Rejestry kasowe/bankowe
Każda firma prowadząca działalność gospodarczą rozlicza się ze swoimi kontrahentami, pracownikami i urzędami. Rozliczenia mogą odbywać się na bieżąco – w gotówce, czekami czy kartami płatniczymi lub za pośrednictwem banku (przelewy).
Dla rozliczeń gotówkowych prowadzona jest kasa gotówkowa (w większych organizacjach – kilka kas).
Dla rozliczeń za pośrednictwem banku prowadzone są firmowe rachunki bankowe (konta w banku). Ich również każda firma może posiadać wiele (rachunek bieżący, lokaty, rachunki w różnych bankach…).
Płatności dokonywane firmową kartą płatniczą są związane z określonym bankiem (to bank wydaje karty). Często są, ale nie muszą być związane z określonym rachunkiem bankowym. Dlatego przypadek firmowej karty płatniczej może być potraktowany w Comarch ERP XL HR, jako oddzielny rejestr płatności dokonywanych tą kartą.
Odpowiednikiem kas gotówkowych i poszczególnych rachunków bankowych w Comarch ERP XL HR są rejestry kasowe/bankowe. Każdej kasie (najczęściej jest tylko jedna), każdemu rachunkowi w banku i każdej firmowej karcie płatniczej powinien odpowiadać jeden rejestr.
Zadaniem każdego z rejestrów jest prowadzenie bieżącej ewidencji wpływów i wydatków w kasie, na rachunku bankowym i zapisów związanych z kartą płatniczą. Otwierając rejestr należy pamiętać o wprowadzeniu Salda B.O. – stanu początkowego gotówki w kasie lub środków na rachunku bankowym.
Raporty kasowe/bankowe
Każdy z rejestrów podzielony jest na raporty kasowe/bankowe. Raport może obejmować zapisy za dzień, tydzień, dekadę (10 dni), miesiąc lub za inny, dowolny okres. Numeracja raportów może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub w obrębie poszczególnych miesięcy. Dla każdego z raportów musi być określona data otwarcia i zamknięcia.
Każdy raport składa się z:
- bilansu otwarcia – stanu kasy lub konta w chwili otwierania raportu. Dla pierwszego raportu w rejestrze jest to Saldo B.O całego rejestru. Dla kolejnych raportów bilans otwarcia jest równy bilansowi zamknięcia poprzedzającego raportu.
- Zapisów kasowych/bankowych – przychody (wpłaty) i rozchody (wypłaty).
- Bilansu zamknięcia – stanu kasy/rachunku na moment zamykania raportu. Bilans zamknięcia ostatniego raportu jest jednocześnie bieżącym stanem środków w danym rejestrze.
Zapisy kasowe/bankowe
Zapis kasowy/bankowy odzwierciedla wpływ lub rozchód środków finansowych w kasie lub na rachunku bankowym. Każdy zapis jest elementem raportu kasowego/bankowego. Zapisy można dodawać tylko w raportach otwartych, jeśli data zapisu mieści się pomiędzy datą otwarcia i datą zamknięcia raportu.
Preliminarz płatności
Preliminarz płatności to lista wszystkich zaplanowanych na przyszłość zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie.
Preliminarz płatności w swojej strukturze odpowiada podziałowi na rejestry kasowe/bankowe. Planując, zatem przepływ środków finansowych w firmie od razu przypisujemy przyszłe przychody i rozchody do odpowiednich rejestrów (kont bankowych, kas czy firmowych kart płatniczych).
Planowane zdarzenia w Preliminarzu mogą być: Rozliczenia: funkcja rozliczeń umożliwia kojarzenie ze sobą otrzymanych bądź dokonanych zapłat z należnościami lub zobowiązaniami. Innymi słowy umożliwia powiązanie dokonanych zapisów kasowych/bankowych z planowanymi zdarzeniami z Preliminarza płatności. Rozliczanie dokumentów może być dokonywane z poziomu każdego z nich oddzielnie (zarówno z poziomu nierozliczonego zdarzenia w Preliminarzu, jak i nierozliczonego zapisu w kasie), jak również automatycznie z poziomu listy nierozliczonych dokumentów dla wskazanego kontrahenta. Po dokonaniu rozliczenia zarówno zdarzenia z Preliminarza jak i zapisy w rejestrach kasowych/bankowych otrzymują status rozliczonych (lub częściowo rozliczonych, jeśli płatność nie jest zrealizowana w całości). Kompensaty: innym sposobem rozliczania dokumentów są kompensaty. Kompensować ze sobą można np. dwa zapisy kasowe/bankowe lub dwa planowane zdarzenia z Preliminarza, pod warunkiem, że kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych dokumentach są przeciwne. W systemie Comarch ERP XL HR zdefiniowanych jest 5 podstawowych form płatności: czek, gotówka, inna, kredyt, przelew. Dostępne są również 4 typy form płatności: Gotówka, Przelew, Karta, Kompensata. Użytkownik programu może na ich podstawie zdefiniować własne formy płatności. Np. przelew – 7 dni oznacza płatność przelewem z automatycznie ustawianym siedmiodniowym terminem płatności. Gotówka – standardowo oznacza płatność realizowaną przy wystawianiu faktury, ale gotówka – 3 dni może oznaczać zapłatę odroczoną na trzy dni. Z każdą formą płatności można skojarzyć rejestr kasowy/bankowy, do którego program będzie domyślnie zapisywał operację wpłaty lub wypłaty. Lista banków jest pomocniczym słownikiem, w którym zbierane są informacje o bankach właściwych naszej firmie, firmom naszych kontrahentów i urzędów. Pełni rolę pomocniczą – jest dostępna z każdego modułu programu, w każdym miejscu, w którym dane na temat banku mogą być potrzebne. Listę banków można uzupełniać na bieżąco lub skorzystać z automatu importującego. Jeśli lista banków została raz zaimportowana – kolejny import może tylko uzupełnić dane o nieistniejących do tej pory bankach (trwa to znacznie krócej niż powtórny import pełnej listy). Informacją jednoznacznie określającą bank jest Numer Rozliczeniowy Banku (NRB). W systemie Comarch ERP XL HR dodatkowo każdy bank posiada swój Akronim, który również nie może się powtarzać. W chwili wyboru wskazanego banku z listy pobierane są jego dane wraz z numerem rozliczeniowym, który stanowi pierwszy człon numeru każdego konta bankowego. Elektroniczna wymiana danych z bankami staje się coraz bardziej popularną formą przekazywania do banków zleceń przelewów i uzyskiwania informacji o dokonanych przez bank transakcjach (wyciągi bankowe). System Comarch ERP XL HR pozwala na elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku tekstowego, jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczone przez bank. W programie są predefiniowane standardowe formaty. Od 1 lipca 2018 roku wchodzi w życie ustawa z 15 grudnia 2017 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 62). Pozwala ona na stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment). Metoda ta polega na tym, że płatność za towar lub usługę może być realizowana na dwa konta: Mechanizm ten ma chronić nabywcę przed solidarną odpowiedzialnością w przypadku wystąpienia ‘karuzeli VAT’. Nabywca dokonując płatności zastrzega sobie, że część przelanej kwoty ma zostać zablokowana na specjalnym rachunku VAT dostawcy. Dostęp do środków zgromadzonych na rachunku VAT jest ograniczony. Stosowanie metody split payment jest dobrowolne i może dotyczyć wybranych kontrahentów lub wskazanych dokumentów. W sytuacji, gdy wszystkie transakcje z danym kontrahentem będą realizowane z zastosowaniem metody split payment proponujemy odnotować taką informację na formularzu kontrahenta. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że płatności złotówkowe trafiające do rejestru bankowego mają automatycznie ustawioną metodę podzielonej płatności. Dotyczy to dokumentów handlowych i ich korekt: oraz dokumentów wprowadzanych bezpośrednio do rejestru VAT Zmiana ustawienia tego parametru może być wykonana z poziomu formularza danego kontrahenta lub możemy ją wykonać seryjnie dla zaznaczonych kontrahentów. Służy do tego operacja seryjna – Zmień warunki płatności. Metoda podzielonej płatności dostępna jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrach bankowych i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega metodzie split payment (parametr Split payment jest zaznaczony) to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota VAT, NIP i Numer dokumentu. Na zdarzeniach, które nie mają zaznaczonego parametru Split payment pola są niewidoczne. W przypadku dokumentów handlowych (faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej, faktury finalnej i wystawionych do nich korekt) oraz dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT parametr dziedziczony jest z karty kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument. Parametr dziedziczony jest na wszystkie płatności związane z tym dokumentem. Wyjątek stanowią dokumenty wystawione w innej walucie. Jeśli na dokumencie walutowym parametr Płatność VAT w PLN jest: Jeżeli dokument został wystawiony dla podmiotu znajdującego się na liście Urzędy parametr Split payment zaznacza się na płatności automatycznie. Pozostałe pola odczytywane są z dokumentu powiązanego z daną płatnością. Na płatnościach do transakcji związanej z kontrahentem, który ma zaznaczony parametr Split payment program automatycznie: Jakie czynności należy wykonać aby w programie korzystać z metody podzielonej płatności (split payment)? Więcej informacji na temat split payment w tym tworzenia zleceń przelewu do banku znajdziecie Państwo na naszym portalu.
Rozliczenia i kompensaty
Formy płatności
Lista banków
Elektroniczna wymiana danych z bankiem
Split payment – metoda podzielonej płatności