Spis treści
Przed dodaniem pierwszego zapisu księgowego w danym okresie obrachunkowym, można określić sposób numeracji zapisów księgowych z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe).
Sposoby numeracji zapisów księgowych:
- Pełna numeracja zapisów
- Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym
Pełna numeracja zapisów
Gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczona, to zapisy księgowe otrzymują podwójną numerację: Numer w dzienniku i Numer w dzienniku cząstkowym.
Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.
Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru w dzienniku oraz numeru w dzienniku cząstkowym dodatkowych członów:
- Rok kalendarzowy
- Miesiąc
Sytuacja I:
- Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
- Parametr Numeracja dzienników – W okresie obrachunkowym
Numer w dzienniku, np. : B 1:
- B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
- 1 – numer kolejny w danym okresie obrachunkowym
Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/1:
- B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
- Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
- 1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku obrachunkowym
Sytuacja II:
- Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
- Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Numer w dzienniku, np.: B 2018/01/1, gdzie:
- B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
- 2018 – rok kalendarzowy
- 01 – miesiąc
- 1 – numer kolejny w roku kalendarzowym w konkretnym miesiącu
Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:
- B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
- Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
- 2018 – rok kalendarzowy
- 01 – miesiąc
- 1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu
Numerowanie dziennika (księgi głównej) i dzienników cząstkowych w obrębie miesiąca daje możliwość wprowadzania zapisów w danym miesiącu, również w przypadku gdy zostało rozpoczęte zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach.
- Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
- Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Zapisy w dziennikach:
Styczeń
| Stan | Numer w dzienniku | Numer w dzienniku cząstkowym | Data księgowania |
|---|---|---|---|
| Zatwierdzony | 2018/01/1 | SPRZEDAŻ/2018/01/1 | 01.01.2018 |
| Zatwierdzony | 2018/01/2 | ZAKUP/2018/01/1 | 01.01.2018 |
| Zatwierdzony | 2018/01/3 | ZAKUP/2018/01/2 | 02.01.2018 |
| Zatwierdzony | 2018/01/4 | SPRZEDAŻ/2018/01/2 | 13.01.2018 |
| Bufor | B 2018/01/5 | B SPRZEDAŻ/2018/01/3 | 14.01.2018 |
| Bufor | B 2018/01/6 | B SPRZEDAŻ/2018/01/4 | 15.01.2018 |
Luty
| Stan | Numer w dzienniku | Numer w dzienniku cząstkowym | Data księgowania |
|---|---|---|---|
| Zatwierdzony | 2018/02/1 | SPRZEDAŻ/2018/02/1 | 01.02.2018 |
| Zatwierdzony | 2018/02/2 | ZAKUP/2018/02/1 | 01.02.2018 |
| Zatwierdzony | 2018/02/3 | ZAKUP/2018/02/2 | 02.02.2018 |
| Zatwierdzony | 2018/02/4 | SPRZEDAŻ/2018/02/2 | 13.02.2018 |
| Bufor | B 2018/02/5 | B SPRZEDAŻ/2018/02/3 | 14.02.2018 |
| Bufor | B 2018/02/6 | B SPRZEDAŻ/2018/02/4 | 15.02.2018 |
Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis do bufora lub jako zatwierdzony z datą 10.01.2018 r. do dziennika SPRZEDAŻ, wyświetli się komunikat „Dokument posiada dekrety z datami wcześniejszymi niż ostatni zatwierdzony dokument. Nie można zapisać”. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis z datą księgowania 20.01.2018 r. – będzie to możliwe.
Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym
Gdy na formularzu okresu obrachunkowego opcja Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest zaznaczona, to zapisy księgowe otrzymują tylko Numer w dzienniku cząstkowym. Umożliwia to zamykanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych.
Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.
Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru dodatkowych członów:
- Rok kalendarzowy
- Miesiąc
Sytuacja I:
- Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
- Parametr Numeracja dzienników – W okresie obrachunkowym
Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/1, gdzie:
- B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
- Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
- 1 – numer w dzienniku cząstkowym w obrębie danego okresu obrachunkowego
Sytuacja II:
- Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
- Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:
- B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
- Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
- 2018 – rok kalendarzowy
- 01 – miesiąc
- 1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu
W przypadku numeracji tylko w dzienniku cząstkowym system kontroluje, czy wprowadzany do bufora lub zatwierdzany zapis księgowy ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony. Kontrola dotyczy daty zapisów w obrębie numeru w dzienniku.
Dodatkowo, jeżeli numeracja jest miesięczna, kontrolowana jest poprawność dat księgowania w ramach miesiąca.
- Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
- Parametr Numeracja dzienników – W okresie obrachunkowym
Zapisy w dziennikach:
| Stan | Numer w dzienniku | Data księgowania |
|---|---|---|
| Zatwierdzony | SPRZEDAŻ/1 | 01.01.2018 |
| Zatwierdzony | SPRZEDAŻ/2 | 20.01.2018 |
| Bufor | B ZAKUP/1 | 25.01.2018 |
| Zatwierdzony | SPRZEDAŻ/3 | 01.02.2018 |
| Bufor | B ZAKUP/3 | 10.02.2018 |
| Bufor | B SPRZEDAŻ/4 | 15.02.2018 |
| Bufor | B ZAKUP/4 | 01.03.2018 |
Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ.
Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik nie może dodawać zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach.
- Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
- Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Zapisy w dziennikach:
| Stan | Numer w dzienniku | Data księgowania |
|---|---|---|
| Zatwierdzony | SPRZEDAŻ/2018/01/1 | 01.01.2018 |
| Zatwierdzony | SPRZEDAŻ/2018/01/2 | 20.01.2018 |
| Bufor | B ZAKUP/2018/01/1 | 25.01.2018 |
| Zatwierdzony | SPRZEDAŻ/2018/02/1 | 01.02.2018 |
| Bufor | B ZAKUP/2018/02/1 | 10.02.2018 |
| Zatwierdzony | SPRZEDAŻ/2018/02/2 | 15.02.2018 |
| Bufor | B ZAKUP/2018/03/1 | 01.03.2018 |
Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca lutego, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Może również dodać zapis księgowy do dziennika SPRZEDAŻ z datą 31.01.2018 r. lub 28.02.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia i lutego do dziennika SPRZEDAŻ jest blokowane.
Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik może księgować do obu dzienników z datą 31.01.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia jest blokowane.