Faktury zaliczkowe są dokumentami handlowymi rejestrowanymi w wyniku otrzymania lub przekazania środków pieniężnych na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu. W chwili rozliczania transakcji sprzedaży/zakupu towarów lub usług wartość faktury zostaje pomniejszona o wartości wcześniej zarejestrowanych faktur zaliczkowych. Powodują one naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności.
Faktury zaliczkowe sprzedaży znajdują się w module Sprzedaż, na tej samej liście co faktury sprzedaży, a faktury zaliczkowe zakupu w module Zakup, na tej samej liście co faktury zakupu.
Cechy charakterystyczne faktury zaliczkowej sprzedaży oraz zakupu
Zapisana (niezatwierdzona) faktura zaliczkowa:
- podlega częściowej edycji
- można ją usunąć
- można ją zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub listy faktur
- nie można jej zaksięgować
- generuje nierozliczoną płatność
Zatwierdzona faktura zaliczkowa:
- nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
- nie można jej usunąć, a jedynie anulować
- można ją zaksięgować
- generuje płatność, która w zależności od wybranej formy płatności może być od razu rozliczona lub nierozliczona
- generuje zapis w rejestrach VAT
- można wygenerować do niej korektę wartościową
Generowanie faktury zaliczkowej
Dokumenty faktur zaliczkowych generuje się z zatwierdzonego lub realizowanego zamówienia sprzedaży/zakupu. Jest to możliwe poprzez zaznaczenie wybranego zamówienia na liście zamówień oraz wybranie przycisku [FSL]/[FZL] z grupy przycisków Generowanie. Akcja ta powoduje otworzenie nowego okna, do ustalenia wartości zaliczki.
W oknie należy określić łączną wysokośc zaliczki dla całego dokumentu, lub w rozbiciu jej na poszczególne stawki VAT występujące na zamówieniu, pobranej/przekazanej na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu elementów z zamówienia sprzedaży/zakupu.
Generowanie faktury zaliczkowej jest możliwe także na podstawie nierozliczonych operacji kasowych/bankowych jest możliwe na liście rozliczeń nabywców oraz liście rozliczeń dostawców dostępnych z poziomu zakładki Finanse. Operacja ta dostępna jest z listy operacji zawężonych do konkretnego kontrahenta i odpowiedniego typu operacji przychodowej lub rozchodowej. Wygenerowanie faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu jest możliwe wyłącznie na podstawie zapisów kasowych/bankowych zarejestrowanych w walucie zgodnej z walutą zamówienia, do którego ma zostać wygenerowana ta faktura.
W celu wystawienia nowej faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu należy wybrać operację kasową/bankową na rozliczeniach nabywców lub rozliczeniach dostawców oraz wybrać przycisk [Generuj FSL]/[Generuj FZL] z grupy przycisków Generowanie.
Modyfikacja faktury zaliczkowej
Większość pól na wygenerowanej fakturze zaliczkowej jest domyślnie uzupełniana danymi z dokumentu źródłowego. Pola niepodlegające edycji to:
- rodzaj transakcji
- stawki VAT
- waluta dokumentu
- elementy zamówienia
- forma i warunki związane z terminem płatności
- tabelka VAT na fakturze zaliczkowej zakupu
Kierunek VAT oraz agregacja VAT zawsze przyjmują wartości od brutto i VAT od sumy wartości, bez względu na ustawienia na zamówieniu sprzedaży/zakupu, wskutek czego kwota zaliczki zawsze prezentowana jest w kwocie brutto.
Parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL
Na francuskiej wersji bazy danych, na wzorcu grupy artykułów, na karcie artykułu oraz fakturze zaliczkowej został udostępniony do edycji parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL.
W przypadku generowania faktury zaliczkowej do zamówienia, na zakładce Elementy zamówienia na fakturze zaliczkowej dostępna będzie do edycji dodatkowa kolumna Pobieraj VAT. Dla transakcji krajowych, ustawienia parametru są domyślnie pobierane z karty danego artykułu, istnieje jednak możliwość jego edycji do momentu zatwierdzenia faktury zaliczkowej.
W przypadku, gdy na formularzu faktury zaliczkowej ustawiony jest rodzaj transakcji:
- Krajowa – wartość parametru Pobieraj VAT zostanie przeniesiona z karty artykuły; możliwa jest jego edycja na fakturze zaliczkowej
- Wewnątrzwspólnotowa oraz Pozaunijna – parametr Pobieraj VAT jest zawsze zaznaczony, bez możliwości jego modyfikacji
Jeśli na liście elementów zamówienia na fakturze zaliczkowej parametr Pobieraj VAT jest odznaczony, system zachowa się w następująco:
- element jest traktowany jakby nie podlegał podatkowi VAT; w tabelce VAT wartość tego elementu jest uwzględniona ze stawką NP, czyli nie podlega
- do wyliczenia kwoty maksymalnej zaliczki, pod uwagę będzie brana wartość brutto zamówienia, z którego wygenerowano fakturę zaliczkową
- zaznaczenie/odznaczenie parametru Pobieraj VAT na fakturze zaliczkowej spowoduje ponowne rozbicie kwoty zaliczki na odpowiednie stawki VAT
Rozliczanie faktury zaliczkowej na fakturze końcowej
W tabelce VAT (znajdującej się na zakładce Kwoty) na fakturze końcowej znajdują się stawki VAT występujące na tej fakturze oraz stawki VAT z uwzględnionych do odliczenia faktur zaliczkowych (zaznaczone parametrem w kolumnie Odlicz na zakładce Kwoty). Kwoty dla stawek VAT z uwzględnionych faktur zaliczkowych będą przyjmowały wartość ujemną, pomniejszając tym samym wartość pozostałą do rozliczenia.
Na zakładce Kwoty na fakturze końcowej znajduje się także sekcja Faktury zaliczkowe, która zawiera listę faktur zaliczkowych wystawionych do tego samego zamówienia co faktura końcowa. Z poziomu tej listy można:
- podnieść do edycji zamówienie lub wybraną fakturę zaliczkową
- sprawdzić kwotę do odliczenia
- ręcznie ustalić odliczaną kwotę, jednak może być ona jedynie mniejsza lub równa wartości faktury zaliczkowej
- wyłączyć z odliczenia fakturę zaliczkową poprzez odznaczenie parametru Odlicz
W wersji francuskiej, po odliczeniu od faktury końcowej faktur zaliczkowych, na zakładce Ogólne nie ulegnie zmianie wyświetlana wartość Netto i Brutto. Kwotę brutto zaliczki jaka została odliczona, można znaleźć w polu Faktury zaliczkowe znajdującym się pod wartością brutto dokumentu.
