Obsługa lokat w Comarch ERP XL.
Lokata jest to umowa między klientem a bankiem, w której klient udostępnia bankowi środki pieniężne (zakłada depozyt w banku) na określony czas, otrzymując w zamian wynagrodzenie w postaci odsetek. Odsetki, w zależności od lokaty wypłacane mogą być miesięcznie, kwartalnie lub rocznie.
W przypadku lokaty terminowej, klient zobowiązuje się do nie podejmowania środków z banku przez określony czas, po którym bank zwraca klientowi kwotę podstawową wraz z odsetkami.
W przypadku lokaty nocnej – overnight – pieniądze przesuwane są z rachunku głównego na rachunek lokaty automatycznie o określonej godzinie i wracają dnia następnego wraz z odsetkami. Lokata overnight jest lokatą automatyczną. Po zawarciu z bankiem umowy, że jeśli na koniec dnia roboczego na rachunku znajduje się określona minimalna kwota pieniędzy, bank utworzy z niej lokatę nocną. Nie ma potrzeby składania odrębnej dyspozycji dla otwarcia lokaty overnight. O tym decyduje stan rachunku.
Zmiany w słownikach.
W celu wprowadzenia w systemie Comarch ERP XL mechanizmu obsługi lokat w słownikach kategorii dodany został słownik lokat, w którym dodano predefiniowaną pozycję: Lokata nocna.
W zależności od potrzeb użytkownika pozycje słownika mogą być dowolnie definiowane.
Na definicji lokaty uzupełnić należy Kod i Nazwę oraz wskazać okres. W polu okres do wyboru są następujące wartości: nocna, godziny, dni, tygodnie, miesiące, lata.
Dla lokaty nocnej uzupełnić należy pola: od godziny i do godziny. Domyślnie podpowiada się godzina 18: 00: 00 dla założenia lokaty i 06: 00: 00 dla zamknięcia lokaty.
Dla pozostałych rodzajów lokat należy uzupełnić wartość oznaczającą ilość odpowiednio godzin, dni, tygodni, miesięcy lub lat.
W sekcji: Typ należy zaznaczyć, czy lokata jest odnawialna, czy nieodnawialna.
Na definicji lokaty umieszczony został też parametr: Aktywny. Po odznaczeniu tego parametru nie można wybrać danego rodzaju lokaty na zapisie bankowym.
Definicja rejestru.
Aby można było w danym rejestrze korzystać z funkcjonalności lokat, należy na definicji rejestru zaznaczyć parametr: Lokata. Parametr ten dostępny jest tylko dla rejestrów rodzaju: Bank.
Po zaznaczeniu tego parametru do rejestru można przypisać operacje bankowe, które będą wykorzystywane do zakładania i likwidacji lokat. Na operacjach tych również należy zaznaczyć parametr: lokata. Można zdefiniować też odrębną operację przychodową w celu ewidencji naliczonych odsetek od lokaty. Operacja ta również musi mieć zaznaczony parametr: Lokata.
Po zaznaczeniu parametru: Lokata na operacjach bankowych automatycznie nieaktywne stają się parametry: zaliczka pracownika i wynagrodzenie.
Ręczna obsługa lokat.
Lokaty w PLN.
Założenie lokaty.
Założenie lokaty możliwe jest z poziomu listy zapisów raportu bankowego poprzez wybranie z menu kontekstowego przy ikonie 
polecenia załóż lokatę.
Otworzy się okno zapisu bankowego, na którym w polu operacja dostępne będą operacje rozchodowe z zaznaczonym parametrem: lokata. – jeżeli do rejestru przypisana jest tylko jedna taka operacja zostanie ona wybrana automatycznie. Po wybraniu rodzaju operacji uaktywniają się pola w sekcji otwarcie lokaty:
Lokata – pole, gdzie należy wskazać rodzaj zakładanej lokaty. Odwołuje się ono do słownika lokat a domyślnie podpowiada się predefiniowana lokata nocna.
W zależności od rodzaju wybranej lokaty na zapisie bankowym pojawią się różne pola:
Dla lokaty nocnej:
Wymagalność – pole dotyczące czasu zakończenia lokaty uzupełniane automatycznie wartościami, które zostały wprowadzone w słowniku lokat, jako czas obowiązywania lokaty.
- Termin wymagalności dla lokat nieodnawialnych – okres lokaty wyrażony w godzinach
Data wyliczona na podstawie danych z KW dokumentującego założenie lokaty,
Data wystawienia KW + okres lokaty + 1 sekunda
- Termin wymagalności dla lokat odnawialnych – okres lokaty wyrażony w godzinach
Data wystawienia KW + okres lokaty + 1 sekunda
Jeżeli w między czasie wystawiono KP naliczające odsetki
Data wystawienia ostatniego KP naliczającego odsetki + okres Lokaty + 1 sekunda
Data zapisu – dla lokaty nocnej pole to będzie uzupełniało się wartościami z definicji tej lokaty.
Dla pozostałych lokat: Lokata co – pole uzupełniane na podstawie wartości zadeklarowanych na definicji lokaty odnawialnej. Termin wymagalności dla lokat wyrażonych w dniach, miesiącach, tygodniach i latach liczony jest w następujący sposób: Data wystawienia KW + okres lokaty + 1 dzień Data wystawienia KW + okres lokaty + 1 dzień Jeżeli w między czasie wystawiono KP naliczające odsetki Data wystawienia ostatniego KP naliczającego odsetki + okres Lokaty + 1 dzień Konto bankowe – pole, w którym należy uzupełnić numer rachunku bankowego lokaty. Należy je uzupełnić bez względu na rodzaj wybranej lokaty. Na podstawie tego pola kojarzone są zapisy zakładające i zamykające lokatę podczas importu wyciągów bankowych. Aby zakończyć lokatę należy z menu kontekstowego ikony Zamknij lokatę nieodnawialną (odnawialną – w zależności od wartości wybranej na definicji tej lokaty) – parametr ten decyduje o tym, czy zostanie wygenerowane KP zamykające lokatę. Nalicz odsetki – parametr decyduje, czy ma zostać wygenerowane KP z kwotą odsetek. Jeżeli podczas zamykania lokaty, równocześnie zostanie wygenerowana operacja naliczająca odsetki, wówczas zarówno zamkniecie lokaty jak i naliczenie odsetek będzie dokonane w oparciu o ten sam typ operacji bankowych. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony wówczas zostanie dodana tylko operacja zamykająca lokatę. Aby naliczyć odsetki będzie trzeba powtórzyć operację jeszcze raz. Operator może zdecydować, czy jednocześnie należy zamknąć lokatę i naliczyć odsetki, czy wykona to oddzielnie. Po naciśnięciu ikony Zapisy bankowe – operacje zamknięcia lokaty i naliczenia odsetek. Operacje wygenerowane zostaną z datą i godziną wskazaną w polu: Data wymagalności lokaty. Wartości te przepisywane są z operacji założenia lokaty, jednak ze względu na możliwość wcześniejszego zamknięcia lokaty są one edytowalne. Aby korzystać z funkcjonalności lokat w walucie, należy analogicznie jak dla rejestrów w PLN zaznaczyć na definicji rejestru parametr: Lokaty. Dodatkowo, dla rejestrów walutowych należy wskazać jaki kurs pobierany ma być dla odsetek od lokaty: z tabeli, czy wprowadzany przez operatora. Jeżeli kurs pobierany ma być z tabeli pole kursu w oknie: Zamknij lokatę/nalicz odsetki będzie wyszarzone. Lokaty w walucie zakładane są analogicznie jak w PLN. Jeżeli do rejestru przypisany został sposób wyceny: FIFO, LIFO to pobierane z rachunku pieniądze wycenione są zgodnie z wskazaną na rejestrze metodą. Aby zamknąć lokatę w walucie należy analogicznie, jak w przypadku lokat złotówkowych, z menu kontekstowego ikony Po naciśnięciu ikony Operacje zostaną wygenerowane z datą i godziną wskazaną w polu: Data wymagalności. W przedstawionym przykładzie zapis zakładający lokatę wyceniony był trzema operacjami KP, stąd podczas zamykania lokaty utworzone zostały trzy operacje przychodowe. Każda z tych operacji wprowadzona została na kwotę i po kursie identycznym do kwoty i kursu danego dokumentu KP wyceniającego rozchód środków na lokatę. Po podniesieniu do edycji operacji zamykającej lokatę na zakładce Kurs/Wycena widoczny jest prawidłowy kurs. W momencie zamykania lokaty i generacji dokumentów KP następuje ich automatyczne powiązanie z dokumentem KW zakładającym lokatę. Na dokumencie KP, pole: Otwarcie lokaty wypełnia się numerem dokumentu KW, które otwierało tą lokatę. Jeżeli do zapisu zakładającego lokatę zostały wygenerowane dokumenty zamykające lokatę – program blokuje możliwość usunięcia takiego zapisu. Przy próbie usunięcia takiego zapisu pojawia się komunikat: „Operacja anulowana. Usuwany zapis bankowy otwiera lokatę, która jest już zamknięta lub zostały dla niej naliczone odsetki. Usuń w pierwszej kolejności zamknięcie lokaty i odsetki a następnie zapis otwierający lokatę”. Zgodnie z informacją zawartą w komunikacie w pierwszej kolejności należy usunąć zapisy zamykające lokatę i naliczające odsetki. W wyniku skojarzenia dokumentu KW zakładającego lokatę z dokumentami KP zamykającymi lokatę następuje ich automatyczne rozliczenie. Jeżeli konto przeciwstawne jest kontem rozrachunkowym, to w wyniku zaksięgowania obu zapisów następuje rozrachowanie dekretów powiązanych z tymi zapisami. W celu umożliwienia obsługi lokat w wyciągach importowanych do systemu Comarch ERP XL wprowadzono w oknie: Rejestr bankowy na zakładce: Domyślne, pola: Lokaty, w których należy uzupełnić operacje bankowe zakładające i zamykające lokaty. Operacje te muszą mieć zaznaczony w swojej definicji parametr: Lokaty. Zmiany zostały dokonane również w oknie: Edycja formatu pliku wymiany danych (Administrator/ Firma/ Formaty przelewów). Została dodana nowa zakładka: Lokaty. Na zakładce wprowadzone zostały predefiniowane pozycje: Zmiany wprowadzone w strukturze pliku wymiany danych podyktowane są koniecznością wprowadzenia kryteriów, według których operacje związane z lokatami będą rozpoznawane. Dla każdej z predefiniowanych pozycji na zakładce: Lokaty możliwe do wyboru są wszystkie pola, które zostały ujęte w definicji danego formatu i widoczne są na zakładce: Pozycje pliku wymiany danych. Definiując kryteria, według których rozpoznawane mają być operacje bankowe lokat należy uzupełnić następujące pola: Operator – AND, OR. Pozycja – pole uzupełniane automatycznie. Nazwa pola – tutaj należy wskazać pole zdefiniowane w ramach danego formatu. Operator – do wyboru operator arytmetyczny typu: równa się, nie równa się, zawiera, nie zawiera, zaczyna się od… Wartość – należy wpisać wartość. W przypadku plików w standardzie SWIFT MT940, których definicji nie można modyfikować, rozpoznawanie operacji związanych z założeniem i likwidacją lokaty odbywa się po kodach operacji. Kod operacji powinien być umieszczony w polu 86. Przykładowo, dla BPH pole to dla zapisu zakładającego lokatę overnight może wyglądać następująco: :86:823<00PRZELEW KRAJOWY MIĘDZYBANK<10 gdzie 823 – kod założenia lokaty overnight w BPH. Z uwagi na fakt, że bankom nie udało się wypracować wspólnej nomenklatury cechowania typów transakcji, z poziomu formatki banku udostępniono możliwość zdefiniowania kodów dla operacji: założenie lokaty, likwidacja lokaty, odsetki od lokaty, likwidacja lokaty + odsetki dla formatu MT 940. Definicję kodów operacji udostępniono z poziomu zakładki: Lokaty okna: Definicja banku. Jeżeli kody operacji nie zostaną zdefiniowane, Użytkownik będzie miał możliwość wskazania odpowiedniego typu operacji z poziomu okna Import zapisów. W oknie tym dodano nową kolumnę Typ operacji w ramach, której użytkownik będzie miał możliwość wyboru typu transakcji. Kojarzenie zapisów zakładających i zamykających lokatę odbywa się na podstawie numeru rachunku lokaty, który uzupełniany jest w polu: Konto bankowe zapisu bankowego. W przypadku plików w standardzie SWIFT MT940 kryteria rozpoznawania numer rachunku lokaty są analogiczne jak przy rozpoznawaniu numerów rachunków kontrahentów. W przypadku formatów definiowanych rozpoznawanie odbywa się po polach: Pełny numer rachunku kontrahenta lub Pełny numer rachunku kontrahenta (IBAN). Z poziomu zakładki: Raport zapisów bankowych istnieje możliwość wygenerowania wydruków dotyczących lokat w danym rejestrze: Na wydruku Lokaty należy określić parametry: Sortowanie chronologiczne – zapisy rozchodowe i przychodowe prezentowane są chronologicznie zgodnie z datą wystawienia. Sortowanie wg lokat – tylko zapisy rozchodowe sortowane są chronologicznie. Pod zapisem rozchodowym prezentowane są powiązane z nim zapisy przychodowe. Wydruk: Lokaty zbiorczo sparametryzować można w oparciu o daty. Na tym wydruku lokaty walutowe prezentowane są w walucie założenia i w PLN. Kolejnym wydrukiem dotyczącym lokat jest generowany z poziomu zapisu bankowego zakładającego lokatę wydruk: Założenie lokaty. Wydruk ten dotyczy lokat w walucie innej niż systemowa. Na wydruku prezentowane są zapisy, które wyceniają rozchodowy zapis lokaty w walucie. Wartości prezentowane na tym wydruku zgodne są z wartościami na dokumencie KW, zakładka kurs/wycena :
Zakończenie lokaty.
wybrać polecenie: Zamknij lokatę/nalicz odsetki. Otworzy się okno, w którym należy wybrać operację zamykającą lokatę – jeżeli do rejestru przypisana jest tylko jedna taka operacja – zostanie ona wybrana automatycznie. Po naciśnięciu pola Lokata otworzy się okno zapisów bankowych, spośród których wskazać należy zapis zakładający lokatę, która ma być zamknięta. Automatycznie w polu kwota lokaty pojawi się kwota z wskazanego zapisu KW zakładającego lokatę. W oknie pojawią się też dwa parametry:
zostaną wygenerowane odpowiednie operacje przychodowe: zamknięcia lokaty lub/i naliczenia odsetek.
Lokaty w walucie.
Założenie lokaty.
Zamknięcie lokaty.
wybrać polecenie: Zamknij lokatę/nalicz odsetki. Otwarte zostanie okno: Zakończ lokatę/nalicz odsetki, w którym oprócz standardowych pól, które opisane zostały w rozdziale dotyczącym zamykania lokat w PLN, pojawi się też pole: Kurs dla odsetek. W polu tym , w zależności od ustawień na definicji rejestru, albo podpowie się kurs z tabeli, albo operator sam będzie musiał uzupełnić kurs. Jeżeli na definicji rejestru wskazany został kurs z tabeli, to pole kursu będzie wyszarzone. Jeżeli tabela z kursami walut nie jest uzupełniona i system nie będzie mógł pobrać stosownego kursu pojawi się komunikat z informacją, z którego dnia kurs został pobrany.
zostaną wygenerowane odpowiednie operacje przychodowe: zamknięcia lokaty lub/i naliczenia odsetek. W przypadku lokat walutowych – opcja ta utworzy tyle zapisów bankowych o typie przychód (KP), ile brało udział w wycenie zapisu otwierającego lokatę (KW), ponieważ zakończenie lokaty musi być wycenione w taki sam sposób, w jaki został wyceniony zapis zakładający lokatę.
Usuwanie zapisów zakładających i rozwiązujących lokatę.
Rozliczenia i rozrachunki.
Automatyczne generowanie zapisów otwierających i zamykających lokatę w wyniku importu wyciągu bankowego.
Kryteria rozpoznawania zapisów zakładających / zamykających lokaty.
Definiowane pliki wymiany danych.
Predefiniowany plik wymiany danych SWIFT MT940.
Kryteria kojarzenia zapisów dokumentujących założenie i likwidację lokaty.
Wydruki lokat.
