Monit jest przypomnieniem płatnikowi o nieuregulowanych w terminie należnościach. Definicja dokumentu monitu dostępna jest z menu Konfiguracja –> Struktura firmy –> Firma –> Dokumenty –> Monit.
Na typie dokumentu monit, użytkownik ma możliwość ustawienia:
- Typu kursu – w przypadku monitów walutowych
- Typu daty – w przypadku monitów walutowych (wyłącznie data wystawienia), z jaką będzie pobierany kurs waluty
- Ilość dni przed datą – również w przypadku monitów walutowych
- Ilości dni po terminie – liczba dni, po których nastąpi wysłanie monitu
- Treści wiadomości – treść jaka zostanie dołączona do wydruku monitu
(-99:99). Wprowadzenie wartości ujemnej daje możliwość prowadzenia działań windykacyjnych/monitorujących jeszcze przed nadejściem terminu płatności.
Lista monitów
Aby otworzyć listę monitów, należy wybrać z menu Finanse, sekcja Windykacja –> Monity.
Menu okna dzieli się na trzy grupy:
- Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Anuluj], [Odśwież], [Zaznacz wszystko], [Odznacz wszystko]
- Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety], [Pokaż zapis księgowy]. Sekcja dostępna po zatwierdzeniu pierwszego monitu w systemie
- Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument], [Wyślij]
Dla poszczególnych dokumentów na liście widoczne są kolumny:
- Numer dokumentu
- Data wystawienia
- Kod nabywcy
- Nazwa nabywcy
- Adres
- Zaległość
- Koszty
- Razem
- Waluta
- Stan
Lista monitów posiada filtr ogólny umożliwiający filtrowanie po:
- Stanie dokumentu
- Walucie
- Typie kontrahenta
- Kodzie kontrahenta
- Adresie kontrahenta
- Dacie dokumentu
Formularz monitu
Zakładka Ogólne
Na monicie dostępne są następujące pola:
- Numer – numer kolejnego monitu, zgodny z numeratorem
- Płatnik – wskazanie kontrahenta z listy nabywców
- Treść – Treść wiadomości e-mail wskazana na liście słowników uniwersalnych dla dokumentu monit. Użytkownik może modyfikować treści z poziomu: Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Treść wiadomości e-mail → Monit.
- Zwłoka –Wartość określana z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokument → Monit → Ogólne → sekcja Ilość dni po terminie. Przykładowo liczba dni: 14 oznacza, że na dokument mogą zostać dodane płatności, których termin zapłaty minął, co najmniej 14 dni temu.
- Forma płatności, Termin – wartości pobrane z karty kontrahenta wskazanego, jako płatnik
- Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
- Zaległość – suma kwot Pozostaje z listy należności
- Koszty – użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnej wartości liczbowej kosztów, związanych
z obsługą konkretnego dokumentu monitu - Razem – suma wartości Zaległość i Koszty
Przy zapisie lub zatwierdzaniu dokumentu, na wskazanych na monicie płatnościach pole Spodziewany termin jest ustawiane na podstawie terminu płatności wskazanego w nagłówku monitu.
Pole Należności
Jest to lista zaległości wskazana na danym monicie, składająca się z kolumn:
- Lp. – numer pozycji dodanych płatności
- Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego należności
- Numer obcy – numer wprowadzony przez użytkownika na dokumencie źródłowym należności
- Termin – termin płatności
- Dni zwłoki – ilość dni pomiędzy terminem płatności a datą wystawienia monitu
- Należność – kwota należności
- Pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia
Wybranie [Dodaj] nad listą należności powoduje wywołanie listy z należnościami. Na liście widoczne są tylko nierozliczone płatności, należące do kontrahenta wskazanego w nagłówku monitu.
Zakładka Nabywca
Wyświetlane są na niej dane kontrahenta wskazanego, jako płatnik na zakładce Ogólne, obsługa odbywa się analogicznie do obsługi na operacjach kasowych/bankowych.
Zakładka Płatności
Na tej zakładce pojawia się płatność o typie należność, na kwotę kosztów monitu. Waluta oraz kurs są zgodne z wartościami na dokumencie.
Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian
Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.
Zakładka Dokumenty skojarzone
Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu monitu jak i dokumentu źródłowego płatności.