnięciu przycisku: [Zobacz stronę].

Opis – opis dokumentu.

Rejestr - rejestr operacji kasowych lub bankowych, do którego trafi płatność związana z dokumentem. Obok wyświetlany jest numer rachunku bankowego przypisanego do rejestru.

Cecha - cecha transakcji (atrybut wyróżniający transakcję), wybierana ze słownika zdefiniowanego
w konfiguracji, wartość domyślna jest przepisywana z karty kontrahenta.

Dokumenty magazynowe - przyjęcie towaru do magazynu następuje na podstawie dokumentów magazynowych (PM). Mogą one być generowane automatycznie przy zatwierdzaniu faktury zakupu. Dostępne są następujące opcje, od których zależy działanie systemu przy zatwierdzaniu dokumentu:

Domyślne ustawienie tej opcji jest przepisywane z definicji dokumentu dla centrum struktury praw, do którego należy operator.

PKA/WKA, zakładka: Księgowość

Zakładka uaktywnia się po zatwierdzeniu dokumentu WKA/PKA. Na zakładce znajdują się dwie podzakładki: Dekretacja i Opis analityczny.

Zakładka: Dekretacja, służy zaksięgowaniu dokumentu i została opisana w dokumentacji modułu: Księgowość.

Zakładka: Opis analityczny, spełnia taką samą funkcję jak na innych dokumentach, którym można przypisać opis analityczny, została opisana w dokumentacji modułu: Business Intelligence.

PKA/WKA, zakładka: Atrybuty

Na zakładce istnieje możliwość przypisania atrybutów do dokumentu. Możliwe jest przypisanie tylko takich atrybutów dla konkretnego dokumentu, jakie zostały przypisane do obiektu: PKA lub WKA (w gałęzi: Dokumenty handlowe), w module: Administrator, w oknie: Definicja atrybutów. Przypisywanie atrybutów odbywa się na ogólnych zasadach.