Dokumenty – uwagi ogólne

Numeracja

Numeracja dokumentów

Numer dokumentu składa się z 3 segmentów; numeru kolejnego, roku i serii. Kolejność segmentów oraz ich format jest ustalany w konfiguracji jako wspólny dla wszystkich modułów. Schemat ten można zmieniać tylko do momentu wystawienia pierwszego dokumentu.

Przy tworzeniu nowego dokumentu system nadaje mu numer zgodny ze schematem numeracji, określonym w konfiguracji. Dwa segmenty są dostępne do edycji: numer kolejny i seria. Jeśli numer zostanie zmieniony na istniejący, to przy zapisywaniu dokumentu zmiana zostanie zignorowana. Zmiana numeru na większy od nadanego przez system nie spowoduje powstania luki w numeracji, gdyż system w pierwszej kolejności podpowiada wolne numery pomiędzy dokumentami wystawionymi w bieżącym dniu. Seria dokumentu również może być zmieniona, jednak tylko poprzez wybór z serii dozwolonych dla dokumentu. Jeśli dokument posiada definicję, to dozwolone serie są określone w definicji tego dokumentu w centrum struktury praw, do którego należy operator. Dla dokumentów bez definicji dozwolone są serie dostępne dla centrum struktury praw. Przy tworzeniu nowego dokumentu system nadaje mu serię zgodną z serią domyślną w definicji dokumentu, jeśli definicja istnieje i seria domyślna jest określona. W przeciwnym przypadku nadana zostanie seria określona jako domyślna dla centrum struktury praw, do którego należy operator.

Numerowanie pozycji na dokumentach zamówień

Numer pozycji na dokumentach zamówień (ofertach i zamówieniach) wyświetlany jest na zakładce: Ogólne tych dokumentów, w kolumnie: Lp. Jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane.

Parametr: Tylko transakcje krajowe, na definicji dokumentu

Na definicji dokumentu, na zakładce Parametry, znajduje się parametr: Tylko transakcji krajowe. Po jego zaznaczeniu, na wystawianych dokumentach zostaną ukryte niektóre opcje, zbędne przy dokonywaniu transakcji wyłącznie krajowych:

Jednocześnie rodzaj transakcji będzie zawsze ustawiony na: Krajowa, bez możliwości jego edycji. Pamiętać należy, że powyższe właściwości dotyczą dokumentów wystawionych tylko w tym centrum, dla którego dokonano modyfikacji definicji dokumentu.

Informacja o poprzednich transakcjach i zamówieniach

Na pozycjach dokumentów występują zakładki wyświetlające informacje o poprzednich transakcjach oraz zamówieniach. Dzięki temu możliwe jest wykorzystanie zdefiniowanego już szablonu pozycji na bieżącym dokumencie. Aby informacje takie były wyświetlane, na definicjach dokumentów, dla których mają one zostać wyświetlone należy zaznaczyć parametry: Podgląd poprzednich transakcji i Podgląd poprzednich zamówień (okno: Definicja dokumentu, zakładka: Ogólne). Parametr: Podgląd poprzednich zamówień odnosi się zarówno do poprzednich zamówień jak i do ofert.

Stan towaru na magazynach

Funkcja ta umożliwia na dokumentach operujących towarem podgląd stanów wybranego towaru na magazynach. Opcja jest dostępna m.in. na liście elementów zamówień, elementów dokumentu BST.

Przycisk [ Stany towaru na magazynach] umieszczony jest na pasku narzędzi. Przycisk ten jest widoczny i działa w kontekście dokumentu podniesionego do edycji, z otwartą zakładką Ogólne. Będąc na liście elementów danego dokumentu, dla podświetlonej pozycji można wywołać okno Stany na magazynach. Jeżeli po podniesieniu dokumentu żadna pozycja nie jest podświetlona, wówczas przy użyciu opcji otworzone zostanie zestawienie stanu na magazynach dla pierwszej pozycji na liście elementów.

Użycie opcji [ Stany towaru na magazynach] możliwe jest również z poziomu edytowanego elementu.

Otwarcie formatki Stany na magazynach możliwe jest również przy użyciu skrótu klawiaturowego <Alt>+<Shift>+<T>.

W oknie znajdują się zakładki :

Ogólne – pokazuje ilość wybranego towaru na wszystkich magazynach

Wg cech – pokazuje ilość wybranego towaru na wszystkich magazynach, z uwzględnieniem cech towaru

Zamówione u dostawców – pokazuje ilość wybranego towaru wg zamówienia u dostawcy

Na zakładce Ogólne znajdują się parametry:

Stany zerowe sprzedaży – uwzględnia zerową ilość sprzedaży z magazynu

Stany zerowe magazynu – pokazuje magazyny z zerową ilością towaru

Uwzględniaj rezerwacje – pokazuje ilość zarezerwowanego towaru z uwzględnieniem wszystkich rezerwacji bądź tylko rezerwacji zasobowej.

Na zakładce Wg cech ilość towaru na magazynach wykazywana może być wg odpowiednich grupowań:

Funkcja dostępna jest m. in. na dokumentach:

Wybieranie towaru na element transakcji

Podczas wybierania towaru na element transakcji:

Parametry elementu transakcji

Na elementach transakcji znajdują się stałe parametry wpływające na określenie ceny i wartości pozycji dokumentu. Są to: Cena z dokładnością do groszy i Kontrola (ilość*cena=wartość). Inne funkcje elementów transakcji omówione zostały przy szczegółowym opisie tych obiektów dla każdego rodzaju dokumentów.

Cena z dokładnością do groszy

Zaznaczenie spowoduje, że cena będzie zaokrąglana do 2 miejsc po przecinku, zarówno przy jej ręcznym wprowadzaniu, jak i wyliczaniu. Cena, która ma niezerowe dziesiąte lub setne części grosza, jest wyróżniona żółtym kolorem tła.

Ustawienie sposobu liczenia rabatów odbywa się w konfiguracji, na zakładce Sprzedaż/Rabaty i Promocje.

Kontrola ilość*cena=wartość

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że będzie możliwe wpisanie tylko takiej wartości, która może być wyliczona jako iloczyn ilości i ceny.

Rodzaje kontrahenta

Podczas wystawiania dokumentów zamówień kontrolowany jest rodzaj kontrahenta przypisany do definicji dokumentu w danym centrum struktury firmy. Kontrola działa również w sytuacji, gdy istnieją w bazie dokumenty wystawione np. na kontrahenta ABC, który ma określony typ: Klient i następuje zmiana na definicji dokumentów polegająca na tym, że na dokumentach zamówień dostępny jest tylko typ kontrahenta: Inwestor. Wówczas przy kopiowaniu takich dokumentów przez <Ctrl>+<Insert>, pojawi się stosowna informacja o niewłaściwym rodzaju kontrahenta na dokumencie.

Na dokumentach ZOS, ZOZ, OS, OZ, ZS, ZZ, ZW ograniczona jest lista kontrahentów do zgodnych rodzajów kontrahentów pojawiających się po naciśnięciu przycisku Akwizytor.

Konstruktor filtra na liście elementów dokumentu

Od wersji 2017.0 udostępniona została funkcjonalność tworzenia filtrów na większości dokumentów posiadających elementy. Pod listą pozycji znajduje się linia filtra wraz z konstruktorem.

Obszar filtra jest aktywny zawsze, niezależnie od stanu dokumentu oraz uprawnień operatora do dokumentu (podgląd, edycja itp.).

Ze względu na specyfikę dokumentów posiadających dwie listy, na których wyświetlane są rekordy z różnych dokumentów źródłowych, możliwe jest zastosowanie jedynie „uproszczonej” wersji konstruktora filtra, który będzie miał możliwość wskazania tylko towarów. Czyli listę będzie można ograniczyć jedynie ze względu na towar, a nie na konkretne ilości, jednostki, czy inne wyświetlane dane.

Przenoszenie wielu elementów dokumentu jednocześnie

Od wersji 2017 po zaznaczeniu kilku elementów i użyciu opcji pod przyciskami W dół/W górę można przenieść wszystkie zaznaczone elementy o jedną pozycję.