Formularz definicji konta

Parametr Dodaj podpis cyfrowy do wysyłanych wiadomości – zaznaczenie tego parametru powoduje, że podczas wysyłania wiadomości podpis cyfrowy będzie domyślnie dołączony.

W sekcji użytkownicy konta, znajduje się tabela z listą użytkowników kont. Musi być dodany przynajmniej jeden użytkownik (lista nie może być pusta), w przeciwnym wypadku przy próbie zapisu pojawi się komunikat: Konto e‑mail musi mieć zdefiniowanego użytkownika.

Tabela zawiera kolumny:

• Kod operatora – pole to umożliwia rozwinięcie listy operatorów,
• Imię i Nazwisko – pole wypełnione na podstawie danych zapisanych na formularzu wybranego operatora,
• Opiekun – parametr wskazujący, że wprowadzany użytkownik jest opiekunem konta. Opiekun konta ma możliwość edycji konta, nawet jeśli nie jest administratorem,
• Konto może posiadać tylko jednego opiekuna, czyli w kolumnie „Opiekun” może być zaznaczony tylko jeden rekord. Zaznaczenie rekordu innemu użytkownikowi, spowoduje odznaczenie rekordu na dotychczasowym,
• Domyślne – zaznaczenie tego parametru określa, dla których użytkowników to konto jest domyślne. Każdy użytkownik może posiadać tylko jedno konto domyślne, czyli w sytuacji kiedy temu samemu użytkownikowi zostanie zaznaczony parametr Domyślne na innym koncie, to automatycznie zostanie odznaczone na poprzednim koncie.

Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego użytkownika konta,

 Zmień – umożliwia podgląd/ edycję użytkownika,

 Usuń – umożliwia usunięcie użytkownika,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna,

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian.

Pod tabelą z listą użytkowników konta znajduje się parametr Nieaktywne. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że konto jest nieaktywne, ale będzie widoczne w skrzynce pocztowej (w trybie do odczytu wiadomości), bez możliwości pobierania i wysyłania nowych e-maili. Dodatkowo, po zaznaczeniu opcji Nieaktywne, widoczny jest parametr Nie wyświetlaj na liście kont w skrzynce pocztowej. W przypadku zaznaczenia obu parametrów dane konto e-mail nie będzie widoczne w skrzynce pocztowej na zakładce [Według kont].

2. Zakładka [Serwery]

Zakładka [Serwery] zawiera informacje potrzebne do skonfigurowania poczty przychodzącej oraz wychodzącej. Składa się z dwóch sekcji Informacje o serwerze oraz użytkownik, w których należy wypełnić odpowiednie pola.

• Informacje o serwerze: w tej części znajdują się pola:

Typ konta – wybór protokołu POP3 albo IMAP

Poczta przychodząca (POP3) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty przychodzącej. Pole wymagane dla protokołu IMAP.

Poczta wychodząca (SMTP) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty wychodzącej. Pole jest wymagane dla obu typów kont.

Parametr Pozostaw kopie wiadomości na serwerze (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po pobraniu, wiadomości nie są kasowane z serwera, jeśli  nie jest zaznaczony to wiadomości są kasowane z serwera.

Pole Zaawansowane – wyświetla okno z możliwością ustawienia portów dla poczty wychodzącej i przychodzącej oraz parametrów związanych z wymaganiem przez serwer bezpiecznego połączenia (dla poczty przychodzącej SSL/TLS, oraz dla poczty wychodzącej SLS/TLS/StartTLS).

Zaawansowane ustawienia serwera

W przypadku gdy dla poczty wychodzącej zaznaczony jest parametr Ten serwer wymaga bezpiecznego połączenia (SSL/TLS/StartTLS) i podany port 465 to połączenie nawiązywane jest przez SSL/TLS, natomiast jak podany jest port 587 to połączenie nawiązywane jest przez StartTLS.

Przy czym, użytkownik ma możliwość wysyłania i odbierania e-maili gdy serwer wymaga bezpiecznego połączenia SSL/TLS, a certyfikat nie spełnia procedury sprawdzania poprawności certyfikatu. Użytkownik może dodać wyjątek bezpieczeństwa jeżeli uznaje, że certyfikat jest poprawny. W tym celu, po pojawieniu się błędu operacji skrzynki e mail: „Według procedury sprawdzania poprawności certyfikat zdalny jest nieprawidłowy” należy kliknąć na błędzie, pojawi się okno:

W oknie można podglądnąć certyfikat za pomocą przycisku „Pokaż certyfikat”. Jeżeli nie budzi on wątpliwości – kliknięcie w przycisk „Potwierdź wyjątek bezpieczeństwa” spowoduje, że certyfikat zostanie zapisany w bazie danych i odbieranie/wysyłanie poczty będzie możliwe.

Dodatkowo możliwe jest skonfigurowanie konta tak, aby hasło było szyfrowane lub nie. W tym celu należy w polu Metoda uwierzytelniania wybrać odpowiednią opcję. Parametr może przyjmować wartości:

• wykryj automatycznie
• szyfrowane hasło (DIGEST-MD5),
• szyfrowane hasło (CRAM-MD5),
• normalne hasło (LOGIN),
• normalne hasło (PLAIN),

Wykryj automatycznie – system pobiera listę metod uwierzytelniania z serwera smpt i wybiera najmocniejszą
w kolejności: OAuth2, DIGEST-MD5, CRAM-MD5, LOGIN, PLAIN. Konkretną metodę należy wskazać w sytuacji gdy serwer ma problem z uwierzytelnieniem użytkownika i hasła. W przypadku łączenia z serwerem SMTP bez autoryzacji należy wskazać opcję brak.

Metoda uwierzytelniania OAuth2. W konfiguracji konta e-mail umożliwiono uwierzytelnienie poprzez protokół OAuth2, który daje możliwość korzystania z weryfikacji dwuetapowej podczas logowania. Wprowadzone rozwiązanie jest obecnie dostępnie wyłącznie dla Microsoft 365 Outlook.

Konfiguracja protokołu połączenia z serwerem pocztowym

Podczas konfiguracji skrzynki pocztowej, na zakładce [Serwery], w zaawansowanych opcjach ustawień konta e-mail dostępna jest do wyboru metoda uwierzytelniania: OAuth2.

W polu Metoda uwierzytelniania domyślnie podpowiada się opcja wykryj automatycznie.

Wykrywanie rodzaju protokołu i zmiana uwierzytelniania do konta

Po uzupełnieniu adresu poczty wychodzącej (SMTP), jeżeli jako metoda uwierzytelniania wybrana jest opcja wykryj automatycznie system weryfikuje jakie protokoły uwierzytelniania są obsługiwane przez serwer pocztowy. W zależności od uzyskanej odpowiedzi, automatycznie ustawiany jest określony protokół w opcjach zaawansowanych.

Jeśli została wybrana metoda uwierzytelniania: OAuth2, wówczas w oknie konfiguracji konta e-mail jest widoczny przycisk Zaloguj się do konta. Pole z możliwością wprowadzenia hasła będzie niedostępne. W przypadku, gdy Użytkownik wybierze w pierwszej kolejności przycisk Testuj połączenie zamiast przycisku Zaloguj się do konta, program rozpocznie proces uwierzytelniania.

Proces logowania do konta poprzez protokół OAuth2

Po wybraniu przycisku Zaloguj się do konta Użytkownik zostanie przekierowany do domyślnej przeglądarki, gdzie powinien zalogować się do swojego konta pocztowego. W tym czasie, w programie Comarch ERP Optima będzie widoczna stosowna informacja: Podłączanie do konta. Proszę czekać…

• Jeśli w ciągu 3 minut nie nastąpi prawidłowe zalogowanie, Użytkownik otrzyma komunikat: Nie udało się podłączyć do konta.
• Po poprawnym zalogowaniu do konta w programie Comarch ERP Optima zostaną zapisane niezbędne dane, pojawi się również informacja: Udało się podłączyć do konta. Użytkownicy konfigurujący skrzynkę pocztową według protokołu IMAP zostaną automatycznie przekierowani na zakładkę [Foldery IMAP].

Odnawianie danych uwierzytelniających

Ze względu na specyfikę działania protokołu OAuth2, gdzie uzyskane dane uwierzytelniające są ważne przez określony czas, Comarch ERP Optima cyklicznie wykonuje komunikację z serwisami logowania, w celu ich odnowienia. Jeśli odnowienie danych nie zakończy się pomyślnie, wówczas z poziomu programu, na pasku zadań pojawi się informacja o niepoprawnej komunikacji z serwerem pocztowym, a usługa Serwis Operacji Automatycznych odnotuje odpowiednią informację w logach. W takiej sytuacji Użytkownik powinien przejść proces logowania ponownie.

Dostosowanie Comarch HRM

Aplikacja Comarch HRM skonfigurowana stacjonarnie jak i w Chmurze Standard także obsługuje logowanie do serwerów pocztowych poprzez protokół OAuth2.

Usuń z serwera po usunięciu z folderu „Elementy usunięte” (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po skasowaniu wiadomości z folderu „Elementy usunięte” wiadomości są również kasowane na serwerze

Przechowuj w bazie treści pobranych wiadomości przez (dla kont o typie IMAP) – możliwość określenia przez jak czas mają być przechowywane wiadomości w bazie (do wyboru jest opcja dni z polem do wpisania przez ile dni mają być przechowywane treści i załączniki wiadomości mailowych w skrzynce oraz opcja zawsze). Domyślne ustawiona jest opcja Zawsze. Codzienne program sprawdza po dacie wysłania i odbioru, czy jakieś wiadomości nie przekroczyły ustalonego terminu. Treści starszych wiadomości są usuwane, a w bazie pozostają tylko nagłówki wiadomości. W każdym czasie treści mogą zostać ponownie pobrane (już bez zapisu do bazy), np. przy otworzeniu wiadomości. Parametr pomija wiadomości robocze oraz te zapisane w folderach lokalnych.

• Użytkownik: w tej części znajdują się pola:

Nazwa użytkownika poczty e-mail – należy wpisać nazwę użytkownika poczty. Pole jest wymagane.

Hasło – jeżeli zostanie wprowadzone niepoprawne hasło, w menu głównym Comarch ERP XL HR pojawi się informacja „Błąd operacji skrzynki e-mail” i okno, na którym należy uzupełnić hasło.

Przycisk Testuj połączenie – pozwala na sprawdzenie poprawności ustawień serwera poczty (pop, imap i smtp) bez pobierania wiadomości do programu.

Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

3. Zakładka [Foldery IMAP]

Jeżeli przy konfiguracji konta użytkownik wybierze opcję IMAP oraz uzupełni informacje o serwerze, na formularzu Właściwości konta e-mail pojawi się dodatkowa zakładka [Foldery IMAP].

Zbudowana jest ona z trzech kolumn:

• Nazwa folderu – wyświetlana jest tutaj struktura katalogów lokalnych i pobranych z serwera pocztowego. Niesynchronizowane foldery z serwera pocztowego oraz foldery lokalne utworzone w programie widoczne są również w tej kolumnie i mają oznaczenie odpowiednio [folder serwerowy] i [folder lokalny]).

Foldery domyślne z klienta pocztowego (takie jak Skrzynka odbiorcza, Kosz, Elementy wysłane) nie są dublowane – następuje ich mapowane do folderów standardowych w skrzynce pocztowej w programie. Zmapowane foldery są wyszarzone, bez możliwości zmiany. Dla pozostałych folderów, których nie można zmapować po nazwie lub typie wyświetla się lista proponowanych katalogów z Comarch ERP XL HRopt

• Subskrybuj – możliwość wyboru, które foldery mają być subskrybowane, czyli wyświetlane w skrzynce pocztowej w programie i synchronizowane z serwerem poczty. W kolumnie domyślnie wszystkie foldery są zaznaczone. Jeżeli do subskrypcji zaznaczono subfolder, to subskrybowane będą również wszystkie foldery nadrzędne. Dla starszych folderów zmiana w tej kolumnie jest możliwa tylko wówczas, gdy nie jest wykonywana synchronizacja IMAP.
• Tylko nagłówki – istnieje możliwość określenia sposobu subskrypcji. Zaznaczenie w tej kolumnie powoduje pobieranie tylko nagłówków wiadomości, a pełna wiadomość (bez zapisu do bazy) widoczna będzie tylko przy jej podglądzie/ edycji. Odznaczenie opcji powoduje synchronizację od razu całych wiadomości wraz z załącznikami i zapisanie ich w bazie programu Comarch ERP XL HR.

Należy pamiętać, że w sytuacji pobierania samych nagłówków, podgląd bardzo dużych wiadomości może trwać długo. Wynika to z faktu, iż pełna treść pobierana jest w momencie otwierania e-maila. Ponadto, jeżeli tak oznaczony folder, zostanie zmieniony na lokalny (odznaczenie opcji Subskrypcja), wówczas dla przypisanych do niego e-maili będą pobierane pełne treści wiadomości. Ta operacja również może być czasochłonna.

Powyższe informacje dotyczą również przenoszenia e-maili do folderów lokalnych. Wiadomość w folderze lokalnym musi być kompletna, czyli zawierać wszystkie załączniki i oryginalny plik w formacie MSG pobrany z serwera. Powoduje to większy przyrost danych w bazie, ale w sytuacji przenoszenia wiadomości między folderami lokalnym i synchronizowanym, dostępna będzie w dalszym ciągu pierwotna wiadomość wraz z podpisem

Przycisk Odśwież listę folderów  pozwala na pobranie do konfiguracji konta e-mail aktualnej listy folderów.

Foldery niesubskrybowane lokalne będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej. Foldery niesubskrybowane serwerowe nie będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej.

4. Zakładka [Certyfikaty podpisów]

Na tej zakładce znajduje się lista zapisanych domyślnych certyfikatów dla poszczególnych użytkowników. Lista certyfikatów składa się z kolumn: Operator, Nazwa certyfikatu, Odcisk palca. Z tego poziomu można również dodawać oraz usuwać certyfikat. Dodawać certyfikat może tylko operator aktualnie zalogowany do programu, który posiada pełne prawo do modyfikacji konta e-mail.

Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego certyfikatu,

 Usuń – umożliwia usunięcie certyfikatu,

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.