Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele: Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.
Dokumenty skojarzone
W programie istnieje możliwość kojarzenia kontaktów zadań z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP XL HR: sprzedaży, zakupu, dokumentami magazynowymi, księgowymi, kasy/ banku, ankietami zleceniami serwisowymi oraz zleceniami nadania paczki.
Kojarzenie dokumentów jest możliwe z poziomu zakładki [Dokumenty], tabela Dokumenty skojarzone.
Lista dokumentów skojarzonych z kontaktem jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
Dodaj – po wciśnięciu przycisku Dodaj wyświetlana jest lista Faktur Sprzedaży, z poziomu której można dokonać wyboru dokumentu skojarzonego (przyciskiem 
). Po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku Dodaj wyświetlana jest lista dokumentów skojarzonych, pogrupowana wg rodzaju dokumentu (Sprzedaż, Zakup, Kasa/ Bank, Księgowość itd.). W skład danego rodzaju wchodzą poszczególne typy dokumentów.
Usuń – pozwala na usunięcie aktualnie podświetlonej na liście pozycji z listy dokumentów skojarzonych.
Zmień – umożliwia podgląd dokumentu skojarzonego. W przypadku, gdy dokument jest zapisany na trwałe możliwy jest jedynie jego podgląd. Natomiast jeśli istnieje możliwość wprowadzania zmian na dokumencie (np. faktura w buforze) – również po otwarciu dokumentu z poziomu kontaktu istnieje możliwość jego edycji.
Podczas kojarzenia kontaktu z innym dokumentem zarejestrowanym w systemie Comarch ERP XL HR wyświetlana lista dokumentów jest zawężana do dokumentów związanych z kontrahentem wpisanym na kontakcie. Funkcja może być przydatna w sytuacji, gdy dane zadanie/ kontakt jest bezpośrednio związane z określonym dokumentem już zarejestrowanym w systemie. Wtedy użytkownik ma możliwość podglądnięcia takiego dokumentu z poziomu formularza kontaktu/ zadania, bez konieczności jego wyszukiwania na innych listach.
Kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami
Na formularzu kontaktu i zadania na zakładce [Dokumenty] możliwe jest kojarzenie kontaktów i zadań z e-mailami. W tabeli Zadania i kontakty CRM wyświetlane są powiązania e-maila z dokumentem, jeśli wydruk kontaktu/ zdania został wysłany e-mailem. Użytkownik może również wysłać e-maila, który jest powiązany ale nie zawiera wydruku. Dodatkowo jeśli proces obsługi zaczyna się od wystawienia kontaktu lub zadania, jest możliwość wskazania powiązanego e-maila z poziomu formularza wystawianego kontaktu lub zadania.
Widoczne są tutaj również wygenerowane automatycznie wiadomości sms i e-mail z przypomnieniami dla Klientów o zbliżającym się terminie zadania.
W tabeli znajdują się kolumny:
- numer – numer e-maila
- rodzaj – wyświetla się E (e-mail)
- data – data wysłania e-maila
- kontrahent – nazwa podmiotu z wiadomości e-mail
- temat – temat e-maila
Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski:
Podgląd – podgląd/ edycja e-maila
Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego e-maila. Jeśli kontakt/ zadanie jest zrealizowany ikona jest nieaktywna.
– możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym e‑mailem. Wybierając opcję Dodaj istniejący e-mail – lista wiadomości e-mail zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.
– możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym smsem. Wybierając opcję Dodaj istniejący SMS – lista wiadomości sms zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.