Ogólne informacje o bilansie otwarcia
Bilans jest dwustronnym zestawieniem wartości środków gospodarczych – aktywów oraz źródeł ich finansowania – pasywów sporządzonym na określony dzień i w określonej formie. Jedną z zasad przy sporządzaniu raportu jest ciągłość bilansowa, która mówi, że bilans zamykający jeden rok jest jednocześnie bilansem otwarcia roku następnego. w pierwszym roku prowadzenia księgowości wielkość ta wynika z ustalonych na początek kwot wprowadzanych na kontach (np. stan gotówki przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej). W kolejnych latach obrotowych suma wszystkich bilansów otwarcia musi się równać sumie wszystkich bilansów zamknięcia wyliczonych za poprzednie lata.
W systemie Comarch ERP XL udostępniono wprowadzanie Bilansu Otwarcia:
- automatycznie
- ręcznie
Wprowadzanie bilansu otwarcia pozwala nie tylko na wprowadzanie stanów początkowych. Metoda ta zapewnia również generowanie płatności dla zapisów BO na kontach rozrachunkowych, powiązanych
z kartami kontrahentów, pracowników, urzędów. Zapisy na kontach rozrachunkowych mogą być odpowiednikami nierozliczonych faktur z lat poprzednich.
Ewidencja bilansu otwarcia z poziomu listy dokumentów BO
Z poziomu listy dokumentów bilansu otwarcia istnieje możliwość wprowadzenia dwóch rodzajów Bilansu Otwarcia:
- Bilansu otwarcia
- Korekty bilansu otwarcia
Bilans otwarcia jest wprowadzany ręcznie przy rozpoczynaniu pracy z modułem: Księgowość, w celu zachowania ciągłości bilansowej. Rejestruje się go przy pomocy dokumentów BO. Zapisy dokumentu wpływają na wartość sald początkowych kont księgowych. Dekrety na kontach rozrachunkowych powiązanych z kontrahentami, pracownikami, urzędami dodatkowo generują płatności, umożliwiając tym samym prowadzenie rozrachunków w oparciu o nierozliczone zapisy bilansu otwarcia.
Korekta bilansu otwarcia służy do wprowadzania zapisów korygujących bilans otwarcia. Także zapisy dokumentu BOK powiązane z kartoteką kontrahenta, pracownika, urzędu generują płatności.
Ponadto w oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, widoczne są, generowane automatycznie, dokumenty:
- BOA (Automatyczny Bilans Otwarcia) – generowane w wyniku importu bilansu otwarcia. Nie generuje on płatności
- BOAK (Automatyczna Korekta Bilansu Otwarcia) – jest tworzony wówczas, gdy Użytkownik zdecyduje się na ponowny import bilansu otwarcia. Nie generuje on płatności
W oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, wszystkie dokumenty są poukładane według daty ich generowania. Znajdują się w nim następujące informacje o dokumentach:
- Numer dokumentu
- Data wprowadzenia dokumentu
- Opis
- Status
Dodatkowo w oknie można zawężać listę wyświetlanych dokumentów ze względu na typ:
lub ze względu na status:
.
Ponadto w oknie: Dokumenty bilansu otwarcia, dostępne są następujące ikony:
[Nowy] – służy do wprowadzania nowych dokumentów BO i BOK,
[Zmień] – służy do podnoszenia dokumentów do edycji,
[Usuń] – służy do usuwania dokumentów (można usuwać tylko dokumenty znajdujące się w buforze).
[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych pozycji, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.
[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie pozycji w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.
Podnosząc do podglądu konkretny dokument bilansu otwarcia zostanie wyświetlone okno: Dokument BO.
Dokument BO, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajduje się numer nadawany automatycznie w ramach okresu obrachunkowego, data wprowadzenia – w przypadku bilansu automatycznie podpowiada się pierwszy dzień aktywnego okresu obrachunkowego, a w przypadku korekty podpowiada się data systemowa. w polach: Wprowadził, Zaakceptował, Zatwierdził, widoczne są kody operatorów, którzy wprowadzili, zaakceptowali i zatwierdzili dokument. Na tej zakładce zostaje też ustalony status dokumentu, poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu, jak na 0.
Status Bufor – jest domyślny dla dokumentów BO i BOK. Oznacza to, że dokument został wprowadzony na brudno i może podlegać modyfikacjom.
Status Zaakceptowany – zaakceptowanie dokumentu sprawia, że zostaje on zamrożony – nie można go już modyfikować. Ponadto powstają odpowiednie płatności oraz specjalne dekrety księgowe (nie wpływają one na obroty konta, a jedynie na bilans otwarcia, saldo konta oraz powstanie odpowiednich płatności do zapisów na kontach rozrachunkowych). Specjalne dekrety księgowe widoczne są w oknie: Zapisy księgowe, na zakładce: Konto, w dzienniku o nazwie BO.
Uwaga: Istnieje możliwość cofnięcia dokumentu do bufora, jeżeli:
– żadna z pozycji nie została rozliczona,
– nie wygenerowano dokumentów w oparciu o płatności.
Jeżeli natomiast rozliczono którąś z pozycji lub w oparciu o płatności wygenerowano dokumenty wówczas, w celu zmiany statusu na Bufor należy usunąć wszystkie rozliczenia oraz wygenerowane dokumenty (noty, ponaglenia)
Status Nieokreślony – jest związany nie tylko z dokumentem, ale z poszczególnymi jego pozycjami. Jeżeli zostanie zmieniony status chociaż jednej z pozycji dokumentu, przy pozostawieniu całego dokumentu w buforze, wówczas status całego dokumentu zostanie zmieniony na: Nieokreślony.
Status Zatwierdzony – po całkowitym zatwierdzeniu dokumentu. Takiego dokumentu nie można już modyfikować ani kasować. Niemożliwe jest również przywrócenie statusu na inny.
Dokument BO, zakładka: Pozycje
Zakładka udostępnia listę pozycji Bilansu otwarcia.
Każda pozycja dokumentu BO jest sumą „n” zapisów bilansu otwarcia, na tym samym koncie księgowym. Na liście pozycji dostępne są następujące informacje:
Konto – numer konta z planu kont, którego dany zapis dotyczy,
Kwota BO winien – suma wartości zapisów wprowadzonych po stronie winien danego konta księgowego,
Kwota BO ma – suma wartości zapisów wprowadzonych po stronie ma danego konta księgowego,
Per saldo – różnica pomiędzy sumą wartości zapisów po stronie winien i po stronie ma,
Status – status pozycji (może to być status bufor lub zaakceptowany).
Na zakładce Pozycje dostępne są ponadto następujące ikony:
[Włącz/Wyłącz sumowanie] – umożliwia zsumowanie kwot w kolumnach Kwota BO winien, Kwota BO ma i per saldo.
[Nowy] – umożliwia dodanie nowej pozycji.
[Karta] – umożliwia podniesienie pozycji do edycji.
[Usuń] – umożliwia usunięcie danej pozycji.
[Włącz filtrowanie listy] – umożliwia zawężenie listy wyświetlanych pozycji, do tych, które przynajmniej w jednym z pól widocznych na liście, zawierają podany ciąg znaków.
[Konstruktor filtra] – umożliwia filtrowanie pozycji w oparciu o zdefiniowane wcześniej parametry.
[Nowy] i 
[Usuń] są aktywne tylko wówczas, kiedy dokument BO znajduje się w buforze.Po podniesieniu do podglądu pozycji dokumentu BO, zostanie otworzone okno: Pozycja dokumentu BO .
Pozycja dokumentu BO
Pozycja dokumentu BO, zakładka: Ogólne
Na zakładce znajduje się numer konta, którego dotyczy dany zapis, podmiot, z którym dane konto jest powiązane (kontrahent, pracownik, urząd) w przypadku konta powiązanego, opis pozycji oraz jej status.
Pozycja dokumentu BO, zakładka: Kwoty
Zakładka służy do wprowadzania poszczególnych zapisów Bilansu Otwarcia.
Pozycja dokumentu BO, zakładka: Płatności
Zakładka pokazuje płatności powiązane z dokumentem BO. Pozwala ona na przeglądanie płatności, a także na ich kojarzenie z innymi nierozliczonymi dokumentami. Zakładka jest aktywna, jeżeli dana pozycja ma status zaakceptowany, lub zatwierdzony.
Na tej zakładce wyświetlane są następujące informacje:
- Forma płatności/Numer
- Termin płatności
- Kwota należności – kwota pobierana z pola Kwota BO
- Kwota zobowiązania – kwota pobierana z pola Kwota BO
- Kwota pozostaje – kwota do rozliczenia
- Waluta
Przeniesienie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego
Import bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego jest dostępny z menu: Narzędzia. Bilans otwarcia może być przenoszony na podstawie zapisów z Księgi Główniej i Bufora lub wyłącznie z Księgi Głównej. W oknie: Przeniesienie bilansu otwarcia umieszczona jest informacja, czy bilans otwarcia powstanie na podstawie zapisów tylko z księgi głównej, czy z księgi głównej i bufora. Zmiany tego parametru można dokonać z poziomu: konfiguracji systemu, zakładek Księgowość/ Parametry1.
Bilans otwarcia można importować w dowolnym momencie, nawet, jeżeli na danym koncie księgowym zostały wprowadzone dekrety okresu bieżącego. Zawsze jednak, jako data zostanie tu podpowiedziana data pierwszego dnia danego okresu obrachunkowego.
Bilans otwarcia może zostać przeniesiony dla kont wszystkich lub wybranych, wg zadeklarowanych przez Użytkownika kryteriów. Decyduje o tym ustawienie parametru: Konta Wszystkie/Wybrane. Po wybraniu opcji: Wybrane, zostaną uaktywnione przyciski umożliwiające dodanie, podgląd i usunięcie wybranych kont:
[Dodaj] – po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno: Wybór kont do przeniesienia bilansu otwarcia, w którym za pomocą trybu multiselect należy wskazać konta do przeniesienia. Podobnie jak w przypadku przeniesienia planu kont, możliwe będzie doimportowanie do bilansu otwarcia kont nieprzeniesionych wcześniej. Ułatwia to opcja: Tylko nie przeniesione, która wpływa na zawężenie listy kont do przeniesienia przy ponownym przeniesieniu BO.
[Podgląd] – umożliwia podgląd konta zaznaczonego na liście.
[Usuń] – usuwa konto z listy kont do przeniesienia.
Wybór opcji dla parametru: Status dokumentu BOA/BOAK (Bufor/Zaakceptowany) decyduje o statusie wygenerowanie dokumentu BOA/BOAK.
Parametr: Maksymalna ilość pozycji, pozwala zadeklarować ile pozycji ma się składać na dokumenty BOA, BOAK
Po określeniu kryteriów przeniesienia należy nacisnąć przycisk: 
[Start], który uruchomi proces przenoszenia BO.
Zaimportowany Bilans Otwarcia generuje stany początkowe widoczne z poziomu planu kont oraz dokument BOA (Automatyczny Bilans Otwarcia). Jeżeli ma zostać skorygowany bilans, należy to robić z poziomu poprzedniego okresu obrachunkowego, a następnie dokonać ponownego importu BO. Różnice w zapisach zostaną zapisane w dokumentach typu BOAK (Automatyczna Korekta Bilansu Otwarcia). Dokument BOAK zostanie wygenerowany z aktualną datą systemową.
Na dokumencie BOA/BOAK na zakładce: Ogólne, umieszczona jest informacja, czy podczas importu uwzględniono zapisy z bufora.
W związku z funkcjonalnością archiwizacji kont księgowych, możliwe są poniższe scenariusze:
- Przypadek 1: konto z niezerowym saldem, archiwalne w roku 2017 i w roku 2018 (bieżącym):
- Przenoszenie opcją „Wybrane” – konto nie będzie dostępne na liście kont do przeniesienia BO – nie zostanie przeniesiony bilans otwarcia
- Przenoszenie opcją „Wszystkie” – bilans otwarcia nie zostanie przeniesiony, w logu wyświetli się informacja, że „Konto archiwalne w poprzednim okresie posiada niezerowe saldo”.
- Przypadek 2: konto z niezerowym saldem, archiwalne w roku 2017, w roku 2018 (bieżącym) nie archiwalne:
- Przenoszenie opcją „Wybrane” – konto będzie dostępne na liście kont do przeniesienia BO – bilans otwarcia zostanie przeniesiony i w logu pojawi się informacja „Konto w poprzednim okresie ma status „Archiwalne”
- Przenoszenie opcją „Wszystkie” – bilans otwarcia zostanie przeniesiony, a w logu wyświetli się informacja „Konto w poprzednim okresie ma status „Archiwalne”
- Przypadek 3: konto z niezerowym saldem, archiwalne w roku 2018 (bieżącym) , w roku 2017 nie archiwalne:
- Przenoszenie opcją „Wybrane” – konto nie będzie dostępne na liście kont do przeniesienia BO,
- Przenoszenie opcją „Wszystkie” – bilans otwarcia dla konta nie zostanie przeniesiony,
w logu wyświetli się informacja „Konto archiwalne w poprzednim okresie posiada niezerowe saldo”.
