W przypadku, gdy moduł kadrowo – płacowy ma współpracować z programem Comarch ERP XL w wersji niższej niż 2017.0 z pozycji Konfiguracji/ Płace/ Parametry współpracy z  XL użytkownik powinien zaznaczyć parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL. Współpraca z systemem Comarch ERP XL polega na synchronizacji danych kadrowych i możliwości księgowania wypłat do Comarch ERP XL. Po zaznaczeniu parametru należy uzupełnić informacje:

• Serwer bazy danych systemu XL – nazwa serwera bazy danych systemu Comarch ERP XL,
• Baza danych systemu XL – nazwa bazy danych, w której zapisywane będą informacje z modułu Comarch ERP XL HR.

W sytuacji, gdy moduł Płace i Kadry Comarch ERP XL HR współpracuje z systemem Comarch ERP XL zmienia się wygląd konfiguracji programu. Zmienne konfiguracyjne dotyczą tylko tego modułu.

Zalecaną metodą współpracy z Comarch ERP XL jest synchronizacja dwukierunkowa, która w znacznie większym stopniu zapewnia spójność danych w obu bazach. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane między bazami są synchronizowane automatycznie podczas wykonywania dodawania/ zmiany/ usuwania danych podlegających synchronizacji. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP XL HR – opcje Import danych z systemu Comarch ERP XL i Eksport danych do systemu Comarch ERP XL w menu Narzędzia/Importy, a także import danych z Comarch ERP XL na liście pracowników i pozostałych listach podlegających synchronizacji są niedostępne.

Parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL pozwala na odblokowanie importów w przypadku, gdyby współpracująca baza Comarch ERP XL była w wersji niższej niż 2015.1, czyli obsługującej dwukierunkową synchronizację w niepełnym zakresie. Działanie parametru:

• parametr niezaznaczony (ustawienie domyślne) – przy takim ustawieniu w menu Narzędzia/Importy opcje Import danych z systemu Comarch ERP XL i Eksport danych do systemu Comarch ERP XL są ukryte, a przyciski importu danych z Comarch ERP XL na listach są nieaktywne.
• parametr zaznaczony – import i eksport danych z menu Narzędzi jest dostępny, importy z Comarch ERP XL na listach aktywne.

Poniżej przedstawiony jest import i eksport danych między bazami Comarch ERP XL HR i Comarch ERP XL, gdy parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL jest zaznaczony.

Import danych z systemu Comarch ERP XL

Funkcja importu danych pozwala na przeniesienie do programu Comarch ERP XL HR podstawowych danych kadrowych pracowników, którzy zostali wcześniej wpisani do programu Comarch ERP XL. Przenoszone są dane kadrowe; atrybuty pracownika; struktura kosztów (wydziały), słowniki lokalizacji i projektów; 30 znakowe konto księgowe dla wydziałów, lokalizacji i projektów oraz banki dla pracowników, którzy mają założone rachunki bankowe. W systemie Comarch ERP XL HR należy dane te uzupełnić, w szczególności wpisać informacje o etacie (data zatrudnienia, wymiar etatu, stawka zaszeregowania) oraz o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnym. W sytuacji, gdy dane o pracownikach wpisane są w obu programach oddzielnie w Comarch ERP XL HR nie ma jeszcze informacji o wydziałach wykonanie importu z Comarch ERP XL przeniesie strukturę wydziałową i zapewni przypisanie pracowników do właściwych wydziałów.

Przy pierwszej synchronizacji baz Comarch ERP XL HR i Comarch ERP XL – import należy wykonać przez funkcję dostępną w menu Narzędzia/ Importy/Import danych z systemu Comarch ERP XL – opcja dostępna wyłącznie w bazach skonfigurowanych do współpracy z Comarch ERP XL.

Po wybraniu funkcji importu program automatycznie uzupełni informacje o serwerze i bazie danych systemu Comarch ERP XL odczytując je z konfiguracji. Uruchomienie funkcji importu następuje po wciśnięciu ikony .Można wybrać, czy z systemu Comarch ERP XL ma być importowane wszystko równocześnie, czy wskazana część danych:

• Wszystkie dane,
• Wydziały,
• Konfigurację atrybutów,
• Karty RCP.

Podczas bieżącej pracy z programem dostępny jest również import „różnicowy” na listach podlegających synchronizacji. Można go wykonać za pomocą ikony  z następujących list:

• lista pracowników w kadrach (import pracowników z wydziałami i bankami),
• lista atrybutów pracownika,
• lista kart RCP pracownika,
• lista wydziałów (import wydziałów z lokalizacjami),
• lista lokalizacji (import słownika lokalizacji),
• lista projektów (import słownika projektów),
• lista klas atrybutów w konfiguracji (import atrybutów),
• lista grup atrybutów w konfiguracji (import grup atrybutów).

Wykonanie importu z poziomu wybranej listy jest zalecane przed dopisaniem nowej pozycji, zwłaszcza jeśli istnieje obawa, że w bazie Comarch ERP XL wprowadzono już dane nowego pracownika, centrum kosztowe, lokalizację bądź projekt. Jeśli moduł Administrator w Comarch ERP XL jest obsługiwany przez inną osobę niż moduł Comarch ERP XL HR, to jest takie ryzyko. Jeśli w bazie Comarch ERP XL dodano wcześniej nową pozycję, to w wyniku wykonania importu z Comarch ERP XL lista pracowników (wydziałów, lokalizacji lub projektów) w Comarch ERP XL HR zostanie automatycznie uzupełniona. Jeśli dana lista nie uległa zmianie, to można przyjąć, że w bazie Comarch ERP XL operator nie wprowadził jeszcze nowych danych, w związku z tym należy je wprowadzić ręcznie w programie.

Eksport danych do systemu Comarch ERP XL

Eksport danych z programu Comarch ERP XL HR pozwala na przeniesienie do bazy systemu Comarch ERP XL informacji o pracownikach, wydziałach, lokalizacjach i projektach. Najczęściej będzie to operacja jednorazowa, wykonywana w momencie rozpoczęcia pracy z systemem w celu uzupełnienia informacji. Można ją także wykorzystać, jeśli z jakichś przyczyn nastąpi rozłączenie współpracy (usunięcie parametru informującego o współpracy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry współpracy z Comarch ERP XL). Po uruchomieniu eksportu we wskazanej bazie aktualizowane są (dopisywane) informacje o pracownikach. Zawsze przenoszony jest ostatni zapis historyczny znajdujący się w programie Comarch ERP XL HR.

Dane o numerach telefonicznych są synchronizowane w następujący sposób:

• telefon z danych ogólnych w pracowniku w Comarch ERP XL HR = telefon domowy w Comarch ERP XL;
• telefon w sekcji Kontakt wybierając Dodatkowe dane kadrowe po rozwinięciu menu dostępnych opcji przy ikonie z portretem w Comarch ERP XL HR = telefon komórkowy w Comarch ERP XL;
• telefon firmowy w Comarch ERP XL nie ma odpowiednika w Comarch ERP XL HR – nie podlega synchronizacji.

Dane kadrowe pracownika zawierają również informację o formie płatności banku, do którego powinno być przelewane wynagrodzenie oraz numerze rachunku. Jeśli lista banków w Comarch ERP XL nie zawiera takich pozycji (sprawdzany jest 8 cyfrowy numer kierunkowy banku NKP) to w Comarch ERP XL pojawi się tylko numer konta, bez powiązania z bankiem. Lista banków powinna zostać zaktualizowana indywidualnie.

Funkcja eksportu danych jest dostępna w menu Narzędzia/ Importy/ Eksport danych do systemu Comarch ERP XL – wyłącznie w bazach skonfigurowanych do współpracy z Comarch ERP XL. Nazwa serwera i bazy Comarch ERP XL, do której nastąpi eksport są pobierane z konfiguracji i nie podlegają edycji z tego poziomu. Uruchomienie funkcji eksportu następuje po wciśnięciu ikony .

Synchronizacja danych kadrowych możliwa jest również z poziomu Kadr. Każdorazowe zapisanie formularza pracownika, pod warunkiem, że jest to ostatni zapis historyczny, powoduje uaktualnienie informacji w bazie Comarch ERP XL. Taki sam mechanizm dotyczy również zapisu formularzy wydziału, lokalizacji i projektu– zapisanie nowej pozycji w którymkolwiek ze słowników dostępnych w menu Płace i Kadry – Struktura organizacyjna powoduje równoczesne dopisanie analogicznej pozycji w bazie Comarch ERP XL.

Jeśli podczas zapisywania danych w Comarch ERP XL HR nastąpiło przerwanie połączenia z bazą Comarch ERP XL, to jest wyświetlany stosowny komunikat. W takim przypadku następuje zapisanie danych w Comarch ERP XL HR(po zaakceptowaniu komunikatu, należy wyjść z zapisanego formularza „bez zapisu”). Należy wówczas pamiętać o ponowieniu zapisu po przywróceniu połączenia, celem uaktualnienia zawartości bazy Comarch ERP XL.