Informacje ogólne
Przed rozpoczęciem pracy z modułem: Administrator oddziałów, aby zapewnić jego poprawne działanie, należy go odpowiednio skonfigurować.
Na początku należy dokonać ustawień konfiguracyjnych w module: Administrator. W module tym dokonuje się następujących ustawień:
Określenie operatorów
Aby określić operatorów, należy:
z menu: Firma, wybrać pozycję: Operatorzy. Zostanie otworzone okno: Operatorzy.
nacisnąć przycisk: [Nowy], w oknie: Operatorzy. Zostanie otworzone okno: Operator, gdzie wprowadza się dane operatora, który będzie pracować w Comarch ERP Optima. Po wprowadzeniu niezbędnych danych należy je zapisać, naciskając przycisk: [Zapisz]. Nowy operator zostanie dodany do listy operatorów.
Nadanie uprawnień operatorom
Aby nadać uprawnienia operatorom, należy:
- z menu: Firma, wybrać pozycję: Operatorzy. Zostanie otworzone okno: Operatorzy;
- zaznaczyć operatora, któremu zostaną nadane uprawnienia i nacisnąć przycisk: [Karta]. Zostanie otworzone okno: Operator;
- w oknie: Operator, wybrać zakładkę: Parametry/Uprawnienia. Na zakładce tej zaznaczyć uprawnienia przydzielone operatorowi;
- zapisać wprowadzone dane przez naciśnięcie przycisku: [Zapisz].
Przyporządkowanie operatora do centrum
Aby przyporządkować operatora do centrum, należy:
- z menu: Firma, wybrać pozycję: Struktura firmy. Zostanie otworzone okno: Struktura firmy;
- w oknie: Struktura firmy, wybrać zakładkę Struktura praw gdzie należy przyporządkować Operatora do odpowiedniego Centrum. Przyporządkowanie następuje przez naciśnięcie przycisku: [Przypisz operatora];
- przypisać operatora do centrum, poprzez zaznaczenie go na liście operatorów i naciśnięcie przycisku: [Wybierz]. Nowy operator zostanie dodany do centrum.
W czasie synchronizacji, dodani do centrum operatorzy zostaną wysłani do oddziału.
Przypisanie rejestrów VAT do serii oddziałowej
Przypisanie rejestrów VAT (zakupu, sprzedaży) odbywa się w oknie: Seria, dostępnym z poziomu okna: Lista serii.
Seria oddziałowa jest tworzona dla każdego oddziału podczas jego kreacji.
Aby przypisać rejestry do serii oddziałowej, należy:
Po wykreowaniu oddziału (więcej w rozdziale: 1.13.1 Jak założyć nowy oddział), otworzyć okno: Lista serii (w module: Administrator).
W oknie: Lista serii, wybrać serię oddziałową utworzoną podczas kreowania oddziału i nacisnąć przycisk: [Zmień]
W oknie: Seria, przypisać rejestr VAT zakupu w polu: Rejestr zakupów, natomiast rejestr VAT sprzedaży w polu: Rejestr sprzedaży.
Ponadto, podczas kreowania oddziału można modyfikować parametry centrum oddziałowego. Wśród parametrów, na które należy szczególnie zwrócić uwagę jest możliwość przypisania do takiego centrum rejestrów kasowych/bankowych (z zaznaczoną opcją: Oddział) oraz możliwość definiowania form płatności dostępnych w oddziale (więcej informacji znajduje się w rozdziale: 1.13.1.6 Krok 6 – Tworzenie centrum w strukturze firmy).
Opis funkcji dostępnych w module: Administrator oddziałów
Podstawę pracy z modułem: Administrator oddziałów, stanowi Menu oraz Pasek narzędzi:
Menu główne
System
Aktywne sesje – wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne, historyczne i przerwane
Konfiguracja – ta konfiguracja obejmuje wszystkie moduły programu Comarch ERP XL
Zmiana hasła… – służy zmianie hasła dla aktywnego operatora
Uzupełnij cechy biometryczne – opcja jest dostępna o ile w karcie zalogowanego Operatora włączono parametr pozwalający na logowanie metodą rozpoznawania twarzy. Otwiera okno podglądu z kamery i sczytuje cechy biometryczne na postawie zdjęcia wykonanego Operatorowi.
Usuń cechy biometryczne – opcja jest dostępna o ile cechy biometryczne są przypisane do zalogowanego Użytkownika. Usuwa cechy biometryczne tego Operatora.
Zmiana daty… – służy zmianie daty używanej w programie
Zmiana okresu… – służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy
Zmiana kontekstu operatora – umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora
Zmiana operatora – służy zmianie operatora na dostępnego z listy
Zakazy kontekstowe – służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla wybranych operatorów
Domyślne ustawienie okien – funkcja służy przywróceniu domyślnemu ustawieniu okien w module
Ustawienia użytkownika
Ustawienie drukarki – przygotowuje drukarkę do pracy z modułem
Dodatki – otwiera listę dodatków
Koniec pracy – powoduje zamknięcie programu.
Edycja
Wytnij – wycina zaznaczony fragment i umieszcza w schowku. Wycięty fragment można następnie wkleić w wybranym miejscu.
Kopiuj – kopiuje zaznaczony fragment i umieszcza w schowku. Skopiowany fragment można następnie wkleić w wybranym miejscu.
Wklej – wkleja fragment ze schowka.
Firma
Struktura firmy – wyświetla dane o strukturze firmy, podzielone na trzy działy: Strukturę praw, Strukturę kosztów i Strukturę podległościową
Definicje dokumentów – wyświetla cechy dokumentów wykorzystywanych podczas pracy z systemem
Operatorzy – lista stanowisk i operatorów
Pieczątka – okno z danymi firmy
Pracownicy – lista pracowników
Serie – lista serii
Magazyny – lista magazynów
Samochody – lista samochodów
Trasy – lista tras
Urządzenia zewnętrzne – lista urządzeń zewnętrznych
Rejestry kasowo/bankowe – lista rejestrów kasowych i bankowych. Dokładny opis rejestrów znajduje się w dokumentacji modułu: Księgowość
Operacje kasowo/bankowe – lista operacji kasowych/bankowych, z poziomu której można zadeklarować występujące w kasie typy operacji gotówkowych, a w banku typy operacji na rachunkach. Możliwe jest również przyporządkowanie operacji do określonych rejestrów
Listy
Kontrahenci – wyświetla listę kontrahentów podzielonych według grup, do których należą, akronimu, numeru NIP – u i akwizytora
Towary – wyświetla listę towarów, posortowanych według kodu, według nazwy i według symbolu
Wzorce wizyt- otwiera okno: Wzorce wizyt, pozwalającej na przygotowanie i wykonywanie wizyt handlowych
Słownik elementów wizyt- otwiera zdefiniowane w module Administrator, w Słowniku Kategorii dla CRM, Rodzaje elementu wizyty
Załączniki- otwiera listę załączników
Narzędzia
Awaryjny zwrot całkowity- umożliwia dokonanie awaryjnego zwrotu całkowitego ze wskazanego oddziału, w sytuacji, gdy zwykły zwrot całkowity nie jest możliwy
Atrybuty- lista atrybutów. W oknie odbywa się definiowanie atrybutów i przypisywanie ich do obiektów
Ankiety- podnosi do edycji listę pytań, listę definicji ankiet oraz listę dostępnych okresów ankiet
Dokumenty
Dokumenty handlowe – wyświetla listę dokumentów handlowych i magazynowych (Dokumentacja modułu: Sprzedaż)
Zamówienia – wyświetla listę zapytań ofertowych, ofert i zamówień
Wizyty Handlowe- wyświetla listę Wizyt Handlowych
Wydatki Pracowników- otwiera okno: Wydatki Pracowników
Plany Sprzedaży – wyświetla listę planów sprzedaży, pozwalającą na przygotowanie i przeglądanie planów sprzedaży
Umowy – wyświetla listę zawartych umów sprzedażowych i zakupowych
Oddziały
Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch ERP Optima – uruchamia kreatora nowego oddziału Comarch ERP Optima
Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch ERP e-Sklep – uruchamia kreatora nowego iSklepu24 (więcej informacji o iSklepie24 znajduje się w dokumentacji dotyczącej iSklepu24)
Kreator podłączenia nowego oddziału wszystko.pl – uruchamia kreatora nowego wszystko.pl
Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch Mobile Sprzedaż – uruchamia kreatora nowego oddziału Comarch Mobile Sprzedaż
Kreator podłączenia nowego oddziału Comarch ERP Retail – uruchamia kreatora nowego oddziału Comarch ERP Retail
Lista oddziałów – otwiera okno z lista oddziałów Comarch ERP Optima, Comarch ERP e-Sklep, Comarch Mobile Sprzedaż, Comarch ERP Retail oraz wszystko.pl
Konfiguracja logowania automatu – funkcja przydatna w przypadku awarii systemu. Jej dokładny opis znajduje się w rozdziale: 1.12 Konfiguracja logowania automatu.
Okno
Służy określeniu sposobu wyświetlania okien. Możliwy jest wybór jednego z poniższych wariantów:
Sąsiadująco – ustawia otwarte okna sąsiadująco.
Kaskada – ustawia otwarte okna w formie kaskady.
Uporządkuj ikony – porządkuje zminimalizowane okna, układając je kolejno w lewym dolnym rogu.
Pomoc
Spis treści – Tematy pomocy – otwiera dokumentację systemu Comarch ERP XL.
Szukaj – służy wyszukiwaniu tematów pomocy.
O programie – wyświetla informacje o programie, posiadanej licencji, umożliwia zgłoszenie postulatu do programu, podaje informacje o posiadanym kluczu sprzętowym oraz informacje techniczne.
Oferta Comarch ERP – wyświetla informacje o pełnej ofercie systemów Comarch ERP.
Pasek narzędzi
Na pasku narzędzi znajdują się funkcje podstawowe oraz takie, które uaktywniają się po otwarciu wybranych okien. Funkcjami podstawowymi są:
[Kontrahenci] – wyświetla listę kontrahentów podzielonych według grup do których należą, akronimu, numeru NIP – u, akwizytora i rejonów.
[Towary] – wyświetla listę towarów z podziałem według kodu, nazwy, symbolu, EAN i wszystko.pl.
[Dokumenty] – lista dokumentów handlowych, magazynowych i transportowych.
[Zamówienia] – lista zapytań ofertowych, ofert i potwierdzonych zamówień.
[Kreator podłączenia nowego oddziału] – dołączenie nowego oddziału Comarch ERP do programu Comarch ERP XL.
[Oddziały] – lista oddziałów Comarch ERP.
[Konfiguracja logowania automatu synchronizacji] – identyfikacja operatora pozwalająca na zalogowanie i ustawienie okresu testów (sek.)
[Przełącz w tryb automatyczny] – włącza tryb automatycznej synchronizacji.
[Log automatycznej synchronizacji] – otwiera okno z informacjami przebiegu procesu automatycznej synchronizacji.
Pasek narzędzi – funkcje związane z aktywnym oknem
[Drukuj] – uruchamia zdefiniowany wydruk domyślny. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej wydruków, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku: [Wybierz wydruk] lub naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie [Drukuj]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez naciśnięcie klawisza <Ctrl> i kliknięcie przycisku [Drukuj].
[Wydruk raportu] – pozwala na wydrukowanie raportu.
[Wykres] – uruchamia zdefiniowany wykres domyślny. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej wykresów, wyboru dokonuje się poprzez użycie przycisku: [Wybierz wykres] lub naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie [Wykres]. Konfigurację wydruków uruchamia się poprzez jednoczesne naciśnięcie, lewym przyciskiem myszy, przycisku: [Wykres] oraz klawisza z klawiatury: <Ctrl>.
[Szybki raport SQL] – uruchamia wykonanie zdefiniowanego, domyślnego raportu SQL. Jeśli zostało zdefiniowanych więcej raportów, wyboru dokonuje się poprzez naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na ikonie [Szybki raport SQL]. Konfigurację szybkich raportów SQL uruchamia się poprzez jednoczesne naciśnięcie przycisku [Szybki raport SQL] (lewym przyciskiem myszy) oraz klawisza <Ctrl> ( z klawiatury).
[Eksport do arkusza kalkulacyjnego] – przycisk jest dostępny (widoczny), jeśli w aktywnym oknie wyświetlona jest lista (tabela), która może być wyeksportowana do arkusza kalkulacyjnego, którego format został wybrany w oknie: Konfiguracja komputera, na zakładce: Eksport (dostępne opcje: Wybór automatyczny, Eksport do MS Excel, Eksport do Open Office Calc. Eksportowane są wszystkie pozycje listy, z uwzględnieniem filtrowania. Nie jest przy tym uwzględniane zaznaczenie pozycji.
[Pomoc] – uruchamia pomoc systemu Comarch ERP XL związaną z aktywnym oknem.
[Poprzednia pozycja z listy] – podczas edycji pozycji z listy zostanie zmieniona pozycja bieżąca na poprzednią, bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji.
[Następna pozycja z listy] – podczas edycji pozycji z listy zostanie zmieniona pozycja bieżąca na następną, bez konieczności zamykania i ponownego otwierania okna edycji.
[Historia procesu] – w oknie wyświetlone są wykonane zadania procesu oraz status, w jakim obecnie znajduje się proces (jeżeli jest aktywny).
[Statystyka dokumentu] – wyświetla informacje o podstawowych danych dokumentu, takich jak wysokość marży, globalna wartość udzielonego upustu (wartość upustu wyrażona jest w walucie nagłówka) oraz o wadze i objętości towaru, będącego przedmiotem transakcji.
[Historia kontaktów] – okno wyświetla historię kontaktów dla danego kontrahenta.
[Historia kontrahenta] – otwiera okno historii kontrahenta.