Generowanie dokumentów z budżetu, etapu

Generowanie wybranych dokumentów do wskazanego etapu jest możliwe z następujących poziomów:

Z poziomu zakładki {Dokumenty związane} dostępne są dokumenty jak dotychczas, tj. OS, ZS, FS, WZ. Ten obszar funkcjonalności nie uległ zmianie. Rozbudowana kontrolka do generowania dokumentów jest na planie budżetu i na etapie, gdzie można zafakturować potwierdzony poziom realizacji prac etapu. Tak wygenerowane dokumenty są automatycznie wiązane z etapem, z poziomu którego zostały wygenerowane, na zasadach jak podczas ręcznego spięcia wystawionego już dokumentu Poniżej ogólne założenia dotyczące generowania dokumentów:

Z formatki etapu dokumenty są możliwe do generowania po potwierdzeniu dokumentu.

Wiązanie dokumentów z budżetem, etapami

Wiązanie dokumentu z budżetem poprzez opis analityczny

Jeżeli etap (w postaci projektu z nim zintegrowanego) zostaje użyty na opisie analitycznym dokumentu, tenże dokument zostaje powiązany z etapem i powiązanie to jest widoczne na zakładce {Dokumenty związane} danego poziomu budżetu.

Dokument (opisany danym etapem/projektem) ma typ ustalony wg tych samych reguł, jak podczas wiązania ręcznie dokumentu na zakładce {Dokumenty związane}. Kwota powiązania i pozycja są ustalane na podstawie opisu analitycznego. Przy czym ujmowane są wyłącznie opisy zatwierdzone.

Jeżeli na opisie nie ma odwołania do konkretnej jego pozycji, wówczas wiązanie jest całego dokumentu (nagłówka). Jeżeli jest wskazana pozycja, wówczas na karcie powiązania również jest to odwzorowane. Jeżeli nie jest przewidziana możliwość wiązania pozycji jakiegoś dokumentu, wówczas powiązanie zostanie ustalone na poziomie nagłówków, z odpowiednią wartością powiązania.

Dokument powiązany z etapem poprzez opis analityczny jest ujmowany jako przychód/koszt rzeczywisty/zamówień.

Jeżeli podczas tworzenia powiązania etapu z dokumentem w wyniku użycia projektu na opisie analitycznym, na zakładce {Dokumenty związane} dany dokument będzie już występował (wcześniej został ręcznie dowiązany z etapem), wówczas to ręczne powiązanie jest usuwane na rzecz tego wynikającego z opisu analitycznego.

Gdy na fakturze opisanej analitycznie zostanie odznaczony parametr ‘Zatwierdził’ lub opis zostanie usunięty np. w wyniku anulowania dokumentu, powiązanie danego dokumentu z etapem jest usuwane (zanika wpływ na plan budżetu).

Wiązanie listy płac z budżetem poprzez opis analityczny

Na podobnych zasadach jak wiązanie kosztów/przychodów dokumentów do budżetu, można powiązać koszty wynagrodzeń pracowników związanych z danym projektem. Jeżeli na opisie analitycznym na liście płac zostaje użyty projekt powiązany z etapem budżetu, wówczas wartość z tego rekordu opisu jest ujmowana w planie budżetu dla danego etapu, w ramach kolumny: Koszty wynagrodzeń. Przy czym ujmowane są wyłącznie opisy zatwierdzone.

Funkcjonalność nie obejmuje prezentowania źródeł kosztów, tj. listy płac, które są ujmowane na budżecie, na samym dokumencie budżetu, etapie. Lista płac powiązana z etapem poprzez opis analityczny jest ujmowana jako koszt wynagrodzeń.

Zakładka {Dokumenty związane} na budżecie, etapie

Zakładka {Dokumenty związane} jest dostępna na formatce budżetu oraz etapu. Zakładka została obsłużona na wzór zakładki jak np. na dokumencie Umowy. Są tu prezentowane dokumenty związane z danym etapem. Są to zarówno dokumenty powiązane z etapem automatycznie, tzn. poprzez opis analityczny, jak również spięte ręcznie. Dokumenty spięte ręcznie (a dokładniej te spięte nie poprzez opis analityczny) na liście wyróżnione są symbolem spinacza. Wartością dodaną do dotychczasowych opcji zakładki jest także możliwość wiązania z planem przeglądu (PLP) oraz etapu z innym etapem.

W odróżnieniu do obecnej zakładki np. na dokumentach Umów, w kontekście dokumentów budżetów na zakładce jest dodatkowy parametr: Pokaż z podrzędnych, stanowiący czy zakładka ma zwracać listę dokumentów powiązanych wyłącznie z danym etapem (gdy parametr odznaczony) czy również z etapami podrzędnymi (gdy parametr zaznaczony).

Dodatkowo w sekcji: Automatyczne wiązanie aneksów, jest możliwość szybkiego powiązania z budżetem/etapem aneksu, którego umowa jest z nim już związana (na formatce). W sytuacji, gdy ustalony aneks jest już gdziekolwiek powiązany, wówczas jest on ignorowany podczas wiązania automatycznego (także gdy owo powiązanie aneksu nie było w 100%) – wówczas aneks można dołączyć wyłącznie ręcznie. W efekcie dowiązania aneksu do etapu, aktualizowane są wartość umowy oraz czas trwania etapu (są to dane ustalane wg wskazanej umowy, której aneks jest dowiązywany).

W związku z przyjętą koncepcją, że w planie budżetu są ujmowane te dokumenty, które zostały spięte z etapem poprzez opis analityczny (w kwocie powiązania wg wartości na opisie analitycznym), dokumenty wiązane ręcznie/generowane mają zerową kwotę powiązania, nie do modyfikacji. Regule jak dla ręcznie spiętych dokumentów podlegają także dokumenty powiązane w wyniku przekształcenia, np. spiętej OZ do ZZ, do czasu, gdy opis analityczny nie zostanie na nich uzupełniony.

Z tego poziomu nie można usunąć dokumentów powiązanych z etapem w wyniku opisania dokumentu projektem powiązanym z danym etapem. Takie odpięcie dokumentu jest możliwe wyłącznie poprzez odpowiednią modyfikację opisu analitycznego. Jednocześnie nie jest możliwe odwiązanie dokumentu umowy wskazanej na zakładce [Ogólne].

Odpowiednie ustalenie typu powiązania, tj. czy koszt, czy przychód ma znaczenie podczas wyliczania budżetu. Na tej podstawie dokument jest uwzględniany w stosownych kolumnach np. kosztach rzeczywistych/zamówień, przychodach rzeczywistych. Podczas wiązania z budżetem poprzez opis analityczny dokument RW/RWK jest zapisywany po stronie Koszt, a PW/PWK – po stronie Przychód.

Wiązanie dokumentu z etapem budżetu z formatki dokumentu

Powiązania pomiędzy etapem budżetu a dokumentem handlowym, zamówieniem itp. można dokonać także wprost z formatki dokumentu. Funkcjonalność ta została obsłużona z wykorzystaniem obecnej tj. [Obiekty powiązane]. Po takim dołączeniu, na zakładce {Dokumenty związane} wskazanego etapu jest widoczny dokument, z poziomu którego nastąpiło wiązanie (zgodnie z obecnymi zasadami działania systemu).

Automatyczne wiązanie dokumentów podczas ich przekształcania

Zachowana została obecna funkcjonalność automatycznego wiązania z obiektem dokumentów generowanych do dokumentów z nim związanych. Przykładowo z etapem związane jest zamówienie. Podczas fakturowania tegoż zamówienia, dokument handlowy zostanie automatycznie powiązany z etapem. Przy czym podtrzymana zostanie wcześniej opisana zasada, że dokumenty będą miały ustalaną kwotę powiązania na poziomie 0,00, nie do zmiany.

Powiązanie budżetu z zapytaniami i ofertami

W wersji 2018.2.0 wprowadzono następujące funkcjonalności:

Jeśli w etapie wygenerowano zapytanie: ZOS lub ZOZ, to dokumenty te zostają powiązane z tym etapem. Gdyby w kolejnym kroku chcieć wygenerować do takiego zapytania OS lub OZ, to również zostaną one powiązane z tym etapem, ale nie pobiorą z niego informacji o składniku i jego wartości.

Aby móc zrealizować jednocześnie obydwa cele, czyli zrealizować zapytanie oraz uwzględniać szczegóły ustalone na etapie, na zakładce [Dokumenty związane] dodana została kolejna opcja generowania oferty: Przekształć do oferty zakupu wg etapu/ Przekształć do oferty sprzedaży wg etapu. Po jej użyciu nastąpi przekształcenie zarejestrowanego zapytania do oferty, na której będzie ustalana pozycja wg ustaleń na etapie.

Od bieżącej wersji z ZOS można utworzyć nowy budżet, który automatycznie będzie miał ustawionego kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego. Służy do tego nowe polecenie Budżet projektu dostępne w popup menu dla przycisku Przekształć do oferty dostępnej pod listą zapytań ofertowych sprzedaży.

Pozostałe wartości na utworzonym w ten sposób budżecie zostaną ustawione jako domyślne dla każdego nowo dodawanego budżetu. Po wykonaniu tej operacji nastąpi automatyczne powiązanie nagłówków obu tych dokumentów na zakładce [Dokumenty związane].

Uwzględnianie not memoriałowych w kwotach budżetu

Ręczne wiązanie dokumentów

Dla ręcznego wiązania not z budżetem działanie jest analogiczne jak dla wiązania not z obiektami CRM.

Wiązanie dokumentów systemowych z obiektami CRM: kampanie, wizyty handlowe, konwersacje (na zakładce Dokumenty związane tych obiektów) zakłada, że kwota powiązana z dokumentu dotyczy strony przychodowej lub kosztowej. Stąd na karcie powiązania możliwość wyboru jednej z opcji:

Noty memoriałowe charakteryzują się jednak tym, że kwoty na nich wprowadzane mogą dotyczyć zarówno przychodów, jak i kosztów. Dlatego też podczas ich wiązania użytkownik powinien zdecydować, którą z kwot chce przypisać. Oczywiście wyboru musi dokonać tylko wtedy, gdy na nocie obie kwoty są niezerowe.

Wyświetlony zostanie wówczas komunikat: Dla noty memoriałowej z przypisanymi wartościami przychodu i rozchodu należy wskazać, dla której ze stron utworzyć powiązanie. Wybierz Tak, jeśli chcesz pobrać wartość rozchodu (kwota Credit) i potraktować ją jako Koszt. Wybierz Nie dla wartości przychodu (kwota Debet), która zostanie uwzględniona jako Przychód. Odpowiedź Anuluj oznacza rezygnację z wiązania noty.

Postępowanie w przypadku wybrania poszczególnych odpowiedzi będzie następujące:

Wiązanie automatyczne poprzez opis analityczny

Przy zatwierdzaniu opisu analitycznego dokumentów, które mają w opisie uzupełniony wymiar typu Projekt i jest to jednocześnie projekt powiązany z budżetem, następuje automatyczne wiązanie takiego dokumentu z budżetem, gdzie jako kwota wiązania pobierana jest wartość z pozycji opisu powiązanych z danym projektem.

Ponieważ wartości opisu analitycznego dla not memoriałowych mogą dotyczyć zarówno przychodów, jak i kosztów, więc użytkownik będzie decydował, które z kwot powinny zostać automatycznie przypisane do projektów wskazanych w opisie.

Przy zatwierdzaniu takiego opisu dodano więc komunikat analogiczny jak przy ręcznym wiązaniu z budżetem i obiektami CRM: Dla noty memoriałowej z przypisanymi wartościami przychodu i rozchodu należy wskazać, dla której ze stron utworzyć powiązanie. Wybierz Tak, jeśli chcesz pobrać wartość rozchodu (kwota Credit) i potraktować ją jako Koszt. Wybierz Nie dla wartości przychodu (kwota Debet), która zostanie uwzględniona jako Przychód. Odpowiedź Anuluj oznacza rezygnację z wiązania noty.

Postępowanie w przypadku wybrania poszczególnych odpowiedzi będzie następujące:

Wiązanie korekt dokumentów z budżetami projektów

W mechanizmie wiązania dokumentów z budżetami projektów uwzględnione zostały również te, które mają wartości ujemne (wartości pozycji lub całych dokumentów). Chodzi tutaj o uproszczone noty memoriałowe z pozycjami ‘na minus’ oraz korekty dokumentów, które dotychczas wiązały się zawsze z wartością 0,00.

Od wersji 2020.1 na ww. dokumentach, jeśli wiązana będzie kwota ujemna, wówczas wyliczony procent może mieć również wartość ujemną. Zachowana została zasada, że sumaryczna wartość powiązań dokonywanych ręcznie nie może przekroczyć 100%.

Analogiczne zasady działają w przypadku automatycznego wiązania korekt z budżetami po opisie analitycznym.
W przypadku uproszczonych not memoriałowych i korekt not porównanie jest jak dotychczas nie do całkowitej wartości dokumentu, lecz do sumy wartości przypisanej do każdej ze stron (przychód/Credit lub rozchód/Debet).

Automatyczne generowanie projektu

Podczas zatwierdzania budżetu, system automatycznie będzie generował dokument projektu (PRJ).

W wersji 2018.2.0 funkcjonalność generowania projektu przy zatwierdzaniu budżetu zastąpiono możliwością dowolnego ustawiania tego dla pojedynczego budżetu. W tym celu należy po zatwierdzeniu budżetu zaznaczyć na nagłówku nowy parametr Generowanie projektów. Raz ustawiony parametr nie będzie już możliwy do odznaczenia po zapisaniu, gdyż wówczas nastąpi wygenerowanie struktury projektów na podstawie budżetu.

Przy czym zachowana jest zasada, że budżet w buforze nie może mieć generowanego projektu. Stąd dostępność (aktywność) parametru:

Oznacza to, że po konwersji dla wszystkich zatwierdzonych budżetów parametr będzie zaznaczony, bez możliwości zmiany.

Seria generowanego projektu może być ustalana wg ogólnych ustaleń dla wszystkich projektów wynikających z definicji PRJ albo w kontekście projektów generowanych do budżetów, ich seria może być wg wskazania na definicji dokumentu budżetu.

Dzięki powiązaniu budżetu z projektem jest możliwe, poprzez tenże projekt, opisanie dokumentu wymiarem odnoszącym się do etapu budżetu. W ten sposób są ustalane koszty, przychody na planie budżetu (rzeczywiste, zamówień).

Projekty generowane są do każdego z etapów na budżecie, z zachowaniem analogicznej struktury zależności.

Generowanie jw. odbywa się nie równolegle z tworzeniem struktury budżetu, lecz w momencie jego potwierdzania, tzn. zapisu dokumentu budżetu z odznaczonym parametrem: Do bufora.

Zgodnie z wcześniejszymi zapisami dokumentu, generowanie projektu nie dotyczy zatwierdzania wersji budżetu.

Nie jest możliwe usuwanie projektów powiązanych automatycznie z budżetem/etapem, analogicznie jak to ma miejsce obecnie podczas powiązania projektu np. z zamówieniem: