Lista dokumentów zawiera podstawowe informacje o danym typie dokumentów np.:

• numer dokumentu zgodny ze schematem numeracji
• daty dokumentu
• kod, nazwę oraz adres nabywcy/sprzedawcy
• magazyn – kolumna dostępna na dokumentach magazynowych oraz na liście dokumentów zamówień sprzedaży. Prezentuje wskazany w nagłówku dokumentu magazyn.
  Uwaga

  W przypadku, gdy na dokumencie ZS w nagłówku dokumentu wskazano w polu Magazyn opcję <Wszystkie> na liście prezentowana jest wartość Różne.
• wartość netto oraz brutto dokumentu
• symbol waluty dokumentu
• łączny koszt nabycia pozycji dokumentu wyrażony w walucie systemowej (kolumna domyślnie ukryta)
• numer dokumentu skojarzonego (w przypadku dokumentów magazynowych jest to numer dokumentu handlowego i odwrotnie; gdy z danym dokumentem magazynowym/handlowym powiązany jest więcej niż jeden dokument handlowy/magazynowy – wyświetlany będzie numer pierwszego dokumentu i trzy kropki)
• stan dokumentu
• numer obcy (numer dokumentu źródłowego)
• stan płatności

W zależności od stanu, w jakim aktualnie znajduje się dokument, jest on wyświetlany w określonym kolorze. Każdy stan ma domyślnie przypisany kolor, jednak użytkownik ma możliwość jego modyfikacji. Szczegóły znajdują się w artykule Konfiguracja – definicja dokumentu. Na liście, dokumenty edytowane na innym stanowisku lub na innej zakładce oznaczane są różowym wypełnieniem w pierwszej kolumnie. System nie pozwala na równoczesną edycję dokumentów. Dokument podlegający edycji można podnieść podglądu - pola na formularzu nie są aktywne.

Oprócz standardowych przycisków, na wstążce znajdują się również inne funkcje, charakterystyczne tylko dla listy dokumentów.

Wszystkie funkcje dostępne z poziomu listy dokumentów zostały podzielone na grupy. Każda grupa zawiera przyciski charakterystyczne dla danego elementu, np. Lista zawiera funkcje do obsługi listy dokumentów, Generowanie pozwala na wygenerowanie innego dokumentu na podstawie dokumentu zaznaczonego na liście, Korekty zawierają funkcje do obsługi korekt, Księgowanie – księgowanie dokumentów. Poniżej opis przycisków występujących na listach dokumentów:

	[Zatwierdź] – zatwierdza dokument, uniemożliwiając tym samym dalszą jego edycję

Uwaga

Podczas zatwierdzania dokumentów FS/PAR/ZS/OS/FZ/ZZ/OZ/WZ/PZ, na których rodzaj stawki został ustawiony na Krajowe, a dla pozycji zastosowano stawkę VAT inną niż ustawiona na karcie danego artykułu, system wyświetli ostrzeżenie o ww rozbieżności z możliwością wycofania się z operacji zatwierdzenia.

	[Zatwierdź i fiskalizuj] – zatwierdza dokument, jednocześnie fiskalizując go, jeśli spełnione są warunki fiskalizacji
	[Fiskalizuj] – dostępne tylko dla dokumentów zatwierdzonych; fiskalizuje dokument, jeśli spełnione są << warunki fiskalizacji>>
	[Anuluj] – anuluje zatwierdzony dokument

Uwaga

Anulować można tylko dokumenty będące w stanie zatwierdzonym. Nie można anulować dokumentów będących w stanie:

• zaksięgowanym
• zafiskalizowanym
• zaksięgowanym zafiskalizowanym

	[Zapłać] – pozwala rozliczyć dokument/dokumenty zaznaczone na liście, które są częściowo lub w całości nierozliczone
	[Aktualizuj stawki VAT] – umożliwia aktualizację stawek VAT pozycji dokumentu FS/PAR/ZS/OS/FZ/ZZ/OZ/WZ/PZ, będącego w stanie zainicjowanym lub niezatwierdzonym, na którym rodzaj stawek został ustawiony na Krajowe oraz dokument nie został wygenerowany z WZ/PZ/FS/PAR/FZ. Nowe stawki będą zaczytywane z karty artykułu lub, jeśli stawka zdefiniowana na karcie artykułu jest nieaktywna, pobierana będzie stawka oznaczona w konfiguracji, jako domyślna. Sposób przeliczania cen/wartości pozycji podczas aktualizacji stawek VAT jest zależny od ustawień parametru Kierunek VAT na danym dokumencie. W przypadku dokumentów rejestrowanych metodą od brutto, zmianie ulegną ceny/wartości netto i odwrotnie. Aktualizacja wykonywana jest dla zaznaczonych dokumentów na liście.
	[Statystyka] – przycisk dostępny na większości list dokumentów w systemie. Pozwala na sprawdzenie wagi/objętości dla poszczególnych pozycji na dokumencie oraz wyświetla podsumowanie wagi i objętości dla wszystkich pozycji. Okno ze statystką pełni rolę wyłącznie informacyjną.
	[Koryguj – wartość, ilość, ilość (zwrot całości) lub Stawkę VAT] – generuje korektę wartościową, ilościową lub stawki VAT do zatwierdzonego dokumentu. Różnica między opcją koryguj ilość a koryguj ilość (zwrot całości), polega na tym, że dokument korekty utworzony za pomocą opcji koryguj ilość (zwrot całości) domyślnie zwraca wszystkie pozycje z dokumentu źródłowego, natomiast na korekcie utworzonej po wyborze opcji koryguj ilość, ilość do zwrotu domyślnie ustawiana jest na zero – to użytkownik musi wskazać pozycje oraz ilość jaka ma być zwrócona. Dodatkowo na liście faktur zakupu po rozwinięciu menu korekt dostępna jest również korekta kosztów dodatkowych.
	[Korekta ręczna – wartościowa, ilościowa lub stawki VAT] – umożliwia wystawienie korekty ręcznej: wartościowej , ilościowej lub stawki VAT, do dokumentów zarejestrowanych w innym systemie.
	[WZ] w grupie Generowanie – umożliwia wygenerowanie dokumentu magazynowego (WZ) dla zatwierdzonego dokumentu FS. Liczba przycisków oraz wygląd będzie różny, w zależności od rodzaju dokumentów na liście, np. dla FZ – generuj PZ, dla WZ – generuj FS, PAR, ZSK, dla ZS – generuj WZ, FS, PAR itd. Na niektórych listach może on posiadać dodatkowe podopcje wyświetlane w postaci listy np.: na liście dokumentów ZOS funkcja generowania dokumentu OS.
	[Drukuj listę] – umożliwia podgląd i wydruk listy dokumentów. Składa się z dwóch części – naciśnięcie w górną część przycisku powoduje automatyczne uruchomienie wydruku ustawionego jako domyślny, dolna część rozwija listę wydruków dostępnych dla danej listy dokumentów i pozwala na wybór wydruku, a także uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Wydruk oznaczony gwiazdką, to wydruk zdefiniowany jako domyślny. Po najechaniu myszką na jeden z wydruków rozwijana jest kolejna lista prezentująca drukarki, skonfigurowane na danym stanowisku oraz opcję umożliwiającą podgląd wydruku przed fizycznym wydrukiem. Wydruki dostępne są w języku bazy danych. Dla angielskiej i niemieckiej wersji bazy danych nie są dostępne dedykowane wydruki.
	[Drukuj dokument] – umożliwia podgląd i wydruk dokumentu. Składa się z dwóch części – naciśnięcie w górną część powoduje automatyczne uruchomienie wydruku ustawionego jako domyślny, dolna część rozwija listę wydruków dostępnych dla danego typu dokumentów i pozwala na wybór wydruku, a także uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Wydruk oznaczony gwiazdką, to wydruk zdefiniowany jako domyślny. Po najechaniu myszką na jeden z wydruków rozwijana jest kolejna lista prezentująca drukarki, skonfigurowane na danym stanowisku oraz opcję umożliwiającą podgląd wydruku przed fizycznym wydrukiem. Wydruki dostępne są w języku bazy danych. Dla angielskiej i niemieckiej wersji bazy danych nie są dostępne dedykowane wydruki.
	[Wyślij] – umożliwia automatyczne przesłanie wydruków dokumentów do kontrahenta lub uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Składa się z dwóch części – naciśnięcie w górną część powoduje automatyczne uruchomienie okna wiadomości z załączonym wydrukiem oznaczonym jako domyślny, dolna część rozwija listę wydruków dostępnych dla danego typu dokumentów dając możliwość wyboru tego, który ma zostać przesłany do kontrahenta, a także umożliwia uruchomienie okna konfiguracji wydruków. Wydruk oznaczony gwiazdką, to wydruk zdefiniowany jako domyślny. Konfiguracja umożliwiająca wysyłanie maili, opisana została w artykule << Wysyłanie dokumentów za pomocą wiadomości e-mail>>.

Podstawowe stany dokumentów:

• Zainicjowany – dokument jest w trakcie tworzenia, nie został jeszcze zapisany
• Niezatwierdzony – dokument jest zapisany ale można dokonywać na nim wszelkich zmian
• Zatwierdzony – na zatwierdzonym dokumencie użytkownik z nadanym uprawnieniem Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach ma możliwość aktualizacji danych kontrahenta oraz jego adresu; pozostałe pola są nieedytowalne i można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; takiego dokumentu nie można usunąć, a jedynie anulować.
• Anulowany – dokument jest wyświetlany na liście, ale nie pociąga za sobą żadnych innych konsekwencji, np. anulowany dokument PZ nie zwiększa zasobów artykułu na magazynie
• Zaksięgowany – dokumentu zaksięgowanego nie można modyfikować; można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; nie można go usunąć ani anulować

Uwaga

Anulowanie dokumentu zaksięgowanego jest możliwe po usunięciu lub wystornowaniu zapisu księgowego.

Dodatkowe stany dokumentów, występujące tylko na niektórych dokumentach:

• W realizacji – dotyczy:
  • zamówień zakupu/sprzedaży
  • zamówień wewnętrznych
  • reklamacji

występuje w momencie wygenerowania, na podstawie dokumentu źródłowego, innego dokumentu, który nie został jeszcze zatwierdzony, lub wygenerowany i zatwierdzony dokument realizuje tylko część zamówienia/reklamacji

• Zrealizowany – dotyczy:
  • zamówień zakupu/sprzedaży
  • zamówień wewnętrznych
  • reklamacji
  • prognozy popytu

występuje, gdy na wszystkie pozycje dokumentu zostały wygenerowane i zatwierdzone dokumenty handlowe lub magazynowe; w przypadku PP dokumenty ZZ

• Zamknięty – dotyczy:
  • zamówień zakupu/sprzedaży
  • zamówień wewnętrznych
  • reklamacji
  • inwentaryzacji

otrzymują go zamówienia, z których realizacji operator zrezygnował celowo, reklamacje, których proces reklamacyjny dobiegł końca oraz te dokumenty inwentaryzacji, które użytkownik zamknął po wygenerowaniu wszystkich możliwych dokumentów PW/RW

• Odrzucony – dotyczy:
  • zapytania ofertowego zakupu/sprzedaży
  • oferty zakupu/sprzedaży

otrzymują go dokumenty, które nie zostaną zrealizowane ponieważ zostały odrzucone z określonej przyczyny, np. niezainteresowanie klienta

• Przyjęty – dotyczy
  • ofert zakupu/sprzedaży

otrzymują go te oferty, które zostały zaakceptowane przez kontrahenta

• Zafiskalizowany – dotyczy:
  • paragonu
  • faktur sprzedaży
  • faktur zaliczkowych sprzedaży

oznacza, że dokument został wydrukowany na kasie/drukarce fiskalnej; nie można go już edytować, usunąć ani anulować

• Zaksięgowany zafiskalizowany – dotyczy:
  • paragonu
  • faktur sprzedaży
  • faktur zaliczkowych sprzedaży

oznacza, że dokument został zaksięgowany i przeszedł przez kasę/drukarkę fiskalną; nie można go już edytować, usunąć ani anulować

• Zatwierdzony ilościowo – dotyczy:
  • przyjęć zewnętrznych
  • przyjęć wewnętrznych

oznacza, że ilość z dokumentu została wprowadzona na magazyn i może podlegać sprzedaży bez ustalonego kosztu zakupu. Szczegółowe informacje na temat zatwierdzania ilościowego znajdują się w artykułach: Zatwierdzanie ilościowe FIFO i LIFO oraz Zatwierdzanie ilościowe AVCO.

• Złożony – dotyczy:
  • zamówienia wewnętrznego

oznacza, że dokument został zatwierdzony przez centrum wystawiające dokument i oczekuje na zatwierdzenie centrum docelowego. Istnieje możliwość zarządzania stanami dokumentów, jakie może on przyjmować, poprzez modyfikację diagramu stanów. Szczegóły znajdują się w artykule Konfiguracja – definicja dokumentu.  

Każdy nowo utworzony dokument może mieć przypisany kod EAN, który jest prezentowany na wydruku dokumentu. Aby tak się stało, operator musi stworzyć swój własny wydruk, w którym będzie prezentował taki właśnie kod. Na wydruku EAN dokumentu może przyjąć formę liczbową lub kodu kreskowego – zależnie od zastosowanej czcionki na wydruku.

Uwaga

Na systemowych wydrukach dokumentów dostępnych w standardzie systemu Comarch ERP Altum, EAN dokumentu nie jest prezentowany.

EAN dokumentu generowany jest na podstawie ID danego dokumentu, z jakim zapisany jest on w bazie danych oraz typu tego dokumentu. Na listach istnieje możliwość wyszukiwania dokumentów po kodach EAN. Ta funkcjonalność została umieszczona na następujących listach:

• Faktur sprzedaży
• Paragonów
• Zamówień sprzedaży
• Ofert sprzedaży
• Zapytań ofertowych sprzedaży
• Zestawień sprzedaży detalicznej
• Zestawień sprzedaży konsygnacyjnej
• Reklamacji sprzedaży
• Not kredytowych
• Faktur zakupu
• Zamówień zakupu
• Ofert zakupu
• Zapytań ofertowych zakupu
• Reklamacji zakupu
• Not debetowych
• Wydań zewnętrznych
• Rozchodów wewnętrznych
• Przesunięć międzymagazynowych
• Protokołów przyjęć
• Przyjęć zewnętrznych
• Przychodów wewnętrznych
• Paczek

Nie ma znaczenia, na której liście wpisany/zaczytany zostanie kod EAN szukanego dokumentu. Jeśli wpiszemy/zaczytamy go na liście np. faktur zakupu, a dokument jest innego typu niż dokument faktury zakupu, to i tak zostanie on wyedytowany.

Przykład

Otwarta jest lista faktur zakupu. W polu EAN dokumentu wpisywany jest kod EAN dokumentu. Jeśli poszukiwany dokument to faktura zakupu, dokument zostanie zaznaczony na liście oraz podniesiony do edycji. Jeśli poszukiwany dokument jest inny niż faktura zakupu, czyli np. faktura sprzedaży, to otwierana jest nowa zakładka z listą faktur sprzedaży. Na liście tej zaznaczony zostanie poszukiwany dokument oraz zostanie on wyedytowany.

Jeżeli w bazie danych nie ma dokumentu o danym kodzie EAN, to zostaje wyświetlony komunikat: „Niepoprawny kod dokumentu”.  

Z poziomu listy dokumentów lub z poziomu formularza dokumentu dostępna jest funkcja wysyłania wiadomości e-mail z wydrukiem dokumentu w formacie *.pdf do kontrahenta lub pracownika. Aby istniała możliwość wysłania maila należy:

• na karcie operatora wskazać pracownika (Konfiguracja --> Struktura firmy -->  Operatorzy)
• na karcie pracownika uzupełnić zakładkę Konto email oraz wprowadzić adres e-mail (Główne --> Pracownicy edycja wybranego pracownika --> zakładka Ogólne --> sekcja Kontakty)
• dodać przynajmniej jedną definicję wydruku dla danego typu dokumentu

Aby wysyłać maila należy zaznaczyć wybrane dokumenty z listy dokumentów danego typu lub z poziomu formularza dokumentu wybrać przycisk [Wyślij]. Przycisk jest podzielony na dwie części:

• górna część, z symbolem koperty, umożliwia wysłanie domyślnego wydruku dokumentu, zgodnie z definicją wydruku oznaczonego jako domyślny dla danego typu dokumentu
• dolna część, z napisem Wyślij, umożliwia wybór jednego wydruku z listy dostępnych lub otworzenie okna konfiguracji wydruków

Automatyczne wysyłanie wiadomości (bez otwarcia formularza) nastąpi, gdy:

• wybrane do wysłania dokumenty wystawione są na różnych kontrahentów/pracowników z różnymi adresami e-mail.
• wśród wybranych dokumentów znajdą się dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których nie zdefiniowano adresu e-mail, system wyśle wiadomości tylko do tych kontrahentów/pracowników, dla których ma określone adresy, a pozostałych pominie wyświetlając komunikat o nie wysłaniu części wiadomości z powodu braku adresów e-mail.

Formularz wysyłania wiadomości zostanie wyświetlony tylko, gdy:

• wiadomość wysyłana jest z poziomu formularza dokumentu
• zaznaczono tylko dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których określono ten sam adres e-mail
• zaznaczono tylko dokumenty wystawione na kontrahentów/pracowników, dla których nie zdefiniowano adresów e-mail
• zaznaczono tylko dokumenty nie zawierające danych pracownika lub kontrahenta np. MM-

Formularz wysyłania wiadomości e-mail zawiera standardowe pola stosowane we wszystkich aplikacjach pocztowych. Należą do nich:

• pola wskazujące adresatów wiadomości (Do, DW, UDW):
  • jeśli na karcie kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono wysyłany dokument, nie został zdefiniowany adres e-mail, system wyświetli formularz wiadomości bez wypełnionego odbiorcy i nie pozwoli wysłać wiadomości bez wypełnienia pola Do
  • jeśli na karcie kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono wysyłany dokument, został określony adres e-mail, zostanie on automatycznie dodany w polu Do i poprzedzony nazwą kontrahenta/pracownika
  • w przypadku, gdy wysyłanie wiadomości uruchomiono dla kilku dokumentów wystawionych na różnych kontrahentów/pracowników, ale ze zdefiniowanym tym samym adresem e-mail na ich kartach, wówczas system doda ten adres i poprzedzi go nazwą kontrahenta/pracownika, na którego wystawiono dokument o najwyższym numerze spośród wysyłanych dokumentów
• temat – domyślnie ustawiana jest nazwa wydruku oraz numer wysyłanego dokumentu; w przypadku wysyłania kilku dokumentów, w temacie umieszczony zostanie najwyższy z numerów dokumentów dołączonych do wiadomości
• treść wiadomości – domyślnie pobierany jest tekst z pola Podpis: dostępnego na karcie pracownika na zakładce Konto email
• załączniki – domyślnie dodawany jest plik z wydrukiem dokumentu, zapisany w formacie .pdf

Użytkownik może zmodyfikować dane na formularzu wiadomości – dodać lub usunąć odbiorców, załączniki, dodać treść, a także zmienić temat. Do modyfikacji odbiorców i załączników służą dedykowane do tego celu przyciski umieszczone na wstążce. Po weryfikacji danych zwartych w wiadomości e-mail, należy wybrać przycisk [Wyślij] z grupy przycisków Ogólne. Wybranie przycisku [Anuluj] jest równoznaczne z rezygnacją z wysyłania wiadomości.

Uwaga

Jeśli na karcie pracownika nie zostało określone hasło do konta pocztowego, z którego mają być wysyłane wiadomości e-mail, przy próbie wysłania wiadomości system wyświetli dodatkowe okienko, w którym operator musi wpisać hasło. W przeciwnym razie wiadomość nie zostanie wysłana.

 

Formularz każdego dokumentu handlowego składa się z zakładek, które grupują informacje wykorzystywane w procesach biznesowych oraz podczas pracy z systemem. W zależności od rodzaju dokumentu ilość, rodzaj i zawartość zakładek mogą różnić się między sobą. Dla większości dokumentów można wyróżnić kilka wspólnych zakładek:

• Elementy
• Opakowania (zakładka dostępna na dokumentach przychodowych oraz dokumencie MM-)
• Kontrahenci
• Waluty
• Kwoty
• Kody rabatowe
• Opis analityczny
• Dokumenty skojarzone
• Atrybuty
• Załączniki
• Historia zmian

Dodatkowo każdy z dokumentów zawiera nagłówek dostępny z poziomu każdej zakładki, pozwalający na łatwe zidentyfikowanie podstawowych informacji o wystawianym/edytowanym dokumencie.

W nagłówku dokumentu znajdują się podstawowe informacje o dokumencie. Użytkownik ma możliwość ukrywania/prezentowania nagłówka dokumentu na każdej z zakładek dostępnych na dokumencie za pomocą przycisków: .

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie: Stan dokumentu – określa stan, w jakim jest aktualnie otwarty dokument. Dostępne stany zostały opisane w artykule Stany dokumentów. Numer – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji. W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od dwóch do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierają poszczególne elementy numeratora. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca np. magazyn (firma posiada kilka magazynów) lub seria (dostępnych jest kilka serii dla danego dokumentu) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich opcji i pozwoli na wskazanie właściwej. Wybrany symbol pojawi się w numerze. W chwili wystawiania dokumentu numer nadawany jest automatycznie. Istnieje możliwość wykorzystania dostępnego wolnego numeru. W momencie usunięcia zapisanego dokumentu następuje zwolnienie numeru, który był przypisany do usuwanego dokumentu. Jeśli data wystawienia na usuniętym dokumencie jest taka sama jak data systemowa, zwolniony numer zostanie przypisany kolejnemu, nowo tworzonemu dokumentowi, którego data wystawienia jest taka sama jak data wystawienia na usuniętym dokumencie. Jeśli data wystawienia na dokumencie usuniętym jest różna od daty systemowej, w numeracji dokumentów pozostanie luka system automatycznie nada kolejny numer. Aby wykorzystać numer z usuniętego dokumentu, należy rozwinąć listę z numerami za pomocą strzałki i wskazać dostępny i niewykorzystany numer.

Przykład

W systemie istnieją trzy faktury sprzedaży o następujących numerach:

• FS/2019//00001,
• FS/2019//00002,
• FS/2019//00003.

Przy czym FS z numerem FS/2019//00002 (niezatwierdzona) i datą wystawienia 27.08.2019, zostaje usunięta. Jeśli data wystawienia to 27.08.2019, wówczas po usunięciu tej faktury, nowo dodawany dokument w dniu 27.08.2015, z datą wystawienia 27.08.2019, otrzyma numer FS/2019//00002. Jeśli data wystawienia będzie późniejsza niż 27.08.2019, to nawet jeśli po usunięciu dokumentu FS/2019//00002, kolejny będziemy chcieli wystawić z datą 27.08.2019, nie otrzyma on już numeru FS/2019//00002, tylko FS/2019//00004. Aby wykorzystać wolny numer należy rozwinąć opcję z dostępnymi numerami i wskazać numer 00002, tak by faktura miała numer FS/2019//00002. W momencie zmiany numeratora na wolny niewykorzystany numer, numer nadany automatycznie zostanie zwolniony. Po ręcznej zmianie numeru operator musi zapisać taki dokument.

Uwaga

W bazie wykreowanej w języku francuskim, nie ma możliwości ręcznego wskazania numeru. Numer w przypadku tych baz jest nadawany automatycznie bez możliwości zmiany.

Funkcjonalność wykorzystania wolnego numeru jest ograniczona uprawnieniami dla grup operatorów. Aby udostępnić operatorom tę funkcjonalność, należy zaznaczyć parametr Możliwość wykorzystania wolnego numeru na zakładce Inne uprawnienia dla danej grupy operatorów. Uprawnienie jest domyślnie odznaczone dla wszystkich grup operatorów.

Wskazówka

Po najechaniu kursorem na numer dokumentu i wybieraniu prawego przycisku myszy, dostępna jest opcja skopiowania numeru dokumentu – Kopiuj Numerator. Numer następnie można wkleić w dowolnym innym miejscu.

Netto – wartość netto dokumentu w walucie dokumentu. Pole to pełni funkcję informacyjną i jest nieedytowalne. Jego wartość jest zgodna z wartością w tabelce VAT na zakładce Kwoty. Brutto – wartość brutto dokumentu w walucie dokumentu. Pole jest nieedytowalne, pełni jedynie funkcję informacyjną. Jego wartość jest zgodna z wartością w tabelce VAT na zakładce Kwoty.

Uwaga

W przypadku faktur zakupu, faktur zaliczkowych zakupu i ich korekt suma wartości elementów dokumentu nie musi być zgodna z wartością netto i brutto dokumentu.

Uwaga

W przypadku francuskiej wersji bazy danych wartość netto i brutto na fakturach końcowych nie jest pomniejszana o kwoty wynikające z odliczanych faktur zaliczkowych. Oznacza to, że wartość netto i brutto prezentowana w nagłówku dokumentu nie będzie równa wartości netto i brutto z tabelki VAT na zakładce Kwoty.

Zaliczki – pole dostępne tylko dla baz danych wygenerowanych w języku francuskim. Prezentuje sumę wartości brutto faktur zaliczkowych odliczanych na danej fakturze. Zapłacono – kwota, jaka została już zapłacona za dany dokument. Pole to jest nieedytowalne i pełni funkcję informacyjną. Pozostaje – kwota, jaka pozostała do zapłacenia za dany dokument. Pole pełni funkcję informacyjną i jest nieedytowalne. Wartość rabatu – sumaryczna kwota rabatu udzielonego na dokumencie. Prezentowana kwota wynika z różnicy wartości początkowej i wartości końcowej netto/brutto elementów. Sposób obliczania sumarycznego rabatu jest uzależniony od ustawienia parametru Kierunek VAT na dokumencie, na zakładce Kwoty. Wartość początkowa elementu wyliczana jest jako ilość * cena początkowa (cena z cennika), przy czym elementy, dla których cena początkowa jest zerowa są pomijane w obliczeniach. Limit kredytowy – pole nieedytowalne, pełni rolę informacyjną. Wyświetlane jest tylko, gdy kontrahent ma ustalony limit kredytowy i w konfiguracji typów dokumentów włączona jest kontrola limitu. Dostarcza użytkownikowi informacji nt. kwoty kredytu kupieckiego, jaka pozostała kontrahentowi do dyspozycji. Wartość pozostałego limitu kredytowego wyrażona jest w walucie systemowej. Numer obcy – numer obcy dokumentu, np. numer dokumentu źródłowego identyfikujący dany dokument w systemie kontrahenta Źródło – pole podzielone na dwie części, pierwsza z nich ma postać listy rozwijanej – wskazuje źródło pochodzenia dokumentu np. zamówienie złożone przez telefon, wygenerowane poprzez EDI, czy utworzone bezpośrednio w systemie. Druga część umożliwia wprowadzenie numeru obcego dokumentu Nabywca/Odbiorca lub Sprzedawca/Dostawca – pola umożliwiające wczytanie danych kontrahenta, na którego ma być wystawiony dokument (wyświetla jedynie nazwę). System pozwala na rozróżnienie kontrahentów:

• na dokumentach rozchodowych na:
  • Nabywca – określa nabywcę artykułu
  • Odbiorca – określa odbiorcę artykułu, czyli adresata dostawy
• na dokumentach przychodowych na:
  • Sprzedawca – określa sprzedawcę artykułu
  • Dostawca – określa dostawcę artykułu

W pierwszym przypadku takie rozróżnienie ma uzasadnienie w sytuacji, kiedy towar jest wysyłany na inny adres niż aktualny adres nabywcy, zarówno kiedy nabywcą i odbiorcą jest ten sam kontrahent, jak i wtedy, kiedy są oni różni. W drugim natomiast, gdy towar jest dostarczany przez firmę, która nie jest sprzedawcą towaru lub kiedy sprzedawcą i dostawcą jest ten sam kontrahent, ale ma różne adresy. Nabywca/Sprzedawca, jak i Odbiorca/Dostawca zostają wskazani z „drzewa” lub listy kontrahentów otwieranej przyciskiem: lub po jej rozwinięciu za pomocą strzałki: . Po wybraniu kontrahenta jego nazwa pojawi się na nagłówku dokumentu. Pozostałe dane adresowe można podejrzeć lub uzupełnić na zakładce Kontrahenci, z poziomu której możliwe jest również uzupełnienie większości brakujących pól lub ich edycja (edycji nie podlega kod, nazwa oraz NIP, REGON i PESEL). Zmienione dane zostaną zaktualizowane w słowniku Kontrahenci/Nabywcy/Dostawcy.

Uwaga

System nie pozwala na zatwierdzenie faktur (FS, FSL, FZ, FZL) bez kontrahenta lub bez NIPu i pełnych danych adresowych kontrahenta.

Standardowo pola dotyczące kontrahentów są edytowalne do momentu zatwierdzenia dokumentu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy: na dokumencie rozchodowym wskazano na nagłówku/pobrano zasób z magazynu konsygnacyjnego odbiorcy – brak możliwości edycji odbiorcy, nabywca może być modyfikowany na dokumencie przychodowym (w nagłówku, na opakowaniu lub na subpozycji) wskazano magazyn konsygnacyjny własny powiązany z kontrahentem – brak możliwości edycji sprzedawcy i dostawcy Data wystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Według tej daty dokument zapisywany jest do rejestru VAT, czy też uwzględniany w okresach operacji handlowych. Standardowo proponowana jest data systemowa

Uwaga

W przypadku dokumentów ofert sprzedaży/zakupu, data wystawienia nie może być późniejsza niż data realizacji.

Data wpływu – data otrzymania dokumentu od dostawcy. Data sprzedaży – data faktycznej sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Wpływa na ewidencję stanów magazynowych (tzw. data „magazynowa”). Przy wystawianiu dokumentu proponowana jest data systemowa. Podczas generowania dokumentu handlowego z dokumentu magazynowego, data sprzedaży ustawiana jest zgodnie z datą wydania na dokumencie magazynowym. Data zakupu – data dokonania zakupu artykułu (data sprzedaży artykułu przez sprzedawcę). Wpływa na ewidencję stanów magazynowych (tzw. data „magazynowa”). Przy wystawianiu dokumentu proponowana jest data systemowa. Podczas generowania dokumentu handlowego z dokumentu magazynowego data zakupu ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia na dokumencie magazynowym. Data korekty – data dokonania faktycznej korekty (zwrotu towaru lub zmiany wartości). Wpływa na ewidencję stanów magazynowych (tzw. data „magazynowa”). Przy wystawianiu dokumentu, standardowo proponowana jest data systemowa. Data zaliczki – data przyjęcia/wydania zaliczki, a tym samym data od kiedy zaliczka może zostać użyta w systemie Data realizacji – data do kiedy dokument powinien zostać zrealizowany.To znaczy do kiedy na pozycje zawarte w ofercie lub zamówieniu, powinna być wystawiona faktura/paragon oraz powiązany z nią/nim dokument magazynowy. Pole z datą realizacji jest ściśle uzależnione od daty wystawienia – zmiana daty wystawienia wpływa na ponowne ustalenie daty realizacji z uwzględnieniem ilości dni określonych w polu obok daty (data realizacji jest równa dacie wystawienia powiększonej o liczbę dni). Data ta pełni jedynie funkcję informacyjną – oznacza to, że po przekroczeniu tej daty system nie blokuje późniejszej realizacji oferty/zamówienia. W przypadku zamówień sprzedaży i zakupu, zmiana daty realizacji możliwa jest na dokumentach w stanie: Niezatwierdzonym, Zatwierdzonym oraz W realizacji. Aktualizacja daty realizacji zostanie przeniesiona tylko na te pozycje, które nie zostały w całości zrealizowane. W przypadku ZWE data ta możliwa jest do zmiany dla dokumentów stanie: Niezatwierdzonym oraz Złożonym. W przypadku OS/OZ pole przyjmuje dwie postaci – Data lub Ilość dni od zamówienia. Wybór opcji Data, umożliwia zdefiniowanie konkretnej daty, poprzez wybór z kalendarza lub wskazanie ilości dni potrzebnych na realizację oferty, liczonej od daty wystawienia. Oba pola są ze sobą zsynchronizowane – wypełnienie jednego powoduje automatyczne przeliczenie drugiego. Jednocześnie zmiana daty wystawienia wpływa na przeliczenie daty realizacji – ilość dni pozostaje bez zmian. Przy wskazaniu opcji Ilość dni od zamówienia, w miejsce kalendarza pojawia się pole pozwalające na zdefiniowanie ilości dni przeznaczonych na realizację oferty od momentu wygenerowania zamówienia. Data realizacji jest również definiowana na poszczególnych pozycjach ofert i zamówień. Podczas zapisu/ zatwierdzania oferty bądź zamówienia system sprawdza, czy data realizacji na nagłówku oferty/zamówienia nie jest wcześniejsza niż najpóźniejsza z dat realizacji określonych na pozycjach. Jeżeli jest, wówczas zostanie odpowiednio przesunięta (dodatkowo, w przypadku ofert, jeżeli istnieje taka konieczność, zmieniona zostanie również data ważności).

Uwaga

Data realizacji nie może być późniejsza niż data ważności.

Podczas kopiowania dokumentów system:

• kopiuje termin realizacji z nagłówka dokumentu, jeśli wybrano opcję Ilość dni od zamówienia (tylko w przypadku ofert)
• sprawdza, która data realizacji – z nagłówka kopiowanego dokumentu czy pozycji, jest najpóźniejsza i taką datę ustala na dokumencie (w przypadku ofert tylko, jeśli kopiowany dokument zawiera pozycje, dla których jako termin realizacji przyjęto opcję Data)
• kopiuje datę realizacji z kopiowanego dokumentu, jeżeli data ta jeszcze nie upłynęła (tylko w przypadku ofert, jeśli nie ma pozycje, dla których jako termin realizacji przyjęto opcję Data)
• ustala datę realizacji jako datę bieżącą, jeśli data realizacji z kopiowanego dokumentu już upłynęła

Data realizacji będzie ponownie przeliczana, jeśli zmianie ulegną:

• typ ceny (zmiana dokonana przez operatora)
• kontrahent (w przypadku, gdy zmiana powoduje zmianę typu ceny)
• data wystawienia

Powyższa zmiana dokonywana jest niezależnie od tego, czy dany dokument został wystawiony z ręki, czy też wygenerowany z innego dokumentu. Przy ręcznej zmianie daty realizacji na nagłówku dokumentu, system umożliwia automatyczną, opcjonalną zmianę daty realizacji na pozycjach ofert/zamówień i opakowaniach. Data ważności – określa maksymalny termin ważności oferty. Po jego przekroczeniu nie ma możliwości jej realizacji i generowania z niej kolejnych dokumentów. Termin ważności oferty może być jednak nieograniczony (zaznaczony parametr Nieokreślony). Podczas kopiowania dokumentów ofert data ważności ustalana jest zgodnie z datą przyjętą na dokumencie źródłowym. Wyjątek stanowi sytuacja, w której data realizacji nowo powstałego dokumentu jest późniejsza niż data ważności na dokumencie źródłowym. Wówczas data ważności będzie równa dacie realizacji. Data aktywacji – w przypadku zamówienia sprzedaży ta data ma jedynie charakter informacyjny. Nie ma również wpływu na to, kiedy rezerwacja zostanie wyświetlona w ewidencji stanów magazynowych – nie pełni roli daty „magazynowej”. Inaczej jest w przypadku dokumentów zamówień zakupu, gdzie ilość z elementów zamówienia pojawia się w ewidencji stanów magazynowych, w kolumnie Zamówienia, właśnie od tej daty – w tym przypadku data aktywacji pełni rolę daty „magazynowej”.

Uwaga

Data aktywacji nie może być późniejsza niż data realizacji.

Rezerwuj zasoby – pole dostępne dla ZS. Domyślne ustawienie parametru pobierane jest z definicji typów dokumentów ZS. Pozwala użytkownikowi zdecydować, czy z subpozycją pozycji zamówienia ma zostać powiązany zasób z magazynu, czy też nie. Wprowadzając pozycje na ZS, przy zaznaczonym parametrze Rezerwuj zasoby, jeśli na magazynie jest wystarczająca ilość towaru, system zarezerwuje dane zasoby artykułu i uniemożliwi ich wykorzystanie na innym dokumencie. W przypadku, gdy parametr ten jest odznaczony, w momencie dodawania pozycji na dokument system utworzy subpozycje niepowiązane z zasobami. Zasoby niepodlegające rezerwacji są dostępne na magazynie i można je sprzedawać. Rezerwuj ilości – pole dostępne dla ZS. Domyślne ustawienie parametru pobierane jest z definicji typów dokumentów ZS. Możliwość zmiany wartości parametru istnieje dla dokumentu w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym.

Uwaga

Nie ma możliwości jednoczesnego zaznaczenia parametru Rezerwuj zasoby oraz Rezerwuj ilości.

Szczegółowy opis dotyczący rezerwacji ilościowych znajduje się w artykule Rezerwacje ilościowe. Odrzuć zapytanie – parametr aktywny tylko dla uprzednio zatwierdzonego zapytania ofertowego. Pozwala na określenie, czy dane zapytanie jest realizowane dalej, czy też jego realizacja jest zaniechana. Zaznaczenie parametru skutkuje pojawieniem się na formularzu pola z powodami odrzucenia, które są definiowane w Słownikach uniwersalnych. Lista budowana jest w oparciu o listę wartości dla słownika uniwersalnego dla kategorii Powód odrzucenia dokumentu. Magazyn – w zależności od rodzaju dokumentu określa magazyn, z którego pobierane są zasoby lub na który ma trafić dany zasób. Jest to pole umożliwiające wskazanie magazynu, z którego mają być wydawane lub na który mają być przyjmowane zasoby artykułów umieszczonych na dokumentach handlowych (więcej w artykule Dodawanie pozycji i opakowań na dokument handlowy).

Uwaga

Pole Magazyn należy uzupełnić jako pierwsze, przed dodaniem pozycji. Później jego edycja na dokumentach rozchodowych jest zablokowana.

Punkt odbioru – pole dostępne tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży. Użytkownik za pomocą przycisku […] ma możliwość wskazania punktu odbioru, który jest ustawiony jako aktywny w dostępności obiektów do centrum w ramach którego aktualnie zalogowany jest operator. Wartością domyślną pola jest punkt odbioru oznaczony z poziomu Dostępności obiektów jako domyślny dla danego centrum. W innym przypadku pole to nie jest wypełniane. Wartość tego pola jest przenoszona z dokumentu źródłowego na dokument kopiowany. Pole podlega edycji na dokumencie w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym. Nie ma możliwości usunięcia:

• adresu, który został powiązany z punktem odbioru
• centrum/magazynu/kontrahenta, który został powiązany z adresem zdefiniowanym dla punktu odbioru

Płatność – pole z listą rozwijaną określające sposób zapłaty. Domyślnie wartość pola pobierana jest z karty kontrahenta, z zakładki Handlowe. Termin płatności to pole składające się z czterech części, określające warunki płatności zastosowane na dokumencie oraz wyznaczony na ich podstawie termin płatności. Domyślnie warunki płatności pobierane są z karty kontrahenta. Na pole Termin składają się kolejno:

• pole z liczbą dni, jaką należy dodać do daty wystawienia dokumentu w celu ustalenia terminu płatności (wartość pobierana domyślnie z pola Termin na karcie kontrahenta)
• parametr EOM (wartość pobierana domyślnie z parametru EOM (Koniec miesiąca) na karcie kontrahenta) – po zaznaczeniu parametru termin płatności będzie ustalany w oparciu o formułę End of Month (więcej w artykule Termin płatności End of Month – Koniec miesiąca)
• pole z liczbą dni o jaką należy skorygować termin płatności ustawiony na koniec miesiąca (wartość pobierana domyślnie z pola Koryguj o na karcie kontrahenta) – dostępne do edycji tylko wtedy, gdy zaznaczony jest parametr EOM
• data z terminem płatności – wyznaczana na podstawie powyższych trzech wartości oraz daty wystawienia dokumentu; wskazuje, do kiedy powinna zostać uregulowana należność wobec sprzedawcy

Status płatności – pole to dostępne jest tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży. Umożliwia ono kompleksowe zarządzanie statusami z poziomu systemu Comarch ERP Altum oraz Comarch POS edycja 2.0 w ramach sprzedaży wielokanałowej. Wartości pobierane są ze słowników uniwersalnych dostępnych z poziomu Konfiguracja Słowniki uniwersalne Transakcje Statusy płatności ZS. Wartościami predefiniowanymi w słownikach są opcje: Częściowo opłacone, Nieopłacone, Opłacone – bez możliwości ich usunięcia. Istnieje możliwość dodawania do słownika nowych opcji. Opcja dodana przez użytkownika może zostać usunięta pod warunkiem, że nie została użyta w systemie i nie została zsynchronizowana do Comarch POS 2.0. Aby operator miał możliwość zmiany statusu na dokumencie, grupa operatorów do której należy, powinna posiadać uprawnienie Zmiana statusu płatności, które dostępne jest na zakładce Inne uprawnienia na formularzu edycji grupy operatorów.. Domyślnie parametr jest zaznaczony dla grupy B2_admin oraz b2_deafult. Wartością, która domyślnie podpowie się na dokumencie ZS, będzie wartość pusta lub jeśli została zdefiniowana wartość domyślna w słownikach uniwersalnych, zostanie ona przeniesiona na dokument. Podczas kopiowania na dokumencie ustawiona zostanie wartość domyślna – wartość tego pola nie jest kopiowana. Dokument handlowy – pole to dostępne jest tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży, które zostały:

• dodane w centrum typu Comarch e-Sklep
• przekazane do realizacji w centrum e-Sklep
• przesynchronizowane z e-Sklep

Użytkownik składając zamówienie ma możliwość określenia typu dokumentu handlowego, jaki powinien zostać wystawiony. Istnieje możliwość wskazania opcji: Faktura lub Paragon. Wartości w tym polu podlegają edycji na dokumentach w stanie: Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zatwierdzony. Podczas konwersji bazy danych, jak i dla nowo tworzonych dokumentów ustawiana jest domyślnie wartość: Paragon.

Uwaga

Pole to ma charakter informacyjny, to znaczy, że nie ogranicza możliwości generowania dokumentu handlowego jedynie do wybranej opcji.

Waluty – w tej sekcji następuje określenie waluty, w jakiej dany dokument ma zostać wystawiony. Istnieje możliwość wystawienia dokumentu w innej walucie niż waluta systemowa, poza paragonem, który może zostać wystawiony wyłącznie w walucie systemowej. Waluta dokumentu pobierana jest z karty kontrahenta z zakładki Handlowe. Na nowo wystawianym dokumencie domyślnie ustawiany jest kontrahent Nieokreślony, dlatego dane na dokument są pobierane w pierwszej kolejności z karty tego kontrahenta. Po zmianie kontrahenta system odszuka walutę przypisaną do tego kontrahenta, przy czym, jeżeli waluta nie jest już aktywna lub nie uda jej się odszukać, wówczas ustawiona zostanie waluta systemowa. Po zmianie kontrahenta na dokumencie system sprawdzi, czy waluta dokumentu jest taka sama jak waluta nowo dodanego kontrahenta. Jeśli waluta jest taka sama, następuje sprawdzenie, czy na dokumencie znajdują się pozycje. Jeśli tak, pojawi się standardowe pytanie dotyczące aktualizacji wartości i w zależności od udzielonej odpowiedzi może nastąpić lub nie nastąpić przeliczenie pozycji. W przypadku gdy następuje zmiana waluty i na dokumencie znajdują się pozycje, wyświetlon zostaje pytanie dotyczące zmiany waluty oraz przeliczenia wartości. W zależności od podjętej przez użytkownika decyzji na dokumencie zostanie zmieniony kontrahent bez żadnych przeliczeń (brak zgody na aktualizację waluty/wartości) lub nastąpi zmiana waluty i system:

• dokona zmiany typu ceny
• zmieni zgodnie z pobranym typem ceny: Cenę początkową, rabat, cenę końcową i wartość
• ustawi odpowiedni kurs
• ustali cenę i wartość pozycji w walucie dokumentu i po określonym kursie
• dokona przeliczeń cen i wartości w walucie systemowej
• dokona przeliczeń w tabelce VAT na dokumencie

Po skończonych modyfikacjach pojawi się informacja o przeliczeniu pozycji dokumentu zgodnie z walutą i cennikiem kontrahenta. W przypadku dokonywania zmiany kontrahenta na dokumencie, na którym nie ma żadnych pozycji, system automatycznie po zmianie kontrahenta ustawi walutę pobraną z jego karty. Podczas generowania dokumentów waluta zostanie przeniesiona z dokumentu źródłowego. W przypadku generowania dokumentów, gdzie waluta nie może zostać przepisana z dokumentu źródłowego np. generowanie z ZOS OS system ustawi walutę zdefiniowaną na karcie kontrahenta. W przypadku generowań dokumentów dla których waluta dokumentu nie może być różna od waluty systemowej, system automatycznie ustawi dla takiego dokumentu walutę systemową. Walutę oraz kurs dokumentu można określić w każdym momencie wystawiania dokumentu (zarówno przed, jak i po dodaniu pozycji na dokument) do momentu jego zatwierdzenia. Wyjątek stanowią faktury zaliczkowe (FSL/FZL), które są dokumentami generowanymi, co oznacza, że wartości ich pól są automatycznie uzupełniane danymi wprowadzonymi na powiązanym zamówieniu i w tym przypadku są nieedytowalne. Po zainicjowaniu nowego dokumentu domyślną walutą jest waluta systemowa. Aby zmienić walutę dokumentu, należy wybrać symbol waluty, w której ma być wystawiony dokument. Następnie należy określić typ kursu, typ daty oraz konkretną datę, dla których będzie pobrany kurs. Automatycznie podpowiadany jest domyślny typ kursu dokumentu, powiązany z firmą, która jest właścicielem dokumentu, dla którego waluta bazowa jest zgodna z walutą systemową firmy. Istnieje możliwość zmiany poprzez wybranie innego typu z rozwijanej listy zawierającej zdefiniowane wcześniej typy dostępne w danym centrum/firmie. W przypadku wystawiania przez użytkownika korekt ręcznych faktury zakupu/sprzedaży ustawienie typu kursu zostanie pobrane z definicji dokumentu bazowego, czyli odpowiednio z definicji dokumentu faktury zakupu/sprzedaży.

Uwaga

Po zmianie wartości w polu Właściciel nie jest aktualizowany typ kursu

Generowanie dokumentów W większości przypadków typ kursu przenoszony jest z dokumentu źródłowego z możliwością zmiany z wyjątkiem:

Generowanie	Ustawienie kursu	Możliwość zmiany
PAR z ZS FS z PAR	Waluta systemowa	-
FZ z PZ PZ z FZ WZ z FS Korekty: KIFS/KWFS, KFSL KIPAR/KWPAR, KIFZ/KWFZ, KFZL, KIPZ/KWPZ, KIWZ/KWWZ	Na podstawie dokumentu źródłowego	Brak możliwości zmiany

Kopiowanie dokumentów Podczas kopiowania dokumentów system zweryfikuje, czy właściciel dokumentu oryginalnego należy do firmy (lub jej centrum), w której zalogowany jest operator kopiujący dokument. W przypadku gdy:

• właściciel należy do firmy - użytkownik ma możliwość skopiowania dokumentu. Dodatkowo podczas kopiowania w ramach jednej firmy system zweryfikuje, czy typ kursu na dokumencie źródłowym jest dostępny w danej firmie. Jeżeli:
• typ kursu jest dostępny – na skopiowany dokument przeniesiony zostanie typ kursu oraz pozostałe parametry dotyczące kursów
• typ kursu nie jest dostępny - na skopiowanym dokumencie pobrany zostanie domyślny typ kursu ustawiony na definicji dokumentu w centrum, w którym jest wystawiany dokument. Wartości na takim dokumencie zostaną odpowiednio przeliczone. Na skopiowanym dokumencie będzie możliwa zmiana typu kursu.
• właściciel nie należy do firmy - nie ma możliwości skopiowania dokumentu.

W systemie Comarch ERP Altum istnieje możliwość kontroli daty pobierania kursów. Na definicji dokumentów w sekcji Pobieranie kursu waluty użytkownik ma możliwość zdefiniowania szczegółów związanych z pobieraniem kursu. Jeżeli wybrany typ kursu ma zdefiniowany kurs dla danej waluty i daty, to kurs ten zostanie automatycznie pobrany. W przypadku typu kursu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, ale został zdefiniowany w dniach poprzedzających, system wyświetla komunikat: „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia poprzedzającego wprowadzoną datę, posiadającego zdefiniowany kurs. W przypadku braku kursu w dniach poprzedzających daną datę, system wyświetla komunikat: „Brak notowania podanego kursu waluty [symbol waluty] na [data]” i automatycznie typ kursu zmieniony zostaje na ręczny. Dla ręcznego typu kurs należy określić samodzielnie, wpisując jego wartość z klawiatury lub ustawiając za pomocą strzałek w górę/w dół. Typ daty pozwala określić, która data dokumentu ma być wiążąca dla kursu. Domyślnie wybrana zostaje data wystawienia – w przypadku, gdy użytkownik nie zmodyfikował ustawień na typach dokumentu (patrz: Konfiguracja (Dokumenty) Typy lub Konfiguracja Struktura firmy Firma Dokumenty) lub data zdefiniowana została, jako domyślna przez użytkownika. Można ją zmienić wybierając inną z predefiniowanej listy rozwijanej.

Data dowolna – data, która może być dowolnie wpisana z klawiatury lub wybrana z wbudowanego kalendarza w polu Data. Dla wybranej daty zostanie pobrany kurs, jeśli taki istnieje. Data wystawienia – data wystawienia dokumentu, automatycznie pobierana z nagłówka dokumentu – pole Data staje się nieaktywne. Data sprzedaży – data sprzedaży pobierana z nagłówka dokumentu faktury sprzedaży, podobnie jak dla daty wystawienia pole Data jest nieaktywne Data zaliczki – data zaliczki pobierana z nagłówka dokumentu faktury zaliczkowej sprzedaży/zakupu, podobnie jak dla daty wystawienia pole Data jest nieaktywne Data zakupu – data zakupu pobierana z nagłówka dokumentu faktury zakupu, podobnie jak dla daty wystawienia pole Data jest nieaktywne Data wpływu – data wpływu pobierana z nagłówka dokumentu faktury zakupu, podobnie jak dla daty wystawienia czy zakupu, pole Data jest nieaktywne W polu z datą, w zależności od wybranego typu oraz ustawień na typach dokumentów, może pojawić się data wcześniejsza niż daty zdefiniowane na dokumencie. Istnieje możliwość zdefiniowania, z jakiego dnia powinien być pobierany kurs i względem jakiej daty z nagłówka dokumentu.

Rodzaj transakcji – pole z listą rozwijaną, pozwalające na określenie, jakiego rodzaju transakcji dotyczy dokument: krajowej, wewnątrzwspólnotowej czy pozaunijnej. Dla dokumentów generowanych (np. FSL, FZL) z innych dokumentów (jego wartość została pobrana z dokumentu bazowego) oraz dla paragonu (dostępny tylko rodzaj Krajowa), pole to jest nieaktywne bez możliwości edycji. Domyślnie, wartość pola ustawiona jest na Krajowa, natomiast po wskazaniu kontrahenta, wartość zaczytywana jest z karty kontrahenta. Stawki VAT – pole z listą rozwijaną umożliwiające wybór kategorii stawek VAT obowiązujących na dokumencie. W przypadku niektórych dokumentów pole to jest niekatywne – dla dokumentów generowanych (np. FSL, FZL) na podstawie innych, gdyż wartość pobierana jest z dokumentu bazowego, dla paragonu (dostępne tylko krajowe). Sposób dostawy – pole z listą rozwijaną definiowaną z poziomu Konfiguracja (Ogólne) Słowniki uniwersalne. Wskazuje sposób dostawy towaru do klienta. Pole aktywne dla stanów zainicjowany i niezatwierdzony. Wartość pola pobierana jest z karty kontrahenta z zakładki Handlowe. Na nowo wystawianym dokumencie domyślnie ustawia się kontrahent Nieokreślony, dlatego dane na dokument są pobierane w pierwszej kolejności z karty tego kontrahenta. Po zmianie kontrahenta system odszuka dostawę przypisaną do tego kontrahenta, przy czym, jeżeli dostawa nie jest już aktywna lub nie uda jej się odszukać, wówczas nie zostanie ustawiona żadna dostawa (pole pozostanie puste). Podczas generowania dokumentów sposób dostawy zostanie przeniesiony z dokumentu źródłowego. W przypadku generowania dokumentów, dla których wartość pola sposób dostawy nie może zostać przepisana z dokumentu źródłowego np. generowanie z ZOS OS system ustawi wartość domyślną zdefiniowaną na karcie kontrahenta. Status realizacji zamówienia – pole to dostępne jest tylko na dokumencie zamówienia sprzedaży. Umożliwia ono kompleksowe zarządzanie statusami z poziomu systemu Comarch ERP Altum, Comarch POS edycja 2.0 oraz Comarch e-Sklep w ramach sprzedaży wielokanałowej. Wartości pobierane są ze słowników uniwersalnych dostępnych z poziomu Konfiguracja Słowniki uniwersalne Transakcje Status realizacji zamówienia. Wartościami predefiniowanymi w słownikach są opcje: Gotowe do odbioru, Kompletowane, Przygotowane do wysyłki, Wysłane, Odebrane, Wymaga potwierdzenia klienta, Oczekuje na potwierdzenie klienta, Oczekuje na potwierdzenie klienta w e-Sklep, Potwierdzone przez klienta, Anulowane przez klienta w e-Sklep, Anulowane – bez możliwości ich usunięcia. Istnieje możliwość dodawania do słownika nowych opcji. Opcja dodana przez użytkownika może zostać usunięta pod warunkiem, że nie została użyta w systemie i nie została zsynchronizowana do Comarch POS 2.0. Aby operator miał możliwość zmiany statusu na dokumencie, grupa operatorów, do której należy, powinna posiadać uprawnienie Zmiana statusu dostawy, które dostępne jest na zakładce Inne uprawnienia na formularzu edycji grupy operatorów. Domyślnie parametr jest zaznaczony dla grupy B2_admin oraz b2_deafult. Wartością, która domyślnie podpowie się na dokumencie ZS, będzie wartość pusta lub jeśli została zdefiniowana wartość domyślna w słownikach uniwersalnych, zostanie ona przeniesiona na dokument. Podczas kopiowania na dokumencie ustawiona zostanie wartość domyślna – wartość tego pola nie jest kopiowana. Szczegółowe informacje dotyczące zamówień realizowanych za pomocą e-Sklep można znaleźć w dokumentacji Comarch ERP Altum – Współpraca z Comarch e-Sklep. Właściciel – pole pozwalające na wybór jednostki struktury firmy, w której wystawiany jest dokument (może to być centrum, w którym użytkownik jest zalogowany lub lokalne centrum do niego podległe). Obsługujący – pole umożliwiające wskazanie pracownika obsługującego daną transakcję. Taka funkcjonalność ma duże zastosowanie m.in. w sklepach, gdzie sprzedawcy są wynagradzani lub premiowani za za osiągane wyniki sprzedaży. Gdy klient zakupi towar, do którego zachęcił/przekonał go dany sprzedawca, może zostać odnotowany w polu Obsługujący. Pole to może być również wykorzystywane do wielu analiz/raportów, jak chociażby analiza udziału sprzedawców w ogólnej sprzedaży (w jakim procencie sprzedaż dokonywana jest z udziałem sprzedawców/doradców, a w jakim procencie klienci wybierają towar samodzielnie), czy też wyodrębnienie sprzedaży konkretnych towarów z podziałem na obsługujących tę sprzedaż pracowników. Domyślnie przy dodawaniu nowego dokumentu pole to jest wypełniane imieniem i nazwiskiem pracownika powiązanego z aktualnie zalogowanym operatorem. Jeśli zalogowany operator nie jest powiązany z żadnym pracownikiem, pole nie jest wypełnione, dopóki operator nie uzupełni go ręcznie. Zmiana pracownika jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu. Podczas kopiowania i generowania dokumentów, pole Obsługujący jest przenoszone z dokumentu źródłowego. Zmiana pracownika na dokumencie skopiowanym lub wygenerowanym jest możliwa do momentu zatwierdzenia go. Fiskalizuj – parametr dostępny dla dokumentów FS oraz FSL. Zaznaczenie parametru oznacza, że dokument ma zostać wysłany na drukarkę fiskalną. Aby móc zaznaczyć parametr muszą być jednak spełnione odpowiednie warunki. Więcej szczegółów w artykule Fiskalizacja faktur. Potwierdzenie – pole dostępne dla OS/OZ. Określa „reakcję” klienta/naszą, na skierowaną do niego/do nas ofertę. Aktywne tylko dla dokumentów uprzednio zatwierdzonych. Umożliwia wybór pomiędzy stanami:

• przyjęty – oferta została zaakceptowana przez klienta/przez nas
• odrzucony – oferta została odrzucona przez klienta/przez nas. W przypadku wyboru tej opcji, poniżej pola Potwierdzenie pojawia się dodatkowe pole, w którym z listy rozwijanej (definiowanej w słownikach uniwersalnych) można wskazać powód odrzucenia oferty. Z oferty w stanie odrzuconym nie ma możliwości wygenerowania kolejnych dokumentów.

Dodaj opis – pole tekstowe w całości poświęcone na adnotacje użytkownika odnośnie dokumentu Rabat – pola dostępne na dokumentach FS, PAR, WZ, ZS oraz OS. Umożliwiają wprowadzenie rabatu nagłówka uzależnionego od wartości całego dokumentu, który jest ustalany bezpośrednio na danym dokumencie. Operator ma możliwość wprowadzenia rabatu w formie procentowej lub wartościowej. Więcej na temat rabatów nagłówka w artykule Rabaty użytkownika i nagłówka dokumentu.

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić dokument handlowy oraz magazynowy. Zawiera pozycje towarowe, których dotyczy dokument.

Lista pozycji Jeden dokument może zostać wystawiony na wiele różnych artykułów. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich artykułów, na które dany dokument został wystawiony.

Uwaga

W przypadku faktur zaliczkowych, lista ta jest nieedytowalna, służy jedynie do prezentacji pozycji zamówienia, do którego została wygenerowana zaliczka. Wyjątek stanowi kolumna Pobieraj VAT, dostępna jedynie na fakturach zaliczkowych wystawionych na bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Parametr dostępny w tej kolumnie podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu.

W przypadku dodawania na dokument kompletu z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument, na formularzu dokumentu pojawi się tyle pozycji, ile zostało dodanych do kompletu na karcie artykułu. Dodatkowo użytkownik ma możliwość zdefiniowania koloru, w jakim będą wyświetlane składniki kompletu (z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument) na dokumencie. Możliwość zmiany koloru jest dostępna z poziomu System -> Konfiguracja -> Handel -> Oznacz kolorem elementy kompletu na dokumentach. Lp. – liczba porządkowa pozycji; jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane Kod – kod wybranego artykułu Nazwa – nazwa wybranego artykułu, domyślnie zaczytywana z karty artykułu.

Uwaga

Jeśli na karcie artykułu został zaznaczony parametr Edycja nazwy, nazwa artykułu na pozycji dokumentu podlega edycji. Zmiana nazwy dostępna jest jedynie z poziomu formularza pozycji. Nie wpływa ona jednak na zmianę nazwy artykułu na karcie artykułu. Zmieniona w ten sposób nazwa będzie obowiązywała na dokumencie, na którym wprowadzono zmianę oraz na dokumentach generowanych z tego dokumentu, jak również kopiowanych.

Cechy – lista wartości cech danej pozycji oddzielonych przecinkami. Przy czym są to wartości określone w sekcji Cechy na formularzu pozycji. Jeśli zasoby pobrane na pozycję posiadają cechy, ale ich wartości nie zostały wprowadzone w sekcji Cechy, nie są one widoczne w tej kolumnie. Ilość – ilość artykułu, jaka ma zostać sprzedana/kupiona/zamówiona/zaoferowana lub o jaką pyta klient. Po dodaniu na dokument kompletu z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument kolumna Ilość może być nieaktywna w przypadku, gdy na karcie takiego kompletu w sekcji Modyfikacja pojedynczego elementu na dokumentach zaznaczona jest opcja Blokuj. Gdy na karcie artykułu dla kompletu wybrano opcje Zezwalaj, zmiana ilości w kolumnie Ilość powoduje pojawienie się pytania o rozłączenie kompletu, z opcją do wyboru tak (rozłączenie kompletu) lub nie (przerwanie operacji). W przypadku zaznaczenia na karcie artykułu dla jednostki podstawowej parametru Podziel dostawę na dokumentach przychodowych (ZZ, FZ, PZ, PW) podczas zwiększania/zmniejszania ilości automatycznie będą dodawane/usuwane subpozcje (liczba subpozycji dla pozycji będzie zawsze równa ilości na pozycji). Podczas zmiany:

• jednostki z zaznaczonym parametrem Podziel dostawę na jednostkę z odznaczonym tym parametrem – lista subpozycji pozostanie bez zmian;
• jednostki z odznaczonym parametrem Podziel dostawę na jednostkę z zaznaczonym tym parametrem – automatycznie utworzone zostaną nowe subpozycje (analogicznie jak podczas dodawania nowego artykułu)

W momencie generowania dokumentów (ZZFZ, ZZPZ, FZPZ, PZFZ, PW z korekty ręcznej) subpozycje przenoszone są z dokumentu źródłowego, nie jest uwzględniana wartość parametru Podziel dostawę. Dla dokumentu PW generowanego w wyniku inwentaryzacji lub reklamacji, subpozycje są dodawane zgodnie z konfiguracją parametru Podziel dostawę. Jm. – jednostka miary, w jakiej wyrażona jest ilość artykułu na dokumencie (może to być jednostka podstawowa lub pomocnicza). Jednostka, jaka może być dostępna do wyboru na dokumencie, musi być aktywna i przypisana do danego artykułu. Nie ma możliwości wystawienia dokumentu z jednostką nieaktywną. W przypadku generowania, gdy dokument został wystawiony w jednostce, która później została dezaktywowana, na dokumencie przekształcanym przeniesiona zostanie jednostka z dokumentu źródłowego. Wyjątkiem są generowania: ZS ZZ, OS OZ, PP ZZ. W tym przypadku nie nastąpi przeniesienie jednostki, pozycje zostaną przeliczone na jednostkę podstawową zgodnie z przeliczeniami na karcie artykułu, przeliczona zostanie również cena w jednostce podstawowej. Cena początkowa (kolumna domyślnie ukryta) – cena jednej jednostki artykułu przed naliczeniem rabatów (netto lub brutto, w zależności od ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty). Do momentu zatwierdzenia dokumentu istnieje możliwość modyfikacji ceny początkowej przez operatora, pod warunkiem, że grupa, do której należy operator ma nadane uprawnienie Modyfikacja ceny początkowej.

Uwaga

Jeżeli podczas dodawania pozycji na dokumencie w polu Stawki VAT wybrana jest wartość Eksportowe, to podczas pobierania ceny z cennika na dokumencie z kierunkiem VAT od brutto, cena brutto obliczana jest jako cena netto z cennika + stawka VAT dla dokumentów eksportowych ustalona w konfiguracji stawek VAT.

Typ ceny (kolumna domyślnie ukryta) – typ ceny, na podstawie którego ustalona została cena początkowa dla pozycji. Do momentu zatwierdzenia dokumentu, operator ma możliwość zmiany typu ceny na inny dostępny dla danego kontrahenta, operatora oraz centrum, w którym wystawiany jest dokument i centrum, w imieniu którego wystawiany jest dokument. Zmiana typu ceny może spowodować przeliczenie wartości pozycji. Cena netto/brutto – cena jednej jednostki artykułu po naliczeniu rabatów (netto lub brutto, w zależności od ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty) Cena netto/brutto (kolumna domyślnie ukryta) – kolumna dostępna na dokumencie FS, ZS, OS, FZ. Cena jednej jednostki artykułu po naliczeniu rabatów. Kolumna netto lub brutto jest ukryta odwrotnie do ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty. Wybierając na dokumencie kierunek VAT:

• Od netto, domyślnie ukryta jest kolumna Cena brutto
• Od brutto, domyślnie ukryta jest kolumna Cena netto

Rabat – łączna wielkość rabatu udzielona na daną pozycję wyrażona procentowo Wartość netto/brutto – wartość danej pozycji po uwzględnieniu rabatu. To, czy wyświetlana jest wartość netto czy brutto, zależy od ustawienia parametru Kierunek VAT na zakładce Kwoty.

Uwaga

Wartość pozycji nie zawsze spełnia równanie ilość * cena = wartość. Taka sytuacja może mieć miejsce np. gdy na pozycji nie został zaznaczony parametr Kontrola: ilość * cena = wartość, a dla artykułu dodanego na tej pozycji wyłączono naliczanie rabatu od ceny (parametr Rabat od ceny dostępny na karcie artykułu).

Ilość kompletów – (kolumna domyślnie ukryta) w kolumnie znajduje się informacja o ilości dodanych kompletów na dokument. Kolumna jest wypełniana tylko dla artykułu o typie komplet z zaznaczoną opcją Pobieraj składniki na dokument. Komplet – (kolumna domyślnie ukryta) w kolumnie prezentowany jest kod kompletu dodanego na dokument. Kolumna pojawia się, gdy do dokumentu zostanie dodany komplet z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument. W przypadku rozłączenia kompletu z tej kolumny zniknie kod kompletu. Jednostka kompletu – (kolumna domyślnie ukryta) prezentuje jednostkę kompletu z zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument. Typ artykułu – (kolumna domyślnie ukryta) w kolumnie prezentowany jest typ artykułu zgodnie z kartą artykułu towar/usługa. Pobieraj VAT – kolumna dostępna tylko dla faktur zaliczkowych wystawionych na bazie danych wykreowanej w języku francuskim. Określa, czy dla danej pozycji dokumentu system ma naliczyć podatek VAT, czy też pozycja nie podlega opodatkowaniu i ma przyjąć stawkę NP (nie podlega). Jeśli na dokumencie faktury zaliczkowej rodzaj transakcji, to transakcja krajowa, domyślnie, dla poszczególnych pozycji parametr w tej kolumnie przyjmuje takie samo ustawienie jak parametr Pobieraj VAT na FSL/FZL na karcie danego artykułu. Do momentu zatwierdzenia dokumentu może zostać jednak zmodyfikowany. W przypadku, gdy rodzaj transakcji na fakturze zaliczkowej, to transakcja wewnątrzwspólnotowa lub pozaunijna, parametr jest zawsze zaznaczony, bez możliwości zmiany.

Uwaga

Możliwość edycji parametru Pobieraj VAT na fakturach zaliczkowych z transakcją krajową jest możliwa tylko na pierwszej fakturze zaliczkowej generowanej do danego zamówienia. Kolejne faktury zaliczkowe przyjmą wartość parametru z pierwszej faktury zaliczkowej.

W sytuacji, gdy na fakturze zaliczkowej na pozycji zamówienia parametr Pobieraj VAT został odznaczony, a wartość zaliczki określonej dla stawki VAT NP nie pokrywa w całości wartości brutto tej pozycji, to na kolejnej fakturze zaliczkowej wystawionej do tego zamówienia, parametr Pobieraj VAT dla tej pozycji będzie odznaczony i nie będzie możliwości zaznaczenia go. Analogicznie, gdy parametr Pobieraj VAT został zaznaczony, a wartość zaliczki określonej dla jego stawki VAT nie pokrywa całości wartości brutto tej pozycji, na kolejnej fakturze zaliczkowej wystawionej do tego zamówienia, parametr Pobieraj VAT dla tej pozycji jest zaznaczony i nie ma możliwości odznaczenia go.

Uwaga

Nawet jeśli na fakturze zaliczkowej wystawionej do danego zamówienia, dla pozycji odznaczono parametr Pobieraj VAT, to na fakturze końcowej generowanej do tego samego zamówienia i uwzględniającej powiązaną z tym zamówieniem fakturę zaliczkową, na pozycjach będzie ustawiona stawka VAT tak jak na zamówieniu.

VAT % (kolumna domyślnie ukryta) – wartość stawki, jaka została zastosowana dla danego artykułu. Podlega edycji podczas wystawiania dokumentu. Powiązana z polem Stawka VAT – zmiana wartości w jednym polu powoduje zmianę wartości w drugim polu. Stawka VAT – nazwa stawki VAT zastosowanej dla danego artykułu

Uwaga

Podczas zapisu lub zatwierdzania dokumentów FS/PAR/ZS/OS/FZ/ZZ/OZ/WZ/PZ, na których rodzaj stawki został ustawiony na Krajowe, a dla pozycji zastosowano stawkę VAT inną niż ustawiona na karcie danego artykułu, system poinformuje o tym użytkownika i zapyta, czy kontynuować.

Odwrotne obciążenie – kolumna jest dostępna na liście tylko w przypadku, gdy z poziomu System Konfiguracja Handel zaznaczony jest parametr Obsługa odwrotnego obciążenia. W przypadku gdy parametr jest odznaczony, kolumna będzie domyślnie ukryta. W kolumnie prezentowana jest wartość parametru Odwrotne obciążenie pobrana z danej pozycji. Jej modyfikacja jest możliwa z poziomu listy pozycji. SENT – kolumna jest dostępna na liście tylko w przypadku, gdy z poziomu Firmy zaznaczono parametr Monitorowanie transportu SENT. W przypadku gdy ww. parametr jest odznaczony, kolumna będzie domyślnie ukryta. Dostępna jest na dokumentach: PAR,FS,WZ,FZ,PZ. W kolumnie prezentowana jest wartość parametru SENT pobrana z karty artykułu. Obsługa transakcji (kolumna domyślnie ukryta) – pole analogiczne do pola na nagłówku dokumentu. Umożliwia wskazanie pracownika obsługującego daną transakcję, a dokładniej pracownika, który miał udział w wyborze konkretnego artykułu przez klienta. Taka funkcjonalność ma duże zastosowanie m.in. w sklepach, gdzie sprzedawcy są wynagradzani lub premiowani za wynik osiąganej przez nich sprzedaży. Gdy klient zakupi towar, do którego zachęcił/przekonał go dany sprzedawca, może to zostać odnotowane w polu Obsługujący. Pole to może być również wykorzystywane do wielu analiz/raportów, jak chociażby analiza udziału sprzedawców w ogólnej sprzedaży (w jakim procencie sprzedaż dokonywana jest z udziałem sprzedawców/doradców, a w jakim procencie klienci wybierają towar samodzielnie), czy też wyodrębnienie sprzedaży konkretnych towarów z podziałem na obsługujących tę sprzedaż pracowników. Jeśli w nagłówku dokumentu, w analogicznym polu Obsługujący, wskazano pracownika, wówczas przy dodawaniu nowej pozycji, w tym miejscu również podpowiadany jest ten sam pracownik co w nagłówku. Operator ma jednak możliwość zmiany pracownika na każdej pozycji z osobna, aż do momentu zatwierdzenia dokumentu. Wybór/zmiana pracownika następuje poprzez wpisanie w tym polu kodu/imienia i nazwiska pracownika lub poprzez wybór z listy pracowników uruchamianej przyciskiem […] umieszczonym w tym polu. Na każdej pozycji może zostać ustawiony inny pracownik. W przypadku dokumentów korekt edycja pracownika w polu Obsługa transakcji jest możliwa dopiero, gdy pozycja faktycznie zostanie skorygowana pod względem ilości lub wartości. W momencie korygowania pozycji podpowiadany jest pracownik z pozycji źródłowej (z dokumentu źródłowego). Podczas kopiowania i generowania dokumentów pole Obsługujący na nagłówku i pozycjach jest przenoszone z dokumentu źródłowego. Zmiana pracownika jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu skopiowanego lub wygenerowanego. Kod opakowania (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne. Wyświetla kod opakowania, do którego należy dana pozycja. Pozycja może nie być składnikiem żadnego opakowania, wówczas nie jest prezentowana żadna wartość. EAN opakowania (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne. Wyświetla kod EAN opakowania, do którego należy dana pozycja. Pozycja może nie być składnikiem żadnego opakowania lub kod EAN opakowania, do którego należy pozycja może nie być określony, wówczas nie jest prezentowana żadna wartość. Ilość dostępna (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach: FS, PAR, WZ, RW, MM-, ZS, ZWE w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym. Wyświetla ilość danego artykułu równą ilości dostępnej na liście artykułów bez uwzględniania rezerwacji niezasobowych.

Uwaga

W przypadku wskazania w nagłówku dokumentu opcji Wszystkie dla pola Magazyn, ilość w kolumnie Ilość dostępna wyliczana jest na podstawie wszystkich magazynów powiązanych z tym typem dokumentu w centrum, w którym zalogowany jest operator.

Ilość w tej kolumnie odświeżana jest po wykonaniu następujących operacji:

• dodanie pozycję
• edycja ilości
• zmiana jednostki
• zmiana magazynu dla całego dokumentu
• zapis szczegółów pozycji
• edycja dokumentu niezatwierdzonego

Dla artykułów o typie usługa nie jest prezentowana ilość w tej kolumnie. W przypadku artykułów o typie komplet (zarówno z zaznaczonym jak i odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument) wyświetlana jest maksymalna ilość danego składnika o jak najmniejszej ilości dostępnej. Ilość zamówiona (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach: FS, PAR, WZ, RW, MM-, ZS, ZWE w stanie Zainicjowanym oraz Niezatwierdzonym. Wyświetla ilość danego artykułu równą ilości w kolumnie Zamówienia na liście artykułów. Ilość w tej kolumnie odświeżana jest po wykonaniu następujących operacji:

• dodanie pozycji
• edycja ilości
• zmiana jednostki
• zmiana magazynu dla całego dokumentu
• zapis szczegółów pozycji
• edycja dokumentu niezatwierdzonego

Aktualnie zamówione (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach zamówień. Kolumna prezentuje ilość pozycji pomniejszoną o:

• wyłączone z realizacji subpozycje/ilości pozycji
• ilości wynikające z zamknięcia zamówienia

Niezrealizowane (kolumna domyślnie ukryta) – pole nieedytowalne, dostępne na dokumentach zamówień. Kolumna prezentuje ilość pozycji pomniejszoną o:

• wyłączone z realizacji subpozycje/ilości pozycji
• ilości wynikające z zamknięcia zamówienia
• ilości zrealizowane za pomocą wygenerowanego dokumentu

Data realizacji (kolumna domyślnie ukryta) – pole dostępne na dokumentach zamówień sprzedaży, zakupu oraz zamówień wewnętrznych. Pozwala na określenie daty realizacji poszczególnych pozycji zamówienia. Modyfikacja daty realizacji możliwa jest w przypadku

• zamówień sprzedaży/zakupu – na dokumentach w stanie Zatwierdzony oraz W realizacji. Możliwość modyfikacji dostępna jest tylko dla pozycji, które nie zostały wyłaczone z realizacji lub nie zostały w całości zrealizowane.
• zamówień wewnętrznych – na dokumentach w stanie Złożonym

Załącznik pozycji (kolumna domyślnie ukryta) – wyświetla miniaturę domyślnego załącznika przypisanego do danej pozycji dokumentu; jeśli żaden z przypisanych do pozycji załączników nie ma zaznaczonego parametru Domyślny to pole pozostanie puste Załącznik artykułu (kolumna domyślnie ukryta) – wyświetla miniaturę domyślnego załącznika przypisanego do artykułu, dodanego jako pozycja dokumentu; jeśli żaden z przypisanych do artykułu załączników nie ma zaznaczonego parametru Domyślny to pole pozostanie puste Lista pozycji, zarówno na dokumentach rozchodowych, jak i przychodowych, działa w trybie edit in place (EiP), co oznacza, że możliwa jest zmiana ilości artykułu, jednostki miary, wysokości rabatu użytkownika, ceny, wartości stawki VAT oraz osoby obsługującej transakcję bezpośrednio na liście. Każda zmiana jednej z tych wartości (oprócz osoby obsługującej transakcję) spowoduje ponowne przeliczenie pozostałych

Uwaga

Podniesienie pozycji do edycji za pomocą dwukliku w pole działające w trybie edit in place jest niemożliwe.

Uwaga

Pozycje ofert i zapytań ofertowych nie wpływają w żaden sposób na zasoby magazynowe i nie są do nich tworzone subpozycje.

Uwaga

Na zapytaniu ofertowym sprzedaży/zakupu dodawanie, usuwanie oraz edycja pozycji może odbywać się wyłącznie poprzez mechanizm edit in place. Edycja dotyczy kolumn z kodem, ilością oraz jednostką miary pozycji.

 

Lista pozycji – zaliczek

Dostępna dla faktur zaliczkowych. Zawiera podstawowe informacje o zaliczkach wygenerowanych do wybranego zamówienia. Lista stawek VAT budowana jest w oparciu o stawki VAT występujące na źródłowym zamówieniu. W kolumnie Zaliczka maksymalna prezentowana jest kwota, na jaką opiewa zamówienie dla danej stawki VAT. Tym samym wartość maksymalnej zaliczki dla danej stawki nie może być wyższa od tej kwoty. W kolumnie Zaliczka widnieje kwota pobrana na poczet przyszłej sprzedaży/zakupu. Kolumna Stawka VAT określa, dla której stawki przypisana jest dana wartość zaliczki. W przypadku francuskiej wersji bazy wśród stawek VAT na fakturze zaliczkowej może pojawić się stawka NP (nie podlega), która nie występuje na pozycjach źródłowego zamówienia. Stawka NP pojawi się w sytuacji, gdy na liście pozycji zamówienia na fakturze zaliczkowej, dla przynajmniej jednej pozycji odznaczono parametr w kolumnie Pobieraj VAT. Wartość brutto tej pozycji zostanie przypisana do stawki NP i jeśli nie ma innej pozycji z taką samą stawką jak ta przypisana do tej pozycji na źródłowym zamówieniu, wówczas z listy stawek VAT na fakturze zaliczkowej zniknie pozycja z taką stawką – jej miejsce zastąpi stawka NP. Jeśli parametr Pobieraj VAT zostanie odznaczony dla kilku pozycji, wówczas suma ich wartości brutto zostanie przypisana do stawki NP. Lista pozycji działa w trybie edit in place, co oznacza, że edycja wartości zaliczki możliwa jest bezpośrednio na liście, po uprzednim wybraniu przycisku [Edytuj]. Do zmiany kwoty zaliczki służy również przycisk [Przelicz zaliczkę], który otwiera osobną formatkę. W ten sposób użytkownik może wprowadzić łączną kwotę zaliczki, a system rozdzieli tę kwotę proporcjonalnie względem wartości zaliczek maksymalnych dla poszczególnych stawek VAT.  

Zakładka podzielona jest na dwie części. Po lewej stronie prezentowane są informacje o nabywcy/sprzedawcy, a po prawej o odbiorcy/dostawcy. Obie zakładki posiadają dane kontrahenta tj.:

• dane teleadresowe
• numer GLN
• dane domyślnej osoby kontaktowej po stronie kontrahenta
• kod
• nazwę
• numer NIP
• REGON
• PESEL

Dane uzupełniane są automatycznie po wskazaniu kontrahenta w nagłówku dokumentu.

Po wybraniu kontrahenta/-ów na dokument jako adres nabywcy/sprzedawcy automatycznie ustawiony zostanie domyślny adres główny. Jako adres odbiorcy/dostawcy system ustawi domyślny adres dostawy (jeśli adres dostawy jest zdefiniowany na karcie kontrahenta) lub domyślny adres główny (jeśli kontrahent nie ma zdefiniowanego żadnego adresu dostawy). Adres domyślnie pobrany przez system na dokument można:

• zmienić – wybierając inny adres zdefiniowany na karcie kontrahenta lub tworząc nowy adres i wybierając go na dokument
• uzupełnić – w przypadku braku pewnych informacji (wprowadzić dane w puste pola adresu pobranego na dokument)
• edytować – zmodyfikować wyświetlane dane

Możliwość uzupełniania i edytowania danych adresowych kontrahenta bezpośrednio na dokumencie jest dostępna tylko dla operatorów należących do grupy posiadającej uprawnienie Edycja adresu na dokumencie oraz prawo modyfikacji adresu. Operator należący do grupy operatorów, która nie ma praw do edycji adresu, może jedynie zmienić adres użyty na dokumencie za pomocą przycisku [...], pozostałe pola z zakładek Adres i Osoba kontaktowa wraz z polami na ich podzakładkach (Kontakty i Opis) są nieaktywne. W takiej sytuacji operator może jedynie wybrać inny adres zdefiniowany na karcie tego kontrahenta lub utworzyć nowy, ale tylko jeśli posiada uprawnienia do dodawania adresu.

Uwaga

Nie ma możliwości definiowania nowych adresów dla kontrahenta Nieokreślonego z listy adresów otwartej z poziomu formularza dokumentu

Uwaga

Brak prawa do dodawania adresu nie blokuje możliwości dodania kontaktu do istniejących adresów. Dodanie kontaktu do adresu blokowane jest tylko w przypadku braku prawa do modyfikacji adresu.

Jeśli operator posiada prawa do modyfikacji adresu i zdecyduje się na edycję lub uzupełnienie brakujących danych w adresie wybranym na dokumencie, wpłynie to na informacje zapisane na karcie ewidencyjnej kontrahenta. Taki adres zostanie automatycznie zarchiwizowany, a w jego miejsce powstanie nowy, który będzie uwzględniał naniesione przez operatora zmiany. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy modyfikowany adres nie był dotąd wykorzystany nigdzie w systemie (np. na innym dokumencie). Taki adres zostanie zaktualizowany – nie będzie archiwizowany i tworzony nowy. W praktyce zdarzają się sytuacje, które wymagają wystawienia dokumentów z adresem, który został już zarchiwizowany. Aby wystawić dokument na adres archiwalny, należy wybrać przycisk zmiany typu adresu ([…]) i na otwartej w ten sposób liście adresów kontrahenta odznaczyć parametr Tylko aktywne. Odznaczony parametr spowoduje wyświetlenie również archiwalnych adresów, które będzie można wybrać na dokument. System domyślnie nie umożliwia aktualizacji danych kontrahenta oraz jego adresu na dokumencie, który ma stan: Zaksięgowany, Zaksięgowany Zafiskalizowany lub Anulowany. Modyfikacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach jest dostępna wyłącznie dla operatora należącego do grupy posiadającej uprawnienie Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach, które jest dostępne z poziomu Konfiguracja Struktura Firmy Grupy operatorów edycja wybranej grupy zakładka Inne uprawnienia. Po zaznaczeniu parametru na większości dokumentów w systemie istnieje możliwość aktualizacji adresu z poziomu:

• nagłówka dokumentu
• zakładki Kontrahenci

Uwaga

Możliwość aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach nie jest dostępna dla dokumentów, których właścicielem jest centrum/firma z zaznaczonym parametrem Zgodność z francuskimi przepisami VAT.

Dla większości dokumentów handlowo-magazynowych wypełnienie adresu kontrahenta nie jest obligatoryjne. Ustawodawca nakłada taki obowiązek jedynie w przypadku faktur

Uwaga

W przypadku faktur system nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu bez wypełnionego pola Miasto dla wybranego kontrahenta.

Numer GLN, prezentowany wśród danych adresowych, wykorzystywany jest podczas elektronicznej wymiany dokumentów między partnerami. Identyfikuje firmę oraz jej lokalizację zgodnie z globalnymi standardami.  

Zakładka Opakowania dostępna jest na formularzu dokumentów przychodowych oraz na dokumencie MM-. Prezentuje wykaz opakowań, które grupują elementy dokumentu wskazując, w jaki sposób zostaną zapakowane. System dopuszcza również możliwość definiowania „pustych” opakowań, czyli takich, do których nie przypisano żadnych elementów. Nie będą one jednak przenoszone na kolejny generowany dokument. Jeden dokument może zawierać dowolna liczbę opakowań. Lista opakowań zawiera informacje o kodzie opakowania, kodzie EAN opakowania, ilości (zawsze prezentuje ilość równą 1) oraz typie opakowania. Dodawanie opakowań może odbywać się na dwa sposoby – pojedynczo (przycisk [Dodaj przez formularz]) lub seryjnie (przycisk [Dodaj wiele opakowań]). Więcej informacji o opakowaniach i sposobie ich dodawania można znaleźć w kategorii Opakowania. Z poziomu listy opakowań, oprócz dodawania, edytowania i usuwania istniejących opakowań, użytkownik ma również możliwość kopiowania opakowań oraz generowania dokumentów bezpośrednio do wybranych opakowań.

Zakładka Waluty jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o walutach wykorzystanych na dokumencie wraz z ich kursami z danego dnia. Ilość pozycji na liście różni się w zależności od tego ile walut wykorzystano wystawiając dokument. W przypadku gdy dokument i pozycje różnią się walutą, to na liście zawsze zaznaczone jest, która waluta jest walutą dokumentu.

Na zakładce prezentowane są szczegółowe informacje na temat kwot VAT dokumentu, powiązanych płatnościach oraz fakturach zaliczkowych. Zakładka nie występuje na zapytaniach ofertowych sprzedaży/zakupu. Na pozostałych dokumentach podzielona jest na dwie lub trzy sekcje: Elementy VAT, Płatności i Faktury zaliczkowe.

Uwaga

Zakładka Kwoty podzielona jest na trzy sekcje na dokumentach faktur sprzedaży i faktur zakupu

Elementy VAT

Sekcja pozwala na określenie takich danych, jak: Rejestr VAT – określa rejestr VAT, do którego będzie zapisywana faktura VAT. Rejestry VAT definiowane są w module księgowym. Kierunek VAT – określa sposób naliczania VATu, który może być wyliczony od cen netto lub brutto. Domyślną wartość tego pola dla poszczególnych dokumentów można określić na definicji dokumentów. Wyjątek stanowią faktury zaliczkowe i paragon, dla których parametr zawsze przyjmuje wartość brutto i jest nieedytowalny. W zależności od wprowadzonych ustawień ceny artykułów na dokumencie będą wyświetlane i edytowane jako ceny netto lub brutto. Na definicji dokumentu użytkownik ma do wyboru trzy opcje określające domyślny kierunek VAT na poszczególnych dokumentach – od netto, od brutto lub zależnie od statusu kontrahenta. Jeżeli wybrano opcję Zależnie od statusu kontrahenta wówczas:

• jeżeli dokument wystawiany jest na kontrahenta ze statusem Podmiot gospodarczy, system ustali kierunek Od netto
• jeżeli dokument wystawiany jest na kontrahenta ze statusem Odbiorca detaliczny, system ustali kierunek Od brutto

Podczas dokonywania zmiany kontrahenta na dokumencie, na definicji którego parametr dotyczący sposobu naliczania VAT ustawiony jest na zależnie od statusu kontrahenta, system dokona zmiany kierunku naliczania VAT wyłącznie pod warunkiem, że na dokumencie tym nie ma jeszcze pozycji. Agregacja VAT – określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT. Istnieją dwie możliwości:

• suma VAT pozycji – każda pozycja ma osobno wyliczaną wartość podatku VAT, a tym samym wartość netto i brutto. Łączna wartość VAT dla całego dokumentu jest sumą VAT poszczególnych pozycji, a łączna wartość dokumentu netto i brutto jest odpowiednio sumą pozycji z wartością netto i sumą pozycji z wartością brutto.
• VAT od sumy wartości – w zależności od ustawień parametru kierunek VAT każda pozycja na dokumencie ma wyliczoną wartość netto lub brutto. Jeśli występują pozycje z różnymi stawkami VAT, system dzieli je na grupy i sumuje wartości pozycji w każdej z nich, po czym wylicza VAT od wartości każdej grupy. Łączna wartość VAT dokumentu jest sumą wartości wszystkich grup stawek. Jest to domyślna wartość parametru Agregacja VAT dla większości dokumentów.

W przypadku faktur zaliczkowych agregacja VAT zawsze przyjmuje wartość VAT od sumy wartości i jest nieedytowalna. Domyślną wartość parametru agregacja VAT na dokumencie można określić na definicji poszczególnych dokumentów. Wartość netto/brutto tego samego dokumentu oraz poszczególnych pozycji może być nieco inna, w zależności od ustawień parametrów Agregacja VAT i Kierunek VAT.

Uwaga

Parametry Kierunek VAT i Agregacja VAT muszą być określone przed dodaniem jakiejkolwiek pozycji na dokumencie. W chwili dodania pozycji, pola z tymi parametrami zostają zdezaktywowane.

Odwrotne obciążenie – parametr pozwala na obsługę odwrotnego obciążenia na dokumencie. Wartość parametru pobierana jest z karty kontrahenta i możliwa jest do zmiany do momentu zmiany Rodzaju transakcji na inny niż Krajowa lub do momentu zatwierdzenia dokumentu. Dodatkowe informacje na temat obsługi odwrotnego obciążenia można znaleźć w artykule Obsługa odwrotnego obciążenia. Tabelka VAT wypełniana jest automatycznie po dodaniu pozycji na zakładce Elementy dokumentu. Prezentuje podsumowanie całego dokumentu, zarówno w walucie systemowej, jak i walucie dokumentu. Jeśli na jednym dokumencie znajdują się pozycje z różnymi stawkami VAT, wówczas w tabelce VAT wyświetlane są sumy wartości rozbite na poszczególne stawki VAT. W przypadku faktur końcowych (sprzedaży i zakupu), które uwzględniają faktury zaliczkowe, w tabelce VAT dla poszczególnych stawek VAT prezentowane są wartości zaliczek pochodzące z tych faktur zaliczkowych. Wartości te będą prezentowane ze znakiem „-”.

Uwaga

Możliwa jest sytuacja, w której na fakturze końcowej nie ma stawki VAT, która jest na odliczanej fakturze zaliczkowej. Ma to miejsce np. wtedy, gdy faktura końcowa nie zawiera wszystkich pozycji ze źródłowego zamówienia lub na pozycjach faktury końcowej zmieniono stawki VAT.

Na niezatwierdzonych fakturach zakupu, fakturach zaliczkowych zakupu oraz ich korektach operator może edytować rekordy tabelki VAT. Edycja ta dotyczy wartości netto, VAT i brutto, zarówno w walucie systemowej, jak i walucie dokumentu, z zastrzeżeniem, że na fakturze zakupu uwzględniającej faktury zaliczkowe nie ma możliwości edycji wartości odnoszących się do faktur zaliczkowych. Ideą takiego rozwiązania jest umożliwienie ustalenia ww. wartości zgodnie z wartościami faktury/korekty otrzymanej od dostawcy. Rozbieżność pojawia się wówczas, gdy na fakturze wystawionej przez dostawcę zastosowano inne metody naliczania VAT (od netto/brutto, VAT od wartości, suma VAT pozycji) niż podczas rejestrowania dokumentu w Comarch ERP Altum. Różnice są zazwyczaj niewielkie, jednak zakres zmian, jaki operator może wykorzystać w Comarch ERP Altum jest szeroki. Ograniczenia wynikają głównie z charakteru modyfikowanych dokumentów. Zakres edycji poszczególnych pól przedstawia poniższa tabela.

Dokument	Zakres edycji pola
	Wartość netto (WN)	VAT		Wartość brutto (WB)
		kierunek naliczania od netto	kierunek naliczania od brutto
FZ/FZL	WN ≥ 0	VAT ≥ 0	0 ≤ VAT ≤ WB	WB ≥ 0
KIFZ/KFZL	WN ≤ 0	VAT ≤ 0	WB ≤ VAT ≤ 0	WB ≤ 0
KWFZ	dowolna edycja

Edycja jednej wartości na rekordzie tabelki powoduje automatyczną zmianę pozostałych wartości w tym rekordzie oraz podsumowaniu tabelki. Przy czym zmiana jednej z wartości na dokumentach walutowych spowoduje zmianę wyłącznie na pozostałych wartościach w danej walucie. Wartości w walucie innej niż modyfikowana pozostaną bez zmian – nie zostaną przeliczone. Ewentualna zmiana musi zostać dokonana przez operatora.

Uwaga

Jeśli na KWFZ walutowej operator doprowadzi do sytuacji, w której wartości w walucie dokumentu i walucie systemowej będą miały przeciwne znaki, wówczas system nie pozwoli na zapis takiego dokumentu. Wartości w obu walutach muszą mieć ten sam znak.

Podczas edycji system zachowuje zasadę: netto + VAT = brutto. Wyjątek stanowi przypadek, gdy operator doprowadzi do sytuacji, w której wszystkie wartości miałyby przyjąć wartość równą 0, system „sztucznie” modyfikuje jedną z wartości. Jeśli VAT na dokumencie naliczany jest od brutto, wówczas dla FZ/FZL system ustali wartość brutto na poziomie 0,01, a dla KIFZ/KFZL na poziomie -0,01. Analogicznie, na dokumentach ,na których VAT liczony jest od netto, dla FZ/FZL system ustali wartość netto na poziomie 0,01, a dla KIFZ/KFZL wartość -0,01. Zmiana dokonana w tabelce VAT wpływa na wartość nagłówka dokumentu oraz na wartość płatności. Nie ma natomiast wpływu na wartość pozycji dokumentu.

Uwaga

Dla niezatwierdzonej faktury zakupu, faktury zaliczkowej zakupu i ich korekt wartości tabelki są edytowalne. Przy czym zmiana jednej z wartości na dokumentach walutowych spowoduje zmianę wyłącznie na pozostałych wartościach w danej walucie. Wartości w walucie innej niż modyfikowana nie są przeliczane. Ewentualna zmiana musi zostać dokonana przez operatora.

 

Kwoty

Druga część zakładki Kwoty to lista płatności powiązanych z danym dokumentem, która podobnie jak tabelka VAT, wypełniana jest danymi automatycznie, zaraz po wprowadzeniu pozycji na dokumencie. Tuż nad listą umieszczone zostało pole Skonto, które w przypadku dokonania odpowiednich ustawień na karcie kontrahenta, ładuje się automatycznie lub jego wartość można wybrać ręcznie z predefiniowanej listy skont określonej w Konfiguracja (Finanse) Typy skont. Nie ma możliwości określenia skonta na dokumencie paragonu. Podczas wystawiania dokumentu system proponuje jedną płatność za dokument w oparciu o wartości pól w nagłówku dokumentu, w szczególności o wartość pola Forma płatności. Użytkownik może ją edytować lub/i dodać nowe (np. jeśli klient płaci część gotówką, część kartą lub w kilku ratach). Jeżeli wartość dokumentu ulegnie zmniejszeniu, wówczas system odpowiednio zmniejszy płatność o najpóźniejszym terminie płatności, a w razie konieczności – usunie ją. W przypadku, gdy wartość dokumentu ulegnie zwiększeniu, wówczas system stosownie zwiększy wartość płatności dokumentu – jeżeli dokument posiada tylko jedną płatność lub doda kolejną płatność – jeżeli dokument posiada ich wiele.

Uwaga

Na dokumentach ofert oraz zamówień istnieje możliwość ustalenia terminu płatności na poziomie konkretnej daty lub względem daty na fakturze. Domyślnie ustawiana jest opcja Ilość dni od daty faktury, a poszczególne dane związane z ilością dni oraz parametrem EOM pobierane są z nagłówka dokumentu. Operator może jednak zmienić tę opcję edytując daną płatność i zaznaczając opcję Termin płatności.

Zmian na płatnościach można dokonywać do momentu całkowitego rozliczenia dokumentu. Rozliczeniu podlegają tylko faktury (FS/FSL/FZ/FZL) i paragon. Nie ma możliwości rozliczenia dokumentu przed zatwierdzeniem go. Płatności na dokumentach ofert i zamówień są jedynie planowanymi płatnościami i nie podlegają rozliczeniu. Więcej szczegółów na temat dzielenia i łączenia płatności znajduje się w artykule Dzielenie i łączenie płatności. Lista zawiera następujące informacje: Podmiot – nazwa płatnika Należność – wartość należności Zobowiązanie – wartość zobowiązania Pozostaje – kwota, która pozostała do rozliczenia Termin – data płatności, do której kontrahent powinien rozliczyć się ze sprzedawcą. W przypadku płatności na ofertach i zamówieniach pole może zawierać informację o liczbie dni od daty faktury, po upływie których powinna nastąpić płatność. Waluta – symbol waluty, w której została wygenerowana płatność. Automatycznie, jeśli użytkownik nie zmieni jej, jest ona zgodna z walutą dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument może zostać wystawiony w innej walucie niż płatność. Do wysłania – informuje, jaka kwota powinna zostać umieszczona na dokumencie przelewu, by rozliczyć zobowiązanie wobec sprzedawcy  

Faktury zaliczkowe

Trzecia część zakładki Kwoty to sekcja Faktury zaliczkowe. W tej sekcji, do momentu zatwierdzenia dokumentu, są wyświetlane wszystkie faktury zaliczkowe, które spełniają poniższe kryteria:

• posiadają stan Zatwierdzony
• kontrahent z faktury zaliczkowej jest taki sam jak kontrahent na fakturze końcowej
• istnieje zgodność waluty między fakturą zaliczkową a fakturą końcową
• nie zostały w całości rozliczone na innej fakturze końcowej
• centrum na fakturze zaliczkowej jest widoczne dla centrum wskazanego na fakturze końcowej
• nie są zaznaczone do odliczenia na innej niezatwierdzonej fakturze końcowej
• nie zostały w pełni skorygowane
• wartość parametru Odwrotne obciążenie w nagłówku faktury zaliczkowej jest taka sama jak wartość parametru w nagłówku na fakturze końcowej

Po zatwierdzeniu dokumentu wyświetlane są tylko te faktury zaliczkowe, które zostały odliczone na danej fakturze. Do obsługi listy faktur zaliczkowych służą następujące przyciski: [Edytuj fakturę zaliczkową] – służy do podglądu wybranej faktury zaliczkowej, bez możliwości edycji [Edytuj zamówienie] – służy do podglądu wybranego zamówienia, bez możliwości edycji [Sprawdź kwotę do odliczenia] – otwiera okno zawierające informację o numerze aktualnie podświetlonej faktury zaliczkowej i wysokości kwoty określonej przez operatora do odliczenia, a także listę z trzema kolumnami:

• Stawka VAT – informacje o stawkach VAT znajdujących się na danej fakturze zaliczkowej
• Zaliczka – wartość zaliczki przypisanej do danej stawki VAT
• Pozostaje do odliczenia – kwota, jaka pozostała do odliczenia dla danej stawki VAT z tej faktury zaliczkowej (wartość maksymalnej zaliczki dla danej stawki VAT pomniejszona o kwotę już odliczoną na innych fakturach końcowych oraz skorygowaną za pomocą korekt do faktur zaliczkowych)

[Przelicz kwotę odliczaną] – wyświetla okno z sumą maksymalnych możliwych do odliczenia kwot z faktur zaliczkowych z zaznaczonym parametrem Odlicz. Pozwala na wpisanie wartości z przedziału od 0 do maksymalnej kwoty jaką można odliczyć. Rozbicie kwoty pomiędzy zaznaczone faktury zaliczkowe nastąpi zgodnie z wybraną opcją FIFO/LIFO parametru Metoda dzielenia kwoty odliczonej pomiędzy faktury zaliczkowe na definicji dokumentu FS/FZ. [Odśwież] – służy do zaktualizowania wyświetlanych faktur na liście [Eksport do arkusza kalkulacyjnego] – przycisk umożliwia eksport danych do arkusza kalkulacyjnego Excel z możliwością wyboru opcji: DataAware (opcja domyślna) oraz WYSIWYG. Użytkownik ma możliwość ustawienia domyślnego trybu eksportu z poziomu System Konfiguracja Komputer Domyślny tryb eksportu. W przypadku wybrania opcji eksportu:

• DataAware – wygenerowany plik prezentuje dane zgodne z zastosowanymi dla listy regułami formatowania warunkowego.
• WYSIWYG – wygenerowany plik prezentuje dane w układzie podobnym do tego, który wyświetlany jest na ekranie monitora.

Lista zawiera następujące pola: Odlicz – zaznaczony parametr decyduje o tym, czy dana faktura zaliczkowa ma zostać odliczona od faktury końcowej Numer – numer faktury zaliczkowej Zamówienie – numer zamówienia sprzedaży/zakupu, do którego została wystawiona faktura zaliczkowa

Uwaga

Faktury zaliczkowe, które zostały wystawione do zamówień powiązanych z bieżąca fakturą końcową, są domyślnie zaznaczone.

Data – w tej kolumnie widnieje data wystawienia dla FSL lub data wpływu dla FZL Wartość brutto – wartość brutto danej faktury zaliczkowej Kwota odliczana – kwota, jaka ma zostać odliczona z danej faktury zaliczkowej. Po zaznaczeniu parametru w kolumnie Odlicz pole w kolumnie Kwota odliczana jest dostępne do edycji. Domyślnie pojawi się w nim maksymalna wartość zaliczki, jaka może zostać odliczona z danej faktury zaliczkowej. Operator może wskazać w tym polu inną kwotę, ale nie może ona przekraczać kwoty maksymalnej możliwej do odliczenia.  

Zakładka podzielona jest na podzkładki:

• Systemowe – zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z danym dokumentem, np. o fakturze VAT, korektach, czy wygenerowanych dokumentach magazynowych lub innych dokumentach handlowych. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi operacjami.
• Zewnętrzne – prezentuje powiązane zewnętrzne linki z dokumentem

Zakładki są nieedytowalne i mają charakter informacyjny. Każdy ze skojarzonych dokumentów można podejrzeć zaznaczając go i naciskając przycisk Edytuj znajdujący się nad listą.

Uwaga

Jeśli na podstawie bieżącego zapytania ofertowego sprzedaży zostało wygenerowane zapytanie ofertowe zakupu, a z niego z kolei np. dwie oferty zakupu, to wówczas zapytanie ofertowe zakupu będzie prezentowane na zakładce Dokumenty skojarzone dwukrotnie.

 

Zakładka Kody Rabatowe

Prezentuje podstawowe informacje na temat użytego kodu rabatowego oraz jego parametrów. Zakładka dostępna jest jedynie w przypadku, gdy na dokumencie użyty został kod rabatowy.  

Zakładka Opis analityczny

Opis analityczny zwiększa możliwość przeprowadzania analiz wyników przedsiębiorstwa. Zakładka Opis analityczny zawiera pole tekstowe Opis oraz listę zdefiniowanych opisów analitycznych. Opis analityczny może być dodany już po zatwierdzeniu dokumentu. Więcej informacji na temat opisu analitycznego w artykule Opis analityczny na dokumentach handlowych i magazynowych.

Uwaga

Opis analityczny na dokumentach z nieustalonym kosztem własnym sprzedaży / nieustaloną wartością dostawy jest niedostępny. Opis analityczny na dokumentach zainicjowanych/niezatwierdzonych dostępny jest niezależnie od wartości parametru Ustalono koszt własny sprzedaży na dokumentach rozchodu oraz Ustalona wartość dostawy dla dokumentów zakupowych.

 

Zakładka Atrybuty

Zakładka ta zawiera listę atrybutów przypisanych do obiektu wraz z ich wartością. Więcej informacji na temat atrybutów w kategorii Atrybuty . Atrybuty mogą być dodawane i edytowane nawet na dokumentach zatwierdzonych.

 

Zakładka Załączniki

Umożliwia załadowanie do bazy i przypisanie do obiektu każdego rodzaju pliku, który posłuży jako rozszerzenie opisu definiowanego obiektu. Lista załączników prezentuje kod oraz nazwę załącznika, język, w jakim jest wyrażony, typ, a także parametry określające, czy dany załącznik ma być dostępny z poziomu aplikacji Comarch B2B, Mobilny Sprzedawca oraz e-Sklep, Ebay, BI i Comarch POS. Po prawej stronie listy prezentowany jest podgląd zaznaczonego na liście załącznika. Załączniki mogą być dodawane, usuwane i modyfikowane również na zatwierdzonych dokumentach. Więcej informacji na temat załączników w grupie artykułów Załączniki.

Zakładka Historia zmian

Zakładka umożliwia przegląd operacji wykonanych na dokumencie przez użytkowników. Kolumny dostępne na tej zakładce:

• Nazwa operacji (m.in. Dodanie, Zapisanie, Zatwierdzenie)
• Opis
• Użytkownik
• Data zmiany
• Nazwa aplikacji (domyślnie ukryte)
• Wersja aplikacji (domyślnie ukryte)

Na większości dokumentów nową pozycję można dodać korzystając z przycisku [Dodaj] dostępnego z poziomu:

• listy pozycji dokumentu
• wstążki
• menu kontekstowego, rozwijanego po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście

Naciśnięcie przycisku powoduje pojawienie się na liście nowego wiersza, który umożliwia szybkie dodanie pozycji za pomocą kodu bez definiowania dodatkowych parametrów (np. typu ceny, magazynu, z którego ma zostać pobrany artykuł, czy partii i zasobu).

Po naciśnięciu przycisku [Dodaj], operator ma możliwość dodania pozycji na dokument poprzez:

• ręczne wpisanie kodu artykułu lub zeskanowanie kodu kreskowego, po czym wybranie na klawiaturze [Tab] lub [Enter], aby artykuł został dodany
• otworzenie przyciskiem […] listy artykułów i wybranie z niej jednej lub kilku pozycji. W dodanym w ten sposób wierszu użytkownik może edytować ilość, jednostkę, cenę, rabat, wartość oraz stawkę VAT danej pozycji, a także przypisać pracownika, który obsługiwał klienta przy wyborze danego artykułu.

Pozostałe, bardziej szczegółowe dane dostępne są na formularzu pozycji dokumentu, otwieranym po wybraniu przycisku [Edytuj]. Formularz ten został szerzej opisany w kategorii Szczegóły pozycji.

Na większości dokumentów nową pozycję można dodać korzystając z przycisku [Dodaj przez formularz] dostępnego z poziomu:

• listy pozycji dokumentu
• wstążki
• menu kontekstowego, rozwijanego po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście

Po naciśnięciu przycisku otwarty zostanie formularz, umożliwiający wybranie konkretnego artykułu oraz zdefiniowanie jego parametrów.

Przycisk pozwala na bardziej szczegółową definicję oraz prezentację informacji o pozycji. Na takim formularzu użytkownik może wskazać:

• pracownika, który obsługiwał klienta przy wyborze danego artykułu (pole Obsługa transakcji),
• wybrany przez klienta artykuł, otwierając listę artykułów przyciskiem umieszczonym w polu Artykuł lub wpisując ręcznie kod artykułu albo kod kreskowy w polu Artykuł.
• szereg parametrów takich jak dostawy, partię, cechy czy jednostkę artykułu

W zależności od typu wybranego artykułu (towar, komplet lub usługa) oraz dokumentu, formularz prezentuje się inaczej.

Standardowo składa się on z zakładek:

• Ogólne
• Kalkulacja
• Dostawy
• Elementy kompletu
• Atrybuty
• Załączniki

Po wypełnieniu formularza dodawania pozycji, należy wybrać przycisk [Zapisz]. W rezultacie na liście pozycji na dokumencie pojawi się zdefiniowany artykuł. W przypadku rezygnacji z wyboru artykułu, należy wybrać przycisk [Zamknij].

Na większości dokumentów nową pozycję można dodać korzystając z przycisku [Dodaj wg cech] dostępnego z poziomu:

• listy pozycji dokumentu
• wstążki
• menu kontekstowego, rozwijanego po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście

Naciśnięcie przycisku powoduje otwarcie formularza dodawania artykułu według cech.

Po wyborze przycisku otworzy się formularz, na którym po dodaniu artykułu utworzona zostanie macierz możliwych partii tego artykułu, a operator będzie miał możliwość wskazania ilości dla poszczególnych wariantów, których dotyczy transakcja.

Operator może określić ilość bezpośrednio w komórce macierzy, jak również wpisując lub sczytując kod kreskowy danej partii i określając ilość, o jaką pozycja ma zostać zwiększona.

Aby dodać wybrane na formularzu partie, należy wybrać przycisk [Zapisz]. W zależności od ustawień parametru Osobne pozycje dokumentu, dostępnego na formularzu dodawania pozycji wg cech, system doda partie jako osobne pozycje lub utworzy jedną pozycję z wieloma subpozycjami.

Uwaga

Nie ma możliwości dodania na dokument artykułu o typie komplet za pomocą opcji Dodaj wg cech.

Zakładka Ogólne na formularzu szczegółów pozycji zawiera podstawowe informacje o pozycji. Standardowo zakładka ta jest podzielona na kilka sekcji (w zależności od dokumentu i artykułu):

• Artykuł
• Kalkulacja
• Subpozycje

Oprócz wymienionych sekcji, w górnej części zakładki znajdują się pola:

• Obsługa transakcji - umożliwia wskazanie pracownika obsługującego daną transakcję
• Precyzja ceny – określa ilość miejsc po przecinku prezentowaną w polach z cenami, w kalkulacji i na liście pozycji dokumentu. Zakres precyzji cen (od 1 do 4 miejsc po przecinku) dostępny na liście uzależniony jest od ustawień precyzji ceny na definicji danego typu dokumentu.
• SENT – parametr pozwala na obsługę monitorowania przewozu towarów na pozycji.
• Kontrola: ilość * cena = wartość – zaznaczenie tego parametru pozwoli na wpisanie tylko takiej wartości dla pozycji, która może być wyliczona jako iloczyn ilości i ceny. W przypadku braku spełnienia warunku tej formuły wartość zostanie zmieniona przez system.
• Odwrotne obciążenie – parametr pozwala na obsługę odwrotnego obciążenia na pozycji. Więcej informacji o działaniu tej funkcjonalności znajduje się w artykule Obsługa odwrotnego obciążenia.

Sekcja Artykuł zawiera pola:

• Artykuł – pole, w którym należy wskazać artykuł, który ma znaleźć się na dokumencie. Wybrać można jedynie artykuł aktywny, zdefiniowany w słowniku Artykuły.
• Opis – pole prezentujące opis umieszczony na karcie wybranego artykułu
• Kod CN – pole umożliwiające wprowadzenie kodu celnego danego towaru, wykorzystywanego w obrocie handlowym UE. W przypadku zaznaczenia parametru SENT, należy wskazać kod CN, dla którego zaznaczono parametr Przesyłaj do SENT.
• Kraj pochodzenia – pole umożliwiające wprowadzenia kraju, z jakiego pochodzi dany artykuł. Wartość pola jest pobierana z karty artykułu, ale może być modyfikowana przez użytkownika.

Po wyborze artykułu, w sekcji Kalkulacja można określić szczegóły ceny, wykorzystując pola:

• Ilość – określa ilość artykułu, jaka ma znaleźć się na dokumencie. Po wskazaniu na pozycji dokumentu jednostki pomocniczej możliwa jest edycja ilości zarówno w jednostce pomocniczej jak i jednostce podstawowej.
• Jm. – pole z symbolem jednostki przypisanej do artykułu. Automatycznie wyświetlana jest jednostka podstawowa lub – jeśli została zdefiniowana – jednostka pomocnicza, ustawiona jako domyślna dla danego typu dokumentu. Można ją zmienić na inną jednostkę przypisaną i aktywną na karcie artykułu.
• Cena początkowa (N)/(B) – cena netto/brutto jednej jednostki artykułu, od której naliczane będą rabaty. Cena pobierana jest z aktualnego, aktywnego cennika dla wybranego typu ceny i przeliczana na walutę dokumentu.
• Rabat (%) – wielkość procentowa sumy rabatów, naliczona na bieżącą pozycję dokumentu
• Cena (N)/(B) – cena netto/brutto jednej jednostki artykułu, wyrażona w walucie dokumentu, po uwzględnieniu rabatów
• (Cena) nabycia – cena nabycia artykułu, wyrażona w walucie systemowej. Pole dostępne na dokumentach przychodowych.
• Wartość (N)/(B) – wartość netto/brutto pozycji, wyrażona w walucie dokumentu
• (Wartość) nabycia – pole dostępne tylko dla dokumentów przychodowych. Prezentuje wartość nabycia artykułu, wyrażoną w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu.
• Punkty – suma punktów, jakie otrzyma kontrahent przy zakupie artykułu. Punkty definiowane są w cenniku.
• Stawka VAT – domyślnie, wyświetlana jest stawka przypisana do artykułu. Gdy stawka przypisana do artykułu jest nieaktywna, system pobiera stawkę ustawioną w konfiguracji, jako stawka domyślna, która podlega edycji.
• Objętość – objętość artykułu pobrana z karty artykułu
• Waga netto – waga netto artykułu pobrana z karty artykułu
• Waga brutto – waga brutto artykułu pobrana z karty artykułu
• Grupa towarowa JPK oraz Procedura JPK – pola dostępne na szczegółach pozycji dokumentów:
  • faktur sprzedaży i ich korekt
  • paragonów i ich korekt
  • korekt ręcznych
  • faktur zakupu (wyłącznie w przypadku pola Procedura JPK)

Domyślnie prezentują wartości zdefiniowane w analogicznych polach na karcie artykułu, pobierane z dedykowanego słownika uniwersalnego (z możliwością zmiany przez użytkownika).

Uwaga

Po synchronizacji dokumentu z Comarch POS, w systemie Comarch ERP Altum wartości pól Grupa towarowa JPK oraz Procedura JPK zostaną ustawione automatycznie na podstawie karty artykułu.

Dla zamówień oraz ofert, w tej sekcji, istnieją dodatkowe pola:

• Czas dostawy (dni) – pole pozwalające na określenie czasu dostawy artykułu. Wartość pola jest automatycznie aktualizowana, zgodnie z cennikiem artykułu. Istnieje możliwość edycji.
• Data realizacji – określa datę, do kiedy dana pozycja zamówienia powinien zostać zrealizowany, tzn. sprzedany/wydany klientowi lub dostarczony nam przez dostawcę. Zmiana wartości dla czasu dostawy determinuje zmianę daty realizacji i odwrotnie.

Sekcja Subpozycje zawiera listę z następującymi danymi:

• Lp. – liczba porządkowa subpozycji
• Magazyn – określa magazyn, z którego pobierane są zasoby lub na który ma trafić dany zasób. Jeśli w nagłówku wskazano konkretny magazyn, nie ma możliwości edycji magazynu bezpośrednio na subpozycjach dokumentów przychodowych. W przypadku dokumentów rozchodowych, pole to nie podlega edycji, z wyjątkiem dokumentu ZS, na którym subpozycja nie jest powiązana z zasobem.

Kolejne kolumny zawierają cechy przypisane do danego artykułu i wpływające na partię. System umożliwia wystawienie dokumentu na jeden artykuł o różnych wartościach poszczególnych cech. Następnie występują pola:

• Data dostawy – kolumna dostępna na dokumentach rozchodowych, prezentuje datę przyjęcia towaru na magazyn
• Dokument – kolumna dostępna na dokumentach rozchodowych. Prezentuje numer dokumentu magazynowego, na podstawie którego artykuł został przyjęty na magazyn.
• Dokument pierwotny – kolumna dostępna na dokumentach rozchodowych. Dostarcza informacji nt. dokumentu, jaki pierwotnie wprowadził zasób na magazyn. Np. jeśli artykuł został przyjęty na magazyn A dokumentem PZ, a następnie przesunięty na magazyn B dokumentem MM, to w tej kolumnie, dla magazynu B, prezentowany jest numer dokumentu PZ.
• Ilość – ilość artykułu (subpozycji), wyrażona w jednostce określonej w sekcji Kalkulacja, pobierana z magazynu w ramach danego dokumentu (w przypadku dokumentów rozchodowych) lub która ma trafić na magazyn (w przypadku dokumentów przychodowych). Dla dokumentów przychodowych, pole to jest edytowalne bezpośrednio w tabeli.
• Rezerwacja ilości – pole dostępne tylko na subpozycji dokumentu ZS/ZWE. Zaznaczony parametr informuje o tym, że dokonana rezerwacja blokuje do sprzedaży określoną ilość bez wskazania konkretnej dostawy.
• Wartość zakupu – wartość subpozycji, wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Wartość nabycia – wartość zakupu subpozycji powiększona o koszty dodatkowe, wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Waluta – (kolumna domyślnie ukryta) prezentuje symbol waluty systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Ma dostawę – kolumna dostępna gdy w systemie ustawiono metodę kolejkowania zasobów na AVCO. Informuje o tym, czy subpozycja pobiera zasób z magazynu, czy też jest niepowiązana z żadnym zasobem.

W przypadku metody kolejkowania zasobów AVCO, kolumny Data dostawy, Dokument oraz Dokument pierwotny zawsze są puste. O tym, czy na dokumencie pobrany został zasób, świadczy parametr w dodatkowej kolumnie Ma dostawę.

Zakładka ta jest rozwinięciem sekcji Kalkulacja z zakładki Ogólne. W zależności od dokumentu oraz uprawnień wyodrębnione zostały na niej sekcje:

• Kalkulacja
• Waluta
• Marża
• Struktura rabatu

Oprócz nich w górnej części zakładki, podobnie jak na zakładce Ogólne, umieszczone zostały pola Precyzja ceny i Kontrola.

Sekcja Kalkulacja zawiera takie same pola jak sekcja Kalkulacja na Zakładce Ogólne.

Dodatkowe pola występujące w tej sekcji na zakładce Kalkulacja to:

• cena początkowa (N)/(B) – prezentuje aktualną cenę jednej jednostki artykułu pobraną z aktualnego, aktywnego cennika, wyrażoną w walucie zdefiniowanej w tym cenniku przy danym artykule
• cena (N)/(B) – prezentuje aktualną cenę jednej jednostki artykułu, po uwzględnieniu rabatów i wyrażona jest w walucie artykułu (zdefiniowanej w cenniku, z którego pobierana jest cena początkowa)
• wartość (N)/(B) – prezentują wartość wskazanej ilości artykułu, wyrażoną w walucie, kolejno: pierwsze – artykułu (zdefiniowanej w cenniku, z którego pobierana jest cena początkowa), drugie – systemowej

Sekcja Waluta ma charakter informacyjny i jest nieedytowalna. Prezentuje informacje o walutach i kursach oraz dacie pobrania kursów. Dane te są tożsame z danymi prezentowanymi w nagłówku dokumentu i pobierane są automatycznie.

Kursy prezentowane są w następującej kolejności:

• kurs waluty artykułu do waluty dokumentu
• waluta dokumentu
• kurs waluty systemowej do waluty dokumentu

Sekcja Marża występuje tylko na dokumentach rozchodowych. Przedstawia ona:

• wartość netto zakupu
• wartość netto nabycia (pole z wartością nabycia nie występuje na OS)
• marżę – wyrażoną wartościowo i procentowo

Pola z wartościami zakupu oraz nabycia kalkulowane są automatycznie i nie można ich edytować. Marża również wyliczana jest automatycznie na podstawie danych w sekcji Kalkulacja. Jeśli marża narzucona na artykuł jest niezgodna z życzeniem użytkownika, może on zmodyfikować jej procentową wartość, co jednocześnie spowoduje ponowne przeliczenie wartości pól Marża (wyrażonych wartościowo) oraz Rabat, Cena i Wartość w grupie Kalkulacja.

Sekcja Struktura rabatu dostępna jest na dokumentach rozchodowych OS, ZS, PAR, FS i WZ, ale tylko jeśli operator należy do grupy operatorów, która ma włączone uprawnienie Dostęp do struktury rabatów na zakładce Konfiguracja  Struktura Firmy  Grupy operatorów  Inne uprawnienia.

Sekcja jest zwijana/rozwijana za pomocą strzałki umieszczonej na jej nagłówku. Prezentuje szczegółowa listę rabatów naliczonych na daną pozycję.

Zakładka Dostawy dostępna jest tylko dla artykułów o typie Towar. Podzielona została na sekcje:

• Ilość
• Cechy
• Subpozycje
• Partie/dostawy (dostępna tylko dla dokumentów rozchodowych)

Sekcje: Ilość, Cechy oraz Subpozycje, zawierają pola tożsame z polami na zakładce Ogólne. Wszelkie zmiany wprowadzone na zakładce Ogólne są przenoszone na zakładkę Dostawy i odwrotnie.

Zarządzanie zasobami na pozycji dokumentu

W sekcji Subpozycje na formularzu dodawania pozycji dla dokumentów rozchodowych obok tabelki subpozycji umieszczone zostały pola umożliwiające zmniejszenie (w przypadku FS i PAR) oraz odwiązanie (w przypadku ZS), zasobów przeniesionych z magazynu na dokument.

W tym celu należy:

• zaznaczyć odpowiednią subpozycję
• w polu Ilość wpisać zwracaną ilość
• nacisnąć przycisk ze strzałką w dół – [Zwróć]

Zasób wróci na magazyn zwiększając ponownie jego stan. W przypadku gdy pozycje dokumentu ZS nie są powiązane z zasobem, system nie podejmie żadnej akcji – nie zmniejszy ilości subpozycji. Natomiast jeśli pozycje mają one powiązanie z konkretnym zasobem, zostanie ono usunięte, zasób wróci na magazyn. Ilość subpozycji nie ulegnie zmianie.

Na dokumentach ZS i ZWE dostępna jest opcja całkowitego odwiązywania zasobów od wielu niezrealizowanych subpozycji jednocześnie. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie subpozycje i wybrać przycisk [Zwolnij zasoby].

Warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby zwolnić zasób:

• stan dokumentu – Zainicjowany (ZS), Niezatwierdzony (ZS), Zatwierdzony (ZS, ZWE), W realizacji (ZS, ZWE)
• ilość niezrealizowana większa od zera
• subpozycja powiązana z zasobem/partią

Warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby zarezerwować zasób:

• stan dokumentu – Zainicjowany (ZS), Niezatwierdzony (ZS), Zatwierdzony (ZS, ZWE), W realizacji (ZS, ZWE)
• ilość niezrealizowana większa od zera
• subpozycja niepowiązana z zasobem/partią
• subpozycja „sprzedażowa” w przypadku ZWE

Kryteria sprawdzane podczas wiązania zasobów z subpozycjami ZS/ZWE:

• artykuł – zgodny z artykułem subpozycji
• magazyn – zgodny z magazynem subpozycji:
  • jeżeli na subpozycji podano konkretny magazyn, wówczas zasoby/partie są poszukiwane tylko na tym magazynie
  • jeżeli na subpozycji ZS wybrano opcję <wszystkie>, wówczas zasoby/partie są poszukiwane na wszystkich magazynach, przypisanych do definicji dokumentu w centrum wystawiającym dokument
• data utworzenia zasobu/partii (przyjęcia na magazyn) nie może być większa niż data bieżąca – nie dotyczy AVCO
• cechy – zgodność wartości cech zasobów/partii z wartościami cech subpozycji ZS/ZWE:
  • jeżeli na subpozycji zamówienia dla cech wpływających na partie podano wartość, poszukiwane zasoby/partie muszą posiadać taką sama wartość cechy
  • jeżeli na subpozycji zamówienia dla cech wpływających na partie nie podano wartości, poszukiwane zasoby/partie mogą posiadać dowolną wartość dla tej cechy lub nie mieć przypisanej żadnej wartości

Sekcja Partie/dostawy zawiera informacje o dostępnych na magazynie partiach/zasobach wybranego artykułu.

• Jest ona niedostępna dla dokumentów przychodowych oraz dla OS.
• Jeżeli artykuł znajduje się na magazynie, w tabeli pojawią się odpowiednie wpisy.
• W przypadku braku zasobów, tabela Partie/dostawy jest pusta.

W zależności od ustawionej metody kolejkowania zasobów system weryfikuje, czy zasób jest możliwy do wydania.

• W przypadku FIFO/LIFO, na dokument rozchodowy można pobrać tylko te zasoby, których data dostawy jest wcześniejsza lub równa dacie „magazynowej” na tym dokumencie.
• Metoda kolejkowania AVCO nie wprowadza takich ograniczeń.

Jeśli artykuł ma przypisane cechy wpływające na partię, istnieje możliwość przefiltrowania tabeli względem konkretnych partii (wartości cech), wskazanych w sekcji Cechy.

Tabela znajdująca się w tej sekcji wyświetla następujące informacje:

• Magazyn – określa magazyn, na którym znajduje się dana partia/zasób

Kolejne kolumny zawierają cechy, jakie zostały przypisane do danego towaru. Ich ilość jest różna w zależności od ilości cech wpływających na partię.

• Ilość – dostępna po uwzględnieniu rezerwacji, wyrażona w jednostce ustalonej w sekcji Kalkulacja.
• Ilość w jedn. podst. – dostępna ilość po uwzględnieniu rezerwacji wyrażona w jednostce podstawowej
• Cena jednostkowa – cena jednej jednostki artykułu faktycznie znajdującego się na magazynie (cena wyliczana jest dynamicznie na podstawie wartości zakupu i dostępnej ilości)
• Wartość zakupu – wartość znajdujących się na magazynie zasobów danego artykułu wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Wartość nabycia – wartość zakupu powiększona o koszty dodatkowe znajdujących się na magazynie zasobów danego artykułu wyrażona w walucie systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu
• Waluta – (kolumna domyślnie ukryta) prezentuje symbol waluty systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu.

W przypadku metod kolejkowania zasobów FIFO/LIFO, obok tabeli dostępny jest także parametr Pokaż dostawy. Zaznaczenie go spowoduje zmianę sposobu prezentowania dostępnych ilości – nastąpi rozbicie partii na zasoby i pojawiają się trzy dodatkowe kolumny:

Data dostawy – wskazuje datę, w której dany zasób trafił na magazyn

Dokument – wskazuje dokument, który wprowadził zasób na magazyn

Dokument pierwotny – wskazuje dokument, który pierwotnie wprowadził zasób na stan.

Podmiana dostaw na zatwierdzonym dokumencie

Jest to funkcjonalność pozwalająca na zmianę dostawy na subpozycji zatwierdzonego dokumentu. Aby z niej skorzystać użytkownik musi należeć do grupy operatorów posiadającej uprawnienie Zmiana dostawy na zatwierdzonym dokumencie.

Można je aktywować z poziomu Konfiguracja  Grupy operatorów  Edycja wybranej grupy  zakładka Inne uprawnienia. Uprawnienie nie jest dostępne dla francuskiej wersji bazy danych oraz dla metody kolejkowania zasobów AVCO.

Warunki, które muszą zostać spełnione przed dokonaniem zmiany dostawy dokumencie rozchodowym (FS/WZ/RW):

• operator należy do grupy operatorów mającej uprawnienie do zmiany dostawy na zatwierdzonym dokumencie
• dokument nie jest zaksięgowany
• nie istnieje zaksięgowana korekta do dokumentu
• nie istnieje korekta ilościowa dla subpozycji
• nie istnieje korekta kosztu dla subpozycji
• nie istnieje zaksięgowany dokument powiązany
• dostępna jest podmieniana ilość towaru na magazynie
• zaznaczona jest jedna subpozycja w sekcji Subpozycji
• wybrana jest jedna dostawa do podmiany
• istnieje zgodność magazynów pomiędzy partiami do podmiany a dostawami
• ilość pomiędzy dokumentami powiązanymi jest zgodna np. Z FS wygenerowano na całą ilość WZ

W celu podmiany dostawy na zatwierdzonym dokumencie na zakładce Dostawy należy:

• wskazać subpozycję dla której ma zostać dokonana podmiana dostawy. W polu Ilość w sekcji Subpozycji wyświetlona zostanie ilość zgodna z aktualnie zaznaczoną pozycją.
• zaznaczyć parametr Pokaż dostawy i wskazać dostawę, która ma zostać pobrana na dokument.
• wybrać przycisk [Zmień], który dokona podmiany dostawy na dokumencie

Istnieje także możliwość podmiany dostaw dla wielu subpozycji, co zostało opisane w artykule Weryfikacja dostaw.

Zakładka pojawia się tylko wtedy, gdy użytkownik jako element wskaże artykuł typu komplet, który na karcie artykułu ma odznaczony parametrem Pobieraj składniki na dokument.

Zakładka jest podzielona na sekcje:

• Artykuły - wchodzące w skład danego kompletu wraz z ilością poszczególnych składników, wyrażoną w jednostce podstawowej danego artykułu, przypadającą na wskazaną na zakładce Ogólne ilość kompletów.
• Subpozycje oraz Partie/dostawy - zawierają dane analogiczne do danych na zakładce Dostawy w przypadku, gdy wskazany artykuł jest typu towar.

Dane wyświetlane w tych sekcjach odnoszą się do zaznaczonego w tabeli powyżej elementu kompletu.

Uwaga

Nie ma możliwości podmiany dostawy dla artykułu o typie komplet.

Atrybuty służą do przechowywania dodatkowych informacji o obiektach występujących w systemie. Atrybuty wraz z wartościami można dołączać do dokumentów oraz ich pozycji.

Definiowanie atrybutów, ich wartości oraz przypisywanie do obiektów jest możliwe z poziomu zakładki Konfiguracja → Ogólne → Atrybuty.

Zakładka atrybuty na szczegółach pozycji umożliwia podpięcie zdefiniowanych w systemie i powiązanych z elementem danego typu dokumentu atrybutów charakteryzujących dany element oraz wprowadzenie do nich wartości.

• Jeśli w konfiguracji dany atrybut został oznaczony jako wymagany, system automatycznie podepnie go do nowo-dodawanego elementu na dany dokument, oraz pobierze zdefiniowaną wartość domyślną.
• Gdy atrybut nie został oznaczony jako wymagany operator może podpiąć taki atrybut samodzielnie. Po zatwierdzeniu dokumentów do modyfikacji atrybutów należy używać przycisków z sekcji Atrybuty na wstążce.

W systemie istnieje możliwość definiowania załączników, czyli dodawania obrazów, dokumentów tekstowych, czy też dowolnych innych plików. Następnie pliki te mogą zostać dołączone do pozycji dokumencie.

Zarządzanie załącznikami w systemie jest możliwe z poziomu zakładki Konfiguracja → Ogólne → Załączniki.

Zakładka Załączniki na szczegółach pozycji umożliwia przypisanie ich do danej pozycji dokumentu oraz prezentuje listę przypisanych już załączników.

Istnieje możliwość udostępnienia załącznika w poszczególnych modułach/aplikacjach współpracujących z systemem poprzez zaznaczenie dedykowanego parametru na liście.

Dokumenty korygujące - wprowadzenie

Wśród dokumentów korygujących można wyróżni dwa rodzaje korekt:

• korekty generowane do dokumentów istniejących w systemie („automatyczne” korekty)
• korekty ręczne, wystawiane do dokumentów spoza systemu

Ze względu na rodzaj korygowanych danych, wyróżnić można dokumenty korygujące:

• ilość
• wartość
• koszty dodatkowe
• stawkę VAT

Uwaga

Nie ma możliwości jednoczesnej korekty kosztów dodatkowych, wartości, ilości oraz stawki VAT na jednym typie dokumentu.

Korekta ilościowa wystawiona do dokumentu dopuszcza korygowanie zarówno „na minus” jak i „na plus”. Oznacza to, że na korekcie istnieje możliwość zarówno zwiększenia ilości w stosunku do ilości pierwotnej lub też jej zmniejszenia.

Uwaga

Korekta ręczna koryguje pozycję tylko „na minus”.

Korekta wartościowa umożliwia zarówno zwiększenie, jak i obniżenie cen/wartości zakupu artykułów na dokumencie źródłowym. Wyjątek stanowią korekty faktur zaliczkowych, które można wystawić jedynie „na minus”.

Edycja tabelki VAT

Dla niezatwierdzonych korekt dokumentów FZ/FZL (zarówno „automatycznych”, jak i ręcznych), istnieje możliwość edycji wartości w tabelce VAT, co skutkuje zmianą wartości dokumentu oraz płatności, zmiana ta nie ma wpływu na wartość pozycji dokumentu.

Uwaga

Na dokumentach walutowych, zmiana jednej z wartości (wartość netto, VAT, wartość brutto) spowoduje zmianę wyłącznie na pozostałych wartościach w danej walucie. Wartości w walucie innej niż „edytowana” pozostaną bez zmian – nie zostaną przeliczone. Ewentualna zmiana musi zostać dokonana przez operatora.

W przypadku korekt ilościowych faktur zakupu i korekt faktur zaliczkowych zakupu, nie ma możliwości wprowadzenia wartości większej od zera, a dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto, dodatkowo wartość VAT nie może być mniejsza od wartości brutto. Jest to podyktowane charakterem dokumentu. Korekty wartościowe faktur zakupu nie posiadają takich ograniczeń. Operator może wprowadzić zarówno wartości ujemne, jak i dodatnie.

Uwaga

Jeśli na KWFZ walutowej, operator doprowadzi do sytuacji, w której wartości w walucie dokumentu i walucie systemowej będą miały przeciwne znaki, wówczas system nie pozwoli na zapis takiego dokumentu. Wartości w obu walutach muszą mieć ten sam znak.

Nr fiskalny paragonu na korektach

Na formularzu dokumentów korekt do paragonów (wartościowych i ilościowych, zarówno automatycznych, jak i ręcznych) istnieje potrzeba wpisywania numeru fiskalnego nadanego źródłowemu paragonowi przez drukarkę fiskalną. Do wprowadzenia takiej informacji przeznaczone jest pole Nr fiskalny: umieszczone w nagłówku dokumentu, tuż pod numerem dokumentu korekty.

Przyczyna korekty

Na wszystkich typach korekt, zarówno tych automatycznych, jak i ręcznych istnieje możliwość określenia, czy dokument jest wystawiany w wyniku zwrotu od klienta, czy też w wyniku pomyłki na źródłowym dokumencie, do którego wystawiana jest korekta. Taka informacja jest niezbędna do ewidencji zwrotów i reklamacji oraz ewidencji pomyłek. Powód korekty określany jest w polu Przyczyna korekty, znajdującym się w nagłówku dokumentu, tuż pod polem określającym stan, w jakim aktualnie znajduje się dokument. Przyczyna korekty: jest polem z listą rozwijaną, z której operator wybiera odpowiednią opcję. Lista opcji pobierana jest ze słownika uniwersalnego (Konfiguracja (Ogólne) Słowniki uniwersalne Ogólne Przyczyny korekt). Domyślnie, słownik zawiera opcje:

• Pomyłka
• Skonto
• Zwrot
• Skup
• Zmiana stawki VAT

Nie ma możliwości modyfikacji, dezaktywacji ani usunięcia opcji predefiniowalnych. Do słownika uniwersalnego Przyczyny korekt można dodać nowe wartości, określając w polu Typ jedną z dostępnych opcji: Pomyłka, Zwrot, Inne. Pole Przyczyna przyjmuje domyślne wartości:

• dla KIPAR – Zwrot
• dla KWPAR – Pomyłka
• dla pozostałych dokumentów korekt pole nie jest automatycznie uzupełniane.

Do momentu zatwierdzenia dokumentu, operator może dowolnie zmieniać wartość w tym polu.

Uwaga

Nie ma możliwości zapisania/zatwierdzenia KIPAR i KWPAR bez uzupełnionego pola Przyczyna.

Generowanie korekt a przyczyna korekty

Na dokumentach korekt generowanych w wyniku innych korekt pole Przyczyna będzie przyjmować taką samą wartość jak pole Przyczyna na źródłowej korekcie. Nie ma znaczenia, czy generowanie korekty zostało uruchomione przez system, czy przez użytkownika.

Przykład

1. Wystawiony i zatwierdzony zostaje dokument WZ.
2. Do WZ wygenerowany zostaje dokument FS . Dokument FS zostaje zatwierdzony.
3. Do FS wygenerowano KIFS, na KIFS wskazano przyczynę korekty Zwrot. Korekta została zatwierdzona.
4. Do KIFS powstaje KIWZ – automatycznie w wyniku zatwierdzenia KIFS lub ręcznie (generowanie uruchomione przez operatora). W polu Przyczyna ustawiony zostanie Zwrot.

W systemie można odwzorować również poniższe sytuacje biznesowe w wyniku, których system automatycznie wygeneruje nieedytowalne dokumenty korekt, bez udziału operatora. Na takich dokumentach, operator nie ma już możliwości wskazania lub zmiany przyczyny korekty. Pierwsze dwie sytuacje dotyczą generowania dokumentu FS do PAR, a trzecia powiązana jest ze skontem na FS. Scenariusz I: Do dokumentu PAR generowana jest FS, a następnie do tej FS operator rejestruje KIFS/KWFS. W wyniku zatwierdzenia KIFS/KWFS system automatycznie generuje odpowiadające tym korektom dokumenty KIPAR/KWPAR powiązane ze źródłowym PAR. Jeśli na korektach do FS została wskazana przyczyna korekty, wartość pola Przyczyna: na KIPAR/KWPAR przenoszona jest z odpowiadających im KIFS/KWFS. Jeśli pole Przyczyna: na KIFS/KWFS nie jest wypełnione, to na odpowiadającej jej KIPAR/KWPAR zostanie ustawiona taka opcja, jak przy ręcznym wystawianiu KIPAR/KWPAR – Zwrot dla KIPAR i Pomyłka dla KWPAR. Scenariusz II: Do dokumentu PAR operator zarejestrował KIPAR/KWPAR, a następnie do PAR generuje FS. Zatwierdzając FS, system z automatu generuje również odpowiednie korekty do FS. Na wygenerowanych w ten sposób korektach do FS, pole Przyczyna: przyjmuje taką samą wartość jak na odpowiadającej im korekcie do PAR.

Generowanie dokumentu magazynowego do KWFS i KWFZ z tytułu skonta

Jeśli na dokumencie FS/FZ określono skonto i płatnik spełnił warunki skonta. To w zależności od ustawień parametru Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta na definicji dokumentu KWFS/KWFZ:

• system wygeneruje dokument magazynowy do KWFS/KWFZ z tytułu Skonta – jeśli parametr jest zaznaczony
• nie wygeneruje dokumentu magazynowego do KWFS/KWFZ z tytułu Skonta – jeśli parametr jest odznaczony.

Scenariusz I (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest zaznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Do dokumentu FS/FZ wygenerowano dokument WZ/PZ. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ oraz KWWZ/KWPZ. Na obu korektach jako przyczyna ustawiona będzie opcja Skonto.

Przykład

Odznaczony parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta ma wpływ na wartość dokumentu WZ/PZ, jeśli dokument handlowy został skorygowany z tytułu rozliczonego skonta.

Scenariusz II (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest odznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Do dokumentu FS/FZ wygenerowano dokument WZ/PZ. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ. Dokument KWWZ/KWPZ nie zostanie wygenerowany. Scenariusz III (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest odznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Do dokumentu FZ/FS, nie został wygenerowany dokument magazynowy WZ/PZ. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ. Podczas ręcznego generowania dokumentu magazynowego nie zostanie uwzględniona korekta wartościowa KWFS/KWFZ, czyli wartość zostaje przeniesiona z dokumentu handlowego. Przy generowaniu kolejnych korekt do dokumentu magazynowego uwzględnione zostaną tylko korekty ilościowe oraz korekty wartościowe dokumentów handlowych, które nie zostały wygenerowane w wyniku naliczenia skonta. Scenariusz IV (parametr Generowanie dokumentu magazynowego z tytułu skonta jest odznaczony): Na dokumencie FS/FZ określono skonto, a płatnik spełnił warunki skonta. Wystawiono dokument FZ/FS, do dokumentu został wygenerowany dokument magazynowy. Rozliczając dokument FS/FZ system automatycznie generuje dokument KWFS/KWFZ. Nie zostanie wygenerowana korekta do dokumentu magazynowego. Ponownie zostaje wystawiona i zatwierdzona druga korekta wartościowa z tytułu Pomyłka. Do drugiej korekty wartościowej wygenerowany zostaje dokument magazynowy.

Uwaga

Podczas konwersji baz parametr będzie domyślnie włączony. W przypadku kreacji nowej bazy:

• francuskiej – parametr będzie domyślnie odznaczony
• innej niż francuska – parametr będzie domyślnie zaznaczony

Potwierdzenie odbioru

W polskiej wersji językowej, na wszystkich typach korekt, zarówno tych automatycznych, jak i ręcznych wystawianych do dokumentu faktury sprzedaży istnieje możliwość zaznaczenia potwierdzenia odbioru korekty przez kontrahenta. Pola dostępne są do edycji niezależnie od stanu dokumentu korekty. Jednak w przypadku KIFS/KWFS w stanie zaksięgowanym możliwość edycji uzależniona jest od ustawień parametru Zmiana parametrów na zaksięgowanej fakturze VAT. Ww uprawnienie dostępne jest z poziomu Konfiguracja Struktura Firmy Grupy operatorów edycja wybranej grupy zakładka Inne uprawnienia. Wartość pól związanych z potwierdzeniem odbioru przenoszona jest do automatycznie generowanych faktur VAT i może mieć wpływ na datę ujęcia korekty w deklaracji VAT-7. Uzupełnienie informacji o potwierdzeniu odbioru na fakturze VAT będzie skutkowało przeniesieniem tych informacji na korektę KIFS/KWFS.

Domyślnie parametr Potwierdzenie jest odznaczony, a jego zaznaczenie powoduje uaktywnienie pól z:

• datą – automatycznie system ustawi datę systemową, jednak użytkownik ma możliwość dowolnej jej modyfikacji,
• osobą – lista rozwijalna z osobami kontaktowymi przypisanymi do kontrahenta. Pole nie jest obligatoryjne do wypełnienia i może pozostać puste.

Niezależnie, czy parametry dotyczące potwierdzenia odbioru zmieniane są z poziomu dokumentu KIFS/KWFS, czy z poziomu wygenerowanej KFSV, następuje automatyczna aktualizacja danych na dokumencie powiązanym.

Wydruk

Z poziomu listy dokumentów PAR pod przyciskiem [Drukuj dokument] oraz z poziomu formularza dokumentu KIPAR pod przyciskiem [Drukuj], dla dokumentu KIPAR dostępny jest wydruk o nazwie Protokół przyjęcia zwrotu/reklamacji. Dane do wydruku pobierane są z formularza dokumentu, dla którego uruchomiono wydruk. Data zwrotu na wydruku odnosi się do daty korekty z formularza KIPAR. Pole Do paragonu: na wydruku uwzględnia numer paragonu powiązanego z daną korektą, który to numer został nadany paragonowi przez system, natomiast w nawiasie, obok tego numeru, prezentowany jest także numer fiskalny paragonu (nadawany przez drukarkę fiskalną) wpisany w polu Nr fiskalny na formularzu KIPAR. Z poziomu listy PAR, dla dokumentów korekt dostępne są również zbiorcze wydruki dotyczące ewidencji pomyłek i zwrotów – Ewidencja pomyłek oraz Ewidencja zwrotów/reklamacji. Oba wydruki umieszczone są pod przyciskiem [Drukuj listę]. Pierwszy z nich przedstawia zestawienie dokumentów korekt do paragonów, które jako przyczynę mają ustawiony w słowniku uniwersalnym Typ: Pomyłka. Drugi natomiast, wyszczególnia korekty do paragonów, których Typ w słownikach uniwersalnych ustawiony jest na Zwrot. Uruchamiając dany wydruk, operator musi wskazać zakres dat, dla którego ma zostać przygotowane zestawienie pomyłek lub zwrotów. Przy budowaniu zestawienia weryfikowana jest Data korekty z formularza dokumentów korekt.

Uwaga

Wydruki Ewidencja pomyłek oraz Ewidencja zwrotów/reklamacji uwzględniają jedynie korekty do paragonów.

Za pomocą korekt generowanych do dokumentów korygowane mogą być dokumenty:

• handlowe (FS, FSL, PAR, FZ, FZL)
• magazynowe (WZ, PZ, RW, PW)

Korekty ilościowe można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FS, PAR, FZ)
• magazynowych (WZ, PZ, RW, PW)

Korekty wartościowe można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FS, FSL, PAR, FZ, FZL)
• magazynowych (WZ, PZ, PW)

Korekty stawki VAT można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FS, PAR)
• magazynowych (WZ)

Korekty kosztów dodatkowych można wystawić do dokumentów:

• handlowych (FZ)
• magazynowych (PZ)

Przykład

Sprzedano 10 szt. towaru, po cenie 5 zł/szt. – w systemie zarejestrowano FS. Klient zdecydował jednak, że zwróci 3 szt. zakupionego towaru (cena 5 zł/szt.) – w systemie wystawiona zostaje korekta ilościowa do dokumentu FS na 3 szt. artykułu. W przypadku wystawienia kolejnej korekty do dokumentu FS w wyniku dwóch poprzednich transakcji sprzedanych zostało 7 szt. po 5 zł. Tym samym, druga korekta (dowolnego typu) będzie dotyczyła tylko tych 7 szt.

Uwaga

Do jednego dokumentu można wystawić wiele korekt. Każda kolejna korekta dotyczy zawsze ilości i wartości po poprzedniej korekcie, a nie ilości i wartości na dokumencie pierwotnym.

W wyniku wystawiania korekt ilościowych lub wartościowych do dokumentów handlowych, automatycznie generowane są również nowe płatności. Typ powstałej płatności (należność/zobowiązanie), zależy od wartości korekty – ujemna, dodatnia oraz typu korygowanego dokumentu. Np. dla korekty zmniejszającej wartość FS powstanie płatność o typie zobowiązanie, a dla korekty zwiększającej – należność. Funkcjonalność płatności, powstałych w wyniku korekt, jest tożsama z funkcjonalnością płatności dokumentów pierwotnych. Płatność na dokumentach źródłowych pozostaje niezmieniona. Korekty do dokumentów wystawionych w walucie innej niż systemowa, będą miały taką samą walutę i kurs, jak dokument źródłowy. Kurs nie będzie zmieniany również wtedy, gdy data wystawienia korekty będzie inna, niż dokumentu źródłowego.

Uwaga

Korekta dokumentu walutowego przyjmuje ten sam kurs co dokument źródłowy.

Podczas pracy z dokumentami korygującymi, należy pamiętać o tym, że:

• jeden dokument korygujący może korygować:
  • ilość
  • wartość
  • koszty dodatkowe
  • stawkę VAT

nie ma możliwości jednoczesnej korekty wszystkich wielkości

• do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt; każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty
• nie ma możliwości wystawienia korekty do dokumentu zainicjowanego, niezatwierdzonego lub anulowanego
• przed wystawieniem kolejnej korekty, należy najpierw zatwierdzić lub usunąć uprzednio wystawione korekty
• nie można wystawić korekty do korekty
• nie można wystawić korekty do paragonu przekształconego do faktury – należy korygować fakturę
• nie można wystawić korekty do dokumentu magazynowego, powiązanego z dokumentem handlowym – należy najpierw skorygować dokument handlowy
• nie można wygenerować korekty ilościowej do dokumentu PW i RW, jeśli PW i RW zostały wygenerowane z ręcznych korekt ilościowych
• istnieje możliwość wygenerowania korekty wartościowej do PW, które powstało w wyniku generowania z ręcznej KIFS i KIPAR
• istnieje możliwość generowania korekt ilościowych i wartościowych do dokumentów PW i RW wystawionych z inwentaryzacji i reklamacji
• zatwierdzonej korekty nie można usunąć, można ją jedynie anulować
• nie można wystawić korekty ilościowej do dokumentów przychodowych, jeśli zasoby przyjęte takimi dokumentami zostały już całkowicie rozchodowane, zarezerwowane lub przesunięte na inny magazyn, do którego centrum, w którym operator chce wystawić korektę nie ma uprawnień
• nie można anulować korekty, po której wystawiono następną korektę
• nie można anulować korekt ilościowych do dokumentów rozchodowych, jeśli zwrócone korektą zasoby zostały rozchodowane innym dokumentem lub przesunięte na inny magazyn
• kod i nazwa artykułu ustalana jest na podstawie pozycji z dokumentu źródłowego, bez możliwości edycji nazwy
• nie można wygenerować korekty, jeśli nie posiada ona uprawnień do magazynu z dokumentu źródłowego
• istnieje możliwość modyfikacji pól Objętość, Waga netto, Waga brutto na dokumencie korekty wystawionej do dokumentu w sekcji Wartość korekty. Jednostki związane z tymi polami nie podlegają edycji
• na dokumencie korekty ręcznej ilościowej pola związane z wagą i objętością podlegają całkowitej edycji, zarówno w sekcji Kalkulacja – przed korektą oraz Wartość korekty
• do korekt wartościowych dokumentów handlowych, automatycznie generowane są korekty wartościowe do dokumentów magazynowych, powiązanych ze źródłowym dokumentem handlowym.
• do korekt ilościowych dokumentów handlowych, dokumentów magazynowych, może zostać wygenerowany automatycznie lub ręcznie przez operatora. Automatyczne generowanie ilościowych korekt dokumentów magazynowych można zdefiniować w konfiguracji typów dokumentów (Konfiguracja Struktura firmy Firma Dokumenty).
• nie ma możliwości generowania korekt do dokumentów handlowych z korekt dokumentów magazynowych Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule:Generowanie dokumentów.

  Sposoby prezentacji korekt Utworzenie korekty do dokumentu powoduje skojarzenie ze sobą obu dokumentów, są one dostępne z poziomu tej samej listy, np. korekty do FS są wyświetlane na liście FS. Z poziomu listy, użytkownik ma do wyboru dwie opcje prezentacji korekt:

• pod źródłowym dokumentem
• na liście

Dostęp do korekt umieszczonych pod dokumentem źródłowym, możliwy jest poprzez kliknięcie na symbol +, umieszczony przy każdym numerze dokumentu, wyświetlanym na liście. Po jego wybraniu rozwinięta zostanie lista korekt powiązanych z danym dokumentem. W ten sposób z poziomu listy, użytkownik widzi powiązane ze sobą dokumenty.

Przy prezentacji korekt bezpośrednio na liście, jedynym sposobem znalezienia powiązania między korektą a dokumentem źródłowym, jest weryfikacja zakładki Dokumenty skojarzone, na szczegółach dokumentu. Dzięki takiej prezentacji użytkownik może w szybki sposób znaleźć korektę.

Zmiana sposobu wyświetlania korekt na liście jest możliwa w każdym momencie pracy z systemem.  

Korekty ilościowe - wstęp

Korekty ilościowe wystawiane są w przypadku:

• wprowadzenia błędnej ilości artykułu na dokumencie źródłowym, który został już zatwierdzony i wydany kontrahentowi
• zwrotu części lub całości zakupionego przez kontrahenta towaru
• rezygnacji kontrahenta z części lub całości planowanej dostawy

Aby wystawić korektę ilościową, należy zaznaczyć na liście odpowiedni dokument i wybrać przycisk [Koryguj ilość] lub [Koryguj ilość (zwrot całości)]. Otwarty zostanie formularz korekty z wypełnionymi danymi, analogiczny do formularza dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• pole z przyczyną korekty
• numer obcy
• forma i termin płatności
• pole Obsługa transakcji
• centrum wystawiające dokument
• adresy kontrahentów
• opis
• rejestr VAT
• atrybuty
• opis analityczny
• ilość danej subpozycji

Pozostałe pola muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego też są nieaktywne.

Uwaga

Nie można wygenerować KIPW do PW, które zostało wygenerowane do ręcznej KIFS lub ręcznej KIPAR.

Koryguj ilość (zwrot całości)

W przypadku opcji [Koryguj ilość (zwrot całości)], jako ilość do zwrotu, domyślnie proponowana jest maksymalna ilość danego zasobu. Opcję tę najlepiej wykorzystać, gdy użytkownik chce zwrócić wszystkie lub większość pozycji z dokumentu źródłowego. Jeśli dokument korekty ma częściowo korygować dokument źródłowy i poszczególne pozycje, należy podnieść do edycji te pozycje i wprowadzić ilość.

Koryguj ilość

Dla dokumentów, które zawierają dużą ilość pozycji, a skorygowane ma być tylko kilka z nich, można wykorzystać opcję – [Koryguj ilość]. Domyślnie na formularzu korekty ilościowej żadna z pozycji nie jest skorygowana. Aby skorygować daną pozycję:

• należy ją zaznaczyć i wybrać przycisk [Koryguj całość]
• należy ją podnieść do edycji i zmodyfikować ilość po korekcie

[Koryguj całość] / [Zeruj zwrot]

W przypadku, gdy dana pozycja ma zostać skorygowana w całości lub wprowadzona ilość do zwrotu ma zostać cofnięta, użytkownik może również posłużyć się przyciskami: [Koryguj całość] – w kolumnie Ilość po korekcie ustawiona zostanie maksymalna, możliwa do skorygowania, ilość danej pozycji [Zeruj zwrot] – zeruje kolumnę Ilość po korekcie – pozycja nie zostanie zwrócona

Zakładka Ogólne formularza edycji pozycji zawiera kilka sekcji. Pierwsza z nich umożliwia wskazanie pracownika obsługującego transakcję.

Uwaga

W przypadku dokumentów korekt edycja pracownika w polu Obsługa transakcji jest możliwa dopiero, gdy pozycja faktycznie zostanie skorygowany pod względem ilości lub wartości. W momencie korygowania pozycji, podpowiadany będzie pracownik z pozycji źródłowego dokumentu.

Sekcja Artykuł wskazuje artykuł, którego ilość będzie korygowana. Kod i nazwa artykułu pobierana jest z dokumentu źródłowego. Sekcja – Kalkulacja – przed korektą, w zależności od typu dokumentu, dostarcza informacji nt. ilości, ceny, wielkości rabatu, waluty i stawki VAT, jakie przyjmuje artykuł na dokumencie źródłowym, po uwzględnieniu ewentualnych wcześniejszych korekt do dokumentu źródłowego. Na dokumentach KIFZ oraz KIPZ prezentowane są dodatkowo informacje nt. ceny i wartości nabycia danej pozycji oraz waluty systemowej, w której są one wyrażone. Sekcja – Kalkulacja – po korekcie pozwala wskazać ilość artykułu, jaka pozostanie na dokumencie pierwotnym po utworzeniu korekty. W przypadku dokumentów przychodowych, nie zawsze jest możliwość zwrotu całej ilości, a co za tym idzie ustawienia w tej sekcji ilości równej 0. Maksymalna ilość, jaką można wskazać do zwrotu, może być mniejsza od ilości przed korektą, ponieważ część zasobów przyjętych dokumentem źródłowym mogła zostać już rozchodowana, jest zarezerwowana lub przesunięta na inny magazyn, do którego centrum, w którym wystawiana jest korekta, nie ma uprawnień. Pola odnośnie cen i wartości są nieedytowalne – przeliczane są automatycznie, na skutek zmiany wartości w polu ilość. Na dokumentach KIFZ oraz KIPZ prezentowane są dodatkowo cena i wartość nabycia danej pozycji oraz waluta systemowa, w której wyrażone są cena i wartość nabycia. Pole Ilość w sekcji Wartość korekty jest powiązane z polem Ilość w sekcji Kalkulacja – po korekcie. Zmiana w jednym z nich, powoduje przeliczenia w drugim. Korygowana ilość wprowadzana jest zawsze z ujemnym znakiem i jej wartość bezwzględna nie może przekroczyć wartości prezentowanej w polu Ilość, w sekcji Kalkulacja – przed korektą. Obok ilości, w sekcji Wartość korekty, prezentowana jest również łączna wartość korekty zakupu, nabycia dla danej pozycji, waga netto, waga brutto, objętość. Sekcja – Subpozycje, wskazuje zasoby, których dotyczy korekta. W przypadku korekt dokumentów:

• rozchodowych, przedstawiane subpozycje dotyczą danych o zasobach zwracanych na magazyn (magazyny, z których zostały pobrane, daty poszczególnych dostaw, numery dokumentów pierwotnie i wtórnie wprowadzających zasób na stan, korygowaną ilość oraz wartość zakupu i nabycia korygowanej ilości)
• przychodowych – zasoby są usuwane z magazynu, wraz z wartością zakupu i wartością nabycia (w zależności od ustawień parametru: Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych.

W tej sekcji edycji podlega kolumna Ilość, na takich samych zasadach jak ilość w sekcji Wartość korekty. W przypadku sekcji Subpozycje maksymalna ilość do zwrotu wyliczana jest dla każdej subpozycji osobno, natomiast w sekcji Wartość korekty dla całej pozycji. Zmiana ilości na subpozycjach powoduje automatyczne przeliczenie ilości w sekcji Wartość korekty (suma ilości z subpozycji, to ilość w sekcji Wartość korekty). Tuż nad listą subpozycji znajduje się przycisk z symbolem książki, umożliwiający podgląd historii dostawy dla danej subpozycji. Podczas zwracania artykułów na magazyn, przyporządkowywane są one do zasobów, z których pochodziły. Jeśli zasoby te nie istnieją (artykuł został sprzedany), to przy tworzeniu korekty zostaną odtworzone.

Korygowanie pozycji na plus

Na dokumencie korekty wystawionej do dokumentu źródłowego, użytkownik ma możliwość wskazania ilości większej aniżeli na dokumencie źródłowym. Aby istniała taka możliwość w pierwszej kolejności na definicji dokumentu korekty (KIFZ, KIPZ, KIPW, KIFS, KIPAR, KIWZ, KIRW) należy zaznaczyć parametr Korygowanie pozycji na plus – w przypadku, gdy na dokumencie powinna być możliwość wskazania ilości większej niż na dokumencie źródłowym.

Aby istniała możliwość skorygowania pozycji na plus muszą zostać spełnione poniższe warunki:

• dokument nie został wystawiony na magazyn konsygnacyjny oraz magazyn o typie WMS
• dostępny jest zasób na magazynie – w przypadku korekt dokumentów o typie rozchodowym
• źródłowy dokument PAR nie posiada statusu zafiskalizowany
• źródłowy dokument FS ma niezaznaczony parametr Fiskalny
• dokument/pozycja nie zostały skorygowane całkowicie

Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych

W zależności od ustawień parametru Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych, umieszczonego w  konfiguracji systemu (System --> Konfiguracja --> Handel), system:

• dokona zwrotu kosztów zakupu, natomiast koszty dodatkowe poniesione przy jego zakupie nie zostaną zwrócone – parametr odznaczony
• dokona zwrotu kosztów zakupu wraz z poniesionymi przy jego zakupie kosztami dodatkowymi – parametr zaznaczony

Parametr jest dostępny do edycji tylko do momentu wystawienia pierwszej korekty ilościowej do FZ lub PZ. Nawet, jeśli wszystkie tego typu korekty zostaną anulowane, parametr nie będzie już dostępny do edycji. W sytuacji, gdy parametr Uwzględniaj koszty dodatkowe na korektach ilościowych dokumentów przychodowych będzie odznaczony, a zasób zostanie skorygowany całościowo, system automatycznie wygeneruje dokument korekty kosztu, który będzie korygował jedynie wartość nabycia.

Przykład

Dokument	Ilość	Cena	Koszty dodatkowe	Wartość zakupu	Wartość nabycia
1. FZ	10	10 zł	20 zł	100 zł	120 zł
2. PZ	10	10 zł	20 zł	100 zł	120 zł
3. KIFZ/KIPZ	-10	10 zł	0 zł	-100 zł	-100 zł

Dokumentem KIPZ zwracany jest cały zasób przyjęty dokumentem PZ. Na dokumencie KIFZ i KIPZ nie są jednak zwracane koszty dodatkowe związane z dostawą przyjętą dokumentem PZ. W związku z tym, mimo iż zasobu nie ma już na magazynie, w jego ewidencji pozostaje jeszcze wartość nabycia w wysokości 20 zł. Aby ją „ściągnąć” z magazynu, system generuje dokument korekty kosztu (KK), na której korekta kosztu wynosi 0 zł, a korekta nabycia 20 zł.

Zakładka Kalkulacja dostępna jest dla korekt dokumentów rozchodowych. Składa się z kilku obszarów:

• wartość korekty – wskazuje ilość oraz wartość, o jaką zmniejszony/zwiększony zostanie dokument pierwotny
• waluta – prezentuje typ kursu, przelicznik na walutę systemową oraz datę kursu waluty, która występuje na dokumencie korekty
• koszt własny – przedstawia wartość kosztu zakupu oraz wartość kosztu nabycia korygowanej ilości artykułu, wraz z symbolami walut, w jakich są wyrażone

Zakładka Atrybuty to standardowa zakładka opisana w dedykowanym artykule. Jeśli do jednego dokumentu zostaje wystawionych kilka korekt ilościowych, system przy wystawianiu każdej kolejnej sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu. Zatwierdzona korekta ilościowa do dokumentów:

• przychodowych (FZ, PZ, PW) zmniejsza ilość w kolumnie Zamówienia – w przypadku FZ, lub stany magazynowe – w przypadku korekty do PZ i PW
• rozchodowych (FS, PAR, WZ, RW) – zmniejsza ilość zarezerwowaną przez PAR i FS (jeśli PAR i FS nie mają powiązanych dokumentów WZ), a zwiększa stany magazynowe przy korekcie WZ i RW.

Niezatwierdzona korekta ilościowa do dokumentów:

• magazynowych rozchodowych zwiększa ilość prezentowaną w kolumnie Zamówienia,
• magazynowych przychodowych zwiększa ilość prezentowaną w kolumnie Rezerwacje.
• handlowych rozchodowych niepowiązanych z WZ, zmniejsza ilość prezentowaną w kolumnie Rezerwacje
• handlowych rozchodowych powiązanych z WZ nie wpływa na prezentowane ilości

Generowanie korekt na domyślny magazyn dla dokumentu w centrum

Wiele firm handlowych, szczególnie sieci sklepów odzieżowych, coraz częściej wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów, umożliwiając im zwrot zakupionych towarów w innych sklepach niż ten, w którym klient dokonał zakupu towaru. W takiej sytuacji mogą powstawać rozbieżności pomiędzy stanami magazynowymi w systemie a faktycznym stanem magazynów. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest zwrot artykułu na magazyn domyślny dla sklepu, w którym jest on wykonywany. Wybór magazynu domyślnego dla zwrotów dokonuje się poprzez użycie parametru Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów. Domyślnie ten parametr jest odznaczony, a korekta ilościowa na minus zwraca towar na magazyn pierwotny dla dokumentu rozchodowego.

Uwaga

Korekta na plus zawsze pobiera artykuł na magazyn źródłowy dla dokumentu.

Konfiguracja parametru Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów jest dostępna z poziomu edycji dokumentów dla wybranego centrum. W przypadku, gdy parametr jest:

• zaznaczony – artykuł korygowany trafia na magazyn domyślny dla korekty
• odznaczony – artykuł korygowany trafia na magazyn, z którego został pobrany na dokumencie FS lub PAR

Uwaga

Jeżeli w danym centrum na definicji dokumentów KIFS/KIPAR jako domyślny wskazany zostanie magazyn konsygnacyjny, to korekta zostanie wygenerowana na magazyn z dokumentu źródłowego.

Zmiany wartości magazynów przy zaznaczonym parametrze Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów w zależności od metody kolejkowania:

• FIFO/LIFO
  • W przypadku wygenerowania korekty wartościowej do dostawy, która została wydana z magazynu, a następnie po korekcie ilościowej przyjęta na inny magazyn, zostanie wygenerowana korekta kosztów dla obydwu magazynów.

Przykład

• Na magazyn główny przyjęta została dostawa dokumentem PZ dla artykułu KD w ilości 1 szt. w cenie 100,00 PLN.
• Wystawiono FS z WZ na 1 szt. artykułu.
• Następnie do FS wystawiona została korekta KIFS na magazyn MAG_WRO.
• W kolejnym kroku wystawiona została korekta wartościowa KWPZ zmniejszającą cenę do 90,00 PLN.
• Po zatwierdzeniu KWPZ zostaną wygenerowane następujące dokumenty KK:
  • KK1 na magazyn MAG_WAR o wartości -10,00 PLN
  • KK2 na magazyn MAG_WRO o wartości 10,00 PLN

• AVCO
  • Gdy na magazynie, na który dostawa została przyjęta, są niezerowe stany danej partii artykułu, to zmiana wartości wynikająca z korekty wartościowej do dokumentu dostawy zostaje ujęta w całości na zasobie znajdującym się na magazynie źródłowym dostawy.

Przykład

• Na magazyn główny przyjęta została dostawa dokumentem PZ artykułu KD w ilości 2 szt. w cenie 100,00 PLN.
• Wystawiono FS z WZ na 1 szt. artykułu.
• Następnie do FS wygenerowana została korekta KIFS na magazyn MAG_WRO.
• W kolejnym kroku wystawiono korektę wartościową KWPZ zmniejszającą cenę do 90,00 PLN.
• Po zatwierdzeniu korekty zasób na magazynie magazyn główny ma wartość 80,00 PLN, a na magazynie MAG_WRO 100,00 PLN.

Gdy na magazynie, na który dostawa została przyjęta, są zerowe stany artykułu z danej partii, to zmiana wartości wynikająca z korekty wartościowej do dokumentu dostawy zostaje ujęta w dokumencie korekty kosztu wygenerowanym na magazyn źródłowy dostawy.

Przykład

• Na magazyn główny przyjęta została dostawa dokumentem PZ artykułu KD w ilości 1 szt. w cenie 100,00 PLN.
• Wystawiono FS z WZ na 1 szt. artykułu KD.
• Następnie do FS wygenerowana została korekta KIFS na magazyn MAG_WRO.
• W kolejnym kroku wystawiono korektę wartościową KWPZ zmniejszającą cenę do 90,00 PLN.
• W wyniku korekty został wygenerowany dokument KK na kwotę -10,00 PLN na magazyn główny, a wartość zasobu na magazynie MAG_WRO wynosi 100,00 PLN

 

Korekta wartościowa pozwala na:

• zmianę ceny/wartości sprzedaży lub zakupu artykułu
• skorygowanie określonej wartości dokumentu
• zmianę o wskazany procent dokumentu

Zmiana ta następuje w stosunku do ceny/wartości umieszczonej na dokumencie pierwotnym. W przypadku dokumentów korekt faktur zaliczkowych, edycji podlega jedynie wysokość zaliczki, a nie cena artykułów. Aby wystawić korektę wartościową, należy zaznaczyć na liście odpowiedni dokument i wybrać przycisk [Koryguj wartość]. Otwarty zostanie formularz korekty z wypełnionymi danymi, analogiczny do formularza dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• numer obcy
• pole Obsługujący
• centrum wystawiające dokument
• opis
• rejestr VAT
• cena oraz wartość danej subpozycji

Pozostałe pola muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego też są nieaktywne. Domyślnie cena/wartość po korekcie jest równa cenie/wartości przed korektą. W celu naniesienia zmian:

• można wybrać przycisk [Koryguj wartość], po wybraniu którego pojawi się nowe okno, w którym dostępne są pola:
  • Przed korektą – pole nieedytowalne. Prezentuje wartość dokumentu przed korektą w walucie dokumentu. W przypadku, gdy wystawiono wcześniej inne korekty zostaną one uwzględnianie w polu Przed korektą.
  • Pole pozwalające wskazać, która z wartości netto czy brutto zostanie skorygowana – wartość ta ustawiana jest zgodnie z kierunkiem VAT na dokumencie z możliwością zmiany. Zmiana ta nie skutkuje zmianą kierunku VAT dla całego dokumentu.
  • Korekta o – pole pozwalające wprowadzić kwotę o jaką zostanie pomniejszona lub powiększona wartość całego dokumentu.
  • Pole z wartościową procentową – pozwala na wskazanie, o jaki procent wartość dokumentu zostanie skorygowana
  • Po korekcie – pole wartość dokumentu po korekcie

Po zapisaniu wprowadzonych zmian wartość korekty jest rozbijana na poszczególne pozycje korekty. W przypadku gdy kierunek VAT a dokumencie jest zgodny z kierunkiem VAT w oknie korekty, to wartość z pola Korekta o zostanie podzielona proporcjonalnie do wartości pozycji korekty kolejno na pozycje tej korekty. W przypadku gdy nie uda się rozbić całej korygowanej wartości, system rozbije maksymalną możliwą wartość i wyświetli odpowiedni komunikat.

Uwaga

W przypadku gdy kierunek VAT na dokumencie nie jest zgodny z kierunkiem VAT w oknie Korekta wartości dokumentu wartość określona w polu Korekta o może nie być tożsama z wartością faktycznej korekty.

• cen/wartości, należy edytować poszczególne pozycje korekty

Formularz edycji pozycji korekty wartościowej jest niemal identyczny, jak formularz edycji pozycji korekty ilościowej. W odróżnieniu od korekty ilościowej, edycji podlega rabat, cena oraz wartość artykułu w sekcji Kalkulacja – po korekcie oraz wartość w sekcji Wartość korekty. Przy zmianie wartości jednego z tych pól, automatycznie wyliczana jest wartość pozostałych. Dodatkowo, korekty wartościowe dokumentów rozchodowych nie posiadają sekcji Subpozycje, a korekty dokumentów przychodowych posiadają pola z cenami i wartościami nabycia, ale nie podlegają one edycji. Korekta wartościowa, w przeciwieństwie do korekty ilościowej, może być wystawiona, zarówno „na plus”, jak i „na minus”. W pierwszym przypadku następuje zwiększenie ceny/wartości artykułu w stosunku do dokumentu pierwotnego, w drugim obniżenie. Wyjątek stanowią korekty faktur zaliczkowych, które mogą być wystawione jedynie „na minus” i obniżają wielkość wpłaconej zaliczki.

Uwaga

Cena/wartość po korekcie nie może być mniejsza od 0.

Po wprowadzeniu wartości korekty, system automatycznie wyliczy nową cenę/wartość pozycji. Nie ma jednak możliwości edycji wartości bezpośrednio na subpozycjach, jak to ma miejsce w przypadku ilości na korektach ilościowych. Jeśli pozycja posiada więcej niż jedną subpozycję, system rozbije wartość korekty proporcjonalnie na wszystkie te subpozycje.

Przykład

Dokument	Ilość na pozycji	Cena artykułu
1. FS	10	5
2. KWFS1	10	7 (poprzednia wartość 5)
3. KWFS2	10	6 (poprzednia wartość 7)

Opis:

• kolumna Dokument przedstawia typ wystawianego dokumentu (FS – faktura sprzedaży, KWFS – korekta wartościowa faktury sprzedaży)
• kolumna Ilość na pozycji prezentuje ilość jednostek artykułu dla jednej pozycji
• cena artykułu ukazuje aktualną cenę artykułu na dokumencie, a w nawiasie cenę z poprzedniej pozycji
• wartość pozycji, to iloczyn ilości na pozycji oraz aktualnej ceny artykułu
• ostatnia kolumna wskazuje wartość korekty, czyli wartość, o jaką skorygowano dokument źródłowy wraz z poprzednimi korektami

kolejne wiersze tabeli oznaczają kolejność wystawiania dokumentów.

Łączna wartość korekty jest równa sumie wartości korekt poszczególnych pozycji. Tabela VAT jest wyliczana analogicznie, jak na innych dokumentach. Dodatkowo, na korekcie nie można modyfikować stawek VAT artykułów, co oznacza, że pozycje korygowane mają te same stawki VAT, co dokument źródłowy. Zatwierdzenie i anulowanie korekt wartościowych do przychodowych dokumentów magazynowych powoduje:

• wygenerowanie korekt kosztów do zatwierdzonych dokumentów magazynowych (WZ, RW, MM-, MM+) rozchodujących zasoby z korygowanego PZ lub PW i ich korekt ilościowych (KIWZ, KIRW)
• aktualizację kosztów zakupu na zainicjowanych i niezatwierdzonych dokumentach magazynowych (WZ, RW, MM-) rozchodujących zasoby z korygowanego PZ lub PW
• aktualizację wartości zasobów pochodzących z PZ lub PW, pozostających na magazynach

Uwaga

Na niezatwierdzonej KIWZ, KIRW, MM+ system nie aktualizuje kosztów w wyniku zatwierdzenia lub anulowania KWPW/KWPZ. Koszty na tych dokumentach są ustalane na podstawie odpowiednio WZ, RW i MM-. Dopiero po ich zatwierdzeniu generowane są KK.

 

Korekta stawki VAT umożliwia skorygowanie stawki VAT do dokumentów:

• faktury sprzedaży
• paragonu
• wydania zewnętrznego

Istnieje również możliwość wystawienia ręcznej korekty stawki VAT dla paragonów oraz faktur sprzedaży. Aby wystawić korektę stawki VAT, należy zaznaczyć na liście odpowiedni dokument i wybrać przycisk [Koryguj Stawkę VAT]. Otwarty zostanie formularz korekty z wypełnionymi danymi, analogiczny do formularza dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• pole z przyczyną korekty
• numer obcy
• forma
• termin płatności
• pole Obsługujący
• przyczyna zwolnienia z VAT
• sposób dostawy
• centrum wystawiające dokument
• adresy kontrahentów
• opis
• rejestr VAT
• atrybuty
• opis analityczny
• stawka VAT danej pozycji

Pozostałe pola muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego też są nieaktywne. Użytkownik ma możliwość zmiany stawki VAT z poziomu:

• listy pozycji, w tym celu w kolumnie Stawka VAT po korekcie należy rozwinąć listę i wskazać poprawną stawkę VAT
• szczegółów pozycji, w tym celu należy wyedytować pozycje i w sekcji Kalkulacja – po korekcie wskazać w polu ze stawką VAT poprawną wartość

Uwaga

Nie ma możliwości korygowania stawki VAT na pozycjach dokumentu, dla których zaznaczona została obsługa odwrotnego obciążenia.

Uwaga

Lista dostępnych stawek VAT do zmiany na korekcie pobierana jest z grupy stawek VAT przypisanych do danej firmy.

Formularz szczegółów pozycji pozwala na edycję stawki VAT w sekcji Kalkulacja – po korekcie. Po zmianie wartości tego pola, automatycznie wyliczana jest odpowiednio wartość netto lub wartość brutto oraz wartość korekty. Korekty stawki VAT dokumentów rozchodowych nie posiadają sekcji Subpozycje. W przypadku, gdy dokument korekty stawki VAT zostaje wystawiony:

• od brutto – wyliczana jest wartość netto korekty
• od netto – wyliczana jest wartość brutto korekty

Uwaga

Każda kolejna korekta wystawiana do jednego dokumentu bierze pod uwagę ilości oraz ceny/wartości zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi.

Przykład

• Dodany zostaje dokument WZ/2018/00001 z 1 szt. artykułu TSD w cenie 1,24 zł netto oraz stawką 23%.
• Dodany zostaje dokument WZ/2018/00002 z 1 szt. artykułu TSD w cenie 1,24 zł netto oraz stawką 23%.
• Z dokumentów magazynowych wygenerowany zostaje jeden dokument faktury
• Do dokumentu FS wygenerowany zostaje dokument korekty stawki VAT. Zmieniona zostaje stawka VAT z 23% na 8%. W związku z tym, pomniejsza się o 0,37 zł wartość brutto dokumentu .
• Korekta zostaje zatwierdzona.
• Do dokumentów WZ/2018/00001 oraz WZ/2018/00002 utworzyły się automatycznie dwie korekty stawki VAT:
• KVWZ/2018/00001 o wartości -0,19 zł brutto
• KVWZ/2018/00002 o wartości -0,19 zł brutto

Tabela VAT zawiera dwa wpisy: pierwszy pobrany z dokumentu źródłowego oraz drugi dotyczący zmodyfikowanej stawki VAT.

Wystawienie dokumentu korekty stawki VAT możliwe jest:

• do zatwierdzonego dokumentu FS/PAR/WZ
• do dokumentu handlowego, z którego w całości wygenerowano dokument magazynowy
• gdy dokument powiązany został zatwierdzony/zaksięgowany
• tylko do dokumentu handlowego, w przypadku jego powiązania z dokumentem magazynowym
• gdy wszystkie korekty powiązane z dokumentem źródłowym zostały zatwierdzone

Zatwierdzenie korekty stawki VAT jest możliwe wyłącznie, gdy wszystkie pozycje zagregowane na dokumencie magazynowym w jedną, zostały skorygowane na dokumencie faktury.

Przykład

• Wystawiony zostaje dokument FS z dwoma pozycjami z tym samym artykułem TSD, w tej samej ilości 1 szt. i w tej samej cenie 5 zł.
• Dokument zostaje zatwierdzony.
• Do FS automatycznie wygenerowany zostaje dokument WZ, na którym pozycje zostały zagregowane.
• Wystawiony zostaje dokument korekty stawki VAT, na którym korygowana jest jedna z pozycji.
• Podczas próby zatwierdzenia korekty pojawia się komunikat informujący o braku możliwości jej zatwierdzenia, ponieważ nie zostały skorygowane wszystkie pozycje, które są złączone w jedną pozycję na dokumencie magazynowym.
• Skorygowana zostaje pozycja druga, stawka VAT zostaje zmieniona na tą samą, co na pozycji pierwszej.
• Dokument FS zostaje zatwierdzony.
• Automatycznie wygenerowana zostaje korekta VAT do dokumentu magazynowego KVWZ na całość.

Zatwierdzenie korekty stawki VAT powoduje:

• wygenerowanie odpowiedniego dokumentu magazynowego (w przypadku gdy dokument źródłowy jest powiązany z dokumentem magazynowym)
• wygenerowanie dokumentu korekty faktury VAT
• wygenerowanie płatności (jeśli kierunek VAT na dokumencie ustawiony jest: Od netto)

Uwaga

W przypadku, gdy pozycja z faktury zostały zagregowane na dokumencie magazynowym, wykonując korektę stawki VAT na FS dla wszystkich zagregowanych pozycji należy ustawić taką samą stawkę VAT, w innym przypadku nie będzie możliwości zatwierdzenia KVFS/KVPAR.

Anulowanie dokumentu korekty stawki VAT (KVFS,KVPAR) skutkuje automatycznym anulowaniem dokumentu magazynowego i korekty z poziomu rejestrów.  

Korekta kosztów dodatkowych dostępna jest dla dwóch typów dokumentów:

• faktur zakupu – korekta może zostać wystawiona ręcznie
• przyjęć zewnętrznych - korekta generowana jest wyłącznie automatycznie przez system, w wyniku zmiany kosztów dodatkowych na powiązanej z tą PZ fakturze zakupu

Dodanie nowej korekty kosztów dodatkowych faktury zakupu (KDFZ) jest możliwe po zaznaczeniu na liście dokumentu FZ (zatwierdzonego lub zaksięgowanego) i wybranie przycisku [Koryguj --> Koszty dodatkowe]. Otwarty zostanie formularz z częściowo wypełnionymi danymi, pobranymi z dokumentu źródłowego. Edycji podlegają:

• daty dokumentu
• pole Dostawa
• Obsługa transakcji
• centrum, w imieniu którego wystawiany jest dokument
• przyczyna korekty
• koszty dodatkowe
• opis
• atrybut
• opis analityczny
• załączniki

Pozostałe dane muszą być spójne z dokumentem źródłowym, dlatego nie podlegają edycji. Kluczową zakładką dla dokumentu KDFZ jest zakładka Koszty dodatkowe. To właśnie na niej można dokonać korekty kosztów dodatkowych. Obsługa zakładki jest analogiczna do zakładki o tej samej nazwie na fakturze zakupu. Różni się jednak nieco prezentowanymi na niej danymi – zawiera dodatkowe informacje. Wystawiając KDFZ, na zakładce Koszty dodatkowe będą automatycznie dodawane pozycje z kosztami dodatkowymi przypisanymi do źródłowej FZ oraz wszystkich KDFZ wystawionych wcześniej do tej FZ. Do momentu zatwierdzenia KDFZ :

• można dodawać nowe pozycje z kosztami dodatkowymi
• można korygować istniejące
• nie można usuwać pozycji z kosztami, które pochodzą ze źródłowej FZ lub innych KDFZ.
• można usuwać pozycje, które zostały dodane do bieżącego dokumentu KDFZ przez operatora.

Lista kosztów dodatkowych zawiera następujące kolumny: Cena nabycia – zawiera parametr informujący o tym, czy dany koszt dodatkowy wpływa na cenę nabycia. Dla pozycji pobranych z dokumentu źródłowego lub innych KDFZ parametr ten jest wyszarzony. Do edycji dostępny jest tylko dla nowych pozycji z kosztami dodatkowymi. Nazwa – prezentuje nazwę kosztu dodatkowego. Dla pozycji pobranych z dokumentu źródłowego lub innych KDFZ pole to jest wyszarzone. Do edycji dostępne jest tylko dla nowych pozycji z kosztami dodatkowymi. Sposób działania pola z nazwą jest taki sam jak na dokumencie FZ. Wartość przed korektą (symbol waluty systemowej) – pole nie podlega edycji. Wartość kosztu dodatkowego wyrażona w walucie systemowej, pochodząca z dokumentu, na którym został dodany ten koszt, skorygowana o ewentualne KDFZ zawierające ten koszt, a poprzedzające bieżący dokument KDFZ. Jeśli pozycja z danym kosztem została dodana dopiero na bieżącym dokumencie KDFZ, pole przyjmuje wartość 0,00. Wartość korekty (symbol waluty systemowej) – wartość o jaką ma zostać pomniejszony lub powiększony dany koszt dodatkowy. Jeśli koszt jest pomniejszany, maksymalna wartość o jaką można go obniżyć nie może przekroczyć wartości z pola Wartość przed korektą – suma obu pól nie może być mniejsza od 0. Dla pozycji z kosztem dodatkowym wyliczanym jako procent wartości dokumentu FZ lub FZV, wartość korekty będzie wyliczana w następujący sposób: (aktualny procent dokumentu * wartość dokumentu w walucie systemowej pobranego jako koszt) – (procent dokumentu przed korektą * wartość dokumentu w walucie systemowej pobranego jako koszt). Wartość korekty w walucie – pole wypełniane automatycznie przez system, tylko, gdy pozycja z kosztem dodatkowym odnosi się do dokumentu FZ lub FZV. Wartość dla tego pola wyliczana jest następująco: (aktualny procent dokumentu * wartość dokumentu w walucie dokumentu pobranego jako koszt) – (procent dokumentu przed korektą * wartość dokumentu w walucie dokumentu pobranego jako koszt). Waluta – prezentuje walutę w jakiej wyrażony jest dany koszt dodatkowy. Procent dokumentu – procent dokumentu wskazanego jako koszt dodatkowy. Korygując pozycję z takim kosztem, w polu Procent dokumentu należy wpisać jaki procent wartości dokumentu ma być wykorzystany jako koszt dodatkowy po korekcie. Na jego podstawie system wyliczy wartość korekty kosztu dodatkowego. Minimalna wartość jaką można wpisać w polu Procent dokumentu wynosi 0,00%, co świadczy o całkowitym skorygowaniu pozycji z kosztem dodatkowym. Maksymalna dozwolona wartość to 100,00%.

Przykład

• Wystawiony zostaje FZ1, wartość dokumentu 100 zł
• Wystawiony zostaje FZ2, wartość dokumentu 50 zł, z kosztem dodatkowym z innego dokumentu FZ:
  • cena nabycia: Tak, nazwa: FZ1, wartość w walucie systemowej: 50,00, wartość w walucie: 50,00, waluta:  ZŁ, procent dokumentu 50%
• Do FZ2 wystawiony zostaje KDFZ. Na zakładce Koszty dodatkowe automatycznie przenosi się koszt ze źródłowej FZ2:
  • cena nabycia: Tak, wartość przed korektą ( zł): 50,00, nazwa: FZ1, wartość korekty ( zł): 0,00, wartość korekty w walucie: 0,00, waluta:  zł, procent dokumentu 50%

Aby obniżyć koszt dodatkowy, tak, aby po korekcie wynosił on 40% wartości dokumentu FZ1 w polu Procent dokumentu wpisane zostaje 40%. System automatycznie wylicza Wartość korekty, która wynosi -10,00.

Pod listą kosztów dodatkowych dostępna jest sekcja dotycząca algorytmu podziału kosztów – taka sama jak na FZ. Na każdej KDFZ operator może zdecydować, czy wartość o jaką koryguje koszty dodatkowe (zwiększa lub zmniejsza) ma zostać rozbita na pozycje dokumentu wg algorytmu: ilościowego, wartościowego, wagowego, objętościowego, czy też dowolnie wg preferencji operatora.

Uwaga

Jeżeli KDFZ jest wystawiane do FZ, na której istnieje co najmniej jedna pozycja, dla której nie wygenerowano dokumentu PZ na pełną ilość z FZ, na zakładce Koszty dodatkowe dokumentu KDFZ będzie zablokowana możliwość wprowadzenia wartości korekty na minus. System będzie umożliwiał jedynie zwiększenie wartości kosztu dodatkowego.

Zatwierdzając KDFZ:

• jeśli koryguje ona koszty dodatkowe wpływające na cenę nabycia, a do powiązanej z nią FZ istnieje już PZ – system automatycznie wygeneruje zatwierdzone dokumenty KDPZ do odpowiednich PZ
• jeśli żaden korygowany koszt dodatkowy nie wpływa na cenę nabycia – nie powstanie KDPZ
• jeśli powstała ona do FZ bez PZ – nie powstanie KDPZ; generując później PZ do tej FZ, na PZ zostaną uwzględnione koszty dodatkowe zarówno z FZ, jak i wszystkich powiązanych z nią KDFZ, które powstały przed wygenerowaniem PZ

Uwaga

W przypadku, gdy na FZ nie naliczono żadnych kosztów dodatkowych, to na dokumencie KDFZ użytkownik będzie mógł wprowadzić tylko dodatni koszt dodatkowy.

Jeśli w wyniku KDFZ powstanie KDPZ, system:

• zaktualizuje wartość nabycia na niezatwierdzonych rozchodowych dokumentach magazynowych (WZ, RW, MM-), które pobierają korygowany zasób
• wygeneruje KK do zatwierdzonych rozchodowych dokumentów magazynowych, które wydały lub zwróciły korygowany zasób (WZ, KIWZ, RW, KIRW, MM-, MM+)
• zaktualizuje wartość nabycia korygowanego zasobu, który pozostaje na magazynie
• w przypadku metody kolejkowania zasobów AVCO:
  • jeśli suma wartości kosztów dodatkowych danego zasobu pozostającego na magazynie i wartości o jaką skorygowano koszty dodatkowe jest większa od zera (np. wartość kosztów dodatkowych zasobu = 10 zł, wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe = -7 zł, suma: 10 zł – 7 zł = 3 zł > 0), wówczas system doda/odejmie wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe do/od wartości kosztów dodatkowych na tym zasobie
  • jeśli suma wartości kosztów dodatkowych danego zasobu pozostającego na magazynie i wartości o jaką skorygowano koszty dodatkowe jest równa zero (np. wartość kosztów dodatkowych zasobu = 10 zł, wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe = -10 zł, suma: 10 zł – 10 zł = 0 zł), wówczas system wyzeruje koszty dodatkowe zasobu
  • jeśli suma wartości kosztów dodatkowych danego zasobu pozostającego na magazynie i wartości o jaką skorygowano koszty dodatkowe jest mniejsza od zera (np. wartość kosztów dodatkowych zasobu = 10 zł, wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe = -15 zł, suma: 10 zł – 15 zł = -5 zł < 0), wówczas system wyzeruje koszty dodatkowe zasobu, a na różnicę wartości kosztów dodatkowych zasobów przed korektą i wartości korygowanych kosztów utworzy korektę kosztu, wskazującą na korektę dokumentu przychodu
  • jeśli na magazynie nie ma już zasobów dla danego towaru, system utworzy korektę kosztów na wartość o jaką skorygowano koszty dodatkowe

Anulując KDFZ system automatycznie anuluje powiązane z nią dokumenty KDPZ i wykona operacje, które „wycofają” zmiany wprowadzone w wyniku zarejestrowania KDFZ/KDPZ. Takie anulowanie powoduje identyczne konsekwencje, jak zatwierdzenie KDFZ/KDPZ o wartości „przeciwnej”.

Uwaga

Nie ma możliwości bezpośredniego anulowania dokumentu KDPZ. Anulowanie KDPZ odbywa się tylko poprzez anulowanie powiązanej z nią:

• KDFZ – gdy KDPZ powstało w wyniku zatwierdzenia KDFZ
• FZ – gdy KDPZ powstało w wyniku zatwierdzenia FZ, na której dodano koszty dodatkowe, a ta FZ była wygenerowana z PZ.

Dokument KDPZ jest bardzo podobny do dokumentu KWPZ. To, co odróżnia dokument KDPZ od KWPZ, to:

• brak zakładki Kwoty
• prezentowanie danych zawsze w walucie systemowej
• korekta cen i wartości nabycia, a nie cen i wartości zakupu

Na dokumencie KDPZ:

• istnieje możliwość edytowania daty korekty na dokumentach w stanie innym niż zaksięgowany oraz anulowany
• jako data korekty pobrana zostanie data przyjęcia z PZ, jeżeli data zakupu na FZ jest wcześniejsza niż data przyjęcia na PZ (np. data zakupu na FZ: 01.01.2019, data przyjęcia na PZ: 01.03.2019, w takim przypadku na dokumencie KDPZ jako data korekty zostanie ustawiona data przyjęcia z PZ 01.03.2019)
• jako data korekty pobrana zostanie data przyjęcia z PZ, jeżeli data korekty na KDFZ jest wcześniejsza niż data przyjęcia na PZ

Sytuacje w jakich może powstać dokument KDPZ są tylko dwie, gdy:

• KDFZ koryguje koszty dodatkowe wpływające na cenę nabycia, a do powiązanej z nią FZ istnieje już PZ
• do PZ wygenerowano FZ, na której dodano koszty dodatkowe wpływające na cenę nabycia

 

Korekty ręczne pozwalają na korygowanie:

• ilości
• wartości
• stawki VAT

Dotyczą dokumentów:

• faktur sprzedaży
• paragonów
• faktur zakupu (w przypadku korekty ilości oraz wartości)

Aby użytkownik miał możliwość wystawienia korekty ręcznej, na grupie operatorów na zakładce Inne uprawnienia, powinien zostać zaznaczony parametr Tworzenie korekt ręcznych. Korekty ręczne opierają się na dokumentach korekt generowanych do dokumentów. Prezentowane są na tych samych listach, korzystają z definicji korekt oraz ze schematu numeracji odpowiedniej korekty. W związku z tym, że korekta ręczna nie ma dokumentu źródłowego, użytkownik musi samodzielnie zdefiniować podstawowe dane dotyczące m.in.:

• danych nagłówkowych dokumentu – kontrahenta, rodzaju transakcji, daty korekty itd.
• waluty i kursu dokumentu
• danych dotyczących dokumentu źródłowego – numer i daty dokumentu korygowanego
• danych dotyczących artykułów – artykuł, ilość i cena przed korektą, ilość i cena po korekcie
• kosztów zwracanego towaru
• cech zwracanego towaru
• magazynu, na który ma być przyjęty towar (KIFS, KIPAR) lub, z którego ma być wydany (KIFZ)

Dokumentami magazynowymi generowanymi do korekt ilościowych będą dokumenty wewnętrzne – RW, PW.

Uwaga

Nie można generować dokumentów magazynowych jednocześnie do kilku korekt ręcznych.

Ręczne korekty wartościowe do dokumentów rozchodowych nie mają wpływu ani na wartość zasobów na magazynie ani na ilość. Ich wystawienie wiąże się jedynie ze zwrotem lub przyjęciem należności, wynikających ze zmiany ceny pozycji dokumentu rozchodowego. Nieco inaczej wygląda kwestia ręcznej KWFZ. Nie dotyczy ona konkretnego dokumentu zakupu, a co za tym idzie konkretnych zasobów, dlatego też całość ręcznej korekty wartościowej zakupu odzwierciedlana jest na generowanym do niej dokumencie korekty kosztu (KK). Cechy korekt ręcznych:

• korekty ręczne (niepowiązane z dokumentami magazynowymi) nie wypływają na ilość zasobów w magazynie, ilość zarezerwowaną, czy też zamówioną
• jeden dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość na dokumencie podstawowym; nie ma możliwości jednoczesnej korekty obu wielkości
• korekty ręczne są wystawiane do dokumentów FS, PAR i FZ spoza systemu
• nie można wystawić korekty ręcznej na komplet
• nie można wystawić korekty ręcznej do dokumentu magazynowego
• nazwa artykułu będącego pozycją korekty podlega edycji, ale tylko, jeśli na karcie artykułu został zaznaczony parametr Edycja nazwy
• zatwierdzonej korekty nie można usunąć, można ją jedynie anulować
• nie można generować dokumentów magazynowych do niezatwierdzonych lub anulowanych korekt ilościowych
• do wartościowych korekt ręcznych nie są generowane dokumenty magazynowe
• automatyczne generowanie dokumentów magazynowych do korekt ręcznych uzależnione jest od ustawień na typach dokumentów korekt
• kod oraz nazwa artykułu na dokumencie PW/RW wygenerowanym z korekty ręcznej są ustalane na podstawie pozycji z dokumentu źródłowego, przy czym istnieje możliwość edycji nazwy (przy zaznaczonym parametrze Edycja nazwy na karcie artykułu)
• korektę ilościową można zatwierdzić tylko, jeśli istnieje przynajmniej jedną pozycję z niezerową ilością
• korektę wartościową można zatwierdzić tylko, jeśli istnieje przynajmniej jedna pozycja z niezerową wartością
• w celu zatwierdzenia korekty faktur, musi być zdefiniowany kontrahent
• na zakładce Dokumenty skojarzone, oprócz standardowej listy dokumentów skojarzonych, dostępna jest sekcja dotycząca dokumentu „źródłowego”. Można w niej zdefiniować numer dokumentu źródłowego, datę wystawienia i datę sprzedaży/zakupu.

Korekty ręczne bez względu na opcję wyświetlania korekt (na liście/pod źródłowym) są prezentowane na liście dokumentów. W kolumnie Magazyn prezentowane są, odpowiednie do korekt ręcznych, dokumenty magazynowe – PW, RW. Dla wartościowych korekt ręcznych kolumna będzie pusta. Do utworzenia nowej korekty służy przycisk [Korekta ręczna], w grupie przycisków Korekty, wraz z dostępną opcją wyboru typu korekty – wartościowa, ilościowa, stawki VAT. Generowanie korekty faktury do korekty ręcznej paragonu Użytkownik ma możliwość wygenerowania do zatwierdzonej korekty ręcznej paragonu (wartościowej i ilościowej) dokumentu korekty faktury (wartościowej i ilościowej). Wygenerowana korekta faktury jest odzwierciedleniem dokumentu korekty paragonu. Nie ma możliwości dodawania/usuwania z niej pozycji.

Uwaga

Nie ma możliwości wygenerowania korekty faktury z wielu korekt ręcznych paragonu. Generowanie możliwe jest tylko dla jednego zaznaczonego dokumentu.

Na wygenerowanym dokumencie korekty faktury, użytkownik ma możliwość modyfikacji poniższych pól:

• Numer obcy
• Przyczyna korekty
• Data wystawienia
• Parametr Potwierdzenie
• Sposób dostawy
• Przyczyna zwolnienia z VAT
• Właściciel
• Obsługujący
• Rejestr VAT

W przypadku, gdy dokument KIPAR:

• jest powiązany z dokumentem magazynowym – wygenerowane faktury również zostają z nim powiązane
• nie jest powiązany z dokumentem magazynowym – jego wygenerowanie możliwe jest z poziomu utworzonej KIFS

Analogicznie jak w przypadku generowania faktur na podstawie paragonów – również w przypadku fakturowania korekt – rozliczanie i analiza płatności odbywa się z poziomu dokumentu źródłowego (KIPAR/KWPAR). Po zatwierdzeniu dokumentu korekty ręcznej dokumentu paragonu i jej zafakturowaniu, w zależności od wersji językowej, system:

• nie wygeneruje korekty VAT faktury. Powstanie ona dopiero do dokumentu KSD – wersja polska

Uwaga

Ustawienie Rejestru VAT na dokumencie korekty faktury oraz generowanie korekty faktury VAT do dokumentu KIFS/KWPAR jest uzależnione od wartości parametru: Generowanie faktur VAT w rejestrze do faktur z paragonów.

• wygeneruje korektę VAT do paragonu. Dokument korekty faktury VAT nie powstanie do faktury wygenerowanej z ręcznej korekty paragonu – pozostałe wersje językowe

Po wygenerowaniu KVFS powstałej w wyniku zafakturowania korekty ręcznej paragonu, w nagłówku tego dokumentu zaznaczony zostanie parametr Faktura do paragonu, bez możliwości jego edycji.  

Na pozycji ręcznej korekty ilościowej należy definiować ilość, cenę oraz wartość przed korektą. Oprócz tego, na formularzu dodawania pozycji ukryte są pola odnoszące się do typu ceny, ceny początkowej oraz rabatu. Dla korekt ręcznych KIFS/KIPAR:

• tworzone są subpozycje o charakterze „przychodowym”, na których użytkownik może wskazać magazyn, na który towar zostanie zwrócony, zdefiniować jego cechy, jak również podać koszt zakupu takiego towaru.
• wartość zakupu/nabycia na subpozycjach KIPAR i KIFS musi zostać wprowadzona z ujemnym znakiem.
• po zatwierdzeniu system wygeneruje, automatycznie lub na żądanie operatora, dokumenty PW, przyjmujące towar o określonej cesze, na wskazany magazyn.

Uwaga

Jeśli na subpozycjach ręcznych KIPAR i KIFS, użytkownik nie zdefiniuje wartości zakupu/nabycia dla artykułu o typie towar, wówczas podczas zatwierdzania dokumentu system poinformuje o tym i zapyta czy kontynuować.

Podczas generowania dokumentu PW:

• system pomija subpozycje KIFS/KIPAR, dla których zostały już w całości utworzone dokumenty PW oraz te subpozycje, do których magazynu, PW nie ma uprawnień
• wartości subpozycji PW zostaną ustalone na podstawie kosztów, określonych na źródłowej KIFS/KIPAR. Wartość na pozycji PW zostanie ustalona na podstawie sumy wartości subpozycji.

Na dokumencie PW utworzonym w wyniku zatwierdzenia KIFS/KIPAR:

• ilość na pozycji podlega edycji i może zostać zmniejszona
• nie ma możliwości dodania nowych subpozycji

Dla korekt ręcznych KIFZ:

• utworzona zostanie jedna subpozycja o charakterze „rozchodowym”, z ilością wynikającą z korekty. Taka subpozycja nie będzie wskazywała na żaden zasób
• wartość zasobu zostanie ustalona na podstawie wartości pozycji korekty
• edycji podlega magazyn oraz wartości cech
• towar, który ma zostać zwrócony z wielu magazynów, będzie musiał mieć utworzonych wiele pozycji

Podczas generowania dokumentu RW:

• system pobierze zasoby w ilości nieprzekraczającej ilości z KIFZ, zgodnie z metodą kolejkowania ,uwzględniając przy tym wartości cech określone na poszczególnych subpozycjach dokumentu KIFZ. W przypadku, gdy towar ma zostać zwrócony z wielu magazynów, operator będzie musiał utworzyć wiele pozycji na dokumencie ręcznej KIFZ
• pozycje nie są grupowane

 

Na korekcie wartościowej formularza pozycji, w sekcji Kalkulacja – po korekcie można zdefiniować: cenę oraz wartość. Ilość jest automatycznie przenoszona z sekcji Kalkulacja – przed korektą. Korekty do dokumentów rozchodowych – FS i PAR, nie posiadają sekcji Subelementy, gdyż dostępne na nich artykuły nie odnoszą się do zasobów na magazynie. W przypadku KWFZ, zmiana ceny i wartości pozycji wpływa na koszty zakupu i nabycia artykułów znajdujących się na magazynie. Dla każdej pozycji tworzona jest jedna subpozycja ręcznej KWFZ, na której można zmienić tylko magazyn. Wartość subpozycji ustalana jest na podstawie wartości netto pozycji korekty, wyrażonej w walucie systemowej. Użytkownik nie może usuwać/dodawać subpozycji. Jeżeli korekta danej pozycji ma dotyczyć wielu magazynów, użytkownik musi utworzyć wiele pozycji dokumentu ręcznej KWFZ. Przy zatwierdzaniu korekty KWFZ, generowany jest dokument KK na podstawie subpozycji. W ten sposób cała wartość korekty znajduje odzwierciedlenie w korekcie kosztu sprzedaży. System nie będzie natomiast korygował wartości zasobów magazynowych. Do ręcznych korekt wartościowych nie są generowane dokumenty magazynowe, gdyż nie powodują one ruchu na magazynie.  

Korekta stawki VAT

Na pozycjach ręcznej korekty stawki VAT, podobnie jak na pozycjach korekty wartościowej, można wprowadzić w sekcji przed korektą: ilości, ceny, wartości i stawki VAT. Na korekcie stawki VAT, z poziomu szczegółów pozycji, w sekcji Kalkulacja – po korekcie można zdefiniować jedynie stawkę VAT. Ilość oraz cena są automatycznie przenoszona z sekcji Kalkulacja – przed korektą. Korekty do dokumentów rozchodowych – FS i PAR, nie posiadają sekcji Subelementy, gdyż dostępne na nich artykuły nie odnoszą się do zasobów na magazynie. Przy zatwierdzaniu korekty system generuje dokument korekty VAT w rejestrze VAT. Do ręcznych korekt stawki VAT nie ma potrzeby generowania dokumentów magazynowych, gdyż nie powodują one ruchu na magazynie.