XL140 – Przesyłki kurierskie – integracja z Comarch Shipping

Informacje ogólne

Zmiany dotyczące Comarch Shipping zostały wprowadzone w wersji 2020.2.2 Comarch ERP XL obsługującej współpracę z Comarch Shipping. Zmiany te nie były ujęte w wersji z instalatorem, tylko jako zestaw plików do wgrania.

W wersji 2021.0 Comarch ERP XL współpraca z Comarch Shipping obejmuje aktualną na dzień wydania funkcjonalność aplikacji, czyli obsługę zleceń dla kurierów DHL i DPD oraz obsługę trybu testowego. Wszelkie kolejne zmiany w aplikacji zostaną obsłużone w kolejnych wersjach Comarch ERP XL.

Współpraca Comarch ERP XL 2022.0 będzie możliwa dopiero od wersji Comarch Shipping, w której udostępnieni zostaną kurierzy: GLS i Raben. Planowo wersja powinna się ukazać na przełomie 2021/2022. Ze względu na to, że w obecnej wersji aplikacji brakuje zmian koniecznych do poprawnej współpracy, to do czasu wydania tej wersji korzystanie z integracji nie jest zalecane, gdyż będzie powodowało błędy.

Zmiany na paczkach i wysyłkach w Comarch ERP XL

Zmiany w generowaniu paczek i wysyłek z list dokumentów

W związku z tym, że generowanie zleceń do Comarch Shipping wymaga podania dla wysyłki dokładnie jednego adresu odbiorcy, nawet jeśli wysyłka zawiera kilka paczek, to zmodyfikowane zostało działanie tworzenia paczek i wysyłek obsługujących adres dostawy.

Dotychczasowe działanie parametru z konfiguracji, zakładka [Sprzedaż/Parametry 2] Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki pozwalało na tworzenie paczek z dokumentami, które miały ustawionego kontrahenta z tym samym adresem oraz takich, które w ogóle nie miały kontrahenta (np. paragony). Ta kontrola została teraz uściślona tak, że dokumenty bez kontrahenta będą zawsze wiązane do jednej paczki, a do innych tylko te na których kontrahent jest ustawiony.

Przyklad

W konfiguracji jest zaznaczony parametr: Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki. Na liście paragonów zaznaczono kilka dokumentów, z czego dwa nie mają przypisanego kontrahenta, a pozostałe mają kontrahenta zgodnego (z tym samym adresem).

Po wybraniu operacji generowania paczek z zaznaczonych zostaną dodane dwie paczki z ustawionym parametrem: Dokumenty na ten sam adres, gdzie jedna będzie zawierała paragony bez kontrahentów, a druga pozostałe paragony.

Dodatkowo w tym samym miejscu w konfiguracji został dodany nowy parametr ”Z listy dokumentów twórz wiele paczek i wysyłek (tylko dla generowania z dokumentów)”. Parametr możliwy do zaznaczenia, jeśli zaznaczono powyższy, czyli ”Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki”. W przeciwnym razie niezaznaczony i niedostępny do edycji.

Nowe parametry dla paczek i wysyłek w oknie konfiguracji
Nowe parametry dla paczek i wysyłek w oknie konfiguracji

Zaznaczenie nowego parametru skutkuje zmianą w wykonaniu operacji Wysyłka z zaznaczonych dostępnej w menu kontekstowym na listach dokumentów: handlowych, serwisowych i zamówień oraz na liście paczek. Ta operacja spowoduje najpierw utworzenie paczek z ustawionym parametrem: ”Dokumenty na ten sam adres (jak opisano powyżej)”, a następnie do każdej z tych paczek zostaje utworzona osobna wysyłka. Chodzi o to, aby każda wysyłka miała jednoznaczny adres dostawy. W tym przypadku będzie on pobierany z adresu na powiązanej paczce.

Uwaga
Operacja nie dotyczy polecenia: Wysyłka dla pozycji z zaznaczonych dostępnego w menu kontekstowym na listach dokumentów: handlowych, serwisowych i zamówień.

Zmiany na formatce paczki

Zmiany w oknie paczki w Comarch ERP XL
Zmiany w oknie paczki w Comarch ERP XL

Na Paczce dodano obszar Parametry przesyłki, w którym poza dotychczasowymi polami z objętością i wagą brutto umieszczone zostały nowe:

  • Wymiary: długość, szerokość i wysokość, wyrażone w centymetrach. Wymiarami można posługiwać się niezależnie od aplikacji Comarch Shipping
  • Rodzaj przesyłki – możliwość wybrania rodzaju przysyłki z dostępnych dla danego kuriera w Comarch Shipping, które są importowane do XL z tej aplikacji. Tutaj najpierw konieczne jest wskazanie kuriera, aby została odpowiednio zawężona lista rodzajów.

Dodatkowo na paczce dodano kontrolkę Modyfikował prezentującą dane operatora, który ostatnio wprowadzał zmiany na dokumencie.

Zmiany na formatce wysyłki

Na potrzeby przechowywania danych pobieranych ze zlecenia w Comarch Shipping w oknie wysyłki zostały dodane nowe pola oraz zmieniono układ okna, jak przedstawia poniższy rysunek.

Zmiany w oknie wysyłki w Comarch ERP XL
Zmiany w oknie wysyłki w Comarch ERP XL

Wydzielona została część Obsługa wysyłki, w której umieszczono pole Kurier z odwołaniem do listy słownikowej z rodzajami kurierów (dostępna w Słownikach kategorii, grupa Transport, magazyn). Obsługa pola zgodnie ze standardem, czyli jeśli ustawiono domyślny rekord w słowniku, to będzie on ustawiany na nowo dodawanych wysyłkach. Rekordy można również dezaktywować w słowniku, w przypadku, gdy nie są wykorzystywane.

Z polem Kurier ściśle powiązane jest dotychczasowe pole Spedytor, które pozwala ustawić kontrahenta obsługującego wysyłkę. Jeśli na kartach kontrahentów zostanie zaznaczony parametr: Spedytor i dodatkowo wybrany zostanie rodzaj kuriera, wówczas na wysyłce będzie możliwe wybranie jako Spedytora tylko takich kontrahentów: np. .

Jeśli wysyłka jest realizowana poprzez spedytora nie będącego kontrahentem, wówczas działanie pola Spedytor pozostaje bez zmian. Analogicznie, zmianie nie uległo działanie pól dotyczących samochodu oraz kierowcy – mogą one być wykorzystywane do ewidencji wysyłek realizowanych poza firmami kurierskimi.

Poniżej wydzielona została kolejna część Dane przesyłki, w której umieszczono nowe pola:

  • Stan przesyłki – z odwołaniem do listy słownikowej o tej samej nazwie (dostępna w Słownikach kategorii, grupa Transport, magazyn). Do rekordów tego słownika zostały dodane predefiniowane stany dla zleceń z Comarch Shipping, które rozpoczynają się od wyrażenia ‘ZNP’ i rekordy te będą ustawiane automatycznie na wysyłkach integrowanych z tą aplikacją. Niezależnie od tego jest również możliwość korzystania ze słownika na standardowych zasadach, czyli dodając do niego własne pozycje, a następnie ustawianie stanów ręcznie na wysyłkach.
  • Numer ZNP – pole widoczne dopiero, jeśli wysyłka zostanie przesłana do Comarch Shipping. Wyświetla numer zlecenia nadany jej w aplikacji. Obok numeru znajduje się przycisk lupki. Służy on do podglądu zlecenia w Comarch Shipping, o czym więcej w rozdziale ‘’Podgląd zlecenia z poziomu wysyłki’’.
  • Punkt odbioru (ID) – możliwość wpisania identyfikatora punktu odbioru.
  • Data nadania – możliwość ustawienia daty nadania.

Pozostałe pola w obszarze z danymi przesyłki działają bez zmian, czyli Numer listu służy przechowywaniu numeru nadanego przez kuriera po jego zarejestrowaniu, możliwe jest uzupełnienie wartości pobrania i ubezpieczenia wysyłki. W przypadku współpracy z Comarch Shipping pola te są integrowane z utworzonymi zleceniami, co jest szczegółowo opisane w kolejnym punkcie.

Dodatkowo zmieniono nazwę dotychczasowej zakładki [Opis] na [Inne], bowiem oprócz pola z opisem zawiera ona również nowe pole Link do śledzenia przesyłki, z możliwością wywołania podglądu takiego linku. W polu można wpisać adres otrzymany po nadaniu przesyłki, pod którym dostępne są informacje o tym, gdzie znajduje się ona aktualnie. Po wypełnieniu pola aktywny będzie przycisk do wywołania wpisanego adresu w oknie domyślnej przeglądarki.

Wskazówka
Początkowo pole może być wykorzystywane tylko do ręcznego uzupełniania, ponieważ kurierzy DHL i DPD (którzy w pierwszej kolejności zostali udostępnieni w aplikacji Comarch Shipping) nie posiadają obsługi linków. Docelowo pole będzie wykorzystywane w integracji, jeśli wysyłki będą rejestrowane u kurierów przesyłających zwrotnie linki do śledzenia przesyłek.

 

Zakładka [Inne] na wysyłce
Zakładka [Inne] na wysyłce

Rozpoczęcie współpracy z Comarch Shipping

Uruchomienie usługi Comarch Shipping

Uruchomienie usługi rozpoczyna się w CSM od jej zakupu (lub wybrania wersji demonstracyjnej). Należy tutaj postępować zgodnie z dokumentacją aplikacji Comarch Shipping.

Konfiguracja połączenia i tworzenie kont użytkowników w aplikacji Comarch Shipping

W pierwszych wersjach aplikacji zakładanie kont użytkowników jest dostępne tylko jako migracja z poziomu systemu ERP i może być dokonywana tylko za pomocą loginu SSO, który ma w aplikacji uprawnienia Administratora. Jest to ten login, który zakłada usługę z poziomu CSM.

W pierwszym kroku należy ustawić dla właściwych operatorów Comarch ERP XL loginy SSO, którymi będą się posługiwać w aplikacji oraz ustawić dla nich parametr: Użytkownik Comarch Shipping.

Wskazówka
Do operatora, który będzie administrował usługą Comarch Shipping powinien być przypisany login SSO posiadający rolę Administrator w tej usłudze. Przed założeniem dodatkowych użytkowników jedynym takim loginem w Comarch Shipping jest ten, który zakładał usługę z poziomu CSM.
Ustawienia użytkownika Comarch Shipping na karcie operatora
Ustawienia użytkownika Comarch Shipping na karcie operatora

 

W kolejnym kroku w oknie konfiguracji Comarch ERP XL, na zakładce [Aplikacje/Kurierzy] należy wpisać adres usługi Comarch Shipping i zapisać okno konfiguracji. Poprawny adres usługi to: https://shipping.comarch.com.

Ustawienia adresu serwera Comarch Shipping w oknie konfiguracji
Ustawienia adresu serwera Comarch Shipping w oknie konfiguracji

Po ponownym uruchomieniu okna na tej samej zakładce możliwe będzie wykonanie eksportu użytkowników do aplikacji. Zgodnie z informacją zamieszczoną poniżej przycisku eksportu, zostanie on wykonany dla operatorów z zaznaczonym parametrem: Użytkownik Comarch Shipping. Loginy SSO pobrane z kart tych operatorów zostaną dodane do listy użytkowników aplikacji (z rolą: Domyślny Użytkownik), a logowanie będzie się obywało za pomocą tych kont SSO.

Wskazówka
Aby eksport wykonał się poprawnie, numer NIP z pieczątki głównej firmy w Comarch ERP XL musi być zgodny z numerem NIP podanym przy rejestrowaniu usługi Comarch Shipping.

Po poprawnym wykonaniu eksportu należy jeszcze zalogować się do aplikacji i aktywować konta nowo dodanych użytkowników, a w razie potrzeby ustawić niektórym rolę Administratora. Dopiero wtedy użytkownicy będą mogli w pełni korzystać z funkcjonalności aplikacji zgodnie z przypisanymi im rolami.

Więcej na temat ról w dokumentacji Comarch Shipping.

Import informacji o kurierach obsługiwanych w aplikacji

W oknie Konfiguracja/Aplikacje/Kurierzy w wersji 2022.0 Comarch ERP XL został dodany przycisk do importu danych o kurierach z aplikacji Comarch Shipping. Przy imporcie do słownika kategorii Kurierzy pobierane są następujące informacje:

  • Wewnętrzny identyfikator kuriera wykorzystywany przy wymianie danych – informacja nie jest widoczna w interfejsie, ale jego przypisanie spowoduje, że kurier będzie widoczny w oknie generowania Zlecenia Nadania Przesyłki.
  • Rodzaje przesyłek obsługiwanych przez danego kuriera – rodzaje można ustawiać na paczkach, co zostaje potem przekazane na zlecenia w aplikacji.
Import danych o kurierach z aplikacji Comarch Shipping
Import danych o kurierach z aplikacji Comarch Shipping

 

Jeśli nazwa kuriera z aplikacji jest zgodna z nazwą predefiniowanego rekordu ze słownika, wówczas importowane informacje zostaną przypisane do tego rekordu. Jeśli nie ma dokładnie takiej nazwy, wówczas w słowniku zostaje utworzony nowy rekord predefiniowany (oznaczony na niebiesko).

Dodatkowy parametr Oznaczaj aktywność kurierów na podstawie ustawień z aplikacji pozwala ustawić rekordy słownika kategorii Kurierzy na aktywne/nieaktywne w sposób odzwierciedlający stan w Comarch Shipping. Przy czym będzie to dotyczyło tylko tych kurierów, którzy są obsługiwani w aplikacji. Pozostałe rekordy słownika nie są modyfikowane.

Wskazówka

W wersji Comarch ERP XL 2022.0 wewnętrzne identyfikatory kurierów obsługiwanych w aplikacji zostaną wypełnione automatycznie w trakcie kreacji i konwersji bazy.

Na dzień wydawania wersji Comarch ERP XL 2022.0 aplikacja Comarch Shipping obsługuje następujących kurierów: Allegro InPost Paczkomaty, Allegro InPost Kurier, DHL, DHL POP, DPD, InPost Kurier, InPost Paczkomaty, ORLEN Paczka, Poczta Polska. Wkrótce pojawią się również: GLS i Raben, którzy zostali już uwzględnieni w kreacji i konwersji.

W kreacji/konwersji bazy nie są automatycznie pobierane rodzaje przesyłek dla kurierów. Operację tą należy wykonać samodzielnie za pomocą przycisku Importuj dane kurierów z aplikacji.

Przycisk importu pobiera również dane słownikowe rodzajów przesyłek, które są widoczne w słowniku kategorii Kurierzy na osobnej zakładce [Rodzaje przesyłek].

Rodzaje przesyłek zaimportowane z Comarch Shipping na przykładzie kuriera InPost Paczkomaty
Rodzaje przesyłek zaimportowane z Comarch Shipping na przykładzie kuriera InPost Paczkomaty

Pobrane w ten sposób rodzaje przesyłek można wykorzystać na paczkach, z których są następnie przekazywane na zlecenie do Comarch Shipping. Aby ograniczyć w XL listę rodzajów do tych, które są w danej bazie faktycznie wykorzystywane, można pozostałe oznaczyć jako nieaktywne. Dzięki temu nie będą one wyświetlane na listach do wyboru, analogicznie do innych nieaktywnych rekordów słownikowych.

Uwaga
Ze względu na specyficzne warunki rodzajów przesyłek dla kuriera Poczta Polska, które ściśle wiążą się z rodzajem świadczonych przez niego usług, w obecnej wersji(2022.0 Comarch ERP XL) nie są pobierane rodzaje przesyłek dla tego kuriera. A co za tym idzie nie można ich wykorzystać w trakcie wystawiania czy aktualizacji zleceń. Dla tego kuriera pole to pozostanie zawsze puste, a przy tworzenia zlecenia będzie ustawiane w Comarch Shipping na podstawie szablonu ‘Szybka paczka’.

Tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki z poziomu Comarch ERP XL

Warunki konieczne do pomyślnego utworzenia zlecenia

Aby pomyślnie udało się utworzyć zlecenie w Comarch Shipping muszą być spełnione następujące warunki:

  • Od strony aplikacji Comarch Shipping:
    • Musi być aktywny oraz ustawiony jako domyślny co najmniej jeden kurier – tylko takie ustawienie pozwala tworzyć zlecenia w aplikacji.
    • W szablonie kuriera DHL: Standardowa paczka powinny być ustawione domyślne wymiary paczki, o czym mowa również w kolejnych punktach.
  • Od strony Comarch ERP XL:
    • Operator wykonujący operację tworzenia zlecenia musi mieć uzupełniony Login SSO, który został dodany jako użytkownik Comarch Shipping.

Wskazówka
W aplikacji Comarch Shipping jest możliwość ustawienia Kontroli unikalności zleceń z weryfikacją dla dokumentów źródłowych i powiązanych. Ponieważ analogiczna weryfikacja odbywa się w Comarch ERP XL przy tworzeniu wysyłek, to nie ma potrzeby uruchamiać jej dodatkowo w aplikacji.

Zlecenia z listy wysyłek

Na liście wysyłek (dostępna z listy dokumentów handlowych, zakładka [Transportowe/Wysyłki] w menu kontekstowym udostępnione zostały operacje dotyczące Zleceń Nadania Przesyłki (w skrócie ZNP) w Comarch Shipping:

  • Zlecenie Nadania Przesyłki (ZNP) pozwalający tworzyć zlecenia dla wybranej przesyłki w Comarch Shipping.
  • Aktualizuj dane ZNP do aktualizacji danych przekazywanych z Comarch Shipping na wysyłkę w XL.

Operacja Zlecenie Nadania Przesyłki (ZNP) z listy wysyłek działa dla pojedynczego rekordu na liście. Po jej wybraniu następuje weryfikacja prawidłowości wysyłki, czyli sprawdzany jest:

  • Stan wysyłki – musi być Zatwierdzona i niepowiązana ze zleceniem w Comarch Shipping,
  • Adres wysyłki, czyli czy wszystkie przypisane paczki mają zaznaczony parametr Dokumenty na ten sam adres oraz czy adres dla paczek jest zgodny.

Jeśli weryfikacja zawiera błędy użytkownik zostaje o tym powiadomiony stosownym komunikatem i operacja zostaje przerwana. W przeciwnym razie pojawia się okno z parametrami dla tworzonego zlecenia.

Uwaga
Utworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki dla kuriera DPD nie jest na razie możliwe dla wysyłek powiązanych z wieloma paczkami. Weryfikacja tego następuje przy wysłaniu ZNP do apliakcji i jest komunikowane w logach. Jeśli utworzona wysyłka zawiera więcej niż jedną paczkę, to należy ją anulować i utworzyć osobne wysyłki dla każdej z paczek.

Parametry dla tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki

Parametry dla tworzenia zlecenia w Comarch Shipping
Parametry dla tworzenia zlecenia w Comarch Shipping

 

W oknie z parametrami możliwe do ustawienia są:

  • Kurier – jeśli nie wybrano na wysyłce, konieczne będzie wskazanie kuriera z listy słownikowej. Jest to jedyne pole obowiązkowe, bez którego nie będzie możliwości zaakceptowania okna i utworzenia zlecenia.
  • Spedytor – możliwość wybrania kontrahenta, który został oznaczony na karcie jako Spedytor i ma wybranego tego samego kuriera, którego podano powyżej. Jeśli spedytora wybrano na wysyłce, wówczas zostanie ustawiony w tym oknie.
  • Data nadania – możliwość wskazania daty, w której ma być nadana przesyłka.
  • Płatność przy odbiorze – parametr zaznaczony, jeśli na wysyłce wypełniono pole Pobranie, w przeciwnym razie nie będzie możliwości jego zaznaczenia, ponieważ nie ma skąd pobrać tej wartości.
  • …-wartość pobrania z wysyłki powiększ o kwotę – możliwość wpisania dodatkowej kwoty należnej za przesyłkę, jeśli nie została ona uwzględniona w kwocie pobrania; pole aktywne tylko jeśli parametr: Płatność przy odbiorze jest zaznaczony.
  • Wartość ubezpieczenia z dwiema opcjami:
    • Wg kwoty pobrania – wówczas na zleceniu jako wartość ubezpieczenia zostanie ustawiona taka sama kwota jak wartość pobrania.
    • Z wysyłki – jeśli na wysyłce ustawiono wartość w polu Ubezpieczenie, wówczas można ją przekazać bezpośrednio na zlecenie.
  • Rodzaj przesyłki – możliwość wybrania rodzaju przysyłki z dostępnych dla danego kuriera w Comarch Shipping, które są importowane do XL z tej aplikacji. Tutaj najpierw konieczne jest wskazanie kuriera, aby została odpowiednio zawężona lista rodzajów.
  • Wymiary: długość, szerokość i wysokość, wyrażone w centymetrach. Wymiarami można posługiwać się niezależnie od aplikacji Comarch Shipping
  • Punkt odbioru (ID) – możliwość wpisania identyfikatora punktu odbioru

W przypadku kuriera DHL kwota Ubezpieczenia nie może być niższa niż kwota Pobrania. Takie ustawienie jest traktowane jako błędne na zleceniu. W celu uniknięcia takiego błędu należy więc zadbać o to, aby wartość pobrania nie przekraczała wartości ubezpieczenia.

Jeśli do zlecenia zostanie przesłana wartość ubezpieczenia, to zostanie ona ustawiona na zleceniu tylko wtedy, gdy w szablonie paczki została wybrana opcja ubezpieczenia przesyłki jako ‘Wartość z dokumentu źródłowego’. W przeciwnym razie kwota ubezpieczenia na zleceniu będzie pobierana jako stała wartość zadeklarowana w szablonie kuriera w Comarch Shipping. Przy ustawieniu na szablonie wartości ubezpieczenia jako ‘Stała wartość’ nie ma więc konieczności uzupełniania jej na wysyłce.

Na dole okna z parametrami możliwe jest wskazanie, aby poza utworzeniem zlecenia została wykonana dodatkowa operacja w Comarch Shipping: Zarejestruj przesyłkę u kuriera. Taka operacja powoduje nadanie numeru listu przewozowego u wybranego kuriera.

Po uzupełnieniu wszystkich parametrów i zaakceptowaniu okna następuje tworzenie zlecenia w Comarch Shipping.

Wyniki z przebiegu operacji wyświetlane są w logu. Część ewentualnych błędów związanych z połączniem z aplikacją wyświetlenia jest na tym oknie, natomiast pozostałe wynikające z błędów weryfikacji zlecenia po stronie aplikacji są tylko komunikowane i zgodnie z treścią komunikatu szczegóły można zobaczyć już na samym zleceniu w Comarch Shipping.

Na zlecenie poza parametrami w oknie Stwórz Zlecenie Nadania Przesyłki przekazywane są też dane z wysyłki:

  • Dane odbiorcy przesyłki, czyli nazwa firmy i adres kontrahenta na dokumencie powiązanym z paczką/paczkami na wysyłce. Tutaj istotne jest, że na zleceniu wymagane jest podanie numeru telefonu (pobierany z pola Telefon1 karty kontrahenta) oraz adresu e-mail (pole E-mail z karty kontrahenta). Należy pamiętać o tym, że dane te powinny być zapisane na karcie kontrahenta przed utworzeniem dokumentu stanowiącego podstawę wysyłki.
  • Ilość paczek – wyliczana na podstawie faktycznie powiązanych paczek, a nie pola uzupełnionego na wysyłce (na zakładce [Paczki]).
  • Waga paczki – pobierana z wagi uzupełnionej dla każdej z powiązanych paczek. Istotne jest, aby waga dla paczek ustawiona była w kilogramach, gdyż taka jest jednostka przyjmowana przez kurierów.
  • Kwoty Pobrania i Ubezpieczenia, jak opisano powyżej.
  • Numer wysyłki oraz numery dokumentów powiązanych z paczkami na wysyłce.

Ustawienie rodzaju kuriera w oknie z parametrami warunkuje rodzaj zlecenia jaki zostanie utworzony. Następnie na takim zleceniu ustawiane są niezbędne informacje:

  • Dokument źródłowy -> numer wysyłki
  • Dokumenty powiązane -> numery dokumentów powiązanych do paczek z tej wysyłki.
  • Dane odbiorcy -> z adresu kontrahenta, jak opisano powyżej.
  • Dane nadawcy -> z adresu ustawionego w aplikacji.
  • Ilość paczek -> ilość tych, które są powiązane do wysyłki, jak opisano powyżej.
  • Całkowita waga przesyłki -> wyliczona jako suma z wag powiązanych paczek.
  • Zawartość, na którą może składać się kilka elementów: numer dokumentu źródłowego, numery dokumentów powiązanych oraz treść ustawiona w szablonie. Sposób konfiguracji opisany w dokumentacji Comarch Shipping. Tutaj należy zwrócić uwagę, że im więcej elementów zostanie uwzględnionych, tym większa szansa, że przekroczona będzie dopuszczalna ilość znaków (np. dla kuriera DHL wynosi ona tylko 30 znaków).
  • Ubezpieczenie przesyłki oraz Pobranie -> z wysyłki oraz z parametrów przed tworzeniem zlecenia, jak opisano powyżej oraz w kolejnych punktach.
  • Data nadania pobrana -> z parametrów przed utworzeniem zlecenia
  • Na liście paczek -> wszystkie będą miały ustawiony rodzaj Standardowa paczka, waga zostanie pobrana z paczek, wymiary z domyślnych wymiarów dla z szablonu.
  • Usługi dodatkowe pobrane z ustawień w aplikacji.

W wersji 2022.0 Comarch ERP XL w oknie ZNP pojawiły się dodatkowo nowe pola:

  • Rodzaj przesyłki,
  • Wymiary,
  • Id punktu odbioru.

Działanie tych parametrów jest następujące:

  • Jeśli zostały wypełnione w oknie generowania, to niezależnie od tego, co jest na paczce i wysyłce, wówczas przesyłane na zlecenie są te okna generowania;
  • Jeśli nie zostały wypełnione w oknie generowania (lub pozostawiono domyślne wartości zerowe), a są wypełnione na paczce lub wysyłce, wówczas przesyłane na zlecenie są te z paczki i wysyłki;
  • Jeśli nie zostały wypełnione zarówno w oknie generowania, jak i na paczce lub wysyłce, wówczas pobierane są domyślne ustawione w Comarch Shipping dla danego kuriera (z szablonu kuriera ‘Szybka paczka’).

Wskazówka
Powyższe nie dotyczy pól: Kurier (jest wymagane), Data nadania (zawsze jest wypełnione) oraz ustawień dla kwot pobrania i ubezpieczenia, które są obsługiwane jak dotychczas.

Niezależnie od tego, czy informacje na tworzonym zleceniu są pobierane z XL czy też z domyślnego szablonu, po utworzeniu zlecenia są one automatycznie przekazywane na źródłowe dokumenty paczek/wysyłek do XL.

Dodatkowo do Comarch Shipping przekazywane są od wersji 2022.0 Coamrch ERP XL następujące informacje:

  • Akronim adresu kontrahenta odczytywany z adresu przypisanego do paczki w XL,
  • System, czyli nazwa systemu, z którego utworzone zostało zlecenie, w tym przypadku: Comarch ERP XL.

Podsumowując powyższe, w trakcie przesyłania informacji pomiędzy bazą danych Comarch ERP XL a Comarch Shipping przekazywane są następujące informacje:

 

Wskazówka
Aby zostały na zleceniach uzupełnione wymagane pola należy poprawnie zdefiniować dla kurierów szablony ‘Szybka paczka’, w których można podać parametry domyśle (np. waga i wymiary dla paczki) lub oznaczyć parametry pozwalające wypełnić pola danymi z XL, (np. Zawartość na zleceniu). Dzięki temu nie będzie konieczności, jak dotychczas wypełniania wszystkich pól na dokumentach w XL, ponieważ zostaną one pobrane z tych szablonów, a przy aktualizacji danych z ZNP zostaną zwrotnie zapisane na paczce/wysyłce w XL.

Jeśli przy tworzeniu zlecenia będą błędy/braki w danych odbiorcy czy parametrach paczki (waga, wymiary), wówczas zlecenie zostanie utworzone, a w logu pojawi się informacja o tym, że zawiera ono błędy i należy je poprawić bezpośrednio w Comarch Shipping. To działanie pozostało bez zmian w stosunku do dotychczasowego.

 

Dane o zleceniu na wysyłce

Po pomyślnym utworzeniu zlecenia w Comarch Shipping na wysyłce w XL jest ustawiany kurier, numer utworzonego zlecenia, jego stan oraz numer listu przewozowego (jeśli została wykonana rejestracja zlecenia u kuriera). Ze względu na to, że kwota ubezpieczenia wysłana z wysyłki w XL może być różna niż ta, która ostatecznie została ustawiona na zleceniu (przy ustawieniu w szablonie przesyłki ‘Stała wartość’), to również kwota Ubezpieczenia jest przesyłana zwrotnie na wysyłkę.

Wyświetlanie powyższych danych na oknie wysyłki opisane jest szczegółowo w rozdziale ‘’Zmiany na formatce wysyłki’’.

Zgodnie ze standardowym działaniem operacji anulowania wysyłki dane pochodzące ze zlecenia są z niej również usuwane.

Podgląd zlecenia z poziomu wysyłki

Po zapisaniu na wysyłce numeru zlecenia aktywny jest przycisk lupki obok pola Numer ZNP. Służy on do podglądu zlecenia w Comarch Shipping. Szczególnie przydatny będzie przy ewentualnych błędach wyświetlonych w logu, aby zweryfikować szczegółowo poprawność utworzonego zlecenia. Na oknie zlecenia w Comarch Shipping będą bowiem zaznaczone na czerwono pola, które spowodowały błędy lub wyświetlony zostanie komunikat o innym konkretnym błędzie dla danego zlecenia.

Uwaga
Jeśli jeden użytkownik Comarch Shipping będzie przypisany do wielu baz apliakcji, wówczas przy wybraniu operacji podglądu zlecenia, będzie musiał najpierw wybrać w przeglądarce właściwą bazę Shipping. Dopiero po tym wyborze zostanie wyświetlone prawidłowe zlecenie.

 

Zlecenia z listy paczek

Analogiczne polecenie Zlecenie Nadania Przesyłki (ZNP) zostało dodane do menu kontekstowego na liście paczek. Dzięki temu po zaznaczeniu wcześniej utworzonych paczek jest możliwość wygenerowania z nich zleceń po uprzednim utworzeniu jednej lub kilku wysyłek. To, ile wysyłek i zleceń zostanie utworzonych zależy od tego, na ile różnych adresów utworzone są wybrane paczki.

  • Jeśli adres jest zgodny, to powstanie jedna wysyłka.
  • Jeśli są różne to powstanie tyle wysyłek, ile zostanie odnalezionych adresów. W przypadku kilku paczek na ten sam adres zostaną one powiązane z jedną wysyłką.
  • Jeśli zostaną znalezione paczki bez adresu to zostaną one pominięte – nie zostaną z nich utworzone wysyłki. Przez paczki bez adresu rozumiemy takie, które nie mają zaznaczonego parametru ‘Dokumenty na ten sam adres’ lub parametr jest zaznaczony, ale do paczki związane są dokumenty bez kontrahenta, np. paragony.
Uwaga

W przypadku operacji tworzenia ZNP z paczek system działa automatycznie tak, jakby w konfiguracji zaznaczony był parametr: Z listy dokumentów twórz wiele paczek i wysyłek (tylko dla generowania z dokumentów), jak opisano w rozdziale ‘’Zmiany w generowaniu paczek i wysyłek z list dokumentów’’.

Po zakwalifikowaniu właściwych paczek, w tle zostają utworzone odpowiednie wysyłki i wyświetli się okno z parametrami wysyłki, jak opisano w rozdziale ‘’Parametry dla tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki’’. Tutaj różnica w wypełnianiu parametrów jest następująca:

  • Kurier –ponieważ nie wybrano go na dopiero co utworzonej wysyłce/wysyłkach, to konieczne będzie jego wskazanie.
  • Spedytor – również nie wybrano go na wysyłce/wysyłkach, więc tu istnieje taka możliwość.
  • Data nadania – możliwość wskazania daty, w której ma być nadana przesyłka.
  • Płatność przy odbiorze – parametr może zostać zaznaczony, jeśli na wysyłce chcemy mieć wypełnioną wartość Pobrania. Po jego zaznaczeniu jako kwota pobrania do wysyłki wyliczona zostanie suma wartości brutto z powiązanych paczek.
  • …-wartość pobrania z wysyłki powiększ o kwotę – możliwość wpisania dodatkowej kwoty należnej za przesyłkę, jeśli zostanie ona wypełniona to o taką wartość powiększy się kwota Pobrania wyliczona powyżej.
  • Wartość ubezpieczenia z dwiema opcjami – bez zmian, jak opisano w w rozdziale ‘’Parametry dla tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki’’.

Po pomyślnym utworzeniu zlecenia w Comarch Shipping na wysyłce w XL są ustawiane dane jak opisano w rozdziale ‘’Dane o zleceniu na wysyłce’’.

Zlecenia z listy dokumentów

Analogiczne polecenie Zlecenie Nadania Przesyłki (ZNP) zostało dodane do menu kontekstowego na listach tych dokumentów, dla których można generować wysyłki, czyli dokumentów handlowych, serwisowych oraz zamówień.

Wskazówka
Polecenie Zlecenie Nadania Przesyłki (ZNP) nie zostało dodane na liście dokumentów wewnętrznych, dla których nie możliwości (w przypadku MMW i MMP) ustawiania kontrahenta, więc nie będzie skąd pobrać adresu odbiorcy.

Dzięki temu po wskazaniu właściwych dokumentów jest możliwość wygenerowania z nich zleceń po uprzednim utworzeniu jednej lub kilku paczek i wysyłek. To, ile paczek/wysyłek oraz zleceń zostanie utworzonych zależy od tego, na ile różnych adresów utworzone są wybrane dokumenty.

  • Jeśli adres jest zgodny, to powstanie jedna paczka i do niej jedna wysyłka.
  • Jeśli są różne to powstanie tyle paczek i powiązanych do niej wysyłek, ile zostanie odnalezionych adresów.
  • Jeśli zostaną znalezione dokumenty bez adresu (np. paragony bez ustawionego kontrahenta) to zostaną one spięte do jednej paczki, a ta powiązana do jednej wysyłki. Taka wysyłka zostanie pominięta przy tworzeniu zlecenia do Comarch Shipping.
Uwaga

W przypadku operacji tworzenia ZNP z listy dokumentów system działa automatycznie tak, jakby w konfiguracji zaznaczone były parametry: ''Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki'' oraz ''Z listy dokumentów twórz wiele paczek i wysyłek (tylko dla generowania z dokumentów)'', jak opisano w rozdziale ''Zmiany w generowaniu paczek i wysyłek z list dokumentów''.

Po utworzeniu paczek i wysyłek oraz zakwalifikowaniu właściwych wysyłek dla zleceń wyświetli się okno z parametrami i działaniem, jak opisano w rozdziale ‘’Zlecenia z listy paczek’’.

Po pomyślnym utworzeniu zlecenia w Comarch Shipping na wysyłce w XL są ustawiane dane jak opisano w rozdziale ‘’Dane o zleceniu na wysyłce’’.

Rejestracja zleceń u kuriera z poziomu Comarch ERP XL

Na dole okna z parametrami do tworzenia ZNP możliwe jest wskazanie, aby poza utworzeniem zlecenia została wykonana dodatkowa operacja w Comarch Shipping: Zarejestruj przesyłkę u kuriera. Taka operacja powoduje nadanie numeru listu przewozowego u wybranego kuriera, zmianę stanu zlecenia oraz przesłanie zwrotnie tych informacji do Comarch Shipping.

Aby rejestracja u kuriera z poziomu Comarch ERP XL przebiegła poprawnie konieczne jest wypełnienie na zleceniu wszystkich wymaganych pól oraz wskazanie daty nadania pozwalającej na rejestrację.

W przypadku nie spełnienia ww. warunków zlecenie zostanie zapisane w Comarch Shipping, ale rejestracja nie powiedzie się. W logu pojawią się informacje o błędach.

Uwaga

Rejestracja zlecenia w serwisie kuriera z poziomu Comarch ERP XL jest możliwa tylko przy tworzeniu zlecenia w Comarch Shiiping. Nie została ona udostępniona jako osobna operacja.

Jeśli więc z Comarch ERP XL zostanie tylko utworzone zlecenie, to pozostałe operacje dostępne dla zleceń w Comarch Shipping, czyli Rejestracja u kuriera, Zamawianie kuriera i Anulowanie w pierwszej wersji integracji są dostępne jedynie z poziomu samej aplikacji

Aktualizacja danych na wysyłce z powiązanego zlecenia

Po utworzeniu zlecenia w Comarch Shipping operator systemu Comarch ERP XL ma możliwość aktualizowania danych ze zlecenia na wysyłkę. Jest to operacja wykonywana na żądanie i służy do tego polecenie w menu kontekstowym na liście wysyłek: Aktualizuj dane ZNP.

Po jego wybraniu dla zaznaczonych rekordów następuje aktualizacja następujących pól:

  • Numer ZNP,
  • Stan przesyłki,
  • Numer listu przewozowego
  • Kwota ubezpieczenia.

Jeśli w Comarch Shipping zostanie anulowane zlecenie, wówczas dane na nim nie są czyszczone, a jedynie zmienia się jego stan na Anulowany. W związku z tym na wysyłce dane te również pozostaną, czyli będzie ona nadal związana z tym zleceniem, a aktualizacja danych na wysyłce jedynie zmieni pole ze stanem przesyłki.

Dopiero w przypadku, gdy w Comarch Shipping zostanie usunięte zlecenie, wówczas dane o nim zostaną usunięte na wysyłce w trakcie wykonywania operacji aktualizacji danych.

Zlecenia uruchamiane w przeglądarce

W przypadku, gdy do tworzonego z XL zlecenia nie zostanie podana kluczowa dana blokująca zapis tego zlecenia, wówczas to zlecenie zostanie w XL podniesione do edycji, celem uzupełnienia brakujących pól. Informacja o brakach znajduje się w standardowym komunikacie na zleceniu w Comarch Shipping.

Zlecenie jest otwierane do edycji w przeglądarce MS Edge uruchamianej w oknie Systemu.

Zlecenie uruchamiane w oknie przeglądarki w Comarch ERP XL
Zlecenie uruchamiane w oknie przeglądarki w Comarch ERP XL

 

Po uzupełnieniu brakujących pól i zapisaniu zlecenia następuje automatyczna aktualizacja danych z ZNP, dzięki czemu uzupełnione pola zostają od razu zapisane na paczce/wysyłce w XL.

W obecnej wersji Comarch Shipping błąd taki będzie się pojawiał, jeśli dla zleceń wymagane będzie podanie punktu odbioru i nie zostanie ono wysłane z XL. Dzięki temu będzie możliwe wybranie tego punktu z mapy udostępnianej w Comarch Shipping, bez konieczności ręcznego uzupełniania go w XL.

Wskazówka

W przyszłości, jeśli w aplikacji pojawią się nowi kurierzy, dla których wymagane będą inne kluczowe pola, ten schemat działania zostanie zachowany. Czyli wtedy takie zlecenia również będą edytowane w przeglądarce, gdzie trzeba będzie uzupełnić braki. Różnica będzie taka, że te braki nie zostaną zwrotnie zapisane na paczkach/wysyłkach, dopóki nie wprowadzona zostanie ich obsługa do mechanizmów integracji w XL.

Pozwoli to jednak tworzyć zlecenia dla kurierów nowo wprowadzanych do Comarch Shipping, niezależnie od tego, czy wymagane pola znajdują się na dokumentach w Comarch ERP XL.

Od wersji XL 2022.0 również podgląd zlecenia jest wyświetlany w przeglądarce MS Edge uruchamianej w oknie Systemu, zamiast w zewnętrznej domyślnej przeglądarce użytkownika. Każdorazowo po zamknięciu zlecenia w tym oknie pojawia się pełna zawartość konta użytkownika w Comarch Shipping ze wszystkimi dostępnymi opcjami. Z poziomu tego okna możliwe jest więc wykonywanie wszystkich operacji dostępnych dla użytkownika w aplikacji.

Należy tutaj zwrócić uwagę, że zlecenie uruchamiane w trybie tworzenia (z błędem kluczowym) lub w trybie podglądu, dla użytkowników przypisanych do wielu baz Comarch Shipping, wymaga od nich wcześniej wyboru kontekstu bazy. Jeśli wybrana zostanie nieprawidłowa, wówczas zlecenie nie zostanie otwarte, a pojawi się komunikat błędu.

Błąd przy próbie podglądu zlecenia przy niewłaściwym wyborze bazy do zalogowania
Błąd przy próbie podglądu zlecenia przy niewłaściwym wyborze bazy do zalogowania

Należy więc pamiętać o prawidłowym wyborze bazy Comarch Shipping, szczególnie w przypadku zleceń edytowanych w procesie ich generowania, gdyż to pozwoli uzupełnić dla nich od razu brakujące pola.

Tworzenie zleceń w trybie testowym

Współpraca z nową wersją aplikacji Comarch Shipping, która pozwala na tworzenie zleceń w trybie testowym nadal opiera się na tych samych, co dotychczas zasadach:

  • Przy uruchomionym w Comarch Shipping trybie testowym dla danego kuriera normalnie tworzy się ZNP z poziomu XL – informacja o tym, że jest ono utworzone w trybie testowym jest widoczna jedynie w Comarch Shipping.
  • Przy wyłączeniu w Comarch Shipping trybu testowego dla danego kuriera usuwane są z tej aplikacji zlecenia utworzone w tym trybie. Aby taka zmiana była widoczna w Comarch ERP XL, to należy na istniejących wysyłkach wykonać operację Aktualizuj dane ZNP. Na wysyłkach zostaną wyczyszczone informacje o numerze ZNP, stanie przesyłki oraz numerze listu przewozowego.

Ponieważ w wersji Comarch ERP XL Start nie są dostępne dokumenty transportowe, to cała współpraca z Comarch Shipping również nie jest dostępna.

Czy ten artykuł był pomocny?