W celu automatycznego naliczenia ekwiwalentu za urlop należy:
- Uzupełnić datę zwolnienia pracownika,
- Przeliczyć Limit urlopu wypoczynkowego pracownika,
- Zapisać formularz danych kadrowych pracownika,
- Naliczyć ostatnią wypłatę etatową Program automatycznie wyliczy ekwiwalent za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
- Wypłatę należy zapisać.
Wysokość współczynnika ekwiwalentu jest pobierana jako wskaźnik. Jeśli współczynnik do obliczania ekwiwalentu za urlop jest nieprawidłowy, należy sprawdzić do jakiego kalendarza przypisany jest pracownik (formularz danych kadrowych/ zakładka [Etat – Zatrudnienie], pole Kalendarz). Następnie wejść do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Kalendarze i sprawdzić czy kalendarz jest zdefiniowany na cały rok, czy są wprowadzone wszystkie święta i dni wolne. Jest to konieczne. Program na podstawie poprawnie zdefiniowanego kalendarza oblicza współczynnik.
Może się również zdarzyć, że użytkownik ma wpisany współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop w typie wypłaty (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat/ Ekwiwalent za niewykorzystany urlop). Wówczas należy wpisać taki jaki obowiązuje w danym roku dla pełnego etatu.