Podstawowa konfiguracja systemu w zakresie obszaru handlowego możliwa jest do przeprowadzenia z poziomu zakładki System  Konfiguracja  Handel.

Składa się ona z następujących obszarów:

• Parametry ogólne
• Kody kreskowe
• Okresy handlowe
• Artykuły
• Dokumenty
• Inwentaryzacja

Uwaga

Zalecane jest wykonanie powyższej konfiguracji przed rozpoczęciem pracy z systemem, ponieważ część parametrów jest blokowana do edycji po rozpoczęciu korzystania z funkcjonalności z nimi związanych. Informacje na temat poszczególnych sekcji konfiguracji oraz parametrów znajdują się w kolejnych artykułach kategorii Podstawowa konfiguracja.

Parametry dostępne są na zakładce Handel w menu System  Konfiguracja  Handel, opisanej w artykule Konfiguracja systemu - Zakładka Handel – Informacje ogólne.

W sekcji Parametry ogólne dostępne są następujące ustawienia:

• Domyślna metoda pobierania zasobów – decyduje o sposobie wyceny magazynu. W systemie dostępne są metody:
  • FIFO – First In First Out – pierwsze weszło, pierwsze wyszło. Rozchodowywane są w pierwszej kolejności zasoby z najwcześniejszej dostawy.
  • LIFO – Last In First Out – ostatnie weszło, pierwsze wyszło. Rozchodowywane są w pierwszej kolejności zasoby z dostawy przyjętej najpóźniej.
  • AVCO – Average Cost – metoda średniej ważonej; polega na księgowaniu przy wykorzystaniu średniej ważonej ceny nabycia

Uwaga

Zmiana metody kolejkowania zasobów jest możliwa do momentu dodania pierwszego artykułu do bazy danych. W przypadku metody FIFO/LIFO, po dodaniu artykułu użytkownik może dokonywać zmian w obrębie tych dwóch metod kolejkowania.

• Sposób kalkulacji marży – określa do jakiej wartości odnosi się kalkulacja. Parametr należy określić podczas pierwszej konfiguracji systemu, ponieważ po dodaniu pierwszej karty artykułu pole to staje się nieaktywne. Operator ma do wyboru opcje kalkulacji:
  • W stu – jako wartość odniesienia wykorzystywana jest cena sprzedaży
  • Od stu – jako wartość odniesienia wykorzystywana jest cena zakupu/nabycia; ten sposób kalkulacji określany jest również mianem „narzutu”
• Pilnowanie marży od ceny nabycia – po zaznaczeniu parametru marża pilnowana jest od ceny nabycia. W przypadku gdy parametr jest odznaczony, marża pilnowana jest od ceny zakupu.
• Pokazywanie nabywców/dostawców na odrębnych listach – zaznaczony parametr pozwala na wyświetlanie kontrahentów na dwóch osobnych listach. Podlega on edycji do momentu dodania grupy kontrahentów lub kontrahenta do systemu.
• Obsługa konsygnacji – po zaznaczeniu parametru istnieje możliwość obsługi w systemie procesu konsygnacji
• Naliczanie punktów dla każdej pozycji – parametr pozwala na określenie momentu, w którym mają być naliczane punkty lojalnościowe na karcie kontrahenta. W przypadku zaznaczenia parametru punkty są aktualizowane podczas dodawania/usuwania elementów na dokumentach. Odznaczony parametr determinuje naliczanie punktów dopiero po zatwierdzeniu dokumentu.
• Sprawdzanie różnic w stawkach VAT – zaznaczenie parametru uruchamia mechanizm weryfikacji stawki VAT podczas generowania dokumentów z ofert lub zamówień oraz podczas zatwierdzania dokumentów. Weryfikacja odbywa się tylko, jeśli na dokumencie źródłowym stawki VAT są ustawione na Krajowe. Jeśli przynajmniej jedna stawka VAT na pozycji dokumentu generowanego jest różna od stawki zdefiniowanej na karcie artykułu tej pozycji, system wyświetli stosowny komunikat.
• Obsługa reklamacji według wzorców – zaznaczenie parametru pozwala na wykorzystanie funkcjonalności wzorców, które automatyzują prace użytkowników podczas obsługi reklamacji. Po jego zaznaczeniu z poziomu Konfiguracja  (Handel/Magazyn)  Wzorce obsługi reklamacji dostępna jest lista wzorców obsługi reklamacji wraz z funkcjami niezbędnymi do jej obsługi.
• Fiskalizacja faktur – zaznaczenie parametru pozwala na dokonywanie fiskalizacji faktur sprzedaży oraz faktur zaliczkowych sprzedaży. Aby fiskalizacja była możliwa, należy także zaznaczyć parametr Kierunek VAT: Od Brutto, na definicji dokumentów FS oraz FSL.
• Obsługa odwrotnego obciążenia – zaznaczenie parametru pozwala na obsługę odwrotnego obciążenia. Parametr można edytować do momentu zarejestrowania pierwszego dokumentu obsługującego odwrotne obciążenie.
• Blokada kontroli unikalności NIP kontrahentów – parametr umożliwia wyłączenie standardowej funkcji weryfikacji unikalności kontrahentów pod względem numeru NIP i wykorzystanie procesu BPM (Blokada kontroli unikalności NIP kontrahentów), który umożliwia bardziej restrykcyjną formę kontroli. Podczas zapisu karty kontrahenta proces weryfikuje, czy w bazie danych istnieje już kontrahent o numerze NIP wprowadzonym na edytowanej karcie. Użytkownik zostanie poinformowany na karcie jakiego kontrahenta podany NIP został już wskazany.

Parametry dostępne są na zakładce Handel w menu System  Konfiguracja  Handel, opisanej w artykule Konfiguracja systemu – Zakładka Handel – Informacje ogólne.

W sekcji Kody kreskowe dostępne są następujące parametry:

• Sprawdzanie unikalności kodów kreskowych artykułów – opcja pozwalająca na włączenie sprawdzania unikalności kodów kreskowych dla artykułów. Jeśli kod kreskowy już istnieje, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i zablokowana zostanie możliwość zapisu karty artykułu z powtórzonym kodem.
• Sprawdzanie unikalności kodów kreskowych opakowań – opcja pozwalająca na włączenie sprawdzania unikalności kodów kreskowych dla opakowań. Jeśli kod kreskowy zostanie zdublowany, system wyświetli odpowiedni komunikat. Użytkownik ma możliwość zdecydowania czy mogą powstać opakowania, które posiadają powtórzony kod kreskowy.

Parametry dostępne są na zakładce Handel w menu System  Konfiguracja  Handel, opisanej w artykule Konfiguracja systemu – Zakładka Handel – Informacje ogólne.

W sekcji Okresy handlowe dostępne są następujące parametry:

• Ogranicz ilość otwartych okresów handlowych – parametr pozwala określić maksymalną liczbę jednocześnie otwartych okresów handlowych
• Łączenie okresów handlowych z okresami obrachunkowymi – zaznaczenie tego parametru umożliwi automatyczne zamykanie okresu handlowego razem z zamknięciem okresu księgowego
• Blokada zatwierdzania dokumentów po niezamkniętym okresie – parametr uniemożliwia zatwierdzanie dokumentów poza zdefiniowanym okresem handlowym. Blokada zatwierdzania dokumentów po niezamkniętym okresie dotyczy sytuacji:
  • gdy data wystawianego dokumentu zawiera się w otwartym okresie handlowym poprzedzonym innym otwartym okresem handlowym
  • gdy data wystawianego dokumentu wykracza poza zakres ostatniego otwartego okresu handlowego (jedynie dla zaznaczonego parametru Blokada wystawiania dokumentów poza okresem)

Ponadto, jeśli w konfiguracji dla zatwierdzanego typu dokumentu ustawiono automatyczne generowanie innego zatwierdzonego dokumentu, a data generowanego dokumentu spełnia jeden z dwóch powyższych warunków, to generowany dokument zostanie zapisany w stanie niezatwierdzonym.

• Blokada wystawienia dokumentów poza okresem – parametr kontroluje, podczas wystawiania dokumentu, z jaką z datą wystawienia/wpływu/ewidencji jest on dodawany. W przypadku gdy jest ona późniejsza niż data końca ostatniego otwartego okresu handlowego, system automatycznie zmieni datę wystawienia/ewidencji dokumentu na datę końca ostatniego otwartego okresu handlowego, wyświetlając przy tym odpowiedni komunikat.

Parametry dostępne są na zakładce Handel w menu System  Konfiguracja  Handel, opisanej w artykule Konfiguracja systemu – Zakładka Handel – Informacje ogólne.

W sekcji Artykuły znajdują się następujące parametry:

• Filtrowanie listy artykułów wg cennika dostawcy – zaznaczenie parametru determinuje domyślne filtrowanie listy artykułów na dokumentach przychodowych wg cennika dostawcy. Aby powiązać artykuły z kontrahentem należy do typu ceny i cennika zawierającego ten artykuł przypisać wybranego kontrahenta oraz dodać artykuły do cennika. Wtedy po otwarciu listy artykułów z poziomu wymienionych wyżej dokumentów w filtrze listy artykułów wskazany jest kontrahent z nagłówka dokumentu ustalony, jako Sprzedawca. Istnieje możliwość jego usunięcia poprzez użycie narzędzia gumki znajdującej się w filtrze obok pola z kontrahentem. Domyślnie parametr w systemie jest zaznaczony. Działanie cenników zostało szerzej opisane w kategorii Cenniki.
• Zaznaczaj ostatnio wybraną pozycję na liście artykułów w trybie do wyboru – zaznaczenie parametru powoduje zapamiętanie ostatnio wybranej pozycji na liście artykułów oraz na liście grup artykułów w przypadku listy otwieranej w trybie do wyboru (z poziomu dokumentu lub innego obiektu np. cennika).
• Obsługa kategorii zamiast typu na karcie artykułu – zaznaczony parametr powoduje, że na karcie artykułu widoczne jest wyłącznie pole Kategoria, natomiast jego odznaczenie sprawia, że widoczne jest zarówno pole Kategoria jak i Typ.
• Obsługa skupu – po jego zaznaczeniu, w systemie możliwa jest obsługa skupu.
• Obsługa nazwy fiskalnej – parametr jest domyślnie odznaczony. Po zmianie wartości parametru i zapisaniu ustawień możliwe będzie wysyłanie na drukarkę fiskalną nazwy fiskalnej zdefiniowanej na karcie artykułu.

Więcej informacji na temat funkcjonowania artykułów znajduje się w kategorii Artykuły.

Parametry dostępne są na zakładce Handel w menu System  Konfiguracja  Handel, opisanej w artykule Konfiguracja systemu – Zakładka Handel – Informacje ogólne.

W sekcji Dokumenty, dostępne następujące parametry:

• Pobieranie adresu kontrahenta podczas generowania dokumentów – z rozwijanej listy można wybrać sposób pobierania adresu:
  • aktualny adres kontrahenta
  • z dokumentu źródłowego podczas generowania dokumentów
• Sprawdzaj cenę początkową minimalną i maksymalną na dokumentach – jeżeli parametr jest zaznaczony, kontrola ceny początkowej minimalnej i maksymalnej zostanie włączona na dokumentach.
• Obsługa rezerwacji ilościowej na dokumentach magazynowych – parametr dostępny na bazach z metodą kolejkowania zasobów FIFO/LIFO. Po jego zaznaczeniu użytkownik ma możliwość obsługi rezerwacji ilościowych na dokumentach magazynowych. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru w dowolnym momencie pracy z systemem. Możliwość jego odznaczenia istnieje w przypadku, gdy w systemie dokument magazynowy (WZ, RW, MM-) nie tworzy rezerwacji ilościowej.
• Obsługa rezerwacji ilościowej – działanie tej opcji jest analogiczne do funkcjonowania parametru Obsługa rezerwacji ilościowej na dokumentach magazynowych, jednak jest ona przeznaczona dla baz danych z metodą kolejkowania zasobów AVCO. Więcej informacji na temat mechanizmu rezerwacji znajduje się w podkategorii Rezerwacje.
• Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych – jeżeli parametr jest zaznaczony, koszty dodatkowe zostaną uwzględnione na korektach ilościowych dokumentów przychodowych. Zaznaczony parametr powoduje także zwrot kosztów dodatkowych wraz ze zwracanym towarem, odznaczony pozostawia koszty dodatkowe.
• Oznacz kolorem elementy kompletu na dokumentach – zaznaczenie parametru umożliwi zmianę koloru dla kompletów z zaznaczonych parametrem Pobieraj składniki na dokument na dokumencie.
• Obsługa not debetowych\kredytowych – parametr decyduje czy noty kredytowe oraz debetowe są dostępne w systemie.

Parametry dostępne są na zakładce Handel w menu System  Konfiguracja  Handel, opisanej w artykule Konfiguracja systemu – Zakładka Handel – Informacje ogólne.

W sekcji Inwentaryzacja do wyboru są następujące opcje:

• Automatyczne generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych podczas zatwierdzania inwentaryzacji – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony po zatwierdzeniu inwentaryzacji automatycznie generowane są dokumenty różnicowe RW/WZ lub PW/PZ. Stan wygenerowanych dokumentów jest zależny od parametru Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych.
• Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych – jeżeli parametr jest zaznaczony dokumenty zostaną automatycznie zatwierdzone podczas ich generowania z inwentaryzacji.
• Inwentaryzacja – kontrola poprawności dokumentów – zaznaczenie parametru umożliwia wybór mechanizmu kontrolującego poprawność dokumentów inwentaryzacyjnych podczas:
  • zatwierdzania arkusza inwentaryzacyjnego
  • dodawania artykułu do arkusza inwentaryzacyjnego

Obsługa inwentaryzacji w systemie została opisana w podkategorii Inwentaryzacja.

W sekcji Handel/Magazyn dostępnej z poziomu menu Konfiguracja znajdują się obiekty związane z obsługą handlowo – magazynową systemu. Przed rozpoczęciem pracy z systemem zalecane jest ich zdefiniowanie, dzięki czemu użytkownik będzie miał możliwość wykorzystania na dokumencie m.in. cenników czy jednostek miar, które w znacznym stopniu skrócą czas wystawiana dokumentów.

Powyższe menu pozwala na konfigurację następujących obszarów:

• Typy cen - dostęp do konfiguracji typów cen (zarówno przychodowych jak i rozchodowych) niezbędnych do stworzenia cenników. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w podkategorii Typy cen.
• Cenniki - dostęp do konfiguracji cenników (zarówno przychodowych jak i rozchodowych), tworzonych w oparciu o jeden konkretny typ ceny. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w podkategorii Cenniki.
• Typy rabatów – predefiniowane typy, na bazie których użytkownik tworzy poszczególne rabaty w systemie. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Typy rabatów.
• Jednostki miary - umożliwiają definiowanie i przypisywanie jednostek artykułom zwiększając przejrzystość ich klasyfikacji oraz usprawniając zarządzanie artykułami. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Jednostki miary.
• Okresy operacji handlowych – funkcjonalność, dzięki której można zarządzać wystawianiem dokumentów handlowych, między innymi poprzez blokowanie ich wystawiania w określonych przedziałach czasu. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w podkategorii Okresy operacji handlowych.
• Akcje reklamacyjne – funkcjonalność oferuje możliwość definiowania akcji reklamacyjnych, które pozwalają na szybką obsługę reklamacji realizowaną poszczególnymi etapami. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Akcje reklamacyjne.
• Wzorce obsługi reklamacji – obszar ten przedstawia listę wzorców, które umożliwiają zdefiniowanie krok po kroku przebiegu procesu reklamacyjnego. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Wzorce obsługi reklamacji.
• Statusy opakowań – funkcjonalność umożliwia zarządzanie akcjami na opakowaniach i ich statusami, wykorzystywanymi na dokumentach zamówień zakupu, faktur zakupu, przyjęciach wewnętrznych i zewnętrznych oraz przesunięciach międzymagazynowych. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Definiowanie opakowań.
• Koszty dostaw - konfiguracja kosztów dostaw pozwala na ich zdefiniowanie i kalkulację. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Koszty dostaw.
• Kody wagowe - funkcjonalność kodów wagowych daje użytkownikowi możliwość definiowania struktury wagowego kodu kreskowego dla danego prefiksu. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Kody wagowe.
• Rodzaje bonów – funkcjonalność pozwalająca na definiowanie, usuwanie oraz podgląd rodzajów bonów utworzonych przez użytkownika. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Definiowanie rodzajów bonów.
• Typy inwentaryzacji POS – otwiera listę typów inwentaryzacji mających wpływ na sposób działania inwentaryzacji na POS oraz po stronie Comarch ERP Altum.

W sekcji Handel/Magazyn dostępnej z poziomu menu Konfiguracja znajduje się funkcjonalność związana z jednostkami miar umożliwiająca definiowanie jednostek dla artykułów, zwiększając przejrzystość ich klasyfikacji oraz usprawniając zarządzanie artykułami.

Domyślnie, każdy artykuł posiada jednostkę podstawową, w której prowadzona jest ewidencja towarów na magazynie. Jednocześnie użytkownik ma możliwość przypisania jednostek pomocniczych, które mogą zostać oznaczone jako domyślne dla danego typu dokumentów. Dzięki tej funkcjonalności firma może sprawnie rejestrować transakcje, w których np. artykuł sprzedawany jest w innej jednostce niż ta, w której jest magazynowany. Przypisanie jednostki pomocniczej oraz oznaczenie jej jako domyślnej dla danego typu dokumentu jest możliwe z poziomu karty artykułu na zakładce Ogólne, odpowiednio w sekcjach Jednostki oraz Domyślna dla.

Z poziomu listy jednostek użytkownik ma możliwość dezaktywowania jednostek, które nie są ustawione jako domyślne dla danego typu dokumentu. Jednostek m³ lub kg jako jednostek podstawowych dla typu Objętość oraz Masa nie można dezaktywować.

Z tego poziomu użytkownik ma także możliwość dodawania kolejnych jednostek. Po wybraniu przycisku [Dodaj] otwiera się formularz definicji jednostki.

Formularz zawiera następujące pola:

• Symbol – pole obligatoryjne pozwalające na wprowadzenie znaków służących do jednoznacznej identyfikacji jednostki
• Nazwa – pole obligatoryjne do wprowadzenia znaków szerzej opisujących dany obiekt
• Symbol EDI – pole umożliwiające nadanie jednostce symbolu EDI – platformy elektronicznej wymiany dokumentów. W pliku generowanym w wyniku eksportu faktury do EDI przesyłany jest symbol jednostki miary towaru, użyty na elemencie eksportowanej faktury.
• Typ – lista umożliwiająca wybór jednego z typów jednostki miary: Masa, Objętość, Inny
• Precyzja – ilość cyfr po przecinku z jaką jest przeliczana liczba
• Aktywna – parametr automatycznie zaznaczony podczas definiowania jednostki. Po jego odznaczeniu nie ma możliwości użycia jednostki w systemie.
• Przelicznik – stosunek ilości jednostki bazowej do ilości jednostki powiązanej

W sekcji Handel/Magazyn dostępnej z poziomu menu Konfiguracja dostępna jest funkcjonalność związana z kosztami dostaw pozwalająca na ich zdefiniowanie i kalkulację, co ułatwia pracę z uwzględnianiem takich kosztów w transakcjach.

Po wybraniu przycisku [Dodaj] otwarte zostaje okno kalkulacji kosztów dostaw, w którym należy ustalić nazwę oraz usługę, na której bazuje dany koszt dostawy. Do zdefiniowania są także sposoby dostawy oraz progi, dla których obowiązuje dana wartość.

Pola obligatoryjne znajdujące się w oknie kalkulacji kosztów dostawy:

• Nazwa – nazwa kalkulacji kosztu dostawy
• Usługa – usługa powiązana z daną kalkulacją kosztu dostawy, wybierana jest ona spośród artykułów o typie Usługa

Sekcja Sposoby dostawy pozwala na dodanie z listy rozwijalnej sposobu dostawy dla danej usługi. Wartości te pobierane są ze słownika uniwersalnego Sposoby dostawy. W zależności od zaznaczonego sposobu dostawy kontekstowo wyświetlane są powiązane z nim progi. Użytkownik dla poszczególnych progów powinien zdefiniować wartości w polach:

• Waga brutto do – oznacza wartość wagi brutto w kilogramach, do której obowiązuje dany próg
• Objętość do – oznacza objętość w m³, do której obowiązuje dany próg
• Wartość brutto – oznacza wartość brutto kosztu dostawy
• Gratis od wartości – oznacza wartość brutto zamówienia sprzedaży, od której koszt przesyłki będzie wynosił 0,00
• Waluta – pole pozwala na wybór waluty dostępnej w systemie w ramach firmy, do której zalogowany jest operator. Domyślnie ustawiona jest waluta systemowa firmy.

Jeżeli w kalkulacji znajduje się więcej niż jeden próg należy pamiętać, że pole Waga brutto do dla kolejnej pozycji musi być wyższe niż dla poprzedniej, pole Objętość do dla kolejnej pozycji musi być wyższe niż dla poprzedniej. Wartość brutto dla kolejnych progów musi być wprowadzona w tej samej walucie.

Jeżeli pierwszy wiersz zostanie zapisany z wartością 0,00 dla Waga brutto do albo Objętość do, to nie powinno być możliwości zmiany wartości 0,00 na inną w kolejnych wierszach odpowiednio dla Wagi brutto, czy też Objętość do. Istnieje możliwość zdefiniowania tych samych progów jeżeli Wartość brutto dla tych progów zostały określone w innych walutach. Do kalkulacji kosztu dostawy należy dodać przynajmniej jeden próg.

Kody wagowe to specjalny rodzaj kodów kreskowych, które mają zawarte w kodach wagę produktu, oznacza to, że część kodu kreskowego odpowiada za identyfikację towaru z kartoteki towarowej a druga część za wagę, jaka została zapisana w kodzie. Funkcjonalność kodów wagowych, w sekcji Handel/Magazyn dostępnej z poziomu menu Konfiguracja, daje użytkownikowi możliwość definiowania struktury kodu kreskowego wagowego dla danego prefiksu. Zdefiniowanie struktury kodu wagowego pozwala na odpowiednią interpretację danych zawartych w kodzie danego artykułu przez system.

Domyślnie zdefiniowane są kody wagowe w standardzie EAN-13 (GS1 Polska) o prefiksach 25, 27 oraz 29. Struktura dla tych kodów wygląda następująco:

PPAAAAVWW.WWWK

gdzie:

• P – prefiks kodu
• A – identyfikator artykułu
• V – cyfra kontrolna wagi/ceny
• W – waga w jednostkach całkowitych i dziesiętnych
• K – cyfra kontrolna kodu

Po wybraniu przycisku [Dodaj] zostanie otwarty formularz dodawania nowej struktury kodu wagowego z następującymi polami do uzupełnienia:

• Prefiks – pole pozwalające na określenie prefiksu dla kodu wagowego w zakresie od 20 do 29. Nie ma możliwości dodania dwóch kodów wagowych o takim samym prefiksie.
• Aktywny – parametr określający, czy dany kod wagowy może zostać użyty w systemie
• Standard – lista wyboru aktywnych wartości ze słownika uniwersalnego Standardy kodów wagowych oraz wartości Inny
• Długość rekordu – pole określające długość struktury kodu wagowego. Wartość pola pobierana jest ze słownika standardów kodów wagowych w zależności od wybranego standardu kodu. Dla wskazanego standardu Inny istnieje możliwość wpisania dowolnej liczby całkowitej.
• Rodzaj kodu – pole określające rodzaj kodu wagowego

Sekcja Elementy kodu pozwala na zdefiniowanie struktury kodu wagowego. Użytkownik może zdecydować, czy element ma występować w kodzie poprzez zaznaczenie/odznaczenie danego elementu.

W zależności od centrum/firmy wymagana może być różna konfiguracja dokumentów możliwa poprzez określenie sposobu ich działania na podstawie różnych parametrów, schematów numeracji czy ich dostępności w strukturze firmy.

Definiowanie dokumentów jest możliwe z poziomu:

• Zakładki Dokumenty pozwalającej na edycję typów dokumentów dostępnej z poziomu zakładki Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokumenty.
• Konfiguracja → Dokumenty → Typy. Jednakże, z poziomu edycji centrum struktury, użytkownik ma większe możliwości konfiguracji dokumentów.

Konfiguracja z poziomu firmy umożliwia dodatkowo zarządzanie dostępnością serii, magazynów, rejestrów VAT oraz widocznością dokumentów, w kontekście danego centrum.

Zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne zawarte są podstawowe informacje o typie dokumentu oraz dodatkowe parametry dotyczące konfiguracji dokumentu w ramach danego centrum/firmy.

W zależności od typu dokumentu zakładka zawiera następujące parametry z podziałem na sekcje:

Parametry

• Kod – kod symbolizujący skróconą nazwę typu dokumentu
• Nazwa – pełna nazwa typu dokumentu
• Grupa – grupa do jakiej należy dany typ dokumentu
• Uwzględniaj w okresie operacji handlowych – decyduje czy dany typ dokumentu ma podlegać weryfikacji w kontekście okresów handlowych
• Wymagaj wskazania przyczyny anulowania – określa czy podczas anulowania dokumentu jest wymagane podanie przyczyny takiej operacji
• Oddzielny bilans dla każdego dokumentu – parametr dostępny na definicji dokumentu BST, decyduje czy bilans będzie przedstawiał stany towarów z podziałem na magazyny

Pobieranie kursu waluty

• Typ kursu – określa jaki typ kursu waluty będzie pobierany na dokument
• Typ daty – decyduje o dacie, z której ma być pobierana wartość kursu waluty
• Liczba dni przed datą – za pomocą tego pola można skorygować Typ daty o określoną liczbę dni

Parametry elementu

• Precyzja ceny – określa z jaką precyzją miejsc po przecinku będą wyrażane ceny na dokumencie
• Kontrola: ilość x cena = wartość – parametr kontroluje czy wartości pozycji pokrywają się z iloczynem tej formuły
• Łącz pozycje z zamówień – przy zaznaczonym parametrze, pozycje dokumentów generowanych z zamówień będą agregowane jeśli występuje zgodność pozycji względem: kodu, nazwy, typu ceny i ceny, jednostki, stawki VAT, wartości cech, opakowania oraz pracownika
• Łącz pozycje z dokumentów magazynowych – zaznaczenie parametru skutkuje takim samym zachowaniem się systemu jak w przypadku parametru Łącz pozycje z zamówień, ale dotyczy generowania z dokumentów magazynowych
• Sprawdzaj wymagalność cech – mechanizm weryfikuje czy wskazanie cechy dla danej partii, która jest pozycją dokumentu, jest wymagane. Określenie wymagalności cech znajduje się również na karcie artykułu na zakładce Parametry.

Parametry dokumentu

• Potwierdzenie zapłaty – po zaznaczeniu parametru podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się okno potwierdzenia zapłaty, umożliwiające wygenerowanie operacji kasowo/bankowej
• Nierozliczone operacje – decyduje czy dokumenty danego typu będą wyświetlane na liście nierozliczonych operacji
• Automatycznie generuj dokument magazynowy w stanie – określa czy i w jakim stanie zostanie wygenerowany dokument magazynowy podczas zatwierdzania dokumentu handlowego
• Data wydania z dokumentu magazynowego – parametr definiuje datę, która ma być domyślnie datą sprzedaży na dokumencie handlowym
• Data sprzedaży z wielu paragonów – w przypadku generowania FS z wielu PAR, parametr ten decyduje jaka data ma być przyjmowana jako data sprzedaży
• Automatycznie generuj faktury VAT w stanie – określa w jakim stanie ma być generowana faktura VAT do FS/FSL oraz FZ/FZL
• Generuj faktury VAT do faktur z paragonów w rejestrze VAT – pozwala na wskazanie rejestru VAT, z którym mają być powiązane takie faktury
• Dozwolona ujemna wartość faktury końcowej – zaznaczenie pozwala na odliczenie faktur zaliczkowych o wartości przewyższającej wartość pierwotnej faktury końcowej
• Metoda dzielenia kwoty odliczonej pomiędzy faktury zaliczkowe – określa czy kwota będzie dzielona według formuły FIFO lub LIFO
• Obsługa rabatów pakietowych – zaznaczenie umożliwia naliczanie rabatów pakietowych na dokumentach i zdecydowanie czy mają być one dodawane automatycznie podczas dodawania pozycji czy ręcznie
• Korygowanie pozycji na plus – po zaznaczeniu ilość na pozycji korekty może być większa niż ilość na pozycji na dokumencie źródłowym
• Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta – zaznaczenie parametru skutkuje generowaniem takiego dokumentu jeśli na FS/FZ określono skonto i płatnik spełnił jego warunki
• Kontrola marży minimalnej przy generowaniu dokumentów – przy zaznaczonym parametrze, podczas generowania dokumentów, system sprawdza czy zostały spełnione warunki marży minimalnej
• Rezerwuj zasoby - podczas dodawania lub zwiększania ilości artykułu na dokumencie system domyślnie utworzy rezerwacje na wskazaną ilość blokując do sprzedaży towar z określonej dostawy
• Rezerwuj ilości - podczas dodawania artykułu na dokument system utworzy rezerwacje na wskazaną ilość nie blokując do sprzedaży towaru z określonej dostawy
• Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia – umożliwia wyłączenie pozycji, zachowując ich oryginalną wartość lub aktualizując wartość pozycji i nagłówka
• Modyfikacja pozycji zatwierdzonego zamówienia – jeśli parametr jest zaznaczony, to na zamówieniach W realizacji oraz Zatwierdzonych można dodawać, usuwać oraz edytować pozycje

Sposób naliczania VAT

• Kierunek VAT – określa sposób naliczania VAT-u, który może być wyliczony od cen netto lub brutto lub w oparciu o status kontrahenta.
• Agregacja VAT - określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT, może to być suma VAT pozycji lub VAT od sumy wartości

Pozostałe

• Koszty dodatkowe: algorytm – pozwala na wybór sposobu podziału kosztów dodatkowych dla pozycji na dokumencie
• Kontrola limitu kredytowego przy zatwierdzaniu dokumentu – parametr decyduje w jaki sposób ma się zachować system gdy limit kredytowy kontrahenta zostanie przekroczony
• Korygowanie pozycji rabatów pakietowych – pozwala zdecydować czy system ma zezwalać, ostrzegać czy blokować korekty pozycji należących do pakietu
• Minimalny wymagany okres retencji – parametr pozwala zdefiniować okres, przez który dane osobowe będą przechowywane

Zakładka Diagram

Na tej zakładce prezentowany jest schemat graficzny możliwych do uzyskania stanów dokumentów. Z tego poziomu istnieje możliwość:

• zarządzania kolorem dokumentu w zależności od jego stanu. W celu edycji stanu należy zaznaczyć dany stan (prostokąt) na diagramie i wybrać opcję [Edytuj] z menu Stany.
• edycji uprawnień dokumentu - pozwala na określenie praw przysługujących danej grupie użytkowników do wykonania konkretnych operacji na danym typie dokumentu. W celu edycji uprawnień należy zaznaczyć dane uprawnienie (strzałkę) na diagramie i wybrać opcję [Edytuj] z menu Uprawnienia.

Zakładka Serie

Na zakładce Serie istnieje możliwość powiązania danej serii do typu dokumentu co spowoduje, że zostanie ona udostępniona do wykorzystania w numeratorze dokumentu.

Podczas wystawiania dokumentu, użytkownik będzie mógł wskazać serię z jaką ma zostać wystawiony dokument.

Zakładka Magazyny

Dla większości dokumentów handlowo-magazynowych dostępna jest zakładka Magazyny. Na tej zakładce użytkownik ma możliwość dołączania i odłączania istniejących w systemie magazynów do typu dokumentu. Odbywa się to odpowiednio za pomocą przycisków [Dołącz] oraz [Odłącz].

Ponadto na zakładce dostępne są również parametry:

• Operacje na jednym magazynie – jeżeli parametr jest zaznaczony, to podczas wystawiania dokumentów handlowych możliwe będzie pobranie zasobów z jednego magazynu. Wybrany magazyn będzie widniał na nagłówku dokumentu.
• Preferuj magazyn domyślny – po zaznaczeniu parametru, podczas dodawania pozycji na dokument, w pierwszej kolejności będą pobierane zasoby z magazynu domyślnego. Parametr ten ma wpływ jedynie na dokumenty handlowe, ponieważ operacje wykonywane na dokumentach magazynowych zawsze dotyczą tylko jednego magazynu.
• Blokada automatycznych rezerwacji – parametr domyślnie odznaczony, z możliwością zmiany jego wartości w dowolnym momencie pracy w systemie. Parametr:
  • nie może zostać zaznaczony, jeśli zaznaczony jest parametr Operacje na jednym magazynie
  • nie może zostać zaznaczony dla magazynu oznaczonego jako domyślny, przy jednoczesnym zaznaczeniu opcji Preferuj magazyn domyślny
  • nie może zostać zaznaczony dla wszystkich magazynów powiązanych z definicją dokumentu. Przynajmniej na jednym magazynie powinna istnieć możliwość tworzenia rezerwacji automatycznych.

Opis działania parametru znajduje się w artykule Blokada automatycznych rezerwacji.

Zakładka Widoczność

Na zakładce Widoczność użytkownik może zarządzać widocznością dokumentów danego typu między centrami.

Dokument wystawiony przez dane centrum:

• jest widoczny dla wszystkich centrów nadrzędnych w danej gałęzi struktury
• jest niewidoczny dla wszystkich centrów podrzędnych w danej gałęzi i równorzędnych wobec siebie

Zakładka Schematy numeracji

Zakładka umożliwia przypisanie wielu numeratorów do danego typu dokumentu oraz określania, który z nich będzie domyślny. Dla danego typu dokumentu może być tylko jeden domyślny schemat numeracji.

Za pomocą przycisku [Dodaj] z grupy przycisków Numerator użytkownik ma możliwość wskazania z listy schematu numeracji, który ma zostać dołączony do tego typu dokumentu. Dołączenie wybranego schematu jest możliwe tylko wtedy jeśli w menu Konfiguracja → Dokumenty → Typy, schemat jest przypisany do danego typu dokumentu.

Kolumna Numeracja wg daty pozwala na określenie daty przekazywanej do numeratora podpiętego do danego typu dokumentu. Możliwość edycji wartości w kolumnie dostępna jest wyłącznie z poziomu firmy głównej.

Zakładka Rejestry VAT

Z poziomu tej zakładki istnieje możliwość przypisania rejestrów VAT dla danego typu dokumentu. W celu dołączenia rejestrów VAT należy wybrać przycisk [Dołącz] a następnie wskazać dany rejestr VAT z listy dostępnych rejestrów. Aby odłączyć rejestr, należy zaznaczyć go na liście i wybrać przycisk [Odłącz].

Użytkownik może określić, który rejestr ma być domyślnym dla danego typu dokumentu poprzez oznaczenie parametru Domyślny.

Zakładka ta umożliwia nadawanie poszczególnym grupom operatorów uprawnień dotyczących wykonywania określonych czynności w poszczególnych obszarach systemu.

Jest ona dostępna w formie listy z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów Edycja wybranej grupy operatorów Inne uprawnienia.

Lista wyświetla nazwę oraz obszar uprawnienia. Parametr Aktywny wskazuje, czy uprawnienie jest przypisane do danej grupy operatorów.

W obszarze Handel/Magazyn znajdują się następujące uprawnienia:

• Tworzenie korekt ręcznych
• Modyfikacja elementów zatwierdzonego zamówienia
• Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia
• Modyfikacja limitów kredytowych
• Zmiana statusu dostawy
• Zmiana statusu płatności
• Zmiana przyczyny zwolnienia z podatku VAT na zatwierdzonym/zaksięgowanym dokumencie
• Inwentaryzacja – Zwalnianie rezerwacji
• Inwentaryzacja – Blokada artykułów
• Panel zmiany dostaw
• Zmiana dostawy na zatwierdzonym dokumencie
• Ręczna rezerwacja zasobów
• Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach
• Dostęp do rabatów z poziomu innego obiektu
• Ustalanie kosztu własnego sprzedaży
• Edycja adresu na dokumencie
• Blokada ceny końcowej jeśli cena początkowa jest równa 0
• Modyfikacja ceny początkowej
• Powtórna fiskalizacja dokumentów
• Generowanie naprawczych korekt kosztów
• Dostęp do struktury rabatów
• Zamykanie okresów operacji handlowych
• Dostęp do cen zakupu

• Braki – ilość towaru w jednostce podstawowej, na którą wystawiono dokument rozchodowy (FS, PAR), ale nie znalazł on pokrycia w zasobach magazynu
• Ilość – ilość towaru na magazynach wynikająca z zatwierdzonych dokumentów magazynowych
• Ilość dostępna – ilość wynikająca z różnicy pomiędzy kolumną Ilość a kolumną Rezerwacje blokujące. Uwzględniane są zarówno rezerwacje zasobowe, ilościowe jak i bezzasobowe (nieblokujące).
• Partia – grupuje zasoby o tych samych kombinacjach cech.
• Precyzja – dokładność, z jaką jest zapisywana dana jednostka, czyli ilość cyfr po przecinku z jaką jest przeliczana w systemie.
• Rezerwacje bezzasobowe (nieblokujące) – rezerwacje, które nie blokują określonej na subpozycji ilości artykułu do sprzedaży.
• Rezerwacje zasobowe – rezerwacje blokujące do sprzedaży określoną na subpozycji ilość danego towaru ze wskazanej dostawy.
• Rezerwacje ilościowe – rezerwacje blokujące do sprzedaży określoną na subpozycji ilość danego towaru bez wskazania dostawy.
• Zamówienia – ilość zamówionego towaru podana w jednostce podstawowej, wynikająca z dokumentów przychodowych (niezatwierdzone bądź zatwierdzone FZ, ZZ, złożone ZWE oraz niezatwierdzone PZ, PW, MM+) oraz korekt ilościowych rozchodowych dokumentów magazynowych (niezatwierdzone KIWZ, KIRW), niedostępna jeszcze do sprzedaży.
• Zasób (dostawa) – wskazuje dostępną ilość oraz wartość towaru określonego zbiorem cech, który pochodzi z jednej subpozycji dokumentu źródłowego.

Lista dokumentów zawiera podstawowe informacje o danym typie dokumentów np.:

• numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji
• daty dokumentu
• kod, nazwę oraz adres nabywcy/sprzedawcy
• magazyn – kolumna dostępna na dokumentach magazynowych oraz na liście dokumentów zamówień sprzedaży. Prezentuje wskazany w nagłówku dokumentu magazyn.
  Uwaga

  W przypadku, gdy na dokumencie ZS w nagłówku dokumentu wskazano w polu Magazyn opcję <Wszystkie> na liście prezentowana jest wartość Różne.
• wartość netto oraz brutto dokumentu
• symbol waluty dokumentu
• łączny koszt nabycia pozycji dokumentu wyrażony w walucie systemowej (kolumna domyślnie ukryta)
• numer dokumentu skojarzonego (w przypadku dokumentów magazynowych jest to numer dokumentu handlowego i odwrotnie; gdy z danym dokumentem magazynowym/handlowym powiązany jest więcej niż jeden dokument handlowy/magazynowy – wyświetlany będzie numer pierwszego dokumentu i trzy kropki)
• stan dokumentu
• numer obcy (numer dokumentu źródłowego)
• stan płatności

W zależności od stanu, w jakim aktualnie znajduje się dokument, jest on wyświetlany w określonym kolorze. Każdy stan ma domyślnie przypisany kolor, jednak użytkownik ma możliwość jego modyfikacji. Szczegóły znajdują się w artykule Konfiguracja – definicja dokumentu. Na liście, dokumenty edytowane na innym stanowisku lub na innej zakładce oznaczane są różowym wypełnieniem w pierwszej kolumnie. System nie pozwala na równoczesną edycję dokumentów. Dokument podlegający edycji można podnieść podglądu - pola na formularzu nie są aktywne.

Oprócz standardowych przycisków, na wstążce znajdują się również inne funkcje, charakterystyczne tylko dla listy dokumentów.

Wszystkie funkcje dostępne z poziomu listy dokumentów zostały podzielone na grupy. Każda grupa zawiera przyciski charakterystyczne dla danego elementu, np. Lista zawiera funkcje do obsługi listy dokumentów, Generowanie pozwala na wygenerowanie innego dokumentu na podstawie dokumentu zaznaczonego na liście, Korekty zawierają funkcje do obsługi korekt, Księgowanie – księgowanie dokumentów. Poniżej opis przycisków występujących na listach dokumentów:

	[Zatwierdź] – zatwierdza dokument, uniemożliwiając tym samym dalszą jego edycję

Uwaga

Podczas zatwierdzania dokumentów FS/PAR/ZS/OS/FZ/ZZ/OZ/WZ/PZ, na których rodzaj stawki został ustawiony na Krajowe, a dla pozycji zastosowano stawkę VAT inną niż ustawiona na karcie danego artykułu, system wyświetli ostrzeżenie o ww rozbieżności z możliwością wycofania się z operacji zatwierdzenia.

	[Zatwierdź i fiskalizuj] – zatwierdza dokument, jednocześnie fiskalizując go, jeśli spełnione są warunki fiskalizacji
	[Fiskalizuj] – dostępne tylko dla dokumentów zatwierdzonych; fiskalizuje dokument, jeśli spełnione są << warunki fiskalizacji>>
	[Anuluj] – anuluje zatwierdzony dokument

Uwaga

Anulować można tylko dokumenty będące w stanie zatwierdzonym. Nie można anulować dokumentów będących w stanie:

• zaksięgowanym
• zafiskalizowanym
• zaksięgowanym zafiskalizowanym

	[Zapłać] – pozwala rozliczyć dokument/dokumenty zaznaczone na liście, które są częściowo lub w całości nierozliczone
	[Aktualizuj stawki VAT] – umożliwia aktualizację stawek VAT pozycji dokumentu FS/PAR/ZS/OS/FZ/ZZ/OZ/WZ/PZ, będącego w stanie zainicjowanym lub niezatwierdzonym, na którym rodzaj stawek został ustawiony na Krajowe oraz dokument nie został wygenerowany z WZ/PZ/FS/PAR/FZ. Nowe stawki będą zaczytywane z karty artykułu lub, jeśli stawka zdefiniowana na karcie artykułu jest nieaktywna, pobierana będzie stawka oznaczona w konfiguracji, jako domyślna. Sposób przeliczania cen/wartości pozycji podczas aktualizacji stawek VAT jest zależny od ustawień parametru Kierunek VAT na danym dokumencie. W przypadku dokumentów rejestrowanych metodą od brutto, zmianie ulegną ceny/wartości netto i odwrotnie. Aktualizacja wykonywana jest dla zaznaczonych dokumentów na liście.
	[Statystyka] – przycisk dostępny na większości list dokumentów w systemie. Pozwala na sprawdzenie wagi/objętości dla poszczególnych pozycji na dokumencie oraz wyświetla podsumowanie wagi i objętości dla wszystkich pozycji. Okno ze statystką pełni rolę wyłącznie informacyjną.
	[Koryguj – wartość, ilość, ilość (zwrot całości) lub Stawkę VAT] – generuje korektę wartościową, ilościową lub stawki VAT do zatwierdzonego dokumentu. Różnica między opcją koryguj ilość a koryguj ilość (zwrot całości), polega na tym, że dokument korekty utworzony za pomocą opcji koryguj ilość (zwrot całości) domyślnie zwraca wszystkie pozycje z dokumentu źródłowego, natomiast na korekcie utworzonej po wyborze opcji koryguj ilość, ilość do zwrotu domyślnie ustawiana jest na zero – to użytkownik musi wskazać pozycje oraz ilość jaka ma być zwrócona. Dodatkowo na liście faktur zakupu po rozwinięciu menu korekt dostępna jest również korekta kosztów dodatkowych.
	[Korekta ręczna – wartościowa, ilościowa lub stawki VAT] – umożliwia wystawienie korekty ręcznej: wartościowej , ilościowej lub stawki VAT, do dokumentów zarejestrowanych w innym systemie.
	[WZ] w grupie Generowanie – umożliwia wygenerowanie dokumentu magazynowego (WZ) dla zatwierdzonego dokumentu FS. Liczba przycisków oraz wygląd będzie różny, w zależności od rodzaju dokumentów na liście, np. dla FZ – generuj PZ, dla WZ – generuj FS, PAR, ZSK, dla ZS – generuj WZ, FS, PAR itd. Na niektórych listach może on posiadać dodatkowe podopcje wyświetlane w postaci listy np.: na liście dokumentów ZOS funkcja generowania dokumentu OS.
	[Drukuj listę] – umożliwia podgląd i wydruk listy dokumentów. Składa się z dwóch części – naciśnięcie w górną część przycisku powoduje automatyczne uruchomienie wydruku ustawionego jako domyślny, dolna część rozwija listę wydruków dostępnych dla danej listy dokumentów i pozwala na wybór wydruku, a także uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Wydruk oznaczony gwiazdką, to wydruk zdefiniowany jako domyślny. Po najechaniu myszką na jeden z wydruków rozwijana jest kolejna lista prezentująca drukarki, skonfigurowane na danym stanowisku oraz opcję umożliwiającą podgląd wydruku przed fizycznym wydrukiem. Wydruki dostępne są w języku bazy danych. Dla angielskiej i niemieckiej wersji bazy danych nie są dostępne dedykowane wydruki.
	[Drukuj dokument] – umożliwia podgląd i wydruk dokumentu. Składa się z dwóch części – naciśnięcie w górną część powoduje automatyczne uruchomienie wydruku ustawionego jako domyślny, dolna część rozwija listę wydruków dostępnych dla danego typu dokumentów i pozwala na wybór wydruku, a także uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Wydruk oznaczony gwiazdką, to wydruk zdefiniowany jako domyślny. Po najechaniu myszką na jeden z wydruków rozwijana jest kolejna lista prezentująca drukarki, skonfigurowane na danym stanowisku oraz opcję umożliwiającą podgląd wydruku przed fizycznym wydrukiem. Wydruki dostępne są w języku bazy danych. Dla angielskiej i niemieckiej wersji bazy danych nie są dostępne dedykowane wydruki.
	[Wyślij] – umożliwia automatyczne przesłanie wydruków dokumentów do kontrahenta lub uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Składa się z dwóch części – naciśnięcie w górną część powoduje automatyczne uruchomienie okna wiadomości z załączonym wydrukiem oznaczonym jako domyślny, dolna część rozwija listę wydruków dostępnych dla danego typu dokumentów dając możliwość wyboru tego, który ma zostać przesłany do kontrahenta, a także umożliwia uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Wydruk oznaczony gwiazdką, to wydruk zdefiniowany jako domyślny. Konfiguracja umożliwiająca wysyłanie maili, opisana została w artykule << Wysyłanie dokumentów za pomocą wiadomości e-mail>>.

Podstawowe stany dokumentów:

• Zainicjowany – dokument jest w trakcie tworzenia, nie został jeszcze zapisany
• Niezatwierdzony – dokument jest zapisany ale można dokonywać na nim wszelkich zmian
• Zatwierdzony – na zatwierdzonym dokumencie użytkownik z nadanym uprawnieniem Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach ma możliwość aktualizacji danych kontrahenta oraz jego adresu; pozostałe pola są nieedytowalne i można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; takiego dokumentu nie można usunąć, a jedynie anulować.
• Anulowany – dokument jest wyświetlany na liście, ale nie pociąga za sobą żadnych innych konsekwencji, np. anulowany dokument PZ nie zwiększa zasobów artykułu na magazynie
• Zaksięgowany – dokumentu zaksięgowanego nie można modyfikować; można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; nie można go usunąć ani anulować

Uwaga

Anulowanie dokumentu zaksięgowanego jest możliwe po usunięciu lub wystornowaniu zapisu księgowego.

Dodatkowe stany dokumentów, występujące tylko na niektórych dokumentach:

• W realizacji – dotyczy:
  • zamówień zakupu/sprzedaży
  • zamówień wewnętrznych
  • reklamacji

występuje w momencie wygenerowania, na podstawie dokumentu źródłowego, innego dokumentu, który nie został jeszcze zatwierdzony, lub wygenerowany i zatwierdzony dokument realizuje tylko część zamówienia/reklamacji

• Zrealizowany – dotyczy:
  • zamówień zakupu/sprzedaży
  • zamówień wewnętrznych
  • reklamacji
  • prognozy popytu

występuje, gdy na wszystkie pozycje dokumentu zostały wygenerowane i zatwierdzone dokumenty handlowe lub magazynowe; w przypadku PP dokumenty ZZ

• Zamknięty – dotyczy:
  • zamówień zakupu/sprzedaży
  • zamówień wewnętrznych
  • reklamacji
  • inwentaryzacji

otrzymują go zamówienia, z których realizacji operator zrezygnował celowo, reklamacje, których proces reklamacyjny dobiegł końca oraz te dokumenty inwentaryzacji, które użytkownik zamknął po wygenerowaniu wszystkich możliwych dokumentów PW/RW

• Odrzucony – dotyczy:
  • zapytania ofertowego zakupu/sprzedaży
  • oferty zakupu/sprzedaży

otrzymują go dokumenty, które nie zostaną zrealizowane ponieważ zostały odrzucone z określonej przyczyny, np. niezainteresowanie klienta

• Przyjęty – dotyczy
  • ofert zakupu/sprzedaży

otrzymują go te oferty, które zostały zaakceptowane przez kontrahenta

• Zafiskalizowany – dotyczy:
  • paragonu
  • faktur sprzedaży
  • faktur zaliczkowych sprzedaży

oznacza, że dokument został wydrukowany na kasie/drukarce fiskalnej; nie można go już edytować, usunąć ani anulować

• Zaksięgowany zafiskalizowany – dotyczy:
  • paragonu
  • faktur sprzedaży
  • faktur zaliczkowych sprzedaży

oznacza, że dokument został zaksięgowany i przeszedł przez kasę/drukarkę fiskalną; nie można go już edytować, usunąć ani anulować

• Zatwierdzony ilościowo – dotyczy:
  • przyjęć zewnętrznych
  • przyjęć wewnętrznych

oznacza, że ilość z dokumentu została wprowadzona na magazyn i może podlegać sprzedaży bez ustalonego kosztu zakupu. Szczegółowe informacje na temat zatwierdzania ilościowego znajdują się w artykułach: Zatwierdzanie ilościowe FIFO i LIFO oraz Zatwierdzanie ilościowe AVCO.

• Złożony – dotyczy:
  • zamówienia wewnętrznego

oznacza, że dokument został zatwierdzony przez centrum wystawiające dokument i oczekuje na zatwierdzenie centrum docelowego. Istnieje możliwość zarządzania stanami dokumentów, jakie może on przyjmować, poprzez modyfikację diagramu stanów. Szczegóły znajdują się w artykule Konfiguracja – definicja dokumentu.  

Każdy nowo utworzony dokument może mieć przypisany kod EAN, który jest prezentowany na wydruku dokumentu. Aby tak się stało, operator musi stworzyć swój własny wydruk, w którym będzie prezentował taki właśnie kod. Na wydruku EAN dokumentu może przyjąć formę liczbową lub kodu kreskowego – zależnie od zastosowanej czcionki na wydruku.

Uwaga

Na systemowych wydrukach dokumentów dostępnych w standardzie systemu Comarch ERP Altum, EAN dokumentu nie jest prezentowany.

EAN dokumentu generowany jest na podstawie ID danego dokumentu, z jakim zapisany jest on w bazie danych oraz typu tego dokumentu. Na listach istnieje możliwość wyszukiwania dokumentów po kodach EAN. Ta funkcjonalność została umieszczona na następujących listach:

• Faktur sprzedaży
• Paragonów
• Zamówień sprzedaży
• Ofert sprzedaży
• Zapytań ofertowych sprzedaży
• Zestawień sprzedaży detalicznej
• Zestawień sprzedaży konsygnacyjnej
• Reklamacji sprzedaży
• Not kredytowych
• Faktur zakupu
• Zamówień zakupu
• Ofert zakupu
• Zapytań ofertowych zakupu
• Reklamacji zakupu
• Not debetowych
• Wydań zewnętrznych
• Rozchodów wewnętrznych
• Przesunięć międzymagazynowych
• Protokołów przyjęć
• Przyjęć zewnętrznych
• Przychodów wewnętrznych
• Paczek

Nie ma znaczenia, na której liście wpisany/zaczytany zostanie kod EAN szukanego dokumentu. Jeśli wpiszemy/zaczytamy go na liście np. faktur zakupu, a dokument jest innego typu niż dokument faktury zakupu, to i tak zostanie on wyedytowany.

Przykład

Otwarta jest lista faktur zakupu. W polu EAN dokumentu wpisywany jest kod EAN dokumentu. Jeśli poszukiwany dokument to faktura zakupu, dokument zostanie zaznaczony na liście oraz podniesiony do edycji. Jeśli poszukiwany dokument jest inny niż faktura zakupu, czyli np. faktura sprzedaży, to otwierana jest nowa zakładka z listą faktur sprzedaży. Na liście tej zaznaczony zostanie poszukiwany dokument oraz zostanie on wyedytowany.

Jeżeli w bazie danych nie ma dokumentu o danym kodzie EAN, to zostaje wyświetlony komunikat: „Niepoprawny kod dokumentu”.  

Z poziomu listy dokumentów lub z poziomu formularza dokumentu dostępna jest funkcja wysyłania wiadomości e-mail z wydrukiem dokumentu w formacie *.pdf do kontrahenta lub pracownika. Aby istniała możliwość wysłania maila należy:

• na karcie operatora wskazać pracownika (Konfiguracja --> Struktura firmy -->  Operatorzy)
• na karcie pracownika uzupełnić zakładkę Konto email oraz wprowadzić adres e-mail (Główne --> Pracownicy edycja wybranego pracownika --> zakładka Ogólne --> sekcja Kontakty)
• dodać przynajmniej jedną definicję wydruku dla danego typu dokumentu

Aby wysyłać maila należy zaznaczyć wybrane dokumenty z listy dokumentów danego typu lub z poziomu formularza dokumentu wybrać przycisk [Wyślij]. Przycisk jest podzielony na dwie części:

• górna część, z symbolem koperty, umożliwia wysłanie domyślnego wydruku dokumentu, zgodnie z definicją wydruku oznaczonego jako domyślny dla danego typu dokumentu
• dolna część, z napisem Wyślij, umożliwia wybór jednego wydruku z listy dostępnych lub otworzenie okna konfiguracji wydruków

Automatyczne wysyłanie wiadomości (bez otwarcia formularza) nastąpi, gdy:

• wybrane do wysłania dokumenty wystawione są na różnych kontrahentów/pracowników z różnymi adresami e-mail.
• wśród wybranych dokumentów znajdą się dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których nie zdefiniowano adresu e-mail, system wyśle wiadomości tylko do tych kontrahentów/pracowników, dla których ma określone adresy, a pozostałych pominie wyświetlając komunikat o nie wysłaniu części wiadomości z powodu braku adresów e-mail.

Formularz wysyłania wiadomości zostanie wyświetlony tylko, gdy:

• wiadomość wysyłana jest z poziomu formularza dokumentu
• zaznaczono tylko dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których określono ten sam adres e-mail
• zaznaczono tylko dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których nie zdefiniowano adresów e-mail
• zaznaczono tylko dokumenty nie zawierające danych pracownika lub kontrahenta np. MM-

Formularz wysyłania wiadomości e-mail zawiera standardowe pola stosowane we wszystkich aplikacjach pocztowych. Należą do nich:

• pola wskazujące adresatów wiadomości (Do, DW, UDW):
  • jeśli na karcie kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono wysyłany dokument, nie został zdefiniowany adres e-mail, system wyświetli formularz wiadomości bez wypełnionego odbiorcy i nie pozwoli wysłać wiadomości bez wypełnienia pola Do
  • jeśli na karcie kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono wysyłany dokument, został określony adres e-mail, zostanie on automatycznie dodany w polu Do i poprzedzony nazwą kontrahenta/pracownika
  • w przypadku, gdy wysyłanie wiadomości uruchomiono dla kilku dokumentów wystawionych na różnych kontrahentów/pracowników, ale ze zdefiniowanym tym samym adresem e-mail na ich kartach, wówczas system doda ten adres i poprzedzi go nazwą kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono dokument o najwyższym numerze spośród wysyłanych dokumentów
• temat – domyślnie ustawiana jest nazwa wydruku oraz numer wysyłanego dokumentu; w przypadku wysyłania kilku dokumentów, w temacie umieszczony zostanie najwyższy z numerów dokumentów dołączonych do wiadomości
• treść wiadomości – domyślnie pobierany jest tekst z pola Podpis: dostępnego na karcie pracownika na zakładce Konto email
• załączniki – domyślnie dodawany jest plik z wydrukiem dokumentu, zapisany w formacie .pdf

Użytkownik może zmodyfikować dane na formularzu wiadomości – dodać lub usunąć odbiorców, załączniki, dodać treść, a także zmienić temat. Do modyfikacji odbiorców i załączników służą dedykowane do tego celu przyciski umieszczone na wstążce. Po weryfikacji danych zwartych w wiadomości e-mail, należy wybrać przycisk [Wyślij] z grupy przycisków Ogólne. Wybranie przycisku [Anuluj] jest równoznaczne z rezygnacją z wysyłania wiadomości.

Uwaga

Jeśli na karcie pracownika nie zostało określone hasło do konta pocztowego, z którego mają być wysyłane wiadomości e-mail, przy próbie wysłania wiadomości system wyświetli dodatkowe okienko, w którym operator musi wpisać hasło. W przeciwnym razie wiadomość nie zostanie wysłana.

 

Formularz każdego dokumentu handlowego składa się z zakładek, które grupują informacje wykorzystywane w procesach biznesowych oraz podczas pracy z systemem. W zależności od rodzaju dokumentu ilość, rodzaj i zawartość zakładek mogą różnić się między sobą. Dla większości dokumentów można wyróżnić kilka wspólnych zakładek:

• Elementy
• Opakowania (zakładka dostępna na dokumentach przychodowych oraz dokumencie MM-)
• Kontrahenci
• Waluty
• Kwoty
• Kody rabatowe
• Opis analityczny
• Dokumenty skojarzone
• Atrybuty
• Załączniki
• Historia zmian

Dodatkowo każdy z dokumentów zawiera nagłówek dostępny z poziomu każdej zakładki, pozwalający na łatwe zidentyfikowanie podstawowych informacji o wystawianym/edytowanym dokumencie.

W nagłówku dokumentu znajdują się podstawowe informacje o dokumencie. Użytkownik ma możliwość ukrywania/prezentowania nagłówka dokumentu na każdej z zakładek dostępnych na dokumencie za pomocą przycisków: .

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie: Stan dokumentu – określa stan, w jakim jest aktualnie otwarty dokument. Dostępne stany zostały opisane w artykule Stany dokumentów. Numer – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji. W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od dwóch do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierają poszczególne elementy numeratora. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca np. magazyn (firma posiada kilka magazynów) lub seria (dostępnych jest kilka serii dla danego dokumentu) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich opcji i pozwoli na wskazanie właściwej. Wybrany symbol pojawi się w numerze. W chwili wystawiania dokumentu numer nadawany jest automatycznie. Istnieje możliwość wykorzystania dostępnego wolnego numeru. W momencie usunięcia zapisanego dokumentu następuje zwolnienie numeru, który był przypisany do usuwanego dokumentu. Jeśli data wystawienia na usuniętym dokumencie jest taka sama jak data systemowa, zwolniony numer zostanie przypisany kolejnemu, nowo tworzonemu dokumentowi, którego data wystawienia jest taka sama jak data wystawienia na usuniętym dokumencie. Jeśli data wystawienia na dokumencie usuniętym jest różna od daty systemowej, w numeracji dokumentów pozostanie luka system automatycznie nada kolejny numer. Aby wykorzystać numer z usuniętego dokumentu, należy rozwinąć listę z numerami za pomocą strzałki i wskazać dostępny i niewykorzystany numer.

Przykład

W systemie istnieją trzy faktury sprzedaży o następujących numerach:

• FS/2019//00001,
• FS/2019//00002,
• FS/2019//00003.

Przy czym FS z numerem FS/2019//00002 (niezatwierdzona) i datą wystawienia 27.08.2019, zostaje usunięta. Jeśli data wystawienia to 27.08.2019, wówczas po usunięciu tej faktury, nowo dodawany dokument w dniu 27.08.2015, z datą wystawienia 27.08.2019, otrzyma numer FS/2019//00002. Jeśli data wystawienia będzie późniejsza niż 27.08.2019, to nawet jeśli po usunięciu dokumentu FS/2019//00002, kolejny będziemy chcieli wystawić z datą 27.08.2019, nie otrzyma on już numeru FS/2019//00002, tylko FS/2019//00004. Aby wykorzystać wolny numer należy rozwinąć opcję z dostępnymi numerami i wskazać numer 00002, tak by faktura miała numer FS/2019//00002. W momencie zmiany numeratora na wolny niewykorzystany numer, numer nadany automatycznie zostanie zwolniony. Po ręcznej zmianie numeru operator musi zapisać taki dokument.

Uwaga

W bazie wykreowanej w języku francuskim, nie ma możliwości ręcznego wskazania numeru. Numer w przypadku tych baz jest nadawany automatycznie bez możliwości zmiany.

Funkcjonalność wykorzystania wolnego numeru jest ograniczona uprawnieniami dla grup operatorów. Aby udostępnić operatorom tę funkcjonalność, należy zaznaczyć parametr Możliwość wykorzystania wolnego numeru na zakładce Inne uprawnienia dla danej grupy operatorów. Uprawnienie jest domyślnie odznaczone dla wszystkich grup operatorów.

Wskazówka

Po najechaniu kursorem na numer dokumentu i wybieraniu prawego przycisku myszy, dostępna jest opcja skopiowania numeru dokumentu – Kopiuj Numerator. Numer następnie można wkleić w dowolnym innym miejscu.

Netto – wartość netto dokumentu w walucie dokumentu. Pole to pełni funkcję informacyjną i jest nieedytowalne. Jego wartość jest zgodna z wartością w tabelce VAT na zakładce Kwoty. Brutto – wartość brutto dokumentu w walucie dokumentu. Pole jest nieedytowalne, pełni jedynie funkcję informacyjną. Jego wartość jest zgodna z wartością w tabelce VAT na zakładce Kwoty.

Uwaga

W przypadku faktur zakupu, faktur zaliczkowych zakupu i ich korekt suma wartości elementów dokumentu nie musi być zgodna z wartością netto i brutto dokumentu.

Uwaga

W przypadku francuskiej wersji bazy danych wartość netto i brutto na fakturach końcowych nie jest pomniejszana o kwoty wynikające z odliczanych faktur zaliczkowych. Oznacza to, że wartość netto i brutto prezentowana w nagłówku dokumentu nie będzie równa wartości netto i brutto z tabelki VAT na zakładce Kwoty.

Zaliczki – pole dostępne tylko dla baz danych wygenerowanych w języku francuskim. Prezentuje sumę wartości brutto faktur zaliczkowych odliczanych na danej fakturze. Zapłacono – kwota, jaka została już zapłacona za dany dokument. Pole to jest nieedytowalne i pełni funkcję informacyjną. Pozostaje – kwota, jaka pozostała do zapłacenia za dany dokument. Pole pełni funkcję informacyjną i jest nieedytowalne. Wartość rabatu – sumaryczna kwota rabatu udzielonego na dokumencie. Prezentowana kwota wynika z różnicy wartości początkowej i wartości końcowej netto/brutto elementów. Sposób obliczania sumarycznego rabatu jest uzależniony od ustawienia parametru Kierunek VAT na dokumencie, na zakładce Kwoty. Wartość początkowa elementu wyliczana jest jako ilość * cena początkowa (cena z cennika), przy czym elementy, dla których cena początkowa jest zerowa są pomijane w obliczeniach. Limit kredytowy – pole nieedytowalne, pełni rolę informacyjną. Wyświetlane jest tylko, gdy kontrahent ma ustalony limit kredytowy i w konfiguracji typów dokumentów włączona jest kontrola limitu. Dostarcza użytkownikowi informacji nt. kwoty kredytu kupieckiego, jaka pozostała kontrahentowi do dyspozycji. Wartość pozostałego limitu kredytowego wyrażona jest w walucie systemowej. Numer obcy – numer obcy dokumentu, np. numer dokumentu źródłowego identyfikujący dany dokument w systemie kontrahenta Źródło – pole podzielone na dwie części, pierwsza z nich ma postać listy rozwijanej – wskazuje źródło pochodzenia dokumentu np. zamówienie złożone przez telefon, wygenerowane poprzez EDI, czy utworzone bezpośrednio w systemie. Druga część umożliwia wprowadzenie numeru obcego dokumentu Nabywca/Odbiorca lub Sprzedawca/Dostawca – pola umożliwiające wczytanie danych kontrahenta, na którego ma być wystawiony dokument (wyświetla jedynie nazwę). System pozwala na rozróżnienie kontrahentów:

• na dokumentach rozchodowych na:
  • Nabywca – określa nabywcę artykułu
  • Odbiorca – określa odbiorcę artykułu, czyli adresata dostawy
• na dokumentach przychodowych na:
  • Sprzedawca – określa sprzedawcę artykułu
  • Dostawca – określa dostawcę artykułu

W pierwszym przypadku takie rozróżnienie ma uzasadnienie w sytuacji, kiedy towar jest wysyłany na inny adres niż aktualny adres nabywcy, zarówno kiedy nabywcą i odbiorcą jest ten sam kontrahent, jak i wtedy, kiedy są oni różni. W drugim natomiast, gdy towar jest dostarczany przez firmę, która nie jest sprzedawcą towaru lub kiedy sprzedawcą i dostawcą jest ten sam kontrahent, ale ma różne adresy. Nabywca/Sprzedawca, jak i Odbiorca/Dostawca zostają wskazani z „drzewa” lub listy kontrahentów otwieranej przyciskiem: lub po jej rozwinięciu za pomocą strzałki: . Po wybraniu kontrahenta jego nazwa pojawi się na nagłówku dokumentu. Pozostałe dane adresowe można podejrzeć lub uzupełnić na zakładce Kontrahenci, z poziomu której możliwe jest również uzupełnienie większości brakujących pól lub ich edycja (edycji nie podlega kod, nazwa oraz NIP, REGON i PESEL). Zmienione dane zostaną zaktualizowane w słowniku Kontrahenci/Nabywcy/Dostawcy.

Uwaga

System nie pozwala na zatwierdzenie faktur (FS, FSL, FZ, FZL) bez kontrahenta lub bez NIPu i pełnych danych adresowych kontrahenta.

Standardowo pola dotyczące kontrahentów są edytowalne do momentu zatwierdzenia dokumentu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy: na dokumencie rozchodowym wskazano na nagłówku/pobrano zasób z magazynu konsygnacyjnego odbiorcy – brak możliwości edycji odbiorcy, nabywca może być modyfikowany na dokumencie przychodowym (w nagłówku, na opakowaniu lub na subpozycji) wskazano magazyn konsygnacyjny własny powiązany z kontrahentem – brak możliwości edycji sprzedawcy i dostawcy Data wystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Według tej daty dokument zapisywany jest do rejestru VAT, czy też uwzględniany w okresach operacji handlowych. Standardowo proponowana jest data systemowa

Uwaga

W przypadku dokumentów ofert sprzedaży/zakupu, data wystawienia nie może być późniejsza niż data realizacji.

Data wpływu – data otrzymania dokumentu od dostawcy. Data sprzedaży – data faktycznej sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Wpływa na ewidencję stanów magazynowych (tzw. data „magazynowa”). Przy wystawianiu dokumentu proponowana jest data systemowa. Podczas generowania dokumentu handlowego z dokumentu magazynowego, data sprzedaży ustawiana jest zgodnie z datą wydania na dokumencie magazynowym. Data zakupu – data dokonania zakupu artykułu (data sprzedaży artykułu przez sprzedawcę). Wpływa na ewidencję stanów magazynowych (tzw. data „magazynowa”). Przy wystawianiu dokumentu proponowana jest data systemowa. Podczas generowania dokumentu handlowego z dokumentu magazynowego data zakupu ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia na dokumencie magazynowym. Data korekty – data dokonania faktycznej korekty (zwrotu towaru lub zmiany wartości). Wpływa na ewidencję stanów magazynowych (tzw. data „magazynowa”). Przy wystawianiu dokumentu, standardowo proponowana jest data systemowa. Data zaliczki – data przyjęcia/wydania zaliczki, a tym samym data od kiedy zaliczka może zostać użyta w systemie Data realizacji – data do kiedy dokument powinien zostać zrealizowany.To znaczy do kiedy na pozycje zawarte w ofercie lub zamówieniu, powinna być wystawiona faktura/paragon oraz powiązany z nią/nim dokument magazynowy. Pole z datą realizacji jest ściśle uzależnione od daty wystawienia – zmiana daty wystawienia wpływa na ponowne ustalenie daty realizacji z uwzględnieniem ilości dni określonych w polu obok daty (data realizacji jest równa dacie wystawienia powiększonej o liczbę dni). Data ta pełni jedynie funkcję informacyjną – oznacza to, że po przekroczeniu tej daty system nie blokuje późniejszej realizacji oferty/zamówienia. W przypadku zamówień sprzedaży i zakupu, zmiana daty realizacji możliwa jest na dokumentach w stanie: Niezatwierdzonym, Zatwierdzonym oraz W realizacji. Aktualizacja daty realizacji zostanie przeniesiona tylko na te pozycje, które nie zostały w całości zrealizowane. W przypadku ZWE data ta możliwa jest do zmiany dla dokumentów stanie: Niezatwierdzonym oraz Złożonym. W przypadku OS/OZ pole przyjmuje dwie postaci – Data lub Ilość dni od zamówienia. Wybór opcji Data, umożliwia zdefiniowanie konkretnej daty, poprzez wybór z kalendarza lub wskazanie ilości dni potrzebnych na realizację oferty, liczonej od daty wystawienia. Oba pola są ze sobą zsynchronizowane – wypełnienie jednego powoduje automatyczne przeliczenie drugiego. Jednocześnie zmiana daty wystawienia wpływa na przeliczenie daty realizacji – ilość dni pozostaje bez zmian. Przy wskazaniu opcji Ilość dni od zamówienia, w miejsce kalendarza pojawia się pole pozwalające na zdefiniowanie ilości dni przeznaczonych na realizację oferty od momentu wygenerowania zamówienia. Data realizacji jest również definiowana na poszczególnych pozycjach ofert i zamówień. Podczas zapisu/ zatwierdzania oferty bądź zamówienia system sprawdza, czy data realizacji na nagłówku oferty/zamówienia nie jest wcześniejsza niż najpóźniejsza z dat realizacji określonych na pozycjach. Jeżeli jest, wówczas zostanie odpowiednio przesunięta (dodatkowo, w przypadku ofert, jeżeli istnieje taka konieczność, zmieniona zostanie również data ważności).

Uwaga

Data realizacji nie może być późniejsza niż data ważności.

Podczas kopiowania dokumentów system:

• kopiuje termin realizacji z nagłówka dokumentu, jeśli wybrano opcję Ilość dni od zamówienia (tylko w przypadku ofert)
• sprawdza, która data realizacji – z nagłówka kopiowanego dokumentu czy pozycji, jest najpóźniejsza i taką datę ustala na dokumencie (w przypadku ofert tylko, jeśli kopiowany dokument zawiera pozycje, dla których jako termin realizacji przyjęto opcję Data)
• kopiuje datę realizacji z kopiowanego dokumentu, jeżeli data ta jeszcze nie upłynęła (tylko w przypadku ofert, jeśli nie ma pozycje, dla których jako termin realizacji przyjęto opcję Data)
• ustala datę realizacji jako datę bieżącą, jeśli data realizacji z kopiowanego dokumentu już upłynęła

Data realizacji będzie ponownie przeliczana, jeśli zmianie ulegną:

• typ ceny (zmiana dokonana przez operatora)
• kontrahent (w przypadku, gdy zmiana powoduje zmianę typu ceny)
• data wystawienia

Powyższa zmiana dokonywana jest niezależnie od tego, czy dany dokument został wystawiony z ręki, czy też wygenerowany z innego dokumentu. Przy ręcznej zmianie daty realizacji na nagłówku dokumentu, system umożliwia automatyczną, opcjonalną zmianę daty realizacji na pozycjach ofert/zamówień i opakowaniach. Data ważności – określa maksymalny termin ważności oferty. Po jego przekroczeniu nie ma możliwości jej realizacji i generowania z niej kolejnych dokumentów. Termin ważności oferty może być jednak nieograniczony (zaznaczony parametr Nieokreślony). Podczas kopiowania dokumentów ofert data ważności ustalana jest zgodnie z datą przyjętą na dokumencie źródłowym. Wyjątek stanowi sytuacja, w której data realizacji nowo powstałego dokumentu jest późniejsza niż data ważności na dokumencie źródłowym. Wówczas data ważności będzie równa dacie realizacji. Data aktywacji – w przypadku zamówienia sprzedaży ta data ma jedynie charakter informacyjny. Nie ma również wpływu na to, kiedy rezerwacja zostanie wyświetlona w ewidencji stanów magazynowych – nie pełni roli daty „magazynowej”. Inaczej jest w przypadku dokumentów zamówień zakupu, gdzie ilość z elementów zamówienia pojawia się w ewidencji stanów magazynowych, w kolumnie Zamówienia, właśnie od tej daty – w tym przypadku data aktywacji pełni rolę daty „magazynowej”.

Uwaga

Data aktywacji nie może być późniejsza niż data realizacji.

Rezerwuj zasoby – pole dostępne dla ZS. Domyślne ustawienie parametru pobierane jest z definicji typów dokumentów ZS. Pozwala użytkownikowi zdecydować, czy z subpozycją pozycji zamówienia ma zostać powiązany zasób z magazynu, czy też nie. Wprowadzając pozycje na ZS, przy zaznaczonym parametrze Rezerwuj zasoby, jeśli na magazynie jest wystarczająca ilość towaru, system zarezerwuje dane zasoby artykułu i uniemożliwi ich wykorzystanie na innym dokumencie. W przypadku, gdy parametr ten jest odznaczony, w momencie dodawania pozycji na dokument system utworzy subpozycje niepowiązane z zasobami. Zasoby niepodlegające rezerwacji są dostępne na magazynie i można je sprzedawać. Rezerwuj ilości – pole dostępne dla ZS. Domyślne ustawienie parametru pobierane jest z definicji typów dokumentów ZS. Możliwość zmiany wartości parametru istnieje dla dokumentu w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym.

Uwaga

Nie ma możliwości jednoczesnego zaznaczenia parametru Rezerwuj zasoby oraz Rezerwuj ilości.

Szczegółowy opis dotyczący rezerwacji ilościowych znajduje się w artykule Rezerwacje ilościowe. Odrzuć zapytanie – parametr aktywny tylko dla uprzednio zatwierdzonego zapytania ofertowego. Pozwala na określenie, czy dane zapytanie jest realizowane dalej, czy też jego realizacja jest zaniechana. Zaznaczenie parametru skutkuje pojawieniem się na formularzu pola z powodami odrzucenia, które są definiowane w Słownikach uniwersalnych. Lista budowana jest w oparciu o listę wartości dla słownika uniwersalnego dla kategorii Powód odrzucenia dokumentu. Magazyn – w zależności od rodzaju dokumentu określa magazyn, z którego pobierane są zasoby lub na który ma trafić dany zasób. Jest to pole umożliwiające wskazanie magazynu, z którego mają być wydawane lub na który mają być przyjmowane zasoby artykułów umieszczonych na dokumentach handlowych (więcej w artykule Dodawanie pozycji i opakowań na dokument handlowy).

Uwaga

Pole Magazyn należy uzupełnić jako pierwsze, przed dodaniem pozycji. Później jego edycja na dokumentach rozchodowych jest zablokowana.

Punkt odbioru – pole dostępne tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży. Użytkownik za pomocą przycisku […] ma możliwość wskazania punktu odbioru, który jest ustawiony jako aktywny w dostępności obiektów do centrum w ramach którego aktualnie zalogowany jest operator. Wartością domyślną pola jest punkt odbioru oznaczony z poziomu Dostępności obiektów jako domyślny dla danego centrum. W innym przypadku pole to nie jest wypełniane. Wartość tego pola jest przenoszona z dokumentu źródłowego na dokument kopiowany. Pole podlega edycji na dokumencie w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym. Nie ma możliwości usunięcia:

• adresu, który został powiązany z punktem odbioru
• centrum/magazynu/kontrahenta, który został powiązany z adresem zdefiniowanym dla punktu odbioru

Płatność – pole z listą rozwijaną określające sposób zapłaty. Domyślnie wartość pola pobierana jest z karty kontrahenta, z zakładki Handlowe. Termin płatności to pole składające się z czterech części, określające warunki płatności zastosowane na dokumencie oraz wyznaczony na ich podstawie termin płatności. Domyślnie warunki płatności pobierane są z karty kontrahenta. Na pole Termin składają się kolejno:

• pole z liczbą dni, jaką należy dodać do daty wystawienia dokumentu w celu ustalenia terminu płatności (wartość pobierana domyślnie z pola Termin na karcie kontrahenta)
• parametr EOM (wartość pobierana domyślnie z parametru EOM (Koniec miesiąca) na karcie kontrahenta) – po zaznaczeniu parametru termin płatności będzie ustalany w oparciu o formułę End of Month (więcej w artykule Termin płatności End of Month – Koniec miesiąca)
• pole z liczbą dni o jaką należy skorygować termin płatności ustawiony na koniec miesiąca (wartość pobierana domyślnie z pola Koryguj o na karcie kontrahenta) – dostępne do edycji tylko wtedy, gdy zaznaczony jest parametr EOM
• data z terminem płatności – wyznaczana na podstawie powyższych trzech wartości oraz daty wystawienia dokumentu; wskazuje, do kiedy powinna zostać uregulowana należność wobec sprzedawcy

Status płatności – pole to dostępne jest tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży. Umożliwia ono kompleksowe zarządzanie statusami z poziomu systemu Comarch ERP Altum oraz Comarch POS edycja 2.0 w ramach sprzedaży wielokanałowej. Wartości pobierane są ze słowników uniwersalnych dostępnych z poziomu Konfiguracja Słowniki uniwersalne Transakcje Statusy płatności ZS. Wartościami predefiniowanymi w słownikach są opcje: Częściowo opłacone, Nieopłacone, Opłacone – bez możliwości ich usunięcia. Istnieje możliwość dodawania do słownika nowych opcji. Opcja dodana przez użytkownika może zostać usunięta pod warunkiem, że nie została użyta w systemie i nie została zsynchronizowana do Comarch POS 2.0. Aby operator miał możliwość zmiany statusu na dokumencie, grupa operatorów do której należy, powinna posiadać uprawnienie Zmiana statusu płatności, które dostępne jest na zakładce Inne uprawnienia na formularzu edycji grupy operatorów.. Domyślnie parametr jest zaznaczony dla grupy B2_admin oraz b2_deafult. Wartością, która domyślnie podpowie się na dokumencie ZS, będzie wartość pusta lub jeśli została zdefiniowana wartość domyślna w słownikach uniwersalnych, zostanie ona przeniesiona na dokument. Podczas kopiowania na dokumencie ustawiona zostanie wartość domyślna – wartość tego pola nie jest kopiowana. Dokument handlowy – pole to dostępne jest tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży, które zostały:

• dodane w centrum typu Comarch e-Sklep
• przekazane do realizacji w centrum e-Sklep
• przesynchronizowane z e-Sklep

Użytkownik składając zamówienie ma możliwość określenia typu dokumentu handlowego, jaki powinien zostać wystawiony. Istnieje możliwość wskazania opcji: Faktura lub Paragon. Wartości w tym polu podlegają edycji na dokumentach w stanie: Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zatwierdzony. Podczas konwersji bazy danych, jak i dla nowo tworzonych dokumentów ustawiana jest domyślnie wartość: Paragon.

Uwaga

Pole to ma charakter informacyjny, to znaczy, że nie ogranicza możliwości generowania dokumentu handlowego jedynie do wybranej opcji.

Waluty – w tej sekcji następuje określenie waluty, w jakiej dany dokument ma zostać wystawiony. Istnieje możliwość wystawienia dokumentu w innej walucie niż waluta systemowa, poza paragonem, który może zostać wystawiony wyłącznie w walucie systemowej. Waluta dokumentu pobierana jest z karty kontrahenta z zakładki Handlowe. Na nowo wystawianym dokumencie domyślnie ustawiany jest kontrahent Nieokreślony, dlatego dane na dokument są pobierane w pierwszej kolejności z karty tego kontrahenta. Po zmianie kontrahenta system odszuka walutę przypisaną do tego kontrahenta, przy czym, jeżeli waluta nie jest już aktywna lub nie uda jej się odszukać, wówczas ustawiona zostanie waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta na dokumencie system sprawdzi, czy waluta dokumentu jest taka sama jak waluta nowo dodanego kontrahenta. Jeśli waluta jest taka sama, następuje sprawdzenie, czy na dokumencie znajdują się pozycje. Jeśli tak, pojawi się standardowe pytanie dotyczące aktualizacji wartości i w zależności od udzielonej odpowiedzi może nastąpić lub nie nastąpić przeliczenie pozycji. W przypadku gdy następuje zmiana waluty i na dokumencie znajdują się pozycje, wyświetlon zostaje pytanie dotyczące zmiany waluty oraz przeliczenia wartości. W zależności od podjętej przez użytkownika decyzji na dokumencie zostanie zmieniony kontrahent bez żadnych przeliczeń (brak zgody na aktualizację waluty/wartości) lub nastąpi zmiana waluty i system:

• dokona zmiany typu ceny
• zmieni zgodnie z pobranym typem ceny: Cenę początkową, rabat, cenę końcową i wartość
• ustawi odpowiedni kurs
• ustali cenę i wartość pozycji w walucie dokumentu i po określonym kursie
• dokona przeliczeń cen i wartości w walucie systemowej
• dokona przeliczeń w tabelce VAT na dokumencie

Po skończonych modyfikacjach pojawi się informacja o przeliczeniu pozycji dokumentu zgodnie z walutą i cennikiem kontrahenta. W przypadku dokonywania zmiany kontrahenta na dokumencie, na którym nie ma żadnych pozycji, system automatycznie po zmianie kontrahenta ustawi walutę pobraną z jego karty. Podczas generowania dokumentów waluta zostanie przeniesiona z dokumentu źródłowego. W przypadku generowania dokumentów, gdzie waluta nie może zostać przepisana z dokumentu źródłowego np. generowanie z ZOS OS system ustawi walutę zdefiniowaną na karcie kontrahenta. W przypadku generowań dokumentów dla których waluta dokumentu nie może być różna od waluty systemowej, system automatycznie ustawi dla takiego dokumentu walutę systemową. Walutę oraz kurs dokumentu można określić w każdym momencie wystawiania dokumentu (zarówno przed, jak i po dodaniu pozycji na dokument) do momentu jego zatwierdzenia. Wyjątek stanowią faktury zaliczkowe (FSL/FZL), które są dokumentami generowanymi, co oznacza, że wartości ich pól są automatycznie uzupełniane danymi wprowadzonymi na powiązanym zamówieniu i w tym przypadku są nieedytowalne. Po zainicjowaniu nowego dokumentu domyślną walutą jest waluta systemowa. Aby zmienić walutę dokumentu, należy wybrać symbol waluty, w której ma być wystawiony dokument. Następnie należy określić typ kursu, typ daty oraz konkretną datę, dla których będzie pobrany kurs. Automatycznie podpowiadany jest domyślny typ kursu dokumentu, powiązany z firmą, która jest właścicielem dokumentu, dla którego waluta bazowa jest zgodna z walutą systemową firmy. Istnieje możliwość zmiany poprzez wybranie innego typu z rozwijanej listy zawierającej zdefiniowane wcześniej typy dostępne w danym centrum/firmie. W przypadku wystawiania przez użytkownika korekt ręcznych faktury zakupu/sprzedaży ustawienie typu kursu zostanie pobrane z definicji dokumentu bazowego, czyli odpowiednio z definicji dokumentu faktury zakupu/sprzedaży.

Uwaga

Po zmianie wartości w polu Właściciel nie jest aktualizowany typ kursu

Generowanie dokumentów W większości przypadków typ kursu przenoszony jest z dokumentu źródłowego z możliwością zmiany z wyjątkiem:

Generowanie	Ustawienie kursu	Możliwość zmiany
PAR z ZS FS z PAR	Waluta systemowa	-
FZ z PZ PZ z FZ WZ z FS Korekty: KIFS/KWFS, KFSL KIPAR/KWPAR, KIFZ/KWFZ, KFZL, KIPZ/KWPZ, KIWZ/KWWZ	Na podstawie dokumentu źródłowego	Brak możliwości zmiany

Kopiowanie dokumentów Podczas kopiowania dokumentów system zweryfikuje, czy właściciel dokumentu oryginalnego należy do firmy (lub jej centrum), w której zalogowany jest operator kopiujący dokument. W przypadku gdy:

• właściciel należy do firmy - użytkownik ma możliwość skopiowania dokumentu. Dodatkowo podczas kopiowania w ramach jednej firmy system zweryfikuje, czy typ kursu na dokumencie źródłowym jest dostępny w danej firmie. Jeżeli:
• typ kursu jest dostępny – na skopiowany dokument przeniesiony zostanie typ kursu oraz pozostałe parametry dotyczące kursów
• typ kursu nie jest dostępny - na skopiowanym dokumencie pobrany zostanie domyślny typ kursu ustawiony na definicji dokumentu w centrum, w którym jest wystawiany dokument. Wartości na takim dokumencie zostaną odpowiednio przeliczone. Na skopiowanym dokumencie będzie możliwa zmiana typu kursu.
• właściciel nie należy do firmy - nie ma możliwości skopiowania dokumentu.

W systemie Comarch ERP Altum istnieje możliwość kontroli daty pobierania kursów. Na definicji dokumentów w sekcji Pobieranie kursu waluty użytkownik ma możliwość zdefiniowania szczegółów związanych z pobieraniem kursu. Jeżeli wybrany typ kursu ma zdefiniowany kurs dla danej waluty i daty, to kurs ten zostanie automatycznie pobrany. W przypadku typu kursu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, ale został zdefiniowany w dniach poprzedzających, system wyświetla komunikat: „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia poprzedzającego wprowadzoną datę, posiadającego zdefiniowany kurs. W przypadku braku kursu w dniach poprzedzających daną datę, system wyświetla komunikat: „Brak notowania podanego kursu waluty [symbol waluty] na [data]” i automatycznie typ kursu zmieniony zostaje na ręczny. Dla ręcznego typu kurs należy określić samodzielnie, wpisując jego wartość z klawiatury lub ustawiając za pomocą strzałek w górę/w dół. Typ daty pozwala określić, która data dokumentu ma być wiążąca dla kursu. Domyślnie wybrana zostaje data wystawienia – w przypadku, gdy użytkownik nie zmodyfikował ustawień na typach dokumentu (patrz: Konfiguracja (Dokumenty) Typy lub Konfiguracja Struktura firmy Firma Dokumenty) lub data zdefiniowana została, jako domyślna przez użytkownika. Można ją zmienić wybierając inną z predefiniowanej listy rozwijanej.

Data dowolna – data, która może być dowolnie wpisana z klawiatury lub wybrana z wbudowanego kalendarza w polu Data. Dla wybranej daty zostanie pobrany kurs, jeśli taki istnieje. Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, automatycznie pobierana z nagłówka dokumentu – pole Data staje się nieaktywne. Data sprzedaży – data sprzedaży pobierana z nagłówka dokumentu faktury sprzedaży, podobnie jak dla daty wystawienia pole Data jest nieaktywne Data zaliczki – data zaliczki pobierana z nagłówka dokumentu faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu, podobnie jak dla daty wystawienia pole Data jest nieaktywne Data zakupu – data zakupu pobierana z nagłówka dokumentu faktury zakupu, podobnie jak dla daty wystawienia pole Data jest nieaktywne Data wpływu – data wpływu pobierana z nagłówka dokumentu faktury zakupu, podobnie jak dla daty wystawienia czy zakupu, pole Data jest nieaktywne W polu z datą, w zależności od wybranego typu oraz ustawień na typach dokumentów, może pojawić się data wcześniejsza niż daty zdefiniowane na dokumencie. Istnieje możliwość zdefiniowania, z jakiego dnia powinien być pobierany kurs i względem jakiej daty z nagłówka dokumentu.

Rodzaj transakcji – pole z listą rozwijaną, pozwalające na określenie, jakiego rodzaju transakcji dotyczy dokument: krajowej, wewnątrzwspólnotowej czy pozaunijnej. Dla dokumentów generowanych (np. FSL, FZL) z innych dokumentów (jego wartość została pobrana z dokumentu bazowego) oraz dla paragonu (dostępny tylko rodzaj Krajowa), pole to jest nieaktywne bez możliwości edycji. Domyślnie, wartość pola ustawiona jest na Krajowa, natomiast po wskazaniu kontrahenta, wartość zaczytywana jest z karty kontrahenta. Stawki VAT – pole z listą rozwijaną umożliwiające wybór kategorii stawek VAT obowiązujących na dokumencie. W przypadku niektórych dokumentów pole to jest niekatywne – dla dokumentów generowanych (np. FSL, FZL) na podstawie innych, gdyż wartość pobierana jest z dokumentu bazowego, dla paragonu (dostępne tylko krajowe). Sposób dostawy – pole z listą rozwijaną definiowaną z poziomu Konfiguracja (Ogólne) Słowniki uniwersalne. Wskazuje sposób dostawy towaru do klienta. Pole aktywne dla stanów zainicjowany i niezatwierdzony. Wartość pola pobierana jest z karty kontrahenta z zakładki Handlowe. Na nowo wystawianym dokumencie domyślnie ustawia się kontrahent Nieokreślony, dlatego dane na dokument są pobierane w pierwszej kolejności z karty tego kontrahenta. Po zmianie kontrahenta system odszuka dostawę przypisaną do tego kontrahenta, przy czym, jeżeli dostawa nie jest już aktywna lub nie uda jej się odszukać, wówczas nie zostanie ustawiona żadna dostawa (pole pozostanie puste). Podczas generowania dokumentów sposób dostawy zostanie przeniesiony z dokumentu źródłowego. W przypadku generowania dokumentów, dla których wartość pola sposób dostawy nie może zostać przepisana z dokumentu źródłowego np. generowanie z ZOS OS system ustawi wartość domyślną zdefiniowaną na karcie kontrahenta. Status realizacji zamówienia – pole to dostępne jest tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży. Umożliwia ono kompleksowe zarządzanie statusami z poziomu systemu Comarch ERP Altum, Comarch POS edycja 2.0 oraz Comarch e-Sklep w ramach sprzedaży wielokanałowej. Wartości pobierane są ze słowników uniwersalnych dostępnych z poziomu Konfiguracja Słowniki uniwersalne Transakcje Status realizacji zamówienia. Wartościami predefiniowanymi w słownikach są opcje: Gotowe do odbioru, Kompletowane, Przygotowane do wysyłki, Wysłane, Odebrane, Wymaga potwierdzenia klienta, Oczekuje na potwierdzenie klienta, Oczekuje na potwierdzenie klienta w e-Sklep, Potwierdzone przez klienta, Anulowane przez klienta w e-Sklep, Anulowane – bez możliwości ich usunięcia. Istnieje możliwość dodawania do słownika nowych opcji. Opcja dodana przez użytkownika może zostać usunięta pod warunkiem, że nie została użyta w systemie i nie została zsynchronizowana do Comarch POS 2.0. Aby operator miał możliwość zmiany statusu na dokumencie, grupa operatorów, do której należy, powinna posiadać uprawnienie Zmiana statusu dostawy, które dostępne jest na zakładce Inne uprawnienia na formularzu edycji grupy operatorów. Domyślnie parametr jest zaznaczony dla grupy B2_admin oraz b2_deafult. Wartością, która domyślnie podpowie się na dokumencie ZS, będzie wartość pusta lub jeśli została zdefiniowana wartość domyślna w słownikach uniwersalnych, zostanie ona przeniesiona na dokument. Podczas kopiowania na dokumencie ustawiona zostanie wartość domyślna – wartość tego pola nie jest kopiowana. Szczegółowe informacje dotyczące zamówień realizowanych za pomocą e-Sklep można znaleźć w dokumentacji Comarch ERP Altum – Współpraca z Comarch e-Sklep. Właściciel – pole pozwalające na wybór jednostki struktury firmy, w której wystawiany jest dokument (może to być centrum, w którym użytkownik jest zalogowany lub lokalne centrum do niego podległe). Obsługujący – pole umożliwiające wskazanie pracownika obsługującego daną transakcję. Taka funkcjonalność ma duże zastosowanie m.in. w sklepach, gdzie sprzedawcy są wynagradzani lub premiowani za za osiągane wyniki sprzedaży. Gdy klient zakupi towar, do którego zachęcił/przekonał go dany sprzedawca, może zostać odnotowany w polu Obsługujący. Pole to może być również wykorzystywane do wielu analiz/raportów, jak chociażby analiza udziału sprzedawców w ogólnej sprzedaży (w jakim procencie sprzedaż dokonywana jest z udziałem sprzedawców/doradców, a w jakim procencie klienci wybierają towar samodzielnie), czy też wyodrębnienie sprzedaży konkretnych towarów z podziałem na obsługujących tę sprzedaż pracowników. Domyślnie przy dodawaniu nowego dokumentu pole to jest wypełniane imieniem i nazwiskiem pracownika powiązanego z aktualnie zalogowanym operatorem. Jeśli zalogowany operator nie jest powiązany z żadnym pracownikiem, pole nie jest wypełnione, dopóki operator nie uzupełni go ręcznie. Zmiana pracownika jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Podczas kopiowania i generowania dokumentów, pole Obsługujący jest przenoszone z dokumentu źródłowego. Zmiana pracownika na dokumencie skopiowanym lub wygenerowanym jest możliwa do momentu zatwierdzenia go. Fiskalizuj – parametr dostępny dla dokumentów FS oraz FSL. Zaznaczenie parametru oznacza, że dokument ma zostać wysłany na drukarkę fiskalną. Aby móc zaznaczyć parametr muszą być jednak spełnione odpowiednie warunki. Więcej szczegółów w artykule Fiskalizacja faktur. Potwierdzenie – pole dostępne dla OS/OZ. Określa „reakcję” klienta/naszą, na skierowaną do niego/do nas ofertę. Aktywne tylko dla dokumentów uprzednio zatwierdzonych. Umożliwia wybór pomiędzy stanami:

• przyjęty – oferta została zaakceptowana przez klienta/przez nas
• odrzucony – oferta została odrzucona przez klienta/przez nas. W przypadku wyboru tej opcji, poniżej pola Potwierdzenie pojawia się dodatkowe pole, w którym z listy rozwijanej (definiowanej w słownikach uniwersalnych) można wskazać powód odrzucenia oferty. Z oferty w stanie odrzuconym nie ma możliwości wygenerowania kolejnych dokumentów.

Dodaj opis – pole tekstowe w całości poświęcone na adnotacje użytkownika odnośnie dokumentu Rabat – pola dostępne na dokumentach FS, PAR, WZ, ZS oraz OS. Umożliwiają wprowadzenie rabatu nagłówka uzależnionego od wartości całego dokumentu, który jest ustalany bezpośrednio na danym dokumencie. Operator ma możliwość wprowadzenia rabatu w formie procentowej lub wartościowej. Więcej na temat rabatów nagłówka w artykule Rabaty użytkownika i nagłówka dokumentu.

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić dokument handlowy oraz magazynowy. Zawiera pozycje towarowe, których dotyczy dokument.

Lista pozycji Jeden dokument może zostać wystawiony na wiele różnych artykułów. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich artykułów, na które dany dokument został wystawiony.

Uwaga

W przypadku faktur zaliczkowych, lista ta jest nieedytowalna, służy jedynie do prezentacji pozycji zamówienia, do którego została wygenerowana zaliczka. Wyjątek stanowi kolumna Pobieraj VAT, dostępna jedynie na fakturach zaliczkowych wystawionych na bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Parametr dostępny w tej kolumnie podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu.

W przypadku dodawania na dokument kompletu z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument, na formularzu dokumentu pojawi się tyle pozycji, ile zostało dodanych do kompletu na karcie artykułu. Dodatkowo użytkownik ma możliwość zdefiniowania koloru, w jakim będą wyświetlane składniki kompletu (z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument) na dokumencie. Możliwość zmiany koloru jest dostępna z poziomu System -> Konfiguracja -> Handel -> Oznacz kolorem elementy kompletu na dokumentach. Lp. – liczba porządkowa pozycji; jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane Kod – kod wybranego artykułu Nazwa – nazwa wybranego artykułu, domyślnie zaczytywana z karty artykułu.

Uwaga

Jeśli na karcie artykułu został zaznaczony parametr Edycja nazwy, nazwa artykułu na pozycji dokumentu podlega edycji. Zmiana nazwy dostępna jest jedynie z poziomu formularza pozycji. Nie wpływa ona jednak na zmianę nazwy artykułu na karcie artykułu. Zmieniona w ten sposób nazwa będzie obowiązywała na dokumencie, na którym wprowadzono zmianę oraz na dokumentach generowanych z tego dokumentu, jak również kopiowanych.

Cechy – lista wartości cech danej pozycji oddzielonych przecinkami. Przy czym są to wartości określone w sekcji Cechy na formularzu pozycji. Jeśli zasoby pobrane na pozycję posiadają cechy, ale ich wartości nie zostały wprowadzone w sekcji Cechy, nie są one widoczne w tej kolumnie. Ilość – ilość artykułu, jaka ma zostać sprzedana/kupiona/zamówiona/zaoferowana lub o jaką pyta klient. Po dodaniu na dokument kompletu z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument kolumna Ilość może być nieaktywna w przypadku, gdy na karcie takiego kompletu w sekcji Modyfikacja pojedynczego elementu na dokumentach zaznaczona jest opcja Blokuj. Gdy na karcie artykułu dla kompletu wybrano opcje Zezwalaj, zmiana ilości w kolumnie Ilość powoduje pojawienie się pytania o rozłączenie kompletu, z opcją do wyboru tak (rozłączenie kompletu) lub nie (przerwanie operacji). W przypadku zaznaczenia na karcie artykułu dla jednostki podstawowej parametru Podziel dostawę na dokumentach przychodowych (ZZ, FZ, PZ, PW) podczas zwiększania/zmniejszania ilości automatycznie będą dodawane/usuwane subpozcje (liczba subpozycji dla pozycji będzie zawsze równa ilości na pozycji). Podczas zmiany:

• jednostki z zaznaczonym parametrem Podziel dostawę na jednostkę z odznaczonym tym parametrem – lista subpozycji pozostanie bez zmian;
• jednostki z odznaczonym parametrem Podziel dostawę na jednostkę z zaznaczonym tym parametrem – automatycznie utworzone zostaną nowe subpozycje (analogicznie jak podczas dodawania nowego artykułu)

W momencie generowania dokumentów (ZZFZ, ZZPZ, FZPZ, PZFZ, PW z korekty ręcznej) subpozycje przenoszone są z dokumentu źródłowego, nie jest uwzględniana wartość parametru Podziel dostawę. Dla dokumentu PW generowanego w wyniku inwentaryzacji lub reklamacji, subpozycje są dodawane zgodnie z konfiguracją parametru Podziel dostawę. Jm. – jednostka miary, w jakiej wyrażona jest ilość artykułu na dokumencie (może to być jednostka podstawowa lub pomocnicza). Jednostka, jaka może być dostępna do wyboru na dokumencie, musi być aktywna i przypisana do danego artykułu. Nie ma możliwości wystawienia dokumentu z jednostką nieaktywną. W przypadku generowania, gdy dokument został wystawiony w jednostce, która później została dezaktywowana, na dokumencie przekształcanym przeniesiona zostanie jednostka z dokumentu źródłowego. Wyjątkiem są generowania: ZS ZZ, OS OZ, PP ZZ. W tym przypadku nie nastąpi przeniesienie jednostki, pozycje zostaną przeliczone na jednostkę podstawową zgodnie z przeliczeniami na karcie artykułu, przeliczona zostanie również cena w jednostce podstawowej. Cena początkowa (kolumna domyślnie ukryta) – cena jednej jednostki artykułu przed naliczeniem rabatów (netto lub brutto, w zależności od ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty). Do momentu zatwierdzenia dokumentu istnieje możliwość modyfikacji ceny początkowej przez operatora, pod warunkiem, że grupa, do której należy operator ma nadane uprawnienie Modyfikacja ceny początkowej.

Uwaga

Jeżeli podczas dodawania pozycji na dokumencie w polu Stawki VAT wybrana jest wartość Eksportowe, to podczas pobierania ceny z cennika na dokumencie z kierunkiem VAT od brutto, cena brutto obliczana jest jako cena netto z cennika + stawka VAT dla dokumentów eksportowych ustalona w konfiguracji stawek VAT.

Typ ceny (kolumna domyślnie ukryta) – typ ceny, na podstawie którego ustalona została cena początkowa dla pozycji. Do momentu zatwierdzenia dokumentu, operator ma możliwość zmiany typu ceny na inny dostępny dla danego kontrahenta, operatora oraz centrum, w którym wystawiany jest dokument i centrum, w imieniu którego wystawiany jest dokument. Zmiana typu ceny może spowodować przeliczenie wartości pozycji. Cena netto/brutto – cena jednej jednostki artykułu po naliczeniu rabatów (netto lub brutto, w zależności od ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty) Cena netto/brutto (kolumna domyślnie ukryta) – kolumna dostępna na dokumencie FS, ZS, OS, FZ. Cena jednej jednostki artykułu po naliczeniu rabatów. Kolumna netto lub brutto jest ukryta odwrotnie do ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty. Wybierając na dokumencie kierunek VAT:

• Od netto, domyślnie ukryta jest kolumna Cena brutto
• Od brutto, domyślnie ukryta jest kolumna Cena netto

Rabat – łączna wielkość rabatu udzielona na daną pozycję wyrażona procentowo Wartość netto/brutto – wartość danej pozycji po uwzględnieniu rabatu. To, czy wyświetlana jest wartość netto czy brutto, zależy od ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty.

Uwaga

Wartość pozycji nie zawsze spełnia równanie ilość * cena = wartość. Taka sytuacja może mieć miejsce np. gdy na pozycji nie został zaznaczony parametr Kontrola: ilość * cena = wartość, a dla artykułu dodanego na tej pozycji wyłączono naliczanie rabatu od ceny (parametr Rabat od ceny dostępny na karcie artykułu).

Ilość kompletów – (kolumna domyślnie ukryta) w kolumnie znajduje się informacja o ilości dodanych kompletów na dokument. Kolumna jest wypełniana tylko dla artykułu o typie komplet z zaznaczoną opcją Pobieraj składniki na dokument. Komplet – (kolumna domyślnie ukryta) w kolumnie prezentowany jest kod kompletu dodanego na dokument. Kolumna pojawia się, gdy do dokumentu zostanie dodany komplet z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument. W przypadku rozłączenia kompletu z tej kolumny zniknie kod kompletu. Jednostka kompletu – (kolumna domyślnie ukryta) prezentuje jednostkę kompletu z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument. Typ artykułu – (kolumna domyślnie ukryta) w kolumnie prezentowany jest typ artykułu zgodnie z kartą artykułu towar/usługa. Pobieraj VAT – kolumna dostępna tylko dla faktur zaliczkowych wystawionych na bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Określa, czy dla danej pozycji dokumentu system ma naliczyć podatek VAT, czy też pozycja nie podlega opodatkowaniu i ma przyjąć stawkę NP (nie podlega). Jeśli na dokumencie faktury zaliczkowej rodzaj transakcji, to transakcja krajowa, domyślnie, dla poszczególnych pozycji parametr w tej kolumnie przyjmuje takie samo ustawienie jak parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL na karcie danego artykułu. Do momentu zatwierdzenia dokumentu może zostać jednak zmodyfikowany. W przypadku, gdy rodzaj transakcji na fakturze zaliczkowej, to transakcja wewnątrzwspólnotowa lub pozaunijna, parametr jest zawsze zaznaczony, bez możliwości zmiany.

Uwaga

Możliwość edycji parametru Pobieraj VAT na fakturach zaliczkowych z transakcją krajową jest możliwa tylko na pierwszej fakturze zaliczkowej generowanej do danego zamówienia. Kolejne faktury zaliczkowe przyjmą wartość parametru z pierwszej faktury zaliczkowej.

W sytuacji, gdy na fakturze zaliczkowej na pozycji zamówienia parametr Pobieraj VAT został odznaczony, a wartość zaliczki określonej dla stawki VAT NP nie pokrywa w całości wartości brutto tej pozycji, to na kolejnej fakturze zaliczkowej wystawionej do tego zamówienia, parametr Pobieraj VAT dla tej pozycji będzie odznaczony i nie będzie możliwości zaznaczenia go. Analogicznie, gdy parametr Pobieraj VAT został zaznaczony, a wartość zaliczki określonej dla jego stawki VAT nie pokrywa całości wartości brutto tej pozycji, na kolejnej fakturze zaliczkowej wystawionej do tego zamówienia, parametr Pobieraj VAT dla tej pozycji jest zaznaczony i nie ma możliwości odznaczenia go.

Uwaga

Nawet jeśli na fakturze zaliczkowej wystawionej do danego zamówienia, dla pozycji odznaczono parametr Pobieraj VAT, to na fakturze końcowej generowanej do tego samego zamówienia i uwzględniającej powiązaną z tym zamówieniem fakturę zaliczkową, na pozycjach będzie ustawiona stawka VAT tak jak na zamówieniu.

VAT % (kolumna domyślnie ukryta) – wartość stawki, jaka została zastosowana dla danego artykułu. Podlega edycji podczas wystawiania dokumentu. Powiązana z polem Stawka VAT – zmiana wartości w jednym polu powoduje zmianę wartości w drugim polu. Stawka VAT – nazwa stawki VAT zastosowanej dla danego artykułu

Uwaga

Podczas zapisu lub zatwierdzania dokumentów FS/PAR/ZS/OS/FZ/ZZ/OZ/WZ/PZ, na których rodzaj stawki został ustawiony na Krajowe, a dla pozycji zastosowano stawkę VAT inną niż ustawiona na karcie danego artykułu, system poinformuje o tym użytkownika i zapyta, czy kontynuować.

Odwrotne obciążenie – kolumna jest dostępna na liście tylko w przypadku, gdy z poziomu System Konfiguracja Handel zaznaczony jest parametr Obsługa odwrotnego obciążenia. W przypadku gdy parametr jest odznaczony, kolumna będzie domyślnie ukryta. W kolumnie prezentowana jest wartość parametru Odwrotne obciążenie pobrana z danej pozycji. Jej modyfikacja jest możliwa z poziomu listy pozycji. SENT – kolumna jest dostępna na liście tylko w przypadku, gdy z poziomu Firmy zaznaczono parametr Monitorowanie transportu SENT. W przypadku gdy ww. parametr jest odznaczony, kolumna będzie domyślnie ukryta. Dostępna jest na dokumentach: PAR,FS,WZ,FZ,PZ. W kolumnie prezentowana jest wartość parametru SENT pobrana z karty artykułu. Obsługa transakcji (kolumna domyślnie ukryta) – pole analogiczne do pola na nagłówku dokumentu. Umożliwia wskazanie pracownika obsługującego daną transakcję, a dokładniej pracownika, który miał udział w wyborze konkretnego artykułu przez klienta. Taka funkcjonalność ma duże zastosowanie m.in. w sklepach, gdzie sprzedawcy są wynagradzani lub premiowani za wynik osiąganej przez nich sprzedaży. Gdy klient zakupi towar, do którego zachęcił/przekonał go dany sprzedawca, może to zostać odnotowane w polu Obsługujący. Pole to może być również wykorzystywane do wielu analiz/raportów, jak chociażby analiza udziału sprzedawców w ogólnej sprzedaży (w jakim procencie sprzedaż dokonywana jest z udziałem sprzedawców/doradców, a w jakim procencie klienci wybierają towar samodzielnie), czy też wyodrębnienie sprzedaży konkretnych towarów z podziałem na obsługujących tę sprzedaż pracowników. Jeśli w nagłówku dokumentu, w analogicznym polu Obsługujący, wskazano pracownika, wówczas przy dodawaniu nowej pozycji, w tym miejscu również podpowiadany jest ten sam pracownik co w nagłówku. Operator ma jednak możliwość zmiany pracownika na każdej pozycji z osobna, aż do momentu zatwierdzenia dokumentu. Wybór/zmiana pracownika następuje poprzez wpisanie w tym polu kodu/imienia i nazwiska pracownika lub poprzez wybór z listy pracowników uruchamianej przyciskiem […] umieszczonym w tym polu. Na każdej pozycji może zostać ustawiony inny pracownik. W przypadku dokumentów korekt edycja pracownika w polu Obsługa transakcji jest możliwa dopiero, gdy pozycja faktycznie zostanie skorygowana pod względem ilości lub wartości. W momencie korygowania pozycji podpowiadany jest pracownik z pozycji źródłowej (z dokumentu źródłowego). Podczas kopiowania i generowania dokumentów pole Obsługujący na nagłówku i pozycjach jest przenoszone z dokumentu źródłowego. Zmiana pracownika jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu skopiowanego lub wygenerowanego. Kod opakowania (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne. Wyświetla kod opakowania, do którego należy dana pozycja. Pozycja może nie być składnikiem żadnego opakowania, wówczas nie jest prezentowana żadna wartość. EAN opakowania (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne. Wyświetla kod EAN opakowania, do którego należy dana pozycja. Pozycja może nie być składnikiem żadnego opakowania lub kod EAN opakowania, do którego należy pozycja może nie być określony, wówczas nie jest prezentowana żadna wartość. Ilość dostępna (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach: FS, PAR, WZ, RW, MM-, ZS, ZWE w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym. Wyświetla ilość danego artykułu równą ilości dostępnej na liście artykułów bez uwzględniania rezerwacji niezasobowych.

Uwaga

W przypadku wskazania w nagłówku dokumentu opcji Wszystkie dla pola Magazyn, ilość w kolumnie Ilość dostępna wyliczana jest na podstawie wszystkich magazynów powiązanych z tym typem dokumentu w centrum, w którym zalogowany jest operator.

Ilość w tej kolumnie odświeżana jest po wykonaniu następujących operacji:

• dodanie pozycję
• edycja ilości
• zmiana jednostki
• zmiana magazynu dla całego dokumentu
• zapis szczegółów pozycji
• edycja dokumentu niezatwierdzonego

Dla artykułów o typie usługa nie jest prezentowana ilość w tej kolumnie. W przypadku artykułów o typie komplet (zarówno z zaznaczonym jak i odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument) wyświetlana jest maksymalna ilość danego składnika o jak najmniejszej ilości dostępnej. Ilość zamówiona (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach: FS, PAR, WZ, RW, MM-, ZS, ZWE w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym. Wyświetla ilość danego artykułu równą ilości w kolumnie Zamówienia na liście artykułów. Ilość w tej kolumnie odświeżana jest po wykonaniu następujących operacji:

• dodanie pozycji
• edycja ilości
• zmiana jednostki
• zmiana magazynu dla całego dokumentu
• zapis szczegółów pozycji
• edycja dokumentu niezatwierdzonego

Aktualnie zamówione (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach zamówień. Kolumna prezentuje ilość pozycji pomniejszoną o:

• wyłączone z realizacji subpozycje/ilości pozycji
• ilości wynikające z zamknięcia zamówienia

Niezrealizowane (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach zamówień. Kolumna prezentuje ilość pozycji pomniejszoną o:

• wyłączone z realizacji subpozycje/ilości pozycji
• ilości wynikające z zamknięcia zamówienia
• ilości zrealizowane za pomocą wygenerowanego dokumentu

Data realizacji (kolumna domyślnie ukryta) – pole dostępne na dokumentach zamówień sprzedaży, zakupu oraz zamówień wewnętrznych. Pozwala na określenie daty realizacji poszczególnych pozycji zamówienia. Modyfikacja daty realizacji możliwa jest w przypadku

• zamówień sprzedaży/zakupu – na dokumentach w stanie Zatwierdzony oraz W realizacji. Możliwość modyfikacji dostępna jest tylko dla pozycji, które nie zostały wyłaczone z realizacji lub nie zostały w całości zrealizowane.
• zamówień wewnętrznych – na dokumentach w stanie Złożonym

Załącznik pozycji (kolumna domyślnie ukryta) – wyświetla miniaturę domyślnego załącznika przypisanego do danej pozycji dokumentu; jeśli żaden z przypisanych do pozycji załączników nie ma zaznaczonego parametru Domyślny to pole pozostanie puste Załącznik artykułu (kolumna domyślnie ukryta) – wyświetla miniaturę domyślnego załącznika przypisanego do artykułu, dodanego jako pozycja dokumentu; jeśli żaden z przypisanych do artykułu załączników nie ma zaznaczonego parametru Domyślny to pole pozostanie puste Lista pozycji, zarówno na dokumentach rozchodowych, jak i przychodowych, działa w trybie edit in place (EiP), co oznacza, że możliwa jest zmiana ilości artykułu, jednostki miary, wysokości rabatu użytkownika, ceny, wartości stawki VAT oraz osoby obsługującej transakcję bezpośrednio na liście. Każda zmiana jednej z tych wartości (oprócz osoby obsługującej transakcję) spowoduje ponowne przeliczenie pozostałych

Uwaga

Podniesienie pozycji do edycji za pomocą dwukliku w pole działające w trybie edit in place jest niemożliwe.

Uwaga

Pozycje ofert i zapytań ofertowych nie wpływają w żaden sposób na zasoby magazynowe i nie są do nich tworzone subpozycje.

Uwaga

Na zapytaniu ofertowym sprzedaży/zakupu dodawanie, usuwanie oraz edycja pozycji może odbywać się wyłącznie poprzez mechanizm edit in place. Edycja dotyczy kolumn z kodem, ilością oraz jednostką miary pozycji.

 

Lista pozycji – zaliczek

Dostępna dla faktur zaliczkowych. Zawiera podstawowe informacje o zaliczkach wygenerowanych do wybranego zamówienia. Lista stawek VAT budowana jest w oparciu o stawki VAT występujące na źródłowym zamówieniu. W kolumnie Zaliczka maksymalna prezentowana jest kwota, na jaką opiewa zamówienie dla danej stawki VAT. Tym samym wartość maksymalnej zaliczki dla danej stawki nie może być wyższa od tej kwoty. W kolumnie Zaliczka widnieje kwota pobrana na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu. Kolumna Stawka VAT określa, dla której stawki przypisana jest dana wartość zaliczki. W przypadku francuskiej wersji bazy wśród stawek VAT na fakturze zaliczkowej może pojawić się stawka NP (nie podlega), która nie występuje na pozycjach źródłowego zamówienia. Stawka NP pojawi się w sytuacji, gdy na liście pozycji zamówienia na fakturze zaliczkowej, dla przynajmniej jednej pozycji odznaczono parametr w kolumnie Pobieraj VAT. Wartość brutto tej pozycji zostanie przypisana do stawki NP i jeśli nie ma innej pozycji z taką samą stawką jak ta przypisana do tej pozycji na źródłowym zamówieniu, wówczas z listy stawek VAT na fakturze zaliczkowej zniknie pozycja z taką stawką – jej miejsce zastąpi stawka NP. Jeśli parametr Pobieraj VAT zostanie odznaczony dla kilku pozycji, wówczas suma ich wartości brutto zostanie przypisana do stawki NP. Lista pozycji działa w trybie edit in place, co oznacza, że edycja wartości zaliczki możliwa jest bezpośrednio na liście, po uprzednim wybraniu przycisku [Edytuj]. Do zmiany kwoty zaliczki służy również przycisk [Przelicz zaliczkę], który otwiera osobną formatkę. W ten sposób użytkownik może wprowadzić łączną kwotę zaliczki, a system rozdzieli tę kwotę proporcjonalnie względem wartości zaliczek maksymalnych dla poszczególnych stawek VAT.  

Zakładka podzielona jest na dwie części. Po lewej stronie prezentowane są informacje o nabywcy/sprzedawcy, a po prawej o odbiorcy/dostawcy. Obie zakładki posiadają dane kontrahenta tj.:

• dane teleadresowe
• numer GLN
• dane domyślnej osoby kontaktowej po stronie kontrahenta
• kod
• nazwę
• numer NIP
• REGON
• PESEL

Dane uzupełniane są automatycznie po wskazaniu kontrahenta w nagłówku dokumentu.

Po wybraniu kontrahenta/-ów na dokument jako adres nabywcy/sprzedawcy automatycznie ustawiony zostanie domyślny adres główny. Jako adres odbiorcy/dostawcy system ustawi domyślny adres dostawy (jeśli adres dostawy jest zdefiniowany na karcie kontrahenta) lub domyślny adres główny (jeśli kontrahent nie ma zdefiniowanego żadnego adresu dostawy). Adres domyślnie pobrany przez system na dokument można:

• zmienić – wybierając inny adres zdefiniowany na karcie kontrahenta lub tworząc nowy adres i wybierając go na dokument
• uzupełnić – w przypadku braku pewnych informacji (wprowadzić dane w puste pola adresu pobranego na dokument)
• edytować – zmodyfikować wyświetlane dane

Możliwość uzupełniania i edytowania danych adresowych kontrahenta bezpośrednio na dokumencie jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy posiadającej uprawnienie Edycja adresu na dokumencie oraz prawo modyfikacji adresu. Operator należący do grupy operatorów, która nie ma praw do edycji adresu, może jedynie zmienić adres użyty na dokumencie za pomocą przycisku [...], pozostałe pola z zakładek Adres i Osoba kontaktowa wraz z polami na ich podzakładkach (Kontakty i Opis) są nieaktywne. W takiej sytuacji operator może jedynie wybrać inny adres zdefiniowany na karcie tego kontrahenta lub utworzyć nowy, ale tylko jeśli posiada uprawnienia do dodawania adresu.

Uwaga

Nie ma możliwości definiowania nowych adresów dla kontrahenta Nieokreślonego z listy adresów otwartej z poziomu formularza dokumentu

Uwaga

Brak prawa do dodawania adresu nie blokuje możliwości dodania kontaktu do istniejących adresów. Dodanie kontaktu do adresu blokowane jest tylko w przypadku braku prawa do modyfikacji adresu.

Jeśli operator posiada prawa do modyfikacji adresu i zdecyduje się na edycję lub uzupełnienie brakujących danych w adresie wybranym na dokumencie, wpłynie to na informacje zapisane na karcie ewidencyjnej kontrahenta. Taki adres zostanie automatycznie zarchiwizowany, a w jego miejsce powstanie nowy, który będzie uwzględniał naniesione przez operatora zmiany. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy modyfikowany adres nie był dotąd wykorzystany nigdzie w systemie (np. na innym dokumencie). Taki adres zostanie zaktualizowany – nie będzie archiwizowany i tworzony nowy. W praktyce zdarzają się sytuacje, które wymagają wystawienia dokumentów z adresem, który został już zarchiwizowany. Aby wystawić dokument na adres archiwalny, należy wybrać przycisk zmiany typu adresu ([…]) i na otwartej w ten sposób liście adresów kontrahenta odznaczyć parametr Tylko aktywne. Odznaczony parametr spowoduje wyświetlenie również archiwalnych adresów, które będzie można wybrać na dokument. System domyślnie nie umożliwia aktualizacji danych kontrahenta oraz jego adresu na dokumencie, który ma stan: Zaksięgowany, Zaksięgowany Zafiskalizowany lub Anulowany. Modyfikacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach jest dostępna wyłącznie dla operatora należącego do grupy posiadającej uprawnienie Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach, które jest dostępne z poziomu Konfiguracja Struktura Firmy Grupy operatorów edycja wybranej grupy zakładka Inne uprawnienia. Po zaznaczeniu parametru na większości dokumentów w systemie istnieje możliwość aktualizacji adresu z poziomu:

• nagłówka dokumentu
• zakładki Kontrahenci

Uwaga

Możliwość aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach nie jest dostępna dla dokumentów, których właścicielem jest centrum/firma z zaznaczonym parametrem Zgodność z francuskimi przepisami VAT.

Dla większości dokumentów handlowo-magazynowych wypełnienie adresu kontrahenta nie jest obligatoryjne. Ustawodawca nakłada taki obowiązek jedynie w przypadku faktur

Uwaga

W przypadku faktur system nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu bez wypełnionego pola Miasto dla wybranego kontrahenta.

Numer GLN, prezentowany wśród danych adresowych, wykorzystywany jest podczas elektronicznej wymiany dokumentów między partnerami. Identyfikuje firmę oraz jej lokalizację zgodnie z globalnymi standardami.  

Zakładka Opakowania dostępna jest na formularzu dokumentów przychodowych oraz na dokumencie MM-. Prezentuje wykaz opakowań, które grupują elementy dokumentu wskazując, w jaki sposób zostaną zapakowane. System dopuszcza również możliwość definiowania „pustych” opakowań, czyli takich, do których nie przypisano żadnych elementów. Nie będą one jednak przenoszone na kolejny generowany dokument. Jeden dokument może zawierać dowolna liczbę opakowań. Lista opakowań zawiera informacje o kodzie opakowania, kodzie EAN opakowania, ilości (zawsze prezentuje ilość równą 1) oraz typie opakowania. Dodawanie opakowań może odbywać się na dwa sposoby – pojedynczo (przycisk [Dodaj przez formularz]) lub seryjnie (przycisk [Dodaj wiele opakowań]). Więcej informacji o opakowaniach i sposobie ich dodawania można znaleźć w kategorii Opakowania. Z poziomu listy opakowań, oprócz dodawania, edytowania i usuwania istniejących opakowań, użytkownik ma również możliwość kopiowania opakowań oraz generowania dokumentów bezpośrednio do wybranych opakowań.

Zakładka Waluty jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o walutach wykorzystanych na dokumencie wraz z ich kursami z danego dnia. Ilość pozycji na liście różni się w zależności od tego ile walut wykorzystano wystawiając dokument. W przypadku gdy dokument i pozycje różnią się walutą, to na liście zawsze zaznaczone jest, która waluta jest walutą dokumentu.

Na zakładce prezentowane są szczegółowe informacje na temat kwot VAT dokumentu, powiązanych płatnościach oraz fakturach zaliczkowych. Zakładka nie występuje na zapytaniach ofertowych sprzedaży/zakupu. Na pozostałych dokumentach podzielona jest na dwie lub trzy sekcje: Elementy VAT, Płatności i Faktury zaliczkowe.

Uwaga

Zakładka Kwoty podzielona jest na trzy sekcje na dokumentach faktur sprzedaży i faktur zakupu

Elementy VAT

Sekcja pozwala na określenie takich danych, jak: Rejestr VAT – określa rejestr VAT, do którego będzie zapisywana faktura VAT. Rejestry VAT definiowane są w module księgowym. Kierunek VAT – określa sposób naliczania VATu, który może być wyliczony od cen netto lub brutto. Domyślną wartość tego pola dla poszczególnych dokumentów można określić na definicji dokumentów. Wyjątek stanowią faktury zaliczkowe i paragon, dla których parametr zawsze przyjmuje wartość brutto i jest nieedytowalny. W zależności od wprowadzonych ustawień ceny artykułów na dokumencie będą wyświetlane i edytowane jako ceny netto lub brutto. Na definicji dokumentu użytkownik ma do wyboru trzy opcje określające domyślny kierunek VAT na poszczególnych dokumentach – od netto, od brutto lub zależnie od statusu kontrahenta. Jeżeli wybrano opcję Zależnie od statusu kontrahenta wówczas:

• jeżeli dokument wystawiany jest na kontrahenta ze statusem Podmiot gospodarczy, system ustali kierunek Od netto
• jeżeli dokument wystawiany jest na kontrahenta ze statusem Odbiorca detaliczny, system ustali kierunek Od brutto

Podczas dokonywania zmiany kontrahenta na dokumencie, na definicji którego parametr dotyczący sposobu naliczania VAT ustawiony jest na zależnie od statusu kontrahenta, system dokona zmiany kierunku naliczania VAT wyłącznie pod warunkiem, że na dokumencie tym nie ma jeszcze pozycji. Agregacja VAT – określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT. Istnieją dwie możliwości:

• suma VAT pozycji – każda pozycja ma osobno wyliczaną wartość podatku VAT, a tym samym wartość netto i brutto. Łączna wartość VAT dla całego dokumentu jest sumą VAT poszczególnych pozycji, a łączna wartość dokumentu netto i brutto jest odpowiednio sumą pozycji z wartością netto i sumą pozycji z wartością brutto.
• VAT od sumy wartości – w zależności od ustawień parametru kierunek VAT każda pozycja na dokumencie ma wyliczoną wartość netto lub brutto. Jeśli występują pozycje z różnymi stawkami VAT, system dzieli je na grupy i sumuje wartości pozycji w każdej z nich, po czym wylicza VAT od wartości każdej grupy. Łączna wartość VAT dokumentu jest sumą wartości wszystkich grup stawek. Jest to domyślna wartość parametru Agregacja VAT dla większości dokumentów.

W przypadku faktur zaliczkowych agregacja VAT zawsze przyjmuje wartość VAT od sumy wartości i jest nieedytowalna. Domyślną wartość parametru agregacja VAT na dokumencie można określić na definicji poszczególnych dokumentów. Wartość netto/brutto tego samego dokumentu oraz poszczególnych pozycji może być nieco inna, w zależności od ustawień parametrów Agregacja VAT i Kierunek VAT.

Uwaga

Parametry Kierunek VAT i Agregacja VAT muszą być określone przed dodaniem jakiejkolwiek pozycji na dokumencie. W chwili dodania pozycji, pola z tymi parametrami zostają zdezaktywowane.

Odwrotne obciążenie – parametr pozwala na obsługę odwrotnego obciążenia na dokumencie. Wartość parametru pobierana jest z karty kontrahenta i możliwa jest do zmiany do momentu zmiany Rodzaju transakcji na inny niż Krajowa lub do momentu zatwierdzenia dokumentu. Dodatkowe informacje na temat obsługi odwrotnego obciążenia można znaleźć w artykule Obsługa odwrotnego obciążenia. Tabelka VAT wypełniana jest automatycznie po dodaniu pozycji na zakładce Elementy dokumentu. Prezentuje podsumowanie całego dokumentu, zarówno w walucie systemowej, jak i walucie dokumentu. Jeśli na jednym dokumencie znajdują się pozycje z różnymi stawkami VAT, wówczas w tabelce VAT wyświetlane są sumy wartości rozbite na poszczególne stawki VAT. W przypadku faktur końcowych (sprzedaży i zakupu), które uwzględniają faktury zaliczkowe, w tabelce VAT dla poszczególnych stawek VAT prezentowane są wartości zaliczek pochodzące z tych faktur zaliczkowych. Wartości te będą prezentowane ze znakiem „-”.

Uwaga

Możliwa jest sytuacja, w której na fakturze końcowej nie ma stawki VAT, która jest na odliczanej fakturze zaliczkowej. Ma to miejsce np. wtedy, gdy faktura końcowa nie zawiera wszystkich pozycji ze źródłowego zamówienia lub na pozycjach faktury końcowej zmieniono stawki VAT.

Na niezatwierdzonych fakturach zakupu, fakturach zaliczkowych zakupu oraz ich korektach operator może edytować rekordy tabelki VAT. Edycja ta dotyczy wartości netto, VAT i brutto, zarówno w walucie systemowej, jak i walucie dokumentu, z zastrzeżeniem, że na fakturze zakupu uwzględniającej faktury zaliczkowe nie ma możliwości edycji wartości odnoszących się do faktur zaliczkowych. Ideą takiego rozwiązania jest umożliwienie ustalenia ww. wartości zgodnie z wartościami faktury/korekty otrzymanej od dostawcy. Rozbieżność pojawia się wówczas, gdy na fakturze wystawionej przez dostawcę zastosowano inne metody naliczania VAT (od netto/brutto, VAT od wartości, suma VAT pozycji) niż podczas rejestrowania dokumentu w Comarch ERP Altum. Różnice są zazwyczaj niewielkie, jednak zakres zmian, jaki operator może wykorzystać w Comarch ERP Altum jest szeroki. Ograniczenia wynikają głównie z charakteru modyfikowanych dokumentów. Zakres edycji poszczególnych pól przedstawia poniższa tabela.

Dokument	Zakres edycji pola
	Wartość netto (WN)	VAT		Wartość brutto (WB)
		kierunek naliczania od netto	kierunek naliczania od brutto
FZ/FZL	WN ≥ 0	VAT ≥ 0	0 ≤ VAT ≤ WB	WB ≥ 0
KIFZ/KFZL	WN ≤ 0	VAT ≤ 0	WB ≤ VAT ≤ 0	WB ≤ 0
KWFZ	dowolna edycja

Edycja jednej wartości na rekordzie tabelki powoduje automatyczną zmianę pozostałych wartości w tym rekordzie oraz podsumowaniu tabelki. Przy czym zmiana jednej z wartości na dokumentach walutowych spowoduje zmianę wyłącznie na pozostałych wartościach w danej walucie. Wartości w walucie innej niż modyfikowana pozostaną bez zmian – nie zostaną przeliczone. Ewentualna zmiana musi zostać dokonana przez operatora.

Uwaga

Jeśli na KWFZ walutowej operator doprowadzi do sytuacji, w której wartości w walucie dokumentu i walucie systemowej będą miały przeciwne znaki, wówczas system nie pozwoli na zapis takiego dokumentu. Wartości w obu walutach muszą mieć ten sam znak.

Podczas edycji system zachowuje zasadę: netto + VAT = brutto. Wyjątek stanowi przypadek, gdy operator doprowadzi do sytuacji, w której wszystkie wartości miałyby przyjąć wartość równą 0, system „sztucznie” modyfikuje jedną z wartości. Jeśli VAT na dokumencie naliczany jest od brutto, wówczas dla FZ/FZL system ustali wartość brutto na poziomie 0,01, a dla KIFZ/KFZL na poziomie -0,01. Analogicznie, na dokumentach ,na których VAT liczony jest od netto, dla FZ/FZL system ustali wartość netto na poziomie 0,01, a dla KIFZ/KFZL wartość -0,01. Zmiana dokonana w tabelce VAT wpływa na wartość nagłówka dokumentu oraz na wartość płatności. Nie ma natomiast wpływu na wartość pozycji dokumentu.

Uwaga

Dla niezatwierdzonej faktury zakupu, faktury zaliczkowej zakupu i ich korekt wartości tabelki są edytowalne. Przy czym zmiana jednej z wartości na dokumentach walutowych spowoduje zmianę wyłącznie na pozostałych wartościach w danej walucie. Wartości w walucie innej niż modyfikowana nie są przeliczane. Ewentualna zmiana musi zostać dokonana przez operatora.

 

Kwoty

Druga część zakładki Kwoty to lista płatności powiązanych z danym dokumentem, która podobnie jak tabelka VAT, wypełniana jest danymi automatycznie, zaraz po wprowadzeniu pozycji na dokumencie. Tuż nad listą umieszczone zostało pole Skonto, które w przypadku dokonania odpowiednich ustawień na karcie kontrahenta, ładuje się automatycznie lub jego wartość można wybrać ręcznie z predefiniowanej listy skont określonej w Konfiguracja (Finanse) Typy skont. Nie ma możliwości określenia skonta na dokumencie paragonu. Podczas wystawiania dokumentu system proponuje jedną płatność za dokument w oparciu o wartości pól w nagłówku dokumentu, w szczególności o wartość pola Forma płatności. Użytkownik może ją edytować lub/i dodać nowe (np. jeśli klient płaci część gotówką, część kartą lub w kilku ratach). Jeżeli wartość dokumentu ulegnie zmniejszeniu, wówczas system odpowiednio zmniejszy płatność o najpóźniejszym terminie płatności, a w razie konieczności – usunie ją. W przypadku, gdy wartość dokumentu ulegnie zwiększeniu, wówczas system stosownie zwiększy wartość płatności dokumentu – jeżeli dokument posiada tylko jedną płatność lub doda kolejną płatność – jeżeli dokument posiada ich wiele.

Uwaga

Na dokumentach ofert oraz zamówień istnieje możliwość ustalenia terminu płatności na poziomie konkretnej daty lub względem daty na fakturze. Domyślnie ustawiana jest opcja Ilość dni od daty faktury, a poszczególne dane związane z ilością dni oraz parametrem EOM pobierane są z nagłówka dokumentu. Operator może jednak zmienić tę opcję edytując daną płatność i zaznaczając opcję Termin płatności.

Zmian na płatnościach można dokonywać do momentu całkowitego rozliczenia dokumentu. Rozliczeniu podlegają tylko faktury (FS/FSL/FZ/FZL) i paragon. Nie ma możliwości rozliczenia dokumentu przed zatwierdzeniem go. Płatności na dokumentach ofert i zamówień są jedynie planowanymi płatnościami i nie podlegają rozliczeniu. Więcej szczegółów na temat dzielenia i łączenia płatności znajduje się w artykule Dzielenie i łączenie płatności. Lista zawiera następujące informacje: Podmiot – nazwa płatnika Należność – wartość należności Zobowiązanie – wartość zobowiązania Pozostaje – kwota, która pozostała do rozliczenia Termin – data płatności, do której kontrahent powinien rozliczyć się ze sprzedawcą. W przypadku płatności na ofertach i zamówieniach pole może zawierać informację o liczbie dni od daty faktury, po upływie których powinna nastąpić płatność. Waluta – symbol waluty, w której została wygenerowana płatność. Automatycznie, jeśli użytkownik nie zmieni jej, jest ona zgodna z walutą dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument może zostać wystawiony w innej walucie niż płatność. Do wysłania – informuje, jaka kwota powinna zostać umieszczona na dokumencie przelewu, by rozliczyć zobowiązanie wobec sprzedawcy  

Faktury zaliczkowe

Trzecia część zakładki Kwoty to sekcja Faktury zaliczkowe. W tej sekcji, do momentu zatwierdzenia dokumentu, są wyświetlane wszystkie faktury zaliczkowe, które spełniają poniższe kryteria:

• posiadają stan Zatwierdzony
• kontrahent z faktury zaliczkowej jest taki sam jak kontrahent na fakturze końcowej
• istnieje zgodność waluty między fakturą zaliczkową a fakturą końcową
• nie zostały w całości rozliczone na innej fakturze końcowej
• centrum na fakturze zaliczkowej jest widoczne dla centrum wskazanego na fakturze końcowej
• nie są zaznaczone do odliczenia na innej niezatwierdzonej fakturze końcowej
• nie zostały w pełni skorygowane
• wartość parametru Odwrotne obciążenie w nagłówku faktury zaliczkowej jest taka sama jak wartość parametru w nagłówku na fakturze końcowej

Po zatwierdzeniu dokumentu wyświetlane są tylko te faktury zaliczkowe, które zostały odliczone na danej fakturze. Do obsługi listy faktur zaliczkowych służą następujące przyciski: [Edytuj fakturę zaliczkową] – służy do podglądu wybranej faktury zaliczkowej, bez możliwości edycji [Edytuj zamówienie] – służy do podglądu wybranego zamówienia, bez możliwości edycji [Sprawdź kwotę do odliczenia] – otwiera okno zawierające informację o numerze aktualnie podświetlonej faktury zaliczkowej i wysokości kwoty określonej przez operatora do odliczenia, a także listę z trzema kolumnami:

• Stawka VAT – informacje o stawkach VAT znajdujących się na danej fakturze zaliczkowej
• Zaliczka – wartość zaliczki przypisanej do danej stawki VAT
• Pozostaje do odliczenia – kwota, jaka pozostała do odliczenia dla danej stawki VAT z tej faktury zaliczkowej (wartość maksymalnej zaliczki dla danej stawki VAT pomniejszona o kwotę już odliczoną na innych fakturach końcowych oraz skorygowaną za pomocą korekt do faktur zaliczkowych)

[Przelicz kwotę odliczaną] – wyświetla okno z sumą maksymalnych możliwych do odliczenia kwot z faktur zaliczkowych z zaznaczonym parametrem Odlicz. Pozwala na wpisanie wartości z przedziału od 0 do maksymalnej kwoty jaką można odliczyć. Rozbicie kwoty pomiędzy zaznaczone faktury zaliczkowe nastąpi zgodnie z wybraną opcją FIFO/LIFO parametru Metoda dzielenia kwoty odliczonej pomiędzy faktury zaliczkowe na definicji dokumentu FS/FZ. [Odśwież] – służy do zaktualizowania wyświetlanych faktur na liście [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] – przycisk umożliwia eksport danych do arkusza kalkulacyjnego Excel z możliwością wyboru opcji: DataAware (opcja domyślna) oraz WYSIWYG. Użytkownik ma możliwość ustawienia domyślnego trybu eksportu z poziomu System Konfiguracja Komputer Domyślny tryb eksportu. W przypadku wybrania opcji eksportu:

• DataAware – wygenerowany plik prezentuje dane zgodne z zastosowanymi dla listy regułami formatowania warunkowego.
• WYSIWYG – wygenerowany plik prezentuje dane w układzie podobnym do tego, który wyświetlany jest na ekranie monitora.

Lista zawiera następujące pola: Odlicz – zaznaczony parametr decyduje o tym, czy dana faktura zaliczkowa ma zostać odliczona od faktury końcowej Numer – numer faktury zaliczkowej Zamówienie – numer zamówienia sprzedaży/zakupu, do którego została wystawiona faktura zaliczkowa

Uwaga

Faktury zaliczkowe, które zostały wystawione do zamówień powiązanych z bieżąca fakturą końcową, są domyślnie zaznaczone.

Data – w tej kolumnie widnieje data wystawienia dla FSL lub data wpływu dla FZL Wartość brutto – wartość brutto danej faktury zaliczkowej Kwota odliczana – kwota, jaka ma zostać odliczona z danej faktury zaliczkowej. Po zaznaczeniu parametru w kolumnie Odlicz pole w kolumnie Kwota odliczana jest dostępne do edycji. Domyślnie pojawi się w nim maksymalna wartość zaliczki, jaka może zostać odliczona z danej faktury zaliczkowej. Operator może wskazać w tym polu inną kwotę, ale nie może ona przekraczać kwoty maksymalnej możliwej do odliczenia.  

Zakładka podzielona jest na podzkładki:

• Systemowe – zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z danym dokumentem, np. o fakturze VAT, korektach, czy wygenerowanych dokumentach magazynowych lub innych dokumentach handlowych. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi operacjami.
• Zewnętrzne – prezentuje powiązane zewnętrzne linki z dokumentem

Zakładki są nieedytowalne i mają charakter informacyjny. Każdy ze skojarzonych dokumentów można podejrzeć zaznaczając go i naciskając przycisk Edytuj znajdujący się nad listą.

Uwaga

Jeśli na podstawie bieżącego zapytania ofertowego sprzedaży zostało wygenerowane zapytanie ofertowe zakupu, a z niego z kolei np. dwie oferty zakupu, to wówczas zapytanie ofertowe zakupu będzie prezentowane na zakładce Dokumenty skojarzone dwukrotnie.

 

Zakładka Kody Rabatowe

Prezentuje podstawowe informacje na temat użytego kodu rabatowego oraz jego parametrów. Zakładka dostępna jest jedynie w przypadku, gdy na dokumencie użyty został kod rabatowy.  

Zakładka Opis analityczny

Opis analityczny zwiększa możliwość przeprowadzania analiz wyników przedsiębiorstwa. Zakładka Opis analityczny zawiera pole tekstowe Opis oraz listę zdefiniowanych opisów analitycznych. Opis analityczny może być dodany już po zatwierdzeniu dokumentu. Więcej informacji na temat opisu analitycznego w artykule Opis analityczny na dokumentach handlowych i magazynowych.

Uwaga

Opis analityczny na dokumentach z nieustalonym kosztem własnym sprzedaży / nieustaloną wartością dostawy jest niedostępny. Opis analityczny na dokumentach zainicjowanych/niezatwierdzonych dostępny jest niezależnie od wartości parametru Ustalono koszt własny sprzedaży na dokumentach rozchodu oraz Ustalona wartość dostawy dla dokumentów zakupowych.

 

Zakładka Atrybuty

Zakładka ta zawiera listę atrybutów przypisanych do obiektu wraz z ich wartością. Więcej informacji na temat atrybutów w kategorii Atrybuty . Atrybuty mogą być dodawane i edytowane nawet na dokumentach zatwierdzonych.

 

Zakładka Załączniki

Umożliwia załadowanie do bazy i przypisanie do obiektu każdego rodzaju pliku, który posłuży jako rozszerzenie opisu definiowanego obiektu. Lista załączników prezentuje kod oraz nazwę załącznika, język, w jakim jest wyrażony, typ, a także parametry określające, czy dany załącznik ma być dostępny z poziomu aplikacji Comarch B2B, Mobilny Sprzedawca oraz e-Sklep, Ebay, BI i Comarch POS. Po prawej stronie listy prezentowany jest podgląd zaznaczonego na liście załącznika. Załączniki mogą być dodawane, usuwane i modyfikowane również na zatwierdzonych dokumentach. Więcej informacji na temat załączników w grupie artykułów Załączniki.

Zakładka Historia zmian

Zakładka umożliwia przegląd operacji wykonanych na dokumencie przez użytkowników. Kolumny dostępne na tej zakładce:

• Nazwa operacji (m.in. Dodanie, Zapisanie, Zatwierdzenie)
• Opis
• Użytkownik
• Data zmiany
• Nazwa aplikacji (domyślnie ukryte)
• Wersja aplikacji (domyślnie ukryte)

Na większości dokumentów nową pozycję można dodać korzystając z przycisku [Dodaj] dostępnego z poziomu:

• listy pozycji dokumentu
• wstążki
• menu kontekstowego, rozwijanego po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście

Naciśnięcie przycisku powoduje pojawienie się na liście nowego wiersza, który umożliwia szybkie dodanie pozycji za pomocą kodu bez definiowania dodatkowych parametrów (np. typu ceny, magazynu, z którego ma zostać pobrany artykuł, czy partii i zasobu).

Po naciśnięciu przycisku [Dodaj], operator ma możliwość dodania pozycji na dokument poprzez:

• ręczne wpisanie kodu artykułu lub zeskanowanie kodu kreskowego, po czym wybranie na klawiaturze [Tab] lub [Enter], aby artykuł został dodany
• otworzenie przyciskiem […] listy artykułów i wybranie z niej jednej lub kilku pozycji. W dodanym w ten sposób wierszu użytkownik może edytować ilość, jednostkę, cenę, rabat, wartość oraz stawkę VAT danej pozycji, a także przypisać pracownika, który obsługiwał klienta przy wyborze danego artykułu.

Pozostałe, bardziej szczegółowe dane dostępne są na formularzu pozycji dokumentu, otwieranym po wybraniu przycisku [Edytuj]. Formularz ten został szerzej opisany w kategorii Szczegóły pozycji.

Na większości dokumentów nową pozycję można dodać korzystając z przycisku [Dodaj przez formularz] dostępnego z poziomu:

• listy pozycji dokumentu
• wstążki
• menu kontekstowego, rozwijanego po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście

Po naciśnięciu przycisku otwarty zostanie formularz, umożliwiający wybranie konkretnego artykułu oraz zdefiniowanie jego parametrów.

Przycisk pozwala na bardziej szczegółową definicję oraz prezentację informacji o pozycji. Na takim formularzu użytkownik może wskazać:

• pracownika, który obsługiwał klienta przy wyborze danego artykułu (pole Obsługa transakcji),
• wybrany przez klienta artykuł, otwierając listę artykułów przyciskiem umieszczonym w polu Artykuł lub wpisując ręcznie kod artykułu albo kod kreskowy w polu Artykuł.
• szereg parametrów takich jak dostawy, partię, cechy czy jednostkę artykułu

W zależności od typu wybranego artykułu (towar, komplet lub usługa) oraz dokumentu, formularz prezentuje się inaczej.

Standardowo składa się on z zakładek:

• Ogólne
• Kalkulacja
• Dostawy
• Elementy kompletu
• Atrybuty
• Załączniki

Po wypełnieniu formularza dodawania pozycji, należy wybrać przycisk [Zapisz]. W rezultacie na liście pozycji na dokumencie pojawi się zdefiniowany artykuł. W przypadku rezygnacji z wyboru artykułu, należy wybrać przycisk [Zamknij].

Na większości dokumentów nową pozycję można dodać korzystając z przycisku [Dodaj wg cech] dostępnego z poziomu:

• listy pozycji dokumentu
• wstążki
• menu kontekstowego, rozwijanego po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście

Naciśnięcie przycisku powoduje otwarcie formularza dodawania artykułu według cech.

Po wyborze przycisku otworzy się formularz, na którym po dodaniu artykułu utworzona zostanie macierz możliwych partii tego artykułu, a operator będzie miał możliwość wskazania ilości dla poszczególnych wariantów, których dotyczy transakcja.

Operator może określić ilość bezpośrednio w komórce macierzy, jak również wpisując lub sczytując kod kreskowy danej partii i określając ilość, o jaką pozycja ma zostać zwiększona.

Aby dodać wybrane na formularzu partie, należy wybrać przycisk [Zapisz]. W zależności od ustawień parametru Osobne pozycje dokumentu, dostępnego na formularzu dodawania pozycji wg cech, system doda partie jako osobne pozycje lub utworzy jedną pozycję z wieloma subpozycjami.

Uwaga

Nie ma możliwości dodania na dokument artykułu o typie komplet za pomocą opcji Dodaj wg cech.

Zakładka Ogólne na formularzu szczegółów pozycji zawiera podstawowe informacje o pozycji. Standardowo zakładka ta jest podzielona na kilka sekcji (w zależności od dokumentu i artykułu):

• Artykuł
• Kalkulacja
• Subpozycje

Oprócz wymienionych sekcji, w górnej części zakładki znajdują się pola:

• Obsługa transakcji - umożliwia wskazanie pracownika obsługującego daną transakcję
• Precyzja ceny – określa ilość miejsc po przecinku prezentowaną w polach z cenami, w kalkulacji i na liście pozycji dokumentu. Zakres precyzji cen (od 1 do 4 miejsc po przecinku) dostępny na liście uzależniony jest od ustawień precyzji ceny na definicji danego typu dokumentu.
• SENT – parametr pozwala na obsługę monitorowania przewozu towarów na pozycji.
• Kontrola: ilość * cena = wartość – zaznaczenie tego parametru pozwoli na wpisanie tylko takiej wartości dla pozycji, która może być wyliczona jako iloczyn ilości i ceny. W przypadku braku spełnienia warunku tej formuły wartość zostanie zmieniona przez system.
• Odwrotne obciążenie – parametr pozwala na obsługę odwrotnego obciążenia na pozycji. Więcej informacji o działaniu tej funkcjonalności znajduje się w artykule Obsługa odwrotnego obciążenia.

Sekcja Artykuł zawiera pola:

• Artykuł – pole, w którym należy wskazać artykuł, który ma znaleźć się na dokumencie. Wybrać można jedynie artykuł aktywny, zdefiniowany w słowniku Artykuły.
• Opis – pole prezentujące opis umieszczony na karcie wybranego artykułu
• Kod CN – pole umożliwiające wprowadzenie kodu celnego danego towaru, wykorzystywanego w obrocie handlowym UE. W przypadku zaznaczenia parametru SENT, należy wskazać kod CN, dla którego zaznaczono parametr Przesyłaj do SENT.
• Kraj pochodzenia – pole umożliwiające wprowadzenia kraju, z jakiego pochodzi dany artykuł. Wartość pola jest pobierana z karty artykułu, ale może być modyfikowana przez użytkownika.

Po wyborze artykułu, w sekcji Kalkulacja można określić szczegóły ceny, wykorzystując pola:

• Ilość – określa ilość artykułu, jaka ma znaleźć się na dokumencie. Po wskazaniu na pozycji dokumentu jednostki pomocniczej możliwa jest edycja ilości zarówno w jednostce pomocniczej jak i jednostce podstawowej.
• Jm. – pole z symbolem jednostki przypisanej do artykułu. Automatycznie wyświetlana jest jednostka podstawowa lub – jeśli została zdefiniowana – jednostka pomocnicza, ustawiona jako domyślna dla danego typu dokumentu. Można ją zmienić na inną jednostkę przypisaną i aktywną na karcie artykułu.
• Cena początkowa (N)/(B) – cena netto/brutto jednej jednostki artykułu, od której naliczane będą rabaty. Cena pobierana jest z aktualnego, aktywnego cennika dla wybranego typu ceny i przeliczana na walutę dokumentu.
• Rabat (%) – wielkość procentowa sumy rabatów, naliczona na bieżącą pozycję dokumentu
• Cena (N)/(B) – cena netto/brutto jednej jednostki artykułu, wyrażona w walucie dokumentu, po uwzględnieniu rabatów
• (Cena) nabycia – cena nabycia artykułu, wyrażona w walucie systemowej. Pole dostępne na dokumentach przychodowych.
• Wartość (N)/(B) – wartość netto/brutto pozycji, wyrażona w walucie dokumentu
• (Wartość) nabycia – pole dostępne tylko dla dokumentów przychodowych. Prezentuje wartość nabycia artykułu, wyrażoną w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu.
• Punkty – suma punktów, jakie otrzyma kontrahent przy zakupie artykułu. Punkty definiowane są w cenniku.
• Stawka VAT – domyślnie, wyświetlana jest stawka przypisana do artykułu. Gdy stawka przypisana do artykułu jest nieaktywna, system pobiera stawkę ustawioną w konfiguracji, jako stawka domyślna, która podlega edycji.
• Objętość – objętość artykułu pobrana z karty artykułu
• Waga netto – waga netto artykułu pobrana z karty artykułu
• Waga brutto – waga brutto artykułu pobrana z karty artykułu
• Grupa towarowa JPK oraz Procedura JPK – pola dostępne na szczegółach pozycji dokumentów:
  • faktur sprzedaży i ich korekt
  • paragonów i ich korekt
  • korekt ręcznych
  • faktur zakupu (wyłącznie w przypadku pola Procedura JPK)

Domyślnie prezentują wartości zdefiniowane w analogicznych polach na karcie artykułu, pobierane z dedykowanego słownika uniwersalnego (z możliwością zmiany przez użytkownika).

Uwaga

Po synchronizacji dokumentu z Comarch POS, w systemie Comarch ERP Altum wartości pól Grupa towarowa JPK oraz Procedura JPK zostaną ustawione automatycznie na podstawie karty artykułu.

Dla zamówień oraz ofert, w tej sekcji, istnieją dodatkowe pola:

• Czas dostawy (dni) – pole pozwalające na określenie czasu dostawy artykułu. Wartość pola jest automatycznie aktualizowana, zgodnie z cennikiem artykułu. Istnieje możliwość edycji.
• Data realizacji – określa datę, do kiedy dana pozycja zamówienia powinien zostać zrealizowany, tzn. sprzedany/wydany klientowi lub dostarczony nam przez dostawcę. Zmiana wartości dla czasu dostawy determinuje zmianę daty realizacji i odwrotnie.

Sekcja Subpozycje zawiera listę z następującymi danymi:

• Lp. – liczba porządkowa subpozycji
• Magazyn – określa magazyn, z którego pobierane są zasoby lub na który ma trafić dany zasób. Jeśli w nagłówku wskazano konkretny magazyn, nie ma możliwości edycji magazynu bezpośrednio na subpozycjach dokumentów przychodowych. W przypadku dokumentów rozchodowych, pole to nie podlega edycji, z wyjątkiem dokumentu ZS, na którym subpozycja nie jest powiązana z zasobem.

Kolejne kolumny zawierają cechy przypisane do danego artykułu i wpływające na partię. System umożliwia wystawienie dokumentu na jeden artykuł o różnych wartościach poszczególnych cech. Następnie występują pola:

• Data dostawy – kolumna dostępna na dokumentach rozchodowych, prezentuje datę przyjęcia towaru na magazyn
• Dokument – kolumna dostępna na dokumentach rozchodowych. Prezentuje numer dokumentu magazynowego, na podstawie którego artykuł został przyjęty na magazyn.
• Dokument pierwotny – kolumna dostępna na dokumentach rozchodowych. Dostarcza informacji nt. dokumentu, jaki pierwotnie wprowadził zasób na magazyn. Np. jeśli artykuł został przyjęty na magazyn A dokumentem PZ, a następnie przesunięty na magazyn B dokumentem MM, to w tej kolumnie, dla magazynu B, prezentowany jest numer dokumentu PZ.
• Ilość – ilość artykułu (subpozycji), wyrażona w jednostce określonej w sekcji Kalkulacja, pobierana z magazynu w ramach danego dokumentu (w przypadku dokumentów rozchodowych) lub która ma trafić na magazyn (w przypadku dokumentów przychodowych). Dla dokumentów przychodowych, pole to jest edytowalne bezpośrednio w tabeli.
• Rezerwacja ilości – pole dostępne tylko na subpozycji dokumentu ZS/ZWE. Zaznaczony parametr informuje o tym, że dokonana rezerwacja blokuje do sprzedaży określoną ilość bez wskazania konkretnej dostawy.
• Wartość zakupu – wartość subpozycji, wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Wartość nabycia – wartość zakupu subpozycji powiększona o koszty dodatkowe, wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Waluta – (kolumna domyślnie ukryta) prezentuje symbol waluty systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Ma dostawę – kolumna dostępna gdy w systemie ustawiono metodę kolejkowania zasobów na AVCO. Informuje o tym, czy subpozycja pobiera zasób z magazynu, czy też jest niepowiązana z żadnym zasobem.

W przypadku metody kolejkowania zasobów AVCO, kolumny Data dostawy, Dokument oraz Dokument pierwotny zawsze są puste. O tym, czy na dokumencie pobrany został zasób, świadczy parametr w dodatkowej kolumnie Ma dostawę.

Zakładka ta jest rozwinięciem sekcji Kalkulacja z zakładki Ogólne. W zależności od dokumentu oraz uprawnień wyodrębnione zostały na niej sekcje:

• Kalkulacja
• Waluta
• Marża
• Struktura rabatu

Oprócz nich w górnej części zakładki, podobnie jak na zakładce Ogólne, umieszczone zostały pola Precyzja ceny i Kontrola.

Sekcja Kalkulacja zawiera takie same pola jak sekcja Kalkulacja na Zakładce Ogólne.

Dodatkowe pola występujące w tej sekcji na zakładce Kalkulacja to:

• cena początkowa (N)/(B) – prezentuje aktualną cenę jednej jednostki artykułu pobraną z aktualnego, aktywnego cennika, wyrażoną w walucie zdefiniowanej w tym cenniku przy danym artykule
• cena (N)/(B) – prezentuje aktualną cenę jednej jednostki artykułu, po uwzględnieniu rabatów i wyrażona jest w walucie artykułu (zdefiniowanej w cenniku, z którego pobierana jest cena początkowa)
• wartość (N)/(B) – prezentują wartość wskazanej ilości artykułu, wyrażoną w walucie, kolejno: pierwsze – artykułu (zdefiniowanej w cenniku, z którego pobierana jest cena początkowa), drugie – systemowej

Sekcja Waluta ma charakter informacyjny i jest nieedytowalna. Prezentuje informacje o walutach i kursach oraz dacie pobrania kursów. Dane te są tożsame z danymi prezentowanymi w nagłówku dokumentu i pobierane są automatycznie.

Kursy prezentowane są w następującej kolejności:

• kurs waluty artykułu do waluty dokumentu
• waluta dokumentu
• kurs waluty systemowej do waluty dokumentu

Sekcja Marża występuje tylko na dokumentach rozchodowych. Przedstawia ona:

• wartość netto zakupu
• wartość netto nabycia (pole z wartością nabycia nie występuje na OS)
• marżę – wyrażoną wartościowo i procentowo

Pola z wartościami zakupu oraz nabycia kalkulowane są automatycznie i nie można ich edytować. Marża również wyliczana jest automatycznie na podstawie danych w sekcji Kalkulacja. Jeśli marża narzucona na artykuł jest niezgodna z życzeniem użytkownika, może on zmodyfikować jej procentową wartość, co jednocześnie spowoduje ponowne przeliczenie wartości pól Marża (wyrażonych wartościowo) oraz Rabat, Cena i Wartość w grupie Kalkulacja.

Sekcja Struktura rabatu dostępna jest na dokumentach rozchodowych OS, ZS, PAR, FS i WZ, ale tylko jeśli operator należy do grupy operatorów, która ma włączone uprawnienie Dostęp do struktury rabatów na zakładce Konfiguracja  Struktura Firmy  Grupy operatorów  Inne uprawnienia.

Sekcja jest zwijana/rozwijana za pomocą strzałki umieszczonej na jej nagłówku. Prezentuje szczegółowa listę rabatów naliczonych na daną pozycję.

Zakładka Dostawy dostępna jest tylko dla artykułów o typie Towar. Podzielona została na sekcje:

• Ilość
• Cechy
• Subpozycje
• Partie/dostawy (dostępna tylko dla dokumentów rozchodowych)

Sekcje: Ilość, Cechy oraz Subpozycje, zawierają pola tożsame z polami na zakładce Ogólne. Wszelkie zmiany wprowadzone na zakładce Ogólne są przenoszone na zakładkę Dostawy i odwrotnie.

Zarządzanie zasobami na pozycji dokumentu

W sekcji Subpozycje na formularzu dodawania pozycji dla dokumentów rozchodowych obok tabelki subpozycji umieszczone zostały pola umożliwiające zmniejszenie (w przypadku FS i PAR) oraz odwiązanie (w przypadku ZS), zasobów przeniesionych z magazynu na dokument.

W tym celu należy:

• zaznaczyć odpowiednią subpozycję
• w polu Ilość wpisać zwracaną ilość
• nacisnąć przycisk ze strzałką w dół – [Zwróć]

Zasób wróci na magazyn zwiększając ponownie jego stan. W przypadku gdy pozycje dokumentu ZS nie są powiązane z zasobem, system nie podejmie żadnej akcji – nie zmniejszy ilości subpozycji. Natomiast jeśli pozycje mają one powiązanie z konkretnym zasobem, zostanie ono usunięte, zasób wróci na magazyn. Ilość subpozycji nie ulegnie zmianie.

Na dokumentach ZS i ZWE dostępna jest opcja całkowitego odwiązywania zasobów od wielu niezrealizowanych subpozycji jednocześnie. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie subpozycje i wybrać przycisk [Zwolnij zasoby].

Warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby zwolnić zasób:

• stan dokumentu – Zainicjowany (ZS), Niezatwierdzony (ZS), Zatwierdzony (ZS, ZWE), W realizacji (ZS, ZWE)
• ilość niezrealizowana większa od zera
• subpozycja powiązana z zasobem/partią

Warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby zarezerwować zasób:

• stan dokumentu – Zainicjowany (ZS), Niezatwierdzony (ZS), Zatwierdzony (ZS, ZWE), W realizacji (ZS, ZWE)
• ilość niezrealizowana większa od zera
• subpozycja niepowiązana z zasobem/partią
• subpozycja „sprzedażowa” w przypadku ZWE

Kryteria sprawdzane podczas wiązania zasobów z subpozycjami ZS/ZWE:

• artykuł – zgodny z artykułem subpozycji
• magazyn – zgodny z magazynem subpozycji:
  • jeżeli na subpozycji podano konkretny magazyn, wówczas zasoby/partie są poszukiwane tylko na tym magazynie
  • jeżeli na subpozycji ZS wybrano opcję <wszystkie>, wówczas zasoby/partie są poszukiwane na wszystkich magazynach, przypisanych do definicji dokumentu w centrum wystawiającym dokument
• data utworzenia zasobu/partii (przyjęcia na magazyn) nie może być większa niż data bieżąca – nie dotyczy AVCO
• cechy – zgodność wartości cech zasobów/partii z wartościami cech subpozycji ZS/ZWE:
  • jeżeli na subpozycji zamówienia dla cech wpływających na partie podano wartość, poszukiwane zasoby/partie muszą posiadać taką sama wartość cechy
  • jeżeli na subpozycji zamówienia dla cech wpływających na partie nie podano wartości, poszukiwane zasoby/partie mogą posiadać dowolną wartość dla tej cechy lub nie mieć przypisanej żadnej wartości

Sekcja Partie/dostawy zawiera informacje o dostępnych na magazynie partiach/zasobach wybranego artykułu.

• Jest ona niedostępna dla dokumentów przychodowych oraz dla OS.
• Jeżeli artykuł znajduje się na magazynie, w tabeli pojawią się odpowiednie wpisy.
• W przypadku braku zasobów, tabela Partie/dostawy jest pusta.

W zależności od ustawionej metody kolejkowania zasobów system weryfikuje, czy zasób jest możliwy do wydania.

• W przypadku FIFO/LIFO, na dokument rozchodowy można pobrać tylko te zasoby, których data dostawy jest wcześniejsza lub równa dacie „magazynowej” na tym dokumencie.
• Metoda kolejkowania AVCO nie wprowadza takich ograniczeń.

Jeśli artykuł ma przypisane cechy wpływające na partię, istnieje możliwość przefiltrowania tabeli względem konkretnych partii (wartości cech), wskazanych w sekcji Cechy.

Tabela znajdująca się w tej sekcji wyświetla następujące informacje:

• Magazyn – określa magazyn, na którym znajduje się dana partia/zasób

Kolejne kolumny zawierają cechy, jakie zostały przypisane do danego towaru. Ich ilość jest różna w zależności od ilości cech wpływających na partię.

• Ilość – dostępna po uwzględnieniu rezerwacji, wyrażona w jednostce ustalonej w sekcji Kalkulacja.
• Ilość w jedn. podst. – dostępna ilość po uwzględnieniu rezerwacji wyrażona w jednostce podstawowej
• Cena jednostkowa – cena jednej jednostki artykułu faktycznie znajdującego się na magazynie (cena wyliczana jest dynamicznie na podstawie wartości zakupu i dostępnej ilości)
• Wartość zakupu – wartość znajdujących się na magazynie zasobów danego artykułu wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Wartość nabycia – wartość zakupu powiększona o koszty dodatkowe znajdujących się na magazynie zasobów danego artykułu wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Waluta – (kolumna domyślnie ukryta) prezentuje symbol waluty systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu.

W przypadku metod kolejkowania zasobów FIFO/LIFO, obok tabeli dostępny jest także parametr Pokaż dostawy. Zaznaczenie go spowoduje zmianę sposobu prezentowania dostępnych ilości – nastąpi rozbicie partii na zasoby i pojawiają się trzy dodatkowe kolumny:

Data dostawy – wskazuje datę, w której dany zasób trafił na magazyn

Dokument – wskazuje dokument, który wprowadził zasób na magazyn

Dokument pierwotny – wskazuje dokument, który pierwotnie wprowadził zasób na stan.

Podmiana dostaw na zatwierdzonym dokumencie

Jest to funkcjonalność pozwalająca na zmianę dostawy na subpozycji zatwierdzonego dokumentu. Aby z niej skorzystać użytkownik musi należeć do grupy operatorów posiadającej uprawnienie Zmiana dostawy na zatwierdzonym dokumencie.

Można je aktywować z poziomu Konfiguracja  Grupy operatorów  Edycja wybranej grupy  zakładka Inne uprawnienia. Uprawnienie nie jest dostępne dla francuskiej wersji bazy danych oraz dla metody kolejkowania zasobów AVCO.

Warunki, które muszą zostać spełnione przed dokonaniem zmiany dostawy dokumencie rozchodowym (FS/WZ/RW):

• operator należy do grupy operatorów mającej uprawnienie do zmiany dostawy na zatwierdzonym dokumencie
• dokument nie jest zaksięgowany
• nie istnieje zaksięgowana korekta do dokumentu
• nie istnieje korekta ilościowa dla subpozycji
• nie istnieje korekta kosztu dla subpozycji
• nie istnieje zaksięgowany dokument powiązany
• dostępna jest podmieniana ilość towaru na magazynie
• zaznaczona jest jedna subpozycja w sekcji Subpozycji
• wybrana jest jedna dostawa do podmiany
• istnieje zgodność magazynów pomiędzy partiami do podmiany a dostawami
• ilość pomiędzy dokumentami powiązanymi jest zgodna np. Z FS wygenerowano na całą ilość WZ

W celu podmiany dostawy na zatwierdzonym dokumencie na zakładce Dostawy należy:

• wskazać subpozycję dla której ma zostać dokonana podmiana dostawy. W polu Ilość w sekcji Subpozycji wyświetlona zostanie ilość zgodna z aktualnie zaznaczoną pozycją.
• zaznaczyć parametr Pokaż dostawy i wskazać dostawę, która ma zostać pobrana na dokument.
• wybrać przycisk [Zmień], który dokona podmiany dostawy na dokumencie

Istnieje także możliwość podmiany dostaw dla wielu subpozycji, co zostało opisane w artykule Weryfikacja dostaw.

Zakładka pojawia się tylko wtedy, gdy użytkownik jako element wskaże artykuł typu komplet, który na karcie artykułu ma odznaczony parametrem Pobieraj składniki na dokument.

Zakładka jest podzielona na sekcje:

• Artykuły - wchodzące w skład danego kompletu wraz z ilością poszczególnych składników, wyrażoną w jednostce podstawowej danego artykułu, przypadającą na wskazaną na zakładce Ogólne ilość kompletów.
• Subpozycje oraz Partie/dostawy - zawierają dane analogiczne do danych na zakładce Dostawy w przypadku, gdy wskazany artykuł jest typu towar.

Dane wyświetlane w tych sekcjach odnoszą się do zaznaczonego w tabeli powyżej elementu kompletu.

Uwaga

Nie ma możliwości podmiany dostawy dla artykułu o typie komplet.

Atrybuty służą do przechowywania dodatkowych informacji o obiektach występujących w systemie. Atrybuty wraz z wartościami można dołączać do dokumentów oraz ich pozycji.

Definiowanie atrybutów, ich wartości oraz przypisywanie do obiektów jest możliwe z poziomu zakładki Konfiguracja → Ogólne → Atrybuty.

Zakładka atrybuty na szczegółach pozycji umożliwia podpięcie zdefiniowanych w systemie i powiązanych z elementem danego typu dokumentu atrybutów charakteryzujących dany element oraz wprowadzenie do nich wartości.

• Jeśli w konfiguracji dany atrybut został oznaczony jako wymagany, system automatycznie podepnie go do nowo-dodawanego elementu na dany dokument, oraz pobierze zdefiniowaną wartość domyślną.
• Gdy atrybut nie został oznaczony jako wymagany operator może podpiąć taki atrybut samodzielnie. Po zatwierdzeniu dokumentów do modyfikacji atrybutów należy używać przycisków z sekcji Atrybuty na wstążce.

W systemie istnieje możliwość definiowania załączników, czyli dodawania obrazów, dokumentów tekstowych, czy też dowolnych innych plików. Następnie pliki te mogą zostać dołączone do pozycji dokumencie.

Zarządzanie załącznikami w systemie jest możliwe z poziomu zakładki Konfiguracja → Ogólne → Załączniki.

Zakładka Załączniki na szczegółach pozycji umożliwia przypisanie ich do danej pozycji dokumentu oraz prezentuje listę przypisanych już załączników.

Istnieje możliwość udostępnienia załącznika w poszczególnych modułach/aplikacjach współpracujących z systemem poprzez zaznaczenie dedykowanego parametru na liście.

Dokumenty korygujące - wprowadzenie

Wśród dokumentów korygujących można wyróżni dwa rodzaje korekt:

• korekty generowane do dokumentów istniejących w systemie („automatyczne” korekty)
• korekty ręczne, wystawiane do dokumentów spoza systemu

Ze względu na rodzaj korygowanych danych, wyróżnić można dokumenty korygujące:

• ilość
• wartość
• koszty dodatkowe
• stawkę VAT

Uwaga

Nie ma możliwości jednoczesnej korekty kosztów dodatkowych, wartości, ilości oraz stawki VAT na jednym typie dokumentu.

Korekta ilościowa wystawiona do dokumentu dopuszcza korygowanie zarówno „na minus” jak i „na plus”. Oznacza to, że na korekcie istnieje możliwość zarówno zwiększenia ilości w stosunku do ilości pierwotnej lub też jej zmniejszenia.

Uwaga

Korekta ręczna koryguje pozycję tylko „na minus”.

Korekta wartościowa umożliwia zarówno zwiększenie, jak i obniżenie cen/wartości zakupu artykułów na dokumencie źródłowym. Wyjątek stanowią korekty faktur zaliczkowych, które można wystawić jedynie „na minus”.

Edycja tabelki VAT

Dla niezatwierdzonych korekt dokumentów FZ/FZL (zarówno „automatycznych”, jak i ręcznych), istnieje możliwość edycji wartości w tabelce VAT, co skutkuje zmianą wartości dokumentu oraz płatności, zmiana ta nie ma wpływu na wartość pozycji dokumentu.

Uwaga

Na dokumentach walutowych, zmiana jednej z wartości (wartość netto, VAT, wartość brutto) spowoduje zmianę wyłącznie na pozostałych wartościach w danej walucie. Wartości w walucie innej niż „edytowana” pozostaną bez zmian – nie zostaną przeliczone. Ewentualna zmiana musi zostać dokonana przez operatora.

W przypadku korekt ilościowych faktur zakupu i korekt faktur zaliczkowych zakupu, nie ma możliwości wprowadzenia wartości większej od zera, a dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto, dodatkowo wartość VAT nie może być mniejsza od wartości brutto. Jest to podyktowane charakterem dokumentu. Korekty wartościowe faktur zakupu nie posiadają takich ograniczeń. Operator może wprowadzić zarówno wartości ujemne, jak i dodatnie.

Uwaga

Jeśli na KWFZ walutowej, operator doprowadzi do sytuacji, w której wartości w walucie dokumentu i walucie systemowej będą miały przeciwne znaki, wówczas system nie pozwoli na zapis takiego dokumentu. Wartości w obu walutach muszą mieć ten sam znak.

Nr fiskalny paragonu na korektach

Na formularzu dokumentów korekt do paragonów (wartościowych i ilościowych, zarówno automatycznych, jak i ręcznych) istnieje potrzeba wpisywania numeru fiskalnego nadanego źródłowemu paragonowi przez drukarkę fiskalną. Do wprowadzenia takiej informacji przeznaczone jest pole Nr fiskalny: umieszczone w nagłówku dokumentu, tuż pod numerem dokumentu korekty.

Przyczyna korekty

Na wszystkich typach korekt, zarówno tych automatycznych, jak i ręcznych istnieje możliwość określenia, czy dokument jest wystawiany w wyniku zwrotu od klienta, czy też w wyniku pomyłki na źródłowym dokumencie, do którego wystawiana jest korekta. Taka informacja jest niezbędna do ewidencji zwrotów i reklamacji oraz ewidencji pomyłek. Powód korekty określany jest w polu Przyczyna korekty, znajdującym się w nagłówku dokumentu, tuż pod polem określającym stan, w jakim aktualnie znajduje się dokument. Przyczyna korekty: jest polem z listą rozwijaną, z której operator wybiera odpowiednią opcję. Lista opcji pobierana jest ze słownika uniwersalnego (Konfiguracja (Ogólne) Słowniki uniwersalne Ogólne Przyczyny korekt). Domyślnie, słownik zawiera opcje:

• Pomyłka
• Skonto
• Zwrot
• Skup
• Zmiana stawki VAT

Nie ma możliwości modyfikacji, dezaktywacji ani usunięcia opcji predefiniowalnych. Do słownika uniwersalnego Przyczyny korekt można dodać nowe wartości, określając w polu Typ jedną z dostępnych opcji: Pomyłka, Zwrot, Inne. Pole Przyczyna przyjmuje domyślne wartości:

• dla KIPAR – Zwrot
• dla KWPAR – Pomyłka
• dla pozostałych dokumentów korekt pole nie jest automatycznie uzupełniane.

Do momentu zatwierdzenia dokumentu, operator może dowolnie zmieniać wartość w tym polu.

Uwaga

Nie ma możliwości zapisania/zatwierdzenia KIPAR i KWPAR bez uzupełnionego pola Przyczyna.

Generowanie korekt a przyczyna korekty

Na dokumentach korekt generowanych w wyniku innych korekt pole Przyczyna będzie przyjmować taką samą wartość jak pole Przyczyna na źródłowej korekcie. Nie ma znaczenia, czy generowanie korekty zostało uruchomione przez system, czy przez użytkownika.

Przykład

1. Wystawiony i zatwierdzony zostaje dokument WZ.
2. Do WZ wygenerowany zostaje dokument FS . Dokument FS zostaje zatwierdzony.
3. Do FS wygenerowano KIFS, na KIFS wskazano przyczynę korekty Zwrot. Korekta została zatwierdzona.
4. Do KIFS powstaje KIWZ – automatycznie w wyniku zatwierdzenia KIFS lub ręcznie (generowanie uruchomione przez operatora). W polu Przyczyna ustawiony zostanie Zwrot.

W systemie można odwzorować również poniższe sytuacje biznesowe w wyniku, których system automatycznie wygeneruje nieedytowalne dokumenty korekt, bez udziału operatora. Na takich dokumentach, operator nie ma już możliwości wskazania lub zmiany przyczyny korekty. Pierwsze dwie sytuacje dotyczą generowania dokumentu FS do PAR, a trzecia powiązana jest ze skontem na FS. Scenariusz I: Do dokumentu PAR generowana jest FS, a następnie do tej FS operator rejestruje KIFS/KWFS. W wyniku zatwierdzenia KIFS/KWFS system automatycznie generuje odpowiadające tym korektom dokumenty KIPAR/KWPAR powiązane ze źródłowym PAR. Jeśli na korektach do FS została wskazana przyczyna korekty, wartość pola Przyczyna: na KIPAR/KWPAR przenoszona jest z odpowiadających im KIFS/KWFS. Jeśli pole Przyczyna: na KIFS/KWFS nie jest wypełnione, to na odpowiadającej jej KIPAR/KWPAR zostanie ustawiona taka opcja, jak przy ręcznym wystawianiu KIPAR/KWPAR – Zwrot dla KIPAR i Pomyłka dla KWPAR. Scenariusz II: Do dokumentu PAR operator zarejestrował KIPAR/KWPAR, a następnie do PAR generuje FS. Zatwierdzając FS, system z automatu generuje również odpowiednie korekty do FS. Na wygenerowanych w ten sposób korektach do FS, pole Przyczyna: przyjmuje taką samą wartość jak na odpowiadającej im korekcie do PAR.

Generowanie dokumentu magazynowego do KWFS i KWFZ z tytułu skonta

Jeśli na dokumencie FS/FZ określono skonto i płatnik spełnił warunki skonta. To w zależności od ustawień parametru Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta na definicji dokumentu KWFS/KWFZ:

• system wygeneruje dokument magazynowy do KWFS/KWFZ z tytułu Skonta – jeśli parametr jest zaznaczony
• nie wygeneruje dokumentu magazynowego do KWFS/KWFZ z tytułu Skonta – jeśli parametr jest odznaczony.

Scenariusz I (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest zaznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Do dokumentu FS/FZ wygenerowano dokument WZ/PZ. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ oraz KWWZ/KWPZ. Na obu korektach jako przyczyna ustawiona będzie opcja Skonto.

Przykład

Odznaczony parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta ma wpływ na wartość dokumentu WZ/PZ, jeśli dokument handlowy został skorygowany z tytułu rozliczonego skonta.

Scenariusz II (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest odznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Do dokumentu FS/FZ wygenerowano dokument WZ/PZ. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ. Dokument KWWZ/KWPZ nie zostanie wygenerowany. Scenariusz III (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest odznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Do dokumentu FZ/FS, nie został wygenerowany dokument magazynowy WZ/PZ. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ. Podczas ręcznego generowania dokumentu magazynowego nie zostanie uwzględniona korekta wartościowa KWFS/KWFZ, czyli wartość zostaje przeniesiona z dokumentu handlowego. Przy generowaniu kolejnych korekt do dokumentu magazynowego uwzględnione zostaną tylko korekty ilościowe oraz korekty wartościowe dokumentów handlowych, które nie zostały wygenerowane w wyniku naliczenia skonta. Scenariusz IV (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest odznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Wystawiono dokument FZ/FS, do dokumentu został wygenerowany dokument magazynowy. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ. Nie zostanie wygenerowana korekta do dokumentu magazynowego. Ponownie zostaje wystawiona i zatwierdzona druga korekta wartościowa z tytułu Pomyłka. Do drugiej korekty wartościowej wygenerowany zostaje dokument magazynowy.

Uwaga

Podczas konwersji baz parametr będzie domyślnie włączony. W przypadku kreacji nowej bazy:

• francuskiej – parametr będzie domyślnie odznaczony
• innej niż francuska – parametr będzie domyślnie zaznaczony

Potwierdzenie odbioru

W polskiej wersji językowej, na wszystkich typach korekt, zarówno tych automatycznych, jak i ręcznych wystawianych do dokumentu faktury sprzedaży istnieje możliwość zaznaczenia potwierdzenia odbioru korekty przez kontrahenta. Pola dostępne są do edycji niezależnie od stanu dokumentu korekty. Jednak w przypadku KIFS/KWFS w stanie zaksięgowanym możliwość edycji uzależniona jest od ustawień parametru Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT. Ww uprawnienie dostępne jest z poziomu Konfiguracja Struktura Firmy Grupy operatorów edycja wybranej grupy zakładka Inne uprawnienia. Wartość pól związanych z potwierdzeniem odbioru przenoszona jest do automatycznie generowanych faktur VAT i może mieć wpływ na datę ujęcia korekty w deklaracji VAT-7. Uzupełnienie informacji o potwierdzeniu odbioru na fakturze VAT będzie skutkowało przeniesieniem tych informacji na korektę KIFS/KWFS.

Domyślnie parametr Potwierdzenie jest odznaczony, a jego zaznaczenie powoduje uaktywnienie pól z:

• datą – automatycznie system ustawi datę systemową, jednak użytkownik ma możliwość dowolnej jej modyfikacji,
• osobą – lista rozwijalna z osobami kontaktowymi przypisanymi do kontrahenta. Pole nie jest obligatoryjne do wypełnienia i może pozostać puste.

Niezależnie, czy parametry dotyczące potwierdzenia odbioru zmieniane są z poziomu dokumentu KIFS/KWFS, czy z poziomu wygenerowanej KFSV, następuje automatyczna aktualizacja danych na dokumencie powiązanym.

Wydruk

Z poziomu listy dokumentów PAR pod przyciskiem [Drukuj dokument] oraz z poziomu formularza dokumentu KIPAR pod przyciskiem [Drukuj], dla dokumentu KIPAR dostępny jest wydruk o nazwie Protokół przyjęcia zwrotu/reklamacji. Dane do wydruku pobierane są z formularza dokumentu, dla którego uruchomiono wydruk. Data zwrotu na wydruku odnosi się do daty korekty z formularza KIPAR. Pole Do paragonu: na wydruku uwzględnia numer paragonu powiązanego z daną korektą, który to numer został nadany paragonowi przez system, natomiast w nawiasie, obok tego numeru, prezentowany jest także numer fiskalny paragonu (nadawany przez drukarkę fiskalną) wpisany w polu Nr fiskalny na formularzu KIPAR. Z poziomu listy PAR, dla dokumentów korekt dostępne są również zbiorcze wydruki dotyczące ewidencji pomyłek i zwrotów – Ewidencja pomyłek oraz Ewidencja zwrotów/reklamacji. Oba wydruki umieszczone są pod przyciskiem [Drukuj listę]. Pierwszy z nich przedstawia zestawienie dokumentów korekt do paragonów, które jako przyczynę mają ustawiony w słowniku uniwersalnym Typ: Pomyłka. Drugi natomiast, wyszczególnia korekty do paragonów, których Typ w słownikach uniwersalnych ustawiony jest na Zwrot. Uruchamiając dany wydruk, operator musi wskazać zakres dat, dla którego ma zostać przygotowane zestawienie pomyłek lub zwrotów. Przy budowaniu zestawienia weryfikowana jest Data korekty z formularza dokumentów korekt.

Uwaga

Wydruki Ewidencja pomyłek oraz Ewidencja zwrotów/reklamacji uwzględniają jedynie korekty do paragonów.

Za pomocą korekt generowanych do dokumentów korygowane mogą być dokumenty:

• handlowe (FS, FSL, PAR, FZ, FZL)
• magazynowe (WZ, PZ, RW, PW)

Korekty ilościowe można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FS, PAR, FZ)
• magazynowych (WZ, PZ, RW, PW)

Korekty wartościowe można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FS, FSL, PAR, FZ, FZL)
• magazynowych (WZ, PZ, PW)

Korekty stawki VAT można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FS, PAR)
• magazynowych (WZ)

Korekty kosztów dodatkowych można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FZ)
• magazynowych (PZ)

Przykład

Sprzedano 10 szt. towaru, po cenie 5 zł/szt. – w systemie zarejestrowano FS. Klient zdecydował jednak, że zwróci 3 szt. zakupionego towaru (cena 5 zł/szt.) – w systemie wystawiona zostaje korekta ilościowa do dokumentu FS na 3 szt. artykułu. W przypadku wystawienia kolejnej korekty do dokumentu FS w wyniku dwóch poprzednich transakcji sprzedanych zostało 7 szt. po 5 zł. Tym samym, druga korekta (dowolnego typu) będzie dotyczyła tylko tych 7 szt.

Uwaga

Do jednego dokumentu można wystawić wiele korekt. Każda kolejna korekta dotyczy zawsze ilości i wartości po poprzedniej korekcie, a nie ilości i wartości na dokumencie pierwotnym.

W wyniku wystawiania korekt ilościowych lub wartościowych do dokumentów handlowych, automatycznie generowane są również nowe płatności. Typ powstałej płatności (należność/zobowiązanie), zależy od wartości korekty – ujemna, dodatnia oraz typu korygowanego dokumentu. Np. dla korekty zmniejszającej wartość FS powstanie płatność o typie zobowiązanie, a dla korekty zwiększającej – należność. Funkcjonalność płatności, powstałych w wyniku korekt, jest tożsama z funkcjonalnością płatności dokumentów pierwotnych. Płatność na dokumentach źródłowych pozostaje niezmieniona. Korekty do dokumentów wystawionych w walucie innej niż systemowa, będą miały taką samą walutę i kurs, jak dokument źródłowy. Kurs nie będzie zmieniany również wtedy, gdy data wystawienia korekty będzie inna, niż dokumentu źródłowego.

Uwaga

Korekta dokumentu walutowego przyjmuje ten sam kurs co dokument źródłowy.

Podczas pracy z dokumentami korygującymi, należy pamiętać o tym, że:

• jeden dokument korygujący może korygować:
  • ilość
  • wartość
  • koszty dodatkowe
  • stawkę VAT

nie ma możliwości jednoczesnej korekty wszystkich wielkości

• do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt; każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty
• nie ma możliwości wystawienia korekty do dokumentu zainicjowanego, niezatwierdzonego lub anulowanego
• przed wystawieniem kolejnej korekty, należy najpierw zatwierdzić lub usunąć uprzednio wystawione korekty
• nie można wystawić korekty do korekty
• nie można wystawić korekty do paragonu przekształconego do faktury – należy korygować fakturę
• nie można wystawić korekty do dokumentu magazynowego, powiązanego z dokumentem handlowym – należy najpierw skorygować dokument handlowy
• nie można wygenerować korekty ilościowej do dokumentu PW i RW, jeśli PW i RW zostały wygenerowane z ręcznych korekt ilościowych
• istnieje możliwość wygenerowania korekty wartościowej do PW, które powstało w wyniku generowania z ręcznej KIFS i KIPAR
• istnieje możliwość generowania korekt ilościowych i wartościowych do dokumentów PW i RW wystawionych z inwentaryzacji i reklamacji
• zatwierdzonej korekty nie można usunąć, można ją jedynie anulować
• nie można wystawić korekty ilościowej do dokumentów przychodowych, jeśli zasoby przyjęte takimi dokumentami zostały już całkowicie rozchodowane, zarezerwowane lub przesunięte na inny magazyn, do którego centrum, w którym operator chce wystawić korektę nie ma uprawnień
• nie można anulować korekty, po której wystawiono następną korektę
• nie można anulować korekt ilościowych do dokumentów rozchodowych, jeśli zwrócone korektą zasoby zostały rozchodowane innym dokumentem lub przesunięte na inny magazyn
• kod i nazwa artykułu ustalana jest na podstawie pozycji z dokumentu źródłowego, bez możliwości edycji nazwy
• nie można wygenerować korekty, jeśli nie posiada ona uprawnień do magazynu z dokumentu źródłowego
• istnieje możliwość modyfikacji pól Objętość, Waga netto, Waga brutto na dokumencie korekty wystawionej do dokumentu w sekcji Wartość korekty. Jednostki związane z tymi polami nie podlegają edycji
• na dokumencie korekty ręcznej ilościowej pola związane z wagą i objętością podlegają całkowitej edycji, zarówno w sekcji Kalkulacja – przed korektą oraz Wartość korekty
• do korekt wartościowych dokumentów handlowych, automatycznie generowane są korekty wartościowe do dokumentów magazynowych, powiązanych ze źródłowym dokumentem handlowym.
• do korekt ilościowych dokumentów handlowych, dokumentów magazynowych, może zostać wygenerowany automatycznie lub ręcznie przez operatora. Automatyczne generowanie ilościowych korekt dokumentów magazynowych można zdefiniować w konfiguracji typów dokumentów (Konfiguracja Struktura firmy Firma Dokumenty).
• nie ma możliwości generowania korekt do dokumentów handlowych z korekt dokumentów magazynowych Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule:Generowanie dokumentów.

  Sposoby prezentacji korekt Utworzenie korekty do dokumentu powoduje skojarzenie ze sobą obu dokumentów, są one dostępne z poziomu tej samej listy, np. korekty do FS są wyświetlane na liście FS. Z poziomu listy, użytkownik ma do wyboru dwie opcje prezentacji korekt:

• pod źródłowym dokumentem
• na liście

Dostęp do korekt umieszczonych pod dokumentem źródłowym, możliwy jest poprzez kliknięcie na symbol +, umieszczony przy każdym numerze dokumentu, wyświetlanym na liście. Po jego wybraniu rozwinięta zostanie lista korekt powiązanych z danym dokumentem. W ten sposób z poziomu listy, użytkownik widzi powiązane ze sobą dokumenty.

Przy prezentacji korekt bezpośrednio na liście, jedynym sposobem znalezienia powiązania między korektą a dokumentem źródłowym, jest weryfikacja zakładki Dokumenty skojarzone, na szczegółach dokumentu. Dzięki takiej prezentacji użytkownik może w szybki sposób znaleźć korektę.

Zmiana sposobu wyświetlania korekt na liście jest możliwa w każdym momencie pracy z systemem.  

Korekty ilościowe - wstęp

Korekty ilościowe wystawiane są w przypadku:

• wprowadzenia błędnej ilości artykułu na dokumencie źródłowym, który został już zatwierdzony i wydany kontrahentowi
• zwrotu części lub całości zakupionego przez kontrahenta towaru
• rezygnacji kontrahenta z części lub całości planowanej dostawy

Aby wystawić korektę ilościową, należy zaznaczyć na liście odpowiedni dokument i wybrać przycisk [Koryguj ilość] lub [Koryguj ilość (zwrot całości)]. Otwarty zostanie formularz korekty z wypełnionymi danymi, analogiczny do formularza dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• pole z przyczyną korekty
• numer obcy
• forma i termin płatności
• pole Obsługa transakcji
• centrum wystawiające dokument
• adresy kontrahentów
• opis
• rejestr VAT
• atrybuty
• opis analityczny
• ilość danej subpozycji

Pozostałe pola muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego też są nieaktywne.

Uwaga

Nie można wygenerować KIPW do PW, które zostało wygenerowane do ręcznej KIFS lub ręcznej KIPAR.

Koryguj ilość (zwrot całości)

W przypadku opcji [Koryguj ilość (zwrot całości)], jako ilość do zwrotu, domyślnie proponowana jest maksymalna ilość danego zasobu. Opcję tę najlepiej wykorzystać, gdy użytkownik chce zwrócić wszystkie lub większość pozycji z dokumentu źródłowego. Jeśli dokument korekty ma częściowo korygować dokument źródłowy i poszczególne pozycje, należy podnieść do edycji te pozycje i wprowadzić ilość.

Koryguj ilość

Dla dokumentów, które zawierają dużą ilość pozycji, a skorygowane ma być tylko kilka z nich, można wykorzystać opcję – [Koryguj ilość]. Domyślnie na formularzu korekty ilościowej żadna z pozycji nie jest skorygowana. Aby skorygować daną pozycję:

• należy ją zaznaczyć i wybrać przycisk [Koryguj całość]
• należy ją podnieść do edycji i zmodyfikować ilość po korekcie

[Koryguj całość] / [Zeruj zwrot]

W przypadku, gdy dana pozycja ma zostać skorygowana w całości lub wprowadzona ilość do zwrotu ma zostać cofnięta, użytkownik może również posłużyć się przyciskami: [Koryguj całość] – w kolumnie Ilość po korekcie ustawiona zostanie maksymalna, możliwa do skorygowania, ilość danej pozycji [Zeruj zwrot] – zeruje kolumnę Ilość po korekcie – pozycja nie zostanie zwrócona

Zakładka Ogólne formularza edycji pozycji zawiera kilka sekcji. Pierwsza z nich umożliwia wskazanie pracownika obsługującego transakcję.

Uwaga

W przypadku dokumentów korekt edycja pracownika w polu Obsługa transakcji jest możliwa dopiero, gdy pozycja faktycznie zostanie skorygowany pod względem ilości lub wartości. W momencie korygowania pozycji, podpowiadany będzie pracownik z pozycji źródłowego dokumentu.

Sekcja Artykuł wskazuje artykuł, którego ilość będzie korygowana. Kod i nazwa artykułu pobierana jest z dokumentu źródłowego. Sekcja – Kalkulacja – przed korektą, w zależności od typu dokumentu, dostarcza informacji nt. ilości, ceny, wielkości rabatu, waluty i stawki VAT, jakie przyjmuje artykuł na dokumencie źródłowym, po uwzględnieniu ewentualnych wcześniejszych korekt do dokumentu źródłowego. Na dokumentach KIFZ oraz KIPZ prezentowane są dodatkowo informacje nt. ceny i wartości nabycia danej pozycji oraz waluty systemowej, w której są one wyrażone. Sekcja – Kalkulacja – po korekcie pozwala wskazać ilość artykułu, jaka pozostanie na dokumencie pierwotnym po utworzeniu korekty. W przypadku dokumentów przychodowych, nie zawsze jest możliwość zwrotu całej ilości, a co za tym idzie ustawienia w tej sekcji ilości równej 0. Maksymalna ilość, jaką można wskazać do zwrotu, może być mniejsza od ilości przed korektą, ponieważ część zasobów przyjętych dokumentem źródłowym mogła zostać już rozchodowana, jest zarezerwowana lub przesunięta na inny magazyn, do którego centrum, w którym wystawiana jest korekta, nie ma uprawnień. Pola odnośnie cen i wartości są nieedytowalne – przeliczane są automatycznie, na skutek zmiany wartości w polu ilość. Na dokumentach KIFZ oraz KIPZ prezentowane są dodatkowo cena i wartość nabycia danej pozycji oraz waluta systemowa, w której wyrażone są cena i wartość nabycia. Pole Ilość w sekcji Wartość korekty jest powiązane z polem Ilość w sekcji Kalkulacja – po korekcie. Zmiana w jednym z nich, powoduje przeliczenia w drugim. Korygowana ilość wprowadzana jest zawsze z ujemnym znakiem i jej wartość bezwzględna nie może przekroczyć wartości prezentowanej w polu Ilość, w sekcji Kalkulacja – przed korektą. Obok ilości, w sekcji Wartość korekty, prezentowana jest również łączna wartość korekty zakupu, nabycia dla danej pozycji, waga netto, waga brutto, objętość. Sekcja – Subpozycje, wskazuje zasoby, których dotyczy korekta. W przypadku korekt dokumentów:

• rozchodowych, przedstawiane subpozycje dotyczą danych o zasobach zwracanych na magazyn (magazyny, z których zostały pobrane, daty poszczególnych dostaw, numery dokumentów pierwotnie i wtórnie wprowadzających zasób na stan, korygowaną ilość oraz wartość zakupu i nabycia korygowanej ilości)
• przychodowych – zasoby są usuwane z magazynu, wraz z wartością zakupu i wartością nabycia (w zależności od ustawień parametru: Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych.

W tej sekcji edycji podlega kolumna Ilość, na takich samych zasadach jak ilość w sekcji Wartość korekty. W przypadku sekcji Subpozycje maksymalna ilość do zwrotu wyliczana jest dla każdej subpozycji osobno, natomiast w sekcji Wartość korekty dla całej pozycji. Zmiana ilości na subpozycjach powoduje automatyczne przeliczenie ilości w sekcji Wartość korekty (suma ilości z subpozycji, to ilość w sekcji Wartość korekty). Tuż nad listą subpozycji znajduje się przycisk z symbolem książki, umożliwiający podgląd historii dostawy dla danej subpozycji. Podczas zwracania artykułów na magazyn, przyporządkowywane są one do zasobów, z których pochodziły. Jeśli zasoby te nie istnieją (artykuł został sprzedany), to przy tworzeniu korekty zostaną odtworzone.

Korygowanie pozycji na plus

Na dokumencie korekty wystawionej do dokumentu źródłowego, użytkownik ma możliwość wskazania ilości większej aniżeli na dokumencie źródłowym. Aby istniała taka możliwość w pierwszej kolejności na definicji dokumentu korekty (KIFZ, KIPZ, KIPW, KIFS, KIPAR, KIWZ, KIRW) należy zaznaczyć parametr Korygowanie pozycji na plus – w przypadku, gdy na dokumencie powinna być możliwość wskazania ilości większej niż na dokumencie źródłowym.

Aby istniała możliwość skorygowania pozycji na plus muszą zostać spełnione poniższe warunki:

• dokument nie został wystawiony na magazyn konsygnacyjny oraz magazyn o typie WMS
• dostępny jest zasób na magazynie – w przypadku korekt dokumentów o typie rozchodowym
• źródłowy dokument PAR nie posiada statusu zafiskalizowany
• źródłowy dokument FS ma niezaznaczony parametr Fiskalny
• dokument/pozycja nie zostały skorygowane całkowicie

Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych

W zależności od ustawień parametru Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych, umieszczonego w  konfiguracji systemu (System --> Konfiguracja --> Handel), system:

• dokona zwrotu kosztów zakupu, natomiast koszty dodatkowe poniesione przy jego zakupie nie zostaną zwrócone – parametr odznaczony
• dokona zwrotu kosztów zakupu wraz z poniesionymi przy jego zakupie kosztami dodatkowymi – parametr zaznaczony

Parametr jest dostępny do edycji tylko do momentu wystawienia pierwszej korekty ilościowej do FZ lub PZ. Nawet, jeśli wszystkie tego typu korekty zostaną anulowane, parametr nie będzie już dostępny do edycji. W sytuacji, gdy parametr Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych będzie odznaczony, a zasób zostanie skorygowany całościowo, system automatycznie wygeneruje dokument korekty kosztu, który będzie korygował jedynie wartość nabycia.

Przykład

Dokument	Ilość	Cena	Koszty dodatkowe	Wartość zakupu	Wartość nabycia
1. FZ	10	10 zł	20 zł	100 zł	120 zł
2. PZ	10	10 zł	20 zł	100 zł	120 zł
3. KIFZ/KIPZ	-10	10 zł	0 zł	-100 zł	-100 zł

Dokumentem KIPZ zwracany jest cały zasób przyjęty dokumentem PZ. Na dokumencie KIFZ i KIPZ nie są jednak zwracane koszty dodatkowe związane z dostawą przyjętą dokumentem PZ. W związku z tym, mimo iż zasobu nie ma już na magazynie, w jego ewidencji pozostaje jeszcze wartość nabycia w wysokości 20 zł. Aby ją „ściągnąć” z magazynu, system generuje dokument korekty kosztu (KK), na której korekta kosztu wynosi 0 zł, a korekta nabycia 20 zł.

Zakładka Kalkulacja dostępna jest dla korekt dokumentów rozchodowych. Składa się z kilku obszarów:

• wartość korekty – wskazuje ilość oraz wartość, o jaką zmniejszony/zwiększony zostanie dokument pierwotny
• waluta – prezentuje typ kursu, przelicznik na walutę systemową oraz datę kursu waluty, która występuje na dokumencie korekty
• koszt własny – przedstawia wartość kosztu zakupu oraz wartość kosztu nabycia korygowanej ilości artykułu, wraz z symbolami walut, w jakich są wyrażone

Zakładka Atrybuty to standardowa zakładka opisana w dedykowanym artykule. Jeśli do jednego dokumentu zostaje wystawionych kilka korekt ilościowych, system przy wystawianiu każdej kolejnej sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu. Zatwierdzona korekta ilościowa do dokumentów:

• przychodowych (FZ, PZ, PW) zmniejsza ilość w kolumnie Zamówienia – w przypadku FZ, lub stany magazynowe – w przypadku korekty do PZ i PW
• rozchodowych (FS, PAR, WZ, RW) – zmniejsza ilość zarezerwowaną przez PAR i FS (jeśli PAR i FS nie mają powiązanych dokumentów WZ), a zwiększa stany magazynowe przy korekcie WZ i RW.

Niezatwierdzona korekta ilościowa do dokumentów:

• magazynowych rozchodowych zwiększa ilość prezentowaną w kolumnie Zamówienia,
• magazynowych przychodowych zwiększa ilość prezentowaną w kolumnie Rezerwacje.
• handlowych rozchodowych niepowiązanych z WZ, zmniejsza ilość prezentowaną w kolumnie Rezerwacje
• handlowych rozchodowych powiązanych z WZ nie wpływa na prezentowane ilości

Generowanie korekt na domyślny magazyn dla dokumentu w centrum

Wiele firm handlowych, szczególnie sieci sklepów odzieżowych, coraz częściej wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów, umożliwiając im zwrot zakupionych towarów w innych sklepach niż ten, w którym klient dokonał zakupu towaru. W takiej sytuacji mogą powstawać rozbieżności pomiędzy stanami magazynowymi w systemie a faktycznym stanem magazynów. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest zwrot artykułu na magazyn domyślny dla sklepu, w którym jest on wykonywany. Wybór magazynu domyślnego dla zwrotów dokonuje się poprzez użycie parametru Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów. Domyślnie ten parametr jest odznaczony, a korekta ilościowa na minus zwraca towar na magazyn pierwotny dla dokumentu rozchodowego.

Uwaga

Korekta na plus zawsze pobiera artykuł na magazyn źródłowy dla dokumentu.

Konfiguracja parametru Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów jest dostępna z poziomu edycji dokumentów dla wybranego centrum. W przypadku, gdy parametr jest:

• zaznaczony – artykuł korygowany trafia na magazyn domyślny dla korekty
• odznaczony – artykuł korygowany trafia na magazyn, z którego został pobrany na dokumencie FS lub PAR

Uwaga

Jeżeli w danym centrum na definicji dokumentów KIFS/KIPAR jako domyślny wskazany zostanie magazyn konsygnacyjny, to korekta zostanie wygenerowana na magazyn z dokumentu źródłowego.

Zmiany wartości magazynów przy zaznaczonym parametrze Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów w zależności od metody kolejkowania:

• FIFO/LIFO
  • W przypadku wygenerowania korekty wartościowej do dostawy, która została wydana z magazynu, a następnie po korekcie ilościowej przyjęta na inny magazyn, zostanie wygenerowana korekta kosztów dla obydwu magazynów.

Przykład

• Na magazyn główny przyjęta została dostawa dokumentem PZ dla artykułu KD w ilości 1 szt. w cenie 100,00 PLN.
• Wystawiono FS z WZ na 1 szt. artykułu.
• Następnie do FS wystawiona została korekta KIFS na magazyn MAG_WRO.
• W kolejnym kroku wystawiona została korekta wartościowa KWPZ zmniejszającą cenę do 90,00 PLN.
• Po zatwierdzeniu KWPZ zostaną wygenerowane następujące dokumenty KK:
  • KK1 na magazyn MAG_WAR o wartości -10,00 PLN
  • KK2 na magazyn MAG_WRO o wartości 10,00 PLN

• AVCO
  • Gdy na magazynie, na który dostawa została przyjęta, są niezerowe stany danej partii artykułu, to zmiana wartości wynikająca z korekty wartościowej do dokumentu dostawy zostaje ujęta w całości na zasobie znajdującym się na magazynie źródłowym dostawy.

Przykład

• Na magazyn główny przyjęta została dostawa dokumentem PZ artykułu KD w ilości 2 szt. w cenie 100,00 PLN.
• Wystawiono FS z WZ na 1 szt. artykułu.
• Następnie do FS wygenerowana została korekta KIFS na magazyn MAG_WRO.
• W kolejnym kroku wystawiono korektę wartościową KWPZ zmniejszającą cenę do 90,00 PLN.
• Po zatwierdzeniu korekty zasób na magazynie magazyn główny ma wartość 80,00 PLN, a na magazynie MAG_WRO 100,00 PLN.

Gdy na magazynie, na który dostawa została przyjęta, są zerowe stany artykułu z danej partii, to zmiana wartości wynikająca z korekty wartościowej do dokumentu dostawy zostaje ujęta w dokumencie korekty kosztu wygenerowanym na magazyn źródłowy dostawy.

Przykład

• Na magazyn główny przyjęta została dostawa dokumentem PZ artykułu KD w ilości 1 szt. w cenie 100,00 PLN.
• Wystawiono FS z WZ na 1 szt. artykułu KD.
• Następnie do FS wygenerowana została korekta KIFS na magazyn MAG_WRO.
• W kolejnym kroku wystawiono korektę wartościową KWPZ zmniejszającą cenę do 90,00 PLN.
• W wyniku korekty został wygenerowany dokument KK na kwotę -10,00 PLN na magazyn główny, a wartość zasobu na magazynie MAG_WRO wynosi 100,00 PLN

 

Korekta wartościowa pozwala na:

• zmianę ceny/wartości sprzedaży lub zakupu artykułu
• skorygowanie określonej wartości dokumentu
• zmianę o wskazany procent dokumentu

Zmiana ta następuje w stosunku do ceny/wartości umieszczonej na dokumencie pierwotnym. W przypadku dokumentów korekt faktur zaliczkowych, edycji podlega jedynie wysokość zaliczki, a nie cena artykułów. Aby wystawić korektę wartościową, należy zaznaczyć na liście odpowiedni dokument i wybrać przycisk [Koryguj wartość]. Otwarty zostanie formularz korekty z wypełnionymi danymi, analogiczny do formularza dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• numer obcy
• pole Obsługujący
• centrum wystawiające dokument
• opis
• rejestr VAT
• cena oraz wartość danej subpozycji

Pozostałe pola muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego też są nieaktywne. Domyślnie cena/wartość po korekcie jest równa cenie/wartości przed korektą. W celu naniesienia zmian:

• można wybrać przycisk [Koryguj wartość], po wybraniu którego pojawi się nowe okno, w którym dostępne są pola:
  • Przed korektą – pole nieedytowalne. Prezentuje wartość dokumentu przed korektą w walucie dokumentu. W przypadku, gdy wystawiono wcześniej inne korekty zostaną one uwzględnianie w polu Przed korektą.
  • Pole pozwalające wskazać, która z wartości netto czy brutto zostanie skorygowana – wartość ta ustawiana jest zgodnie z kierunkiem VAT na dokumencie z możliwością zmiany. Zmiana ta nie skutkuje zmianą kierunku VAT dla całego dokumentu.
  • Korekta o – pole pozwalające wprowadzić kwotę o jaką zostanie pomniejszona lub powiększona wartość całego dokumentu.
  • Pole z wartościową procentową – pozwala na wskazanie, o jaki procent wartość dokumentu zostanie skorygowana
  • Po korekcie – pole wartość dokumentu po korekcie

Po zapisaniu wprowadzonych zmian wartość korekty jest rozbijana na poszczególne pozycje korekty. W przypadku gdy kierunek VAT a dokumencie jest zgodny z kierunkiem VAT w oknie korekty, to wartość z pola Korekta o zostanie podzielona proporcjonalnie do wartości pozycji korekty kolejno na pozycje tej korekty. W przypadku gdy nie uda się rozbić całej korygowanej wartości, system rozbije maksymalną możliwą wartość i wyświetli odpowiedni komunikat.

Uwaga

W przypadku gdy kierunek VAT na dokumencie nie jest zgodny z kierunkiem VAT w oknie Korekta wartości dokumentu wartość określona w polu Korekta o może nie być tożsama z wartością faktycznej korekty.

• cen/wartości, należy edytować poszczególne pozycje korekty

Formularz edycji pozycji korekty wartościowej jest niemal identyczny, jak formularz edycji pozycji korekty ilościowej. W odróżnieniu od korekty ilościowej, edycji podlega rabat, cena oraz wartość artykułu w sekcji Kalkulacja – po korekcie oraz wartość w sekcji Wartość korekty. Przy zmianie wartości jednego z tych pól, automatycznie wyliczana jest wartość pozostałych. Dodatkowo, korekty wartościowe dokumentów rozchodowych nie posiadają sekcji Subpozycje, a korekty dokumentów przychodowych posiadają pola z cenami i wartościami nabycia, ale nie podlegają one edycji. Korekta wartościowa, w przeciwieństwie do korekty ilościowej, może być wystawiona, zarówno „na plus”, jak i „na minus”. W pierwszym przypadku następuje zwiększenie ceny/wartości artykułu w stosunku do dokumentu pierwotnego, w drugim obniżenie. Wyjątek stanowią korekty faktur zaliczkowych, które mogą być wystawione jedynie „na minus” i obniżają wielkość wpłaconej zaliczki.

Uwaga

Cena/wartość po korekcie nie może być mniejsza od 0.

Po wprowadzeniu wartości korekty, system automatycznie wyliczy nową cenę/wartość pozycji. Nie ma jednak możliwości edycji wartości bezpośrednio na subpozycjach, jak to ma miejsce w przypadku ilości na korektach ilościowych. Jeśli pozycja posiada więcej niż jedną subpozycję, system rozbije wartość korekty proporcjonalnie na wszystkie te subpozycje.

Przykład

Dokument	Ilość na pozycji	Cena artykułu
1. FS	10	5
2. KWFS1	10	7 (poprzednia wartość 5)
3. KWFS2	10	6 (poprzednia wartość 7)

Opis:

• kolumna Dokument przedstawia typ wystawianego dokumentu (FS – faktura sprzedaży, KWFS – korekta wartościowa faktury sprzedaży)
• kolumna Ilość na pozycji prezentuje ilość jednostek artykułu dla jednej pozycji
• cena artykułu ukazuje aktualną cenę artykułu na dokumencie, a w nawiasie cenę z poprzedniej pozycji
• wartość pozycji, to iloczyn ilości na pozycji oraz aktualnej ceny artykułu
• ostatnia kolumna wskazuje wartość korekty, czyli wartość, o jaką skorygowano dokument źródłowy wraz z poprzednimi korektami

kolejne wiersze tabeli oznaczają kolejność wystawiania dokumentów.

Łączna wartość korekty jest równa sumie wartości korekt poszczególnych pozycji. Tabela VAT jest wyliczana analogicznie, jak na innych dokumentach. Dodatkowo, na korekcie nie można modyfikować stawek VAT artykułów, co oznacza, że pozycje korygowane mają te same stawki VAT, co dokument źródłowy. Zatwierdzenie i anulowanie korekt wartościowych do przychodowych dokumentów magazynowych powoduje:

• wygenerowanie korekt kosztów do zatwierdzonych dokumentów magazynowych (WZ, RW, MM-, MM+) rozchodujących zasoby z korygowanego PZ lub PW i ich korekt ilościowych (KIWZ, KIRW)
• aktualizację kosztów zakupu na zainicjowanych i niezatwierdzonych dokumentach magazynowych (WZ, RW, MM-) rozchodujących zasoby z korygowanego PZ lub PW
• aktualizację wartości zasobów pochodzących z PZ lub PW, pozostających na magazynach

Uwaga

Na niezatwierdzonej KIWZ, KIRW, MM+ system nie aktualizuje kosztów w wyniku zatwierdzenia lub anulowania KWPW/KWPZ. Koszty na tych dokumentach są ustalane na podstawie odpowiednio WZ, RW i MM-. Dopiero po ich zatwierdzeniu generowane są KK.

 

Korekta stawki VAT umożliwia skorygowanie stawki VAT do dokumentów:

• faktury sprzedaży
• paragonu
• wydania zewnętrznego

Istnieje również możliwość wystawienia ręcznej korekty stawki VAT dla paragonów oraz faktur sprzedaży. Aby wystawić korektę stawki VAT, należy zaznaczyć na liście odpowiedni dokument i wybrać przycisk [Koryguj Stawkę VAT]. Otwarty zostanie formularz korekty z wypełnionymi danymi, analogiczny do formularza dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• pole z przyczyną korekty
• numer obcy
• forma
• termin płatności
• pole Obsługujący
• przyczyna zwolnienia z VAT
• sposób dostawy
• centrum wystawiające dokument
• adresy kontrahentów
• opis
• rejestr VAT
• atrybuty
• opis analityczny
• stawka VAT danej pozycji

Pozostałe pola muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego też są nieaktywne. Użytkownik ma możliwość zmiany stawki VAT z poziomu:

• listy pozycji, w tym celu w kolumnie Stawka VAT po korekcie należy rozwinąć listę i wskazać poprawną stawkę VAT
• szczegółów pozycji, w tym celu należy wyedytować pozycje i w sekcji Kalkulacja – po korekcie wskazać w polu ze stawką VAT poprawną wartość

Uwaga

Nie ma możliwości korygowania stawki VAT na pozycjach dokumentu, dla których zaznaczona została obsługa odwrotnego obciążenia.

Uwaga

Lista dostępnych stawek VAT do zmiany na korekcie pobierana jest z grupy stawek VAT przypisanych do danej firmy.

Formularz szczegółów pozycji pozwala na edycję stawki VAT w sekcji Kalkulacja – po korekcie. Po zmianie wartości tego pola, automatycznie wyliczana jest odpowiednio wartość netto lub wartość brutto oraz wartość korekty. Korekty stawki VAT dokumentów rozchodowych nie posiadają sekcji Subpozycje. W przypadku, gdy dokument korekty stawki VAT zostaje wystawiony:

• od brutto – wyliczana jest wartość netto korekty
• od netto – wyliczana jest wartość brutto korekty

Uwaga

Każda kolejna korekta wystawiana do jednego dokumentu bierze pod uwagę ilości oraz ceny/wartości zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi.

Przykład

• Dodany zostaje dokument WZ/2018/00001 z 1 szt. artykułu TSD w cenie 1,24 zł netto oraz stawką 23%.
• Dodany zostaje dokument WZ/2018/00002 z 1 szt. artykułu TSD w cenie 1,24 zł netto oraz stawką 23%.
• Z dokumentów magazynowych wygenerowany zostaje jeden dokument faktury
• Do dokumentu FS wygenerowany zostaje dokument korekty stawki VAT. Zmieniona zostaje stawka VAT z 23% na 8%. W związku z tym, pomniejsza się o 0,37 zł wartość brutto dokumentu .
• Korekta zostaje zatwierdzona.
• Do dokumentów WZ/2018/00001 oraz WZ/2018/00002 utworzyły się automatycznie dwie korekty stawki VAT:
• KVWZ/2018/00001 o wartości -0,19 zł brutto
• KVWZ/2018/00002 o wartości -0,19 zł brutto

Tabela VAT zawiera dwa wpisy: pierwszy pobrany z dokumentu źródłowego oraz drugi dotyczący zmodyfikowanej stawki VAT.

Wystawienie dokumentu korekty stawki VAT możliwe jest:

• do zatwierdzonego dokumentu FS/PAR/WZ
• do dokumentu handlowego, z którego w całości wygenerowano dokument magazynowy
• gdy dokument powiązany został zatwierdzony/zaksięgowany
• tylko do dokumentu handlowego, w przypadku jego powiązania z dokumentem magazynowym
• gdy wszystkie korekty powiązane z dokumentem źródłowym zostały zatwierdzone

Zatwierdzenie korekty stawki VAT jest możliwe wyłącznie, gdy wszystkie pozycje zagregowane na dokumencie magazynowym w jedną, zostały skorygowane na dokumencie faktury.

Przykład

• Wystawiony zostaje dokument FS z dwoma pozycjami z tym samym artykułem TSD, w tej samej ilości 1 szt. i w tej samej cenie 5 zł.
• Dokument zostaje zatwierdzony.
• Do FS automatycznie wygenerowany zostaje dokument WZ, na którym pozycje zostały zagregowane.
• Wystawiony zostaje dokument korekty stawki VAT, na którym korygowana jest jedna z pozycji.
• Podczas próby zatwierdzenia korekty pojawia się komunikat informujący o braku możliwości jej zatwierdzenia, ponieważ nie zostały skorygowane wszystkie pozycje, które są złączone w jedną pozycję na dokumencie magazynowym.
• Skorygowana zostaje pozycja druga, stawka VAT zostaje zmieniona na tą samą, co na pozycji pierwszej.
• Dokument FS zostaje zatwierdzony.
• Automatycznie wygenerowana zostaje korekta VAT do dokumentu magazynowego KVWZ na całość.

Zatwierdzenie korekty stawki VAT powoduje:

• wygenerowanie odpowiedniego dokumentu magazynowego (w przypadku gdy dokument źródłowy jest powiązany z dokumentem magazynowym)
• wygenerowanie dokumentu korekty faktury VAT
• wygenerowanie płatności (jeśli kierunek VAT na dokumencie ustawiony jest: Od netto)

Uwaga

W przypadku, gdy pozycja z faktury zostały zagregowane na dokumencie magazynowym, wykonując korektę stawki VAT na FS dla wszystkich zagregowanych pozycji należy ustawić taką samą stawkę VAT, w innym przypadku nie będzie możliwości zatwierdzenia KVFS/KVPAR.

Anulowanie dokumentu korekty stawki VAT (KVFS,KVPAR) skutkuje automatycznym anulowaniem dokumentu magazynowego i korekty z poziomu rejestrów.  

Korekta kosztów dodatkowych dostępna jest dla dwóch typów dokumentów:

• faktur zakupu – korekta może zostać wystawiona ręcznie
• przyjęć zewnętrznych - korekta generowana jest wyłącznie automatycznie przez system, w wyniku zmiany kosztów dodatkowych na powiązanej z tą PZ fakturze zakupu

Dodanie nowej korekty kosztów dodatkowych faktury zakupu (KDFZ) jest możliwe po zaznaczeniu na liście dokumentu FZ (zatwierdzonego lub zaksięgowanego) i wybranie przycisku [Koryguj --> Koszty dodatkowe]. Otwarty zostanie formularz z częściowo wypełnionymi danymi, pobranymi z dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• pole Dostawa
• Obsługa transakcji
• centrum, w imieniu którego wystawiany jest dokument
• przyczyna korekty
• koszty dodatkowe
• opis
• atrybut
• opis analityczny
• załączniki

Pozostałe dane muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego nie podlegają edycji. Kluczową zakładką dla dokumentu KDFZ jest zakładka Koszty dodatkowe. To właśnie na niej można dokonać korekty kosztów dodatkowych. Obsługa zakładki jest analogiczna do zakładki o tej samej nazwie na fakturze zakupu. Różni się jednak nieco prezentowanymi na niej danymi – zawiera dodatkowe informacje. Wystawiając KDFZ, na zakładce Koszty dodatkowe będą automatycznie dodawane pozycje z kosztami dodatkowymi przypisanymi do źródłowej FZ oraz wszystkich KDFZ wystawionych wcześniej do tej FZ. Do momentu zatwierdzenia KDFZ :

• można dodawać nowe pozycje z kosztami dodatkowymi
• można korygować istniejące
• nie można usuwać pozycji z kosztami, które pochodzą ze źródłowej FZ lub innych KDFZ.
• można usuwać pozycje, które zostały dodane do bieżącego dokumentu KDFZ przez operatora.

Lista kosztów dodatkowych zawiera następujące kolumny: Cena nabycia – zawiera parametr informujący o tym, czy dany koszt dodatkowy wpływa na cenę nabycia. Dla pozycji pobranych z dokumentu źródłowego lub innych KDFZ parametr ten jest wyszarzony. Do edycji dostępny jest tylko dla nowych pozycji z kosztami dodatkowymi. Nazwa – prezentuje nazwę kosztu dodatkowego. Dla pozycji pobranych z dokumentu źródłowego lub innych KDFZ pole to jest wyszarzone. Do edycji dostępne jest tylko dla nowych pozycji z kosztami dodatkowymi. Sposób działania pola z nazwą jest taki sam jak na dokumencie FZ. Wartość przed korektą (symbol waluty systemowej) – pole nie podlega edycji. Wartość kosztu dodatkowego wyrażona w walucie systemowej, pochodząca z dokumentu, na którym został dodany ten koszt, skorygowana o ewentualne KDFZ zawierające ten koszt, a poprzedzające bieżący dokument KDFZ. Jeśli pozycja z danym kosztem została dodana dopiero na bieżącym dokumencie KDFZ, pole przyjmuje wartość 0,00. Wartość korekty (symbol waluty systemowej) – wartość o jaką ma zostać pomniejszony lub powiększony dany koszt dodatkowy. Jeśli koszt jest pomniejszany, maksymalna wartość o jaką można go obniżyć nie może przekroczyć wartości z pola Wartość przed korektą – suma obu pól nie może być mniejsza od 0. Dla pozycji z kosztem dodatkowym wyliczanym jako procent wartości dokumentu FZ lub FZV, wartość korekty będzie wyliczana w następujący sposób: (aktualny procent dokumentu * wartość dokumentu w walucie systemowej pobranego jako koszt) – (procent dokumentu przed korektą * wartość dokumentu w walucie systemowej pobranego jako koszt). Wartość korekty w walucie – pole wypełniane automatycznie przez system, tylko, gdy pozycja z kosztem dodatkowym odnosi się do dokumentu FZ lub FZV. Wartość dla tego pola wyliczana jest następująco: (aktualny procent dokumentu * wartość dokumentu w walucie dokumentu pobranego jako koszt) – (procent dokumentu przed korektą * wartość dokumentu w walucie dokumentu pobranego jako koszt). Waluta – prezentuje walutę w jakiej wyrażony jest dany koszt dodatkowy. Procent dokumentu – procent dokumentu wskazanego jako koszt dodatkowy. Korygując pozycję z takim kosztem, w polu Procent dokumentu należy wpisać jaki procent wartości dokumentu ma być wykorzystany jako koszt dodatkowy po korekcie. Na jego podstawie system wyliczy wartość korekty kosztu dodatkowego. Minimalna wartość jaką można wpisać w polu Procent dokumentu wynosi 0,00%, co świadczy o całkowitym skorygowaniu pozycji z kosztem dodatkowym. Maksymalna dozwolona wartość to 100,00%.

Przykład

• Wystawiony zostaje FZ1, wartość dokumentu 100 zł
• Wystawiony zostaje FZ2, wartość dokumentu 50 zł, z kosztem dodatkowym z innego dokumentu FZ:
  • cena nabycia: Tak, nazwa: FZ1, wartość w walucie systemowej: 50,00, wartość w walucie: 50,00, waluta:  ZŁ, procent dokumentu 50%
• Do FZ2 wystawiony zostaje KDFZ. Na zakładce Koszty dodatkowe automatycznie przenosi się koszt ze źródłowej FZ2:
  • cena nabycia: Tak, wartość przed korektą ( zł): 50,00, nazwa: FZ1, wartość korekty ( zł): 0,00, wartość korekty w walucie: 0,00, waluta:  zł, procent dokumentu 50%

Aby obniżyć koszt dodatkowy, tak, aby po korekcie wynosił on 40% wartości dokumentu FZ1 w polu Procent dokumentu wpisane zostaje 40%. System automatycznie wylicza Wartość korekty, która wynosi -10,00.

Pod listą kosztów dodatkowych dostępna jest sekcja dotycząca algorytmu podziału kosztów – taka sama jak na FZ. Na każdej KDFZ operator może zdecydować, czy wartość o jaką koryguje koszty dodatkowe (zwiększa lub zmniejsza) ma zostać rozbita na pozycje dokumentu wg algorytmu: ilościowego, wartościowego, wagowego, objętościowego, czy też dowolnie wg preferencji operatora.

Uwaga

Jeżeli KDFZ jest wystawiane do FZ, na której istnieje co najmniej jedna pozycja, dla której nie wygenerowano dokumentu PZ na pełną ilość z FZ, na zakładce Koszty dodatkowe dokumentu KDFZ będzie zablokowana możliwość wprowadzenia wartości korekty na minus. System będzie umożliwiał jedynie zwiększenie wartości kosztu dodatkowego.

Zatwierdzając KDFZ:

• jeśli koryguje ona koszty dodatkowe wpływające na cenę nabycia, a do powiązanej z nią FZ istnieje już PZ – system automatycznie wygeneruje zatwierdzone dokumenty KDPZ do odpowiednich PZ
• jeśli żaden korygowany koszt dodatkowy nie wpływa na cenę nabycia – nie powstanie KDPZ
• jeśli powstała ona do FZ bez PZ – nie powstanie KDPZ; generując później PZ do tej FZ, na PZ zostaną uwzględnione koszty dodatkowe zarówno z FZ, jak i wszystkich powiązanych z nią KDFZ, które powstały przed wygenerowaniem PZ

Uwaga

W przypadku, gdy na FZ nie naliczono żadnych kosztów dodatkowych, to na dokumencie KDFZ użytkownik będzie mógł wprowadzić tylko dodatni koszt dodatkowy.

Jeśli w wyniku KDFZ powstanie KDPZ, system:

• zaktualizuje wartość nabycia na niezatwierdzonych rozchodowych dokumentach magazynowych (WZ, RW, MM-), które pobierają korygowany zasób
• wygeneruje KK do zatwierdzonych rozchodowych dokumentów magazynowych, które wydały lub zwróciły korygowany zasób (WZ, KIWZ, RW, KIRW, MM-, MM+)
• zaktualizuje wartość nabycia korygowanego zasobu, który pozostaje na magazynie
• w przypadku metody kolejkowania zasobów AVCO:
  • jeśli suma wartości kosztów dodatkowych danego zasobu pozostającego na magazynie i wartości o jaką skorygowano koszty dodatkowe jest większa od zera (np. wartość kosztów dodatkowych zasobu = 10 zł, wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe = -7 zł, suma: 10 zł – 7 zł = 3 zł > 0), wówczas system doda/odejmie wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe do/od wartości kosztów dodatkowych na tym zasobie
  • jeśli suma wartości kosztów dodatkowych danego zasobu pozostającego na magazynie i wartości o jaką skorygowano koszty dodatkowe jest równa zero (np. wartość kosztów dodatkowych zasobu = 10 zł, wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe = -10 zł, suma: 10 zł – 10 zł = 0 zł), wówczas system wyzeruje koszty dodatkowe zasobu
  • jeśli suma wartości kosztów dodatkowych danego zasobu pozostającego na magazynie i wartości o jaką skorygowano koszty dodatkowe jest mniejsza od zera (np. wartość kosztów dodatkowych zasobu = 10 zł, wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe = -15 zł, suma: 10 zł – 15 zł = -5 zł < 0), wówczas system wyzeruje koszty dodatkowe zasobu, a na różnicę wartości kosztów dodatkowych zasobów przed korektą i wartości korygowanych kosztów utworzy korektę kosztu, wskazującą na korektę dokumentu przychodu
  • jeśli na magazynie nie ma już zasobów dla danego towaru, system utworzy korektę kosztów na wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe

Anulując KDFZ system automatycznie anuluje powiązane z nią dokumenty KDPZ i wykona operacje, które „wycofają” zmiany wprowadzone w wyniku zarejestrowania KDFZ/KDPZ. Takie anulowanie powoduje identyczne konsekwencje, jak zatwierdzenie KDFZ/KDPZ o wartości „przeciwnej”.

Uwaga

Nie ma możliwości bezpośredniego anulowania dokumentu KDPZ. Anulowanie KDPZ odbywa się tylko poprzez anulowanie powiązanej z nią:

• KDFZ – gdy KDPZ powstało w wyniku zatwierdzenia KDFZ
• FZ – gdy KDPZ powstało w wyniku zatwierdzenia FZ, na której dodano koszty dodatkowe, a ta FZ była wygenerowana z PZ.

Dokument KDPZ jest bardzo podobny do dokumentu KWPZ. To, co odróżnia dokument KDPZ od KWPZ, to:

• brak zakładki Kwoty
• prezentowanie danych zawsze w walucie systemowej
• korekta cen i wartości nabycia, a nie cen i wartości zakupu

Na dokumencie KDPZ:

• istnieje możliwość edytowania daty korekty na dokumentach w stanie innym niż zaksięgowany oraz anulowany
• jako data korekty pobrana zostanie data przyjęcia z PZ, jeżeli data zakupu na FZ jest wcześniejsza niż data przyjęcia na PZ (np. data zakupu na FZ: 01.01.2019, data przyjęcia na PZ: 01.03.2019, w takim przypadku na dokumencie KDPZ jako data korekty zostanie ustawiona data przyjęcia z PZ 01.03.2019)
• jako data korekty pobrana zostanie data przyjęcia z PZ, jeżeli data korekty na KDFZ jest wcześniejsza niż data przyjęcia na PZ

Sytuacje w jakich może powstać dokument KDPZ są tylko dwie, gdy:

• KDFZ koryguje koszty dodatkowe wpływające na cenę nabycia, a do powiązanej z nią FZ istnieje już PZ
• do PZ wygenerowano FZ, na której dodano koszty dodatkowe wpływające na cenę nabycia

 

Korekty ręczne pozwalają na korygowanie:

• ilości
• wartości
• stawki VAT

Dotyczą dokumentów:

• faktur sprzedaży
• paragonów
• faktur zakupu (w przypadku korekty ilości oraz wartości)

Aby użytkownik miał możliwość wystawienia korekty ręcznej, na grupie operatorów na zakładce Inne uprawnienia, powinien zostać zaznaczony parametr Tworzenie korekt ręcznych. Korekty ręczne opierają się na dokumentach korekt generowanych do dokumentów. Prezentowane są na tych samych listach, korzystają z definicji korekt oraz ze schematu numeracji odpowiedniej korekty. W związku z tym, że korekta ręczna nie ma dokumentu źródłowego, użytkownik musi samodzielnie zdefiniować podstawowe dane dotyczące m.in.:

• danych nagłówkowych dokumentu – kontrahenta, rodzaju transakcji, daty korekty itd.
• waluty i kursu dokumentu
• danych dotyczących dokumentu źródłowego – numer i daty dokumentu korygowanego
• danych dotyczących artykułów – artykuł, ilość i cena przed korektą, ilość i cena po korekcie
• kosztów zwracanego towaru
• cech zwracanego towaru
• magazynu, na który ma być przyjęty towar (KIFS, KIPAR) lub, z którego ma być wydany (KIFZ)

Dokumentami magazynowymi generowanymi do korekt ilościowych będą dokumenty wewnętrzne – RW, PW.

Uwaga

Nie można generować dokumentów magazynowych jednocześnie do kilku korekt ręcznych.

Ręczne korekty wartościowe do dokumentów rozchodowych nie mają wpływu ani na wartość zasobów na magazynie ani na ilość. Ich wystawienie wiąże się jedynie ze zwrotem lub przyjęciem należności, wynikających ze zmiany ceny pozycji dokumentu rozchodowego. Nieco inaczej wygląda kwestia ręcznej KWFZ. Nie dotyczy ona konkretnego dokumentu zakupu, a co za tym idzie konkretnych zasobów, dlatego też całość ręcznej korekty wartościowej zakupu odzwierciedlana jest na generowanym do niej dokumencie korekty kosztu (KK). Cechy korekt ręcznych:

• korekty ręczne (niepowiązane z dokumentami magazynowymi) nie wypływają na ilość zasobów w magazynie, ilość zarezerwowaną, czy też zamówioną
• jeden dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość na dokumencie podstawowym; nie ma możliwości jednoczesnej korekty obu wielkości
• korekty ręczne są wystawiane do dokumentów FS, PAR i FZ spoza systemu
• nie można wystawić korekty ręcznej na komplet
• nie można wystawić korekty ręcznej do dokumentu magazynowego
• nazwa artykułu będącego pozycją korekty podlega edycji, ale tylko, jeśli na karcie artykułu został zaznaczony parametr Edycja nazwy
• zatwierdzonej korekty nie można usunąć, można ją jedynie anulować
• nie można generować dokumentów magazynowych do niezatwierdzonych lub anulowanych korekt ilościowych
• do wartościowych korekt ręcznych nie są generowane dokumenty magazynowe
• automatyczne generowanie dokumentów magazynowych do korekt ręcznych uzależnione jest od ustawień na typach dokumentów korekt
• kod oraz nazwa artykułu na dokumencie PW/RW wygenerowanym z korekty ręcznej są ustalane na podstawie pozycji z dokumentu źródłowego, przy czym istnieje możliwość edycji nazwy (przy zaznaczonym parametrze Edycja nazwy na karcie artykułu)
• korektę ilościową można zatwierdzić tylko, jeśli istnieje przynajmniej jedną pozycję z niezerową ilością
• korektę wartościową można zatwierdzić tylko, jeśli istnieje przynajmniej jedna pozycja z niezerową wartością
• w celu zatwierdzenia korekty faktur, musi być zdefiniowany kontrahent
• na zakładce Dokumenty skojarzone, oprócz standardowej listy dokumentów skojarzonych, dostępna jest sekcja dotycząca dokumentu „źródłowego”. Można w niej zdefiniować numer dokumentu źródłowego, datę wystawienia i datę sprzedaży/zakupu.

Korekty ręczne bez względu na opcję wyświetlania korekt (na liście/pod źródłowym) są prezentowane na liście dokumentów. W kolumnie Magazyn prezentowane są, odpowiednie do korekt ręcznych, dokumenty magazynowe – PW, RW. Dla wartościowych korekt ręcznych kolumna będzie pusta. Do utworzenia nowej korekty służy przycisk [Korekta ręczna], w grupie przycisków Korekty, wraz z dostępną opcją wyboru typu korekty – wartościowa, ilościowa, stawki VAT. Generowanie korekty faktury do korekty ręcznej paragonu Użytkownik ma możliwość wygenerowania do zatwierdzonej korekty ręcznej paragonu (wartościowej i ilościowej) dokumentu korekty faktury (wartościowej i ilościowej). Wygenerowana korekta faktury jest odzwierciedleniem dokumentu korekty paragonu. Nie ma możliwości dodawania/usuwania z niej pozycji.

Uwaga

Nie ma możliwości wygenerowania korekty faktury z wielu korekt ręcznych paragonu. Generowanie możliwe jest tylko dla jednego zaznaczonego dokumentu.

Na wygenerowanym dokumencie korekty faktury, użytkownik ma możliwość modyfikacji poniższych pól:

• Numer obcy
• Przyczyna korekty
• Data wystawienia
• Parametr Potwierdzenie
• Sposób dostawy
• Przyczyna zwolnienia z VAT
• Właściciel
• Obsługujący
• Rejestr VAT

W przypadku, gdy dokument KIPAR:

• jest powiązany z dokumentem magazynowym – wygenerowane faktury również zostają z nim powiązane
• nie jest powiązany z dokumentem magazynowym – jego wygenerowanie możliwe jest z poziomu utworzonej KIFS

Analogicznie jak w przypadku generowania faktur na podstawie paragonów – również w przypadku fakturowania korekt – rozliczanie i analiza płatności odbywa się z poziomu dokumentu źródłowego (KIPAR/KWPAR). Po zatwierdzeniu dokumentu korekty ręcznej dokumentu paragonu i jej zafakturowaniu, w zależności od wersji językowej, system:

• nie wygeneruje korekty VAT faktury. Powstanie ona dopiero do dokumentu KSD – wersja polska

Uwaga

Ustawienie Rejestru VAT na dokumencie korekty faktury oraz generowanie korekty faktury VAT do dokumentu KIFS/KWPAR jest uzależnione od wartości parametru: Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów.

• wygeneruje korektę VAT do paragonu. Dokument korekty faktury VAT nie powstanie do faktury wygenerowanej z ręcznej korekty paragonu – pozostałe wersje językowe

Po wygenerowaniu KVFS powstałej w wyniku zafakturowania korekty ręcznej paragonu, w nagłówku tego dokumentu zaznaczony zostanie parametr Faktura do paragonu, bez możliwości jego edycji.  

Na pozycji ręcznej korekty ilościowej należy definiować ilość, cenę oraz wartość przed korektą. Oprócz tego, na formularzu dodawania pozycji ukryte są pola odnoszące się do typu ceny, ceny początkowej oraz rabatu. Dla korekt ręcznych KIFS/KIPAR:

• tworzone są subpozycje o charakterze „przychodowym”, na których użytkownik może wskazać magazyn, na który towar zostanie zwrócony, zdefiniować jego cechy, jak również podać koszt zakupu takiego towaru.
• wartość zakupu/nabycia na subpozycjach KIPAR i KIFS musi zostać wprowadzona z ujemnym znakiem.
• po zatwierdzeniu system wygeneruje, automatycznie lub na żądanie operatora, dokumenty PW, przyjmujące towar o określonej cesze, na wskazany magazyn.

Uwaga

Jeśli na subpozycjach ręcznych KIPAR i KIFS, użytkownik nie zdefiniuje wartości zakupu/nabycia dla artykułu o typie towar, wówczas podczas zatwierdzania dokumentu system poinformuje o tym i zapyta czy kontynuować.

Podczas generowania dokumentu PW:

• system pomija subpozycje KIFS/KIPAR, dla których zostały już w całości utworzone dokumenty PW oraz te subpozycje, do których magazynu, PW nie ma uprawnień
• wartości subpozycji PW zostaną ustalone na podstawie kosztów, określonych na źródłowej KIFS/KIPAR. Wartość na pozycji PW zostanie ustalona na podstawie sumy wartości subpozycji.

Na dokumencie PW utworzonym w wyniku zatwierdzenia KIFS/KIPAR:

• ilość na pozycji podlega edycji i może zostać zmniejszona
• nie ma możliwości dodania nowych subpozycji

Dla korekt ręcznych KIFZ:

• utworzona zostanie jedna subpozycja o charakterze „rozchodowym”, z ilością wynikającą z korekty. Taka subpozycja nie będzie wskazywała na żaden zasób
• wartość zasobu zostanie ustalona na podstawie wartości pozycji korekty
• edycji podlega magazyn oraz wartości cech
• towar, który ma zostać zwrócony z wielu magazynów, będzie musiał mieć utworzonych wiele pozycji

Podczas generowania dokumentu RW:

• system pobierze zasoby w ilości nieprzekraczającej ilości z KIFZ, zgodnie z metodą kolejkowania ,uwzględniając przy tym wartości cech określone na poszczególnych subpozycjach dokumentu KIFZ. W przypadku, gdy towar ma zostać zwrócony z wielu magazynów, operator będzie musiał utworzyć wiele pozycji na dokumencie ręcznej KIFZ
• pozycje nie są grupowane

 

Na korekcie wartościowej formularza pozycji, w sekcji Kalkulacja – po korekcie można zdefiniować: cenę oraz wartość. Ilość jest automatycznie przenoszona z sekcji Kalkulacja – przed korektą. Korekty do dokumentów rozchodowych – FS i PAR, nie posiadają sekcji Subelementy, gdyż dostępne na nich artykuły nie odnoszą się do zasobów na magazynie. W przypadku KWFZ, zmiana ceny i wartości pozycji wpływa na koszty zakupu i nabycia artykułów znajdujących się na magazynie. Dla każdej pozycji tworzona jest jedna subpozycja ręcznej KWFZ, na której można zmienić tylko magazyn. Wartość subpozycji ustalana jest na podstawie wartości netto pozycji korekty, wyrażonej w walucie systemowej. Użytkownik nie może usuwać/dodawać subpozycji. Jeżeli korekta danej pozycji ma dotyczyć wielu magazynów, użytkownik musi utworzyć wiele pozycji dokumentu ręcznej KWFZ. Przy zatwierdzaniu korekty KWFZ, generowany jest dokument KK na podstawie subpozycji. W ten sposób cała wartość korekty znajduje odzwierciedlenie w korekcie kosztu sprzedaży. System nie będzie natomiast korygował wartości zasobów magazynowych. Do ręcznych korekt wartościowych nie są generowane dokumenty magazynowe, gdyż nie powodują one ruchu na magazynie.  

Korekta stawki VAT

Na pozycjach ręcznej korekty stawki VAT, podobnie jak na pozycjach korekty wartościowej, można wprowadzić w sekcji przed korektą: ilości, ceny, wartości i stawki VAT. Na korekcie stawki VAT, z poziomu szczegółów pozycji, w sekcji Kalkulacja – po korekcie można zdefiniować jedynie stawkę VAT. Ilość oraz cena są automatycznie przenoszona z sekcji Kalkulacja – przed korektą. Korekty do dokumentów rozchodowych – FS i PAR, nie posiadają sekcji Subelementy, gdyż dostępne na nich artykuły nie odnoszą się do zasobów na magazynie. Przy zatwierdzaniu korekty system generuje dokument korekty VAT w rejestrze VAT. Do ręcznych korekt stawki VAT nie ma potrzeby generowania dokumentów magazynowych, gdyż nie powodują one ruchu na magazynie.  

Informacje ogólne

Faktury sprzedaży (FS) oraz zakupu (FZ) są dokumentami handlowymi. Stanowią podstawę ewidencjonowania operacji sprzedaży oraz zakupu artykułów. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio, lista faktur sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Zatwierdzona faktura powinna być powiązana z odpowiednim dokumentem magazynowym – faktura sprzedaży z WZ, faktura zakupu z PZ. Dokumenty FS/FZ wpływają na zarezerwowaną/zamawianą ilość towaru lub na braki, widoczne na liście artykułów oraz stanów magazynowych kolejno w kolumnach Rezerwacje blokujące/Zamówienia oraz Braki. Nie powodują ruchu towaru na magazynie.

W systemie jest również dostępna funkcjonalność fiskalizacji opisana w artykule Fiskalizacja faktur.

Rozliczenie faktury z poziomu dokumentu

Istnieje kilka sposobów rozliczenia dokumentu z poziomu obszaru handlowego:

• z listy dokumentów – przycisk [Zapłać]
• z listy dokumentów – przycisk [Zatwierdź]
• z listy dokumentów – przycisk [Zatwierdź i zaksięguj]
• ze szczegółów dokumentu – przycisk [Zapłać] (dostępny tylko dla FS)
• ze szczegółów dokumentu – przycisk [Zatwierdź]
• ze szczegółów dokumentu – przycisk [Zatwierdź i zaksięguj]

Sposoby rozliczania dokumentów zostały szerzej opisane w podkategorii Rozliczenia.

Faktura sprzedaży

Funkcjonalności związane z fakturą sprzedaży dostępne są z poziomu zakładki Sprzedaż  Faktury.

Dokument FS można utworzyć:

• ręcznie, poprzez wybranie przycisku [Dodaj] na liście faktur sprzedaży
• wygenerować z dokumentów handlowych PAR, ZS
• wygenerować z dokumentu magazynowego WZ

Charakterystyczna dla dokumentu FS jest możliwość sprzedaży poniżej stanów magazynowych. Oznacza to, iż FS można wystawić na artykuł, którego stany magazynowe wynoszą zero. Więcej informacji dotyczących sprzedaży z brakami znajduje się w artykule Sprzedaż poniżej stanów magazynowych.

Faktura zakupu

Funkcjonalności związane z fakturą sprzedaży dostępne są z poziomu zakładki Zakup  Faktury.

Dokument FZ można utworzyć:

• ręcznie, poprzez wybranie przycisku [Dodaj] na liście faktur zakupu
• wygenerować z dokumentu handlowego ZZ
• wygenerować z dokumentu magazynowego PZ

Cechy charakterystyczne faktur sprzedaży oraz zakupu

Zapisana (niezatwierdzona) faktura posiada następujące cechy:

• podlega edycji
• można ją usunąć, co skutkuje usunięciem zamówienia (FZ) lub rezerwacji/braków z magazynu (FS)
• można ją zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub z poziomu listy faktur
• nie można jej zaksięgować
• generuje nierozliczoną płatność
• nie można wygenerować z niej żadnego innego dokumentu (WZ/PZ)
• nie można wygenerować do niej faktury zaliczkowej
• nie można wygenerować do niej żadnych korekt

Zatwierdzona faktura posiada następujące cechy:

• nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
• nie zmienia stanu ilościowego artykułu na magazynie, tworzy jedynie rezerwacje lub zamówienie
• nie można jej usunąć, a jedynie anulować – zmniejsza ilość w kolumnie Rezerwacje blokujące/Zamówienia oraz może tworzyć braki
• można ją zaksięgować
• generuje płatność, która w zależności od wybranej formy płatności może być od razu rozliczona lub nierozliczona
• generuje zapis w rejestrach VAT
• można wygenerować z niej inny dokument (WZ/PZ)
• można wygenerować do niej korekty wartościowe i ilościowe

Koszty dodatkowe

Na formularzu dokumentu FZ na zakładce Koszty dodatkowe  Ogólne, definiowane są koszty uwzględniane w wyliczaniu ceny nabycia zasobu danego artykułu. Możliwe jest wprowadzenie kosztów ręcznie w walucie systemowej lub poprzez wskazanie dokumentów kosztowych.

Z poziomu listy możliwe jest dodawanie, edycja oraz usuwanie poszczególnych kosztów dodatkowych, z podziałem na koszty ogólne oraz przypisane do konkretnej pozycju.

Poniżej tabeli kosztów dodatkowych, użytkownik ma możliwość określenia algorytmu podziału kosztów na poszczególne pozycje faktury.

Wśród dostępnych opcji użytkownik może wskazać algorytm:

• Ilościowy – rozkłada koszty proporcjonalnie do ilości poszczególnych pozycji faktury zakupu
• Wartościowy – rozkłada koszty proporcjonalnie do wartości poszczególnych pozycji faktury zakupu
• Wagowy netto – rozkłada koszty proporcjonalnie do wagi netto poszczególnych pozycji faktury zakupu po przeliczeniu ich na jednostkę podstawową masy, wg przelicznika z definicji jednostki wagi pozycji. Do wyliczenia kosztu użyta zostanie wartość w jednostce podstawowej. Wagi definiowane są dla każdej jednostki miary artykułu na karcie artykułu.
• Wagowy brutto – rozkłada koszty proporcjonalnie do wagi brutto poszczególnych pozycji faktury zakupu po przeliczeniu ich na jednostkę podstawową masy, wg przelicznika z definicji jednostki wagi pozycji. Do wyliczenia kosztu użyta zostanie wartość w jednostce podstawowej. Wagi definiowane są dla każdej jednostki miary artykułu na karcie artykułu.
• Objętościowy – rozkłada koszty proporcjonalnie do objętości poszczególnych pozycji faktury zakupu po przeliczeniu ich na jednostkę podstawową objętości, wg przelicznika z definicji jednostki objętości pozycji. Do wyliczenia kosztu użyta zostanie wartość w jednostce podstawowej. Objętość artykułu definiowana jest dla każdej jednostki miary danego artykułu na karcie artykułu.
• Dowolny – pozwala na podział kosztów według uznania użytkownika. Po wyborze sposobu dowolnego określenie, w jakich proporcjach mają zostać rozłożone koszty następuje na zakładce Koszty dodatkowe.

Ponadto koszty dodatkowe na dokumencie FZ wyróżniają się następującymi właściwościami:

• dodawanie oraz edycja kosztów dodatkowych jest możliwa wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie
• na dokumencie FZ wygenerowanym w procesie konsygnacji nie ma możliwości dodania kosztów dodatkowych wpływających na cenę nabycia
• nie ma możliwości wliczenia kosztów dodatkowych w podstawę podatku VAT na dokumencie FZ
• na dokumencie FZ wygenerowanym w procesie konsygnacji nie ma możliwości dodania kosztów dodatkowych wpływających na cenę nabycia

Faktury zaliczkowe są dokumentami handlowymi rejestrowanymi w wyniku otrzymania lub przekazania środków pieniężnych na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu. W chwili rozliczania transakcji sprzedaży/zakupu towarów lub usług wartość faktury zostaje pomniejszona o wartości wcześniej zarejestrowanych faktur zaliczkowych. Powodują one naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności.

Faktury zaliczkowe sprzedaży znajdują się w module Sprzedaż, na tej samej liście co faktury sprzedaży, a faktury zaliczkowe zakupu w module Zakup, na tej samej liście co faktury zakupu.

Cechy charakterystyczne faktury zaliczkowej sprzedaży oraz zakupu

Zapisana (niezatwierdzona) faktura zaliczkowa:

• podlega częściowej edycji
• można ją usunąć
• można ją zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub listy faktur
• nie można jej zaksięgować
• generuje nierozliczoną płatność

Zatwierdzona faktura zaliczkowa:

• nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
• nie można jej usunąć, a jedynie anulować
• można ją zaksięgować
• generuje płatność, która w zależności od wybranej formy płatności może być od razu rozliczona lub nierozliczona
• generuje zapis w rejestrach VAT
• można wygenerować do niej korektę wartościową

Generowanie faktury zaliczkowej

Dokumenty faktur zaliczkowych generuje się z zatwierdzonego lub realizowanego zamówienia sprzedaży/zakupu. Jest to możliwe poprzez zaznaczenie wybranego zamówienia na liście zamówień oraz wybranie przycisku [FSL]/[FZL] z grupy przycisków Generowanie. Akcja ta powoduje otworzenie nowego okna, do ustalenia wartości zaliczki.

W oknie należy określić łączną wysokośc zaliczki dla całego dokumentu, lub w rozbiciu jej na poszczególne stawki VAT występujące na zamówieniu, pobranej/przekazanej na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu elementów z zamówienia sprzedaży/zakupu.

Generowanie faktury zaliczkowej jest możliwe także na podstawie nierozliczonych operacji kasowych/bankowych jest możliwe na liście rozliczeń nabywców oraz liście rozliczeń dostawców dostępnych z poziomu zakładki Finanse. Operacja ta dostępna jest z listy operacji zawężonych do konkretnego kontrahenta i odpowiedniego typu operacji przychodowej lub rozchodowej. Wygenerowanie faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu jest możliwe wyłącznie na podstawie zapisów kasowych/bankowych zarejestrowanych w walucie zgodnej z walutą zamówienia, do którego ma zostać wygenerowana ta faktura.

W celu wystawienia nowej faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu należy wybrać operację kasową/bankową na rozliczeniach nabywców lub rozliczeniach dostawców oraz wybrać przycisk [Generuj FSL]/[Generuj FZL] z grupy przycisków Generowanie.

Modyfikacja faktury zaliczkowej

Większość pól na wygenerowanej fakturze zaliczkowej jest domyślnie uzupełniana danymi z dokumentu źródłowego. Pola niepodlegające edycji to:

• rodzaj transakcji
• stawki VAT
• waluta dokumentu
• elementy zamówienia
• forma i warunki związane z terminem płatności
• tabelka VAT na fakturze zaliczkowej zakupu

Kierunek VAT oraz agregacja VAT zawsze przyjmują wartości od brutto i VAT od sumy wartości, bez względu na ustawienia na zamówieniu sprzedaży/zakupu, wskutek czego kwota zaliczki zawsze prezentowana jest w kwocie brutto.

Parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL

Na francuskiej wersji bazy danych, na wzorcu grupy artykułów, na karcie artykułu oraz fakturze zaliczkowej został udostępniony do edycji parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL.

W przypadku generowania faktury zaliczkowej do zamówienia, na zakładce Elementy zamówienia na fakturze zaliczkowej dostępna będzie do edycji dodatkowa kolumna Pobieraj VAT. Dla transakcji krajowych, ustawienia parametru są domyślnie pobierane z karty danego artykułu, istnieje jednak możliwość jego edycji do momentu zatwierdzenia faktury zaliczkowej.

W przypadku, gdy na formularzu faktury zaliczkowej ustawiony jest rodzaj transakcji:

• Krajowa – wartość parametru Pobieraj VAT zostanie przeniesiona z karty artykuły; możliwa jest jego edycja na fakturze zaliczkowej
• Wewnątrzwspólnotowa oraz Pozaunijna – parametr Pobieraj VAT jest zawsze zaznaczony, bez możliwości jego modyfikacji

Jeśli na liście elementów zamówienia na fakturze zaliczkowej parametr Pobieraj VAT jest odznaczony, system zachowa się w następująco:

• element jest traktowany jakby nie podlegał podatkowi VAT; w tabelce VAT wartość tego elementu jest uwzględniona ze stawką NP, czyli nie podlega
• do wyliczenia kwoty maksymalnej zaliczki, pod uwagę będzie brana wartość brutto zamówienia, z którego wygenerowano fakturę zaliczkową
• zaznaczenie/odznaczenie parametru Pobieraj VAT na fakturze zaliczkowej spowoduje ponowne rozbicie kwoty zaliczki na odpowiednie stawki VAT

Uwaga

Zaznaczenie/odznaczenie parametru Pobieraj VAT nie zmienia kwoty zaliczki.

Rozliczanie faktury zaliczkowej na fakturze końcowej

W tabelce VAT (znajdującej się na zakładce Kwoty) na fakturze końcowej znajdują się stawki VAT występujące na tej fakturze oraz stawki VAT z uwzględnionych do odliczenia faktur zaliczkowych (zaznaczone parametrem w kolumnie Odlicz na zakładce Kwoty). Kwoty dla stawek VAT z uwzględnionych faktur zaliczkowych będą przyjmowały wartość ujemną, pomniejszając tym samym wartość pozostałą do rozliczenia.

Na zakładce Kwoty na fakturze końcowej znajduje się także sekcja Faktury zaliczkowe, która zawiera listę faktur zaliczkowych wystawionych do tego samego zamówienia co faktura końcowa. Z poziomu tej listy można:

• podnieść do edycji zamówienie lub wybraną fakturę zaliczkową
• sprawdzić kwotę do odliczenia
• ręcznie ustalić odliczaną kwotę, jednak może być ona jedynie mniejsza lub równa wartości faktury zaliczkowej
• wyłączyć z odliczenia fakturę zaliczkową poprzez odznaczenie parametru Odlicz

W wersji francuskiej, po odliczeniu od faktury końcowej faktur zaliczkowych, na zakładce Ogólne nie ulegnie zmianie wyświetlana wartość Netto i Brutto. Kwotę brutto zaliczki jaka została odliczona, można znaleźć w polu Faktury zaliczkowe znajdującym się pod wartością brutto dokumentu.

Uwaga

Nie ma możliwości odliczenia faktur zaliczkowych na fakturach wygenerowanych z paragonów

Zamówienia sprzedaży (ZS) oraz zakupu (ZZ) są dokumentami handlowymi. Zamówienia sprzedaży wystawiane są na artykuły, których kupnem zainteresowany jest dany klient. Może to być artykuł zarówno typu towar, komplet, jak i usługa. Zamówienia zakupu dokumentują zdarzenia zamawiania towarów lub usług u dostawców/sprzedawców.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio - lista zamówień sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Cechy charakterystyczne dla zamówień

• powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT oraz generują płatności, ale nie podlegającą rozliczeniu
• zamówienia nie muszą być wystawione na konkretnego kontrahenta
• zamówienia mogą być zatwierdzane, otwierane i zamykane seryjnie
• zmiana daty wystawienia dokumentu wpływa na zmianę daty realizacji – data realizacji jest równa dacie wystawienia powiększonej o ilość dni określonych dla daty realizacji
• w sekcji Subpozycje na poszczególnych pozycjach zamówień wyświetlane są tylko te subpozycje, które nie zostały jeszcze zrealizowane

Zamykanie i otwieranie zamówień

Dokumenty zamówień mają charakterystyczne tylko dla nich opcje zamykania i otwierania.

• Otworzyć można zamówienie będące w stanie zatwierdzonym, którego realizacja jeszcze się nie rozpoczęła. Przyjmuje ono wtedy ponownie stan Niezatwierdzone i można na nim dokonać dowolnej modyfikacji, po czym ponownie zatwierdzić lub usunąć.
• Zamknięcie zamówienia oznacza zakończenie jego realizacji, np. z powodu rezygnacji klienta z części towarów. Zamknąć można zamówienia w stanie zatwierdzonym lub w realizacji, ale tylko, jeśli dokumenty wygenerowane z takich zamówień są zatwierdzone. Zamknięcie zamówienia powoduje usunięcie rezerwacji z ewidencji stanów magazynowych. Zamkniętego zamówienia nie można już otworzyć.

Wyłączenie elementów zamówienia z realizacji

W systemie istnieje możliwość wyłączenia z realizacji elementów zamówienia, w tym celu w wybranym centrum na definicji dokumentu zamówienia powinien zostać zaznaczony parametr Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia.

Po zaznaczeniu uprawnienia Wyłączanie z realizacji pozycji zamówienia na szczegółach dokumentu ZS/ZZ oraz na szczegółach elementu ZS/ZZ dostępny jest przycisk [Wyłącz z realizacji]. Przycisk jest aktywny na zamówieniach będących w stanie Zatwierdzonym oraz W realizacji.

Żeby wyłączyć element zamówienia z realizacji:

• wybrana pozycja/subpozycja musi pochodzić z magazynu dostępnego w centrum, z którego wykonywana jest operacja
• wygenerowane z zamówienia dokumenty (WZ/FS/PAR/FZ/PZ) nie mogą być w stanie niezatwierdzonym
• pozycja nie może być w pełni zrealizowana, a po wyłączeniu pozycji z realizacji odpowiednio zostanie pomniejszona ilość: rezerwacji/ zamówień

Żeby wyłączyć subpozycje zamówienia z realizacji:

• wybrana pozycja/subpozycja musi pochodzić z magazynu dostępnego w centrum, z którego wykonywana jest operacja
• wygenerowane z zamówienia dokumenty (WZ/FS/PAR/FZ/PZ) nie mogą być w stanie niezatwierdzonym
• Wyłączyć z realizacji można jedynie te subpozycje/elementy, które nie zostały jeszcze zrealizowane

Magazyn na zamówieniach

Użytkownik ma możliwość określenia magazynu, na który ma trafić dostarczony lub z którego ma zostać pobrany towar oraz wartości poszczególnych cech przypisanych do artykułu, wpływających na partie. Magazyn można określić już w nagłówku dokumentu.

Określając magazyn dopiero na subpozycjach, każdy z nich może zostać przypisany do innego magazynu. Opcja ta jest jednak niedostępna, jeśli na definicji dokumentu ZS/ZZ został zaznaczony parametr Operacje na jednym magazynie.

Uwaga

Istnieje możliwość zmiany magazynu na zamówieniu sprzedaży będącym w stanie: zatwierdzony lub w realizacji, jeżeli dokument został utworzony:

• na magazyn <Wszystkie>
• z rezerwacjami nieblokującymi.

W przypadku subpozycji częściowo zrealizowanych, zmiana magazynu możliwa jest jedynie dla ilości, która pozostała jeszcze niezrealizowana.

Zamówienie sprzedaży

ZS powoduje jedynie rezerwację artykułu, widoczną na liście artykułów w kolumnie Rezerwacje blokujące. Jeśli podczas dodawania elementu na zamówienie sprzedaży nie ma wystarczających zasobów lub użytkownik odznaczy parametr Rezerwuj zasoby, umieszczony w nagłówku dokumentu, wówczas elementy zamówienia nie są wiązane z konkretnymi zasobami na magazynie.

Lista wystawionych zamówień znajduje się na zakładce Sprzedaż  Zamówienia.

Generowanie dokumentów z zamówienia sprzedaży

Z zamówienia sprzedaży możliwe jest generowanie:

• z jednego zamówienia – jedną lub wiele FS lub WZ
• z wielu zamówień – jednej faktury sprzedaży lub dokumentu magazynowego, kiedy zamówienia:
  • dotyczą tego samego kontrahenta
  • wystawione są w tej samej walucie
  • mają ustawione te same kierunki i agregacje VAT
  • towar pobierany będzie na jeden magazyn – w przypadku generowania dokumentu magazynowego WZ
• z wielu zamówień – wiele faktur sprzedaży i dokumentów magazynowych, kiedy:
  • dotyczą różnych kontrahentów
  • wystawione są w różnych walutach
  • mają ustawione różne kierunki i agregację VAT
  • towar zdejmowany będzie z więcej niż jednego magazynu – w przypadku generowania dokumentu magazynowego WZ
• z dokumentu ZS można wygenerować także PAR, FSL, ZZ, ZWE oraz MM- (tylko w przypadku obsługi konsygnacji)

W sytuacji, gdy klient zamawia towar, którego nie ma aktualnie na stanie, użytkownik może wygenerować odpowiednie ZZ z ZS do dostawców, by umożliwić późniejszą realizację zamówienia klienta.

Na dokument ZS zasoby można pobrać zarówno automatycznie, jak i ręcznie.

Uwaga

Gdy na dokumencie ZS występują różni nabywca i płatnik to w przypadku generowania faktury z pojedynczego ZS, informacje te są odpowiednio przenoszone na fakturę. Natomiast, gdy faktura jest generowana z wielu zamówień, płatnik jest automatycznie ustawiany jako nabywca, a użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat informujący, że ustalono płatnika na podstawie innego kontrahenta, niż pierwotny kontrahent na zamówieniu źródłowym.

Zamówienie zakupu

Wystawienie zamówienia zakupu powoduje zwiększenie ilości w kolumnie Zamówienia na liście artykułów, informującej jaka ilość danego artykułu może trafić w niedługim czasie na magazyn.

Lista wystawionych zamówień znajduje się na zakładce Zakup  Zamówienia.

Generowanie dokumentów z zamówienia zakupu

Możliwe jest generowanie:

• z jednego zamówienia – jedną lub wiele FZ lub PZ
• z wielu zamówień – jednej faktury zakupu lub dokumentu magazynowego, kiedy zamówienia:
  • dotyczą tego samego kontrahenta
  • wystawione są w tej samej walucie
  • mają ustawione te same kierunki i agregacje VAT
  • towar przyjmowany będzie na jeden magazyn – w przypadku generowania dokumentu magazynowego PZ
• z wielu zamówień – wiele faktur zakupu i dokumentów magazynowych, kiedy:
  • dotyczą różnych kontrahentów
  • wystawione są w różnych walutach
  • mają ustawione różne kierunki i agregację VAT
  • towar przyjmowany będzie z więcej niż jednego magazynu – w przypadku generowania dokumentu magazynowego PZ
• z zamówienia zakupu można wygenerować także FZ, PZ oraz FZL

Synchronizacja ZZ do Comarch POS

W przypadku, gdy na nagłówku zamówienia zakupu został wskazany magazyn oznaczony w tym centrum jako magazyn POS, to na dokumencie prezentowany jest dodatkowy parametr Realizuj w POS. Parametr ten jest domyślnie odznaczony, z możliwością jego edycji na zamówieniach zakupu w stanie zainicjowanym oraz niepotwierdzonym. W przypadku zaznaczenia parametru, a następnie zmiany magazynu wybranego na nagłówku dokumentu na:

• inny magazyn będący magazynem POS – parametr pozostaje zaznaczony
• magazyn nie będącym magazynem POS lub magazyn WMS – parametr zostaje automatycznie odznaczony i ukryty w interfejsie

Dodatkowo, aby dokument ZZ mógł zostać zrealizowany w POSie musi być wystawiony z:

• rodzajem transakcji: krajowa
• kierunkiem VAT: od brutto
• odznaczonym parametrem: odwrotne obciążenie

Zaznaczenie parametru Realizuj w POS na ZZ powoduje, że po stronie Comarch ERP Altum blokowane jest:

• generowanie dokumentów FZ/PZ
• otworzenie takiego zamówienia
• wyłączanie pozycji z realizacji
• dodawanie/usuwanie nowych pozycji na dokumencie
• modyfikacja ilości
• zmiana wartości cech

Po zatwierdzeniu zamówienia blokowana jest również możliwość odznaczenia parametru. Zamówienia zatwierdzone i w realizacji z zaznaczonym parametrem są synchronizowane do Comarch POS do centrum POS, do którego przypisany został magazyn wybrany na nagłówku dokumentu.

Uwaga

Zamówienia z zaznaczonym parametrem Realizuj w POS są widoczne na liście w centrach do których dołączony jest magazyn wybrany na ich nagłówku.

W Comarch ERP Altum istnieje możliwość anulowania ZZ z zaznaczonym parametrem Realizacja w POS W przypadku, gdy taka operacja będzie mieć miejsce w trybie offline, wygenerowane dokumenty na stanowisku POS będą synchronizowane jako ręczne PZ.

Paragon jest dokumentem handlowym ewidencjonującym sprzedaż detaliczną. Potwierdza dokonanie zakupu i wydawany jest w postaci wydruku przez sprzedawców posiadających kasy fiskalne lub drukarki fiskalne. Zawiera podstawowe informacje o cenie produktu, naliczonych podatkach, a także dane sprzedawcy. Wystawiony paragon generuje płatność, ale nie skutkuje powstaniem zapisu w rejestrach VAT.

Lista paragonów umieszczona jest w menu głównym na zakładce Sprzedaż  Paragony.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Cechy charakterystyczne dokumentu PAR

• można go zatwierdzić bez wyboru kontrahenta (kontrahent Nieokreślony)
• zatwierdzony paragon można przekształcić do faktury sprzedaży
• paragon nie jest ujmowany w rejestrze VAT
• paragon jest wystawiany tylko i wyłącznie w walucie systemowej. Płatności natomiast, mogą być w walutach obcych.
• parametr Kierunek VAT przyjmuje wartość Od brutto, bez możliwości jego zmiany
• podczas wystawiania paragonu dostępna jest funkcja Zatwierdź i fiskalizuj, powoduje ona jednoczesne zatwierdzenie i fiskalizację paragonu
• zatwierdzony paragon można zafiskalizować wiele razy

Generowanie dokumentów handlowych i magazynowych z paragonu

• z zatwierdzonego paragonu można wygenerować FS (jeżeli NIP nabywcy na paragonie jest zgodny z NIPem na wygenerowanej fakturze) lub WZ

Uwaga

Fakturę wygenerowaną z paragonu, na którym nie określono NIPu kontrahenta można zapisać/zatwierdzić tylko jeżeli:

• dokumenty wystawione zostały na osobę fizyczną
• paragon wystawiony został przed 01.01.2020r.

• FS może zostać wygenerowana z kilku dokumentów PAR
• nie można wygenerować FS lub WZ z paragonu, który nie jest zatwierdzony lub został anulowany
• nie można wygenerować FS z PAR oznaczonego jako faktura uproszczona
• paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz
• nie ma możliwości generowania faktury z paragonu tylko na część pozycji
• przekształcenie paragonu do faktury może skutkować powstaniem zapisu w rejestrze VAT
• nie można wygenerować WZ z paragonu, z którego wcześniej wygenerowano FS, możliwa jest natomiast odwrotna sytuacja – z paragonu, do którego wygenerowano WZ można wygenerować FS
• jeśli na podstawie paragonu został wygenerowany inne dokument – najpierw należy anulować wygenerowany dokument, a następnie paragon

Generowanie faktur VAT do faktur wygenerowanych z paragonów

Aby paragon został ujęty w rejestrach VAT i na deklaracji VAT musi zostać ujęty na ZSD lub KSD. W polskiej wersji bazy danych użytkownik może również wygenerować zapisy w rejestrze VAT do faktur wystawionych do paragonów. Aby istniała taka możliwość z poziomu System  Konfiguracja  Księgowość należy zaznaczyć parametr Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów, który jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu w przypadku wygenerowania do paragonu dokumentu faktury lub jej korekt powstanie dokument faktury Vat lub dokument korekty faktury VAT.

Po zaznaczeniu parametru Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów na definicji dokumentów: FS/KIFS/KWFS użytkownik może określić do jakiego rejestru VAT ma trafić faktura VAT.

Uwaga

Faktury VAT generowane są tylko do faktur wystawionych od 1.01.2017 r i nie generują one płatności.

Faktury uproszczone

Na zakładce Kwoty na formularzu paragonu i jego korekt prezentowany jest parametr Faktura uproszczona. Jest on automatycznie zaznaczany podczas zatwierdzania dokumentów spełniających wszystkie poniższe warunki:

• na firmie będącej właścicielem dokumentu zaznaczony został parametr Faktura do paragonu wg przepisów polskich,
• data wystawienia dokumentu nie jest wcześniejsza niż 01.10.2020,
• nabywca, na którego wystawiony został dokument posiada uzupełnione pole NIP,
• wartość brutto paragonu jest mniejsza lub równa 450 PLN.

Uwaga

Wartość progowa paragonów ustalana jest dla waluty systemowej.

Podczas konwersji bazy danych, jako faktury uproszczone oznaczone zostają:

• paragony w stanie zatwierdzony lub zafiskalizowany, spełniające opisane powyżej warunki oraz do których nie została wygenerowana faktura sprzedaży;
• korekty paragonów, których dokument źródłowy oznaczony został jako faktura uproszczona.

Uwaga

Parametr Faktura uproszczona prezentowany jest wyłącznie na dokumentach, które zostały oznaczone jako faktura uproszczona, a jego wartość prezentowana jest w trybie tylko do odczytu.

Nie ma możliwości wygenerowania faktury sprzedaży do paragonów oznaczonych jako faktury uproszczone. Przy próbie wygenerowania dokumentu prezentowany jest komunikat: „Żaden z zaznaczonych dokumentów nie mógł zostać uwzględniony podczas generowania FS. Nr_paragonu:… wg polskich przepisów wybrany dokument stanowi fakturę sprzedaży uproszczoną i nie może zostać przekształcony do faktury sprzedaży.” Na wydruku korekty paragonu stanowiącego fakturę uproszoną (KIPAR, KWPAR, KVPAR) pobierany jest numer fiskalny paragonu oraz unikalny numer urządzenia fiskalnego. W zależności od typu dokumentu źródłowego, w nagłówku wydruku prezentowana jest fraza:

• Korekta paragonu - jeżeli paragon źródłowy nie stanowi faktury uproszczonej
• Korekta faktury - jeżeli paragon źródłowy stanowi fakturę uproszczoną

Blokada sprzedaży detalicznej

Aby istniała możliwość zablokowania sprzedaży detalicznej, na formularzu firmy powinna zostać wskazana grupa stawek VAT: VAT FR oraz powinien zostać zaznaczony parametr Zgodność z francuskimi przepisami VAT. Po spełnieniu powyższych warunków, użytkownik nie będzie miał możliwości:

• wykonywania operacji na paragonach oraz ich korektach (m.in. dodawania, usuwania, zatwierdzenia, zatwierdzania i księgowania, drukowania)
• generowania dokumentów PAR z zamówień oraz z dokumentów magazynowych
• wystawienia korekt paragonów wynikających z akcji reklamacji
• fiskalizowania faktur na drukarce
• wykonywania operacji (m.in zatwierdzenia, generowania korekt, anulowania) na fakturach sprzedaży, fakturach zaliczkowych oraz ich korektach (korekty wystawione do dokumentu i korekty ręczne) w przypadku, gdy na dokumencie nie został wskazany NIP kontrahenta

Operacje możliwe do wykonania przy włączonej blokadzie sprzedaży detalicznej:

• księgowanie
• dodawanie ZSD oraz KSD
• generowanie dokumentu magazynowego WZ

TAX FREE

Funkcjonalność ta pozwala na obsługę zwrotu VAT dla podróżnych – TAX FREE. Osoby fizyczne niemające stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej mają prawo do otrzymania zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium Unii Europejskiej, jeśli te towary zostaną przez nie wywiezione. Sprzedawca wystawia nabywcy paragon fiskalny z podatkiem VAT naliczonym według stawek krajowych. Dodatkowo do paragonu dołączony zostaje wypełniony formularz dokumentu TAX FREE z wyszczególnionymi towarami, ich cenami oraz kwotą zapłaconego podatku.

Uwaga

Dokument TAX FREE dostępny jest tylko w polskiej wersji bazy danych.

Lista dokumentów Tax Free jest dostępna z poziomu menu głównego na zakładce Sprzedaż  Tax Free

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Dokument TAX FREE może zostać wygenerowany z zafiskalizowanego paragonu, nie możliwości dodania ręcznego do systemu.

Z poziomu zaznaczonego dokumentu PAR na liście paragonów, po wybraniu przycisku [TF] z sekcji generowanie, pojawi się formularz nowego dokumentu TAX FREE.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Dokument TAX FREE można wygenerować:

• tylko z zafiskalizowanego paragonu, nie ma możliwości wygenerowania TAX FREE do dokumentu korekty paragonu
• z jednego paragonu
• jeśli paragon ma stan zatwierdzony lub zaksięgowany
• jeśli dokument paragonu nie posiada korekt lub wszystkie korekty zostały anulowane
• jeśli do paragonu nie została wystawiona faktura sprzedaży
• z paragonu, dla którego nie wygenerowano dokumentu TAX FREE lub wygenerowany dokument TAX FREE został anulowany

Na dokumencie TAX FREE można zaznaczyć parametr Potwierdzenie wywozu. Jest on domyślnie odznaczony i dostępny do edycji tylko na zatwierdzonym dokumencie. W przypadku, gdy parametr zostanie:

• zaznaczony – utworzona zostanie płatność (zobowiązanie) na kwotę dokumentu
• odznaczony – płatność zostanie usunięta
• Parametr jest niedostępny do edycji w przypadku, gdy:
• dokument TAX FREE został ujęty w KSD
• dokument TAX FREE został zaksięgowany
• płatność została rozliczona w całości lub częściowo
• płatność została ujęta w ZPP, ZPZ

Można wystawić dokument TAX FREE na artykuł typu usługa zgodnie z tym, co zostało ujęte na paragonie. Jeżeli dokument TAX FREE ma zostać wygenerowany tylko na artykuł typu towar, konieczne jest oddzielne wystawianie paragonów na towary i usługi.

 

E- TAX FREE

Od 1 stycznia 2022 roku podróżny będzie mógł otrzymać zwrot podatku VAT, jeżeli:

• sprzedawca wystawi i wyśle do systemu TAX FREE, elektroniczny dokument TAX FREE,
• podróżny wywiezie zakupiony towar poza granice Unii Europejskiej,
• funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej potwierdzi wywóz towaru w systemie TAX FREE po sprawdzeniu zgodności danych dotyczących podróżnego, zawartych w dokumencie elektronicznym TAX FREE z danymi zawartymi w paszporcie lub innym dokumencie potwierdzającym tożsamość,
• podróżny przedstawi potwierdzony wydruk elektronicznego dokumentu TAX FREE otrzymanego od sprzedawcy – w przypadku gdy podróżny opuszcza Unię Europejską z terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

W związku z wprowadzeniem digitalizacji rozliczeń i obiegu dokumentów, od początku stycznia 2022 sprzedaż w systemie będzie wymagała używania kas online (zmiany wprowadzone nowelizacją ustawy o VAT w ramach tzw. pakietu SLIM VAT.)

Uwaga

W przypadku dokumentów TAX FREE wystawionych przed 1 stycznia 2022 zachowane zostaną dotychczasowe mechanizmy działania. Poniższy opis dotyczy dokumentów wystawionych po tej dacie.

Zmiany na formularzu firmy

Na formularzu firmy dostępny jest parametr Elektroniczne TAX FREE, który determinuje dostępność:

• pól związanych z elektronicznymi TAX FREE na dokumencie
• akcji odpowiedzialnych m.in. za wysyłanie, unieważnianie i odbieranie statusu TAX FREE.

Po zaznaczeniu parametru dodatkowo prezentowana zakładka TAX FREE, na której należy zdefiniować:

• Podmiot pośredniczący TAX FREE - kontrahent, który jest podmiotem pośredniczącym w TAX FREE.
• Login i hasło służące do komunikacji z wykorzystaniem Web Service
• Odcisk palca certyfikatu oraz jego ważność

Uwaga

Parametr dostępny jest wyłącznie, jeżeli na formularzu firmy wskazano grupę stawek VAT: PL.

Uwaga

Domyślnie parametr Elektroniczne TAX FREE jest odznaczony z możliwością jego zaznaczenia w dowolnym momencie pracy z systemem.

• Na formularzu centrum ze zdefiniowanym stanowiskiem POS dostępny jest parametr Dostępny dla opcji POS – wydruki cyfrowe. Po jego zaznaczeniu należy zdefiniować:
  • Centralny folder zapisu – lokalizacja w której zapisywane są utworzone wydruki
• Okres przechowywania wydruków w POS – ilość dni przez jaką będą dostępne wydruki POS. Domyślnie ustawiona opcja to 30 dni.

Dodatkowo, na definicji dokumentu TF w firmie, w której zaznaczono powyższy parametr, udostępniona została opcja automatycznej wysyłki dokumentu TF podczas jego zatwierdzania - Automatyczny eksport na PUESC, który dostępny jest w grupie parametrów Parametry dokumentów.

Dla centrum ze zdefiniowanym stanowiskiem POS udostępniona została opcja Wydruki cyfrowe na POS. Parametr dostępny jedynie w przypadku gdy na definicji centrum zaznaczono parametr Dostępny dla opcji POS – wydruki cyfrowe.

Konfiguracja wymiany danych TAX FREE

W konfiguracji systemu: System -> Konfiguracja -> Wymiana danych, dodana została nowa sekcja z parametrami TAX FREE, w której zapisywane są dane niezbędne do logowania do PUESC oraz miejsca przechowywania plików XML. Sekcja widoczna jest po zaznaczeniu parametru TAX FREE w firmie/centrum, do której zalogowany jest operator. W sekcji dostępne są następujące pola:

• Adres usługi Web Service
• Katalog plików wymiany, do którego wysyłane i odbierane będą wszystkie pliki XML

Zmiany na karcie pracownika

Uwaga

Aby uzyskać identyfikator ID SISC potrzebny do rejestracji i obsługi dokumentów TF pracownik w pierwszej kolejności powinien zarejestrować się (przynajmniej w sposób uproszczony) na platformie PUESC.

Na karcie pracownika dodana została zakładka TAX FREE, która dostępna jest wyłącznie, jeżeli na formularzu firmy zaznaczony jest parametr Elektroniczne TAX FREE. Zakładka zawiera następujące pola pobierane z konta w PUESC:

• Adres e-mail oraz Hasło
• Identyfikator ID SISC

Uwaga

W związku z wprowadzonymi zmianami, w firmie z zaznaczoną obsługą TAX FREE blokowane jest wystawienie TAX FREE do paragonu dla operatora niepowiązanego z pracownikiem.

Zmiany na dokumencie TAX FREE

Formularz dokumentu TAX FREE został dostosowany do wymiany z PUESC i rozszerzony o dodatkowe pola wykorzystywane podczas elektronicznej komunikacji:

• Podmiot pośredniczący – domyślnie pobierany jest z pola Podmiot pośredniczący TAX FREE, dostępnego na centrum typu firma (z możliwością zmiany)
• Numer UNS – unikatowy numer dokumentu nadawany przez PUESC
• Status e-dokumentu – informacja o statusie dokumentu zwrócona przez PUESC
• Data wysłania – data wysłania dokumentu na PUESC aktualizująca status e- dokumentu na Wprowadzony
• Data wywozu – data opuszczenia towaru przez kraj członkowski
• Data wpływu – data potwierdzenia wywozu
• Kwota zwrotu – kwota zwrotu VAT – uzupełniana ręcznie za pomocą akcji Rozliczenie TAX FREE
• Data zwrotu – data zwrotu podatku VAT – uzupełniana ręcznie za pomocą akcji Rozliczenie TAX FREE

Uwaga

Jeżeli na centrum typu Firma włączono parametr Elektroniczne TAX FREE, to na formularzu dokumentu ukryty zostaje parametr: Potwierdzenie wywozu.

Na zakładce Nabywca dokumentu TF dostępne są pola:

• Data urodzenia – wartość pola pobierana jest z karty kontrahenta, z możliwością ręcznego uzupełnienia w przypadku kontrahenta Nieokreślonego
• Numer rachunku bankowego – numer pobierany z karty kontrahenta z możliwością zmiany, jeżeli do danego kontrahenta jest przypisany więcej niż jeden rachunek

Uwaga

Dokument TAX FREE może być wystawiony wyłącznie na kontrahenta typu Odbiorca detaliczny. Wyjątek stanowi kontrahent Nieokreślony – jego status automatycznie ustawia się jako odbiorca detaliczny w momencie generowania TAX FREE, co umożliwia wprowadzenie wartości niezbędnych pól (imię, nazwisko, data urodzenia). Po wygenerowaniu dokumentu status kontrahenta zostaje automatycznie przywrócony, a wprowadzone dane zarchiwizowane.

Aby zoptymalizować pracę z listą dokumentów TF, dodane zostały dodatkowe kolumny: Status e-dokumentu oraz Unikalny numer systemowy. W celu umożliwienia eksportu dokumentu na platformę PUESC oraz wykonywania związanych z tym operacji, na wstążce dodana została nowa grupa przycisków Elektroniczne TAX-FREE z poniższymi akcjami:

• Eksportuj TF – przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli dokument jest zatwierdzony, a status e-dokumentu ma wartość Nie wysłany. Po wybraniu eksportu i poprawnej walidacji przez system, dokument TF otrzymuje numer systemowy, a jego status zostaje zaktualizowany na Wprowadzony.

Uwaga

Jeżeli użytkownik nie wypełni któregoś z wymaganych w komunikacie pól, system wyświetla ostrzeżenie, wskazujące brakuje informacje konieczne to wysłania TF.

• Pobierz status – przycisk aktywny dla dokumentów ze statusem e-dokumentu: Wprowadzony, Potwierdzony wywóz, Potwierdzony częściowy wywóz.

Uwaga

Operacje: Eksportuj TF oraz Pobierz status mogą być wykonywane seryjnie dla wielu dokumentów jednocześnie.

• Unieważnij TF – umożliwia unieważnienie dokumentu, który nie powinien zostać wysłany do PUESC (aktywny wyłącznie dla dokumentów o statusie Wprowadzony). Po wybraniu przycisku prezentowane jest dodatkowe okno, w którym użytkownik może wprowadzić powód unieważnienia. Po zatwierdzeniu operacji dokument otrzymuje status Unieważniony.
• Rozlicz TAX FREE – operacja dostępna dla TF w stanie Wprowadzony dla obsługi dokumentów, gdy podróżny opuści kraj z innego państwa członkowskiego UE niż Polska i chce otrzymać zwrot podatku VAT. Wówczas musi przekazać sprzedawcy potwierdzenie takiego wywozu opieczętowane przez celników danego kraju, a sprzedawca na podstawie takiego potwierdzenia musi wprowadzić w systemie rozliczenie dokumentu TAX FREE. Opcja jest też dostępna w stanie Potwierdzony wywóz i Potwierdzony wywóz częściowo, gdy wywóz towarów został potwierdzony na polskiej granicy i Sprzedawca chce zgłosić zwrot podatku VAT na PUESC i rozliczyć dokument Po wybraniu przycisku Rozlicz TAX FREE prezentowane jest dodatkowe okno z poniższymi polami:
  • Data wywozu – data z dokumentu dostarczonego przez podróżnego, potwierdzającego wywóz towaru poza kraj członkowski UE (tylko przy rozliczaniu na granicy innego państwa UE niż Polska)
  • Kraj wywozu – kraj państwa członkowskiego UE, z którego towar został wywieziony (tylko przy rozliczaniu na granicy innego państwa UE niż Polska)
  • Data zwrotu – data zwrotu kwoty VAT podróżnemu
  • Kwota zwrotu – wartość VAT towarów, które podlegają zwrotowi, kwota nie powinna być większa od kwoty dokumentu TF ani mniejsza niż 0

Uwaga

Data wywozu i Kraj wywozu nie są dostępne dla TF z potwierdzonym wywozem częściowo.

Po zweryfikowaniu prawidłowości i aktualizacji danych w systemie zwracany jest komunikat ze statusem Rozliczony z podróżnym.

Operacje seryjne na TAX FREE

Nad listą dokumentów TF dodane została nowa grupa przycisków Elektroniczne TAX-FREE zawierająca przyciski służących do operacji seryjnych:

• Eksportuj TF
• Pobierz status

Po wykonaniu seryjnej operacji w dedykowanym oknie, prezentowany jest log zawierający informacje o statusie wykonania danej operacji.

Wydruk TAX FREE

W związku z wprowadzonymi zmianami dotychczasowy wydruk został rozbudowany o nowe obowiązkowe dane:

• Zwrot bezgotówkowy
• Zwrot gotówkowy

Uwaga

Jeżeli przynajmniej jedna płatność ma ustawioną inną formę płatności niż gotówka, to prezentowany jest wydruk bezgotówkowy – w przeciwnym razie gotówkowy.

• Unikalny numer systemowy
• Data urodzenia (nabywcy)
• Numer kasy rejestrującej
• Imię i nazwisko wystawiającego
• Identyfikator ID SISC
• Data i godzina zatwierdzenia dokumentu
• Zwrot podatku w kwocie ………. zł …… gr otrzymałem(-łam)”, - tekst do ręcznego uzupełnienia

Integracja z platformą Global Blue

W celu włączenia funkcjonalności, na definicji firmy na zakładce Stanowiska POS należy zaznaczyć parametr Zezwalaj na wysyłkę dokumentów poprzez platformę Global Blue w sekcji Integracja Tax Free z platformą Global Blue. Na definicji firmy na zakładce Tax Free w nowej sekcji Integracja Tax Free z platformą Global Blue należy uzupełnić parametry:

• Kwota płatności musi być wyższa niż - należy wskazać minimalną wartość kwoty transakcji w walucie systemowej. Jeżeli wartość na paragonie przekroczy limit wskazany w konfiguracji wówczas sprzedawca będzie miał możliwość wystawienia dokumentu Tax Free.
• Dokument należy wystawić - parametr określa do kiedy od daty sprzedaży można wystawić dokument tax free, możliwe wartości do wyboru z listy:

• W dniu zakupu
• Miesiąc zakupu + ilość miesięcy
• Data zakupu + ilość dni
• Data zakupu + ilość miesięcy

W przypadku wybrania jednej z wartości opierającej się na dodatkowych dniach/miesiącach wyświetlony zostaje dodatkowy parametr, w którym istnieje możliwość wskazania ilości dodatkowych dni/miesięcy. Następnie, na definicji centrum POS, należy uzupełnić dodatkowe dane:

• Identyfikator sklepu
• Użytkownik
• Hasło
• Typ wydruku.

Dane te są przesyłane do systemu Comarch POS.

Na liście dokumentów Tax Free dostępna jest kolumna Wysłano przez Global Blue (domyślnie ukryta). Jeżeli dokument został wysłany przez platformę Global Blue to na nagłówku dokumentu Tax Free prezentowany jest Numer Global Blue zamiast Numeru UNS.

Oferty dokumentują propozycję handlową, z jaką sprzedawca wychodzi do kontrahenta. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT oraz generują płatność, lecz nie jest ona widoczna w harmonogramie płatności i nie podlega rozliczeniu.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio, lista ofert sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Termin realizacji oferty

• Termin na realizację oferty może zostać zdefiniowany poprzez liczbę dni liczonych od daty wystawienia oferty lub w formie konkretnej daty albo jako ilość dni od daty wystawienia zamówienia (zamówienie wystawiane po akceptacji oferty przez kontrahenta).
• Istnieje również możliwość określenia terminu realizacji poszczególnych elementów oferty.
• Pola Czas dostawy oraz Data realizacji na elementach ofert są ze sobą ściśle powiązane. Czas dostawy określa różnicę między datą wystawienia dokumentu a datą realizacji danego elementu. Zmiana wartości w tych polach powoduje ponowne przeliczenie dat.
• Oferta może mieć określony bądź nieokreślony termin ważności

Opcje potwierdzenia oferty

Standardowy proces biznesowy zakłada przekształcenie oferty sprzedaży/zakupu do zamówienia sprzedaży/zakupu, po uprzednim zaakceptowaniu jej warunków przez adresata oferty.

Reakcję na skierowaną do kontrahenta ofertę można odnotować na zatwierdzonym dokumencie poprzez wybór opcji potwierdzenia na szczegółach oferty:

• przyjęty
• odrzucony - po wyborze tej opcji pojawi się dodatkowe pole z listą, w którym można wskazać powód odrzucenia, zdefiniowany w obszarze Konfiguracja  (Ogólne)  Słowniki uniwersalne.

Generowanie zamówień do ofert

Do wygenerowania zamówienia niezbędne jest, by dokument oferty był zatwierdzony, data ważności jeszcze nie upłynęła i żeby nie posiadał on statusu Odrzucony. Podczas generowania zamówienia system uwzględni datę realizacji elementów i nagłówka oferty oraz pobierze podstawowe dane z oferty, w szczególności cenę i wartość pozycji w walucie dokumentu.

Ponadto generowanie zamówień z ofert kieruje się następującymi zasadami:

• nazwa artykułu na elemencie zamówienia jest ustalona na podstawie nazwy artykułu z elementu oferty, z możliwością edycji nazwy na dokumencie wygenerowanym (tylko przy zaznaczonym parametrze Edycja nazwy na karcie artykułu)
• ustalona na ofercie cena końcowa artykułów oraz wartość całej oferty, wyrażona w walucie oferty, nie ulega zmianie podczas przekształcania oferty w zamówienie i jest przeniesiona na zamówienie
• data realizacji na nagłówku zamówienia jest ustalona na poziomie największej daty spośród dat realizacji na elementach
• płatności na zamówieniu są ustalane na podstawie płatności przekształcanej oferty
• wraz z płatnością przeniesione są również warunki skonta
• jeżeli na płatności oferty sprzedaży określono konkretną datę planowanej płatności, ale data ta już upłynęła, wówczas warunki skonta nie są przenoszone (odbiorca oferty nie ma szans na to, aby zapłacić przed terminem)

Oferta sprzedaży

Oferty sprzedaży są wystawiane w celu zainteresowania klienta asortymentem i skłonienia go do dokonania zakupu.

Elementem oferty sprzedaży może być artykuł typu towar, komplet oraz usługa.

Funkcjonalność związana z ofertami sprzedaży dostępna jest z menu Sprzedaż  Oferty.

Pilnowanie marży minimalnej, a oferta

Jeśli w systemie włączone jest pilnowanie marży minimalnej, kontrola odbywa się już na ofercie sprzedaży. Mimo, że oferta nie pobiera zasobów z magazynu, cena zakupu niezbędna do wyliczenia minimalnej marży ustalana jest w oparciu o ostatnią cenę zakupu z dokumentów FZ.

Oferta zakupu

Oferta zakupu jest odzwierciedleniem oferty skierowanej do nas przez innego sprzedawcę/dostawcę w celu zaprezentowania swojego asortymentu i zachęcenia do dokonania zakupu.

Elementem oferty zakupu może być artykuł typu towar lub usługa. Nie ma możliwości wystawienia oferty zakupu na komplet.

Funkcjonalność związana z ofertami zakupu dostępna jest z menu Zakup  Oferty.

Generowanie cennika z OZ

Z poziomu szczegółów zatwierdzonej oferty zakupu, której data ważności jeszcze nie upłynęła, użytkownik może wygenerować cennik zwykły (nie ma możliwości wygenerowania cennika progowego z oferty).

W tym celu na szczegółach oferty należy zaznaczyć odpowiednie elementy i wybrać przycisk [Generuj cennik]. Dla zaznaczonych elementów system sprawdzi, czy na karcie artykułu mają one przypisane cechy, dla których zaznaczono parametr Cennik (zakładka Parametry  Cechy).

• jeśli nie znajdzie takich cech, umieści zaznaczone artykuły w cenniku wraz z cenami, jednostkami oraz czasem dostawy przypisanymi do nich na ofercie
• jeśli znajdzie takie cechy, wówczas umieści w cenniku zaznaczone artykuły, ale dodatkowo, w oparciu o partie danego artykułu, stworzy dla nich macierz możliwych kombinacji cech, dla których można zdefiniować indywidualną cenę
• jeśli w macierzy cech nie ma komórki odpowiadającej cechom na elemencie dokumentu OZ, wówczas cena nie zostanie dodana do cennika

Generowanie OS z OZ

Z zatwierdzonej oferty zakupu istnieje możliwość wygenerowania ofert sprzedaży.

W przypadku generowania oferty sprzedaży dla jednego kontrahenta, ceny artykułów na wygenerowanej ofercie pobierane są z aktualnego, aktywnego cennika rozchodowego, domyślnego dla danego kontrahenta. Dla ofert sprzedaży generowanych dla wielu kontrahentów użytkownik ma możliwość wskazania sposobu naliczania cen.

Podczas generowania oferty sprzedaży z oferty zakupu obowiązują określone zasady:

• system ustala ceny na OS na podstawie aktualnie obowiązujących cenników oraz promocji
• jako cena bazowa (cena zakupu), od której jest naliczana marża, pobierana jest cena ze źródłowej oferty zakupu
• nazwa artykułu na elemencie OS ustalana jest na podstawie elementu OZ, z możliwością edycji na OS (przy zaznaczonym parametrze Edycja nazwy na karcie artykułu)
• generowanie OS jest możliwe tylko, gdy oferta zakupu jest zatwierdzona, nie może być odrzucona ani anulowana
• nie można wygenerować OS z oferty zakupu, której data ważności już minęła
• data realizacji na elementach OS zostanie ustalona na poziomie późniejszej z dat – daty realizacji z elementu OZ lub daty realizacji ustalonej na podstawie czasu dostawy z cennika danego artykułu
• data realizacji na elemencie OS przyjmie taką samą formę, jak data realizacji na źródłowym elemencie OZ – konkretna data lub ilość dni od zamówienia
• data realizacji na nagłówku OS przyjmie taką formę, jak data realizacji na źródłowym OZ – jeśli źródłowych OZ jest wiele, wówczas system przyjmie formę z pierwszego z nich
• data realizacji na nagłówku OS zostanie ustalona na podstawie daty bieżącej, chyba że data ta jest wcześniejsza niż najpóźniejsza z dat na elementach oferty – wówczas zostanie odpowiednio przesunięta

Zapytania ofertowe stanowią niejako pierwszy krok w pełnym procesie sprzedaży/zakupu artykułu. Rozpoczyna go właśnie zapytanie ofertowe, które kolejno przechodzi w ofertę, zamówienie, kończąc na fakturze lub paragonie (w przypadku procesu sprzedaży).

Zapytania ofertowe mogą zawierać konkretne pozycje lub tylko ogólny opis pożądanego artykułu.

Z poziomu modułów Sprzedaż oraz Zakup dostępne są odpowiednio, lista zapytań ofertowych sprzedaży oraz zakupu.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Zapytanie ofertowe sprzedaży

Zapytanie ofertowe sprzedaży jest dokumentem odzwierciedlającym zainteresowanie klienta asortymentem – towarem, kompletem, usługą. Złożone w formie ustnej lub wysłane elektronicznie może być rejestrowane w systemie.

Funkcjonalność zapytań ofertowych sprzedaży dostępna jest z poziomu Sprzedaż  Zapytania.

Generowanie OS z ZOS

Generowanie ofert sprzedaży z zatwierdzonych zapytań ofertowych sprzedaży jest możliwe z poziomu:

• listy ZOS (z jednego lub wielu dokumentów ZOS)
• listy pozycji ZOS (dla jednej lub wielu zaznaczonych pozycji)
• zakładki Dokumenty skojarzone

Pola na formularzu nowego dokumentu OS przyjmują takie same wartości, jak analogiczne do nich pola na źródłowym ZOS. Przeniesiony zostaje również opis oraz lista pozycji, jeśli została zdefiniowana na ZOS.

System pozwala na generowanie OS z ZOS na dwa sposoby:

• według cennika kontrahenta - należy zaznaczyć wybrane pozycje lub dokumenty, po czym wybrać przycisk [Wygeneruj OS], zaznaczając opcję [wg cennika kontrahenta]
• na podstawie ofert dostawców - należy wybrać na liście dokumentów odpowiednie ZOS lub zaznaczyć pożądane pozycje na liście elementów ZOS oraz wybrać przycisk [Wygeneruj OS] z opcją [na podstawie ofert dostawców].

Generowanie ZOZ na podstawie ZOS

Generowanie zapytania ofertowego zakupu z zatwierdzonego zapytania ofertowego sprzedaży wykorzystywane jest w celu uzyskania informacji, w jakim terminie i po jakiej cenie możemy otrzymać dany towar.

Operacja generowania ZOZ jest możliwa dla jednego lub jednocześnie wielu kontrahentów:

• z poziomu listy ZOS (z jednego lub wielu ZOS jednocześnie)
• z poziomu listy pozycji ZOS (z jednej lub wielu zaznaczonych pozycji)

Zapytanie ofertowe zakupu

Zapytanie ofertowe zakupu kierowane jest do sprzedawcy/dostawcy, w celu uzyskania informacji, czy dysponuje on takim artykułem, który nas interesuje i czy jest w stanie nam go dostarczyć.

W wyniku akceptacji zapytania przez sprzedawcę, otrzymujemy ofertę sprzedaży, która do systemu wprowadzana jest jako oferta zakupu, powiązana ze złożonym przez nas zapytaniem ofertowym.

Funkcjonalność zapytań ofertowych zakupu dostępna jest z poziomu Zakup  Zapytania.

Generowanie OZ z ZOZ

Generowanie ofert zakupu z zatwierdzonych zapytań ofertowych zakupu jest możliwe z poziomu:

• listy ZOZ (z jednego lub wielu dokumentów ZOZ)
• listy pozycji ZOZ (dla jednej lub wielu zaznaczonych pozycji)

Na wygenerowanym dokumencie OZ:

• pola na formularzu przyjmują takie same wartości, jak analogiczne do nich pola na źródłowym ZOZ
• pozostałe wypełniane są wartościami pobieranymi z karty kontrahenta, na którego wystawiana jest oferta. Przeniesiony zostaje również opis.
• jeśli lista pozycji została zdefiniowana na ZOZ, zostanie przeniesiona na OZ

Ceny dla pozycji wygenerowanej oferty pobierane są z aktywnego, aktualnego cennika przychodowego, przypisanego do kontrahenta lub, jeśli kontrahent nie został przypisany do żadnego – z domyślnego dla aktywnego centrum cennika.

Podczas generowania ofert zakupu z wielu zapytań ofertowych zakupu, system wygeneruje tyle ofert, ilu jest różnych kontrahentów na dokumentach ZOZ. W przypadku oferty wygenerowanej z kilku zapytań, pozycje na takiej ofercie nie są agregowane, opis natomiast przenoszony jest z ZOZ o najniższym numerze spośród zaznaczonych.

Zestawienie sprzedaży detalicznej (ZSD) i korekta sprzedaży detalicznej (KSD) to dokumenty prezentujące łączną wartość sprzedaży detalicznej, ewidencjonowanej przy pomocy paragonów oraz ich korekt, w określonym przedziale czasu w danej firmie/centrum.

Dokumenty ZSD/KSD rejestrują sprzedaż w rozbiciu na wartość netto, brutto oraz stawki podatku VAT.

W wyniku zatwierdzenia ZSD/KSD automatycznie generowana jest faktura VAT sprzedaży/korekta faktury VAT sprzedaży. W ten sposób wartość sprzedaży zarejestrowana paragonami/korektami paragonów zostaje ujęta w rejestrze VAT.

Funkcjonalności związane z dokumentami zestawienia sprzedaży detalicznej i korekt sprzedaży detalicznej dostępne są z poziomu zakładki Sprzedaż  ZSD/KSD.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Automatyczne generowanie dokumentów ZSD/KSD

W systemie można określić częstotliwości powstawania dokumentów ZSD/KSD odrębnie dla każdego centrum. Parametr determinujący sposób generowania ZSD/KSD dostępny jest z poziomu Konfiguracja  Struktura firmy  Firma  Dokumenty.

Parametr może przyjmować wartości:

• Brak
• Dla każdego dokumentu
• Codziennie
• Co miesiąc

Po wskazaniu przez użytkownika opcji innej niż Brak, w momencie dodawania nowego dokumentu PAR/KIPAR/KWPAR, system sprawdzi, czy istnieje ZSD/KSD, do którego może dodać dany dokument.

Jeśli istnieje - system doda do niego wystawiany dokument.

Jeśli nie istnieje:

• w tle utworzy nowy dokument ZSD/KSD, ustawiając zakres dat zgodnie z wybraną opcją automatycznego generowania
• zapisze dokument w stanie niezatwierdzonym
• będzie do niego dodawał kolejne nowo tworzone dokumenty spełniające ustawione w nim kryteria

Ręczne generowanie dokumentów ZSD/KSD

W przypadku ręcznego tworzenia ZSD/KSD użytkownik ma możliwość dodawania paragonów/korekt z różnych centrów w ramach jednej firmy.

Aby użytkownik mógł dodać paragony/korekty do zestawienia:

• musi na formularzu dokumentu ZSD/KSD wybrać przycisk [Dodaj]
• wybrać z listy paragony/korekty zatwierdzone i wystawione w zdefiniowanym przedziale czasu

Na liście wyświetlone zostaną tylko te paragony, które nie zostały uwzględnione na innym zestawieniu.

Przykład

Przykład 1:

Wystawiając ZSD/KSD z właścicielem:

• Firma – dodane zostaną wszystkie paragony/korekty, których właścicielem jest Firma, Centrum 1, Centrum 2, Oddział 1
• Centrum 1 – dodane zostaną wszystkie paragony/korekty, których właścicielem jest Centrum 1
• Centrum 2 - dodane zostaną wszystkie paragony/korekty, których właścicielem jest Centrum 2 oraz Oddział 1

Przykład 2:

Wystawiając ZSD/KSD z właścicielem:

• Firma – dodane zostaną wszystkie paragony/korekty, których właścicielem jest Firma, Centrum 1
• Centrum 1 – dodane zostaną wszystkie paragony/korekty, których właścicielem jest Centrum 1
• Firma 1 - dodane zostaną wszystkie paragony/korekty, których właścicielem jest Firma 1 oraz Centrum 2

Łącz wszystkie typy dokumentów na KSD

Na definicji dokumentu KSD (dostępnej z poziomu Konfiguracja  Struktura Firmy  Firma  edycja wybranej firmy/centrum  zakładka Dokumenty  edycja dokumentu KSD) znajduje się parametr Łącz wszystkie typy dokumentów.

• decyduje on o tym, czy na korekty sprzedaży detalicznej mają trafić korekty ilościowe i wartościowe paragonu oraz Tax Free
• parametr ten jest dostępny do edycji w przypadku, gdy w polu Automatyczne generowanie dokumentu wskazana jest inna opcja niż Brak
• parametr jest domyślnie zaznaczony

Dodatkowo na dokumencie KSD znajduje się parametr Typ dokumentu, użytkownik ma możliwość wskazania, jakie dokumenty mają zostać ujęte w zestawieniu, do wyboru są następujące opcje:

• <Wszystkie> - opcja domyślna, na dokumencie ujęte zostaną: korekty wartościowe i ilościowe paragonów oraz dokumenty Tax Free
• Korekta ilościowa paragonu
• Korekta wartościowa paragonu
• Tax Free

Zmiana wartości parametru możliwa jest do momentu dodania pierwszego dokumentu na KSD.

Dołączanie paragonów/ korekt paragonów stanowiących faktury uproszczone do ZSD/KSD

Na formularzu ZSD oraz KSD (zakładka Ogólne -> sekcja Parametry VAT) dostępny jest parametr Uwzględniaj faktury uproszczone przy dodawaniu dokumentów. Jest on prezentowany jest wyłączenie, gdy w konfiguracji firmy będącej właścicielem dokumentu zaznaczony został parametr Faktura do paragonu wg przepisów polskich. W zależności od ustawienia parametru:

• Na liście paragonów do dodania na ZSD (oraz ich korekt do KSD) nie są wyświetlane paragony/korekty oznaczone jako faktury uproszoczne – parametr odznaczony.
• Na liście paragonów do dodania do ZSD (oraz ich korekt do KSD) wyświetlane są paragony/korekty będące fakturami uproszczonymi, do których nie została wygenerowana faktura VAT – parametr zaznaczony

Opisane działanie jest analogiczne w przypadku automatycznego dodawania paragonów/korekt do ZSD/KSD.

Uwaga

Modyfikacja ustawienia parametru Uwzględniaj faktury uproszczone przy dodawaniu dokumentów nie aktualizuje listy dodanych już do ZSD dokumentów.

Zestawienie sprzedaży konsygnacyjnej służy do zgromadzenia informacji o całej sprzedaży zasobów przyjętych od jednego kontrahenta, do jednego magazynu konsygnacyjnego własnego, z danego okresu.

Dokładny opis obsługi konsygnacji można znaleźć w podkategorii Konsygnacja.

Zestawienie sprzedaży konsygnacyjnej odzwierciedla sprzedaż towarów z dostawy od konkretnego kontrahenta na magazyn konsygnacyjny własny w oparciu o dokumenty WZ. Na zestawieniu uwzględniana jest również „sprzedaż” dla nabywcy, gdzie towar z magazynu konsygnacyjnego przesuwany jest dokumentami MM na magazyn lokalny nabywcy.

Wykaz dokumentów ZSK oraz funkcjonalność z nimi związana dostępne są w module Sprzedaż  ZSK.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

W celu wystawienia nowego zestawienia, należy wybrać przycisk [Dodaj], który wywoła otwarcie nowego formularza.

Zakładka Ogólne jest nieco inna niż w pozostałych dokumentach handlowych. W nagłówku prezentowany jest:

• numer dokumentu
• sprzedawca, dla którego tworzone jest zestawienie
• magazyn, na który wprowadzony został zasób dostarczony przez danego sprzedawcę (może to być tylko i wyłącznie magazyn konsygnacyjny własny)
• centrum, w którym wystawiony jest dokument
• pole z miejscem na dodatkowy opis zestawienia
• aktualny stan dokumentu
• data wystawienia dokumentu
• wartość netto oraz brutto zestawienia
• zakres dat, w którym mieszczą się daty wystawienia dokumentów uwzględnianych na tworzonym ZSK

Lista pozycji ZSK prezentuje artykuły i ich ilość, jaka w zadanym okresie została rozchodowana poprzez dokumenty WZ i MM- z magazynu konsygnacyjnego własnego, będącego podstawą zestawienia.

Pozycje można dodać dopiero po wskazaniu sprzedawcy oraz magazynu. Wówczas, za pomocą przycisków [Dodaj WZ], [Dodaj MM-], użytkownik może wybrać konkretne dokumenty WZ lub/i MM-, z listy przefiltrowanej pod kątem dat, sprzedawcy oraz magazynu. Druga możliwość to automatyczne dodanie wszystkich dokumentów WZ i MM- spełniających założone kryteria – przycisk [Dodaj automatycznie].

Cechy charakterystyczne dokumentu ZSK

• na nagłówku dokumentu w polu Magazyn domyślnie ustawiany jest magazyn, dla którego w konfiguracji dokument ZSK został ustawiony jako domyślny, można jednak zmienić go na inny magazyn konsygnacyjny własny
• nie można wystawić ZSK na magazyn konsygnacyjny odbiorcy lub magazyn lokalny
• podczas dodawania artykułu do ZSK ilość przeliczana jest na jednostkę podstawową

Uwaga

System na bazach FIFO/LIFO nie uwzględnia dokumentów, które zostały już dodane na innym ZSK, dokumentów WZ, które zostały całkowicie skorygowane oraz MM- powiązanych z KIWZ.

Pobieranie cen na ZSK

Ceny poszczególnych pozycji pobierane są z aktualnego cennika przychodowego przypisanego do sprzedawcy wybranego na ZSK, w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu. Nie można ich edytować, są one wykorzystywane jedynie w celach informacyjnych.

Ceny mogą odbiegać od cen na PZ oraz FZ, które ostatecznie dokumentują zakup.

Generowanie dokumentu ZSK

Dokument ZSK można wygenerować z listy dokumentów WZ i MM-.

• generowanie możliwe jest dla jednego lub wielu zaznaczonych na liście dokumentów
• przy MM- mogą to być dokumenty, których magazynem źródłowym jest magazyn konsygnacyjny własny, a magazynem docelowym magazyn lokalny

Po zatwierdzeniu dokumentu ZSK, jest on przesyłany do sprzedawcy, który w odpowiedzi dostarcza fakturę sprzedaży, uwzględniającą dokładnie te same pozycje.

Funkcjonalność reklamacji przewiduje obsługę procesu reklamacyjnego na artykuły zakupione, zarówno przez kontrahentów (reklamacje sprzedażowe), jak i u kontrahentów (reklamacje zakupowe).

Reklamacje mogą być tworzone zarówno na artykuły o typie towar, jak i usługa.

Funkcjonalności związane z obsługą reklamacji, w zależności od typu reklamacji, dostępne są z poziomu zakladek Sprzedaż/Zakup à Reklamacje.

Status dokumentu reklamacyjnego jest uzależniony od etapu, na jakim znajduje się proces reklamacyjny. Dokument może przyjąć jeden z czterech statusów – Do rozpatrzenia, Uznana, Odrzucona, Zrealizowana.

Szerszy opis funkcjonalności związanych z mechanizmem reklamacji został przedstawiony w podkategorii Reklamacje.

 

Noty to dokumenty używane do zmniejszania/zwiększania zobowiązania nabywcy/sprzedawcy powstałego w wyniku transakcji handlowej. Wykorzystywane są również w przypadku sprzedaży bonów.

Wykaz not kredytowych/debetowych zarejestrowanych w systemie dostępny jest z poziomu modułu Sprzedaż/Zakup à Noty kredytowe/Noty debetowe.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów.

Lista not, oprócz standardowych informacji dostępnych na większości list, prezentuje także Stan płatności. Pozwala szybko zweryfikować, czy dana nota została już rozliczona, czy też nie.

W celu zaewidencjonowania nowej noty kredytowej/debetowej, należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista, co powoduje otwarcie nowego formularza. Dla obu typów not formularz jest niemal identyczny. Podstawowa różnica to podzakładka Bony na nocie debetowej umożliwiająca rejestrację procesu sprzedaży bonów kwotowych.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Cechy charakterystyczne not:

• dokument noty może być wystawiony jedynie w walucie systemowej
• warunkiem koniecznym zatwierdzenia noty jest wskazanie kontrahenta oraz wprowadzenie wartości noty większej od 0. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy nota dokumentuje sprzedaż bonów. Wówczas dokument noty może zostać wystawiony na kontrahenta nieokreślonego.
• w celu rozliczenia faktury sprzedaży/zakupu notą kredytową/debetową, należy podnieść do edycji płatność utworzoną na fakturze i na zakładce Rozliczenia zaznaczyć parametr Kompensaty. Wówczas na liście dokumentów do rozliczenia, pojawią się odpowiednie noty, które nie rozliczyły jeszcze żadnego innego dokumentu.

Nota kredytowa

Nota kredytowa wystawiana jest przez sprzedawcę w celu odnotowania zobowiązania wobec nabywcy, ale w przeciwieństwie do korekt nie zawiera pozycji (artykułów).

Nota kredytowa znajduje zastosowanie w następujących przypadkach:

• wystawienie noty w wyniku niezgodnego zafakturowania ilości lub wartości z faktyczną dostawą. Zafakturowano większą ilość lub wartość towarów niż fizycznie dostarczono. W takim wypadku wystawiona zostaje nota kredytowa umożliwiająca kontrahentowi otrzymanie zniżki w wysokości otrzymanej noty podczas następnych zakupów.
• wystawienie noty na podstawie wcześniejszej umowy świadczącej o tym, że po zakupie towarów za określoną wartość kontrahent może otrzymać bonifikatę w postaci noty kredytowej

Nota debetowa

Dokument wykorzystywany jest w sytuacjach odwrotnych do noty kredytowej, gdy dostarczona ilość lub wartość towarów jest większa od tej znajdującej się na fakturze. Stosuje się go w celu dokumentowania należności powiązanych z transakcjami, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Dokumentem źródłowym noty debetowej może być dokument noty kredytowej wystawiony przez dostawcę lub dokument wewnętrzny, będący podstawą obciążenia danego kontrahenta.

Nota debetowa może dokumentować również sprzedaż bonów podarunkowych, ponieważ dopiero realizacja bonu, czyli fizyczne nabycie towaru poprzez wykorzystanie bonu towarowego (karty podarunkowej), jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

Dokładny opis wykorzystania bonów w systemie znajduje się w podkategorii Bony.

Faktury prowizyjne to narzędzie wykorzystywane do nagradzania kontrahentów, którzy dokonują największych wartościowo zakupów.

Lista faktur prowizyjnych umieszczona jest w module Sprzedaż. Ma ona charakter informacyjny. Zawiera wykaz wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie. Po określeniu przedziału czasowego (zamkniętego, otwartego lub otwartego z jednej strony) i wybraniu przycisku [Oblicz prowizję] na liście pojawi się informacja nt. sumy wartości brutto transakcji sprzedaży (faktury sprzedaży), w których brali udział, wypracowanej w ten sposób marży, wielkości procentowej prowizji, jaka przysługuje za uzyskaną kwotę oraz rzeczywistej wartości prowizji.

Właściwości faktur prowizyjnych w systemie:

• do zróżnicowania wielkości prowizji uzyskiwanych przez kontrahentów można zdefiniować odpowiednie progi, po przekroczeniu których procent wysokości prowizji odpowiednio wzrasta
• nie można zdefiniować takiej samej wielkości prowizji dla progów o różnych wartościach faktur. Analogicznie nie ma możliwości dodania dla jednej wartości faktur dwóch różnych wielkości prowizji.
• konfiguracja faktur prowizyjnych definiowana jest dla poszczególnej firmy
• z poziomu firmy głównej można zdefiniować limity i prowizje dla każdej firmy oraz globalny limit dla wszystkich firm
• w przypadku zalogowania do innej firmy niż firma główna istnieje możliwość definiowania limitów dla tej firmy oraz możliwość odczytywania limitów globalnych, jednak bez prawa modyfikacji

Konfiguracja progów dla faktur prowizyjnych

Konfiguracja progów dostępna jest z poziomu Konfiguracja  (Dokumenty)  Faktury prowizyjne.

W celu zdefiniowania nowego progu należy wybrać przycisk [Dodaj] umieszczony tuż nad listą lub w menu głównym, w grupie przycisków Lista. Liczba progów może być nieograniczona.

W nowym wierszu należy określić:

• minimalną wartość brutto faktur sprzedaży - kwota, jaką kontrahent musi przekroczyć, by uzyskać procentową wielkość prowizji
• odpowiadającą danemu progowi wartości faktur wielkość prowizji

Sposób obliczania prowizji uzależniony jest od wartości w parametrze Firma. Jeśli wskazana jest:

• Firma – wartość prowizji obliczana jest tylko dla kontrahentów dostępnych w danej firmie, dla której aktualnie jest wyliczana prowizja
• Opcja <Wszystkie> - wartość prowizji obliczana jest dla wszystkich dokumentów i kontrahentów bez względu na firmę. Dokumenty zostaną zsumowane wg waluty systemowej.

Korekty kosztu generowane są automatycznie po wykonaniu operacji powodujących zmianę kosztu własnego sprzedaży.

Dokument KK może zostać wygenerowany:

• podczas zatwierdzania lub anulowania KWPZ/KWPW, gdzie zasób wprowadzany przez korygowany dokument został już rozchodowany (KK do zatwierdzonych WZ, KIWZ, RW, KIRW, MM-, MM+)
• podczas zatwierdzania MM+, gdy do źródłowego dokumentu MM- istnieje korekta kosztu
• w momencie zatwierdzenia KIWZ/KIRW, jeżeli do źródłowego dokumentu WZ/RW istnieje korekta kosztu
• w przypadku anulowania dokumentów: WZ, KIWZ, RW, KIRW, MM-, MM+, jeżeli do tych dokumentów istnieje korekta kosztu
• w przypadku wystawienia lub anulowania ręcznej KWFZ
• w przypadku, gdy zasób został całkowicie skorygowany ilościowo, a na magazynie pozostała jeszcze wartość nabycia dla tego zasobu (np. gdy na KIPZ nie są uwzględniane koszty dodatkowe)

Koszt sprzedaży na dokumentach handlowych oraz ich korektach jest szacunkowy, jeśli wystawione są one przed dokumentem, który generuje ruch na magazynie. Rzeczywisty koszt naliczany jest na dokumentach WZ, wygenerowanych do dokumentów handlowych, na podstawie aktualnej wartości pobieranych zasobów.

Korekt kosztu nie można usunąć ani anulować, nie ma także możliwości ręcznego dodawania korekt. W momencie anulowania dokumentu, który spowodował wygenerowanie korekty kosztu, powstanie kolejna korekta kosztu, korygująca istniejącą. W przypadku zatwierdzania MM+, KIRW lub KIWZ, system wygeneruje jeden dokument KK na podstawie wszystkich dokumentów KK wygenerowanych do dokumentów źródłowych – MM-, RW, WZ.

Uwaga

Korekty kosztu nie generują płatności.

 

Wykaz wygenerowanych korekt kosztu umieszczony jest w module Sprzedaż. Lista prezentuje informacje dotyczące:

• numeru korekty
• daty wystawienia, czyli daty faktycznej operacji generowania korekty (data bieżąca)
• daty korekty, czyli daty „zdarzenia”, które spowodowało wygenerowanie KK. W zależności od sytuacji, w wyniku której powstaje KK, data korekty na KK będzie pobierana z:
  • daty korekty z KWPZ, KIPZ
  • daty wystawienia z KWPW
  • daty wystawienia z MM+, KIWZ, KIRW
  • daty wpływu z KWFZ
• daty wydania, czyli daty „magazynowej”, w której został wydany/zwrócony towar, którego koszt własny zmienia daną KK. W zależności od dokumentu, do którego generowana jest KK, data wydania na KK ustalana jest na podstawie:
  • daty wydania z WZ
  • daty korekty z KIWZ, KIPZ, ręcznej KWFZ
  • daty wystawienia z RW, KIRW, MM-, MM+
• wartości korekty kosztu wyliczanej na podstawie wartości zakupu
• wartości korekty kosztu nabycia bazującej na wartości nabycia
• stanu dokumentu
• numeru dokumentu źródłowego, na skutek którego powstała korekta

Szczegóły korekty dostępne są po wybraniu przycisku [Podgląd], który jest umieszczony w grupie przycisków Lista w menu głównym. Na szczegółach korekty zakładki Dokumenty skojarzone, Atrybuty oraz Opis analityczny są standardowymi zakładkami dla dokumentów.

Na zakładce Elementy większość pól jest wyszarzona. Zmianom podlegają jedynie data korekty oraz data wydania, ale tylko do momentu zaksięgowania dokumentu.

Podobnie jak pozostałe dokumenty handlowe formularz korekty kosztu składa się z:

• nagłówka, w którym umieszczony jest numer dokumentu korekty,
• numer dokumentu źródłowego, który wywołał powstanie korekty,
• centrum, w którym wystawiono dokument,
• aktualnego stanu dokumentu (korekta zawsze generowana jest do stanu Zatwierdzony),
• daty wystawienia, korekty oraz wydania,
• wartości korekty kosztu i wartości korekty kosztu nabycia,
• listy elementów

Lista elementów prezentuje wykaz artykułów wraz z wartością korekty kosztu i korekty nabycia. Są to artykuły, których cena zakupu i cena nabycia zostały skorygowane w wyniku zatwierdzenia lub anulowania dokumentu źródłowego dla KK. Dla każdego elementu dostępny jest podgląd szczegółów.

„Apteczka” KK

To funkcjonalność, która poprawia błędne koszty wynikające z już istniejących dokumentów. Polega na ręcznym generowaniu dokumentów KK, ale bezpośrednio do dokumentów PZ – nie do dokumentów rozchodu, jak to ma miejsce w standardowych procesach automatycznego generowania dokumentów KK.

Uwaga

„Apteczka” KK jest dostępna tylko dla metody kolejkowania zasobów FIFO/LIFO, nie jest dostępna dla metody kolejkowania AVCO.

 

Przycisk odpowiedzialny za generowanie KK dostępny jest z poziomu karty i listy artykułów oraz karty i listy magazynów. Generowanie odbywa się dla:

• wskazanych artykułów – z listy artykułów (dla jednego lub kilku), z karty artykułu (dla wybranego artykułu)
• wskazanych magazynów – z listy magazynów (dla jednego lub wielu); podczas generowania brane są pod uwagę tylko subpozycje powiązane z wybranymi magazynami
• wskazanej partii – z poziomu karty magazynu z zakładki Stan magazynu -> Wg partii, po zaznaczeniu konkretnej partii; podczas generowania brane są pod uwagę tylko subpozycje powiązane z wybrany magazynem

System weryfikuje wartości na dokumencie PZ oraz powiązanych z nim dokumentach KWPZ, po czym porównuje je z wartościami na dokumentach rozchodowych, które pobrały zasób z danej PZ z uwzględnieniem KK, które powstały do tych dokumentów rozchodowych. Jeśli znajdzie rozbieżność, generuje dodatkowe dokumenty KK wyrównujące koszty, przy czym KK generowane jest bezpośrednio do PZ, a nie do dokumentów rozchodowych.

Podczas generowania mogą pojawiać się komunikaty informujące o tym, iż:

• generowanie może być czasochłonnym procesem – przed uruchomieniem generowania użytkownik jest o tym informowany
• nie została wygenerowana żadna KK, gdyż nie było takiej potrzeby
• została wygenerowana jedna lub wiele KK wraz z numerami tych korekt
• dla partii została rozchodowana większa ilość zasobów niż przyjęto na magazyn – w takiej sytuacji proces generowania KK jest anulowany

Dokumenty korekt, które powstają w wyniku takiego generowania:

• mają daty ustawione na datę bieżącą
• są powiązane z dokumentem przychodu, a nie z dokumentami rozchodu (generowane są jako zbiorcze korekty do dokumentów inicjujących zasób)
• powstają tylko do towarów

Funkcjonalność generowania dodatkowych KK jest ograniczona uprawnieniami dla grup operatorów. Aby udostępnić operatorom tę funkcjonalność, należy zaznaczyć parametr Generowanie naprawczych korekt kosztu na zakładce Inne uprawnienia dla danej grupy operatorów.

Funkcjonalność pozwala na ustalenie indywidualnych celów sprzedaży dla pracowników poszczególnych sklepów. Obliczanie wartości sprzedaży realizowane jest np. za pomocą dedykowanych raportów BI. Cele sprzedaży można określić z poziomu Sprzedaż -> (Cele) Cele sprzedaży.

Uwaga

Możliwość definiowania celów sprzedaży jest uzależniona od uprawnienia na grupie operatorów: Cele sprzedaży.

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule standardowe przyciski. Na liście dostępne są kolumny:

• Aktywny
• Typ celu
• Nazwa
• Sklep
• Obowiązuje od/ Obowiązuje do
• Cel dla sklepu

  Tworzenie nowego celu Aby dodać nowy cel należy wybrać przycisk [Dodaj], po czym otwarty zostanie formularz jego definiowania.

Formularz celu sprzedaży składa się z: Panelu bocznego – w którym dostępne są poniższe pola/parametry:

• Aktywny
• Nazwa
• Typ celu – lista nieedytowalna, pozwala na określenie przedziału czasu w jakim obowiązywać będzie dany cel. Do wyboru jest typ: Dzienny (domyślny), Tygodniowy, Miesięczny, Kwartalny, Roczny.
• Sklep – pole, w którym należy wskazać centrum powiązane ze stanowiskiem POS
• Obowiązuje od/Obowiązuje do – pozwala na określenie przedziału czasu, w którym obowiązuje dany cel
• Cel dla sklepu – parametr domyślnie odznaczony, po jego zaznaczeniu zostanie wyczyszczona i ukryta sekcja z Pracownikami

Na zakładce Parametry, w górnej części okna, w zależności od wskazanego typu celu dostępne będą poniższe kolumny:

• Priorytet (dostępne tylko dla opcji: Dzienny)
• Zastosowanie (dostępne tylko dla opcji: Dzienny) – lista nieedytowalna pozwalająca na wskazanie jednej z poniższych opcji:
  • Data/Okres
  • Dni tygodnia
  • Standardowy dzień
• Dni tygodnia (dostępne tylko dla opcji: Dzienny) – pole edytowalne tylko, gdy w kolumnie Zastosowanie wskazano opcję Dni tygodnia. Pole pozwala na wybranie z listy dni tygodnia lub opcji (Wybierz wszystkie)
• Data od/Data do (dostępne tylko dla opcji: Dzienny) – pole edytowalne tylko, gdy w kolumnie Zastosowanie wskazano opcję Data/Okres. Pola pozwalają na określenie przedziału czasu.
• Kwota – pole pozwalające na określenie wartości celu dla danego celu
• Waluta – waluta bazowa firmy, do której należy centrum powiązanego ze stanowiskiem POS, wskazane w nagłówku formularza
• Okres (dostępne tylko dla opcji: Miesięczny, Kwartalny, Roczny) – lista rozwijalna pozwalająca na wskazanie przedziału czasowego zgodne z wybranym okresem. Dla opcji:
  • Miesięczny – do wyboru są poszczególne miesiące lub opcja (Wybierz wszystkie)
  • Kwartalny – do wyboru są poszczególne kwartały
  • Roczny – do wyboru są lata

Przykład

Definicja celu dziennego:

• Obowiązuje od: 1.01.2018
• Obowiązuje do: 30.12.2018
• Okres: 20.12 - 23.12: Kwota: 6000,00 Priorytet: 1
• Dni tygodnia: Sobota, Kwota: 4500,00, Priorytet: 2
• Standardowy dzień, Kwota: 3000,00, Priorytet: 3

Wartość celu, stosowana w danym dniu:

• Poniedziałek, 3.12 (spełniony warunek: dzień standardowy) – 3000,00
• Sobota, 15.12 (spełnione warunki: dzień standardowy, dni tygodnia: sobota) – 4500,00 – priorytet dla opcji Dni Tygodnia jest wyższy niż ten zdefiniowany dla opcji Standardowy
• Sobota, 22.12 (spełnione warunki: dzień standardowy, dni tygodnia: sobota, okres: 20.12-13.12) – 6000,00 – priorytet dla opcji Okres (1) jest wyższy od pozostałych

  W sekcji Pracownicy należy wskazać pracownika, powiązanego z operatorem należącym do centrum wskazanego w polu Sklep.

Uwaga

W przypadku zaznaczenia parametru Cel dla sklepu nie jest określany dla wskazanych pracowników, tylko dla całego sklepu.

 

Uwaga

Aby istniała możliwość wskazania pracownika w pierwszej kolejności należy wskazać centrum w polu Sklep.

 

Przychód wewnętrzny (PW) to dokument odzwierciedlający ruch towaru wewnątrz firmy. Wykorzystywany jest do ewidencjonowania nadwyżek magazynowych lub towarów wyprodukowanych w firmie. Lista dokumentów PW dostępna jest z poziomu menu Magazyn --> (Przyjęcia) Wewnętrzne.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów. Dokumenty przyjęcia wewnętrznego można:

• utworzyć ręcznie
• wygenerować z ręcznej korekty ilościowej FS/PAR
• wygenerować z inwentaryzacji

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów. Dokumenty PW:

• wystawiane są w walucie systemowej
• prezentują wartości netto
• nie dotyczą usług oraz kompletów z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument
• wymagają określenia magazynu
• mogą mieć wskazanego kontrahenta/pracownika
• pobierają wartość pozycji z ostatniego przychodowego dokumentu magazynowego (PZ, PW, MM+) - których właścicielem jest firma lub jej centra podrzędne w kontekście, której wystawiany jest dokument, który zawiera dany artykuł, bez względu na magazyn.
• mogą mieć modyfikowaną wartość pozycji
• pozwalają na wprowadzenie na magazyn towaru bez ustalonej wartości zakupu oraz na jego rozchodowanie poprzez zatwierdzenie ilościowe dokumentu

 

Przyjęcie zewnętrzne to dokument magazynowy potwierdzający przyjęcie towaru na magazyn od dostawcy przy określonych warunkach zakupu. Powoduje zwiększenie ilości zasobów oraz wartości magazynu. Lista dokumentów PZ dostępna jest w menu Magazyn --> (Przyjęcia) Zewnętrzne.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów. Dokumenty przyjęcia zewnętrznego można:

• utworzyć ręcznie
• wygenerować z zamówienia zakupu, faktury zakupu
• wygenerować z inwentaryzacji przeprowadzonej na magazynie konsygnacyjnym własnym

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów. Dokumenty PZ:

• pozwalają na wskazanie kontrahenta
• wymagają określenia magazynu, na który mają trafić zasoby
• pozwalają na wprowadzenie na magazyn towaru bez ustalonej wartości zakupu oraz na jego rozchodowanie, poprzez zatwierdzenie ilościowe dokumentu

 

Rozchód wewnętrzny (RW) to dokument przedstawiający ruch towaru wewnątrz firmy. Wykorzystywany jest do udokumentowania strat, likwidacji uszkodzonych towarów, pobrania towaru z magazynu, wypożyczenia lub pobrania komponentów przetwarzanych w procesie produkcji wewnątrz firmy. Lista dokumentów RW dostępna jest z poziomu menu Magazyn --> (Wydania) Wewnętrzne.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów. Dokumenty wydania wewnętrznego można:

• utworzyć ręcznie
• wygenerować z ręcznej korekty ilościowej FZ
• wygenerować z inwentaryzacji

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów. Dokumenty RW:

• wystawiane są w walucie systemowej
• prezentują wartości netto
• nie zawierają usług
• wymagają określenia magazynu, z którego mają zostać pobrane zasoby
• mogą mieć wskazanego kontrahenta/pracownika
• nie pozwalają na wydanie ilości większej niż dostępna na wskazanym magazynie
• pobierają wartość pozycji z zasobu bez możliwości zmiany

Wydania zewnętrzne to dokumenty magazynowe potwierdzające wydanie towaru na zewnątrz (klientowi). Powodują zmniejszenie ilości zasobów i wartości magazynu. Lista dokumentów WZ dostępna jest w menu Magazyn --> (Wydania) Zewnętrzne.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów. Dokumenty wydania zewnętrznego można:

• utworzyć ręcznie
• wygenerować z zamówienia sprzedaży, faktury sprzedaży, paragonu
• wygenerować z inwentaryzacji przeprowadzonej na magazynie konsygnacyjnym własnym

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów. Dokumenty WZ:

• pozwalają na wskazanie kontrahenta
• wymagają określenia magazynu, z którego mają zostać pobrane zasoby
• nie pozwalają na wydanie ilości większej niż dostępna na wskazanym magazynie

 

Paczki (PC) to dokumenty transportowe, które pozwalają na dodanie na jednym dokumencie wszystkich artykułów przeznaczonych do wysyłki do jednego odbiorcy. Dokument może zostać wydrukowany i naklejony na opakowanie, w którym transportowane są wyszczególnione na nim elementy. Lista zdefiniowanych paczek dostępna jest w menu Magazyn -> (Zasoby) Paczki.

Opis listy dokumentów znajduje się w artykule Lista dokumentów. Unikalne kolumny dostępne na liście paczek:

• Priorytet realizacji
• Typ paczki – zewnętrzna, wewnętrzna
• Status realizacji

Tworzenie paczki Aby dodać nową paczkę należy wybrać przycisk [Dodaj], wskazując jedną z dostępnych opcji:

• Paczka zewnętrzna
• Paczka wewnętrzna

Formularz paczki składa się z  nagłówka oraz listy elementów (paczka zewnętrzna)/listy dokumentów (paczka wewnętrzna) i stanowi podstawę do utworzenia dokumentu. Podstawowe pola dostępne na formularzu paczki zostały opisane w artykule Nagłówek dokumentu. Dodatkowo dostępne są pola:

• Typ paczki – pole informacyjne, wypełniane na podstawie wskazanego typu podczas jej tworzenia
• Punkt odbioru
• Miejsce docelowe – pole dostępna na formularzu paczki wewnętrznej, pozwala na wskazanie centrum, w którym dostępny jest przynajmniej jeden magazyn widoczny w centrum będącym właścicielem paczki

Uwaga

Zmiana właściciela paczki możliwa jest do momentu ustalenia miejsca docelowego.

• Status realizacji – pole z listą rozwijalną, pobieraną ze słownika Status realizacji paczki (Konfiguracja -> Słowniki uniwersalne -> Ogólne -> Status realizacji paczki). W słowniku dostępne są predefiniowane wartości:
  • W przygotowaniu (wartość domyślna)
  • Gotowa do wysłania
  • Wysłana
  • Dostarczona
  • Odebrana
  • Rozpakowana
  • Częściowo rozpakowana
  • Przyjęta na stan

Uwaga

Warunkiem koniecznym do uzupełnienia listy elementów paczki:

• zewnętrznej jest wypełnienie pola Odbiorca
• wewnętrznej jest wypełnienie pola Miejsce dostawy

Paczka zewnętrzna Formularz paczki zewnętrznej Lista elementów zawiera informacje o:

• kodzie i nazwie wysyłanego artykułu (pobrane z elementu dokumentu źródłowego)
• ilości oraz jednostce miary
• numerze dokumentu źródłowego, z którego pochodzi element i jego liczbę porządkową na tym dokumencie

Podczas dodawania elementu otwarta zostaje lista przefiltrowana względem kontrahenta. Po zaznaczeniu dokumentów wszystkie znajdujące się na nich pozycje zostaną dodane do paczki z możliwością ich usunięcia lub zmniejszenia ilości.

Uwaga

Poszczególne pozycje dokumentów mogą zostać dodane do jednego dokumentu PC

. Paczka wewnętrzna Formularz paczki wewnętrznej Lista elementów zawiera informacje o:

• numerze dokumentu MM- dodanego do paczki
• statusie realizacji dokumentu źródłowego, pole z listą rozwijalną pobieraną ze słownika Status realizacji pozycji paczki (Konfiguracja -> Słowniki uniwersalne -> Ogólne -> Status realizacji pozycji paczki). W słowniku dostępne są predefiniowane wartości:
  • Gotowa do wysłania (wartość domyślna)
  • Wysłana
  • Do odbioru
  • Odebrana
  • Brakująca
  • Przyjęta na stan (MM-)
  • Nieoczekiwana
  • Odrzucona
  • Nieoczekiwana - przyjęta
• powiązanym dokumencie magazynowym MM+

Na dokument paczki mogą zostać dodane jedynie dokumenty MM-, które:

• nie mają wygenerowanych dokumentów MM+
• nie zostały dodane do innej paczki lub znajdują się w paczce, która została anulowana
• mają stan Zatwierdzony
• mają magazyn docelowy dostępny dla centrum wskazanego na dokumencie paczki w polu Miejsce docelowe

Po zatwierdzeniu dokumentu paczki, istnieje możliwość:

• modyfikacji pola w kolumnie Status realizacji pozycji paczki
• wygenerowania dokumentu MM+

Uwaga

Nie ma możliwości anulowania dokumentu MM-, dodanego do paczki. W pierwszej kolejności należy anulować dokument paczki

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.  

Protokoły przyjęć

Wystawienie dokumentu protokołu przyjęć umożliwia odnotowanie jaki towar faktycznie trafił do magazynu docelowego i w jakim jest stanie. Przesuwając towar między magazynami danej firmy, na dokumencie przesunięcia międzymagazynowego zaewidencjonowano inny towar niż ten, który fizycznie trafił do magazynu docelowego lub towar ten dotarł uszkodzony.

Lista dokumentów PRP dostępna jest z poziomu Magazyn --> Protokoły i dostarcza informacji nt.:

• numeru dokumentu PRP
• daty jego wystawienia
• numeru dokumentu MM-, do którego odnosi się protokół przyjęcia
• numeru dokumentu MM+, który został wygenerowany po zatwierdzeniu PRP
• kodu oraz EANu opakowania, do którego wygenerowano PRP (tylko jeśli dokument PRP został wygenerowany wprost do opakowania, a nie całego dokumentu MM-)
• numeru raportu rozbieżności
• aktualnego stanu dokumentu PRP

Z poziomu listy operator może zatwierdzić, edytować, usunąć, czy też anulować uprzednio wygenerowany dokument PRP, ale nie może dodać nowego. Dokument PRP może zostać wygenerowany z MM-.

Generowanie PRP

PRP jest generowanie do wszystkich pozycji dokumentu MM-, które nie należą do żadnego opakowania lub do pojedynczego opakowania z dokumentu MM-.

Opcje generowania PRP dostępne są z poziomu:

• listy dokumentów MM- – PRP dla pozycji dokumentu MM-, które nie należą do żadnego opakowania
• szczegółów dokumentu MM-, z zakładki Elementy – PRP dla pozycji dokumentu MM--, które nie należą do żadnego opakowania
• szczegółów dokumentu MM-, z zakładki Opakowania – PRP dla wybranego opakowania z dokumentu MM-
• monitora opakowań – PRP dla wybranego opakowania z dokumentu MM-

Jeśli ze źródłowym dokumentem MM- jest już powiązany niezatwierdzony protokół przyjęcia, wówczas system otworzy formularz tego protokołu w trybie do edycji.

W przypadku, gdy dokument MM-, do którego generowane jest PRP, jest już powiązany z dokumentem MM+ (i dokument ten nie jest anulowany), system powiąże dokument generowany PRP z tym MM+.

Dokument PRP:

• może zostać wygenerowany w centrum, do którego należy magazyn docelowy z dokumentu MM-
• bazuje na uprawnieniach do magazynów dla dokumentu MM+. W konfiguracji do typu dokumentu PRP nie są przypisywane żadne magazyny.
• pozwala na dodanie artykułu o typie Towar lub Komplet, który na karcie artykułu ma zaznaczony parametr Pobieraj składniki na dokument i nie zawiera składnika typu Usługa. Po wczytaniu kompletu na liście pozycji zostaną dodane jego składniki bez informacji, że pochodzą one z kompletu.

Formularz PRP

Formularz PRP składa się z kilku zakładek – Ogólne, Dokumenty skojarzone, Atrybuty, Historia zmian oraz Załączniki.

Zakładka Ogólne zawiera:

• numer dokumentu PRP
• magazyn źródłowy, z którego towar został wydany – przenoszony ze źródłowego dokumentu MM-, bez możliwości edycji
• magazyn docelowy, na który towar ma zostać przyjęty – przenoszony ze źródłowego dokumentu MM-, bez możliwości edycji
• numer źródłowego dokumentu MM-, do którego odnosi się PRP – ustalany na podstawie dokumentu MM-, do którego uruchomiono generowanie PRP, bez możliwości edycji
• kod i EAN opakowania, do którego wygenerowano PRP (widoczne tylko, gdy PRP powstało do opakowania) – ustalane na podstawie danych z opakowania na MM-, do którego uruchomiono generowanie PRP, bez możliwości edycji
• centrum, w którym wystawiany jest dokument PRP – domyślnie ustawiane jest centrum, do którego zalogowany jest operator wystawiający dokument PRP; do momentu zatwierdzenia dokumentu istnieje jednak możliwość zmiany centrum na takie, do którego przypisana jest grupa operatorów, do której należy zalogowany operator
• stan dokumentu
• data wystawienia – data wygenerowania dokumentu PRP, bez możliwości edycji
• miejsce na dodatkowy opis
• lista pozycji, które zostały dostarczone do magazynu docelowego – domyślnie lista jest pusta, z możliwością dodania pozycji, które fizycznie znalazły się w dostawie oraz z możliwością określenia rozbieżności i wprowadzenia szerszego opisu danej pozycji

Dodawanie pozycji na PRP

Lista pozycji PRP prezentuje dane nt.:

• liczby porządkowej
• kodu i nazwy artykułu
• cech danej partii artykułu
• ilości przyjmowanej partii artykułu wyrażonej w jednostce podstawowej
• rodzaju rozbieżności – z listy rozwijanej użytkownik ma możliwość wskazania rodzaju rozbieżności. Lista pobierana jest na podstawie słownika uniwersalnego o nazwie Kody rozbieżności, dostępnego w Konfiguracja --> (Ogólne) Słowniki uniwersalne --> grupa słowników Ogólne. Przy kreowaniu bazy tworzone są cztery rodzaje kodów rozbieżności, ale tylko jeden z nich – Zgodny – jest dostępny na dokumencie PRP. Oznacza on, że przyjmowany towar jest pełnowartościowy. Pozostałe trzy kody rozbieżności są wykorzystywane jedynie przez raport rozbieżności, w sytuacji, gdy jakiegoś artykułu nie ma na dokumencie/opakowaniu MM-, a jest na PRP i odwrotnie. Operator może dodać swoje kody rozbieżności do tego słownika i korzystać z nich podczas wystawiania PRP.

• opisu

Dodawanie pozycji na PRP odbywa się za pomocą przycisku [Dodaj], na liście pozycji system utworzy nowy wiersz, w którym w kolumnie Kod operator może:

• wczytać kod artykułu/partii za pomocą czytnika kodów kreskowych
• wpisać kod artykułu/partii z klawiatury
• wybrać artykuł z listy artykułów uruchamianej po naciśnięciu przycisku z symbolem trzech kropek, dostępny w tej samej kolumnie

Uwaga

Aby kolumna z cechami została wypełniona, operator musi wprowadzić artykuł na dokument PRP za pomocą kodu przypisanego do danej partii. Nie ma możliwości wyboru partii danego artykułu po jego dodaniu za pomocą kodu artykułu.

Czytniki kodów kreskowych a wprowadzanie pozycji na PRP

System umożliwia skonfigurowanie pracy z czytnikami na dwa sposoby – tak, aby konieczne było ręczne wprowadzenie ilości przed dodaniem kolejnej pozycji, lub, aby każde kolejne zaczytanie kodu czytnikiem automatycznie ustawiało ilość 1 dla tej pozycji i tworzyło kolejny wiersz.

W tym celu, na definicji dokumentu PRP w danym centrum, należy zaznaczyć parametr Obsługa czytnika i wybrać jedną z dostępnych opcji – Bez ilości lub z ilością.

Uwaga

Odznaczony parametr skutkuje jedynie tym, że po sczytaniu kodu do pola Kod, system przejdzie do kolejnej kolumny i będzie czekał na wypełnienie jej, a dodanie kolejnego wiersza będzie musiało zostać wykonane ręcznie.

Opcja Bez ilości oznacza, że operator działa tylko za pomocą czytnika i sczytuje każdy kod kreskowy oddzielnie. Na PRP powstanie tyle pozycji, ile razy operator zaczyta czytnikiem kod. System nie będzie agregował tych samych pozycji do jednej, dla każdego zaczytanego kodu ustawi domyślnie ilość na 1. Operator ma możliwość zmiany ilości na poszczególnych pozycjach.

Opcja Z ilością oznacza, że użytkownik będzie sczytywał kod za pomocą czytnika, a ilość będzie wprowadzać każdorazowo ręcznie. Po wprowadzeniu ilości należy wybrać [Enter] lub przycisk [Dodaj], aby został dodany nowy wiersz do PRP, do którego będzie można zaczytać kolejny kod.

Zatwierdzanie PRP

Po wprowadzeniu na protokół przyjęcia wszystkich artykułów, które fizycznie zostały dostarczone do magazynu docelowego, dokument można zatwierdzić.

W wyniku zatwierdzania PRP, system weryfikuje, czy dane PRP jest jedynym lub ostatnim PRP jakie może powstać do danego dokumentu MM-. To, ile PRP może powstać do dokumentu MM- zależy od tego, czy na MM- widnieją jakieś opakowania oraz, czy istnieją pozycje nieprzypisane do żadnego z opakowań z MM-.

Jeśli MM-:

• nie zawiera opakowań – może zostać wygenerowany tylko jeden dokument PRP i będzie się on odnosił do całego dokumentu MM-
• zawiera opakowania i wszystkie pozycje z tego MM- są powiązane z opakowaniem – może zostać wygenerowanych tyle PRP, ile jest opakowań na MM-; jedno PRP do jednego opakowania
• zawiera opakowania, ale nie wszystkie pozycje z tego MM- są powiązane z opakowaniem – może zostać wygenerowanych tyle PRP, ile jest opakowań (jedno PRP do jednego opakowania) plus kolejne jedno PRP do pozycji niepowiązanych z żadnym opakowaniem

W przypadku, gdy dane PRP jest jedynym/ostatnim PRP, jakie może powstać do danego dokumentu MM-, w wyniku zatwierdzania tego PRP system:

• wygeneruje zatwierdzony dokument MM+ do całego dokumentu MM-, ale tylko jeśli do dokumentu MM- nie został jeszcze wygenerowany dokument MM+
• wygeneruje dokument RR, który uwzględnia różnice między PRP a MM-, jeśli takie się pojawiły

Uwaga

Dokument MM+ wygenerowany w wyniku zatwierdzania PRP nie zawiera informacji o rozbieżnościach. Jest on dokładnym odwzorowaniem dokumentu MM-, tak jak ma to miejsce w przypadku standardowego generowania MM+ z MM-.

Anulowanie PRP

Anulowanie PRP może pociągać za sobą jednoczesne anulowanie powiązanego z tym PRP dokumentu RR. Taka sytuacja będzie miała jednak miejsce, tylko, gdy:

• dokument RR nie jest powiązany z żadnym innym PRP, lub
• dokument RR jest powiązany z innymi dokumentami PRP, ale wszystkie te dokumenty zostały już anulowane

W sytuacji, gdy spełnione są warunki do jednoczesnego anulowania PRP i RR, przy anulowaniu PRP system zapyta czy kontynuować anulowanie.

Raport rozbieżności to dokument różnicowy. Powstaje automatycznie przy zatwierdzaniu PRP, w przypadku kiedy system znajdzie różnice pomiędzy pozycjami na dokumencie MM- a pozycjami na powiązanym z tym MM- protokole przyjęcia. Przyjmuje on postać wydruku i nie jest ewidencjonowany na osobnej liście dokumentów, ale każdy z wygenerowanych raportów otrzymuje swój unikalny numer, nadawany zgodnie ze schematem numeracji przypisanym do typu dokumentu RR. Wydruk RR Wydruk RR jest uruchamiany dla zatwierdzonego dokumentu:

• MM-, do którego wygenerowano PRP – zarówno z poziomu listy, jak i szczegółów dokumentu
• MM+, powiązanego z PRP – zarówno z poziomu listy, jak i szczegółów dokumentu
• PRP – z poziomu listy dokumentów

Dostęp do wydruku mają operatorzy, którzy posiadają prawo do odczytu dokumentów RR. W celu podglądu wydruku, należy rozwinąć przycisk [Drukuj dokument]/[Drukuj], wybrać wydruk Raport rozbieżności, a następnie opcję Podgląd na ekranie. Raport zawiera informacje nt.:

• numeru dokumentu RR
• numeru dokumentu PRP, do którego powstał RR
• numeru źródłowego dokumentu MM-
• nazwy magazynu źródłowego i magazynu docelowego
• stanu dokumentu RR
• listy rozbieżności

Na raporcie są prezentowane pozycje:

• znajdujące się na MM-, których brakuje na PRP
• znajdujące się na PRP, których nie ma na MM-
• dla których na PRP odnotowano usterki – wartość w kolumnie Rozbieżność inna niż Zgodna

Porównując dokumenty MM- i PRP, system bierze pod uwagę:

• kod artykułu
• cechy przypisane do artykułu
• ilość artykuły na MM- i ilość artykułu na PRP
• jednostki miary artykułu zarejestrowanego na MM- i jednostki miary artykułu zarejestrowanego na PRP

Informacje dostępne na liście rozbieżności, to:

• kod i nazwa artykułu
• ilość artykułu zarejestrowana dla pobieranego artykułu na PRP lub MM- (w zależności z czego wynika rozbieżność)
• jednostka miary, w jakiej wyrażona jest dana ilość
• rodzaj rozbieżności ustalany na podstawie kodu rozbieżności z dokumentu PRP lub nadany automatycznie przez system, gdy istnieje rozbieżność w ilości między PRP a MM-; jeśli rozbieżność wynika z różnic w ilości między dokumentami, dodatkowo w kolumnie Rozbieżność na końcu w nawiasie prezentowana jest ilość wraz z jednostką, zgodna z ilością w kolumnie Ilość, tyle tylko, że w przypadku, gdy na PRP brakuje towaru z MM-, ilość ta prezentowana jest ze znakiem -
• opis przenoszony z PRP

Przykład

Przykłady prezentowania rozbieżności na RR: Scenariusz I:

• MM-: 1szt. towaru K00020 z partii 30 ml
• PRP: 1szt. towaru K00020z partii 50 ml
• Na RR powstanie:

Lp.	Kod	Nazwa	Cecha	Ilość	Jm.	Rozbieżność
1.	K00020	Krem do rąk	30 ml	1	szt.	Brak artykułu na PRP (-1szt.)
2.	K00020	Krem do rąk	50 ml	1	szt.	Brak artykułu na MM- (1szt.)

Scenariusz II:

• MM-: 2szt. towaru K00020
• PRP: 3szt. towaru AP
• Na RR powstanie:

Lp.	Kod	Nazwa	Cecha	Ilość	Jm.	Rozbieżność
1.	K00020	Krem do rąk		1	szt.	Brak artykułu na MM- (1szt.)

Scenariusz III:

• MM-: 1szt. towaru K00020
• PRP: 2szt. towaru KOL200, z czego dla 1szt. zarejestrowano usterkę
• Na RR powstanie:

Lp.	Kod	Nazwa	Cecha	Ilość	Jm.	Rozbieżność
1.	K00020	Krem do rąk		1	szt.	Brak artykułu na PRP (-1szt.)
2.	KOL200	Kolczyki złote		2	szt.	Brak artykułu na MM- (2szt.)
3.	KOL200	Kolczyki złote		1	szt.	Uszkodzenie

W przypadku, gdy między dokumentem MM- a PRP nie odnotowano żadnej różnicy, na RR wyświetlona zostanie informacja Brak rozbieżności. Opakowania na RR Jeśli na źródłowym MM- utworzono opakowania, a jednocześnie nie wszystkie artykuły zostały przypisane do opakowania, lista rozbieżności jest podzielona na osobne sekcje: dla każdego opakowania i pozycji niepowiązanych z żadnym opakowaniem. W ramach każdej sekcji prezentowana jest suma rozbieżności liczona jako suma wyraportowanych pozycji. Anulowanie RR Operacja anulowania RR jest wykonywana automatycznie, w momencie anulowania źródłowego MM- lub anulowania przynajmniej jednego z powiązanych z danym RR protokołów przyjęć.  

Dokumenty przesunięć międzymagazynowych (MM- i MM+) odzwierciedlają ruch towaru i kompletów pomiędzy dwoma magazynami – źródłowym i docelowym. Dokument MM- zmniejsza stany magazynowe na magazynie źródłowym (wydanie), a powiązany z nim dokument MM+ zwiększa stany magazynowe na magazynie docelowym (przyjęcie). Dokumenty przesunięć magazynowych umieszczone zostały na dwóch odrębnych listach:

• MM- – dostępne są z poziomu Magazyn --> (Wydania) Przesunięcia

• MM+ – dostępne są z poziomu Magazyn --> (Przyjęcia) Przesunięcia

Dokumenty MM-/MM+:

• wystawiane są w walucie systemowej
• prezentują wartości netto
• nie zawierają usług
• wymagają określenia magazynu, z którego mają zostać pobrane zasoby
• mogą mieć wskazanego kontrahenta/pracownika
• nie pozwalają na wydanie ilości większej niż dostępna na wskazanym magazynie
• pobierają wartość pozycji z zasobu bez możliwości edycji

Dokumentem źródłowym jest dokument MM-, natomiast MM+ jest dokumentem pochodnym i powstaje tylko w wyniku wygenerowania z MM-. MM- może istnieć samodzielnie, natomiast MM+ jest zawsze powiązany z dokumentem źródłowym, czyli MM-.  

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów.

Dodatkowo w nagłówku znajdują się informacje nt:

• magazynu źródłowego – domyślnie, ustawiany jest magazyn domyślny dla typu dokumentu MM- w centrum wystawiającym dokument. Magazyn źródłowy może zostać zmieniony do momentu dodania pierwszej pozycji.
• magazynu docelowego – domyślnie, ustawiany jest magazyn domyślny dla typu dokumentu MM+ w centrum wystawiającym dokument MM-. Jako magazyn docelowy na dokumencie MM- może zostać wskazany magazyn dostępny w:
  • firmie głównej i w centrach podrzędnych firmy głównej, pod warunkiem, że na karcie magazynu jest zaznaczony parametr Dedykowany dla firmy głównej.
  • centrum typu firma i w jej centrach podrzędnych , pod warunkiem, że magazyny są dołączone do danej firmy.

Uwaga

System nie pozwala na przesunięcie towaru w obrębie tego samego magazynu – magazyn źródłowy i docelowy muszą być różne.

Uwaga

Magazynem docelowym może być magazyn konsygnacyjny własny, tylko wtedy, gdy magazynem źródłowym jest magazyn konsygnacyjny odbiorcy.

Sekcja Automatyczne generowanie MM+ po zatwierdzeniu MM- pozwala określić czy dokument MM+:

• ma zostać wygenerowany w stanie Zatwierdzonym – opcja Zatwierdzony
• ma zostać wygenerowany w stanie Niezatwierdzonym – opcja Do bufora
• ma zostać nie niewygenerowany – opcja Nie generuj

Uwaga

Ustawienie parametru Automatyczne generowanie MM+ po zatwierdzeniu MM- jest zapisywane per firma i jest dziedziczone „w dół” w ramach danej struktury. 

Domyślnie ustawiana jest opcja zdefiniowana w konfiguracji typu dokumentu MM-. Lista pozycji może zawierać dowolną ilość artykułów, jednakże zasoby każdego z nich muszą znajdować się na magazynie źródłowym. Sposób dodawania pozycji na dokument został opisany w podkategorii Sposoby dodawania pozycji. Na dokumencie MM-, istnieje możliwość definiowania opakowań. Sposób dodawania opakowań na dokument i ich obsługi zbieżny z dokumentami przychodowymi z uwzględnieniem poniższych różnic:

• formularz opakowań zawiera dwa pola dotyczące magazynów – Magazyn źródłowy i Magazyn docelowy, pola są nieaktywne i domyślnie wypełnione magazynami z nagłówka dokumentu
• na dokumentach MM+ nie jest sprawdzana unikalność kodów EAN
• wartość opakowania przyjmuje zawsze wartość netto
• nie ma możliwości dodawania wielu opakowań jednocześnie
• kopiowanie opakowań na MM- jest możliwe tylko, gdy dla wszystkich elementów opakowania jest dostępna wystarczająca ilość zasobów na magazynie
• wartość skopiowanego opakowania ustalana jest na podstawie rzeczywistych wartości pobranych zasobów, a nie na podstawie opakowania źródłowego

 

Wygenerowanie dokumentu MM+ możliwe jest z:

• zatwierdzonego MM-
• z ZWE do którego wygenerowano już MM-
• protokołu przyjęcia - gdy do dokumentu MM- nie został jeszcze wygenerowany dokument MM+, system wygeneruje zatwierdzone MM+ w momencie zatwierdzania PRP

Z jednego dokumentu MM- można wygenerować tylko jeden dokument MM+ na całą ilość towaru z dokumentu MM-. Nie ma możliwości wygenerowania MM+ dla części towaru z MM-. Ponadto, jeśli na MM- określono opakowania, na MM+ zostanie zachowana struktura opakowań ze źródłowego dokumentu MM-. Utworzone w ten sposób opakowania nie mogą zostać usunięte, jak również nie ma możliwości zmiany ich zawartości.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów. Na wygenerowanym dokumencie MM+ modyfikacji podlega:

• data wystawienia
• sposób dostawy
• centrum
• opis
• kod EAN oraz opis na opakowaniach

   

Zamówienia wewnętrzne (ZWE) umożliwiają zamawianie towarów pomiędzy magazynami tej samej firmy. Realizacja zamówień odbywa się za pomocą dokumentów MM, rejestrujących przesunięcia międzymagazynowe. Lista dokumentów zamówień wewnętrznych dostępna jest z poziomu Magazyn --> (Zamówienia) Wewnętrzne. Na liście wyświetlane są zamówienia wewnętrzne:

• na których znajduje się magazyn (źródłowy/docelowy), przypisany do typu dokumentu w danym centrum
• wystawione w danym centrum bez względu na magazyny powiązane z centrum i dokumentem ZWE

Tworzenie ZWE

Na dokumencie ZWE wymagane jest określenie:

• magazynu źródłowego, z którego zamawiany jest towar, a następnie wydawany do magazynu docelowego. Zmiana magazynu źródłowego jest możliwa do momentu drugiego zatwierdzenia dokumentu (przez centrum przyjmujące dokument). Jako magazyn źródłowy może zostać wskazany magazyn dostępny:
  • w firmie głównej i w centrach podrzędnych firmy głównej, pod warunkiem, że na karcie magazynu jest zaznaczony parametr Dedykowany dla firmy głównej.
  • w centrum typu firma i w jej centrach podrzędnych dostępne będą magazyny dołączone do danej firmy.

Uwaga

Nie ma możliwości wskazania jako magazynu źródłowego magazynu o typie Odległy.

• magazynu docelowego, na który przyjmowany jest towar. Do wyboru są aktywne magazyny, które zostały przypisane do dokumentu ZWE, w centrum, z  którego wystawiany/generowany jest dokument. Po pierwszym zatwierdzeniu ZWE (przez centrum wystawiające zamówienie – przycisk [Złóż]) blokowana jest możliwość zmiany magazynu docelowego.

Uwaga

Jeśli magazyn docelowy jest taki sam jak źródłowy, wówczas system blokuje możliwość zatwierdzenia dokumentu.

Parametr Rezerwuj zasoby aktywowany jest dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu, gdy znajduje się w stanie Złożone. Prawo do edycji ma tylko centrum będące właścicielem magazynu źródłowego. Pozostałe zasady funkcjonowania tego parametru są takie same, jak przy zamówieniach sprzedaży. Wartość pozycji ZWE Wartość pozycji zamówienia wewnętrznego liczona jest na podstawie ostatniej ceny zakupu danego artykułu. Cena zakupu ustalana jest na podstawie tych dokumentów, których właścicielem jest firma lub jej centra podrzędne, w kontekście której wystawiany jest dokument. Pozycje ZWE Podczas dodawania artykułu z przypisanymi cechami wpływającymi na partie, użytkownik może wskazać wartości dla poszczególnych cech pozycji. Nie ma możliwości definiowania cech na subpozycjach. Edycja wartości cech jest możliwa do pierwszego zatwierdzenia dokumentu ZWE. Opcje dostępne dla zamówień wewnętrznych Zamówienia wewnętrzne posiadają funkcje pozwalająca na składanie zamówień za pomocą przycisku [Złóż]. Wprowadza on zamówienie w stan Złożony, co oznacza, że dokument został zatwierdzony przez centrum wystawiające ten dokument (źródłowe). Pierwsze zatwierdzenie powoduje wygenerowanie zamówienia po stronie magazynu docelowego. Podczas pierwszego zatwierdzania dokumentu tworzone są subpozycje zakupowe (niewidoczne z poziomu sekcji Subpozycje na szczegółach pozycji). Szczegółowe informacje dotyczące składania zamówień znajdują się w artykule Składanie ZWE. Dokument przechodzi w stan Zatwierdzony po zatwierdzeniu go przez centrum przyjmujące zamówienie (źródłowe). Wówczas wygenerowane zostają rezerwacje sprzedażowe oraz pojawia się możliwość generowania innych dokumentów. W sekcji Subpozycje zakładki Ogólne prezentowane są subpozycje sprzedażowe przypisane do magazynu źródłowego. Subpozycje sprzedażowe są tworzone podczas drugiego zatwierdzenia przez centrum, do którego należy magazyn źródłowy i z którego zamawiany jest towar. Podczas generowania subpozycji sprzedażowych system będzie pobierał zasoby (jeżeli parametr Rezerwuj zasoby jest zaznaczony) zgodnie z wartościami cech wskazanymi na pozycji lub ustalał cechy na bezzasobowych subpozycjach na podstawie cech pozycji. Szczegółowe informacje dotyczące składania zamówień znajdują się w artykule Zatwierdzanie ZWE.  

Pierwsze zatwierdzenie ZWE – przycisk [Złóż] Po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu ZWE system zmieni jego stan na Złożone. Aby możliwe było złożenie zamówienia należy:

• określić magazyn źródłowy
• określić magazyn docelowy
• dodać co najmniej jedną pozycję

Przy pierwszym zatwierdzeniu dokumentu ZWE:

• system wygeneruje rezerwacje zakupowe (na stanach magazynowych zwiększy ilość w kolumnie Zamówienia) po stronie magazynu wskazanego na dokumencie ZWE jako magazyn docelowy – tak samo, jak w przypadku zatwierdzania zamówienia zakupu
• „rezerwacje zakupowe” są pobierane z magazynu docelowego dokumentem MM+
• nie zostaną utworzone subpozycje dokumentu

ZWE może złożyć centrum wystawiające dokument lub centrum, w którym do definicji dokumentu zamówienia wewnętrznego przypisano magazyn docelowy z ZWE.  

Drugie zatwierdzenie ZWE – przycisk [Zatwierdź] Warunki niezbędne do przeprowadzenia operacji drugiego zatwierdzania:

• warunek konieczny – centrum dokonujące operacji ma prawo do magazynu źródłowego (magazyn, na który podczas drugiego zatwierdzania zostaną wygenerowane subpozycje sprzedażowe), czyli magazyn ten jest przypisany do definicji ZWE tego centrum
• warunki dodatkowe:
  • aby móc zatwierdzić ZWE, będące w stanie Zainicjowany lub Niezatwierdzony, od razu za pomocą przycisku [Zatwierdź] z pominięciem zatwierdzania za pomocą przycisku [Złóż], centrum musi mieć prawo do obu magazynów – źródłowego i docelowego; system generuje jednocześnie subpozycje zakupowe, jak i sprzedażowe
  • jeśli magazyn docelowy na ZWE nie jest magazynem przypisanym do typu dokumentu ZWE na danym centrum, system zezwoli na drugie zatwierdzenie w tym centrum, tylko jeśli zamówienie znajduje się w stanie Złożony (jeśli jest zatwierdzone przez centrum wystawiające)

Przy drugim zatwierdzeniu dokumentu ZWE:

• system wygeneruje rezerwacje sprzedażowe na magazynie źródłowym na pozycje znajdujące się na zamówieniu, przy uwzględnieniu parametru Rezerwuj zasoby/Rezerwuj ilości – tak samo, jak w przypadku zatwierdzania zamówienia sprzedaży
• rezerwacje sprzedażowe będą pobierane z magazynu źródłowego dokumentem MM-
• system umożliwi generowanie innych dokumentów z ZWE

Otwieranie złożonych/zatwierdzonych ZWE System umożliwi otwarcie dokumentu ZWE, jeśli znajduje się w stanie:

• złożony – z poziomu centrum wystawiającego dokument, bądź z poziomu centrum, które do dokumentu ZWE ma przypisany magazyn docelowy – stan ZWE zostanie zmieniony na Niezatwierdzony
• zatwierdzony – z poziomu centrum przyjmującego dokument, bądź z poziomu centrum, które do dokumentu ZWE ma przypisany magazyn źródłowy – stan ZWE zostanie zmieniony na Złożony

Podczas otwierania dokumentów ZWE, anulowane są rezerwacje:

• zakupowe – w przypadku otwierania zamówienia znajdującego się w stanie Złożony
• sprzedażowe – w przypadku otwierania zamówienia znajdującego się w stanie Zatwierdzony

  Zamykanie ZWE Zamknięciu podlegają dokumenty będące w stanie Złożonym, Zatwierdzonym lub W realizacji. Aby istniała możliwość zamknięcia ZWE w realizacji dokumenty wygenerowane z takiego zamówienia muszą posiadać stan Zatwierdzony. Dodatkowo w przypadku dokumentów MM- należy wygenerować dokumenty MM+ - w przeciwnym razie nie ma możliwości zamknięcia ZWE.  

Na ZWE, podobnie jak na ZS, istnieje możliwość:

• ręcznego wiązania zasobów i partii z subpozycjami sprzedażowymi ZWE. Taka możliwość jest dostępna od momentu wygenerowania przez system subpozycji sprzedażowych, czyli po drugim zatwierdzeniu ZWE.
• rezerwowania/zwalniania rezerwacji za pomocą przycisków [Rezerwuj zasoby] i [Zwolnij zasoby].

Operacje te mogą być dokonywane wyłącznie dla subpozycji zamówień będących w stanie Zatwierdzonym bądź W realizacji. Ponadto muszą istnieć subpozycje dla których ilość niezrealizowana jest większa od zera. Obie operacje mogą być wywoływane jednocześnie dla wielu dokumentów, pozycji lub subpozycji. Przycisk [Zwolnij zasoby]/[Rezerwuj zasoby] zastosowany z poziomu:

• listy zamówień – zwalnia/rezerwuje zasoby dla wszystkich pozycji zaznaczonych zamówień i ich niezrealizowanych subpozycji
• formularza dokumentu – zwalania/rezerwuje zasoby dla wszystkich niezrealizowanych subpozycji zaznaczonych pozycji
• formularza pozycji – zwalnia/rezerwuje zasoby dla wskazanych subpozycji danej pozycji, dla ilości niezrealizowanej

Po wykonaniu operacji system wyświetla komunikat wraz ze szczegółową informacją nt. zwolnionych/pobranych zasobów. Ilość szczegółów w komunikacie jest uzależniona od poziomu, z jakiego dokonywane jest zwalnianie/rezerwowanie zasobów. Kryteria sprawdzane podczas wiązania zasobów z subpozycjami ZWE:

• artykuł – zgodny z artykułem subpozycji
• magazyn – zgodny z magazynem subpozycji
• data utworzenia zasobu/partii (przyjęcia na magazyn) – nie późniejsza niż data bieżąca; nie dotyczy metody AVCO
• cechy – zgodność wartości cech zasobów/partii z wartościami cech subpozycji ZWE:
  • jeżeli na pozycji zamówienia podano wartości dla cech wpływających, to poszukiwane zasoby/partie muszą posiadać taką sama wartość cechy
  • jeżeli na pozycji zamówienia nie podano wartości dla cech wpływających na partie, to poszukiwane zasoby/partie mogą posiadać dowolną wartość dla tej cechy lub nie mieć przypisanej żadnej wartości

Kolejność pobierania zasobów/partii wywołana przyciskiem [Rezerwuj zasoby] jest uzależniona od zdefiniowanej przez operatora w systemie metody kolejkowania zasobów. Użytkownik nie może wskazać zasobów/partii, z którymi mają zostać powiązane subpozycje na ZWE. W przypadku wystawiania dokumentu ZWE w centrum, w którym dla typu dokumentu ZWE nie przypisano magazynu będącego magazynem źródłowym na ZWE, kolumny Dokument i Dokument pierwotny na subpozycjach pozostaną niewypełnione (centrum nie posiada praw do magazynu w kontekście tego dokumentu). Podczas realizacji ZWE dokumentem MM- system zmniejszy ilość na subpozycji dokumentu ZWE. Na zakładce Dostawy w sekcji Partie/dostawy prezentowane są partie i zasoby tylko w przypadku, gdy centrum z poziomu którego edytowany jest dokument ZWE ma uprawnienia do magazynu źródłowego.

Uwaga

Do jednej pozycji zamówienia generowane są dwa typy rezerwacji: zakupowe – generowane podczas pierwszego zatwierdzenia ZWE (zatwierdzenia na magazyn docelowy) i sprzedażowe – generowane podczas drugiego zatwierdzenia ZWE (zatwierdzenia na magazyn źródłowy). Rezerwacje sprzedażowe są realizowane przez dokumenty MM- z magazynu źródłowego, a rezerwacje zakupowe są realizowane przez dokumenty MM+ na magazyn docelowy.

Generowanie MM- z ZWE Dokument MM- wygenerowany z ZWE umożliwia wydanie towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Generowanie MM- możliwe jest w centrum, w którym do typu dokumentu MM- przypisano magazyn, będący magazynem źródłowym na zatwierdzonym dokumencie ZWE. Uwzględniane są cechy wskazane na pozycji/subpozycji na ZWE z możliwością edycji tych cech na wygenerowanym MM-. Możliwe jest generowanie wielu dokumentów MM- do jednego ZWE:

• ilość na dokumencie MM- może zostać zwiększona/zmniejszona w stosunku do ilości na ZWE
• przy generowaniu dokumentu MM- sprawdzana jest ilość, która już została rozchodowana innymi dokumentami MM- wygenerowanymi z ZWE – jeśli wygenerowano już dokumenty MM- na wszystkie pozycje, jakie znajdowały się na tym zamówieniu, wtedy zablokowane zostanie generowanie kolejnego dokumentu MM-; w przeciwnym przypadku wygenerowane zostaną MM- na ilość, jaka pozostała do realizacji z ZWE

Uwaga

Jeżeli na MM- wygenerowanym z ZWE pozycja zostanie usunięta i dodana ponownie, to powiązanie między tą pozycją na MM- a pozycją na ZWE nie zostanie odbudowane.

Dokument MM- wygenerowany z dokumentu ZWE jest widoczny na liście dokumentów przesunięć międzymagazynowych w centrum wystawiającym ZWE oraz w centrach, które są właścicielami magazynu źródłowego lub docelowego na MM-. Generowanie MM+ z ZWE Dokument MM+ wygenerowany z ZWE umożliwia przyjęcie towaru do magazynu docelowego. Generowanie MM+ do MM- możliwe jest w centrum, w którym do typu dokumentu MM+ przypisano magazyn będący magazynem docelowym na dokumencie ZWE. Podczas generowania MM+ realizowane są „rezerwacje zakupowe”, wygenerowane podczas pierwszego zatwierdzenia zamówienia wewnętrznego. Oprócz generowania MM+ z poziomu listy ZWE do dokumentu, z którego wygenerowano wcześniej MM-, system umożliwia także standardowo generowanie MM+ z poziomu listy MM-. W przypadku gdy z zamówienia wewnętrznego wygenerowano wiele dokumentów MM- i nie powiązano ich jeszcze z dokumentami MM+, wówczas przy próbie generowania MM+ z poziomu zamówienia wewnętrznego system wyświetli listę dokumentów MM- powiązanych z danym ZWE i pozwoli użytkownikowi zdecydować, do których MM- mają zostać wygenerowane MM+. W sytuacji gdy z zamówienia wewnętrznego wygenerowano wiele dokumentów MM-, ale do wszystkich z wyjątkiem jednego wygenerowano już dokumenty MM+, wtedy system od razu wygeneruje MM+ do tej MM˗. Generowanie ZZ z ZWE Zamówienie zakupu z ZWE generowane jest na magazyn źródłowy wskazany na ZWE. Umożliwia obsłużenie scenariusza, w którym na magazynie, z którego jedno z centrów chce zamówić towar, nie ma wystarczających zasobów. System umożliwia generowanie ZZ, w centrum, w którym do typu dokumentu ZZ przypisano magazyn, będący magazynem źródłowym na dokumencie ZWE i ZWE jest w stanie zatwierdzonym. Generowanie odbywa się wg takich samych zasad jak generowanie ZZ z ZS. Po uruchomieniu system wyświetla okno optymalizacji generowania, na którym użytkownik musi zdecydować, czy na ZZ mają zostać uwzględnione wszystkie pozycje ze źródłowego ZWE, czy też tylko te dotąd niezrealizowane. Podczas generowania ZZ z ZWE system uwzględnia również cechy wskazane dla pozycji/subpozycji na ZWE, z możliwością edycji tych cech na wygenerowanym ZZ.  

Bilans stanu towaru (BST) to dokument pozwalający na określenie, w jakich ilościach dane artykuły powinny zostać zamówione, by zrealizować zapotrzebowanie firmy. Lista BST dostępna jest w menu Magazyn --> (Zasoby) BST. Tworzenie BST

Sekcja dotycząca towarów zawiera listę bilansowanych artykułów lub partii artykułów. Towary na dokument można dodać za pomocą opcji: [Dodaj] – umożliwia wskazanie artykułów, które mają znaleźć się na bilansie stanu towarów. Za pomocą tej opcji na dokument dodany zostaje artykuł bez partii. [Dodaj grupę] – umożliwia wskazanie całej grupy artykułów. Za pomocą tej opcji na dokument dodany zostaje artykuł bez partii.

Uwaga

W przypadku wyboru nadrzędnej grupy towarów, zostaną również dodane wszystkie grupy podrzędne.

[Dodaj wg cech] – umożliwia wskazanie artykułów, które mają znaleźć się na bilansie stanu towarów. Po wybraniu pozycji z listy artykułów na dokument dodane zostaną wszystkie partie zdefiniowane dla tego artykułu. [Dodaj wg cech przez formularz] – umożliwia wskazanie artykułów wraz z partiami, jakie mają znaleźć się na bilansie stanu towarów. Oprócz przycisków umożliwiających dodawanie oraz usuwanie pozycji, możliwe jest ponowne przeliczenie bilansu zgodnie z ustawieniami w sekcji Parametry i Składniki za pomocą przycisku [Przelicz].  

W artykule opisane zostały poszczególne kolumny znajdujące się w sekcji Towary na BST.

Szczegóły opis podstawowych kolumn na liście znajduje się w artykule Zakładka Elementy. Pozostałe kolumny dostępne na liście: Kolumna Ilość w magazynach, to ilość:

• zasobów danego artykułu/partii dostępnych w danym magazynie wyszczególnionych w sekcji Parametry
• pomniejszona o braki wynikające z dokumentów FS i PAR
• pomniejszona o rezerwacje zasobów z dokumentów handlowych FS, PAR i KIFZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi
• pomniejszona o rezerwacje wynikające z niezatwierdzonych dokumentów magazynowych WZ, RW, MM-, KIPZ, KIPW
• pomniejszona o ilość wynikającą z subpozycji powiązanych z zasobami wynikającymi z niezrealizowanych zamówień, gdy data realizacji lub data aktywacji na ZS i ZWE jest późniejsza niż data końcowa na BST
• powiększona o ilość wynikającą z dokumentów KIFS, KIPAR, ale tylko jeśli do powiązanych z nimi dokumentów FS i PAR nie zostały wygenerowane dokumenty magazynowe

Kolumna W drodze (+) prezentuje ilość artykułów/partii wynikającą z:

• niezrealizowanych zamówień zakupu – Niezatwierdzonych, Zatwierdzonych, W realizacji
• niezrealizowanych zamówień wewnętrznych – złożonych, zatwierdzonych lub w realizacji, na których magazynem docelowym jest magazyn znajdujący się na BST, a data realizacji lub data aktywacji nie jest późniejsza niż data końcowa na BST

Kolumna Zamówione (-) przedstawia ilości wynikające z:

• niezrealizowanych zamówień sprzedaży – zainicjowanych, niezatwierdzonych, zatwierdzonych, w realizacji
• niezrealizowanych zamówień wewnętrznych – zatwierdzonych lub w realizacji, na których magazynem źródłowym jest magazyn znajdujący się na BST, a data realizacji lub data aktywacji nie jest późniejsza niż data końcowa na BST. Wyliczona w ten sposób ilość prezentowana jest ze znakiem ujemnym.

Ilość składnika Prognoza popytu wynika z ilości zaprognozowanej na dokumencie prognozy popytu dla poszczególnych artykułów/partii. Jest ona proporcjonalna do okresu wskazanego na BST. Ilość prognozowana prezentowana jest ze znakiem ujemnym, gdyż zmniejsza saldo, zwiększając tym samym ilość niezbędną do zamówienia.

Przykład

Na bilansie stanu towarów dla towaru BZKD zdefiniowano okres od 01.01.2019 do 15.01.2019. W bilansie uwzględniona zostanie ilość prognozowana z dokumentu prognozy, na której zaprognozowano ilość towaru BZKD dla okresu 01.01.2019 – 31.01.2019. Ilość wynikająca z prognozy = 310 szt. BZKD. W bilansie stanu towaru zostanie jednak uwzględniona jedynie ilość 150 szt. z tej prognozy (dla 15 dni z okresu 01.01.2019 - 31.01.2019).

Ilość składnika Realizacja prognozy wynika z ilości danego towaru/partii, wydanego zatwierdzonym dokumentem magazynowym (RW, MM-, WZ) których:

• data wydania – dla dokumentów WZ
• data wystawienia – dla dokumentu RW, MM-

przypada w okresie wskazanym w bilansie stanu towarów. Wartość realizacji prognozy wyświetlana jest ze znakiem dodatnim, gdyż zmniejsza ona ilość prognozowaną.

Uwaga

W sytuacji, gdy ilość wynikająca z dokumentu prognozy popytu jest mniejsza niż ilość wynikająca z rozchodowych dokumentów magazynowych (WZ, RW, MM-) ujmowanych w składniku Realizacja prognozy, kolumna Ilość prognozowana będzie przyjmować wartość 0.

W przypadku dodania na dokument BST artykułu z cechami, dla składników Prognoza popytu oraz Realizacja prognozy ilość pobierana jest dla tej konkretnej partii z dokumentu PP. Wartość w kolumnie Zapas planowany pobierana jest z karty artykułu z zakładki Zasoby Zapas planowany, gdzie możliwe jest określenie minimalnej i optymalnej ilości artykułu na poszczególnych magazynach. W sekcji Parametry w polu Zapas planowany na BST należy określić, która wartość ma być uwzględniana w wyliczeniach. W przypadku dodania na dokument BST artykułu z cechami dla składnika Zapas planowany, ilość pobierana jest dla tej konkretnej partii.

Przykład

Na karcie artykułu BZKD zdefiniowane zostały następujące wartości zapasu planowanego dla magazynu głównego:

• Artykuł BZKD (bez podziału na partie) – 10 szt.
• Artykuł BZKD o cechach czerwony/S – 5 szt.

Użytkownik na dokument BST dodaje artykuł za pomocą przycisku:

• [Dodaj], [Dodaj grupę] – ilość w kolumnie Zapas planowany wyniesie 10 szt.
• [Dodaj wg cech], [Dodaj wg cech przez formularz] ze wskazaniem partii czerwony/S – w kolumnie Zapas planowany ilość wynosić będzie 5 szt.

Saldo prezentuje sumę ilości artykułu z kolumn:

• Ilość w magazynach – wartości dodatnie
• W drodze (+) – wartości dodatnie
• Zamówione (-) – wartości ujemne
• Ilość prognozowana – wartości ujemne
• Zapas planowany – wartości ujemne

Ilość do zamówienia przyjmuje wartość niezbędną do pokrycia salda z możliwością edycji. Jeśli saldo ma wartość dodatnią lub równą zero, to ilość do zamówienia będzie równa zero. Cena netto pobierana jest z ostatniego aktualnego, aktywnego cennika zakupu. Wartość to iloczyn ceny i ilości do zamówienia.

Uwaga

W przypadku gdy cena z cennika zakupowego jest różna od waluty systemowej firmy, nastąpi przeliczenie po domyślnym typie kursu dla firmy z ostatniego dostępnego kursu.

Listę towarów można zawęzić poprzez wskazanie w polu Elementy jednej z opcji:

• wszystkie – domyślna wartość; prezentuje wszystkie artykuły
• wszystkie z niezerowymi subelementami – prezentuje artykuły, które w poszczególnych kolumnach przyjmują ilość różną od zera
• wszystkie z saldem mniejszym od zera – prezentuje artykuły, których saldo przyjmuje wartość ujemną

 

Sekcja Parametry składa się z trzech obszarów:

• Składniki
• Dokumenty
• Parametry

Składniki to sekcja, w której określane są komponenty uwzględniane w wyliczaniu bilansu stanu towarów. W przypadku odznaczenia parametru (w kolumnie obok odpowiedniego składnika) i wybraniu przycisku [Przelicz], z listy towarów usunięta zostanie odpowiadająca mu kolumna, a saldo zostanie ponownie wyliczone bez uwzględniania wybranego składnika.

Składniki odpowiadają poniższym kolumnom na liście towarów:

• Ilość w magazynach – odpowiada kolumnie Ilość w magazynach
• Ilość w zamówieniach zakupu – odpowiada kolumnie W drodze (+)
• Ilość w zamówieniach sprzedaży – odpowiada kolumnie Zamówione (-)
• Prognoza popytu – odpowiada kolumnie Ilość prognozowana
• Realizacja prognozy – odpowiada kolumnie Ilość prognozowana
• Ilość zamówiona w innych magazynach – odpowiada kolumnie W drodze (+)
• Ilość zamówiona przez inne magazyny – odpowiada kolumnie Zamówione (-)

Obok każdego ze składników wyświetlana jest odpowiadająca mu w tabeli towarów, ilość odnosząca się do zaznaczonego na liście artykułu. Z sekcją Składniki ściśle powiązana jest sekcja Dokumenty. W tej sekcji wyświetlane są dokumenty źródłowe o typie wskazanym w obszarze Składniki dla artykułu zaznaczonego na liście towarów. Prezentuje ona numery dokumentów oraz ilość artykułu z danego dokumentu.

Sekcja Parametry przeznaczona jest do określenia przedziału czasu, na podstawie którego ma być utworzony bilans wartości zapasu planowanego oraz magazynów uwzględnianych w bilansie.

• Data wystawienia – data utworzenia BST nie podlegająca edycji
• Data końcowa – określa maksymalną datę dla dokumentów uwzględnianych w bilansie
• Zapas planowany – określa czy saldo ma być liczone dla minimalnego czy optymalnego zapasu planowanego
• Oddzielny bilans dla każdego magazynu – wartość parametru pobierana jest z definicji dokumentu BST z możliwością jego bezpośredniej zmiany na formularzu dokumentu

Po zaznaczeniu parametru Oddzielny bilans dla każdego magazynu, w sekcji Towary na liście pojawi się kolumna Magazyn. Po odznaczeniu powyższego. parametru automatycznie zostaje ona ukryta a bilans zostaje przeliczony. Po dodaniu artykułu na BST przy zaznaczonym parametrze, pozycja jest ujęta osobno dla każdego z magazynów. Nie ma możliwości zmiany parametru Oddzielny bilans dla każdego magazynu jeśli na dokument BST dodany zostanie artykuł.

Przykład

Na dokumencie BST zaznaczony jest parametr Oddzielny bilans dla każdego magazynu. Na liście magazynów znajdują się: Magazyn główny, Magazyn reklamacyjny, Magazyn outletowy. Sytuacja I: Do dokumentu BST zostaje dodany artykuł BZKD, wyświetlony zostaje on w trzech wierszach: Sytuacja II: Do dokumentu BST zostaje dodany artykuł BZKD z cechami biały/S oraz czarny/M, wyświetlony zostaje on w następujący sposób:

Natomiast lista magazynów wskazuje magazyny, których zasoby uwzględniane są w bilansie. Na nowododanym dokumencie BST pojawiają się magazyny ustawione jako domyślne na definicji tego dokumentu.

Uwaga

Z dokumentem BST może być powiązanych wiele magazynów domyślnych.

Przy zaznaczonym parametrze Oddzielny bilans dla każdego magazynu ilości dla poszczególnych składników BST wyliczane są osobno dla każdego z magazynów. Ostatnią kolumną na liście magazynów jest kolumna Rezerwacje bez magazynu. W zależności od tego czy parametr w tej kolumnie dla danego magazynu jest:

• zaznaczony – na BST uwzględniane są ilości towarów, które na subpozycjach zamówień mają w polu magazyn wskazaną opcję <wszystkie> (rezerwacje bezzasobowe), są wliczane do bilansu dla magazynu dla którego zaznaczono powyższy parametr
• odznaczony – dla magazynu dodanym na BST nie są uwzględniane ilości towarów, które na subpozycjach zamówień mają w polu magazyn wskazaną opcję <wszystkie> (rezerwacje bezzasobowe)

 

Generowanie przesunięcia międzymagazynowego MM- jest możliwe jedynie z zatwierdzonego BST na artykuły, których ilość w kolumnie Ilość do zamówienia jest większa od zera. W przypadku gdy na BST parametr Oddzielny bilans dla każdego magazynu jest:

• odznaczony – dokument MM- można wygenerować jeśli na BST znajduje się tylko jeden magazyn. Po wybraniu opcji generowania zostanie wyświetlona lista magazynów, na której należy wskazać magazyn źródłowy, z którego zostaną zamówione zasoby. Jako magazyn docelowy ustawiony zostanie magazyn zdefiniowany na BST.
• zaznaczony – po wybraniu opcji generowania MM- wyświetlona zostanie lista z magazynami do wyboru.

Po wybraniu opcji generowania [MM-] pojawi się okno z wyborem magazynów:

• Magazyn źródłowy – możliwe są do wyboru magazyny powiązane z dokumentem MM- w centrum z poziomu którego generowany jest ten dokument. Automatycznie podpowiada się magazyn, ustalony jako domyślny na definicji dokumentu MM-.
• Magazyn docelowy – wyświetlane są magazyny pobrane z dokumentu BST, dla których ilość w kolumnie Ilość do zamówienia ilość jest od 0.
• Generuj – należy zaznaczyć parametr dla magazynów, dla których wygenerowany ma zostać dokument MM-. Dokument MM- zostanie wygenerowany w stanie Niezatwierdzonym.

Na dokumencie MM- wygenerowanym z BST istnieje możliwość zmiany jednostki, bez przeliczenia ilości zgodnie z ustawieniami na karcie artykułu. Na dokumentach MM- generowanych z BST każda partia towaru wyświetlona zostanie, jako osobna pozycja. Nie ma możliwości wygenerowania MM-, gdy:

• wskazano wiele magazynów na BST - przy odznaczonym parametrze Oddzielny bilans dla każdego magazynu
• na magazynie źródłowym jest brak wystarczających zasobów

 

Generowanie zamówień wewnętrznych możliwe jest jedynie z zatwierdzonego dokumentu BST na artykuły, których ilość w kolumnie Ilość do zamówienia jest większa od zera. W przypadku gdy na BST parametr Oddzielny bilans dla każdego magazynu jest:

• odznaczony – dokument ZWE można wygenerować jeśli na BST znajduje się tylko jeden magazyn. Po wybraniu opcji generowania zostanie wyświetlona lista magazynów, na której należy wskazać magazyn źródłowy, z którego zostaną zamówione zasoby. Jako magazyn docelowy ustawiony zostanie magazyn zdefiniowany na BST.
• zaznaczony – po wybraniu opcji generowania ZWE wyświetlona zostanie lista z magazynami do wyboru.

Po wybraniu opcji generowania [ZWE] pojawi się okno z wyborem magazynów:

• Magazyn źródłowy – możliwe są do wyboru magazyny powiązane z dokumentem ZWE w centrum, z poziomu którego generowany jest ten dokument. Automatycznie podpowiada się magazyn ustalony jako domyślny na definicji dokumentu ZWE.
• Magazyn docelowy – wyświetlane są magazyny pobrane z dokumentu BST, dla których ilość w kolumnie Ilość do zamówienia jest większa od 0.
• Generuj – należy zaznaczyć parametr dla magazynów, dla których wygenerowany ma zostać dokument ZWE. Dokument ZWE zostanie wygenerowany w stanie Niezatwierdzonym.

Na dokumencie ZWE wygenerowanym z BST istnieje możliwość zmiany jednostki, bez przeliczenia ilości zgodnie z ustawieniami na karcie artykułu.

Uwaga

Na zamówieniach wewnętrznych generowanych z BST każda partia towaru wyświetlona zostanie jako osobna pozycja.

 

Zamówienia zakupu mogą być generowane jedynie z zatwierdzonego BST. Do wygenerowanego zamówienia zakupu zostaną dodane wszystkie towary, których ilość w kolumnie Ilość do zamówienia jest większa od zera. W przypadku gdy na BST odznaczony jest parametr Oddzielny bilans dla każdego magazynu, ich subpozycje zostaną przypisane do magazynu:

• z BST jeżeli wskazano tylko jeden magazyn
• domyślnego z definicji ZZ jeżeli na BST występuje więcej niż jeden magazyn

Jeżeli na dokumencie BST jest zaznaczony parametr Oddzielny bilans dla każdego magazynu, podczas generowania dokumentu ZZ pojawi się okno z wyborem magazynów:

Na liście magazynów dostępne są tylko te dla których ilość w kolumnie Ilość do zamówienia jest większa od 0. Po zaznaczeniu opcji Zamawiaj możliwe jest wygenerowanie dokumentu zamówienia zakupu z ustawionym w nagłówku magazynem <Wszystkie>.

Przykład

Na dokumencie BST zaznaczony jest parametr Oddzielny bilans dla każdego magazynu. Na liście magazynów znajdują się: Magazyn główny, Magazyn reklamacyjny, Magazyn outletowy. Do dokumentu BST dodany zostaje artykuł BZKD. Dla magazynu:

• Magazyn główny – 15 szt.
• Magazyn reklamacyjny – 5 szt.
• Magazyn outletowy – 10 szt.

W oknie wyboru magazynu podczas generowania ZZ zostaje zaznaczony parametr Zamawiaj dla magazynów: reklamacyjnego oraz głównego. Na dokument ZZ zostaje dodany jeden element BZKD w ilości 20 szt. z dwoma subpozycjami:

• Magazyn główny – 15 szt.
• Magazyn reklamacyjny – 5 szt.

Na dokumencie ZZ wygenerowanym z BST istnieje możliwość zmiany jednostki, bez przeliczenia ilości zgodnie z ustawieniami na karcie artykułu.

Uwaga

Na zamówieniach zakupu generowanych z BST każda partia towaru wyświetlona zostaje jako osobna pozycja.

 

W poniższym artykule opisane zostały parametry, które pozwolą na efektywniejsze zarządzaniem procesem inwentaryzacji. Parametry dostępne:

• z poziomu System --> Konfiguracja --> Handel
• na definicji dokumentu Inwentaryzacji
• na formularzu dokumentu Inwentaryzacji
• na formularzu arkusza inwentaryzacji

Parametry dostępne z poziomu System --> Konfiguracja --> Handel Inwentaryzacja – Kontrola poprawności dokumentów – przy dodawaniu pozycji na arkusz, istnieje możliwość weryfikacji, czy dana partia artykułu nie jest aktualnie zarezerwowana, co mogłoby uniemożliwić późniejszą korektę rozbieżności między ilością systemową a ilością rzeczywistą. Do włączenia kontroli służy parametr Inwentaryzacja – Kontrola poprawności dokumentów. Domyślnie jest on odznaczony. Po jego zaznaczeniu istnieje możliwość określenia, w którym momencie będzie odbywać się kontrola: Przy zatwierdzaniu arkusza inwentaryzacyjnego lub Przy dodawaniu artykułu do arkusza inwentaryzacyjnego. Parametr jest możliwy do zmiany w dowolnym momencie. Jeżeli parametr jest odznaczony, a dla inwentaryzowanego magazynu występują rezerwacje towarów, to podczas dodawania arkusza inwentaryzacyjnego zostanie wyświetlony komunikat. Jeżeli parametr jest zaznaczony, to w zależności od wybranej opcji, nie ma możliwości dodania partii artykułu na arkusz lub zatwierdzenia arkusza z partiami artykułów znajdującymi się na:

• niezatwierdzonych dokumentach handlowych i magazynowych: RW, WZ, MM-, MM+, FS, PAR, KIPW, KIPZ, KIFZ
• zatwierdzonych FS, PAR niepowiązanych z WZ
• zatwierdzonych KIFZ niepowiązanych z KIPZ
• zatwierdzonych MM- niepowiązanych z MM+

Kontrola jest prowadzona na poziomie subpozycji powyższych dokumentów. Kontroli nie podlegają dokumenty ZS i ZWE. Jeśli w systemie znajdują się dokumenty blokujące dodanie danej partii artykułu na arkusz lub zatwierdzenie arkusza z danymi partiami, wyświetlony zostanie komunikat z informacją o dokumentach tworzących rezerwacje. Parametry Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych oraz Automatyczne generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych podczas zatwierdzania inwentaryzacji opisane zostały w artykule Zakładka Handel – Inwentaryzacja. Parametry dostępne na definicji dokumentu inwentaryzacji, dostępnej z poziomu Konfiguracja --> Struktura Firmy --> Struktura Praw --> edycja wybranego centrum/firmy --> zakładka Dokumenty. Pobieranie zasobów przyjętych po dacie inwentaryzacji

Podczas kreacji/konwersji bazy danych parametr zostanie ustawiony na opcję Ostrzeżenie. Podczas dodawania artykułów na arkusz inwentaryzacyjny weryfikowane jest ustawienie ww. parametru. W przypadku opcji:

• Pobieranie – podczas ustalania ilości systemowej na arkuszu uwzględniane są wszystkie istniejące zasoby niezależnie od daty przyjęcia
• Pomijanie – podczas ustalania ilości systemowej na arkuszu uwzględniane są zasoby przyjęte do daty wystawienia arkusza. Aby zasób został ujęty na arkuszu data przyjęcia zasobu musi być wcześniejsza lub równa dacie wystawienia arkusza.
• Ostrzeżenie – podczas ustalania ilości systemowej na arkuszu, nastąpi weryfikacja, czy na inwentaryzowanym magazynie istnieje co najmniej jedna dostawa (pochodząca z dokumentu PZ/PW/MM+/KIWZ/KIRW), której data przyjęcia jest późniejsza niż data wystawienia na arkuszu, czy znajdują się rezerwacje lub niezatwierdzone dokumenty. Podczas dodawania artykułu pojawi się pytanie, związane z dodaniem artykułu na arkusz.

Przykład

Na magazynie głównym dla towaru BZKD dostępne są następujące zasoby:

• 10 szt. z datą przyjęcia 01.01.2019 r.
• 20 szt. z datą przyjęcia 10.01.2019 r.
• 8 szt. z data przyjęcia 20.02.2019 r.

Data wystawienia na arkuszu inwentaryzacyjnym to: 01.02.2019 r. W przypadku gdy na definicji dokumentu inwentaryzacji dla parametru Pobieranie zasobów przyjętych po dacie inwentaryzacji wskazano opcję:

• Pobieranie – ilość systemowa na arkuszu wyniesie 38 szt.
• Pomijanie – ilość systemowa na arkuszu wyniesie 30 szt.

Uwaga

W przypadku metody kolejkowania AVCO, ilość systemowa pomniejszana jest o ilości wynikające z subpozycji dokumentów PW, PZ, MM+, KIWZ, KIRW, których data przyjęcia jest późniejsza niż data wystawienia arkusza.

Uwaga

W przypadku generowania RW z inwentaryzacji dla baz z metodą kolejkowania AVCO i włączonej chronologii dat, dokument RW wygeneruje się w stanie niezatwierdzonym.

Blokada artykułów – parametr odpowiada za jego domyślne ustawienie na formularzu dokumentu inwentaryzacji. Działanie parametru zostało opisane tutaj. Parametry dostępne na formularzu dokumentu inwentaryzacji. Blokada artykułów – jeżeli parametr w nagłówku dokumentu inwentaryzacji jest:

• zaznaczony – artykuły znajdujące się na arkuszu inwentaryzacyjnym zostaną zablokowane do sprzedaży
• odznaczony – artykuły znajdujące się na arkuszu inwentaryzacyjnym nie zostaną zablokowane do sprzedaży

Parametr jest dostępny do edycji na zainicjowanym i niezatwierdzonym dokumencie dla operatora należącego do grupy operatorów posiadającej uprawnienie Inwentaryzacja – Blokada artykułów. Dla grupy operatorów B2_admin uprawnienie jest domyślnie zaznaczone, dla pozostałych grup parametr jest odznaczony.

Uwaga

Podczas konwersji i kreacji bazy danych parametr na definicji dokumentu inwentaryzacji jest domyślnie zaznaczony.

Parametr na formularzu dokumentu zostanie zablokowany do edycji, jeżeli:

• istnieje przynajmniej jeden arkusz inwentaryzacyjny w stanie innym niż anulowany
• operator edytujący inwentaryzację nie posiada uprawnienia Inwentaryzacja – Blokada artykułów

Zwalnianie rezerwacji – parametr jest dostępny do edycji na zainicjowanym i niezatwierdzonym dokumencie inwentaryzacji dla operatora należącego do grupy operatorów posiadającej uprawnienie Inwentaryzacja – Zwalnianie rezerwacji. Dla grupy operatorów B2_admin uprawnienie jest domyślnie zaznaczone, dla pozostałych grup parametr jest odznaczony. Wykonywanie inwentaryzacji na magazynie, na którym istnieją rezerwacje zasobowe/ilościowe może uniemożliwić wyrównanie stanu systemowego do rzeczywistego. W takiej sytuacji rozbieżność jest regulowana przez wygenerowanie dokumentu RW z inwentaryzacji. Jeżeli ilość zasobu potrzebna do wydania jest zarezerwowana przez ZS, to nie ma możliwości utworzenia RW a tym samym wyrównania stanu systemowego do stanu rzeczywistego. W związku z tym istnieje możliwość zwalniania rezerwacji zasobów podczas generowania dokumentu RW z inwentaryzacji za pomocą opcji Zwalnianie rezerwacji. Do wyboru jest jedna z opcji:

• zwolnienia rezerwacji ilościowych i zasobowych – system zweryfikuje, czy istnieją niezrealizowane subpozycje dokumentów ZS/ZWE i dokona ich zwolnienia
• zwolnienia rezerwacji ilościowych – system zweryfikuje, czy istnieją niezrealizowane subpozycje dokumentów ZS/ZWE i dokona ich zwolnienia w kolejności od najpóźniejszej daty realizacji pozycji – do momentu zwolnienia wymaganej ilości dostępnej danej partii lub do zwolnienia rezerwacji ilościowej z wszystkich pozycji objętych takim rodzajem rezerwacji.

Przykład

Na magazynie głównym znajduje się towar BZKD w ilości 35 szt.:

• 10 szt. towaru BZKD bez określonej partii
• 10 szt. towaru BZKD z cechą zielony
• 15 szt. towaru BZKD z cechą czerwony

W systemie istnieją rezerwacje zasobowe:

• 5 szt. towaru BZKD z cechą zielony
• 5 szt. towaru BZKD z cechą czerwony

Na dokumencie inwentaryzacji zaznaczona jest opcja zwalniania rezerwacji ilościowych. Scenariusz I W systemie istnieje rezerwacja ilościowa na 25 szt. artykuł BZKD (bez określonej partii):

• 20 szt. na dokumencie ZS/000001/2019 z datą realizacji 01.01.2019
• 5 szt. na dokumencie ZS/000002/2019 z datą realizacji 30.01.2019

Na dokumencie inwentaryzacji wykazana została nadwyżka w wysokości 6 szt. dla artykułu BZKD z cechą czerwony. Skutek: Podczas generowania RW z inwentaryzacji zwolnione zostaną rezerwacje w ilości:

• 5 szt. z dokumentu ZS/000002/2019
• 1 szt. z dokumentu ZS/000001/2019

Scenariusz II W systemie istnieje rezerwacja ilościowa na 25 szt. artykuł BZKD (bez określonej partii):

• 10 szt. na dokumencie ZS/000001/2019 z datą realizacji 01.01.2018
• 5 szt. na dokumencie ZS/000002/2019 z datą realizacji 30.01.2018

Na dokumencie inwentaryzacji wykazana została nadwyżka w wysokości 6 szt. dla artykułu BZKD z cechą zielony. Skutek: Podczas generowania RW z inwentaryzacji zwolnione zostaną rezerwacje w ilości:

• 5 szt. z dokumentu ZS/000002/2019

Dodatkowo nie zostanie zwolniona większa ilości ponieważ nie pozwoliłoby to na wydanie większej ilości partii zielonej. Scenariusz III W systemie istnieje rezerwacja ilościowa na 10 szt. artykuł BZKD na pozycji wskazana została partia czerwony. Na dokumencie inwentaryzacji wykazana została nadwyżka w wysokości 6 szt. dla artykułu BZKD z cechą zielony. Skutek: Podczas generowania RW z inwentaryzacji nie zostaną zwolnione rezerwacje ilości – nie pozwoliłoby to na wydanie większej ilości partii zielonej.

Przykład

Na magazynie głównym dla towaru BZKD zarejestrowane zostały następujące operacje:

• Przyjęto towar dokumentem PZ w ilości 10 szt.
• Do zatwierdzonego PZ wygenerowana została faktura zakupu.
• Wystawiony został dokument WZ na 3 szt. – stan niezatwierdzony.
• Wystawiony został dokument ZS na 3 szt. – dokonując rezerwacji zasobowej.

Ilość towaru na magazynie – 10 szt. Ilość zarezerwowana – 6 szt. Na arkuszu inwentaryzacyjnym różnica pomiędzy ilością rzeczywistą, a systemową wynosi 10 szt. W związku z tym dokument RW powinien powstać na 10 szt. W przypadku gdy rezerwacje nie zostaną zwolnione, dokument RW wygenerowany zostanie na 4 szt. Jeżeli rezerwacja zostanie zwolniona, RW wygeneruje się na 7 szt. gdyż na dokumencie zamówienia sprzedaży rezerwacja jest bezzasobowa (nieblokująca).

Parametr dostępne na formularzu arkusza inwentaryzacyjnego. W sekcji Elementy na arkuszu inwentaryzacyjnym znajduje się parametr Dozwolone powielanie partii artykułu w odczycie. Jest on ściśle powiązany z odczytami, które można dodawać do danego arkusza inwentaryzacyjnego. Na odczytach, inaczej niż na arkuszach, dana partia towaru może występować wielokrotnie, jeśli ten parametr jest zaznaczony. W sytuacji, gdy zostanie on odznaczony, na odczycie możliwe będzie dodanie tylko raz danej partii artykułu. Domyślnie parametr ten jest zaznaczony. W momencie dodania pierwszego odczytu do danego arkusza, zostaje on wyszarzony – na odczytach nie ma możliwości modyfikacji ustawień tego parametru. Jeśli do arkusza nie przypisano żadnego odczytu można:

• dodawać do niego nowe pozycje
• wprowadzać ilość rzeczywistą
• usuwać pozycje z arkusza
• zaczytywać na arkusz dane z kolektora

Jeśli dodano do arkusza przynajmniej jeden odczyt, na arkuszu blokowana jest możliwość:

• edycji ilości rzeczywistej (kolumna jest uzupełniana tylko danymi z powiązanych odczytów) – zarówno z poziomu listy pozycji, jak i formularza pozycji
• dodawania i usuwania pozycji występujących również na odczycie
• zaczytywania danych z kolektora i przeniesienia ilości systemowej do ilości rzeczywistej

W dalszym ciągu będzie jednak możliwość usuwania pozycji z arkusza, jeśli nie ma go na odczycie. Na odczycie parametr ten jest dostępny do podglądu (bez możliwości zmiany).  

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku, jak również wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej. Lista inwentaryzacji dostępna jest z poziomu menu głównego Magazyn --> (Zasoby) Inwentaryzacje.

Na dokument inwentaryzacji składają się:

• arkusze inwentaryzacyjne – artykuły/partie artykułów mogą zostać dodane do arkusza przed wykonaniem spisu z natury lub dopiero po jego wykonaniu w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu. Pierwszy sposób wykorzystywany jest najczęściej, gdy inwentaryzacji będą podlegać tylko wybrane artykuły. Drugi, gdy inwentaryzacji podlega cały magazyn lub sklep, a osoby wykonujące spis z natury nie poszukują konkretnych towarów, lecz inwentaryzują wskazany fragment magazynu lub sklepu.
• odczyty powiązane z arkuszami - jeśli artykuły/partie artykułów mają trafić na arkusze dopiero w momencie wprowadzania ilości rzeczywistych do systemu, najlepiej wykorzystać w tym celu odczyty. Mogą one być uzupełniane artykułami/partiami artykułów na bieżąco podczas inwentaryzowania danego obszaru lub mogą zostać uzupełnione poprzez odczyt z kolektora już po dokonaniu spisu z natury. Wprowadzając kolejne partie artykułów na odczyty będą one automatycznie trafiać na powiązany z nimi arkusz. Zatwierdzając kolejne odczyty, ilości rzeczywiste z tych odczytów będą sumowane na arkuszu.

Proces inwentaryzacji można podzielić na trzy etapy:

• Etap 1 – określenie towarów, które mają zostać zinwentaryzowane oraz przygotowanie dokumentu inwentaryzacji
• Etap 2 – przeprowadzenie właściwego spisu z natury
• Etap 3 – wprowadzenie rzeczywistych ilości do systemu i wystawienie dokumentów korygujących rozbieżności

Dokument inwentaryzacyjny:

• dotyczy jednego wybranego magazynu. Jeśli inwentaryzacji ma podlegać więcej magazynów, należy dla każdego z nich stworzyć osobny dokument inwentaryzacji.
• może zawierać dowolną ilość arkuszy inwentaryzacyjnych, które zawierają wykaz towarów/partii towarów wraz z ilością wynikającą z dokumentów oraz ilością rzeczywistą.

Uprawnienia mające wpływ na przebieg/zakończenie inwentaryzacji:

• Automatyczne generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych podczas zatwierdzania inwentaryzacji
• Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych
• Inwentaryzacja – kontrola poprawności dokumentów
• Blokada artykułów do sprzedaży
• Zwalnianie rezerwacji
• Pobieranie zasobów przyjętych po dacie inwentaryzacji

Dodawanie formularza inwentaryzacji Formularz nowego dokumentu inwentaryzacyjnego otwierany jest po wybraniu przycisku [Dodaj]. Zakładka Ogólne składa się z listy:

• arkuszy inwentaryzacyjnych
• odczytów, która domyślnie jest zwinięta

Nagłówek formularza inwentaryzacji zawiera następujące pola:

• numer dokumentu
• magazyn, dla którego tworzony jest dokument inwentaryzacji
• centrum, które jest właścicielem dokumentu (właściciela można zmienić do momentu dodania nowego arkusza inwentaryzacji)
• blokada artykułów
• zwalnianie rezerwacji
• aktualny stan dokumentu
• data zatwierdzenia – data ta nie podlega edycji i jest uzupełniania automatycznie podczas zatwierdzania inwentaryzacji. W przypadku gdy na arkuszu byłaby ona późniejsza, podczas zatwierdzania inwentaryzacji pojawi się komunikat z pytaniem dotyczącym aktualizacji daty zatwierdzenia dokumentu na najpóźniejszą datę wystawienia z arkusza.

Uwaga

Ilości systemowe pobierane na dokument inwentaryzacji wyliczane są na podstawie wszystkich dokumentów, bez względu na to z jaką datą inwentaryzowane artykuły zostały przyjęte, wydane lub zarezerwowane. Data wystawienia dokumentu inwentaryzacji wskazuje dzień, w którym proces inwentaryzacji został wykonany.

 

Otwarcie inwentaryzacji Otwarcie inwentaryzacji możliwe jest za pomocą przycisku [Otwórz], pozwala on na otworzenie zatwierdzonej inwentaryzacji, z którą nie są powiązane dokumenty korygujące rozbieżności będące w innym stanie niż Anulowany. Otworzenie inwentaryzacji oznacza cofnięcie jej do stanu Niezatwierdzonego. Podczas jej otwierania:

• następuje kontrola, czy na magazynie otwieranej inwentaryzacji nie ma innej niezatwierdzonej inwentaryzacji – jeśli tak, otwieracie dokumentu zostanie wycofane
• otwierane są wszystkie zatwierdzone arkusze danej inwentaryzacji – przyjmują stan niezatwierdzony (stan anulowanych arkuszy pozostanie bez zmian)
• nie są otwierane odczyty występujące na tej inwentaryzacji

Kopiowanie inwentaryzacji Kopiowanie inwentaryzacji możliwe jest za pomocą przycisku [Kopiuj], który pozwala na skopiowanie dokumentu w stanie:

• Zatwierdzonym
• Anulowanym

Nie ma możliwości skopiowania inwentaryzacji, jeśli:

• jest w stanie niezatwierdzonym
• na liście zaznaczono więcej niż jeden dokument
• w konfiguracji systemu zaznaczono parametr Inwentaryzacja – kontrola poprawności dokumentów i wskazano opcję: Przy dodawaniu artykułu do arkusza inwentaryzacyjnego
• istnieje niezatwierdzona inwentaryzacja na ten sam magazyn, co na kopiowanej inwentaryzacji.

Podczas kopiowania przenoszone są:

• dane z nagłówka dokumentu inwentaryzacji
• arkusze z pozycjami

Podczas kopiowania inwentaryzacji nie są przenoszone:

• odczyty oraz ilości systemowe i rzeczywiste na arkuszach
• daty dokumentów
• centrum ustawione na inwentaryzacji
• ustawienia parametru Blokada artykułów
• ilości w kolumnie Bieżące operacje

Uwaga

Podczas dodawania/kopiowania dokumentu inwentaryzacji, następuje weryfikacja czy istnieje zatwierdzona inwentaryzacja na ten sam magazyn. W przypadku gdy istnieje niezamknięta inwentaryzacja, system wyświetli odpowiednie pytanie pozwalając użytkownikowi zdecydować o stworzeniu nowej inwentaryzacji na ten sam magazyn.

Zamknięcie inwentaryzacji Zamknięcie inwentaryzacji możliwe jest za pomocą przycisku [Zamknij] dla inwentaryzacji, dla której:

• wygenerowano już wszystkie dokumenty korygujące rozbieżności między ilością systemową a rzeczywistą inwentaryzowanych artykułów
• rozbieżności nie występują

Inwentaryzacja w stanie Zamkniętym uniemożliwia:

• wygenerowanie dokumentów różnicujących
• jej otworzenie
• anulowanie dokumentów korygujących rozbieżności

 

Arkusze inwentaryzacyjne (AI) są dodawane w ramach danego dokumentu inwentaryzacji z poziomu formularza tego dokumentu. Aby dodać nowy arkusz, należy wybrać przycisk [Dodaj].

Uwaga

Jeśli w systemie dla inwentaryzowanego magazynu, znajdują się:

• niezatwierdzone rozchodowe dokumenty magazynowe
• rozchodowe dokumenty handlowe niepowiązane z zatwierdzonymi dokumentami magazynowymi, które tworzą rezerwacje na zasobach

wówczas przy próbie dodania nowego arkusza system wyświetli komunikat o istniejących artykułach podlegających rezerwacji, wskutek czego pełna korekta stanu towarów może być niemożliwa.

W nagłówku AI wyświetlany jest:

• numer arkusza
• magazyn, dla którego przeprowadzana jest inwentaryzacja (przenoszony z nagłówka dokumentu inwentaryzacji)
• nazwa arkusza nadawana przez użytkownika
• status pobrania arkusza na kolektor
• kolektor wykorzystywany przy inwentaryzacji artykułów na tym arkuszu
• kod pracownika obsługującego arkusz
• aktualny stan dokumentu
• data jego wystawienia (data ta jest wyszarzana po dodaniu pozycji na arkusz)
• wartość arkusza w walucie systemowej firmy, w której wykonywana jest inwentaryzacja. Wartość to różnica wynikająca z ilości systemowej i ilości rzeczywistej inwentaryzowanych artykułów. Wartość arkusza wyliczana jest na podstawie średniej wartości zasobów dostępnych na magazynie dla danej partii artykułu. Jeśli wg ilości systemowej na magazynie nie ma danego artykułu, a w rzeczywistości jest on dostępny, wówczas wartość wyliczana jest na podstawie ostatniej ceny zakupu z dokumentów magazynowych (bez rozróżniania na partie).

Formularz arkusza inwentaryzacjiLista pozycji wskazuje na artykuły/partie artykułów z wyszczególnieniem:

• kodów EAN (kody własne definiowane na karcie artykułu na zakładce Parametry Kody kreskowe)
• cech
• jednostki podstawowej, w jakiej prowadzona jest ewidencja artykułu
• ilości systemowej danego artykułu/partii
• ilości rzeczywistej (domyślnie zero)
• różnicy między ilościami
• stanu rozbieżności

bieżących operacji – (kolumna domyślnie ukryta) dostępna, jeżeli na formularzu inwentaryzacji zaznaczono parametr Blokada sprzedaży. Wartość w tej kolumnie wyliczana jest, jako różnica pomiędzy aktualną ilością partii na magazynie a ilością prezentowaną na arkuszu inwentaryzacyjnym. Istnieje możliwość przeniesienia ilości z tej kolumny do kolumny Ilość systemowa za pomocą przycisku [Przelicz ilość systemową]. Ilość w kolumnie Bieżące operacje jest aktualizowana podczas edycji/zapisu/zatwierdzenia arkusza oraz po odświeżeniu listy. Jeżeli podczas zatwierdzania arkusza inwentaryzacyjnego ilość z kolumny Bieżące operacje jest różna od ilości systemowej, system wyświetli odpowiedni komunikat.

Uwaga

Ilość w kolumnie Bieżące operacje ulega zmianie po wykonaniu operacji na magazynie na artykule, który podlega inwentaryzacji.

Uwaga

Inwentaryzacji mogą podlegać jedynie artykuły o typie Towar.

Artykuł wyszczególniony na AI nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie oraz jego wartość. Dla formularza arkusza, w menu głównym w grupie przycisków Generowanie dostępny jest również przycisk [Generuj inwentaryzację], który umożliwia dodanie nowej inwentaryzacji dla zaznaczonych pozycji arkusza. Przycisk ten jest aktywny tylko w sytuacji, gdy inwentaryzacja jest zatwierdzona, anulowana lub zamknięta. Przy generowaniu inwentaryzacji z tego poziomu, system sprawdza uprawnienia operatora do dodawania dokumentu inwentaryzacji i arkusza, a także czy nie istnieje niezatwierdzona inwentaryzacja na ten sam magazyn. Jeśli oba warunki są spełnione, powstanie dokument inwentaryzacji, na którym dane nt. magazynu i pozycji zostaną pobrane ze źródłowego arkusza. Pozostałe pola zostaną wypełnione tak, jakby inwentaryzacja była wystawiana ręcznie. Dodając pozycje do arkusza na generowanej inwentaryzacji system zweryfikuje również czy włączona jest kontrola poprawności dokumentów dla dodawanych pozycji. Jeśli jest włączona, doda tylko takie pozycje, które spełniają kryteria kontroli.  

Dodawanie pozycji na AI możliwe jest:

• ręcznie za pomocą opcji: [Dodaj], [Dodaj z listy] oraz [Dodaj przez formularz]
• za pomocą odczytu z kolektora batchowego
• za pomocą odczytów

Uwaga

Inwentaryzacji mogą podlegać jedynie artykuły o typie Towar.

[Dodaj] – dodaje na arkusz nowy wiersz, w którym można wpisać:

• kod artykułu
• kod własny partii
• zeskanować kod kreskowy

po czym wybrać na klawiaturze [TAB] lub [Enter], aby artykuł/partia została dodana. Jeżeli wpisany został:

• kod artykułu, posiadającego cechy wpływające na partie, zaczytane zostaną na arkusz wszystkie partie danego artykułu
• kod własny partii, na arkusz zostanie dodana tylko ta partia

[Dodaj z listy] – otwarta zostanie lista artykułów. Podobnie jak przy opcji [Dodaj], jeśli wybrany artykuł/artykuły posiada cechy wpływające na partie, zostaną dodane wszystkie partie danego artykułu. [Dodaj przez formularz] – otwiera formularz dodawania pozycji. Artykuł można wskazać:

• podnosząc listę artykułów przyciskiem umieszczonym w polu Artykuł
• wprowadzając kod artykułu
• wprowadzając kod własny partii

Następnie należy określić partie (wartości cech), którą mają zostać dodane na arkusz oraz ilość rzeczywistą artykułu dla danej partii. W przypadku wpisania kodu własnego partii artykułu, system automatycznie wypełni wartości cech, które definiują daną partię, a operator może wskazać ilości rzeczywiste. Kolektory batchowe – pozwalają na wprowadzenie artykułu za pomocą kolektora. W tym celu należy podłączyć kolektor do stanowiska, na którym ewidencjonowana jest inwentaryzacja i wybrać przycisk [Odczyt z kolektora]. System zweryfikuje, czy na danym arkuszu inwentaryzacyjnym znajdują się partie zaczytane na kolektor i wprowadzi dla nich ilość rzeczywistą. Jeśli nie znajdzie takich partii, zostaną one dodane do arkusza wraz z ilością rzeczywistą. Odczyty – pozwalają na dodawanie pozycji za pomocą odczytów dodanych do arkusza. Dodawanie partii na odczyt, skutkuje automatycznym dodawaniem ich na powiązany arkusz.

Uwaga

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dana partia artykułu może występować tylko raz.

Uwaga

Sprzedaż/wydanie partii artykułu dodanej do arkusza inwentaryzacyjnego jest zablokowane do czasu zatwierdzenia arkusza.

Po dodaniu pozycji na arkusz można uzupełnić dla nich ilość rzeczywistą. Można ją wypełnić:

• ręcznie
• zaczytując ilość z kolektora – przycisk [Odczyt z kolektora]
• kopiując wartość przy wykorzystaniu przycisku [Przenieś ilości], umieszczonego w menu głównym w grupie przycisków Elementy – jeśli ilość systemowa i rzeczywista są identyczne
• zatwierdzając odczyty – wówczas ilości z odczytów zostaną przeniesione na arkusz

Po wprowadzeniu ilości rzeczywistej, w kolumnie Różnica system wyliczy rozbieżność między ilością systemową a ilością rzeczywistą na magazynie.  

Zatwierdzanie arkusza inwentaryzacyjnego Podczas zatwierdzania arkusza sprawdzane jest:

• czy istnieje niezatwierdzony odczyt powiązany z arkuszem – jeśli tak, nie możliwości zatwierdzenia arkusza
• czy włączona jest blokada zatwierdzania arkusza, jeśli istnieją dokumenty tworzące rezerwacje – jeśli tak pojawi się okienko z informacją dotyczące tych dokumentów i nie będzie możliwości zatwierdzenia arkusza

Uwaga

Jeśli podczas zatwierdzania arkusza pojawi się informacja o blokujących dokumentach, poprawa stanu tych dokumentów możliwa jest tylko po usunięciu arkusza lub usunięciu z arkusza pozycji, która blokuje zatwierdzenie arkusza. Oznacza to, ponownie przeprowadzenie inwentaryzacji dla danej pozycji.

Otwieranie arkusza inwentaryzacyjnego Istnieje możliwość otworzenia zatwierdzonego arkusza inwentaryzacyjnego za pomocą przycisku [Otwórz]. Opcja ta dostępna jest dla arkusza, który należy do niezatwierdzonej inwentaryzacji. Po wybraniu przycisku [Otwórz] arkusz ponownie otrzyma stan Niezatwierdzony i będzie podlegał edycji.  

Przeprowadzając inwentaryzację z użyciem odczytów, inwentaryzowany magazyn można podzielić na kilka obszarów – np. jeden odczyt dotyczy jednej półki lub jednego regału. Ilość odczytów może również wynikać z ilości osób przeprowadzających spis z natury – jeden odczyt dla jednej osoby. Odczyty dodawane są w ramach arkuszy inwentaryzacyjnych. Lista odczytów wyświetlana jest w kontekście podświetlonego arkusza inwentaryzacyjnego i domyślnie jest zwinięta. Można ją rozwinąć naciskając na pionową belkę Odczyty, umieszczoną po prawej stronie listy arkuszy inwentaryzacyjnych.

Uwaga

Jeśli do arkusza dodano odczyt, napis Odczyty na belce jest pogrubiony. Jednocześnie, w nawiasie wyświetlana jest liczba przypisanych do arkusza odczytów.

Lista odczytów zawiera:

• liczbę porządkową odczytu
• nazwę
• datę wystawienia
• stan
• utworzył – login operatora, który utworzył odczyt – kolumna domyślnie ukryta
• zmodyfikował – login operatora, który zmodyfikował go jako ostatni – kolumna domyślnie ukryta

Dodawanie odczytów możliwe jest:

• z poziomu zainicjowanego lub niezatwierdzonego arkusza inwentaryzacyjnego poprzez przycisk [Generuj odczyt], który pozwala dodać odczyt dla zaznaczonych pozycji oraz z poziomu listy odczytów, dla zaznaczonego arkusza
• za pomocą przycisku [Dodaj], po jego wybraniu możliwe jest dodanie pustego odczytu (opcja [Dodaj] [Dodaj]) lub zaczytanie inwentaryzowanych artykułów z pliku zapisanego na dysku (opcja [Dodaj] [Z pliku]). Użytkownik ma możliwość importu pliku z rozszerzeniem *.txt oraz *.csv. Po wybraniu tej opcji dodany zostanie nowy odczyt do wybranego arkusza z uzupełnionymi następującymi danymi w nagłówku:
  • Nazwa odczytu – nazwa pliku wskazanego na dysku wraz z rozszerzeniem
  • Status oraz Kolektor – ustawione zostaną wartości domyślne. Dla pola Status wartość Do pobrania, dla pola Kolektor opcja <nieokreślony>
  • Obsługa transakcji – pracownik powiązany z kontem aktualnie zalogowanego operatora, który dokonuje importu danych z pliku
  • Data wystawienia – ustawiona zostanie data bieżąca

Plik do importu powinien zawierać następujące informacje:

• kod EAN artykułu
• ilość

Uwaga

Separatorem miejsc dziesiętnych w pliku może być zarówno kropka jak i przecinek. Natomiast kod od ilości należy oddzielić średnikiem.

Zatwierdzając odczyt ilość rzeczywista dla poszczególnych pozycji zostaje przeniesiona na odpowiadające im pozycje w arkuszu. Jeśli zatwierdzenie odczytu skutkowałoby przeniesieniem na arkusz ilości rzeczywistej mniejszej niż 0, system zablokuje możliwość wykonania takiej operacji. W przypadku gdy na odczycie:

• dana partia artykułu występuje więcej niż raz, ilość rzeczywista z poszczególnych pozycji zawierających tę samą partię artykułu będzie zsumowana – na arkuszu dana partia artykułu może występować tylko raz.
• ilość wyrażona jest w jednostce pomocniczej artykułu, zostanie ona przeliczona na jednostkę podstawową według przelicznika zdefiniowanego na karcie artykułu.
• znajduje się pozycja, której nie ma na arkuszu zostanie ona automatycznie do niego dodana.

W przypadku, gdy do arkusza przypisano więcej niż jeden odczyt, a pozycje tych odczytów pokrywają się ze sobą, zatwierdzając kolejny z kolei odczyt, ilość rzeczywista na arkuszu zostanie zwiększona o ilość wynikającą z aktualnie zatwierdzanego odczytu.

Uwaga

Jeżeli użytkownik najpierw wprowadził ilość rzeczywistą w arkuszu, a dopiero później dodał i zatwierdził odczyt, wówczas ilość rzeczywista na arkuszu zostanie nadpisana ilością z odczytu.

Otwieranie odczytu Dla zatwierdzonego odczytu dostępna jest opcja [Otwórz], która przywraca odczyt do stanu niezatwierdzonego i pomniejsza ilość rzeczywistą na arkuszu o ilości z odczytu. Otwieranie odczytu możliwe jest jednak tylko, gdy arkusz powiązany z danym odczytem nie jest zatwierdzony. Kopiowanie odczytu Kopiowanie odczytów dostępne jest dla niezatwierdzonych arkuszy. Na skopiowany odczyt przeniesione zostaną wszystkie pozycje, ale bez zdefiniowanych ilości. Nie będą przenoszone również dane z nagłówka odczytu.

Uwaga

Nie ma możliwości modyfikacji, anulowania, usuwania, kopiowania odczytów, jeżeli arkusz w ramach, którego dodano odczyt został zatwierdzony. Tylko na niezatwierdzonym arkuszu można wykonywać operacje na odczytach.

 

Pozycje na odczyt można wprowadzić:

• zaznaczając pozycje na arkuszu inwentaryzacyjnym i generując odczyt za pomocą przycisku [Generuj odczyt] – system utworzy odczyt wraz z pozycjami zaznaczonymi na arkuszu w momencie generowania odczytu
• za pomocą przycisku [Dodaj] – system doda nowy wiersz na liście pozycji odczytu, w którym operator może wprowadzić kod artykułu lub kod własny partii; jeśli operator wprowadzi kod artykułu, na odczyt zostaną dodane wszystkie partie tego artykułu; po kliknięciu w przycisk z trzema kropkami umieszczony w polu Kod na liście pozycji, system otworzy listę artykułów, z której operator będzie mógł wybrać poszukiwane towary
• za pomocą przycisku [Dodaj przez formularz] – system otworzy formularz dodawania pozycji, na którym operator może wskazać artykuł lub konkretną jego partię i wprowadzić ilość rzeczywistą
• za pomocą importu danych z pliku zapisanego na dysku w tym celu należy na wstążce wybrać opcję Importuj a następnie wybrać przycisk [Z pliku]. Użytkownik ma możliwość importu pliku z rozszerzeniem *.txt oraz *.csv. Plik do importu powinien zawierać następujące informacje:
  • artykuły importowane są w oparciu o kod EAN przypisany do danego artykułu/partii, kodu artykułu, nazwy. Znaleziony artykuł jest dodawany na odczyt. Jeśli towar zostanie znaleziony po kodzie EAN to kod, po którym został odszukany, zostanie zapisany w polu EAN. Jeśli artykuł zostanie odnaleziony po kodzie lub nazwie, wówczas zapisany zostanie podstawowy kod EAN dla jednostki podstawowej.
  • ilość

Uwaga

Separatorem miejsc dziesiętnych w pliku może być zarówno kropka jak i przecinek. Natomiast kod od ilości należy oddzielić średnikiem.

Po odnalezieniu towaru po kodzie EAN, system odszuka towar powiązany z daną jednostką oraz cechami. Po odnalezieniu partii artykułu system zweryfikuje czy daną partię można dodać do odczytu m.in. czy występuje ona na innym arkuszu oraz czy zachowana jest kontrola zgodności dokumentów. Jeżeli partia:

• może zostać dodana do odczytu i w systemie jest włączona opcja powielania artykułu w odczycie to dodana zostanie nowa pozycja, wraz z jednostką, cechami przypisanymi do tego danego kodu EAN oraz ilością.
• może zostać dodana do odczytu i w systemie jest wyłączona opcja powielania artykułu w odczycie (partia ta nie znajduje się na odczycie), to dodana zostanie nowa pozycja, wraz z jednostką, cechami przypisanymi do tego danego kodu EAN oraz ilością.
• może zostać dodana do odczytu i w systemie jest wyłączona opcja powielania artykułu w odczycie (partia ta znajduje się na odczycie) to dla istniejącej pozycji odczytu w polu Ilość – zwiększyć ilość o tą pobraną z pliku (ilość przeliczona zostanie na jednostkę danej pozycji znajdującej się na odczycie).

W przypadku gdy dana pozycja zostanie pominięta, system przejdzie do weryfikacji kolejnej pozycji z pliku, a w oknie z logami pojawi się informacja o jej przyczynie. Jeżeli artykuł nie zostanie odnaleziony po kodzie EAN, nastąpi weryfikacja kodów oraz nazw artykułów. W przypadku gdy kod lub nazwa zostaną odnalezione, a artykuł jest o typie Towar system zweryfikuje czy daną partię można dodać do odczytu m.in. czy występuje ona na innym arkuszu oraz czy zachowana jest kontrola zgodności dokumentów. Jeżeli partia:

• może zostać dodana do odczytu i w systemie jest włączona opcja powielania artykułu w odczycie to dodana zostanie nowa pozycja, wraz z jednostką podstawową przypisaną do niego oraz powiązanym kodem EAN i ilością pobraną z zaczytywanego pliku.
• może zostać dodana do odczytu i w systemie jest wyłączona opcja powielania artykułu w odczycie (partia ta nie znajduje się na odczycie), to dodana zostanie nowa pozycja, wraz z jednostką przypisaną do tego danego artykułu oraz ilością.
• może zostać dodana do odczytu i w systemie jest wyłączona opcja powielania artykułu w odczycie (partia ta znajduje się na odczycie) to dla istniejącej pozycji odczytu w polu Ilość – zwiększyć ilość o tą pobraną z pliku w jednostce podstawowej (w przypadku gdy artykuł na odczycie jest w jednostce innej niż podstawowa, nastąpi przeliczanie na jednostkę danej pozycji znajdującej się na odczycie).

W przypadku gdy dana pozycja zostanie pominięta, system przejdzie do weryfikacji kolejnej pozycji z pliku, a w oknie z logami pojawi się informacja o przyczynie.

• za pomocą kolektora, podłączając kolektor do stanowiska i wybierając opcję na wstążce Importuj a następnie przycisk [Odczyt z kolektora] – nastąpi odczyt z pliku utworzonego przez kolektor; następnie, po kodzie zostanie wyszukany towar/partia towaru i wprowadzony/wprowadzona na odczyt; pierwsze 13 cyfr w rekordzie pliku to kod EAN, kolejne 11 cyfr to ilość towaru.

Dodawanie pozycji do odczytu za pomocą kolektora, jest możliwe tylko, jeśli na odczycie nie wprowadzono jeszcze żadnych pozycji. Przy zaznaczonym parametrze Dozwolone powielanie partii artykułu w odczycie każdy rekord z kolektora zostanie dodany jako osobna pozycja na dokumencie. Jeżeli parametr jest odznaczony, wówczas pozycje podczas dodawania na odczyt są grupowane według kodu EAN.

Uwaga

Dodając pozycje do odczytu, zostanie on automatycznie dodany do powiązanego z odczytem arkusza. Usunięcie pozycji z odczytu nie powoduje jednak usunięcia analogicznych pozycji z arkusza.

Uwaga

Na odczyt można wprowadzać ilość w dowolnej jednostce przypisanej do artykułu. Zanim trafi ona jednak na arkusz, zostanie przeliczona na jednostkę podstawową.

Dodając pozycje ręcznie lub generując odczyt dla wybranych pozycji arkusza inwentaryzacyjnego, system domyślnie ustawi dla niego ilość rzeczywistą równą 1. Do momentu zatwierdzenia odczytu ilość może być zmieniana, zarówno na plus jak i na minus. Możliwość wprowadzenia ujemnych ilości pozwala na skorygowanie błędnie wprowadzonych ilości na poprzednich odczytach. Wyzerowanie ilości rzeczywistej na niezatwierdzonym odczycie dla wybranych/wszystkich artykułów możliwe jest za pomocą przycisku [Zeruj ilość] dostępnym w menu głównym.  

Z zatwierdzonego dokumentu inwentaryzacji należy wygenerować dokumenty korygujące ilość systemową, które zniwelują ewentualne rozbieżności.

Uwaga

Dokumenty wyrównujące stany generowane w wyniku inwentaryzacji mogą różnić się wartością w stosunku do wartości arkusza. Wynika to m.in. z faktu, że dokumenty rozchodu pobierają konkretny zasób, a więc wartość tych dokumentów ustalana jest na podstawie wartości wydawanego zasobu, a nie jak to ma miejsce na arkuszu, gdzie wyliczana jest średnia wartość z wszystkich zasobów dostępnych na magazynie.

W przypadku inwentaryzacji:

• magazynu lokalnego, dokumentami generowanymi są RW i PW
• magazynu konsygnacyjnego własnego, generowane są dokumenty PZ i WZ

W przypadku, gdy ilość systemowa jest:

• większa niż ilość rzeczywista na magazynie, wygenerowany zostanie dokument rozchodowy
• mniejsza niż ilość rzeczywista na magazynie, wygenerowany zostanie dokument przychodowy

Ilość dla poszczególnych pozycji na wygenerowanym dokumencie jest równa różnicy pomiędzy ilością systemową a rzeczywistą. W zależności od ustawień parametru: Automatyczne zatwierdzanie dokumentów (dostępny z poziomu System --> Konfiguracja --> Handel) dokumenty korygujące rozbieżności, mogą być generowane w stanie niezatwierdzonym umożliwiającym ich modyfikację lub w stanie zatwierdzonym. Dokumenty korygujące rozbieżności mogą zostać usunięte/anulowane do momentu zamknięcia inwentaryzacji.

Uwaga

System umożliwia generowanie dokumentów różnicowych, niezależnie czy stan magazynowy jest wystarczający, czy nie. Dokument RW zostanie wygenerowany na ilość dostępną na magazynie w jednostce z arkusza inwentaryzacji. Po wygenerowaniu RW, system wyświetli listę towarów, dla których korekta niedoborów była niepełna.

Na dokumencie PW generowanym z inwentaryzacji cena dla poszczególnych pozycji na PW ustalana jest:

• wg średniej ceny zakupu dostępnych na magazynie zasobów – jeśli na magazynie dostępna jest przynajmniej jedna jednostka danego artykułu
• wg ostatniej ceny zakupu (cena z ostatniej PZ, PW, MM+) – jeśli na magazynie nie ma zasobów danego artykułu

Ceny i wartości na dokumencie RW ustalane są zgodnie z wartością zasobów wydawanych danym dokumentem RW.  

Prognoza popytu (PP) pozwala na analizę wielkości sprzedaży artykułów z wybranych magazynów w określonym przedziale czasu. Na jej podstawie, można zaprognozować przyszłą wielkość sprzedaży i wygenerować dokumenty pozwalające na zatowarowanie magazynu w odpowiednim czasie odpowiednią ilością artykułów. Lista dokumentów prognozy popytu dostępna jest w menu Magazyn --> (Zasoby) Prognoza popytu. Proces prognozowania popytu można zrealizować w kilku etapach:

• zdefiniowanie magazynów na podstawie których zostaną wyliczone stany historyczne towarów
• zdefiniowanie magazynów, dla których zostaną wyliczone prognozy
• zdefiniowanie okresów, na które przeprowadzone będzie prognozowanie
• określenie metody wyliczenia prognozy towarów:
  • wskazanie okresu będącego podstawą obliczenia
  • określenie procentowej wielkości zmiany w stosunku do ilości wyliczonej na podstawie wskazanego okresu
• wyliczenie ilości prognozowanej w oparciu o wybrane kryteria dla towarów
• określenie metody podziału ilości prognozowanej na magazyny
• rozdzielenie ilości prognozowanej na poszczególne magazyny

   

Formularz prognozy popytu – zakładka Ogólne

Magazyny do wyliczenia to lista magazynów na podstawie, których zostaną wyliczone stany historyczne towarów. <<Współczynnik prognozy>> określa wielkość, bądź wagę (priorytet) magazynu i decyduje o podziale prognozowanych ilości między magazynami. Bezpośrednio nad listą dostępny jest przycisk [Dodaj do prognozy], który umożliwia skopiowanie zaznaczonych magazynów na sąsiednią listę. Magazyny prognozy to lista magazynów, dla których zostanie wyliczona prognoza towarów. Jest ona analogiczna do listy magazynów do wyliczenia. Bezpośrednio nad listą dostępny jest przycisk [Dodaj do wyliczenia], który umożliwia skopiowanie zaznaczonych magazynów na sąsiednią listę. Sekcja Okresy prezentuje przedziały czasu, dla których wyliczana jest prognoza sprzedaży towarów. Liczba dni wyliczana jest automatycznie po wprowadzeniu dat. Przy zmianie liczby dni data końca przedziału zostaje odpowiednio zmodyfikowana w stosunku do daty rozpoczynającej prognozowany okres.

Uwaga

Nie ma możliwości definiowania tożsamych okresów w obrębie jednego dokumentu PP.

Zakładka Kalkulacja

Kalkulacja to etap definiowania artykułów, dla których wyliczana jest prognoza oraz sposób jej obliczania. Wybór artykułów możliwy jest po wybraniu przycisku: [Dodaj] – otwiera okno z listą artykułów; na dokument dodany zostaje artykuł bez partii. [Dodaj wg cech] – otwiera okno z listą artykułów; na dokument dodane zostaną wszystkie partie zdefiniowane dla tego artykułu. [Dodaj wg cech przez formularz] – otwarte zostanie okno pozwalające na wybór artykułów wraz z partiami. Dla wskazanych artykułów należy określić okres historyczny, na podstawie którego wyliczana jest prognoza. Do wyboru są opcje:

• analogiczny okres roku poprzedniego – opcja domyślna; obliczanie historycznej sprzedaży (ilość wyliczona) odbywa się na podstawie analogicznych okresów roku poprzedniego dla każdego zdefiniowanego okresu

Przykład

Na prognozie popytu zostały zdefiniowane następujące okresy: Styczeń 2018, Luty 2018, Marzec 2018. Dla parametru Oblicz na podstawie, wybrano opcję okresu z poprzedniego roku. Przy obliczaniu historycznej sprzedaży wyliczona zostanie ilość:

• dla Stycznia 2018 – sprzedaż ze Stycznia 2017
• dla Lutego 2018 – sprzedaż z Lutego 2017
• dla Marca 2018 – sprzedaż z Marca 2017

• poprzedzający okres – obliczanie historycznej sprzedaży (ilość wyliczona) odbywa się na podstawie okresu poprzedzającego okres prognozowania.

Przykład

Na prognozie popytu zostały zdefiniowane następujące okresy: Styczeń 2018, Luty 2018, Marzec 2018. Dla parametru Oblicz na podstawie, wybrano opcję poprzedniego okresu. Okresami na podstawie, których liczona jest sprzedaż historyczna to poprzednie trzy miesiące przed rozpoczęciem pierwszego okresu prognozy: Grudzień 2017, Listopad 2017, Październik 2017. Przy czym podstawą do wyliczenia prognozy dla:

• stycznia 2018 jest sprzedaż z października 2017
• lutego 2018 jest sprzedaż z listopada 2017
• marca 2018 jest sprzedaż z grudnia 2017

• zadany okres – obliczanie historycznej sprzedaży (ilość wyliczona) odbywa się na podstawie wprowadzonej daty rozpoczynającej okres historyczny – data Od oraz daty końcowej tego okresu – data Do, który stanowi podstawę do wyliczenia ilości historycznej.

Sprzedaż dla okresów historycznych wyliczana jest na podstawie zatwierdzonych dokumentów WZ, RW, KIWZ oraz KIRW, których data „magazynowa” zawiera się we wskazanym okresie. Należy także zdefiniować procentową wielkość zmiany sprzedaży w prognozowanych okresach. Obok nazwy każdego z artykułów znajduje się znak +. Rozwija on listę okresów, dla których przygotowywana jest prognoza, wraz z informacją o ilości wyliczonej na podstawie okresu historycznego. Jeżeli prognozowana ilość powinna być inna, można ręcznie zmienić jej wartość w polu Zmiana [%] oraz Ilość prognozowana. Wówczas jest ona wyświetlana w kolorze czerwonym, aby wyróżnić zmodyfikowane wiersze, które po ponownym przeliczeniu zostaną zmienione. Prezentowana ilość prognozowana dotyczy wszystkich magazynów, wskazanych na zakładce Ogólne. W celu ponownego przeliczenia ilości prognozowanej np. po modyfikacji sposobu wyliczania ilości prognozowanej lub parametru Zmiana (%), należy wybrać jeden z przycisków: [Przelicz] – przelicza ilość prognozowaną tylko dla artykułów zaznaczonych na liście. [Przelicz wszystkie] – przelicza ilość prognozowaną dla wszystkich artykułów zdefiniowanych na liście.

Zakładka Prognoza dla magazynów

W tej części ilość prognozowana rozdzielana jest na magazyny prognozy. Po zatwierdzeniu dokumentu prognozy ilości wskazane dla poszczególnych magazynów stanowią ostateczny wynik prognozy, uwzględniany w bilansie stanu towarów lub podczas generowania zamówienia zakupu. Należy określić sposób podziału ilości prognozowanej na wybrane magazyny. Do wyboru są opcje:

• po równo – po uruchomieniu rozdzielania na magazyny, ilości towarów w okresach prognozy zostaną rozdzielone po równo na wszystkie magazyny (niezależnie od współczynnika prognozy określanego na magazynie)

Przykład

Na okres: Styczeń 2018, zaprognozowano ilość towaru BZKD na 800 szt. Po rozdzieleniu tej ilości za ten okres na 2 magazyny, które zostały zdefiniowane do prognozy (Mag WRO i Mag KRK), wg metody po równo, na każdy z tych magazynów przydzielono po 400 szt.

• proporcjonalnie – po uruchomieniu rozdzielenia na magazyny, ilość prognozowana dla każdego artykułu w każdym okresie będzie rozdzielana wg współczynnika prognozy określonej na karcie magazynu

Przykład

Na okres Styczeń 2018 zaprognozowano ilość towaru BZKD na 800 szt. Magazyny mają określone współczynniki odpowiednio:

• Mag WRO – 3
• Mag KRK – 5

Po rozdzieleniu tej ilości za ten okres na Mag WRO i Mag KRK, wg metody proporcjonalnie, na magazyny przydzielono: na Mag WRO = 300 szt. (3/8 z 800), na Mag KRK = 500 szt. (5/8 z 800).

Aby ilości zostały podzielone, należy wybrać przycisk [Rozdziel na magazyny]. Sekcja Ilości prognozowane przedstawia artykuły, dla których wykonywana jest prognoza, wraz z wyliczoną ilością prognozowaną w rozbiciu na magazyny i okresy. Szczegółowe informacje dla poszczególnych artykułów dostępne są po naciśnięciu w znak +, który umieszczony jest przy każdym z artykułów. Na zakładce Kalkulacja można dokonać zmiany wartości prognozy. Zmodyfikowany wiersz jest wyświetlany w kolorze czerwonym, w celu wyróżnienia wartości, które zostały zmodyfikowane ręcznie i zostaną zmienione po ponownym przeliczeniu.

Po wypełnieniu zakładek Ogólne, Kalkulacja, Prognoza dla magazynów, dokument można zatwierdzić. Automatycznie na liście dokumentów prognozy popytu przy danym dokumencie w kolumnie Data zatwierdzenia pojawi się bieżąca data (data zatwierdzenia dokumentu).

Generowanie zamówień zakupu jest możliwe jedynie z zatwierdzonej prognozy popytu. Podczas generowania otwarte zostanie okno optymalizacji, które pozwala określić, czy ZZ ma zostać wygenerowane na wszystkie okresy i wszystkie magazyny, czy tylko na wybrane.

Opcja Wszystkie – ma zastosowanie w przypadku, gdy zamawiany towar jest rozchodowany w krótkim okresie czasu. Dla planu długoterminowego zalecana jest opcja Wybrane. W ten sposób nie jest tworzony stan na magazynie, który może zalegać przez dłuższy czas, natomiast zapewniana jest ilość wymagana do bieżącego realizacji sprzedaży, bez niepotrzebnego przepełniania magazynów na kilka okresów w przód. Po zaznaczeniu opcji Wybrane w sekcji Okresy i magazyny aktywowane zostają sekcje Wybór okresów i Wybór magazynów. Prezentują one informacje dotyczące okresów i magazynów prognozy zdefiniowanych na źródłowym dokumencie prognozy popytu. Przy każdej pozycji znajduje się kolumna Zamawiaj, która pozwala określić czy dany okres i magazyn mają zostać uwzględnione przy generowaniu zamówienia zakupu. Kolejne zamówienia zakupu można generować do momentu wykorzystania całej prognozowanej ilości. Na zamówieniach zakupu generowanych z PP każda partia towaru wyświetlona zostanie, jako osobna pozycja.  

Generowanie zamówień wewnętrznych jest możliwe jedynie z zatwierdzonej prognozy popytu. Podczas generowania otwarte zostanie okno optymalizacji, które pozwala określić, czy ZWE ma zostać wygenerowane na wszystkie okresy i wszystkie magazyny, czy tylko na wybrane.

Magazyn docelowy, to magazyn zdefiniowany na prognozie popytu jako magazyn prognozy. Magazyn źródłowy, to magazyn, z którego mają zostać zamówione towary. Domyślnie podpowiadany jest magazyn domyślny dla dokumentu. Podlega on jednak edycji.

Uwaga

Przycisk [Generuj] jest aktywny, gdy zaznaczony zostanie przynajmniej jeden okres i jedna para magazynów oraz jeśli magazyn źródłowy jest różny od magazynu docelowego.

Kolejne zamówienia wewnętrzne można generować do momentu wykorzystania całej prognozowanej ilości. Na zamówieniach wewnętrznych generowanych z PP każda partia towaru wyświetlona zostanie, jako osobna pozycja.  

Deprecjacja umożliwia zmianę wartości zasobów na magazynie. W zależności od metody kolejkowania możliwa jest:

• zmiana ceny lub wartości wskazanych dostaw dla baz z metodą kolejkowania FIFO/LIFO
• zmiana ceny/wartości wskazanych partii znajdujących się na magazynie dla baz z metodą kolejkowania AVCO

Lista dokumentów dostępna jest w menu Magazyn --> (Zasoby) Deprecjacje.

Możliwość tworzenia deprecjacji jest dostępna dla użytkownika, należącego do grupy operatorów z uprawnieniem: Dostęp do cen zakupu.

Uwaga

Nie ma możliwości wystawienia dokumentu deprecjacji na magazyn konsygnacyjny.

W przypadku gdy na magazynie istnieje dokument deprecjacji w stanie Zainicjowanym lub Niezatwierdzonym na dokumencie zawierającym deprecjonowane dostawy (FIFO/LIFO)/partie (AVCO) nie ma możliwości:

• dodania partii artykułu do dokumentu (na bazie z metodą kolejkowania AVCO)
• usunięcia artykułu z listy pozycji na niezatwierdzonym dokumencie
• zmiany ilości pozycji/subpozycji artykułu na niezatwierdzonym dokumencie
• wystawienia korekty ilościowej/wartościowej (korekty wartościowej dokumentów rozchodowych)
• zatwierdzenia dokumentu oraz jego korekt
• zmiany magazynu na magazyn podlegający deprecjacji
• dodania/usunięcia subpozycji
• wprowadzenia modyfikacji na zakładce Dostawy na szczegółach pozycji
• dodania/usunięcia pozycji
• usunięcia niezatwierdzonego dokumentu
• anulowania dokumentu

 

W celu dodania nowego dokumentu deprecjacji należy wybrać przycisk [Dodaj]. Po jego wybraniu otwarty zostanie formularz nowego dokumentu DP.

Szczegółowy opis formularza dokumentu oraz zakładek znajduje się w podkategorii Formularze dokumentów. Unikalne pola w nagłówku dokumentu deprecjacji to:

• Wartość przed deprecjacją
• Wartość po deprecjacji
• Wartość deprecjacji – wartość dokumentu deprecjacji wyliczana jako różnica pomiędzy wartością po deprecjacji a wartością przed deprecjacją
• Data deprecjacji – data z jaką została zmieniona wartość zasobu na magazynie. Zdeprecjonowany zasób pobrany na dokumenty rozchodowe zawsze ma wartość taką, jak po deprecjacji, bez względu na to, z jaką datą sprzedaży wystawiony został dokument rozchodowy. Data deprecjacji jest uwzględniania w archiwalnych stanach, historii artykułu oraz historii dostawy.

Uwaga

Dokument deprecjacji może zostać wystawiony tylko w walucie systemowej.

Unikalne kolumny na zakładce Elementy:

• Data dostawy – data z jaką dany towar został przyjęty na magazyn pierwotny (dostępne tylko dla baz z metodą kolejkowania FIFO/LIFO)
• Dokument – numer dokumentu, który przyjął towar na magazyn (dostępne tylko dla baz z metodą kolejkowania FIFO/LIFO)
• Dokument pierwotny – numer dokumentu, który przyjął dostawę (dostępne tylko dla baz z metodą kolejkowania FIFO/LIFO)
• Cena przed deprecjacją – cena jednostkowa zakupu pozycji przed deprecjacją
• Cena po deprecjacji – cena jednostkowa zakupu pozycji po deprecjacji
• Wartość przed deprecjacją – wartość zakupu pozycji przed deprecjacją
• Wartość po deprecjacji – wartość zakupu pozycji po deprecjacji
• Wartość deprecjacji – wartość pozycji wyliczana jako różnica pomiędzy wartością przed i po deprecjacji

Uwaga

Deprecjacji nie podlegają artykuły pochodzące z dostaw zatwierdzonych ilościowo.

Podczas dodawania pozycji na dokument deprecjacji pobrana zostanie cała ilość zasobu znajdującego się na danym magazynie (również te ilości, które zostały zarezerwowane zasobowo) z możliwością usunięcia wybranej dostawy. Dodatkowo w zależności od metody kolejkowania:

• FIFO/LIFO – dodane zostaną wszystkie dostawy powiązane z tym artykułem znajdujące się na magazynie wskazanym w nagłówku dokumentu. Pozycją dokumentu w tym przypadku jest dostawa danego artykułu.
• AVCO – dodane zostaną wszystkie partie danego artykułu znajdujące się na magazynie wskazanym w nagłówku dokumentu. Pozycją dokumentu w tym przypadku jest partia danego artykułu.

Uwaga

Nie ma możliwości dodania pozycji na dokument deprecjacji w przypadku, gdy istnieje Niezatwierdzony/Zainicjowany dokument DP wystawiony na ten sam magazyn.

Uwaga

Nie ma możliwości wygenerowania dokumentu magazynowego WZ do dokumentu handlowego, gdy zasób ten podlega deprecjacji.

Po zaznaczeniu przynajmniej jednej pozycji użytkownik ma możliwość dokonania przeliczenia całego dokumentu Deprecjacji. Po wybraniu przycisku [Przelicz] otwarty zostanie poniższy formularz.

Użytkownik ma możliwość określenia pól, które mają podlegać modyfikacji:

• Pole
  • Wartość
  • Cena
• Kierunek zmiany
  • Zmniejszenie
  • Zwiększenie
  • Ustalona wartość
• Zmiana
  • Procentowa
  • Wartościowa
• Wartość o jaką nastąpi zmiana

Po zatwierdzeniu dokumentu deprecjacji nastąpi aktualizacja:

• wartości zasobu na magazynie zgodnie z wartością określoną w polu Wartość po deprecjacji
• ceny zasobu na magazynie według wzoru Wartość po deprecjacji/Ilość zasobu na magazynie
• wartości zakupu dla danej partii, która zostanie wyliczona jako suma wartości po deprecjacji zdeprecjonowanych zasobów i pozostałych zasobów
• ceny jednostkowej, która zostanie wyliczona według wzoru Wartość partii po deprecjacji/Ilość zasobów dla danej partii
• zasobu, który został zarezerwowany przez rozchodowy dokument magazynowy

Uwaga

Po zatwierdzeniu dokumentu deprecjacji nie nastąpi aktualizacja wartości zakupu/nabycia na dokumentach ZS/FS, które dokonały rezerwacji zasobowej deprecjonowanych artykułów.

Podczas zatwierdzania dokumentu deprecjacji nastąpi weryfikacja Daty deprecjacji. W przypadku baz z metodą kolejkowania:

• FIFO/LIFO – jeśli data dostawy jest późniejsza niż data deprecjacji nie ma możliwości jego zatwierdzenia
• AVCO – nastąpi weryfikacja parametru Kontrola chronologii modyfikacji zasobów. W przypadku gdy data ostatniej modyfikacji zasobów pobranych na dokument DP jest późniejsza od daty deprecjacji nie ma możliwości jego zatwierdzenia

Podczas anulowania następuje weryfikacja ilości towaru na magazynie z danej dostawy, która podlegała deprecjacji. W przypadku, gdy ilość:

• jest dostępna – wartość zasobu na magazynie zostanie zaktualizowana o kwotę, która dla tego zasobu została zdeprecjonowana.

Przykład

1. Na magazyn outletowy przyjęta została dostawa dokumentem PZ/2016/00001 artykułu Apaszka: 10 szt. w cenie 1,00 PLN za sztukę.
2. Dokumentem WZ/2016/00001 wydano z magazynu outletowego 5 szt. artykułu Apaszka.
3. Dokonana została deprecjacja zasobu:Na magazynie outletowym dla artykułu Apaszka przed deprecjacją dostępnych jest 5 szt. dostawy z dokumentu PZ/2016/00001 w cenie 1,00 PLN za sztukę – wartość zasobu wynosi 5,00 PLN.Na dokumencie deprecjacji cena została zmniejszona do 0,90 PLN. Stan dostawy po deprecjacji:5 szt. * 0,90 PLN = 4,50 PLN
4. Dokumentem WZ/2016/00002 wydano 4 szt. artykułu Apaszka z magazynu outletowego. Stan dostawy po wydaniu towaru dokumentem WZ/2016/00002:1 szt. * 0,90 PLN = 0,90 PLN
5. Anulowano deprecjację. Stan dostawy po anulowaniu deprecjacji:Wartość: 1,40 PLN (0,90 PLN wartość zasobu + 0,50 PLN z anulowanej deprecjacji)

• nie jest dostępna – wygenerowany zostanie dokument KK. Wygenerowana w ten sposób KK nie jest powiązana z żadnym dokumentem magazynowym.

Przykład

1. Na magazyn reklamacyjny przyjęta została dostawa dokumentem PZ/2016/00002 artykułu Krawat w ilości 20 szt. w cenie 10,00 PLN za sztukę.
2. Dokumentem WZ/2016/00002 wydano 10 szt. artykułu Krawat.
3. Dokonano deprecjacji zasobu:Na magazynie reklamacyjnym dla artykułu Krawat przed deprecjacją było na stanie 10 szt. dostawy z dokumentu PZ/2016/00002 w cenie 10,00 PLN za sztukę – wartość zasobu wynosi 100,00 PLN.Na dokumencie deprecjacji cena została zmniejszona do 9,00 PLN. Stan dostawy po deprecjacji:10 szt. * 9,00 PLN = 90,00 PLN
4. Dokumentem WZ/2016/00003 wydano 10 szt. artykułu z dostawy przyjętej dokumentem PZ/2016/00002. Stan zasobu po wydaniu:Brak zasobu.
5. Anulowano deprecjację.Powstał dokument KK na magazyn reklamacyjny.Wartość KK: 10,00 PLN

Uwaga

W przypadku wystawienia dwóch dokumentów deprecjacji na jeden magazyn, nie ma możliwości anulowania wcześniej wystawionego dokumentu DP, w pierwszej kolejności należy anulować późniejszy dokument.

 

Podczas anulowania deprecjacji następuje weryfikacja ilości towaru na magazynie z danej dostawy, która podlegała deprecjacji. W przypadku gdy ilość:

• jest dostępna – wartość dostawy na magazynie zostanie zaktualizowana o całą wartość danej pozycji dokumentu deprecjacji.

Przykład

Na magazynie głównym znajduje się 20 szt. artykułu Botki:

• 10 szt. partii o rozmiarze 37 w cenie 10, 00 PLN za szt.
• 10 szt. partii o rozmiarze 38 w cenie 10, 00 PLN za szt.

1. Wystawiono dokument deprecjacji, na którym zmniejszono cenę do 9,00 PLN dla partii z rozmiarem 37 i 38. Stan zasobu po deprecjacji:

• Partia z rozmiarem 37: 10 szt. * 9,00 PLN = 90, 00 PLN
• Partia z rozmiarem 38: 10 szt. * 9,00 PLN = 90, 00 PLN

2. Dokumentem WZ/2016/00004 wydano 5 szt. partii z rozmiarem 37. Stan zasobu po wydaniu:

• Partia z rozmiarem 37: 5 szt. * 9,00 PLN = 45 PLN
• Partia z rozmiarem 38: 10 szt. * 9,00 PLN = 90,00 PLN

3. Anulowano deprecjację. Stan zasobu po anulowaniu deprecjacji:

• Partia z rozmiarem 37: wartość: 51,66 PLN
• Partia z rozmiarem 38: wartość: 103,34 PLN

• nie jest dostępna - wygenerowany zostanie dokument KK dla danego magazynu na całą wartość pozycji dokumentu deprecjacji.

Przykład

Na magazynie reklamacyjnym znajduje się 20 szt. artykułu Szalik:

• 10 szt. partii w paski w cenie 10, 00 PLN za szt.
• 10 szt. partii w groszki w cenie 10, 00 PLN za szt.

1. Wystawiono dokument deprecjacji, na którym zmniejszono cenę do 9,00 PLN zarówno dla partii paski, jak i dla partii groszki. Stan zasobu po deprecjacji:

• Partia paski: 10 szt. * 9,00 PLN = 90, 00 PLN
• Partia groszki: 10 szt. * 9,00 PLN = 90, 00 PLN

2. Dokumentem WZ/2016/00006 wydano 10 szt. partii w paski. Stan zasobu po wydaniu:

• Partia groszki: 10 szt. * 9,00 PLN = 90,00 PLN

3. Anulowano deprecjację. Stan zasobu po anulowaniu deprecjacji:

• Partia groszki: wartość: 90,00 PLN + 20,00 PLN = 110,00 PLN

Uwaga

W przypadku wystawienia dwóch dokumentów deprecjacji na jeden magazyn, nie ma możliwości anulowania wcześniej wystawionego dokumentu DP, w pierwszej kolejności należy anulować późniejszy dokument.

 

Rabat jest parametrem określającym upust względem ceny bazowej (ceny początkowej). System obsługuje mechanizm przydzielania rabatów na transakcjach handlowych. W systemie wyróżnia się:

• rabat użytkownika
• rabat nagłówka dokumentu
• rabaty towarowe
• promocje pakietowe

Na podstawie powyższych typów, użytkownik może tworzyć rabaty określające szczegółowe warunku ich naliczania. Dostęp do rabatów możliwy jest z poziomu zakładki Sprzedaż -> Rabaty. Grupa przycisków Rabaty dostępne są:

• Typy rabatów - lista predefiniowalnych typów rabatów towarowych, promocji pakietowych oraz rabatów nagłowka, dla których użytkownik może okreslić priorytet ich naliczania.

Uwaga

Rabaty użytkownika (w tym rabaty nagłówka) mają odgórnie ustaloną kolejność naliczania i nie podlega ona żadnej edycji – naliczane są zawsze jako ostatnie po rabatach towarowych oraz promocjach pakietowych.

• Użytkownika - lista operatorów systemu wraz z przyznaną im maksymalną wielkością rabatu użytkownika, jaki mogą udzielić kontrahentowi podczas wystawiania dokumentu niezależnie od rabatów towarowych.
• Rabaty - wykaz rabatów towarowych i promocji pakietowych zdefiniowanych przez operatora.

  Zasady naliczania rabatów w systemie:

• rabaty udzielane są w walucie dokumentu (rabat wyrażony w innej walucie jest przeliczany na walutę dokumentu po kursie obowiązującym na danym dokumencie)
• w zależności od kierunku VAT na dokumencie rabat naliczany jest:
  • od wartości/ceny netto – jeśli dokument jest wystawiony od netto
  • od wartości/ceny brutto – jeśli dokument jest wystawiony od brutto
• w zależności od parametru Rabat od ceny na karcie artykułu rabaty naliczane są od ceny lub od wartości elementu dokumentu
• rabaty wartościowe (kwotowe) oraz rabat użytkownika na pozycje zawsze łączone są z innymi rabatami metodą Dodaj
• system uwzględnia parametr Kontrola: ilość*cena=wartość
• system uwzględnia kontrolę minimalnej marży – po naliczeniu rabatów cena może zostać podwyższona tak, aby spełnić wymagania minimalnej marży
• kolejność naliczania rabatów:
  • rabaty pozycji (rabaty towarowe) wg kolejności określonej na liście typów rabatów
  • rabat użytkownika (nadawany bezpośrednio na pozycję dokumentu)
  • procentowy rabat nagłówka
  • wartościowy rabat nagłówka
  • sprawdzanie kontroli minimalnej marży i kontroli ilość*cena=wartość
• wartość całego dokumentu wyliczana jest na podstawie wartości elementów dokumentu

Typy rabatów stanowią predefiniowane w systemie wzorce, na podstawie których użytkownik ma możliwość definiować rabaty z określonymi warunkami ich naliczania. Z poziomu zakładki Sprzedaż -> Typy rabatów, dostępna jest lista wszystkich typów rabatów towarowych oraz rabatów nagłówka, na której użytkownik może określić kolejność naliczania rabatów towarowych oraz promocji pakietowych.

Na liście dostępne są dwie kolumny:

• Typ – określa typ rabatu wskazując ogólne kryteria, według których system nalicza rabat, a które szczegółowo muszą one zostać określone przez operatora definiującego dany rabat.
• Priorytet – określany na typie rabatu wpływa na ustawienie domyślnego priorytetu dla nowo dodawanego rabatu, który determinuje kolejność naliczania rabatów (w pierwszej kolejności naliczony jest rabat o najniższej wartości priorytetu). Wyjątek stanowią rabaty nagłówka (procentowy i wartościowy) oraz rabaty pakietowe, które zawsze są naliczane jako ostatnie.

Wśród rabatów towarowych wyróżnia się:

• rabat nabywcy na artykuł – określonemu kontrahentowi lub kilku kontrahentom przysługuje specjalny rabat na dany artykuł lub kilka artykułów
• rabat nabywcy na grupę artykułów – określonemu kontrahentowi lub kilku kontrahentom przysługuje upust na artykuły z danej grupy/grup artykułów
• rabat grupy nabywców na artykuł – określonej grupie/grupom kontrahentów, np. partnerom danej firmy, którym przysługuje specjalny upust na dany artykuł lub kilka artykułów
• rabat grupy nabywców na grupę artykułów – analogicznie do wyżej opisanych
• rabat progowy na artykuł – ustalane są progi dotyczące ilości kupowanego artykułu/artykułów oraz wysokość rabatu dla każdego progu; np. poniżej 100 szt. danego towaru – brak rabatu, od 101 do 1000 szt. – 5% rabatu, powyżej 1000 szt. – 7%
• rabat kontrahenta na formę płatności – ustalany dla konkretnego kontrahenta/kontrahentów na daną formę płatności
• rabat grupy kontrahentów na formę płatności – analogicznie do Rabatu kontrahenta na formę płatności, z tą różnicą, że ustalany jest dla grupy/grup kontrahentów

Do promocji pakietowych zalicza się:

• pakiet stały – nadawany po dodaniu na dokument określonych artykułów (tworzących dany pakiet) tylko w ustalonej ilości lub jej wielokrotności.
• pakiet elastyczny – ustalany globalny próg ilościowy lub wartościowy, po przekroczeniu którego zostanie nadany rabat na wskazane w promocji towary lub grupy towarowe.

Do rabatów nagłówkowych zalicza się:

• procentowy rabat nagłówka – odmiana rabatu użytkownika; nadawany przez operatora bezpośrednio w nagłówku wystawianego dokumentu następnie rozbijany przez system na poszczególne elementy dokumentu; operator musi jedynie wcześniej określić, czy rabat ma być łączony z innymi rabatami poprzez dodawanie czy mnożenie.
• wartościowy rabat nagłówka – odmiana rabatu użytkownika; podobnie jak procentowy rabat nagłówka jest określany bezpośrednio w nagłówku wystawianego dokumentu i dzielony przez system na poszczególne elementy dokumentu proporcjonalnie do ich wartości.
• rabat nagłówka od wartości transakcji – rabat nadawany w zależności od zdefiniowanych progów wartościowych. Rabat nadawany może być zarówno w formie wartościowej jak i procentowej. Rabat zdefiniowany po stronie Comarch ERP Altum zostanie naliczony wyłącznie w transakcjach realizowanych w systemie Comarch POS.

Rabaty użytkownika, to rabaty udzielane przez operatora podczas wystawiania przez niego dokumentu sprzedaży. Operator nie może udzielić na jednym dokumencie większego upustu od tego, jaki został mu przypisany w systemie. Lista użytkowników wraz z nadaną im maksymalną wielkością rabatu użytkownika dostępna jest z poziomu zakładki Sprzedaż -> (Rabaty) -> Użytkownika. Rabaty użytkownika mogą być wyrażone w formie procentowej lub wartościowej (kwotowej) oraz są naliczane:

• poprzez udzielenie upustu na konkretny element dokumentu (ręczna zmiana ceny, rabatu lub wartości artykułu na elemencie dokumentu; dalej zwany rabatem użytkownika)
• na cały dokument, tzw. rabat nagłówka dokumentu

Przed zdefiniowaniem rabatu użytkownika należy założyć konto dla określonego użytkownika (Konfiguracja -> Struktura firmy -> Operatorzy) i przypisać do niego pracownika. Następnie z poziomu zakładki Sprzedaż -> Rabaty -> Użytkownika należy określić wielkość maksymalnego rabatu, jaki może udzielić dany użytkownik. Rabat użytkownika oraz wartościowy rabat nagłówka naliczane są zawsze addytywnie (kumują się). Rabaty nagłówkowe są dostępne na dokumentach FS, PAR, WZ, ZS oraz OS.

Procentowy rabat nagłówka dokumentu

Procentowy rabat nagłówka dokumentu, jako jedyny spośród rabatów użytkownika, ma swoją definicję na liście rabatów (Sprzedaż -> Rabaty). Jednak jego definicja podlega modyfikacji tylko w niewielkim stopniu - użytkownik może zmienić nazwę oraz sposób łączenia z innymi rabatami. Rabat procentowy może zostać nadany przez operatora zarówno przed dodaniem elementów na dokument, jak i po. W zależności od ustawień sposobu łączenia z innymi rabatami na definicji procentowego rabatu nagłówka, rabat ten:

• pomniejszy wartość pozycji po rabacie o procentowy rabat nagłówka, a po pomniejszeniu tej wartości przeliczy cenę i rabat efektywny pozycji – opcja Mnóż

Przykład

W systemie zdefiniowano rabat towarowy Rabat nabywcy na artykuł – artykuły LAK001 i K00020, kontrahent Shoes4You, wielkość rabatu 4%. Cena artykułów LAK001– 10 zł, K00020– 20 zł. Na definicji procentowego rabatu nagłówka parametr odpowiadający za sposób łączenia z innymi rabatami przyjmuje wartość Mnóż. 1. Wystawiono FS na kontrahenta Shoes4You. Kierunek VAT na dokumencie liczony jest od netto, a rabaty liczone są od ceny. 2. W nagłówku dokumentu wprowadzono rabat 2% (0,0200) 3. Podczas dodawania artykułu LAK001 (ilość 1szt.), w pierwszej kolejności naliczane są rabaty pozycji LAK001: 1* (10 zł * (1 - 4%)) = 9,6 zł 4. Następnie naliczany jest procentowy rabat nagłówka 2% LAK001: 9,6 zł * (1 - 2%) = 9,41 zł 5. Wartość elementu LAK001 po rabatach, to 9,41 zł 6. Przeliczenie ceny i rabatu efektywnego LAK001: cena 9,41 zł / 1 = 9,41 zł; rabat efektywny (10 zł - 9,41 zł)/10 * 100 = 5,9%

• doda procentowy rabat nagłówka do rabatu pozycji, a na koniec wyliczy cenę elementu, w zależności od ustawienia parametru Rabat od ceny – opcja Dodaj

Przykład

Zdefiniowany został rabat towarowy Rabat nabywcy na artykuł – artykuły LAK001 i K00020, kontrahent Shoes4You, wielkość rabatu 4%. Cena artykułów LAK001 – 10 zł, T2 – 20 zł. Na definicji procentowego rabatu nagłówka parametr odpowiadający za sposób łączenia z innymi rabatami przyjmuje wartość Dodaj. 1. Wystawiony zostaje dokument FS. Kierunek VAT na dokumencie liczony jest od netto, a rabaty liczone są od ceny. 2. W nagłówku dokumentu wprowadzono rabat 2% (0,0200) 3. Podczas dodawania artykułu LAK001 (ilość 2szt.), w pierwszej kolejności naliczane są rabaty pozycji LAK001: 2 * (10 zł * (1 - 4%)) = 2 * 9,6 zł = 19,2 zł 4. Następnie naliczany jest procentowy rabat nagłówka 2% LAK001: 2 * (10 zł * (1 - (4% + 2%))) = 2 * 9,4 zł = 18,8 zł 5. Wartość elementu po rabatach 18,8 zł 6. Przeliczenie ceny i rabatu efektywnego LAK001: cena 18,80 zł / 2 = 9,40 zł; rabat efektywny (1 - 9,40 zł/10 zł) * 100 = 6%

Jeżeli procentowy rabat nagłówka został udzielony po naliczeniu rabatu wartościowego, system ponownie przeliczy rabaty na pozycjach wg standardowej kolejności – rabaty towarowe (pozycji), rabat użytkownika na pozycję, procentowy rabat nagłówka, wartościowy rabat nagłówka.

Wartościowy rabat nagłówka dokumentu

Po wprowadzeniu w nagłówku dokumentu kwoty rabatu wartościowego system rozbije kwotę rabatu na pozycje dokumentu proporcjonalnie do ich wartości. Przy wprowadzaniu pozycji na dokument rabat wartościowy jest naliczany : tylko na pozycje, które zostały dodane na dokument przed wprowadzeniem tego rabatu jeżeli użytkownik ponownie go wprowadzi wówczas dla każdego elementu system ponownie przeliczy wszystkie rabaty wg standardowej kolejności Kontrola marży minimalnej może spowodować, że wartość elementu nie jest pomniejszona o proporcjonalną część rabatu wartościowego nagłówka przypadającą na ten element. W takiej sytuacji system spróbuje podzielić tę kwotę na pozostałych pozycjach dokumentu. W przypadku usunięcia pozycji z dokumentu na którym został naliczony wartościowy rabat nagłówka, system weryfikuje, czy suma kwot rabatu wartościowego nagłówka na pozostałych elementach jest równa kwocie określonej w nagłówku.

Uwaga

Rabat użytkownika oraz wartościowy rabat nagłówka naliczane są zawsze addytywnie.

Przykład

W systemie znajdują się dwa artykuły:

• LAK001, cena z cennika (początkowa) = 12,20 zł
• K00020, cena z cennika (początkowa) = 20,00 zł

Wystawiony zostaje dokument FS i dodano po 1szt. artykułu T1 i T2:

• LAK001, 1opk. * 12,20
• K00020, 1opk. * 20,00

Wartość dokumentu FS 32,20 zł. Udzielono wartościowego rabatu nagłówka w wysokości 30,00 zł. Elementy po naliczeniu rabatu przyjmują wartości:

• LAK001, wartość rabatu 11,37 (93,20%), cena końcowa 0,83 zł
• K00020, wartość rabatu 18,63 (93,15%), cena końcowa 1,37 zł

Następnie, zmniejszono ilość na elemencie z artykułem LAK001 z 1opk. do 0,5opk. W wyniku tej operacji, system nie zmieni ceny końcowej (pozostanie 0,83 zł) ani łącznej kwoty rabatu wartościowego nagłówka (11,37 zł), a jedynie doda ujemny rabat użytkownika na pozycje w wysokości -5,69 zł, tak by wyrównać łączny rabat do rabatu sprzed zmiany ilości. Dzięki temu, w strukturze rabatu operator może zobaczyć, że po naliczeniu wartościowego rabatu nagłówka element był jeszcze modyfikowany.

Uwaga

Wartościowy rabat nagłówka jest naliczany tylko na elementy, które zostały dodane na dokument przed wprowadzeniem tego rabatu. Jeśli użytkownik wprowadzi wartościowy rabat nagłówka na dokument, a następnie doda nowe elementy system nie podzieli ponownie rabatu i nie uwzględni go na nowododanych pozycjach.

Rabat nagłówka od wartości transakcji

Rabat nagłówka od wartości transakcji pozwala na naliczenie rabatu, który uzależniony jest od wartości całego dokumentu. Rabat udzielany jest klientowi, jeśli suma transakcji osiągnie jeden ze zdefiniowanych progów.

Uwaga

Użytkownik ma jedynie możliwość zdefiniowania rabatu nagłówka od wartości transakcji, który po zsynchronizowaniu do Comarch POS, może zostać użyty na dokumencie.

Elementem koniecznym do zdefiniowania rabatu jest określenie wartości udzielonego rabatu co najmniej dla jednego progu. Użytkownik określa wartość/procent udzielonego rabatu,próg oraz walutę jego obowiązywania. Tworząc rabat nagłówka od wartości transakcji, poza standardowymi polami dostępnymi na definicji rabatu, użytkownik ma możliwość zdefiniowania dodatkowych parametrów określających sposób wyliczania wartości dokumentu:

• Wliczaj artykuły niepodlegające rabatom – zaznaczenie parametru pozwoli na wliczanie do wartości transakcji artykułów z odznaczonym parametrem na karcie artykułu Podlega rabatom.
• Wliczaj pakiety niepodlegające rabatom nagłówka – zaznaczenie parametru pozwoli na wliczanie do wartości transakcji promocji pakietowych, dla których na definicji rabatu odznaczono parametr Uwzględniaj rabaty nagłówka

Rabaty towarowe to o upusty definiowane przez użytkownika wykorzystywane w transakcjach sprzedażowych, które naliczane są oddzielnie na każdą pozycję. Cechy charakterystyczne rabatów towarowych:

• przed rozpoczęciem transakcji użytkownik może określić warunki, które muszą być spełnione, aby rabat o określonej wartości procentowej lub kwotowej został naliczony na element dokumentu
• naliczane są zawsze automatycznie podczas dodawania pozycji na dokument lub po wprowadzeniu zmian na dokumencie wpływających na wartości pozycji (np. zmiana kontrahenta, czy daty dokumentu), jeżeli na dokumencie zaistniały warunki określone w definicji rabatu.
• obliczane są w odniesieniu do ceny lub wartości początkowej.

Lista zdefiniowanych przez operatora rabatów towarowych jest dostępna po wybraniu z menu zakładki Sprzedaż -> Rabaty.

Pozostałe rabaty podlegają całościowej modyfikacji, a ich ilość zależy tylko od użytkownika. Lista zawiera takie dane, jak: LP, Nazwa, Typ rabatu, Aktywny, Obowiązuje od, Obowiązuje do, Uwzględniaj kolejne rabaty, Priorytet, Naliczany w Altum (pole informacyjnie, parametr domyślnie odznaczony dla promocji kuponowej, rabatu nagłówka od wartości transakcji oraz rabatów z powiązanymi harmonogramami), Promocja kuponowa, Ręczny, Ograniczenie harmonogramem.

Uwaga

Rabaty mające odznaczony parametr Naliczany w Altum nie są uwzględniane w transakcjach wykonywanych w systemie Comarch ERP Altum.

W zależności od centrum do jakiego zalogowany jest operator lista rabatów towarowych może się różnić. Jeżeli operator jest zalogowany w kontekście firmy głównej (root) na liście prezentowane są wszystkie rabaty zdefiniowane w całej organizacji. Jeżeli operator zalogowany jest centrum innego niż root (firma główna) to na liście rabatów wyświetlane są tylko rabaty obowiązujące w tym centrum.

Definiowanie rabatów towarowych

Do stworzenia i zapisania nowego rabatu niezbędne jest wypełnienie wszystkich pól i zakładek na formularzu rabatu. Jedynym nieobligatoryjnym polem jest Obowiązuje do. Na formularzu dostępne są pola:

• Priorytet – domyślnie pobierany jest priorytet zdefiniowany na typie rabatu, do którego należy dany rabat. Z poziomu formatki rabatu istnieje możliwość zmiany wartości tego pola.
• Aktywny
• Nazwa – pole pozwalające na wprowadzenie nazwy obiektu. Istnieje możliwość dodania do bazy danych dwóch lub więcej rabatów o tych samych nazwach.
• Typ rabatu – pole wyboru typu rabatu towarowego z predefiniowanej listy.
• Ręczny – parametr dostępny do zaznaczenia/odznaczenia w każdym momencie pracy z system dla rabatów o typie:
  • Nabywcy na artykuł
  • Nabywcy na grupę artykułów
  • Grupy nabywców na artykuł
  • Grupy nabywców na grupę artykułów
  • Progowych.

Zaznaczenie parametru blokuje automatyczne naliczanie danej definicji rabatu w systemie Comarch POS.

• Sposób łączenia z poprzednimi – pole pozwalające na wybór sposobu łączenia rabatów. W przypadku opcji Dodaj – wszystkie rabaty są sumowane bez znaczenia czy naliczane są wartościowo czy procentowo. W przypadku sposobu Mnóż – kolejno nadawane upusty są mnożone przez siebie.
• Promocja kuponowa – pole pozwlające na określenie, czy dany rabat może zostać powiązany z kuponem. Po zaznaczeniu parametru:
  • ukryte zostają pola dotyczące aktywności oraz terminu obowiązywania rabatu
  • odznaczony zostaje parametr Ręczny
  • dostępna jest zakładka Kupony na której użytkownik ma możliwość powiązania rabatu z kuponem/kuponami.
  • ukryta zostanie zakłada Kontrahenci, możliwość powiązania nabywcy/grupy jest dostępna z poziomu definicji kuponu.
  • ukryta zostanie zakładka Harmonogramy, możliwość powiązania jest dostępna z poziomu definicji kuponu.

Podczas kopiowania rabatu towarowego nie są przenoszone ustawienia z zakładki Kupony. Nie ma możliwości usunięcia rabatu towarowego, który został powiązany z kuponem.

• Rodzaj rabatu – parametr określający formę udzielanego upustu: procentową – liczony jako procent od kwoty lub wartościową – upust o określonej wartości (kwocie).
• Sposób łączenia z poprzednimi – pole pozwalające na wybór sposobu łączenia rabatów. W przypadku opcji Dodaj – wszystkie rabaty są sumowane bez znaczenia czy naliczane są wartościowo czy procentowo.

Uwaga

Rabat wartościowy (kwotowy) może być łączony z innymi jedynie metodą Dodaj. Nie ma możliwości łączenia takich rabatów z innymi metodą Mnóż.

• Rodzaj rabatu – parametr określający formę udzielanego upustu: procentową – liczoną jako procent od kwoty lub wartościową – upust o określonej wartości (kwocie) np. 10 zł. Dla rabatu o charakterze wartościowym domyślnie wyświetlana jest waluta systemowa firmy do której zalogowany jest operator możliwy jest jednak wybór waluty w jakiej upust ma być udzielony.

Uwaga

W przypadku rabatu wartościowego (kwotowego) oraz rabatu procentowego, jeśli na karcie danego artykułu zaznaczono parametr Rabat od ceny wówczas rabat ten jest liczony od ceny. W przeciwnym wypadku jest on naliczany od wartości pozycji.

• Obowiązuje od / obowiązuje do – zakres dat wyznaczający okres, w którym obowiązuje rabat. Aby rabat został uwzględniony data wystawienia dokumentu sprzedaży musi zawierać się w podanym przedziale. Rabat może być:
  • bez ograniczeń czasowych – aktywny od daty zdefiniowanej w polu Od; bez definiowania daty do kiedy ma obowiązywać (odznaczony parametr przy polu z datą Do)
  • w określonym przedziale czasowym – posiada zdefiniowaną datę obowiązywania Od i datę Do (zaznaczony parametr przy polu z datą Do); po upływie tego terminu rabat nie jest uwzględniany
• Uwzględniaj kolejne rabaty – informuje, czy kolejne rabaty występujące na liście za danym rabatem są uwzględniane. Zaznaczony parametr oznacza, że kolejne rabaty są uwzględniane. Odznaczony oznacza, że jeśli dany rabat występuje i może zostać naliczony (zostały spełnione warunki określone na definicji rabatu), to po nim następuje zakończenie naliczania kolejnych rabatów. Wyjątek stanowią rabaty nagłówka, które są naliczane, jeśli operator zdefiniuje je na wystawianym dokumencie bez względu, czy dla wcześniejszych rabatów zaznaczono ten parametr.

Uwaga

Odznaczenie parametru Uwzględniaj kolejne rabaty dla któregokolwiek rabatu towarowego nie wpływa na udzielenie rabatu użytkownika oraz rabatów nagłówka. Są one naliczane zawsze na samym końcu. Mogą nie zostać naliczone tylko, jeśli pracownikowi nie został przyznany rabat użytkownika naliczenie ich wiązałoby się z niespełnieniem warunku minimalnej marży lub wartość rabatu przekraczałaby wartość dokumentu.

Uwaga

Parametr Uwzględniaj kolejne rabaty jest odznaczony i niemożliwy do zmiany dla rabatów o typie pakiet stały oraz pakiet elastyczny.

Poniżej opisanych pól znajdują się zakładki, zmieniające się w zależności od wybranego typu rabatu. W przypadku zakładki Kontrahenci system umożliwia zdefiniowanie listy nabywców/grup nabywców uprawnionych do otrzymania określonego rabatu. Na zakładce Artykuły można zdefiniować listę artykułów/grup artykułów oraz jednostkę, których ceny zostaną obniżone zgodnie z ustawionymi w rabacie parametrami. Po dodaniu artykułu domyślnie w kolumnie z jednostką wyświetlona zostanie opcja Wszystkie oznacza to, że rabat zostanie naliczony na dokumencie dla artykułu niezależnie od wybranej jednostki. Użytkownik ma możliwość wskazania konkretnej jednostki, która ma być rabatowana po rozwinięciu listy wartości w kolumnie J.m. Lista ta zawiera wszystkie jednostki powiązane z danym artykułem. W przypadku grupy artykułów użytkownik ma możliwość wyboru wszystkich jednostek zdefiniowanych w systemie. Analogicznie na zakładce Formy płatności wskazujemy, która forma płatności jest premiowana upustem. Centra to zakładka na której użytkownik określa jednostki organizacyjne w firmie, które mogą udzielać danego rabatu. Podczas przypisywania centrum drzewo struktury jest ograniczone do centrum do którego jest zalogowany operator edytujący rabat oraz do centrów podrzędnych. Zakładka Harmonogramy umożliwia przypięcie do danego rabatu zdefiniowanego wcześniej harmonogramu. Zakładka ta nie jest dostępna dla rabatów procentowych nagłówka, kontrahenta na formę płatności oraz grupy kontrahentów na formę płatności. Sekcja Progi pojawia się w przypadku wyboru Rabatu progowego na artykuł. Służy do zdefiniowania przedziałów ilościowych i upustów, jakie obowiązują dla każdego z nich. W tym miejscu użytkownik określa także, czy upust progowy jest procentowy czy wartościowy. Dla rabatu wartościowego należy zdefiniować walutę. Aby dodać próg należy wybrać przycisk [Dodaj] w grupie przycisków Progi. Pojawi się nowy wiersz umożliwiający wprowadzenie danych. Zdefiniowany próg można usunąć zaznaczając go, a następnie wybierając przycisk [Usuń] w grupie przycisków Progi. Każdy próg w kolumnie Ilość od powinien być unikalny system nie pozwoli na zapisanie dwóch takich samych progów wyświetli odpowiedni komunikat informujący o duplikacji progów.

Promocje pakietowe są stosowane w celu zwiększenia sprzedaży towarów charakteryzujących się niskim poziomem popytu z produktami najczęściej kupowanymi. Za pomocą „pakietów” użytkownik może zdefiniować promocję, w której np. nabywca otrzyma gratis po zakupie produktu z określonej grupy. Łączenie promocji pakietowych z rabatami nagłówka pozwala na maksymalne zwiększenie sprzedaży całego asortymentu. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania dwóch typów promocji pakietowych:

• pakietu stałego
• pakietu elastycznego

Na ich podstawie można zdefiniować takie promocje jak:

• otrzymanie gratisu przy zakupie dowolnego towaru/towarów z listy
• otrzymanie upustu na określone towary przy zakupie określonej ilości towarów
• otrzymanie upustu na określone towary przy zakupie towarów o określonej wartości
• otrzymanie zarówno upustu na określone towary oraz gratisu po spełnieniu określonych warunków promocji

Uwaga

W przypadku definiowania promocji dla całych grup artykułów, ich lista jest zawężona jedynie do tych grup, które nie należą do kategorii podziału artykułów z zaznaczonym parametrem Wielokrotne przypisanie artykułu do grup.

Naliczanie promocji pakietowych na dokument

Na definicji dokumentów OS, ZS, WZ, FS, PAR dostępny jest parametr Obsługa rabatów pakietowych, który określa sposób naliczania pakietów. Użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:

• Automatyczna przy dodawaniu elementów – po wybraniu tej opcji rabaty pakietowe naliczane są podczas dodawania elementów na dokument
• Ręczna – naliczanie rabatów pakietowych nastąpi dopiero po wybraniu przycisku [Rabaty pakietowe]

Gdy na definicji dokumentu (OS, ZS, WZ, FS, PAR) parametr Obsługa rabatów pakietowych jest odznaczony, na danym typie dokumentu system:

• nie weryfikuje przynależności elementów do pakietu podczas dodawania elementów
• nie nalicza rabatów podczas zatwierdzania lub modyfikacji danych na dokumencie

W kolumnie Lp. promocje pakietowe oznaczone są ikonami informującymi o: - artykule, dla którego istnieją zdefiniowane promocje pakietowe. - spełnieniu wszystkich określonych na definicji rabatów warunków i naliczeniu promocji pakietowej. W przypadku ręcznego naliczania rabatów pakietowych, po wybraniu przycisku [Rabaty pakietowe] użytkownik może wybrać następujące opcje:

• Nalicz rabaty – naliczone zostają rabaty pakietowe, zgodnie z zasadami dla poszczególnych pakietów.
• Usuń rabaty – pozwala na usunięcie z dokumentu rabatu pakietowego. Opcja ta jest aktywna, jeśli na dokumencie znajduje się naliczony rabat pakietowy.

Uwaga

Dla pozycji dokumentu, dla których naliczona została promocja pakietowa, istnieje możliwość modyfikacji ceny początkowej.

Łączenie promocji pakietowych z rabatem nagłówka

Jeżeli na dokumencie zostały naliczone promocje pakietowe, to rabaty nagłówka naliczone zostaną na pozycje, które:

• nie zostały objęte rabatem pakietowym
• zostały objęte promocją pakietową z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj rabat nagłówka i nie są oznaczone jako gratis

 

Pakiet stały stanowi promocję naliczaną tylko w sytuacji, w której wszystkie elementy zdefiniowane jako elementy pakietu, zostaną dodane do dokumentu w określonej ilości lub wielokrotności tej ilości. Nagłówek tego rabatu różni się od innych polami:

• Waluta – pozwala na określenie waluty danego rabatu
• Sposób łączenia z poprzednim – domyślnie wybrana opcja Dodaj, bez możliwości zmiany

• Zestaw dla e-sklep - zaznaczenie parametru determinuje tworzenie i wysyłanie zestawu dla e-sklep czy podstawie danego rabatu
• Zezwalaj na edycję i częściową realizację zestawu – edycja parametru jest możliwa po zaznaczenia parametru Zestaw dla e-sklep. Określa czy można modyfikować elementy zestawu oraz czy można zrealizować sprzedaż w przypadku braku wystarczających zasobów.
• Zezwalaj na modyfikację ceny elementu pakietu na POS – zaznaczenie parametru umożliwia modyfikację ceny składkowej promocji pakietowej w Comarch POS

Zakładka Artykuły podzielona została na dwie sekcje:

• Artykuły
• Artykuły dodatkowe/gratisy

Po wybraniu artykułów lub grupy artykułów użytkownik musi określić:

• Rodzaj rabatu – lista rozwijana z następującymi opcjami:
  • Upust procentowy
  • Stała cena netto
  • Stała cena brutto
• Ilość – wymagana ilość artykułów, których dodanie na dokument jest warunkiem naliczenia promocji. W przypadku dodania większej ilości towaru niż wskazana w tej kolumnie, pozycje na dokumencie zostają rozdzielone na ilość wynikającą z promocji i ilość nie podlegającą promocji.
• Min. ilość pozycji – pole dostępne do modyfikacji wyłącznie dla wiersza dotyczącego grupy artykułów, określające minimalną ilość różnych artykułów z danej grupy towarowej po dodaniu której, rabat może zostać naliczony na dokument.
• J.m. – jednostka artykułu, dla której ma obowiązywać dany rabat
• Podział (kolumna domyślnie ukryta) – pole uzupełniane wyłącznie dla wiersza dotyczącego grupy artykułów, wyświetlające podział, do której należy dana grupa

W sekcji Artykuły dodane/Gratisy dodatkowo dostępna jest kolumna:

• Wymagany – parametr umożliwiający oznaczenie towaru jako gratisu wymaganego do naliczenia pakietu.

Uwaga

W przypadku, jeżeli zaznaczono na liście co najmniej jeden gratis wymagany, to system do naliczenia pakietu będzie weryfikował wystąpienie na liście elementów dokumentu co najmniej jednego artykułu gratisowego. Jeżeli żaden z gratisów nie został oznaczony jako wymagany, to system naliczy rabaty nawet, jeżeli towaru gratisowego nie ma na dokumencie.

• Najtańszy – opcja dostępna w przypadku wyboru grupy artykułów w sekcji Gratisy. Jej wybranie determinuje naliczenie rabatu dla pozycji z najniższą ceną/wartością.

  Aby zapisać pakiet stały, konieczne jest:

• dodanie co najmniej jednego artykułu podstawowego
• określenie ilości dla wszystkich dodanych elementów na liście Artykuły oraz Artykuły dodatkowe/Gratisy
• dołączenie kontrahenta
• określenie centrum

 

Przykład

Zdefiniowano promocję pakietową – pakiet stały. Do sekcji Artykuły dodany został:

• towar 500300047: ilość 2 szt. rodzaj rabatu – upust procentowy 10%

Do sekcji Artykuły dodatkowe/Gratisy dodany został:

• 500300050: ilość 1 szt. rodzaj rabatu – stała cena 1 PLN

Na dokument zostały dodane towary: 500300047 w ilości 3szt. i 500300050 w ilości 2szt. Po naliczeniu promocji, rabaty na dokumencie kształtują się w następujący sposób:

• 500300047 2 szt. 10%
• 500300050 1 szt. 1 PLN
• 500300047 1 szt. – bez rabatu
• 500300050 1szt. – bez rabatu

W przypadku zakupu 4 szt. towaru 500300047 oraz 2 szt. towaru 500300050, łączna ilość artykułów stanowiłaby wielokrotność pola ilość zdefiniowanego na rabacie, więc użytkownik mógłby otrzymać rabat i 2 gratisy (odpowiednik dwóch pakietów).

Za pomocą pakietu elastycznego użytkownik ma możliwość określenia upustu dla artykułów w przypadku, gdy ich sprzedaż osiągnie określony próg (wartościowy lub ilościowy). Dla każdego globalnego progu można określać inne warunki rabatowania wskazanych elementów oraz dodawać gratis, jeżeli spełniony został próg pakietu.

Progi pakietu elastycznego

Sposób definiowania rabatu elastycznego jest analogiczny do definiowania pakietu stałego. W przypadku tego typu promocji na zakładce Artykuły udostępniona jest dodatkowa sekcja Progi, która umożliwia zdefiniowanie progów liściowych lub wartościowych (tzw. progów globalnych) dotyczących całej promocji.

Sekcja Progi na formularzu pakietu elastycznego W sekcji Artykuły dostępna jest kolumna Typ progu. Wartość określona w tym polu na poziomie elementów promocji może się różnić od progu globalnego. W takim przypadku warunkiem realizacji pakietu będą musiały być spełnione wszystkie określone progi dla elementów oraz globalny próg promocji. Aby zapisać pakiet elastyczny, musi on spełnić te same warunki jak dla pakietu stałego. Dodatkowo system weryfikuje, czy minimalna ilość/wartość pozycji określona na progu nie jest mniejsza niż suma minimalnej ilości/wartość pozycji na elementach promocji (sekcja Artykuły podstawowe). W takim przypadku, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat o niezgodności ilości zdefiniowanych progów. W przypadku tego promocji pakietowych ważne jest:

• uzupełnienie wartości progów globalnych – sekcja progi
• zdefiniowanie wartości progów na poszczególnych elementach – kolumna Wartość progu (czyli ilość artykułu jaka musi być dodana na dokument)
• dodanie gratisów do wybranych progów

 

Przykład

Zdefiniowany został następujący pakiet: W zależności od wartości dokumentu, naliczony zostanie: Pierwszy próg - jeżeli na dokument zostanie dodany:

• którykolwiek z artykuł a1, a2, a3 o wartości min 2000 PLN

lub

• kombinacja artykułów a1, a2, a3, których łączna suma wynosi 2000 PLN
• artykułu a4

Naliczona promocja zaktualizuje wartość artykułu a4 na 0 PLN

Uwaga

Ponieważ artykuł a1, a2, a3 mają określoną wartość progu 0, dodanie wszystkich trzech towarów na dokument nie jest wymagane, aby pakiet był spełniony. Tym samym, pakiet zostanie naliczony nawet po dodaniu jednego z nich jeżeli spełni wymagania wartości progu.

Drugi próg – przypadek analogiczny, po przekroczeniu wartości 3000 PLN, artykuł a5 zostanie zaktualizowany jako gratis.

 

Struktura rabatu to narzędzie, które umożliwia użytkownikowi weryfikację rabatów naliczonych na pozycję dokumentu, a tym samym finalnej ceny artykułu na pozycji dokumentu rozchodowego. Oprócz standardowych rabatów wartość lub cena artykułu (a tym samym rabat) w transakcji może ulec zmianie w wyniku:

• kontroli marży minimalnej
• kontroli ilość * cena = wartość (różnica wynikająca z zaokrągleń)

Dodatkowo na sposób naliczania rabatów mają wpływ następujące czynniki:

• ustawienie sposobu łączenia rabatów na definicji rabatu – Dodaj lub Mnóż
• parametr Rabat od ceny na karcie artykułu
• kierunek VAT na dokumencie

Struktura udzielonego rabatu dostępna jest dla dokumentów FS, PAR, WZ, ZS oraz OS. Dostępna jest w formie dodatkowego okna uruchamianego z poziomu dokumentu lub jako rozwijana sekcja z poziomu formularza pozycji dokumentu (zakładka Kalkulacja). Prezentuje on szczegółową listę naliczonych rabatów dla aktualnie wybranej pozycji. Kolejność rabatów na liście jest zgodna z kolejnością ich naliczenia. Użytkownik może zmieniać zaznaczenie pozycji nie zamykając okna ze strukturą rabatu. Podgląd struktury rabatu jest zależny od uprawnienia Dostęp do struktury rabatu na grupie operatorów. Dla użytkowników nieposiadających uprawnienia do podglądu struktury przycisk zostaje ukryty. Wpływ parametru Kontrola: Ilość*cena=wartość oraz Kontrola marży minimalnej

• Jeżeli w wyniku kontroli: ilość*cena=wartość nie zmienia się wartość pozycji, a tylko rabat całkowity w strukturze rabatu – nie zostanie dodany żaden wpis.
• Jeśli wartość pozycji zmienia się w wyniku kontroli: ilość*cena=wartość system odnotuje taką zmianę w strukturze rabatu.
• Jeżeli pozycja modyfikowana jest w wyniku kontroli marży minimalnej, system również doda odpowiedni wpis w strukturze rabatu.

Kupony pozwalają na naliczenie rabatu procentowego lub wartościowego na zakupione towary poprzez użycie odpowiedniego kodu.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Altum, użytkownik ma jedynie możliwość zdefiniowania kuponów rabatowych, które później są synchronizowane do Comarch POS, gdzie mogą zostać użyte na dokumencie.

Definiowanie kuponów

Z poziomu zakładki Sprzedaż -> Kupony użytkownik ma możliwość dodania oraz zweryfikowania istniejących w systemie kuponów. Na liście dostępne są podstawowe informacje o promocji kuponowej, takie jak:

• Nazwa – pole prezentujące nazwę danej promocji kuponowej, nie jest wartością unikalną
• Aktywny – informacja o aktywności danego kuponu
• Obowiązuje od – wskazuje datę, od której będzie obowiązywał dany kupon
• Obowiązuje do – wskazuje datę, do której będzie obowiązywał dany kupon
• Naliczany rabat – nazwa rabatu powiązanego z kuponem
• Typ rabatu – typ rabatu powiązanego z kuponem
• Ograniczenie harmonogramem – wskazuje powiązanie promocji kuponowej z harmonogramem.

Aby dodać nowy kupon, należy wybrać przycisk [Dodaj] umieszczony nad listą. Na formularzu należy uzupełnić następujące pola oraz parametry:

• Nazwa – pole obligatoryjne pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków (liter i/lub cyfr) odpowiadającego nazwie obiektu, nie jest wartością unikalną
• Symbol – kod alfanumeryczny, pozwalający na zdefiniowanie na jego podstawie kodu rabatowego. Jeżeli w polu Symbol zostanie wpisana wartość RABAT, to dla nowego kodu rabatowego pole Kod zostanie automatycznie uzupełnione tą samą wartością. Po dodaniu kolejnego kodu rabatowego ustawiona zostanie wartość: RABAT1
• Schemat numeracji (Konfigurator) – pole niewymagane. Po wybraniu przycisku […] dostępna jest Lista konfiguratorów ograniczona do konfiguratorów opartych na obiekcie Kupon. Jako schemat numeracji można wybrać jedynie aktywny konfigurator. Na jego postawie będzie tworzony kod rabatowy w polu Kod.
• Rabat – pole pozwala na powiązanie rabatu towarowego (dla którego na definicji zaznaczono parametr Promocja kuponowa) oraz rabatu nagłówka od wartości transakcji z kuponem (prezentowana jest nazwa rabatu)
• Typ rabatu – wskazuje typ rabaty powiązanego z kuponem (typ pobrany ze szczegółów powiązanego rabatu)
• Nabywca na dokumencie – wartość w tym polu możliwa jest do wskazania po wcześniejszym powiadaniu rabatu z kuponem. Określenie wartości determinuje użycie kodu rabatowego na dokumencie. W zależności od powiązanego typu rabatu do wyboru są dostępne poniższe opcje:
  • Niewymagany – nie jest prowadzona kontrola zgodności kontrahentów pomiędzy dokumentem a kontrahentem powiązanym z kodem rabatowym.
  • Wymagany – kod nie może zostać dodany na dokument, na którym wskazano kontrahenta Nieokreślonego.
  • Wymagany, zgodny z kodem – prowadzona kontrola zgodności kontrahentów pomiędzy dokumentem a kontrahentem powiązanym z kodem rabatowym.
• Limit użycia kodu – zaznaczenie tego parametru pozwala na określenie, ile razy dany kod rabatowy może zostać użyty na dokumencie. Dodatkowo użytkownik powinien określić, czy kod rabatowy ma mieć charakter:
  • Globalny – może zostać użyty określoną ilość razy w całym systemie
  • Centrum – może zostać użyty określoną ilość razy w poszczególnych centrach
  • Nabywca – może zostać użyty określoną ilość razy dla danego kontrahenta
• Obowiązuje od – wskazuje datę, od której będzie obowiązywał dany kupon
• Obowiązuje do – wskazuje datę, do której będzie obowiązywał dany kupon
• Ograniczenie harmonogramem – parametr niedostępny do edycji, zostaje automatycznie zaznaczony po dołączeniu harmonogramu do kuponu.
• Wyłączaj stosowanie innych kuponów – zaznaczenie tego parametru blokuje możliwość dodania na dokument kilku kodów rabatowych

Zakładka Kody rabatowe

Na podzakładce Kody użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego kodu rabatowego, który automatycznie powiązany zostaje z aktualnie edytowanym kuponem. W celu dodania nowego kodu rabatowego, należy wybrać przycisk [Dodaj]. Po wybraniu przycisku pojawi się na liście nowy wiersz, w którym wyświetlone zostaną podstawowe informacje o utworzonym kodzie rabatowym:

• Kod – pole obligatoryjne, automatycznie nadawane w oparciu o powiązany konfigurator lub w przypadku jego braku na podstawie pola Symbol. Pole to powinno posiadać wartość unikalną względem zdefiniowanych kodów w stanie Nieaktywny oraz Aktywny.
• Obowiązuje od – wartość pola pobrana z definicji kuponu z możliwością zmiany. Data ta nie może być wcześniejsza niż data wskazana na definicji kuponu.
• Obowiązuje do – wartość pola pobrana z definicji kuponu z możliwością zmiany. Data ta nie może być późniejsza niż data wskazana na definicji kuponu.
• Stan – status kodu rabatowego. Domyślnie ustawiony na Nieaktywny z możliwością zmiany na: Aktywny – kupon możliwy do wykorzystania na dokumencie, Zablokowany – blokuje niemożliwość wykorzystania na dokumencie.
• Kod nabywcy/grupy – pole pozwalające na powiązanie nabywcy/grupy z danym kodem rabatowym. W przypadku gdy podczas dodawania nowego kodu rabatowego wskazana została jedna z dostępnych opcji: dla Grupy/ dla Kontrahenta w wybranej Grupie/ dla Kontrahenta, pole automatycznie zostanie wypełnione z możliwością zmiany
• Nazwa nabywcy/grupy – pole informacyjne, prezentujące nazwę powiązanego kontrahenta/grupy
• Źródło – wskazuje na sposób utworzenia kodu rabatowego. W przypadku dodania ręcznie lub zaimportowania z pliku ustawiona zostanie opcja: Dodany ręcznie. Jeżeli kod rabatowy wygenerowano na podstawie dokumentu, prezentowany jest numer dokumentu.
• Opis – pole pozwala na wprowadzenie dodatkowych uwag do dodanego kodu rabatowego

  W przypadku gdy w polu Nabywca na dokumencie wskazano opcję Wymagany, zgodny z kodem istnieje możliwość seryjnego dodawania kodów rabatowych dla wskazanych kontrahentów/grup kontrahentów (rodzaj dostępnych opcji seryjnego dodawania zależny od typu rabatu). Podzakładka Użycia prezentuje podstawowe informacje o dokumentach, na których wykorzystany został dany kod rabatowy. Prezentowany jest zawsze pierwszy dokument źródłowy, na którym użyty został dany kod rabatowy. W ścieżce ZS -> FS -> WZ prezentowany będzie jedynie numer dokumentu zamówienia sprzedaży. Centra to zakładka zawierająca informacje o jednostkach organizacyjnych w firmie, które mogą udzielać danego rabatu. Możliwość powiązania jest tylko z centrum, które zostało powiązane ze stanowiskiem POS. Zakładka Harmonogramy umożliwia przypięcie do danego kuponu zdefiniowanego wcześniej harmonogramu.

Uwaga

Nie ma możliwości powiązania harmonogramu z nieaktywnym kuponem.

Warunki promocji – pole pozwalające na wprowadzenie dodatkowego opisu promocji

Każdy cennik dostępny w systemie oparty jest o zdefiniowane wcześniej typy ceny, które mogą być wykorzystywane w ścieżce sprzedażowej lub zakupowej. Lista typów cen dostępna jest z poziomu:

• Konfiguracja -> (Handel/Magazyn) ->Typy cen
• Sprzedaż -> Typy cen, gdzie prezentowane są tylko ceny rozchodowe
• Zakup -> Typy cen, gdzie prezentowane są tylko ceny przychodowe

Lista typów cen prezentuje:

• nazwę typu ceny
• parametr informujący o tym, czy do typu ceny zostali przypisani kontrahenci
• parametr informujący, czy typ ceny jest aktywny
• przy definiowaniu typu ceny z poziomu zakładki Konfiguracja pojawia się dodatkowa kolumna wskazująca na rodzaj typu ceny – przychodowy, rozchodowy.

Podczas kreowania bazy danych automatycznie dodane zostają:

• dwa typy cen rozchodowych dla sprzedaży – Detaliczna (domyślny) i Hurtowa
• jeden typ ceny przychodowej dla zakupu – Zakupu (domyślny)

Domyślność typów cen określana jest w konfiguracji danego centrum z poziomu Konfiguracja -> Struktura firmy -> Struktura praw -> Dostępność obiektów. Typ ceny oznaczony jako domyślny na firmie/centrum struktury jest domyślnie ustawiany na dokumentach wystawianych w kontekście tego centrum.

Uwaga

Bez względu na ilość zdefiniowanych przez użytkownika typów cen tylko jeden o charakterze rozchodowym i jeden o charakterze przychodowym może zostać ustawiony jako domyślny dla danego centrum.

W przypadku dezaktywacji typu ceny system nie aktualizuje typu ceny oraz cen na dokumentach wystawionych z danym typem ceny. W przypadku dokumentów w stanie:

• niezatwierdzonym – zmiana typu ceny bezpośrednio przez operatora będzie skutkowała brakiem możliwości ponownego wybrania nieaktywnego typu ceny
• zatwierdzonym – dezaktywowany typ ceny oraz cena będą przenoszone na dokumenty generowane z brakiem możliwości powrotu do tego typu w przypadku jego ręcznej zmiany przez operatora

Do predefiniowanych typów cen automatycznie dodane są dwie grupy operatorów: b2_admin oraz b2_deafult. Istnieje możliwość przyłączania i odłączania innych grup operatorów do wszystkich typów cen z zastrzeżeniem, że do typu ceny zawsze musi być przypisana przynajmniej jedna grupa operatorów.

Aby zdefiniować nowy typ cen, należy wybrać przycisk [Dodaj] dostępny nad listą typów cen. Formularz nowego typu ceny składa się z nagłówka oraz zakładek:

• Dostawcy, Grupy dostawców, <<Operatorzy>>, <<Atrybuty>>– dla przychodowego typu ceny
• Kontrahenci, Grupy kontrahentów,<< Operatorzy>>, <<Atrybuty>> - dla rozchodowego typu ceny

Na formularzu cennika znajdują się pola:

• Nazwa – pole pozwalające na wprowadzenie do 50-ciu znaków (liter lub cyfr) określających unikalną nazwę typu ceny.
• Rodzaj – pole wskazujące, dla którego typu dokumentów (rozchodowych czy przychodowych) jest dostępny cennik utworzony na podstawie danego typu ceny.
• Precyzja – pole określające precyzję ceny, czyli dopuszczalną ilość miejsc po przecinku, z jaką można wprowadzić cenę w cenniku utworzonym na podstawie tego typu ceny.

Kontrahenci/Dostawcy – zakładka umożliwia dołączenie kontrahentów do wybranego typu ceny. W przypadku typów cen o charakterze:

• rozchodowym - przypisanie kontrahentów oznacza jednoczesne powiązanie wskazanych kontrahentów z cennikami utworzonymi na podstawie tego typu ceny i daje im wyłączność na dostęp do tych cenników.
• przychodowym – przypisanie kontrahentów umożliwia jedynie późniejsze powiązanie ich z wybranym cennikiem, ale nie oznacza, że każdy cennik utworzony na tym typie ceny będzie dostępny dla wszystkich kontrahentów przypisanych do tego typu ceny.

Grupy kontrahentów/Grupy dostawców – zakładka umożliwia dołączenie grup kontrahentów do wybranego typu ceny. Operatorzy – zakładka umożliwia dołączanie i odłączanie wybranych operatorów do danego typu ceny.

Uwaga

Operator zalogowany do danego centrum widzi tylko te typy cen, które są przypisane do tego centrum i jednocześnie są powiązane z grupą lub grupami operatorów, do których należy ten operator.

Aby operator mógł skorzystać z typu ceny, konieczne jest przypisanie tego typu ceny do jego grupy operatorów oraz do firmy/centrum, do którego należy ta grupa. Dzięki temu istnieje możliwość ograniczenia dostępu do cenników dla wybranych grup operatorów.

Uwaga

Jeśli operator wystawia dokument dla innego centrum niż to, do którego jest zalogowany, to skorzystać może tylko z tych cenników, których typ ceny jest powiązany z jego grupą operatorów oraz z centrum, dla którego wystawia dokument.

Dodawanie oraz usuwanie powiązania typu ceny z grupą operatorów możliwe jest z poziomu:

• Sprzedaż/Zakup -> Typy cen -> zakładka Operatorzy
• Konfiguracja -> (Handel/Magazyn) -> Typy cen -> zakładka Operatorzy
• Konfiguracja -> Struktura Firmy -> Grupy operatorów -> zakładka Typy cen

Obsługa tej funkcji możliwa jest za pomocą przycisków [Dołącz grupę] i [Odłącz grupę]. Aby przypisać typ ceny do firmy/centrum, należy przejść do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Struktura praw -> Dostępność obiektów. Następnie z listy obiektów wybrać opcję Typy cen i dołączyć lub odłączyć poszczególne typy cen.

Wskazówka

Na centrach podległych domyślnie zaznaczony jest parametr Pobierz z centrum nadrzędnego. Uniemożliwia on dołączanie i odłączanie typów cen. Jeśli na centrum podległym ma być dostępna tylko część typów cen z centrum nadrzędnego, należy odznaczyć ten parametr – wówczas przyciski odpowiedzialne za dołączanie i odłączanie uaktywnią się.

Uwaga

Nie ma możliwości dołączania do centrów podległych typów cen, które nie są dostępne dla bezpośrednich centrów nadrzędnych.

Przykład

Grupy operatorów dostępne w systemie: b2_admin, b2_deafult, Grupa_1, Grupa_2. Typy cen dostępne w systemie: TC1, TC2, TC3. Centra dostępne w systemie: Firma (nadrzędne), WRO (podrzędne do Firma), KRK (podrzędne do Firma i równorzędne do WRO). Grupy operatorów przypisane do poszczególnych centr:

• Firma – b2_admin, b2_deafult, Grupa_1, Grupa_2
• WRO – Grupa_1
• KRK – Grupa_1 i Grupa_2

Typy cen dostępne w poszczególnych centrach:

• Firma – TC1 (domyślny), TC2, TC3
• WRO – TC3 (domyślny)
• KRK – TC2 (domyślny) i TC3

Typy cen dostępne dla poszczególnych grup operatorów:

• TC1 – b2_admin, Grupa_1
• TC2 – b2_admin, Grupa_1
• TC3 – Grupa_2

Sytuacja I: Logując się do centrum Firma, w zależności od grupy, do której należy operator, będzie on miał dostęp do następujących typów cen:

• b2_admin -> TC1, TC2
• Grupa_1 -> TC1, TC2
• Grupa_2 -> TC3
• b2_default -> brak dostępnych typów cen

Jeśli operator należy jednocześnie do grup Grupa_1 i Grupa_2 będzie miał dostęp do typów cen TC1, TC2 i TC3. Sytuacja II: Do centrum WRO mogą zalogować się jedynie operatorzy z grupy Grupa_1. Typy cen dostępne dla grupy Grupa_1 nie są jednak dostępne w centrum WRO. Typ ceny dostępny w centrum WRO nie jest również dostępny dla grupy Grupa_1. Operator logujący się do centrum WRO nie będzie miał zatem dostępu do żadnego typu ceny. Niemniej jednak, wystawiając dokument w centrum WRO, system ustawi typ ceny TC3 – domyślny dla centrum WRO. Sytuacja III: Operator OP_1, należy do grup:

• Grupa_1
• Grupa_2

Operator OP_1 loguje się do centrum KRK. W centrum KRK, operator OP_1 ma dostęp do typów cen:

• TC2 – gdyż ten typ ceny jest dostępny dla grupy Grupa_1 i centrum KRK
• TC3 – gdyż ten typ ceny jest dostępny dla grupy Grupa_2 i centrum KRK

Operator OP_1, w centrum KRK nie ma dostępu do typu ceny TC1, gdyż ten typ ceny nie jest dostępny w centrum KRK.

 

Na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe w sekcji Rozchodowe typy cen prezentowana jest lista rozchodowych typów cen dostępnych dla tego kontrahenta, czyli cen do których:

• przypisany został dany kontrahent
• nie przypisano żadnego kontrahenta

Każdy aktywny i nowo zdefiniowany typ ceny o charakterze rozchodowym jest automatycznie dodawany do kart istniejących kontrahentów, pod warunkiem, że do tego typu ceny nie został wcześniej przypisany żaden kontrahent. W przypadku gdy do nowo dodanego typu ceny zostanie przypisany kontrahent, wówczas typ ceny będzie dostępny tylko dla wybranego kontrahenta.

Jeśli którykolwiek z typów cen dostępnych dla kontrahenta nie jest dostępny dla zalogowanego operatora lub nie jest dostępny w danej firmie/centrum, to nie zostanie on wyświetlony w tej sekcji. Dlatego też, w zależności od tego, w jakiej firmie/centrum oraz przez jakiego operatora wyświetlana jest ta lista, może ona prezentować nieco inne dane. W sekcji dostępne są parametry:

• Domyślna - umożliwia wybranie domyślnego typu ceny dla kontrahenta, który jest inny niż ten określony globalnie dla centrum. Jeżeli użytkownik nie wskaże domyślnego typu ceny, to zostanie on pobrany z centrum. Ceny z cenników ustawionych na tym typie ceny będą pobierane w pierwszej kolejności na dokumentach wystawionych na tego kontrahenta.
• Najniższa cena na dokumentach rozchodowych – po zaznaczeniu parametru na dokumenty pobierana jest najniższa cena spośród dostępnych i aktywnych cenników utworzonych na podstawie rozchodowych typów cen dostępnych dla danego kontrahenta w ramach danej firmy/centrum.

Wskazówka

Jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Najniższa cena na dokumentach rozchodowych, to na dokumencie wystawionym na tego nabywcę:

• może podpowiedzieć się typ ceny, do którego zalogowany operator nie ma dostępu
• cena może wykraczać poza zakres minimalnego i maksymalnego przedziału cenowego dostępnego dla artykułu i operatora (przy zaznaczonym parametrze Sprawdzaj cenę początkową minimalną i maksymalną na dokumentach).

Kolejność pobierania cen w przypadku zaznaczonego parametru Najniższa cena na dokumentach rozchodowych została opisana w dedykowanym artykule.

Uwaga

Jeśli do rozchodowego typu ceny zostali przypisani kontrahenci i nie jest on w danym centrum typem domyślnym, wówczas tylko oni mogą korzystać z każdego cennika utworzonego na tym typie ceny.

Aby kontrahent przypisany do danego typu ceny mógł korzystać z cennika utworzonego na bazie tego typu ceny, musi zostać przypisany również do cennika. Typy cen, które nie zostały oznaczone jako domyślne oraz nie został do nich przypisany żaden kontrahent, są dostępne dla wszystkich kontrahentów.

Uwaga

Jeśli typ ceny ma przypisanych kontrahentów i zostanie on oznaczony jako domyślny w danym centrum, wówczas podczas dodawania nowego kontrahenta zostanie on automatycznie przypisany do tego typu ceny.

Istnieje możliwość ograniczenia dostępu do informacji związanych z kosztami poniesionymi za zakup artykułów określonym grupom użytkowników. Parametr pozwalający na zarządzanie widocznością cen zakupu dostępny jest z poziomu Konfiguracja -> Struktura Firmy -> edycja wybranej grupy operatorów -> Inne uprawnienia -> parametr Dostęp do cen zakup. Odznaczenie parametru wiąże się z:

• ukryciem cen zakupu i nabycia oraz wartości zakupu i nabycia na listach i formularzach dokumentów,
• ukryciem płatności związanych z handlowymi dokumentami przychodowymi (FZ, KIFZ, KWFZ, FZL)
• ukryciem cen zakupu na obiektach słownikowych – karty artykułów, magazynów i wyposażenia

Ukrywanie polega na ukryciu odpowiednich kolumn lub wyświetlaniu kreseczek („---”) w polach gdzie ukrycie całych kolumn jest niemożliwe. Domyślnie parametr Dostęp do cen zakupu jest zaznaczony.

Każdy cennik jest tworzony w oparciu o jeden, wybrany typ ceny. Natomiast na bazie jednego typu ceny można utworzyć dowolną ilość cenników. Cenniki dostępne są z poziomu:

• Konfiguracja -> Handel/Magazyn -> Cenniki
• Sprzedaż -> Cenniki (lista cenników rozchodowych)
• Zakup -> Cenniki (lista cenników przychodowych)

O tym, które cenniki są dostępne w danej firmie/centrum decyduje przypisanie typów cen do odpowiednich oddziałów w strukturze firmy. Jeśli wybrany typ ceny jest dostępny w danej firmie lub centrum, wówczas wszystkie cenniki utworzone na jego podstawie będą dostępne w tej jednostce.

Uwaga

Dla tego samego rodzaju ceny i tego samego artykułu w tym samym czasie może być aktywny więcej niż jeden cennik.

Istnieje możliwość zdefiniowania dwóch rodzajów cenników:

• Zwykły – pozwala na określenie cen dla artykułów oraz partii, usług, kompletów oraz elementów kompletu z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument
• Progowy – pozwala na różnicowanie cen artykułu względem sprzedawanej/kupowanej ilości danego artykułu. W cenniku można definiować ceny dla artykułów, usług oraz kompletów z odznaczonym parametrem na karcie artykułu Pobieraj składniki na dokument bez możliwości dodawania cen dla cech artykułów.

Na liście cenników predefiniowalnie dostępne są dwa cenniki zwykłe:

• Cennik detaliczny
• Cennik zakupu