Zadaniem modułu: Administrator oddziałów, jest zarządzanie wymianą informacji między oddziałami firmy.

Z poziomu modułu Administrator oddziałów istnieje możliwość założenia oddziału Comarch ERP Optima Offline, Comarch ERP Mobile Sprzedaż, Comarch ERP Retail, Comarch ERP e-Sklep oraz wszystko.pl.

Moduł Administrator oddziałów zostanie zaprezentowany w świetle współpracy z oddziałem Comarch ERP Optima Offline.

Każdy z oddziałów obsługiwany jest przez program Comarch ERP Optima, odpowiednio przystosowany do ich potrzeb. Wymiana danych odbywa się w trybie: off-line. Oznacza to, że w oddziale prowadzona jest bieżąca obsługa działań handlowych, a w wyznaczonym czasie następuje synchronizacja danych z centralą poprzez wymianę pliku .xlo. Z centrali, do oddziału, wysyłane są dane na temat kontrahentów, wszelkiego typu rabatów, zaległych płatności oraz towarów. Do centrali wędrują z kolei wystawiane dokumenty, zapisy kasowe i nowi kontrahenci.

W przypadku wystąpienia błędów w procesie synchronizacji danych lub uszkodzenia pliku XML, możliwie jest powtórzenie wygenerowania pliku z danymi dla oddziału. Do tego celu służy retransmisja.

Gdy następuje zaprzestanie współpracy z oddziałem, dochodzi do procesu ostatniej synchronizacji, zwanej zwrotem całkowitym. Polega on na przesunięciu na jeden z magazynów centrali – magazyn zwrotny (określany w definicji oddziału) – całego towaru pozostałego jeszcze na magazynie oddziałowym (czyli magazynie dla oddziału, z którym zostanie zakończona współpraca). Ponadto zostanie zablokowana możliwość dalszego wystawiania dokumentów w oddziale.

W przypadku niemożności dokonania zwykłego zwrotu całkowitego, (np. z powodu uszkodzenia bazy danych oddziału) możliwy jest awaryjny zwrot całkowity. Wykonywany jest on po stronie centrali i powinien być wykorzystywany tylko w ostateczności.

Opisane zostały wszystkie okna występujące w module: Administrator oddziałów. Część z nich jest wspólna z innymi modułami, dlatego szczegółowy opis obejmuje te, które występują tylko w tym module.

Funkcjonalność – synchronizacja danych

Proces synchronizacji danych po stronie Comarch ERP XL (centrala) polega na odczytaniu pliku wymiany pochodzącego z oddziału i jednoczesnym zapisaniu pliku zwrotnego dla oddziału. Proces przebiegający po stronie Comarch ERP Optima (oddział) wygląda analogicznie. Wyjątkiem są synchronizacje: pierwsza i ostatnia (tak zwany zwrot całkowity).

W Comarch ERP XL, odpowiednikiem dla każdego oddziału jest magazyn oddziałowy. Po stronie Comarch ERP XL towary wysyłane do oddziału, są po prostu przenoszone na magazyn oddziałowy, związany z tym oddziałem.

Dokumenty pozwalające zmniejszyć stan towarów na magazynie oddziałowym można wystawić tylko w tym oddziale. Każda synchronizacja danych (w zależności od ustawień) może uaktualnić informacje o stanach magazynowych oddziału oraz dodaje do bazy Comarch ERP XL wszystkie wystawione i zatwierdzone w oddziale dokumenty.

Dokumenty przychodzące z oddziału mają ustawione pobieranie zasobów z magazynu metodą FIFO (niezależnie od ustawień na karcie towaru) ze względu na to, że Comarch ERP Optima właśnie w ten sposób pobiera zasoby.

Informacje wysyłane z centrali do oddziału

Podczas synchronizacji danych z centrali do oddziału wysyłane są następujące informacje:

Wymienione informacje wysyłane są, w zależności od ustawień danej synchronizacji. W przypadku niedostarczenia z oddziału potwierdzenia dla wysłanego dokumentu MM, automatycznie nastąpi ponowne jego wysłanie.

Informacje wysyłane z oddziału do centrali

Podczas synchronizacji danych z oddziału do centrali wysyłane są następujące informacje:

Przy transferze danych przesyłane są wszystkie wymienione informacje, nawet jeśli zmiana nastąpiła tylko w jednym obiekcie. Nie ma ustawień pozwalających wysyłać część informacji. Do pliku wymiany trafiają tylko zatwierdzone dokumenty i zamknięte raporty kasowe. Synchronizacja kontrahentów po stronie oddziału jest zawsze różnicowa. Oznacza to, że wysyłane są tylko informacje o kontrahentach, dla których od czasu ostatniej synchronizacji dokonano jakiś zmian.

Kontrahenci dodawani w oddziale, podczas przenoszenia do centrali, są sprawdzani pod kątem powtarzającego się numeru NIP, nazwy i miasta. Jeżeli nowy kontrahent, pochodzący z danego oddziału, ma zapisane w danych: numer NIP, nazwę oraz miasto, identyczne z kontrahentem istniejącym w bazie Comarch ERP XL, to jest on uznawany za tego samego kontrahenta. W centrali nie pojawia się nowy zapis dotyczący tego kontrahenta, są natomiast aktualizowane jego dane zgodnie z informacjami zapisanymi w oddziale (za wyjątkiem akronimu, który pozostaje taki, jak w centrali).

W przypadku, gdy kontrahent dodany w Comarch ERP Optima otrzyma akronim, który znajduje się już w bazie Comarch ERP XL, to zostaje on w procesie synchronizacji zmieniony – do akronimu doklejany jest numer, według schematu: akronim (numer) na przykład ROLBANC(1).

W przypadku, gdy dokument przysłany z oddziału nie zostanie poprawnie dodany do bazy Comarch ERP XL przez proces synchronizacji, zostanie on ponownie wysłany, przy kolejnej synchronizacji. Mechanizm ten obejmuje zarówno dokumenty handlowe/wewnętrzne jak i raporty kasowe.

Dokumenty wystawione w oddziale można anulować – w oddziale istnieje mechanizm umożliwiający anulowanie dokumentu po wcześniejszym uzyskaniu zgody z centrali oraz korygować (możliwe wyłącznie w Comarch ERP Optima).

W przypadku dokumentów wystawionych w oddziale (Comarch ERP Optima) dla kontrahenta Nieokreślonego, po wykonaniu synchronizacji będą one widoczne w centrali (Comarch ERP XL) jako dokumenty wystawione dla kontrahenta Jednorazowego (nastąpi automatyczna podmiana kodu kontrahenta).

Spinanie dokumentów (np. wystawienie faktury do paragonu) jest możliwe w oddziale, w okresie zdefiniowanym przez Użytkownika (zdefiniowanie okresu możliwe jest poprzez podanie ilość dni na wystawienie FA z PA). Po przekazaniu prawa do spinania dla centrali, operacji takiej można dokonać wyłącznie w Comarch ERP XL. Po stronie oddziału, na spinaczu może być tylko jeden paragon.

Rozliczyć dokument w oddziale można w momencie jego zatwierdzania lub przez zapis kasowy – ale tylko do momentu jego wysłania. Po synchronizacji, dokument ten będzie również rozliczony w centrali. W sytuacji, gdy dokument nie zostanie w oddziale rozliczony, lub zostanie rozliczony częściowo, możliwe jest jego rozliczenie w Comarch ERP XL. Informacja o takim rozliczeniu wróci do oddziału.

W Comarch ERP Optima zablokowana została możliwość wystawiania dokumentów innych niż te, które można synchronizować z centralą. Nie można również zmieniać konfiguracji systemu oraz cennika (z wyjątkiem cennika autonomicznego) – określone wartości tych informacji są wyznaczane przez centralę.

Automat synchronizacji danych

Aby ułatwić proces synchronizacji danych dla firm posiadających wiele oddziałów wprowadzona została usługa automatycznej synchronizacji.

Od wersji 4.0, w systemie automat odbiera plik z oddziału, a następnie generuje plik z odpowiedzią i umieszcza go w miejscu dostępnym dla tego oddziału. Mechanizm wymiany plików oparty został na technologii Web Service Enhancements (WSE).

Po wykreowaniu oddziału (więcej: 1.13.1 Jak założyć nowy oddział), należy skonfigurować automat synchronizacji (więcej: 1.13.8.2 Jak skonfigurować automat synchronizacji dla oddziału). Dzięki temu, przy pierwszej synchronizacji do oddziału zostaną wysłane wszelkie informacje potrzebne w procesie synchronizacji danych. Można je także później uzupełnić ręcznie.

Po odebraniu pliku w oddziale można, w konfiguracji pracy rozproszonej, włączyć opcję: Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu. Dzięki temu wykonując proces eksportu (retransmisji – czyli ponownego wysłania pliku z odpowiedzią) będzie mógł zostać obsłużony przez automatyczną synchronizację.

Należy pamiętać, że to, jakie informacje będą wysyłane przez automat, uwarunkowane jest ustawieniami w definicji oddziału. Jeżeli w definicji zostaną ustanowione synchronizacje różnicowe kontrahentów, to automat będzie wysyłał informacje tylko o tych, którzy ulegli zmianie od czasu ostatniej synchronizacji.