Ewidencja kontrahentów służy do gromadzenia i przechowywania informacji o współpracujących z firmą kontrahentach, przy czym gromadzone są tu informacje zarówno o dostawcach jak i odbiorcach. Zapisane dane są następnie wykorzystywane w programie jako słownik kontrahentów i mogą być używane do szybkiego wprowadzania danych kontrahentów np. na faktury czy do zapisów kasowych.

Ewidencja kontrahentów może zostać wyświetlona poprzez wywołanie funkcji Ogólne/ Kontrahenci z menu głównego programu lub z poziomu Paska skrótów Comarch ERP XL HR/ Ogólne.

Na liście działają standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

W pasku zadań dostępne są również przyciski:

 – wyświetlenie listy zapisów kasowych/ bankowych kontrahenta zaznaczonego kursorem,

 – wyświetlenie preliminarza płatności kontrahenta zaznaczonego kursorem,

    – wyświetlenie rozliczeń kontrahenta zaznaczonego kursorem,

 Kontakty CRM – lista zadań i kontaktów z kontrahentem, zarejestrowanych w module Comarch ERP XL HR CRM.

 Połącz kontrahentów – funkcja służąca do łączenia zduplikowanych kart kontrahentów.

 Przepnij dokumenty CRM, OBD i Serwis – funkcja służąca do przeniesienia dokumentów znajdujących się w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis z kontrahenta podrzędnego na głównego.

Na liście kontrahentów użytkownik ma możliwość definiowania poszczególnych kolumn – kolumny widoczne w układzie domyślnym to Kod, Nazwa, NIP, Kod pocztowy, Miasto, Ulica, Telefon, Uwagi. Kolumny możliwe do dodania na listę: e-mail, ILN/GLN, Limit kredytu, Nr rachunku, PESEL, Regon, URL, Windykacja – schemat, Windykacja e-mail (zawiera adres e-mail kontrahenta uzupełniony w sekcji Windykacja), Windykacja telefon  SMS, Telefon SMS. Kolumny dotyczące windykacji mają zastosowanie w module CRM Plus. Kolumna Kod jest obowiązkową kolumną i nie ma możliwości jej usunięcia.

Lokator – aby działał lokator np. W kolumnie kod, należy włączyć sortowanie tej kolumny, następnie wpisać z klawiatury kod poszukiwanego kontrahenta, kursor ustawi się na żądanym kontrahencie.

Grupa – jest to pole służące do wyboru grupy kontrahentów. Pole to posiada listę pomocniczą, zawierającą nazwy grup kontrahentów, oraz dodatkowo pozycję wszystkie grupy. Jeżeli wybrane zostanie wszystkie grupy, wówczas lista zawierać będzie wszystkich kontrahentów, jeżeli wybrana zostanie konkretna grupa, wówczas lista zostanie ograniczona jedynie do kontrahentów należących do wybranej grupy.

Rodzaj – listę kontrahentów możemy zawęzić wybierając rodzaj kontrahenta określony na jego karcie (zakładka Ogólne/ Rodzaj).

Nieaktywni – kontrahenci, którzy zostali oznaczeni jako Nieaktywni (karta kontrahenta, zakładka Handlowe/ Nieaktywny), są pokazani na liście poprzez wyświetlenie ich kodów w kolorze czerwonym. Lista zostaje zawężona tylko do kontrahentów aktywnych, jeśli odznaczony jest parametr Nieaktywni.

Pokaż duplikaty – po zaznaczeniu parametru na liście wyświetlani są kontrahenci oznaczeni jako podrzędni. Parametr aktywny po zaznaczeniu poprzedniego parametru.

Sekcja Kontrahenci z nierozliczonymi płatnościami służy do wyfiltrowania dłużników bądź wierzycieli. Jako parametry można wskazać minimalną kwotę należności/zobowiązań, przeterminowanie płatności bądź walutę.

Dodanie pozycji nowego kontrahenta do ewidencji może odbywać się również w trybie kopiowania – jeżeli przycisk  lub klawisz <INSERT> wciśniemy wraz z klawiszem <CTRL>, wówczas dla nowo dodawanej karty kontrahenta zostaną zaproponowane identyczne dane jak dane aktualnie podświetlonego na liście kontrahenta (konieczna jest zmiana kodu).

Usunięcie karty kontrahenta jest możliwe pod warunkiem, że nie zostały dla niego wprowadzone żadne zapisy w bazie.

Dodatkowo na liście kontrahentów działają przyciski:

 – eksportuj kontrahentów do pliku MS Excel na dysk lokalny lub do Comarch IBARD,

 – importuj kontrahentów z arkusza MS Excel z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD,

 – operacje seryjne na kartach kontrahentów.

Po rozwinięciu przycisku strzałki  obok przycisku, widoczne są opcje: