Tworzenie nowej listy płac (dokumentu) rozpoczynamy od określenia schematu jej numeracji. Schemat ten wybieramy z listy wywoływanej przyciskiem Dokument.
W programie jest kilka predefiniowanych schematów, według następującego wzoru: SYMBOL / ROK / MIESIĄC / NUMER.
Jeżeli na liście brakuje wymaganej pozycji można dodać ją przyciskiem 
(wszystkie dokumenty w systemie, w tym listy płac – numerowane są według jednolitego schematu).. Zróżnicowanie symboli dla list płac powinno być spójne ze sposobem podziału list płac stosowanym w danej firmie, np., jeśli pracownicy administracji otrzymują wynagrodzenie na koniec miesiąca, a pracownicy produkcyjni 5 dnia następnego miesiąca, to należy zdefiniować dwa odrębne schematy numeracji list wypłat etatowych (np. stosując odpowiednio symbole: EA i EP).
pozwala na skopiowanie listy płac z poprzedniego miesiąca – program podpowiada kolejny okres rozliczeniowy następujący, po okresie w kopiowanej liście oraz datę wypłaty zgodną z kopiowaną listą.Na liście płac będą mogły być umieszczane wypłaty o zadanej kategorii i okresie wypłaty zawierającym się w definiowanym przedziale Okres od – do. Definiowany okres może być dłuższy niż jeden miesiąc kalendarzowy.
Okres wypłaty proponowany jest na podstawie wprowadzonej Daty wypłaty. Jeżeli data wypłaty zawiera się w okresie 21 – ostatni dzień miesiąca, to program zaproponuje jako okres wypłaty miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty. W pozostałych przypadkach jako okres wypłaty zaproponowany zostanie miesiąc poprzedni w stosunku do daty wypłaty.
Proponowaną datą wypłaty jest 10 maja 2016 roku – program zaproponuje jako okres wypłat: 1 – 30 kwietnia 2016.
Wszystkie wypłaty zrealizowane na tej samej liście będą miały Datę wypłaty przepisaną z listy płac. Ta data (po uwzględnieniu przesunięcia wynikającego z formy wypłaty) pojawia się w Preliminarzu płatności jako data realizacji. Jeżeli do listy płac zostaną naliczone wypłaty, to na formularzu listy płac wszystkie pola oprócz Daty wypłaty i Opis są nieaktywne do edycji. Zmiana daty wypłaty na liście płac zawierającej już wypłaty, nie wpłynie na daty wypłat wcześniej wygenerowanych do tej listy – w takim przypadku podczas edycji daty wypłaty pojawi się ostrzeżenie.
Jeżeli okres wypłaty zostanie ustalony na przełomie miesiąca to dla elementów zależnych z definicji od czasu pracy, w zależności od zdefiniowanego w typie wypłaty Okresu wypłaty (Konfiguracja/ Firma/ Typy wypłat/ Konfiguracja typu wypłaty/ zakładka [Podatki]) program zachowa się następująco:
| Okres wypłaty (konfiguracja) | Zachowanie programu |
|---|---|
Każda | Wypłata elementu wynagrodzenia (np.: wynagrodzenie zasadnicze) zostanie automatycznie podzielona na dwie części zgodnie z zapisem aktualizacji w historii pracownika: Pierwszy dzień miesiąca – Okres do (ostatni dzień zapisu aktualnego na początku miesiąca) Okres od (ostatni dzień zapisu aktualnego na końcu miesiąca) – koniec miesiąca kalendarzowego |
| Jednorazowa, Co 1 miesiąc | Wypłata elementu wynagrodzenia (np.: nagroda) wypłacona zostanie (jednorazowo) w okresie zawierającym ostatni dzień miesiąca (Okres od – koniec miesiąca kalendarzowego). |
W trakcie naliczania wypłaty za zadany listą płac okres program może dodatkowo skontrolować, czy w poprzednim okresie pozostały nierozliczone elementy wynagrodzenia, nierozliczone nieobecności. W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera.
Pracownik dostarczył zaległe zwolnienie lekarskie(na przykład za 5 dni maja) już po wypłacie.
Wprowadzamy do programu nieobecność zgodnie z faktycznymi danymi.
Przed realizacją czerwcowych wypłat ustalamy rozliczenie 1 (jeden) miesiąc w tył.
W trakcie czerwcowej wypłaty program automatycznie:
– wygeneruje pomniejszenie czerwcowego wynagrodzenia zasadniczego za 5 dni majowej nieobecności,
– odpowiednio pomniejszy majową premię regulaminową (w wypłacie pojawi się odpowiednia, ujemna korekta),
– rozliczy majową nieobecność (w zależności od potrzeb generując wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek chorobowy),
– zrealizuje czerwcowe wypłaty.
Całość zostanie rozliczona na wspólnych deklaracjach PIT i ZUS.
W odniesieniu do nadgodzin i nieobecności nie jest to wyliczenie różnicowe:
- Dopłaty do nadgodzin za miesiąc poprzedni naliczą się tylko wtedy, gdy w poprzedniej wypłacie nie było dopłaty do nadgodzin danego typu. Jeśli w poprzedniej wypłacie rozliczono część nadgodzin, a następnie dopisano dodatkowe nadgodziny, to nie naliczy się automatycznie dopłata za te nadgodziny dopisane z opóźnieniem.
- W przypadku nieobecności naliczy się pomniejszenie i wynagrodzenie lub zasiłek za nieobecność z poprzedniego miesiąca wprowadzoną po naliczeniu wypłaty, nie wyliczy się natomiast różnicowo wyrównanie, jeśli np. omyłkowo wypłacono zasiłek chorobowy 80% zamiast 100%, nawet, jeśli zmieniono następnie przyczynę nieobecności.
- W przypadku zmiany stawki zaszeregowania po naliczeniu wynagrodzenia za dany miesiąc, wyliczając wyrównanie w kolejnej liście płac w wypłacie zostanie rozliczone jedynie wyrównanie dla wynagrodzenia zasadniczego. Wyrównania dodatkowych elementów np. wynagrodzenia za czas urlopu czy wynagrodzenia za nadgodziny nie naliczą się automatycznie. Należy rozliczyć je własnymi składnikami.
Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w pierwszej kolejności przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni okres. Dopiero w drugiej kolejności rozliczy okres bieżący.
Jeżeli program stwierdzi różnicę pomiędzy „historyczną” (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę (pod warunkiem, że konfiguracja elementu wynagrodzenia dopuszcza taką możliwość (Konfiguracja/ Firma/ Typy wypłat/ Konfiguracja typu wypłaty / zakładka [Podatki]/ parametr Korygowana 
).
Jeżeli w poprzednim okresie wypłaty nie zostały jeszcze naliczone program odpowiednio ustali ich wartość.
Deklaracja za: rok, miesiąc. Zadeklarowany na podstawie daty wypłaty miesiąc, rok decyduje o tym, na jakich deklaracjach PIT, ZUS, (za jaki miesiąc) rozliczone zostaną nowo akceptowane wypłaty.
Pole Opis można wykorzystać jako adnotacja o tworzonej liście płac (maksymalnie 128 znaków).
Definiowanie listy płac dla wydziału (Płace i Kadry Plus)
W programie umożliwiono powiązanie listy płac (podczas definicji) z konkretnym wydziałem firmy. Do wydziału można przypiąć symbol dla listy płac a następnie wykorzystać go w schemacie numeracji listy płac. Opcja ta pozwala także na filtrowanie pracowników uwzględniające wydział z listy płac.
Jeżeli użytkownik zdefiniuje listę płac dla wydziału „Dział Handlowy”, to naliczenie wypłat na tej liście jest możliwe tylko dla tych spośród wyświetlonych pracowników, którzy są przypisani do wydziału „Dział Handlowy”. Na liście „Wypłaty pracowników” wybór listy płac przypisanej do wydziału, powoduje domyślne ustawienia filtra na wydział zgodny z listą płac, co stanowi ułatwienie dla seryjnego liczenia wypłat.
W konfiguracji firmy (System/Konfiguracja/Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat) można zaznaczyć parametr Ostrzeganie w płacach o niezgodności wydziału z wybraną listą płac (domyślnie niezaznaczony). Jeżeli użytkownik na liście wypłat pracowników wybierze listę zdefiniowaną np. dla wydziału „Dział Handlowy” a jednocześnie wybierze wydział różny od podanego w liście płac pojawi się komunikat informujący o tej niezgodności.
Definiowanie listy płac dla zakładu
W programie umożliwiono powiązanie listy płac (podczas definicji) z konkretnym zakładem, jeśli w konfiguracji ustawiony jest rodzaj księgowości jako Księga podatkowa oraz zaznaczony jest parametr Firma wielozakładowa. Jeżeli użytkownik zdefiniuje listę płac dla zakładu „Produkcja-Kraków”, to naliczenie wypłat na tej liście jest możliwe tylko dla tych spośród wyświetlonych pracowników, którzy mają ustawiony zakład „Produkcja-Kraków”.
