Dokumenty w systemie Comarch ERP XL HR zostały podzielone ze względu na moduł, którego dotyczą. W każdym module została stworzona lista dokumentów o różnej klasie. W obrębie danej klasy występują dokumenty o podobnych właściwościach. Taki podział dokumentów pozwala na ustalenie dowolnej numeracji dla poszczególnych dokumentów dostępnych w systemie.

Użytkownik ma możliwość oznaczenia wybranej definicji dokumentów jako Nieaktywnej. Na formularzu definicji dokumentu znajduje się parametr Nieaktywna. Po jego zaznaczeniu definicja nie jest dostępna na rozwijalnej liście schematów numeracji na danym dokumencie.

Standardowo, program Comarch ERP XL HR wyposażony jest w następujące klasy podzielone na grupy (według modułów):

• CRM:

Kontakt – moduł CRM (Customer Relationship Management) służy do zarządzania kontaktami z klientami. Podstawowym typem dokumentu w tym module jest kontakt, który zawiera informacje dotyczące spotkania, rozmowy telefonicznej lub innego rodzaju zdarzenia ważnego z punktu widzenia relacji z klientem. Standardowo zdefiniowany w programie jest dokument o akronimie CRM.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu CRM – Kontakt, Oferta Handlowa

.

• OBIEG DOKUMENTÓW:

Biblioteka dokumentów – dokumenty firmowe, rejestrowane w systemie w postaci różnego rodzaju plików. Użytkownik może dowolnie opisać plik, nadać status i skojarzyć z elementem systemu Comarch ERP XL HR lub dowolnym podmiotem. Predefiniowany schemat dla dokumentów firmowych to OBD/numer/rok.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Obieg dokumentów.

• PŁACE:

e-Teczka – schemat numeracji dla dokumentów pracownika dodawanych do e-Teczki. Standardowo dostępny jest schemat EDOK. Można również zdefiniować własne schematy.

Lista płac – listy płac, do których przypinane będą kolejne wypłaty na rzecz pracowników. Standardowo zdefiniowano 8 schematów według wzoru SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER. Są to listy płac typu: Etat, Inna wypłata, Pożyczka, Umowa zlecenie, Właściciel, Zaliczki, Zaliczki brutto.

Lista płac, która różni się nieco wzorem to lista płac Bilans Otwarcia – jej wzór jest poszerzony o serię - SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER/SERIA.

W schemacie numeracji listy płac można jeszcze wykorzystać dwa dodatkowe człony:

• wydział - symbol wydziału wpisywany na formularzu wydziału (dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus),
• seria – umożliwia bardziej szczegółowe opisanie list płac.

Lista płac korygująca – z domyślnie zdefiniowanym schematem listy płac korygującej EKOR (etat korygująca). Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL>+<INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: Symbol, Nazwa) i zapisać.

Serie dokumentów - seria dokumentu wykorzystana jest w schemacie numeracji list płac. Serie można zdefiniować odrębnie dla umów cywilnoprawnych oraz e-Teczki, w tym celu w oknie należy wybrać filtr Umowa. Domyślnie pokazuje się ustawienie e-Teczka. Dla List płac zdefiniowano 11 serii domyślnych o nazwach odpowiadającym symbolom list płac: E, I, P, U, W, Z. Serie CHOR, PIT, RP7, URL, ZUS domyślnie wykorzystywane są przez program do generowania list płac typu Bilans Otwarcia (BOWYP) w przypadku wykonania migracji danych (przez program Comarch MIGRATOR) z programów Comarch ERP Klasyka PIK, Comarch ERP Klasyka PLP lub Comarch ERP Klasyka PL do programu Comarch ERP XL HR, ale mogą również posłużyć do definiowania list płac użytkownika.

Umowa – zawiera schemat numeracji dla listy płac, na której będą rozliczane umowy cywilnoprawne – symbol UMW (standardowo). Można również zdefiniować własne symbole list płac dla umów.

Lista definicji dokumentów

Wszystkie dostępne klasy dokumentów wypisane są w lewej części okna w grupie Definicje dokumentów. Przesuwając się kursorem na poszczególne pozycje w prawej części okna widoczne są dokumenty zdefiniowane w obrębie tej klasy.

Lista obsługiwana jest standardowymi przyciskami:

 - dodanie pozycji <INSERT> – pozwala na dodanie nowego typu dokumentu w obrębie wskazanej klasy,

 - edycja pozycji <ENTER> – wyświetla szczegóły na temat wskazanej pozycji. Zapis zmian dotyczących definicji dokumentu jest możliwy tylko wówczas, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu,

 - usunięcie pozycji <DELETE> – jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu.