Rozliczenie kosztu zakupu (RKZ) opiera się na dokumentach ewidencjonujących wydanie towarów z magazynu i przedstawia koszt zakupu lub nabycia tych towarów. Rozliczenie kosztu zakupu pozwala również na ustalenie uzyskanej marży z danego dokumentu. Lista RKZ dostępna jest w menu Magazyn --> (Zasoby) Lista RKZ.

Analiza rozliczeń kosztu zakupu może być dokonywana na podstawie:

• dokumentów magazynowych – WZ, KIWZ, KWWZ, KVWZ, RW, KIRW oraz KK
• dokumentów handlowych (bez magazynowych) - FS, KIFS/KWFS/KVFS, PAR i KIPAR/KWPAR/KVPAR

Uwaga

Rzeczywisty koszt własny sprzedaży dostępny jest na dokumencie wydania zewnętrznego (WZ). Koszt prezentowany na dokumentach handlowych (FS, KIFS, PAR, KIPAR) ma charakter szacunkowy – jest kosztem planowanym, symulowanym.

Zaznaczenie parametru Dokumenty magazynowe lub Dokumenty handlowe powoduje automatyczne zaznaczenie wszystkich znajdujących się w tej grupie dokumentów. Po odznaczeniu przynajmniej jednego typu dokumentu, parametr umieszczony przy nazwie grupy również jest odznaczany i można wskazać dowolne dokumenty. Następnie należy określić koszty, które mają być uwzględniane do wyliczenia:

• koszty nabycia – na liście prezentowane są kolumny: Koszt zakupu, Marża zakupu
• koszty zakupu – na liście prezentowane są kolumny: Koszt nabycia, Marża nabycia
• jednocześnie koszt zakupu i koszt nabycia – na liście prezentowane są kolumny dotyczące Kosztu zakupu i nabycia, marży zakupu i nabycia

Po zdefiniowaniu warunków i wybraniu przycisku [Przelicz] na liście wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty spełniające określone kryteria – z wyłączeniem dokumentów anulowanych i zainicjowanych Informacje znajdujące się na liście:

• numer dokumentu
• data wydania/data sprzedaży znajdująca się na danym dokumencie
• data wystawienia dokumentu
• kontrahent, na którego wystawiono dokument
• wartość netto dokumentu wyrażona w walucie systemowej
• koszt zakupu oraz koszt nabycia wynikający z wartości zasobów pobranych na dokument
• marża zakupu oraz marża nabycia wyliczone na podstawie cen pozycji dokumentu
• nieustalony koszt – jeśli na dokumencie nie został ustalony koszt własny sprzedaży, w kolumnie pojawi się informujący o tym wykrzyknik
• waluta – wyświetlany jest symbol waluty systemowej firmy, która jest właścicielem dokumentu

Uwaga

Wartość zakupu i wartość nabycia oraz marża nie są widoczne dla operatorów nieposiadających uprawnienia Dostęp do cen zakupu. Na liście prezentowana jest jedynie wartość netto dokumentu.

Odwrotne obciążenie polega na przeniesieniu odpowiedzialności rozliczenia podatku VAT ze sprzedawcy na nabywcę. Listę towarów dla transakcji krajowych, dla których ma zastosowanie procedura odwrotnego obciążenia, zawiera załącznik nr 11 do ustawy o VAT. Natomiast lista usług objętych procedurą odwrotnego obciążenia została umieszczona w załączniku nr 14 do ustawy.

Konfiguracja obsługi odwrotnego obciążenia

• z poziomu Struktura firmy --> Firma należy zaznaczyć parametr Obsługa odwrotnego obciążenia
• z poziomu Konfiguracja --> Stawki VAT należy określić stawki VAT dla odwrotnego obciążenia
• na karcie kontrahenta należy zaznaczyć parametr: Odwrotne obciążenie – jeżeli obsługa odwrotnego obciążenia dotyczy kontrahenta
• na karcie artykułu należy zaznaczyć parametr: Odwrotne obciążenie – jeżeli artykułu podlega obsłudze odwrotnego obciążenia. Po jego zaznaczeniu udostępnione zostanie pole zawierające listę aktywnych wartości ze słownika uniwersalnego, które umożliwiają klasyfikację odwrotnego obciążenia dla poszczególnych rodzajów towarów. Wartości definiowane są z poziomu Konfiguracja --> Słowniki uniwersalne --> (Ogólne) Klasyfikacja odwrotnego obciążenia.

Obsługa odwrotnego obciążenia na dokumentach

Dokumenty rejestrujące obsługę odwrotnego obciążenia:

• oferty
• zamówienia
• faktury zaliczkowe i ich korekty
• faktury (generowane do dokumentu i wystawione ręcznie) i ich korekty
• wydania zewnętrzne i ich korekty
• przyjęcia zewnętrzne i ich korekty

Parametr Odwrotne obciążenie, odpowiadający za obsługę odwrotnego obciążenia na dokumentach, jest dostępny:

• na zakładce Kwoty – wartość parametru pobierana jest na dokument z karty kontrahenta lub jest możliwa do zaznaczenia ręcznie, po spełnieniu poniższych warunków:
  • Rodzaj transakcji o typie Krajowa. Po zmianie rodzaju transakcji na Wewnątrzwspólnotowa lub Pozaunijna parametr zostanie odznaczony i zablokowany do edycji

Uwaga

Dla transakcji o typie Krajowa zmiana stawek VAT na eksportowe nie aktualizuje stawek VAT dla pozycji oznaczonych jako odwrotne obciążenie. Dla takich pozycji stawka VAT pobrana jest zgodnie z ustawieniami stawki VAT dla odwrotnego obciążenia.

• stan dokumentu: Zainicjowany oraz Niezatwierdzony

• na szczegółach pozycji – wartość pobierana jest z karty artykułu lub jest możliwa do zaznaczenia ręcznie pod warunkiem iż na zakładce Kwoty zaznaczony został parametr Odwrotne obciążenie. Po jego zaznaczeniu nie ma możliwości zmiany na pozycji stawki VAT. Odznaczenie parametru spowoduje pobranie stawki VAT z karty artykułu.

Przenoszenie ustawień parametru Odwrotne obciążenie podczas generowania dokumentów

Generowanie	Wartość parametru Odwrotne obciążenie dla generowania 1:1	Wartość parametru Odwrotne obciążenie dla generowania n:1
OS -> ZS OZ  -> ZZ ZS -> FS ZS -> WZ ZZ  -> FZ ZZ  -> PZ	Wartość parametru pobierana jest z dokumentu źródłowego z możliwością zmiany.	Jeżeli dokument końcowy (np. ZS) wygenerowany jest z wielu dokumentów źródłowych (np. OS1, OS2), to parametr w nagłówku wygenerowanego dokumentu końcowego (np. ZS) będzie zaznaczony, jeśli przynajmniej na jednym z dokumentów źródłowych (np. OS1,OS2) był on zaznaczony.
ZS -> FSL ZZ  -> FZL	Wartość parametru pobierana jest z dokumentu źródłowego bez możliwości zmiany.	Nie dotyczy.
FS -> WZ FZ  -> PZ PZ  -> FZ WZ  -> FS	Wartość parametru pobierana jest z dokumentu źródłowego bez możliwości zmiany.	Jeżeli dokument końcowy (np. FS) wygenerowany jest z wielu dokumentów źródłowych (np. WZ1, WZ2), to parametr w nagłówku wygenerowanego dokumentu końcowego (np. FS) będzie zaznaczony, jeśli przynajmniej na jednym z dokumentów źródłowych (np. WZ1,WZ2) był on zaznaczony.
Korekty wystawione do dokumentów	Wartość parametru pobierana jest z dokumentu źródłowego bez możliwości zmiany.	Nie dotyczy.

Statystyka pozwala na sprawdzenie wagi/objętości dla dokumentów lub wybranych pozycji na dokumencie. Możliwość sprawdzenia statystki dostępna jest za pomocą przycisku [Statystka] na dokumentach:

• FS, PAR oraz korektach wystawionych do dokumentu i korektach ręcznych
• FZ oraz korekty wystawione do dokumentu i korekty ręczne
• PZ, WZ, PW, RW oraz korekty wystawione do dokumentu
• ZS, OS, ZOS
• ZZ, OZ, ZOZ
• ZWE, MM-, MM+, PC

Po wyborze przycisku [Statystyka], na liście dokumentów zostanie wyświetlone okno, w którym, istnieje możliwość sprawdzenia sumy wagi/objętości dla dokumentu.

W nagłówku dokumentu wyświetlane są:

• waga netto – jest to suma wagi netto pozycji w podstawowej jednostce masy
• waga brutto – jest to suma wagi brutto pozycji w podstawowej jednostce masy
• objętość – jest to suma objętości pozycji w podstawowej jednostce objętości

W sekcji Elementy znajdują się następujące informacje:

• Dokument – dokument z którego pochodzi pozycja uwzględniona w statystyce
• Lp. – numer pozycji
• Kod – kod pozycji pobrany z dokumentu
• Nazwa – nazwa pozycji pobrana z dokumentu
• Ilość – Ilość na pozycji dokumentu razem z symbolem jednostki użytej na dokumencie
• Ilość w j. podst. – Ilość w jednostce podstawowej na pozycji dokumentu razem z symbolem jednostki podstawowej przypisanej do artykułu
• Waga netto – waga netto pobrana z pozycji dokumentu, w jednostce masy użytej na pozycji
• Waga brutto – waga brutto pobrana z pozycji dokumentu, w jednostce masy użytej na pozycji
• Objętość – objętość pobrana z pozycji dokumentu, w jednostce objętości użytej na pozycji

Uwaga

W przypadku pozycji dokumentu, dla których nie wskazano wag/obojętności, system wylicza ich wartość na podstawie karty towaru.

Okno Statystki otwarte z poziomu szczegółów dokumentu wygląda analogicznie jak okno otwarte z poziomu listy dokumentów. Jedyną różnicą jest ukryta kolumna Dokument, która zawiera informację dla jakiego dokumentu robiona jest statystka, numer dokumentu wyświetlany jest również w nazwie okna. W oknie statystyki domyślnie wyświetlany jest również wiersz podsumowań.

 

Artykuły powiązane

Funkcjonalność artykułów powiązanych pozwala na kojarzenie ze sobą artykułów, które często sprzedawane są razem np. sprzedając buty, sprzedawana jest również pasta do butów. Wiązanie artykułów ze sobą dostępne jest m.in. z poziomu zakładki:

• Sprzedaż --> Artykuły powiązane
• Główne --> Artykuły
• Główne --> edycja artykułu --> Artykuły powiązane

Z poziomu zakładki Sprzedaż Artykuły powiązane na liście dostępne są kolumny:

• Kod artykułu – kod artykułu, dla którego stworzone zostało powiązanie z innym artykułem
• Nazwa artykułu – nazwa artykułu, dla którego stworzone zostało powiązanie z innym artykułem
• Kod artykułu powiązanego – kod artykułu/usługi/kompletu powiązanego z innym artykułem
• Nazwa artykułu powiązanego – nazwa artykułu powiązanego z innym artykułem.
• Rodzaj powiązania – rodzaj powiązania pobierany z Konfiguracja --> Słowniki uniwersalne --> Ogólne --> Rodzaje powiązań artykułów. Wartość w tym polu jest możliwa do zmiany.
• Kolejność powiązań – (kolumna domyślnie ukryta) kolumna nieedytowalna, informująca o powiązaniach z danym artykułem. Jeśli dla artykułu BZKD zostało stworzone powiązanie z 3 artykułami w kolumnie Kolejność powiązań będą widniały trzy wpisy z kolejnością powiązań 1,2,3.
• Źródło – (kolumna domyślnie ukryta) kolumna nieedytowalna, informująca o tym jakie jest źródło powiązania:
  • Operator – powiązanie stworzone przez operatora
  • Import z pliku – powiązanie stworzone po imporcie artykułów z pliku.
  • Import z BI – powiązanie stworzone za pomocą importu z BI
  • Inne – powiązanie stworzone np. za pomocą API

Uwaga

Artykuły, dla których można utworzyć powiązanie to artykuł o typie: Towar, Usługa, Komplet (z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument).

Tworzenie powiązań

Tworzenie par artykułów dostępne jest za pomocą opcji:

• Dodaj – powiązanie dwóch artykułów zdefiniowanych w systemie
• Import z pliku – obsługiwane formaty: .xls, .xlsx, .csv, .ods
• Import z BI – oparty o raporty, z których pobierane są artykuły powiązane ze sobą

Import z pliku Plik do importu danych powinien zawierać kolumny:

• Kod artykułu
• Kod artykułu powiązanego
• Rodzaj powiązania

Aby import zakończył się poprawnie:

• w systemie nie może istnieć już powiązanie pomiędzy zdefiniowaną parą artykułów
• nie może w zdefiniowanej parze nie wystąpić ten sam artykuł
• w systemie muszą zostać odnalezione artykuły o kodach zdefiniowanych w pliku

Ręczne wiązanie artykułów Tworzenie nowych powiązań możliwe jest:

• po wybraniu przycisku [Dodaj] z poziomu zakładki Sprzedaż Artykuły powiązane. Po jego wybraniu otwarte zostanie okno tworzenia nowego powiązania.

Artykuł – wskazanie artykułu dla którego tworzone jest powiązanie. Artykuł można dodać poprzez wpisanie kodu artykułu, otwarcie listy artykułów lub przy użyciu czytnika kodów kreskowych. Artykuł powiązany – wskazanie artykułu, który jest powiązany z artykułem wskazanym w polu Artykuł. Istnieje możliwość dodania poprzez wpisanie kodu artykułu, bądź otwarcie listy artykułów. Rodzaj powiązania – wartość domyślna pobrana ze słowników uniwersalnych z możliwością zmiany.

• z poziomu listy artykułów – w tym celu na liście artykułów należy zaznaczyć jeden z artykułów i wybrać przycisk [Dodaj] w grupie przycisków Artykuły powiązane. System automatycznie wyświetli listę artykułów z możliwością wyboru jednego/kilku artykułów do powiązania. Po ich wybraniu pojawi się okno z wyborem rodzaju powiązania między artykułami. Po wybraniu przez użytkownika rodzaju powiązania i zapisaniu zmian pojawi się okno z kopiowaniem artykułów powiązanych.

Aby sprawdzić, czy artykuły zostały powiązane należy wrócić do listy artykułów, podnieść artykuł do edycji i przejść na zakładkę Artykuły powiązane.

• z poziomu karty artykułu z zakładki Artykuły powiązane. Aby dokonać powiązania należy wybrać [Dodaj].

Usuwanie powiązań między artykułami

Za pomocą opcji [Usuń] operator ma możliwość usunięcia powiązania między wskazanymi przez użytkownika artykułami. Po zaznaczeniu wybranych pozycji i wybraniu przycisku [Usuń], usunięte zostaną powiązania między wskazanymi artykułami.

Kopiowanie artykułów powiązanych

Kopiowanie pozwala na przypisanie/skopiowanie artykułów powiązanych do wybranych artykułów. W tym celu wykorzystywany jest przycisk [Kopiuj z artykułu] dostępny w grupie przycisków Artykuły powiązane. Po jego wybraniu, system wyświetli listę artykułów, z której należy wskazać jeden/wiele artykułów ustalając listę artykułów powiązanych i pozwoli na ich przypisanie kolejno do każdego z artykułów, dla których wywoływana jest operacja. Operacja kopiowania dostępna jest z poziomu zakładki:

• Główne --> Artykuły
• Główne --> edycja artykułu --> Artykuły powiązane

Sprzedaż artykułów powiązanych

Na dokumentach OS, ZS, FS, PAR, WZ udostępniona jest sprzedaż artykułów powiązanych. Aby użytkownik mógł rozpocząć sprzedaż skorelowanych produktów, w pierwszej kolejności muszą zostać spełnione następujące warunki:

• musi zostać dodany artykuł na dokument
• dokument powinien być w stanie innym niż Zatwierdzony lub Zaksięgowany

Po spełnieniu wszystkich warunków aktywny będzie przycisk [Artykuły powiązane]. Po jego wybraniu otwarte zostanie nowe okno, w którym użytkownik może wskazać jaki artykuł powiązany ma zostać wybrany na dokument.

Okno składa się z zakładek:

• Dla elementu – wyświetlane są artykuły powiązane z artykułem, dla którego zostało otwarte okno z artykułami powiązanymi
• Dla dokumentu – wyświetlone są wszystkie artykuły skojarzone z wszystkimi elementami danego dokumentu
• Pakiety dla elementu – wyświetla artykuły skojarzone, wchodzące w skład pakietu powiazane z artykułem dla którego zostało otwarte okno
• Pakiety dla dokumentu – wyświetla artykuły skojarzone, wchodzące w skład pakietu powiazane z artykułami danego dokumentu

W oknie z artykułami powiązanymi widoczne są następujące kolumny:

• Kod/Nazwa – kod/nazwa powiązanego artykułu
• Rodzaj powiązania
• Cena początkowa – cena z najbardziej aktualnego cennika
• Jm. – jednostka podstawowa danego artykułu, lub jednostka pomocnicza ustawiona jako domyślna dla danego typu dokumentu
• Ilość – w kolumnie prezentowana jest ilość dostępna na magazynie bez uwzględnienia rezerwacji. Ilość prezentowana jest w jednostce wskazanej w kolumnie Jm. Dla artykułów o typie Usługa nie będzie prezentowana żadna ilość. Dla kompletu z odznaczonym/zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument, ilość będzie ustalana dla najmniejszej ilości składnika kompletu w jednostce podstawowej składnika. Jeśli ilość dla tego artykułu będzie wynosić 0, taka też wartość zostanie ustalona w kolumnie Ilość w oknie artykułów powiązanych. W przypadku, gdy ilość będzie różna od 0, nastąpi przeliczenie na liczbę kompletów w jednostce podstawowej składnika. Przeliczenie nastąpi wg wzoru: Ilość składnika = Ilość składnika na magazynie/Ilość składnika wymagana na jednostkę podstawową kompletu Ilość kompletu = dostępna całkowita ilość składnika kompletu Jeśli dla kompletu wybrana została jednostka pomocnicza, nastąpi przeliczenie zgodnie z ustawieniami na karcie kompletu. Aby sprawdzić ilości/rezerwacje są dla danych składników kompletu należy przy nazwie kompletu rozwinąć dodatkową listę za pomocą plusika.
• Rezerwacje – w kolumnie prezentowana jest rezerwacja na magazynie dostępnym dla danego typu dokumentu, bez względu na partie. Wyświetlona rezerwacja jest prezentowana w jednostce wskazanej w kolumnie Jm. Dla artykułów o typie usługa nie będzie prezentowana żadna rezerwacja. Dla kompletu z odznaczonym/zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument rezerwacja będzie ustalana dla wszystkich składników kompletu w jednostce podstawowej składnika. Jeśli ilość dla tego artykułu będzie wynosić 0, taka też wartość zostanie ustalona w kolumnie Rezerwacje w oknie artykułów powiązanych. W przypadku, gdy ilość w kolumnie Rezerwacje jest różna od 0, nastąpi przeliczenie na liczbę kompletów w jednostce podstawowej składnika. Jako rezerwacja zostanie ustalona największa ilość dla rezerwacji składników kompletu. Przeliczenie nastąpi wg wzoru: Rezerwacja składnika = Rezerwacja składnika na magazynie/Rezerwacja składnika wymagana na jednostkę podstawową kompletu Rezerwacja kompletu = Rezerwacja składnika z uciętymi miejscami po przecinku Jeśli dla kompletu wybrana została jednostka pomocnicza, nastąpi przeliczenie zgodnie z ustawieniami na karcie kompletu. Aby sprawdzić jakie ilości/rezerwacje są dla danych składników kompletu należy przy nazwie kompletu rozwinąć dodatkową listę za pomocą plusika.
• Ilość dostępna – kolumna dostępna dla składników kompletu, zarówno z odznaczonym jak i zaznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument.
• Sprzedaj – ilość jaka zostanie dodana na dokument. Domyślnie podpowiadana jest ilość 0, z możliwością modyfikacji tej wartości.

Pod listą dostępny jest parametr Tylko dostępne, po jego zaznaczeniu wyświetlane są jedynie artykuły, których ilość dostępna jest większa od 0. Artykuły prezentowane na liście, zarówno na zakładce Dla elementu jak i Dla dokumentu muszą mieć zaznaczony parametr Aktywny na karcie artykułu. Dodatkowo nie ma możliwości wyświetlenia żadnego artykułu podwójnie, każdy artykuł będzie wyświetlony tylko raz.

Przykład

Dla artykułu BLK001BLU36 artykuł powiązany to BLK004MUS42 Dla artykułu SZO023JEA38 artykuł powiązany to BLK004MUS42 oraz PAS001LEAONE Na dokument FS dodano dwie pozycje: BLK001BLU36 i SZO023JEA38 W oknie artykułów powiązanych, które zostało uruchomione po wybraniu przycisku [Artykuły powiązane] na zakładce: Dla elementu – jest widoczny artykuł BLK004MUS42 Dla dokumentu – jest widoczny artykuł BLK004MUS42 (tylko raz) oraz artykuł PAS001LEAONE.

Aby dodać artykuły powiązane na dokument należy spośród przycisków dostępnych na liście artykułów powiązanych wybrać przycisk [Dodaj na dokument] lub dwuklikiem wybrać artykuł, który ma zostać dodany.  

Marża określa zysk/nadwyżkę uzyskiwaną ze sprzedaży towarów. Pilnowanie minimalnej marży nie dopuszcza do sprzedaży towarów i usług poniżej określonego progu wyrażonego procentowo. W systemie jest możliwość zautomatyzowania procesu kontroli marży, dzięki czemu użytkownik nie musi jej sam wyliczać podczas sprzedaży.

Aby kontrola marży odbywało się prawidłowo, należy:

• określić parametr Sposób kalkulacji marży (System  Konfiguracja  Handel)
• określić parametr Pilnowanie marży od ceny nabycia (System  Konfiguracja  Handel)
• określić procentową wielkość minimalnej marży na karcie artykułu na zakładce Ogólne (Główne  Artykuły)
• zaznaczyć parametr Marża min. na karcie artykułu na zakładce Ogólne dla każdego cennika rozchodowego, dla którego system ma sprawdzać marżę

Sposób kalkulacji marży decyduje o tym, w jaki sposób wyliczana jest wartość marży oraz cena końcowa sprzedaży, a także jaki zakres wartości jest dostępny w polu Minimalna marża na karcie artykułu. W systemie istnieją następujące sposoby:

• W stu

marża [%] = zysk / cena sprzedaży = (cena sprzedaży – koszt zakupu) / cena sprzedaży

cena sprzedaży = koszt zakupu / (1 – marża)

Opcja Od stu nie niesie za sobą ograniczeń dla pola Minimalna marża. Przy takiej konfiguracji wielkość określona w tym polu stanowi procentowy stosunek zysku (różnica między końcową ceną sprzedaży i ceną zakupu/nabycia) do ceny zakupu/nabycia (założenie: cena zakupu/nabycia = 100%).

• Od stu

narzut [%] = cena sprzedaży / koszt zakupu – 100% = (cena sprzedaży – koszt zakupu) / koszt zakupu

cena sprzedaży = narzut * koszt zakupu + koszt zakupu

W przypadku opcji W stu dopuszczalny zakres wartości dla pola Minimalna marża to przedział 0 – 100. Przy takiej konfiguracji zdefiniowana w tym polu wielkość określa procentowy stosunek zysku (różnica między końcową ceną sprzedaży i ceną zakupu/nabycia) do końcowej ceny sprzedaży (założenie: cena sprzedaży = 100%).

Jeśli użytkownik ręcznie zmieni cenę końcową pozycji na wartość niezgodną z założeniami marży minimalnej, to podczas próby zapisu:

• obok wartości pozycji pojawi się czerwony wykrzyknik sygnalizujący błąd
• użytkownik zostanie poinformowany, jaka powinna być minimalna wartość sprzedaży danego artykułu, aby została osiągnięta minimalna marża
• na dokumentach korygujących system uniemożliwi skorygowanie wartości artykułu, aby marża była niższa od minimalnej marży

Marża minimalna jest kalkulowana tylko, jeśli na dokument pobrano zasoby. W przypadku ZS bez zasobów oraz FS i PAR na braki, system nie kontroluje minimalnej marży, gdyż nie jest znany koszt zakupu.

Kontrola marży minimalnej przy generowaniu dokumentów

Na definicji dokumentu OS/ZS (Struktura firmy  edycja wybranego centrum/firmy  Dokumenty  OS/ZS) dodany został parametr Kontrola marży minimalnej przy generowaniu dokumentów. Jest on domyślnie odznaczony zarówno podczas konwersji, jak i podczas kreowania nowej bazy. W zależności od tego, czy parametr jest:

• zaznaczony – system podczas generowania z dokumentu ZS dokumentów FS/WZ/PAR lub podczas generowania z OS dokumentu ZS sprawdza, czy zostały spełnione warunki marży minimalnej, jeśli nie, to cena może być modyfikowana w stosunku do ceny na dokumencie źródłowym o marżę minimalną
• odznaczony – system podczas generowania z dokumentu ZS dokumentów FS/WZ/PAR lub podczas generowania z OS dokumentu ZS nie sprawdza, czy warunki marży minimalnej zostały spełnione. Wartości są przenoszone z dokumentu źródłowego.

Limit kredytowy to funkcjonalność związana z kredytem kupieckim. Jest to relacja, w której kontrahenci udzielają sobie nawzajem kredytu bez udziału banku. Istota tej formy kredytowania polega na tym, że odbiorca nabywając od dostawcy towary lub usługi nie dokonuje zapłaty od razu, lecz po upływie określonego czasu.

Aby użytkownik miał możliwość kontroli wartości kredytu kupieckiego grupa operatorów, do której należy, musi mieć nadane uprawnienie Modyfikacja limitów kredytowych (Konfiguracja  Struktura firmy  Grupy operatorów  Inne uprawnienia).

Następnym krokiem jest zdefiniowanie limitu kredytowego na karcie kontrahenta na zakładce Limity kredytowe. Zakładka nie jest dostępna dla kontrahenta będącego jedynie dostawcą w systemie.

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania limitu:

• nieograniczonego – po zaznaczeniu parametru Limit kredytowy nieograniczony kontrahent ma możliwość zaciągnięcia u dostawcy kredytu nieograniczonego kwotowo, lista limitów kredytowych zostaje wyszarzona i limity nie będą brane pod uwagę
• na podstawie kredytu pobranego z karty innego kontrahenta – ten rodzaj kredytu pozwala na przyznanie kilku kontrahentom jednej puli kredytowej. Po zaznaczeniu parametru Limit kredytowy z karty innego kontrahenta wyszarzana zostaje sekcja dotycząca definiowania limitu, a uaktywnione zostaje pole Kontrahent, którego wybór powoduje otwarcie listy kontrahentów w celu wskazania kontrahenta.
• Ograniczonego - w celu zdefiniowania tego typu limitu należy w sekcji Wykorzystywany limit kredytowy wybrać przycisk [Dodaj]. Po jego wybraniu na liście pojawi się nowy wiersz, w którym użytkownik powinien określić pola:
  • Od, Do – pozwala na określenie przedziału czasowego, w jakim obowiązywać ma dany limit kredytowy. Użytkownik ma możliwość wyboru daty za pomocą wbudowanego kalendarza, dostępnego pod przyciskiem strzałki.
  • Kwota limitu – pozwala na określenie wartości kredytu, jaką kontrahent może wykorzystać we wcześniej określonym przedziale czasowym
  • Waluta limitu – określa w jakiej walucie udzielany jest kredyt danemu kontrahentowi. Lista rozwijana zawiera wszystkie waluty zdefiniowane w systemie. Domyślną walutą kredytu jest waluta powiązana z kontrahentem.
  • Dozwolony % po terminie – możliwy do uzupełnienia, gdy zostanie zaznaczony parametr Dozwolone przeterminowanie
  • Dozwolona kwota po terminie

Po wybraniu rodzaju limitu kredytowego jest również możliwość ustawienia dozwolonej ilości dni przeterminowania, a w wierszu z limitem określane jest ile ma wynosić procent po terminie:

• Dozwolone przeterminowanie - parametr służący do walidacji maksymalnej możliwej liczby dni przeterminowania. W przypadku opóźnienia w płatności o więcej niż podaną liczbę dni, system będzie zachowywał się tak, jakby limit kredytowy został przekroczony również w przypadku opcji otwartego limitu kredytowego.
• Transakcje po terminie - przedstawia wykorzystanie limitu kredytowego w kwocie po terminie wymagalności

Jeśli dla Kontrahenta włączony jest limit kredytowy to sprawdzane jest przekroczenie limitu kredytowego oraz czy istnieją przeterminowane płatności. Kwota zadłużenia nie zwiększa wartości wykorzystanego limitu, natomiast będzie miała wpływ na możliwość zatwierdzenia dokumentów.

System nie ogranicza ilości limitów kredytowych. W zależności od okresu, dla którego zostały zdefiniowane limity kredytowe, przyjmują one na liście określone kolory:

• czarny – limit z okresu przeszłego
• jasnozielony – aktywny limit kredytowy
• zielony – limit kredytowy obejmuje dzień dzisiejszy
• niebieski – limit z datą początkową późniejszą niż data dzisiejsza
• czerwony – błędnie zdefiniowany limit kredytowy

Do konfiguracji kredytu kupieckiego niezbędne jest również określenie poziomu kontroli limitu kredytowego przy zatwierdzaniu dokumentów rozchodowych (Konfiguracja  Struktura firmy  Firma  Dokumenty  Definicja wybranego typu dokumentu).

Edytując ustawienia dla takich typów dokumentów jak: FS, ZS, PAR oraz WZ operator może określić odrębny sposób kontroli dla każdego z nich. Do wyboru są trzy opcje:

• brak kontroli – podczas zatwierdzania danego dokumentu system nie sprawdza, czy kontrahent, na którego wystawiony jest dokument, posiada wystarczający limit by pokryć powstałe zobowiązanie, po prostu udziela kredytu
• ostrzeżenie – system poinformuje operatora o przekroczeniu limitu, gdy kontrahent nie posiada wystarczających środków na pokrycie zobowiązania
• blokada sprzedaży – system nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu i nierozliczenie płatności za dokument, jeśli limit kredytowy kontrahenta, na którego wystawiono dokument, został przekroczony; dokument zostanie zapisany do bazy w stanie niezatwierdzonym

Obliczanie dostępnego limitu kredytowego

Nad listą ze zdefiniowanymi limitami kredytowymi jest dostępny przycisk kalkulacji, po naciśnięciu którego zostaną wyliczone wartości Kwota oraz Procentowo, informujące o transakcjach i transakcjach po terminie.

Na saldo limitu kredytowego wpływają następujące wartości:

Zwiększenie salda

• Saldo należności:
  • Nierozliczone kwoty wszystkich płatności typu Należność
  • Kwoty brutto wszystkich dokumentów WZ niezwiązanych z FS
  • Wartości zatwierdzonych zamówień sprzedaży, których realizacja się nie rozpoczęła (nie wygenerowano z nich żadnych dokumentów)
• Saldo wpłat/wypłat:
  • Nierozliczone kwoty wszystkich operacji kasowych/bankowych typu Wpłata

Zmniejszenie salda

• Saldo zobowiązań:
  • Nierozliczone kwoty wszystkich płatności typu Zobowiązanie
  • Kwoty brutto wszystkich dokumentów PZ niezwiązanych z FZ
  • Wartości zatwierdzonych zamówień zakupu, których realizacja się nie rozpoczęła (nie wygenerowano z nich żadnych dokumentów)
• Saldo wpłat/wypłat:
  • Nierozliczone kwoty wszystkich operacji kasowych/bankowych typu Wypłata

Uwaga

W przypadku ujemnego salda należności/zobowiązań do wyliczenia salda limitu brana jest:

• wartość 0
• oraz saldo wpłat i wypłat

 

Program lojalnościowy opiera się na kalkulacji punktów. W każdym cenniku, dostępnym z poziomu listy cenników na zakładce Sprzedaż lub Zakup, obok ceny netto i brutto artykułu można określić wartość punktową, jaką otrzyma kontrahent za zakup danego artykułu. Punkty mogą być dodatnie lub ujemne.

Zasady naliczania punktów w programie lojalnościowym

• Aktualna liczba punktów zgromadzonych przez danego kontrahenta dostępna jest na karcie kontrahenta na zakładce CRM. Przy rejestracji kontrahenta w systemie wartość punktowa jest równa zero.
• Ilość punktów zgromadzonych przez kontrahenta nie może być ujemna. W przypadku gdy kontrahent wykorzystał wszystkie punkty, a zostanie wystawiona korekta ilościowa dokumentu, który powodował naliczenie dodatniej ilości punktów do konta kontrahenta, saldo punktowe zostanie zmniejszone maksymalnie do zera.
• Wykorzystanie zgromadzonych punktów jest możliwe poprzez stworzenie specjalnych cenników promocyjnych, w których artykuły przyjmują niższą cenę i ujemną ilość punktów, przez co z konta kontrahenta odejmowana jest odpowiednia ilość punktów zmniejszająca jego saldo punktowe.
• Punkty ujemne naliczane są w momencie rezerwowania artykułu, czyli w trakcie dodawania pozycji na dokument FS lub PAR. Punkty dodatnie naliczane są w momencie zatwierdzania faktury lub paragonu.

Fiskalizacja faktur dostępna jest dla dokumentów FS oraz FSL, pozwala ona na zaewidencjonowanie dokumentu faktury na drukarce fiskalnej.

Aby istniała możliwość fiskalizacji faktur, należy z poziomu System à Konfiguracja à Handel zaznaczyć parametr Fiskalizacja faktur. Po zaznaczeniu powyższego parametru w nagłówku formularza dokumentu FS oraz FSL istnieje możliwość zaznaczenia, bądź odznaczenia parametru Fiskalizuj.

System automatycznie zaznaczy parametr Fiskalizuj, jeśli:

• dokument został wystawiony z kierunkiem naliczania VAT: Od brutto
• dokument wystawiony został w walucie systemowej
• kontrahent główny dokumentu (Nabywca) ma status Odbiorca detaliczny
• dokument ZS, z którego generowana jest FS/FSL, został wystawiony z kierunkiem naliczania VAT: Od brutto
• przynajmniej jedna z wcześniejszych FSL wygenerowanych do tego samego ZS została oznaczona jako fiskalna
• FS nie jest wygenerowana z PAR
• FS końcowa wystawiona jest z kierunkiem naliczania VAT od brutto i przynajmniej jedna z faktur zaliczkowych odliczanych od tej faktury jest oznaczona jako fiskalna

Podczas kopiowania dokumentów ustawienia parametru Fiskalizuj nie są kopiowane z dokumentu źródłowego. System od nowa weryfikuje, czy są spełnione wszystkie niezbędne warunki.

Ręczna edycja parametru Fiskalizuj

Zmiana parametru Fiskalizuj jest możliwa, gdy:

• w konfiguracji systemu włączono fiskalizację faktur
• dokument nie jest zatwierdzony – jest w stanie zainicjowanym lub niezatwierdzonym
• dokument jest zarejestrowany z kierunkiem naliczania VAT od brutto
• dokument jest wystawiony w walucie systemowej
• FS nie została wygenerowana z PAR

Podczas ręcznej edycji parametru:

• nie jest sprawdzany status kontrahenta – istnieje możliwość oznaczenia dokumentu FS/FSL jako fiskalny dla kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy
• możliwe jest zaznaczenie parametru Fiskalizuj na FSL wygenerowanej do ZS z kierunkiem VAT: Od netto. Operator zostanie zapytany, czy chce zaznaczyć parametr Fiskalizuj na FSL, mimo tego, że nie jest możliwe zafiskalizowanie faktury finalnej wygenerowanej do takiego zamówienia.

Automatyczna zmiana parametru Fiskalizuj

System sprawdzi, czy spełnione są wszystkie warunki niezbędne do automatycznego zaznaczenia parametru Fiskalizuj, w przypadku zmiany na dokumencie:

• kontrahenta głównego – zmiana kontrahenta w kontekście statusu kontrahenta
• parametru Kierunek VAT
• waluty dokumentu

Fiskalizacja

Aby zafiskalizować dokument, należy wybrać jedną z dwóch dostępnych opcji:

• Zatwierdź i fiskalizuj – jeśli dokument nie został jeszcze zatwierdzony
• Fiskalizuj – jeśli dokument został już zatwierdzony, ale nie został jeszcze wydrukowany na drukarce fiskalnej

System nie pozwoli na fiskalizację dokumentu, gdy:

• przynajmniej jedna jego pozycja ma wartość równą 0,00. Jeśli parametr Fiskalizuj został zaznaczony na dokumencie FS zawierającym taką pozycję, system nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
• wartość odliczanych faktur zaliczkowych w danej stawce VAT przekracza wartość transakcji dokonywanej w tej stawce VAT. Aby zatwierdzić taki dokument, należy odznaczyć parametr Fiskalizuj na dokumencie FS lub skorygować ilość/wartość na pozycjach dokumentu.

Gdy faktury zaliczkowe obejmują całość transakcji w poszczególnych stawkach VAT, faktura końcowa przyjmuje wartość 0,00 i nie może być zafiskalizowana. Podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się zapytanie, czy zatwierdzić dokument jako niefiskalny.

Wydruk fiskalny faktur zaliczkowych i faktur końcowych

W przypadku wydruku faktury zaliczkowej, która rejestruje przyjęcie zaliczki na poczet zamówienia i nie posiada pozycji, na drukarkę fiskalną wysyłana jest informacja z tabelki VAT dokumentu.

Na wydruku fiskalnym prezentowane są następujące dane:

• nazwa pozycji – Zaliczka stawka + wartość stawki VAT ze znakiem %
• ilość – zawsze równa 1
• jednostka – symbol jednostki przypisanej jako domyślna do grupy głównej artykułów
• cena, wartość – wartość brutto w walucie dokumentu dla sumy wartości w danej stawce

W przypadku faktury końcowej, na której odliczane są faktury zaliczkowe, fiskalizacja odbywa się w wartości „końcowej” tj. pomniejszonej o faktury zaliczkowe. Na drukarkę nie są wysyłane pozycje dokumentu, ale wartości ustalone na podstawie tabelki VAT. System zsumuje wartości (dodatnie i ujemne) w danej stawce VAT i taką „pozycję” wyśle na drukarkę fiskalną.

Przykład

Pozycje zamówienia:

Pozycje faktury zaliczkowej:

Tabelka VAT faktury zaliczkowej:

Na drukarce fiskalnej pozycje paragonu będą wyglądały następująco:

• Zaliczka stawka 23% 1*66,67
• Zaliczka stawka 8% 1*33,33

Filtrowanie dokumentów

Na liście dokumentów faktur sprzedaży i faktur zaliczkowych sprzedaży, w filtrze pod listą znajduje się pole Status fiskalny. Umożliwia ono filtrowanie dokumentów fiskalnych, w zależności od wybranej opcji, wyświetlone zostaną dokumenty:

• fiskalne – dokumenty z zaznaczonym parametrem Fiskalizuj, zarówno te, które zostały wydrukowane już na drukarce fiskalnej, jak i te, które jeszcze nie zostały zafiskalizowane
• niefiskalne – dokumenty bez zaznaczonego parametru Fiskalizuj
• fiskalne zafiskalizowane – dokumenty z zaznaczonym parametrem Fiskalizuj, które zostały wydrukowane na drukarce fiskalnej
• fiskalne niezafiskalizowane – dokumenty z zaznaczonym parametrem Fiskalizuj, które nie zostały wydrukowane na drukarce fiskalnej

Powtórna fiskalizacja

Aby istniała w systemie możliwość powtórnej fiskalizacji dokumentów, grupa operatorów powinna posiadać uprawnienie Powtórna fiskalizacja dokumentów. Parametr ten dostępny jest z poziomu Konfiguracja  Struktura firmy  Grupy operatorów  zakładka Inne uprawnienia.

Jedną z metod na wyznaczenie terminu płatności jest formuła End of Month, czyli koniec miesiąca. Ustalenie terminu płatności w oparciu o tę metodę jest możliwe po zaznaczeniu parametru EOM na nagłówku dokumentu. Parametr jest także możliwy do zaznaczenia na karcie kontrahenta na zakładce Handlowe - ustawione w tym miejscu warunki płatności przenoszone są na dokumenty handlowe w momencie wystawiania ich na danego kontrahenta.

Możliwość ustalenia terminu płatności w oparciu o EOM dostępna jest na dokumentach:

• OS, ZS, FS (korekty automatyczne i ręczne), FSV (korekty), PAR (korekty automatyczne i ręczne)
• FSL, KFSL
• OZ, ZZ, FZ (korekty automatyczne i ręczne), FZV (korekty)
• FZL KFZL
• DN, KN
• WZ (korekty)
• MON, WEZ, NO

Pola Terminu płatności w sekcji Płatność na nagłówku dokumentu handlowego składa się kolejno z czterech elementów:

• pola z ilością dni, jaką należy dodać do daty wystawienia dokumentu w celu ustalenia terminu płatności (wartość pobierana domyślnie z pola Termin na karcie kontrahenta)
• parametru EOM (wartość pobierana domyślnie z parametru EOM (Koniec miesiąca) na karcie kontrahenta)
• pola z ilością dni o jaką należy skorygować termin płatności ustawiony na koniec miesiąca (wartość pobierana domyślnie z pola Koryguj o na karcie kontrahenta)
• daty z terminem płatności

Pola związane z terminem płatności dostępne na nagłówku dokumentu, są również dostępne na formularzu płatności dla dokumentów ofert i zamówień, dla opcji Ilość dni od daty faktury. W przypadku pozostałych dokumentów, na formularzu płatności dostępne jest jedynie pole z datą dla terminu płatności, które przyjmuje taką samą wartość jak pole z datą dla terminu płatności w nagłówku dokumentu.

Uwaga

W przypadku wystawiania korekt automatycznych do dokumentów, jak i korekt ręcznych, warunki płatności również będą pobierane z karty kontrahenta.

Do momentu zatwierdzenia dokumentu ustawienia terminu płatności podlegają edycji na następujących warunkach:

• jeśli parametr EOM jest zaznaczony, istnieje możliwość zmiany zarówno ilości dni, o jaką ma zostać przesunięty termin płatności w stosunku do daty wystawienia dokumentu, jak i ilości dni, o jaką ma zostać skorygowany termin płatności od ostatniego dnia miesiąca
• nie można modyfikować daty z terminem płatności – zarówno w nagłówku dokumentu, jak i na płatnościach tego dokumentu
• można odznaczyć parametr EOM, co spowoduje wyszarzenie i wyzerowanie pola z ilością dni dla opcji Koryguj o i odszarzenie pola z datą dla terminu płatności
• jeśli parametr EOM nie został zaznaczony, operator może go zaznaczyć i do pola Koryguj o wprowadzić ilość dni o jaką ma zostać skorygowany termin płatności wyznaczony na koniec miesiąca
• pole z ilością dni, o jaką ma zostać przesunięty termin płatności w stosunku do daty wystawienia dokumentu jest aktywne bez względu na ustawienie parametru EOM

Algorytm wyznaczania terminu płatności na dokumentach handlowo – magazynowych

• jeśli zaznaczono parametr EOM: Termin płatności = data wystawienia dokumentu + ilość dni z pola Termin + przesunięcie daty na ostatni dzień miesiąca + ilość dni z pola Koryguj o (dodatnia lub ujemna)
• jeśli nie zaznaczono parametru EOM: Termin płatności = data wystawienia dokumentu + ilość dni z pola Termin

Jeśli parametr EOM jest zaznaczony, do momentu zatwierdzenia dokumentu istnieje możliwość zmiany:

• ilości dni, o jaką ma zostać przesunięty termin płatności w stosunku do daty wystawienia dokumentu
• ilości dni, o jaką ma zostać skorygowany termin płatności od ostatniego dnia miesiąca

Nie można modyfikować daty z terminem płatności – zarówno w nagłówku dokumentu, jak i na płatnościach tego dokumentu.

Kopiowanie dokumentów

Kopiując dokumenty, ustawienia związane z formą płatności, ilością dni oraz parametrem EOM zostaną przeniesione z dokumentu źródłowego na nowy dokument. Termin płatności na nowym dokumencie zostanie natomiast wyliczony zgodnie z ustawieniami na dokumencie – zarówno w nagłówku dokumentu, jak i na jego płatnościach.

Przenoszenie warunków płatności podczas generowania z dokumentów z zaznaczonym parametrem EOM

Oferty

Generowanie	Termin związany z EOM – nie minął	Termin związany z EOM już upłynął
OS -> ZS OZ -> ZZ (na płatności OS/OZ wskazany termin to: Termin płatności)	Na dokument ZS/ZZ przeniesiona zostanie data z terminem płatności, a liczba dni w polu Termin zostanie wyliczona na jej podstawie, parametr EOM jest odznaczony.	Na dokument ZS/ZZ zostaną pobrane warunki płatności z karty kontrahenta, w oparciu o nie zostanie wyliczony termin płatności.
OS -> ZS OZ -> ZZ (na płatności OS/OZ wskazany termin to: Ilość dni od faktury)	Na dokument ZS/ZZ przeniesione zostaną wszystkie parametry związane z warunkami płatności, termin płatności zostanie wyliczony na podstawie daty wystawienia generowanego dokumentu oraz przeniesionych nagłówkowych szczegółów płatności.
OZ -> OS	Na OS nie zostaną przeniesione warunki płatności. Po dodaniu kontrahenta na dokument parametry związane z warunkami płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta.

Zamówienia

Generowanie	Termin związany z EOM – nie minął	Termin związany z EOM już upłynął
ZS -> FS/PAR ZS -> FSL -> FS ZS -> WZ -> FS/PAR ZZ -> FZ ZZ -> FZL -> FZ (na ZS/ZZ wskazany termin to: Ilość dni od faktury)	Na dokument ZS/ZZ przeniesione zostaną wszystkie parametry związane z warunkami płatności, termin płatności zostanie wyliczony na podstawie daty wystawienia generowanego dokumentu oraz przeniesionych nagłówkowych szczegółów płatności.
ZS -> FS/PAR ZS -> FSL -> FS ZS -> WZ -> FS/PAR ZZ -> FZ ZZ -> FZL -> FZ (na ZS/ZZ wskazany termin to: Termin płatności)	Na dokument FS/PAR/FZ przeniesiona zostanie data z terminem płatności, a liczba dni w polu Termin zostanie wyliczona na jej podstawie, parametr EOM jest odznaczony.	Na dokument FS/PAR/FZ zostaną pobrane warunki płatności z karty kontrahenta, w oparciu o nie zostanie wyliczony termin płatności.
ZS -> FSL ZZ -> FZL (na ZS/ZZ wskazany termin to: Termin płatności lub Ilość dni od faktury)	Termin płatności ustalany jest zgodnie z datą wystawienia faktury zaliczkowej, a forma płatności zaczytywana jest ze źródłowego zamówienia. W przypadku, gdy na zamówieniu widnieje forma płatności . Wówczas, jako forma płatności na dokumencie faktury zaliczkowej ustawiona zostanie forma płatności określona na karcie kontrahenta, na którego wystawiony jest dokument.

Dokumenty magazynowe

Generowanie	Termin związany z EOM – nie minął	Termin związany z EOM już upłynął
FS -> WZ PAR -> WZ WZ -> FS WZ -> PAR	Na generowany dokument przeniesiona zostanie data z terminem płatności, a liczba dni w polu Termin zostanie wyliczona na jej podstawie, parametr EOM jest odznaczony.
ZS -> WZ (na płatności ZS/ZZ wskazany termin to: Ilość dni od faktury lub Termin płatności)	Na dokument WZ przeniesiona zostanie liczba dni w polu Termin, a termin płatności zostanie wyliczony na tej podstawie.

Korekty

W przypadku generowania korekt (ręcznie lub automatycznie) w wyniku zarejestrowania innych korekt, warunki płatności dla generowanych korekt pobierane są ze źródłowej korekty. Przykładowy scenariusz, w którym w wyniku zarejestrowania jednej korekty generowana jest druga: FS  WZ  KIFS  KIWZ lub PAR  FS  KIFS  KIPAR.

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) jest obligatoryjnie stosowany w odniesieniu do dostaw towarów i świadczenia usług, które podlegają zakresowi odpowiedzialności nabywcy. Objęte są nią płatności, których jednorazowa wartość (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) jest równa lub przekracza 15000 PLN. W bazach konwertowanych z wcześniejszych wersji, jeśli dla firmy zaznaczony był parametr Split payment wg przepisów polskich, w polu Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich zostanie wybrana wartość W księgowości. W takim przypadku mechanizm się nie zostanie zmieniony i ustawienie parametru na płatności pobierane będzie wprost z kontrahenta.

Uwaga

Uruchomienie obsługi MPP wyłącza automatyczną obsługę odwrotnego obciążenia na nowo wystawianych dokumentach. W dalszym ciągu użytkownik ma jednak możliwość ręcznie zaznaczać parametr Odwrotne obciążenie na dokumentach, jeśli zajdzie taka konieczność.

Konfiguracja MMP

• zaznaczyć parametr Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich

Uwaga

Na bazach, na których skonfigurowana była już wcześniej obsługa odwrotnego, po wybraniu opcji W księgowości i w handlu, podczas zapisu kartoteki firmy pojawia się dodatkowe okno, w którym użytkownik ma możliwość automatycznie zaznaczyć parametr Podzielona płatność na artykułach i wzorcach artykułów, na których zaznaczony jest parametr Odwrotne obciążenie.

• na karcie kontrahenta zaznaczyć parametr Podzielona płatność – jeżeli obsługa MMP dotyczy kontrahenta
• na karcie artykułu zaznaczyć parametr Podzielona płatność - jeżeli artykułu podlega obsłudze MMP

Uwaga

W przypadku, gdy dla firmy skonfigurowana zostanie Obsługa podzielonej płatności: W księgowości i handlu, na karcie kontrahenta oraz artykułu ukryty zostaje parametr Odwrotne obciążenie

Uwaga

Parametr Obsługa odwrotnego obciążenia został przeniesiony z konfiguracji systemu na formularz firmy.

Obsługa podzielonej płatności na dokumentach

Dokumenty rejestrujące mechanizm podzielonej płatności:

• zamówienia
• faktury zaliczkowe i ich korekty
• faktury (generowane do dokumentu i wystawione ręcznie) i ich korekty
• faktury VAT i ich korekty

Parametr Podzielona płatność jest automatycznie zaznaczany podczas zapisu/zatwierdzenia dokumentu handlowego jeżeli:

• w konfiguracji firmy w sekcji Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich ustawiona jest wartość W księgowości i w handlu
• w polu Rodzaj transakcji ustawiona jest wartość Krajowa
• żadna z pozycji dokumentu nie ma zaznaczonej obsługi odwrotnego obciążenia
• końcowa wartość dokumentu brutto w walucie systemowej jest większa lub równa 15000.

Parametr Podzielona płatność, można zaznaczyć zaznaczyć ręcznie zarówno na dokumentach sprzedażowych i zakupowych gdy:

• w polu Rodzaj transakcji ustawiona jest wartość Krajowa
• żaden z elementów dokumentu nie ma zaznaczonej obsługi odwrotnego obciążenia

Zaznaczenie parametru Podzielona płatność na nagłówku dokumentu powoduje automatycznie zaznaczenie parametru Podzielona płatność na wszystkich płatnościach dokumentu, na których ustawiona jest waluta systemowa PLN. Operator może zweryfikować, które pozycje na dokumencie mają zaznaczony parametr Podzielona płatność za pomocą dodatkowej kolumny dostępnej na liście elementów:

• ZS
• FS / FSL
• KIFS/ KWFS /KVFS
• ZZ
• FZ / FSL
• KIFZ/ KWFZ/ KFSL

Wybór kolumny możliwy jest bez względu na ustawienie parametru Obsługa podzielonej płatności wg przepisów polskich w konfiguracji firmy, a jej wartość prezentowana jest w trybie tylko do odczytu.

Generowanie dokumentów

Podczas generowania dokumentów ustawienie parametru Podzielona płatność zostaje automatycznie przenoszona w przypadku generowań:

• FSL/FS z ZS
• FZL/FZ z ZZ
• FS z zamówienia sprzedaży, na którym zaznaczony jest parametr Podzielona płatność i do którego wygenerowana została zaliczka.

Dla pozostałych generowań, wartość parametru nie jest automatycznie przenoszona na wygenerowany dokument. Jeżeli jednak wygenerowany dokument spełnia wymagania obligatoryjnego naliczania mechanizmu PP, parametr ten zostanie automatycznie zaznaczony.

Okresy operacji handlowych pozwalają na zarządzanie wystawianiem dokumentów handlowych. Użytkownik ma możliwość zablokowania wystawiania dokumentów w pewnych przedziałach czasu – okresach handlowych, które zostały już np. rozliczone i zamknięte.

Wskazówka

Przed rozpoczęciem pracy z okresami operacji handlowych warto je odpowiednio skonfigurować.

Parametry pozwalające na parametryzację okresów operacji handlowych dostępne są z poziomu System --> Konfiguracja --> Handel:

• Ogranicz ilość otwartych okresów handlowych
• Łączenie okresów handlowych z okresami obrachunkowymi
• Blokada zatwierdzania dokumentów po niezamkniętym okresie
• Blokada wystawiania dokumentów poza okresem

Dodatkowo istnieje możliwość oznaczenia dokumentów, które mają być uwzględniane w okresach operacji handlowych. Parametr Uwzględniaj w okresie operacji handlowych znajduje się na typach poszczególnych dokumentów (Konfiguracja --> (Dokumenty) Typy).

Uwaga

Ustawienia dotyczące uwzględniania poszczególnych typów dokumentów w okresach operacji handlowych odnoszą się do wszystkich centrów struktury firmy. Stąd możliwość modyfikacji parametru odpowiedzialnego za tę funkcjonalność jest nieaktywna na typach dokumentów uruchamianych z poziomu struktury firmy.

Typy dokumentów, które mogą być uwzględniane w okresach operacji handlowych to:

• Faktury handlowe (FS, FZ)
• Faktury zaliczkowe (FSL, FZL)
• Faktury VAT (FSV, FZV)
• Paragon (PAR)
• Zamówienia (ZS, ZZ, ZWE)
• Oferty (OS, OZ)
• Noty (KN, DN)
• Reklamacje (RLS, RLZ)
• Zestawienie sprzedaży detalicznej (ZSD)
• Wydanie zewnętrzne (WZ)
• Przyjęcie zewnętrzne (PZ)
• Rozchód wewnętrzny (RW)
• Przychód wewnętrzny (PW)
• Przesunięcia międzymagazynowe (MM-, MM+)
• Korekty ilościowe, wartościowe i kosztów dodatkowych (KIFS, KWFS, KFSL, KIFZ, KWFZ, KDFZ, KFZL, KIPAR, KWPAR, KIWZ, KWWZ, KIPZ, KWPZ, KDPZ, KIPW, KWPW, KIRW, KSD, KFSV, KFZV)

Podczas wystawiania dokumentów, dla których zaznaczono parametr Uwzględniaj w okresie operacji handlowych to data wystawienia jest podstawą do weryfikacji, czy dokument może zostać wystawiony czy też nie. Wyjątek stanowią:

• handlowe dokumenty zakupowe (FZ, FZL, KIFZ, KWFZ, KDFZ, KFZL) w przypadku których system uwzględnia datę wpływu
• dokumenty VAT w przypadku których system uwzględnia data ewidencji

Oprócz powyższych ustawień ważnym elementem jest nadanie uprawnień do zamykania okresów handlowych odpowiednim grupom użytkowników. Parametr odpowiedzialny za te uprawnienia – Zamykanie okresów operacji handlowych umieszczony jest w ustawieniach grup operatorów (Konfiguracja --> Struktura firmy --> Grupy operatorów)  na zakładce Inne uprawnienia.        

Definiowanie okresów handlowych odbywa się z poziomu Konfiguracja --> (Handel/Magazyn) -->Okresy operacji handlowych po wybraniu przycisku:

• [Dodaj] – na liście pojawi się dodatkowy wiersz, w którym należy określić symbol okresu (pole wymagane), zakres dat oraz opcjonalnie opis. Po wypełnieniu danych nowy okres należy zapisać.
• [Dodaj przez formularz] – otwarty zostanie formularz definiowania nowego okresu operacji handlowych

Formularz składa się z pól: Symbol – pole wymagane, służy do nadania unikalnej nazwy okresu handlowego (Zakres dat) Od – pole wymagane, data początku okresu handlowego (Zakres dat) Do – pole wymagane, data końca okresu handlowego Data zamknięcia – pole wypełniane automatycznie datą bieżącą, po zamknięciu okresu handlowego lub zaakceptowaniu/zatwierdzeniu powiązanego z nim okresu obrachunkowego; jest to data faktycznego wykonania operacji Zamknij do – parametr wraz z polem prezentującym datę, do której okres ma zostać/został zamknięty; widoczne tylko dla użytkowników z uprawnieniami do zamykania okresów operacji handlowych Stan – pole z listą do wyboru (Otwarty, Zamknięty wstępnie, Zamknięty), widoczne tylko dla użytkowników z uprawnieniami do zamykania okresów operacji handlowych; ściśle powiązane z parametrem Zamknij do – aktywne tylko po zaznaczeniu tego parametru Służy do wstępnego lub ostatecznego zamykania okresu. W okresie będącym w stanie Zamknięty wstępnie tylko operatorzy posiadający prawo do zamykania okresów operacji handlowych mogą w dalszym ciągu wystawiać dokumenty. W okresie w stanie Zamknięty obowiązuje całkowita blokada wystawiania dokumentów dla wszystkich operatorów. Więcej szczegółów znajduje się w artykule Zamykanie i otwieranie okresów operacji handlowych. Opis – pole opcjonalne, niewymagane; służy do wprowadzenia dodatkowych adnotacji nt. danego okresu handlowego  

Celem łączenia obu typów okresów jest doprowadzenie do sytuacji, w której zamknięcie okresu obrachunkowego będzie skutkowało automatycznym zamknięciem okresu handlowego. Okres obrachunkowy jest traktowany nadrzędnie w stosunku do okresu operacji handlowych. Ze względu na rozdzielność tych okresów, można zamknąć okres operacji handlowych bez automatycznego zamknięcia okresu obrachunkowego. Dodając nowy okres handlowy w pierwszej kolejności należy dodać nowy okres obrachunkowy. Jeśli system odnajdzie otwarty okres obrachunkowy, „powiąże” go z nowo tworzonym okresem handlowym. W definicji okresu handlowego data Od zostanie domyślnie ustawiona:

• na pierwszy dzień bieżącego miesiąca – jeśli data ta zawiera się w otwartym okresie obrachunkowym
• na pierwszą „wolną” datę, zawierającą się w okresie obrachunkowym – jeśli pierwszy dzień bieżącego miesiąca znajduje się w zatwierdzonym okresie obrachunkowym.

Przykład

Sytuacja I Data bieżąca – 10.02.2019 Okresy obrachunkowe (2019):

• 01/2019 – zamknięty: 20.01.2019 – 19.02.2019, data zamknięcia 19.02.2019
• 02/2019 – otwarty: 20.02.2019– 19.03.2019

Daty na okresie operacji handlowych:

• Od: 20.02.2019
• Do: 28.02.2019

Sytuacja II Data bieżąca – 10.02.2019 Okresy obrachunkowe (2019):

• 01/2019 – zamknięty: 20.01.2019 – 19.02.2019, data zamknięcia 19.02.20119
• 02/2019 – zaakceptowany: 20.02.2019 – 19.03.2019, data zamknięcia 15.03.2019
• 03/2019 – otwarty: 20.03.2019 – 19.04.2019

Daty na okresie operacji handlowych:

• Od: 16.03.2019
• Do: 31.03.2019

 

Podczas dodania pierwszego okresu operacji handlowych następuje weryfikacja, czy na bazie są już dodane dokumenty. W przypadku gdy:

• nie zarejestrowano transakcji – jako data Od ustalony zostanie pierwszy dzień bieżącego miesiąca, natomiast data w polu Do jako ostatni dzień bieżącego miesiąca.
• zarejestrowano transakcje – po dodaniu pierwszego okresu handlowego, gdy data rozpoczęcia tego okresu jest późniejsza niż data pierwszej transakcji, system doda automatycznie dodatkowy okres o następujących parametrach:
  • Od – data pierwszej transakcji w systemie
  • Do – dzień poprzedzający datę rozpoczęcia dodanego okresu
  • Stan – otwarty

W sytuacji, gdy w oknie konfiguracji systemu zaznaczono parametr Ogranicz ilość otwartych okresów, system weryfikuje ilość aktualnie otwartych okresów i porównuje ją z dozwoloną ilością. Jeśli obie ilości są sobie równe, przyciski odpowiedzialne za dodawanie nowych okresów są nieaktywne.

Okresy operacji handlowych dla firmy:

• dla użytkownika zalogowanego w firmie głównej zostanie wyświetlony okres operacji handlowych zdefiniowany dla firmy głównej
• dla użytkownika zalogowanego w centrum o typie firma, lub centrum podpiętym do firmy, zostanie wyświetlony okres operacji handlowych zdefiniowany dla tej firmy
• istnieje możliwość zdefiniowania okresów operacji handlowych o tej samej nazwie w obrębie różnych firm
• konfiguracja okresów operacji handlowych zawsze dotyczy firmy, do której użytkownik jest zalogowany
• konfiguracja okresów operacji handlowych na poziomie centrum typu firma nie dotyczy firmy głównej
• konfiguracja okresów operacji handlowych zapisywana dla centrum typu firma obowiązuje dla wszystkich centrów podrzędnych w obrębie danej firmy

Uwaga

W przypadku obsługi wielofirmowości, okresy operacji handlowych zdefiniowane dla firmy głównej obowiązują dla centrów przypisanych bezpośrednio do niej, poza centrami typu Firma i ich centrami podrzędnymi.

• zamknięcie okresu operacji handlowych dotyczy okresu konkretnej firmy
• zamknięcie okresu operacji handlowych w konkretnej firmie oznacza zamknięcie okresu we wszystkich jej centrach podrzędnych

Przykład

W firmie CA.Clothes&Beauty zdefiniowano okres operacji handlowych 01-2019 (01.01-31.01.2019). Firma CA.Clothes&Beauty ma dwa centra podrzędne SKLEP CB Kraków i HANDEL CB. W firmie CA.Food zdefiniowano okres operacji handlowych 01-2019 (01.01-31.01.2019). W firmie CA.Clothes&Beauty dokonano zamknięcia okresu 01/2019 . Zamknięcie okresu w firmie CA.Clothes&Beauty oznacza również zamknięcie okresu w SKLEP CB Kraków i HANDEL CB.

 

Dla operatorów, którzy nie mają praw do zamykania okresów operacji handlowych , przy próbie wystawienia lub ręcznego generowania dokumentu z datą bieżącą zawierającą się we wstępnie zamkniętym okresie handlowym, system zmieni datę wystawienia/ewidencji na pierwszą „dozwoloną” i wyświetli komunikat. Jeśli operator ma prawo do zamykania okresów operacji handlowych, system nie zmieni daty, a jedynie poinformuje o tym, że data znajduje się w zamkniętym okresie. W przypadku, gdy data zawiera się w zamkniętym okresie operacji handlowych, system zmieni datę wystawienia/ewidencji na pierwszą „dozwoloną” datę i poinformuje o tym użytkownika. Podczas automatycznego generowania zatwierdzonych dokumentów, uruchamianego w wyniku zatwierdzenia dokumentu źródłowego system weryfikuje, czy data bieżąca, którą chce ustawić na generowanym dokumencie, znajduje się we wstępnie lub ostatecznie zamkniętym okresie handlowym. Jeśli tak, automatycznie zmienia datę wystawienia/ewidencji na datę wystawienia z dokumentu źródłowego.  

Zamykanie okresów operacji handlowych może być: wstępne lub ostateczne. Zamknięcie wstępne uniemożliwia dodawanie nowych dokumentów przez operatorów, którzy nie posiadają praw do zamykania okresów operacji handlowych. Ostateczne zamknięcie okresu wiąże się z całkowitą blokadą możliwości wystawiania dokumentów w tym okresie. Warunkiem niezbędnym do zamknięcia wstępnego i ostatecznego jest:

• brak dokumentów Niezatwierdzonych, Zainicjowanych, Zatwierdzonych ilościowo w danym okresie (dokumenty z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj w okresie operacji handlowych)
• zatwierdzenie wszystkich wcześniejszych okresów operacji handlowych.

Aby zamknąć okres – wstępnie lub ostatecznie, należy na formularzu okresu zaznaczyć parametr Zamknij do, określić datę zamknięcia (dla zamknięcia wstępnego, data musi zawierać się w przedziale określonym w polach Od i Do; dla zamknięcia ostatecznego, data musi być równa dacie w polu Do) oraz w polu Stan wybrać jeden z dwóch stanów świadczących o tym, że okres jest zamknięty – Zamknięty wstępnie lub Zamknięty. Po zapisaniu zmian system automatycznie wypełni pole Data zamknięcia datą bieżącą. Jeśli okres był zamknięty wstępnie, operator posiadający uprawnienia do zamykania okresów handlowych może zmienić datę w polu Zamknij do. Przy czym nowa data musi być większa niż dotychczasowa data w polu Zamknij do i mniejsza lub równa niż data w polu Do. Podczas zapisywania zmian system ponownie zweryfikuje, czy w okresie pomiędzy datą z pola Od i z pola Zamknij do istnieją niezatwierdzone dokumenty (sprawdzane są wyłącznie dokumenty, które mają zaznaczony parametr Uwzględniaj w okresie operacji handlowych). Jeśli zmiany zostaną zapisane, system zaktualizuje datę w polu Data zamknięcia. Podczas zamykania okresów handlowych system zweryfikuje również, czy w danym okresie istnieje niezatwierdzona inwentaryzacja. Jeśli znajdzie takową, poinformuje operatora stosownym komunikatem oraz zada pytanie, czy mimo to zamknąć okres. Przy włączonej opcji łączenia okresów operacji handlowych z okresami obrachunkowymi, po zaakceptowaniu okresu obrachunkowego nastąpi automatyczne wstępne zamknięcie wszystkich powiązanych okresów handlowych do dnia odpowiadającego dacie Zamknij do na okresie obrachunkowym. Jeśli w bazie nie było zdefiniowanych okresów operacji handlowych, system automatycznie utworzy pierwszy okres, odpowiednio ustawiając wartości poszczególnych pól:

• Od
  • data rozpoczęcia okresu obrachunkowego – jeśli w bazie nie było zarejestrowanych transakcji z datą wcześniejszą niż data rozpoczęcia okresu obrachunkowego
  • data pierwszej transakcji – jeśli w bazie zarejestrowano transakcję z datą wcześniejszą niż data rozpoczęcia okresu obrachunkowego
• Do – data z pola Zamknij do na okresie obrachunkowym
• Zamknij do – data z pola Zamknij do na okresie obrachunkowym
• Stan – opcja Zamknięty wstępnie

Po zatwierdzeniu okresu obrachunkowego stan wszystkich okresów handlowych, których data zakończenia jest mniejsza lub równa dacie zatwierdzenia okresu obrachunkowego zostanie zmieniony na Zamknięty. Jeśli okres operacji handlowych rozpoczyna się przed i kończy po dacie zatwierdzenia okresu obrachunkowego, system automatycznie zmieni stan takich okresów operacji handlowych na Zamknięty księgowo. Zależność między statusem okresu obrachunkowego a stanem okresu operacji handlowych przedstawia poniższa tabela:

Status okresu obrachunkowego	Stan okresu operacji handlowych	Komentarz
Zaakceptowany	Zamknięty wstępnie	W tym okresie dokumenty może wystawiać tylko operator z prawem do zamykania okresu operacji handlowych.
Zatwierdzony	Zamknięty	Takie połączenie stanów oznacza, że data zamknięcia okresu obrachunkowego pokrywa się z datą zamknięcia okresu operacji handlowych.
Zatwierdzony	Zamknięty księgowo	Takie połączenie stanów oznacza, że data zamknięcia okresu obrachunkowego jest wcześniejsza od daty zamknięcia okresu operacji handlowych. W takim okresie występuje całkowita blokada wystawiania dokumentów dla wszystkich operatorów. Stan Zamknięty księgowo nadawany jest wyłącznie automatycznie, w interakcji z okresem obrachunkowym.

Zamknięty wstępnie okres operacji handlowych można jeszcze otworzyć. Warunki konieczne, jakie muszą zostać spełnione, aby taka akcja była możliwa, to:

• posiadanie uprawnień do zamykania okresów operacji handlowych
• okres jest w stanie zamkniętym wstępnie
• po danym okresie istnieją okresy wyłącznie w stanie otwartym
• jeśli zaznaczono parametr Ogranicz ilość otwartych okresów handlowych, ilość okresów w stanie Otwarty jest mniejsza niż wartość parametru

 

W procesie generowania dokumentów rozróżnia się dokument źródłowy, z którego zostanie wygenerowany inny dokument oraz dokument wygenerowany, który powstał w wyniku generowania. Oba te dokumenty są ze ściśle powiązane i uzupełniają się nawzajem, dając pełniejszy obraz przeprowadzonych transakcji. Wśród opcji generowania dostępne jest generowanie dokumentu:

• handlowego z magazynowego (np. FS z WZ)
• magazynowego z handlowego (np. PZ z FZ)
• handlowego z handlowego (np. FS z ZS)
• magazynowego z magazynowego (np. MM+ z MM-).

Wykaz dostępnych generowań umieszczony jest na:

• poszczególnych listach dokumentów
• z poziomu szczegółów dokumentu w menu głównym w grupie przycisków Generowanie (dostępne tylko dla kilku generowań np. OZ)

Cechy dokumentów wygenerowanych:

• W przypadku generowania dokumentu z dokumentów handlowych oraz magazynowych, w zależności od ustawień na definicji dokumentu (Konfiguracja Struktura firmy Firma Dokumenty), nowo wygenerowany dokument może być w stanie zatwierdzonym, niezatwierdzonym lub zainicjowanym
• wygenerowany dokument można częściowo edytować, usunać, zatwierdzić, zaksięgować lub anulować
• wygenerowana korekta kosztu nie podlega edycji
• na większości wygenerowanych dokumentów można edytować jedynie kontrahenta, daty na dokumencie oraz płatność
• na większości wygenerowanych dokumentów można edytować nazwę artykułu będącego pozycją dokumentu, ale tylko jeśli na karcie tego artykułu zaznaczono parametr Edycja nazwy
• na dokumentach handlowych, generowanych z dokumentów magazynowych i odwrotnie, nie można w pełni edytować pozycji
• wygenerowany dokument jest wystawiony w takiej walucie, w jakiej dokument źródłowy
• wygenerowany dokument handlowy (poza zapytaniami) generuje płatność

 

Uwaga

Nie ma możliwości zmiany jednostki na dokumencie faktury lub na dokumencie magazynowym wygenerowanym z zamówienia.

Dokument wygenerowany dziedziczy większość danych z dokumentu źródłowego, za wyjątkiem generowania dokumentów o innym charakterze niż dokument źródłowy – generowanie dokumentu rozchodowego z dokumentu przychodowego i odwrotnie. W takiej sytuacji, dokument generowany przejmuje zazwyczaj jedynie elementy, a dokładniej artykuły, które są przedmiotem dokumentu źródłowego. Pozostałe parametry, jak np. kontrahent, forma i termin płatności, rodzaj transakcji, czy ceny artykułów, są ustalane tak jakby dokument był wystawiany ręcznie, a nie generowany. Tworzenie korekt wartościowych do faktur oraz paragonów, które były wcześniej skojarzone z dokumentami magazynowymi, pociąga za sobą automatyczne generowanie zatwierdzonych korekt wartościowych do dokumentów magazynowych. Jeśli do dokumentu handlowego, niepowiązanego z żadnym dokumentem magazynowym i odwrotnie, zostaną wystawione korekty wartościowe lub/i ilościowe, generowany dokument magazynowy lub handlowy będzie uwzględniał korekty dokumentu źródłowego. Oznacza to, że jego wartość oraz ilość elementów będzie skorygowana w stosunku do dokumentu źródłowego. Pozostałe zasady generowania dokumentów zostały opisane w artykule Zasady generowania dokumentów.

Poniżej przestawione są kierunki ręcznego generowania dokumentów:

• ZOS -> OS lub ZOZ
• wybrane pozycje ZOS ->OS, ZOZ
• ZOZ -> OZ
• OS -> ZS
• OZ -> ZZ lub OS
• wybrane pozycje OZ -> OS
• ZS -> FS, WZ, PAR, ZZ (zablokowane, jeśli subpozycje ZS wskazują na magazyn konsygnacyjny własny), FSL, ZWE lub MM- (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• wybrane pozycje ZS -> ZZ
• ZZ -> FZ, PZ, FZL
• wybrane pozycje /opakowania ZZ -> FZ, PZ
• PAR -> FS, WZ, KIPAR, KWPAR
• KIPAR -> KIWZ
• ręczna KIPAR -> PW
• FS -> WZ, KIFS, KWFS
• KIFS -> KIWZ
• ręczna KIFS -> PW
• FZ ->  PZ, KIFZ, KWFZ
• wybrane pozycje /opakowania FZ -> PZ
• KIFZ -> KIPZ
• ręczna KIFZ -> RW
• RLS -> PW, RW, RLZ, MM-, MM+, FS, KIFS, KWFS, KIPAR, KWPAR
• RLZ -> PW, RW, FZ, KIFZ, KWFZ
• ZSK -> FZ
• WZ -> FS, PAR, KIWZ, KWWZ lub ZSK (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• PZ -> FZ, MM-, KIPZ, KWPZ
• wybrane pozycje /opakowania PZ -> FZ, MM-
• RW -> KIRW
• PW -> MM-, KIPW, KWPW
• wybrane pozycje /opakowania PW -> MM-
• MM- -> MM+, PRP lub ZSK (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• wybrane opakowanie MM- -> PRP
• ZWE -> MM-, MM+, ZZ
• wybrane pozycje ZWE -> MM-, MM+, ZZ
• BST -> ZZ, ZWE lub MM-
• wybrane pozycje BST -> ZZ, ZWE, MM-
• I -> RW, PW lub WZ, PZ (tylko przy obsłudze konsygnacji)
• PP -> ZZ, ZWE
• wybrane pozycje PP -> ZZ, ZWE

Zasady generowania dokumentów:

• Nowy dokument można wygenerować z dokumentu zatwierdzonego lub zaksięgowanego (nie można wygenerować dokumentu z dokumentu niezatwierdzonego, anulowanego lub całkowicie skorygowanego).
• Pozycje dokumentu generowanego przyjmują stawki VAT z odpowiadających im pozycji dokumentu źródłowego; wyjątek stanowi generowanie OZ -> OS oraz ZS ZZ, podczas których stawki pobierane są z karty artykułu.
• Pole Obsługa transakcji na dokumencie generowanym domyślnie przyjmuje takie same wartości jak na dokumencie źródłowym (zarówno w nagłówku, jak i na pozycjach); podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu.
• Nie ma możliwości wygenerowania dokumentu z oferty sprzedaży lub zakupu, której termin ważności upłynął.
• Nie ma możliwości wygenerowania ZZ z ZS oraz ZOZ z ZOS na pozycje typu komplet (z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument).
• Istnieje możliwość generowania z dokumentu, który nie został w całości skorygowany.
• Z jednego dokumentu źródłowego można wygenerować maksymalnie tyle dokumentów, ile dostępnych jest jednostek subpozycji. Jeśli wygenerowane dokumenty realizują całość dokumentu źródłowego, aby wygenerować następny, należy uprzednio usunąć lub anulować jeden z wcześniej wygenerowanych dokumentów. Wyjątek stanowią zapytania ofertowe oraz oferty, z których można wygenerować dowolną ilość dokumentów.
• Przy wystawianiu korekt wartościowych do dokumentów handlowych, powiązanych z dokumentami magazynowymi, korekty wartościowe dokumentów magazynowych są generowane automatycznie.
• Korekta kosztu generowana jest automatycznie, na skutek korygowania wartości pozycji na PZ lub PW, które wprowadziły zasób na magazyn, a zasób ten został już rozchodowany.
• Nie ma możliwości wygenerowania WZ, jeśli na magazynie nie ma wystarczających zasobów (np. podczas sprzedaży z brakami lub z zamówienia, którego pozycji nie są wiązane z zasobami, a w momencie generowania WZ nie ma wystarczających zasobów by je powiązać).
• Nie można generować dokumentów magazynowych z towarem, który jest w danym momencie inwentaryzowany.
• Istnieje możliwość automatycznego generowania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych, poprzez wprowadzenie odpowiednich ustawień na typach dokumentów.
• W przypadku ZOS, ZS, ZOZ, OZ, ZZ, FZ, PZ, PW istnieje możliwość generowania dokumentów z listy pozycji dokumentu, uwzględniając tylko część pozycji.
• W przypadku ZZ, FZ, PZ, PW istnieje możliwość generowania dokumentów tylko dla wskazanych opakowań
• Można wygenerować:
  • z jednego dokumentu jeden inny dokument (np. z jednego MM- jedno MM+);
  • z kilku dokumentów jeden dokument (np. z kilku WZ można wygenerować jedną FS, jeśli wszystkie WZ spełniają odpowiednie kryteria);
  • z jednego dokumentu kilka innych dokumentów (np. z jednej FS zostanie wygenerowanych tyle WZ, z ilu magazynów pobiera zasoby FS);
  • z kilku dokumentów kilka innych dokumentów (np. z kilku ofert zakupu można wygenerować kilka ofert sprzedaży, na różnych kontrahentów).
• Podczas ręcznego generowania dokumentu handlowego z kilku dokumentów magazynowych, system ustali datę sprzedaży/zakupu na poziomie najmniejszej (najwcześniejszej) z dat wydania dokumentów WZ lub dat przyjęcia dokumentów PZ.
• Podczas ręcznego generowania dokumentu magazynowego z kilku dokumentów handlowych, jeśli daty sprzedaży/zakupu są różne, system wygeneruje osobne dokumenty magazynowe dla każdej daty.
• Rabat nagłówka dokumentu źródłowego jest przenoszony na dokument wygenerowany tylko w formie rabatu użytkownika na pozycjach (wartości rabatu w nagłówku są zerowane); wyjątek stanowi generowanie FS do PAR, gdyż te dokumenty generowane są 1:1.
• Podczas generowania system nie sprawdza uprawnień operatora do rabatu udzielonego na pozycjach dokumentu źródłowego .
• Dokument MM- wygenerowany z dokumentów przychodowych PZ/PW podlega pełnej edycji.
• Na FZ generowanej w procesie konsygnacji nie są tworzone opakowania.
• Nie ma możliwości wygenerowania z FS częściowego dokumentu WZ, jeśli na dokumencie handlowym znajduje się komplet (który na karcie artykułu ma odznaczony parametr Pobieraj składniki na dokument), którego nie ma w całości na magazynie.

Przykład

W systemie jest zdefiniowany komplet, który ma zaznaczony parametr Pobieraj składniki na dokument. W skład tego kompletu wchodzą artykuły: A – w ilości 1 szt. B – w ilości 1 szt. Na dokument ZS dodaje komplet, który na karcie artykułu ma zaznaczony parametr Pobieraj składniki na dokument. Na magazynie znajduje się 10 szt. artykułu A, natomiast ilość artykułu B wynosi 0. Dokument zamówienia zostaje zatwierdzony. Z dokumentu zamówienia sprzedaży generowany jest dokument wydania zewnętrznego. Na WZ przeniesiony został tylko składnik kompletu – artykuł A. Użytkownik próbując dodać na tak wygenerowany dokument jeszcze raz ten sam komplet, który dodany został na ZS, doda tylko składnik kompletu, który widnieje już na WZ. Aby mieć możliwość dodania całego kompletu, użytkownik powinien zmodyfikować np. ilość w kolumnie Ilość na wygenerowanym dokumencie i ponownie dodać komplet na dokument.

Edycja nazwy artykułu

Nazwa artykułu na dokumentach generowanych zależna jest od wartości parametru Edycja nazwy, dostępnego na karcie artykułu. Gdy jest on zaznaczony, a na dokumencie źródłowym nazwa ta została zmieniona, wówczas na pozycji dokumentu generowanego zostanie ustalona nazwa zgodnie z nazwą na elemencie źródłowym. Wyjątek, w którym nazwa ustalana jest zgodnie z nazwą na karcie artykułu stanowią generowania:

• ZZ, ZWE z BST, PP
• MM- z BST
• RW, PW z I

W większości przypadków, istnieje również możliwość zmiany nazwy na dokumencie wygenerowanym, będącym w stanie niezatwierdzonym. Taka opcja jest niedostępna dla dokumentów:

• FS wygenerowanych z WZ lub PAR
• PAR wygenerowanych z WZ
• WZ wygenerowanych z FS, PAR
• korekt do dokumentów PAR, FS, FZ, PZ, WZ, RW, PW
• MM+ wygenerowanych z MM-
• FZ wygenerowanych z PZ
• PZ wygenerowanych z FZ
• KK
• PC

Edycja kodu artykułu

Edycja kodu artykułu możliwa jest jedynie bezpośrednio z poziomu jego karty. Edycja pola nie determinuje automatycznej zmiany kodu na wystawionych już dokumentach. Kod na dokumentach generowanych pobierany jest:

• z pozycji dokumentu źródłowego, w przypadku generowania dokumentów magazynowych z handlowych i odwrotnie, generowania korekt oraz FS do PAR
• z karty artykułu, w przypadku pozostałych generowań.

Zasady modyfikacji pozycji na dokumentach generowanych:

• Pole Obsługa transakcji podlega całkowitej modyfikacji bez względu na typ dokumentu.
• Istnieje możliwość usunięcia pozycji lub zmniejszenia ilości na pozycji/subpozycji dla:
  • FZ wygenerowanych z PZ,
  • PZ z FZ
  • WZ z FS/ PAR

Zmniejszanie ilości na pozycjach dokumentów PZ odbywa się od ostatniej subpozycji, a na pozycji dokumentów WZ odwrotnie do ustawionej na artykule metody kolejkowania zasobów FIFO/LIFO. Jako ilość minimalną, system przyjmie:

• 0,0001 przy precyzji jednostki artykułu równej 4
• 0,001 – przy precyzji 3
• 0,01 – przy precyzji 2
• 0,1 – przy precyzji 1
• 1 – przy precyzji równej 0

Uwaga

Usunięcie pozycji z dokumentu WZ/PZ powoduje utratę relacji z pozycją na źródłowym dokumencie handlowym. Aby odbudować relacje, użytkownik musi ponownie wygenerować dokument WZ/PZ na tą pozcyję.

Jeśli użytkownik zmniejszył ilość pozycji doprowadzając do usunięcia jednej z subpozycji, podczas zwiększania ilości pozycji system przywróci tą subpozycje (zachowując jego dotychczasowe właściwości). Zwiększając ilość dla pozycji, system w pierwszej kolejności zwiększy ilość na niezerowych supozycjach, po czym przystąpi do przywracania kolejno wyzerowanych subpozycji – zaczynając od wyzerowanego jako ostatni.

Przykład

FZ/1/2012

• pozycja – 9szt:
  • subpozycja_1 (S1) – 3szt, wartość cechy: czerwony
  • subpozycja _2 (S2) – 4szt, wartość cechy: zielony
  • subpozycja _3 (S3) – 2szt, wartość cechy: biały

PZ/1/2012

• pozycja – 9szt:
  • subpozycja _4 (S4) – 3szt, wartość cechy: czerwony (relacja z S1)
  • subpozycja _5 (S5) – 4szt, wartość cechy: zielony (relacja z S2)
  • subpozycja _3 (S3) – 2szt, wartość cechy: biały (relacja z S3)

Zmniejszona zostaje ilość na pozycji PZ do 4szt:

• S4 – 3szt, wartość cechy: czerwony (relacja z S1)
• S5 – 1szt, wartość cechy: zielony (relacja z S2)
• S6 – 0szt, wartość cechy: biały (relacja z S3) subpozycja jest niewidoczna, gdyż została wyzerowana

Zwiększona zostaje ilość na pozycji PZ do 6szt:

• S4 – 3szt, wartość cechy: czerwony (relacja z S1)
• S5 – 3szt, wartość cechy: zielony (relacja z S2)

S6 – 0szt, wartość cechy: biały (relacja z S3) subpozycja jest niewidoczny, gdyż została wyzerowana

• Na pozycje, które nie zostały uwzględnione na generowanym dokumencie można wygenerować kolejne dokumenty, aż do chwili całkowitego ich wykorzystania.
• Na dokumencie FZ wygenerowanym z dokumentu PZ możliwe jest:
  • zwiększenie ilości – na dokumencie FZ dodana zostanie nowa subpozycja. Po zwiększeniu ilości na pozycji dokumentu nie ma możliwości modyfikacji ceny/wartości danej pozycji, zostanie ona automatycznie przeliczona.
  • dodanie nowej pozycji – użytkownik ma możliwość określenia ilości oraz ceny/wartości dodanej pozycji.
• W przypadku modyfikacji ilości pozycji na dokumentach WZ/FS/PAR wygenerowanych z ZS, możliwe jest zwiększanie ilości pozycji aż do wykorzystania wszystkich dostępnych zasobów.

Operator może również zwiększyć ilość pozycji przez bezpośrednie działania na subpozycjach (przyciski [Zwróć]/[Dodaj]). Wówczas sam decyduje, które zasoby mają realizować źródłowe ZS. Wybrane zasoby, podobnie jak przy zwiększaniu ilości pozycji modyfikując pole Ilość (odnoszące się do całej pozycji), mogą być inne niż pierwotnie pobrane przez system podczas generowania WZ/FS/PAR. Jeśli na wygenerowanym dokumencie dodany zostanie ręcznie nowa pozycja, mimo że będzie ona teoretycznie taka sama jak na ZS, system potraktuje ją jako zupełnie nową (dodatkową), niezwiązaną z zamówieniem i oprócz rezerwacji trzymanej przez ZS na dany artykuł, utworzy nową rezerwację wynikającą z pozycji dodanego na wygenerowany dokument.

Uwaga

Może zdarzyć się tak, że system usunie/zmniejszy ilość innej subpozcyji niż ta, która została zaznaczona przez użytkownika, gdyż znalazł na tej pozcyji nowszy/starszy zasób z tej samej partii.

• Dla dokumentu MM- wygenerowanego z PZ lub PW, system umożliwia pełną edycję pozycji, przy czym operowanie ilością zamyka się w granicach dostępnych do wydania zasobów.
• Przy generowaniu PW i RW oraz PZ i WZ z dokumentu inwentaryzacji, można edytować jedynie pracownika przypisanego do danej pozycji (obsługującego transakcję), cenę oraz wartość poszczególnych pozycji, nie można zmieniać ilości.

Agregowanie elementów zależne jest od ustawienia parametru:

• Łącz pozycje z zamówień – dostępnego na definicji dokumentów FS, PAR, FZ, WZ i PZ
• Łącz pozycje z dokumentów magazynowych – dostępnego na definicji dokumentów: FS, PAR, FZ

W przypadku dokumentów WZ oraz PZ generowanych z FS, PAR i FZ, jeśli elementy są ze sobą zgodne, zawsze są agregowane do jednej pozycji. Elementy zostaną zagregowane, jeśli występuje zgodność:

• kodu i nazwy artykułu (może zdarzyć się sytuacja, gdzie kod i nazwa będą różne na poszczególnych dokumentach, mimo iż to ten sam artykuł – wtedy pozycje nie zostaną zagregowane)
• ceny (początkowej oraz końcowej)
• typu ceny
• jednostki
• stawki VAT
• wartości cech w sekcji Cechy na elemencie (wartości cech na subpozycjach mogą być różne – powstanie kilka subpozycji dla jednego elementu)
• pracownika w polu Obsługa transakcji
• opakowania, do którego przypisane są elementy (tylko na dokumentach przychodowych)
• parametru Odwrotne Obciążenie oraz jego klasyfikacji

W chwili generowania dokumentu, system nie sprawdza uprawnień operatora do rabatu udzielonego na pozycjach dokumentu źródłowego. Kontrola jest uruchamiana dopiero w momencie, gdy użytkownik rozpocznie modyfikację wygenerowanego dokumentu. W przypadku, gdy dokument źródłowy posiadał rabat nagłówka, na dokument wygenerowany zostanie on przeniesiony w formie rabatu użytkownika, bezpośrednio na pozycjach. Oznacza to, że rabat nagłówka jest zerowany, ale kwota (równowartość) rabatu pozostaje na pozycjach dokumentu – wartość pozycji między dokumentem źródłowym i wygenerowanym nie zmienia się. Jeśli na dokumencie wygenerowanym będą dokonywane jakiekolwiek zmiany mogące wpływać na rabat nagłówka, nie będą one już wpływać na rabat naliczony na pozycje, gdyż jest to już inny typ rabatu.

Przykład

1. Na dokumencie ZS naliczono rabat nagłówka równy 3%.
2. Na wygenerowanej z tego ZS fakturze, rabat nagłówka został wyzerowany, ale wartość FS jest zgodna z wartością ZS, gdyż równowartość rabatu nagłówka została naliczona w formie rabatu na pozycje.
3. Gdy operator zmieni teraz rabat nagłówka na -2%, na pozycji widoczny będzie rabat 0%, ale system wie, że ma naliczone rabaty: 2% rabat na pozycji i -2% rabat nagłówka.
4. Gdy w tym momencie zostanie dokonana zmiana wpływająca na rabat nagłówka np. zmiana kontrahenta, rabat nagłówka zostanie wyzerowany, a na pozycji będzie naliczony rabat 2%, wynikający z rabatu na pozycję.

Uwaga

Wyjątek stanowi generowanie FS z PAR, gdzie rabat nagłówka zostaje przeniesiony na FS.

Operator nie ma możliwości udzielenia dodatkowego rabatu nagłówka w przypadku generowań:

• WZ z FS/PAR
• PAR/FS z WZ

Opisana blokada ma na celu uniknięcie sytuacji, gdy wartość dokumentu/dokumentów generowanych nie różniła się od dokumentu źródłowego.

Uwaga

Jeżeli na generowanym dokumencie użytkownik dokona zmiany danych wpływających na wartości pozycji, np. daty, system może ponownie przeliczyć wartość poszczególnych pozycji.

Podczas generowania dokumentów:

• PZ/FZ z listy dokumentów ZZ;
• PZ z listy dokumentów FZ;
• FZ z listy dokumentów PZ;
• MM- z listy dokumentów PZ/PW;

na wygenerowanych dokumentach system utworzy opakowania jak na dokumencie źródłowym i przypisze do nich odpowiednie pozycje wygenerowane na podstawie pozycji źródłowych. W przypadku generowań częściowych, ilość dla poszczególnych pozycji opakowań na wygenerowanych dokumentach może być mniejsza niż na dokumencie źródłowym. Parametry opakowań wygenerowanych będą uzupełniane na podstawie parametrów opakowań źródłowych, poza statusem opakowania, który ustawiany jest zgodnie z wykonaną akcją i przypisanym do niej statusem.

Uwaga

Na wygenerowanym opakowaniu wartość wagi brutto oraz objętości jest ustalona zgodnie z wartościami na opakowaniu źródłowym, również w przypadku generowania częściowego.

Istnieje również możliwość generowania dokumentów FZ, PZ, MM- bezpośrednio dla zaznaczonych opakowań dokumentu ZZ/FZ/PZ/PW. Takie generowanie uwzględnia:

• niezrealizowane pozycje ZZ – w przypadku generowania FZ lub PZ z opakowania na ZZ
• subpozycje FZ/PZ, dla których nie wygenerowano jeszcze PZ/FZ – w przypadku generowania PZ z opakowania na FZ lub FZ z opakowania na PZ
• subpozycje z PZ/PW, dla których są dostępne wolne zasoby – w przypadku generowania MM- z opakowania na PZ lub PW

Różnica polega na tym, że spośród powyższych subpozycji wybierane są tylko te, które odnoszą się do pozycji będących częścią wskazanych opakowań. Parametry nagłówka dokumentu PZ/FZ, wygenerowanego w oparciu o wskazane opakowania oraz jego pozycje, są ustalane w ten sam sposób, jak przy standardowym generowaniu. W przypadku generowania MM- z PZ/PW, zarówno z listy dokumentów, jak i ze wskazanych opakowań, jedynie magazyn źródłowy oraz pracownik obsługujący transakcję będzie pobierany z dokumentu źródłowego. Magazyn docelowy ustalany jest zgodnie z wyborem operatora podczas generowania

Uwaga

Zarówno przy generowaniu MM- z listy dokumentów PZ/PW, jak i wprost z opakowań, dla metod pobierania zasobów FIFO/LIFO system pobierze tylko taką ilość zasobów przyjętych źródłowym PZ/PW, jaka jest jeszcze dostępna do wydania. W przypadku metody AVCO, system pobierze na MM- taką ilość dla danej partii przyjętej PW/PZ, jaka jest obecnie dostępna na magazynie zgodnym z magazynem na PZ/PW, ale nie większą niż ilość przyjętą dokumentem źródłowym PZ/PW.

Dodatkowo:

• jeśli generowanie FZ/PZ uruchomiono dla kilku opakowań, z różnych magazynów, powstanie tyle dokumentów PZ, ile różnych magazynów jest na opakowaniach
• gdy dla typu dokumentu FZ zaznaczono parametr Operacje na jednym magazynie, powstanie tyle dokumentów, ile różnych magazynów jest na opakowaniach
• w przypadku generowania MM-, gdy na PZ/PW występują opakowania, system zapyta użytkownika, czy wygenerować osobne dokumenty MM- dla opakowań
• nie ma możliwości dodawania opakowań na FZ generowaną z konsygnacji

Na dokumencie PZ/FZ wygenerowanym z FZ/PZ istnieje możliwość dowolnej modyfikacji w zakresie m.in. kodu, wagi, objętości, typu oraz zawartości opakowań (poza możliwością dodania pozycji). Operator może tworzyć nowe opakowania w oparciu o istniejące pozycje oraz je usuwać. Zakres edycji pozycji opakowania jest identyczny, jak zakres edycji standardowych pozycji PZ/FZ, wygenerowanych z FZ/PZ. W przypadku dokumentów MM- wygenerowanych z PZ/PW, operator ma możliwość pełnej modyfikacji opakowań, łącznie z możliwością dodawania do nich nowych pozycji. W trakcie generowania, zarówno z listy dokumentów, jak i wskazanych opakowań, pomiędzy opakowaniem źródłowym a wygenerowanym tworzone jest powiązanie, dzięki któremu istnieje możliwość prześledzenia co działo się z danym opakowaniem. Śledzenie historii opakowania dostępne jest z poziomu monitora opakowań (Zakup -> Magazyn -> Monitor opakowań).  

Ustalanie dat na dokumentach wygenerowanych jest zależne od sposobu generowania dokumentu. Data wystawienia oraz data wpływu na dokumentach generowanych:

• ręcznie przez operatora – ustawia się na datę bieżącą
• automatycznie przez system, w wyniku zatwierdzania dokumentu źródłowego – ustawiana jest na podstawie daty wystawienia/wpływu dokumentu źródłowego

Uwaga

Na dokumencie WZ wygenerowanym z FS lub PAR istnieje możliwość zmiany daty wydania, z zastrzeżeniem, że nie może być ona wcześniejsza niż najpóźniejsza data dostawy (data przyjęcia) na subelementach dokumentu WZ.

Rodzaj generowania	Data zakupu	Data przyjęcia	Data wydania	Data sprzedaży	Data korekty
FZ  generowana z  PZ/wielu PZ	Nnajwcześniejsza    z dat przyjęcia dokumentów PZ, z których zostanie wygenerowana	-	-	-
FS/PAR generowana z  WZ/wielu WZ	-	-	-	Zgodnie z ustawieniem parametru Data wydania z dokumentu magazynowego definiowanego w konfiguracji na typie dokumentu FS/PAR: najwcześniejsza, najpóźniejsza lub bieżąca
PZ  automatycznie generowane podczas zatwierdzania FZ	-	Na podstawie daty zakupu z FZ	-	-
PZ  ręcznie generowane z  FZ/wielu FZ	-	Na podstawie daty zakupu z FZ	-	-
		(jeśli PZ generowane z wielu FZ o różnych datach zakupu, powstaną osobne PZ dla każdej daty)
WZ  automatycznie generowane podczas zatwierdzania FS/PAR	-	-	Na podstawie daty sprzedaży z FS/PAR	-
WZ  ręcznie generowane z  FS/PAR, wielu FS/PAR	-	-	Na podstawie daty sprzedaży z FS/PAR (jeśli WZ generowane z wielu FS/PAR o różnych datach sprzedaży, powstaną osobne WZ dla każdej daty)	-
KIPZ/KWPZ  ręcznie generowana do PZ  (niepowiązanego z fakturą)	-	-	-	-	Bieżąca
KIPZ/KWPZ  automatycznie generowana podczas zatwierdzania KIFZ/KWFZ	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty z KIFZ/KWFZ
KIPZ  ręcznie generowana do KIFZ	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty z KIFZ
KWPZ  automatycznie generowana w  wyniku zmiany ceny na FZ  generowanej z  ZSK	-	-	-	-	Na podstawie daty zakupu z FZ
KIWZ/KWWZ  ręcznie generowana do WZ  (niepowiązanego z fakturą/ paragonem)	-	-	-	-	Bieżąca
KIWZ/KWWZ  automatycznie generowana podczas zatwierdzania KIFS/KWFS/ KIPAR/KWPAR	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty z KIFS/KWFS/KIPAR/KWPAR
KIWZ  ręcznie generowana do KIFS/KIPAR	-	-		-	Na podstawie daty korekty z KIFS/KWFS/KIPAR/KWPAR
KIFS/KWFS ręcznie generowana do FS	-	-	-	-	Bieżąca
KIFZ/KWFZ  ręcznie generowana do FZ	-	-	-	-	Bieżąca
KIPAR/KWPAR ręcznie generowana do PAR	-	-	-	-	Bieżąca
KIPAR/KWPAR automatycznie generowana podczas zatwierdzania KIFS/KWFS	-	-	-	-	Na podstawie daty korekty KIFS/KWFS
Konsekwentnie używałbym form „najwcześniejsza” i „najpóźniejsza” (a nie „najmniejsza” i „największa”)

Podczas generowania dokumentu może dojść do sytuacji, w której adres na dokumencie źródłowym jest już zarchiwizowany, np. w przypadku, gdy adres został zarchiwizowany już po wystawieniu dokumentu źródłowego, ale przed wygenerowaniem z niego innego dokumentu. Pobieranie adresu na generowany dokument determinuje ustawienie parametru Pobieranie adresu kontrahenta podczas generowania dokumentu, dostępnego z poziomu System -> Konfiguracja -> Handel. Do wyboru są opcje:

• z dokumentu źródłowego
• aktualny adres kontrahenta (domyślnie)

Podczas generowania dokumentu system weryfikuje, czy adresy na dokumencie źródłowym są aktywne. Jeżeli adres jest:

• aktywny – bez względu na ustawienia parametru Pobieranie adresu kontrahenta podczas generowania dokumentu, zostanie on przepisany na dokument wygenerowany
• archiwalny, gdy w konfiguracji zaznaczono opcję Z dokumentu źródłowego – adres z dokumentu źródłowego zostanie przepisany na dokument wygenerowany.
• archiwalny, gdy w konfiguracji zaznaczono opcję Aktualny adres kontrahenta, a archiwizacja adresu z dokumentu źródłowego nastąpiła:
  • automatycznie, na skutek zmodyfikowania tego adresu – na dokument wygenerowany pobrany zostanie aktualny adres, powstały w wyniku zmodyfikowania adresu z dokumentu źródłowego.
  • ręcznie, poprzez odznaczenie parametru Aktywny na karcie kontrahenta – na dokument docelowy pobrany zostanie domyślny adres główny kontrahenta.

Uwaga

Weryfikacja aktywności adresów wykonywana jest osobno dla adresu nabywcy/sprzedawcy i odbiorcy/dostawcy. Może się np. okazać, że jeden z adresów zostanie pobrany z dokumentu źródłowego, a drugi zostanie zaktualizowany.

Podczas generowania dokumentu z wielu dokumentów źródłowych, adres na dokumencie docelowym zostanie ustalony na podstawie adresu z pierwszego dokumentu źródłowego (kolejność dokumentów ustalana jest na podstawie ich ID z bazy danych). Jeśli jest on archiwalny, adres zostanie pobrany zgodnie wyżej opisanym algorytmem. Istnieje również możliwość pobierania numeru NIP bezpośrednio z dokumentu źródłowego podczas generowań. W przypadku, gdy:

• w konfiguracji systemu jako wartość parametru Pobieranie adresu kontrahenta podczas generowania dokumentu, wybrana została opcja: z dokumentu źródłowego,
• występuje różnica między aktualnym, a użytym na dokumencie źródłowym numerze NIP, na nowotworzony dokument pobierany jest numer NIP użyty na dokument źródłowym.

Dodatkowo, dla generowań ręcznych, wyświetlony zostanie dedykowany komunikat: Numer NIP kontrahenta został przepisany z dokumentu źródłowego.

W generowaniach, w których dokumenty handlowe tworzone są na podstawie dokumentów magazynowych, zachowanie systemu dotyczące ustalenia terminu płatności na dokumentach handlowych uzależnione jest od tego, czy dokument magazynowy został uprzednio wygenerowany z zamówienia:

• jeżeli dokument magazynowy nie został wygenerowany z zamówienia, na fakturze/paragonie generowanym z tego dokumentu magazynowego warunki płatności domyślnie pobrane zostaną z dokumentu magazynowego.
• jeżeli dokument magazynowy został wygenerowany z zamówienia, na fakturze/paragonie generowanym z tego dokumentu magazynowego warunki płatności zostaną pobrane z zamówienia – ustawienia z dokumentu magazynowego nie będą uwzględniane.

Dokumenty magazynowe nie generują płatności. Na dokumentach WZ oraz ich korektach można jednak zdefiniować warunki płatności, tj. formę i termin płatności.

Wskazówka

W procesie: zamówienie dokument magazynowy faktura/paragon, na niezatwierdzonym dokumencie magazynowym operator może zmienić kontrahenta w stosunku do kontrahenta na zamówieniu. Po zatwierdzeniu dokumentu magazynowego z innym kontrahentem niż na zamówieniu i wygenerowaniu z niego faktury/paragonu, na wygenerowanym dokumencie system również domyślnie ustawi tego samego kontrahenta co na dokumencie magazynowym. Nie jest to jednak warunek wykluczający utworzenie płatności na fakturze/paragonie na podstawie płatności z zamówienia. Jeśli warunki do utworzenia takiej płatności zostały spełnione, system utworzy płatność na fakturze/paragonie w oparciu o płatność na zamówieniu, tyle tylko, że płatnikiem na fakturze/paragonie będzie kontrahent z faktury/paragonu, a zarazem dokumentu magazynowego, a nie kontrahent z zamówienia.

Ustalanie terminu płatności w oparciu o formułę EOM podczas generowania dokumentów zostało opisane w artykule Termin płatności na koniec miesiąca – EOM. W przypadku generowania faktur zaliczkowych z zamówień, forma płatności na dokumencie generowanym ustawiana jest na podstawie:

• formy płatności z nagłówka zamówienia (dokumentu źródłowego) – jeśli została ona podana na zamówieniu
• formy płatności z karty kontrahenta – jeśli na zamówieniu występuje forma płatności <Różne>

Liczba dni przy takim generowaniu będzie zawsze ustawiona na 0, więc termin płatności na fakturach zaliczkowych będzie zawsze równy dacie wystawienia dokumentu.

Wymagania odnośnie zgodności pól na dokumentach, z których w wyniku generowania ma powstać jeden dokument mogą się nieznacznie różnić – w zależności od typów dokumentów. Niemniej jednak, podczas wszystkich generowań jest sprawdzana zgodność w polach dotyczących:

• kontrahentów
• waluty oraz kursu
• kierunku i agregacji VAT
• dat 

Dodatkowo, w przypadku dokumentów sprzedażowych, pod uwagę brane są również adresy kontrahentów ustawione na dokumentach. Jeśli zachodzi między nimi rozbieżność, powstanie tyle dokumentów generowanych, ile różnych adresów na nich występuje. W przypadku dokumentów zakupowych, pod uwagę brany jest również kurs waluty. Aby powstał jeden dokument, musi zachodzić między nimi zgodność. Pozostałe pola z nagłówka, na dokumencie wygenerowanym przyjmują wartości z dokumentu źródłowego o najwyższym numerze. Wyjątek stanowi termin płatności, dla którego przenoszona jest największa data spośród dat na dokumentach źródłowych. W polu Właściciel ustawiane jest centrum, do którego aktualnie zalogowany jest operator generujący dokument. Wpływ na to, czy z dokumentu źródłowego zostanie wygenerowany jeden czy kilka dokumentów, ma również parametr Operacje na jednym magazynie, definiowany na typach dokumentów handlowych. Jeśli jest on zaznaczony, to podczas generowania:

• dokumentów handlowych z magazynowych – system wygeneruje tyle dokumentów handlowych, ile różnych magazynów występuje na subelementach dokumentów źródłowych
• dokumentów handlowych z innych dokumentów handlowych (np. FS z ZS) – system wygeneruje tyle dokumentów handlowych, ile różnych magazynów występuje na subelementach dokumentu źródłowego

Jeśli parametr ten jest odznaczony, wówczas przy generowaniu:

• dokumentów handlowych z magazynowych – system wygeneruje jeden dokument z magazynem w nagłówku <wszystkie> i elementami/subelementami na podstawie zaznaczonych dokumentów magazynowych
• dokumentów handlowych z innych dokumentów handlowych (np. FS z ZS) – system wygeneruje jeden dokument z magazynem w nagłówku <wszystkie> i elementami/subelementami na podstawie zaznaczonych dokumentów źródłowych

Obszar reklamacji pozwala na obsługę procesu reklamacyjnego na artykuły zakupione zarówno przez kontrahentów (reklamacje sprzedażowe), jak i u kontrahentów (reklamacje zakupowe). Reklamacje mogą być tworzone zarówno na artykuły o typie towar, jak i usługa.

Listy zarejestrowanych w systemie dokumentów reklamacyjnych, w zależności od typu reklamacji umieszczone są w obszarze Sprzedaż oraz Zakup, pod przyciskiem Reklamacje.

Lista prezentuje:

• numer oraz datę wystawienia dokumentu,
• kod oraz nazwę kontrahenta, który jest podmiotem reklamacji
• aktualny stan i status dokumentu reklamacyjnego

W systemie istnieje możliwość otwierania oraz zamykania reklamacji:

• Zamknięcie reklamacji oznacza, że proces reklamacyjny został zakończony. Zamknięcia dokonuje się za pomocą przycisku [Zamknij reklamację].
• Otwarcie reklamacji wiąże się zazwyczaj z odwołaniem klienta od decyzji rzeczoznawcy. Przycisk [Otwórz reklamację] aktywny jest tylko dla dokumentów, które zostały wcześniej zamknięte.

Za pomocą reklamacji możliwe jest:

• możliwość rejestrowania reklamacji na wiele pozycji jednocześnie (wiele reklamowanych pozycji na jednym dokumencie)
• możliwość kontroli zgodności reklamującego/dostawcy z dokumentu reklamacji z nabywcą/sprzedawcą z dokumentu powiązanego z reklamacją
• możliwość generowania dokumentów na magazyn i z magazynu reklamacji
• możliwość określenia dodatkowych statusów dokumentów i pozycji reklamacji np. Do rozpatrzenia, Uznana, Odrzucona, Zrealizowana.
• możliwość definiowania i obsługi wzorców obsługi reklamacji, modelujących schemat postępowania z dokumentami reklamacyjnymi
• możliwość analizowania terminowości rozpatrywania reklamacji
• możliwość rejestrowania różnych opcji realizacji reklamacji – usunięcie wad i zwrot towaru, zwrot pieniędzy, wymiana towaru i innych, z możliwością ich definiowania przez użytkownika
• możliwość generowania dokumentów handlowych i magazynowych z poziomu dokumentu reklamacji
• możliwość korygowania dokumentów sprzedaży oraz zakupu powiązanych z dokumentami reklamacji bezpośrednio z poziomu reklamacji
• możliwość wiązania dokumentów magazynowych z dokumentami reklamacji
• możliwość przekazywania obsługi reklamacji między różnymi centrami, czyli, np. między centrum sprzedaży a centrum obsługi reklamacji, centrum serwisowym itd.

Funkcjonalność wzorców obsługi reklamacji ma na celu ułatwienie obsługi procesu reklamacyjnego poprzez wskazanie domyślnej ścieżki, według której rejestrowane są kolejne akcje na dokumencie reklamacji.

Wzorzec nie ogranicza możliwości wskazania innych akcji, stanowi jedynie propozycję rejestrowania kolejnych kroków w procesie reklamacyjnym.

Po zaznaczeniu parametru Obsługa reklamacji według wzorców (dostępnego z poziomu System → Konfiguracja → Handel):

• aktywowana jest lista wzorców obsługi reklamacji wraz z funkcjami niezbędnymi do jej obsługi
• na nagłówku nowododawanej reklamacji pojawia się pole Wzorzec

Lista wzorców dostępna z poziomu Konfiguracja → Handel/Magazyn → Wzorce obsługi reklamacji.

Tworząc nowy wzorzec należy określić:

• kod oraz nazwę, które go identyfikują
• dla którego typu dokumentu ma być dostępny (RLS lub RLZ),
• domyślność i aktywność wzorca
• czy akcje określone we wzorcu mają być realizowane zgodnie z numeracją we wzorcu
• kolejne akcje reklamacyjne, które będą składać się na dany wzorzec

Po dodaniu przynajmniej jednej akcji nie ma możliwości zmiany typu dokumentu, dla jakiego ma obowiązywać dany wzorzec.

Dodając akcje użytkownik ma możliwość zmiany ich kolejności. W tym celu może wykorzystać przyciski [Przesuń w górę] i [Przesuń w dół] dostępne w menu głównym oraz nad listą akcji.

Na liście akcji reklamacyjnych wzorca, w kolumnie Tryb generowania, istnieje możliwość określenia w jaki sposób mają być generowane poszczególne dokumenty. Do wyboru są trzy opcje:

• Prezentuj wygenerowany (opcja ustawiona jako domyślna) – dokument zostanie wygenerowany w stanie zainicjowanym.
• W tle – niezatwierdzony – dokument zostanie wygenerowany w stanie niezatwierdzonym.
• Zatwierdzany w tle – dokument zostanie wygenerowany w stanie zatwierdzonym.

Użytkownik ma możliwość określenia na wzorcu reklamacji akcji automatycznych poprzez zaznaczenie parametru w kolumnie Automatyczna. Po zaznaczeniu parametru akcja:

• wykonana zostanie automatycznie – jeżeli dana akcja wymaga reakcji ze strony realizującego proces reklamacji operatora prezentowane zostaną stosowne okna
• jako Wykonał wskazany zostanie operator wykonujący ostatnią akcję, w wyniku której nastąpiła akcja automatyczna

Zmiana wzorca na dokumencie reklamacji w trakcie procesu reklamacyjnego nie zmieni zasad dodawania kolejnych akcji na elemencie. W zależności od ustawień parametru Kolejność akcji zgodnie z numeracją na nowo wybranym wzorcu, kolejną akcją podpowiadaną przez system jest:

• pierwsza akcja niezarejestrowana na elemencie dokumentu, liczona od akcji oznaczonej liczbą porządkową 1 w tym wzorcu – w przypadku zaznaczenia parametru
• jeśli po zmianie wzorca okaże się, że na elemencie reklamacji jest już zarejestrowana akcja z tego wzorca, ale przed nią wzorzec przewiduje jeszcze inną akcję, która nie została zarejestrowana na elemencie, system zignoruje tę niezarejestrowaną akcję i jako następną podpowie akcję, która we wzorcu występuje po zarejestrowanej już na elemencie akcji – w przypadku odznaczonego parametru.

Użytkownik ma możliwość definiowania akcji reklamacyjnych, które wykorzystywane są podczas realizacji procesu reklamacyjnego.

Zarządzanie oraz definiowanie akcji reklamacyjnych możliwe jest z poziomu Konfiguracja → Handel/Magazyn → Akcje reklamacyjne.

Przedefiniowane akcje reklamacyjne zaznaczone są kolorem niebieskim i nie ma możliwości ich usunięcia, akcje dodane przez użytkownika wyświetlane są w kolorze czarnym.

Definiowanie akcji reklamacyjnej

Aby dodać nową akcję reklamacyjną należy wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz nowej akcji składa się z zakładki Ogólne, która zawiera pola:

• Nazwa – pole obowiązkowe, pozwalające na wprowadzenie 50-cio znakowej nazwy (liter lub cyfr), służącej do opisu obiektu. Nazwa akcji reklamacyjnej musi być unikalna.
• Opis – pozwala na szersze opisanie danej akcji reklamacyjnej
• Status po wykonaniu akcji – status, jaki przyjmie element reklamacji po wykonaniu akcji (po jej zarejestrowaniu)
• RLS/RLZ – oznaczenie na jakim typie reklamacji (sprzedaż/zakup) wykorzystywana jest dana akcja
• POS – określenie dostępności akcji reklamacyjnej dla stanowiska sprzedażowego POS
• Opublikowana na WWW – określenie dostępności akcji reklamacyjnej dla aplikacji WWW
• Aktywna – jeśli parametr jest zaznaczony, oznacza to, że dana akcja reklamacyjna może zostać wybrana na szczegółach elementu reklamacji.

Formularz reklamacji

Tworzenie nowego dokumentu reklamacji odbywa się z poziomu zakładki Sprzedaż lub Zakup → Reklamacje. Aby dodać nową reklamację należy wybrać przycisk [Dodaj].

Formularz dokumentu reklamacji składa się z kilku standardowych zakładek – Kontrahenci, Dokumenty skojarzone, Atrybuty, Załączniki oraz zakładki Elementy posiadającej elementy charakterystyczne tylko dla dokumentu reklamacji.

Nagłówek dokumentu zawiera:

• numer dokumentu
• pole z miejscem na numer obcy dokumentu
• nazwę reklamującego i dostawcy – w przypadku reklamacji sprzedaży
• nazwę dostawcy i odbiorcy – w przypadku reklamacji zakupu
• kod pracownika obsługującego daną transakcję
• centrum, do którego należy dokument
• kod wzorca przyjętego procesu reklamacyjnego – pole dostępne tylko, gdy w oknie konfiguracji systemu zaznaczono parametr Obsługa reklamacji według wzorców. Pozwala na wskazanie zdefiniowanego schematu w danym procesie reklamacyjnym. Po wskazaniu jednego z wzorców, podczas pracy z dokumentem reklamacji, system będzie podpowiadał kolejne akcje. Wartość w polu Wzorzec można zmieniać do momentu zamknięcia reklamacji. Szczegółowe informacje znajdują się w artykule: Wzorce obsługi reklamacji.
• aktualny stan i status reklamacji
• daty wystawienia
• daty realizacji – służy określeniu faktycznego terminu realizacji reklamacji. Przy przejściu dokumentu w stan zrealizowany lub zamknięty system automatycznie ustawia w tym polu datę bieżącą.
• daty rozpatrzenia – określa termin, w jakim reklamacja powinna zostać rozpatrzona i reklamujący powinien zostać poinformowany o decyzji. Na definicji dokumentów RLS i RLZ istnieje możliwość określenia domyślnej liczby dni na rozpatrzenie danej reklamacji. Podczas wystawiania nowego dokumentu system automatycznie ustawi datę realizacji równą dacie wystawienia powiększonej o zdefiniowaną na typie dokumentu liczbę dni. Edycja daty będzie możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu.

Dokument reklamacji w stanie zatwierdzonym podlega znacznej modyfikacji. Możliwe jest wówczas:

• edycja elementów dokumentu
• wiązanie dokumentu z elementem dokumentu reklamacji
• dodawanie, edycja, usunięcie etapów realizacji dla elementu
• generowanie dokumentów dla etapów realizacji
• wiązanie dokumentów z etapami realizacji

Status podczas wystawiania dokumentu domyślnie przyjmuje wartość Do rozpatrzenia. Status na całym dokumencie odpowiada najwcześniejszemu statusowi którejkolwiek pozycji i automatycznie zmienia swoją wartość.

Kontrola zgodności kontrahentów

W przypadku gdy na dokumencie reklamacji wskazano dokument na podstawie, którego dokonywana jest reklamacja, dane kontrahenta mogą zostać przeniesione z dokumentu źródłowego z którego pochodzi ostatnio dodany element.

W konfiguracji struktury firmy w kontekście danego centrum, na definicji dokumentu reklamacji sprzedaży/zakupu, istnieje możliwość włączenia kontroli zgodności między reklamującym (RLS)/dostawcą (RLZ) a kontrahentem na dokumencie sprzedaży/zakupu, na podstawie którego wystawiana jest reklamacja.

Przy włączonym parametrze Kontroluj zgodność kontrahentów system filtruje listę dokumentów sprzedaży/zakupu względem kontrahenta ustawionego w polu Reklamujący/Dostawca na dokumencie reklamacji. Jeśli mimo to operator usunie z filtra pod listą wskazanie na kontrahenta i wybierze dokument, który jest wystawiony na innego kontrahenta niż reklamujący/dostawca, wówczas system zablokuje takie działania i wyświetli komunikat o braku zgodności między kontrahentami. Jeśli w nagłówku dokumentu reklamacji, jako reklamujący/dostawca jest wskazany kontrahent Nieokreślony, wówczas wybierając jeden z dokumentów system ustawi jako reklamującego/dostawcę kontrahenta, który widnieje na wybranym dokumencie.

Dodawanie elementów do dokumentu reklamacji

Aby dodać nową pozycję na dokument reklamacji, należy wybrać przycisk [Dodaj].

Otwiera on formularz przeznaczony do definiowania szczegółów dotyczących wadliwego artykułu. Składa się z kilku zakładek – Ogólne, Realizacja, Atrybuty oraz Załączniki.

Zakładka Ogólne

Formularz składa się z poniższych pól:

• Obsługa transakcji – pole, które służy do określenia pracownika obsługującego transakcję z daną pozycją
• Dokument – pole zawierające informacje o dokumencie powiązanym z pozycją reklamacji. Wybierając przycisk [Dokument] dla reklamacji sprzedaży, domyślnie otwarta zostanie lista paragonów. Dodatkowo po wybraniu przycisku strzałki istnieje możliwość otwarcia listy: Faktur, Zamówień, Rozchodu. Dla reklamacji zakupu otwarta zostanie lista faktur zakupu. Po otwarciu listy należy wskazać dokument, który zawiera reklamowaną pozycję.
• Artykuł – umożliwia wskazanie artykułu, który jest przedmiotem reklamacji. Jeżeli do wskazanego artykułu, przypisany jest załącznik typu obraz, wówczas na formularzu elementu reklamacji pojawi się dodatkowe pole prezentujące ten obraz. Jeśli artykuł posiada więcej załączników o typie obraz, system wyświetli pierwszy z nich.
• Opis
• Ilość i jednostkę reklamowanego towaru
• Usterka - rozwijana lista najczęstszych usterek zdefiniowanych przez użytkownika w słownikach uniwersalnych (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Reklamacje → Usterki). Może on być na bieżąco modyfikowany i uzupełniany o kolejne typy usterek.
• Data powstania usterki – Podczas dodawania nowego elementu reklamacji pole to domyślnie przyjmuje datę bieżącą.
• Opis usterki – pole zawierające więcej szczegółów nt. samej wady oraz okoliczności, w jakich została ona wykryta. Informacją jest również data, kiedy taka usterka została wykryta.
• Żądanie reklamującego – pole obligatoryjne do uzupełnienia, zazwyczaj usunięcie wady, wymiana na nowy towar lub zwrot gotówki. Możliwe poszerzanie listy żądań. W tym celu wykorzystywany jest słownik uniwersalny o nazwie Żądania reklamacji (Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Reklamacje).
• Status – pole nieedytowalne, określające aktualny status reklamacji dla danej pozycji

Zakładka Realizacja

Wskazuje kolejne etapy procesu reklamacyjnego, podjęte działania wraz z datą akcji oraz danymi użytkownika, który ją wykonał, a także status, jaki przyjmuje element reklamacji w wyniku przeprowadzonych działań i numer wygenerowanego dokumentu.

Po dodaniu elementów do dokumentu oraz zatwierdzeniu reklamacji na zakładce Realizacja automatycznie tworzone są dwie akcje – dodanie elementu oraz potwierdzenie dokumentu.

Edycji oraz możliwości usunięcia podlega zawsze tylko ostatni etap zarejestrowany na danym elemencie.

Generowanie dokumentów do poszczególnych akcji reklamacyjnych możliwe jest tylko i wyłącznie, gdy dokument reklamacji jest zatwierdzony i tylko do akcji, dla których taka możliwość została przewidziana.

Po zatwierdzeniu dokumentu reklamacji, na formularzu elementu reklamacji w zakładce Realizacja istnieje możliwość dodawania kolejnych etapów realizacji reklamacji w oparciu o akcje reklamacyjne.

Użytkownik powinien określić typ definiowanej akcji. Dla ułatwienia może wskazać ją z listy rozwijanej, której opcje definiowane są z poziomu Konfiguracja → (Handel/Magazyn) → Akcje reklamacyjne. Wówczas nazwa oraz status zostaną automatycznie wypełnione. Jeśli lista nie zawiera poszukiwanej akcji wystarczy wybrać opcję <Inna> i w polu poniżej określić jej nazwę, a także status, jaki po wykonaniu tej akcji ma przyjąć reklamowany element.

Wybór akcji determinuje również rodzaj dokumentu (PW, RW, MM-, MM+, FS, FZ, KIPAR itd.), który może zostać powiązany z daną akcją.

W przypadku zarejestrowania akcji Przekaż obsługę reklamacji, pod polem określającym status elementu reklamacji pojawia się dodatkowe pole Do centrum - określające, które centrum stanie się nowym właścicielem dokumentu.

Pole – Magazyn określające, na który magazyn ma zostać wystawiony dokument, w ramach wybranej akcji, pojawia się w przypadku akcji:

• Przyjęcie towaru od Klienta (PW),
• Wydanie towaru dla Klienta (RW),
• Wydanie nowego towaru (FS),
• Wydanie towaru do dostawcy (RW),
• Przyjęcie towaru od dostawcy (PW),
• Przyjęcie nowego towaru (FZ)

Dodatkowo użytkownik może wskazać datę wykonania akcji oraz krótko ją scharakteryzować.

Jeśli w wyniku zapisu akcji wygenerowany zostanie dokument, po ponownym podniesieniu akcji do edycji jest on dostępny na prezentowanej tam liście dokumentów. Wygenerowany dokument podlega edycji dopóki nie zostanie zatwierdzony.

Generowanie dokumentów do zarejestrowanych akcji jest możliwe na 2 sposoby:

• automatycznie – przy zapisie predefiniowanych akcji, dla których przewidziano generowanie odpowiednich dokumentów.
• ręcznie – dla akcji, do których przewidziano generowanie odpowiednich dokumentów, a które nie są jeszcze powiązane z żadnymi dokumentami.

Domyślnie dokumenty generowane są na kontrahenta wskazanego na dokumencie reklamacji. Jeśli kontrahent nie został wskazany, dokument wystawiony zostanie na kontrahenta Nieokreślonego. System dopuszcza zmianę kontrahenta na już wygenerowanym dokumencie (w stanie zainicjowany lub zatwierdzony). Na definicji dokumentów RLS i RLZ istnieje możliwość przypisania magazynów dostępnych dla tych dokumentów oraz określenie jednego z nich jako domyślny. Domyślność magazynu dla dokumentu RLS/RLZ nie oznacza, że to ten magazyn zawsze jest ustawiony przez system na dokumencie generowanym z reklamacji. Na dokumentach FS, FZ, PW, RW wygenerowanych z dokumentu RLS lub RLZ:

• magazyn zostanie pobrany z pola Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej przypisanej do danego elementu reklamacji
• jeżeli pole Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej dla danego elementu było puste, wtedy dokument zostanie wygenerowany na magazyn domyślny dla generowanego typu dokumentu
• jeżeli w polu Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej Przyjęcie nowego towaru (FZ) wskazano opcję <Wszystkie>, w nagłówku dokumentu ustawiona zostanie opcja <Wszystkie>, natomiast na subelementach FZ domyślnie podpowie się magazyn ustawiony jako domyślny dla FZ. Operator ma jednak możliwość jego zmiany na inny dostępny dla FZ.
• jeżeli w polu Magazyn na formularzu akcji reklamacyjnej Wydanie nowego towaru (FS) wskazano opcję <Wszystkie>, FS wygenerowane z tej RLS będzie pobierało zasoby ze wszystkich dostępnych dla FS magazynów. Nie ma jednak możliwości zmiany pobranych przez system zasobów.

Na dokumentach MM- generowanych z reklamacji:

• magazyn źródłowy zostanie pobrany z pola Magazyn źródłowy na akcji Przesunięcie towaru do innego magazynu
• magazyn docelowy zostanie ustawiony na magazyn domyślny dla typu dokumentu MM+ w danym centrum
• dokumenty korekt są generowane zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami generowania tego typu dokumentów.

Funkcjonalność opakowań pozwala na grupowanie wszystkich, bądź części pozycji dokumentu, wskazując w jaki sposób zostaną zapakowane dane towary.

Zakładka Opakowania dostępna jest na formularzu dokumentów przychodowych oraz na dokumencie MM-.

Lista opakowań dostarcza informacji na temat:

• kodu opakowania
• EAN opakowania
• ilości – zawsze prezentuje ilość równą 1
• typu opakowania

Cechy charakterystyczne opakowań

• istnieje możliwość zdefiniowania pustego opakowania, do którego nie przypisano żadnych elementów, takie opakowania nie są przenoszone na kolejny, generowany dokument
• dokument może zawierać dowolna liczbę opakowań
• z poziomu listy opakowań użytkownik ma możliwość:
  • dodawania
  • edytowania
  • usuwania
  • kopiowania
  • generowania dokumentów bezpośrednio do wybranych opakowań

Definiowanie opakowań może odbywać się za pomocą opcji:

• [Dodaj przez formularz]
• [Dodaj wiele opakowań]

Oba formularze pozwalają na dodawanie opakowań, które grupują pozycje z dokumentu w opakowania, w jakich towar ma być dostarczony.

Opcja Dodaj przez formularz

Aby dodać opakowanie za pomocą formularza należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Za pomocą tej opcji można dodawać pojedyncze opakowanie.

Zakładka Ogólne

Pierwsza sekcja zawiera pola identyfikujące opakowanie:

• Kod – pole obowiązkowe, prezentujące kod opakowania, który definiowany jest podczas dodawania opakowania na dokument. Pole to może być wypełnione ręcznie lub za pomocą czytnika kodów kreskowych.
• Typ kodu EAN – typ kodu, jaki powinien zostać wprowadzony w polu EAN. Musi zostać określony przed wprowadzeniem wartości w polu EAN. Wśród typów do wyboru są opcje:
• wartość pusta – oznacza, że EAN nie będzie definiowany
• EAN-13 – wprowadzony EAN musi składać się z 13 cyfr i mieć poprawną cyfrę kontrolną
• EAN-8 – wprowadzony EAN musi składać się z 8 cyfr i mieć poprawną cyfrę kontrolną
• Inny – EAN może przyjąć dowolną postać (dowolna ilość i rodzaj znaków)
• EAN – prezentuje kod EAN przypisany do opakowania. W zależności od wskazanej opcji w polu Typ kodu EAN weryfikowana jest jego poprawność. Możliwym jest również sprawdzanie unikalności kodu EAN. W zależności od ustawień paremetru: Sprawdzanie unikalności kodów kreskowych opakowań. w oknie konfiguracji systemu na zakładce Handel (System → Konfiguracja → Handel). W przypadku gdy:
  • dokument został wystawiony ręcznie – system zweryfikuje, czy wprowadzony EAN nie występuje już na innym opakowaniu, należącym do nieanulowanego dokumentu takiego samego typu (w tym również do dokumentu bieżącego). Przy czym, jeśli natrafi na zduplikowany kod EAN, nie zablokuje zapisu opakowania, a jedynie poinformuje użytkownika o tym fakcie.
  • dokument został wygenerowany – jeżeli wpisany EAN występuje na innym dokumencie tego samego typu, system sprawdzi, czy opakowanie na dokumencie bieżącym i opakowanie na dokumencie, na którym odnalazł taki sam EAN mają wspólne opakowanie źródłowe (opakowanie na dokumencie, z którego później generowane były kolejne dokumenty z opakowaniami). Jeśli opakowanie źródłowe jest wspólne, system nie będzie informował o duplikacji kodów EAN.
• Opis – prezentuje opis opakowania, edycja opisu jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu
• Obok pola Opis po prawej stronie, prezentowany jest numer dokumentu, do którego należy opakowanie. Informacja ta jest kluczowa przede wszystkim podczas otwierania formularza opakowania z poziomu monitora opakowań.

Sekcja Kalkulacja, prezentuje podstawowe dane nt. opakowania:

• Ilość – pole to nie podlega edycji i zawsze prezentuje ilość 1, dwa opakowania o takiej samej zawartości należy dodawać osobno
• Typ opakowania – do którego dodane zostały pozycje dokumentu. Lista typów opakowań pobierana jest ze słownika uniwersalnego Typ opakowania, umieszczonego w grupie Ogólne (Konfiguracja → (Ogólne) → Słowniki uniwersalne). Zmiana wartości w polu Typ opakowania jest możliwa do momentu zatwierdzenia dokumentu, ale tylko na opakowaniach niepowiązanych z innym opakowaniem (opakowanie powiązane powstaje przy generowaniu dokumentów).
• Czas dostawy (dni) – pole to występuje na dokumentach ZZ. Podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu i jest powiązane z polem Data realizacji. Czas dostawy to różnica między datą realizacji opakowania a datą wystawienia dokumentu. Domyślnie, podczas dodawania nowego opakowania, czas dostawy ustalany jest na poziomie ilości dni określonej w polu Data realizacji w nagłówku dokumentu ZZ. Na skopiowanym opakowaniu, w wyniku kopiowania dokumentu, czas dostawy wyliczany jest jako różnica daty wystawienia nowego ZZ i daty realizacji bieżącego opakowania.
• Data realizacji – pole to występuje na dokumentach ZZ. Podlega edycji do momentu zatwierdzenia dokumentu, z zastrzeżeniem, że data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia ZZ. Jest ściśle powiązane z polem Czas dostawy (dni). Domyślnie, podczas dodawania nowego opakowania, data realizacji ustalana jest na podstawie Data realizacji w nagłówku dokumentu ZZ.
• Status opakowania – pole prezentujące aktualny status opakowania. Może być modyfikowane w dowolnym momencie i stanie dokumentu. Dostępne opcje zdefiniowane na liście statusów opakowań, umieszczonej w konfiguracji (Konfiguracja  (Handel/Magazyn) → Statusy opakowań → zakładka Statusy opakowań) i będące w stanie aktywnym. Status opakowania, oprócz możliwości ręcznej modyfikacji, jest również modyfikowany automatycznie przez system w wyniku wykonania jednej ze zdefiniowanych w systemie akcji (Konfiguracja → (Handel/Magazyn) → Statusy opakowań → zakładka Akcje na opakowaniach). Do każdej akcji przypisany jest konkretny status i to on jest ustawiany na opakowaniu po wykonaniu danej akcji. Więcej nt. akcji na opakowaniach i statusów opakowań znajduje się w rozdziale Statusy opakowań.
• Wartość – pole nieedytowalne. W zależności od ustawień kierunku VAT na dokumencie, prezentuje wartość netto lub brutto opakowania, wyliczoną na podstawie wartości końcowej elementów opakowania, wyrażonej w walucie dokumentu. Symbol waluty prezentowany jest tuż obok pola Wartość.
• Waga netto, Waga brutto, Objętość – prezentuje wagę netto/wagę brutto/objętość danego opakowania. Może być określana ręcznie przez operatora, do momentu zatwierdzenia dokumentu, lub wyliczana przez system na żądanie operatora. Do wyliczenia wagi/objętości służy przycisk [Przelicz wagę], umieszczony tuż obok danego pola. Wyliczenia stanowią sumę wag elementów, które to wagi/objętości obliczane są jako iloczyn ilości elementu i wagi/objętości przypisanej do jednostki artykułu użytej na danym elemencie.
• W przypadku gdy z listy pozycji na dokumencie tworzone jest nowe opakowanie za pomocą przycisku [Utwórz opakowanie] waga i objętość opakowania są wyliczane automatycznie, każdy inny przypadek i sposób definiowania opakowania, nie powoduje przeliczenia wagi/objętość na opakowaniu. W tym celu należy wybrać przycisk [Przelicz wagę]/[Przelicz objętość].

Jednostki dla wagi/objętości domyślnie wyświetlane są w jednostce podstawowej masy/objętości. Z możliwością zmiany na inną jednostkę aktywną. Po zmianie jednostki nastąpi przeliczenie na podstawie dotychczasowej wagi/objętości i przeliczenie nowej jednostki do jednostki dotychczasowej. W przypadku gdy żadna z jednostek wagi/objętości nie była jednostka podstawową, nastąpi przeliczenie na jednostkę podstawową, a następnie na nową jednostkę wskazaną przez użytkownika.

• Magazyn –pole wskazujące magazyn, na jaki mają trafić elementy opakowania. Umożliwia również otwarcie listy magazynów, by operator mógł wskazać odpowiedni magazyn. W przypadku dokumentów handlowych ZZ i FZ, przycisk jest aktywny tylko na dokumentach, na których w nagłówku, w polu Magazyn, wskazano opcję <Wszystkie>. Dodatkowo, w przypadku dokumentu FZ, przycisk jest aktywny tylko, gdy to FZ nie zostało wygenerowane z PZ. Do wyboru są aktywne magazyny przypisane do definicji danego typu dokumentu w centrum, w imieniu którego wystawiany jest dokument. Wyjątek stanowią magazyny konsygnacyjne własne, dla których istnieją dodatkowe warunki, na dokumencie ZZ dostępny będzie jedynie ten magazyn, który jest powiązany z kontrahentem określonym na nagłówku dokumentu, a na dokumencie FZ nie ma w ogóle możliwości wskazania takiego magazynu. Domyślnie, w polu Magazyn, gdy na nagłówku dokumentu wybrano opcję <Wszystkie>, system ustawia magazyn domyślny dla danego typu dokumentu, w centrum wystawiającym dokument, chyba, że jako domyślny ustawiony jest „niedozwolony” magazyn konsygnacyjny. Wtedy, system ustawi aktywny magazyn o najmniejszym ID w bazie danych, a więc utworzonym najwcześniej. W sytuacji, gdy magazyn został już określony na nagłówku dokumentu, taki sam magazyn ustalany jest dla opakowań, bez możliwości zmiany.

Uwaga

Zmiana magazynu w nagłówku dokumentu skutkuje zmianą również na opakowaniach.

Lista elementów opakowania jest identyczna jak lista elementów dokumentu. Prezentuje ona takie same informacje oraz udostępnia te same metody dodawania i modyfikacji elementów. Różnice polegają jedynie na tym, że:

• na formularzu opakowania wyświetlane są jedynie elementy przypisane do danego opakowania
• element dodawany z poziomu opakowania, jest z nim automatycznie wiązany
• na dokumentach ZZ czas dostawy i data realizacji nowego elementu ustalana jest na podstawie czasu dostawy i daty realizacji bieżącego opakowania, a nie na podstawie czasu dostawy z cennika
• magazyn na subelementach ustawiany jest zgodnie z magazynem ustalonym dla opakowania

Ponadto, element dodany do opakowania jest automatycznie prezentowany również na liście elementów dokumentu.

Sekcja Elementy zawiera informacje o magazynie, na jaki mają trafić elementy opakowania oraz listę elementów danego opakowania, przechowującą informacje o podstawowych informacjach o elemencie takich jak:

• Kod/Nazwa
• Cechy
• Ilość
• Jm.
• Cena/Wartość netto
• Rabat
• Stawka VAT

Pozostałe zakładki dostępne na formularzu zostały opisane w artykułach Zakładka atrybuty oraz Zakładka załączniki.

Formularz dodawania wielu opakowań

Aby dodać wiele opakowań jednocześnie należy wybrać przycisk [Dodaj wiele opakowań].

Formularz jest bardzo podobny do standardowego formularza dodawania pojedynczego opakowania. Różni się on:

• dodatkową sekcją Opakowania, prezentującą listę opakowań, jaka ma powstać w wyniku zapisu formularza
• polami dotyczącymi kodu opakowania, typu kodu EAN i kodu EAN, które zostały umieszczone w sekcji Opakowania
• polem Status opakowania, które nie jest prezentowane; status dodanych w ten sposób opakowań jest dostępny podczas edycji opakowania na formularzu opakowania, który jest identyczny jak formularz dodawania pojedynczego opakowania

Sekcja Opakowania służy do wskazania ile pojedynczych opakowań, z których każde zawiera elementy wskazane w sekcji Elementy, ma zostać utworzonych. W tym miejscu operator wskazuje kody opakowań, typy kodów EAN i kody EAN oraz magazyny, na jakie mają trafić elementy poszczególnych opakowań.

Dodawanie opakowań może odbywać się poprzez:

• przycisk [Dodaj] – dodany zostaje nowy wiersz na liście opakowań, w którym należy wprowadzić informacje dotyczące opakowania
• przycisk [Dodaj przez formularz] – otwarty zostanie formularz zawierający pola identyfikujące opakowanie, takie same jak na formularzu dodawania pojedynczego opakowania oraz listę magazynów w oparciu o wskazania na nagłówku dokumentu

Monitor opakowań to narzędzie, które umożliwia szybkie znalezienie informacji nt. aktualnego statusu danego opakowania, prześledzenie historii opakowania i generowanie odpowiednich dokumentów do opakowań.

Dostęp do monitora opakowań jest możliwy z menu:

• Zakup → Monitor opakowań
• Magazyn →  Monitor opakowań

Obie listy opakowań prezentują te same dane.

Formularz monitora opakowań

Okno monitora opakowań podzielone jest na dwie części:

• pierwsza część składa się z zakładek – Opakowania źródłowe i Wszystkie
• druga zawiera zakładkę – Historia

Zakładka Opakowania źródłowe

Prezentuje wykaz opakowań w kolejności zależnej od daty dokumentu, które spełniają poniższe warunki:

• nie zostały utworzone na podstawie innych opakowań
• stan dokumentu, do którego należy opakowanie jest inny niż anulowany
• operator ma prawo do podglądu dokumentu, do którego należy opakowanie

Kolumny listy opakowań dostarczają informacji nt.:

• kodu opakowania
• kodu EAN opakowania
• numeru dokumentu, do którego należy dane opakowanie
• numeru obcego z dokumentu opakowania (dotyczy dokumentów ZZ, PZ, FZ)
• daty dokumentu (ZZ, PW, MM- – data wystawienia, PZ – data przyjęcia, FZ – data wpływu)
• kod i nazwa kontrahenta głównego z dokumentu opakowania (dotyczy dokumentów ZZ, PZ, FZ, PW)
• data realizacji z opakowania (dotyczy dokumentu ZZ)
• nazwy magazynu z opakowania
• nazwy magazynu docelowego, na który ma trafić opakowanie (dotyczy dokumentu MM-)
• statusu opakowania przypisanego do ostatniego opakowania powiązanego z opakowaniem źródłowym, wyświetlanym na liście

Zakładka Wszystkie

Zakładka jest bardzo podobna do zakładki Opakowania źródłowe. Różni ją jedynie to, iż prezentuje wszystkie opakowania zarejestrowane w systemie, a nie tylko opakowania źródłowe. Ponadto, status każdego opakowania dotyczy tego konkretnego opakowania, a nie ostatniego powiązanego opakowania z danym opakowaniem źródłowym, jak to ma miejsce na zakładce Opakowania źródłowe.

Zakładka Historia

Wyświetlanie zakładki Historia jest opcjonalne. Domyślnie jest ona ukryta, a do odkrycia służy przycisk z symbolem dwóch strzałek, umieszczonych w prawym górnym rogu formularza.

Część poświęcona historii opakowań jest ściśle powiązana z częścią, na którą składają się zakładki Opakowania źródłowe i Wszystkie. Prezentuje historię opakowania aktualnie zaznaczonego na jednej z tych dwóch zakładek i jest dynamicznie odświeżana przy każdej zmianie zaznaczenia.

Historia jest tutaj rozumiana jako lista opakowań powiązanych pośrednio lub bezpośrednio z aktualnie wskazanym opakowaniem. Jest ona ograniczana do:

• opakowań, które pochodzą z dokumentów w stanie innych niż anulowany
• których operator ma prawo podglądu – tak samo jak na pozostałych zakładkach

Generowanie dokumentów

Z poziomu monitora, z zakładek Opakowania źródłowe i Wszystkie, istnieje możliwość generowania dokumentów do wskazanych opakowań. Przy czym, nie zawsze będzie to dokument generowany wprost do dokumentu, z którego pochodzi zaznaczone opakowanie, jak również do tego konkretnego opakowania.

Przyjęcie zewnętrzne

Przy generowaniu dokumentu PZ, system będzie wybierał wśród dwóch rodzajów generowania:

• generowania na podstawie niezrealizowanych elementów ZZ, należących do wskazanego opakowania
• generowania na podstawie „nieprzyjętych” dotąd elementów FZ, związanych ze wskazanym opakowaniem

Ustalając listę opakowań, do których ma zostać wygenerowany dokument PZ, system będzie sprawdzał, czy:

• ZZ jest w stanie Zatwierdzonym lub W realizacji
• do ZZ nie istnieje nieodliczona i nieanulowana faktura zaliczkowa
• FZ jest w stanie zatwierdzonym lub zaksięgowanym
• magazyn na opakowaniu jest przypisany do definicji dokumentu PZ w centrum, w którym odbywa się generowanie
• Jeśli wszystkie powyższe warunki są spełnione, nastąpi generowanie dokumentu PZ.

Faktura zakupu

Generowanie dokumentu FZ, również wiąże się z możliwością dwóch rodzajów generowania, analogicznych do generowania dokumentu PZ. Różnica między generowaniem FZ a generowaniem PZ z monitora opakowań polega na tym, że dla drugiego rodzaju generowania, system będzie wyszukiwał „niezafakturowane” dotąd elementy PZ, związane ze wskazanym opakowaniem, a nie „nieprzyjęte” elementy z FZ. Ponadto, będzie sprawdzał stan dokumentu PZ, a nie FZ.

Przesunięcia międzymagazynowe

Generowanie MM- z monitora opakowań ma na celu przesunięcie danego opakowania do innego magazynu. Aby takie przesunięcie było możliwe, towar musi zostać wcześniej przyjęty na magazyn. Oznacza to, że jeśli operator wskaże opakowanie źródłowe pochodzące z dokumentu ZZ, to dla takiego opakowania generowanie będzie możliwe tylko w przypadku, gdy został do niego wygenerowany wcześniej dokument PZ, wprowadzający zasób z opakowania na magazyn.

Generowanie MM+ pozwala na przyjęcie towaru z opakowań do innego magazynu. System nie przewiduje jednak częściowych MM+ do MM-, dlatego też dokument MM+ będzie generowany do całego dokumentu MM˗. Aby zachować zasadę operowania na pojedynczych opakowaniach, użytkownik powinien zaakceptować generowanie oddzielnych MM- dla opakowań.

Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów nakłada nowe obowiązki ewidencyjne oraz określa odpowiedzialność za ich naruszenie na trzy rodzaje podmiotów:

• podmiot wysyłający – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, prowadząca działalność gospodarczą dokonująca dostawy towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, exportu towarów.
• podmiot odbierający – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej prowadząca działalność gospodarczą dokonująca nabycia towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów.
• przewoźnik i kierujący środkiem transportu – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej prowadząca działalność gospodarczą wykonująca przewóz towarów.

Konfiguracja SENT Aby istniała możliwość obsługi SENT:

• na formularzu firmy (Konfiguracja --> Struktura Firmy --> Struktura Praw --> edycja wybranej firmy) należy zaznaczyć parametr: Monitorowanie transportu SENT. Parametr możliwy jest do zmiany w dowolnym momencie pracy z systemem.

Po jego zaznaczeniu w nagłówku formularza firmy pojawi się dodatkowe pole Identyfikator w PUESC. Identyfikator ten jest uzupełniany automatycznie na podstawie numeru NIP oraz REGON i ma postać: PL + NIP + 5 ostatnich cyfr numeru REGON.

Przykład

Przypadek 1: NIP firmy: 9557335883, brak uzupełnionego numeru REGON. Pole Identyfikator w PUESC wygląda następująco: PL955733588300000 Przypadek 2: NIP firmy: 9557335883, numer REGON 350512345. Pole Identyfikator w PUESC wygląda następująco: PL955733588312345

• z poziomu konfiguracji systemu (System --> Konfiguracja --> Wymiana danych) należy skonfigurować usługę Web Service w celu umożliwienia przesyłania komunikatów na portal Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC), w formacie .xml, zgodnych ze specyfikacją techniczną udostępnioną na portalu.
  • Adres usługi Web Service – adres do komunikacji z portalem PUESC
  • Wypełniający – pole pozwalające na wprowadzenie osoby upoważnionej do przesyłania plików. W zależności od opcji Pracownik lub Osoba kontaktowa, za pomocą przycisku […] zostanie otworzone okno wyboru z listy pracowników lub osób kontaktowych.
  • Email – adres kontaktowy osoby upoważnionej do przesyłania plików. Za pomocą przycisku […] zostanie otworzone okno wyboru z listy kontaktów.

Uwaga

Wyżej wymienione opcje dostępne są po zaznaczeniu na formularzu firmy parametru Monitorowanie transportu SENT.

• z poziomu Konfiguracja --> Kody CN należy zdefiniować kody CN:
  • z zaznaczonym parametrem Przesyłaj do SENT
  • określoną jednostką w polu Jednostka dla SENT – nie ma możliwości zapisania karty kodu CN z jednostką inną niż kg (kilogram) lub l (litr) w przypadku gdy zaznaczono parametr Przesyłaj do SENT
  • z uzupełnionym pole Opis.

Parametry te pozwalają określić towary, o których informacje będą przesyłane na portal Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).

należy artykuł/grupę artykułów powiązać z kodem CN. Po jego wskazaniu parametr SENT zostanie automatycznie zaznaczony, z możliwością odznaczenia.

 

Istnieje możliwość wygenerowania zgłoszenia przewozu towarów na podstawie dokumentów:

• handlowych (faktur, paragonu, zamówień sprzedaży)
• magazynowych (PZ/WZ)

W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni dokument na liście i wybrać przycisk [SENT]. Otwarta zostanie platforma PUESC na zakładce Moje dokumenty. Logowanie do PUESC odbywa się zgodnie z ustawieniami z poziomu: System -> Konfiguracja -> Wymiana danych -> SENT. Dla dokumentów rozchodowych (ZS, PAR, FS, WZ), otwarty zostanie formularz wywozu SENT_100, zgodnie z danymi pobranymi z dokumentu na podstawie, którego jest generowany. Dla dokumentów przychodowych (PZ, FZ), otwarty zostanie formularz wywozu SENT_200, zgodnie z danymi pobranymi z dokumentu na podstawie, którego jest generowany. W przypadku gdy do dokumentu został już wygenerowany dokument SENT, kolejna próba jego wygenerowania w zależności od wskazanej akcji, może skutkować:

• uzupełnieniem
• aktualizacją
• zamknięciem
• anulowaniem
• weryfikacją statusu zgłoszenia

 

Za pomocą transakcji międzyfirmowych istnieje możliwość automatyzacji rejestrowania transakcji handlowych odbywających się pomiędzy firmami, w przypadku gdy np. jedna z nich prowadzi działalność produkcyjną, a druga zajmuje się dystrybucją. Taką ścieżkę rozpoczyna dokument zamówienia sprzedaży, które odzwierciedla zarejestrowanie zamówienia od Klienta . Aby włączyć funkcjonalność transakcji międzyfirmowych należy z poziomu Konfiguracja -> Struktura Firmy -> edycja centrum typu Firma, w polu Obsługa transakcji międzyfirmowych dostępnego na nagłówku, określić rolę, jaką dana firma pełni w organizacji:

• Sprzedawca
• Nabywca
• Sprzedawca i Nabywca

Uwaga

Aby zapisać firmę jako Sprzedawcę/Nabywcę w obsłudze transakcji międzyfirmowych, konieczne jest powiązanie karty z kontrahentem.

Uwaga

Po wybraniu jednej z opcji i zapisaniu formularza firmy, nie ma możliwości jej odznaczenia.

Na kartotece Firmy, która uczestniczy w transakcjach międzynarodowych prezentowana jest dodatkowa zakładka Transakcje międzyfirmowe. Zawiera ona kolumny:

• Proces – prezentuje ścieżki możliwych generowań, których ilość zależy od pełnionej przez daną firmę funkcji. Dla nabywcy są to:
  • Wydanie zewnętrzne – Przyjęcie zewnętrzne
  • Faktura sprzedaży – Faktura zakupu
  • Korekta ilościowa faktury sprzedaży – Korekta ilościowa faktury zakupu

Dla sprzedawcy jest to:

• • Korekta ilościowa przyjęcia zewnętrznego - Korekta ilościowa wydania zewnętrznego
• Właściciel – pozwala na wskazanie centrum, w ramach którego będzie automatycznie tworzony dokument przeciwny. Do wyboru dostępne są opcje:
  • Zgodnie z centrum kontrahenta – wartość domyślna, właścicielem dokumentu przeciwnego będzie centrum powiązane z Odbiorcą wskazanym na dokumencie źródłowym
  • Wskazana Firma/centrum, która ma zaznaczoną obsługę transakcji międzyfirmowych - dokument przeciwny zostanie utworzony w kontekście wybranej jednostki struktury firmy, bez względu na powiązanie centrum z odbiorcą dokumentu źródłowego.

Wskazówka

Dodanie powiązania z kontrahentem jest możliwe również na kartotekach centrów, które podlegają firmie z aktywną funkcją obsługi transakcji międzyfirmowych. Dzięki temu, możliwe jest zdefiniowanie, w jakim centrum ma zostać wygenerowany dokument przeciwny

 

Przykład

Firma ABC, która w obiegu transakcji międzyfirmowych pełni rolę nabywcy, jest powiązana z kontrahentem Laneco. Jest również firmą nadrzędną dla centrum MOB1, powiązanego z kontrahentem Studio K.

1. Firma ABC wystawia dokument WZ, na którym:

• Nabywcą jest kontrahent Laneco
• Odbiorcą jest kontrahent Studio K

1. Dokument PZ utworzony w procesie transakcji międzyfirmowych, zostanie wygenereowany w centrum odbiorcy - MOB1.

Magazyn odbiorcy – pole dostępne na nagłówku dokumentów FS i WZ. Umożliwia wybór magazynu lokalnego, na który generowany będzie dokument przeciwny. Pole to uzupełniane jest magazynem domyślnym :

• z centrum nabywcy w przypadku, gdy:
  • tylko nabywca wybrany na dokumencie jest kontrahentem wewnętrznym
  • zarówno nabywca jak i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi oraz odbiorca jest przypisany do innej firmy niż nabywca
• z centrum odbiorcy, gdy zarówno nabywca jak i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi przypisanymi do tej samej firmy.

Uwaga

W przypadku generowania FS z wielu dokumentów WZ wystawionych na różne magazyny, pole Magazyn obiorcy przyjmie wartość <Wszystkie>. 

Uwaga

Istnieje zmiany odbiorcy na dokumencie FS/WZ, jeżeli wygenerowany został on z dokumentu WZ/FS, który rejestruje transakcję międzyfirmową. 

Magazyn dostawcy – pole dostępne na nagłówku dokumentów FZ i PZ wygenerowanych z dokumentów FS/WZ. Prezentuje nazwę magazynu, na który został wystawiony powiązany dokument przeciwny (źródłowy).

Poniższy schemat prezentuje rozpoznawanie transakcji międzyfirmowych.

• Generowanie dokumentu przeciwnego odbywa się automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu pierwotnego. Jeżeli w trakcie tworzenia dokumentu wystąpił błąd, jego treść prezentowana jest w komunikacie, a zatwierdzanie dokumentu pierwotnego zostaje wycofane.
• Sprzedawca/Dostawca na dokumencie FZ/PZ ustawiany na podstawie centrum, które jest właścicielem dokumentu źródłowego.
• Dokumenty FZ/PZ generowane są na magazyn ustawiony jako Magazyn odbiorcy na dokumencie źródłowym.
• Na dokumentach wygenerowanych w transakcji międzyfirmowej zachowywana jest wartość netto/brutto/rabat określone na dokumencie źródłowym.
• Na dokumentach wygenerowanych w transakcji międzyfirmowej wartość w walucie systemowej wyliczana jest zgodnie z kursem waluty dokumentu do waluty systemowej firmy docelowej. Właściwości kursu (typ, typ daty, data) na dokumentach PZ/FZ ustawione są zgodnie z definicją dokumentu w danym centrum, natomiast na korektach – zgodnie z ustawieniami na korygowanych dokumentach.
• Jako typ ceny na dokumentach przychodowych utworzonych z dokumentów rozchodowych pobierany jest typ powiązany z kontrahentem, na którego wystawiony jest dokument. Jeżeli takie powiązanie nie zostało zdefiniowane, pobierany jest domyślny, zakupowy typ ceny.
• W przypadku, gdy grupa stawek vat firmy źródłowej jest różna od tej, która została przypisana firmie docelowej, weryfikowana jest wartość parametru Stawki VAT na nagłówku dokumentu źródłowego:
  • Dla stawek VAT: Krajowe - blokowana jest możliwość utworzenia dokumentu przeciwnego
  • Dla stawek VAT Eksportowe – generowany jest dokument przeciwny ze stawkami vat dostępnymi dla firmy docelowej. Generowanie zakończy się sukcesem jedynie w przypadku, gdy wartość netto i brutto na obu dokumentach będzie zgodna. W przeciwnym wypadku, proces zostanie przerwany odpowiednim komunikatem.
• • W przypadku generowania: PZ z WZ oraz FZ z FS, jeżeli na dokumencie inicjującym transakcję międzyfirmową wskazana jest inna waluta niż systemowa, to na dokumencie przeciwnym w firmie docelowej kurs waluty (typ kursu oraz wartość kursu) są przepisywane z dokumentu inicjującego.

Przykład

W systemie utworzone zostały dwie firmy, które będą brały udział w transakcjach międzyfirmowych:

• Firma ABC z kontrahentem wewnętrznym Sklep ABC, zdefiniowany jako sprzedawca w obsłudze transakcji międzyfirmowych
• Firma TWZ z kontrahentem wewnętrznym Impax, zdefiniowany jako nabywca w obsłudze transakcji międzyfirmowych

Na definicji dokumentu FS w Firmie ABC wyłączone zostało automatyczne generowanie dokumentów magazynowych.

1. W firmie ABC wystawiona zostaje faktura sprzedaży - jako kontrahent wybrany jest Impax, a jako magazyn odbiorcy – magazyn IPX (domyślny dla dokumentów w firmie TWX)
2. Zatwierdzenie faktury inicjuje automatyczne wygenerowanie dokumentu przeciwnego FZ w firmie TWX na magazyn IPX.
3. Następnie w firmie ABC z dokumentu wygenerowane zostało wydanie zewnętrzne, którego zatwierdzenie spowodowało wygenerowanie dokumentu PZ w firmie TWX.

Poniższa tabela przestawia źródło uzupełnienia pól na dokumentach przeciwnych.

Właściwość	FZ	PZ	KIWZ	KIFZ/KWFZ/KWPZ
Kwota netto/brutto	Wartość w walucie dokumentu z FS	Wartość w walucie dokumentu z WZ	Wartość w walucie dokumentu z korekt PZ
Numer obcy	Numer FS	Numer WZ	Numer korekty PZ	Numer korekty FS/WZ
Data wystawienia	Data wystawienia z FS	Data wystawienia z WZ	Data wystawienia korekty PZ	Data wystawienia korekty FS/WZ
Data wpływu	Automatycznie data bieżąca	Automatycznie data bieżąca	-	Automatycznie data bieżąca
Data zakupu	Data sprzedaży z FS	-	-	-
Data korekty	-	-	Data korekty PZ	Data korekty FS/WZ
Data przyjęcia	-	Automatycznie data bieżąca	-	-
Przyczyna korekty	-	-	Przyczyna korekty PZ	Przyczyna korekty FS/WZ
Priorytet realizacji	-	Standardowe zachowanie	Standardowe zachowanie	Standardowe zachowanie
Parametry płatności (forma płatności, data, liczba dni, EOM, liczba dni EOM)	Parametry płatności źródłowego FS	-	Korekty WZ - z ustawień na kontrahencie	Korekty FZ - parametry płatności źródłowej korekty FS; Korekty PZ – nie dotyczy
Waluta	Waluta FS	Waluta WZ	Waluta korekty PZ	Waluta korekty FS/WZ
Rodzaj transakcji	Rodzaj z FS	Rodzaj z WZ	Rodzaj z korekty PZ	Rodzaj z korekty FS/WZ
Przyczyna zwolnienia z VAT	Przyczyna z FS	-	-	Korekty FZ:
				-przyczyna z dokumentu FZ
Sposób dostawy	Sposób z FS	Sposób z WZ	Sposób z korekty PZ	Sposób z korekty FS/WZ
Kierunek VAT	Kierunek z dokument FS	Kierunek z dokument WZ	Kierunek z korekty PZ	Kierunek z korekty FS/WZ
Agregacja VAT	Wartość parametru z dokumentu FS	Wartość parametru z dokumentu WZ	Wartość parametry korekty PZ	Wartość parametry korekty FS/WZ
Odwrotne obciążenie	Wartość parametru z FS	Wartość parametru z WZ	Dokument źródłowy WZ	Dokument źródłowy FZ/PZ
Rejestr VAT	Zgodnie z ustawieniami właściciela docelowego dokumentu
Właściciel	Centrum/firma wybrana na definicji firmy/centrum na zakładce Transakcje międzyfirmowe. W przypadku, gdy wybrana została opcja Zgodnie z centrum kontrahenta, jako właściciel ustawione zostaje: • centrum nabywcy w przypadku, gdy tylko nabywca jest kontrahentem wewnętrznym lub nabywca i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi przypisanymi do różnych firm • centrum odbiorcy w przypadku, gdy nabywca i odbiorca są kontrahentami wewnętrznymi przypisanymi do różnych firm.
Obsługujący	Pracownik operatora inicjującego operację

W firmach z aktywowaną obsługą transakcjami międzyfirmowymi blokowane jest:

• generowanie PZ z FZ, w przypadku gdy faktura jest dokumentem przeciwnym dla FS. Wówczas utworzenie przyjęcia zewnętrznego możliwe jest wyłącznie w oparciu o wydanie zasobów dokumentem źródłowym FS.
• generowanie FZ z PZ jeżeli PZ została automatycznie utworzona z dokumentu WZ. Wówczas utworzenie faktury dla dokumentu PZ jest możliwe w oparciu o dokument handlowy wystawiony do źródłowego dokumentu WZ.
• dodanie dokumentu PZ, w przypadku gdy sprzedawca wybrany na dokumencie jest kontrahentem wewnętrznym, a firma do której jest przypisany została określona jako Sprzedawca, natomiast firma w której wystawiany jest dokument została określona jako Nabywca. Wówczas wystawienie dokumentu PZ możliwe jest jedynie w oparciu o dokument WZ w firmie sprzedawcy.
• dodanie dokumentu FZ, w przypadku gdy sprzedawca wybrany na dokumencie jest kontrahentem wewnętrznym, a firma do której jest przypisany została określona jako Sprzedawca, natomiast firma w której wystawiany jest dokument została określona jako Nabywca. Wówczas wystawienie dokumentu FZ możliwe jest jedynie w oparciu o dokument FS w firmie sprzedawcy.
• wystawienie korekty VAT dla dokumentu źródłowego, do którego wygenerowano dokument przeciwny
• wystawianie dokumentów przeciwnych do dokumentów rozchodowych z kompletami z odznaczonym parametrem Pobieraj składniki na dokument
• wystawianie dokumentów przeciwnych, jeżeli w firmie docelowej nie ma dostępu do obiektów użytych na dokumencie źródłowym (kontrahenta, artykułu, magazynu) lub braku uprawnień operatora do logowania się do centrum docelowego

Anulowanie dokumentów biorących udział w transakcjach międzyfirmowych powinno rozpoczynać się od dokumentów przeciwnych.

Uwaga

Nie ma możliwości bezpośredniego anulowania dokumentów, które są dokumentami źródłowymi w ścieżce transakcji. Anulowanie dokumentu przeciwnego powoduje automatyczne anulowanie dokumentu źródłowego.

Przykład

1. W firmie będącej sprzedawcą wystawiony został dokument FS, którego zatwierdzenie zainicjowało automatyczne wygenerowanie dokumentu WZ
2. W ramach transakcji międzyfirmowych w firmie będącej nabywcą:

• do dokumentu WZ powstał dokument przeciwny – PZ
• do dokumentu FS powstał dokument przeciwny – FZ

W przypadku konieczności anulowania dokumentów:

• należy w pierwszej kolejności anulować dokument PZ, co spowoduje automatyczne anulowanie WZ
• następnie można będzie anulować FZ, co spowoduje automatyczne anulowanie FS

Definiowanie magazynów pośrednich

Magazyn pośredni umożliwia pełne wykorzystanie funkcjonalności transakcji międzyfirmowych wyłącznie na bazach z włączoną metodą kolejkowania FIFO/LIFO. Magazyn ten może być wykorzystany na następujących dokumentach:

• FS i korekty ilościowe/wartościowe
• WZ i korekty ilościowe/wartościowe
• FZ i korekty ilościowe/wartościowe/kosztu dodatkowego
• PZ i korekty ilościowe/wartościowe/kosztu dodatkowego
• MM- /MM+
• PW
• RW

Aby zdefiniować magazyn pośredni należy z poziomu Główne Magazyny lub Magazyn Magazyny wybrać przycisk [Dodaj] z opcją Pośredni. Wykorzystanie magazynów pośrednich zostało opisane w artykule Wykorzystanie magazynów pośrednich.

Uwaga

Możliwość dodania magazynu pośredniego dostępna jest tylko dla firmy z włączoną obsługą transakcji międzyfirmowych.

Karta magazynu pośredniego rożni się od pozostałych magazynów lokalnych:

• wyszarzonym parametrem Dedykowany dla firmy głównej. Parametr jest zaznaczony tylko jeżeli w polu Firma wybrana została Firma główna.
• ukryciem parametru Obsługa WMS
• brakiem możliwości zdefiniowania danych adresowych oraz współczynnika prognozy
• brakiem zakładek: Zarządzanie stanami, Widoczność stanów oraz przycisków do generowania dokumentów

Firma – pole umożliwiające powiązanie magazynu z wybraną firmą. Lista ograniczona do firm z aktywną obsługą transakcji międzyfirmowych. Pole jest udostępnione do edycji do pierwszego zapisania karty magazynu. Cechy magazynu pośredniego:

• do każdej firmy może być przypisany tylko jeden magazyn pośredni
• jest automatycznie dostępny dla każdego centrum, zdefiniowanego w firmie, do której należy (nie jest widoczny w Dostępności obiektów)
• nie ma możliwości jego dezaktywacji

Parametr Przyjęcie w procesach międzyfirmowych na magazynach lokalnych

Przyjęcie w procesach międzyfirmowych – pole dostępne na nagłówkach magazynów lokalnych w firmach/centrach, w których aktywowano obsługę transakcji międzyfirmowych w roli Nabywcy, na bazach z metodą kolejkowania FIFO/LIFO. Użytkownik ma możliwość wyboru jedną z opcji:

• Bezpośrednie (wartość domyślna) - towar w procesie transakcji międzyfirmowej będzie przyjmowany z pominięciem magazynu pośredniego (np. WZ PZ)
• Pośrednie - towar w procesie transakcji międzyfirmowej będzie przyjmowany z wykorzystaniem magazynów pośrednich (np. WZ PZ MM-/+)

Zmiany na dokumencie MM-/+

Na bazach z metodą kolejkowania FIFO/LIFO, na formularzach dokumentów MM-/+ wystawianych w firmie z aktywną obsługą transakcji międzyfirmowych oraz z udostępnionymi magazynami innych firm dostępne są dodatkowe pola:

• Magazyn pośredni – pole automatycznie uzupełniane nazwą magazynu pośredniego, w przypadku, gdy jako magazyn docelowy na dokumencie został wybrany magazyn należący do innej firmy. Jest to magazyn z którego zasoby zostają:
  • Przesunięte w ramach operacji w jednej firmie (MM+)
  • Rozchodowane (WZ/KIPZ/RW)
• Kontrahent wewnętrzny - prezentuje nazwę kontrahenta powiązanego z firmą, do której przypięty jest magazyn docelowy. Pole prezentowane tylko na dokumentach, na których magazynem docelowym jest magazyn z innej firmy.
• Operacja międzyfirmowa – parametr nie podlega edycji, jest automatycznie zaznaczony w przypadku gdy, MM- inicjuje operacje międzyfirmową. Pole prezentowane tylko na dokumentach, na których magazynem docelowym jest magazyn z innej firmy.
• Realizuj zwrot – w zależności od wartości parametru:
  • z MM+ mogą powstać dokumenty KIFZ/KIPZ/RW (oraz KIFS/KIWZ/PW w firmie przeciwnej) – zaznaczony
  • z MM+ wygenerowany zostanie dokument WZ – odznaczony

Uwaga

Parametr dostępny tylko na bazach z metoda kolejkowania FIFO/LIFO, tylko na dokumentach, na których magazynem docelowym jest magazyn z innej firmy.

Uwaga

Parametr jest domyślnie zaznaczony i niedostępny do edycji dla firm pełniących rolę jedynie nabywcy.

• Magazyn docelowy - magazyn, na który wystawiony zostaną dokumenty w firmie przeciwnej.
• Magazyn dostawcy - nazwa magazynu, z którego wydano zasoby w innej firmie:
  • w ścieżce: WZ -> PZ -> MM-/MM+ - jest to magazyn, z którego wydano zasoby dokumentem WZ
  • w ścieżce: MM1-/MM+ -> KIPZ/WZ/RW -> KIWZ/PZ/PW -> MM-/MM+ - jest to magazyn źródłowy z MM-1

Magazyn pośredni może być wykorzystany do:

• Przyjęcia pośredniego, jako:
  • magazyn w nagłówku PZ wygenerowanego z WZ z innej firmy
  • magazyn na subpozycjach FZ fakturującego PZ powstałe z WZ z innej firmy
  • magazyn w nagłówku FZ powstałego z FS z innej firmy
  • magazyn źródłowy na MM- wygenerowanym z PZ w ścieżce WZ-> PZ -> MM-
  • magazyn na korektach FZ/PZ z przyjęcia pośredniego
• Międzyfirmowego przesunięcia międzymagazynowego, jako:
  • magazyn pośredni na dokumencie MM- (na ten magazyn przesunięte zostaną zasoby w ramach dokończenia obiegu dokumentów MM w firmie źródłowej)
  • magazyn na dokumencie WZ wygenerowanym z dokumentu MM+ międzyfirmowego (z tego magazynu zostaną wydane zasoby przyjęte dokumentem MM+ międzyfirmowym)
  • magazyn na dokumencie RW wygenerowanym z dokumentu MM+ międzyfirmowego z zaznaczonym parametrem Realizuj zwrot (z tego magazynu zostaną wydane zasoby przyjęte dokumentem MM+ międzyfirmowym, dla zasobów powstałych w wyniki dostawy dokumentem PW od kontrahenta wewnętrznego)
  • magazyn na dokumencie FS wygenerowanym w ścieżce MM+->WZ->FS
  • magazyn na KIFS/KIWZ w przesunięciu międzyfirmowym oznaczonym jako Realizuj zwrot (na ten magazyn zostaną przyjęte zasoby w przypadku zwrotów międzyfirmowych)

Uwaga

Magazyn pośredni nie może zostać wybrany na dokument ręcznie, przez operatora. Może zostać ustawiony na dokumencie w sposób automatyczny przez system:

• w procesach przyjęcia pośredniego oraz przesunięcia międzyfirmowego MM
• na korektach FZ/PZ inicjowanych ręcznie przez operatora

Operacja przyjęcia pośredniego występuje wyłącznie w sytuacji zarejestrowania transakcji międzyfirmowej, gdy:

• wystawiono dokument międzyfirmowy WZ
• na karcie magazynu odbiorcy z WZ wybrano opcje pośredniego przyjęcia w procesach międzyfirmowych
• istnieje aktywny magazyn pośredni w firmie docelowej

Przykład

Poniżej przestawiona został przykładowa ścieżka obiegu dokumentów w transakcji międzyfirmowej z wykorzystaniem pośredniego przyjęcia:

• W firmie pełniącą rolę sprzedawcy, wystawiony został dokument WZ na kontrahenta powiązanego z firmą nabywcy.
• Na karcie magazynu odbiorcy wybrana została opcja pośredniego przyjęcia w procesach międzyfimowych
• Za pomocą transakcji międzyfirmowych, po zatwierdzeniu WZ, w firmie nabywcy automatycznie wygenerowany zostaje dokument PZ w stanie zatwierdzonym. Dokument został utworzony na magazyn pośredni odbiorcy
• Z dokumentu PZ utworzone zostaje przesunięcie międzymagazynowe MM-, na którym:
  • Magazynem źródłowym jest magazyn pośredni odbiorcy
  • Magazynem docelowym jest magazyn odbiorcy z dokumentu WZ

Uwaga

Anulowanie dokumentu MM- powstałego w wyniku ścieżki WZ -> PZ -> MM- skutkuje anulowaniem dokumentu PZ

W przypadku konieczności zarejestrowania zwrotu zasobu utworzonego dokumentem PW na kontrahenta zdefiniowanego jako międzyfirmowy sprzedawca, a następnie przesuniętego dokumentami MM-/+, istnieje możliwość generowania lustrzanych dokumentów RW odzwierciedlających zwroty. Cechy tworzonych dokumentów PW/RW:

• Na nagłówku dokumentów dostępne jest pole Numer źródłowy, które uzupełniane jest numerem dokumentu MM- inicjującego przesunięcie międzyfirmowe
• dokument RW powstaje na magazyn pośredni w filmie źródłowej, a w polu Kontrahent uzupełniany jest kontrahent wewnętrzny z dokumentu MM+
• dokument PW zawsze powstaje na magazyn pośredni w firmie docelowej oraz przyjmuje stan Zatwierdzony
• właściwości pozycji na PW są przenoszone bezpośrednio z dokumentu RW (wartość zakupu/nabycia, ilość, jednostka, cechy, objętość/masa netto/masa brutto)
• dokumenty nie mają powiązań na poziomie pozycji/subpozycji
• nie ma możliwości ich korygowania
• nie ma możliwości bezpośredniego anulowania dokumentów PW/RW – proces powinien rozpocząć się poprzez anulowanie MM- , które inicjuje operacje międzyfirmowe

Różnice między transakcjami międzyfirmowymi a procesem BPM Generowanie dokumentów przeciwnych dla operacji realizowanych pomiędzy firmami w jednej strukturze:

• generowanie dokumentów ZS z ZZ możliwe jest wyłącznie za pomocą standardowego procesu BPM
• przy aktywnej obsłudze transakcji międzyfirmowych, proces nie generuje dokumentów PZ/FZ
• dokument ZZ nie jest realizowany przez PZ w przypadku, gdy wygenerowano z niego ZS -> WZ -> PZ w obsłudze transakcji międzyfirmowych

Uwaga

W przypadku scenariusza biznesowego, który rozpoczyna wystawienie dokumentów ZZ, zaleca się korzystanie z procesu Generowanie dokumentów przeciwnych dla operacji realizowanych pomiędzy firmami w jednej strukturze. Aby dokument ZZ został zrealizowany, cały obieg dokumentów musi być obsłużony przez proces.

• nie jest możliwe utworzenie KIPZ->KIWZ oraz KIFS->KIFZ dla dokumentów WZ/PZ oraz FS/FZ tworzonych przez proces - obsługiwane są jedynie dokumenty tworzone przez funkcjonalność transakcji międzyfirmowych

Dzięki możliwości tworzenia dokumentów przeciwnych w transakcjach międzyfirmowych niezależnie od uprawnień operatora wystawiającego dokument źródłowy, system pozwala na zrealizowanie poniższych scenariuszy biznesowych między centrami, przy użyciu uprawnień pomocniczego operatora:

• Generowanie: WZ -> PZ oraz FS->FZ
• Generowanie korekt: KIPZ -> KIWZ oraz KIFS -> KIFZ
• Przesunięcia międzyfirmowe: MM-/+ -> WZ -> PZ -> MM-
• Zwroty międzyfirmowe: MM-/+ -> KIPZ/RW -> KIWZ/PW -> MM-
• Operacje w ramach więcej niż dwóch firm np. zwrot międzyfirmowy i sprzedaż do kolejnej firmy
• Anulowanie: FZ, PZ, korekt oraz MM-/+ międzyfirmowych

Przypisanie właściwego operatora pomocniczego możliwe jest z poziomu zakładki Komputer w konfiguracji ogólnej sytemu. Brak wskazania operatora pomocniczego skutkuje wykonywaniem operacji jak dotychczas, z uprawnieniami operatora inicjującego.

W ramach transakcji międzyfirmowej istnieje możliwość wystawienia korekt wartościowych w ścieżkach:

• WZ -> PZ
• FS -> FZ

Generowania dokumentów KWFS->KWWZ oraz KWFZ->KWPZ odbywają się zawsze automatycznie na zatwierdzenie KWFS/KWFZ. Wyjątek stanowią jedynie dokumenty WZ, które nie zostały jeszcze zafakturowane.

Uwaga

W przypadku wystąpienia błędu generowania KWWZ/KWWPZ np. ze względu na brak uprawnień do obiektów należących do drugiej firmy, system zablokuje również zatwierdzenie dokumentu KWFS/KWFZ wyświetlając odpowiedni komunikat.

Właścicielem automatycznie generowanych korekt przeciwnych, analogicznie jak dla pozostały dokumentów wystawianych za pomocą obsługi transakcji międzyfirmowych, jest firma/centrum wybrana na zakładce Transakcje firmowe, dostępnej na formularzu firmy.

Na liście dokumentów MM+ dostępna jest grupa przycisków Przesunięcia międzyfirmowe z przyciskiem Zrealizuj. Funkcja ta umożliwia dokończenie procesu generowania dokumentów w transakcji międzyfirmowej dostawy lub zwrotu zainicjowanej wystawieniem dokumentu MM- na magazyn innej firmy. Przycisk Zrealizuj prezentowany jest jeżeli:

• bieżące centrum należy do firmy z włączoną obsługą transakcji międzyfirmowych
• na liście dokumentów MM+ zaznaczony jest jeden lub wiele dokumentów oznaczonych jako międzyfirmowe
• właścicielem zaznaczonych dokumentów jest bieżące centrum lub centrum podrzędne w stosunku do centrum bieżącego

Proces, w którym centrala zleca poszczególnym sklepom przesuniecie towaru na inny magazyn własnej lub obcej firmy, możliwy jest do zrealizowania za pomocą ZWE wystawionego pomiędzy magazynami różnych firm. W przypadku, gdy właścicielem dokumentu ZWE jest centrum należące do firmy, która ma włączoną obsługę transakcji międzyfirmowych, jako magazyn źródłowy można wskazać dowolny magazyn należący do innej firmy obsługującej transakcje międzyfirmowe. Na nagłówku takiego dokumentu, pod polem Data wystawienia prezentowany jest zaznaczony parametr Operacja międzyfirmowa (bez możliwości edycji). Jeżeli na ZWE jako magazyn źródłowy wskazany zostanie:

• dowolny magazyn należący do innej firmy, to analogicznie jak w przypadku wskazania magazynu niedostępnego dla tej samej firmy, blokowana jest możliwość zatwierdzenia zamówienia, rezerwacji zasobów oraz rezerwacji ilości.
• magazyn będący magazynem POS w innej firmie, możliwe jest zaznaczenie parametru Realizacja w POS.

INTRASTAT to rodzaj wspólnego systemu statystyki obrotu towarowego obejmującego handel pomiędzy państwami członkowskimi UE, który oparty jest na danych pochodzących ze stosownych deklaracji:

• INTRASTAT – PRZYWÓZ
• INTRASTAT – WYWÓZ

Podmiotem zobowiązanym do przekazywania informacji w ramach systemu INTRASTAT w Polsce jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która:

• jest podatnikiem VAT i realizuje wymianę towarową z krajami Unii Europejskiej
• wykazuje wartość uzyskanego przez nią przywozu lub wywozu towarów przekraczającą ustalone i ogłoszone przez Prezesa GUS wartości tzw. progów statystycznych (ogłaszane corocznie w formie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów).

Zgłoszenie INTRASTAT za dany okres sprawozdawczy (zazwyczaj miesiąc kalendarzowy) powinno być dokonane nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy deklaracja. W systemie Comarch ERP Altum INSTRASTAT udostępniany jest w formie rozszerzenia (dodatku), w odpowiedzi na pisemne zgłoszenie firmy partnerskiej poprzez System Obsługi Zgłoszeń.

Aby zainstalować dodatek INTRASTAT należy:

• do katalogu Headquaters, który znajduje się w miejscu instalacji Comarch ERP Altum, wgrać plik: Intrastat.dll
• w pliku Altum.exe.config (katalog Headquarters), należy dodać wpis <Module>Intrastat</Module> w poniższy sposób w dwóch modułach:

Moduł logiki biznesowej:

<applicationSettings> <Comarch.B2.Properties.Settings> <setting name="BusinessLogicModules" serializeAs="Xml"> <value> <ArrayOfModule xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"> <Module>Intrastat</Module> (…) </ArrayOfModule>

Moduł prezentacji:

</setting> <setting name="PresentationModules" serializeAs="Xml"> <value> <ArrayOfModule xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema  <Module>Intrastat</Module> (…) </ArrayOfModule>

• na bazie firmowej należy uruchomić skrypty IntrastatView.sql oraz Intrastat.UniversalDictionaries.sql
• na bazie konfiguracyjnej należy uruchomić skrypt Config.01.sql, który odpowiada za dodanie do profilu standardowego przycisku do generowania INTRASTATU

Uwaga

Dodatek INTRASTAT jest działa wyłącznie w obrębie wersji, do której został przeznaczony. Po migracji do wyższej wersji konieczne jest pobranie dedykowanego pliku .dll z rozszerzeniem.

Celem poprawnego działania dodatku INTRASTAT, konieczne jest zdefiniowanie odpowiednich atrybutów:

• Kod Incoterms
• Kod rodzaju transakcji
• Kod rodzaju transportu
• Uwzględniaj w deklaracji Intrastat
• Intrastat – Miesiąc
• Intrastat – Rok
• Kraj przeznaczenia/wysyłki
• Kraj pochodzenia

Parametr	Wartość
Nazwa: Kod Incoterms
Słownik	Kody Incoterms
Wartość domyślna	EXW – z zakładu
Nazwa: Kod rodzaju transakcji
Słownik	Kody rodzajów transakcji
Wartość domyślna	11-Kupno/sprzedaż (nieobarczone żadnymi warunkami)
Nazwa: Kod rodzaju transportu
Słownik	Kody rodzajów transportu
Wartość domyślna	3-Transport drogowy
Nazwa: Uwzględniaj w deklaracji Intrastat
Słownik	Uwzględniaj w deklaracji Intrastat
Wartość domyślna	Nie
Nazwa: Intrastat - Miesiąc
Słownik	Intrastat - Miesiące
Wartość domyślna	01
Nazwa: Intrastat – Rok
Słownik	Intrastat - Rok
Wartość domyślna	2017
Nazwa: Kraj przeznaczenia/wysyłki
Lista	format: Zapytanie SQL - select Code from dbo.dic_country
Wartość domyślna	PL (na dokumencie zmienić na inny kraj)
Nazwa: Kraj pochodzenia
Lista	format: Zapytanie SQL - select Code from dbo.dic_Country
Wartość domyślna	Wartość pusta

Wszystkie powyższe klasy atrybutów powinny mieć ustawione następujące parametry:

• Zaznaczony parametr: Aktywny
• Przypisanie do obiektów (oprócz atrybutu: Kraj pochodzenia):
  • Faktura zakupu
  • Korekta ilościowa faktury zakupu
  • Korekta wartościowa faktury zakupy
  • Faktury sprzedaży
  • Korekta ilościowa faktury sprzedaży
  • Korekta wartościowa faktury sprzedaży
• Przypisanie do obiektów (dla atrybutu: Kraj pochodzenia):
  • Element faktury sprzedaży
  • Element korekty wartościowej faktury sprzedaży
  • Element korekty ilościowej faktury sprzedaży
  • Element faktury zakupu
  • Element korekty wartościowej faktury zakupu
  • Element korekty ilościowej faktury zakupu
  • Artykuł

Uwaga

Po dodaniu pierwszego dokumentu z ww. atrybutami, proszę dodatkowo wykonać skrypt IntrastatSetAttributesInternalName.sql, który sprawdzi poprawność nazw atrybutów (zapobiegając ewentualnym rozbieżnością danych pobieranych do intrastatu) oraz zaktualizuje InternalName tych atrybutów.

Okno generowania pliku dostępne jest z poziomu zakładki Dodatki -> INTRASTAT Menu okna składa się z przycisków: [Generuj] – po naciśnięciu przycisku otworzy się standardowe okno do wskazania miejsca zapisania pliku w katalogu Windows z możliwością wskazania katalogu [Zamknij] – zamyka okno bez żadnych operacji Parametry w oknie generowania deklaracji:

Przywóz – Po wskazaniu tej opcji w trakcie generowania pliku pobierane są tylko te elementy dokumentów, które w nagłówku dokumentu mają wybraną opcję: Tak – Przywóz w atrybucie: Uwzględniaj w deklaracji Intrastat. Wywóz – Po wskazaniu tej opcji w trakcie generowania pliku pobierane są tylko te elementy dokumentów, które w nagłówku dokumentu mają wybraną opcję: Tak – Wywóz w atrybucie: Uwzględniaj w deklaracji Intrastat. Szczegółowy próg statystyczny – Po zaznaczeniu tego parametru uzupełnione zostaną wszystkie pola deklaracji Intrastat. Zaznaczenie go jest konieczne, gdy wartość przywozu lub wywozu przekracza wartości progów ustalonych i ogłoszonych przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Grupuj pozycje poniżej 200 EUR – Zaznaczenie tego parametru powoduje agregowanie pozycji poniżej 200 EUR. Miesiąc – Pole domyślnie wypełnione wartością domyślna ze słownika uniwersalnego: Intrastat – Miesiąc. Na deklarację Intrastat przenoszone są elementy dokumentów, których wartość atrybutu Intrastat – Miesiąc jest zbieżna z wartością wybraną w polu Miesiąc okna Generowanie pliku: Intrastat. Rok – Pole domyślnie wypełnione wartością domyślna ze słownika uniwersalnego: Intrastat – Rok. Na deklarację Intrastat przenoszone są elementy dokumentów, których wartość atrybutu Intrastat – Rok jest zbieżna z wartością wybraną w polu Rok okna Generowanie pliku: Intrastat.

Plik generowany jest w formacie CSV z kodowaniem UTF-8 i składa się z wierszy, w których pola są oddzielone średnikami bez spacji. Pola, o których mowa powyżej, to pola deklaracji Intrastat od 10 do 22.

Opis pól
10
Opis	Opis towaru
Kiedy wypełnione	Zawsze
Źródło Comarch ERP Altum	Wartość kolumny: Opis od początku do znaku:”;;” z Konfiguracji → Kody CN z kodu przypisanego w polu: 14.
11
Opis	Kraj przeznaczenia/wysyłki
Kiedy wypełnione	Zawsze
Źródło Comarch ERP Altum	Kod kraju z atrybutu: Kraj przeznaczenia/wysyłki z nagłówka dokumentu
12
Opis	Warunki dostawy
Kiedy wypełnione	Tylko gdy w oknie Generowanie pliku: Intrastat jest zaznaczony parametr Szczegółowy próg statystyczny, a odznaczony Grupuj pozycje poniżej 200 EUR
Źródło Comarch ERP Altum	Wartość atrybutu Incoterms przypisanego do nagłówka dokumentu
13
Opis	Rodzaj transakcji
Kiedy wypełnione	Zawsze
Źródło Comarch ERP Altum	Wartość atrybutu Kod rodzaju transakcji przypisanego do nagłówka dokumentu
14
Opis	Kod CN
Kiedy wypełnione	Zawsze
Źródło Comarch ERP Altum	Kod CN pobrany ze szczegółów elementu dokumentu z zakładki Ogólne (w przypadku rodzaju transakcji: wewnątrzwspólnotowa i pozaunijna) pobrana z Konfiguracji → Kody CN
15
Opis	Rodzaj transportu
Kiedy wypełnione	Tylko gdy w oknie Generowanie pliku: Intrastat jest zaznaczony parametr Szczegółowy próg statystyczny, a odznaczony Grupuj pozycje poniżej 200 EUR
Źródło Comarch ERP Altum	Wartość atrybutu Kod rodzaju transportu przypisanego do nagłówka dokumentu
16
Opis	Kraj pochodzenia
Kiedy wypełnione	Tylko gdy w oknie Generowanie pliku: Intrastat wybrana została opcja Przywóz
Źródło Comarch ERP Altum	Wartość atrybutu Kraj pochodzenia przypisanego do elementu dokumentu. Jeżeli w elemencie dokumentu będzie wartość pusta, to w trakcie pobierania elementów pobrać wartość kodu z karty artykułu wg atrybutu: Kraj pochodzenia
17
Opis	Masa netto
Kiedy wypełnione	Zawsze
Źródło Comarch ERP Altum	Pole Wartość brutto jednostki z karty artykułu przypisanej do elementu
18
Opis	Ilość w uzupełniającej jednostce miary
Kiedy wypełnione	Tylko gdy dla danego kodu CN zdefiniowano jednostkę w Konfiguracji → Kody CN, a na karcie artykułu zdefiniowano przelicznik dla jednostki
Źródło Comarch ERP Altum	Jednostka pobrana na podstawie kodu CN z pola 14. Jeśli pobrana jednostka jest taka sama jak jednostka elementu dokumentu to ilość zostanie pobrana z elementu, w odwrotnej sytuacji pobrany zostaje przelicznik z karty artykułu z elementu dokumentu. W przypadku braku zdefiniowania przelicznika brak wpisu.
19
Opis	Wartość transakcji w PLN (Wartość faktury)
Kiedy wypełnione	Zawsze
Źródło Comarch ERP Altum	Wyliczenie na podstawie elementów dokumentów
20
Opis	Wartość statystyczna w PLN
Kiedy wypełnione	Tylko gdy w oknie Generowanie pliku: Intrastat jest zaznaczony parametr Szczegółowy próg statystyczny, a odznaczony Grupuj pozycje poniżej 200 EUR
Źródło Comarch ERP Altum	Równa polu 19
22
Opis	Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta
Kiedy wypełnione	Tylko gdy w oknie Generowanie pliku: Intrastat została wybrana opcja Wywóz, oraz odznaczony został parametr Grupuj pozycje poniżej 200 EUR
Źródło Comarch ERP Altum	Numer NIP kontrahenta na dokumencie

 

Uwaga

Jeśli którekolwiek z pól nie jest wypełnione, nie pojawi się w nim żaden znak (nawet pusty).

 

Przykład

Deklaracja Intrastat - Przywóz
Wartość elementu dokumentu	Wartość pobrana do elementu Intrastat
FS, np. 100 PLN	Ujemna, dla przykładu -100 PLN
KWFS/KIFS na plus, np. 50 PLN	Ujemna, dla przykładu -50 PLN
KWFS/KIFS na plus, np. -50 PLN	Dodatnia, dla przykładu 50 PLN
FZ, np. 200 PLN	Dodatnia, dla przykładu 200 PLN
KWFZ/KIFZ na plus, np. 70 PLN	Dodatnia, dla przykładu 70 PLN
KWFZ/KIFZ na plus, np. -70 PLN	Ujemna, dla przykładu -70 PLN

Deklaracja Intrastat - Wywóz
Wartość elementu dokumentu	Wartość pobrana do elementu Intrastat
FS, np. 100 PLN	Dodatnia, dla przykładu 100 PLN
KWFS/KIFS na plus, np. 50 PLN	Dodatnia, dla przykładu 50 PLN
KWFS/KIFS na plus, np. -50 PLN	Ujemna, dla przykładu -50 PLN
FZ, np. 200 PLN	Ujemna, dla przykładu -200 PLN
KWFZ/KIFZ na plus, np. 70 PLN	Ujemna, dla przykładu -70 PLN
KWFZ/KIFZ na plus, np. -70 PLN	Dodatnia, dla przykładu 70 PLN