Istnieją dwa odrębne modele pracy związane z obsługą rachunków bankowych jednostki gospodarczej:
- Ewidencja na podstawie otrzymanego wyciągu bankowego – ewidencja operacji związanych z dokonaniem transakcji na rachunku bankowym odbywa się dopiero po otrzymaniu wyciągu bankowego. Po jego otrzymaniu (w formie papierowej, bądź pliku) odbywa się rejestracja operacji, a następnie ich księgowanie. Obowiązuje np. w Polsce.
- Bieżąca rejestracja operacji oraz wykorzystanie tzw. Bank Reconciliation – ewidencja operacji związanych z dokonaniem transakcji na rachunku bankowym odbywa się na bieżąco tzn. operacja bankowa rejestrowana jest w momencie wystawienia zlecenia dokonania przelewu. Po otrzymaniu wyciągu bankowego odbywa się weryfikacja kompletności transakcji po obu stronach – ewidencji w firmie oraz w banku. Obowiązuje np. we Francji.
Formularz Rozliczenia z bankiem dostępny jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Rozliczenia z bankiem]. Tworzony jest on w obrębie firmy i odwołuje się do jej waluty systemowej.
W menu formularza znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
- [Rozliczenia zobowiązań] – przycisk aktywny do momentu jego wybrania. Po wybraniu zostaje on dezaktywowany, a w polu Typ ustawiana jest wartość Rozliczenia zobowiązań.
- [Rozliczenia należności] – przycisk aktywny do momentu jego wybrania. Po wybraniu zostaje on dezaktywowany, a w polu Typ ustawiana jest wartość Rozliczenia należności.
- [Rozliczenia z bankiem] – przycisk aktywny do momentu jego wybrania. Po wybraniu zostaje on dezaktywowany, a w polu Typ ustawiana jest wartość Rozliczenia z bankiem. Opcja domyślna po otwarciu formularza Rozliczeń z bankiem.
- [Importuj] – przycisk dostępny po wskazaniu rejestru oraz okresu. Umożliwia wczytanie pozycji wyciągu bankowego.
- [Manualnie] – przycisk dostępny po wskazaniu rejestru oraz okresu. Przycisk aktywny po zaimportowaniu pozycji wyciągu. Umożliwia powrócenie do ręcznego rozliczania aktualnego miesiąca. Po wybraniu przycisku pojawi się komunikat „Jeżeli wrócisz do rozliczania ręcznego wszystkie rozliczenia z aktualnego miesiąca zostaną cofnięte. Czy na pewno chcesz to zrobić?” umożliwiający podjęcie decyzji.
Formularz rozliczeń z bankiem został podzielony na sekcje:
Sekcja Ogólne
W sekcji dostępne są elementy:
- Typ – wartość ustawiana na podstawie przycisków [Rozliczenie zobowiązań], [Rozliczenia należności], [Rozliczenia z bankiem]. W zależności od wybranej opcji w sekcjach Zapisy księgowe oraz Wyciągi bankowe prezentowane są operacje KP, KW lub łącznie.
- Rejestr – umożliwia wskazanie rejestru o typie Bank
- Okres – umożliwia określenie miesiąca w ramach okresu obrachunkowego, do którego zalogowany jest użytkownik
Sekcja Opcje
W sekcji dostępne są parametry:
- Zaznaczaj ręcznie – parametr dostępny po zaimportowaniu wyciągu bankowego. Jeżeli parametr jest odznaczony, to po wybraniu pozycji na jednej z list, system automatycznie wyszuka i zaznaczy pasujące pozycje na drugiej liście. Jeśli parametr jest zaznaczony użytkownik musi zaznaczać je ręcznie na drugiej liście.
- Nieuzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla nieuzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane.
- Uzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla uzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane.
Sekcja Salda
W sekcji dostępne są pola:
- Otwarcia – pole możliwe do uzupełnienia podczas pierwszego rozliczenia z kontem banku. W kolejnych miesiącach saldo otwarcia jest uzupełniane na podstawie salda zamknięcia miesiąca wcześniejszego bez możliwości edycji.
- Zamknięcia – pole obligatoryjne uzupełniane ręcznie. W przypadku konieczności edycji wprowadzonej wartości należy wybrać przycisk [Edytuj].
Sekcja Dodatkowe
W sekcji dostępne są pola:
- Różnica – pole nieedytowalne, wyliczane automatycznie jako różnica salda otwarcia i salda zamknięcia
- Prowizje bankowe – pole do ręcznego uzupełnienia
- Odsetki należne – pole do ręcznego uzupełnienia
W celu zaksięgowania wartości tych pól należy wybrać przycisk [Zaksięguj] dostępny przy polu z kwotą. Aby księgowanie było możliwe, konieczne jest określenie schematów księgowych dla każdego rodzaju niezgodności w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Księgowość → sekcja Parametry ogólne). Przypisane schematy księgowe powinny być dodane w ramach typu dokumentu Operacja kasowo – bankowa. Opis funkcjonalności schematów księgowych znajduje się w kategorii Schematy księgowe.
Sekcja Podsumowanie
Sekcja składa się z pól informacyjnych, które nie podlegają edycji:
- Saldo zamknięcia – wartość z pola Zamknięcia sekcji Salda
- Saldo rozliczeń – wartość wyliczana na podstawie salda otwarcia oraz wartości uzgodnionych operacji
- Różnica – wartość wyliczana jako różnica między saldem zamknięcia a saldem rozliczeń
Sekcja Zapisy księgowe
Sekcja została podzielona na listę zawierające zapisy księgowe oraz tabelę z podsumowaniem wartości uzgodnionych i nieuzgodnionych.
Przyciski związane z uzgadnianiem zapisów:
- [Uzgodnij] – umożliwia uzgodnienie zaznaczonego zapisu księgowego
- [Cofnij] – wycofuje uzgodnienie zaznaczonego zapisu księgowego
- [Usuń] – pozwala na usunięcie pozycji, które zostały zaimportowane i są nieuzgodnione w przypadku opcji importowania operacji
- [Wyszukaj] – pozwala na wyszukanie zapisu księgowego, który nie znajduje się w zdefiniowanym okresie. Po naciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista operacji k/b, na której użytkownik może wybrać zapis, który zostanie dodany do listy zapisów księgowych w oknie rozliczeń z bankiem
- [Uzgodnij wszystko] – umożliwia jednoczesne uzgodnienie wszystkich zapisów pasujących do operacji. Przycisk widoczny w przypadku opcji importowania operacji
Sekcja Wyciąg bankowy
Sekcja dostępna po zaimportowaniu wyciągu bankowego za pomocą przycisku [Importuj].
Zawiera informację o wczytanych pozycjach wyciągu bankowego do uzgodnienia z zapisami księgowymi.
Sekcje Zapisy księgowe oraz Wyciąg bankowy zawierają podsumowanie uzgodnionych i nieuzgodnionych operacji w podziale na kolumny:
- Nazwa – stan uzgodnienia: Nieuzgodnione, Uzgodnione, Suma
- Rozchody #, Przychody #, Suma # – liczba pozycji o określonych typie oraz łącznie w podziale na stan
- Rozchody, Przychody, Suma – wartość pozycji o określonym typie oraz łącznie w podziale na stan