Informacje ogólne
Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej podmioty gospodarcze zobowiązane są do składania miesięcznych deklaracji Intrastat, będących zestawieniem transakcji dokonanych z państwami członkowskimi. Obowiązkiem objęte będą przedsiębiorstwa, które w poprzednim roku kalendarzowym przekroczyły ustalony próg wartości obrotów z krajami Unii.
Deklaracja jest dokumentem statystycznym. Pod względem struktury i formy jest podobna do dokumentu SAD. Celem deklaracji jest ilościowo-wartościowe dokumentowanie przepływu towarów pomiędzy państwami Unii, z uwzględnieniem ich klasyfikacji według kodu CN i cech transakcji (np. rodzaju transportu). Wywóz i przywóz towarów dokumentowane są osobnymi deklaracjami.
Deklaracja może mieć jeden z dwóch stopni szczegółowości. Podmiot jest zobowiązany do składania deklaracji o większym stopniu szczegółowości, jeśli jego obroty z krajami UE (liczone osobno dla wywozu i przywozu) za poprzedni rok lub od początku bieżącego roku w poprzednim miesiącu przekroczyły próg specyficzny. Rozróżnienie deklaracji ze względu na stopień szczegółowości znajduje odzwierciedlenie w systemie Comarch ERP XL. Poprzez zaznaczenie opcji: Szczegółowość powyżej progu specyficznego, w konfiguracji (na zakładce: Intrastat) lub przy dodawaniu deklaracji Intrastat, Użytkownik decyduje o rodzaju generowanej deklaracji.
Służba Celna wprowadziła nowy portal Platforma Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC), w którym zostały skonsolidowane wszystkie dotychczasowe systemy.
Platforma Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC) stanowi pojedynczy punkt dostępu do e-usług Służby Celnej. Została ona zbudowana w ramach Programu e-Cło. Na PUESC systematycznie są osadzane kolejne usługi. Docelowo PUESC stanie się jedynym punktem dostępu do e-usług Służby Celnej.Deklaracje Intrastat mogą być drukowane na formularzu Intrastat jak również zapisywane w postaci pliku XML, zgodnego ze specyfikacją systemu PUESC. Deklaracja jest w pełni dostępna do edycji przed zatwierdzeniem.
Elementy deklaracji są generowane automatycznie na podstawie zarejestrowanych transakcji z kontrahentami należącymi do UE oraz odpowiednio oznaczonymi na dokumentach zakładce: Nagłówek.
Na formatce Intrastat istnieje możliwość zdefiniowania własnych kolumn. Mogą być one również definiowane na liście deklaracji (Przywóz, Wywóz).
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 listopada 2016 r. w sprawie zgłoszeń INTRASTAT na deklaracjach wywozowych Intrastat umieszczony jest numer identyfikacyjny VAT kontrahenta, czyli numer NIP. Począwszy od zgłoszenia za lipiec 2017 wypełnianie pola 22 (numer identyfikacyjny VAT kontrahenta) w zgłoszeniach dotyczących wywozu towarów jest obowiązkowe.
Na formularzu wywozowym na formatce elementu w polu nr 22 należy umieścić NIP kontrahenta.
NIP należy wpisywać w jednym ciągu wraz z prefiksem np. FR82499806362.
Przy wypełnianiu zgłoszenia Intrastat automatycznie na podstawie wystawionych dokumentów, również uwzględniany jest podział pozycji na wiele elementów w zależności od ilości kontrahentów w danym kraju i zapis NIP na dokumencie. W przypadku braku numeru NIP należy podać inny numer, który podatnik jest identyfikowany dla potrzeb VAT. W przypadku sprzedaży wysyłkowej, jeśli przedsiębiorca posiada przedstawiciela podatkowego w danym kraju wówczas należy podać NIP tego przedstawiciela. W praktyce oznacza to, że na kartach kontrahentów w przypadku sprzedaży wysyłkowej należy umieszczać NIP przedstawiciela podatkowego.
Konfiguracja
Deklaracja Intrastat w Systemie Comarch ERP XL nie posiada definicji dokumentu w strukturze praw. Parametry dotyczące deklaracji Intrastat znajdują się w konfiguracji ogólnej. Aby wyświetlić okno: Konfiguracja należy wybrać z menu: System, podmenu: Konfiguracja. W oknie należy wybrać zakładkę: Intrastat/Parametry.
Na zakładce Intrastat/Parametry znajdują się dwa parametry:
Szczegółowość powyżej progu specyficznego – zaznaczenie tej opcji spowoduje generowanie deklaracji Intrastat o wyższym poziomie szczegółowości, właściwym dla deklaracji, które należy składać po przekroczeniu progu specyficznego. Zaznaczenie opcji nie wyklucza generowania innej deklaracji Intrastat, jednak przy dodawaniu nowej deklaracji, należy zaznaczyć jej typ (w oknie: Intrastat, na zakładce: Ogólne).
Grupuj pozycje o wartości do – opcja pozwalająca określić maksymalną wartość, do jakiej będą grupowane pozycje Intrastatu.
Uwzględnianie kwot w deklaracji Intrastat
O tym, czy kwota z danego dokumentu zostanie uwzględniona w deklaracji Intrastat, decyduje grupa opcji: Uwzględniaj w deklaracji Intrastat. Jest ona widoczna na zakładce: Intrastat, konkretnego dokumentu, o ile w definicji dokumentu jest odznaczony parametr: Tylko transakcje krajowe. Jeżeli na dokumencie wybrany jest rodzaj transakcji inny niż Wewnątrzwspólnotowa, to grupa opcji: Uwzględniaj w deklaracji Intrastat jest niedostępna do edycji.
Miesiąc oraz rok ujęcia kwot wynikających z dokumentów uzależniony jest od daty przyjęcia/wydania.
Grupa opcji: Uwzględniaj w deklaracji Intrastat
Na dokumencie zakupu
Uwzględniaj w deklaracji Intrastat – elementy dokumentu zostaną uwzględnione w deklaracji Intrastat.
- Przywóz, Wywóz – domyślnie zaznaczone Przywóz, niedostępne do edycji
- Miesiąc – rok i miesiąc deklaracji Intrastat, w której elementy zostaną uwzględnione
Dla korekt zakupu
Uwzględniaj w deklaracji Intrastat – elementy dokumentu zostaną uwzględnione w deklaracji Intrastat.
- Przywóz, Wywóz – domyślnie zaznaczone Wywóz. W zależności od tej opcji elementy dokumentu zostaną uwzględnione w deklaracji dla przywozu lub wywozu
- Miesiąc – rok i miesiąc deklaracji Intrastat, w której elementy zostaną uwzględnione
Na dokumencie sprzedaży
Uwzględniaj w deklaracji Intrastat – elementy dokumentu zostaną uwzględnione w deklaracji Intrastat.
- Przywóz, Wywóz – domyślnie zaznaczone Wywóz, niedostępne do edycji
- Miesiąc – rok i miesiąc deklaracji Intrastat, w której elementy zostaną uwzględnione
Dla korekt sprzedaży
Uwzględniaj w deklaracji Intrastat – elementy dokumentu zostaną uwzględnione w deklaracji Intrastat.
- Przywóz, Wywóz – domyślnie zaznaczone Przywóz. W zależności od tej opcji elementy dokumentu zostaną uwzględnione w deklaracji dla przywozu lub wywozu
- Miesiąc – rok i miesiąc deklaracji Intrastat, w której elementy zostaną uwzględnione
Wyjątek
Na dokumentach FW i FWK grupa opcji: Uwzględniaj w deklaracji Intrastat, jest dostępna do edycji tylko w sytuacji, gdy na zakładce: VAT, wybrany jest rodzaj transakcji Wewnątrzwspólnotowa dostawa.
Lista Intrastat
Na liście Intrastat wyświetlane są deklaracje Intrastat i deklaracje korygujące w podziale na przywóz i wywóz. Podziałowi temu odpowiadają umieszczone w oknie zakładki.
W oknie znajdują się funkcje jednakowe dla obu zakładek:
Filtr – umożliwia filtrowanie wyświetlonych dokumentów.
[Dodaj deklarację] – generuje deklarację Intrastat przywozu lub wywozu (w zależności od tego, która z zakładek jest wybrana). Po naciśnięciu przycisku: 
, zostanie wyświetlone podmenu z opcjami wygenerowania dokumentów:
deklaracja – generuje deklarację Intrastat (przywozu lub wywozu),
deklaracja korygująca – deklaracja korygująca zastępuje w całości korygowaną deklarację.
[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję deklaracji zaznaczonej na liście.
[Usuń] – usuwa zaznaczoną deklarację, o ile nie jest ona zatwierdzona.
Intrastat (przywóz/wywóz)
Istnieją dwa rodzaje Intrastatu:
- Wywozowy
- Przywozowy
Różnice między tymi deklaracjami (oprócz funkcji, jaką spełniają) polegają na:
- odmiennym sposobie liczenia wartości statystycznej
- na deklaracji Intrastat przywozu znajduje się pozycja: kraj wysyłki, natomiast na deklaracji Intrastat wywozu – kraj przeznaczenia
Od 1.01.2022 na deklaracjach Intrastat należy wykazywać kraj pochodzenia towaru również w deklaracji wywozowej. Do tej pory taki obowiązek był tylko w przywozie.
W związku z powyższym w systemie wprowadzono zmiany.
Na pozycjach dokumentów ujmowanych w deklaracji wywozowej, takich jak: FS, FSE, WZE, WZE oraz korektach do nich dodano pole, w którym należy uzupełnić kod kraju pochodzenia.
Kod kraju pochodzenia ustawiany jest automatycznie na podstawie karty towaru. Jeśli kod kraju nie jest uzupełniony na karcie towaru, należy wybrać go bezpośrednio na dokumencie. System pilnuje na transakcjach wewnątrzwspólnotowych czy kod kraju jest uzupełniony, jeśli nie będzie uzupełniony, wówczas podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się stosowny komunikat.
Na pozycjach deklaracji Intrastat – Wywóz dodano pole z kodem kraju pochodzenia. Pole to jest uzupełniane podczas wyliczania deklaracji na podstawie informacji zawartej na pozycjach dokumentów. W przypadku wystawiania deklaracji ręcznie, pole to należy uzupełnić na podstawie listy krajów. Pole kod kraju pochodzenia jest wymagane i nie ma możliwości zapisania pozycji bez uzupełnienia tego pola.
W związku z dodaniem kodu kraju pochodzenia na deklaracji wywozowej nastąpiły zmiany w wyliczaniu deklaracji. W przypadku wywozu towarów o tym samym kodzie CN ale różnych krajach pochodzenia na deklaracji Intrastat towary te zostaną ujęte w oddzielnych pozycjach.
Kod kraju przesyłany jest do pliku xml, generowanego na potrzeby eksportu deklaracji do systemu PUESC.
W listopadzie 2021 roku Departament Ceł ogłosił nowe kody transakcji, które będą obowiązywać od stycznia 2022. W związku z powyższym w systemie wprowadzono zmiany, polegające na dostosowaniu słownika kategorii – Rodzaje transakcji SAD/IST, wprowadzając zmiany w opisach oraz dodając nowe kody transakcji. Nieużywane kody transakcji nadal pozostają aktywne. Po zakończeniu okresu sprawozdawczego za grudzień 2021, użytkownicy mogą odznaczyć na nieużywanych kodach parametr Aktywne, w celu ukrycia nieużywanych kodów.
Poniżej lista kodów transakcji po zmianach:
Intrastat, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajdują się następujące parametry:
Rodzaj dokumentu – pole wskazuje rodzaj generowanego (lub edytowanego) dokumentu. Wartość w tym polu ustawiana jest domyślnie w momencie generowania dokumentu i jest niedostępna do edycji.
Za – identyfikator deklaracji związany z okresem, którego ona dotyczy, zbudowany z następujących segmentów: rok, miesiąc, wersja. Pole jest dostępne do edycji do momentu dodania lub wygenerowania pozycji.
Ilość pozycji – ilość pozycji na Intrastacie, znajdujących się w liście pozycji.
Wartość faktur - suma wartości fakturowej netto wszystkich transakcji, w złotych. Odpowiada ona podstawie opodatkowania podatkiem VAT z wyłączeniem kwoty akcyzy.
Wartość statystyczna (tylko dla Intrastatu w wersji szczegółowej) - wartość ta to w przypadku:
- przywozu – wartość towarów zawierająca wszystkie dodatkowe koszty poniesione do granicy polskiej (sprowadzona do warunków dostawy CIF granica; fracht i ubezpieczenie opłacone do granicy)
- wywozu – wartość towarów uwzględniająca dodatkowe koszty dotyczące tej części przewozu, która odbywa się na polskim obszarze statystycznym
Kwoty pobierane są do Intrastatu wg. poniższej tabeli.
| Dokument źródłowy | Źródło danych |
| FZ, FZK, FS, FSK, FW, FWK, FSE, FKE,
WZE, WKE, PZ, PZK, WZ, WZK, PKA, PKK, PW, PWK, RW, RWK, PKI |
Kwoty netto elementów |
| WKA, WKK | Kwoty brutto, jeżeli dokumenty nie są spięte do (S)FS
Kwoty netto, jeżeli dokumenty są spięte |
| PZI | Kwoty netto, jeżeli PZI nie jest związany z FWS oraz jeżeli istnieje korekta PKI
albo Kwoty będące podstawą VAT na dokumencie FWS, z pominięciem akcyzy, jeżeli PZI jest związany z FWS i nie istnieje korekta PKI |
Szczegółowość powyżej progu specyficznego – wartość ta przenoszona jest domyślnie z konfiguracji (zakładka: Intrastat/Parametry), jednak przy generowaniu dokumentu może zostać zmieniona. Zaznaczenie powoduje wygenerowanie bardziej szczegółowego Intrastatu uwzględniającego:
- wartość statystyczną
- zróżnicowanie ze względu na warunki dostawy
- rodzaj transportu.
Grupuj pozycje o wartości poniżej 200 euro – wartość, która zostanie wyświetlona dla bieżącego Intrastatu określana jest w konfiguracji na zakładce: Intrastat/Parametry. Zaznaczenie powoduje, że grupowane będą towary o wartości nie przekraczającej ustawionej w konfiguracji wartości. Grupowanie odbywa się według zasad przewidzianych w Instrukcji wypełniania deklaracji Intrastat. Przy włączonej opcji, do obliczenia wartości pozycji pobierany będzie rodzaj rodzaju kursu z konfiguracji (okno: Konfiguracja, zakładka: Ogólne/Parametry, parametr: Kurs domyślny).
W dolnej części okna, znajduje się lista pozycji Intrastatu.
Wprowadzenie pozycji na listę odbywa się poprzez:
- naciśnięcie przycisku:
[Generowanie pozycji] – generowanie pozycji odbywa się automatycznie - naciśnięcie przycisku:
[Dodaj] – generowanie pozycji odbywa się ręcznie
Pozycja deklaracji powstaje przez zsumowanie wartości wszystkich tych transakcji w danym miesiącu, które mają te same wartości parametrów takich jak kraj pochodzenia, warunki dostawy itd. oraz dotyczą towarów o tym samym kodzie CN.
W liście elementów znajdują się kolumny:
KOD CN – kod CN dla pozycji.
Kraj
- Przeznaczenia (dla wywozu), Wysyłki (dla przywozu).
- Pochodzenia – kraj, z którego pochodzi towar,
Warunki dostawy – kod Incoterms warunków dostawy.
Transakcja – kod rodzaju transakcji,
Transport – kod rodzaju transportu.
Wartość
- Faktur – opis wyżej,
- Statystyczna – opis wyżej.
Masa netto – Masa netto w kg wszystkich towarów objętych transakcjami. Dla niektórych towarów (określonych kodem CN) masy netto nie podaje się.
JMU – ilość w jednostce uzupełniającej. Dla niektórych towarów (określonych kodem CN) w taryfie celnej podano jednostkę uzupełniającą, w której należy obowiązkowo podawać ilość (dotyczy zgłoszeń celnych i Intrastat). Dla pozostałych towarów ilości tej nie podaje się. Jeśli transakcje są rejestrowane w innych jednostkach, ilość będzie przeliczona na jednostkę uzupełniającą według przelicznika określonego w karcie towaru.
Opis – kolumna wyświetla opis towaru.
Dodatkowo dostępne są przyciski:
[Zmień] – umożliwia podgląd i edycję pozycji zaznaczonej na liście.
[Zapis deklaracji do pliku XML - PUESC] – funkcja dostępna na każdej zakładce. Umożliwia zapisywanie dokumentu w postaci pliku XML, zgodnego ze specyfikacją systemu PUESC. Przez zapisem należy wskazać ścieżkę dla pliku w oknie: Parametry komputera, na zakładce: Wymiana danych (moduł: Administrator).
Okno: Element, Ogólne
Wartości wyświetlone w oknie: Element, pobierane są z transakcji przeprowadzonych w okresie, za który sporządzana jest deklaracja. Transakcje mające jednakowe wartości, grupowane są w jednej pozycji. Pozycja ta wyświetlana jest później w oknie: Intrastat, na zakładce: Ogólne.
W oknie dostępny jest parametr: Edycja ręczna:
Parametr ten jest dostępny do edycji, jeżeli pozycja deklaracji Intrastat została wygenerowana automatycznie.
Zaznaczenie parametru umożliwia edycję wartości pól elementu.
Wartości w elemencie wypełniają się z następujących źródeł:
| Pole | Źródło danych | ||
| 9. | Numer pozycji | Numer pozycji na deklaracji | |
| 10. | Opis towaru | Tabela kodów CN | |
| 11. | Kraj wysyłki/przeznaczenia | Nagłówek dokumentu handlowego | |
| 12. | Warunki dostawy | Jw. | |
| 13. | Rodzaj transakcji | Jw. | |
| 14. | Kod CN | Elementy dokumentów handlowych
lub karta towaru |
|
| 15. | Rodzaj transportu | Nagłówek dokumentu handlowego | |
| 16. | Kraj pochodzenia | Elementy dokumentów handlowych
lub karta towaru |
|
| 17. | Masa netto | Waga netto dla jednostki podstawowej z karty towaru oraz ilość w jednostce podstawowej z elementów dokumentów | |
| 18. | Ilość w uzupełniającej jednostce miary | Ilość w jednostce podstawowej z elementów transakcji oraz przelicznik jednostki podstawowej na uzupełniającą (zdefiniowaną jako pomocnicza) z karty towaru.
Wypełniane tylko wtedy, gdy dla danego kodu CN określono jednostkę pomocniczą (na liście kodów CN) |
|
| 19. | Wartość transakcji | Elementy dokumentów handlowych lub
kwoty elementów FWS, |
|
| 20. | Wartość statystyczna | Jw. | |
Okno: Element, Elementy źródłowe
Na zakładce tej prezentowane są elementy dokumentów, z których została wygenerowana pozycja deklaracji Intrastat.
Jeżeli pozycja została dodana ręcznie, to na zakładce nie ma elementów.
Intrastat, zakładka: Urząd
Na zakładce wyświetlone są dane izby celnej, do której kierowana jest deklaracja. Wybór następuje po naciśnięciu przycisku: 
[Wybierz urząd] i wskazaniu odpowiedniej pozycji z okna: Lista urzędów.
Intrastat, zakładka: Zgłaszający
Na zakładce wyświetlone są dane podmiotu, który w imieniu zobowiązanego zgłasza deklarację Intrastat do urzędu celnego. Zawsze będzie to podmiot „trzeci”. Wybór następuje po naciśnięciu przycisku: 
[Wybierz kontrahenta] i wskazaniu odpowiedniego podmiotu w oknie: Kontrahenci.
Intrastat, zakładka: Nagłówek
Na zakładce wprowadza się dane dotyczące daty i miejsca wypełnienia deklaracji oraz osoby wypełniającej dokument. Wyświetlone są również dane dotyczące operatora, który wystawił, modyfikował i zatwierdził dokument.
Koszty dodatkowe na dokumentach sprzedaży ujmowane w deklaracji Intrastat
Jeśli ze sprzedażą towaru wiążą się dodatkowe koszty np. transport, pakowanie, ubezpieczenie a nie są wliczone w cenę towaru, wówczas również powinny być wykazywane w deklaracji Intrastat.
Aby umożliwić wliczanie dodatkowych kosztów do wartości przewożonych towarów wykorzystany został element Słownika kategorii: Rodzaj kosztu dodatkowego. Aby użyć Rodzajów kosztów dodatkowych dla Intratatu należy na pozycji Rodzaju kosztu dodatkowego np. Transportu zaznaczyć parametr: Uwzględniaj koszt w wartości fakturowej towarów. Rodzaje kosztów dodatkowych można dodawać i edytować w Module Administrator/Listy/Słowniki kategorii/Transakcje/Rodzaj kosztu dodatkowego.
Na dokumentach FS, FSE, WZ, WZE, PZI, FZ, RW, PW dodano nową zakładkę [Intrastat], na którą zostały przeniesione informacje dotyczące ujmowania dokumentu w deklaracji Intrastat. Oprócz tego dla dokumentów rozchodu pojawi się tabela, w której można będzie dodawać koszty dodatkowe związane w wywozem danego towaru. Koszty można dodawać niezależnie od pozycji dokumentu. Za pomocą plusa należy dodać nową pozycję, wybrać dla niej odpowiedni rodzaj kosztu dodatkowego w kolumnie Rodzaj i uzupełnić kwotę w kolumnie Wartość. Wartość kosztu należy wpisywać w tej samej walucie, w której został wystawiony dokument. Taki sposób uzupełniania kosztów dodatkowych może być wykorzystywany wówczas, gdy koszty fakturowane są innym dokumentem. Jeśli koszty związane ze sprzedażą towarów, wykazywane są na tej samej fakturze co towar, należy powiązać kartę usługi (lub kosztu) z odpowiednim Rodzajem kosztu dodatkowego.
Informacja o Rodzaju kosztu dodatkowego zostanie przeniesiona z karty usługi na pozycję dokumentu i wyświetlana na zakładce [Kalkulacja]. Jeśli karta Usługi (Kosztu) nie zostanie powiązana z Rodzajem kosztu dodatkowego wówczas można to zrobić bezpośrednio na elemencie faktury, wybierając odpowiedni Rodzaj kosztu z rozwijanej listy na zakładce [Kalkulacja].
Na podstawie rodzaju kosztu uzupełnionego na pozycji faktury możliwe jest automatyczne naliczenie kosztów. Na zakładce [Intrastat] należy wybrać przycisk 
Wylicz koszty dodatkowe. Do tabeli zostaną dodane pozycje kosztowe, ustalone na podstawie elementów faktury będących usługą (lub kosztem) powiązanych z odpowiednim rodzajem kosztu. W kolumnie wartość zostanie przepisana wartość pozycji, na podstawie, której został naliczony koszt a w kolumnie Kod zostanie zapisany kod usługi, na podstawie której został naliczony koszt. Waluta pozycji kosztowej będzie ustalana na podstawie waluty na elemencie faktury.
Jeśli po dodaniu lub naliczeniu kosztów zostanie zmieniona waluta dokumemtu, bądź waluta elementu, koszty należy dodać lub naliczyć ponownie.
Na zakładce [Intrastat], pod tabelką z kosztami znajdują się parametry określające w jaki sposób powyższe koszty ujęte na dokumencie mają wpływać na wartość towarów. Możliwe opcje to rozbicie w oparciu o: wartość, ilość, objętość, wagę netto, wagę brutto.
Na podstawie tych parametrów koszty będą odpowiednio ujmowane w wartości towaru podczas wyliczania deklaracji Intrastat Wywóz. Koszty dodatkowe będą doliczane do wartości towarów wg ustawienia parametru na zakładce Intrastat na dokumencie.