Przepisy Ustawy o rachunkowości określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości. Wymagania te są ustanawiane w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości i dotyczą wiarogodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez Użytkownika tych systemów.
Decyzję o dopuszczeniu programu do prowadzenia księgowości podejmuje kierownik jednostki i stwierdza to w formie pisemnego oświadczenia.
Zasady właściwego stosowania programu określi producent w instrukcji użytkownika. Konkretne sposoby zapewnienia jego prawidłowej eksploatacji w jednostce, powinna określić osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.
Do jej obowiązków w tym zakresie należy:
Określenie procedur pracy i ich wdrożenie przy pomocy programu;
Nadzór i kontrola wyników oraz ich archiwizacja (na nośnikach magnetycznych i wydrukach).
Ustawa o rachunkowości określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne dla dopuszczenia go do użytkowania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.
Księgi rachunkowe
Zgodnie z art. 13 Ustawy o rachunkowości systemy komputerowe muszą zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są:
Dzienniki;
sięga główna;
Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna);
Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych;
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi rachunkowe powinny być:
Trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia;
Przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Dzienniki (Zapisy księgowe)
Dzienniki stanowią chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o znajdujących się w księgach operacjach księgowych dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły w każdym roku obrotowym. Do sprawdzania liczby operacji służy numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
W dzienniku powinno następować:
Automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którymi są rejestrowane zapisy. Numeracja ta ma zapewniać ich jednoznaczność, co nie wyklucza możliwości uwzględnienia w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie;
Automatyczna kontrola zaliczania zapisu do miesiąca, w którym zarejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenia do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go między miesiącami;
Automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
Obszar: Księgowość, systemu Comarch ERP Altum pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze według danego rodzaju. Dzienniki te mogą być dowolnie definiowane przez Użytkownika programu. Nazwy dzienników mogą być dowolne. Dla dokumentów bankowych Użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dzienni MEMOR itp.
Przy wykorzystywaniu funkcjonalności dzienników cząstkowych, Użytkownik ma możliwość zdecydowania, w jaki sposób ma być nadawana numeracja zapisów księgowych w ramach tych dzienników. Program pozwala na dokonywanie podwójnej numeracji zapisów w ramach księgi głównej oraz dzienników cząstkowych. Użytkownik może tak skonfigurować System, aby numeracja odbywała się tylko w ramach dzienników cząstkowych. W obu przypadkach istnieje możliwość określenia czy numeracja ma być ciągła w okresie obrachunkowych bądź nadawana w ramach miesiąca. Definicja sposobu numeracji zapisów księgowych związana jest z danym okresem obrachunkowym. Numeracja zapisów dziennika w Systemie Comarch ERP Altum zapewnia zachowanie ciągłości numeracji.
Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej oraz zatwierdzającej (przenoszącej zapis z bufora).
Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie lub generowane z ewidencji pomocniczych za pomocą schematów księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają dokumenty handlowe, magazynowe, kasowo/bankowe, noty memoriałowe, itd. Użytkownik Systemu może też tworzyć zapisy księgowe za pomocą schematów księgowań okresowych.
W przypadku zapisów generowanych przez program Comarch ERP Altum, zgodnie z art.20 Ustawy o rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych.
Istnieje możliwość ustalenia źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Natomiast dane źródłowe w miejscu ich powstawania są chronione – nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.
Wydruki dzienników oraz pojedynczych zapisów udostępniono obszarze: Księgowość/Dziennik.
Uwaga
Dziennik księgowań powinien być drukowany co miesiąc.
Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto w art. 14 Ustawy o rachunkowości.
Dziennik powinien:
Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z zestawieniami obrotów i sald kont księgi głównej.
Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów (obroty) liczyć w sposób ciągły. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Księga Główna
Zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, wydruk księgi głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwot każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według, co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Ustawa nakazuje przeprowadzać taki sprawdzian za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienie takie, nazywane także w praktyce bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.
Wydruk księgi głównej udostępniono w obszarze: Księgowość/Konto.
Uwaga
Księga główna powinna być drukowana, co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji.
Zagadnienie dotyczące kont księgi głównej reguluje art.15 Ustawy o rachunkowości.
Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej w ujęciu systematycznym tj. zgodnie z zarachowaniem ich na konta syntetyczne.
Księgi pomocnicze
Wydruk ksiąg pomocniczych, to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Tak więc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, które uzupełniają te, według których operacje są gromadzone na kontach księgi głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Są one tworzone w zależności od potrzeb jednostki lub wymagań prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: materiałów, towarów i produktów, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, operacji zakupu i sprzedaży, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy. W miarę potrzeby można również wyodrębnić inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np.: Księga operacji bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.
Według Ustawy o rachunkowości (art. 16 ust. 1) księgi pomocnicze prowadzone powinny być w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Sprawdzian zgodności ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta księgi głównej. Technicznie sprawdzian taki powinien nastąpić:
Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.
Uwaga
Wydruk ksiąg pomocniczych powinien mieć miejsce nie później niż na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzenia inwentaryzacji.
Problematykę kont ksiąg pomocniczych reguluje art.16 Ustawy o Rachunkowości – Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Wydruk Ksiąg pomocniczych udostępniono w obszarze: Księgowość/Konto.
Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera następujące elementy:
Symbole i nazwy kont,
Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
Obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
Sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Zestawienie: Obroty i salda
Uwaga
Wydruk zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Problematykę zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej reguluje art. 18 Ustawy o rachunkowości.
Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Zestawienie powinno zawierać:
symbole lub nazwy kont
salda kont na dzień otwarcie ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego
Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono w obszarze: Księgowość/Obroty i Salda.
Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (konta analityczne)
Zestawienia sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, zakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.
Uwaga
Wydruk zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych powinien mieć miejsce najpóźniej na koniec okresu obrachunkowego.
Problematykę zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości.
Wydruk: Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono w obszarze: Księgowość/Obroty i Salda.
Zasady ochrony danych
Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Program Comarch ERP Altum zawiera: system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych, zabezpieczenie dostępu do programu poprzez stosowanie hasła lub logowania zintegrowanego, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (cząstkowy dziennik pracy systemu) oraz ma określone zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby. W celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych. Za systematyczne tworzenie archiwów i kopii bezpieczeństwa odpowiedzialny jest Użytkownik.
Ponadto:
Program kontroluje ciągłość zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 4 Ustawy o rachunkowości.
Program pozwala na identyfikację źródeł pochodzenia zapisów, wskazując czy dany zapis został utworzony według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach czy też został wprowadzony przez Użytkownika bezpośrednio do Ksiąg rachunkowych.
Program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletność i identyczność zapisów (art. 20 ust. 5 pkt. 3 Ustawy o rachunkowości). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez Użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem technicznym (czy Użytkownik nie popełnił błędu np. w składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Podczas dekretowania dokumentów Użytkownik ma możliwość skontrolowania poprawności ujęcia dowodu księgowanego w księgach rachunkowych. System posiada mechanizmy kontrolujące poprawność bilansowania się zapisów księgowych. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych zostanie wyświetlona informacja z przebiegu księgowania, gdzie zostanie wyświetlona informacja czy dokument został prawidłowo zaksięgowany. Dokument źródłowy i zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania tego dokumentu są ze sobą powiązane. Z poziomu zapisu księgowego istnieje możliwość wglądu do dokumentu źródłowego i na odwrót – z poziomu dokumentu istnieje możliwość odwołania do jego zapisu księgowego.
Program zapewnia trwałość zapisów. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania zmian na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23 Ustawy o rachunkowości). Program komputerowy powinien zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25 Ustawy o rachunkowości).
Program umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja, ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych powoduje nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Program umożliwia dokonanie podziału okresu obrachunkowego na okresy sprawozdawcze. Funkcjonalność ta pozwala na wydzielenie w ramach danego okresu obrachunkowego krótszych wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, np. półrocznych, kwartalnych, miesięcznych (art. 10 Ustawy o rachunkowości). Program umożliwia dokonanie także zamknięcia tych okresów sprawozdawczych, które polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym okresie czasu. Przepisy ustawy nie zawierają wprost informacji na temat definicji np. „zamknięcia miesiąca”, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości - wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz w przepisie art. 25 ust. 2 Ustawy o rachunkowości - nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).
Program umożliwia również zmykanie zapisów na wybrany dzień okresu obrachunkowego w obrębie konkretnego dziennika cząstkowego. Opcja ta jest dostępna dla Użytkowników, którzy wybrali numerację tylko w obrębie dzienników cząstkowych.
Program pozwala na zarządzanie uprawnieniami operatorów.
Struktura bazy danych
Wszystkie dane związane z obszarami Księgowość i Finanse znajdują się w następujących tabelach:
Wprowadzanie danych do systemu finansowo – księgowego
Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozróżnić wprowadzanie danych do systemu finansowo - księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo – księgowego to zapisywanie danych w określony sposób. Podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych polega na potwierdzeniu faktu ich ujęcia w księgach. Czynność ta wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz tworzącymi je zapisami. Może ona mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. W szczególności polega to na rozdzieleniu wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania.
Jeśli podczas wprowadzenia danych do systemu finansowo - księgowego nie jest podejmowana decyzja o sposobie ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz równocześnie nie jest prowadzona kontrola poprawności zapisów zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych, to takie wprowadzanie danych nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Utrzymywanie zapisów w stanie edycji (np. przed akceptacją w buforze) nie jest tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych.
System: Comarch ERP Altum pozwala na rozdzielnie od siebie momentu wprowadzania danych do systemu finansowo - księgowego od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy wprowadzone do systemu (zarówno w stanie edycji, czyli przed akceptacją w buforze, jak już zaakceptowane) podlegają kontroli dokonywanej przez Użytkownika podczas, podejmowania decyzji na temat zakwalifikowania ich ujęcia w księgach rachunkowych.
Wersje językowe programu
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim(art. 9 Ustawy o rachunkowości). W związku z tym, iż wg Ustawy pod pojęciem Księgi rachunkowe rozumiane są zbiory danych zawarte w systemie komputerowym (domyślnie systemie finansowo - księgowym), a nie samo oprogramowanie, jednostka nie ma obowiązku posiadania całego oprogramowania w języku polskim w przypadku użytkowania programów opracowanych w języku obcym.
Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie finansowo – księgowym, a w szczególności dane ustalone w sposób stały, takie jak:
nazwy kont;
opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, itp.;
nazwy operacji gospodarczych;
nazwy walut.
W systemie finansowo - księgowym w języku polskim powinny być dostępne raporty, których zawartość informacyjna pokrywa się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 1 Ustawy o rachunkowości). Do tej grupy raportów zalicza się raporty dotyczące m. in.:
dziennika;
zapisów kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych;
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
Zgodnie z wymogiem prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim treść zapisów (w szczególności opisy zdarzeń) wprowadzanych do systemu finansowo – księgowego wyraża się w języku polskim. Jeśli zapisy mają formę kodów, skrótów lub symboli, wymóg ten nie jest stosowany, jednak w przypadku takim powinna być dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a kody, skróty lub symbole opisane w języku polskim. W przypadku dowodów księgowych mających formę zapisów powstających automatycznie w systemie finansowo - księgowym, treść tych zapisów, o ile nie ma ona formy kodu, skrótu lub symbolu (tworzonych automatycznie przez system) powinna być dostępna w języku polskim.
Dokumentacja opisująca sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu sytemu finansowo – księgowego powinna być również dostępna w języku polskim (art. 10 ust. 1 pkt 3 Ustawy o rachunkowości).
Archiwizacja danych poprzez przenoszenie ich na trwały, informatyczny nośnik danych powinna być dokonana w języku polskim. Oznacza to, że jeżeli dane mają formę raportów, również powinny być dostępne w języku polskim.
Obszar: Księgowość programu Comarch ERP Altum pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku polskim. W programie dostępne są natomiast wersje językowe, które pozwalają na pracę na interfejsie w innym języku. Zmiana języka aplikacji zgodna jest z wymogami Ustawy o rachunkowości. Pozycje wskazane przez wytyczne do Ustawy o Rachunkowości prezentowane są w języku polskim. Również raporty wymagane Ustawą o Rachunkowości dostępne są w języku polskim. Treść zapisów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych wyrażona jest w języku polskim. Zapisy powstające w sposób automatyczny poprzez zastosowanie dostępnych w programie rozwiązań, np. schematów księgowych, również generowane są w języku systemowym.
Dostarczana dokumentacja opisująca zasady działania systemu oraz dokonywana archiwizacja danych i tworzenie kopii zapasowych również jest w języku polskim.
Warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych
Zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych.
W takiej sytuacji zasoby informacyjne rachunkowości, mogą zostać zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Zasoby takie uważa się za równoważne z księgami rachunkowymi prowadzonymi przy pomocy komputera, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Użytkownik systemu musi posiadać oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych (art. 13 ust. 2 i 3 Ustawy o rachunkowości).
Aby księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych, mogły zostać uznane za prowadzone w sposób prawidłowy, muszą być spełnione co najmniej następujące warunki:
jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami;
jednostka musi zapewnić identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe;
księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco,
musi być zapewnione jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi;
dane ksiąg rachunkowych muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę;
jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub musi mieć zapisaną ich treść na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę, przez czas nie krótszy od wymaganego na przechowanie ksiąg rachunkowych (5 lat).
Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu systemu: Comarch ERP Altum mogą być prowadzone przy użyciu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Systemu umożliwia przygotowanie dostępu bezpośredniego, nieograniczonego (on-line) do prowadzonych ksiąg. Księgi prowadzone w ten sposób są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Za prawidłowość, kompletność, rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych w powyższy sposób pod względem merytorycznym odpowiada Użytkownik. Użytkownik ten sprawuje bezpośrednią kontrolę nad księgami rachunkowymi i dokonywanymi w nich zmianami. Opowiada on także za prawidłowość ujęcia operacji gospodarczych oraz jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowanymi.
Plan kont
Plan kont
Pod pojęciem planu kont należy rozumieć zbiór wszystkich kont księgowych przyjętych w danym podmiocie gospodarczym, powiązania między nimi oraz możliwe do wykonania na nich operacje.
Plan kont – informacje ogólne
Cechy planu kont:
jest odrębny dla każdego centrum typu firma
numer każdego konta może być alfanumeryczny
ilość kont syntetycznych jest dowolna
księgowania mogą odbywać się na koncie syntetycznym tylko wtedy, gdy nie posiada ono żadnych kont analitycznych
konto analityczne może posiadać subanalitykę
księgowanie może odbywać się jedynie na koncie na najniższym poziomie
konta mogą być prowadzone w różnych walutach
Plan kont dostępny jest z poziomu Księgowość pod przyciskiem [Plan kont].
Plan konto może być wyświetlany jako:
Drzewo – układ hierarchiczny
Lista – układ płaski
Plan kont wyświetlany jako drzewo
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Dodaj konto na tym samym poziomie] – umożliwia dodanie konta na tym samym poziomie, co zaznaczone konto
[Dodaj konto na niższym poziomie] – umożliwia dodanie konta podrzędnego w stosunku do konta zaznaczonego. Przycisk nieaktywny, jeżeli na zaznaczone konto rozpoczęto księgowanie lub jest to konto walutowe.
[Edytuj konto] – umożliwia podgląd parametrów konta
[Usuń konto] – umożliwia usuniecie konta. Konto księgowe można usunąć, jeżeli nie zostało jeszcze użyte w systemie na np. dekrecie, nocie memoriałowej, operacji kasowej/bankowej (jako konto przeciwstawne).
[Zwiń wszystko] – w przypadku struktury drzewiastej pozwala zwinąć plan kont do kont syntetycznych
[Rozwiń wszystko] – w przypadku struktury drzewiastej pozwala rozwinąć plan kont do postaci uwzględniającej zarówno konta syntetyczne jak i analityczne
[Rozrachunki] – umożliwia wyświetlenie listy rozrachunków dla wybranego konta. Wywołanie listy rozrachunków możliwe jest dla konta na najniższym poziomie.
[Generator planu kont] – umożliwia wygenerowanie wzorcowego planu kont. Przycisk dostępny do momentu dodania pierwszego konta księgowego.
[Eksportuj] oraz [Importuj] – umożliwiają eksport oraz import planu kont
[Aktualizuj plan kont] – umożliwia aktualizacje planu kont na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. System przenosi jedynie konta z zaznaczonym parametrem Twórz konto w następnym okresie, które nie istnieją jeszcze w bieżącym okresie. Podczas aktualizacji planu kont przenoszone są również schematy numeracji kont. System aktualizuje powiązania na formularzu konta zgodnie z definicją schematów numeracji.
Filtrowanie planu kont
W oknie planu kont widoczne są pola:
Wpisz szukany numer konta…, Wpisz szukaną nazwę konta… – pozwala na szybkie wyszukiwanie konta poprzez wpisanie jego numeru lub nazwy. Po wpisaniu numeru lub nazwy szukane konto zostanie zaznaczone na planie kont.
Tylko aktywne – pozwala zawęzić plan kont do kont, które są oznaczone jako AktywneBieżący okres obrachunkowy – wskazuje bieżący okres obrachunkowy, dla którego wyświetlany jest plan kont. Pole nieedytowalne.
Dodatkowe opcje filtrowania planu kont:
Definicja maski – pozwala na wyświetlenie bądź ukrycie kont (parametr Bez kont z maski zaznaczony) zawierających podaną w polu frazę.
Wskazówka
Po wpisaniu wyrażenia w pole Maska system będzie traktował ciąg znaków jako całe wyrażenie, a nie poszczególne cyfry czy litery.
Przykład
W sekcji Od konta, Do konta nie wskazano wartości, w masce podano „5*” – wyświetlone zostaną konta zespołu 5.
W polu Od konta wskazano 401, w polu Do konta: 550, w masce podano „*01” – wyświetlone zostaną konta zespołu 4 i 5 zawierające w numerze fragment „01”.
W polu Od konta wskazano 401, w Do konta: 550, w masce podano „1*” –wyświetlona zostanie pusta lista (nie ma kont spełniających takie kryterium).
Poziom – pozwala na określenie poziomu, według którego będą filtrowane konta. Dostępne wartości: Wszystkie (lista bez ograniczeń), 1 (konta poziomu 1), 2 (konta poziomu 1 i 2) itd., Tylko konta słownikowe, Najniższy poziom.
Typ – umożliwia filtrowanie kont księgowych według typu konta. Dostępne wartości: Wszystkie, Bilansowe i wynikowe, Bilansowe, Wynikowe, Pozabilansowe, Rozrachunkowe.
Od konta, Do konta – pozwala określić zakres wyświetlanych kont
Uwzględniaj konta słownikowe – gdy parametr jest zaznaczony podczas filtrowania uwzględniane są analityczne konta słownikowe, gdy parametr jest odznaczony wyświetlane są tylko i wyłącznie syntetyczne konta słownikowe (bez kont słownikowych na poziomie analityki).
Uwaga
Po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj konta słownikowe oraz wybraniu w polu Poziom wartości Najniższy poziom, na planie kont zostaną wyświetlone syntetyczne konta słownikowe oraz ich analityka powiązana już z konkretną wartością słownika, np. z konkretnym kontrahentem.
W celu wyliczenia zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta należy zaznaczyć je na liście i wybrać przycisk [Obroty i salda] z grupy przycisków Zestawienia. Pojawi się okno obrotów i sald dla wybranego konta.
Okno zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta
Wyliczenia można przeprowadzić dla wybranego okresu obrachunkowego, okresu cząstkowego, konkretnego zakresu czasowego, waluty konta. Wyliczenia mogą uwzględniać zapisy księgowe niezatwierdzone (zaznaczony parametr Uwzględnij bufor).
W celu przeliczenia zestawienia należy wybrać przycisk [Przelicz].
Generowanie wzorcowego planu kont
Za pomocą opcji generowania planu kont można utworzyć wzorcowy plan kont dla firmy.
Formularz generatora planu kont
Podczas generowania planu kont należy określić parametry, które wpływają na tworzone konta:
Forma własności
Rodzaj działalności
Ewidencja kosztów
Import/Eksport planu kont
System umożliwia zaimportowanie planu kont z pliku XML lub XLS. Plik z planem kont może być wykorzystywany do tworzenia kont w różnych okresach obrachunkowych.
Uwaga
System blokuje możliwość importu planu kont, gdy istnieje w systemie plan kont, na który rozpoczęto księgowanie.
System nie importuje kont już istniejących oraz ich analityk. Wyświetla komunikat „Importowanie części kont się nie powiodło, ponieważ istnieją już na planie kont”.
Plan kont zostanie zaimportowany, tylko jeżeli dane w pliku są poprawne. Jeżeli import konta się nie powiedzie (np. brak w systemie waluty konta), zostanie to odnotowane w logu importu, a konto zostanie pominięte.
Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w biuletynie Comarch ERP Altum- Biuletyn techniczny – Import planu kont z wzorcowym planem kont.
Program pozwala również na eksportowanie planu kont do pliku XML lub XLS. Eksportowany plik nie jest powiązany z okresem obrachunkowym.
Numeracja kont księgowych
System umożliwia określenie struktury numeru konta (ilości znaków) na poszczególnych poziomach oraz przypisanie zdefiniowanego schematu numeracji do określonych kont syntetycznych.
Schematy numeracji kont są ściśle związane z okresem obrachunkowym oraz zdefiniowanym w nim planem kont. W każdym okresie obrachunkowym może zostać zdefiniowana inna numeracja kont. Dodatkowo podczas przenoszenia/aktualizacji planu kont, schematy numeracji są przenoszone z poprzedniego okresu obrachunkowego.
Lista schematów numeracji kont dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość → Numeracja kont.
Lista schematów numeracji kont
Lista numeracji kont składa się z sekcji Schematy numeracji kont prezentującej listę zdefiniowanych schematów numeracji oraz Przykład numeracji kont prezentującej podgląd struktury zaznaczonego schematu numeracji.
W celu dodania schematu numeracji należy wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie otwarty formularz nowej numeracji, w którym należy określić ilości znaków na poszczególnych poziomach konta oraz wskazać konta syntetyczne, których będzie on dotyczył.
Formularz schematu numeracji kont
Formularz numeracji kont składa się z elementów:
Nazwa – pole służące wprowadzeniu nazwy danej numeracji
Aktywny – parametr umożliwiający oznaczenie aktywności schematu numeracji. Dezaktywując schemat numeracji z przypisanymi kontami, użytkownik decyduje czy mają zostać również usunięte powiązania z kontami księgowymi. Nieaktywny schemat numeracji nie będzie wyświetlany na liście schematów wybieranych z poziomu formularza konta księgowego.
Poziomy – tabela do wprowadzenia poziomów zagłębień kont składająca się z kolumn:
Poziom – system automatycznie wprowadza numery poziomów. Dla konta syntetycznego jest to cyfra 1, dla analitycznych kolejne numery.
Liczba znaków – liczba oznaczająca ilość znaków możliwych do wprowadzenia na poszczególnych poziomach konta księgowego. Kolumna przyjmuje wartości od 1 do 50.
Ograniczenie – dostępne opcje:
Do tylu znaków – po wyborze danej wartości można dodać na danym poziomie konta maksymalnie tyle znaków, ile wskazano w liczbie znaków
Dokładnie tyle znaków – po wyborze danej wartości można dodać na danym poziomie konta dokładnie tyle znaków, ile wskazano w liczbie znaków (nie mniej i nie więcej).
Uwaga
W numerze konta walutowego, nazwa waluty oraz separator „–„ używany do wydzielenia subanalityk walutowych nie są wliczane do ilości znaków.
Ilość znaków określona w schemacie numeracji jest nadrzędna w stosunku do ilości znaków określonych w konfiguracji kont słownikowych.
Konta księgowe – tabela do wskazania kont, dla których ma obowiązywać dany schemat numeracji.
Schemat numeracji można przypisać do konta księgowego również z poziomu formularza konta na zakładce Dodatkowe. Usunięcie konta księgowego z planu kont skutkuje automatycznym usunięciem go z formularza schematu numeracji.
Schemat numeracji na formularzu konta księgowego
Uwaga
Schemat numeracji przypisany do konta syntetycznego zostaje automatycznie przypisany do jego kont analitycznych.
Schemat numeracji, do którego dołączono konta księgowe można modyfikować, ale nie można go usunąć. Modyfikacja schematu numeracji jest możliwa, jeśli z poziomu System → Konfiguracja → Księgowość dla parametru Kontrola numeracji kont wskazano wartość Brak kontroli lub Ostrzeżenie.
Schemat numeracji dla danego konta można zmienić w dowolnym momencie. Nowy schemat obowiązuje dla kont nowo dodanych, nie jest sprawdzana numeracja kont już istniejących, system wyświetla jedynie komunikat informujący o niezgodności numeru konta z nowo wybranym schematem numeracji, ale jest możliwość przypisania takiego schematu niezależnie od ustawień kontroli poprawności numeracji.
Funkcjonalność schematów numeracji umożliwia określenie formy kontroli poprawności numeru konta. Przy dodawaniu lub edycji konta, którego numer nie będzie spełniał warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji, system wyświetli odpowiedni komunikat w zależności od wybranej wartości parametru Kontrola numeracji kont (System → Konfiguracja → Księgowość → sekcja Plan kont).
Kontrola poprawności numeru konta jest przeprowadzana podczas:
dodawania konta z różnych poziomów (np. z poziomu zapisu księgowego, bilansu otwarcia, noty memoriałowej, schematu księgowego)
edycji konta księgowego
Uwaga
Przy edycji konta księgowego, jeśli numeracja konta nie spełnia warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji, a w konfiguracji systemu wybrano wartość Blokada w parametrze Kontrola numeracji kont, system wyświetla odpowiedni komunikat i pozwala na zapis takiego konta.
Możliwość odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kont uzależniona jest od nadania danej grupie operatorów odpowiednich uprawnień do obiektu Konto syntetyczne/Konto analityczne (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → edycja danej grupy operatorów → zakładka Obiekty).
W celu dodania konta księgowego należy z poziomu Księgowość → Plan kont wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] lub w przypadku dodawania konta analitycznego [Dodaj konto na niższym poziomie]. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.
Formularz konta księgowego składa się z elementów:
Zakładka Ogólne
Zakładka Ogólne formularza konta księgowegoNumer – pole do wprowadzenia unikalnego numeru konta. Maksymalna ilość znaków tego pola to 50 (wraz ze znakami „-”). Pole obligatoryjne. W przypadku konta analitycznego pierwsza część numeru uzupełniana jest automatycznie przez system na podstawie konta nadrzędnego, a kolejna wypełniana jest przez użytkownika.
Uwaga
System uniemożliwia wprowadzenia w numerze konta znaku „-” (znak dodawany jest przez system automatycznie w numerach kont analitycznych). Należy również unikać używania znaków specjalnych: * ? ‘ % oraz spacji.
Nazwa – pole obligatoryjne. Użytkownik może zdefiniować nazwę konta w językach, które są dostępne w systemie (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Języki). Dodając konto księgowe, użytkownik musi uzupełnić nazwę konta księgowego w języku, w którym jest obecnie zalogowany do systemu. Nazwa konta wyświetlana jest zawsze w języku, w którym użytkownik loguje się do systemu. Jeśli nie została zdefiniowana nazwa konta w języku logowania, nazwa konta wyświetlana jest w języku systemowym (języku bazy danych).
Typ konta – parametr określający typ konta. Wartości możliwe do wybrania: Aktywa, Pasywa, Aktywa-Pasywa, Koszty, Przychody, Przychody-Koszty, Pozabilansowe. Lista typów kont jest uzależniona od wersji językowej.
Kontrola salda – parametr określający, czy konto ma podlegać kontroli salda. Oznacza to, że system będzie sprawdzał, czy konto wykazuje saldo po żądanej stronie. W razie niezgodności program wyświetli odpowiedni komunikat.
Waluta – pozwala wybrać walutę konta. Walutę można zmienić do momentu dodania pierwszej analityki lub wprowadzenia pierwszego dekretu księgowego na dane konto. Domyślnie wyświetlana jest waluta systemowa firmy, w obrębie której dodawane jest konto księgowe.
Przykład
W systemie istnieje konto w walucie systemowej. Do takiej syntetyki można założyć konta analityczne zarówno w walucie systemowej jak i innych walutach.
Uwaga
Do kont walutowych nie można dodawać kont na niższym poziomie.
Słownikowe – po zaznaczeniu parametru należy określić słownik konta (dostępne wartości: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT, Środki trwałe). Jeżeli w parametrach systemu odznaczono parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych, możliwość powiązania konta z konkretnym podmiotem będzie dopiero na poziomie analityki. Jeżeli parametr będzie zaznaczony, użytkownik może powiązać konto z konkretnym podmiotem już na poziomie syntetyki.
Zakres numerów od [] do [] – pola dostępne tylko dla kont syntetycznych słownikowych, gdy numeracja budowana jest w oparciu o zakres numerów. Szczegółowe informacje na temat funkcjonalności znajdują się w artykule Konta słownikowe.
Konto rozrachunkowe – zaznaczenie parametru skutkuje nadaniem statusu konta rozrachunkowego. W przypadku konta analitycznego status Konto rozrachunkowe jest nadawany zgodnie ze statusem konta syntetycznego i nie podlega edycji. W przypadku konta syntetycznego, parametr jest nieedytowalny, jeżeli do konta dodana została analityka lub konto zostało użyte w systemie.
Aktywne – odznaczenie parametru powoduje dezaktywację konta, uniemożliwiając dodawanie zapisów księgowych na dane konto.
Uwaga
Jeśli do konta syntetycznego dodana jest analityka, program nie pozwala na zmianę:
Numeru konta syntetycznego
Waluty konta syntetycznego
Parametru Konto rozrachunkowe
Parametru Słownikowe
Zakładka Dodatkowe
Zakładka Dodatkowe na formularzu konta księgowegoPrzenoś bilans otwarcia – parametr określający, czy saldo końcowe konta ma zostać przeniesione do nowego okresu obrachunkowego jako bilans otwarcia.
Twórz konto w następnym okresie – parametr określający, czy konto wraz z wszystkimi powiązaniami zostanie przeniesione do nowego okresu obrachunkowego.
Numer konta do przeniesienia – numer, który zostanie nadany po przeniesieniu planu kont do następnego okresu obrachunkowego.
Numer konta w kolejnym okresie – pozwala powiązać konta księgowe na przełomie okresów obrachunkowych. Jeżeli w systemie nie zdefiniowano następnego okresu obrachunkowego – pole jest nieedytowalne.
Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowych informacji o koncie
Schemat numeracji – schemat numeracji przypisany do danego konta księgowego. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Numeracja kont księgowych.
Uwaga
Schematy numeracji można określać wyłącznie na poziomie konta syntetycznego. Konta analityczne dziedziczą schemat numeracji konta nadrzędnego, bez możliwości jego zmiany.
Zakładka Konta powiązane
Zakładka prezentuje konta księgowe powiązane z danym kontem w innych okresach obrachunkowych. Ma to istotne znaczenie w przypadku przenoszenia planu kont i bilansu otwarcia do kolejnego okresu obrachunkowego. Powiązanie kont księgowych ważne jest również w przypadku dokonywania rozrachunków na przełomie okresów obrachunkowych.
Zakładka Opis analityczny
System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na zapis księgowy lub notę memoriałową. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Opis analityczny na kartach obiektów.
Udostępniona została możliwość zróżnicowania dostępu do poszczególnych kont księgowych. Zarządzanie dostępnością odbywa się na poziomie konta syntetycznego – konta analityczne dziedziczą te ustawienia bez możliwości edycji.
Określeniu podlega zarówno właściciel konta księgowego jak i centra, w których konto jest dostępne.
Ograniczenia dostępności do poszczególnych kont księgowych:
Plan kont oraz zestawienie obrotów kont księgowych ograniczane jest wyłącznie do kont dostępnych w bieżącym centrum
Brak jest możliwości predekretacji oraz księgowania schematem zawierającym pozycję z kontem niedostępnym w bieżącym centrum
Konta słownikowe
Konta słownikowe – informacje ogólne
Każda firma posiada własny okres obrachunkowy, plan kont i odrębną konfigurację kont słownikowych. Konfiguracja kont słownikowych zapisana dla centrum typu firma obowiązuje we wszystkich centrach podrzędnych danej firmy.
Uwaga
System kontroluje unikalność nazw typów kont w obrębie jednej firmy.
Konta słownikowe to konta, które mają podpięty słownik wartości, tj.:
Kontrahenci
Artykuły
Pracownicy
Magazyny
Urzędy
Banki
Stawki VAT
Środki trwałe
Definiowanie oraz konfigurowanie kont słownikowych dostępne jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe lub też z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → grupa: Typy kont księgowych.
Numeracja kont słownikowych
Konfigurując konta słownikowe z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe można określić sposób numeracji kont słownikowych.
Analityczne konta słownikowe mogą być tworzone w oparciu o:
Kod
Identyfikator
Zakres numerów
Nazwa
Symbol
Wartość
Numer inwentarzowy
Parametr ten określany jest odrębnie dla każdego słownika.
Okno numeracji kont słownikowychPodmiot – określony słownik wartości
Typ analityki:
Identyfikator – analityka budowana w oparciu o unikalny identyfikator obiektu typu:
Kontrahent
Artykuł
Pracownik
Magazyn
Urząd
Bank
Środek trwały
Kod – analityka budowana w oparciu o unikalny kod/symbol obiektu typu:
Kontrahent
Artykuł
Pracownik
Magazyn
Urząd
Bank
Środek trwały
Zakres numerów – analityka budowana w oparciu o podany na koncie księgowym przez użytkownika zakres numerów
Aby założyć konto z analityką budowaną w oparciu o zakres numerów należy:
na planie kont zapisać konto, dla którego zostanie ustawiony zakres numerów
na kontach słownikowych ustawić, że analityka ma być budowana w oparciu o zakres numerów
ponownie wrócić na konto na planie kont, podać zakres
ponownie wrócić na konta słownikowe i tam również podać zakres
Nazwa – analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana w oparciu o nazwę stawki VAT, np. A 23%
Symbol – analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana w oparciu o symbol stawki VAT, np. A
Wartość – analityka konta słownikowego dla stawek VAT budowana w oparciu o wartość stawki VAT, np. 23%
Numer inwentarzowy – analityka konta słownikowego dla środków trwałych budowana w oparciu o numer inwentarzowy z karty środka trwałego
Liczba znaków – pole zawierające wartość numeryczną, informującą o długości numeru konta. Na jego podstawie dodawana jest odpowiednia ilość zer wiodących, którymi zostaje uzupełniony numer konta analitycznego, aby uzyskać zadeklarowaną długość. Pole to jest aktywne w przypadku wyboru opcji Identyfikator, dla której wartością domyślną jest 5, minimalną 4, a maksymalną 50 lub opcji Wartość, dla której wartością domyślną jest 2, minimalną 1, a maksymalną 5.
Uwaga
Jeżeli jest ustawione zakładanie kont po identyfikatorze lub zakresie numeracji, do nazwy dołączany jest kod podmiotu, aby można było zlokalizować jaki to podmiot (ponieważ numer konta nie zawsze zawiera informację o podmiocie).
Typy kont słownikowych
Lista typów kont słownikowych jest dynamicznie budowana w oparciu o typy urzędów definiowanych przez użytkownika w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → grupa Ogólne).
Na poziomie definicji danego typu konta słownikowego można określić fragment numeru konta oraz zadecydować, czy konto ma być tworzone automatycznie podczas zapisywania karty danego obiektu, np. karty kontrahenta.
Okno typów kont słownikowych z zaznaczonym typem KontrahentWartość – nazwa typu konta słownikowego
Aktywna – określenie, czy dany typ konta jest używany w systemie
Konto księgowe – konto, do którego mają być zakładane konta analityczne. Jeżeli wybrane konto nie jest słownikowe, system poinformuje o tym odpowiednim komunikatem. Zapis konta będzie nadal możliwy.
Autozakładanie – parametr określający, czy konto analityczne ma być automatycznie utworzone podczas dodawania obiektu. W przypadku, gdy opcja jest aktywna na karcie obiektu dla danego typu konta zaznaczony będzie parametr Załóż konto.
Scenariusze zakładania kont słownikowych:
Konta słownikowe można dodawać ręcznie lub automatycznie z poziomu dokumentów bilansu otwarcia, not memoriałowych, zapisów księgowych oraz przy księgowaniu dokumentów schematem księgowym.
Uwaga
Podczas zakładania analitycznego konta słownikowego, jeżeli nazwa słownika zawiera znak „-”, zostanie on zastąpiony znakiem „_”.
Ręczne założenie konta syntetycznego powiązanego ze słownikiem
Z poziomu Księgowość → Plan kont wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] z grupy Lista
Na formularzu konta księgowego uzupełnić pola obligatoryjne oraz zaznaczyć parametr Słownikowe
Wybrać jaki typ konta słownikowego ma zostać założony. Dostępne wartości: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT, Środki trwałe
Zapisać konto księgowe
Ręczne założenie analitycznego konta słownikowego
Na planie kont zaznaczyć syntetyczne konto słownikowe
Wybrać przycisk [Dodaj konto na niższym poziomie] z grupy Lista. Pojawi się formularz analitycznego konta słownikowego.
Wybrać typ konta słownikowego (zależny od słownika)
Wybrać konkretnego kontrahenta posługując się przyciskiem [Kontrahenci] (nazwa przycisku jest zależna od wybranego na koncie syntetycznym słownika). Po naciśnięciu przycisku pojawi się lista zdefiniowanych w systemie kontrahentów, na której należy wskazać konkretnego kontrahenta.
W numerze konta pojawi się kod kontrahenta, jeżeli w konfiguracji kont słownikowych zaznaczone jest zakładanie kont kontrahentów według kodu. W przypadku zakładania kont kontrahentów po identyfikatorze, w numerze konta pojawi się ID kontrahenta z bazy danych.
Nazwa konta zostanie automatycznie wypełniona nazwą kontrahenta
Formularz analitycznego konta słownikowego dla kontrahenta
Zapisać konto księgowe
Automatyczne założenie analitycznego konta słownikowego z poziomu zapisu księgowego
Z poziomu Księgowość →Dziennik dodać zapis księgowy za pomocą przycisku [Dodaj] z grupy Lista. Pojawi się formularz zapisu księgowego, na którym należy wypełnić pola obligatoryjne.
Wybrać przycisk [Dodaj element przez formularz] z grupy Dekret. Pojawi się formularz dekretu.
Formularz dekretu
W polu Kontrahent wskazać kontrahenta, dla którego konto analityczne ma zostać założone
W polach: Konto Wn/Konto Ma wskazać syntetyczne/subanalityczne konto słownikowe, dla którego ma zostać założona analityka kontrahenta. Nowoutworzone konta widoczne są w kolorze zielonym.
Zapisać konto księgowe
Automatyczne założenie analitycznego konta słownikowego z poziomu bilansu otwarcia
Z poziomu Księgowość → Bilans Otwarcia dodać dokument BO wybierając przycisk [Dodaj] z grupy Lista. Pojawi się formularz dokumentu bilansu otwarcia.
Wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy Elementy. Pojawi się formularz elementu dokumentu BO.
Formularz elementu bilansu otwarcia
W polu Konto wskazać syntetyczne/subanalityczne konto słownikowe, dla którego ma zostać założona analityka, a następnie zaznaczyć parametr Załóż konto.
W polu Kontrahent wybrać kontrahenta, dla którego konto analityczne ma zostać założone
Po wypełnieniu pól obligatoryjnych i wybraniu przycisku [Zapisz] pojawi się komunikat o automatycznym założeniu konta. Nowoutworzone konta oznaczone są kolorem zielonym.
Ręczne założenie syntetycznego konta słownikowego
Wskazówka
Aby założyć syntetyczne konto słownikowe dla pojedynczego Kontrahenta, Artykułu,Pracownika, Magazynu, Urzędu, Banku, Stawki VAT, Środka trwałego należy w konfiguracji modułu księgowego zaznaczyć parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych.
Z poziomu Księgowość → Plan kont wybrać przycisk [Dodaj konto na tym samym poziomie] z grupy Lista
Na formularzu konta księgowego uzupełnić pola obligatoryjne oraz zaznaczyć parametr Słownikowe
Wybrać jaki typ konta słownikowego ma zostać założony. Dostępne wartości: Kontrahenci, Artykuły, Pracownicy, Magazyny, Urzędy, Banki, Stawki VAT, Środki trwałe.
Po naciśnięciu przycisku [Kontrahent] (nazwa przycisku uzależniona jest od typu słownika) wybrać konkretnego kontrahenta
Zapisać konto księgowe
Automatyczne założenie analitycznego konta słownikowego podczas zapisu obiektu np. karty kontrahenta
Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe, dla którego ma zostać założona analityka (np. syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów)
Z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe na zakładce Typy kont wskazać konkretny typ konta słownikowego i dla predefiniowanej wartości prezentowanej na liście przypisać numer konta syntetycznego założonego w planie kont (np. dla Typu kont:Kontrahent, dla opcji Nabywca). Jeśli parametr Autozakładanie zostanie zaznaczony, konto analitycznie będzie automatycznie zakładane w momencie zapisu karty związanej z danym słownikiem (np. karty kontrahenta).
Dodać nową kartę związaną z danym słownikiem (np. kartę kontrahenta). Jeśli kontrahent jest nabywcą, na zakładce Księgowe jego karty system zaproponuje numer konta analitycznego.
Po wybraniu przycisku [Zapisz] dla danej karty, analityczne konto słownikowe dla danego kontrahenta zostanie założone, jeżeli parametr Załóż konto był zaznaczony. Zaznaczenie/Odznaczenie parametru Załóż konto uzupełniane jest na podstawie definicji typu konta słownikowego.
Wskazówka
Konto księgowe jest zakładane tylko w okresie obrachunkowym firmy, w której użytkownik obecnie jest zalogowany. W celu założenia analitycznego konta słownikowego w innej firmie, konieczne jest przelogowanie i założenie konta z karty danego słownika np. kontrahenta.
W numerze konta pojawi się kod kontrahenta, jeżeli w konfiguracji kont słownikowych zaznaczone jest zakładanie kont kontrahentów według kodu. W przypadku zakładania kont kontrahentów po identyfikatorze, w numerze konta pojawi się ID kontrahenta z bazy danych, a nazwa konta zostanie wypełniona nazwą kontrahenta.
Uwaga
Konta analityczne związane z elementem słownika, tworzone są jeśli na Typie kont (Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe) wskazane zostało konto słownikowe. Jeśli na Typie kont zostało wskazane konto zwykłe, konta analityczne nie są tworzone automatycznie z poziomu konkretnego elementu słownika. W takim przypadku na elemencie słownika system proponuje konto pobrane z konkretnego typu konta słownikowego.
Automatyczne zakładanie analitycznego konta słownikowego podczas księgowania schematem księgowym
Zakładanie analitycznego konta słownikowego powiązanego z konkretnym kontrahentem (artykułem, pracownikiem, magazynem, urzędem, bankiem, stawką VAT, środkiem trwałym) z wykorzystaniem schematu księgowego – dokładny opis w artykule Dodawanie schematu księgowego.
Automatyczne założenie subanalityki do konta słownikowego z poziomu operacji kasowej/bankowej
Z poziomu System →Konfiguracja → Księgowość parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki powinien być zaznaczony
Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów
Z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe na zakładce Typy kont przypisać założone konto syntetyczne, przykładowo dla nabywców oraz zaznaczyć parametr Autozakładanie
Założyć analityczne konto słownikowe dla wybranego kontrahenta
Dodać operację KP w walucie euro. W polu Konto księgowe, system zaproponuje odpowiednie konto walutowe. Po zaznaczeniu parametru Załóż konto i wybraniu przycisku [Zapisz] konto księgowe zostanie dodane.
Po automatycznym założeniu konta 201-COMARCH-EUR, a następnie dodaniu operacji k/b na kontrahenta COMARCH w walucie systemowej, system w polu Konto księgowe, zaproponuje konto 201-COMARCH-PLN.
Uwaga
Jeśli na planie kont istnieje przykładowo konto 201-COMARCH-EUR, księgowanie na konto 201-COMARCH jest niemożliwe.
Automatyczne założenie analitycznego konta walutowego z poziomu operacji kasowej/bankowej
Z poziomu System → Konfiguracja → Księgowość parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki powinien być odznaczony
Na planie kont założyć syntetyczne konto słownikowe dla kontrahentów
Z poziomu Konfiguracja→ Księgowość→ Konta słownikowe na zakładce Typy kont przypisać założone konto syntetyczne, przykładowo dla nabywców oraz zaznaczyć parametr Autozakładanie
Założyć analityczne konto słownikowe dla wybranego kontrahenta
Dodać przykładowo operację KP w walucie euro. W polu Konto księgowe, system zaproponuje odpowiednie konto walutowe. Po zaznaczeniu parametru Załóż konto i wybraniu przycisku [Zapisz] konto zostanie założone.
Po założeniu na planie kont konta 202-COMARCH_EUR, a następnie dodaniu operacji k/b na kontrahenta COMARCH w walucie systemowej, system w polu Konto księgowe, zaproponuje konto 201-COMARCH.
Plan kont w wersji francuskiej i hiszpańskiej
W praktyce księgowości stosowanej we Francji i Hiszpanii występuje rozróżnienie na konta syntetyczne i analityczne oraz konta słownikowe powiązane np. z kontrahentami. Różnica między polskim i francuskim (hiszpańskim) planem kont to brak myślnika oddzielającego poszczególne poziomy. Każdy poziom konta jest określany przez odpowiednią ilość znaków.
Plan kont - informacje ogólne
Struktura francuskiego planu kont
Przykładowo, konto o numerze 752: Przychody z operacji finansowych, zostało utworzone na najwyższym możliwym poziomie. Kolejne poziomy tworzone są poprzez „dodanie” następnego znaku do numeru danego konta. Kontami podrzędnymi (tzn. kontami na niższym poziomie) wobec konta 752 są konta:
7521
7522
7523
7524
7525
Z kolei konto o numerze 7521 jest kontem, któremu przypisane są konta podrzędne:
75211
75212
Analogicznie, kontami analitycznymi (podrzędnymi) wobec konta 7522 są konta, zaczynające się od numeru 7522 (definiującego dwa wyższe poziomy):
75221
75222
Wielopoziomowa struktura planu kont mogłaby więc wyglądać następująco:
Poziom 1: 221
Poziom 2: 2213
Poziom 3: 22135
Poziom 4: 221358
Poziom 5: 2213581
Tworzenie wielopoziomowej struktury planu kont
Nowy poziom może zostać utworzony poprzez dodanie, do numeru konta nadrzędnego, jednego lub kilku znaków. Sposób tworzenia wielopoziomowej struktury planu kont zostanie przedstawiony na przykładzie zakładania konta rozrachunkowego słownikowego dla kontrahentów.
Założenie konta nadrzędnego o numerze 402
Założenie konta rozrachunkowego
Tworzenie kont słownikowych na niższym poziomie
Konto słownikowe na niższym poziomie
Numer konta musi zostać uzupełniony w dostępnym polu w całości, to znaczy wraz z numerem konta nadrzędnego poprzedzającym znak określający dany poziom. W przykładzie wpisujemy numer konta nadrzędnego 402 i „dodajemy” do niego znak 1. System podpowiada automatycznie numer konta nadrzędnego (bez możliwości zmiany) – użytkownik musi go uzupełnić tylko odpowiednim znakiem dotyczącym analityki. Utworzone zostanie konto 4021, będące kontem podrzędnym (kontem niższego poziomu) wobec konta 402.
Przypisanie kontrahentowi konta słownikowego
Z zakładki Księgowe na karcie kontrahenta można odwołać się do planu kont i wybrać odpowiednie konto słownikowe.
Odwołanie do konta słownikowego z karty kontrahenta
System podpowiada numer konta z myślnikiem, ale po zaznaczeniu opcji Załóż konto zostanie utworzone konto o numerze 4011COMARCH (bez myślnika).
Konto na planie kont
Słownikowe konto kontrahenta można również utworzyć bezpośrednio z planu kont uzupełniając pola prawidłowymi danymi. Pierwszym wymogiem jest wprowadzenie numeru konta w całości - do numeru istniejącego konta słownikowego 4021 dodajemy ciąg znaków COMARCH. Zostanie w ten sposób utworzone konto na 3 poziomie planu kont, z numerem 4021COMARCH. Drugim wymogiem jest wybór konkretnego kontrahenta za pomocą przycisku [Kontrahent].
Konto słownikowe kontrahenta
Zakładanie kont księgowych za pomocą schematu księgowego i księgowań okresowych
Zakładanie kont za pomocą schematów księgowych w wersji francuskiej/hiszpańskiej działa na takiej samej zasadzie jak w wersji standardowej. Oznacza to, że na pozycjach schematu należy wprowadzać numery kont razem z myślnikami. Myślniki służą jedynie określeniu, na jakim poziomie należy utworzyć konto. Założone konto nie będzie miało tych myślników w numerze.
Przykład
Założenie 2-poziomowej analityki do konta 303: Rozliczenie zakupu.
Aby założyć taką strukturę poprzez schemat księgowy, a nie bezpośrednio poprzez dodawanie w planie kont, należy wpisać w pozycji schematu księgowego:
”303”- ”1”- ”MATERIAŁY”
Przy księgowaniu zostaną założone konta:
303
3031
3031MATERIAŁY
Jeżeli istnieje już konto 303 lub konto 3031 system rozpozna ich numery i założy konto podrzędne: 3031MATERIAŁY. Jeżeli w systemie istnieje już np. konto 3031, można wprowadzić na pozycji schematu księgowego zapis w postaci:
”3031”- ”TOWARY”
posługując się myślnikiem jedynie do określenia ostatniego poziomu - tego, który ma zostać założony poprzez schemat księgowy. Będzie to miało taki sam skutek, jak użycie zapisu:
”303”- ”1”- ”TOWARY”
Różnica polega na tym, że jeżeli na pozycji schematu księgowego wprowadzony jest zapis
”3031”- ”TOWARY”
w sytuacji, gdy nie istnieje konto 3031 (w strukturze takiej jak na rysunku powyżej), to użycie schematu księgowego skutkować będzie sytuacją jak na rysunku poniżej:
Analogiczna zasada obowiązuje przy wykorzystywaniu opcji zakładania kont za pomocą księgowań okresowych.
Zakładanie kont księgowych – inne możliwości
W pozostałych miejscach systemu, gdzie zakładane są konta księgowe, należy wprowadzać numery kont wraz z myślnikami (dla zdefiniowania poziomów analityki), ale bez znaków: ” ”, np. 100-1-1.
Konto księgowe w ten sposób można założyć z poziomu: zapisu księgowego, noty memoriałowej, operacji kasowo-bankowej, słownika: Kontrahent, Pracownik, Urząd, Artykuł, Magazyn, Bank, Stawka VAT, Środki trwałe na zakładce Księgowe.
Przypisywanie kont do obiektów
Wybierając konto np. na rejestrze kasowo-bankowym należy wprowadzić numer istniejącego konta bez myślników czy innych dodatkowych znaków. Przykładowo, należy wprowadzić numer konta w postaci: 10011. Konto to jest podrzędne wobec konta 1001, które z kolei jest podrzędne wobec konta na najwyższym poziomie o numerze 100.
Plan kont w wersji niemieckiej
W Niemczech nie ma potrzeby tworzenia oraz podglądu planu kont w układzie drzewiastym.
W Niemczech nie funkcjonują konta syntetyczne i analityczne, ale nadrzędne (księga główna) i tzw. pomocnicze powiązane z kontrahentami (księga pomocnicza). Konta pomocnicze mają numer z określonego przedziału znaków np. od 10000 do 69999 – należności, 70000 – 99999 – zobowiązania. Konta pomocnicze prezentowane są nie pod kontem nadrzędnym, ale na końcu planu kont, za wszystkimi kontami nadrzędnymi.
Plan kont w wersji niemieckiej z kontami pomocniczymi
W wersji niemieckiej można:
dodawać konta księgi głównej tylko na pierwszym poziomie
dodawać na pierwszym poziomie konta słownikowe bezpośrednio związane z podmiotem (System → Konfiguracja → Księgowość parametr Umożliwiaj dodawanie syntetycznych kont słownikowych)
dodawać konta księgi pomocniczej na kolejnym poziomie poprzez przycisk [Dodaj konto pomocnicze]. Opcja aktywna jest wyłącznie dla kont z zaznaczonym parametrem Słownikowe.
Konta pomocnicze:
Są zawsze powiązane z kontem nadrzędnym
Z kontem księgi głównej może być powiązane wiele kont pomocniczych
Numer konta jest zawsze unikalny
Uwaga
Zakładając konto poprzez schemat księgowy, należy w typach kont słownikowych ustawić numer konta z księgi głównej (konta słownikowego kontrahentów).
Konfiguracja
Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości
Główne parametry księgowe można określić z poziomu System → Konfiguracja → Księgowość. Parametry księgowe ustawione w konfiguracji systemu dotyczą całej struktury firmy.
Parametry związane z obszarem księgowości podzielone są na następujące grupy:
Parametry ogólne
Skrócona nazwa dla debet – umożliwia określenia nazwy lewej strony konta księgowego
Skrócona nazwa dla kredyt – umożliwia określenia nazwy prawej strony konta księgowego
Przedrostek symbolu dokumentu w buforze – umożliwia określenia przedrostku dokumentu zapisanego do bufora
Wskazanie kont w dekrecie
Dowolne – dekrety mogą być wprowadzane zarówno z kontem przeciwstawnym, jak i bez
Jednostronne – dekrety mogą być wprowadzane wyłącznie po jednej stronie konta
Dwustronne – dekrety mogą być wprowadzane wyłącznie po obu stronach konta
Wprowadzanie ujemnych dekretów – po zaznaczeniu parametru system umożliwia wprowadzanie ujemnych dekretów w poleceniach księgowania. Odznaczenie parametru preferowane jest dla firm działających na terytorium Stanów Zjednoczonych.
Storno czarne – przy zaznaczonym parametrze, podczas usuwania zatwierdzonego zapisu księgowego, tworzone są dekrety na kwotę dodatnią po stronach przeciwnych do stron zapisu korygowanego. Jeśli parametr jest odznaczony, system działa na zasadzie storna czerwonego, tzn. tworzone są dekrety korygujące na kwotę ujemną po tej samej stronie, co zapis korygowany.
Księgowanie zbiorcze – parametr dostępny we francuskiej i hiszpańskiej wersji językowej systemu. Przy zaznaczonym parametrze podczas zbiorczego księgowania kilku dokumentów, generowany jest jeden zbiorczy zapis księgowy.
Numeracja rejestrów VAT – parament decydujący o sposobie numeracji porządkowej dokumentów w rejestrach VAT (LP.). Do wyboru są dwie opcje - miesięczna lub roczna.
Symbol schematu księgowego dla różnicy – parametr dostępny we francuskiej i angielskiej wersji językowej systemu. Służy do przypisywania schematu księgowego dla różnicy wyświetlanej na formularzu rozliczenia z bankiem, poprzez wpisanie symbolu wcześniej zdefiniowanego schematu.
Symbol schematu księgowego dla prowizji bankowych – parametr dostępny we francuskiej i angielskiej wersji językowej systemu. Służy do przypisywania schematu księgowego dla prowizji bankowych poprzez wpisanie symbolu wcześniej zdefiniowanego schematu.
Symbol schematu księgowego dla należnych odsetek – parametr dostępny we francuskiej i angielskiej wersji językowej systemu. Służy do przypisywania schematu księgowego dla należnych odsetek poprzez wpisanie symbolu wcześniej zdefiniowanego schematu.
Kontrola kręgu kosztów – parametr decyduje o dostępności funkcjonalności związanych z kontrolą kręgu kosztów. Na bazie polskiej parametr jest domyślnie zaznaczony. Szczegółowy opis kontroli kręgu kosztów znajduje się w kategorii Kontrola kręgu kosztów.
Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów – parametr dostępny w polskiej wersji językowej systemu. Decyduje on o tym, czy w momencie zatwierdzenia dokumentu faktury (lub jej korekt) wygenerowanej do paragonu powstanie dokument faktury VAT w rejestrze sprzedaży VAT (lub dokument korekty faktury VAT) sprzedaży VAT (lub dokument korekty faktury VAT).
Okresy obrachunkowe
Maksymalna długość okresu obrachunkowego - ilość miesięcy – ustawienie maksymalnej ilości miesięcy, z których składa się okres obrachunkowy. W polskiej i francuskiej wersji językowej są to 23 miesiące, natomiast w wersji hiszpańskiej 12 miesięcy, bez możliwości zmiany.
Okresy obrachunkowe bez luk czasowych – we francuskiej wersji językowej systemu parametr ten jest domyślnie zaznaczony, bez możliwości jego odznaczenia. Jeżeli parametr jest zaznaczony:
przy definiowaniu okresów obrachunkowych sprawdzana jest data zamknięcia poprzedniego okresu obrachunkowego, natomiast jako data otwarcia ustawiany jest kolejny dzień następujący po dacie zamknięcia
przy edytowaniu okresów obrachunkowych i próbie zmiany daty zamknięcia następuje weryfikacja, czy istnieje kolejny okres obrachunkowy. Jeżeli istnieje kolejny okres, możliwość zmiany daty zamknięcia jest zablokowana.
Jeżeli parametr jest odznaczony to, przy definiowaniu okresów obrachunkowych użytkownik może zdefiniować dowolną datę otwarcia kolejnego okresu.
Tylko dwa okresy obrachunkowe otwarte – we francuskiej wersji językowej systemu parametr ten jest domyślnie zaznaczony, bez możliwości jego odznaczenia. Jeżeli w bazie danych będą otwarte więcej niż dwa okresy obrachunkowe lub otwarte okresy obrachunkowe nie będą występować kolejno po sobie – nie będzie możliwości zaznaczenia danego parametru. Podczas definiowania okresu obrachunkowego:
jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas przy definiowaniu okresów obrachunkowych sprawdzana jest liczba otwartych okresów obrachunkowych. Użytkownik nie będzie mógł dodać trzeciego z kolei okresu obrachunkowego, jeżeli pierwszy nie jest zatwierdzony.
jeżeli parametr nie jest zaznaczony, wówczas przy definiowaniu okresów obrachunkowych użytkownik może zdefiniować dowolną liczbę otwartych okresów obrachunkowych.
Plan kont
Konta walutowe dodawane jako subanalityki – po zaznaczeniu tej opcji system umożliwia tworzenie kont walutowych jako oddzielnych subanalityk dla kont słownikowych podmiotów. W przypadku księgowania danego dokumentu schematem księgowym, konieczne jest zaznaczenie parametru Księgowanie walutowe. Parametr ten również dotyczy automatycznego zakładania konta podczas księgowania schematem.
Plan kont wygląda wtedy jak niżej:
Jeżeli parametr ten zostanie odznaczony, w sytuacji analogicznej, plan kont będzie wyglądał następująco:
Dodawanie syntetycznych kont słownikowych – parametr dostępny wyłącznie w niemieckiej wersji językowej systemu. W przypadku zaznaczenia tej opcji użytkownik ma możliwość zdefiniowania konta słownikowego na poziomie syntetycznym.
Kontrola numeracji kont
Brak kontroli – wyłączona kontrola numeracji kont. Podczas kreacji bazy danych oraz konwersji kontrola numeracji kont jest domyślnie wyłączona.
Ostrzeżenie – podczas zapisu konta, które nie spełnia warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji, system wyświetli odpowiedni komunikat, ale pozwoli na zapis takiego konta.
Blokada – system nie pozwoli na zapis konta, niespełniającego warunków określonych w przypisanym do niego schemacie numeracji.
Wyświetlanie nazwy konta w tooltipie – pozwala określić sposób wyświetlania nazwy konta wskazanego na obiektach lub listach. System umożliwia wybór jednej z dwóch opcji:
Bieżące konto – wyświetlana jest nazwa bieżącego konta wskazanego na obiekcie lub liście
Pełna ścieżka nazwy konta – wyświetlana jest pełna ścieżka nazwy konta, czyli nazwy wszystkich kont nadrzędnych w stosunku do wskazanego konta i nazwa danego konta, zaczynając od nazwy konta najniższego poziomu.
Uwaga
Ustawienia dotyczące sposobu wyświetlania nazwy kont są uwzględniane po przelogowaniu się w systemie.
Opis analityczny
Modyfikacja na zaksięgowanych dokumentach – włączenie danego parametru umożliwia zmianę opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach. Parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie.
Pozwalaj na opis pozycji o zerowych wartościach – włączenie danego parametru pozwala na zapis pozycji opisu analitycznego o zerowej wartości. Parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie.
Numeracja dokumentów w module księgowym
Zasady numerowania dokumentów w module księgowym:
Podczas dodawania nowego dokumentu w członie numeratora z segmentem Numer wyświetlana jest opcja AUTO.
Po zapisaniu dokumentu lub po jego zapisie automatycznym (np. po przejściu na zakładkę Płatności w przypadku faktur VAT), system nadaje mu konkretny numer. Jest to pierwszy wolny numer zgodny z datą wykorzystaną w numeratorze konkretnego typu dokumentu (dokumenty VAT - data ewidencji, nota memoriałowa oraz polecenie księgowania - data wystawienia).
Użytkownik ma możliwość wykorzystania wolnego numeru poprzez jego ręczne wskazanie w numeratorze w polu z numerem, przy czym musi posiadać uprawnienia do wykorzystania wolnego numeru (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia: Możliwość wykorzystania wolnego numeru).
Uwaga
Po wyborze wolnego numeru w numeratorze dokumentu, należy zapisać dokument, w przeciwnym wypadku system wyświetli odpowiedni komunikat.
W przypadku zamknięcia całego systemu wybrany numer dokumentu jest zapisywany automatycznie.
Podczas edycji dokumentu, po zmianie daty dokumentu lub elementu np. rejestru VAT, który bezpośrednio wpływa na numer, system automatycznie podpowiada pierwszy wolny numer dla daty danego dokumentu. Użytkownik ma możliwość jego zmiany, jeśli dla określonej daty istnieje kilka wolnych numerów. Nowy numer systemowy jest automatycznie zapisywany, a poprzedni zwalniany (może zostać wykorzystany na innym dokumencie). Użytkownik nie ma możliwości zamknięcia dokumentu bez zapisu, ponieważ pojawia się komunikat „Błąd: Zamknięcie dokumentu nie jest możliwe. Należy zapisać dokument.”
Zmiana numeru dokumentu jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.
Zamykanie dzienników cząstkowych
Zapisy księgowe można zamknąć:
Dla całego okresu obrachunkowego
Dla cząstkowego okresu obrachunkowego do konkretnego dnia
W konkretnych dziennikach cząstkowych
Funkcjonalność zamykania dzienników księgowych jest dostępna tylko w przypadku, gdy na formularzu okresu obrachunkowego wybrano parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym. Jest ona ściśle powiązana z danym okresem obrachunkowym.
Parametr Zamykanie dzienników jest widoczny na formularzu okresu, jeśli operator posiada uprawnienie do zamykania okresów obrachunkowych (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia → Zamykanie okresów obrachunkowych). Jeżeli chociaż jeden z dzienników zostanie zamknięty, nie ma możliwości odznaczenia danego parametru.
Parametr umożliwiający zamykanie dzienników księgowych na definicji okresu obrachunkowego
Dzienniki cząstkowe można zamykać z dwóch poziomów:
Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe → edycja dziennika
Zamykanie dziennika z poziomu formularza dziennika cząstkowego
Przykład
Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamkniętywstępnie na 28-02-2019 następnie próbuje zmienić datę zamknięcia wstępnego dziennika na 15-01-2019 - nie jest to możliwe.
Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na 28-02-2019, następnie próbuje zmienić datę zamknięcia wstępnego dziennika na 31-03-2019 - jest to możliwe.
Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na 28-02-2019, następnie próbuje zmienić stan na Zamknięty na 31-01-2019 - jest to możliwe.
Księgowość → Dziennik → Zamknięcie dziennika
Przy zaznaczonym parametrze Zamykanie dzienników, na liście zapisów księgowych w menu głównym wyświetlany jest przycisk [Zamknięcie dziennika].
Lista zapisów księgowych z aktywnym przyciskiem [Zamknięcie dziennika]Jeżeli w filtrze wybrano Dzienniki <Wszystkie> przycisk [Zamknięcie dziennika] umożliwia zamknięcie wszystkich dzienników. Jeżeli nie można zamknąć któregoś z dzienników (bo znajdują się zapisy w buforze), zostają zamknięte tylko dzienniki możliwe do zamknięcia i zostaje wyświetlona informacja o niezamkniętych dziennikach. Nie ma możliwości usunięcia dziennika, który został zamknięty.
Przykład
Jeżeli użytkownik zamknął przynajmniej jeden dziennik w stanie Zamknięty wstępnie do danego dnia i przy ponownej edycji próbuje zamknąć wszystkie dzienniki do dnia wcześniejszego, nie jest to możliwe. Zmiana stanu na Zamknięty wstępnie jest możliwa na dzień późniejszy niż data ostatniego zamknięcia oraz późniejszy niż data ostatniego zamknięcia wstępnego chociaż jednego z dzienników.
Jeżeli użytkownik zamknął przynajmniej jeden dziennik w stanie Zamknięty do danego dnia i przy ponownej edycji próbuje zamknąć wszystkie dzienniki do dnia wcześniejszego, nie jest to możliwe. Zmiana stanu na Zamknięty jest możliwa z datą późniejszą niż data ostatniego zamknięcia.
Zamknięcie zapisów księgowych w dzienniku może przyjąć stan:
Zamknięty wstępnie – użytkownik posiadający uprawnienie do zamykania okresów obrachunkowych może dodawać, modyfikować, usuwać, zatwierdzać, stornować i renumerować zapisy księgowe w dziennikach zamkniętych wstępnie. Operatorzy bez danego uprawnienia mogą wyłącznie renumerować zapisy księgowe oraz przenosić zapisy do księgi głównej i wykonywać ich storno z datą księgowania równą dacie zamknięcia.
Zamknięty – stan ten jest ostatecznym zamknięciem zapisów w danym dzienniku. Wszyscy operatorzy, niezależnie od uprawnienia do zamykania okresu, mają zablokowane dodawanie, modyfikację, usuwanie, przenoszenie do księgi głównej oraz wykonywanie storna i renumerację zapisów księgowych.
Zaznaczenie parametru Zamknijdo automatycznie ustawia domyślny stan Zamknięty wstępnie, z możliwością wyboru tylko stanu Zamknięty.
Uwaga
Jeżeli dziennik został już zamknięty, nie ma możliwości zmiany jego stanu na Otwarty.
Zamykanie okresu obrachunkowego lub zamykanie okresu cząstkowego jest nadrzędne w stosunku do zamykania dzienników. Jeżeli użytkownik w danym okresie obrachunkowym zaznaczy parametr Zamykanie dzienników, to funkcja Zamykania okresówcząstkowych będzie działała jako zamknięcie ostateczne wszystkich dzienników księgowych do dnia zamknięcia okresu cząstkowego (stan Zamknięty na wszystkich dziennikach). Zamknięcie okresu zamyka wszystkie dzienniki do ostatniego dnia okresu obrachunkowego.
Jeżeli jakiś dziennik został zamknięty z datą późniejszą niż zamknięcie okresu cząstkowego, to data zamknięcia nie zostanie przestawiona na datę wcześniejszą. Data zamknięcia nie jest w tym przypadku aktualizowana.
W przypadku zaznaczonego parametru Łącz okresy handlowe z okresami obrachunkowymi (System → Konfiguracja → Handel), operator chcąc zamykać dzienniki cząstkowe, musi posiadać uprawnienia do zamykania okresów operacji handlowych (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia → Zamykanie okresów operacji handlowych).
Definiowanie dzienników cząstkowych
Dzienniki to chronologiczne (dzień po dniu) ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z kolejnością zapisów operacji księgowych. Utworzony w ten sposób zbiór danych ma na celu ciągłe
i rzetelne odwzorowywanie poprawności i kompletności operacji księgowych zebranych w księgach rachunkowych w danym okresie sprawozdawczym.
System umożliwia prowadzenie równolegle wielu dzienników cząstkowych w tym samym okresie obrachunkowym, zestawiających np. operacje tego samego typu, przykładowo dziennik SPRZEDAŻ zawierający wyłącznie zapisy księgowe dotyczące sprzedaży. Każdy dziennik posiada niezależną numerację.
Zapisy księgowe mogą być wprowadzane do dziennika ręcznie lub automatycznie w wyniku księgowania dokumentów czy dodania bilansu otwarcia (zapisy w predefiniowanym dzienniku o symbolu *BO*).
W danym okresie obrachunkowym zbiór wszystkich dzienników cząstkowych składa się na księgę główną, w której znajdują się wszystkie zapisy księgowe.
W celu zdefiniowania dziennika cząstkowego należy z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe zaznaczyć odpowiedni okres obrachunkowy i wybrać przycisk [Dodaj] z grupy Dzienniki cząstkowe.
Po prawej stronie w tabeli Dzienniki cząstkowe pojawi się wiersz, w którym należy wprowadzić unikalną nazwę i symbol dziennika, a następnie wybrać przycisk [Zapisz].
Lista dzienników cząstkowych
Dostępnością dzienników cząstkowych w centrach danej firmy można zarządzać z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów. Szczegółowy opis zarządzania dostępnością dzienników znajduje się w artykule Dostępność obiektów- Obiekty.
Definiowanie okresu obrachunkowego
Okres obrachunkowy to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym przepisami prawa. Może to być rok kalendarzowy lub inny okres stosowany również do celów podatkowych. Okres obrachunkowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres można połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny.
W strukturze wielofirmowej każda z firm ma swój odrębny okres obrachunkowy wraz z okresami cząstkowymi. Z kolei każdy okres obrachunkowy ma swój plan kont, zestaw dzienników cząstkowych oraz dziennik główny. Tak jak w przypadku innych obiektów księgowych, okres obrachunkowy dodany dla centrum typu firma dziedziczony jest przez wszystkie centra podrzędne danej firmy.
Lista okresów obrachunkowych dostępna jest z poziomu Konfiguracja → Księgowość pod przyciskiem Okresy obrachunkowe.Lista okresów obrachunkowych
Dodawanie okresu obrachunkowego
Sposoby dodawania okresu obrachunkowego:
po wybraniu przycisku [Dodaj okres obrachunkowy] – dodanie okresu bezpośrednio w tabeli. Użytkownik musi wypełnić pole Symbol. Pola z datą Od/Do wypełniane są automatycznie z możliwością ich zmiany. Okres obrachunkowy nie musi trwać 12 miesięcy, czyli pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Długość jego trwania może przekraczać 12 miesięcy lub być krótsza niż jeden miesiąc, jeśli zajdzie taka potrzeba. W polskiej i francuskiej wersji językowej okres obrachunkowy może trwać maksymalnie 23 miesiące.
po wybraniu przycisku [Dodaj przez formularz] – po wybraniu danej opcji otwiera się formularz nowego okresu obrachunkowego
Formularz okresu obrachunkowego
Formularz okresu obrachunkowego składa się z elementów:
Sekcja Podstawowe
Symbol – pole obligatoryjne, pozwalające na wprowadzenie do pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do łatwej identyfikacji poszczególnych okresów. Symbol musi mieć unikalną wartość w obrębie danej firmy.
Uwaga
Nie można dodać kilku okresów obrachunkowych o takich samych symbolach w obrębie jednej firmy.
Data otwarcia – oznacza datę rozpoczęcia okresu. Data widoczna jest w kolumnie Od na liście okresów obrachunkowych.
Długość (w mies.) – pole służy do określania długości okresu obrachunkowego z dokładnością do miesiąca np., gdy Datę otwarcia ustawimy na 2019-01-01, a Długość (w mies.) na 6 miesięcy, to w polu Data zamknięcia automatycznie wyświetli się data 2019-06-30, której nie można edytować. Maksymalnie można wybrać ilość miesięcy określoną w parametrze Maksymalna długość okresu obrachunkowego - ilość miesięcy, który jest dostępny z poziomu System → Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe. W polskiej i francuskiej wersji językowej są to 23 miesiące, natomiast w wersji hiszpańskiej 12 miesięcy, bez możliwości zmiany. Minimalna długość okresu obrachunkowego to 1 miesiąc. Liczbę miesięcy można wprowadzić ręcznie lub wybrać posługując się strzałkami góra - dół.
Data zamknięcia – pozwala na precyzyjne określenie daty zamknięcia okresu obrachunkowego, co do dnia. Wykorzystywana jest w sytuacji, gdy użytkownik chce wprowadzić okres obrachunkowy, który nie trwa pełnej liczby miesięcy, ale np. 2 miesiące i 2 dni. Data widoczna jest w kolumnie Do na liście okresów obrachunkowych. Przy dodawaniu okresu obrachunkowego system automatycznie ustawia pole Długość (w mies.) na aktywne, natomiast pole Data zamknięcia jako niepodlegające edycji. Użytkownik może je aktywować poprzez zaznaczenie opcji Data zamknięcia.
Zamknięty – parametr jest widoczny, jeśli użytkownik ma uprawnienie do zamykania okresów obrachunkowych. Jego zaznaczenie oznacza, że okres obrachunkowy jest już zamknięty. Nie można do niego dodawać dzienników cząstkowych ani żadnych operacji księgowych, nie podlega on edycji. Okres obrachunkowy nie zamyka się samoczynnie po przekroczeniu daty zamknięcia. Zamykanie okresu leży wyłącznie w gestii użytkownika. Szczegółowy opis zamykania okresu obrachunkowego znajduje się w artykule Zamykanie okresu obrachunkowego.
Sekcja Dzienniki
Uwaga
Parametry dotyczące numeracji dzienników można modyfikować do momentu dodania pierwszego zapisu księgowego w danym okresie obrachunkowym.
Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – wybór danej opcji oznacza rezygnację z numeracji w obrębie księgi głównej, numeracja dokonywana jest tylko w dzienniku cząstkowym. Dzięki temu możliwe jest zatwierdzanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych. Szczegółowy opis znajduje się w artykule Numeracja zapisów księgowych.
Zamykanie dzienników – parametr dostępny wyłącznie w przypadku, gdy został zaznaczony parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Zamykanie dzienników cząstkowych.
Numeracja dzienników – zapisy księgowe mogą mieć numerację roczną lub miesięczną. Szczegółowy opis numeracji zapisów znajduje się w artykule Numeracja zapisów księgowych. Numeracja miesięczna pozwala na wprowadzanie zapisów w miesiącu zamkniętym, jeżeli rozpoczęto zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach. Wybranie numeracji miesięcznej powoduje dodanie do numeru dwóch nowych członów:
Rok kalendarzowy – jest niezbędny z uwagi na nietypowy okres obrachunkowy i konieczność zachowania unikalności numerów. W przeciwnym wypadku mogłoby dojść do powielenia tych samych numerów, w tym samym miesiącu w kolejnym roku kalendarzowym.
Miesiąc
Domyślny dziennik – dziennik cząstkowy, wybierany przez użytkownika jako domyślny. Podczas dodawania pierwszego okresu obrachunkowego jako domyślny zostaje ustawiony predefiniowany dziennik cząstkowy. Użytkownik ma możliwość jego zmiany, po zdefiniowaniu dzienników cząstkowych w systemie. Dziennik cząstkowy wskazany jako domyślny ustawiany jest domyślnie podczas dodawania noty memoriałowej, ręcznego zapisu księgowego czy schematu księgowego.
Sekcja Dekrety kompensacyjne
Dziennik – dziennik księgowań, w którym są dodawane dekrety kompensacyjne
Data księgowania – data pod którą dekret kompensacyjny jest ujęty w księgach rachunkowych. Możliwe daty do wyboru to: Późniejszego dekretu lub Systemowa.
Opis – służy do wprowadzenia dodatkowego opisu. Opis jest widoczny na liście okresów obrachunkowych.
Bieżący okres obrachunkowy
Po określeniu parametrów na formularzu okresu obrachunkowego można go zapisać za pomocą przycisku [Zapisz] z grupy Okres obrachunkowy i jednocześnie ustawić jako okres aktualnie obowiązujący.
Jeśli użytkownik, zapisując nowo dodany okres, nie wybierze go jako bieżący może zrobić to później. W tym celu należy na liście okresów obrachunkowych zaznaczyć okres, który ma zostać ustawiony jako bieżący i wybrać przycisk [Ustaw jako bieżący]. Okres ustawiony jako bieżący jest wyróżniony pogrubioną czcionką na liście okresów obrachunkowych. W systemie może być ustawiony tylko jeden okres bieżący dla określonej firmy, ale nie może to być okres zamknięty.
Uwaga
Aby ustawić okres obrachunkowy jako bieżący, należy zamknąć wszystkie zakładki. W przeciwnym wypadku system wyświetli komunikat: „Zmiana okresu obrachunkowego spowoduje zamknięcie wszystkich otwartych zakładek. Czy kontynuować?” oraz pozwoli użytkownikowi zdecydować o zamknięciu zakładek.
Okres obrachunkowy jest ustawiany jako bieżący dla danego operatora. Oznacza to, że każdy operator może mieć ustawiony inny okres jako bieżący.
Uwaga
Użytkownik może również ustawić bieżący okres obrachunkowy z poziomu System → Okresy obrachunkowe. W tym przypadku jest on ustawiany jako bieżący tylko na czas trwania sesji.
Aktualizacje obiektów księgowych
Podczas zapisywania okresu obrachunkowego system wyświetla pytanie, czy przenieść plan kont, schematy numeracji kont, kręgi kosztów, dzienniki oraz schematy księgowe z poprzedniego okresu obrachunkowego.
Użytkownik może również przenieść powyżej wymienione obiekty z poprzedniego okresu obrachunkowego w późniejszym czasie po wybraniu poniżej opisanych przycisków z sekcji Aktualizacja na liście okresów obrachunkowych lub z poziomu listy konkretnych obiektów.
Plan kont – przenoszony jest plan kont, definicje kręgów kosztów oraz schematy numeracji z poprzedniego okresu obrachunkowego
Dzienniki – przenoszone są dzienniki cząstkowe z poprzedniego okresu obrachunkowego
Schematy księgowe – przenoszone są schematy księgowe z poprzedniego okresu obrachunkowego. W przypadku, gdy w nowym okresie obrachunkowym znajduje się już schemat o takim samym symbolu i typie jak w okresie poprzednim, nie jest on przenoszony.
Schematy księgowańokresowych – przenoszone są schematy księgowań okresowych z poprzedniego okresu obrachunkowego. W przypadku, gdy w nowym okresie obrachunkowym znajduje się już schemat o takim samym symbolu i typie jak w okresie poprzednim, nie jest on przenoszony.
Cząstkowy okres obrachunkowy
System umożliwia podział okresu obrachunkowego na okresy cząstkowe za pomocą poniższych opcji:
[Podziel na miesiące] – przycisk automatycznie dzieli zaznaczony okres obrachunkowy na miesięczne okresy cząstkowe. Powstałe po podziale okresy cząstkowe ułożone są w porządku chronologicznym (czyli miesiąc po miesiącu). Na liście okresów, przy symbolu podzielonego okresu obrachunkowego pojawia się znacznik umożliwiający rozwijanie i zwijanie listy okresów cząstkowych.
[Podziel na kwartały] – przycisk automatycznie dzieli zaznaczony okres obrachunkowy na kwartały czyli okresy trzymiesięczne.
Przykład
Dzielenie okresu obrachunkowego, który trwa np. 5 miesięcy i 20 dni od 01-01-2018 do 20-06-2018:
Dzielenie na miesięczne cząstkowe okresy obrachunkowe
System podzieli okres na sześć cząstkowych okresów obrachunkowych, z których pięć będzie trwać po miesiącu, a szósty będzie trwał dwadzieścia dni.
Okresy obrachunkowy podzielony na miesiące
Dzielenie na kwartalne cząstkowe okresy obrachunkowe
System podzieli okres na dwa kwartały, z których jeden będzie trwał trzy miesiące, a drugi będzie trwał dwa miesiące i dwadzieścia dni
Okres obrachunkowy podzielony na kwartały
Okres cząstkowy można również dodać ręcznie za pomocą przycisków:
[Dodaj w tabeli] – dodanie okresu bezpośrednio na liście
[Dodaj przez formularz] – po zaznaczeniu okresu obrachunkowego i wybraniu przycisku [Dodaj przez formularz] wyświetla się formularz cząstkowego okresu obrachunkowego
Formularz cząstkowego okresu obrachunkowego
Formularz cząstkowego okresu obrachunkowego składa się z elementów:
Symbol – pole obligatoryjne, pozwalające na wprowadzenie do pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do identyfikacji poszczególnych okresów cząstkowych np. skrót nazwy. Symbol musi mieć unikalną wartość. Symbol widoczny jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym.
Uwaga
Symbole cząstkowych okresów obrachunkowych muszą być unikalne.
Data otwarcia – pozwala na wpisanie daty otwarcia cząstkowego okresu obrachunkowego, czyli daty początku jego obowiązywania. Data widoczna jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym.
Data zamknięcia – pozwala na wpisanie daty zamknięcia cząstkowego okresu obrachunkowego, czyli daty zakończenia jego obowiązywania. Data widoczna jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym.
Daty obowiązywania cząstkowych okresów obrachunkowych nie mogą wychodzić poza daty obowiązywania okresu obrachunkowego. System blokuje wprowadzanie niepoprawnych dat. Daty otwarcia i zamknięcia okresów cząstkowych mogą na siebie „nachodzić”.
Opis – służy do wprowadzenia dodatkowego opisu. Opis jest widoczny na liście okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym.
Zamykanie okresu obrachunkowego
Program księgowy (system) pozwala na zamknięcie całego okresu obrachunkowego oraz zamknięcie zapisów księgowych na konkretny dzień. Funkcjonalność ta pozwala przede wszystkim na spełnienie wymagań, jakie stawia ustawa o rachunkowości, a mianowicie umożliwienie przez program księgowy zamknięcie okresu na dowolny dzień – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez możliwości zmiany. Dodatkowo funkcja zamknięcia miesiąca na dzień blokuje możliwość usuwania zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
Uwaga
Zamknięcie okresu cząstkowego jednej firmy nie powoduje zamknięcia okresów cząstkowych o takich samych przedziałach czasowych innej firmy.
W praktyce prawo do zamykania okresów księgowych i zamykania zapisów księgowych na dany dzień ma np. tylko dyrektor finansowy lub główna księgowa. System umożliwia nadanie uprawnień do zamykania zapisów księgowych dla konkretnych grup operatorów. Dodatkowo system pozwala na zamknięcie wstępne okresu, gdzie tylko osoba z uprawnieniem do zamykania okresu ma możliwość dodawania, usuwania oraz modyfikacji zapisów księgowych. Natomiast ostateczne zamknięcie okresu obrachunkowego blokuje taką możliwość wszystkim operatorom.
Uprawnienie do zamykania okresów obrachunkowych można nadać grupie operatorów z poziomu menu Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia → Zamykanie okresów obrachunkowych.
Operator, który ma zaznaczony powyższy parametr, może zamykać:
okresy obrachunkowe
cząstkowe okresy obrachunkowe
Jeśli dla danej grupy operatorów parametr Zamykanie okresów obrachunkowych przy stanie Zamknięty wstępnie jest:
zaznaczony – użytkownicy mogą dodawać, modyfikować, usuwać, przenosić do księgi głównej zapisy księgowe, wykonywać ich storno oraz je renumerować
odznaczony – dodawanie, modyfikacja oraz usuwanie zapisów są zablokowane dla danej grupy operatorów. Operatorzy mogą natomiast renumerować zapisy księgowe, przenosić je do księgi głównej i wykonywać ich storno z datą księgowania równej dacie zamknięcia.
Jeżeli użytkownik ma odpowiednie uprawnienia i status zamknięcia wszystkich okresów cząstkowych jest inny niż Zamknięty, renumeracja zapisów księgowych jest dostępna. Jeżeli chociaż jeden okres cząstkowy ma status Zamknięty, to renumeracja zapisów jest niedostępna.
W okresie zamkniętym wszyscy operatorzy, niezależnie od uprawnienia do zamykania okresu, mają zablokowane dodawanie, modyfikację, usuwanie, przenoszenie do księgi głównej oraz wykonywanie storna i renumerację zapisów księgowych.
Formularz cząstkowego okresu obrachunkowego dla operatora z uprawnieniem do zamykania okresów cząstkowych
Na formularzu cząstkowego okresu obrachunkowego dostępne są dodatkowe pola i parametry:
Data zamknięcia – pole jest nieaktywna i przyjmuje wartość ostatniego zamknięcia zapisów księgowych w ramach danego cząstkowego okresu obrachunkowego tzn. nie może być wcześniejsza lub późniejsza niż data otwarcia i zamknięcia cząstkowego okresu obrachunkowego.
Stan – parametr przyjmuje wartości:
Otwarty
Zamknięty wstępnie
Zamknięty
Zaznaczenie parametru [Zamknij do] domyślnie ustawia stan na Zamknięty wstępnie, z możliwością zmiany na stan Zamknięty.
Uwaga
Zasady zmiany stanu okresu obrachunkowego:
Zmiana stanu jest możliwa po zaznaczeniu opcji [Zamknij do]
Wybór stanu i jego zapis jest ostateczny i nieodwracalny
Zablokowana jest możliwość zmiany stanu z Zamknięty na Zamknięty wstępnie lub Otwarty
Zablokowana jest możliwość zmiany stanu z Zamkniętywstępnie na Otwarty; możliwy jest wtedy tylko wybór stanu Zamknięty
Jeżeli użytkownik zamknął zapisy do danego dnia i przy ponownej edycji formularza cząstkowego okresu obrachunkowego próbuje zamknąć zapisy do dnia wcześniejszego, nie będzie to skutkować zmianą daty zamknięcia. Zapisy pozostaną zamknięte zgodnie z datą najpóźniejszego zamknięcia.
Uwaga
Po zaznaczeniu lub zmianie parametru [Zamknij do], a następnie wybraniu przycisku [Zapisz] wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, że operacja ta jest nieodwracalna.
W przypadku, gdy zapisy we wcześniejszych okresach cząstkowych nie zostały zamknięte, wyświetlone zostanie dodatkowo pytanie „Zapisy księgowe we wcześniejszych okresach cząstkowych zostaną zamknięte. Czy kontynuować?”. Wybór opcji Tak spowoduje ustawienie daty zamknięcia na wszystkich wcześniejszych okresach cząstkowych jako daty zamknięcia danego okresu cząstkowego.
Uwaga
Nie można usunąć cząstkowego okresu obrachunkowego, który został zamknięty.
Kontrola kręgu kosztów
Definiowanie kręgu kosztów
Kontrola kręgu kosztów umożliwia sprawdzanie, czy zapisy księgowe spełniają warunki związane z równoległym ujęciem zapisów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym. Może być też wykorzystywana do kontroli innych powiązanych księgowań. Sprawdzenie kręgu kosztów może odbywać się automatycznie, na bieżąco podczas księgowania lub okresowo, po uruchomieniu przez użytkownika.
Funkcjonalność kontroli kręgu kosztów jest dostępna, jeśli w System → Konfiguracja → Księgowość został zaznaczony parametr Kontrola kręgu kosztów.
Lista kręgów kosztów
Lista kręgów kosztów dostępna jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość pod przyciskiem [Kręgi kosztów].
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Importuj] – pozwala na wczytanie definicji z pliku
[Eksportuj] – pozwala na eksport zaznaczonych definicji do pliku
[Aktualizuj] – pozwala na aktualizację definicji kręgów kosztów na podstawie definicji z poprzedniego okresu obrachunkowego. Dodawane są tylko nowe kręgi o symbolu nieistniejącym w danym okresie obrachunkowym.
Uprawnienia grup operatorów do odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kręgów kosztów uzależnione są od nadania im odpowiednich uprawnień do obiektu Kręgi kosztów (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → edycja danej grupy operatorów → zakładka Obiekty → obszar Księgowość). Definicje kręgów kosztów są powiązane z konkretnym okresem obrachunkowym.
Definiowanie kręgu kosztów
W celu zdefiniowania kręgu kosztów należy wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie otwarty formularz definiowania kręgu kosztów.
Formularz kręgu kosztów
Formularz definicji kręgu kosztów składa się z elementów:
Symbol – pole obligatoryjne, kontrolowana jest unikalność w ramach okresu obrachunkowego
Aktywny – parametr decydujący o aktywności kręgu kosztów. Używane mogą być tylko aktywne kręgi kosztów.
Nazwa – nazwa kręgu kosztów
Konto rozliczeniowe – konto biorące udział w rozliczeniu, pole opcjonalne
Strona konta – strona konta rozliczeniowego, pole aktywne jeśli uzupełnione jest konto rozliczeniowe. Dostępne są następujące opcje:
Dowolna – wartość domyślna, kontrola dotyczy zapisów wprowadzanych po obu stronach konta (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem ujemnym, a obroty po stronie Ma ze znakiem dodatnim)
Wn – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien
Ma – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma
Uwaga
Opcje Wn i Ma mogą występować pod inną nazwą, jeśli zostały zmodyfikowane domyślne wartości parametrów Skrócona nazwa dla debet/Skrócona nazwa dla kredyt z poziomu menu System → Konfiguracja → Księgowość.
Kontrola kręgu podczas księgowania – parametr przyjmuje wartości:
Brak kontroli – wartość domyślna, system nie sprawdza warunków określonych w definicji kręgu kosztów
Ostrzeżenie – system pokazuje ostrzeżenie, jeżeli warunki kręgu nie zostały spełnione
Blokada – system blokuje księgowanie, jeżeli warunki kręgu nie zostały spełnione
Opis - pole na dodatkowy opis definicji
Zakładka Elementy
System umożliwia dodawanie elementów kręgu kosztów na dwa sposoby: bezpośrednio w tabeli lub przez formularz.
Dodawanie elementów kręgu kosztów w tabeli
W celu dodania elementu kręgu kosztów w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Elementy. W tabeli elementów pojawi się wiersz do wprowadzenia danych. Należy wypełnić kolumny: Wyrażenie konta źródłowego, Strona konta źródłowego (ustawiona wartość Domyślna), Wyrażenie konta docelowego, Strona konta docelowego (ustawiona wartość Domyślna).
Dodawanie elementu kręgu kosztów przez formularz
W celu dodania elementu kręgu kosztów przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Elementy.
Formularz elementu kręgu kosztów
Formularz składa się z elementów:
Konto źródłowe – konto, na które zostaje wprowadzony dekret
Strona konta źródłowego – strona księgowania na konto źródłowe, parametr aktywny po uzupełnieniu pola Konto źródłowe. Dostępne opcje:
Dowolna – opcja domyślna (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem dodatnim a obroty po stronie Ma ze znakiem ujemnym)
Wn – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien
Ma – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma
Konto docelowe – konto przeksięgowania/księgowania równoległego
Strona konta docelowego – strona księgowania na konto docelowe, dostępne opcje:
Dowolna – opcja domyślna (obroty po stronie Winien pobierane są ze znakiem dodatnim a obroty po stronie Ma ze znakiem ujemnym)
Wn – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Winien
Ma – uwzględniane są wyłącznie dekrety po stronie Ma
W polach: Konto źródłowe, Konto docelowe można wprowadzić konkretne numery kont księgowych lub użyć maski konta. Dostępne rodzaje masek:
podczas pracy bieżącej – sprawdzane są aktywne kręgi kosztów, które mają ustawione w parametrze Kontrola kręgu podczas księgowania opcję Ostrzeżenie lub Blokada. Przy próbie zapisania dokumentu księgowego sprawdzane jest, czy dokument spełnia warunki wprowadzone w definicji kręgu kosztów. Jeżeli zapis spełnia warunki – zostanie dodany. Jeżeli nie – wyświetlone zostanie ostrzeżenie lub komunikat o błędzie w zależności od ustawionej kontroli podczas księgowania. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zdefiniowane kręgi – zapis uznaje się za poprawny, jeżeli spełnia wszystkie zdefiniowane kręgi. W kontroli bieżącej uwzględniane są wszystkie zapisy – niezależnie od tego w jaki sposób powstały, tj. czy są wprowadzone przez użytkownika czy też utworzone automatycznie przez system. Kontrola jest wykonywana także podczas zatwierdzania zapisów księgowych.
na żądanie – użytkownik może sprawdzić czy warunki kręgów kosztów zostały spełnione za pomocą przycisku [Sprawdź kręgi kosztów]. Kontrola jest dostępna dla dokumentów:
zapis księgowy
nota memoriałowa
bilans otwarcia
formularz predekretacji
Dokument księgowy spełnia dany krąg kosztów, jeśli następujące sumy są sobie równe:
suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe
suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako rozliczeniowe
Jeśli konto rozliczeniowe nie jest podane, kontrolowana jest zgodność następujących sum:
suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako źródłowe
suma zapisów wprowadzonych na konta zdefiniowane jako docelowe
Przykład
1. Krąg kosztów [4i5] został zdefiniowany w następujący sposób:
Konto
Typ konta
Strona
4*
źródłowe
dowolna
5*
docelowe
dowolna
490
rozliczeniowe
dowolna
2. Wprowadzono następujący zapis księgowy:
Konto
Strona
Kwota
100
Ma
5000,00 PLN
410
Wn
4000,00 PLN
420
Wn
1000,00 PLN
501/490
Wn/Ma
3000,00 PLN
502/490
Wn/Ma
1000,00 PLN
suma zapisów na konta źródłowe: 5000,00 PLN
suma zapisów na konta docelowe: 4000,00 PLN
suma zapisów na konta rozliczeniowe: 4000,00 PLN
Krąg kosztów [4i5] nie jest spełniony, ponieważ powyższe sumy nie są sobie równe.
Uwaga
Księgowanie seryjne – w przypadku zaznaczenia na definicji kręgu kosztów kontroli z ostrzeżeniem i powstawania zapisów, które nie spełniają kręgu kosztów, program nie wyświetla pytania podczas księgowania i księguje dokumenty. Informacja o dokumentach niespełniających warunków kręgu kosztu zawarta jest w logu z księgowania.
Raportowanie niezgodności zapisów księgowych
Oprócz możliwości skorzystania z opcji Sprawdź kręgi kosztów z poziomu formularza dokumentów księgowych, użytkownik ma również możliwość wykonania seryjnej kontroli zaznaczonych zapisów księgowych.
Opcja seryjnego raportowania jest dostępna z list Księgowość → Dziennik oraz Księgowość → Konto. Po wybraniu przycisku [Sprawdź kręgi kosztów], zostanie otwarte okno z parametrami:
Warunek poprawności dla zapisu księgowego – parametr przyjmuje wartości:
Spełnia wszystkie kręgi kosztów – zapis uznawany jest za poprawny jeśli spełnia wszystkie kręgi kosztów
Spełnia przynajmniej jeden krąg kosztów – zapis uznawany jest za poprawny, jeśli spełnia przynajmniej jeden z kręgów kosztów
Wyświetl tylko zapisy niespełniające kręgu – zaznaczenie parametru powoduje, że po zakończeniu kontroli wyświetlona lista jest odfiltrowana wyłącznie do zapisów niespełniających kręgu/kręgów kosztów
Kręgi kosztów – parametr przyjmuje wartości:
Wszystkie – kontrolowana jest zgodność zapisów ze wszystkimi kręgami kosztów
Wybrany krąg kosztów – kontrolowana jest zgodność zapisów z wybranym kręgiem kosztów
W logu wyświetlaj – parametr przyjmuje wartości:
Tylko błędne zapisy
Wszystkie zapisy
Uwaga
W sytuacji gdy:
dokument księgowy jest w stanie zatwierdzonym (zatwierdzony zapis księgowy, zatwierdzony bilans otwarcia, zaksięgowana nota memoriałowa)
następuje modyfikacja tego dokumentu w zakresie, po którym możliwy jest jego zapis,
z definicji kręgów kosztów wynika, że powinna być zastosowana blokada zapisu tego dokumentu
zamiast blokady zapisu aplikacja wyświetla ostrzeżenie.
Z listy zapisów księgowych dostępny jest wydruk Zapisy księgowe – Kontrola kręgu kosztów, zawierający informację o zapisach księgowych niespełniających warunków kręgu kosztów.
Zapisy księgowe
Zapisy księgowe: Dziennik
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu księgowego każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego.
Każdy zapis księgowy powinien zawierać:
datę dokonania operacji gospodarczej
określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji
zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji
kwotę i datę zapisu
oznaczenie kont, których dotyczy
Lista zapisów księgowych dostępna jest z poziomu Księgowość pod przyciskiem [Dziennik].Lista zapisów księgowych
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Usuń] – służy do usunięcia zapisu księgowego będącego w buforze lub wygenerowania storna do zatwierdzonego zapisu księgowego
[Zatwierdź] – służy do zatwierdzania zapisów będących w buforze i przenoszenia ich do księgi głównej. Użytkownik ma możliwość seryjnego zatwierdzania zapisów księgowych, które najpierw należy posortować według daty księgowania. Przed zatwierdzeniem zapisu księgowego wyświetlane jest pytanie, wymagające potwierdzenia wykonania danej operacji. System uniemożliwia zatwierdzenie zapisu, jeżeli istnieją zapisy w buforze z datą wcześniejszą.
[Renumeruj] – służy do uzyskania poprawnej numeracji zapisów księgowych w przypadku powstania luk w numeracji np. w wyniku usunięcia dokumentu znajdującego się w buforze
[Dokument źródłowy] – służy do podglądu dokumentu, z którego powstał zapis księgowy
[Zamknięcie dziennika] – służy do zbiorczego zamknięcia dzienników cząstkowych. Przycisk dostępny, jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego zaznaczono parametr Zamykanie dzienników. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Zamykanie dzienników cząstkowych.
[Sprawdź kręgi kosztów] – służy do raportowania niezgodności zapisów księgowych. Przycisk dostępny, gdy w menu Konfiguracja → Księgowość zaznaczono w sekcji Parametry ogólne parametr Kontrola kręgu kosztów. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Kontrola kręgu kosztów.
W oknie zapisów księgowych w dzienniku widoczne jest pole Bieżący okres obrachunkowy (pole nieedytowalne). W nawiasie podany jest status okresu obrachunkowego – Zamknięty lub Otwarty.
W przypadku, gdy bieżący okres obrachunkowy główny lub cząstkowy jest zamknięty, na liście w polu Data zamknięcia zapisów, wyświetlana jest data zamknięcia (wstępnego lub ostatecznego). Determinuje to możliwość dokonywania operacji na zapisach księgowych przez operatorów nieposiadających uprawnień do zamykania okresów obrachunkowych.
Jeżeli firma korzysta z zamykania dzienników i użytkownik wskaże w filtrze konkretny dziennik, na liście pojawiają się dodatkowe pola: Data zamknięcia dziennika, Data wstępnego zamknięcia dziennika informujące o tym, do jakiego dnia zostało zablokowane wprowadzanie i modyfikacja zapisów.
Szczegółowy opis funkcjonalności zamykania okresów obrachunkowych/okresów cząstkowych/dziennika znajduje się w artykułach Zamykanie okresu obrachunkowego oraz Zamykanie dzienników cząstkowych.
Zapisy księgowe w dzienniku znajdujące się w buforze wyświetlane są na liście w kolorze zielonym oraz zawierają w swoim numerze przedrostek określony w konfiguracji systemu(System → Konfiguracja → Księgowość → parametr Przedrostek symbolu dokumentu w buforze w sekcji Parametry ogólne), domyślnie jest to litera B. Zapisy zatwierdzone wyświetlane są w kolorze czarnym. Nie można ich modyfikować ani usuwać, możliwe jest jedynie wygenerowanie do nich zapisu stornującego. Zapisy wystornowane oraz zatwierdzone storna wyświetlane są w kolorze czerwonym.
Lista zapisów księgowych składa się z kolumn:
Numer w dzienniku
Numer w dzienniku cząstkowym – kolumna dostępna, gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczony
Numer dokumentu – wyświetla numer obcy dokumentu, a w przypadku jego braku numer systemowy dokumentu
Data księgowania
Opis
Kwota Wn
Kwota Ma
Zapis – przyjmuje wartości:
Schemat – zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu
Ręczny – zapis księgowy wprowadzony ręcznie
Automatyczny – zapis księgowy wygenerowany automatycznie, np. storno lub dekret kompensacyjny
Import – zapis księgowy zaimportowany do systemu
Modyfikacja (np. Schemat/Modyfikacja) – dodatkowe oznaczenie po modyfikacji zapisu księgowego
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
Numer PK
Numer systemowy dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego, w przypadku zapisów księgowych dodanych bezpośrednio do dziennika pole puste
Stan
Waluta – waluta systemowa firmy
Właściciel – właściciel zapisu księgowego
Obszary filtrowania dostępne na liście:
Sekcja Okres obrachunkowy
Sekcja umożliwiająca wybranie okresu obrachunkowego, dla którego mają być wyświetlone zapisy księgowe. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, istnieje możliwość zaznaczenia parametru Okres cząstkowy i wskazanie odpowiedniego okresu z listy.
Sekcja Data księgowania
Sekcja umożliwiająca filtrowanie zapisów księgowych według okresów: Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc i Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.
Sekcja Ogólne
Sekcja umożliwiająca filtrowanie zapisów księgowych ze względu na:
Stan – dostępne wartości: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone, Wystornowane
Dziennik – umożliwia wskazanie dziennika z listy dzienników cząstkowych przypisanych do danego okresu obrachunkowego
Uwaga
Dekrety księgowe bilansu otwarcia ujmowane są w specjalnym predefiniowanym dzienniku księgowań o symbolu *BO* i nazwie Bilans otwarcia. Dekrety te nie są wyświetlane na liście zapisów księgowych z poziomu Księgowość → Dziennik.
W przypadku zapisów księgowych, na których został wskazany dziennik lub konto niedostępne dla danego użytkownika, obowiązują następujące zasady:
Jeżeli zapis księgowy wprowadzono do dziennika cząstkowego, do którego użytkownik nie ma dostępu – zapis księgowy nie zostanie wyświetlony
Jeżeli zapis księgowy zawiera księgowanie na konto, do którego użytkownik nie ma dostępu – zapis księgowy zostanie wyświetlony, ale nie będzie możliwości jego edycji lub usunięcia
Numeracja zapisów księgowych
Przed dodaniem pierwszego zapisu księgowego w danym okresie obrachunkowym, można określić sposób numeracji zapisów księgowych z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe).Sposoby numeracji zapisów księgowych:
Pełna numeracja zapisów
Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym
Pełna numeracja zapisów
Gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczona, to zapisy księgowe otrzymują podwójną numerację: Numer w dzienniku i Numer w dzienniku cząstkowym.Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru w dzienniku oraz numeru w dzienniku cząstkowym dodatkowych członów:
Rok kalendarzowy
Miesiąc
Przykład
Sytuacja I:
Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
Parametr Numeracja dzienników – W okresie obrachunkowym
Numer w dzienniku, np. : B 1:
B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
1 – numer kolejny w danym okresie obrachunkowym
Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/1:
B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku obrachunkowym
Sytuacja II:
Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Numer w dzienniku, np.: B 2018/01/1, gdzie:
B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
2018 – rok kalendarzowy
01 – miesiąc
1 – numer kolejny w roku kalendarzowym w konkretnym miesiącu
Numer w dzienniku cząstkowym, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:
B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
2018 – rok kalendarzowy
01 – miesiąc
1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu
Numerowanie dziennika (księgi głównej) i dzienników cząstkowych w obrębie miesiąca daje możliwość wprowadzania zapisów w danym miesiącu, również w przypadku gdy zostało rozpoczęte zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach.
Przykład
Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – odznaczony
Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Zapisy w dziennikach:Styczeń
Stan
Numer w dzienniku
Numer w dzienniku cząstkowym
Data księgowania
Zatwierdzony
2018/01/1
SPRZEDAŻ/2018/01/1
01.01.2018
Zatwierdzony
2018/01/2
ZAKUP/2018/01/1
01.01.2018
Zatwierdzony
2018/01/3
ZAKUP/2018/01/2
02.01.2018
Zatwierdzony
2018/01/4
SPRZEDAŻ/2018/01/2
13.01.2018
Bufor
B 2018/01/5
B SPRZEDAŻ/2018/01/3
14.01.2018
Bufor
B 2018/01/6
B SPRZEDAŻ/2018/01/4
15.01.2018
Luty
Stan
Numer w dzienniku
Numer w dzienniku cząstkowym
Data księgowania
Zatwierdzony
2018/02/1
SPRZEDAŻ/2018/02/1
01.02.2018
Zatwierdzony
2018/02/2
ZAKUP/2018/02/1
01.02.2018
Zatwierdzony
2018/02/3
ZAKUP/2018/02/2
02.02.2018
Zatwierdzony
2018/02/4
SPRZEDAŻ/2018/02/2
13.02.2018
Bufor
B 2018/02/5
B SPRZEDAŻ/2018/02/3
14.02.2018
Bufor
B 2018/02/6
B SPRZEDAŻ/2018/02/4
15.02.2018
Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis do bufora lub jako zatwierdzony z datą 10.01.2018 r. do dziennika SPRZEDAŻ, wyświetli się komunikat „Dokument posiada dekrety z datami wcześniejszymi niż ostatni zatwierdzony dokument. Nie można zapisać”. Jeżeli użytkownik spróbuje dodać zapis z datą księgowania 20.01.2018 r. – będzie to możliwe.
Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym
Gdy na formularzu okresu obrachunkowego opcja Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest zaznaczona, to zapisy księgowe otrzymują tylko Numer w dzienniku cząstkowym. Umożliwia to zamykanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych.Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru dodatkowych członów:
Rok kalendarzowy
Miesiąc
Przykład
Sytuacja I:
Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
Parametr Numeracja dzienników – W okresie obrachunkowym
Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/1, gdzie:
B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
1 – numer w dzienniku cząstkowym w obrębie danego okresu obrachunkowego
Sytuacja II:
Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Numer zapisu księgowego wygląda następująco, np.: B Sprzedaż/2018/01/1, gdzie:
B – prefiks z konfiguracji dla zapisów w buforze
Sprzedaż – symbol dziennika cząstkowego
2018 – rok kalendarzowy
01 – miesiąc
1 – numer kolejny w dzienniku cząstkowym w roku kalendarzowym, w konkretnym miesiącu
W przypadku numeracji tylko w dzienniku cząstkowym system kontroluje, czy wprowadzany do bufora lub zatwierdzany zapis księgowy ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony. Kontrola dotyczy daty zapisów w obrębie numeru w dzienniku.Dodatkowo, jeżeli numeracja jest miesięczna, kontrolowana jest poprawność dat księgowania w ramach miesiąca.
Przykład
Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
Parametr Numeracja dzienników – W okresie obrachunkowym
Zapisy w dziennikach:
Stan
Numer w dzienniku
Data księgowania
Zatwierdzony
SPRZEDAŻ/1
01.01.2018
Zatwierdzony
SPRZEDAŻ/2
20.01.2018
Bufor
B ZAKUP/1
25.01.2018
Zatwierdzony
SPRZEDAŻ/3
01.02.2018
Bufor
B ZAKUP/3
10.02.2018
Bufor
B SPRZEDAŻ/4
15.02.2018
Bufor
B ZAKUP/4
01.03.2018
Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca stycznia, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Blokada dotyczy tylko dziennika SPRZEDAŻ.Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik nie może dodawać zapisów księgowych do obu dzienników z datą wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony w tych dziennikach.
Przykład
Parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym – zaznaczony
Parametr Numeracja dzienników – Miesięczna
Zapisy w dziennikach:
Stan
Numer w dzienniku
Data księgowania
Zatwierdzony
SPRZEDAŻ/2018/01/1
01.01.2018
Zatwierdzony
SPRZEDAŻ/2018/01/2
20.01.2018
Bufor
B ZAKUP/2018/01/1
25.01.2018
Zatwierdzony
SPRZEDAŻ/2018/02/1
01.02.2018
Bufor
B ZAKUP/2018/02/1
10.02.2018
Zatwierdzony
SPRZEDAŻ/2018/02/2
15.02.2018
Bufor
B ZAKUP/2018/03/1
01.03.2018
Po zatwierdzeniu zapisów tylko dziennika SPRZEDAŻ do końca lutego, użytkownik może dodać zapis księgowy do bufora lub jako zatwierdzony do dziennika ZAKUP z datą dowolną. Może również dodać zapis księgowy do dziennika SPRZEDAŻ z datą 31.01.2018 r. lub 28.02.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia i lutego do dziennika SPRZEDAŻ jest blokowane.Po zatwierdzeniu zapisów dziennika SPRZEDAŻ i ZAKUP do końca stycznia, użytkownik może księgować do obu dzienników z datą 31.01.2018 r. Księgowanie z innymi datami stycznia jest blokowane.
Zaksięgowanie dokumentu źródłowego – np. przy użyciu schematu księgowego lub poprzez konto przeciwstawne, jeśli dla danego dokumentu dostępna jest taka opcja. Wynikiem księgowania jest wygenerowanie zapisu księgowego (dokumentu polecenia księgowania). Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Księgowanie dokumentów.
Ręczne dodanie zapisu w dzienniku – użytkownik wprowadza zapis księgowy na liście zapisów i ręcznie definiuje jego parametry
Automatycznie – zapis generowany przez system np. dekret stornujący (podczas usuwania zatwierdzonego zapisu księgowego), dekret kompensacyjny (wiąże ze sobą dekrety wprowadzone na dwa różne konta rozrachunkowe)
W celu ręcznego dodania zapisu księgowego należy z poziomu Księgowość → Dziennik wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Zostanie otwarty formularz zapisu księgowego.Formularz zapisu księgowego
Formularz zapisu księgowego składa się z elementów:
Panel boczny
Stan dokumentu – wyświetlany po zapisaniu dokumentu. W zależności od stanu dokumentu przyjmuje wartości: Niezatwierdzony, Zatwierdzony lub Wystornowany.Numer – nadawany automatycznie przez system według numeratora dokumentu
Kwota bilansowa Wn – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn
Kwota bilansowa Ma – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma
Różnica – pole informacyjne, wyświetla różnicę pomiędzy sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn, a sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma
Numer w dzienniku – kolejny numer zapisu księgowego na poziomie księgi głównej. Numer uzupełniany jest automatycznie i nie podlega edycji. Zapisy zatwierdzone dostają kolejno numery: 1, 2, 3. Zapisy w buforze otrzymują przedrostek określony w konfiguracji systemu oraz kolejny numer. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego został zaznaczony parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym, w ramach numeru istnieje możliwość wyboru konkretnego dziennika cząstkowego. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego pole domyślnie uzupełniane jest symbolem dziennika cząstkowego określonego w polu Dziennik domyślny na formularzu okresu obrachunkowego.
Numer w dzienniku cząstkowym – kolejny numer zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Pole widoczne jeżeli parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym na formularzu okresu obrachunkowego jest odznaczony. Po rozwinięciu listy wyświetlane są wszystkie dzienniki zdefiniowane w systemie w bieżącym okresie obrachunkowym. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego pole domyślnie uzupełniane jest symbolem dziennika cząstkowego określonego w polu Dziennik domyślny na formularzu okresu obrachunkowego. Po ukośniku (/) wyświetlany jest numer porządkowy, nadawany automatycznie przez system.
Numer dokumentu – numer wprowadzany przez użytkownika. Jeśli zapis księgowy powstał w wyniku zaksięgowania dokumentu jest to numer obcy dokumentu, z którego pochodzi zapis księgowy, a w przypadku braku numeru obcego – numer systemowy dokumentu. Po zmianie numeru dokumentu na nagłówku zapisu księgowego system wyświetla pytanie o aktualizację numeru dokumentu na pozycjach danego zapisu.
Data księgowania – data ujęcia zapisu księgowego w księgach
Uwaga
System nie pozwala na wprowadzenie zapisu księgowego z datą księgowania wcześniejszą niż ostatni zatwierdzony zapis księgowy.
Data operacji – faktyczna data wystąpienia zdarzenia gospodarczego (data sprzedaży może się różnić od daty wystawienia na fakturze). W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybraną na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji na zaksięgowanym dokumencie KP/KW.
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu polecenia księgowania. Data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub daty dokumentu, w przypadku księgowania dokumentu KP/KW.
Rodzaj dowodu – pole informujące na podstawie księgowania jakiego dokumentu powstał zapis księgowy. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego z poziomu dziennika domyślnie ustawiana jest wartość PK – Polecenie księgowania. Pole Rodzaj dowodu może przyjąć następujące wartości:
Faktura
Dokument magazynowy
PK
Wyciąg bankowy
Raport kasowy
Różnica kursowa
Dokument windykacyjny
Kompensata
Raport okresowy z kasy fiskalnej
Zamknięcie kont
Przeksięgowanie techniczne
Użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnych elementów w słownikach uniwersalnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Rodzaj dowodu.
Właściciel – centrum struktury firmy, do którego należy użytkownik wprowadzający zapis księgowy. Możliwa jest zmiana właściciela zapisu księgowego na inne centrum danej firmy.
Opis – sekcja z opisem dokumentu PK. W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w polu Opis wyświetlana jest wartość wskazana w nagłówku schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument. W przypadku księgowania operacji poprzez konto przeciwstawne, w polu Opis wyświetlany jest numer zaksięgowanej operacji k/b.
Zakładka Dekrety
System umożliwia dodawanie dekretu na dwa sposoby:
bezpośrednio w tabeli
przez formularz
Dodawanie dekretu w tabeli
Aby dodać element bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Dekret. W tabeli elementów pojawi się linia do wprowadzenia danych. Należy wypełnić kolumny: Konto Wn, Konto Ma, Kwota, Data operacji oraz opcjonalnie Stawka VAT, Opis i Kontrahent. Dostępne są również kolumny ukryte: Kwota w walucie, VAT %, Waluta. Dodając kolejny dekret, w kolumnie Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.
Formularz zapisu księgowego z elementem dodawanym w tabeli
Dodawanie dekretu przez formularz
Aby dodać element przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Dekret. Pojawi się formularz dekretu.
Formularz do wprowadzania danych dekretu
Dekrety → Ogólne
Zakładka Ogólne na formularzu dekretu składa się z elementów:
Sekcja Ogólne
Liczba porządkowa – pole wypełniane automatycznie przez system. Pole nieedytowalne.
Schemat księgowy – schemat, za pomocą którego dokument został zaksięgowany. Pole widoczne w przypadku, gdy dekret powstał w wyniku zaksięgowania dokumentu źródłowego
Numer dokumentu – numer obcy dokumentu, z którego pochodzi dekret, a w przypadku jego braku – numer systemowy danego dokumentu. Może być również wprowadzany ręcznie.
Kontrahent – umożliwia wybór kontrahenta powiązanego z danym dekretem
Sekcja Konto
Konto Wn – pole obligatoryjne. Debetowa strona konta.
Konto Ma – pole obligatoryjne. Kredytowa strona konta.
Podmiot – pole wyświetlane po wskazaniu konta słownikowego powiązanego z podmiotem. W danym polu wyświetlany jest podmiot powiązany z wybranym kontem słownikowym.
Sekcja Kwota
Kwota – pole obligatoryjne. Wartość dekretu. Dodając kolejny dekret, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.
Kwota w walucie – pole dostępne wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa
Sekcja Waluty
Sekcja dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa. Pozwala na wskazanie kursu po jakim ma zostać przeliczony zapis księgowy. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu sekcja nie podlega edycji.
Sekcja Daty
Data operacji – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybraną na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji na zaksięgowanym dokumencie KP/KW
Data wystawienia – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub daty dokumentu zaksięgowanego dokumentu KP/KW
Sekcja Inne
Opis – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w danym polu wyświetlana jest wartość pola Opis wskazana na pozycji schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania operacji k/b, w polu Opis wyświetlana jest wartość uzupełniona na podstawie pola Tytułem operacji k/b.
Stawka VAT – umożliwia wybranie stawki VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik. W przypadku zapisów księgowych powstałych w wyniku księgowania dokumentów schematem księgowych system ustawia odpowiednią wartość stawki VAT, w zależności od zaznaczenia parametru Zapisuj stawkę VAT na pozycji schematu księgowego. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Dodawanie schematu księgowego.
Sekcja Rozrachunki
Sekcja dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto rozrachunkowe. Określa status dekretu: Podlega rozrachunkom/Nie podlega rozrachunkom.
Uwaga
Jeśli w konfiguracji systemu w sekcji Operacje kasowe/bankowe zaznaczono parametr Przenoszenie ustawienia parametru „Rozliczenie” na dekret, księgując operacje/raport kasowo-bankowy niepodlegający rozliczeniu, na dekrecie z kontem rozrachunkowym w sekcji Rozrachunki zostaje ustawiony status Nie podlega rozrachunkom.
Jeśli dany parametr jest odznaczony, niezależnie czy księgowana operacja/raport podlega rozliczeniu czy nie, powstały po zaksięgowaniu dekret domyślnie podlega rozrachunkom.
Uwaga
Zmieniając z poziomu listy płatności status płatności (Podlega/Nie podlega rozliczeniu) zmienia się automatycznie status dekretu (Podlega/Nie podlega rozrachunkom).
Dekrety → Rozrachunki Wn i Dekrety → Rozrachunki Ma
Edycja dekretu księgowego/zakładka Rozrachunki Ma
Zakładka widoczna, jeżeli na dekrecie użyto konta rozrachunkowego. Nazwa zakładki uzależniona jest od strony dekretu, po której użyto konta rozrachunkowego.
Na zakładce Rozrachunki dekretu księgowego w tabeli wyświetlane są dane dotyczące dekretu księgowego rozrachowującego dany dekret.
Zakładka składa się z pól:
Termin płatności – ustalany zależnie od źródła pochodzenia dekretu księgowego:
Dla dekretów powiązanych z płatnością (powstałych w wyniku księgowania płatności) – na podstawie pola Termin płatności z płatności dokumentu
Dla dekretów powiązanych z operacją k/b – na podstawie pola Data dokumentu na operacji
Dla dekretów wprowadzanych ręcznie – na podstawie daty księgowania zapisu
Dla dekretów pochodzących z księgowania dokumentu różnicy kursowej – na podstawie daty wystawienia dokumentu
Pozostaje – kwota pozostająca do rozrachowania
Waluta prezentacji – przyjmuje wartości:
Systemowa – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie systemowej. Dotyczy to zarówno dekretów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty systemowej.
Konta – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie dekretu księgowego. Dotyczy to dekretów zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty dekretu.
Konta i systemowa – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu. Dodatkowo wyświetlane są kolumny: Kwota [], Pozostaje Wn [], Pozostaje Ma [], gdzie w [] prezentowany jest symbol waluty systemowej. Ta wartość parametru ma wykorzystanie wyłącznie dla kont walutowych.
System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na poziomie zapisu księgowego. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Opis analityczny na zapisie księgowym.
Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól należy zapisać dokument za pomocą jednego z przycisków:
[Zapisz do bufora] – zapis dokumentu nie jest wiążący, można go dowolnie edytować i usuwać
[Zapisz i zatwierdź] – zapis trwały. Po zatwierdzeniu zapis księgowy staje się wiążący i nie można go ani edytować ani usunąć (dostępny jest podgląd danych na zapisie). Możliwe jest wygenerowanie do niego storna czerwonego lub czarnego. Po wystornowaniu, zapis będzie w dalszym ciągu widoczny na liście zapisów księgowych w dzienniku. Dokument stornujący widoczny będzie w kolorze czerwonym. Storno zapisu można także zatwierdzić lub zapisać do bufora.
Wskazówka
Podczas przenoszenia zapisów księgowych z bufora do księgi głównej (zatwierdzania zapisów księgowych) system dokonuje automatycznej renumeracji Numeru w dzienniku oraz Numeru w dzienniku cząstkowym. W przypadku zapisów, które już znajdują się w księdze głównej oba numery są niezmienne.
Uwaga
Podczas zapisywania/zatwierdzania zapisu księgowego system kontroluje bilansowanie zapisów tylko w obrębie kont bilansowych.
Przykład
101 – konto bilansowe
102 – konto pozabilansowe
Zapis księgowy na konto bilansowe i pozabilansowe.
Strona Wn
Strona Ma
Kwota
102 – pozabilansowe
1000,00 PLN
Kontrola bilansowania nie jest sprawdzana. System pozwala na wprowadzenie zapisu jednostronnego.
Przykład
101 – konto bilansowe
102 – konto pozabilansowe
Zapis księgowy na konto bilansowe i pozabilansowe.
Strona Wn
Strona Ma
Kwota
102 – pozabilansowe
101 – bilansowe
1000,00 PLN
System blokuje zapis, ponieważ suma kwot po stronie Wn na kontach bilansowych jest równa 0,00 PLN, a po stronie Ma = 1000,00 PLN.
Przykład
100 – konto bilansowe
101 – konto bilansowe
102 – konto pozabilansowe
Zapis księgowy na konto bilansowe i pozabilansowe.
Strona Wn
Strona Ma
Kwota
100 - bilansowe
101 – bilansowe
1000,00 PLN
102 – pozabilansowe
5000,00 PLN
Zapis jest możliwy, ponieważ suma kwot po stronie Wn i Ma na kontach bilansowych jest równa 1000,00 PLN. Bilans zapisu na konto pozabilansowe nie jest sprawdzany.
Usuwanie zapisu księgowego
Zapis księgowy można usunąć:
Z poziomu listy zapisów księgowych w dzienniku (Księgowość → Dziennik)
Z poziomu dokumentu źródłowego
Usuwanie zapisu księgowego z poziomu dziennika
W celu usunięcia zapisu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych (Księgowość → Dziennik) należy zaznaczyć zapis księgowy, a następnie wybrać przycisk [Usuń], znajdujący się w grupie przycisków Lista.
Bezśladowe usuwanie dotyczy wyłącznie niezatwierdzonych zapisów księgowych, a więc tych, które znajdują się w buforze księgowań. Jeżeli zapis księgowy został już zatwierdzony, użycie opcji [Usuń], powoduje wygenerowanie dekretu stornującego (czerwonego lub czarnego). Zatwierdzenie dekretu stornującego powoduje odksięgowanie dokumentu będącego źródłem dekretu stornowanego.
Domyślnie typ storna jest ustawiony na czerwone.
W bazie danych wykreowanej w języku francuskim storno czerwone jest niedostępne ze względu na niezgodność takiego zapisu z przepisami prawa.
W przypadku storna zapisu księgowego, który został wprowadzony na konto rozrachunkowe i rozrachowany z innym dekretem księgowym, rozrachunki są usuwane dopiero w momencie zatwierdzenia dekretu stornującego. Po zatwierdzeniu pierwotne powiązania są usuwane i dochodzi do automatycznego rozrachowania dekretu stornującego z dekretem stornowanym.
W przypadku usuwania zapisu księgowego, którego dekret został już rozrachowany, wraz z usunięciem zapisu księgowego usuwany jest również jego rozrachunek. Użytkownik może zdecydować, czy pozostawić rozliczeniadokumentów źródłowych, wybierając odpowiednią opcję w wyświetlanym przez system komunikacie „Równocześnie z usunięciem zapisu księgowego o numerze […] zostanie usunięty rozrachunek. Czy chcesz pozostawić rozliczenia dokumentów źródłowych?” Ponadto, w przypadku usuwania jednocześnie wielu zapisów księgowych można zaznaczyć opcję Zastosuj dla wszystkich.
Usuwanie zapisu księgowego z poziomu dokumentu
Wskazówka
Możliwość usuwania zapisów księgowych z poziomu dokumentu uzależniona jest od nadania grupie operatorów uprawnienia Usuwanie zapisów księgowych z poziomu dokumentu (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia). Uprawnienie jest domyślnie odznaczone.
W celu usunięcia zapisu księgowego z poziomu dokumentu, należy po zaznaczeniu dokumentu wybrać opcję Usuń zapis księgowy dostępną w menu kontekstowym.
Usuwanie zapisu księgowego z poziomu dokumentu
Usuwanie zapisów księgowych z poziomu dokumentu działa analogiczne jak usuwanie zapisów księgowych z poziomu dziennika, oprócz generowania storna.
Z poziomu dokumentu można usunąć wyłącznie niezatwierdzony zapis księgowy. Do zatwierdzonego zapisu księgowego można wygenerować storno z poziomu dziennika.
Zapisy księgowe: Konto
Lista Zapisy księgowe: Konto pozwala na podgląd wszystkich zapisów księgowych, w tym dekretów bilansu otwarcia, dla wybranego konta lub zakresu kont.Lista zapisów księgowych na kontach dostępna jest z poziomu Księgowość → Konto. Lista Zapisy księgowe: Konto
Wskazówka
W strukturze wielofirmowej w przypadku zapisów księgowych, na których został wskazany dziennik lub konto niedostępne dla danego użytkownika, obowiązują następujące zasady:
Jeżeli zapis księgowy wprowadzony został do dziennika cząstkowego, do którego użytkownik nie ma dostępu – zapis księgowy nie zostanie wyświetlony
Jeżeli zapis księgowy zawiera księgowanie na konto, do którego użytkownik nie ma dostępu – zapis księgowy zostanie wyświetlony, ale nie będzie możliwości jego edycji
[Sprawdź kręgi kosztów] – służy do raportowania niezgodności zapisów księgowych. Przycisk dostępny, gdy w menu Konfiguracja → Księgowość zaznaczono w sekcji Parametry ogólne parametr Kontrola kręgu kosztów. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Kontrola kręgu kosztów.
[Zmiany seryjne] – służy do seryjnego dodawania/usuwania atrybutów na dekretach. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na dekretach z zakładki Inne uprawnienia. Wybranie przycisku powoduje wyświetlenie okna parametrów zmiany seryjnej, na którym należy zaznaczyć jedną z opcji: Dodanie atrybutu, Usunięcie atrybutu, a następnie wskazać odpowiednie atrybuty.
Okno zmiany seryjnej atrybutówLista zapisów księgowych na kontach składa się z kolumn:
Numer w dzienniku
Numer w dzienniku cząstkowym (kolumna widoczna w zależności od ustawienia parametru Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym dostępnego na formularzu okresu obrachunkowego)
Numer dokumentu
Data księgowania
Konto
Strona – strona konta księgowego
Konto przeciwstawne – numer konta księgowego użytego po drugiej stronie dekretu w przypadku dekretów dwustronnych
Kwota Wn
Kwota Ma
Opis – opis dekretu
Stawka VAT
Kwota w walucie
Waluta
oraz kolumn domyślnie ukrytych:
Numer
Numer systemowy dokumentu
Stan
VAT% – wartość procentowa stawki VAT przypisanej do dekretu
Właściciel
Obszary filtrowania dostępne na liście:
Sekcja Okres obrachunkowySekcja umożliwia wybranie okresu obrachunkowego, dla którego będą wyświetlane zapisy księgowe na kontach. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, listę zapisów księgowych można zawęzić do wskazanego okresu cząstkowego.Sekcja Data księgowaniaSekcja pozwala filtrować zapisy księgowe, według okresów: Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Bieżący miesiąc i Poprzedni miesiąc. Po wybraniu okresu Dzień, Miesiąc lub Rok, należy wprowadzić konkretne wartości w odpowiednim polu. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.Sekcja OgólneSekcja pozwala filtrować zapisy księgowe na kontach ze względu na:
Stan – pozwala filtrować ze względu na stan zapisów: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone i Wystornowane
Dziennik – pozwala filtrować zapisy księgowe po dzienniku, do którego zostały wprowadzone. Przy opcji Dziennik znajduje się rozwijana lista zawierająca wszystkie dzienniki zdefiniowane w bieżącym okresie obrachunkowym.
Typ konta – filtruje zapisy według typu konta, na które został wprowadzony zapis księgowy
Status – w przypadku wyboru w filtrze Typ konta opcji Rozrachunkowe, pozwala filtrować zapisy po statusie:
Wszystkie – wyświetla dekrety niezależnie od statusu dekretu
Nierozrachowane – wyświetla dekrety nierozrachowane niezależnie od strony dekretu – przynajmniej po jednej stronie dekretu nierozrachowane
Nierozrachowane Wn,Nierozrachowane Ma
Rozrachowane – wyświetla dekrety rozrachowane niezależnie od strony – przynajmniej po jednej stronie dekretu rozrachowane
Rozrachowane Wn, Rozrachowane Ma
Niepodlegające rozrachunkom
Od konta i Do konta – pozwala określić zakres kont, dla którego będą wyświetlane zapisy księgowe. Po naciśnięciu przycisku [Konto od] lub [Konto do] uruchomiona zostanie lista planu kont, na której można wybrać odpowiednie konto.
Maska – pozwala wyświetlać konta, których numer zawiera podany ciąg znaków. Zaznaczenie opcji Maskaukrywa, powoduje ukrycie na liście zapisów z kontem zawierającym podany ciąg znaków.
Sekcja KwotaSekcja pozwala filtrować zapisy według opcji:
Waluta – pozwala filtrować listę według waluty, w jakiej został wprowadzony dekret księgowy
Kwota od i Kwota do – pozwala ustawić zakres kwot, który ma być uwzględniany na wyświetlanych zapisach księgowych
Sekcja Warunki dekretów
Sekcja pozwala filtrować zapisy według opcji:
Atrybuty – umożliwia filtrowanie zapisów w oparciu o atrybuty na dekretach. Wybranie przycisku [Atrybuty] otwiera okno Warunki atrybutów, w którym istnieje możliwość zdefiniowania filtra uwzględniającego dekrety o określonych wartościach atrybutów.
Lista not memoriałowych służy do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży), np. rachunków od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumentów związanych z rozliczaniem delegacji.
Lista not memoriałowych dostępna jest z poziomu Księgowość pod przyciskiem [Noty memoriałowe].
Lista not memoriałowych
Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane oraz dodatkowo:
[Importuj] – umożliwia import not memoriałowych z pliku z rozszerzeniem .xls lub .xlsx
[Eksportuj] – umożliwia eksport zaznaczonych not memoriałowych do pliku z rozszerzeniem .xls lub .xlsx
Lista not memoriałowych składa się z kolumn:
Numer
Numer dokumentu
Data księgowania
Kwota Wn
Kwota Ma
Opis
Waluta (domyślnie ukryta)
Właściciel (domyślnie ukryta)
Obszary filtrowania dostępne na liście:
Sekcja Okres obrachunkowy
Sekcja umożliwiająca filtrowanie not memoriałowych według okresu obrachunkowego, w ramach którego nota została wprowadzona. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe istnieje możliwość zaznaczenia parametru Okres cząstkowy i wskazanie odpowiedniego okresu z listy.
Sekcja Data księgowania
Sekcja umożliwiająca filtrowanie not memoriałowych według okresów: Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Bieżący miesiąc i Poprzedni miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego. W przypadku okresu obrachunkowego, w ramach którego mieści się bieżąca data, w filtrze ustawiana jest wartość Bieżący miesiąc. Dla innych okresów – Zakres dat z datami rozpoczęcia i zakończenia okresu obrachunkowego na podstawie formularza okresu obrachunkowego.
Sekcja Ogólne
Sekcja umożliwiająca filtrowanie not memoriałowych ze względu na:
Stan – dostępne wartości: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone, Wystornowane
Dziennik – umożliwia wskazanie dziennika z listy dzienników cząstkowych przypisanych do danego okresu obrachunkowego. Na liście zostaną wyświetlone noty wprowadzone do wskazanego dziennika cząstkowego.
Nota memoriałowa służy do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży), np. rachunków od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumentów związanych z rozliczaniem delegacji. Noty memoriałowe mogą zostać wykorzystane również do wprowadzania tzw. poleceń księgowych, np. przeksięgowania kosztu własnego na koniec miesiąca, rozliczenia podatku VAT itp.
Główne zastosowanie not memoriałowych sprowadza się do ewidencji dokumentów (nievatowskich), które związane są z kontrahentem i powinny zostać zaksięgowane na konto rozrachunkowe kontrahenta oraz rozliczone.
Wskazówka
Przy zapisie noty memoriałowej system sprawdza, czy strona Wn równa się stronie Ma, ale tylko w obrębie kont bilansowych. W przypadku braku takiej zgodności, wyświetlane jest ostrzeżenie „Dokument się nie bilansuje. Kwota niezbilansowana:[…]. Czy na pewno zapisać dokument?”.
Noty niezbilansowanej w obrębie kont bilansowych nie można zaksięgować.
W celu dodania noty memoriałowej należy z poziomu menu Księgowość → Noty memoriałowe wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz służący do wprowadzania danych.
Formularz noty memoriałowej
Formularz noty memoriałowej składa się z elementów:
Panel boczny
Numer – wprowadzany jest przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora
Kwota bilansowa Wn – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn
Kwota bilansowa Ma – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma
Różnica – pole informacyjne, wyświetla różnicę pomiędzy sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn a sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma
Numer dokumentu – numer wprowadzany przez użytkownika celem dodatkowej identyfikacji noty. Po zmianie numeru dokumentu na nagłówku noty memoriałowej, system wyświetla pytanie o aktualizację numeru dokumentu na pozycjach danej noty.
Data księgowania – data z jaką nota memoriałowa zostanie zaksięgowana
Data operacji – data operacji gospodarczej
Data wystawieniaDziennik cząstkowy – dziennik cząstkowy, do którego zostanie zaksięgowana nota memoriałowa. Podpowiada się dziennik cząstkowy, określony jako dziennik domyślny na formularzu okresu obrachunkowego.
Właściciel – domyślnie centrum, do którego zalogowany jest użytkownik wprowadzający notę memoriałową
Kopiuj atrybuty z nagłówka noty na elementy – parametr określający, czy atrybuty będą przenoszone z nagłówka noty memoriałowej na jej elementy. Parametr jest domyślnie odznaczony. Atrybuty są kopiowanie wyłącznie na elementy dodane po zaznaczeniu parametru.
Kopiuj atrybuty na dekrety – parametr określający, czy na dekrety tworzone podczas księgowania noty memoriałowej będą przenoszone atrybuty z elementów noty. Parametr jest domyślnie odznaczony.
Opis – sekcja zawierająca dodatkowy opis dokumentu. Opis ten zostanie przeniesiony do opisu dekretu powstałego po zaksięgowaniu noty.
Zakładka Elementy
Na tej zakładce użytkownik ma możliwość dodawania, edytowania, kopiowania, usuwania oraz eksportu do arkusza kalkulacyjnego pozycji noty memoriałowej.
System umożliwia dodawanie pozycji noty na dwa sposoby:
bezpośrednio w tabeli
przez formularz
Dodawanie elementu noty memoriałowej w tabeli
Aby dodać element bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy Dekrety. W tabeli elementów pojawi się wiersz służący do wprowadzenia danych. Należy wypełnić pola: Konto Wn, Konto Ma, Kwota, Data operacji oraz opcjonalnie Stawka VAT, Opis i Kontrahent. Wśród kolumn domyślnie ukrytych dostępne są Kwota w walucie oraz Waluta. Dodając kolejną pozycję, w kolumnie Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.
Dodawanie elementu noty memoriałowej przez formularz
W celu dodania elementów noty przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz].
Formularz elementu noty memoriałowej
Elementy → Ogólne
Zakładka Ogólne na elemencie noty memoriałowej składa się z elementów:
Sekcja Ogólne
Liczba porządkowa – pole wypełniane automatycznie przez system. Pole nieedytowalne.
Numer dokumentu – numer wprowadzany przez użytkownika celem lepszej identyfikacji elementu noty memoriałowej. Domyślnie numer dokumentu przenoszony jest z panelu bocznego noty memoriałowej.
Kontrahent – umożliwia wybór kontrahenta powiązanego z danym dokumentem
Sekcja Konto
Konto Wn – pole obligatoryjne. Debetowa strona konta.
Konto Ma – pole obligatoryjne. Kredytowa strona konta.
Podmiot – pole wyświetlane po wskazaniu konta słownikowego powiązanego z podmiotem. W danym polu wyświetlany jest podmiot powiązany z wybranym kontem słownikowym.
Sekcja Kwota
Kwota – pole obligatoryjne. Wartość dekretu. Dodając kolejny dekret, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.
Kwota w walucie – pole dostępne wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa
Sekcja Waluty
Sekcja dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa. Pozwala na wskazanie kursu po jakim ma zostać przeliczony zapis księgowy. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu sekcja nie podlega edycji.
Sekcja Daty
Data operacji – faktyczna data przeprowadzenia operacji, czyli dzień, w którym operacja kupna lub sprzedaży została wykonana
Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, na podstawie którego użytkownik dokonuje księgowania
Sekcja Inne
Opis – pole służące do wprowadzenia dodatkowych informacji dotyczących pozycji noty
Stawka VAT – umożliwia wybranie stawki VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy
Płatności do dokumentu noty memoriałowej powstają automatycznie pod warunkiem, że konto wybrane na elemencie noty jest kontem rozrachunkowym, słownikowym powiązanym z podmiotem (kontrahentem, pracownikiem, urzędem, bankiem). Dodatkowo system umożliwia automatyczne założenie odpowiedniego konta analitycznego, po wybraniu syntetycznego konta słownikowego i wskazaniu podmiotu.
Z poziomu danej zakładki można edytować daną płatność i rozliczyć ją. Płatność z dokumentu noty memoriałowej podlega tym samym prawom, co płatności generowane dla dokumentów handlowych.
Zestawienie obrotów i sald jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału. Dostarcza ono danych potrzebnych do sporządzania elementów sprawozdania finansowego takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp.
Zestawienie obrotów i sald to zestawienie zapisów księgowych na kontach. Obroty to wykaz wszystkich operacji gospodarczych zaksięgowanych na koncie. Saldo jest to zestawienie stron Winien i Ma, czyli wszystkich obrotów wykazanych na koncie w danym okresie obrachunkowym (uwzględnia także bilans otwarcia).
Zestawienie obrotów i sald dostępne jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Obroty i salda].
Zestawienie obrotów i sald może być wyświetlane jako:
Drzewo – układ hierarchiczny
Lista – układ płaski
Zestawienie obrotów i sald
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Przelicz] – umożliwia wyliczenie zestawienia obrotów i sald
[Zwiń wszystko] – w przypadku struktury drzewiastej pozwala zwinąć zestawienie do kont syntetycznych
[Rozwiń wszystko] – w przypadku struktury drzewiastej pozwala rozwinąć zestawienie do postaci uwzględniającej zarówno konta syntetyczne jak i analityczne
[Rozrachunki] – umożliwia wyświetlenie listy rozrachunków dla wybranego konta w określonym zakresie dat. Wywołanie listy rozrachunków możliwe jest dla konta rozrachunkowego na najniższym poziomie.
[Obroty i salda] – umożliwia wyliczenie zestawienia obrotów i sald dla wybranego konta
Zestawienie obrotów i sald składa się z kolumn:
Numer
Nazwa
BO Wn, BO Ma – Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych
Obroty Wn, Obroty Ma – obroty za okres sprawozdawczy
Obroty n. WN, Obroty n. Ma – obroty narastająco od początku roku obrotowego
Saldo Wn, Saldo Ma, Persaldo – salda na koniec okresu sprawozdawczego
Waluta – waluta dokumentu, zależna od ustawień w filtrze
Typ (kolumna domyślnie ukryta) – typ konta księgowego
Uwaga
Sumowanie na liście obrotów i sald jest możliwe wyłącznie po wybraniu w filtrze konkretnej waluty lub opcji Wszystkie w walucie systemowej. Jeżeli waluta systemowa kont księgowych jest różna, w podsumowaniu wyświetlana będzie wartość 0.
Szczegółowy opis filtrowania oraz wyliczania zestawienia księgowego znajduje się w artykule Wyliczanie obrotów i sald.
Wyliczanie obrotów i sald
Program umożliwia wyliczanie obrotów i sald dla wszystkich kont księgowych oraz prezentację sald bilansu otwarcia.
Zestawienie obrotów i sald można wyliczyć dla:
Okresu obrachunkowego lub okresu cząstkowego
Aby wyliczyć zestawienie, należy wskazać okres obrachunkowy (domyślnie ustawiany jest okres obrachunkowy firmy, do którego aktualnie zalogowany jest użytkownik) i wybrać przycisk [Przelicz]. Dodatkowo, jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, to po zaznaczeniu parametru Okres cząstkowy i wybraniu z listy konkretnego okresu cząstkowego można wyliczyć zestawienie za dany okres.
Zakresu dat
Aby wyliczyć zestawienie za określony zakres dat, należy zaznaczyć parametr Data od i ustawić datę początkową i końcową, a następnie wybrać przycisk [Przelicz]. Zestawienie obrotów i sald zostanie wyliczone dla konkretnego przedziału czasowego.
Uwaga
Tzw. saldo rozwinięte (dwustronne) prezentowane jest, jeżeli spełnione są dwa warunki:
Typ konta: Rozrachunkowe lub Aktywa-Pasywa
Konto posiada analityki (jest kontem syntetycznym lub subanalitycznym)
Na koncie analitycznym (koncie na ostatnim poziomie) saldo prezentowane jest zawsze jednostronnie niezależnie od jego typu. Oznacza to, że np. rozrachunkowe konto analityczne danego kontrahenta będzie miało saldo po jednej stronie.
Reguły wyliczania zestawienia obrotów i sald
Bilans otwarcia
Dla kont analitycznych
Bilans otwarcia wyliczany jest jako różnica ∑BOWn - ∑BOMa danego konta
Dla kont syntetycznych i subanalitycznych
Dla kont rozrachunkowych lub aktywno-pasywnych
BOWn = ∑BOWn kont analitycznych niższego poziomu
BOMa = ∑BOMa kont analitycznych niższego poziomu
Dla kont zwykłych
Bilans otwarcia wyliczany jest jako różnica ∑BOWn - ∑BOMa kont analitycznych niższego poziomu
Uwaga
Ujemny bilans otwarcia prezentowany jest zawsze po przeciwnej stronie w wartości bezwzględnej.
Obroty okresu
Dla kont analitycznych
Obroty okresu są wyliczane jako suma dekretów wprowadzonych po odpowiedniej stronie (Wn/Ma) danego konta
Dla kont syntetycznych i subanalitycznych - niezależnie od typu
OWn = ∑OWn kont analitycznych niższego poziomu
OMa = ∑OMa kont analitycznych niższego poziomu
Obroty narastająco
Dla kont analitycznych
Obroty narastająco wyliczane są jako suma narastająco dekretów wprowadzonych po odpowiedniej stronie (Wn/Ma) danego konta
Dla kont syntetycznych i subanalitycznych - niezależnie od typu
ONWn = ∑ONWn kont analitycznych niższego poziomu
ONMa = ∑ONMa kont analitycznych niższego poziom
Saldo
Dla kont analitycznych
Saldo wyliczane jest jako różnica (BOWn+ONWn) – (BOMa+ONMa)
Dla kont syntetycznych i subanalitycznych
Dla kont rozrachunkowych lub aktywno-pasywnych
SWn = ∑SWn kont analitycznych niższego poziomu
SMa = ∑SMa kont analitycznych niższego poziomu
Dla kont zwykłych
Saldo wyliczane jest jako różnica ∑SWn - ∑SMa kont analitycznych niższego poziomu
Uwaga
Ujemne saldo prezentowane jest zawsze po przeciwnej stronie w wartości bezwzględnej.
Persaldo
Persaldo wyliczane jest jako różnica SWn - SMa
Filtrowanie obrotów i sald
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
Lista obrotów i sald
Dodatkowe opcje filtrowania zestawienia obrotów i sald:
Od konta, Do konta – umożliwia określenie zakresu kont, dla których zestawienie ma zostać wyliczone
Poziomy – umożliwia określenie poziomów, po których będą filtrowane konta uwzględniane do wyliczenia zestawienia. Dostępne wartości: Wszystkie (lista bez ograniczeń), 1 (konta poziomu 1), 2 (konta poziomu 1 i 2) itd., Tylko konta słownikowe, Najniższy poziom.
Typ – umożliwia filtrowanie kont księgowych po typie konta księgowego. Dostępne wartości: Bilansowe i wynikowe, Bilansowe, Wynikowe, Pozabilansowe, Rozrachunkowe.
Waluta – umożliwia określenie waluty kont uwzględnianych przy wyliczaniu zestawienia. Gdy w filtrze wybrana jest opcja:
Wszystkie – zestawienie jest wyliczane w walucie konta księgowego
Wszystkie w walucie systemowej – zestawienie jest wyliczane w walucie systemowej (również dla kont w walucie obcej wartości są podawane po przeliczeniu w walucie systemowej)
EUR, PLN – zestawienie jest wyliczane dla kont we wskazanej w walucie
Uwzględniaj zapisy w buforze – gdy parametr jest zaznaczony, zestawienie zostanie wyliczone na podstawie zapisów zatwierdzonych oraz w buforze, gdy parametr jest odznaczony, zestawienie zostanie wyliczone tylko na podstawie zapisów przeniesionych do księgi głównej (zatwierdzonych)
Uwzględniaj konta słownikowe – gdy parametr jest zaznaczony, podczas filtrowania uwzględniane są analityczne konta słownikowe, gdy parametr jest odznaczony, wyświetlane są wyłącznie syntetyczne konta słownikowe (bez kont słownikowych na poziomie analityki)
Bez kont o zerowych obrotach – umożliwia wyliczenie zestawienia tylko dla kont, które posiadają obroty lub wartość w kolumnach BO Wn/BO Ma w analizowanym okresie
Uwaga
W przypadku parametru Bez kont o zerowych obrotach pod pojęciem obrotów należy także rozumieć bilans otwarcia.
Bez kont o zerowych saldach – umożliwia wyliczenie zestawienia tylko dla kont, które prezentują saldo w analizowanym okresie
Uwaga
W przypadku zaznaczenia parametrów Bez kont o zerowych obrotach i Bez kont o zerowych saldach na liście zostaną wyświetlone konta z saldem różnym od zera.
Atrybuty – umożliwia filtrowanie zestawienia w oparciu o atrybuty na dekretach. Wybranie przycisku [Atrybuty] otwiera okno Warunki atrybutów, w którym istnieje możliwość zdefiniowania filtra uwzględniającego dekrety o określonych wartościach atrybutów. W filtrze możliwe jest wykorzystanie wyłącznie atrybutów typu tekstowego oraz atrybutów typu lista.
Okno Warunki atrybutów
Bilans otwarcia
Dodawanie bilansu otwarcia
W systemie można dodać bilans otwarcia:
Automatyczny – funkcjonalność umożliwia dodanie dokumentu bilansu otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego.
Manualny – funkcjonalność pozwala nie tylko na wprowadzanie stanów początkowych, ale zapewnia również generowanie płatności dla pozycji wprowadzonych na słownikowe konta rozrachunkowe powiązane z konkretnym podmiotem. Zapisy na kontach rozrachunkowych mogą być odpowiednikami nierozliczonych faktur z lat poprzednich.
Uwaga
Bilans otwarcia można zapisać (nadal podlega edycji i można go usunąć) oraz zatwierdzić (nie można go ani edytować, ani usunąć, można natomiast utworzyć do niego korektę).
Dodanie automatycznego bilansu otwarcia
W celu dodania automatycznego dokumentu BO należy wybrać z menu Księgowość → Bilans otwarcia przycisk [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego]. Pojawi się wtedy formularz z następującymi parametrami:
Przenoś zapisy:
Zatwierdzone – podczas importu zostaną przeniesione wyłącznie salda wynikające z zatwierdzonych zapisów księgowych poprzedniego okresu obrachunkowego
Zatwierdzone + bufor – podczas importu zostaną przeniesione salda wynikające z wszystkich zapisów księgowych (zatwierdzonych, niezatwierdzonych i stornujących) oraz w opisie dokumentu bilansu otwarcia zostanie dodana informacja: Podczas importu bilansu uwzględniono zapisy w buforze.
Przenoś konta:
Wszystkie – zostaną przeniesione salda dla wszystkich kont księgowych z zaznaczonym parametrem Przenoś bilans otwarcia w okresie, z którego bilans ten jest przenoszony
Wybrane – użytkownik zostanie przeniesiony na plan kont, gdzie może wskazać konkretne konta księgowe, których salda mają zostać przeniesione
W logu wyświetlaj:
Ostrzeżenia i błędy
Wszystko
Bilans otwarcia przenoszony jest dla kont księgowych, które mają zaznaczony parametr Przenoś bilans otwarcia w okresie, z którego bilans ten jest przenoszony.
Utworzony automatycznie bilans otwarcia można zapisać lub zatwierdzić.
W celu utworzenia korekty do automatycznego bilansu otwarcia (KBOA) należy ponownie wybrać przycisk [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego]. Dokument KBOA można dodać, jeżeli wszystkie dokumenty bilansu otwarcia automatycznego (BOA) i korekty bilansu otwarcia automatycznego (KBOA) są zatwierdzone. Jeżeli chociaż jeden dokument jest w buforze, przeniesienie nie będzie możliwe. W takiej sytuacji wyświetli się komunikat: „Nie można przenieść BO, ponieważ istnieją BOA w buforze: [Numer dokumentu BO]”.
Dodanie manualnego bilansu otwarcia
W celu dodania ręcznego dokument BO należy wybrać z menu Księgowość → Bilans otwarcia przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz dokumentu BO.
Formularz bilansu otwarcia
Formularz bilansu otwarcia składa się z elementów:
Zakładka Bilans otwarcia
Numer – nadawany automatycznie zgodnie z ustawieniami numeratora
Data wystawienia – domyślnie podpowiadany jest pierwszy dzień bieżącego okresu obrachunkowego z możliwością edycji. Zmiana daty wystawienia bilansu otwarcia nie wpływa na zmianę dat (księgowania, operacji i wystawienia) na zapisie księgowym wygenerowanym do bilansu otwarcia.
Kwota Wn – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta po stronie Wn
Kwota Ma – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta po stronie Ma
Kwota niezbilansowana – pole informacyjne, prezentujące różnicę między wartością na kontach Wn i Ma. Wyliczana jest przez system automatycznie. System pozwala na zapis dokumentu, którego kwota jest niezbilansowana, informując o tym odpowiednim komunikatem.
Właściciel – domyślnie centrum, do którego zalogowany jest użytkownik wprowadzający dokument BO
Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu dokumentu
Tabela elementów dokumentu bilansu otwarcia – zawiera wszystkie pozycje dokumentu bilansu otwarcia
Tabela elementów dokumentu bilansu otwarcia składa się z kolumn:
Lp
Konto
Nazwa konta
Kwota Wn
Kwota Ma
Waluta – ustawiana na podstawie waluty konta księgowego
Kwota w walucie Wn (domyślnie ukryta) – kolumna pojawi się na liście, jeżeli na elemencie dokumentu BO wybrano konto walutowe
Kwota w walucie Ma (domyślnie ukryta) – kolumna pojawi się na liście, jeżeli na elemencie dokumentu BO wybrano konto walutowe
Element dokumentu bilansu otwarcia można dodać bezpośrednio w tabeli lub przez formularz.
Dodawanie elementu bezpośrednio w tabeli
W celu dodania elementu należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli] z grupy przycisków Elementy. W tabeli elementów pojawi się wiersz służący wprowadzeniu danych. Należy wypełnić kolumny: Konto, Kwota Wn i Kwota Ma. Kolumny: Nazwa konta i Waluta są wypełniane automatycznie po wyborze konta. Dodatkowo po wyborze konta w walucie innej niż systemowa, w tabeli elementów pojawią się dodatkowe kolumny: Kwota w walucie Wn oraz Kwota w walucie Ma.
Dodawanie elementu przez formularz
W celu dodania elementu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Elementy. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.
Formularz elementu bilansu otwarcia
Zakładka Element bilansu otwarcia
Konto – pole obligatoryjne służące do wprowadzenia numeru konta
Kwota Wn – pole obligatoryjne. Debetowa strona konta zawiera zapisy obciążające konto. W przypadku wybrania na elemencie BO konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej.
Kwota Ma – pole obligatoryjne. Kredytowa strona konta zawiera zapisy w jego dobro. W przypadku wybrania na elemencie BO konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej.
Uwaga
System nie pozwoli na zapis elementu bez konta lub kwot. Przycisk [Zapisz] będzie nieaktywny.
Załóż konto – zaznaczenie parametru umożliwia założenie konta słownikowego podmiotu
[Kontrahent]/ [Pracownik]/ [Urzędy]/ [Bank]– przycisk umożliwia przypisanie podmiot do danego elementu bilansu otwarcia. Po wybraniu przycisku można określić typ podmiotu spośród wartości: Kontrahent, Pracownik, Urzędy i Bank. Po wybraniu przycisku [Kontrahent]/ [Pracownik]/ [Urzędy]/ [Bank] użytkownik zostanie przekierowany na listę wyboru określonego podmiotu.
Sekcja Waluty
Sekcja dostępna, gdy na elemencie dokumentu BO wskazano konto w walucie obcej. Sekcja umożliwia wskazanie kursu, po jakim ma zostać przeliczony element dokumentu.
Aby wybrać przelicznik, po którym system przeliczy kwotę bilansu otwarcia na walutę systemową, należy określić Typ kursu, po jakim dokument ma zostać przeliczony oraz Typ daty. Jeśli w systemie będzie zdefiniowany domyślny kurs waluty na dzień wprowadzania dokumentu BO, podpowie się on automatycznie.
Sekcja Waluty na elemencie dokumentu bilans otwarcia
Zakładka Kwoty na elemencie bilansu otwarcia
Zakładka umożliwia określenie kwot składających się na element bilansu otwarcia. Dodawane kolejno elementy powiązane np. z danym kontem rozrachunkowym są odzwierciedleniem nierozliczonych dokumentów z poprzedniego okresu obrachunkowego stanowiących bilans otwarcia na koncie.
Kwoty można dodawać bezpośrednio w tabeli lub przez formularz.
Dodawanie kwoty bezpośrednio w tabeli – w celu dodania kwoty należy wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się wiersz pozycji kwoty. Obligatoryjnie należy wskazać kwotę Wn i\lub Ma. Pozostałe kolumny są dobrowolne.
Dodawanie kwoty przez formularz – w celu dodania kwoty należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.
Formularz kwoty elementu bilansu otwarcia dla konta w walucie obcej
Formularz zakładki Kwoty składa się z elementów:
Konto – pole obligatoryjne. Konto zostaje przepisane z elementu bilansu, na które wprowadzane są poszczególne kwoty odzwierciedlające nierozliczone faktury. Pole jest nieedytowalne.
Kontrahent – podmiot, z którym powiązane jest konto księgowe. Pole nieedytowalne.
Kwota Wn – pole obligatoryjne, w przypadku konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej
Kwota Ma – pole obligatoryjne, w przypadku konta w walucie obcej dostępne będzie dodatkowe pole do wpisania kwoty w walucie obcej
Data operacji – umożliwia wprowadzenie daty operacji powiązanej z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku BO.
Data dokumentu – umożliwia wprowadzenie daty dokumentu powiązanego z daną kwotą. Domyślnie jest to data wystawienia wybrana na nagłówku BO.
Forma płatności – forma płatności z faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta forma płatności ustalana jest na podstawie danych z karty kontrahenta.
Numer dokumentu – numer faktury, z którą powiązana jest dana kwota
Termin płatności – termin płatności faktury, z którą powiązana jest dana kwota. W przypadku pozycji wprowadzonych na konto słownikowe kontrahenta termin płatności ustalany jest na podstawie danych z karty kontrahenta.
Sekcja Waluty
Pozwala na wprowadzenie kursu waluty na takiej samej zasadzie, jak na elemencie dokumentu bilansu otwarcia.
Zakładka Płatności na elemencie bilansu otwarcia
Zawiera listę płatności wygenerowanych do poszczególnych kwot bilansu otwarcia wprowadzonych na rozrachunkowe konto słownikowe powiązane z podmiotem.
Uwaga
Dokumenty BOA i KBOA (automatyczne) nie generują płatności oraz rozrachunków. Wyłącznie dokumenty BO i KBO wprowadzone na rozrachunkowe konta słownikowe powiązane z podmiotem generują płatności i rozrachunki.
Użytkownik ma możliwość edycji oraz rozliczenia wybranej płatności. Płatność z dokumentu bilansu otwarcia podlega tym samym prawom, co np. płatności tworzone dla dokumentów handlowych. Wyjątkiem jest możliwość rozliczenia płatności z niezatwierdzonego dokumentu bilansu otwarcia.
Szczegółowe informacje dotyczące płatności dokumentów znajdują się w kategorii Płatności.
Zakładka Atrybuty na elemencie bilansu otwarcia
Zakładka zawiera listę atrybutów przypisanych do elementu bilansu otwarcia. Szczegółowy opis dotyczący atrybutów znajduje się w artykule Atrybuty.
Cofnięcie zatwierdzonego bilansu otwarcia do bufora
Na liście dokumentów bilansu otwarcia w menu kontekstowym dostępna jest opcja Cofnij zatwierdzenie, za pomocą której można zmienić status danego dokumentu bilansu otwarcia z Zatwierdzony na Niezatwierdzony. Opcja ta jest dostępna, jeżeli:
w diagramie stanów na typie dokumentu Bilans otwarcia/Korekta bilansu otwarcia dla co najmniej jednej z grup, do której należy użytkownik, jest umożliwione przejście ze stanu Zatwierdzony do Niezatwierdzony (opcja domyślnie zaznaczona dla grup operatorów B2_admin i B2_default).
na grupie operatorów na zakładce Inne uprawnienia dla co najmniej jednej z grup, do której należy użytkownik, jest zaznaczony parametr Zmiana stanu BO na niezatwierdzony. Parametr ten jest domyślnie odznaczony i możliwy do zaznaczenia, jeżeli na diagramie stanów dla dokumentów BO i KBO dla co najmniej jednej z grup, do której należy użytkownik, jest dostępne przejście ze stanu Zatwierdzony do Niezatwierdzony.
Uwaga
Opcja Cofnij zatwierdzenie nie jest dostępna na francuskiej wersji językowej bazy danych.
Cofnięcie zatwierdzenia bilansu otwarcia lub jego korekty do bufora skutkuje zmianą stanu bilansu otwarcia, a także wygenerowanych zapisów księgowych na podstawie bilansu otwarcia.
Uwaga
Cofnięcie bilansu otwarcia do bufora nie jest możliwe dla zamkniętego okresu obrachunkowego.
Dekrety z dokumentu bilansu otwarcia
Dokumenty bilansu otwarcia tworzą dekrety księgowe, które ujmowane są w specjalnym predefiniowanym dzienniku księgowań o symbolu *BO* i nazwie Bilans otwarcia.
Dekrety są tworzone dla każdego z typów dokumentu bilansu otwarcia, zarówno podczas ręcznego wprowadzania dokumentów bilansu otwarcia (BO, KBO), jak i podczas operacji przeniesienia bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego (BOA, KBOA). Dekrety mają powiązanie z kwotami dokumentów bilansu otwarcia (zakładka Kwoty na elemencie bilansu otwarcia). Dodatkowo dla dokumentów ręcznych (BO, KBO), których pozycje wprowadzone zostały na słownikowe konto rozrachunkowe podmiotu, istnieje powiązanie dekretu bilansu otwarcia z płatnością dokumentu bilansu otwarcia.
Dekrety bilansu otwarcia nie są uwzględniane w obrotach danego okresu obrachunkowego. Uwzględniane są wyłącznie w stanach początkowych i saldach kont księgowych.
Status dekretu bilansu otwarcia (W buforze, Zatwierdzony) uzależniony jest od statusu dokumentu bilansu otwarcia.
Z poziomu zakładki Kwoty elementu bilansu otwarcia (Bilans otwarcia → Element bilansu otwarcia → zakładka Kwoty) możliwy jest podgląd powiązanego dekretu po wybraniu przycisku [Pokaż zapis księgowy Wn] lub [Pokaż zapis księgowy Ma] z grupy przycisków Zapis księgowy. Grupa przycisków dostępna jest, gdy zaznaczono wiersz z danymi. Aby wyświetlić dekret dla nowo dodanej kwoty, najpierw należy zapisać cały dokument BO.
Przyciski dostępne w menu głównym z poziomu zakładki Kwoty elementu bilansu otwarcia
Uwaga
Dekrety bilansu otwarcia pojawiają się w dzienniku księgowym z datą księgowania równą pierwszemu dniu okresu obrachunkowego.
Zakładka Ogólne dekretu bilansu otwarcia
Zakładka Ogólne dekretu bilansu otwarcia
Numer dokumentu – numer dokumentu wprowadzony na elemencie zakładki Kwoty dokumentu bilansu otwarcia. Jeżeli numer nie został wprowadzony, będzie to numer systemowy dokumentu bilansu otwarcia.
Kontrahent – kontrahent wprowadzony na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia, jeżeli nie został wprowadzony – pole puste
Konto Wn/Konto Ma – konto wprowadzone na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia
Kwota – kwota w walucie systemowej wprowadzona na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia
Kwota w walucie – kwota w walucie obcej wprowadzona na elemencie zakładki Kwoty bilansu otwarcia
Data operacji – data operacji wprowadzona na kwocie bilansu otwarcia
Data wystawienia – data dokumentu wprowadzona na kwocie bilansu otwarcia
Opis – pole puste
Stawka VAT – pole puste
Sekcja Rozrachunki
Sekcja dostępna wyłącznie na ręcznych dokumentach bilansu otwarcia (BO i KBO) dla dekretu wprowadzonego na konto rozrachunkowe. Pole Status przyjmuje wartości: Podlega rozrachunkom oraz Nie podlega rozrachunkom.
Sekcja Waluta
Sekcja dostępna dla dekretu bilansu otwarcia wprowadzonego na konto walutowe, uzupełniana jest zgodnie z wartościami wprowadzonymi na kwocie bilansu otwarcia.
Zakładka Rozrachunki dekretu bilansu otwarcia
Dekrety bilansu otwarcia na konto rozrachunkowe posiadają dodatkowo zakładkę Rozrachunki. Szczegółowy opis funkcjonalności rozrachunków znajduje się w artykule Rozrachunki.
Lista dokumentów bilansu otwarcia
Dokumenty bilansu otwarcia określają stany początkowe na kontach w danym okresie obrachunkowym. Rozpoczynając pracę w systemie bilans otwarcia należy wprowadzić ręcznie, natomiast w kolejnych okresach obrachunkowych bilans otwarcia może być przenoszony na podstawie sald końcowych kont z poprzedniego okresu obrachunkowego.
Lista dokumentów bilansu otwarcia dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Bilans otwarcia].
Lista Dokumenty bilansu otwarcia
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Dodaj] – umożliwia dodanie ręcznego dokumentu bilansu otwarcia. Funkcjonalność zapewnia generowanie płatności dla pozycji dokumentu wprowadzonych na słownikowe konta rozrachunkowe powiązane z konkretnym podmiotem.
[Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego] – umożliwia dodanie dokumentu bilansu otwarcia na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. Dokument można dodać, jeżeli wszystkie dokumenty bilansu otwarcia automatycznego (BOA) i jego korekty (KBOA) w danym okresie obrachunkowym firmy są zatwierdzone.
[Dodaj korektę bilansu otwarcia] – umożliwia dodanie ręcznej korekty bilansu otwarcia. Utworzenie automatycznej korekty bilansu otwarcia odbywa się poprzez ponowne wybranie przycisku [Dodaj na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego].
Szczegółowy opis dodawania dokumentów BO dostępny jest w artykule Dodawanie bilansu otwarcia.
W oknie dokumentów bilansu otwarcia widoczne jest pole Bieżący okres obrachunkowy (pole nieedytowalne). W nawiasie podany jest status okresu obrachunkowego – Zamknięty lub Otwarty.
Lista dokumentów bilansu otwarcia składa się z kolumn:
Numer
Data wystawienia
Kwota Wn
Kwota Ma
Typ dokumentu – kolumna przyjmuje wartości Manualny (dla dokumentów dodanych ręcznie lub zaimportowanych) lub Automatyczny (dla dokumentów utworzonych na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego).
Opis (domyślnie ukryta)
Waluta (domyślnie ukryta)
Właściciel (domyślnie ukryta)
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
Dodatkowo listę można filtrować według opcji:
Status dokumentu – dostępne opcje: Wszystkie, W buforze, Zatwierdzone oraz Korekty
Rodzaje i typy dokumentów – dostępne opcje:
BO – dokument bilansu otwarcia dodany ręcznie
BOA – dokument bilansu otwarcia utworzony automatycznie na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego
KBO – korekta bilansu otwarcia dodana ręcznie
KBOA – korekta bilansu otwarcia utworzona automatycznie na podstawie poprzedniego okresu obrachunkowego. Zawiera zapisy będące różnicą między saldem końcowym poprzedniego okresu obrachunkowego a saldem początkowym bieżącego okresu obrachunkowego.
Księgowanie dokumentów
Zasady księgowania dokumentów
Zasady księgowania dokumentów w strukturze wielofirmowej
W strukturze wielofirmowej księgowanie dokumentów możliwe jest tylko w kontekście firmy, do której zalogowany jest użytkownik - tj. jej bieżącego okresu obrachunkowego i obowiązujących w nim schematów księgowań.
dokumenty wystawione w firmie, w której zalogowany jest użytkownik mogą być zaksięgowane
dokumenty wystawione w innym centrum niż zalogowany jest użytkownik, ale w obrębie tej samej firmy, mogą być zaksięgowane
dokumenty wystawione w innej firmie niż zalogowany jest użytkownik nie zostaną zaksięgowane
Dostępne sposoby księgowania
Przy zatwierdzaniu dokumentu
Podczas zatwierdzania dokumentu dostępny jest przycisk [Zatwierdź i Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli został zdefiniowany poprawny schemat księgowy. W przeciwnym przypadku dokument zostanie zatwierdzony, ale nie zaksięgowany.
Z listy dokumentów/ poziomu dokumentu
Zatwierdzony dokument może podlegać księgowaniu z poziomu listy lub szczegółów dokumentu po wybraniu przycisku [Zaksięguj]. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli schemat księgowy został prawidłowo zdefiniowany.
Użycie opcji [Zaksięguj] bez wskazania danego schematu (zaznaczony parametr Użyj schematu domyślnego) – wykonuje księgowanie z zapamiętaną predekretacją, o ile ta istniała. Z kolei wybranie opcji [Zaksięguj] ze wskazaniem schematu (odznaczony parametr Użyj schematu domyślnego, może to być również schemat domyślny) – wykonuje księgowanie zgodnie z definicją schematu (ewentualna istniejąca predekretacja jest ignorowana).
Księgowanie poprzez konto przeciwstawne
Przycisk [Księguj poprzez konto przeciwstawne] aktywny jest wyłącznie dla operacji k/b i zamkniętych raportów k/b. Księgowanie zostanie zakończone sukcesem, jeżeli do operacji zostało przypisane konto przeciwstawne, a do rejestru wybranego na operacji zostało przypisane konto i dziennik cząstkowy.
Ręcznie z poziomu zapisów księgowych
Poprzez dodanie zapisu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Dodawanie zapisu księgowego.
Za pomocą procesu BPM Automatyczne księgowanie dokumentów
Zasady księgowania schematem księgowym
Schematy księgowe budowane są odrębnie dla każdego typu dokumentu. Do jednego typu dokumentu może być przypisanych wiele schematów księgowych. Jeden z nich musi być ustawiony jako domyślny.
Dokumenty zaksięgowane domyślnie prezentowane są na liście w kolorze niebieskim
Tylko zatwierdzone dokumenty handlowe i magazynowe podlegają księgowaniu
Dokumenty magazynowe mogą być księgowane, jeśli mają ustalony koszt własny sprzedaży/ustaloną wartość dostawy. Jeśli powyższe wartości nie zostały określone, a dokumenty mimo to mają zostać zaksięgowane, należy zaznaczyć parametry Ustalono koszt własny sprzedaży/Ustalona wartość dostawy.
Dokumenty wygenerowane na podstawie innych dokumentów mogą być księgowane, tak jak dokumenty źródłowe
gdy dokument źródłowy jest już zaksięgowany, nie można zaksięgować faktury VAT. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana.
gdy faktura VAT jest zaksięgowana nie można zaksięgować faktury źródłowej. Przyjmuje ona automatycznie status: Zaksięgowana.
Dokumentu, który został zaksięgowany, nie można anulować
Zapis księgowy powstały podczas księgowania schematem ma status W buforze. Użytkownik sam zatwierdza powstały zapis.
Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu posiada status W buforze, może być usunięty. Po usunięciu zapisu księgowego dokument będzie można anulować lub ponownie zaksięgować.
Jeżeli zapis księgowy powstały z zaksięgowania dokumentu został zatwierdzony, nie może być bezśladowo usunięty. W celu odksięgowania dokumentu konieczne jest wygenerowanie storna zapisu księgowego. Po zatwierdzeniu storna dokument zostanie odksięgowany i można go anulować lub ponownie zaksięgować.
Lista schematów księgowych
Lista schematów księgowych dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Schematy].
Lista schematów księgowych
Na liście widoczne są wszystkie dostępne w firmie schematy księgowe w ramach danego okresu obrachunkowego. Z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością schematów księgowych w centrach danej firmy. Szczegółowe informacje o udostępnianiu schematów księgowych w centrach znajdują się w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.
Domyślny schemat księgowy dla typu dokumentu można zmienić z poziomu menu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów poprzez zaznaczenie parametru w kolumnie Domyślny. Dla jednego typu dokumentu można określić tylko jeden domyślny schemat.
Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane oraz dodatkowo:
[Dodaj dla dokumentów] – umożliwia dodanie schematów księgowych dla konkretnych typów dokumentów. Po wybraniu przycisku dostępna jest lista z typami dokumentów, dla których można zbudować schemat.
[Aktualizuj] – umożliwia przeniesienie schematów z poprzedniego okresu obrachunkowego. Dodawane są tylko schematy o symbolu nieistniejącym w danym okresie obrachunkowym.
Uwaga
Przenoszone są schematy księgowe, które mają przypisany dziennik istniejący w bieżącym okresie obrachunkowym.
[Importuj] – umożliwia import schematu z pliku z rozszerzeniem .xml
[Eksportuj] – umożliwia eksport schematu do pliku z rozszerzeniem .xml. Każdy z wyeksportowanych schematów zapisywany jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego schematu.
Lista schematów księgowych składa się z kolumn:
Symbol
Nazwa
Typ dokumentu – informacja o typie dokumentu, dla którego został zbudowany dany schemat
Aktywny
Grupa dokumentów (domyślnie ukryta) – informacja o grupie dokumentów, dla której został zbudowany schemat, ustalana ma podstawie typu dokumentu. Dostępne wartości: Sprzedaż i zakup, Raporty kasowo/bankowe, Dokumenty różnic kursowych, Operacje kasowo/bankowe, Windykacyjne, Kompensaty.
Typy dokumentów podlegające księgowaniu:
Handlowe
Magazynowe
Handlowe sprzedaży
Faktury sprzedaży
Tax free – w p[olskiej wersji jezykowej
Korekta wartościowa faktury sprzedaży
Korekta ilościowa faktury sprzedaży
Korekta stawki VAT faktury sprzedaży
Paragon
Korekta wartościowa paragonu
Korekta ilościowa paragonu
Korekta stawki VAT paragonu
Nota kredytowa
Faktura VAT sprzedaży
Korekta faktury VAT sprzedaży
Zestawienie sprzedaży detalicznej
Korekta zestawienia sprzedaży detalicznej
Faktura zaliczkowa sprzedaży
Korekta wartościowa faktury zaliczkowej sprzedaży
Korekta kosztowa
Deprecjacja
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
Dodatkowo na liście schematów dostępne są opcje filtrowania:
Typ dokumentu – umożliwia zawężenie listy schematów do wybranego typu dokumentu, dla którego schematy zostały zbudowane
Tylko aktywne – parametr domyślnie zaznaczony. Umożliwia zawężenie listy do schematów z zaznaczonym parametrem Aktywny.
Dodawanie schematu księgowego
Lista schematów księgowych dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Schematy].
W celu dodania schematu księgowego należy wybrać przycisk [Dodaj dla dokumentów] z grupy przycisków Lista, a następnie wskazać odpowiedni typ dokumentu, dla którego schemat ma zostać dodany. Pojawi się formularz schematu księgowego.
W menu okna znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Kopiuj z…] – umożliwia kopiowanie danych z innego schematu księgowego. Po wybraniu przycisku zostanie otwarta lista schematów księgowych umożliwiająca wskazanie schematu, którego elementy mają zostać skopiowane do danego schematu.
Formularz schematu księgowego
Formularz schematu księgowego składa się z elementów:
Zakładka Ogólne
Symbol – pole obligatoryjne, symbol schematu księgowego
Nazwa – umożliwia wprowadzenie nazwy schematu księgowego
Właściciel zapisu – umożliwia określenie sposób ustalania właściciela dla zapisu księgowego. Dostępne wartości:
Księgujący – właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie centrum bieżące (zalogowanego operatora)
Właściciel dokumentu – właścicielem wygenerowanego zapisu księgowego będzie właściciel księgowanego dokumentu
Dziennik cząstkowy – umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego, do którego będą księgowane zapisy generowane danym schematem. Po wybraniu przycisku [Dziennik cząstkowy] pojawi się lista rozwijana z opcjami: Zapytanie SQL (umożliwia pobranie dziennika cząstkowego za pomocą zapytania SQL) oraz Wstaw wartość ze słownika … → Dziennik cząstkowy (umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego z listy dzienników dostępnych dla firmy w danym okresie obrachunkowym).
Wskazówka
Dla schematów dokumentów kasowo-bankowych możliwe jest wskazanie zmiennej @DziennikRejestru, która podczas księgowania pobiera dziennik cząstkowy z definicji rejestru k/b.
Data księgowania – umożliwia określenie daty, z jaką zostanie zaksięgowany dokument. Po wybraniu przycisku [Data księgowania] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.
Uwaga
@DataOperacji w schemacie księgowań to data operacji gospodarczej z dokumentu źródłowego. W przypadku korekt dokumentów handlowych można skorzystać z makra @DataKorekty.
Zmienna @DataOperacji pobiera datę:
Sprzedaży – dla dokumentów sprzedaży
Zakupu – dla dokumentów zakupu
Wydania/przyjęcia – dla dokumentów magazynowych
Warunek – umożliwia wprowadzanie dodatkowego warunku, który musi spełnić dokument, aby został zaksięgowany. Po wybraniu przycisku [Warunek] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.
Opis – umożliwia wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pola Opis na zapisie księgowym. Po wybraniu przycisku [Opis] pojawi się lista predefiniowanych makr. Lista ta jest uzależniona od typu dokumentu, dla którego definiowany jest schemat.
Aktywny – parametr decydujący o zablokowaniu możliwości księgowania schematem. Parametr odznaczany jest automatycznie podczas zapisu schematu zawierającego błędy.
Scalaj dekrety – parametr określający, czy schemat będzie scalał dekrety, które wprowadzone są na to samo konto księgowe
Uwaga
Jeżeli na pozycji schematu zaznaczono parametr Zapisuj stawkęVAT, dla każdej ze stawek tworzony jest odrębny dekret – niezależnie od wartości parametru Scalaj dekrety określanego na definicji schematu.
Uwaga
Podczas księgowania dokumentów na konta rozrachunkowe w oparciu o płatność tworzone są odrębne dekrety, w przypadku gdy płatność została podzielona – niezależnie od wartości parametru Scalaj dekrety.
Element schematu księgowego można dodać w tabeli lub przez formularz
Dodawanie elementu schematu księgowego w tabeli
W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli]. Na liście elementów schematu pojawi się wiersz do wprowadzenia danych.
W tabeli znajdują się kolumny: L.p., Wyrażenie konta Wn, Wyrażenie konta Ma, Wyrażenie Opisu, Wyrażenie kwoty, Wyrażenie warunku, Oblicz dla. Po wybraniu strzałki w prawej części pola pojawi się okno do wpisania wyrażenie.
Uwaga
Lista predefiniowanych makr nie jest dostępna podczas dodawania elementu schematu w tabeli.
Element schematu księgowego dodany w tabeli
Uwaga
Aby rozliczenia i rozrachunki dokonały się prawidłowo, konieczne jest prawidłowe zbudowanie schematów księgowych. Kluczowe znaczenie ma pozycja schematu księgowego księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla: powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota: Płatność lub Należność lub Zobowiązanie.
Nie należy księgować wartości na konta rozrachunkowe w oparciu o nagłówek (kwota Brutto), bądź też poprzez ręczną predekretację na dokumencie, ponieważ może to spowodować rozbieżności pomiędzy rozrachunkami a rozliczeniami. Mogą powstać błędy związane z brakiem rozrachunku pomimo istnienia rozliczenia i odwrotnie, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), naliczaniem różnic kursowych w niewłaściwych wysokościach.
Dodatkowo po dokonaniu predekretacji dokumentu poprawnym schematem księgowym nie należy dokonywać ręcznej zmiany na predekretacji pozycji na konto rozrachunkowe, np. poprzez usunięcie tej pozycji i ponowne jej wprowadzenie ręcznie lub modyfikację kwoty płatności.
Uwaga
W przypadku księgowania płatności niepodlegającej rozliczeniu, na dekrecie z kontem rozrachunkowym w sekcji Rozrachunki zostaje ustawiony status Nie podlega rozrachunkom.
Zmiana statusu płatności z poziomu listy płatności (Podlega/Nie podlega rozliczeniu) powoduje automatyczną zmianę status dekretu (Podlega/Nie podlega rozrachunkom).
Dodawanie elementu schematu księgowego przez formularz
W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz elementu schematu księgowego.
Formularz elementu schematu księgowego
Formularz składa się z elementów:
Element obliczany dla – przyjmuje wartości: Płatność, Nagłówek, Element, Subelement i Opis analityczny. W zależności od wyboru wartości w tym polu, w pozycjach dostępne będą odpowiednie zmienne.
Księgowanie walutowe – parametr określający, czy pozycja schematu została zdefiniowana do księgowania dokumentów/płatności w walucie obcej na konta w walucie obcej. Tylko przy zaznaczonym parametrze wartości na koncie księgowym będą wyrażone zarówno w walucie płatności/operacji k/b, jak i w walucie systemowej. Podczas księgowania płatności/operacji w walucie obcej schematem księgowym, na pozycji którego parametr nie został zaznaczony, pojawi się komunikat informujący o nieprawidłowo zdefiniowanym schemacie księgowym.
Przy zaznaczonym parametrze Księgowanie walutowe w polu Konto Wn\Konto Ma można wskazać numer konta księgowego lub pobrać konto za pomocą zapytania SQL.
Wskazówka
Jeżeli wykonywano księgowania bez zaznaczenia parametru Księgowanie walutowe – powstanie konto kontrahenta bez analityki dla PLN (np. konto 201-COMARCH, a nie 201-COMARCH-PLN). Przy próbie późniejszego księgowania na to konto schematem księgowym z zaznaczonym parametrem Księgowanie walutowe, gdy w konfiguracji systemu zaznaczono parametr Konta walutowe dodawane jako subanalityki, system nie pozwoli dodać konta analitycznego do konta, na którym istnieją już zapisy księgowe.
Zapisuj stawkę VAT – parametr określający, czy na zapis księgowy przenoszone będą stawki VAT. Parametr aktywny wyłącznie przy księgowaniu w oparciu o elementy.
Konto Wn/Konto Ma – pole obligatoryjne, umożliwia zdefiniowanie kont księgowych po stronie Wn oraz Ma
Załóż konto Wn/Załóż konto Ma – parametr określający, czy konta księgowe mają być zakładane automatycznie podczas księgowania zgodnie z numerem wprowadzonym w polu Konto Wn/Konto MaKwota – pole obligatoryjne, umożliwia określenie zmiennej do pobierania kwota księgowania
Warunek – umożliwia dodanie warunku, który dokument będzie musiał spełnić, aby został zaksięgowany
Opis – umożliwia wprowadzenie opisu dekretu
Po wybraniu przycisków [Konto Wn], [Konto Ma], [Kwota], [Warunek], [Opis] użytkownik ma możliwość wyboru zmiennych, których opis dostępny jest w artykule Predefiniowane makra schematów księgowych.
Wskazówka
Księgowanie kosztu własnego sprzedaży powinno być wykonane z poziomu dokumentów WZ/KIWZ. Na dokumentach FS/PAR/KIFS/KIPAR koszt własny ma jedynie wartość szacunkową.
Wskazówka
Zmienne związane z kompletem definiowane w oparciu o subelement mają sens tylko w przypadku zaznaczonego parametru Pobierania składników na dokument na karcie artykułu. Schemat z wykorzystaniem zmiennej @Netto lub warunku CzySkładnikKompletu=1 zwróci 0 dla kompletu, który nie ma zaznaczonego parametru Pobieraj składniki ma dokument.
Zakładanie kont księgowych schematem w oparciu o typy kont słownikowych
Z poziomu schematu księgowego przy odwołaniu do typów kont słownikowych (Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe→ Typy kont) istnieje możliwość założenia analitycznego konta słownikowego dla obiektów: Kontrahent, Artykuł, Pracownik, Magazyn, Urząd celny, Urząd skarbowy, Bank, Stawka VAT, Środki trwałe.
W tym celu w oknie typów kont (Konfiguracja → Księgowość → Konta słownikowe) przy konkretnych typach kont, należy przypisać odpowiednie konto słownikowe, dla którego będą zakładane konta analityczne obiektu.
Typy kont słownikowych
Następnie w schemacie księgowym należy odwołać się do konkretnego typu konta, np. do konta kontrahenta typu Nabywca - @KontoKontrahenta["Nabywca"] i zaznaczyć parametr Załóż konto. Konto kontrahenta zostanie założone podczas księgowania dokumentu i jednocześnie wprowadzone na kartę kontrahenta (zakładka Księgowe).
Element schematu księgowego, zakładanie słownikowego konta analitycznego
Zapytania SQL w schematach księgowych
Zapytanie SQL w schematach księgowych można definiować ręcznie bądź skorzystać z funkcji podpowiadania elementów zapytania SQL (tabele, funkcje SQL, elementy systemu), poprzez wybranie kombinacji klawiszy <CTRL> + <Spacja>. W przypadku wybrania funkcji podpowiadania, zostaną wyświetlone elementy, które w danym momencie mogą znaleźć się w zapytaniu SQL.
Gdy wpisane polecenie bądź zapytanie jest niepoprawne, definiowane pole zmienia kolor na różowy.
Uwaga
Wymagane jest, aby zwracana wartość była nazwana poprzez ‘this’. Bez tego członu zapytanie przejdzie walidację, ale schemat uruchomi się z błędem.
Budując zapytania SQL można odwołać się do zmiennych:
@DocumentId – ID dokumentu (dla nagłówka schematu oraz elementów obliczanych dla nagłówka)
@ItemId – ID elementu (dla elementów schematu obliczanych dla elementu)
@SubitemId – ID subelementu (dla elementów schematu obliczanych dla subelementu)
@PaymentId – ID płatności (dla elementów schematu obliczanych dla płatności)
@LineId – ID linii opisu analitycznego (dla elementów schematu obliczanych dla opisu analitycznego)
Przykłady warunków i zapytań SQL, które można wykorzystywać podczas budowania schematów księgowych, znajdują się w biuletynie technicznym Comarch ERP Altum Biuletyn techniczny – Schematy księgowań.
Predekretacja
Przed zaksięgowaniem dokumentu użytkownik może dokonać podglądu zapisu, który powstanie poprzez zaksięgowanie dokumentu konkretnym schematem, czyli wykonać predekretację. Predekretacja nie wprowadza żadnych zmian na dokumencie. Można dowolnie zmieniać zaproponowaną dekretację.
W celu wykonania predekretacji należy:
Zaznaczyć dokument na liście
Wybrać przycisk [Zobacz predekrety] z grupy przycisków Księgowanie
W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, pojawi się okno wyboru schematu i daty księgowania. W oknie zaznaczone są dwa parametry:
Użyj daty schematu – odznaczenie parametru umożliwi wybór innej daty księgowania niż na schemacie
Użyj domyślnego schematu – odznaczenie parametru umożliwi wybór innego schematu księgowania przypisanego do danego typu dokumentu
Podgląd procesu predekretacji
Po wybraniu przycisku [Predekretuj] pojawi się formularz z predekretacją. Użytkownik może:
Zapisać predekretację – [Zapisz]
Zaksięgować dokument – [Zapisz i Zaksięguj]. Pojawi się log księgowania dokumentu.
Dodać nowy element predekretacji – [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz dekretu, w którym należy wypełnić pola obligatoryjne, a następnie zapisać.
Edytować element predekretacji – [Edytuj]. Pojawi się formularz dekretu, na którym można wprowadzić zmiany, a następnie zapisać.
Usunąć element predekretacji – [Usuń]
Zmienić schemat księgowy – [Zmień schemat księgowy]. Użytkownik zostanie przeniesiony na listę schematów, gdzie może wybrać inny schemat księgowania.
Usunąć zmodyfikowane dane – [Usuń wartości użytkownika]. Przycisk aktywny, jeżeli na predekretacji wprowadzono zmiany. System powróci do wartości wygenerowanych schematem.
Sprawdzić, czy zapisy księgowe spełniają warunki określone w zdefiniowanym kręgu kosztów – [Sprawdź kręgi kosztów]. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Kręgi kosztów.
Zamknąć predekretację
Podgląd predekretacji
Wskazówka
Jeżeli konto księgowe wskazane na predekretacji nie istnieje w planie kont, wyświetlane jest w kolorze zielonym.
Uwaga
Po wywołaniu predekretacji system ją zapamiętuje. Każde następne uruchomienie powoduje wczytanie pierwotnej predekretacji. Jeżeli dokonano zmian na schemacie księgowym lub dokumencie, w celu wywołania nowej predekretacji należy użyć opcji [Zmień schemat księgowy]. Wybranie tej opcji powoduje nie tylko zmianę schematu, ale i odświeżenie predekretacji.
Informacja o wczytaniu poprzedniej predekretacji
Uwaga
Przy predekretacji system sprawdza, czy strona Wn równa się stronie Ma, ale tylko w obrębie kont bilansowych. W przypadku braku takiej zgodności, wyświetlany jest komunikat „Predekretacja nie bilansuje się”. Predekretacja taka zostaje zapamiętana, ale system nie pozwoli zaksięgować dokumentu.
Księgowanie schematem księgowym
W zależności od poprawności użytego do księgowania schematu księgowanie może zakończyć się sukcesem lub niepowodzeniem.
Uwaga
W przypadku wyboru schematu księgowego, na którym wskazano konto, do którego dany użytkownik nie ma dostępu, predekretacja/księgowanie nie zostanie wykonane. Użytkownik ma możliwość edycji takiego schematu księgowego.
Księgowanie dokumentu poprawnym schematem
W celu zaksięgowania dokumentu schematem księgowym należy:
Zaznaczyć dokument na liście
Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie
W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, zostanie otwarte okno wyboru schematu i daty księgowania. W oknie zaznaczone są dwa parametry:
Użyj daty schematu – odznaczenie parametru umożliwia wybór innej daty księgowania niż na schemacie domyślnym
Użyj domyślnego schematu – odznaczenie parametru umożliwia wybór innego schematu księgowania przypisanego do danego typu dokumentu
Po wskazaniu daty i schematu, należy wybrać przycisk [Zaksięguj]
Jeżeli zastosowany schemat był poprawny, dokument zostanie zaksięgowany, a wygenerowany zapis księgowy będzie widoczny na liście zapisów księgowych ze statusem W buforze (menu Księgowość → Dziennik)
Podgląd procesu księgowania – zakończone powodzeniem
Księgowanie dokumentu niepoprawnym schematem
W celu zaksięgowania dokumentu schematem księgowym należy:
Zaznaczyć dokument na liście
Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie
W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu zdefiniowanych jest więcej niż jeden schemat księgowy, zostanie otwarte okno wyboru schematu i daty księgowania
Wybrać przycisk [Zaksięguj]
Jeżeli użyty schemat był niepoprawny, księgowanie dokumentu kończy się niepowodzeniem. W oknie z logiem zostanie wyświetlony stosowny komunikat, np. „Wygenerowany zapis księgowy nie bilansuje się. Księgowanie dokumentu zakończone niepowodzeniem”.
W takim przypadku należy zmienić schemat księgowy na poprawny i powtórzyć księgowanie
Podgląd procesu księgowania – zakończone niepowodzeniem
Księgowanie dokumentu z ostrzeżeniem
Podczas predekretacji lub księgowania schematem księgowym z zaznaczonym parametrem Załóż konto i wpisanym numerem konta, który jest niezgodny z przypisanym do niego schematem numeracji, system wyświetli w oknie loga odpowiedni komunikat i w zależności od ustawionej kontroli numeracji kont, księgowanie dokumentu będzie kontynuowane lub zostanie zablokowane.
Log z ostrzeżeniem podczas księgowania z zakładaniem konta niespełniającego warunków schematu numeracji
Predefiniowane makra schematów księgowych
Lista predefiniowanych makr możliwych do użycia w schematach księgowych:
Schematy księgowań okresowych
Lista schematów księgowań okresowych
Księgowania mogą odbywać się z określoną regularnością, na przykład co miesiąc, kwartał, rok - są to tak zwane księgowania okresowe. Księgowania okresowe są najczęściej używane do przeksięgowywania sald i/lub obrotów jednych kont na inne.
Dodatkowo funkcjonalność może być przydatna w procesie rozliczania kosztów działalności w czasie. Dzięki użyciu funkcjonalności księgowania okresowego, raz zaewidencjonowane w systemie koszty mogą być automatycznie rozksięgowywane co miesiąc, co pozwala na znaczną poprawę ergonomii pracy.
Lista schematów księgowań okresowych dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Księgowania okresowe].
Lista schematów księgowań okresowych
Na liście widoczne są wszystkie dostępne w firmie schematy księgowań okresowych w ramach danego okresu obrachunkowego. Z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością schematów księgowych okresowych w centrach danej firmy. Szczegółowe informacje o udostępnianiu schematów księgowych w centrach znajdują się w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Importuj] – umożliwia zaimportowanie schematu księgowań okresowych z pliku z rozszerzeniem .xml
[Eksportuj] – umożliwia wyeksportowanie schematu księgowań okresowych do pliku z rozszerzeniem .xml. Każdy z wyeksportowanych schematów zapisywany jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego schematu.
[Aktualizuj] – przeniesienie schematów księgowań okresowych z poprzedniego okresu obrachunkowego. Dodawane są tylko schematy o symbolu nieistniejącym w danym okresie obrachunkowym, jeżeli przypisany do nich dziennik cząstkowy istnieje w danym okresie obrachunkowym.
[Uruchom] – uruchamia schemat księgowań okresowych. Przycisk dostępny, gdy zaznaczono jeden schemat księgowania okresowego.
[Pokaż wygenerowane zapisy] – umożliwia wyświetlenie listy zapisów księgowych wygenerowanych przez schemat. Przycisk dostępny, gdy zaznaczono jeden schemat księgowania okresowego.
Lista schematów księgowań okresowych składa się z kolumn:
Symbol
Nazwa
Opis – opis wprowadzony na nagłówku schematu
Księguj do bufora – informacja o zaznaczeniu parametru Księguj do bufora
Scalaj dekrety – informacja o zaznaczeniu parametru Scalaj dekrety
Numer dokumentu – numer wprowadzony na nagłówku schematu
Dziennik cząstkowy – dziennik wskazany na nagłówku schematu
W celu dodania schematu księgowania okresowego należy z poziomu menu Księgowość → Księgowania okresowe wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.
Formularz schematu księgowań okresowych
Zakładka Ogólne
Symbol – pole obligatoryjne, symbol schematu księgowania okresowego
Nazwa – umożliwia wprowadzenie nazwy schematu księgowania okresowego
Dziennik cząstkowy – pole obligatoryjne, umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego, do którego będą księgowane zapisy generowane danym schematem. Po wybraniu strzałki pojawi się lista dzienników cząstkowych dostępnych w ramach bieżącego okresu obrachunkowego.
Numer dokumentu – umożliwia wprowadzenie numeru, który zostanie przeniesiony do pola Numer dokumentu na zapisie księgowym
Opis – umożliwia wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pola Opis na zapisie księgowym
Księguj do bufora – parametr określający, czy wygenerowane zapisy księgowe zostaną zapisane do bufora (parametr zaznaczony), czy będą od razu zatwierdzone (parametr odznaczony).
Scalaj dekrety – parametr określający, czy schemat będzie scalał dekrety, które wprowadzone są na to samo konto księgowe
Kopiuj atrybuty na elementy – parametr określający, czy atrybuty będą przenoszone z nagłówka księgowania okresowego na jego elementy. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego odznaczenie nie powoduje usunięcia atrybutów z już dodanych elementów.
Kopiuj atrybuty na dekrety – parametr określający, czy na dekrety tworzone podczas księgowania okresowego będą przenoszone atrybuty z elementów księgowania. Parametr jest domyślnie odznaczony.
Zakładka Atrybuty, Historia zmian
Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.
Element schematu księgowania okresowego można dodać w tabeli lub przez formularz
Dodanie elementu schematu księgowania okresowego w tabeli
W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli] z grupy przycisków Elementy. Na liście elementów schematu pojawi się wiersz do wprowadzenia danych.
W tabeli znajdują się kolumny: L.p., Wyrażenie konta Wn, Wyrażenie konta Ma, Wyrażenie kwoty, Opis. Po wybraniu strzałki w prawej części pola pojawi się okno do wpisania wyrażenia.
Uwaga
Lista predefiniowanych makr nie jest dostępna podczas dodawania elementu schematu w tabeli.
Element schematu księgowań okresowych dodany w tabeli
Dodawanie elementu schematu księgowań okresowych przez formularz
W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz elementu schematu księgowań okresowych.
Formularz elementu schematu księgowań okresowych
Formularz składa się z elementów:
Zakładka OgólneOblicz dla - umożliwia definiowanie zakresu kont spełniających określone warunki – tzw. maski. Maskę można wykorzystać definiując kolejne elementy schematu za pomocą zmiennej @Konto. Użytkownik może zdefiniować maskę wykorzystując opcje:
? – Dowolny znak
* – Dowolny ciąg znaków
[] – Znak należy do ciągu
[-] – Znak zawiera się w zakresie
[^] – Znak nie należy do ciągu
[^-] – Znak nie zawiera się w zakresie
Konto Wn/Konto Ma – umożliwia ręczne wpisanie konta lub skorzystanie z opcji:
Wybierz konto z planu kont
Konto – zmienna odwołująca się do kont spełniających definicję maski. Przykład zastosowania znajduje się w artykule Maska w księgowaniach okresowych.
Zapytanie SQL
Załóż konto Wn/Załóż konto Ma – parametr określający czy konta księgowe mają być zakładane automatycznie podczas księgowania zgodnie z numerem wprowadzonym w polu Konto Wn/Konto MaKwota – umożliwia ręczne wpisanie kwoty lub skorzystanie z makr:
Bilans otwarcie winien
Bilans otwarcia ma
Obroty winien
Obroty ma
Obroty narastająco winien
Obroty narastająco ma
Saldo winien
Saldo ma
Persaldo
Maska – zmienna odwołująca się łącznie do wszystkich kont spełniających definicję maski
Konto – zmienna odwołująca się do kont spełniających definicję maski
Wybierz konto z planu kont
Zapytanie SQL
Opis – umożliwia wprowadzenie opisu ręcznie lub za pomocą zapytania SQL, w którym można wykorzystać makro @Konto. Przykładowo:
SQL( SELECT tv.Value AS this FROM SecAccountingStructure.Accounts AS aINNER JOIN Dictionaries.TranslationValues AS tv ON a.NameTranslationID = tv.TranslationIDWHERE a.Number = @Konto AND a.AccountingPeriodID = @AccountingPeriodId)
Zapytanie SQL w schematach księgowań okresowych można definiować ręcznie bądź skorzystać z funkcji podpowiadania elementów zapytania SQL (tabele, funkcje SQL, elementy systemu) poprzez wybranie kombinacji klawiszy <Ctrl> + <Spacja>. W przypadku wybrania funkcji podpowiadania, zostaną wyświetlone elementy, które w danym momencie mogą znaleźć się w zapytaniu SQL.
Zakładka Atrybuty
Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.
Maska w księgowaniach okresowych
Funkcjonalność maski w księgowaniach okresowych pozwala na takie zdefiniowanie mechanizmu księgowań okresowych, aby wszystkie konta znajdujące się w określonej grupie brały udział w księgowaniu.
Użytkownik ma możliwość:
Opcjonalnego zdefiniowania zakresu kont należących do grupy kont uczestniczących w księgowaniu – tzw. maski konta
Odwołania się do maski konta w definicji konta
Odwołania się do maski konta w definicji kwoty
Odwołania się do maski konta w opisie na pozycji schematu
Definiowanie maski
Zakres kont mających brać udział w księgowaniu można wskazać w polu Oblicz dla na formularzu elementu schematu księgowań okresowych. Maska konta może składać się z liter, cyfr, myślników oraz znaków specjalnych.
Pole Oblicz dla na formularzu elementu księgowania okresowego
Zasady funkcjonowania maski konta:
Symbol
Działanie
Przykład
? albo _
Dowolny znak
5??
Wszystkie konta rozpoczynające się numerem 5 i posiadające 3 znaki w swoim numerze
* albo %
Dowolny ciąg znaków
5*
Wszystkie konta rozpoczynające się numerem 5
[AB]
Znak należy do ciągu
401-[137]-01
Wszystkie analityki konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim ‘01’
[A-B]
Znak zawiera się w zakresie
40[1-4]-*
Wszystkie konta zespołu 4, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4
[^AB]
Znak nie zawiera się w ciągu
401-[^137]-01
Wszystkie analityki konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką ‘01’
[^A-B]
Znak nie zawiera się w zakresie
40[^1-4]-*
Wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami ‘40’, a trzeci znak jest różny niż cyfry z przedziału od 1 do 4
Dla przycisku [Oblicz dla] dostępne są zmienne odpowiedzialne za obsługę maski:
? – Dowolny znak
* – Dowolny ciąg znaków
[] – Znak należy do ciągu
[-] – Znak zawiera się w zakresie
[^] – Znak nie zawiera się w ciągu
[^-] – Znak nie zawiera się w zakresie
Przykład
W planie kont o następującej strukturze:
Struktura planu kontzapis 5*401 – oznacza zespół kont rozpoczynających się numerem 5, a kończących 401 tj. 501-01-401, 501-02-401, 502-01-401, 503-02-401, 550-401
zapis 501-??- 463 – oznacza konta 501-01-463 i 501-02-463
Maska w definicji konta
W polach Konto Wn/Konto Ma możliwe jest odwołanie się nie tylko do pojedynczego konta, ale również do grupy kont zdefiniowanych maską w polu Oblicz dla, przy użyciu zmiennej @Konto.
Przykładowo – jeżeli w sekcji Oblicz dla zdefiniowano maskę jako 4??-??-??, użycie po stronie Konta Wn zapisu @Konto odpowiada za księgowanie na wszystkich kontach spełniających kryteria maski.
W polu Konto Wn/Konto Ma nie można utworzyć maski. Natomiast można wykorzystać składnię Substring do budowania numeru konta księgowego.
Przykład
Wykorzystanie składni Substring
Tak zapisana pozycja spowoduje wygenerowanie tylu zapisów księgowych, ile jest kont zgodnych z maską 401-??. Każdy zapis zostanie wprowadzony na konta zespołu: 501-01-?? i konto 490 (gdzie ?? zostanie zastąpiony przez końcówkę numeru konta zespołu 401, a dokładnie pobrane będą 2 znaki zaczynając od piątego).
Maska w definicji kwoty
W polu Kwota możliwe jest odwołanie się do pojedynczego konta lub grupy kont zdefiniowanej za pomocą maski. Do maski można odwołać się poprzez:
Wskazanie maski jako argumentu funkcji księgowej – przykładowo, dla funkcji OWN odpowiadającej za obroty Wn konta, można użyć zapisu OWN (5*) odpowiadającego za obroty Wn wszystkich kont zespołu 5
Użycie zmiennej @Maska, która opowiada za pobranie wartości dla grupy kont zdefiniowanych w polu Oblicz dla. Wartość zmiennej wyliczana jest łącznie dla grupy kont.
Przykład
Dane w zestawieniu obrotów i sald:
OWN konto 501-001: 100,00 PLN
OWN konto 502-001: 30,00 PLN
Maska: 5??-001
W polu z kontami: @Konto (i dowolne konto przeciwstawne)
W polu z kwotą: OWN(@Maska)
Rezultatem wykonania księgowania okresowego są dwie linie dekretu:
501-001 (i konto przeciwstawne), kwota 130,00 PLN
502-001(i konto przeciwstawne), kwota 130,00 PLN
Użycie zmiennej @Konto, która odpowiada za pobranie wartości każdego z kont zdefiniowanych w polu Oblicz dla. Wartość zmiennej wyliczana jest oddzielnie dla każdego przetwarzanego konta.
Przykład
Dane w zestawieniu obrotów i sald:
OWN konto 501-001: 100,00 PLN
OWN konto 502-001: 30,00 PLN
Maska: 5??-001
W polu z kontami: @Konto (i dowolne konto przeciwstawne)
W polu z kwotą: OWN(@Konto)
Rezultatem wykonania księgowania okresowego są dwie linie dekretu:
501-001 (i konto przeciwstawne), kwota 100,00 PLN
502-001 (i konto przeciwstawne), kwota 30,00 PLN
Uruchamianie księgowania okresowego
W celu wykonania księgowania okresowego należy z poziomu Księgowość → Księgowania okresowe zaznaczyć schemat księgowania, a następnie wybrać przycisk [Uruchom].
W otwartym oknie należy:
Wskazać datę księgowania – data, z jaką zostanie utworzony zapis księgowy. Domyślnie data bieżąca.
Wskazać datę początkową oraz końcową – okres, za jaki uwzględniane będą dekrety do wyliczania funkcji zdefiniowanych na pozycjach księgowania okresowego. Domyślnie daty bieżące.
Określić wartość parametru Uwzględniaj zapisy w buforze – decyduje, czy w wyliczaniu wartości mają być uwzględniane zapisy w buforze. Parametr domyślnie zaznaczony.
Okno uruchamiania schematu księgowania okresowego
Jeżeli na pozycji księgowania okresowego nie została wykorzystana maska, to wynikiem wykonania księgowania jest zapis księgowy z jednym dekretem księgowym na obliczoną kwotę i konta podane w polach Konto Wn/Konto Ma.
Jeżeli maska została zdefiniowana, to uruchomiona zostanie pętla, w której elementami będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego spełniające podane kryterium.
Właścicielem powstałego zapisu księgowego jest centrum struktury firmy, do którego zalogowany jest operator, który przeprowadził księgowanie.
W celu podglądu wygenerowanego zapisu księgowego należy, po zaznaczeniu księgowania okresowego, wybrać przycisk [Pokaż wygenerowane zapisy]. Użytkownik zostanie przekierowany na listę Zapisy księgowe: dziennikzawężoną do zapisów wygenerowanych danym schematem.
Zestawienia księgowe
Lista zestawień księgowych
Zestawienia księgowe są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy oraz analizy danych wprowadzonych do systemu. Stanowią wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analiz. Mają one charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zewidencjonowane na kontach księgowych.
System pozwala na definiowanie dowolnych typów zestawień oraz własnych wskaźników finansowych.
Lista zestawień dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Zestawienia].
Lista zestawień
Na liście wyświetlane są zestawienia księgowe dostępne w danym centrum. Z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością zestawień w centrach danej firmy. Szczegółowe informacje o udostępnianiu schematów księgowych w centrach znajdują się w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Przelicz] – przelicza zestawienie, umożliwia podgląd wcześniejszego wyliczenia
[Kreator] – przycisk dostępny w polskiej wersji językowej bazy danych. Umożliwia wykreowanie szablonów zestawień księgowych.
[Importuj xml] – pozwala na zaimportowanie zestawienia z pliku z rozszerzeniem .xml
[Eksportuj xml] – pozwala na wyeksportowanie zestawienia do pliku z rozszerzeniem .xml. Każde z wyeksportowanych zestawień zapisywane jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego zestawienia.
Wygenerować automatycznie (tylko w polskiej wersji językowej systemu)
Dodawanie zestawienia za pomocą przycisku [Dodaj]
Formularz zestawienia księgowego
Z poziomu formularza zestawienia dostępne są standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Dodaj na tym samym poziomie] – umożliwia dodanie pozycji zestawienia na tym samym poziomie, co pozycja kursora
[Dodaj na niższym poziomie] – umożliwia dodanie pozycji na poziomie niższym niż zaznaczona pozycja. Przycisk aktywny, gdy istnieje pozycja nadrzędna.
[Mapuj do e-sprawozdań] – przycisk dostępny w polskiej wersji językowej bazy danych. Jest on aktywny, jeżeli w panelu bocznym zestawienia zaznaczono parametr Eksport do e-Sprawozdań (PL). Umożliwia przypisanie pozycji zestawienia księgowego do odpowiednich elementów sprawozdania finansowego zgodnie ze strukturą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Formularz zestawienia składa się z elementów:
Panel boczny
Pokazuj pełną numeracjępozycji – po zaznaczeniu parametru na zakładce Pozycjezestawienia oraz na wyliczonym zestawieniu pokaże się pełna numeracja pozycji
Kod – pole obligatoryjne, umożliwia wprowadzenie unikalnego kodu zestawienia
Nazwa – pole obligatoryjne, umożliwia wprowadzenie nazwy zestawienia
Atrybuty – umożliwia uwzględnienie dekretów o określonych atrybutach w wyliczeniach funkcji księgowych. Wybranie przycisku [Atrybuty] otwiera okno Warunki atrybutów, w którym istnieje możliwość zdefiniowania odpowiednich warunków.
Eksport do e-Sprawozdań (PL) – parametr dostępny w polskiej wersji językowej bazy danych. Zaznaczenie parametru oznacza, że dane zestawienie księgowe będzie mogło być sporządzone w postaci elektronicznej w odpowiedniej strukturze logicznej i formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Po jego zaznaczeniu dostępne będą dwa dodatkowe pola:
Typ sprawozdania – umożliwia określenie typu jednostki, dla której sporządzane jest zestawienie. Dostępne wartości: Jednostka inna (wartość domyślna), Jednostka mała, Jednostka mikro.
Element – pole obligatoryjne, służy do określenia sprawozdania finansowego, którego będzie dotyczyć zestawienie. Lista wyświetlanych elementów zależna jest od wskazanego typu jednostki gospodarczej.
W przypadku zmiany typu sprawozdania lub elementu, jeżeli pozycje zestawienia zostały już zmapowane do e-sprawozdań, system wyświetli komunikat „Zmiana elementu e-sprawozdania wyczyści mapowania na pozycjach zestawienia. Czy chcesz zmienić element?” Wybranie opcji Tak skutkuje usunięciem wartości z pola Element e-sprawozdania na pozycji zestawienia księgowego.
Zakładka Pozycje zestawienia
Na zakładce znajduje się lista pozycji, z poziomu której można zarządzać elementami zestawienia. Pozycje mają strukturę drzewiastą.
Lista składa się z kolumn:
Numer
Nazwa
Wyrażenie kwoty
Wpływ na rodzica
Element e-sprawozdania (domyślnie ukryta, dostępna w polskiej wersji językowej bazy danych)
Po dodaniu pierwszej pozycji zestawienia użytkownik ma możliwość ustalenia schematu numeracji pozycji. Dostępne są cztery predefiniowane typy:
1,2,3...
I,II,III...
a,b,c...
A,B,C…
oraz opcja Brak numeracji
Opis – sekcja do wprowadzenia opisu zestawienia
W celu dodania pozycji zestawienia należy na zakładce Pozycje zestawienia wybrać przycisk:
[Dodaj pozycję na tym samym poziomie] – otwiera formularz pozwalający na zdefiniowanie pozycji na tym samym poziomie, co pozycja kursora. Będzie ona kolejną pozycją na tym samym poziomie hierarchii.
[Dodaj pozycję na niższym poziomie] – uruchamia formularz pozwalający na wprowadzenie pozycji podrzędnej w stosunku do pozycji kursora
Formularz pozycji zestawienia
Formularz pozycji zestawienia składa się z elementów:
Nazwa – pole obligatoryjne, służy do wprowadzenia nazwy pozycji zestawienia
Numer – generowany automatycznie zgodnie z wybranym schematem numeracji
[Wstaw konto z planu kont] – przycisk otwiera plan kont w celu wskazania konta księgowego.
Wartość wyrażenia – pozwala na zdefiniowanie na każdym poziomie pozycji wyrażenia kwoty. Kwota może być wpisana ręcznie (stała wartość) lub wyliczana na podstawie funkcji.
Funkcje:
@BOWN( ) – Bilans otwarcia Wn
@BOMA( ) – Bilans otwarcia Ma
@OWN( ) – Obroty Wn
@OMA( ) – Obroty Ma
@ONWN( ) – Obroty narastająco Wn
@ONMA( ) – Obroty narastająco Ma
SWN( ) – Saldo Wn
@SMA( ) – Saldo Ma
@PS( ) – Persaldo
Po wybraniu funkcji w nawiasie należy wskazać konto: ręcznie, przy użyciu przycisku [Wstaw konto z planu kont] lub wykorzystując maskę do określenia konta na zasadach analogicznych jak podczas definiowania księgowania okresowego. Opis działania maski znajduje się w artykule Maska w księgowych okresowych.
Inne:
Zestawienie księgowe – umożliwia pobranie danych z innej gałęzi tego samego zestawienia lub innego zdefiniowanego w systemie. Po wybraniu tej opcji system wyświetli listę gałęzi z zestawień dodanych w systemie. W celu zmiany zestawienia, z którego mają być pobierane dane, należy skorzystać z listy rozwijanej pola Zestawienie.
Jeżeli – umożliwia wykorzystanie funkcji IF, przykładowo: IF( SMA( "760-01" ) > SWN( "761-01" ) , SMA( "760-01" ) - SWN( "761-01" ) ,0). Jeśli warunek użyty w funkcji jest spełniony, pobierana jest pierwsza wartość, jeśli nie, to druga.
Wartość bezwzględna – umożliwia wykorzystanie funkcji ABS, przykładowo: ABS( SMA( "700-01" )). Funkcja ta pozwala na wyciągnięcie wartości bezwzględnej liczby.
Zaokrąglenia – umożliwia wykorzystanie funkcji ROUND, przykładowo: ROUND( OMA( "700-04" ),0), gdzie liczba po przecinku informuje, do ilu miejsc po przecinku kwota zostanie zaokrąglona
Część całkowita – umożliwia wykorzystanie funkcji INT, przykładowo: INT( OWN(100))
Zapytanie SQL – umożliwia wykorzystanie zapytania SQL
Przykład
SQL(SELECT sum(h.NetValue)FROM SecSales.Headers as hINNER JOIN DT.DocumentTypes as dt ON dt.ID = h.DocumentTypesIDWHERE (dt.NamespaceEntry = N'FSV')AND (h.IsReverseCharge = 1)AND (h.SellingDate between @DataOd AND @DataDo))
gdzie zmienne: @DataOd, @DataDo odpowiadają Dacie od, Dacie do ustawionych dla poszczególnych okresów zestawienia.
Wpływ na rodzica – parametr decyduje, czy dana gałąź ma wpływać na gałąź nadrzędną. Dostępne wartości określające sposób wpływania na rodzica:
[+] – zwiększa wartość gałęzi nadrzędnej
[-] – zmniejsza wartość gałęzi nadrzędnej
Brak – brak wpływu na gałąź nadrzędną
Element e-sprawozdania – pole widoczne w polskiej wersji językowej bazy danych w przypadku zaznaczenia w panelu bocznym zestawienia parametru Eksport do e-Sprawozdań (PL). Uzupełniane po wybraniu przycisku [Mapuj do e-sprawozdań] lub ręcznie. Lista wartości w polu Element e-sprawozdania jest uzależniona od wartości wybranej w polu Element na panelu bocznym zestawienia. Dany element można wskazać tylko raz w ramach danego zestawienia księgowego. Wyjątkiem jest wartość Pozycja uszczegółowiająca, którą można przypisać na każdej pozycji zestawienia. Wybranie jako elementu Pozycji uszczegółowiającej oznacza, że zostanie ona zaimportowana do aplikacji e-Sprawozdania, ale nie zostało dla niej przewidziane unikatowe oznaczenie w schematach sprawozdań finansowych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
Domyślnie/Wybierz – w ramach pola użytkownik ma do wyboru jedną z dwóch opcji. Jeżeli zostanie wybrana opcja Domyślnie to dla danej pozycji zestawienia uwzględniane są warunki atrybutów określone na nagłówku zestawienia, a przycisk [Atrybuty] jest nieaktywny. W przypadku wskazania opcji Wybierz użytkownik ma możliwość zdefiniowania warunków dla danej pozycji za pomocą przycisku [Atrybuty].
Atrybuty – przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli w polu obok wskazano opcję Wybierz. Po wybraniu przycisku otwarte zostaje okno Warunki atrybutów, w którym istnieje możliwość zdefiniowania warunków uwzględniających dekrety o określonych atrybutach w wyliczeniach funkcji księgowych.
Zakładka Okresy zestawienia
Użytkownik może zdefiniować dowolną liczbę okresów, które będą uwzględniane w funkcjach wyliczających wartości zestawienia.
W celu zdefiniowania okresu należy, na zakładce Okresy zestawienia, wybrać przycisk [Dodaj]. Pojawi się formularz definiowania okresów wyliczeń.
Formularz okresu wyliczenia zestawienia
Formularz składa się z elementów:
Nazwa – pole obligatoryjne, pozwala na wprowadzenie nazwy okresu zestawienia
Okres – okres, za który będzie wyliczane zestawienie. Dostępne opcje:
Dowolny – umożliwia zadeklarowanie dowolnego zakresu dat w polach Od, Do. Daty muszą się mieścić w ramach jednego okresu obrachunkowego.
Bilans otwarcia – uwzględniane będą zapisy pochodzące z bilansu otwarcia bieżącego okresu obrachunkowego
Bieżący miesiąc – dla funkcji liczonych wg obrotów umożliwi wyliczenie wartości w oparciu o zapisy miesiąca bieżącego. Dla funkcji liczonych wg sald, spowoduje wyliczanie wartości narastająco od początku okresu obrachunkowego z uwzględnieniem bilansu otwarcia.
Poprzedni miesiąc – dla funkcji liczonych wg obrotów spowoduje wyliczenie wartości tylko za miesiąc poprzedni. Dla funkcji liczonych wg sald, pod uwagę będą brane zapisy księgowe od początku okresu obrachunkowego do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc bieżący, włącznie z bilansem otwarcia.
Bieżący okres obrachunkowy – uwzględniane będą wszystkie zapisy księgowe z bieżącego okresu obrachunkowego
Poprzedni okres obrachunkowy – uwzględniane będą wszystkie zapisy księgowe z poprzedniego okresu obrachunkowego
Okres obrachunkowy – umożliwia wybór dowolnego okresu obrachunkowego zdefiniowanego w systemie
Dziś – uwzględniane będą zapisy księgowe z dnia bieżącego
Wczoraj – uwzględniane będą zapisy księgowe z dnia poprzedniego
Bieżący tydzień – uwzględniane będą zapisy z bieżącego tygodnia
Poprzedni tydzień – uwzględniane będą zapisy z poprzedniego tygodnia w stosunku do daty bieżącej
Okres obrachunkowy - pole aktywne w przypadku wybrania wartości Okres obrachunkowy w polu Okres. Pozwala na wskazanie okresu obrachunkowego spośród okresów zdefiniowanych w systemie.
Okres cząstkowy – parametr aktywny w przypadku wybrania wartości Okres obrachunkowy w polu Okres, jeżeli we wskazanym okresie obrachunkowym istnieją okresy cząstkowe
Pokaż kolumnę procentów – po zaznaczeniu parametru na wyliczonym zestawieniu pojawi się kolumna z procentowym udziałem każdej z pozycji zestawienia w całości zestawienia
Na liście okresów zestawienia księgowego użytkownik ma możliwość zarządzania ich kolejnością za pomocą przycisków [Przesuń w górę], [Przesuń w dół].
Uwaga
Kolejność kolumn zmieniona na wyliczeniu zestawienia księgowego będzie widoczna tylko na bieżącym wyliczeniu zestawienia. Przy kolejnym wyliczeniu kolumny zostaną wyświetlone w kolejności ustawionej na liście okresów zestawienia księgowego.
Generowanie zestawień księgowych za pomocą przycisku [Kreator]
Uwaga
Funkcjonalność dostępna jest wyłącznie na bazach wykreowanych w języku polskim.
W celu wygenerowania zestawień należy wybrać przycisk [Kreator] z grupy przycisków Zestawienia. Pojawi się okno Szablon sprawozdania finansowego wg UoR, w którym użytkownik zaznacza jakie elementy sprawozdania finansowego mają zostać wykreowane.
Okno kreacji zestawień księgowych
Na zestawieniu jest automatycznie uzupełniony Kod, Nazwa, Pozycje zestawienia i Okresy zestawienia z możliwością zmiany.
Formularz zestawienia księgowego dodanego za pomocą przycisku [Kreator]
Wyliczanie zestawienia księgowego
W celu wyliczenia zestawienia księgowego, należy z poziomu menu Księgowość → Zestawienia księgowe zaznaczyć zestawienie, wybrać przycisk [Przelicz], a następnie [Wylicz ponownie].
Wyliczone zestawienie księgowe
Na oknie Wyliczenie zestawienia w nieedytowanym polu Data wyliczenia znajduje się informacja o dacie i godzinie ostatniego przeliczenia zestawienia.
W filtrze zestawienia dostępne są parametry:
Uwzględniaj zapisy w buforze – decyduje, czy w wyliczaniu wartości mają być uwzględniane niezatwierdzone zapisy księgowe. Parametr domyślnie zaznaczony.
Ukrywaj pozycje o zerowych kwotach – decyduje, czy wyliczone pozycje o zerowych kwotach będą widoczne. Parametr domyślnie odznaczony.
Po zmianie parametrów należy wybrać przycisk [Wylicz ponownie].
Uwaga
Na formularzu wyliczenia zestawienia księgowego użytkownik nie ma możliwości zarządzania widocznością listy kolumn.
Import zestawień księgowych do e-sprawozdań
Do aplikacji Comarch e-Sprawozdania zintegrowanej z systemem Comarch ERP Altum można zaimportować zestawienia, które zostały prawidłowo przygotowane oraz zmapowane.
Uwaga
Funkcjonalność dostępna jest wyłącznie dla baz wykreowanych w języku polskim.
Comarch ERP Altum
W celu przygotowania zestawienia księgowego do importu w aplikacji Comarch e-Sprawozdania należy:
W panelu bocznym formularza zestawienia księgowego zaznaczyć parametr Eksport do e-Sprawozdań (PL). Po zaznaczeniu parametru dostępne będą dwa dodatkowe pola:
Typ sprawozdania – należy określić typ jednostki, dla której sporządzane jest zestawienie. Dostępne wartości: Jednostka inna (wartość domyślna), Jednostka mała, Jednostka mikro.
Element – pole obligatoryjne, należy określić element sprawozdania finansowego, którego będzie dotyczyć zestawienie. Lista wyświetlanych elementów zależna jest od wskazanego typu jednostki gospodarczej.
Parametr Eksport do e-Sprawozdań (PL)
Jeżeli parametr Eksport do e-Sprawozdań (PL) nie zostanie zaznaczony, to zestawienie nie będzie widoczne w aplikacji Comarch e-Sprawozdania.
Zmapować pozycje zestawienia:
Za pomocą przycisku [Mapuj do e-Sprawozdań] – przycisk aktywny, jeżeli w panelu bocznym zestawienia zaznaczono parametr Eksport do e-Sprawozdań (PL). Po wybraniu przycisku pozycje zestawienia księgowego są automatycznie przypisywane do odpowiednich elementów sprawozdania finansowego, poprzez odpowiednie oznaczenie w polu Element e-sprawozdania na pozycji zestawienia, zgodnie ze strukturą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli mapowanie zostanie zakończone komunikatem: „Mapowanie zakończone. Nie wszystkie pozycje zestawiania udało się automatycznie przypisać do e-sprawozdań.”, należy ręcznie uzupełnić nieprzypisane pozycje.
Ręcznie – poprzez wskazanie wartości w polu Element e-sprawozdania na pozycji zestawienia. Lista wartości w polu Element e-sprawozdania jest uzależniona od wartości wybranej w polu Element na panelu bocznym zestawienia. Dodatkowo, lista ta jest zawężona do elementów podrzędnych w stosunku do elementu wskazanego w nadrzędnej pozycji zestawienia (przykładowo, jeśli w zestawieniu Bilans firmy na pozycji Aktywa trwałe, w polu Element e-sprawozdania wybrano wartość Aktywa_A, to na podrzędnej pozycji zestawienia Wartości niematerialne i prawne lista elementów będzie zawężona do następujących wartości: Aktywa_A_I, Aktywa_A_II, Aktywa_A_III, Aktywa_A_IV, Aktywa_A_V, PozUszcz). Dany element można wskazać tylko raz w ramach danego zestawienia księgowego. Wyjątkiem jest wartość Pozycja uszczegółowiająca, którą można przypisać na każdej pozycji zestawienia. Wybranie jako elementu Pozycji uszczegółowiającej oznacza, że zostanie ona zaimportowana do aplikacji e-Sprawozdania, ale nie zostało dla niej przewidziane unikatowe oznaczenie w schematach sprawozdań finansowych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
Ręczne mapowanie pozycji zestawienia
Wskazówka
W przypadku zestawień zmian w kapitale własnym pozycje uszczegóławiające powinny być dodawane bezpośrednio w aplikacji Comarch e - Sprawozdania.
Jeżeli pozycje zestawienia nie zostaną zmapowane, po zaimportowaniu zestawienia do aplikacji Comarch e-Sprawozdania nie zostaną zaczytane dane (kwoty będą wynosić 0,00 PLN).
Na zestawieniu księgowym, które będzie importowane do aplikacji Comarch e-Sprawozdania, muszą zostać zdefiniowane dwa okresy:
Bilans otwarcia (dla zestawienia o typie Bilans) lub Poprzedni okres obrachunkowy (dla pozostałych typów zestawień)
Bieżący okres obrachunkowy
Kwoty wyliczone za dane okresy zostaną zaimportowane odpowiednio do kolumn: Rok poprzedni, Rok bieżący w aplikacji Comarch e-Sprawozdania.
Jeżeli okresy nie zostaną zdefiniowane, import do aplikacji Comarch e-Sprawozdania nie będzie możliwy. Podczas próby zaimportowania zestawienia w aplikacji Comarch e-Sprawozdania użytkownik zostanie poinformowany o niepowodzeniu importu zestawienia komunikatem: „Wystąpił nieoczekiwany błąd podczas wczytywania jednego z zestawień. Operacja będzie kontynuowana.”. Po rozwinięciu opcji Szczegóły dostępna będzie informacja o przyczynie niepowodzenia, np. „Kwota za okres bieżący nie została wyeksportowana, ponieważ w zestawieniu Bilans firmy nie zdefiniowano okresu „Bieżący okres obrachunkowy".”
Informacja o błędzie podczas importu zestawienia
Wyliczyć zestawienie księgowe wybierając przycisk [Przelicz], a następnie [Wylicz ponownie]
Comarch e-Sprawozdania
Szczegółowe informacje o aplikacji Comarch e-Sprawozdania dostępne są w dokumentacji Instrukcja Comarch e-Sprawozdania.
Wskazówka
Do aplikacji Comarch e-Sprawozdania zintegrowanej z programem Comarch ERP Altum można zalogować się jedynie na konto, które nie jest zintegrowane z Windows.
Po zalogowaniu do aplikacji Comarch e-Sprawozdania należy:
Na liście e-Sprawozdań finansowych dodać nowy dokument za pomocą przycisku [Dodaj]
Uzupełnić dane na zakładce Ogólne, a następnie wybrać przycisk [Utwórz plik i przejdź dalej]. Zostanie otwarte okno z elementami sprawozdania finansowego.
W panelu bocznym okna wybrać element sprawozdania, np. Aktywna, a następnie zaimportować zdefiniowane w systemie Comarch ERP Altum zestawienie za pomocą przycisku [Importuj zestawienie księgowe]. Zostanie wyświetlona lista zestawień możliwych do zaimportowania. Po zaznaczeniu zestawienia należy wybrać przycisk [Importuj], aby dane zostały pobrane.
Deklaracje
Konfiguracja wysyłki deklaracji
System pozwala na wysłanie deklaracji bezpośrednio na portal Ministerstwa Finansów oraz pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Użytkownik ma możliwość eksportu deklaracji z wykorzystaniem tzw. podpisu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego.
Z poziomu menu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma na zakładce Deklaracje należy wskazać urząd skarbowy, do którego będą składane deklaracje oraz typ płatnika. Szczegółowy opis zakładki Deklaracje znajduje się w artykule Struktura firmy - Firma.Zakładka Deklaracje na firmie
Przed wysłaniem deklaracji należy wypełnić pola w sekcji E-deklaracja (dostęp z poziomu System → Konfiguracja → Wymiana danych):
Adres usługi Web Service – domyślnie ustawiony adres bramki produkcyjnej Ministerstwa Finansów: https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/
Katalog plików wymiany – katalog zapisu eksportowanych deklaracji i UPO
Sekcja E-deklaracja w konfiguracji systemu
Uwaga
Użytkownik powinien mieć pełen dostęp do folderu, w którym zapisywane są wysłane deklaracje i UPO, jak również do folderu, w którym zapisywane są logi z biblioteki Comarch.EDeclarations.dll. Lokalizacja folderu z logami z danej biblioteki różni się w zależności od wersji systemu operacyjnego Windows. Najczęściej ścieżka dostępu do danego folderu to: C:\ProgramData\ Comarch ERP Altum\ Logs\ wersja\ kod profilu z Auto Update\ nazwa pliku.
Informacja o portach, które należy odblokować, aby wysyłka deklaracji była możliwa, znajduje się w biuletynie Comarch ERP Altum – Wykaz połączeń.
Lista deklaracji
W systemie możliwe jest wyliczenie:
Deklaracji VAT-7 wraz z załącznikiem VAT-ZD
Korekty do deklaracji VAT-7 wraz z załącznikami ORD-ZU, VAT-ZD
Deklaracji VAT-27
Korekty do deklaracji VAT-27
Deklaracji VAT-UE
Korekty do deklaracji VAT-UE: VAT-UEK
Użytkownik ma możliwość wyliczenia deklaracji VAT dla:
Centrum typu firma – uwzględniane są faktury VAT danej firmy
Całej działalności, z poziomu firmy głównej – uwzględniane są wszystkie faktury VAT wprowadzone w systemie
Wyliczanie deklaracji odbywa się w oparciu o dokumenty znajdujące się w rejestrze VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Szczegółowe informacje o określaniu parametrów faktur znajdują się w artykule Kwalifikacja faktur do pól deklaracji. Do deklaracji ujmowane są faktury VAT zarówno w stanie Zatwierdzonym jak i Niezatwierdzonym.
Deklaracje VAT wyliczane są w walucie systemowej danej firmy. Jeżeli w firmach podrzędnych ustawiono różne waluty systemowe, wyliczenie deklaracji w firmie głównej nie będzie możliwe. Użytkownik zostanie o tym poinformowany komunikatem: „Nie można wyliczyć deklaracji dla dokumentów z różną walutą systemową”.
Lista deklaracji jest dostępna z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Deklaracje].
Lista deklaracji
Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Dodaj] – przycisk aktywny po zaznaczeniu rodzaju deklaracji: VAT-7, VAT-UE, VAT-27
[Korekta] – przycisk dostępny po zaznaczeniu deklaracji lub korekty o statusie Zaakceptowany lub Zatwierdzony oraz do której nie wygenerowano korekty
[Zawiadomienie ZD] – przycisk dostępny po zaznaczeniu deklaracji VAT-7. Wybranie przycisku podnosi do edycji powiązany z deklaracją dokument zawiadomienie ZD. Jeżeli do deklaracji nie zostało wygenerowane zawiadomienie ZD, pojawi się komunikat: „Do danej deklaracji VAT-7 nie istnieje powiązany dokument: Zawiadomienie ZD.”
Parametry wybrane na elemencie faktury VAT determinujące ujęcie dokumentu w określonym polu deklaracji VAT-7/VAT-27/VAT-UE:
Krajowa – rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne
Wartość parametru: Kraj, Taxfee (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych)
Wewnątrzwspólnotowa – rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne
Wartość parametru: Wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie, Wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie trójstronne, Dostawa opodatkowana poza terytorium kraju (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych)
Pozaunijna – rodzaj transakcji wskazany na zakładce Ogólne
Wartość parametru: Import, Eksport (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Dostawa opodatkowana poza terytorium kraju (dostępny na dokumentach sprzedażowych), Podatnikiem jest nabywca (dostępny na dokumentach sprzedażowych)
Odliczenia VAT – parametr dostępny na dokumentach zakupowych
Wartość parametru: Tak, Nie, Warunkowo
VAT-7 – wartość parametru wskazuje, czy dany element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-7
Wartość parametru: Tak, Nie
VAT-27 – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych dla rodzaju transakcji Krajowa. Jego wartość wskazuje, czy element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-27. Jeśli dla parametru Krajowa wybrano wartość Podatnikiem jest nabywca, wartość parametru VAT-27 zostanie automatycznie ustawiona na
Wartość parametru: Tak, Nie
VAT-UE – parametr dostępny dla rodzaju transakcji Wewnątrzwspólnotowa. Jego wartość wskazuje, czy element ma zostać ujęty na deklaracji VAT-UE
Wartość parametru: Tak, Nie
Rodzaj – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych i zakupowych
Wartość parametru: Towary, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca, Paliwo, Zakup kas rejestrujących, Spis z natury
Korekta podatku naliczonego – parametr dostępny na dokumentach zakupowych
Wartość parametru: Tak, Nie, Art.89b ust.1 ustawy, Art.89b ust.4 ustawy
W proporcji – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych. Służy do zaklasyfikowania danej sprzedaży jako opodatkowanej lub zwolnionej z opodatkowania, co pozwala na wyliczenie wskaźnika struktury sprzedaży do rozliczenia zakupu związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.
Wartość parametru: Uwzględniać, Nie uwzględniać, Tylko w mianowniku
Korekta podatku należnego WNT paliw – parametr dostępny na dokumentach sprzedażowych dla rodzaju transakcji Wewnątrzwspólnotowa. Służy do zaklasyfikowania faktury do pola deklaracji VAT-7 związanego z wewnątrzwspólnotowym nabyciem paliw silnikowych
Wartość parametru: Tak, Nie
Dodatkowo kwalifikacja ujęcia pozycji faktury VAT w deklaracji odbywa się na podstawie daty deklaracji – pola W deklaracji VAT, na pozycjach faktury VAT. Użytkownik ma możliwość wskazania miesiąca oraz roku ujęcia w deklaracji VAT.
Opis wymaganych ustawień parametrów VAT w celu ujęcia elementów faktur VAT w poszczególnych polach na deklaracji VAT-7, VAT-27 i VAT-UE znajduje się w biuletynie Comarch ERP Altum Biuletyn techniczny – Deklaracje VAT (biuletyn skrócony).
[Przelicz] – przycisk aktywny dla deklaracji i korekty o statusie Bufor. Służy do wyliczenia deklaracji na podstawie faktur VAT.
[Eksportuj deklarację] – przycisk aktywny dla deklaracji o statusie Zaakceptowany lub Zatwierdzony. Służy do eksportu deklaracji na portal Ministerstwa Finansów.
[Pobierz UPO] – przycisk aktywny po wyeksportowaniu deklaracji. Służy do pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
[Zawiadomienie ZD] – przycisk dostępny dla deklaracji VAT-7. Wybranie przycisku podnosi do edycji powiązany z deklaracją dokument zawiadomienie ZD. Jeżeli do deklaracji nie zostało wygenerowane zawiadomienie ZD, pojawi się komunikat: „Do danej deklaracji VAT-7 nie istnieje powiązany dokument: Zawiadomienie ZD.”
Wyliczanie deklaracji
W celu dodania deklaracji należy z poziomu menu Księgowość → Deklaracje zaznaczyć gałąź, w ramach której deklaracja ma zostać dodana (VAT-7, VAT-27, VAT-UE), a następnie wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie otwarty formularz deklaracji.
Zakładka Ogólne deklaracji VAT
Formularz deklaracji składa się z elementów:
Zakładka Ogólne
Symbol – symbol wraz z numerem formularza deklaracji
Status – dostępne opcje:
Bufor:
można bezśladowo usunąć deklarację
nie można wystawić korekty
Zaakceptowany:
można wystawić korektę
można dokonać zmiany statusu na Bufor, pod warunkiem, że nie wystawiono do niej korekty
można dokonać zmiany statusu na Zatwierdzony
można wyeksportować deklarację
Zatwierdzony:
nie można dokonać zmiany statusu na Zaakceptowany lub Bufor
można wystawić korektę
można wyeksportować deklarację
Wylicz dla – umożliwia wybór centrum typu firma, dla którego ma zostać wyliczona deklaracja. Wybór firmy głównej w tym polu spowoduje wyliczenie deklaracji na podstawie dokumentów wszystkich firm.
Uwaga
Jeśli faktury VAT firm podrzędnych wystawione są w różnych walutach systemowych, wyliczenie deklaracji dla firmy głównej nie będzie możliwe.
Definicja – umożliwia wskazanie definicji formularza deklaracji. Domyślnie ustawiana jest definicja formularza obowiązującego w okresie, za który wyliczana jest deklaracja.
Miesiąc – rok i miesiąc, za który deklaracja jest wyliczana
Właściciel – firma, do której zalogowany jest użytkownik dodający deklarację. Dodając deklarację z poziomu firmy głównej, użytkownik ma możliwość wyliczenia deklaracji uwzględniającej faktury VAT wszystkich firm podrzędnych lub tylko wybranej.
Status e-deklaracji – w zależności od statusu e-deklaracji, w danym polu zostanie wyświetlona odpowiednia wartość:
Nie wysłano
Wysłano/trwa przetwarzanie
Wysłano/nie odebrano UPO
Wysłano/odebrano UPO
Błąd wysyłania
Odrzucono
Data wysłania – data ostatniej wysyłki e-deklaracji
Data odebrania – data odebrania Urzędowego Poświadczenia Obioru (UPO)
Identyfikator dokumentu – numer referencyjny deklaracji, nadawany przez serwis Ministerstwa Finansów w momencie wysyłki
Zakładka Pozycje
Po przeliczeniu deklaracji na zakładce wyświetlane są pozycje deklaracji zgodnie z wybraną definicją formularza.
Deklaracja z przeliczonymi pozycjami
Informacje dotyczące danych podatnika oraz urzędu skarbowego pobierane są ze struktury firmy, zakładki Deklaracje (Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Deklaracje). Szczegółowy opis zakładki Deklaracje znajduje się w artykule….
Dodatkowo, w przypadku deklaracji VAT-7, użytkownik podczas rozpoczynania pracy z systemem ma możliwość wprowadzenia współczynnika sprzedaży opodatkowanej do całkowitej w polu Współczynnik rzeczywisty. W kolejnych latach współczynnik liczony jest automatycznie na podstawie danych z poprzedniego roku, przy czym użytkownik może skorygowania wartości wyliczonej przez program. Po wprowadzeniu współczynnika nie należy ponownie przeliczać deklaracji.
Na zakładce Powiązane wyświetlana jest informacja o załącznikach dodanych do deklaracji.
Załącznik stanowi integralną część deklaracji głównej. Przy przeliczaniu deklaracji głównej zawsze przeliczane są wszystkie jej załączniki. Okres przeliczania załącznika jest taki sam jak deklaracji głównej.
Dostępne załączniki:
Do deklaracji VAT-7
VAT-ZD – generowany w przypadku skorzystania przez podatnika z ulgi na złe długi, umożliwiającej wierzycielowi odzyskanie części należności, jaką z tytułu wykazanej sprzedaży zobowiązany był odprowadzić do urzędu skarbowego
Do korekty deklaracji VAT-7
ORD-ZU – uzasadnienie złożenia korekty do deklaracji VAT-7
VAT-ZD
Wysyłanie deklaracji
Po zaakceptowaniu lub zatwierdzeniu deklaracji VAT użytkownik może ją wyeksportować na portal Ministerstwa Finansów wraz ze wszystkimi załącznikami za pomocą przycisku [Eksportuj deklarację]. Podczas wysyłania korekty deklaracji VAT-7 załącznik ORD-ZU jest dołączany, jeżeli uzupełniono pole 13 załącznika Treść uzasadnienia.
Wyeksportowany dokument zostanie zapisany w Katalogu plików wymiany określonym w konfiguracji systemu (Konfiguracja → Wymiana danych → E-deklaracja) oraz wysłany na portal Ministerstwa Finansów.
Podczas eksportu deklaracji użytkownik ma do wyboru jedną z dwóch opcji:
Podpis niekwalifikowany – możliwy do wyboru podczas wysyłki deklaracji przez osobę fizyczną. Po wybraniu danej opcji system wyświetli formularz z danymi osoby fizycznej wprowadzonymi w konfiguracji systemu (Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → zakładka Deklaracje). Dodatkowo należy podać NIP danej osoby oraz kwotę przychodu za dwa lata wstecz.
Podpis kwalifikowany – możliwy do wyboru podczas wysyłki deklaracji przez osobę fizyczną lub podatnika niebędącego osobą fizyczną. Po wybraniu danej opcji wyświetlana jest lista zainstalowanych certyfikatów.
System umożliwia pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) za pomocą przycisku [Pobierz UPO].
Korekta deklaracji
Możliwość generowania korekty deklaracji istnieje tylko, jeżeli deklaracja pierwotna została zaakceptowana bądź zatwierdzona.
W celu wygenerowania korekty deklaracji należy zaznaczyć deklarację lub ostatnią utworzoną korektę deklaracji i wybrać przycisk [Korekta] Dodana zostanie nowa deklaracja, która w polu dotyczącym celu złożenia formularza ma wartość Korekta.
Na korekcie do deklaracji VAT-7 oraz VAT-27 uwzględniane są wszystkie dokumenty zakwalifikowane do ujęcia w deklaracji w danym miesiącu, dlatego korekta ma charakter całościowy w stosunku do deklaracji pierwotnej, która była korygowana.
Uwaga
W przypadku korekty deklaracji VAT-27 użytkownik powinien porównać dane z korekty deklaracji VAT-27 z danymi na pierwotnej deklaracji VAT-27 i w przypadku ich zmiany zaznaczyć w pozycji Zmiana wartość Tak.
Formularz korekty deklaracji VAT-27
Na korekcie VAT-UEK ujmowane są tylko pozycje, które uległy zmianie - w sekcji Było i Jest. System porównuje dane z deklaracji pierwotnej VAT-UE oraz dane aktualne.
Formularz korekty deklaracji VAT-UEK
Deklaracja 347
Uwaga
Funkcjonalność dostępna wyłącznie w hiszpańskiej wersji językowej systemu.
Deklaracja 347 jest wysyłana do urzędu w celu przedstawienia informacji o zrealizowanych transakcjach w roku ubiegłym.
W celu dodania deklaracji 347 należy wybrać z menu Księgowość przycisk [Deklaracja 347].
Formularz deklaracji 347
W menu formularza deklaracji 347 znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Przelicz] – umożliwia przeliczenie deklaracji na podstawie faktur VAT
[Import XLS] – umożliwia import danych z pliku z rozszerzeniem .xls lub .xlsx. Pierwszy wiersz pliku, który ma zostać zaimportowany powinien zawierać nazwy kolumn, według których dane będą importowane. System pozwala na import danych również, gdy na liście są już dodane pozycje.
[Generuj TXT] – przycisk aktywny, gdy na zakładce rejestry są dodane pozycje. Umożliwia zapisanie deklaracji poprzez wygenerowanie pliku tekstowego. Struktura wygenerowanego pliku jest zgodna ze strukturą wymaganą przez urząd.
Formularz deklaracji 347 składa się z elementów:
Panel boczny
Symbol – nieedytowalne pole informacyjne
Rok – umożliwia wybór roku, za który ma być wyliczona deklaracja. Najpóźniejszy okres jaki można wskazać to rok bieżący. Domyślnie ustawiony jest rok poprzedzający rok bieżący.
Jeśli po wyliczeniu deklaracji użytkownik zmieni rok, za który ma być wyliczona deklaracja, system wyświetli komunikat „Zmiana roku spowoduje ponowne przeliczenie deklaracji. Czy chcesz kontynuować?” z możliwością wyboru opcji Tak lub Nie.
Faktury sprzedaży wg/Faktury zakupu wg – umożliwia określenie według jakiej daty mają być ujęte faktury na deklaracji. Dostępne opcje:
Data rejestracji, Data wystawienia, Data sprzedaży – dla pola Faktury sprzedaży wg daty
Data rejestracji, Data wystawienia, Data zakupu, Data wpływu – dla pola Faktury zakupu wg daty
Wylicz dla – umożliwia wybór centrum typu firma, dla którego ma zostać wyliczona deklaracja. Użytkownik może wyliczyć deklarację dla firmy, w ramach której jest zalogowany. Jeżeli użytkownik jest zalogowany do firmy głównej, to ma on możliwość wyliczenia deklaracji dla wybranej firmy lub dla firmy głównej.
Nazwa firmy – pole obligatoryjne. Domyślnie nazwa firmy wyświetlana jest na podstawie nazwy nabywcy/dostawcy powiązanego z firmą wybraną w polu Wylicz dla. Użytkownik ma możliwość zmiany nazwy firmy na deklaracji 347, ale nie będzie ona miała wpływu na zmianę nazwy kontrahenta na karcie nabywcy/dostawcy.
Osoba kontaktowa – pole obligatoryjne. Należy wpisać osobę kontaktową.
Telefon – pole obligatoryjne. Należy wpisać numer telefonu osoby kontaktowej.
Id deklaracji – numer deklaracji. Domyślnie zawsze jest ustawiony numer 0000000001 z możliwością edycji.
Korekta – służy do oznaczenia deklaracji jako korekty. Po zaznaczeniu parametru system wyświetli pole Id poprzedniej deklaracji, w którym należy wpisać numer deklaracji, do której składana jest korekta.
Uzupełnienie deklaracji – służy do oznaczenia deklaracji jako uzupełniającej wykaz transakcji nieujętych w poprzedniej deklaracji. Po zaznaczeniu parametru system wyświetli pole Id poprzedniej deklaracji, w którym należy wpisać numer deklaracji, do której składana jest deklaracja uzupełniająca.
Id poprzedniej deklaracji – pole wyświetlane po zaznaczeniu parametru: Korekta lub Uzupełnienie deklaracji. Umożliwia wpisanie numeru deklaracji, do której składana jest korekta lub deklaracja uzupełniająca.
Zakładka Rejestry
W celu wyliczenia deklaracji 347 należy wybrać przycisk [Przelicz].
Wyliczone wartości prezentują całkowity obrót z poszczególnymi nabywcami i dostawcami w danym okresie z podziałem na kwartały. Transakcje sprzedażowe i zakupowe ujmowane są w osobnych rekordach z odpowiednio oznaczonym kluczem transakcji: A lub B.
Zasady tworzenia pozycji deklaracji:
jeżeli w roku, za który wyliczana jest deklaracja, wartość faktur VAT sprzedaży oraz ich korekt dla danego kontrahenta przekroczyła 3 005,06 EUR, generowana jest pozycja deklaracji z kluczem B
jeżeli w roku, za który wyliczana jest deklaracja, wartość faktur VAT zakupu oraz ich korekt dla danego kontrahenta przekroczyła 3 005,06 EUR, generowana jest pozycja deklaracji z kluczem A
jeżeli w roku, za który wyliczana jest deklaracja, wartość operacji KP ze wskazaną formą płatności o typie Gotówka dla danego kontrahenta przekroczyła 6 000,00 EUR, dane operacje wykazywane są w kolumnie Kwota w gotówce w pozycji z kluczem B łącznie z FSV
Dane na liście można dowolnie modyfikować (oprócz kolumny Suma obrotów).
Zakładka Rejestry składa się z kolumn:
NIP – NIP kontrahenta
Nazwa – pole obligatoryjne, nazwa kontrahenta
Kod województwa – pole obligatoryjne, dla kontrahentów krajowych uzupełniane dwoma pierwszymi cyframi kodu pocztowego domyślnego głównego adresu kontrahenta, dla pozostałych wartością 99
Kod kraju – pole uzupełniane tylko dla kontrahentów innych niż krajowi, na podstawie prefiksu numeru NIP. Jeżeli prefiks nie został podany, to na podstawie kodu kraju domyślnego głównego adresu kontrahenta.
Operator wspólnotowy UE – pole uzupełniane tylko dla kontrahentów unijnych numerem NIP
Klucz transakcji – informacja czy transakcje dotyczą zakupu (A) czy sprzedaży (B)
Suma obrotów – suma obrotów z danym kontrahentem w roku, za który wyliczana jest deklaracja. Kolumna nieedytowalna.
Kwota w gotówce – łączna wartość operacji KP
Obrót Q1, Obrót Q1, Obrót Q1, Obrót Q1 – łączna wartość transakcji danego typu w podziale na kwartały
Wynajem lokali – informacja, czy transakcje dotyczyły wynajmu lokali uzupełniana ręcznie
Rozrachunki
Powstawanie rozrachunków
Rozrachunek stanowi powiązanie pomiędzy dwoma dekretami wprowadzonymi na konto rozrachunkowe. Podstawą rozrachunków w systemie są płatności (należności, zobowiązania) generowane przez dokumenty źródłowe. W oparciu o zaksięgowane płatności można prowadzić rozrachunki na kontach księgowych. Dostarczają one informacji, z jakich nierozliczonych zapisów księgowych składa się saldo konta rozrachunkowego.
Rozliczenia występują na poziomie płatności dokumentów, a rozrachunki - na poziomie dekretów księgowych. Rozliczenia i rozrachunki stanowią integralną całość, co powoduje, że daną transakcję rozlicza się tylko raz – albo z poziomu płatności, albo z poziomu dekretów.
Zapisy księgowe przeznaczone do rozrachunków powstają na skutek:
księgowania należności lub zobowiązań wynikających z dokumentów, schematem księgowym, którego pozycja księgująca płatność dokumentu została zbudowana w oparciu o Płatność
wprowadzania dekretacji bezpośrednio w dzienniku księgowym, na konta rozrachunkowe
Wykonanie rozrachunku jest operacją dostępną dla dekretów niezatwierdzonych oraz zatwierdzonych. Kwota rozrachunku to mniejsza z dwóch kwot pozostających do rozrachowania. Rozrachunek może zostać wykonany, jeżeli rozrachowywane są kwoty o:
tych samych znakach wprowadzone po przeciwnych stronach konta (Winien/Ma)
przeciwnych znakach wprowadzonych po tej samej stronie konta.
Uwaga
Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo, tylko w sytuacji, gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane prawidłowo. Kluczowe znaczenie ma tutaj pozycja schematu księgowego, księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota opcja Płatność lub Należność lub Zobowiązanie.
Prowadzenie rozrachunków jest możliwe z poziomu listy Rozrachunki, jak również z poziomu zakładki Rozrachunki Wn/ Rozrachunki Ma dekretu księgowego. Należy podkreślić, iż dodanie rozrachunku z poziomu dekretu księgowego skutkuje tym samym, co dodanie rozrachunku z poziomu listy Rozrachunki.
Rozrachunki mogą powstawać w sposób automatyczny oraz w sposób ręczny. Rozrachunki automatyczne tworzone są w sposób samoczynny, bez dodatkowej ingerencji użytkownika. Należy tu podkreślić, iż wykorzystanie funkcji Rozrachunek automatyczny dostępnej z poziomu z listy Rozrachunki lub zakładki Rozrachunki Wn/Ma dekretu księgowego jest również formą wykonywania rozrachunków ręcznych.
Tworzenie rozrachunku w sposób automatyczny
Rozrachunek automatyczny dotyczy dekretów księgowych, które powstały w wyniku księgowania płatności dokumentu.
Rozrachunek powstaje automatycznie podczas wykonywania czynności takich jak:
Niezależnie od sposobu wykonania rozrachunku (automatycznie lub ręcznie) rozrachunkowi może towarzyszyć powstanie Dekretu kompensacyjnego.
Dekret kompensacyjny wynika z zasad rachunkowości. W przypadku łączenia ze sobą zapisów zaewidencjonowanych na dwóch różnych kontach, następuje zaksięgowanie odpowiedniej kwoty na jedno konto i wyksięgowanie jej z innego. Dekret ten spina ze sobą dwa konta rozrachunkowe, na które zaksięgowane są płatności.
Ustawienia konfiguracyjne dotyczące Dekretów kompensacyjnych
Na definicji konkretnego okresu obrachunkowego, dostępne są parametry konfiguracyjne dotyczące tworzenia dekretów kompensacyjnych, jakie obowiązują w danym okresie obrachunkowym. Parametry te dotyczą ustawienia takich informacji jak:
Dziennik - dziennik księgowań, do którego trafiają tworzone Dekrety kompensacyjne.
Data księgowania - data księgowania Dekretu kompensacyjnego, czyli data pod którą Dekret kompensacyjny jest ujęty w księgach rachunkowych. Możliwe daty do wyboru to Późniejszego dekretu lub Systemowa.
Formularz okresu obrachunkowego – sekcja Dekrety kompensacyjne
Ustalenie Daty rozrachunku
W przypadku wykonywania rozrachunków ważne jest, pod jaką datą one są dokonane, co przekłada się na informację, kiedy można uznać, że dany dekret jest rozrachowany.
Data rozrachunku to data księgowania późniejszego (młodszego) z rozrachowanych dekretów - jest ona ustalona na podstawie daty księgowania zapisanej w nagłówku zapisu księgowego. Jeśli w rozrachunku uczestniczy Dekret kompensacyjny, data tego dekretu, także wpływa na ustalenie daty rozrachunku. W takiej sytuacji, data rozrachunku to również najpóźniejsza z dat księgowania zapisanych na rozrachowanych dekretach. Analogiczny wpływ na ustalanie daty rozrachunku ma data dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu Różnicy kursowej.
Data rozrachunku nie jest tożsama z datą fizycznego rozrachunku dekretów.
Przykład
Zapis księgowy PK1 na kwotę 10 000,00 PLN po stronie Wn (data księgowania: 12.05., data wystawienia: 10.05, data operacji: 08.05) jest rozrachowany z zapisem księgowym PK2 na kwotę 2 000,00 PLN po stronie Ma (data księgowania: 20.05, data wystawienia: 18.05, data operacji: 12.05).
Data rozrachunku to data: 20.05.
W takiej sytuacji:
Na dzień 12.05 - dekret 1 wykazywany jest jako nierozrachowany (kwota pozostaje= 10 000,00 PLN).
Na dzień 18.05 – dekret 1 wykazywany jest jako nierozrachowany (kwota pozostaje= 10 000,00 PLN)
Na dzień 20.05 - dekret wykazywany jest jako częściowo rozrachowany (kwota pozostaje= 8 000,00 PLN).
Rozrachunki dekretów wprowadzonych w różnych okresach
System umożliwia dokonanie rozrachunku dekretów wprowadzonych w różnych okresach obrachunkowych. Aby taki rozrachunek mógł być dokonany, między kontami wprowadzanymi na rozrachowywanych dekretach w poszczególnych okresach obrachunkowych, musi być zachowana tożsamość. Tożsamość kont odpowiada za ciągłość prowadzenia operacji w kolejnych okresach obrachunkowych. Jest ona niezależna od numerów kont na przełomie okresów. W sytuacji zmiany numeru konta między okresami obrachunkowymi, należy zadbać o to, by tożsamość między tymi konta była zachowana.
Lista rozrachunków
Lista Rozrachunki wyświetla zapisy księgowe przeznaczone do rozrachowania dla danego konta rozrachunkowego. Dekrety prezentowane są zgodnie z datą ich księgowania, wskazaną w filtrze Data księgowania. Opcja ta, daje możliwość wyświetlenia rozrachunków za dowolnie długi okres, obejmujący nawet kilka okresów sprawozdawczych. Lista umożliwia prezentację danych dotyczących danego dekretu w walucie systemowej lub/i w walucie, w jakiej określone jest wskazane konto.
Uwaga
Lista Rozrachunki nie jest listą historyczną. Prezentuje ona dekrety, ze względu na bieżący status rozrachunku (rozrachowane, nierozrachowane, niepodlegające). Nie jest to status na konkretnie wskazany dzień historyczny. Dane w ujęciu historycznym wyliczone na konkretnie wskazany dzień można otrzymać na wydruku Struktura wiekowa rozrachunków.
Lista Rozrachunki w strukturze wielofirmowej
Dekrety na liście Rozrachunki wyświetlane są zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, dotyczącymi widoczności dokumentów w strukturze wielofirmowej. Zapisy księgowe są widoczne na liście, jeśli ich właścicielem jest firma, w kontekście której pracuje operator, centrum podrzędne w stosunku do bieżącego lub zostały one udostępnione przez inne centrum.
Wskazówka
Zapisy księgowe wprowadzone do dziennika cząstkowego, niedostępnego w danym centrum, nie zostaną wyświetlone. Natomiast zapisy księgowe z kontem niedostępnym w danym centrum będą dostępne tylko do podglądu.
Menu okna Rozrachunki dzieli się na dwie grupy:
Rozrachunek z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Dokument źródłowy], [Dodaj rozrachunek automatyczny], [Powiąż tylko dekrety]
Wydruki z przyciskiem: [Drukuj]
Menu listy Rozrachunki
Domyślnie lista Rozrachunki zawiera podział na kolumny: Numer w dzienniku, Numer w dzienniku cząstkowym (kolumna widoczna w zależności od ustawienia parametru dostępnego na definicji okresu obrachunkowego Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym), Numer dokumentu, Konto, Data księgowania, Waluta, Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma, Opis.
Dodatkowo użytkownik ma możliwość wyboru kolumny dodatkowej z okna kolumn dodatkowych (do wyboru): Data operacji, Data wystawienia, Kontrahent, Kwota, Numer, Numer systemowy dokumentu, Podlega rozrachunkom, Pozostaje Credit, Pozostaje Debet, Stawka VAT, Termin płatności, Właściciel.Lista Rozrachunki
Lista Rozrachunki jest wypełniana danymi po wskazaniu w polu Konto, konta rozrachunkowego, na które wprowadzono dekrety księgowe oraz przefiltrowaniu danych. Lista Rozrachunki ma formę tzw. struktury drzewiastej tj. na liście prezentowane są opcjonalnie dekrety rozrachowane z dekretem wprowadzonym na wskazane konto. Lista tych dekretów dostępna jest naciśnięciu znacznika plus przy konkretnym dekrecie. Jeśli dany dekret po stronie analizowanego konta jest rozrachowany z innym dekretem, znacznik plus jest aktywny (czarny). Jeśli dekret jest nierozrachowany, znacznik plus jest szary.
Prezentacja rozrachunku dekretów na liście Rozrachunki
Opcje dostępne na liście Rozrachunki:
Dodaj – opcja pozwala na dokonanie rozrachunku wraz z rozliczeniem w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów lub rozrachunku dekretów, w przypadku dekretów wprowadzonych bezpośrednio do dzienników księgowych.
Edytuj – umożliwia edycję dekretu księgowego
Usuń – umożliwia usunięcie istniejących rozrachunków dekretów księgowych
Dokument źródłowy – wybranie tej opcji skutkuje podglądem dokumentu źródłowego, a więc dokumentu w wyniku zaksięgowania którego, powstał dekret księgowy
Rozrachunek automatyczny – wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie listy Rozrachunki automatyczne, która pozwalana na automatyczne kojarzenie dekretów.
Powiąż tylko dekrety – opcja pozwala na dokonanie rozrachunku bez równoczesnego dokonywania rozliczenia płatności dokumentów w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów.
Filtrowanie na liście rozrachunków
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
W ramach panelu filtrowania dostępne są następujące opcje:
Właściciel – umożliwia filtrowanie listy Rozrachunki ze względu właścicieli określonych na zapisach księgowych
Filtry i parametry na liście zostały podzielone na trzy sekcje Ogólne, Strona, Data księgowania.Ogólne – pozwala filtrować dekrety księgowe na koncie rozrachunkowym ze względu na:
Konto – umożliwia wskazanie konta rozrachunkowego, dla którego wyświetlone będą dekrety księgowe. Użytkownik może wpisać numer konta ręcznie lub za pomocą przycisku odwołać się do listy Plan kont. Plan kont, otwarty domyślnie na zakładce Lista, zawężony jest do listy kont o statusie Rozrachunkowe.
Status rozrachunku – w zależności od zaznaczenia odpowiednich parametrów, na liście wyświetlane będą dekrety rozrachowane, nierozrachowane, niepodlegające rozrachunkom. Dekrety wyświetlane są względem aktualnego ich statusu (na moment przefiltrowania listy Rozrachunki).
Stan – pozwala filtrować listę ze względu na stan zapisu księgowego. Dostępne opcje to Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone, Wystornowane.
Waluta – umożliwia prezentację dekretów księgowych na liście Rozrachunki w walucie:
Systemowej – w kolumnach Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie systemowej. Dotyczy to zarówno zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty systemowej.
Konta - w kolumnach Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie zapisu księgowego. Dotyczy to zarówno zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu.
Konta i systemowa - w kolumnach Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie zapisu księgowego. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu. Dodatkowo wyświetlane są kolumny Kwota [], Pozostaje Wn [], Pozostaje Ma [], gdzie w [] prezentowany jest symbol waluty systemowej. Ta wartość parametru ma wykorzystanie wyłącznie dla kont walutowych.
Dziennik – umożliwia przefiltrowanie listy wg dziennika, do którego wprowadzone były zapisy księgowe. Opcja pozwala filtrować po wszystkich dziennikach, wszystkich +*BO*, *BO* lub szczegółowo po konkretnym dzienniku księgowań.
Strona – sekcja umożliwia filtrowanie wg strony księgowania na wskazanym koncie rozrachunkowym. Dostępne opcje to Wn, Ma. Nazewnictwo stron jest zgodne z parametrami konfiguracji modułu Księgowość.Data księgowania – pozwala filtrować dekrety księgowe, względem daty ich wprowadzenia do systemu. Dostępne opcje filtrowania to: dzień, miesiąc, rok, zakres dat, bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc i dowolna. Opcja Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego (również spoza dat okresu obrachunkowego).
Wskazówka
Po wyborze daty Dowolna i wybraniu przycisku Konto, przywołana zostaje lista Plan kont z bieżącego okresu obrachunkowego
Atrybuty – umożliwia filtrowanie w oparciu o atrybuty na dekretach. Wybranie przycisku [Atrybuty] otwiera okno Warunki atrybutów, w którym istnieje możliwość zdefiniowania filtra uwzględniającego dekrety o określonych wartościach atrybutów. W filtrze możliwe jest wykorzystanie wyłącznie atrybutów typu tekstowego oraz atrybutów typu lista.
Okno Warunki atrybutów
Rozrachunki z poziomu listy rozrachunków
Z poziomu listy Rozrachunki umożliwiono rozrachowywanie księgowych z wykorzystaniem jednej z 3 opcji: [Dodaj], [Powiąż tylko dekrety] oraz [Rozrachunek automatyczny] dając tym samym możliwość rozliczania dekretów w stosunku:
Jeden do jednego
Jeden do wielu
Funkcja Dodaj
Funkcja [Dodaj] pozwala na dokonanie rozrachunku wraz z rozliczeniem w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów lub rozrachunku dekretów, w przypadku dekretów wprowadzonych bezpośrednio do dzienników księgowych.
Zasady działania funkcji Dodaj
Wybranie opcji [Dodaj] powoduje wyświetlenie listy zapisów księgowych możliwych do rozrachowania na wskazanym koncie po odpowiedniej stronie (Debet lub Credit, w zależności od tego czy rozliczana jest należność, czy zobowiązanie). Na liście możliwe jest wskazanie wielu dekretów, przez co realizowane jest dokonywanie rozrachunków w formie 1 do wielu. Wygląd listy jest analogiczny do listy zapisów księgowych na koncie.
Okno Zapisy księgowe na koncie – lista dekretów możliwych do rozrachowania ze wskazanym dekretem
Lista Zapisy księgowe na koncie domyślnie otwierana jest z następującymi ustawieniami:
Rok obrachunkowy – bieżący okres obrachunkowy, z możliwością zmiany, w tym również na okres Dowolny
Data księgowania – bieżący miesiąc, z możliwością zmiany na dowolnie preferowane przez użytkownika ustawienie
Stan – Wszystkie, z możliwością zmiany, w rozróżnieniu na dekrety Zatwierdzone i Niezatwierdzone
Dziennik – Wszystkie +*BO, z możliwością zmiany na konkretny dziennik księgowań
Typ konta – Wszystkie, z możliwości zmiany na konkretny typ konta księgowego
Status - przeciwny do strony konta na dekrecie z poziomu, którego dodanym jest rozrachunek tj. jeśli na dekrecie konto rozrachunkowe jest po stronie WN, na liście prezentowane są dekrety nierozrachowane po stronie Ma, z możliwością zmiany na inny status
Konto od, Konto do - konto pobrane z dekretu, z poziomu którego dokonywany jest rozrachunek, z możliwością zmiany
Maska – wartość pusta, z możliwością wskazania jej definicji
Waluta – domyślnie waluta systemowa, z możliwością zmiany
Po wybraniu z listy odpowiedniego zapisu księgowego lub zapisów księgowych następuje rozrachunek dekretów. Jeżeli źródłem dekretów były automatycznie zaksięgowane dokumenty, rozrachunkowi towarzyszy równoległe automatyczne rozliczenie/skompensowanie dokumentów źródłowych. Gdy kwota zapisu rozliczającego będzie większa lub równa kwocie zapisu rozliczanego nastąpi jego całkowite rozliczenie. W przypadku, gdy kwota zapisu rozliczającego będzie mniejsza od kwoty zapisu rozliczanego, zapis zostanie częściowo rozliczony.
Do rozrachowywanego zapisu zostają podpięte zapisy rozrachowujące, które prezentowane są na liście rozrachunków po rozwinięciu opcji plus widocznej przy dekrecie.
Rozrachowany zapis księgowy wraz z dekretem go rozrachowującym
Z poziomu listy Rozrachunki istnieje także możliwość podglądu formatki rozrachowanego zapisu księgowego, na której prezentowane są szczegółowe informacje o rozrachowujących go zapisach (odpowiednio na zakładkach Rozrachunki Wn/Rozrachunki Ma).
Wykonane rozrachunki widoczne z poziomu zapisu księgowego
Częściowe rozrachunki
W niektórych scenariuszach pojawia się konieczność określenia przez użytkownika kwoty przeznaczonej do rozrachunku. Taka możliwość dostępna jest z poziomu listy dekretów do rozrachowania (okno Zapis księgowe na koncie) poprzez zaznaczenie opcji Częściowe rozrachunki. Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie kolumny Do rozrachowania, w której użytkownik może wpisać kwotę częściowego rozrachunku.
Przykład
Wprowadzono zapis księgowy, w którym na jednej z pozycji wskazano konto rozrachunkowe po stronie Wn. Dekret nie jest rozrachowany (kwota pozostająca do rozrachunku jest równa kwocie dekretu i wynosi 10 000,00 PLN).
Na liście rozrachunków należy wskazać konto rozrachunkowe, na które wprowadzono zapis księgowy, a następnie przefiltrować listę.
Lista rozrachunków
Z poziomu dekretu należy wybrać opcję [Dodaj], co spowoduje, że zostanie otwarta listy dekretów do rozrachowania po stronie Ma, na której znajdują się dwa dekrety: jeden na kwotę 11 000,00 PLN (kwota pozostająca do rozrachunku = 6 000,00 PLN), drugi na kwotę 5 000 PLN (kwota pozostająca do rozrachunku = 5 000,00 PLN).
Lista dekretów do rozrachowania oraz parametr Częściowe rozrachunki
Należy zaznaczyć parametr Częściowe rozrachunki i wprowadzić odpowiednie wartości w kolumnie Do rozrachowania.
Pierwszy dekret (kwota do rozrachunku = 5 000,00 PLN)
Drugi dekret (kwota do rozrachunku = 5 000,00 PLN)
Dekrety do rozrachowania – kolumna Do rozrachowania
Po tej operacji:
Dekret na kwotę 10 000,00 PLN zostaje w całości rozrachowany
Dekret na kwotę 11 000,00 PLN zostaje częściowo rozrachowany (pozostaje = 1 000,00 PLN)
Dekret na kwotę 5 000,00 PLN zostaje całkowicie rozrachowany (pozostaje = 0,00 PLN).
Lista Rozrachunki – dekrety po częściowym rozrachunku
Jeżeli kwota wskazana przez użytkownika przewyższa kwotę pozostającą do rozrachowania na rozrachowywanym dekrecie i nie jest możliwe dokonanie pełnego rozrachunku, dokonany zostanie rozrachunek na kwotę pozostającą do rozrachunku.
Przykład
Wprowadzono dekret na konto rozrachunkowe, na kwotę 12 000,00 PLN po stronie Wn. Na dekrecie do rozrachowania pozostaje kwota 11 000,00 PLN. Podczas rozrachunku częściowego wskazano dekret 2, 3 i 4. Na każdym z nich określono jako kwotę do rozrachunku: 4 000,00 PLN. System rozliczy dekret 2 i 3 na kwoty 4 000,00 PLN, a dekret 4 na kwotę 3 000,00 PLN.
Rozrachunki dekretów wprowadzonych na różnych kontach
System umożliwia wykonanie rozrachunku dekretów wprowadzonych na dwa różne konta rozrachunkowe.
Aby wykonać taki rozrachunek z poziomu zapisu księgowego należy wybrać opcję [Dodaj], która spowoduje otwarcie okna Zapisy księgowe na koncie. Na oknie tym domyślnie zostaną wyświetlone zapisy podlegające rozrachunkom związane z kontem, które jest wskazane na rozrachowywanym dekrecie. Wartości, które są wprowadzone w polach Konto od, Konto do, mogą być zmienione na inne (np. związane z tym samym podmiotem lub też innym, albo nie powiązane z żadnym podmiotem). Po dokonaniu takiej zmiany na liście zostaną wyświetlone zapisy księgowe związane z nowo wskazanym kontem. Po wybraniu z listy zapisu księgowego, nastąpi kompensata zapisów za pośrednictwem Dekretu kompensacyjnego, który jest w takiej sytuacji automatycznie tworzony przez program i jest częścią składową rozrachunku.
Funkcja Powiąż tylko dekrety
Rozrachunkowi dekretów wykonanemu opcją [Powiąż tylko dekrety], nie towarzyszy jednoczesne rozliczenie dokumentów źródłowych. Opcja pozwala na dokonanie rozrachunku bez równoczesnego dokonywania rozliczenia płatności dokumentów w przypadku dekretów pochodzących z księgowania dokumentów
Funkcjonalność opcji [Powiąż tylko dekrety] może być wykorzystana do wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych, rozliczenia konta służącego ewidencji środków pieniężnych w drodze czy też uzgodnienie salda konta 303 (Rozliczenie zakupu). Opcja może być użyta wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba dokonania tylko samego rozrachunku.
Wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie listy zapisów księgowych możliwych do rozrachowania na wskazanym koncie po odpowiedniej stronie (Debet lub Credit, w zależności od tego czy rozliczana jest należność, czy zobowiązanie). Na liście możliwe jest wskazanie wielu dekretów, przez co realizowane jest dokonywanie rozrachunków w formie 1 do wielu. Wygląd listy jest analogiczny do listy zapisów księgowych na koncie.
Zasady wykonywania rozrachunków częściowych i rozrachunków między dwoma różnymi kontami przy wykorzystaniu opcji [Powiąż tylko dekrety] są analogiczne jak te, które zostały opisane dla opcji [Dodaj].
Funkcja Rozrachunek automatyczny
Funkcjonalność ma na celu wsparcie użytkownika w procesie wykonania rozrachunków, co jest możliwe poprzez wyszukanie i rozrachowanie dekretów, wg jednego z zadanych kryteriów.
Wybranie opcji [Rozrachunek automatyczny] powoduje wyświetlenie okna Rozrachunki automatyczne, które pozwalana automatyczne kojarzenie dekretów. Generowanie rozrachunków działa tu na analogicznych zasadach jak przy zastosowaniu opcji [Dodaj] lub [Powiąż tylko dekrety], na liście Rozrachunki. W zależności od wybranego sposobu, wykonaniu rozrachunku dekretów pochodzących z zaksięgowania dokumentów towarzyszyć będzie jednoczesne automatyczne rozliczenie dokumentów źródłowych (opcja [Dodaj]). W przypadku wyboru opcji [Powiąż tylko dekrety], rozrachunkowi dekretów nie towarzyszy jednoczesne rozliczenie dokumentów źródłowych.
Uwaga
W przypadku wykonywania rozrachunków dekretów z wykorzystaniem opcji Rozrachunki automatyczne, w systemie wprowadzona jest kontrola stanu rozliczeń dokumentów źródłowych, na podstawie których dekrety te powstały.
Jeśli rozrachunek prowadzony jest na koncie powiązanym z podmiotem (kontrahentem/pracownikiem/urzędem/bankiem), system kontroluje status rozliczania płatności dokumentów źródłowych. Jeśli płatność na dokumencie związanym z danym dekretem jest rozliczona, dekret ten jest pomijany w propozycjach rozrachunków.
Natomiast w przypadku wykonywania rozrachunków na kontach niesłownikowych lub powiązanych ze słownikiem innym niż podmiot, czyli z magazynem lub artykułem, sprawdzanie statusu rozliczenia dokumentu nie jest wykonywane. Dekrety wprowadzone na te konta proponowane są do rozrachunku bez względu na status płatności ich dokumentów źródłowych.
Okno Rozrachunki automatyczne dostępne jest z poziomu listy Rozrachunki, po wybraniu opcji [Dodaj rozrachunek automatyczny].
Okno Rozrachunki automatyczne
Okno to składa się z trzech sekcji: Skojarz dekrety, Sposób kojarzenia, Przedział czasowy oraz listy dekretów podlegających automatycznym rozrachunkom.
Sekcja Skojarz dekrety
W ramach sekcji możliwy jest wybór jednej z dwóch opcji:
Bieżący – opcja dostępna (domyślna i jedyna) w przypadku wywołania funkcji Rozrachunków automatycznych z poziomu zakładki Rozrachunki Wn\Ma dekretu księgowego lub podświetlonego rekordu widocznego na liście Rozrachunki. W polu tym wyświetlany jest Numer w dzienniku lub Numer w dzienniku cząstkowym (w zależności od konfiguracji numeracji) bieżącego dekretu. Opcja nie jest dostępna podczas wywołania funkcji z poziomu listy Rozrachunki, jeżeli żaden dekret nie został zaznaczony. Wybór tej opcji oznacza, że kojarzony ma być tylko aktualnie wskazany dekret.
Na koncie – opcja dostępna i domyślna wyłącznie w przypadku wywołania funkcji z poziomu listy Rozrachunki, zarówno z poziomu podświetlonego rekordu jak i samej listy. Jeśli na liście zostało wskazane konto, system automatycznie wczytuje je jako wartość pola Na koncie. Natomiast jeśli konto nie zostało wskazane, pole Na koncie jest puste i istnieje możliwość wskazania konta z planu kont. Wybór opcji Na koncie oznacza, że kojarzone mają być wszystkie dekrety wprowadzone na wskazane konto.
Sekcja Sposób kojarzenia
Sekcja służy określeniu, w jaki sposób dekret ma zostać skojarzony z innymi dekretami. Wyszukiwanie dekretów może się odbyć w oparciu o jedno wybrane kryterium:
Wg numeru – uwzględniane są dekrety o tym samym numerze dokumentu, tj. wartościach wprowadzonych w polu Numer dokumentu na dekrecie księgowym
Wg kwoty – kojarzone są dekrety zgodne pod względem kwoty
Chronologicznie – pozwala na chronologiczne kojarzenie dekretów, wg daty księgowania, a w ramach tej samej daty wg ID dekretu.
Sekcja Przedział czasowy
W ramach tej sekcji użytkownik ma możliwość wprowadzenia warunków powodujących ograniczenie listy wyświetlanych dekretów, które będą podlegać rozrachunkom, do dekretów wprowadzonych w określonym przedziale czasowym.
Lista dekretów - zawiera listę dekretów spełniających zadane kryterium kojarzenia.
Predefiniowane kolumny dostępne na liście to Numer dziennika, Numer dziennika cząstkowego (w zależności od wybranego sposobu konfiguracji numeracji), Numer dokumentu, Konto Winien, Konto Ma, Data księgowania, Kwota, Pozostaje Winien, Pozostaje Ma, Waluta, Opis, Czy rozrachować.
Dodatkowo istnieje możliwość wyboru następujących kolumn Data operacji, Data wystawienia, Kontrahent, Numer, Numer systemowy dokumentu, Stawka VAT, Podlega rozrachunkom.
Uwaga
W oknie Rozrachunki automatyczne nie ma możliwości wykonywania operacji częściowego rozrachunku. Rozrachunek zawsze odbywa się na pełną kwotę w wysokości niższej z kwot rozrachowywanych dekretów.
Funkcjonalność opcji [Rozrachunek automatyczny] może być wykorzystana do wyceny rozchodu środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych, rozliczenia konta służącego ewidencji środków pieniężnych w drodze czy też uzgodnienia salda konta 303 (Rozliczenie zakupu). W tych przypadkach po wyszukaniu właściwych dekretów można użyć opcji [Powiąż tylko dekrety]. Funkcjonalność pozwala także na wykonanie rozrachunków wraz z rozliczeniem poprzez wybranie opcji [Dodaj], co może być wykorzystane np. do rozrachowywania zbiorczego konta służącego np. do obsługi transakcji masowych z klientami jednorazowymi.
Przykład
Dodanie rozrachunku automatycznego zostanie przedstawione na przykładzie chronologicznego kojarzenia dekretów na koncie.
Z poziomu listy Rozrachunki należy wybrać funkcję [Rozrachunek automatyczny]
W otwartym oknie w polu Konto, należy wskazać konto rozrachunkowe, a w sekcji Sposób kojarzenia, wybierać opcję Chronologicznie.
Okno Rozrachunki automatyczne – parametry kojarzenia
Z grupy przycisków Akcje, należy wybrać opcję [Wyszukaj]. Na liście zostaną wyświetlone proponowane dekrety do rozrachowania.
Okno Rozrachunki automatyczne – lista dekretów do rozrachowania
Po zaznaczeniu parametru w kolumnie Czy rozrachować, dla dekretów które mają podlegać rozrachunkom, a następnie wybraniu opcji [Rozrachuj] lub [Powiąż tylko dekrety], system dokonana rozrachunku kojarzonych dekretów.
Okno Rozrachunki automatyczne – dekrety po rozrachowaniu
Okno zamykane jest za pomocą przycisku [Zamknij]
Rozrachunki z poziomu zapisu księgowego
Dodanie rozrachunku może nastąpić z poziomu zapisu księgowego wprowadzonego do dziennika.
Funkcja rozrachunków udostępniana jest na pozycji dekretu związanej z kontem rozrachunkowym, na zakładce Rozrachunki (odpowiednio Rozrachunki Wn lub Rozrachunki Ma, w zależności od tego po której stronie dekretu znajduje się konto rozrachunkowe). Przystępując do rozrachunku dekretów, użytkownik ma możliwość wyboru jednej z opcji:
[Dodaj]
[Powiąż tylko dekrety]
[Rozrachunek automatyczny].
Zasady działania tych opcji są analogicznie jak opisane podczas dokonywania rozrachunków z poziomu listy Rozrachunki, co pozwala na wykonanie z tego poziomu rozrachunki dekretów w stosunku:
Jeden do jednego
Jeden do wielu
Podczas wykonywania rozrachunku z poziomu konkretnego dekretu (po wyborze opcji [Dodaj] lub [Powiąż tylko dekrety] następuje otwarcie okna Zapisy księgowe na koncie. Po wybraniu z listy dekretów do rozrachowania (okno Zapisy księgowe na koncie), odpowiedniego zapisu księgowego następuje rozrachunek dekretów. Jeżeli źródłem dekretów były automatycznie zaksięgowane dokumenty, rozrachunkowi towarzyszy równoległe rozliczenie dokumentów. Gdy kwota zapisu rozliczającego będzie większa lub równa kwocie zapisu rozliczanego nastąpi jego całkowite rozliczenie. Na zakładce Rozrachunki Wn/Rozrachunki Ma odpowiedniego dekretu, w polu Pozostaje, kwota do rozliczenia będzie równa zero. W przypadku, gdy kwota zapisu rozliczającego będzie mniejsza od kwoty zapisu rozliczanego, zapis zostanie częściowo rozliczony. Wartość w polu Pozostaje będzie mniejsza od kwoty zapisu, większa od zera.
Na rozrachowanym zapisie księgowym na zakładce Rozrachunki Wn/Rozrachunki Ma prezentowane są skojarzone z nim zapisy księgowe rozrachowujące dany dekret.
Zakładka Rozrachunki Wn rozrachowanego dekretu
Rozrachunki dekretów niepowiązanych z dokumentem źródłowym
Rozrachunek dekretów niepowiązanych z dokumentem źródłowym odbywa się na takiej samej zasadzie jak rozrachunek dekretów powiązanych z dokumentem. W tym przypadku niezależnie, czy użytkownik skorzysta z funkcji [Dodaj](rozrachunek), czy [Powiąż tylko dekrety] efekt będzie dokładnie taki sam.
Należy podkreślić, iż wykonanie rozrachunku przy użyciu opcji [Dodaj]( rozrachunek) jest możliwe tylko wtedy gdy oba dekrety mają powiązanie z dokumentem źródłowym bądź takiego powiązania na obu dekretach brakuje. W przypadku gdy takie powiązanie istnieje tylko na jednym dekrecie, podczas próby rozrachowania dekretów, pojawi się komunikat „Nie jest możliwe dokonanie rozliczenia dokumentów źródłowych. Zweryfikuj ich status lub wybierz opcję rozrachunku bez rozliczenia.” W takim przypadku użytkownik powinien skorzystać z funkcji [Powiąż tylko dekrety].
Usuwanie rozrachunku
Jeżeli zapisy księgowe zostały nieprawidłowo skojarzone, można wycofać rozrachunek. Wystarczy ustawić się na zapisie rozliczającym i wybrać przycisk [Usuń].
Usunięcia rozrachunku można dokonać ręcznie z poziomu:
Listy Rozrachunki
Zakładki Rozrachunki Wn/Rozrachunki Ma dekretu księgowego
Podczas usuwania rozrachunku z poziomu listy Rozrachunki bądź zakładki Rozrachunki dekretu księgowego, następuje automatyczne usunięcie powiązania pomiędzy dokumentami źródłowymi skojarzonych dekretów (rozliczenia lub kompensaty). Dotyczy to dekretów, które powstały w wyniku księgowania płatności dokumentów, odpowiednio skonstruowanym schematem księgowym.
Uwaga
Nie jest możliwe usunięcie rozliczenia/kompensaty dokumentów, których dekrety są ze sobą rozrachowane. Konieczne jest usunięcie rozrachunku, któremu towarzyszyć będzie usunięcie rozliczenia.
Usunięcie rozrachunku może również nastąpić w sposób automatyczny – podczas usunięcia zapisu księgowego, którego dekret uczestniczy w rozrachunku. W takiej sytuacji w zależności od decyzji użytkownika (akceptacji bądź negacji pojawiającego się komunikatu), dokumenty źródłowe mogą pozostać w dalszym ciągu rozliczone/skompensowane bądź powiązanie może zostać usunięte.
Usunięcie rozrachunku jest operacją dostępną dla dekretów niezatwierdzonych i zatwierdzonych.
Usuwanie rozrachunków na dekrecie stornowanym
W przypadku storna dekretu księgowego, który został rozrachowany z innym dekretem księgowym, rozrachunki są usuwane dopiero w momencie zatwierdzenia dekretu stornującego. Po zatwierdzeniu, pierwotne powiązania są usuwane i dochodzi do automatycznego rozrachowania dekretu stornującego z dekretem stornowanym.
Rozrachunki walutowe
Rozrachunki walutowe związane są z ewidencją i rozliczaniem dokumentów walutowych, które księgowane są na konta wyrażone w walutach innych niż systemowa. Wszystkie zasady i mechanizmy wykonywania rozrachunków walutowych (użycie opcji: [Dodaj], [Powiąż tylko dekrety], [Rozrachunki automatyczne]) są analogiczne jak podczas wykonywania rozrachunków wyrażonych w walucie systemowej. Dodatkowo jednak powstaniu rozrachunku dekretów wprowadzonych po różnych kursach waluty towarzyszy wygenerowanie dokumentu Różnica kursowa. Nie ma również znaczenia, z jakiego poziomu następuje ich wykonywanie, czy z poziomu listy Rozrachunki, czy z poziomu dekretu księgowego – efekt rozrachowania dekretów zawsze jest taki sam. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu Różnica kursowa zawsze podpinany jest pod dekret o wyższym kursie.
Uwaga
Rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo, tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane prawidłowo. Kluczowe znaczenie ma tutaj pozycja schematu księgowego, księgująca kwotę płatności na konto rozrachunkowe podmiotu. Taka pozycja powinna być zbudowana w oparciu o tabelę Płatności, czyli w polu Oblicz dla powinna być wybrana opcja Płatności, a w polu Kwota opcja Płatność lub Należność lub Zobowiązanie.
W przypadku rozrachunków walutowych bardzo ważny jest parametr Księgowanie walutowe, dostępny na pozycji schematu księgowego. Jego zaznaczenie oznacza, że pozycja schematu została zdefiniowana do księgowania dokumentów w walucie obcej na konta w walucie obcej. Tylko przy zaznaczonym parametrze, wartości na koncie księgowym będą wyrażone zarówno w walucie płatności/operacji kasowej/bankowej, jak i w walucie PLN. Pozwoli to na poprawne generowanie dokumentów Różnic kursowych powstałych w wyniku rozrachowania dekretów oraz generowanie prawidłowego rozrachunku.
Uwaga
Brak zaznaczenia parametru Księgowanie walutowe na pozycji schematu księgowego, może skutkować powstaniem błędów związanych z brakiem rozrachunku, niemożnością dokonania rozrachunku (rozliczenia), błędnym naliczaniem różnic kursowych, w tym w niewłaściwych wysokościach.
Należy podkreślić, iż w przypadku ręcznego rozrachowywania dekretów w walucie obcej (różniących się wartością kursu) wraz z rozrachunkiem następuje jednoczesne utworzenie i zaksięgowanie schematem domyślnym dokumentu Różnica kursowa. Dekret różnicy kursowej jest integralną częścią rozrachunku i domyka rozrachunek obydwu dekretów.
W przypadku, gdy rozrachunek dekretów jest następstwem wcześniejszego dokonania rozliczenia zaksięgowanych dokumentów w walucie obcej po różnych kursach, zostanie utworzony dokument Różnicy kursowej. W tym przypadku nie następuje jednak automatyczne zaksięgowanie dokumentu Różnica kursowa schematem domyślnym. Dokument ten należy zaksięgować ręcznie z poziomu listy Dokumentów Różnic kursowych. Pełny rozrachunek w tym przypadku powstaje dopiero w momencie zaksięgowania ostatniego dokumentu biorącego udział w rozliczeniu, którym jest właśnie dokument Różnicy kursowej. W systemie Comarch ERP Altum w zakresie rozrachunków walutowych standardową sytuacją jest istnienie rozrachunku między rozrachowanymi dekretami przy braku zaksięgowania dokumentu RK. W takiej sytuacji jeden z dekretów pozostaje nierozrachowany na kwotę wynikającą właśnie z dokumentu RK. Zaksięgowanie dokumentu Różnicy kursowej spowoduje, że rozrachunek zostanie domknięty, a więc będzie wykonany w całości.
Wykonanie rozrachunku walutowego wraz z rozliczeniem (za pomocą opcji [Dodaj]) jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy oba rozrachowane dekrety spełniają dodatkowy (poza ogólnymi zasadami rozrachunków) warunek tj. kurs na dekrecie jest taki sam jak kurs na dokumencie źródłowym.
Rozrachunek dekretów wyrażonych w walucie obcej
Wykonanie rozrachunku dekretów wyrażonych w walucie obcej powiązanych z dokumentem źródłowym wykonywane w wykorzystaniem opcji [Dodaj] (rozrachunek), może odbyć się z poziomu:
Listy Rozrachunki
Zakładki Rozrachunki Wn/Ma dekretu księgowego
Proces generowania rozrachunku w walutach obcych działa dokładnie tak samo jak podczas rozrachunku w walucie systemowej, jednak w tym przypadku dodatkowo generowany jest dokument Różnicy Kursowej. Dokument Różnica kursowa zostaje automatycznie zaksięgowany domyślnym schematem. Dekret, który powstaje w wyniku jego zaksięgowania, również uczestniczy w rozrachunku i jest jego integralną częścią.
Przykład
Wystawiono dokument Faktura sprzedaży (FS) w walucie EUR, po kursie 1 EUR = 4 PLN oraz operację KP w walucie EUR, po kursie 1 EUR=5 PLN
Oba dokumenty zostały zaksięgowane prawidłowymi schematami
Na liście rozrachunków należy wskazać konto rozrachunkowe, na które zostały zaksięgowane oba dokumenty, a następnie należy przefiltrować listę.
Lista Rozrachunki – dekrety do rozrachowania
Z poziomu pierwszego z dekretów należy wybierać opcję [Dodaj]. Zostaje otwiera lista zapisów na koncie, na której należy wskazać drugi z dekretów i potwierdzić wybór przyciskiem [Wybierz]
System dokonuje rozrachowania dekretów. Ponieważ dekrety są wyrażone w walucie obcej po różnym kursie, zostaje wygenerowany i zaksięgowany dokument Różnicy kursowej. Dekret pochodzący z zaksięgowania dokumentu Różnicy kursowej uczestniczy w rozrachunku i stanowi jego integralną część.
Lista Rozrachunki – dekrety po rozrachowaniu
Zgodnie z podstawową zasadą rozrachunków, system dokonał również automatycznego rozliczenia dokumentów źródłowych. Dodatkowo został wygenerowany dokument Różnicy kursowej.
Rozrachunek dekretów wyrażonych w różnych walutach
W systemie istnieje możliwość dokonania rozrachunku (wraz z rozliczeniem) dekretów w różnych walutach. Funkcjonalność dotyczy wyłącznie dekretów, których dokumenty źródłowe pochodzą z zaksięgowania:
Operacji k/b w walucie obcej i płatności w walucie systemowej
Operacji k/b w walucie obcej i operacji k/b w walucie systemowej
W wyniku rozrachunku nie zostaje utworzony dokument dekret Różnicy kursowej.
Uwaga
Możliwość rozrachowania dekretów w różnych walutach nie dotyczy opcji [Powiąż tylko dekrety] oraz funkcji [Rozrachunek automatyczny].
Usuwanie rozrachunków dekretów walutowych
Jeżeli w rozrachunku uczestniczy niezatwierdzony dekret powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu Różnicy kursowej, zostanie on automatycznie usunięty wraz z usunięciem rozrachunku. Jeżeli usunięciu rozrachunku towarzyszy usunięcie rozliczenia/kompensaty dokumentów, a w rozliczeniu/kompensacie uczestniczy dokument Różnicy kursowej, zostanie on automatycznie usunięty, wraz z usunięciem powiązania pomiędzy dokumentami.
Jeżeli w rozrachunku uczestniczy zatwierdzony dekret pochodzący z zaksięgowani dokumentu Różnicy kursowej, przed usunięciem rozrachunku należy go wystornować oraz zatwierdzić dekret stornujący. Dopiero po zatwierdzeniu storna istnieje możliwość usunięcia rozrachunku powiązanych dekretów.
Rejestry VAT
Parametry konfiguracyjne związane z rejestrami VAT
Rejestry VAT służą do ewidencji dokumentów podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Na podstawie danych w nich zawartych generowana jest deklaracja VAT. Liczba prowadzonych rejestrów VAT uzależniona jest od specyfiki i różnorodności działalności przedsiębiorstwa. Minimalnym układem jest prowadzenie jednego rejestru sprzedaży oraz rejestru zakupu towarów i usług. Użytkownik ma jednak możliwość rozbudowywania liczby rejestrów VAT, grupując w nich dane według własnych potrzeb. Przykładowo można prowadzić odrębne rejestry dla każdego rodzaju zakupu: rejestr zakupu wartości niematerialnych i prawnych, rejestr zakupu środków trwałych, rejestr zakupu materiałów, rejestr zakupu towarów, rejestr zakupu usług obcych, rejestr importu usług obcych i inne.
Z obszarem Rejestrów VAT wiąże się ustawienie dodatkowych parametrów dokonywane w konfiguracji systemowej (System → Konfiguracja → Księgowość → Parametry )oraz konfiguracji obszaru Księgowość.
Konfiguracja systemowa
W ramach konfiguracji głównej w sekcji System → Konfiguracja → Księgowość → Parametry Ogólne dostępny jest parametr Numeracja rejestrów VAT, który związany jest z rejestrami VAT. Decyduje on o sposobie numeracji porządkowej dokumentów w rejestrach VAT (LP.). Do wyboru są dwie możliwości numeracji miesięczna lub roczna. Parametr możliwy jest do zmiany w każdym momencie pracy z systemem.
W ramach konfiguracji szczegółowej dotyczącej obszaru Księgować istnieje możliwość zdefiniowania Parametrów VAT oraz wprowadzenia specyfikacji dotyczącej Obowiązku podatkowego.
Parametry VAT
System Comarch ERP Altum z racji tego, że jest systemem międzynarodowym przeznaczonym do sprzedaży towarów i usług w różnych krajach przygotowany jest do uwzględniania przepisów dotyczących podatku poszczególnych krajów. Deklaracje podatkowe znacznie różnią się w każdym z krajów wyglądem i wymogami, dlatego też system pozwala użytkownikowi na elastyczne definiowanie oraz wczytywanie parametrów VAT w zależności od lokalizacji.
Zdefiniowanie parametrów VAT możliwe jest z poziomu menu System → Konfiguracja → Księgowość → Parametry VAT. Zdefiniowane parametry VAT są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów.
Menu Konfiguracja, grupa Księgowość
Wybór parametrów VAT możliwy jest na dokumentach handlowych oraz przy okazji dodawania dokumentów w rejestrach VAT.
W systemie parametry można podzielić na trzy grupy
Główne (oznaczona na poniższym rysunku pogrubioną niebieską czcionką)
Domyślne (oznaczona na poniższym rysunku niebieską czcionką)
Użytkownika (oznaczona na poniższym rysunku czarną czcionką)
Grupa główna oraz domyślna może być edytowana jedynie pod względem aktywności. Dodatkowo do grupy głównej można dodawać kolejne parametry (domyślne jak i użytkownika).
Lista parametrów VAT
Definiowanie parametru VAT
W celu zdefiniowania nowego parametru VAT należy wybrać przycisk [Dodaj parametr] z grupy przycisków Lista. Otworzy się formularz, w którym znajdują się następujące pola:
Nazwa – pole pozwalające wprowadzić nazwę definiowanego parametru,
Opis – pole pozwalające wprowadzić opis definiowanego parametru,
Aktywny - jest on domyślnie zaznaczony przy dodawaniu nowego parametru. Jego odznaczenie powoduje, że stawka przyjmuje cechę archiwalnej, tzn. takiej, która nie może być już wykorzystywana, np. nie można wystawić żadnych związanych z nią dokumentów.
Rejestr – dwa pola oznaczające występowanie danego parametru w rejestrach VAT sprzedaży bądź zakupu.
Formularz definiowania parametru VAT
W celu zapisania zmian należy wybrać przycisk [Zapisz] z grupy przycisków Akcje.
Do zdefiniowanego parametru można zdefiniować elementy, których tworzenie odbywa się w podobny sposób jak dodawanie parametrów. W tym celu należy zaznaczyć parametr, dla którego ma zostać zdefiniowany element, a następnie wybrać przycisk [Dodaj element].
Tak zdefiniowany parametr wraz z elementami następnie może być dołączony do któregoś z parametrów głównych. W tym celu należy podnieść do edycji któryś z elementów głównego parametru Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna, a następnie z grupy przycisków Lista należy wybrać [Dodaj], dzięki czemu zostanie otwarte okno z listą z dostępnych parametrów. W celu wybrania parametru należy zaznaczyć pozycję na liście, a następnie wybrać przycisk [Wybierz] z grupy przycisków Wybór.
Okno dołączania parametru do parametru głównego
Zdefiniowane w ten sposób parametry prezentowane są na definicjach rejestrów z odpowiednimi rodzajami transakcji oraz dostępne są do wyboru na dokumentach zaewidencjonowanych w rejestrze VAT.
Obowiązek podatkowy
System umożliwia definiowane dowolnej liczby definicji powstania obowiązku podatkowego. Zarówno polskie prawo podatkowe (Ustawa o podatku od towarów i usług) jak i międzynarodowe prawo podatkowe określa wiele szczególnych momentów powstawania obowiązku podatkowego z tytułu podatku VAT, dlatego użytkownik może elastycznie definiować dowolną ich liczbę.
Sformułowane przez użytkownika momenty powstawania obowiązku podatkowego są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów.
Zdefiniowanie momentu powstania obowiązku podatkowego możliwe jest z poziomu menu Konfiguracja → Księgowość → Obowiązek podatkowy. W systemie dostępna jest lista predefiniowanych definicji powstania obowiązku podatkowego. Użytkownik ma możliwość skorzystania z tych definicji jak i może dodać swoje własne.
Menu Konfiguracja, grupa KsięgowośćLista definicji powstania obowiązku podatkowego
W celu dodania nowej definicji, należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Zostanie otwarty formularz nowej definicji powstania obowiązku podatkowego:
Formatka definicji powstania obowiązku podatkowego
Dostępne pola:
Parametr Aktywny – jego odznaczenie oznacza dezaktywację definicji
Symbol – nazwa definicji powstania obowiązku podatkowego
Opis – dodatkowy opis definicji
Warunek – pozwala wybrać jedną z dostępnych opcji, na podstawie której wyliczana będzie data obowiązku podatkowego na fakturze VAT.
Dostępne opcje to:
Od daty wystawienia
Od daty wpływu
Od daty ewidencji
Od daty operacji
Termin płatności
Od daty księgowania
Data dowolna
Data wpływu/Obowiązku podatkowego
Od daty potwierdzenia odbioru
Data sprzedaży/Potwierdzenia odbioru
Lista warunkówIlość dni – dodatkowa ilość dni doliczana do daty wskazanej w warunku
Rejestr - Zakup lub Sprzedaż. Zaznaczenie parametru, przy danym typie rejestru oznacza możliwość wybrania definicji na odpowiednich rejestrach oraz fakturach VAT (Sprzedaży lub Zakupu).
Zdefiniowane w systemie definicje powstania obowiązku podatkowego mogą zostać użyte zarówno na definicji rejestrów VAT ( Zakupu i Sprzedaży) jak i na samych fakturach VAT.
Wybór definicji powstania obowiązku podatkowego na rejestrze zakupu VAT
Przykłady dotyczące ustalania daty powstania obowiązku podatkowego u dostawcy i daty prawa do odliczenia na fakturze VAT zakupu oraz ustalanie daty powstania obowiązku podatkowego na fakturze VAT sprzedaży zawarto w artykule Dodawanie rejestru VAT.
Słowniki uniwersalne
W ramach listy predefiniowanych słowników uniwersalnych zdefiniowanych w systemie dostępne są słowniki związane z wydrukami dostępnymi z poziomu rejestru VAT (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne):
Grupa Wydruki rejestru sprzedaży:
szablony
Grupa Wydruki rejestru zakupu:
szablony
Szablony są definiowane osobno dla wydruków rejestru sprzedaży i rejestru zakupu.
Szablony związane z wydrukami dostępnymi z okna Rejestr VAT
Dzięki zdefiniowaniu odpowiednich szablonów użytkownik ma możliwość wyboru, jakie stawki VAT są uwzględnione na wydrukach dostępnych z poziomu rejestru VAT. Przed wykonaniem wydruków w rejestrze VAT użytkownik ma możliwość dokonania wyboru, który ze zdefiniowanych szablonów ma być wykorzystany na danym wydruku. Układ wydruku dostosowywany jest do wskazanego szablonu. Dane na wydruku oraz kolejność drukowania stawek zgodne są z ustawieniami dokonanymi w szablonie.
W ramach każdej z grup wydruków dostępnych jest 5 predefiniowanych szablonów, których nie można usuwać. Użytkownik nie ma też możliwości dodawania nowych. W ramach każdego z szablonów użytkownik ma możliwość zdefiniowania maksymalnie 5 elementów, w ramach których definiowane są stawki VAT związane z daną kolumną, która będzie prezentowana na wydrukach. Lista stawek VAT pobierana jest z konfiguracji systemu. Użytkownik oprócz stawek VAT z konfiguracji ma również do wyboru wartość: <brak> - wtedy na wydruku dana kolumna prezentowana jest jako pusta oraz wartości łącznej: 0% ZW NP.
W ramach każdej z grup zdefiniowanych w słownikach uniwersalnych domyślnie zdefiniowany jest pierwszy szablon na liście. Przyjmuje on wartości wskazane na poniższym rysunku z możliwością ich modyfikacji przez użytkownika.
Domyślnie dostępny szablon wydruków
Uprawnienia dotyczące rejestrów VAT
Z poziomu Konfiguracja→ Struktura Firmy→ Grupy operatorów→ Inne uprawnienia istnieje możliwość nadania/odebrania określonym grupom operatorów praw związanych z obszarem rejestrów VAT. W systemie zostały zdefiniowane 4 uprawnienia dotyczące tego obszaru:
Zmiana parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT – jeżeli parametr jest zaznaczony użytkownicy, znajdujący się w danej grupie operatorów, posiadają uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT
Zmiana seryjna w rejestrach VAT – dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem jest udostępniona opcja na ribbonie dla Rejestrów VAT w grupie Lista [Zmień seryjnie].
Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT – dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem jest udostępniona możliwość dokonania zmiany na nagłówku i elementach zaksięgowanej faktury (parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego rodzaj daty, rok i miesiąc za wyjątkiem parametru dotyczącego rejestru).
Zmiana rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT – operatorzy, którzy posiadają to uprawnienie mogą zmienić tylko rejestr VAT na zaksięgowanych fakturach VAT oraz korektach faktur VAT.
Uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT
Uprawienie umożliwia dokonanie zmiany paramentów VAT na zatwierdzonych fakturach VAT. Jeżeli stan Niezatwierdzony/Anulowany został aktywowany i dla operatorów zaznaczono uprawnienie do zmiany parametrów, użytkownik będzie mógł dokonywać modyfikacji parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze. Przy odznaczonym parametrze możliwość ta będzie zablokowana.
Uprawnienia do zmiany parametrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT
Dodatkowo tylko po nadaniu uprawnień do zmiany parametrów VAT dostępna będzie opcja zmiany seryjnej rejestrów VAT.
W bazie wykreowanej we francuskiej wersji językowej pomimo nadania uprawnienia oraz aktywacji pełnego diagramu stanów, seryjna zmiana rejestrów VAT na zatwierdzonej fakturze VAT jest zablokowana.
Uprawnienia do zmiany seryjnej w rejestrach VAT oraz zmiany parametrów lub rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT
Uprawnienia dotyczące zmian seryjnych w rejestrach VAT, zmiany parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT oraz zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT można rozpatrywać łącznie, jako uzupełniające się elementy.
Tylko dla operatorów z zaznaczonym uprawnieniem dla zmiany seryjnej, w menu listy rejestrów VAT, dostępna będzie opcja [Zmień seryjnie]. W przeciwnym razie opcja ta jest ukryta.
Operatorzy, którym nadano uprawnienia do zmiany parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT, mają możliwość zmiany na nagłówku i elementach faktury - parametrów VAT oraz daty powstania obowiązku podatkowego za wyjątkiem parametru dotyczącego rejestru. W przeciwnym razie wszystkie w/w kontrolki są wyszarzane.
Operatorzy, którzy posiadają uprawnienie do zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT, będą mogli zmienić tylko rejestr VAT na zaksięgowanych fakturach VAT oraz korektach faktur VAT. Pozostałe parametry faktury VAT i korekt faktury VAT, oprócz dotyczącego rejestru, będą możliwe do zmiany po nadaniu operatorowi prawa Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT. Dodatkowo tylko operatorzy, z uprawnieniami do zmiany rejestru VAT na zaksięgowanej fakturze VAT i zmiany seryjnej w rejestrach VAT mogą seryjnie zmieniać rejestry VAT na zaksięgowanej fakturze.
Uprawnienia Operatorów w strukturze firmy
Lista rejestrów VAT
Na polskiej wersji bazy danych lista rejestrów składa się z dwóch zakładek: Rejestry VAT oraz VAT-ZD. Na pozostałych wersjach językowych zakładka VAT-ZD nie jest dostępna.
Zakładka Rejestry VAT
Menu zakładki Rejestry VAT dzieli się na następujące grupy:
Lista z przyciskami: [Dodaj], [Koryguj], [Zmień seryjnie], [Korekta ręczna], [Odśwież], [Edytuj], [Usuń], [Kopiuj], [Dodaj przez OCR]
Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety] i [Pokaż zapis księgowy]
Wydruki z przyciskami: [Drukuj listę], [Drukuj dokument]
Zakładka Rejestry VAT
Dokumenty w rejestrach VAT mogą powstawać na dwa sposoby:
Poprzez zatwierdzenie dokumentu handlowego sprzedaży lub zakupu, a także korekty wartościowej lub ilościowej dla takiego dokumentu – faktury VAT są wtedy generowane automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego i umieszczane w domyślnym rejestrze zakupu lub sprzedaży.
Poprzez ręczne dodanie faktury VAT lub korekty faktury VAT bezpośrednio z poziomu rejestru VAT.
Uporządkowanie dokumentów w rejestrze VAT w zakresie nadawania im odpowiedniej liczby porządkowej wiąże się z parametrem Numeracja Rejestrów VAT, dostępnym w konfiguracji głównej na zakładce Księgowość. Liczba porządkowa przyporządkowywana do dokumentów może być nadawa w ramach miesiąca (numeracja miesięczna) bądź może być ciągła w ramach roku .
Operacje możliwe do wykonania na zakładce Rejestry VAT:
Dodanie rejestru – przycisk [Dodaj rejestr]
Dodanie podrejestru – przycisk [Dodaj podrejestr]
Renumeracja faktur VAT - opcja [Renumeruj]. Możliwość renumeracji liczby porządkowej (Lp) faktur VAT, dostępna jest w zależności od wybranego w konfiguracji głównej sposobu numeracji. Jeżeli w konfiguracji wybrano numerację rejestrów VAT – roczną, opcja renumeracji dostępna jest tylko, jeżeli w danym rejestrze VAT, w filtrze Data, wybrano cały rok. Renumeracja w takim przypadku dotyczyć będzie całego roku. Jeżeli w konfiguracji głównej wybrano numerację miesięczną, opcja renumeracji dostępna jest tylko, jeżeli na danym rejestrze VAT, w filtrze Data, wybrano cały miesiąc. W takim przypadku renumeracja dotyczyć będzie miesiąca.
Renumeracja w rejestrze VAT sprzedaży w obrębie wybranego okresu sortuje dokumenty według następującej kolejności:
według daty ewidencji
w ramach tej samej daty ewidencji, sortuje według typu dokumentu źródłowego (w polskiej wersji systemu: FS, FSL, FSV, KWFS, KIFS, KFSL, ZSD, KSD, KFSV; w wersjach innych niż polska: FS, FSL, PAR , FSV, KWFS, KIFS, KFSL, KWPAR, KIPAR, KFSV)
w ramach tych samych typów dokumentów, sortuje według poszczególnych numeratorów (zgodnie z ID numeratora)
w ramach tego samego numeratora, sortuje alfabetycznie według serii
w ramach jednej serii, sortuje według numeru dokumentu
Dodanie korekty – przycisk [Korekta ręczna]
Dodanie faktury VAT zakupu za pomocą usługi OCR – przycisk [Dodaj przez OCR]. Integracja z usługą OCR dostępna jest wyłącznie, jeżeli na definicji centrum typu Firma zaznaczono parametr Automatyczne dodawanie faktur zakupu OCR. Dodatkowo, aby móc korzystać z usługi Comarch OCR konieczne jest uzupełnienie formularza, zaakceptowanie regulaminu i podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych. Obraz wczytywanego poprzez OCR dokumentu zapisywany jest w systemie jako załącznik do tworzonego dokumentu.
Kopiowanie faktury VAT – podczas kopiowania dokumentów w rejestrze VAT (sprzedaży i zakupu), data ewidencji jest pobierana z ustawień rejestru, a pozostałe daty ustawiane są zgodnie z datą bieżącą.
Dodanie korekty do faktury - opcja [Koryguj]. Umożliwia dodanie korekty do konkretnej faktury VAT. Dane na dokumencie korygującym uzupełniane są automatycznie na podstawie dokumentu korygowanego. Na dokumencie korekty domyślnie generowane są kwoty o przeciwnym znaku w stosunku do kwot dokumentu korygowanego.
Edycja faktury VAT
Usunięcie faktury VAT - opcja [Usuń]. Usunięcie możliwe jest wyłącznie dla niezaksięgowanych/nierozliczonych faktu VAT, wprowadzonych ręcznie do rejestru.
Zmiana seryjna rejestru i\lub daty powstania obowiązaniu podatkowego - opcja [Zmień seryjnie]. Umożliwia seryjną zmianę na zaznaczonych fakturach VAT - rejestru i\lub momentu powstania obowiązku podatkowego.
Okno zakładki Rejestry VAT podzielone jest na następujące obszary:
Drzewo rejestrów – prezentuje strukturę rejestrów i podrejestrów sprzedaży i zakupu
Lista faktur VAT – w zależności od wybranego rejestru/podrejestru, na liście wyświetlone będą dokumenty dodane w ramach danego rejestru VAT
Panel filtrowania – umożliwia filtrowanie listy faktur VAT
Drzewo rejestrów
Struktura rejestrów VAT ma charakter drzewiasty i jest podzielona na dwa predefiniowane obszary:
Zakup – zawiera rejestry i podrejestry, w których umieszczane są faktury VAT rejestrujące proces zakupu
Sprzedaż - zawiera rejestry i podrejestry, w których umieszczane są faktury VAT rejestrujące proces sprzedaży
Obszary te nie mogą być usunięte ani edytowane. Każdy rejestr lub podrejestr zdefiniowany w systemie musi należeć do jednego z tych obszarów.
Na drzewie rejestrów możliwe jest definiowanie dwóch typów obiektów:
Rejestr – stanowi pierwszy poziom w Zakupie lub Sprzedaży
Podrejestr - stanowi drugi poziom w Zakupie lub Sprzedaży. Każdy podrejestr musi być przypisany do rejestru. Wprowadzanie podrejestrów możliwe jest tylko po wcześniejszym zaznaczeniu parametru Dodawanie podrejestrów na głównej gałęzi zakupu lub sprzedaży. Czynność należy wykonać na samym początku pracy w systemie, zanim zostanie dodana pierwsza faktura VAT.
W bazie wykreowanej we francuskiej wersji językowej domyślnie wykreowane zostają dwa rejestru w gałęzi Zakup (Faktury zakupu i Wydatki) oraz jeden rejestr w gałęzi Sprzedaż (Faktury sprzedaży).
W pozostałych wersjach językowych domyślnie kreowany jest jeden rejestr typu zakupowego i jeden rejestr typu sprzedażowego.
Obok przycisków szybkiego dostępu znajduje się pole Tylko aktywne, które pozwala użytkownikowi na przefiltrowanie rejestrów VAT pod kątem ich aktywności.
Lista faktur VAT
Lista wyświetla wszystkie faktury VAT znajdujące się w wybranym rejestrze, znajdującym się na drzewie rejestrów.
Na liście faktur VAT użytkownik ma możliwość wybrania kolumn dodatkowych, m.in. są to NIP, Prefiks kraju, Właściciel.Panel filtrowania
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
Właściciel – umożliwia filtrowanie faktur VAT ze względu na ich właścicieli
Panel filtrowania został podzielony na 4 podstawowe obszary:
Filtr na zakładce Rejestry VATOgólne – pozwala filtrować listę ze względu na:
Kontrahenta
Stan dokumentu - (Wszystkie/Zaksięgowane/Niezaksięgowane). W przypadku aktywacji stanów Zatwierdzony/Anulowany na fakturach VAT, dostępne są trzy dodatkowe opcje filtrowania Anulowane/Niezatwierdzone/Zatwierdzone.
Stawkę VAT - (wybór stawki VAT z grupy stawek VAT przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik)
Uwaga
Po wyborze w polu Stawka VAT opcji Wszystkie, zostaną wyświetlone wszystkie grupy stawek VAT przypisane w ramach całej struktury firmy.
Data – pozwala filtrować dokumenty według jednej z dostępnych dat.
Dla rejestru zakupu dostępne opcje to:
Ewidencji
Wystawienia
Wpływu
Zakupu
Obowiązek podatkowy u dostawcy
Prawo do odliczenia
Dla rejestru sprzedaży dostępne opcje to:
Ewidencji
Wystawienia
Sprzedaży
Obowiązku podatkowego
Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:
Bieżący miesiąc
Dzień
Miesiąc
Rok
Zakres dat
Poprzedni miesiąc
Dowolna
Pozostałe pola służą do wprowadzania odpowiednich zakresów czasowych filtrowania.
Data ujęcia w VAT – pozwala filtrować dokumenty według okresu, w którym dokumenty zostały ujęte ujęte w pliku JPK_V7M/deklaracji VAT. Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:
Bieżący miesiąc
Miesiąc
Rok
Poprzedni miesiąc
Zakres dat
Dowolna
Parametry VAT – pozwala filtrować listę według parametrów VAT. Aby przefiltrować listę, należy zaznaczyć parametr w kolumnie Aktywna, przy parametrach, które mają zawierać szukane faktury VAT.
Uwaga
Wartości nie zostaną zsumowane, jeśli wyświetlone dokumenty VAT będą wystawione w różnych walutach systemowych.
Zakładka VAT-ZD
Na zakładce VAT-ZD prezentowane są płatności faktur z rodzajem transakcji Krajowa w podziale na płatności: rozliczone, nierozliczone oraz niepodlegające rozliczeniom w ujęciu historycznym.
Operacje możliwe do wykonania na zakładce VAT-ZD:
Dodanie rejestru – przycisk [Dodaj rejestr]
Dodanie podrejestru – przycisk [Dodaj podrejestr]
Edytowanie rejestru i podrejestru – przycisk [Edytuj]
Usunięcie rejestru i podrejestru – przycisk [Usuń]
Edytowanie całego dokumentu VAT – przycisk [Edytuj] opcja do wyboru [Edytuj dokument]
Edytowanie wskazanej płatności – przycisk [Edytuj] opcja do wyboru [Edytuj płatność]
Okno zakładki VAT-ZD podzielone jest na trzy obszary:
Drzewo rejestrów – prezentuje strukturę rejestrów i podrejestrów sprzedaży i zakupu
Lista faktur VAT – w zależności od wybranego rejestru/podrejestru, na liście wyświetlone będą dokumenty lub płatności dokumentów dodanych w ramach danego rejestru VAT
Panel filtrowania – umożliwia filtrowanie listy faktur VAT
Drzewo rejestrów
Działanie obszaru zostało opisane w artykule Lista rejestrów VAT.
Lista faktur VAT na zakładce VAT-ZD
Lista wyświetla faktury VAT lub płatności dokumentów o rodzaju transakcji Krajowa znajdujące się w wybranym rejestrze, znajdującym się na drzewie rejestrów.
Zakładka VAT-ZD
Lista faktur VAT na zakładce VAT-ZD składa się z następujących kolumn: Lp., Numer dokumentu, Numer w rejestrze, Kontrahent, NIP, Data wystawienia, Suma Netto, Kwota VAT, Suma Brutto, Płatnik VAT czynny, W likwidacji, Zawiadomienie ZD, VAT-ZD, Termin płatności.
Na liście faktur VAT użytkownik ma możliwość wybrania kolumn dodatkowych, m.in. są to Dni zwłoki, Numer obcy, Stan, Waluta.
Ustawienia parametrów Podatnik VAT czynny oraz W likwidacji zgodne są z danymi ustawionymi na karcie kontrahenta na moment wystawienia faktury.
W kolumnie Kontrahent dane kontrahenta są wyświetlane zgodnie z dokumentem źródłowym, nawet gdy na płatności zostanie zmieniony płatnik.
Zaznaczenie parametru w kolumnie VAT-ZD zależy od wartości wybranej w polu VAT-ZD na płatności dokumentu. W przypadku wybrania opcji Tak lub Poza systemem na płatności faktury - parametr jest zaznaczony, w przypadku wybrania opcji Nie- parametr jest odznaczony.
Zaznaczenie parametru w kolumnie Zawiadomienie ZD uzależnione jest od ujęcia faktury na zawiadomieniu ZD. Jeżeli faktura została ujęta na zawiadomieniu ZD parametr ten jest zaznaczony, w przeciwnym przypadku parametr ten jest odznaczony.
W kolumnie Dni zwłoki prezentowana jest liczba dni po terminie płatności dla płatności rozliczonych i nierozliczonych. Dla płatności nierozliczonych w kolumnie tej wyświetlana jest różnica między datą wskazaną w polu Stan na dzień, a terminem płatności danej płatności. Dla płatności rozliczonych w kolumnie tej wyświetlana jest różnica między terminem płatności a datą najpóźniejszą z dat rozliczenia dokonanych do dnia określonego w polu Stan na dzień.
Panel filtrowania
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
Właściciel – umożliwia filtrowanie faktur VAT ze względu na ich właścicieli
Panel filtrowania został podzielony na 4 podstawowe obszary:
Filtry na zakładce VAT-ZDPłatności – pozwala filtrować listę ze względu na:
Stan na dzień – opcja aktywna, gdy w filtrze Płatności wybrano Nierozliczone/częściowo nierozliczone lub Rozliczone/częściowo rozliczone. Po określeniu daty opcja ta umożliwia historyczną prezentację danych na liście.
Płatności – do wyboru z listy rozwijanej opcje Wszystkie, Nierozliczone/częściowo nierozliczone, Rozliczone/częściowo rozliczone, Niepodlegające rozliczeniu). W przypadku wyboru opcji filtrowania Wszystkie lub Niepodlegające rozliczeniu sekcje Stan na dzień i Rozliczone są nieaktywne.
Terminowość – opcja aktywna i możliwa do zmiany, gdy w filtrze Płatności wybrano opcję Rozliczone/częściowo rozliczone lub Nierozliczone/częściowo nierozliczone. W ramach opcji Terminowość możliwy jest wybór jednego z trzech wariantów Wszystkie, Przeterminowane, Nieprzeterminowane
Dni zwłoki – opcja możliwa do zaznaczenia, gdy w filtrze Terminowość wybrano wariant Przeterminowane, parametr pozwala na określenie ilości dni przeterminowania.
W miesiącu – opcja aktywna do zaznaczenia, gdy w filtrze Terminowość wybrano wariant Przeterminowane oraz zaznaczono parametr Dni zwłoki. Gdy parametr jest odznaczony, to na liście prezentowane są dokumenty niezapłacone, w przypadku których upłynęło 90/150 dni od terminu płatności, gdy parametr jest zaznaczony to na liście prezentowane są dokumenty niezapłacone, w przypadku których upłynęło 90/150 dni od terminu płatności we wskazanym miesiącu.
Rozliczone – opcja aktywna do zaznaczenia, gdy w filtrze Płatności wybrano opcję Rozliczone/częściowo rozliczone. Po zaznaczeniu opcji Rozliczone będzie możliwe określenie przedziału daty Od i Do, w ramach którego będzie sprawdzane dokonanie rozliczenia/kompensaty płatności dokumentu.
Przykład
Faktura FSV wystawiona na dzień 01.02.2017 r. posiadająca trzy płatności, każda z terminem płatności do dnia 01.02.2017 r. Jedna z tych płatności została uregulowana 05.02.2017 r.
Wariant A
Wybrano opcję Płatności Nierozliczone/częściowo nierozliczone, Stan na dzień datę bieżącą
Terminowość Przeterminowane, Dni zwłoki od 10 – FSV zostanie wyświetlona na liście dwukrotnie w kwotach wynikających z płatności nierozliczonych
Wariant B
Wybrano opcję Płatności Rozliczone/częściowo rozliczone, Stan na dzień datę bieżącą
Terminowość Przeterminowane, Dni zwłoki od 3 – FSV zostanie wyświetlona na liście w kwocie wynikającej z płatności rozliczonej
Data – pozwala filtrować dokumenty według jednej z dostępnych dat.
Dla rejestru zakupu dostępne opcje to:
Ewidencji
Wystawienia
Wpływu
Zakupu
Obowiązek podatkowy u dostawcy
Prawo do odliczenia
Dla rejestru sprzedaży dostępne opcje to:
Ewidencji
Wystawienia
Sprzedaży
Obowiązku podatkowego
Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:
Bieżący miesiąc
Dzień
Miesiąc
Rok
Zakres dat
Poprzedni miesiąc
Dowolna
Pozostałe pola służą do wprowadzania odpowiednich zakresów czasowych filtrowania.
W deklaracji VAT – pozwala filtrować dokumenty według okresu, w którym dokumenty zostały ujęte na deklaracji VAT. Możliwe do wyboru zakresy czasowe to:
Bieżący miesiąc
Miesiąc
Rok
Poprzedni miesiąc
Zakres dat
Dowolna
Stawka VAT – wybór stawki VAT z grupy stawek VAT przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik.
Parametry VAT – pozwala filtrować listę według parametrów VAT. Aby przefiltrować listę, należy zaznaczyć parametr w kolumnie Aktywna, przy parametrach, które mają zawierać szukane faktury VAT. Listę można przefiltrować według następujących parametrów:
Krajowa z dostępnymi opcjami Kraj, Taxfree, Podatnikiem jest nabywca, Kraj lubPodatnikiem jest nabywca
W proporcji z dostępnymi opcjami Uwzględniać, Nie uwzględniać, Tylko w mianowniku
Odliczenia VAT z dostępnymi opcjami Tak, Nie, Warunkowo
VAT-7 z dostępnymi opcjami Tak, Nie.
Rodzaj z dostępnymi opcjami Towary, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca, Towary/Usługi, Paliwo, Zakup kas rejestrujących, Spis z natury
Uwaga
Na zakładce VAT-ZD wyświetlane są dokumenty tylko z rodzajem transakcji Krajowa.
Dodawanie rejestru VAT
Dodawanie rejestru VAT
W celu dodania rejestru VAT należy zaznaczyć odpowiednią gałąź drzewa rejestrów (Zakup lub Sprzedaż), a następnie wybrać przycisk [Dodaj rejestr] z sekcji Rejestry. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych:
Formularz rejestru VAT zakupuFormularz rejestru VAT sprzedaży
Pola obligatoryjne:
Nazwa rejestru – pozwala na wprowadzenie unikalnej nazwy rejestru
Pozostałe pola:
Dedykowany dla firmy głównej – parametr decydujący o tym, czy dany rejestr jest dostępny tylko w firmie głównej i centrach do niej podrzędnych. Parametr dostępny do edycji, jeśli operator jest zalogowany do firmy głównej.
Rejestry z zaznaczonym parametrem Dedykowany dla firmy głównej nie mogą być wykorzystywane w centrach typu Firma i centrach do niej podrzędnych.
Wartość domyślna parametru podczas dodawania nowego rejestru VAT:
Z poziomu listy rejestrów VAT dla Użytkownika zalogowanego w firmie głównej lub centrum będącym w gałęzi bezpośrednio pod firmą główną - parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia
Z poziomu listy rejestrów VAT dla Użytkownika zalogowanego w centrum typu Firma lub centrum podrzędnym do centrum typu Firma – parametr odznaczony i zablokowana możliwość zaznaczenia
Z poziomu struktury praw w firmie głównej – parametr zaznaczony z możliwością odznaczenia
Z poziomu struktury praw w centrum typu Firma – parametr odznaczony i zablokowana możliwość zaznaczenia
Uwaga
Jeżeli rejestr jest dołączony do jakiegokolwiek centrum typu Firma, zaznaczenie parametru jest niemożliwe.
Reguły związane z dodawaniem i dostępnością rejestrów VAT zostały opisane w artykule Dostępność obiektów - Obiekty.Typ – wprowadzony jest domyślnie w zależności od gałęzi, do której dodawany jest rejestr (Zakup lub Sprzedaż). Jest to pole nieedytowalne.
Rodzaj wzorca - do wyboru dostępne są dwa rodzaje wzorców:
Proponowany – przy dodawaniu faktur VAT do rejestru, użytkownik ma możliwość modyfikacji parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego. Parametry elementu faktury VAT różniące się ustawień w nagłówku, zmieniają kolor na czerwony.
Obowiązkowy – podczas dodawania faktury VAT do rejestru, użytkownik nie ma możliwości edycji parametrów VAT oraz momentu powstania obowiązku podatkowego. Wartości te są nieedytowalne.
Rodzaj transakcji – pozwala przypisać domyślny rodzaj transakcji do danego rejestru. Rodzaj wybierany jest z listy wprowadzonych do systemu typów transakcji wraz z powiązanymi parametrami VAT. Domyślnie w systemie dostępne są trzy rodzaje transakcji Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa oraz Pozaunijna. Dodatkowe typy transakcji wprowadzane są z poziomu listy parametrów VAT, dostępnej z poziomu Konfiguracja→ Księgowość→ Parametry VAT.
Data ewidencji – pozwala określić, wg której daty dokumenty zostaną zaewidencjonowane w rejestrze VAT. Parametr decyduje również, która data ma wpływać na sposób numeracji faktur w rejestrze VAT (numer LP). Nie wpływa jednak na numerator faktur VAT.
Okno parametrów – w ramach okna wyświetlane są wszystkie parametry VAT powiązane z danym rodzajem transakcji. Okno dzieli się na dwie kolumny Nazwa parametru oraz Wartość parametru. Odpowiednie wartości dla danego parametru definiowane są na liście parametrów VAT dostępnej z poziomu Konfiguracji → Księgowość → Parametry VATData powstania obowiązku podatkowego u dostawcy – sekcja dostępna na definicji rejestru typu ZakupData powstania obowiązku podatkowego u dostawcy
Użytkownik ma możliwość określenia definicji, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Zakupy od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji → Księgowość→ Obowiązek podatkowy.
Domyślna definicja daty powstania obowiązku podatkowego ustalana jest względem daty sprzedaży na dokumentach FSV i KFSV i daty zakupu na dokumentach FZV lub KFZV.
Sekcja nie jest nieodstępna w wersji francuskiej bazy danych.
Obowiązek podatkowy - sekcja dostępna na definicji rejestru typu ZakupData obowiązku podatkowego
Pozwala określić definicję, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Zakupy od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji → Księgowość→ Obowiązek podatkowy.
Przykład
Data powstania obowiązku podatkowego u dostawcy (od 1.01.2018) ustalana jest względem warunku Od daty operacji (Symbol definicji Data zakupu).
Data prawa do odliczenia (od 1.01.2018) ustalana jest na podstawie warunku: Jeżeli data wpływu wcześniejsza niż data obowiązku podatkowego u dostawcy to data obowiązku podatkowego dostawcy (Symbol definicji Data wpływu/Obowiązku podatkowego).
Wariant A
Wystawiam FZV z datą zakupu 15.01.2018, data wystawienia 1.01.2018, data wpływu 02.01.2018,
Obowiązek podatkowy u dostawcy Data zakupu – 15.01.2018
Obowiązek podatkowy Data obowiązku podatkowego u dostawcy - 15.01.2018 (Data wpływu wcześniejsza od daty obowiązku podatkowego u dostawcy)
Wariant B
Wystawiam FZV z datą zakupu 15.01.2018, data wystawienia 1.01.2018, data wpływu 17.01.2018
Obowiązek podatkowy u dostawcy Data zakupu –15.01.2018
Obowiązek podatkowy Data wpływu - 17.01.2018 (Data wpływu późniejsza od daty obowiązku podatkowego u dostawcy)
Przykład
Data powstania obowiązku podatkowego u dostawcy:
od 01.05.2018 do 31.12.2018 - ustalana jest względem warunku Od daty wystawienia (Symbol definicji Data wystawienia)
od 1.01.2019 - ustalana jest względem warunku: od daty operacji (Symbol definicji Data zakupu)
Data prawa do odliczenia:
od 01.05.2018 do 31.12.2018 ustalana jest względem warunku Od daty wpływu (Symbol definicji Data wpływu)
od 1.01.2019 ustalana jest na podstawie warunku: Jeżeli data wpływu wcześniejsza niż data obowiązku podatkowego u dostawcy to data obowiązku podatkowego dostawcy (Symbol definicji Data wpływu/Obowiązku podatkowego)
Obowiązek podatkowy u dostawcy Data zakupu –15.01.2019
Obowiązek podatkowy Data obowiązku podatkowego u dostawcy - 15.01.2019 (Data wpływu wcześniejsza od daty obowiązku podatkowego u dostawcy)
Powstanie obowiązku podatkowego - sekcja dostępna na definicji rejestru typu Sprzedaż.
Data powstania obowiązku podatkowego
Użytkownik ma możliwość określenia definicji, według której ustalana będzie data powstania obowiązku podatkowego. Dodatkowo istnieje możliwość określenia zakresu dat obowiązywania danego ustawienia (kolumna Sprzedaż od). Edycja oraz dodawanie nowych definicji obowiązku podatkowego możliwa jest z poziomu w listy definicji obowiązku podatkowego, dostępnej z poziomu Konfiguracji→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy.
Przykład
Data powstania obowiązku podatkowego:
od 01.05.2018 do 31.12.2018 ustalana jest względem warunku Od daty wystawienia (Symbol definicji Data wystawienia)
od 1.01.2019 ustalana jest względem warunku Od daty operacji (Symbol definicji Data sprzedaży)
Wariant A
Wystawiano FSV z datą sprzedaży 31.12.2018, datą wystawienia 01.01.2019)
Obowiązek podatkowy Data wystawienia – 01.01.2019
Wariant B
Wystawiono FSV z datą sprzedaży 15.01.2019, datą wystawienia 1.01.2019
Obowiązek podatkowy Data sprzedaży –15.01.2019
Uwaga
Po dodaniu nowego rejestru należy skonfigurować jego dostępność i domyślność dla poszczególnych typów dokumentów w Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów. Szczegóły zostały opisane w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.
.
Dodawanie podrejestru VAT
W celu dodania podrejestru VAT należy na gałęzi nadrzędnej (Zakup/Sprzedaż) zaznaczyć parametr Dodawanie podrejestrów. Zaznaczenie parametru będzie wiązało się z automatycznym wygenerowaniem podrejestru domyślny.
Uwaga
Po dodaniu faktury VAT do rejestru/podrejestru nie ma możliwości zmiany ustawień parametru Dodawanie podrejestrów.
Użytkownik ma możliwość zmiany nazwy wygenerowanego automatycznie podrejestru oraz dodawania nowych podrejestrów. Służy to tego opcja [Dodaj podrejestr] z grupy przycisków Rejestry. Po jej wybraniu pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.
Okno podrejestru wygląda dokładnie tak samo jak okno dodawania rejestru. Rządzi się także tymi samymi prawami odnośnie wprowadzania parametrów oraz ustalania wzorca. Różnicę stanowi brak parametru data ewidencji.
Podczas dodawania, nowy podrejestr przyjmuje domyślnie ustawienie: rodzaj wzorca z nadrzędnego rejestru. Jeśli rejestr jest proponowany, domyślnie - nowy podrejestr również, i analogicznie w przypadku rejestrów obowiązkowych. W przypadku rejestrów proponowanych istnieje możliwość zmiany wzorca ich podrejestrów na obowiązkowe. W przypadku rejestrów obowiązkowych, wszystkie ich podrejestry również muszą charakteryzować się wzorcem obowiązkowym. Wszystkie podrejestry rejestru o wzorcu obowiązkowym, mają domyślnie ustawiony wzorzec obowiązkowy bez możliwości jego zmiany. Również podczas zmiany rodzaju wzorca na rejestrze na obowiązkowy, wszystkie jego podrejestry dziedziczą domyślnie ten wzorzec.
Uwaga
Po dodaniu nowego podrejestru należy skonfigurować jego dostępność i domyślność dla poszczególnych typów dokumentów w System→ Konfiguracja→ Struktura firmy→ Dostępność obiektów. Szczegóły zostały opisane w artykule....
Powiązanie rejestru/podrejestru VAT z serią dokumentu
Bardzo często numeratory poszczególnych dokumentów zawierają odwołanie do serii. System Comarch ERP Altum umożliwia powiązanie konkretnej serii dokumentu z rejestrem/podrejestrem VAT. Dzięki temu na wystawiony dokument zostanie pobrany rejestr/podrejestr przypisany do serii dokumentu, a następnie po zatwierdzeniu dokumentu zostanie dodany zapis w odpowiedniej ewidencji.
W celu powiązania określonej serii dokumentu z wybranym rejestrem/podrejestrem VAT należy na definicji dokumentu w danej firmie lub centrum wybrać zakładkę Serie i przypisać konkretny rejestr/podrejestr.
Powiązanie rejestru VAT z serią dokumentu
W polu rejestr VAT użytkownik może wybrać dwie opcje:
<Domyślny> - na dokument z daną serią zostanie pobrany rejestr VAT zgodnie z ustawieniem dla danego typu dokumentu w zalogowanej firmie/centrum
Jeden z rejestrów/podrejestrów VAT przyporządkowany w definicji danego typu dokumentu (wprowadzonych na zakładce Rejestry VAT definicji danego dokumentu)
Podczas wystawiania dokumentu handlowego przypisywany jest odpowiednio rejestr/podrejestr domyślny dla danego typu dokumentu lub rejestr/podrejestr powiązany z serią. Użytkownik ma możliwość zmiany tego rejestru/podrejestru bezpośrednio na dokumencie na zakładce Kwoty.
Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej
Proces dodawania faktury VAT przebiega analogicznie dla faktury VAT zakupu i faktury VAT sprzedaży, dlatego zostanie opisany tylko raz na podstawie faktury zakupu.
W celu dodania faktury VAT zakupu należy wskazać rejestr/podrejestr, do którego faktura ma być wprowadzona i wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.
Zakładka ogólne
Formularz faktury VATOCR – ikona statusu weryfikacji dokumentu dodanego za pomocą usługi OCR. Dla dokumentów niepochodzących z OCR ikona ta nie jest wyświetlana.
Dok. wewnętrzny – oznaczenie faktury jako dokumentu wewnętrznego
Numer w rejestrze – numer nadawany przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora
Netto – wartość netto faktury
Brutto – wartość brutto faktury
Zapłacono – uregulowana wartość faktury
Pozostaje – wartość faktury pozostającą do uregulowania
Numer dokumentu – na dokumentach dodawanych bezpośrednio w rejestrze VAT domyślnie wyświetlana jest opcja AUTO. Dopiero po zapisaniu dokumentu lub jego zapisie automatycznym (np. przejściu na zakładkę Płatności), system nadaje mu konkretny numer zgodny z numerem w rejestrze.
W przypadku faktur VAT zakupu użytkownik może w polu Numer dokumentu wprowadzić dowolną wartość, czyszcząc dane pole np. za pomocą przycisku gumki. W przypadku dokumentów VAT generowanych automatycznie do dokumentów handlowych, pole Numer dokumentu uzupełniane jest numerem dokumentu handlowego.
W bazie danych wykreowanej we francuskiej wersji językowej na dokumentach FZV oraz KFZV dane pole jest niedostępne.
Numer obcy – użytkownik ma możliwość wprowadzenia w danym polu numer faktury zarejestrowanej w innym systemie
Rejestr – rejestr VAT, w którym zostanie dodana faktura VAT
Lp – liczba porządkowa nadawana przez system automatycznie
Sprzedawca/Nabywca – pozwala wskazać podmiot, z którym powiązana będzie faktura VAT
Użytkownik może zaktualizować dane kontrahenta tj. nazwę, NIP, Regon oraz Pesel na zatwierdzonym dokumencie (włączony pełen diagram stanów) poprzez ponowny wybór Sprzedawcy/ Nabywcy, przy czym musi posiadać uprawnienia do aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia).
Data wpływu – data wpływu dokumentu, pole dostępne tylko na fakturach VAT zakupu
Data wystawienia – data wystawienia faktury VAT
Data zakupu – data dokonania zakupu, pole dostępne tylko na fakturach VAT zakupu
Data sprzedaży – data dokonania sprzedaży, występuje tylko na fakturach VAT sprzedaży
Data ewidencji – data zaewidencjonowania dokumentu w rejestrze VAT
Powyższe daty mogą być wykorzystane do ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego, przy czym ustalając datę powstania obowiązku podatkowego względem daty ewidencji należy w pierwszej kolejności dodać odpowiednią definicję obowiązku podatkowego z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Obowiązek podatkowy, wskazując w polu Warunek wartość Od daty ewidencji. Nową definicję obowiązku podatkowego użytkownik może przypisać do definicji wybranego rejestru VAT i określić datę jego obowiązywania. Wskazany moment powstania obowiązku podatkowego, będzie automatycznie uzupełniany na fakturach VAT dodawanych do danego rejestru. Użytkownik może również wskazać określony moment powstania obowiązku podatkowego bezpośrednio na dokumencie.
Płatność – umożliwia wybór formy płatności
Termin – termin płatności. Ilość dni od daty ewidencji, na podstawie których określana jest data spodziewanej płatności.
EOM – termin płatności typu End of month (Koniec miesiąca). Po zaznaczeniu parametru odszarzona zostanie sekcja, w której użytkownik może wskazać ilość dni przesunięcia terminu płatności wyznaczonego w oparciu o koniec miesiąca.
Podzielona płatność – parametr ten jest dostępny wyłącznie w przypadku, gdy na definicji centrum typu Firma dla parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich została wskazana wartość W księgowości i w handlu. Zaznaczenie parametru Podzielona płatność na nagłówku faktury VAT spowoduje automatyczne zaznaczenie parametru Podzielona płatność na wszystkich płatnościach dokumentu, na których wskazano walutę PLN i formę płatności typu Bank.
Waluty – domyślnie waluta dokumentu ustalana jest na podstawie waluty przypisanej do wybranego kontrahenta. W przypadku, gdy waluta przypisana dla danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustalona waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta, dane na dokumencie zostają przeliczone według nowej waluty, o czym użytkownik jest informowany poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu.
Użytkownik ma możliwość wybrania waluty innej niż waluta przypisana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta.
Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień określonych na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura praw → edycja określonej firmy → zakładka Dokumenty).
Przyczyna zwolnienia z VAT- w przypadku, gdy na fakturze zastosowano stawkę VAT o typie zwolniona (D ZW), użytkownik ma możliwość wyboru przyczyny zwolnienia z podatku VAT. Oprócz wartości predefiniowanych, użytkownik może zdefiniować nowe wartości w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → grupa Ogólne → Przyczyna zwolnienia z VAT). Dane pole jest edytowalne w przypadku faktur wprowadzanych bezpośrednio do rejestru VAT. Na fakturach VAT wygenerowanych na podstawie dokumentu handlowego wartość danego pola przenoszona jest z dokumentu handlowego. Szczegółowy opis pola Przyczyna zwolnienia z VAT został zawarty w podręczniku Comarch ERP Altum- Jednolity plik kontrolny. JPK_FA- parametr domyślnie zaznaczony. Informuje o ujęciu faktury VAT wprowadzanej bezpośrednio do rejestru VAT w pliku JPK_FA. Szczegółowy opis parametru został zawarty w podręczniku Comarch ERP Altum- Jednolity plik kontrolny. Właściciel – wprowadzając fakturę VAT w polu Właściciel wyświetlane jest centrum, w którym obecnie zalogowany jest użytkownik. Pole Właściciel informuje o centrum, przez które został wprowadzony dany dokument.
Rodzaj transakcji – domyślnie do wyboru dostępne są trzy podstawowe typy Krajowa, Wewnątrzwspólnotowa i Pozaunijna. Rodzaj transakcji ogranicza listę parametrów VAT, tylko do tych które zostały wcześniej do niego przypisane.
Uwaga
Użytkownik ma możliwość zmiany Właściciela dokumentu na centrum, w którym co najmniej jeden zdefiniowany rejestr VAT jest również dostępny w firmie, w której jest zalogowany użytkownik.
Parametry VAT – okno parametrów zostało podzielone na dwie kolumny:
Nazwa parametru – kolumna zawierająca nazwę parametru VAT
Wartość parametru – wartość przypisana do danego parametru
Parametry VAT definiowane są w obszarze Konfiguracja → Księgowość → Parametry VAT. Sposób dodawania parametrów został szerzej opisany w podręczniku Comarch ERP Altum Konfiguracja.
Uwaga
Jeżeli wartości parametrów VAT na elementach faktury, nie są zgodne z wartościami na nagłówku dokumentu, parametr przyjmuje kolor czerwony na liście elementów.
Uwaga
Jeżeli na definicji rejestru, rodzaj wzorca został określony na obowiązkowy, użytkownik nie ma możliwości edycji parametrów VAT.
Obowiązek podatkowy u dostawcy – data, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Umożliwia wybór definicji obowiązku podatkowego określonej z poziomu Konfiguracja → Księgowość → Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Pole niedostępne w bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Na fakturze VAT sprzedaży pole nosi nazwę Obowiązek podatkowy.Prawo do odliczenia – data, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu obszaru Konfiguracja→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Na fakturze VAT sprzedaży brak tej sekcji.
W deklaracji VAT – miesiąc i rok ujęcia dokumentu w deklaracji VAT. Pole nieedytowalne, ustalane na podstawie daty prawa do odliczenia (na fakturze VAT sprzedaży - na podstawie obowiązku podatkowego)
Po wypełnieniu pól obligatoryjnych należy dodać element faktury. Można zrobić to na dwa sposoby:
w tabeli,
poprzez formularz.
Opis- umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu dokumentu. Pole Opis dostępne jest na każdej zakładce faktury VAT.
Dodawanie elementu faktury VAT w tabeli
W celu dodania elementu faktury VAT poprzez tabelę należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista elementów. Spowoduje to dodanie linii elementu faktury VAT, podzielonej na kolumny zgodnie z wyborem kolumn dokonanym przez użytkownika – domyślnie są to kolumny: Stawka VAT, Netto, Kwota VAT, Brutto, Waluta, W deklaracji VAT, VAT-7 oraz VAT-UE (dla transakcji o rodzaju wewnątrzwspólnotowa)(na dokumentach zakupowych i sprzedażowych). Poszczególne pola należy wypełnić odpowiednimi wartościami.
Dodatkowo na dokumentach zakupowych użytkownik ma do wyboru kolumny: Data obow. u dost., Data odliczenia, Konto, Korekta podatku naliczonego, Krajowa/Wewnątrzwspólnotowa/Pozaunijna (w zależności od rodzaju transakcji), Obowiązek u dost., Odliczenia VAT, Opis, Prawo do odliczenia, Rejestr, Rodzaj, VAT%. Na dokumentach sprzedażowych są to kolumny: Data obow. podat., Konto, Krajowa/Wewnątrzwspólnotowa/Pozaunijna (w zależności od rodzaju transakcji), Obowiązek podat., Opis, Rejestr, Rodzaj, VAT%, W proporcji.
W bazach wykreowanych w języku francuskim kolumna: Konto jest dostępna tylko i wyłącznie na fakturach i korektach dodawanych ręcznie do rejestru. Kolumna nie jest dostępna na dokumentach wygenerowanych automatycznie z dokumentów handlowych.
Dodawanie elementu w tabeli jest szybszą i wygodniejszą metodą wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument.
Uwaga
Podczas dodawania elementów faktury VAT, ustawienia poszczególnych parametrów przenoszone są z definicji podrejestru VAT. Ustawienia na nagłówku faktury VAT pobierane są z definicji rejestru VAT. Może więc wystąpić sytuacja, kiedy ustawienia parametrów VAT na nagłówku i elementach faktury VAT będą różne. Zgodność musi być zachowana jedynie w kontekście rodzaju transakcji na nagłówku faktury VAT i elementach.
Uwaga
Parametry VAT na elemencie dokumentu, przyjmujące wartość różną od ustawień na nagłówku dokumentu, są oznaczone kolorem czerwonym. W takim przypadku następuje również blokada możliwości zmiany wartości parametrów VAT na nagłówku dokumentu.
Elementy faktury VAT
Dodawanie elementu faktury VAT poprzez formularz
W celu dodania elementu faktury VAT poprzez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Lista elementów. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.
Zakładka Element faktury VATFormularz elementu faktury VATObowiązek podatkowy u dostawcy – data, według której ustalany będzie obowiązek podatkowy u dostawcy. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu obszaru Konfiguracja→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Pole niedostępne w bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Na fakturze VAT sprzedaży pole nosi nazwę Obowiązek podatkowy.
Prawo do odliczenia – data, według której ustalane będzie prawo do odliczenia podatku VAT. Umożliwia wybór jednej z definicji obowiązku podatkowego dostępnych z poziomu Konfiguracja→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy. Możliwość ręcznego wskazania daty z kalendarza dostępna jest wyłączne dla opcji Data dowolna. Na fakturze VAT sprzedaży brak tej sekcji.
W deklaracji VAT – miesiąc i rok ujęcia dokumentu w deklaracji VAT. Pole nieedytowalne, ustalane na podstawie daty prawa do odliczenia (na fakturze VAT sprzedaży - na podstawie obowiązku podatkowego)
Rejestr – domyślnie podpowiada się rejestr, do którego została wprowadzona faktura. Jeżeli rejestr zawiera podrejestry, istnieje możliwość wskazania odpowiedniego podrejestru.
W deklaracji VAT – miesiąc i rok ujęcia w deklaracji VAT-7
Opis - dodatkowy opis elementu
Netto – kwota netto elementu
Stawka VAT - stawka VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik
Kwota VAT – kwota podatku VAT
Brutto – kwota brutto elementu
Konto księgowe - umożliwia przypisanie konta księgowego do elementu. W bazach wykreowanych w języku francuskim pole jest dostępne tylko i wyłącznie na fakturach i korektach dodawanych ręcznie do rejestru. Pole nie jest dostępne na fakturach VAT wygenerowanych automatycznie z dokumentów handlowych.
Tabela parametrów VAT - umożliwia przypisanie wartości do poszczególnych parametrów VAT
Zakładka Atrybuty
Opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Atrybuty.
Po uzupełnieniu wszystkich pól należy zapisać element za pomocą przycisku [Zapisz].
Zakładka Sprzedawca/Nabywca
Zakładka zawiera dane adresowe kontrahenta. Informacje uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce Ogólne. Do czasu zaksięgowania dokumentu (przy niepełnym diagramie stanów), zamieszczone tutaj informacje można modyfikować i uzupełniać w przypadku ich braku. Dokonane zmiany wpływają na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta.
Mając włączony pełen diagram stanów, użytkownik może zaktualizować adres kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie poprzez ponowny wybór przycisku [Zmień adres], przy czym musi posiadać uprawnienia do aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia).
Zakładka Sprzedawca na formularzu faktury VAT
Zakładka Płatności
Zakładka dostępna jest wyłącznie dla dokumentów dodawanych bezpośrednio z poziomu rejestru VAT. Zawiera listę płatności powiązanych z daną fakturą.
Z poziomu edycji płatności (podzakładka Rozliczenia) istnieje możliwość rozliczenia/skompensowania dokumentu.
Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np.: część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – użytkownik ma możliwość podziału płatności.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z menu Płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności system proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeśli wartość płatności przekroczy kwotę faktury – system nie pozwoli na zapisanie takiej płatności.
Uwaga
Należy pamiętać, iż tylko faktura wprowadzona ręcznie do rejestrów VAT posiada płatność. Faktura wygenerowana z dokumentu handlowego nie posiada płatności. Płatność znajduje się na dokumencie źródłowym.
W przypadku faktur wprowadzonych ręcznie do rejestru VAT, zakładka jest pusta.
W przypadku faktur mających dokument źródłowy w postaci dokumentu handlowego, zakładka zawiera listę dokumentów powiązanych z fakturą VAT.
Po wypełnieniu wszystkich pól należy zapisać dokument za pomocą przycisku [Zapisz] z grupy Faktura VAT. Dokument pojawi się na liście faktur VAT.
Dodawanie faktur VAT w walucie obcej
Dodanie faktury VAT w walucie obcej przebiega analogicznie do wprowadzania faktury w walucie systemowej. W tym przypadku należy dodatkowo wskazać odpowiednią walutę oraz jej kurs w sekcji Waluty wyświetlanej w panelu bocznym formularza faktury VAT.
Wskazówka
Domyślnie waluta dokumentu ustalana jest na podstawie waluty przypisanej do wybranego kontrahenta.
Sekcja Waluty na fakturze VAT
W przypadku, gdy waluta przypisana dla danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustalona waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta, dane na dokumencie zostają przeliczone według nowej waluty, o czym użytkownik jest informowany poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu.
Użytkownik ma możliwość wybrania waluty innej niż waluta przypisana dla wskazanego na dokumencie kontrahenta.
Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień określonych na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja → Struktura firmy → Struktura praw → edycja określonej firmy → zakładka Dokumenty).
Aktualizację kursów walut użytkownik może wykonać z poziomu Konfiguracja → Waluty.
Po wskazaniu odpowiedniej waluty obcej, na formularzu dokumentu VAT na zakładce Ogólne wyświetlana jest dodatkowa sekcja Elementy w walucie systemowej, prezentująca wprowadzone wartości w walucie obcej przeliczone po wskazanym przez użytkownika kursie na odpowiednie kwoty w walucie systemowej.
Formularz faktury VAT w walucie obcejEdycja faktury VAT zakupu w walucie obcej
Dokumenty: FVZ oraz KFVZ są specyficznymi dokumentami, dla których edycja wartości w danej walucie nie powoduje przeliczenia wartości w walucie innej niż edytowana.
Zasada ta jest podyktowana ideą zachowania elastyczności wyliczeń w obliczu niejednoznacznych regulacji dotyczących sposobu naliczania podatku VAT, na dokumentach w walucie obcej. Usztywnienie przeliczeń mogłoby uniemożliwić zarejestrowanie faktur zakupu z wartościami zgodnymi z dokumentem otrzymanym od dostawcy.
Przykład
Dane z otrzymanej od dostawcy faktury:
Waluta EUR, kurs 3,9757
VAT 23% na wszystkich pozycjach
Elementy faktury
Łączna kwota faktury to:
Netto
VAT
Brutto
EUR
11 946,84
2747,77
14 694,61
PLN
10 924,31
W zależności od metody naliczania podatku VAT na fakturze VAT, kwoty podatku VAT prezentują się następująco:
Suma VAT pozycji:
Suma VAT pozycji
VAT od sumy wartości:
VAT od sumy wartości
Aby doprowadzić do zgodności zarejestrowanego dokumentu z otrzymanym od Dostawcy, Użytkownik może dokonać edycji:
Dla EUR: wartości zgodne, edycja zbędna
Dla PLN: zmiana kwoty VAT na 10924,31. W wyniku zmiany system przeliczy tylko wartość brutto. Jeżeli to konieczne operator może sam zmienić kwotę netto.
Zmiana wartości na fakturze VAT w walucie obcej nie powoduje żadnych przeliczeń na wartościach w walucie innej, niż edytowana, czyli zmiana wartości w EUR, nie wpływa na wartość w PLN. Podczas dokonywania takie zmiany system wyświetla stosowną informację, jednak pojawia się ona tylko przy 1-wszej próbie zmiany wartości na dokumencie. Wprowadzanie kolejnych zmian, nie będzie powodowało pojawienia się powyższej informacji. Pojawi się ona ponownie dopiero przy ponownym podniesieniu formatki dokumentu i ponownej zmianie wartości. Informacja związana jest tylko z dokumentami FVZ, KFVZ z walutą nagłówka inną niż systemowa.
Przykład
Użytkownik podnosi do edycji FVZ w EUR, edytuje wartość w kolumnie VAT EUR na zakładce Ogólne – pojawia się odpowiednia informacja. Użytkownik przechodzi i zmienia wartość w kolumnie Brutto EUR – informacja nie pojawia się. Użytkownik zapisuje FVZ, podnosi formatkę jeszcze raz, edytuje kwotę VAT PLN na zakładce Waluta – informacja pojawia się.
Rozbijanie elementów faktury VAT
W celu rozbicia elementu faktury VAT należy wybrać przycisk [Rozbij zapis] z grupy przycisków Lista elementów. Po jego wybraniu na oknie pojawia się formularz do wprowadzenia danych.
Formularz służący rozbiciu zapisu na fakturze VAT
Na formularzu w sekcji Rozbijany element widoczne są pierwotne dane elementu faktury VAT. Pola tej sekcji są polami nieedytowalnymi.
W sekcji Nowy element użytkownik wypełnia dane dla nowotworzonego elementu:
Rejestr – umożliwia wybór rejestru VAT,
Data ujęcia w VAT – pozwala wybrać okres deklaracji, do jakiego trafi nowotworzony element
Netto – nowa kwota netto
Stawka VAT – nowa stawka podatku VAT
Kwota VAT – nowa kwota podatku VAT
Brutto – nowa kwota brutto
Opis – pozwala na wprowadzenie dodatkowego opisu
Uwaga
W celu ułatwienia pracy użytkownikowi po wprowadzeniu wartości netto - kwota VAT i brutto są wyliczane automatycznie. Po wprowadzeniu wartości brutto - kwota VAT i netto również są wyliczane automatycznie.
Po uzupełnieniu danych nowego elementu należy wybrać przycisk [Zapisz] z grupy Akcje.
W efekcie w tabeli elementów zostaje dodany dodatkowy element.
Limit odliczenia podatku VAT
Zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku VAT, w niektórych przypadkach przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może odliczyć kwotę podatku naliczonego od kwoty podatku należnego tylko w części określonej przez odpowiedni limit kwotowy lub procentowy. W związku z tym w polskiej wersji językowej systemu dodano funkcjonalność związaną z kontrolą limitu odliczenia podatku VAT.
Użytkownik ma możliwość wyboru predefiniowanej wartości limitu odliczenia, tj. Limit 50% lub zdefiniowania własnych limitów procentowych oraz kwotowych, które następnie będą mogły zostać wskazane na elemencie faktury VAT zakupu oraz jej korektach.
Limit kwotowy i procentowy mogą być zdefiniowane równocześnie na definicji limitu wprowadzonej prze użytkownika. Jeśli w limicie odliczenia podatku VAT wskazano zarówno wartość procentową jak i kwotową, system wylicza wartość limitu na podstawie ograniczenia procentowego i porównuje ją z wartością limitu kwotowego, a następnie wybiera mniejszą z porównywanych wartości.
Uwaga
Parametr Limit odliczenia podatku VAT jest określany wyłącznie na poziomie elementu faktury VAT. Nie jest on wyświetlany na nagłówku dokumentu.
Parametr Limit odliczenia podatku VAT na elemencie faktury VAT zakupu
Uwaga
Parametr Limit odliczenia podatku VAT może zostać zaznaczony wyłącznie wtedy, gdy kwota VAT danego elementu faktury podlega odliczeniu, tj. ustawiono Odliczenia VAT na TAK.
Edycja parametru jest niemożliwa na zaksięgowanym lub zatwierdzonym (włączony pełny diagram stanów) dokumencie, niezależnie od uprawnień operatora do zmiany parametrów na zaksięgowanej/zatwierdzonej fakturze VAT.
Uwaga
Modyfikacja parametru Limit odliczenia podatku VAT na dokumencie w walucie obcej jest możliwa tylko w momencie dodawania danego elementu. Po zaznaczeniu opisywanego parametru, pola związane ze zmianą kursu waluty będą niedostępne do edycji.
Przy zapisie elementu z parametrem Limit odliczenia podatku VAT następuje kontrola wartości kwoty podatku VAT ze wskazanym limitem odliczenia podatku VAT. Jeżeli wartość jest przekroczona, system automatycznie aktualizuje kwotę podatku VAT do kwoty wskazanego ograniczenia oraz generuje element różnicowy
z ustawionym parametrem Odliczenia VAT na NIE.Rozbicie kwoty podatku VAT elementu faktury VAT zakupu
Użytkownik może rozbić kwotę podatku VAT elementu faktury VAT zakupu lub jej korekty z zaznaczonym parametrem Limit odliczenia podatku VAT oraz ustawioną wartością TAK dla parametru Odliczenia VAT za pomocą przycisku [Rozbij VAT] . W wyniku czego system przeprowadzi analogicznie działanie jak w przypadku zaznaczenia parametru Limit odliczenia podatku VAT na elemencie dokumentu.
Kwota podatku VAT niepodlegająca odliczeniu będzie uwzględniana w opisie analitycznym dokumentu.
Na liście rejestrów VAT system umożliwia odfiltrowanie dokumentów z limitem odliczenia podatku VAT poprzez zaznaczenie w filtrze parametru Limit odliczenia podatku VAT. Użytkownik może zdecydować, czy mają zostać wyświetlone wszystkie dokumenty z limitem odliczenia podatku VAT czy tylko z jego określoną wartością, np. limit odliczenia 50%.
Parametr Limit odliczenia podatku VAT w filtrze na liście rejestrów VAT
Dodawanie korekty faktury VAT
W systemie istnieje możliwość wystawienia korekty nie powiązanej z fakturą VAT oraz korekty do faktury VAT.
W celu dodania korekty nie powiązanej z fakturą VAT należy z grupy przycisków Lista, wybrać opcję [Korekta ręczna].
W celu dodania korekty do istniejącego w systemie dokumentu należy zaznaczyć na liście odpowiednią fakturę VAT, do której użytkownik chce wystawić korektę, a następnie wybrać przycisk [Koryguj].
Formularz korekty VAT, różni się od formularza faktury VAT jedynie polem Korekta do, gdzie należy wpisać numer dokumentu korygowanego. Pozostałe pola są takie same jak na formularzu faktury.
W przypadku korekty VAT wystawionej do faktury, dane na dokumencie korygującym uzupełniane są automatycznie na podstawie dokumentu korygowanego. Zasady ustalania dat na takim dokumencie są następujące:
Data ewidencji jest pobierana z ustawień rejestru
Data zakupu/sprzedaży jest pobierana z daty sprzedaży/zakupu dokumentu korygowanego
Pozostałe daty ustawiane są zgodnie z datą bieżącą
Formularz korekty faktury VAT
Na formularzu korekty faktury VAT sprzedaży użytkownik ma możliwość wskazania, czy dana korekta została odebrana przez kontrahenta oraz określić osobę potwierdzającą jej odbiór. Jako wartość w polu Osoba, operator może wybrać jedną spośród osób kontaktowych kontrahenta (zakładka Osoby kontaktowe na formularzu kontrahenta).
Ponadto użytkownik może określić datę odbioru korekty. W tym przypadku po wyborze w polu Obowiązek podatkowy - Data sprzedaży/Potwierdzenie odb., system automatycznie wskaże datę potwierdzenia odbioru jako datę ujęcia korekty faktury VAT w deklaracji VAT, natomiast sama faktura sprzedaży zostanie ujęta
w deklaracji zgodnie z datą sprzedaży.
Formularz korekty faktury VAT z zaznaczonym parametrem Potwierdzenie odb.
Po odznaczeniu parametru Potwierdzenie odb., korekta faktury sprzedaży nie zostanie ujęta w deklaracji VAT.
Formularz korekty faktury VAT z odznaczonym parametrem Potwierdzenie odb.
Przykład
Możliwości wykorzystanie parametru Potwierdzenia odbioru w praktyce biznesowej
Wariant A
W przypadku ujmowania w deklaracji VAT korekt zgodnie z datą wystawienia dokumentu korygowanego, na definicji rejestru do którego są dodawane korekty należy jako datę powstania obowiązku podatkowego wskazać Data wystawienia. Po analizie faktur korygujących można je następnie przenieść (możliwość wykorzystania opcji seryjnej zmiany rejestru) do rejestru, gdzie jako datę obowiązku podatkowego wskazano Potwierdzenie odbioru. Daną definicję obowiązku podatkowego należy wcześniej zdefiniować w Konfiguracja→ Księgowość→ Obowiązek podatkowy, wybierając w warunku Od daty potwierdzenia odb. Po przeniesieniu korekt do danego rejestru, potwierdzenie odbioru będzie odznaczone, tzn. dokumenty nie będą ujęte w deklaracji VAT do czasu zaznaczenia parametru potwierdzającego odbiór korekty (możliwość wykorzystania opcji seryjnego potwierdzenia).
Wariant B
W przypadku ujmowania w deklaracji wyłącznie korekt, których odbiór został potwierdzony, na definicji rejestru, należy jako datę powstania obowiązku podatkowego wybrać Data sprzedaży/Potwierdzenie odb. (jeśli w rejestr zawiera faktury i ich korekty) lub Potwierdzenie odbioru (jeśli rejestr zawiera tylko korekty faktur). W tej sytuacji dopiero po zaznaczeniu parametru Potwierdzenia odbioru, dokumenty korygujące (w pierwszym przypadku również faktury) zostaną ujęte w deklaracji VAT.
Korekty faktur VAT oraz korekty dokumentów handlowych są ściśle ze sobą powiązane tzn. zmiana danych przykładowo na KFSV spowoduje aktualizację danych na powiązanej z nią KWFS/KIFS.
Faktura VAT wygenerowana do dokumentu handlowego
Faktury VAT generowane są automatycznie poprzez zatwierdzenie dokumentu handlowego sprzedaży lub zakupu, a także korekty wartościowej lub ilościowej dla takiego dokumentu. Takie faktury VAT powstają automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego i umieszczane są w odpowiednim rejestrze zakupu lub sprzedaży (domyślnym dla danego typu dokumentu lub przypisanym do serii), przyjmując ustawienia pochodzące z definicji tego rejestru.
Uwaga
Podczas zatwierdzania paragonu/korekty paragonu oznaczonego jako faktura uproszczona generowana jest faktura VAT sprzedaży/korekta faktury VAT sprzedaży, jeżeli w konfiguracji systemu zaznaczony jest parametr Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur uproszczonych.
Jeśli na definicji rejestru w sekcji Rodzaj została wybrana jedna z następujących opcji Towar, Usługi, Koszty, Środki trwałe, Środki transportu, Nieruchomości, Usługi rozlicza odbiorca, to faktura VAT dziedziczy to ustawienie bez względu na to jakiego typu artykuły (towar, usługa) zostały wprowadzone na dokumencie handlowym, do którego została wygenerowana ta faktura.
Jeśli na definicji rejestru w sekcji Rodzaj została wybrana opcja Towar/Usługi, to na automatycznie generowanej fakturze VAT następuje standardowe rozbicie elementów: na te powiązane z towarem i te powiązane z usługą. Rozbicie to następuje względem typu kart artykułów (towar, usługa) użytych na dokumencie handlowym. Na fakturze VAT elementy zostaną pogrupowane względem rodzaju, w efekcie czego faktura będzie zawierać jeden element o rodzaju Towar i jeden o rodzaju Usługa, dotyczące danej stawki podatku.
Przykład
Na dokumencie handlowym Faktura sprzedaży znajdują się dwa elementy w tej samej stawce 23% - jeden to artykuł typu Towar, a drugi Usługa.
Wariant A
Na definicji domyślnego rejestru ustawiono w sekcji Rodzaj opcję Towar
Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży, na dokumencie FSV jest jeden element o typie Towar
Wariant B
Na definicji domyślnego rejestru ustawiono w sekcji Rodzaj opcję Towar/Usługi
Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży, na dokumencie FSV są dwa elementy – jeden o typie Towar, drugi o typie Usługi
Generowanie faktur VAT do faktur z paragonów
Aktualnie, aby sprzedaż rejestrowana za pomocą paragonów została ujęta w rejestrach VAT, na deklaracji VAT-7 i w pliku JPK_VAT konieczne jest ujęcie paragonu lub korekty paragonu na zestawieniu sprzedaży detalicznej (ZSD) lub jego korekcie (KSD). Podobne zasady obowiązują również w sytuacji jeżeli do paragonów i korekt paragonów wystawiona jest faktura sprzedaży VAT lub korekta. Takiej faktury sprzedaży wygenerowanej z paragonu nie widać już w rejestrach VAT, aby nie dublować wartości sprzedaży.
W związku ze zmianą przepisów art. 109 ust. 3 ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 846) od wersji 2017.1 w polskiej wersji bazy danych możliwe jest ujmowanie w rejestrach VAT również faktur sprzedaży wygenerowanych do paragonów. Aby istniała taka możliwość z poziomu System Konfiguracja Księgowość należy zaznaczyć parametr Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów – parametr ten jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu w momencie zatwierdzenia dokumentu faktury (lub jej korekt) wygenerowanej do paragonu powstanie dokument faktury VAT w rejestrze sprzedaży VAT (lub dokument korekty faktury VAT).
Uwaga
W związku z licznymi wątpliwościami interpretacji przepisów paragony i korekty paragonów mogą dalej być ujmowane ręcznie lub automatycznie na Zestawieniu sprzedaży detalicznej i jego korekcie (ZSD/KSD) i będą automatycznie uwzględnione w rejestrze sprzedaży VAT, deklaracji VAT oraz w pliku JPK_VAT.
Po zaznaczeniu parametru Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów na definicji dokumentów: FS/KIFS/KWFS użytkownik ma możliwość określenia do jakiego rejestru VAT ma trafić faktura VAT. Automatycznie podpowiada się opcja Domyślny z możliwością zmiany na inne rejestry VAT dostępne w danym centrum. W przypadku, gdy rejestr VAT zostanie odłączony od danego centrum w jego miejsce zostanie ustawiony rejestr Domyślny na definicji dokumentu.
Uwaga
Faktury VAT generowane są tylko do faktur wystawionych od 1.01.2017 r. i nie generują one płatności.
Na fakturach VAT wygenerowanych do faktur wystawionych z paragonów ustawienie parametru VAT-7 zależy od typu rejestru. W przypadku rodzaju wzorca rejestru Proponowany parametr VAT-7 ustawiany jest na NIE (taka faktura nie zostanie uwzględniona na deklaracji VAT i w pliku JPK_VAT), natomiast w przypadku wzorca rejestru Obowiązkowy parametr ten jest ustawiany zgodnie z parametrami rejestru VAT.
Jeżeli Użytkownik będzie chciał ująć fakturę, a nie zestawienie sprzedaży w deklaracji VAT-7 i pliku JPK_VAT konieczne jest przestawienie parametru VAT-7 na TAK.
Uwaga
W sytuacji kiedy paragon lub korekta paragonu do którego wystawiono fakturę VAT został ujęty w ZSD lub KSD, aby nie dublować wartości sprzedaży należy ręcznie skorygować wartość w rejestrze sprzedaży VAT o wartość faktur ujęty w deklaracji przez wprowadzenie dodatkowego dokumentu bezpośrednio w ewidencji VAT.
W momencie zaksięgowania paragonu lub wygenerowanej do niego faktury lub utworzonej faktury VAT, także pozostałe dokumenty zostają oznaczone jako zaksięgowane.
Po zaznaczeniu parametru Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów oraz ponownym zalogowaniu do programu w zakładce Dodatki dostępna jest funkcja Generacja faktur VAT do faktur wystawionych za okres umożliwiająca wygenerowanie faktur VAT za wskazany okres od 1 stycznia 2017 r. Faktury VAT generowane są tylko w przypadku, gdy do danej faktury utworzonej z paragonu nie została jeszcze wygenerowana faktura VAT.
Okno funkcji Generowanie faktur VAT do faktur wystawionych z paragonów
Dokumenty wewnętrzne
Zarówno na fakturze VAT zakupu jak i sprzedaży dostępny jest parametr Dokument wewnętrzny, którego zaznaczenie spowoduje, iż do danych faktur nie będą generowane płatności. W przypadku zaznaczenia danego parametru podczas edycji już wystawionej faktury, wygenerowane wcześniej płatności zostaną usunięte.
Parametr Dokument wewnętrzny na formularzu faktury VAT
Zostały przyjęte następujące zasady dotyczące możliwości zaznaczenia parametru Dokument wewnętrzny:
Parametr jest dostępny i możliwy do edycji wyłącznie na ręcznie dodawanych fakturach VAT oraz ich korektach
Parametr jest wyszarzony na dokumencie zaksięgowanym
Parametr jest wyszarzony na zatwierdzonym dokumencie, przy włączonej pełnej obsłudze stanów
Parametr jest wyszarzony, jeśli dokument posiada rozliczone lub częściowo rozliczone płatności
Parametr jest wyszarzony, jeśli płatności dokumentu zostały ujęte na ZPP
Parametr jest wyszarzony, jeśli płatności dokumentu zostały ujęte na dokumentach windykacyjnych
Odwrotne obciążenie na fakturach VAT
Na fakturach VAT sprzedaży oraz korektach faktur VAT sprzedaży wygenerowanych automatycznie z dokumentu handlowego, dla którego zaznaczono parametr Odwrotne obciążenie, jest prezentowany informacyjny parametr Odwrotne obciążenie. Jest on wyszarzony i niemożliwy do edycji.
Dodatkowo dla elementów faktury VAT z odwrotnym obciążeniem w polu Krajowa ustawiana jest wartość Podatnikiem jest nabywca.
Uwaga
Elementy faktury sprzedaży z odwrotnym obciążeniem oraz elementy, dla których ustawiono w polu Stawka VAT wartość: E NP, są wykazywane osobno na fakturze VAT sprzedaży.
Formularz faktury VAT z odwrotnym obciążeniem
W przypadku faktury VAT zakupu, dotyczącej odwrotnego obciążenia użytkownik ma możliwość wystawienia dokumentów wewnętrznych FSV oraz FZV, które nie generują płatności, a służą jedynie naliczeniu i odliczeniu podatku VAT.
TAX Free w rejestrach VAT sprzedaży
Po zatwierdzeniu dokumentu KSD, na którym został ujęty dokument TAX FREE automatycznie generowany jest odpowiedni dokument VAT w rejestrze VAT sprzedaży.
Korekta faktury VAT sprzedaży wygenerowana na podstawie dokumentu KSD
Na fakturze VAT dla elementów dokumentu VAT, dotyczących TAX FREE ustawiana jest wartość parametru Krajowa -TAX FREE, na podstawie której dana kwota ujmowana jest w odpowiednim polu na deklaracji VAT-7, związanym ze zwrotem podatku VAT dla podróżnych. Natomiast kwoty paragonu z pierwotną stawką VAT (np. 23%) są odpowiednio korygowane na deklaracji VAT-7.
Faktury VAT we francuskiej wersji językowej
W bazie danych wykreowanej we francuskiej wersji językowej dodanie faktury VAT przebiega na takich samych zasadach jak w bazach w innych wersjach językowych. Opis znajduje się w artykule Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej.
Na nowo wykreowanych bazach wszyscy operatorzy mają jednak domyślnie odebrane prawo do dodawania ręcznych faktur VAT sprzedaży i ręcznych korekt faktury VAT sprzedaży. Również nowo dodawani operatorzy mają domyślnie odznaczone uprawnienie do dodawania tych dokumentów.
Faktury VAT sprzedaży generowane automatycznie z dokumentów handlowych będą jednak generowane pomimo braku uprawnień do dodawania faktur VAT.
Stan Niezatwierdzony i Anulowany na fakturze VAT
W Comarch ERP Altum istnieje możliwość określenia na definicji dokumentów FSV, KFSV, FZV, KFZV modelu stanów tych dokumentów.
Na zakładce Diagram definicji dokumentów, użytkownik ma możliwość zdefiniowania, który ze stanów będzie podlegał aktywacji. Opcja ta możliwa jest tylko do czasu wystawienia pierwszego dokumentu danego typu.
Diagram stanów faktury VAT
Podczas edycji stanu Niezatwierdzony/Anulowany dostępny jest parametr Aktywny, którego zaznaczenie skutkuje aktywacją edytowanego stanu. Dodatkowo aktywacja/dezaktywacja stanu niezatwierdzonego (anulowanego)powoduje automatyczne zaznaczenie lub odpowiednio odznaczenie stanu anulowanego (niezatwierdzonego).
W bazach w wykreowanych w języku francuskim stan Niezatwierdzony i Anulowany domyślnie oznaczony jest jako Aktywny. W bazach wykreowanych w innych wersjach językowych oba stany są domyślnie dezaktywowane.
Dodanie faktury VAT z aktywnym stanem: Niezatwierdzony i Anulowany
Dodanie faktury VAT z pełną obsługą diagramu stanów przebiega analogicznie do dodania faktury, na której możliwość zatwierdzania i anulowania nie została aktywowana. Więcej informacji w artykule Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej.
Na dokumencie dostępne jest jednak dodatkowe pole określające stan dokumentu.
Stan dokumentu na fakturze VAT
Dodatkowo zarówno na Ribbonie listy faktur jak i formularzu faktury VAT dostępne są dodatkowe opcje Zatwierdź, Zatwierdź i zaksięguj oraz Anuluj.Opcje Zatwierdź, Zatwierdź i zaksięguj oraz Anuluj na liście faktur VATCechy charakterystyczne faktur VAT po aktywacji pełnego diagramu stanów:
Faktury VAT w stanie niezatwierdzonym nie podlegają rozliczeniom do czasu ich zatwierdzania. Działanie systemu jest analogiczne do dokumentów handlowych.
Faktury VAT wygenerowane z dokumentów handlowych, mogą być anulowane tylko poprzez anulowanie dokumentów handlowych
Anulowaniu mogą podlegać tylko dokumenty, które nie zostały zaksięgowane
Jeśli na definicji dokumentu FSV lub jego korekty zaznaczono parametr Wymagaj wskazania przyczyny anulowania, podczas anulowania dokumentu FSV lub KFSV dodanego z poziomu rejestru VAT wyświetlane jest okno, w którym użytkownik ma możliwość określenia przyczyny anulowania dokumentu. Wskazana przyczyna anulowania dokumentu wyświetlana jest następnie na formularzu FSV lub KFSV w polu Przyczyna anulowania dokumentu. Jeśli dokument FSV lub KFSV został wygenerowany na podstawie dokumentu handlowego, przyczyna anulowania na dokumencie VAT uzupełniana jest na podstawie przyczyny wskazanej podczas anulowania dokumentu handlowego.
Anulowane faktury VAT nie są ujmowane na deklaracji VAT
Do deklaracji VAT ujmowane są dokumenty zarówno w stanie Zatwierdzonym jak i Niezatwierdzonym
Dokumentu handlowego, do którego została wygenerowana faktura VAT w stanie: Niezatwierdzonym nie można zaksięgować do czasu zatwierdzania faktury VAT.
Generowanie faktur VAT na podstawie dokumentów handlowych
Po aktywacji stanów Niezatwierdzony/Anulowany dla dokumentów VAT, na definicji dokumentów handlowych (Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokumenty), na podstawie których generowany jest dokument w rejestrze VAT, dostępny jest dodatkowy parametr Automatycznie generuj faktury VAT w stanie - opcje Zatwierdzonym/ Niezatwierdzonym. Odpowiednie ustawienie parametru decyduje, w jakim stanie zostanie wygenerowana automatyczna faktura VAT .
Parametr Automatycznie generuj faktury VAT w stanie - opcje Zatwierdzonym/Niezatwierdzonym
Zmiana rejestru VAT
Ze względu na specyfikę działania przedsiębiorstwa, użytkownicy zazwyczaj wprowadzają podział w ramach rejestrów VAT zakupu i sprzedaży. Może się zdarzyć, że użytkownicy omyłkowo wprowadza dokumenty do niewłaściwych rejestrów VAT. Sytuacja ta często nie dotyczy pojedynczych dokumentów, ale całej grupy.
Zmiana rejestru VAT może być dokonana bezpośrednio na konkretnym dokumencie lub może przybrać formę seryjnej zmiany rejestru VAT, co pozwala na zmianę rejestru VAT na pojedynczej fakturze lub seryjną zmianę na wybranej grupie dokumentów. Podobna sytuacja dotyczy daty powstania obowiązku podatkowego. Użytkownik ma możliwość zmiany daty na wszystkich zaznaczonych fakturach VAT, tak, aby nie było konieczności zmiany daty na każdym dokumencie oddzielnie.
System pozwala na zmianę parametrów VAT oraz daty powstania obowiązku podatkowego na zaksięgowanej fakturze VAT oraz fakturach, które zostały wygenerowane z dokumentów handlowych. Faktury często są księgowane, a dopiero potem następuje aktualizacja parametrów VAT oraz ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego.
Zarówno zmiany seryjne w rejestrach VAT jak i zmiany na zaksięgowanych fakturach VAT możliwe są po nadaniu Operatorowi odpowiednich uprawnień. Zostały one szerzej opisane w artykule Uprawienia dotyczące rejestrów VAT.
Zmiana rejestru VAT na pojedynczym dokumencie
W celu zmiany rejestru VAT na zatwierdzonej/zaksięgowanej fakturze VAT, należy edytować tę fakturę, a następnie w polu Rejestr wskazać nowy rejestr, do którego ma trafić dokument.
Zmiana rejestru VAT na fakturze
Po wskazaniu rejestru system zapyta użytkownika, które parametry związane z rejestrem mają być zmienione. W nowym oknie użytkownik ma możliwość wskazania parametrów, które mają podlegać zmianie. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy żadnej z opcji, to podczas zmiany rejestru parametry VAT nie będą podlegać zmianie. Zmiana będzie dotyczyć w tej sytuacji tylko samego rejestru/podrejestru. Jeżeli użytkownik zaznaczy którąś z opcji, to na dokumencie nastąpi aktualizacja tylko wskazanych danych, na podstawie definicji wzorca rejestru/podrejestru VAT.
Uwaga
Podczas zmiany rejestru VAT zmienione zostaną wszystkie wskazane przez użytkownika parametry na nagłówku i elementach faktury VAT zgodnie z ustawieniami na wzorcu rejestru, do którego faktura jest przenoszona.
W przypadku rejestru o typie Proponowany użytkownik ma możliwość wskazania, które z parametrów mają ulec zmianie. W przypadku rejestru o typie Obowiązkowy, wskazanie paramentów nie jest dostępne. Podczas zmiany rejestru na rejestr obowiązkowy wszystkie opcje są wyszarzane i znaczone. W takim przypadku dokument przejmuje wszystkie ustawienia z definicji rejestru.
Uwaga
Jeśli przy zmianie rejestru zostanie zaznaczona opcja Parametry VAT, a elementy przenoszonego dokumentu będą miały różne wartości parametru Odliczenia VAT od ustawień docelowego rejestru, system wyświetlony odpowiedni komunikat oraz nie pozwoli na zmianę rejestru takiego dokumentu.
Analogicznie system zachowa się przy zmianie rejestru na rejestr o typie Obowiązkowy, gdzie automatycznie zostają zaznaczone wszystkie opcje.
Seryjna zmiana rejestru VAT
W celu seryjnej zmiany rejestru VAT, należy zaznaczyć na liście interesujące użytkownika faktury, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać opcję [Zmień seryjnie] → Rejestr.Seryjna zmiana rejestru VAT
Na otwartym oknie z parametrami dotyczącymi seryjnej zmiany dostępna jest lista rejestrów VAT, na której należy wskazać rejestr, do którego mają trafić zaznaczone dokumenty oraz należy zaznaczyć, które z parametrów VAT mają ulec zmianie.
Okno wyboru rejestru VAT
Jeżeli firma ma dodatkowy podział rejestrów na podrejestry, istnieje również możliwość zmiany podrejestru.
W takim przypadku w oknie wyboru, pojawia się dodatkowa sekcja z listą podrejestrów.
Okno wyboru rejestru i podrejestru VAT
Po wybraniu opcji [Zatwierdź] system dokona zmiany wskazanych przez użytkownika opcji.
Uwaga
Podczas zmiany rejestru VAT zmienione zostaną wszystkie wskazane przez użytkownika parametry na nagłówku i elementach faktury VAT zgodnie z ustawieniami na wzorcu rejestru, do którego faktura jest przenoszona.
W przypadku rejestru o typie Proponowany użytkownik ma możliwość wskazania, które z parametrów mają ulec zmianie. W przypadku rejestru o typie Obowiązkowy, wskazanie paramentów nie jest dostępne. Podczas zmiany rejestru na rejestr obowiązkowy wszystkie opcje są wyszarzane i znaczone. W takim przypadku dokument przejmuje wszystkie ustawienia z definicji rejestru.
Uwaga
Jeśli przy zmianie rejestru zostanie zaznaczona opcja Parametry VAT, a elementy przenoszonego dokumentu będą miały różne wartości parametru Odliczenia VAT od ustawień docelowego rejestru, system wyświetlony odpowiedni komunikat oraz nie pozwoli na zmianę rejestru takiego dokumentu.
Analogicznie system zachowa się przy zmianie rejestru na rejestr obowiązkowy, gdzie automatycznie zostają zaznaczone wszystkie opcje.
Zmiana daty powstania obowiązku podatkowego
W celu seryjnej zmiany daty powstania obowiązku podatkowego, należy zaznaczyć na liście interesujące użytkownika faktury, a następnie z grupy przycisków Lista wybrać opcję [Zmień seryjnie] → [Datę obowiązku podatkowego].
W otwartym oknie, należy wybrać nową datę powstania obowiązku podatkowego.
Okno zmiany daty powstania obowiązku podatkowego
Uwaga
Funkcja [Zmień seryjnie] → [Datę obowiązku podatkowego] działa wyłącznie dla faktur VAT, które zostały wprowadzone do rejestru o typie Proponowany. W przypadku rejestru o typie Obowiązkowy takiej możliwości nie ma.
Zmiana daty skutkuje aktualizacją daty powstania obowiązku podatkowego na pozycjach faktury VAT.
Rozliczenia z bankiem
Rozliczenia z bankiem
Uwaga
Funkcjonalność dostępna w francuskiej, niemieckiej oraz angielskiej wersji językowej systemu.
Istnieją dwa odrębne modele pracy związane z obsługą rachunków bankowych jednostki gospodarczej:
Ewidencja na podstawie otrzymanego wyciągu bankowego – ewidencja operacji związanych z dokonaniem transakcji na rachunku bankowym odbywa się dopiero po otrzymaniu wyciągu bankowego. Po jego otrzymaniu (w formie papierowej, bądź pliku) odbywa się rejestracja operacji, a następnie ich księgowanie. Obowiązuje np. w Polsce.
Bieżąca rejestracja operacji oraz wykorzystanie tzw. Bank Reconciliation – ewidencja operacji związanych z dokonaniem transakcji na rachunku bankowym odbywa się na bieżąco tzn. operacja bankowa rejestrowana jest w momencie wystawienia zlecenia dokonania przelewu. Po otrzymaniu wyciągu bankowego odbywa się weryfikacja kompletności transakcji po obu stronach – ewidencji w firmie oraz w banku. Obowiązuje np. we Francji.
Formularz Rozliczenia z bankiem dostępny jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Rozliczenia z bankiem]. Tworzony jest on w obrębie firmy i odwołuje się do jej waluty systemowej.
Formularz rozliczeń z bankiem
W menu formularza znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:
[Rozliczenia zobowiązań] – przycisk aktywny do momentu jego wybrania. Po wybraniu zostaje on dezaktywowany, a w polu Typ ustawiana jest wartość Rozliczenia zobowiązań.
[Rozliczenia należności] – przycisk aktywny do momentu jego wybrania. Po wybraniu zostaje on dezaktywowany, a w polu Typ ustawiana jest wartość Rozliczenia należności.
[Rozliczenia z bankiem] – przycisk aktywny do momentu jego wybrania. Po wybraniu zostaje on dezaktywowany, a w polu Typ ustawiana jest wartość Rozliczenia z bankiem. Opcja domyślna po otwarciu formularza Rozliczeń z bankiem.
[Importuj] – przycisk dostępny po wskazaniu rejestru oraz okresu. Umożliwia wczytanie pozycji wyciągu bankowego.
[Manualnie] – przycisk dostępny po wskazaniu rejestru oraz okresu. Przycisk aktywny po zaimportowaniu pozycji wyciągu. Umożliwia powrócenie do ręcznego rozliczania aktualnego miesiąca. Po wybraniu przycisku pojawi się komunikat „Jeżeli wrócisz do rozliczania ręcznego wszystkie rozliczenia z aktualnego miesiąca zostaną cofnięte. Czy na pewno chcesz to zrobić?” umożliwiający podjęcie decyzji.
Formularz rozliczeń z bankiem został podzielony na sekcje:
Sekcja Ogólne
W sekcji dostępne są elementy:
Typ – wartość ustawiana na podstawie przycisków [Rozliczenie zobowiązań], [Rozliczenia należności], [Rozliczenia z bankiem]. W zależności od wybranej opcji w sekcjach Zapisy księgowe oraz Wyciągi bankowe prezentowane są operacje KP, KW lub łącznie.
Rejestr – umożliwia wskazanie rejestru o typie Bank
Okres – umożliwia określenie miesiąca w ramach okresu obrachunkowego, do którego zalogowany jest użytkownik
Sekcja Opcje
W sekcji dostępne są parametry:
Zaznaczaj ręcznie – parametr dostępny po zaimportowaniu wyciągu bankowego. Jeżeli parametr jest odznaczony, to po wybraniu pozycji na jednej z list, system automatycznie wyszuka i zaznaczy pasujące pozycje na drugiej liście. Jeśli parametr jest zaznaczony użytkownik musi zaznaczać je ręcznie na drugiej liście.
Nieuzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla nieuzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane.
Uzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla uzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane.
Sekcja Salda
W sekcji dostępne są pola:
Otwarcia – pole możliwe do uzupełnienia podczas pierwszego rozliczenia z kontem banku. W kolejnych miesiącach saldo otwarcia jest uzupełniane na podstawie salda zamknięcia miesiąca wcześniejszego bez możliwości edycji.
Zamknięcia – pole obligatoryjne uzupełniane ręcznie. W przypadku konieczności edycji wprowadzonej wartości należy wybrać przycisk [Edytuj].
Sekcja Dodatkowe
W sekcji dostępne są pola:
Różnica – pole nieedytowalne, wyliczane automatycznie jako różnica salda otwarcia i salda zamknięcia
Prowizje bankowe – pole do ręcznego uzupełnienia
Odsetki należne – pole do ręcznego uzupełnienia
W celu zaksięgowania wartości tych pól należy wybrać przycisk [Zaksięguj] dostępny przy polu z kwotą. Aby księgowanie było możliwe, konieczne jest określenie schematów księgowych dla każdego rodzaju niezgodności w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Księgowość → sekcja Parametry ogólne). Przypisane schematy księgowe powinny być dodane w ramach typu dokumentu Operacja kasowo – bankowa. Opis funkcjonalności schematów księgowych znajduje się w kategorii Schematy księgowe.
Sekcja do przypisywania schematów księgowych dla rozliczeń z bankiemSekcja Podsumowanie
Sekcja składa się z pól informacyjnych, które nie podlegają edycji:
Saldo zamknięcia – wartość z pola Zamknięcia sekcji Salda
Saldo rozliczeń – wartość wyliczana na podstawie salda otwarcia oraz wartości uzgodnionych operacji
Różnica – wartość wyliczana jako różnica między saldem zamknięcia a saldem rozliczeń
Sekcja Zapisy księgowe
Sekcja została podzielona na listę zawierające zapisy księgowe oraz tabelę z podsumowaniem wartości uzgodnionych i nieuzgodnionych.
Przyciski związane z uzgadnianiem zapisów:
[Uzgodnij] – umożliwia uzgodnienie zaznaczonego zapisu księgowego
[Usuń] – pozwala na usunięcie pozycji, które zostały zaimportowane i są nieuzgodnione w przypadku opcji importowania operacji
[Wyszukaj] – pozwala na wyszukanie zapisu księgowego, który nie znajduje się w zdefiniowanym okresie. Po naciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista operacji k/b, na której użytkownik może wybrać zapis, który zostanie dodany do listy zapisów księgowych w oknie rozliczeń z bankiem
[Uzgodnij wszystko] – umożliwia jednoczesne uzgodnienie wszystkich zapisów pasujących do operacji. Przycisk widoczny w przypadku opcji importowania operacji
Sekcja Wyciąg bankowy
Sekcja dostępna po zaimportowaniu wyciągu bankowego za pomocą przycisku [Importuj].
Zawiera informację o wczytanych pozycjach wyciągu bankowego do uzgodnienia z zapisami księgowymi.
Sekcje Zapisy księgowe oraz Wyciąg bankowy zawierają podsumowanie uzgodnionych i nieuzgodnionych operacji w podziale na kolumny:
Nazwa – stan uzgodnienia: Nieuzgodnione, Uzgodnione, Suma
Rozchody #, Przychody #, Suma # – liczba pozycji o określonych typie oraz łącznie w podziale na stan
Rozchody, Przychody, Suma – wartość pozycji o określonym typie oraz łącznie w podziale na stan
Rozliczenia z bankiem na podstawie wyciągu w formie papierowej
W celu wykonania rozliczenia wyciągu otrzymanego np. w formie papierowej z zapisami księgowymi należy wybrać z poziomu menu Księgowość przycisk [Rozliczenia z bankiem], a następnie w sekcji Ogólne formularza wskazać rejestr bankowy oraz okres, za który nastąpi rozliczenie. W sekcji Saldo należy uzupełnić pole Zamknięcia, a w przypadku pierwszego rozliczenia w danym rejestrze również Otwarcia.
Wyświetlona zostanie lista zapisów księgowych wprowadzonych na konto powiązane z wybranym rejestrem bankowym we wskazanym okresie.
Formularz rozliczeń z bankiem
Jeżeli dane z wyciągu bankowego są zgodne z zapisami księgowymi prezentowanymi w sekcji Zapisy księgowe, użytkownik powinien zaznaczyć zapis i wybrać przycisk [Uzgodnij]. W wyniku dokonania uzgodnienia zapis zmieni kolor.
W przypadku pomyłki, uzgodnienie może zostać wycofane. W tym celu należy zaznaczyć uzgodniony zapis i wybrać przycisk [Cofnij].
Uwaga
Nie można odksięgować operacji kasowo – bankowej, która została uzgodniona. Najpierw należy wycofać uzgodnienie.
Lista uzgodnionych zapisów księgowych
W celu ułatwienia procesu uzgadniania zapisów w sekcji Opcje dostępne są parametry:
Nieuzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla nieuzgodnione zapisy. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane.
Uzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla uzgodnione zapisy. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane.
W sekcji Dodatkowe można zaksięgować różnicę pomiędzy saldem otwarcia a zamknięcia, prowizje bankowe i odsetki należne.
Rozliczenia z bankiem na podstawie zaimportowanego wyciągu bankowego
W celu wykonania rozliczenia stanu konta księgowego z wyciągiem bankowym, należy zaimportować wyciąg do systemu. Aby to zrobić należy wybrać przycisk [Importuj] z grupy przycisków Parametry.
Uwaga
Użytkownik ma możliwość ponownego zaimportowania tych samych danych do wskazanego rejestru i okresu.
Po pojawieniu się formularza importu pozycji wyciągu bankowego, w polu Format pliku należy wybrać format właściwy dla wczytywanego wyciągu i w polu Kodowanie odpowiedni sposób kodowania. Następnie należy wczytać wyciąg, zaznaczyć pozycje wyciągu i zaimportować dane do systemu za pomocą przycisku [Zaimportuj zaznaczony]. System nie tworzy wczytanych operacji, a jedynie pobiera je z wyciągu, dla ułatwienia procesu porównania.
Szczegółowy opis formatów i importowania przelewów został opisany w kategorii Przelewy.
Formularz importu wyciągu bankowego
Po imporcie istnieje możliwość powrotu do rozliczania ręcznego za pomocą przycisku [Manualnie].
Po zaimportowaniu wyciągu okno rozliczeń bankowych zostaje podzielone na części:
Zapisy księgowe – lista wyświetlana po lewej stronie ekranu zawierająca informację o zaksięgowanych operacjach bankowych
Wyciąg bankowy – lista wyświetlana po prawej stronie ekranu zawierająca zaimportowane operacje z wyciągu bankowego
Pod każdą listą znajduje się tabela z podsumowaniem wartości uzgodnionych i nieuzgodnionych
Lista rozliczeń z bankiem po zaimportowaniu wyciągu bankowego
Dla ułatwienia procesu uzgadniania w sekcji Operacje dostępne są parametry:
Zaznaczaj ręcznie – jeżeli parametr jest odznaczony, po wybraniu pozycji na jednej z list, system automatycznie wyszuka i zaznaczy pasujące pozycje na drugiej liście. Jeśli parametr jest zaznaczony użytkownik musi ręcznie zaznaczać pozycje na drugiej liście.
Nieuzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla nieuzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest odznaczony, takie zapisy są ukrywane.
Uzgodnione – jeżeli parametr jest zaznaczony, system wyświetla uzgodnione zapisy księgowe. Jeśli jest, odznaczony takie zapisy są ukrywane.
Wskazówka
W sekcji Wyciąg bankowy wśród kolumn do wyboru dostępna jest kolumna Uzgodniono, dzięki której można w łatwy sposób odfiltrować operacje uzgodnione.
Pomiędzy sekcjami Zapisy księgowe i Wyciąg bankowy znajdują się przyciski:
[Uzgodnij] – umożliwia uzgodnienie zaznaczonego zapisu księgowego z zaznaczoną operacją z wyciągu bankowego
[Cofnij] – wycofuje uzgodnienie zaznaczonego zapisu księgowego z zaznaczoną operacją z wyciągu bankowego
[Usuń] – pozwala na usunięcie pozycji, które zostały zaimportowane i są nieuzgodnione
[Wyszukaj] – pozwala na wyszukanie zapisu księgowego, który nie znajduje się w zdefiniowanym okresie. Po naciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista operacji k/b, na której użytkownik może wybrać zapis, który zostanie dodany do listy zapisów księgowych w oknie rozliczeń z bankiem
[Uzgodnij wszystko] – umożliwia jednoczesne uzgodnienie wszystkich zapisów pasujących do operacji
Uwaga
Nie można odksięgować operacji k/b, która została uzgodniona. W celu jej odksięgowania, należy najpierw wycofać uzgodnienie.
W sekcji Dodatkowe listy rozliczeń z bankiem system umożliwia zaksięgowanie różnicy pomiędzy saldem otwarcia a zamknięcia, prowizji bankowych i odsetek należnych.
Funkcje specjalne
Odbudowa stanów kont
Podczas korzystania z systemu mogą pojawić się sytuacje, kiedy należy zweryfikować poprawność danych i wykonać prace naprawcze lub aktualizujące dotychczasowej struktury.
Uwaga
Przed wykorzystaniem funkcji konieczne jest potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa. Potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa nie jest równoznaczne z wykonaniem fizycznej kopii. Użytkownik powinien wykonać kopię samodzielnie, przed uruchomieniem funkcji naprawczych.
W celu wykonania odbudowy stanów kont należy z poziomu menu Dodatki wybrać przycisk [Odbudowa stanów kont] z grupy przycisków Funkcje specjalne.
Funkcje specjalne
Otwarte zostanie okno Odbudowa stanów kont składające się z elementów:
Okres obrachunkowy – umożliwia wybranie z listy rozwijanej okresu obrachunkowego lub okresu cząstkowego, dla którego funkcja ma zostać wykonana
Wykonano kopię bezpieczeństwa – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru nie jest równoznaczne z wykonaniem kopii bazy. Odznaczenie parametru dezaktywuje przycisk [Wybierz] i uniemożliwia wykonanie funkcji odbudowy stanów kont.
Funkcja odbudowy stanów kontZestawienie obrotów i sald agreguje wartości dla kont w ramach okresu obrachunkowego/okresu cząstkowego. Podczas dodawania zapisu księgowego odpowiednie wartości są sumowane w agregacjach. Jeżeli zestawienie obrotów i sald jest wyliczane za okres obrachunkowy/okres cząstkowy, wartości są bezpośrednio odczytywane z tych agregacji, bez dokonywania ponownych przeliczeń danych. Podczas odbudowy stanów kont analizowane są wszystkie dekrety księgowe i dokonywane są odpowiednie przeliczenia agregacji. Wyliczone wartości zastępują dotychczas istniejące agregacje.
Czas wykonania odbudowy zależny jest od ilości kont i zapisów księgowych.
Odbudowa rozrachunków
Podczas korzystania z systemu mogą pojawić się sytuacje, kiedy należy zweryfikować poprawność danych i wykonać prace naprawcze lub aktualizujące dotychczasowej struktury.
Uwaga
Przed wykorzystaniem funkcji konieczne jest potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa. Potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa nie jest równoznaczne z wykonaniem fizycznej kopii. Użytkownik powinien wykonać kopię samodzielnie, przed uruchomieniem funkcji naprawczych.
W celu wykonania odbudowy rozrachunków należy z poziomu menu Dodatki wybrać przycisk [Odbudowa rozrachunków] z grupy przycisków Funkcje specjalne.
Funkcje specjalne
Pojawi się okno Odbudowa rozrachunków składające się z elementów:
Data księgowania od/Data księgowania do – zakres dat, w ramach którego uwzględniane są dekrety wprowadzone na konta rozrachunkowe podczas wykonywania funkcji
Automatycznie naprawiaj – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje, że system sprawdzi poprawność kwot do rozrachowania na dekretach, a w przypadku rozbieżności naprawi je oraz zostanie wyświetlony parametr Wykonano kopię bezpieczeństwa.
Wykonano kopię bezpieczeństwa – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru nie jest równoznaczne z wykonaniem kopii bazy. Zaznaczenie parametru aktywuje przycisk [Zatwierdź] i umożliwia wykonanie funkcji.
Funkcja odbudowy rozrachunków
Odbudowa rozrachunków polega m.in. na tworzeniu rozrachunków, weryfikacji i naprawie stanu bieżących rozrachunków.
Dla każdego z dekretów weryfikowane jest czy zapis posiada dokument źródłowy, czy dekret powstał na podstawie:
płatności (identyfikator płatności)
operacji (identyfikator operacji)
kwoty bilansu otwarcia/płatności
pozycji noty memoriałowej powiązanej z płatnością
Następnie weryfikowane jest, czy dany obiekt został rozliczony (całkowicie lub częściowo).
Jeżeli istnieje rozliczenie dokumentu źródłowego, sprawdzane jest, czy obiekty powiązane zostały zaksięgowane w sposób umożliwiający identyfikację powiązania oraz czy dekrety spełniają kryteria rozrachunku.
Podczas weryfikacji wykluczane są dekrety spełniające kryteria kompensaty tj. wprowadzone na różne konta – w przypadku tej operacji nie są generowane dekrety kompensacyjne.
Jeśli wszystkie powyższe kryteria są spełnione, dla każdej z par określana jest kwota rozrachunku oraz aktualizowane są dane (kwoty, identyfikatory) w odpowiednich tabelach zapisujących powiązania.
Przykład
W bazie istnieje FS 1/2019 z płatnością na kwotę 4000,00 PLN rozliczoną częściowo z operacją k/b na kwotę 1000,00 PLN.
FS została zaksięgowana na konto rozrachunkowe 201-A po stronie Wn z datą 03.02.2019 (dekret A powstał na podstawie płatności), na dekrecie kwota pozostaje [Wn] = 4000,00 PLN.
Operacja została zaksięgowana na konto rozrachunkowe 201-A po stronie Ma z datą 20.12.2019 (dekret B ma powiązanie z operacją), na dekrecie kwota pozostaje [Ma] = 1000,00 PLN.
W procedurze odbudowy wskazano zakres dat: 01.01 - 31.12.2019.
Efekt: Dekret A ma powiązanie z dekretem B, a dekret B z dekretem A. Na dekrecie A kwota pozostaje [Wn] = 3000,00 PLN, a na dekrecie B kwota pozostaje [Ma] = 0,00 PLN.
Aktualizacja zmiennych schematów księgowych
Podczas korzystania z systemu mogą pojawić się sytuacje, kiedy należy zweryfikować poprawność danych i wykonać prace naprawcze lub aktualizujące dotychczasowej struktury.
Uwaga
Przed wykorzystaniem funkcji konieczne jest potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa. Potwierdzenie wykonania kopii bezpieczeństwa nie jest równoznaczne z wykonaniem fizycznej kopii. Użytkownik powinien wykonać kopię samodzielnie, przed uruchomieniem funkcji naprawczych.
W celu wykonania aktualizacji zmiennych schematów należy z poziomu menu Dodatki wybrać przycisk [Aktualizacja zmiennych schematów księgowych] z grupy przycisków Funkcje specjalne.
Funkcje specjalne
Pojawi się okno Aktualizacja zmiennych schematów księgowych składające się z elementów:
Okres obrachunkowy – umożliwia wybranie z listy rozwijanej okresu obrachunkowego, dla którego funkcja ma zostać wykonana
Wykonano kopię bezpieczeństwa – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru nie jest równoznaczne z wykonaniem kopii bazy. Odznaczenie parametru dezaktywuje przycisk [Aktualizuj] i uniemożliwia wykonanie funkcji.
Aktualizacja zmiennych schematów księgowych
Z uwagi na zmiany w strukturze bazy danych została umożliwiona zbiorcza aktualizacja zmiennych na schematach księgowych.
Podczas aktualizacji istniejące zmienne w schematach zdefiniowanych we wskazanym okresie obrachunkowym zostaną odpowiednio zmodyfikowane.
Generowanie faktur VAT do faktur z paragonów
Uwaga
Funkcjonalność dostępna wyłącznie w polskiej wersji językowej systemu.
W celu dogenerowania faktur VAT do faktur z paragonów należy z poziomu menu Dodatki wybrać przycisk [Generacja faktur VAT do faktur z paragonów] z grupy przycisków Funkcje specjalne. Przycisk dostępny jest po zaznaczeniu parametru Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów (System → Konfiguracja → Księgowość sekcja Parametry ogólne) oraz ponownym zalogowaniu do programu.
Funkcje specjalne
Pojawi się okno Generacja faktur VAT do faktur z paragonów składające się z pól Paragony wystawioneod (domyślnie 1 stycznia 2017 r.) oraz Paragony wystawione do (domyślnie data bieżąca) umożliwiających wskazanie zakres dat, w ramach którego ma się odbyć weryfikacja paragonów.
Faktury VAT generowane są w przypadku, gdy do faktury utworzonej z paragonu nie została jeszcze wygenerowana faktura VAT.
Generowanie faktur VAT do faktur wystawionych z paragonów
Szczegółowy opis funkcjonalności generowania faktur VAT do faktur z paragonów znajduje się w artykule Generowanie faktur VAT do faktur z paragonów.
Opis analityczny
Wymiary analityczne
Wymiary analityczne są wykorzystywane w ramach obszaru związanego z Business Intelligence. Dzięki nim możliwe jest wykonywanie analiz przy pomocy Księgi Raportów. Dane analizowane w raportach opierają się na informacjach pobieranych z różnego rodzaju dokumentów wystawianych w systemie. Kwoty z dokumentów opisywane są przez szereg wymiarów, według których możliwa jest ich analiza.
Ponadto wykorzystanie opisu analitycznego pozwala na łatwe i szybkie księgowanie dokumentów na różne konta kosztowe układu rodzajowego i kalkulacyjnego oraz konta przychodowe.
W systemie wyróżnia się dwa typy wymiarów:
Wymiary predefiniowane – podczas kreacji bazy domyślnie dodawany jest wymiar Kategoria finansowa z czterema podwymiarami – Koszt, Przychód, Nie-koszt, Nie-przychód. Wykorzystywany jest on przede wszystkim podczas procesów BI. Nie można go usunąć, a jedynie edytować oraz dodawać kolejne podwymiary i elementy.
Wymiary definiowane przez użytkownika – dokumenty w systemie mogą być opisane dodatkowymi wymiarami zdefiniowanymi przez użytkownika na drzewie wymiarów.
Obiekty związane z obsługą wymiarów znajdują się w kilku miejscach systemu. Drzewo wymiarów zostaje wyświetlone po wybraniu z menu Główne elementu Wymiary analityczne.
Na formularzach wymiarów analitycznych dostępne są pola:
Nazwa – pole pozwalające na wprowadzenie ciągu dowolnych znaków, służących do identyfikacji wymiaru. Nazwa musi być unikatowa, tzn. niemożliwe jest dodanie dwóch wymiarów o takiej samej nazwie. W przypadku, gdy użytkownik spróbuje zapisać wymiar o istniejącej już nazwie, system wyświetli odpowiedni komunikat. Użytkownik może zdefiniować tłumaczenia nazwy na języki dostępne w systemie. Pole z nazwą jest polem kontekstowym – wpisywana w nim nazwa jest definiowana w języku wybranym z listy rozwijalnej, umieszczonej po prawej stronie pola.
Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków. Jest to miejsce na dodatkowe uwagi dotyczące wymiaru.
Okres obowiązywania – pozwala określić zakres dat, w których dany wymiar będzie aktywny. Możliwe jest określenie tylko jednej z dat, np. można określić, że wymiar będzie aktywny do 28-12-2016.
Drzewo wymiarów analitycznych
W oknie wyświetlane jest drzewo, które przedstawia hierarchiczną strukturę wymiarów zdefiniowanych przez użytkownika.
W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu podwymiarów oraz elementów wymiarów analitycznych, w centrach innych niż firma główna wyświetlane są wyłącznie podwymiary oraz elementy wymiarów, dla których jako właściciela wskazano firmę, w obrębie, której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie. W firmie głównej natomiast wyświetlane są wszystkie podwymiary oraz elementy wymiarów analitycznych.
Uwaga
Wymiary analityczne są wspólne dla całej struktury firmy.
Na liście wymiarów analitycznych znajdują się trzy kolumny: Nazwa, Opis, Domyślny element.
W kolumnie Nazwa wyświetlane są nazwy wymiarów, podwymiarów i elementów. Każdy z nich oznaczony jest inną ikoną, dzięki czemu możliwe jest rozpoznanie typu elementu na drzewie.
Kolumna Opis zawiera opis wymiaru/podwymiaru/elementu.
Kolumna Domyślny element pozwala na ustawienie domyślności elementu w ramach danego wymiaru. Nazwa elementu ustawionego jako domyślny będzie wyświetlana pogrubioną czcionką zarówno w strukturze wymiarów, na wzorcu powiązań jak i podczas dokonywania opisu analitycznego dokumentu lub obiektu. Ponadto podczas definiowania wzorca powiązań na zakładce Lista oraz opisu analitycznego dokumentów, element domyślny będzie proponowany jako pierwszy na liście wartości danego wymiaru.
Ponadto użytkownik ma możliwość skorzystania z dwóch dodatkowych kolumn widocznych na liście kolumn dostępnych do wyboru, tj.: Właściciel i Konto.
W kolumnie Właściciel wyświetlana jest firma, będąca właścicielem elementu\podwymiaru\wymiaru analitycznego.
Uwaga
Wymiary analityczne są wspólne dla całej struktury firmy. Użytkownik nie ma możliwości zarządzania ich dostępnością w poszczególnych firmach podrzędnych, dlatego też w kolumnie Właściciel zawsze wyświetlana jest wartość Wszystkie.
W kolumnie Konto wyświetlane jest konto wskazane na formularzu elementu\podwymiaru. Konto zawsze wyświetlane jest w kolorze czarnym, niezależnie od tego, czy istnieje na planie kont czy nie.
Na najwyższym poziomie zawsze znajduje się wymiar. W ramach wymiaru użytkownik może zdefiniować podwymiary lub elementy. Elementy stanowią najniższy poziom hierarchii wymiarów i są one wyświetlane na opisie analitycznym, jako wartości do wyboru, dla danego wymiaru.
Drzewo wymiarów analitycznych z domyślnymi kolumnami
Uwaga
Wymiar może znajdować się tylko na pierwszym poziomie drzewa. Do wymiaru mogą być przypisane podwymiary lub elementy. Do podwymiaru mogą być przypisane inne podwymiary lub elementy. Element stanowi „liść drzewa”, więc żaden inny obiekt nie może być do niego przypisany.
Podczas kreacji bazy, domyślnie dodawany jest wymiar Kategoria finansowa z czterema podwymiarami – Koszt, Przychód, Nie-koszt, Nie-przychód. Wykorzystywany jest on przede wszystkim podczas procesów BI. Nie można go usunąć, a jedynie edytować oraz dodawać kolejne podwymiary i elementy.
Drzewo wymiarów z domyślnie tworzonym przez system wymiarem Kategoria finansowa
Dodawanie wymiaru
W celu zdefiniowania nowego wymiaru należy wypełnić formularz, który otwiera się po naciśnięciu przycisku [Dodaj wymiar] z menu Lista.
Formularz dodawania nowego wymiaru
Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa oraz pola dodatkowe: Opis, Okres obowiązywania oraz Nazwy poziomów.
Nazwy poziomów – pozwalają określić nazwy dla poziomów w hierarchii wymiaru. Poziomy określane są od najwyższego do najniższego. Zdefiniowane nazwy są następnie wyświetlane na formularzach podwymiarów i elementów w polu Poziom, co ułatwia użytkownikowi uzupełnianie informacji w ramach wymiaru.
Dodawanie podwymiaru
W celu zdefiniowania nowego podwymiaru należy zaznaczyć odpowiedni wymiar lub podwymiar na drzewie wymiarów, a następnie kliknąć przycisk [Dodaj podwymiar] w menu Lista. Po wypełnieniu formularza i zapisaniu, podwymiar zostanie przypisany pod wybranym wymiarem lub podwymiarem.
Formularz dodawania podwymiaru
Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa wypełniane analogicznie jak w przypadku definiowania wymiaru.
Pozostałe pola na formularzu:
Poziom – w polu wyświetlana jest nazwa poziomu, zdefiniowana przez użytkownika w tabeli nazw poziomów na formatce wymiaru. Pola nie można edytować, jego rola jest wyłącznie informacyjna.
Właściciel – w danym polu użytkownik ma możliwość określenia właściciela podwymiaru zgodnie z poniższymi zasadami:
Podczas dodawania podwymiaru w polu Właściciel domyślnie ustawiane jest centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
Dodając podwymiar z poziomu firmy głównej na liście wartości wyświetlana jest firma główna oraz wszystkie centra typu firma. Użytkownik ma również możliwość wyboru wartości Wszystkie, co powoduje udostępnienie danego podwymiaru w całej strukturze firmy;
Dodając podwymiar z poziomu centrum innego, niż firma główna, na liście wartości wyświetlana jest wartość Wszyscy oraz centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
Jeśli na podwymiarze, posiadającym elementy podrzędne zmieniono właściciela na:
Wszystkie – zostanie wyświetlone pytanie „Czy zmienić właściciela na elementach podrzędnych? Tak\Nie”. W zależności od decyzji użytkownika, na elementach podrzędnych w polu Właściciel również zostanie ustawiona wartość Wszystkie lub ich wartości pozostaną bez zmian;
Konkretną firmę – system wyświetli informację „Właściciel zostanie zmieniony również dla elementów podrzędnych”, a następnie zostanie zaktualizowany właściciel na elementach podrzędnych danego podwymiaru.
Po konwersji systemu z wersji wcześniejszych niż 2016.1, na wszystkich podwymiarach w polu Właściciel ustawiana jest wartość Wszystkie
Typ podwymiaru – pozwala na określenie typu podwymiaru, a co za tym idzie sposobu obsługiwania podwymiaru przez system. Dostępne są cztery typy podwymiarów:
Standardowy – standardowy podwymiar, do którego można przypisywać inne podwymiary lub elementy
Z planu kont – pozwala na przypisanie do wymiaru w postaci elementów, wybranego fragmentu planu kont. Po zaznaczeniu typu Z planu kont aktywny staje się przycisk [Konto]. Po naciśnięciu przycisku otwiera się okno z planem kont z bieżącego okresu obrachunkowego firmy, do której zalogowany jest użytkownik. Operator ma możliwość wyboru konta księgowego na dowolnym poziomie lub wpisania w danym polu dowolnego ciągu znaków, co umożliwia elastyczne definiowanie schematów księgowych.
Uwaga
W strukturze wielofirmowej każda z firm prowadzi odrębną ewidencję ksiąg rachunkowych. W związku z tym konta księgowe na podwymiarze przypisywane są indywidualnie dla każdej firmy.
Po wyborze konta, w menu głównym aktywny staje się przycisk [Materializuj] w grupie Podwymiar. Po naciśnięciu przycisku wybrane konto i wszystkie konta znajdujące się pod nim zostaną przypisane do podwymiaru, jako elementy. Od tego momentu będą one traktowane jak standardowe elementy, tzn. wszelkie zmiany wprowadzone w planie kont nie będą miały odzwierciedlenia na elementach podwymiaru. Użytkownik ma jednak możliwość wykonania ponownej materializacji, powodującej dodanie elementów, których nie ma aktualnie na liście. Materializacja dla podwymiarów typu Plan kont odbywa się w kontekście bieżącego okresu obrachunkowego. Oznacza to, że po dokonaniu materializacji do listy elementów zostaną dodane nowe konta, które użytkownik dodał w bieżącym okresie obrachunkowym. Po materializacji podwymiaru o typie Z planu kont w polu Opis na elemencie podwymiaru wyświetlana jest nazwa konta.
Uwaga
Jeżeli w nowym okresie obrachunkowym numeracja kont uległa zmianie, po dokonaniu ponownej materializacji, na liście będą widoczne zarówno poprzednie elementy jak i te dodane w nowym okresie. W celu uwzględnienia w wymiarach analitycznych wyłącznie aktualnej struktury planu kont należy na poszczególnych podwymiarach o typie Z planu kont ponowne wskazać konto nadrzędne.
Jeśli podwymiar nie zostanie zmaterializowany, wtedy jego elementy będą dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie planu kont i konta wybranego przez użytkownika. Tak samo jak w przypadku zmaterializowanego podwymiaru, elementami są: wybrane konto i wszystkie konta znajdujące się pod nim na planie kont.
Słownik uniwersalny – pozwala na przypisanie do wymiaru w postaci elementów pozycji słownika uniwersalnego. Po zaznaczeniu typu Słownik uniwersalny aktywny staje się przycisk [Słownik]. Po naciśnięciu przycisku otwiera się lista słowników uniwersalnych. Po wyborze słownika, w menu głównym aktywny staje się przycisk [Materializuj] w grupie Podwymiar. Po naciśnięciu przycisku wszystkie pozycje wybranego słownika zostaną dodane do podwymiaru, jako elementy. Od tego momentu będą one traktowane jak standardowe elementy, tzn. wszelkie zmiany wprowadzone w słowniku nie będą miały odzwierciedlenia na elementach podwymiaru. Użytkownik ma jednak możliwość wykonania ponownej materializacji, powodującej dodanie elementów, których nie ma aktualnie na liście. Jak widać działanie przycisku [Materializuj] jest tu analogiczne, jak w przypadku typu Z planu kont. Jeśli podwymiar nie zostanie zmaterializowany, wtedy jego elementy będą dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie słownika wybranego przez użytkownika.
Uwaga
Do niezmaterializowanego podwymiaru typu Z planu kont oraz Słownik uniwersalny nie można dodać podwymiaru ani elementu. Jedynymi elementami takiego podwymiaru są dynamicznie pobierane pozycje słownika.
Jednostka organizacyjna – pozwala na przypisanie do wymiaru fragmentu struktury firmy. Elementy tego podwymiaru mogą być tylko dynamiczne, tzn. za każdym razem, gdy użytkownik będzie chciał opisać analitycznie dokument tym wymiarem, lista elementów będzie generowana na podstawie fragmentu struktury firmy, wybranego przez użytkownika.
Uwaga
Do podwymiaru typu Jednostka organizacyjna nie można dodać podwymiaru ani elementu. Jedynymi elementami takiego podwymiaru są dynamicznie pobierane pozycje słownika.
SQL - pozwala na użycie zapytania SQL w definicji elementu wymiaru. Użytkownik może odwołać się do istniejących list\słowników bez potrzeby odwzorowywania ich ponownie w strukturze wymiarów.
Po zaznaczeniu na podwymiarze typu SQL zostanie wyświetlone pole tekstowe, umożliwiające wprowadzenie zapytania SQL.
Formularz podwymiaru o typie SQL
Uwaga
Do podwymiaru o typie SQL nie można dodawać elementów podrzędnych (opcje wyszarzone). Podwymiary definiowane poprzez zapytanie SQL muszą zostać zmaterializowane, dlatego też podczas zapisywania takiego podwymiaru lub jego reedycji system wyświetla następujące pytanie „Dla podwymiaru o typie SQL wymagane jest wykonanie materializacji. Czy wykonać ją teraz”?
Na liście wymiarów, podwymiar o typie SQL oznaczony jest inną ikoną niż inne podwymiary. Po zapisaniu podwymiaru o typie SQL nie ma możliwości zmiany jego typu.
Dodawanie elementu
W celu zdefiniowania nowego elementu należy zaznaczyć odpowiedni wymiar lub podwymiar na drzewie wymiarów, a następnie kliknąć przycisk [Dodaj element] w menu Lista. Po wypełnieniu formularza i zapisaniu, element zostanie przypisany pod wybranym wymiarem lub podwymiarem.
Na formularzu znajduje się jedno obligatoryjne pole Nazwa wypełniane analogicznie jak w przypadku wymiaru.
Pozostałe pola na formularzu to: Poziom, Konto, Opis, Okres obowiązywania oraz Właściciel.Formularz dodawania elementuKonto – umożliwia przypisanie konta księgowego do elementu wymiaru analitycznego. Po naciśnięciu przycisku [Konto] otwiera się okno z planem kont z bieżącego okresu obrachunkowego firmy, do której zalogowany jest użytkownik. Operator ma możliwość wyboru konta księgowego na dowolnym poziomie lub wpisania w danym polu dowolnego ciągu znaków, co umożliwia elastyczne definiowanie schematów księgowych.
Uwaga
W strukturze wielofirmowej każda z firm prowadzi odrębną ewidencję ksiąg rachunkowych. W związku z tym konta księgowe na elemencie przypisywane są indywidualnie dla każdej firmy.
Właściciel – w danym polu użytkownik ma możliwość określenia właściciela elementu zgodnie z poniższymi zasadami:
Podczas dodawania elementu w polu Właściciel domyślnie ustawiane jest centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
Dodając element z poziomu firmy głównej na liście wartości wyświetlana jest firma główna oraz wszystkie centra typu firma. Użytkownik ma również możliwość wyboru wartości Wszystkie, co powoduje udostępnienie danego elementu w całej strukturze firmy;
Dodając element z poziomu centrum innego, niż firma główna, na liście wartości wyświetlana jest wartość Wszystkie oraz centrum typu firma, w ramach którego zalogowany jest operator;
Jeżeli element dodawany jest do podwymiaru, na którym w polu Właściciel wskazana jest:
Wartość Wszystkie - jako właściciela elementu można wybrać wartość Wszystkie lub daną firmę;
Konkretna firma - jako właściciela elementu można wybrać wyłącznie firmę, będącą właścicielem podwymiaru.
Po konwersji systemu z wersji wcześniejszych niż 2016.1, na wszystkich elementach wymiaru w polu Właściciel ustawiana jest wartość Wszystkie
Po materializacji podwymiaru o typie SQL, Słownik uniwersalny lub Jednostka organizacyjna wartość pola Właściciel na elementach podwymiaru określana jest na podstawie właściciela podwymiaru;
Po materializacji podwymiaru o typie Z planu kont, wartość pola Właściciel na elementach podwymiaru określana jest na podstawie właściciela konta wskazanego w danej firmie na definicji podwymiaru.
Definiowanie wzorca powiązań
W praktyce biznesowej między zdefiniowanymi wartościami wymiarów analitycznych często istnieją logiczne powiązania, np. w danej lokalizacji prowadzony jest tylko jeden rodzaj działalności lub z danym wydatkiem wiąże się tylko określona grupa miejsc powstawania kosztów.
Użytkownik ma możliwość zdefiniowania wzorca powiązań między poszczególnymi elementami wymiarów analitycznych. Zdefiniowane wzorce powiązań są wspólne dla całej struktury firmy.
W celu określenia wzorca powiązań należy z poziomu Główne z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wzorce powiązań].
Wzorce powiązań definiowane z poziomu Główne → Wzorce powiązań są wspólne dla wszystkich typów dokumentów oraz obiektów. Użytkownik ma możliwość przypisania tego samego wzorca dla różnych typów dokumentów oraz obiektów.
Lista wzorców powiązań
Na liście wzorów powiązań dostępne są następujące operacje: dodawanie, edycja, usuwanie, odświeżanie listy wzorców powiązań oraz eksport do arkusza kalkulacyjnego.
W celu dodania nowego wzorca powiązań należy wybrać przycisk [Dodaj].
Formularz wzorca powiązań
Zakładka Ogólne
Formularz wzorca powiązań podzielony jest na część nagłówkową oraz część związaną z elementami wzorca.
W nagłówku wzorca powiązań użytkownik określa kod, nazwę oraz aktywność wzorca.
Elementy wzorca mogą być wyświetlane w postaci listy lub macierzy. W obu przypadkach prezentowane są te same dane, ale w różny sposób. Użytkownik może zatem określić dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych z poziomu zakładki Lista lub Macierz.
Na zakładce Lista użytkownik może dodawać, usuwać, kopiować, odświeżać lub eksportować do arkusza kalkulacyjnego zdefiniowane elementy wzorca powiązań. W celu aktywacji przycisków: [Dodaj], [Usuń], [Kopiuj] należy na zakładce Wymiary przypisać dla danego wzorca powiązań wymiary analityczne.
System kontroluje unikalność elementów wzorca. Po wyborze opcji [Kopiuj], na skopiowanym rekordzie w komórce, która została zaznaczona podczas kopiowania, ustawiana zostaje wartość Wszystkie z możliwością wyboru przez użytkownika dowolnej wartości. Mechanizm ten zapobiega dublowaniu rekordów o tych samych wartościach. Ponadto system nie pozwala na zapis wzorca powiązań ze zdublowanymi pozycjami, wyświetlając następujący komunikat „Błąd, każda linia musi zawierać różne wartości wymiarów.”
Definiowanie powiązań poprzez listę odbywa się w analogiczny sposób jak wprowadzanie opisu analitycznego na dokumencie.
Analogicznie jak na zakładce Opis analityczny na dokumencie, nad listą elementów wzorca znajduje się lokator, umożliwiający filtrowanie zdefiniowanych elementów wzorca w oparciu o określone wartości.
Na zakładce Macierz wyświetlane są wszystkie możliwe kombinacje wartości przypisanych do danego wzorca wymiarów analitycznych. Użytkownik ma możliwość określenia powiązań wartości wymiarów bez konieczności dodawania poszczególnych linii.
Zakładka Macierz na formularzu wzorca powiązań
Na zakładce Macierz dostępne są następujące opcje:
[Dodaj poprzez macierz] – umożliwia wygenerowanie macierzy możliwych powiązań na podstawie wymiarów przypisanych na zakładce Wymiary oraz ich elementów. W sytuacji, gdy wzorzec zawiera już zdefiniowane elementy, zostanie wyświetlony następujący komunikat „Wzorzec zawiera już zdefiniowane powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?” W przypadku kontynuacji zostanie utworzona nowa macierz.
[Ukryj puste] – umożliwia ukrycie wierszy lub kolumn, dla których nie określono żadnej możliwej kombinacji
Macierz powiązań wartości wymiarów analitycznych po wybraniu opcji [Ukryj puste][Odśwież] - pozwala na wyświetlenie wcześniej ukrytych wierszy lub kolumn za pomocą opcji [Ukryj puste]
Dodatkowo na wzorcu powiązań wyświetlanego w postaci macierzy użytkownik ma możliwość skorzystania z dodatkowego filtra. W celu jego zdefiniowania należy w oknie macierzy powiązań kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję [Pokaż filtr raportu].
Prefilter na macierzy wzorca powiązań
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
Ponadto system umożliwia sortowanie elementów macierzy powiązań po określonych kolumnach.
[Ustaw wartość domyślną] – użytkownik ma możliwość określenia domyślnych wartości w ramach danej kombinacji
Domyślność w macierzy wzorca powiązań
Nazwy wartości ustawionych jako domyślne są w macierzy oznaczone pogrubioną czcionką. Dodatkowo dla ostatnich wymiarów przypisanych do macierzy, pola z wartościami domyślnymi są prezentowane w kolorze żółtym. Na macierz powiązań przenoszone są również ustawienia domyślności wartości w ramach danego wymiaru z listy wymiarów analitycznych (Główne → Wymiary analityczne).
Rys. 200 prezentuje przykładowe ustawienie domyślności wartości w macierzy wzorca powiązań, tj. w Dziale sprzedaży domyślną lokalizacją jest Kraków. Ponadto w zależności od lokalizacji działu sprzedaży ustawiono różne samochody jako domyślne, tj. dla Krakowa domyślnym samochodem jest Kia KR 3098, natomiast dla Warszawy Skoda WI 9876. Dodatkowo domyślną kategorią finansową dla wszystkich kombinacji, w których dana wartość występuje jest Koszt.Paliwo.
Podczas opisu analitycznego dokumentu, nazwy wartości domyślnych są oznaczone pogrubioną czcionką oraz proponowane jako pierwsze na liście elementów danego wymiaru.
[Eksport do arkusza kalkulacyjnego] – pozwala na eksport macierzy do arkusza kalkulacyjnego
W przypadku, gdy liczba rekordów potencjalnych powiązań w macierzy jest większa niż 100 000, w macierzy są wyświetlane wyłącznie dostępne kombinacje (z zaznaczonymi checkami), gdzie ich maksymalna ilość również jest ograniczona do 100 000 rekordów. W tym przypadku definicja powiązań możliwa jest wyłącznie z poziomu zakładki Lista, o czym użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem.
Uprawnienia grup operatorów do odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania wzorców powiązań uzależnione są od nadania im odpowiednich uprawnień do obiektu Wzorce powiązań wymiarów analitycznych. (Konfiguracja→ Struktura firmy→ Grupy operatorów→ edycja danej grupy operatorów→ zakładka Obiekty→ Obszar Ogólne).
Dla grupy b2_admin i B2_default oraz dla innych grup w bazach konwertowanych z wcześniejszych wersji wszystkie uprawnienia są zaznaczone, natomiast dla nowo dodawanych grup wszystkie uprawnienia są odznaczone.
Zakładka Wymiary
Na zakładce Wymiary użytkownik ma możliwość wskazania wymiarów, dla których ma być utworzony wzorzec powiązań. Sposób przypisywania wymiarów jest analogiczny do określania wymiarów dla danego typu dokumentu.
Przypisywanie wymiarów oraz wzorców powiązań do dokumentów
Aby móc opisać analitycznie dokument, konieczne jest najpierw przypisanie wymiarów do typu dokumentu. Przypisane wymiary będą wyświetlane na opisie analitycznym dokumentów danego typu. W definicji dokumentu poza przypisaniem wymiarów można również określić dostępne kombinacje wartości wymiarów, z jakich będzie można skorzystać podczas dokonywania opisu analitycznego na danym typie dokumentów .
W celu przypisania do danego typu dokumentu wymiarów analitycznych oraz wzorca powiązań należy z poziomu Konfiguracja w grupie Dokumenty wybrać pozycję Typy.
Menu Konfiguracja z wybranym elementem Typy
Po naciśnięciu przycisku wyświetlona zostanie lista typów dokumentów. Na liście należy wybrać odpowiedni typ dokumentu i nacisnąć przycisk [Edytuj] znajdujący się w grupie Lista.
Przypisanie do danego typu dokumentu wymiarów analitycznych możliwe jest na zakładce Wymiary.Zakładka Wymiary na definicji dokumentu
Dana zakładka podzielona jest na dwie sekcje: Wymiary użytkownika oraz Wymiary analityczne.
W sekcji Wymiary użytkownika wyświetlane są wymiary dostępne do przypisania. W celu przypisania wymiaru do danego obiektu, należy zaznaczyć go na liście, a następnie wybrać przycisk [Dodaj powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.
W sekcji Wymiary analityczne wyświetlane są wymiary przypisane do danego obiektu. W celu usunięcia przypisanego wymiaru należy zaznaczyć wymiar na liście i nacisnąć przycisk [Usuń powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.
Uwaga
Przypisanie wymiarów do typu dokumentu jest zapisywane w momencie zapisywania typu dokumentu.
Z poziomu definicji typu dokumentu system umożliwia również określenie wymagalności wymiaru analitycznego. Jeśli wymiar analityczny został określony jako wymagany, a użytkownik podczas dokonywania opisu analitycznego nie wskazał wartości dla danego wymiaru, przy próbie zapisu opisu analitycznego, zostanie wyświetlony następujący komunikat „Nie określono wartości dla wymaganego wymiaru: [Nazwa wymiaru]”.
Na zakładce Opis analityczny dokumentu, pola w kolumnach dedykowanych dla wymaganych wymiarów prezentowane są w kolorze żółtym.
Z kolei określenie dla danego typu dokumentów wzorca powiązań możliwe jest na zakładce Opis analityczny.
Zakładka Opis analityczny na definicji dokumentu
Użytkownik ma możliwość zdefiniowania dla definicji dokumentu wzorca powiązań wartości wymiarów analitycznych, analogicznie jak w przypadku definiowania wzorca powiązań z poziomu Główne → Wzorce powiązań, co zostało opisane w artykule Definiowanie wzorca powiązań lub przypisania wcześniej zdefiniowanego wzorca powiązań poprzez wybór z menu głównego opcji [Wybierz wzorzec].
Przypisanie wzorca powiązań odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:
Możliwe jest przypisanie wyłącznie jednego wzorca powiązań dla danego typu dokumentu
W przypadku, gdy dla danego typu dokumentu określono już dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych, system wyświetli następujący komunikat „Definicja dokumentu zawiera już wprowadzone powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?”. Użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy przypisać nowy wzorzec do definicji dokumentu czy pozostawić dane bez zmian.
Podczas przypisywania wzorca do typu dokumentu, system kontroluje zgodność wymiarów przypisanych do definicji dokumentu z wymiarami przyporządkowanymi do wybieranego wzorca. W przypadku różnic, system wyświetli komunikat „Definicja dokumentu zawiera inne wymiary niż wskazane we wzorcu . Czy kontynuować?”. W przypadku kontynuacji działania zostaną dodane odpowiednie rekordy opisu analitycznego, natomiast nazwy wymiarów będą wyświetlane po przypisaniu brakujących wymiarów do danego typu dokumentu.
Kontrola poprawności opisu analitycznego
System umożliwia prowadzenie kontroli poprawności opisu analitycznego uzależnionej od stanu dokumentu. Możliwość ta dostępna jest dla dokumentów: Polecenie księgowania, Storno, Nota memoriałowa, Bilans otwarcia oraz jego korekta. W tym celu należy z poziomu Konfiguracja → Typy dokumentów na definicji dokumentu na zakładce Wymiary zaznaczyć parametr Uwzględniaj stan dokumentu. Parametr ten jest domyślnie odznaczony. W przypadku, gdy użytkownik wyłączy kontrolę poprawności opisu analitycznego, zaznaczenie parametru Uwzględniaj stan dokumentu będzie niemożliwe.
Zależności miedzy parametrami Kontrola poprawności opisu analitycznego a Uwzględniaj stan dokumentu są następujące:
Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego jest wyłączony – kontrola nie jest dokonywana
Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego jest włączony, a parametr Uwzględniaj stan dokumentu jest wyłączony – kontrola zgodnie z ogólnymi zasadami działania systemu przy włączonym parametrze Kontrola poprawności opisu analitycznego
Jeżeli oba parametry: Kontrola poprawności opisu analitycznego i Uwzględniaj stan dokumentu są włączone, kontrola przebiega w następujący sposób:
Dla noty memoriałowej:
reguły kontroli poprawności opisu analitycznego pozostają bez zmian
jeżeli opis uzupełniany jest na niezaksięgowanym dokumencie – system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako ostrzeżenie i pozwala zapisać wartości niespełniające warunków poprawności
kontrola dotycząca poprawności wypełnienia opisu analitycznego zachowana jest także podczas księgowania dokumentu – jeśli opis nie został wprowadzony poprawnie, system wyświetli informację jako błąd i nie pozwoli na zaksięgowanie dokumentu
Dla zapisu księgowego (dokumentu Polecenie księgowania i Storno) oraz dokumentów bilansu otwarcia
reguły kontroli poprawności opisu analitycznego pozostają bez zmian
jeżeli opis uzupełniany jest na niezatwierdzonym dokumencie – system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako ostrzeżenie i pozwala zapisać wartości niespełniające warunków poprawności
jeżeli opis uzupełniany jest na zatwierdzonym dokumencie – system wyświetla informację o błędzie nieprawidłowego wypełnienia opisu jako blokadę wraz z brakiem możliwości zapisu wartości niespełniających warunków poprawności
kontrola dotycząca poprawności wypełnienia opisu analitycznego zachowana jest także podczas zatwierdzania zapisu księgowego – jeśli opis nie został wprowadzony poprawnie, system wyświetli informację jako błąd i nie pozwoli na zatwierdzenie dekretu
Filtrowanie zapisów księgowych na koncie w oparciu o opis analityczny
W związku z możliwością dokonywania opisu analitycznego na zapisie księgowym, system umożliwia filtrowanie dekretów na koncie księgowym w oparciu o opis analityczny. Użytkownik ma taką możliwość ze wszystkich poziomów, z których może zostać wyświetlona lista zapisów księgowych na koncie, tj.: Księgowość → Konto, Lista rozrachunków/Dodaj/Powiąż tylko dekrety, Plan Kont/Zapisy księgowe, Zestawienie obrotów i sald/Zapisy księgowe.
Filtrowanie dekretów na koncie w oparciu o opis analityczny
Po wybraniu przycisku Opis analityczny w filtrze na liście zapisów księgowych, zostanie otwarte okno Warunkiopisu analitycznego, w którym użytkownik ma możliwość zdefiniowania filtra, uwzględniającego dekrety o określonych wartościach opisu analitycznego.
Okno warunki opisu analitycznego
Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.
Przykład
Opis analityczny na zapisie księgowym dokonujemy w oparciu o dwa wymiary: Centrum, Lokalizacja
Użytkownik chce wyszukać dekrety, dla których dla wymiaru Centrum wskazano wartość: Dział sprzedaży lub Dział produkcji, a dla wymiaru Lokalizacja wskazano wartość: Kraków
Filtr można zdefiniować w dwojaki sposób:
Filtrowanie dekretów w oparciu o opis analityczny - sposób IFiltrowanie dekretów w oparciu o opis analityczny - sposób II
Opis analityczny na kartach obiektów
System umożliwia przyporządkowania zdefiniowanych wymiarów analitycznych do kont księgowych, kart artykułów, kart kontrahentów oraz środków trwałych. Ponadto na podstawie przypisanych wymiarów analitycznych użytkownik ma możliwość określenia dostępnych kombinacji wartości wymiarów lub przypisania do danych obiektów wcześniej zdefiniowanych wzorców powiązań. Funkcjonalność ta dostępna jest z poziomu Konfiguracja→ Struktura firmy→ Wymiary obiektów. Okno Wymiary obiektów
Okno Wymiary obiektów podzielone jest na następujące panele:
Struktura praw – Wyświetlana jest firma główna oraz firmy podrzędne. Przypisywanie wymiarów analitycznych oraz wzorców powiązań do kont księgowych oraz artykułów możliwe jest wyłącznie na poziomie firmy głównej. Firmy podrzędne mają zaznaczony i niedostępny do edycji parametr Pobierz z nadrzędnego przez co, dziedziczą wymiary analityczne przypisane na poziomie firmy głównej. Przypisane wymiary analityczne oraz wzorce powiązań do wyżej wymienionych obiektów będą zatem obowiązywały w całej strukturze firmy.
Lista obiektów – Obiekty, do których użytkownik może przypisać zdefiniowane wymiary analityczne
Wymiary – Dany panel podzielony jest na dwie sekcje: Wymiary użytkownika oraz Wymiary analityczne
W sekcji Wymiary użytkownika wyświetlane są wymiary dostępne do przypisania. W celu przypisania wymiaru do danego obiektu, należy zaznaczyć go na liście, a następnie wybrać przycisk [Dodaj powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.
W sekcji Wymiary analityczne wyświetlane są wymiary przypisane do danego obiektu. W celu usunięcia przypisanego wymiaru należy zaznaczyć wymiar na liście i nacisnąć przycisk [Usuń powiązanie] lub dwukrotnie kliknąć na dany wymiar.
Opis analityczny – użytkownik ma możliwość zdefiniowania dla danych obiektów wzorca powiązań wartości wymiarów analitycznych, analogicznie jak w przypadku definiowania wzorca powiązań z poziomu Główne → Wzorce powiązań, co zostało opisane w artykule Definiowanie wzorca powiązań lub przypisania wcześniej zdefiniowanego wzorca powiązań poprzez wybór z menu głównego opcji [Wybierz wzorzec].
Przypisanie wzorca powiązań odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:
Możliwe jest przypisanie wyłącznie jednego wzorca powiązań do danego obiektu
W przypadku, gdy dla obiektu określono już dostępne kombinacje wartości wymiarów analitycznych, system wyświetli następujący komunikat „Definicja dokumentu zawiera już wprowadzone powiązania. Istniejące elementy zostaną usunięte. Czy kontynuować?”. Użytkownik ma możliwość zdecydowania, czy przypisać nowy wzorzec do danego obiektu czy pozostawić dane bez zmian.
Podczas przypisywania wzorca do danego obiektu, system kontroluje zgodność wymiarów przypisanych do obiektu z wymiarami przyporządkowanymi do wybieranego wzorca. W przypadku różnic, system wyświetli komunikat „Definicja dokumentu zawiera inne wymiary niż wskazane we wzorcu . Czy kontynuować?”. W przypadku kontynuacji działania zostaną dodane odpowiednie rekordy opisu analitycznego, natomiast nazwy wymiarów będą wyświetlane po przypisaniu brakujących wymiarów do danego obiektu.
Opis analityczny na karcie artykułu
Po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Artykuł z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie artykułów bądź też na samej karcie artykułu. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na artykule użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na fakturze sprzedaży lub zakupu dokumentującej transakcje dotyczące danego artykułu.
Opis analityczny na grupie artykułów
Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie artykułów jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.
W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.
W przypadku przypisania do obiektu Artykuły wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.
W sytuacji, gdy do danej grupy artykułów zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie artykułów, użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach, poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech wartości:
Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach, zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).
Na nowo dodanych podgrupach artykułów opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.
Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach artykułów.
W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę artykułu zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty artykułu wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego artykułu zapisywane są dla firmy bieżącej.
Opis analityczny na karcie artykułu zapisywany jest na poziomie poszczególnych firm.
Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie artykułu może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty handlowe lub magazynowe, na których wybrano dany artykuł, co zostało opisane w artykule Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych.
Opis analityczny na karcie kontrahenta
Analogicznie jak w przypadku opisu analitycznego na karcie artykułu, po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Kontrahenci z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie kontrahentów bądź też na samej karcie kontrahenta. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na karcie kontrahenta użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na dokumencie, na którym został wybrany dany kontrahent.
Opis analityczny na grupie kontrahentów
Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie kontrahentów jest analogiczny do sposobu definiowania opisu analitycznego na grupie artykułów.
W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.
W przypadku przypisania do obiektu Kontrahenci wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.
W sytuacji, gdy do danej grupy kontrahentów zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie kontrahentów, użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech wartości:
Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany, zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach, zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).
Na nowo dodanych podgrupach kontrahentów opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.
Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach kontrahentów.
W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę kontrahenta zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty kontrahenta wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego kontrahenta zapisywane są dla firmy bieżącej.
Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie kontrahenta może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty, na których został wybrany dany kontrahent, co zostało opisane w artykule Opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych.
Opis analityczny na koncie księgowym
Analogicznie jak w przypadku karty artykułu czy też karty kontrahenta, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na koncie księgowym, który to następnie może być przeniesiony na opis analityczny pozycji zapisu księgowego lub noty memoriałowej, na której zostało wskazane dane konto.
Opis analityczny na koncie księgowym
Sposób definiowania opisu analitycznego na koncie księgowym jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.
W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.
W przypadku przypisania do obiektu Konta księgowe wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola nie jest wykonywana.
Opis analityczny może być definiowany na każdym poziomie konta księgowego. Jeśli konto nadrzędne posiada konta na niższym poziomie, opis analityczny jest automatycznie przenoszony na konta podrzędne. Podczas zapisu zmian dokonywanych w opisie analitycznym na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy równocześnie zaktualizować opis analityczny kont podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu. Użytkownik może zmieniać opis analityczny na każdym poziomie konta księgowego.
Dodatkowo na definicji konta księgowego użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Wymagany opis analityczny (domyślnie parametr – odznaczony), determinującego konieczność wykonania opisu analitycznego w przypadku wybrania danego konta na dokumencie księgowym.
Parametr Wymagany opis analityczny można określić indywidualnie na każdym poziomie konta księgowego. Domyślnie konta podrzędne dziedziczą ustawienia parametru konta nadrzędnego. Przy zapisie zmian w zakresie ustawień parametru na koncie nadrzędnym, użytkownik może zdecydować, czy zmienić ustawienia parametru również na kontach podrzędnych, poprzez wybór odpowiedniej opcji w wyświetlanym przez system pytaniu.
Podczas dokonywania opisu analitycznego zapisu księgowego/storna zapisu księgowego lub noty memoriałowej, gdzie na pozycji wskazano konto księgowe z zaznaczonym parametrem Wymagany opis analityczny, przy próbie zapisu dokumentu system będzie kontrolował:
czy na opisie analitycznym wybrano pozycję powiązaną z danym kontem
czy wskazano wartość przynajmniej jednego wymiaru analitycznego na pozycji powiązanej z danym kontem
Jeśli dokument nie będzie spełniał wymienionych powyżej warunków zostanie wyświetlony następujący komunikat, iż nie określono wartości dla wymaganego konta. W zależności od stanu dokumentu system pozwoli na zapis takiego dokumentu lub zapis zostanie zablokowany. Sposób kontroli w zależności od stanu dokumentu został opisany w artykule Kontrola poprawności opisu analitycznego.
Opis analityczny na karcie środka trwałego
Po przypisaniu wymiarów analitycznych do obiektu Środki trwałe z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Wymiary obiektów, system umożliwia dokonanie opisu analitycznego na grupie środków trwałych bądź też na samej karcie środka trwałego. Następnie na podstawie opisu zdefiniowanego na środku trwałym użytkownik może automatycznie utworzyć linie opisu analitycznego na dokumentach dotyczących danego środka trwałego.
Użytkownik może określić tor, według którego wartości opisu analitycznego mają być możliwe do uzupełnienia na dokumentach środków trwałych. Do wyboru dostępne są tory zaznaczone w konfiguracji systemu.
Opis analityczny na grupie środków trwałych
Sposób definiowania opisu analitycznego na grupie środków trwałych jest podobny do sposobu definiowania opisu analitycznego zastosowanego na dokumentach, z tą różnicą iż w tym przypadku użytkownik określa wyłącznie wartość procentową kwoty.
W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.
W przypadku przypisania do obiektu Środki trwałe wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu obiektu- kontrola dopuszczalnych kombinacji nie jest wykonywana.
W sytuacji, gdy do danej grupy środków trwałych zostały zdefiniowane podgrupy, po dokonaniu zmiany opisu analitycznego na grupie środków trwałych użytkownik może zaktualizować opis analityczny również na jej podgrupach, poprzez wybranie parametru Aktualizuj wzorce. Po zaznaczeniu danego parametru, system umożliwia wybór jednej z trzech opcji:
Zmienione pola – warunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła jednak tylko tych podgrup, których opis analityczny był zgodny z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
Zmienione pola – bezwarunkowa; opis analityczny zostanie zaktualizowany zgodnie ze zmianą na wzorcu. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich podgrup, bez względu na zgodność ich opisu analitycznego z pierwotną definicją opisu analitycznego na wzorcu.
Wszystkie pola – bezwarunkowa; zaktualizowane zostaną wszystkie pola na podgrupach zgodnie ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. pole kod, nazwa).
Na nowo dodanych podgrupach środków trwałych opis analityczny jest automatycznie uzupełniany na podstawie definicji opisu analitycznego grupy nadrzędnej.
Działanie parametru Aktualizuj elementy jest analogiczne jak parametru Aktualizuj wzorce z tą różnicą, iż odnosi się do aktualizacji opisu analitycznego na kartach środków trwałych.
W strukturze wielofirmowej opis analityczny wprowadzony na kartę środka trwałego zapisywany jest na poziomie danej firmy. Podczas edycji karty środka trwałego wyświetlany jest opis analityczny wprowadzony w firmie, w której obecnie zalogowany jest operator. Analogicznie zmiany dokonywane w zakresie opisu analitycznego środka trwałego zapisywane są dla firmy bieżącej.
Po zdefiniowaniu opisu analitycznego na karcie środka trwałego może zostać on następnie przeniesiony na dokumenty środków trwałych, na których wybrano dany środek trwały.
Dodawanie opisu analitycznego na dokumentach
Prawidłowo zdefiniowane wymiary i opis analityczny zwiększają możliwości przeprowadzania analiz wyników przedsiębiorstwa. Opis analityczny definiowany jest na zakładce Opis analityczny, która znajduje się zarówno na dokumentach modułu handlowo-magazynowego jak i księgowego.
Uwaga
W przypadku struktury wielofirmowej w firmie głównej wyświetlane są wszystkie dokumenty firm podrzędnych, użytkownik nie ma jednak możliwości z poziomu firmy głównej modyfikacji opisu analitycznego takich dokumentów.
Aby dodać nowy rekord opisu analitycznego, należy kliknąć przycisk [Dodaj rekord], z menu głównego, z grupy przycisków Opis analityczny. W celu usunięcia rekordu należy zaznaczyć go w tabeli i nacisnąć przycisk [Usuń rekord], w grupie Opis analityczny. Użytkownik ma także możliwość skopiowania istniejącej pozycji opisu analitycznego poprzez jej zaznaczenie, a następnie wybranie przycisku [Kopiuj] z grupy przycisków Opis analityczny. Zostanie wtedy utworzony nowy rekord o wartości dopełniającej do 100%.
W związku z możliwością określenia właściciela na formularzu elementów wymiarów analitycznych, na liście wartości wymiarów analitycznych wyświetlane są wyłącznie elementy, dla których jako właściciela wskazano firmę, w kontekście której zalogowany jest operator lub wartość Wszystkie.
Dodatkowo podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie lub obiekcie obok nazwy elementu wymiaru analitycznego wyświetlany jest jego opis. Jest to szczególnie przydatne podczas wskazywania elementów wymiarów analitycznych zdefiniowanych poprzez materializację podwymiaru typu Z planu kont, gdzie w polu Opis na elemencie wymiaru wyświetlana jest nazwa konta księgowego przypiętego do danego elementu.
Użytkownik ma także możliwość wprowadzenia opisu dla elementu opisu analitycznego, w kolumnie Opis pozycji, znajdującej się na liście kolumn dodatkowych.
Oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na artykule, karcie kontrahenta, koncie księgowym czy też dokumencie źródłowym. W związku z tym, po wypełnieniu opisu analitycznego na dokumencie, w kolumnie Źródło, znajdującej się na liście kolumn dodatkowych, zapisywana jest informacja na temat sposobu dodania danej linii opisu analitycznego:
Ręczny - linia opisu analitycznego dodana „ręcznie” bezpośrednio na dokumencie
Modyfikacja- linia opisu analitycznego zmodyfikowana przez użytkownika
Słownik - linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na karcie artykułu kontrahenta lub środka trwałego
Konto - linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na koncie księgowym
Dokument - linia opisu analitycznego wygenerowana na podstawie linii opisu analitycznego na dokumencie źródłowym
Opis analityczny zapisywany jest wraz z zapisem całego dokumentu, do tego momentu przyciski [Zapisz] oraz [Zatwierdź] z grupy Opis analityczny są nieaktywne. Dopiero, gdy zapis dokumentu nie jest możliwy (dokumenty zatwierdzone lub zaksięgowane), użytkownik może zapisać lub zatwierdzić sam opis analityczny.
Uwaga
Jeśli opis analityczny jest zatwierdzony użytkownik nie ma możliwości jego modyfikacji.
Przy zapisie opisu analitycznego system sprawdza jego poprawność. Opis jest poprawny, gdy opisywana kwota jest opisana w 100 %.
System umożliwia wykonanie opisu analitycznego pozycji o zerowych wartościach, dzięki temu na przykład artykuł będący usługą, którego wartość zakupu jest równa 0 może zostać opisany analitycznie na poziomie subpozycji lub też możliwe jest wypełnienie pozycji opisu analitycznego, dotyczącej elementu o zerowej wartości (wartość netto elementu jest równa zero). Możliwość ta uzależniona jest od zaznaczenia w konfiguracji systemu parametru Pozwalaj na opis pozycji o zerowych wartościach, który został opisany w artykule Konfiguracja parametrów z obszaru księgowości.
Przykład
Mamy zatwierdzoną fakturę zakupu z pozycjami:
Numer pozycji
Artykuł
Kwota
1
Bluza z kapturem
5,00
2
Spodnie jeans
16,00
3
T-shirt
9,00
4
Trampki
28,00
Do faktury zakupu mamy przypisane dwa wymiary: Centrum i Lokalizacja.
Opis analityczny może być zdefiniowany na kilka sposobów:
1. Poprzez użycie wzorca opisu – definiujemy jeden wzorzec, który opisuje wszystkie pozycje dokumentu. Opis wygląda następująco:
Typ pozycji
Centrum
Lokalizacja
Procent
Wartość
dokument
Centrum1
Wrocław
100
58,00
Wybranie wartości <dokument> w kolumnie Typ pozycji oznacza utworzenie wzorca opisu przypisywanego do każdej pozycji dokumentu. Oznacza to, że do każdej z czterech pozycji na dokumencie zostanie przypisane Centrum1 jako Centrum i Wrocław jako Lokalizacja.
2. Poprzez opisanie analitycznie każdej pozycji dokumentu:
Typ pozycji
Centrum
Lokalizacja
Procent
Wartość
1
Centrum3
Warszawa
100
5,00
2
Centrum2
Kraków
100
16,00
3
Centrum3
Warszawa
100
9,00
4
Centrum1
Wrocław
100
28,00
Każda z pozycji ma przypisany swój własny opis analityczny.
3. Poprzez połączenie opisu analitycznego pozycji z wzorcem opisu:
Typ pozycji
Centrum
Lokalizacja
Procent
Wartość
2
Centrum2
Kraków
100
16,00
4
Centrum1
Wrocław
100
28,00
dokument
Centrum3
Warszawa
100
14,00
Pozycje 2 i 4 dokumentu zostaną opisane zdefiniowanym dla nich opisem analitycznym. Pozostałe pozycje (1 i 3) zostaną opisane przy użyciu wzorca <dokument>.
4. Poprzez rozbicie procentowe pozycji lub wzorca (możliwe do zastosowania we wszystkich powyższych przypadkach):
Typ pozycji
Centrum
Lokalizacja
Procent
Wartość
2
Centrum2
Kraków
40
6,40
2
Centrum4
Kraków
60
9,60
4
Centrum1
Wrocław
100
28,00
dokument
Centrum3
Warszawa
50
7,00
dokument
Centrum1
Wrocław
50
7,00
W powyższym przykładzie 40% towaru z pozycji 2 zostanie przypisane do Centrum2, a pozostałe 60% do Centrum4. W przypadku pozycji opisanych przy pomocy wzorca – każda z nich zostanie rozbita na dwa opisy, tzn. 50% pozycji 1 i 50% pozycji 3 zostanie przypisanych do Centrum3, a pozostałe 50% z obu pozycji – do Centrum1.
5. Poprzez uwzględnienie subelementów:
Na potrzeby przykładu załóżmy, że pozycja 2 na fakturze ma dwa subelementy:
Typ pozycji
Numer subelementu
Artykuł
Kwota
1
1
Bluza z kapturem
5,00
2
1
Spodnie jeans (cecha: czarne)
8,00
2
2
Spodnie jeans (cecha: niebieskie)
8,00
3
1
T-shirt
9,00
4
1
Trampki
28,00
Jeśli użytkownik zdefiniuje dla tego przykładu opis taki jak w punkcie 4, gdzie opis analityczny został określony dla całej pozycji 2, wtedy każdy z subelementów odziedziczy opis tej pozycji, tzn. każdy z nich zostanie rozbity procentowo w stosunku 40/60.
Typ pozycji
Centrum
Lokalizacja
Procent
Wartość
2.1
Centrum2
Kraków
40
3,20
2.1
Centrum4
Kraków
60
4,80
2
Centrum2
Kraków
100
8,00
4
Centrum1
Wrocław
100
28,00
dokument
Centrum3
Warszawa
50
7,00
dokument
Centrum1
Wrocław
50
7,00
W powyższym przykładzie pierwszy subelement pozycji 2 zostanie rozbity procentowo, tzn. 40% subelementu zostanie przypisane do Centrum2, natomiast 60% do Centrum4. Dla drugiego subelementu nie został zdefiniowany żaden opis analityczny, więc dziedziczy on opis całej pozycji, tzn. zostanie przypisany w całości do Centrum2.
Typ pozycji
Centrum
Lokalizacja
Procent
Wartość
2.1
Centrum2
Kraków
40
3,20
2.1
Centrum4
Kraków
60
4,80
4
Centrum1
Wrocław
100
28,00
dokument
Centrum3
Warszawa
50
7,00
dokument
Centrum1
Wrocław
50
7,00
W tym przypadku pierwszy subelement pozycji 2 zostanie rozbity tak, jak poprzednio: 40% subelementu zostanie przypisane do Centrum2, natomiast 60% do Centrum4. Dla drugiego subelementu nie został zdefiniowany żaden opis analityczny, nie został on także zdefiniowany dla pozycji, więc odziedziczy on opis z całego dokumentu: 50% zostanie przypisane do Centrum3 w Warszawie a 50% do Centrum1 we Wrocławiu.
W przypadku przypisania do typu dokumentu wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu - kontrola nie jest wykonywana.
Przykład
Do definicji faktury zakupu przypisano poniżej przedstawiony wzorzec powiązań.
Zdefiniowany wzorzec powiązań
Wymiary analityczne przypisane na definicji dokumentu są zgodne z wymiarami analitycznymi przyporządkowanymi do danego wzorca powiązań.
Podczas dokonywania opisu analitycznego na dokumencie, użytkownik może wybrać w poszczególnych wymiarach tylko te wartości, które zostały określone jako dostępne w danej kombinacji.
Dokonywanie opisu analitycznego z wykorzystaniem wzorca powiązań
Przykładowo wybierając wartość wymiaru Kategoria finansowa na liście wyświetlane są wyłącznie koszty przypisane do samochodu Kia KR 3098 w lokalizacji Kraków w Dziale sprzedaży. Dodatkowo koszt ustawiony jako domyślny w danym wymiarze jest oznaczony pogrubioną czcionką i wyświetlany jako pierwszy na liście elementów.
W przypadku dokumentów zaksięgowanych zmiana opisu analitycznego uzależniona jest od zaznaczenia z poziomu System → Konfiguracja → zakładka Księgowość parametru Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach. Dany parametr jest domyślnie odznaczony. Użytkownik ma możliwość jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy w systemie.
Jeśli parametr jest odznaczony, użytkownik nie ma możliwości edycji opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach (dezaktywowane są ikony, związane z dokonywaniem opisu analitycznego). Modyfikacja opisu analitycznego na dokumentach predekretowanych przy danych ustawieniach jest możliwa.
Z kolei jeśli opisywany parametr jest włączony, użytkownik ma możliwość zmiany opisu analitycznego na zaksięgowanych oraz predekretowanych dokumentach. W tym przypadku przy wyborze zakładki Opis analityczny system wyświetla w zależności od stanu dokumentu odpowiednią informację „Modyfikacja opisu analitycznego może wymagać ponownego zaksięgowania\predekretowania dokumentu”. Dodatkowo przy próbie dodania lub usunięcia rekordów opisu analitycznego, wyświetlany jest w zależności od stanu dokumentu właściwy komunikat „Dokument został zaksięgowany\predekretowany. Czy na pewno chcesz dokonać zmian w opisie analitycznym?” Po zmianie opisu analitycznego na dokumencie źródłowym użytkownik może zaktualizować opis analityczny na zapisie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg dokumentu].
Uwaga
Modyfikacje związane z dodaniem\usunięciem nowej linii czy też modyfikacji wymiaru wpływającej na sposób księgowania powinny być powiązane z ponownym zaksięgowaniem\predekretacją dokumentu.
Przykład
Do systemu wprowadzono fakturę VAT zakupu z poniżej przedstawionym opisem analitycznym.
Opis analityczny zdefiniowany na FZV
Wprowadzoną fakturę zaksięgowano w oparciu o opis analityczny.
Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego (do dokumentu PK przypisane zostały wymiary analityczne zgodne z wymiarami przypisanymi do FZV).
Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniony wg dokumentu źródłowego
Następnie zmodyfikowano opis analityczny na dokumencie źródłowym (zaznaczony parametr Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanych dokumentach).
Modyfikacja opisu analitycznego na zaksięgowanym dokumencie
Ponieważ zmieniono wartość wymiaru Lokalizacja, w oparciu o który dokonywane jest księgowanie, wymagane jest ponowne zaksięgowanie dokumentu (inne konto księgowe przypisane do zmienionej wartości). W przypadku dokumentu predekretowanego, wymagana jest jego ponowna predekretacja, poprzez ponowne uruchomienie predekretacji i wybór opcji [Zmień schemat księgowy].
Po ponownym zaksięgowaniu dokumentu opis analityczny na zapisie księgowym wypełniono według dokumentu źródłowego.
Aktualizacja opisu analitycznego na zapisie księgowym po zmianie opisu na dokumencie źródłowym
Kwota netto dokumentu FZV jest zaksięgowana zgodnie z opisem analitycznym dokumentu.
Opis analityczny na dokumentach handlowych i magazynowych
Na dokumentach handlowych oraz magazynowych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, użytkownik może dodatkowo za pomocą opcji [Wypełnij] wykonać opis analityczny na podstawie opisu analitycznego karty artykułu oraz karty kontrahenta wskazanego na dokumencie.
Po wybraniu opcji [Wypełnij] zostaną automatycznie wygenerowane linie opisu analitycznego zgodnie z następującymi zasadami:
Jeśli na karcie artykułu wypełniono opis analityczny, system pobiera opis analityczny z karty artykułu
Jeśli oprócz opisu analitycznego na karcie artykułu został wprowadzony również opis analityczny na karcie kontrahenta, system dokonuje dodatkowego podziału linii opisu analitycznego zgodnie z danymi zapisanymi na karcie kontrahenta
W sytuacji, gdy na karcie artykułu i kontrahenta wykorzystywane są takie same wymiary, w dodatkowym rozbiciu opisu analitycznego w oparciu o dane na karcie kontrahenta uwzględniane są tylko te wymiary, które nie występują na karcie artykułu
Jeśli opis analityczny został wprowadzony wyłącznie na karcie kontrahenta, system wypełnia linie opisu analitycznego na dokumencie zgodnie z opisem analitycznym na karcie kontrahenta
Linie z określonymi wartościami wymiarów tworzone są na poziomie elementów, nawet jeśli na karcie artykułów nie wprowadzono opisu analitycznego
Wpisy tworzone są niezależnie od przypisania danych wymiarów do dokumentu, na którym wykonujemy opis analityczny. W przypadku braku ich przypisania do danego typu dokumentu, na opis analityczny przenoszone są jedynie poszczególne pozycje wraz z wartością procentową i kwotową. W celu widoczności wszystkich wymiarów użytych na karcie artykułu oraz karcie kontrahenta, należy przypisać je również do typu dokumentu, na którym wykonywany jest opis analityczny.
W polu Komentarz do opisu analitycznego zapisywana jest informacja o automatycznym opisie dokumentu
Użycie opcji [Wypełnij] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na dokumencie opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”
Przykład
Na karcie artykułu wprowadzono następujący opis analityczny:
Opis analityczny na karcie artykułu
Na karcie kontrahenta wprowadzono opis analityczny jak niżej:
Opis analityczny na karcie kontrahenta
W systemie zaewidencjonowano fakturę zakupu dokumentującą transakcję związaną z artykułem i kontrahentem, na kartach których wprowadzono powyżej przedstawione opisy analityczne.
Po wybraniu opcji [Wypełnij] na dokumencie FZ, linie opisu analitycznego zostaną automatycznie uzupełnione zgodnie z opisem analitycznym wprowadzonym na karcie artykułu oraz kontrahenta.
Opis analityczny na dokumencie handlowym
System umożliwia również wykorzystanie procesu BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty.
Opis analityczny na dokumentach środków trwałych
Na elemencie środka trwałego należy określić tor amortyzacji, dla którego opis analityczny ma być tworzony. Domyślnie tory amortyzacji uzupełniane są na podstawie karty środka trwałego. Na dokumentach środków trwałych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego bezpośrednio na dokumencie, użytkownik może dodatkowo za pomocą opcji [Wypełnij] opisać analitycznie dokument na podstawie opisu analitycznego środka trwałego wskazanego na dokumencie.
Po wybraniu opcji [Wypełnij] zostaną automatycznie wygenerowane linie opisu analitycznego zgodnie z następującymi zasadami:
Jeśli na karcie środka trwałego wypełniono opis analityczny, system pobiera opis analityczny z jego karty
W sekcji Komentarz do opisu analitycznego dokumentu zapisywana jest informacja o automatycznym opisie dokumentu
Użycie opcji [Wypełnij] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na dokumencie opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”.Opis analityczny na dokumencie amortyzacji
Opis analityczny na nocie memoriałowej
Analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego na nocie memoriałowej możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji.
Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie „ręcznie” oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym.
Opis analityczny na nocie memoriałowej
Uwaga
Opisowi analitycznemu podlegają kwoty wprowadzone na wszystkie konta księgowe, w tym pozabilansowe.
W przypadku przypisania do definicji noty memoriałowej wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.
Wypełnianie opisu analitycznego na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych.
Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na nocie memoriałowej w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.
Analogicznie jak dla zapisu księgowego poprawność opisu analitycznego na notach memoriałowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.
Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:
Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.
Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.
Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia
System umożliwia również wprowadzanie opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia oraz jego korektę, dotyczy to zarówno bilansu otwarcia dodawanego za pomocą przycisku [Dodaj] jak i generowanego na podstawie bilansu otwarcia z poprzedniego okresu obrachunkowego.
Użytkownik ma możliwość dodania opisu analitycznego „ręcznie” bezpośrednio na dokumencie oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym, analogicznie jak w przypadku zapisów księgowych.
Uwaga
Opisowi analitycznemu podlegają kwoty wprowadzone na wszystkie konta księgowe, w tym pozabilansowe.
Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia może być wykonywany na poziomie nagłówka dokumentu, jego elementu (pozycji) lub na poziomie danej kwoty.
Uwaga
Użytkownik może opisać jeden z elementów na poziomie elementu, a inny na poziomie jego kwot. Nie ma natomiast możliwości wprowadzenia opisu analitycznego na poziomie elementu, jeśli została opisana analitycznie przynajmniej jedna z jego kwot.
Opis analityczny na dokumencie bilansu otwarcia
W przypadku przypisania do definicji dokumentu BO wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.
Wypełnianie opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia na podstawie opisu określonego na koncie księgowym możliwe jest poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku analogiczne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie konta księgowego na zapisach księgowych.
Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.
Analogicznie jak dla zapisów księgowych poprawność opisu analitycznego na dokumencie bilansu otwarcia jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu, parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.
Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:
Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.
Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.
Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety, wg następujących zasad:
Opis dokonany na poziomie nagłówka BO zapisywany jest na poziomie nagłówka PK
Opis dokonany na poziomie elementu BO zapisywany jest na poziomie elementu PK
Opis dokonany na poziomie kwoty BO zapisywany jest na poziomie elementu PK
Po automatycznym wypełnieniu opisu analitycznego na zapisie księgowym w polu Opis wyświetlana jest wartość „Automatyczny opis dokumentu”.
Podczas modyfikacji elementów\kwot dokumentu BO lub jego opisu analitycznego, system informuje użytkownika o automatycznej aktualizacji opisu analitycznego na powiązanym z nim zapisie księgowym.
Opis analityczny wygenerowany automatycznie na zapisie księgowym na podstawie opisu wprowadzonego na dokumencie BO może być modyfikowany przez użytkownika.
Opis analityczny na zapisie księgowym
W przypadku dokumentów księgowych oprócz możliwości „ręcznego” wprowadzania opisu analitycznego, system umożliwia również wykonywanie opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego oraz opisu analitycznego wprowadzonego na koncie księgowym.
Tak jak w przypadku dokumentów handlowych użytkownik może również uruchomić proces BPM Automatyczne wypełnianie opisu analitycznego na dokumentach, pozwalającego na automatyczne dodawanie opisu analitycznego na dokumenty.
W przypadku zapisów księgowych dokonanie opisu analitycznego możliwe jest zarówno dla całego dokumentu jak i jego poszczególnych pozycji.
Użytkownik może wykonać opis analityczny bezpośrednio na dokumencie „ręcznie” oraz na podstawie opisu analitycznego wprowadzonego na dokumencie źródłowym lub wzorca na koncie księgowym.
Po wprowadzeniu opisu analitycznego na dokument bilansu otwarcia jest on automatycznie przenoszony na powiązane z nim dekrety.
Opis analityczny na zapisie księgowym
Uwaga
Opisowi analitycznemu podlegają kwoty wprowadzone na wszystkie konta księgowe, w tym pozabilansowe.
W przypadku przypisania do definicji zapisu księgowego lub jego storna wzorca powiązań, lista elementów poszczególnych wymiarów będzie ograniczona do elementów dopuszczalnych dla danej kombinacji wartości wymiarów analitycznych. Ograniczenie to odbywa się wyłącznie podczas wskazywania elementu wymiaru. Dla już istniejących rekordów, podczas edycji lub zapisu dokumentu- kontrola nie jest wykonywana.
W systemie Comarch ERP Altum zapisywane są powiązania między elementami dokumentów a dekretami powstałymi po ich zaksięgowaniu. Dzięki zapisywanym powiązaniom system umożliwia wypełnianie opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie opisu dokumentu źródłowego.
W celu dokonania opisu analitycznego na podstawie opisu dokumentu źródłowego, należy z grupy przycisków Opis analityczny wybrać opcję [Wypełnij wg dokumentu].
Jeśli dokument źródłowy nie posiada opisu analitycznego zostaną dodane linie opisu dla każdej pozycji zapisu księgowego z nieokreślonymi wartościami wymiarów. Natomiast jeśli użytkownik dodał opis analityczny na dokumencie źródłowym, zostanie on odpowiednio wczytany na zapis księgowy.
Uwaga
Wpisy tworzone są niezależnie od przypisania danych wymiarów do zapisu księgowego. W przypadku braku ich przypisania do dokumentu PK/STR, na opis analityczny przenoszone są wszystkie pozycje, ale dla wymiarów nie przypisanych do dokumentu PK/STR widoczna jest jedynie wartość procentowa i kwotowa.
Przykład
Dla FZV zdefiniowano wykorzystanie trzech wymiarów: Centrum, Lokalizacja, Kategoria finansowa.
W definicji PK występuje tylko jeden wymiar Centrum.
Podczas generowania opisu analitycznego na dokumencie PK na podstawie dokumentu źródłowego zostanie on wykonany z dokładnością do wymiarów: Centrum, Lokalizacja, Kategoria finansowa, mimo że kolumny za nie odpowiadające nie będą widoczne na dokumencie.
Po właściwej konfiguracji tj. przypisaniu kompletu również w definicji dokumentu PK nastąpi wyświetlenie kolumn i wartości w kolumnach Lokalizacja i Kategoria finansowa.
Uwaga
Aby na zapisie księgowym kwota netto dokumentu była opisana analitycznie zgodnie z opisem analitycznym dokumentu źródłowego należy ją zaksięgować w oparciu o opis analityczny (na pozycji schematu księgowego w polu Element obliczany dla wybrana jest wartość Opis analityczny).
Przykład
Zarejestrowana została faktura sprzedaży z dwoma pozycjami:
Towar 1, kwota netto: 100 PLN
Towar 2, kwota netto: 40 PLN
Opis analityczny na dokumencie FS jest następujący:
Opis analityczny zdefiniowany na FS
Wartość netto faktury została zaksięgowana w oparciu o opis analityczny. Dodatkowo na schemacie księgowym zaznaczono parametr Scalaj dekrety.
Po zaksięgowaniu dokumentu, zostały utworzone następujące dekrety:
Zapis księgowy utworzony po zaksięgowaniu FS w oparciu o opis analityczny
Po wyborze na zakładce Opis analityczny opcji [Wypełnij wg dokumentu], na zapisie księgowym powstały następujące linie:
Opis analityczny za zapisie księgowym zgodny z opisem dodanym na FS
Użycie opcji [Wypełnij wg dokumentu] każdorazowo powoduje aktualizację istniejącego na zapisie księgowym opisu analitycznego. Przed zastąpieniem istniejących wartości nowymi, system wyświetla następujący komunikat „Istniejące elementy zostaną zastąpione nowymi wartościami. Czy kontynuować? Tak\Nie”
Użytkownik może również dokonać opisu analitycznego na zapisie księgowym na podstawie domyślnych wartości opisu analitycznego określonego na koncie księgowym, poprzez wybór opcji [Wypełnij wg konta]. Zasady tworzenia opisu analitycznego są w tym przypadku podobne do dokonywania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego.
Przykład
Konta księgowe mają następujące opisy:
Konto 501
Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Kraków 60%
Centrum: Dział produkcji, Lokalizacja: Wrocław 40%
Konto 507
Centrum: Dział sprzedaży, Lokalizacja: Kraków
Konta: 100, 411, 490
Opis analityczny nie został wprowadzony
Dodano następujący zapis księgowy:
Zapis księgowy ze wskazanymi kontami z opisem analitycznym
Po wyborze opcji [Wypełnij wg konta] na zapisie księgowym zostaną utworzone następujące linie:
Opis analityczny na zapisie księgowym wypełniony wg opisu na koncie księgowym
Zarówno w przypadku dokonania opisu analitycznego na podstawie dokumentu źródłowego jak i na podstawie wzorca opisu określonego na koncie księgowym na zapisie księgowym w polu Komentarz do opisu analitycznego zostanie wyświetlona wartość „Automatyczny opis dokumentu”.
Analogicznie jak dla noty memoriałowej poprawność opisu analitycznego na zapisach księgowych jest kontrolowana w zależności od zaznaczenia na definicji dokumentu PK/STR parametru Kontrola poprawności opisu analitycznego.
Przy włączonym parametrze system będzie kontrolował poprawność opisu analitycznego w następujący sposób:
Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany tylko po jednej stronie- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie danej strony (WN/Ma)
Jeżeli opis analityczny pozycji lub dokumentu jest dokonywany po obu stronach- kontrola kwoty opisu będzie odbywała się w obrębie każdej strony, oddzielnie dla strony WN i Ma.
Uwaga
W przypadku zapisów księgowych (polecenie księgowania i storno) możliwe jest zapisanie linii opisu analitycznego bez wskazania wartości wymiaru.
Jeżeli parametr Kontrola poprawności opisu analitycznego będzie wyłączony – kontrola poprawności nie będzie się odbywała.
Społeczność Comarch
Dzięki społeczności Comarch ERP rozwiązujemy problemy, dzielimy się pomysłami oraz informujemy o nowościach.
. W wyniku czego system przeprowadzi analogicznie działanie jak w przypadku zaznaczenia parametru Limit odliczenia podatku VAT na elemencie dokumentu.
Kwota podatku VAT niepodlegająca odliczeniu będzie uwzględniana w opisie analitycznym dokumentu.
Na liście rejestrów VAT system umożliwia odfiltrowanie dokumentów z limitem odliczenia podatku VAT poprzez zaznaczenie w filtrze parametru Limit odliczenia podatku VAT. Użytkownik może zdecydować, czy mają zostać wyświetlone wszystkie dokumenty z limitem odliczenia podatku VAT czy tylko z jego określoną wartością, np. limit odliczenia 50%.
