- Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień
- Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
- Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
- Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
- Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
- Uprawnienia operatora: Aby użytkownik miał możliwość wysyłania faktur, przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Wysyłanie faktur do KSeF (domyślnie jest on odznaczony). Bez tego uprawnienia przyciski eksportu będą niedostępne.
- Dodanie i weryfikacja dokumentu
- Wystawienie faktury: Utwórz nową fakturę sprzedaży (FS) lub jej korektę. Aby dokument mógł trafić do KSeF, musi zostać Zatwierdzony.
- Weryfikacja: Podczas zatwierdzania system automatycznie sprawdzi zgodność faktury obowiązującą schemą w KSeF (jeśli włączono parametr automatycznej weryfikacji na formularzu firmy, zakładka KSeF). Wynik widoczny jest w infobarze (Weryfikacja KSeF: pozytywna/negatywna).
- Automatyczna wysyłka (opcja): Jeśli na definicji dokumentu zaznaczono parametr Automatycznie prześlij do KSeF, zatwierdzony i poprawnie zweryfikowany dokument zostanie wysłany samoczynnie.
- Eksport do KSeF (Wysyłka ręczna)
- Jeżeli faktura nie została wysłana automatycznie, przejdź na listę faktur sprzedaży.
- Zaznacz dokument o statusie Nie wysłano lub Odrzucono.
- W grupie przycisków KSeF na wstążce wybierz przycisk [Eksport].
- Po udanej wysyłce status dokumentu zmieni się na Wysłano.
- Pobranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru)
- Na liście faktur lub formularzu dokumentu (dla dokumentu o statusie Wysłano) kliknij przycisk [Pobierz UPO].
- Po otrzymaniu odpowiedzi z KSeF:
- Status zmieni się na Pobrano UPO.
- W polu Numer KSeF pojawi się nadany numer identyfikujący fakturę.
- Plik xml z UPO zostanie zapisany jako załącznik (jeśli zaznaczono odpowiedni parametr w konfiguracji).
- Podgląd QR i Wydruk
- Generowanie kodu QR: Kod QR generuje się automatycznie w momencie pobrania UPO i nadania numeru KSeF. Można go również wygenerować ręcznie przyciskiem [Generuj kod QR].
- Wydruk standardowy: Na standardowych wydrukach (np. Faktura sprzedaży) automatycznie umieszczany jest kod QR oraz link weryfikacyjny.
- Wydruk ustrukturyzowany: Dostępny jest typ wydruku Faktura ustrukturyzowana KSeF (format xml KSeF), który wizualizuje fakturę zgodnie ze wzorem Ministerstwa Finansów.
