Współpraca z modułem Płace i Kadry

System Comarch ERP XL HR automatycznie generuje płatności w module Kasa/Bank dla wyliczanych list płac

Zasady generowania płatności dla modułu Płace i Kadry:

• Przez zatwierdzenie listy płac rozumiane jest zamknięcie list za dany okres.
• Dla niezamkniętych list płac powstaje zdarzenie w Preliminarzu niezależnie od formy płatności. Nie ma jednak możliwości jego rozliczenia do chwili zamknięcia listy.
• Po zamknięciu listy płac (parametr dostępny na formularzu listy płac) powstaje zdarzenie w Preliminarzu o statusie nierozliczone, można je rozliczyć z zapisem kasowym/bankowym.

W programie istnieje również funkcja automatycznego generowania płatności do wyliczonych deklaracji podatkowych i ZUS. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy / Deklaracje wybieramy formę płatności. Forma ta dotyczy wszystkich wygenerowanych w programie deklaracji.

Typ dokumentu dla płatności deklaracji – użytkownik wybiera rodzaj dokumentu zapisu kasowego/ bankowego związanego z podatkiem.

Forma płatności do deklaracji – wybieramy formę płatności dla podatków np. przelew.

Po wyliczeniu i zapamiętaniu deklaracji PIT-4, PIT-8A i DRA, gdy w danym miesiącu powstaje obowiązek przekazania kwot do zapłaty, generowany jest zapis w module Kasa/Bank zależny od parametru w Konfiguracji/Dane firmy/ Deklaracje Forma płatności do deklaracji. Odroczona forma płatności np. przelew generuje zapis w Preliminarzu płatności, do którego, po zablokowaniu deklaracji przed zmianami (parametr dostępny na formularzu deklaracji), można wystawić przelew bankowy lub wysłać do banku w odpowiednim formacie. Gotówka (zerowy termin płatności) – też w pierwszej kolejności zapis trafia do Preliminarza Płatności (kolor zielony). W momencie zablokowania deklaracji przed zmianami, zapis związany z podatkiem Do zapłaty w Preliminarzu płatności a płatny gotówką, powoduje automatycznie wygenerowanie zapisu w odpowiednim raporcie kasowym i otrzymuje status zapisu rozliczonego.

Domyślnie dla płatności związanych z deklaracjami proponowany jest typ dokumentu DEK i forma płatności – przelew.

Dodatkowo lista urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy/ Urzędy ZUS) uzupełniona została o ZUS, dla którego zdefiniowane zostały trzy konta związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy wraz z FGŚP.

W programie jest możliwość zablokowania dostępu do rozliczeń pracowników poprzez zaznaczenie parametru w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – Blokada dostępu do rozliczeń pracowników. Zaznaczenie parametru zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego  w Comarch ERP XL HR  oraz dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak:

• W module Kasa/Bank – po zaznaczeniu parametru blokady ukryte zostaną na listach dokumentów rozliczonych i nierozliczonych te dokumenty kasowe/ bankowe, które są wystawione na podmiot typu pracownik. Na listach rozliczonych zapisów, gdy zostaną rozliczone ze sobą dokumenty, z których jeden jest wystawiony na pracownika, a drugi na inny podmiot, formatka rozliczenia będzie miała ukryte dane dotyczące dokumentu wystawionego na pracownika.

• W modułach księgowych blokada spowoduje ukrycie w menu Księgowość gałęzi Wynagrodzenia oraz w Dokumentach źródłowych pozycji Listy płac.
• W module Analizy – dla włączonego modułu z parametrem Pełne menu dla modułu Analizy, przy zaznaczonej blokadzie ukryte zostaną w głównym menu pozycja Kadry/Płace oraz w  Panelu analiz gałąź Kadry i Płace.
• Praca rozproszona – wysyłane będą wszystkie zapisy, również te wystawione na pracownika. Dotyczy to także ręcznie wprowadzonych płatności do Preliminarza Płatności. Można zablokować Operatorowi eksport w modelu Pracy rozproszonej zakładając odpowiednią blokadę.
• Eksport raportów kasowych/bankowych do Comarch ERP Klasyka – przez plik kasadokh.txt lub bankdokh.txt. W tej sytuacji należy założyć blokadę do funkcji skryptowych, które realizują ten eksport.

Rozliczanie wypłat w różnych walutach

Z uwagi na coraz częściej występującą sytuację zatrudniania pracowników poza Polską i wypłacania im wynagrodzeń w walucie obcej (przy zachowaniu polskich przepisów podatkowych i składkowych przy naliczaniu wypłat) wprowadzono w module Kasa/Bank/ Preliminarz płatności zmianę. Dodano funkcję przeliczenia wypłaty (kwoty netto) na inną walutę, niż wynika z dokumentu źródłowego, według kursu aktualnego na dany dzień. Oznacza to, że wypłaty są policzone w walucie PLN, tym samym powstają zdarzenia w walucie PLN, a w Preliminarzu płatności jest możliwość przeliczenia wypłaty na wybraną – przez użytkownika – walutę obcą.

W Konfiguracji programu/Ogólne/Waluty należy dodać waluty, które będą potrzebne do przeliczeń wynagrodzenia. Należy uzupełnić kurs waluty (np. przez import z NBP). Następnie trzeba sprawdzić, czy są naliczone wypłaty. Jeśli nie ma, należy je naliczyć i zamknąć. Po wykonaniu wymienionych czynności, można przejść do modułu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności i dokonać zmiany waluty w płatnościach z PLN na inną.

W module Kasa/Bank/ Preliminarz płatności można zmienić walutę na inną niż PLN dla pojedynczej wypłaty lub seryjnie:

• Zmiana waluty na pojedynczej płatności pracownika – należy edytować płatność poprzez użycie ikony lupy lub dwukrotnie klikając, przejść na zakładkę [Rozliczenia]. W polu Waluta rozl. wybrać z rozwijanej listy walutę.
• Seryjna zmiana waluty rozliczenia – funkcja działa dla zaznaczonych zdarzeń. Po zaznaczeniu płatności należy nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybieramy opcję Zmień walutę rozliczenia. Pojawi się pytanie, które potwierdzamy TAK, następnie podajemy informacje dotyczące wybranej waluty (innej niż PLN).

Po zmianie waluty w płatnościach – wszystkie wydruki płacowe z kwotami płatności: gotówka i ROR drukowane są zawsze w PLN (w walucie systemowej). Dotyczy to wydruków:

• Kwitek wypłaty (oba wydruki – z formularza listy płac i z listy Wypłaty pracowników),
• Lista płac skrócona (obydwa – j.w.),
• Lista płac szczegółowa (z czasem pracy i bez),
• Lista ROR,
• Lista wypłat gotówkowych,
• Zestawienia list płac (z formularza listy płac i z listy list płac).

Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus

Moduł Kasa/Bank Plus daje dodatkowo możliwość:

• prowadzenia wyceny środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym (więcej w rozdziale Magazyn walut),
• zakładania zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych (więcej w rozdziale Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank Plus).
• rozliczania delegacji pracowników (więcej w rozdziale Delegacje).

Magazyn walut może być prowadzony na jednym ze stanowisk przy czym operatorzy logujący się do bazy danych z pobranym modułem Kasa/Bank nie będą mogli korzystać z funkcjonalności Magazynu walut, a w szczególności dodawać/usuwać zapisów w rejestrach, które obsługują Magazyn walut.

W przypadku korzystania z funkcjonalności zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych zalecane jest posiadanie modułu Kasa/Bank Plus na wszystkich stanowiskach. W przypadku założenia w module Kasa/Bank Plus blokady np. tylko do zmiany zapisów kasowych w danym rejestrze, operator, który pobierze moduł Kasa/Bank będzie miał całkowitą blokadę to takiego rejestru.