Import wyciągów bankowych

W systemie istnieje możliwość wykorzystania formatów predefiniowanych do importu: ING Bank Śląski – Web service, Swift MT940, Swift MT940 Alior, Swift MT940 BGŻ, Swift MT940 BZ WBK, Swift MT940 Deutsche Bank Polska, Swift MT940 ING, Swift MT940 mBank oraz formatów zdefiniowanych przez użytkownika.

Przed rozpoczęciem importu wyciągów bankowych, należy:

  • zdefiniować numer rachunku bankowego podmiotu, na który zostały wystawione operacje kasowe/bankowe (zakładka Rachunki bankowe na karcie danego podmiotu)
  • przypisać numer rachunku bankowego dla rejestru, do którego zostaną zaimportowane operacje

Uwaga
Jeżeli ten sam rachunek bankowy jest przypisany jako domyślny do kilku podmiotów, to system pobiera dane pierwszego podmiotu tzn. tego, który posiada niższy numer ID w bazie danych.

Uwaga
W celu umożliwienia importu operacji z systemu bankowego za pomocą formatu o typie Web service konieczne jest zainstalowanie w systemie Windows certyfikatów dostarczonych przez bank, w magazynie certyfikatów osobistych

Funkcjonalność importu wyciągów bankowych dostępna jest po wybraniu z menu Finanse przycisku Import.

Na liście pozycji wyciągu bankowego dostępne są Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

[Wczytaj plik] – pozwala na wczytanie z dysku pliku zawierającego wyciąg bankowy. Przycisk dostępny dla formatów o typie: Predefiniowany, Definiowalny, Specjalny.

[Wczytaj plik – Wczytaj wyciąg] – przycisk dostępny wyłącznie dla formatu o typie Web service. Pozwala na pobranie wyciągu ze wskazanego dnia poprzez usługę sieciową bezpośrednio z systemu bankowego.

[Wczytaj plik – Wczytaj historię operacji] – przycisk dostępny wyłącznie dla formatu o typie Web service. Pozwala wczytać historię operacji za wskazany okres.

[Zaimportuj zaznaczony] – importuje zaznaczone na liście operacje

Nad listą pozycji wyciągu znajdują się pola:

  • Format pliku – umożliwia wybór zdefiniowanego w systemie formatu do importu pliku
  • Kodowanie – dla predefiniowanych formatów MT940 możliwy jest wybór kodowania z listy. Opcje możliwe do wyboru: ASCII, Windows-1250, ibm852, ISO-8859-2, UTF-8. Dla formatów definiowanych przez użytkownika wyświetlane jest kodowanie pobrane z definicji danego formatu, bez możliwości edycji.
  • Rejestr – pole dostępne wyłącznie, jeżeli w polu Format pliku został wybrany format typu Web service. Do wyboru dostępne są wyłącznie rejestry powiązane z bankiem z zaznaczonym parametrem Wymiana danych za pomocą Web service.

Aby zaimportować operacje, należy:

  • Wskazać format pliku
  • Wskazać rejestr, jeżeli jako format pliku wskazano format o typie Web service
  • Wybrać przycisk:
    • [Wczytaj plik] dla formatu o typie Predefiniowany, Definiowalny lub Specjalny i wskazać plik z dysku komputera
    • [Wczytaj plik – Wczytaj wyciąg] dla formatu o typie Web Service i wskazać dzień, z którego ma zostać pobrany wyciąg
  • Zaznaczyć operacje na liście wczytanych pozycji wyciągu bankowego i wybrać przycisk [Zaimportuj zaznaczony]

Uwaga
Pozycje wyciągu bankowego, które zostały tylko wczytane, oznaczone są kolorem czarnym, natomiast pozycje wczytane i zaimportowane oznaczone są kolorem niebieskim.

 

Lista Pozycje wyciągu bankowego z zaimportowanym wyciągiem

Uwaga
Podczas wczytywania pozycji wyciągu oraz historii operacji formatem o typie Web service obowiązuje kontrola duplikacji tzn. pomijane są pozycje, które już występują w danym rejestrze.

W oknie pozycji wyciągu bankowego widoczne są kolumny:

  • Data dokumentu – data pobrana z importowanego pliku
  • Kwota uznania – kwota operacji przychodowej
  • Kwota obciążenia – kwota operacji rozchodowej
  • Kod podmiotu – kod podmiotu, na który została wystawiona operacja
  • Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, na który została wystawiona operacja
  • Tytułem – treść zaczytana z pola Tytułem na operacji

Uwaga
Podczas wczytywania wyciągu za pomocą formatu o typie Web Service dokonywana jest weryfikacja zgodności salda otwarcia raportu bankowego, do którego zaczytywane będą operacje, z saldem początkowym na wyciągu. Po zakończeniu procesu importu dokonywana jest aktualizacja salda zamknięcia raportu, do którego zostały  zaimportowane operacje oraz weryfikacja, czy stan ten jest zgodny z saldem końcowym wyciągu. W przypadku wystąpienia niezgodności wyświetlane są odpowiednie komunikaty ostrzegające.

Zaimportowane wyciągi bankowe dostępne są w systemie z poziomu Finanse → Operacje k/b. Właścicielem zaimportowanych operacji jest centrum, do którego zalogowany jest użytkownik dokonujący importu.

Rejestr bankowy i podmiot na importowanych operacjach ustalane są na podstawie numerów rachunków bankowych. W przypadku, gdy nie został zaimportowany numer rachunku, z którym wiąże się dana operacja (również w sytuacji, gdzie pole Numer Rachunku nie zostało zdefiniowane w formatach przelewów) przy próbie zapisu pojawia się komunikat: „BŁĄD: Numer rachunku własnego z wyciągu nie jest zgodny z żadnym numerem rachunku rejestru w systemie.”

Podczas importu operacji w systemie obowiązuje mechanizm kontroli aktywności rachunków bankowych. Oznacza to, że jeżeli do dwóch rejestrów bankowych został przypisany ten sam numer rachunku bankowego, a jeden z tych rejestrów został dezaktywowany, system rozpoznaje aktywny rejestr i pozwala na zaimportowanie do niego operacji.

Uwaga
W przypadku importowania operacji z różnymi datami, aby wszystkie operacje znalazły się w tym samym raporcie, przed rozpoczęciem importu należy dodać raport za okres obejmujący daty operacji. W przeciwnym wypadku podczas importu zostaną automatycznie dodane raporty dzienne zgodnie z datami operacji.

 

Przykład

Użytkownik zamierza zaimportować wyciąg bankowy do systemu. W pliku znajdują się operacje z różnymi datami, ale w zakresie jednego miesiąca i roku (5.01.2019, 23.01.2019 oraz 31.01.2019). Użytkownik chce, aby wszystkie operacje z danego miesiąca znalazły się w jednym raporcie. W tym celu należy:

  • na karcie rejestru wybrać miesięczny okres raportu,
  • dodać raport z datą otwarcia 01.01.2019 oraz datą zamknięcia 31.01.2019,
  • zaimportować plik do systemu.

 

 

Szczegółowy opis importowania operacji związanych z mechanizmem podzielonej płatności znajduje się w artykule Obsługa mechanizmu podzielonej płatności podczas eksportu zestawień poleceń przelewów oraz importu wyciągów bankowych.