Na zakładce [Ogólne] kartoteki operatora podajemy następujące informacje:
Identyfikator – jest to kod, wg którego operator jest identyfikowany w systemie. Najczęściej stosuje się tu inicjały lub skrót imienia.
Imię i nazwisko – pełne imię i nazwisko operatora.
Firma startowa – nazwa firmy, która jest domyślnie uruchamiana dla operatora (można ją wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Firma).
Konto domenowe – możliwość wskazania konta domenowego w systemie Windows do Operatora w Comarch ERP XL HR w celu ułatwienia logowania do programu. Po uzupełnieniu tego pola uruchamiając program pomijane jest okno logowania do Comarch ERP XL HR. Przy logowaniu automatycznym operator będzie pobierał licencje na wszystkie moduły, jakie są dla niego zaznaczone na jego karcie. Automatyczne zalogowanie operatora ma miejsce tylko i wyłącznie w przypadku, gdy program jest uruchamiany. Jeżeli zalogowany automatycznie operator wybierze System/ Logowanie (bądź Zmiana firmy), pokazane zostanie standardowe okno logowania. Jeżeli w systemie Windows nie funkcjonuje mechanizm domeny, funkcja nie będzie mogła być wykorzystana.
Opis – pole umożliwiające zamieszczenie opisu dotyczącego operatora.
E-mail – w tym polu istnieje możliwość uzupełnienia adresu email Operatora oraz możliwość wysłania maila.
Jeżeli zalogowany Operator ma w systemie Comarch ERP XL HR zdefiniowane konto pocztowe i pobrał licencję na moduł CRM, wówczas wciśnięcie przycisku 
– wyślij pocztę powoduje otwarcie okna wysyłającego wiadomość w module CRM. Jeżeli nie korzysta z modułu CRM, wówczas podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.
Telefon – pole umożliwiające wpisanie numeru telefonu. Wykorzystywane przez funkcjonalność subskrypcji SMS w module Analizy BI.
Logowanie operacji seryjnych – Wyświetlanie – parametr logowania operacji seryjnych dotyczy wyświetlania się okna tzw. logów, czyli informacji wyświetlanych po zakończeniu danej operacji, np. importu, eksportu, księgowania itp.
- wszystko – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz również to co zostało wykonane prawidłowo,
- błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.
Logowanie operacji seryjnych – Podsumowanie:
- zawsze – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz to co zostało wykonane prawidłowo,
- automatycznie – w przypadku braku błędów lub ostrzeżeń okno informacji o wynikach operacji zamknie się automatycznie (ustawienie domyślne).
Administrator – operator posiadający status administratora posiada pewne dodatkowe uprawnienia, w stosunku do pozostałych użytkowników.
Konto zablokowane – jeżeli konto operatora zostało zablokowane, wówczas nie ma możliwości zarejestrowania się w programie na konto takiego operatora.
Operator używa modułów – na formularzu operatora znajduje się lista wszystkich dostępnych w systemie Comarch ERP XL HR modułów. Jeśli operator ma uprawnienia administratora – ma możliwość zaznaczenia, które moduły powinny być dostępne dla poszczególnych operatorów. Podczas uruchamiania programu po wpisaniu kodu operatora program sprawdza, które moduły powinny być dla niego udostępnione.
Warto pamiętać, że jeśli zaznaczone będą moduły, które nie zostały wykupione – cały system pracować będzie w wersji startowej (tzn. zakres dat na zapisach w poszczególnych modułach nie będą mogły przekroczyć 60 dni).
Comarch PPK – zaznaczenie parametru umożliwia zalogowanie tego operatora do aplikacji Comarch PPK. Dla operatora ADMIN parametr jest domyślnie zaznaczony.
Dostęp tylko do firmy startowej – włączenie tego parametru powoduje, że dany operator nie może podczas uruchamiania programu wybrać z listy dostępnych firm firmy innej, niż ta, która została mu przypisana jako startowa.
Parametry Administrator, Konto zablokowane oraz Dostęp tylko do firmy startowej może ustawiać dla operatorów tylko administrator (operator o uprawnieniach administratora). Administrator nie może zmieniać tych ustawień dla siebie samego.
Przypomnienie o kopii bezpieczeństwa – zaznaczenie parametru oraz ustawienie na bazie danych (System/ Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych/ zakładka Archiwum/ parametr: Przypominaj o wykonaniu kopii co … dni) wartości różnej od 0 spowoduje, iż podczas kończenia pracy z programem, zgodnie z ustawieniami, pojawi się okno Przypomnienie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa z możliwością wykonania kopii. Parametr nie jest dostępny w wersji Online.
Prawo do seryjnego usuwania – jeśli parametr jest zaznaczony Operator ma możliwość seryjnego usuwania rekordów np. seryjne usuwanie na liście dokumentów zapisanych do bufora.
Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji – możliwe jest zablokowanie użytkownikowi prawa do odblokowania wysłanej deklaracji do systemu e-Deklaracje. Zaznaczenie parametru powoduje, że taki Operator będzie miał możliwość odblokowania deklaracji wysłanej do systemu e-Deklaracje, jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony dla wybranego Operator to taki użytkownik nie będzie miał takich uprawnień. Przy zakładaniu nowego Operatora parametr ten jest domyślnie zaznaczony.
Prawo do łączenia kart kontrahentów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi wykonanie operacji łączenia kontrahentów.
Zmiana atrybutów na zatwierdzonych dokumentach – jeżeli parametr będzie zaznaczony wówczas Operator będzie miał możliwość zmiany atrybutu na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej fakturze zakupu/sprzedaży oraz na zaksięgowanym dokumencie w Rejestrze VAT.
Ustawienie Domyślnej serii dla operatora, skutkuje w programie wstawieniem tej wartości na wszystkich dokumentach, w których schemat numeracji zakłada istnienie sekcji REJESTR (zwanej inaczej SERIĄ).
Domyślna kasa, Domyślny bank – istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności typu gotówka oraz przelew, by zapisy kasowe/ bankowe trafiały nie do jednego rejestru kasowego lecz do różnych, w zależności od operatora, który wystawia dokument. Każdy operator może mieć przypisaną własną kasę domyślną oraz bank domyślny. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w obszarze Kasa/Bank.
Wyskakujące powiadomienia
- Wyświetlaj informacje produktowe – odznaczenie parametru skutkuje ukryciem ikony Informacje produktowe na dolnym pasku programu Comarch ERP XL HR.
- Wyświetlaj oferty wszystko.pl – odznaczenie parametru powoduje wyłączenia wyświetlania ikony pl na dolnym pasku programu Comarch ERP XL HR.
W sekcji Comarch Cloud znajdują się pola:
- Login SSO – uzupełnienie tego pola umożliwia automatyczne logowanie do uruchamianych z poziomu menu Pomoc usług (System Obsługi Zgłoszeń, Społeczność Comarch ERP, Indywidualne Strony Klientów/Partnerów).
- Login IBARD: można w nim podać właściwy dla danego operatora login w usłudze Comarch IBARD.
W momencie pierwszej próby połączenia z usługą Comarch IBARD lub usługą obsługującą logowanie SSO, po uruchomieniu programu wywoływana jest funkcja logowania. Jeśli użytkownik na karcie wprowadzi swój login, wówczas jest on „podpowiadany” na oknie logowania. Użytkownik musi wprowadzić tylko hasło.
Jeśli operator na swojej karcie ma wprowadzony login do Comarch IBARD, wówczas dodatkowo przy logowaniu istnieje możliwość zaznaczenia parametru Zapamiętaj hasło. Wtedy logowanie do Comarch IBARD z poziomu programu następuje automatycznie w oparciu o login z karty operatora oraz zapamiętane hasło.
Przy pierwszym uruchomieniu usługi, która obsługuje logowanie SSO użytkownik zostanie zapytany o hasło do konta SSO. Po jego wpisaniu i wybraniu Zaloguj lub wciśnięciu <ENTER> nastąpi uruchomienie przeglądarki z wybraną usługą. Po wpisaniu poprawnego hasła w bazie zostanie zapisany token służący do przyszłego uruchamiania wybranej usługi WWW z poziomu Comarch ERP XL HR bez konieczności podawania hasła. Po kliknięciu przycisku Uruchom bez logowania istnieje możliwość uruchomienia usługi nie logując się w Comarch ERP XL HR – wówczas autentyfikacja użytkownika nastąpi na stronie WWW.
Jeśli którykolwiek z tych parametrów ulegnie zmianie (zmieni się login na karcie operatora, ewentualnie z poziomu Comarch IBARD lub usługi obsługującej logowanie SSO zostanie zmienione hasło) – okno logowania pojawi się ponownie, by użytkownik mógł wprowadzić prawidłowe dane.
Logowanie operatora do Comarch IBARD nastepuje przy pierwszej próbie uruchomienia jakiejkolwiek funkcji związanej ze współpracą pomiędzy aplikacjami. Po udanym logowaniu użytkownik pozostaje zalogowany w Comarch IBARD aż do chwili wylogowania z programu Comarch ERP XL HR.
- parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP XL HR (menu System/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta Comarch IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.
Na kartotece operatora znajduje się również przycisk zmiany hasła . Działa on w dwóch trybach:
Zmiana hasła – możliwa jest wyłącznie, jeżeli operator otworzył własną kartotekę. Po wciśnięciu przycisku 
, pojawia się okno edycyjne zmiany hasła, na którym należy kontrolnie podać stare hasło, oraz dwukrotnie (w celu uniknięcia pomyłki) wpisać nowe hasło, które powinno być odpowiednio silne. Silne hasło powinno składać się co najmniej 8 znaków, zawierać litery od a do z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ‘!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/. Hasło operatora może zawierać do 30 znaków.
Dodatkowo podczas zmiany hasła specjalny pasek informuje o sile wprowadzonego hasła.
Zmiana hasła możliwa jest również z menu System/ Zmiana hasła.
Skasowanie hasła – możliwe jest wyłącznie, jeżeli bieżący operator ma uprawnienia administratora. Na kartotece dowolnego operatora może on przez wciśnięcie skasować jego hasło (w przypadku, jeżeli operator np. zapomniał hasła).