W każdej firmie istotna jest bieżąca analiza należności oraz prowadzenie działań związanych z monitoringiem i windykowaniem należności przeterminowanych. Należności przeterminowane to nieuregulowane (nierozliczone) należności, których termin płatności już upłynął.

Działania te, obejmują m.in. wysyłanie do klientów monitów przypominających o nieuregulowanych płatnościach, jak również wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych.

Dokumenty windykacyjne można wystawić tylko dla dokumentów zatwierdzonych. Wyjątkiem jest dokument bilansu otwarcia.

W przypadku braku wpłaty należności w terminie, naliczana jest dodatkowa opłata za każdy dzień zwłoki, tzw. odsetki za zwłokę. Wysokość tej opłaty, wynika ze stopy procentowej wskazanej w regulacjach ustawowych lub umowach handlowych. Wysokość opłaty może być zmienna w czasie, zatem na danej stawce wskazuje się jej datę obowiązywania. Zdefiniowane stopy procentowe odsetek są wspólne dla wszystkich firm oraz podrzędnych do nich centrów. Kwota zaległości jest wyliczana w oparciu o wartość płatności danego dokumentu. Odsetki ustalane są z poziomu menu: Konfiguracja --> Finanse --> Odsetki.

Po wyborze odsetek z poziomu konfiguracji wyświetlane jest okno o nazwie Odsetki, o następującym układzie:

Użytkownik ma możliwość wprowadzania własnych progów odsetkowych:

• Wartość [%] – wysokość odsetek, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
• Od – data obowiązywania odsetek
• Rodzaj – wskazanie rodzaju stawki, możliwy jest wybór wartości wprowadzonej w obrębie słowników uniwersalnych

W systemie kontrolowana jest unikalność wartości w przypadku tej samej daty i typu.

Rodzaje stawek

Rodzaje stawek odsetek dostępne są z poziomu Konfiguracja --> Ogólne --> Słowniki uniwersalne. Użytkownik może dodać te wartości na standardowych zasadach.

Odsetki na karcie kontrahenta

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia obowiązujących odsetek na karcie kontrahenta, na zakładce Księgowe.

Na karcie kontrahenta w sekcji Odsetki znajdują się dwa pola: Odsetki oraz Rodzaj. W polu Odsetki dostępne są do wyboru odsetki ustawowe oraz umowne. W przypadku wyboru odsetek ustawowych, pole wypełniane jest wartością domyślną słownika uniwersalnego – Rodzaj stawek odsetek. Pole Rodzaj dostępne jest wyłącznie w przypadku odsetek ustawowych. Po wybraniu odsetek umownych użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości.

Podczas wprowadzania umownych odsetek na karcie kontrahenta, dostępne są następujące kolumny w tabeli:

• Wartość – należy wpisać wysokość odsetek, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
• Od – data obowiązywania odsetek

Uwaga

System kontroluje unikalność wartości w przypadku wprowadzenia tej samej daty.

Treść oraz temat wiadomości email wysłanej w dokumentach windykacji

Użytkownik ma możliwość ustawienia treści oraz tematu maila, jaki będzie dołączony do wydruku poszczególnych dokumentów. Może to zrobić z menu Konfiguracja --> Ogólne --> Słowniki uniwersalne, w gałęzi Ogólne --> Treść wiadomości email/Temat wiadomości email. Treść wiadomości email jest dostępna na dokumencie windykacyjnym oraz podlega edycji.

Monit jest przypomnieniem płatnikowi o nieuregulowanych w terminie należnościach. Definicja dokumentu monitu dostępna jest z menu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dokumenty --> Monit.

Na typie dokumentu monit, użytkownik ma możliwość ustawienia:

• Typu kursu – w przypadku monitów walutowych
• Typu daty - w przypadku monitów walutowych (wyłącznie data wystawienia), z jaką będzie pobierany kurs waluty
• Ilość dni przed datą – również w przypadku monitów walutowych
• Ilości dni po terminie – liczba dni, po których nastąpi wysłanie monitu
• Treści wiadomości - treść jaka zostanie dołączona do wydruku monitu

Uwaga

W polu Ilość dni po terminie można wprowadzić wartość z zakresu (-99:99). Wprowadzenie wartości ujemnej daje możliwość prowadzenia działań windykacyjnych/monitorujących jeszcze przed nadejściem terminu płatności.

Lista monitów

Aby otworzyć listę monitów, należy wybrać z menu Finanse, sekcja Windykacja --> Monity. Menu okna dzieli się na trzy grupy:

• Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Anuluj], [Odśwież], [Zaznacz wszystko], [Odznacz wszystko]
• Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety], [Pokaż zapis księgowy]. Sekcja dostępna po zatwierdzeniu pierwszego monitu w systemie
• Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument], [Wyślij]

Dla poszczególnych dokumentów na liście widoczne są kolumny:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Kod nabywcy
• Nazwa nabywcy
• Adres
• Zaległość
• Koszty
• Razem
• Waluta
• Stan

Lista monitów posiada filtr ogólny umożliwiający filtrowanie po:

• Stanie dokumentu
• Walucie
• Typie kontrahenta
• Kodzie kontrahenta
• Adresie kontrahenta
• Dacie dokumentu

Formularz monitu

Zakładka Ogólne Na monicie dostępne są następujące pola:

• Numer – numer kolejnego monitu, zgodny z numeratorem
• Płatnik – wskazanie kontrahenta z listy nabywców
• Treść – Treść wiadomości e-mail wskazana na liście słowników uniwersalnych dla dokumentu monit. Użytkownik może modyfikować treści z poziomu: Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Treść wiadomości e-mail → Monit.
• Zwłoka –Wartość określana z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokument → Monit → Ogólne → sekcja Ilość dni po terminie. Przykładowo liczba dni: 14 oznacza, że na dokument mogą zostać dodane płatności, których termin zapłaty minął, co najmniej 14 dni temu.
• Forma płatności, Termin – wartości pobrane z karty kontrahenta wskazanego, jako płatnik
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Zaległość – suma kwot Pozostaje z listy należności
• Koszty – użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnej wartości liczbowej kosztów, związanych z obsługą konkretnego dokumentu monitu
• Razem – suma wartości Zaległość i Koszty

Przy zapisie lub zatwierdzaniu dokumentu, na wskazanych na monicie płatnościach pole Spodziewany termin jest ustawiane na podstawie terminu płatności wskazanego w nagłówku monitu.

Uwaga

Jeżeli dokument jest wystawiony w jednej firmie, a następie podnoszony do podglądu w innej, to na dokumencie widoczna jest waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony, a nie firmy, w której dokument jest edytowany.

Pole Należności Jest to lista zaległości wskazana na danym monicie, składająca się z kolumn:

• Lp. – numer pozycji dodanych płatności
• Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego należności
• Numer obcy – numer wprowadzony przez użytkownika na dokumencie źródłowym należności
• Termin – termin płatności
• Dni zwłoki – ilość dni pomiędzy terminem płatności a datą wystawienia monitu
• Należność – kwota należności
• Pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia

Wybranie [Dodaj] nad listą należności powoduje wywołanie listy z należnościami. Na liście widoczne są tylko nierozliczone płatności, należące do kontrahenta wskazanego w nagłówku monitu.

Zakładka Nabywca

Wyświetlane są na niej dane kontrahenta wskazanego, jako płatnik na zakładce Ogólne, obsługa odbywa się analogicznie do obsługi na operacjach kasowych/bankowych.

Zakładka Płatności

Na tej zakładce pojawia się płatność o typie należność, na kwotę kosztów monitu. Waluta oraz kurs są zgodne z wartościami na dokumencie.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Zakładka Dokumenty skojarzone Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu monitu jak i dokumentu źródłowego płatności.  

Wezwanie do zapłaty jest kolejnym przypomnieniem płatnikowi o nieuregulowanych w terminie należnościach, które może zawierać również odsetki naliczone ze względu na brak wpłaty w terminie.

Wezwanie do zapłaty może opcjonalnie zawierać również odsetki związane z nieterminową częściową wpłatą nieuregulowanych należności.

Definicja dokumentu wezwania do zapłaty dostępna jest z poziomu menu: Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dokumenty --> Wezwanie do zapłaty.

Na typie dokumentu wezwanie do zapłaty, użytkownik może określić:

• Typ kursu - w przypadku wezwań walutowych
• Typ daty - w przypadku wezwań walutowych, wyłącznie data wystawienia, z jaką pobrany zostanie kurs waluty
• Ilość dni przed datą – również w przypadku wezwań walutowych
• Ilość dni po terminie - liczba dni, po których nastąpi wysłanie wezwania
• Treści wiadomości – treść, jaka zostanie dołączana do wydruku wezwania do zapłaty

Uwaga

W polu Ilość dni po terminie można wprowadzić wartość z zakresu (0:99).

Grupa parametrów Odsetki:

• Naliczaj do – możliwe terminy to:
  • Termin płatności - liczy odsetki za ilość dni od terminu płatności faktury do daty wystawienia wezwania
  • Termin wezwania - liczy odsetki za ilość dni od terminu płatności faktury do terminu płatności wezwania. Parametr ten został dodany na prośbę rynku niemieckiego, w Polsce raczej nie jest używany.
• Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę
• Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty

Przykład

Zasady naliczania odsetek i prezentacji danych przedstawiono w poniższej tabeli:

LP	Ustawienia parametrów	Działanie
1.	Naliczaj do: termin płatności Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: nie	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem nieuwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów
2.	Naliczaj do: termin wezwania Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: nie	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem nieuwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów
3.	Naliczaj do: termin płatności Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: tak	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem uwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów i odsetek
4.	Naliczaj do: termin wezwania Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: nie Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: tak	Naliczane są wyłącznie odsetki za zwłokę w stosunku do każdej z płatności W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem uwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów i odsetek
5.	Naliczaj do: termin płatności Uwzględniaj odsetki za nieterminową wpłatę: tak Uwzględniaj odsetki w kwocie do zapłaty: nie	Naliczane są odsetki za zwłokę oraz za nieterminową wpłatę w stosunku do każdej z płatności i rozliczonej z nią zapłaty W przypadku zmiany stopy procentowej w okresie naliczenia odsetek, dla każdej z płatności i zapłaty wyświetlany jest odrębny rekord W kwocie Razem nieuwzględniane są wartości odsetek Płatność tworzona jest na podstawie wartości kosztów Na liście płatności wezwania wyświetlana jest dodatkowa kolumna Data zapłaty, a w niej data operacji k/b rozliczającej daną płatność

Przykład

Wystawiono fakturę FS 1/2017 z terminem płatności 10.05.2017 na kwotę 10 000,00 PLN Obowiązujące odsetki: 10%. W dniu 20.05.2017 zarejestrowano wpłatę 2 000,00 PLN (rozliczoną z płatnością faktury). Na dzień wystawienia wezwania do zapłaty: 10.06.2017 płatność pozostaje nierozliczona. W definicji wezwania wskazano: naliczanie do terminu płatności i uwzględnianie odsetek za nieterminową wpłatę. Wartości: Wartość należności: 10 000,00 PLN Wartość wpłaty po terminie 2000,00 PLN. Ilość dni po terminie dla wpłaty: 10. Odsetki od nieterminowej wpłaty = 2 000,00 PLN * 10 * 0,1 / 365 = 5,48 PLN Wartość zaległości: 8 000,00 PLN. Ilość dni jaka minęła od terminu płatności (od 10.05 do 10.06): 32 dni. Odsetki za zwłokę = 8 000,00 PLN * 32 * 0,1 / 365 = 70,14 PLN Należności na wezwaniu prezentowane będą następująco:

Dokument	Termin	Data zapłaty *	Dni zwłoki	Należność	Pozostaje	Stopa [%]	Odsetki
FS 1/2017	10.05.2017	20.05.2017	10	2 000	-	10	5,48
FS 1/2017	10.05.2017	-	32	10 000	8 000	10	70,14

* Data zapłaty prezentowana będzie wyłącznie gdy na dokumencie naliczano odsetki od nieterminowej wpłaty

Lista wezwań do zapłaty Lista wezwań do zapłaty dostępna jest w Comarch ERP Altum z poziomu: Finanse --> Wezwania. Menu okna dzieli się na trzy grupy:

• Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Anuluj], [Odśwież], [Zaznacz wszystko], [Odznacz wszystko]
• Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety], [Pokaż zapis księgowy]. Sekcja dostępna po zatwierdzeniu pierwszego wezwania do zapłaty w systemie.
• Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument], [Wyślij]

Dla poszczególnych dokumentów na liście widoczne są kolumny:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Kod nabywcy
• Nazwa nabywcy
• Adres
• Zaległość
• Odsetki
• Koszty
• Razem
• Waluta
• Stan
• Lista wezwań do zapłaty posiada filtr ogólny pozwalający filtrować po:
• Stanie dokumentu
• Walucie
• Typie kontrahenta
• Kodzie kontrahenta
• Adresie kontrahenta
• Dacie dokumentu

Formularz wezwania do zapłaty

Dokument wezwania do zapłaty dostępny jest z menu Finanse --> Wezwanie do zapłaty.

Zakładka Ogólne Na formularzu dokumentu wezwanie do zapłaty dostępne są następujące pola:

• Numer – numer kolejnego wezwanie do zapłaty, zgodny z numeratorem
• Data wystawienia – data systemowa, niedostępna do modyfikacji. W oparciu o tę datę naliczane są odsetki.
• Płatnik – wskazanie kontrahenta z listy nabywców
• Treść – Treść wiadomości e-mail wskazana na liście słowników uniwersalnych dla dokumentu wezwanie do zapłaty. Użytkownik może modyfikować treści z poziomu: Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Treść wiadomości e-mail → Wezwanie do zapłaty.
• Zwłoka – Wartość określana z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Dokumenty → Wezwanie do zapłaty → Ogólne → sekcja Ilość dni po terminie. Przykładowo liczba dni: 14 oznacza, że na dokument mogą zostać dodane płatności, których termin zapłaty minął co najmniej 14 dni temu.
• Forma płatności, Termin – wartości pobrane z karty kontrahenta wskazanego, jako płatnik
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Zaległość – suma kwot Pozostaje z listy należności
• Odsetki – suma wartości odsetek naliczonych dla płatności
• Koszty – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości liczbowej kosztów, związanych z obsługą konkretnego dokumentu wezwania do zapłaty
• Razem – suma wartości Zaległość i Koszty

Powyższe pola są dostępne do zmiany wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie.

Uwaga

Jeżeli dokument jest wystawiony w jednej firmie, a następie podnoszony do podglądu w innej, to na dokumencie widoczna jest waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony, a nie firmy, w której dokument jest edytowany.

Pole Należności Jest to lista zaległości wskazana na danym wezwaniu do zapłaty, składająca się kolumn:

• Lp. – numer pozycji dodanych płatności
• Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego należności
• Numer obcy - numer wprowadzony przez użytkownika na dokumencie źródłowym należności
• Termin – termin płatności dokumentu
• Dni zwłoki – ilość dni pomiędzy terminem płatności a datą wystawienia wezwania
• Należność – kwota należności
• Pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia
• Stopa [%] – stopa odsetek obowiązująca do naliczenia
• Odsetki – kwota odsetek naliczona dla należności

Wybranie przycisku [Dodaj] nad listą należności, powoduje wywołanie listy należności. Na liście widoczne są tylko nierozliczone płatności na kontrahenta wskazanego na nagłówku wezwania do zapłaty.

Zakładka Nabywca Wyświetlane są na niej dane kontrahenta wskazanego, jako płatnik na zakładce Ogólne, obsługa odbywa się analogicznie do obsługi na operacji kasowej/bankowej. Zakładka Płatności Na tej zakładce pojawia się płatność o typie należność, na kwotę kosztów wezwania do zapłaty. Waluta oraz kurs są zgodne z wartościami na dokumencie. Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. Zakładka Dokumenty skojarzone Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu wezwania do zapłaty, jak i dokumentu źródłowego płatności.  

Nota odsetkowa jest dokumentem, na którym zostają naliczone odsetki związane z nieterminową zapłatą za należności. Definicja dokumentu noty odsetkowej dostępna jest z menu Konfiguracja --> Struktura firmy --> Firma --> Dokumenty --> Nota odsetkowa.

Na typie dokumentu nota odsetkowa, użytkownik może określić:

• Typ kursu - w przypadku walutowych not odsetkowych
• Typ daty - w przypadku walutowych not odsetkowych, wyłącznie data wystawienia, z jaką pobrany zostanie kurs waluty
• Ilość dni przed datą – również w przypadku walutowych not odsetkowych
• Ilość dni po terminie - liczba dni, po których nastąpi wysłanie noty
• Treści wiadomości – treść, jaka zostanie dołączana do wydruku noty odsetkowej

Uwaga

W polu Ilość dni po terminie można wprowadzić wartość z zakresu (1:99).

Lista not odsetkowych

Aby otworzyć listę not odsetkowych, należy wybrać z menu o Finanse --> Noty. Menu okna dzieli się na trzy grupy:

• Lista z przyciskami: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Zatwierdź], [Anuluj], [Odśwież], [Zaznacz wszystko], [Odznacz wszystko]
• Księgowanie z przyciskami: [Zaksięguj], [Zobacz predekrety], [Pokaż zapis księgowy]. Sekcja dostępna po zaksięgowaniu pierwszej noty odsetkowej wprowadzonej do systemu
• Wydruki z przyciskami: [Drukuj], [Drukuj dokument], [Wyślij]

Dla poszczególnych dokumentów na liście widoczne są kolumny:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Kod nabywcy
• Nazwa nabywcy
• Adres
• Zaległość
• Odsetki
• Koszty
• Razem
• Waluta
• Stan

Lista not odsetkowych posiada filtr ogólny, pozwalający filtrować po:

• Stanie dokumentu
• Walucie
• Typie kontrahenta
• Kodzie kontrahenta
• Adresie kontrahenta
• Dacie dokumentu

Formularz noty odsetkowej

Zakładka Ogólne Na nocie odsetkowej widoczne są następujące pola:

• Numer – numer kolejnej noty odsetkowej, zgodny z numeratorem
• Data wystawienia – data systemowa
• Płatnik – wskazanie kontrahenta z listy nabywców
• Treść – Treść wiadomości e-mail wskazana na liście słowników uniwersalnych dla dokumentu noty. Użytkownik może modyfikować treści z poziomu: Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Treść wiadomości e-mail → Nota odsetkowa.
• Zaległość – suma kwot należność z listy należności
• Forma płatności, Termin – wartości pobrane z karty kontrahenta wskazanego, jako płatnik
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu
• Zwłoka – Wartość określana z poziomu Konfiguracja --> Struktura firmy Firma Dokumenty --> Nota odsetkowa --> Ogólne --> sekcja Ilość dni po terminie.
• Odsetki – suma wartości odsetek naliczonych dla płatności
• Koszty – użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnej wartości liczbowej kosztów, związanych z obsługą konkretnego dokumentu noty
• Razem – suma wartości Odsetki i Koszty

Powyższe pola są dostępne do edycji wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie. Przy zapisie lub zatwierdzaniu dokumentu, na wskazanych na nocie odsetkowej płatnościach pola Ilość dni zwłoki i Spodziewany termin są ustawiane na podstawie terminu płatności wskazanego w nagłówku noty odsetkowej.

Uwaga

Jeżeli dokument jest wystawiony w jednej firmie, a następie podnoszony do podglądu w innej, to na dokumencie widoczna jest waluta systemowa firmy, w której dokument został wystawiony, a nie firmy, w której dokument jest edytowany.

Pole Należności

Na liście należności rozliczonych po terminie wyświetlane są informacje o wpłatach po terminie kontrahenta wskazanego na nocie, jako płatnik, ograniczone do waluty wskazanej w nagłówku noty oraz dla których liczba dni zwłoki jest większa lub równa wartości wskazanej na dokumencie.

Na liście tej widoczne są następujące kolumny:

• Lp. – numer pozycji dodanych płatności
• Numer dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego należności
• Numer obcy - numer wprowadzony przez użytkownika na dokumencie źródłowym należności
• Termin – termin płatności
• Data zapłaty – data zapłaty. W przypadku kilku zapłat prezentowana jest data ostatniej (najnowszej) zapłaty.
• Dni zwłoki – ilość dni pomiędzy terminem płatności a datą zapłaty. W przypadku kilku zapłat prezentowane są dni zwłoki w stosunku do ostatniej zapłaty.
• Należność – kwota wpłaty po terminie. W przypadku kilku zapłat prezentowana jest suma poszczególnych wpłat.
• Pozostaje – kwota należności pozostająca do rozliczenia
• Stopa [%] - stopa odsetek obowiązująca do naliczenia
• Odsetki – kwota odsetek naliczona dla należności. W przypadku kilku zapłat prezentowana jest suma odsetek naliczonych dla poszczególnych wpłat.

Wybranie przycisku [Dodaj] nad listą należności, powoduje wywołanie listy należności. Na liście widoczne są płatności rozliczone (całkowicie lub częściowo) po terminie.

Kolumna Windykacja wskazuje, czy dla danej płatności został już wystawiony inny dokument windykacyjny. Zakładka Nabywca Wyświetlane są na niej dane kontrahenta wskazanego, jako płatnik na zakładce Ogólne, obsługa odbywa się analogicznie do obsługi na operacji kasowej/bankowej. Zakładka Płatności Na tej zakładce pojawiają się płatności typu należność na kwotę kosztów noty oraz wartości odsetek, waluta i kurs jest zgodny z wartościami na dokumencie. Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. Zakładka Dokumenty skojarzone Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu noty odsetkowej, jak i dokumentu źródłowego płatności. W Comarch ERP Altum możliwe jest również seryjne generowanie not odsetkowych za pomocą procesu BPM o nazwie: Powiadomienie o zaległych płatnościach – noty odsetkowe (NO). Proces dla każdego kontrahenta generuje noty odsetkowe, na których zostają naliczone odsetki związane z nieterminową zapłatą za należności, które następnie mogą być przesłane drogą mailową do kontrahenta.

Poza wystawieniem dokumentu typu: monit, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa dla danego kontrahenta, użytkownik ma możliwość wykonania takiej operacji seryjnie – tj. dla wielu płatności różnych kontrahentów. Operacje seryjne dla dokumentów windykacyjnych można wykonywać z poziomu Finanse --> Należności.

Uwaga

Aby możliwe było dokonywanie operacji seryjnych, należy na liście należności odpowiednio ustawić filtry:

• Opcja Monity/Wezwania dostępna jest tylko gdy wybrano na liście płatności nierozliczone
• Opcja Noty odsetkowe dostępna zarówno dla płatności rozliczonych jak i nierozliczonych
• W/w opcje są aktywne wyłącznie wtedy, gdy jako podmiot wskazano konkretnego kontrahenta lub opcję Wszyscy kontrahenci oraz przeterminowane należności

W przypadku wyboru podmiotu innego niż kontrahent, wyświetlony zostaje komunikat: "Dokumenty windykacyjne mogą być wygenerowane wyłącznie dla kontrahentów. Zmień ustawienia w filtrze listy".

Monity

Po wybraniu z grupy przycisków Generowanie --> Monity, pojawia się formularz monitu.

Formularz generowania monitu z listy należności zawiera pola:

• Treść monitu – wartość z listy słowników uniwersalnych (treść wiadomości – analogicznie jak przy edycji monitu)
• Koszty monitu – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości
• Dni zwłoki:
  • Wg definicji dokumentu – pobierane są ustawienia w definicji dokumentu
  • Wg ustawień filtra – zgodnie z ustawieniami filtra na liście dotyczącego dni zwłoki
  • Wskazany zakres – po wyborze tej opcji, wyświetlane są dodatkowe kontrolki opisane Od/Do. Użytkownik może wskazać zakres wartości, uwzględniane są wyłącznie płatności spełniające to kryterium.

Monity tworzone posiadają stan niezatwierdzony, użytkownik ma możliwość edycji takiego dokumentu. Tworzenie odbywa się na zasadzie: najpierw grupowane są płatności wg płatnika, następnie ze względu na walutę – tzn. płatności tego samego płatnika, ale w różnych walutach znajdują się na odrębnych dokumentach.

Wezwania do zapłaty

Po wybraniu z grupy przycisków Generowanie --> Wezwania do zapłaty, pojawia się formularz wezwania do zapłaty.

Formularz generowania wezwania do zapłaty z listy należności zawiera pola:

• Treść wezwania – wartość z listy słowników uniwersalnych (treść wiadomości – analogicznie jak przy edycji wezwania do zapłaty)
• Koszty wezwania – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości
• Dni zwłoki:
  • Wg definicji dokumentu – pobierane są ustawienia w definicji dokumentu
  • Wg ustawień filtra – zgodnie z ustawieniami filtra na liście dotyczącego dni zwłoki
  • Wskazany zakres – po wyborze tej opcji wyświetlane są dodatkowe kontrolki opisane Od/Do. Użytkownik może wskazać zakres wartości, uwzględniane są wyłącznie płatności spełniające to kryterium.
• Odsetki:
  • Z karty kontrahenta – odsetki naliczane są w sposób analogiczny jak przy dodaniu wezwania z listy
  • Indywidualne – pojawia się dodatkową kontrolka do wprowadzenia wartości
• Minimalna wysokość odsetek – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości; na dokumencie wykazywane są wtedy tylko takie rekordy, dla których wartość naliczonych odsetek jest większa lub równa wprowadzonej wartości

Noty odsetkowe

Po wybraniu Generowanie Noty odsetkowe, pojawia się formularz noty odsetkowej.

Formularz generowania noty odsetkowej z listy należności zawiera pola:

• Treść noty – wartość z listy słowników uniwersalnych (treść wiadomości – analogicznie jak przy edycji wezwania noty odsetkowej)
• Koszty noty – użytkownik ma możliwość wprowadzenie wartości
• Dni zwłoki:
  • Wg definicji dokumentu – pobierane są ustawienia w definicji dokumentu
  • Wg ustawień filtra – zgodnie z ustawieniami filtra na liście dotyczącego dni zwłoki
  • Wskazany zakres – po wyborze tej opcji wyświetlane są dodatkowe kontrolki opisane Od/Do. Użytkownik może wskazać zakres wartości, uwzględniane są wyłącznie płatności spełniające to kryterium.
• Odsetki:
  • Z karty kontrahenta – odsetki naliczane są w sposób analogiczny jak przy dodaniu noty odsetkowej z listy
  • Indywidualne – pojawia się dodatkową kontrolka do wprowadzenia wartości
• Minimalna wysokość odsetek – użytkownik ma możliwość wprowadzenia wartości; na dokumencie wykazywane są wtedy tylko takie rekordy, dla których wartość naliczonych odsetek jest większa lub równa wprowadzonej wartości.

Na listach wszystkich dokumentów windykacji (monitów, wezwań do zapłaty, not odsetkowych), w grupie: Wydruki znajduje się przycisk [Wyślij]. Z poziomu dokumentu oraz listy dokumentów użytkownik ma możliwość wysłania maili do kontrahentów wskazanych, jako płatnicy na dokumentach. Wysyłanie odbywa się na następujących zasadach:

• Użytkownik ma możliwość wysyłki seryjnej dla zaznaczonych dokumentów
• Mail zostanie wysłany do każdego z kontrahentów wskazanych na dokumentach
• Adres e-mailowy pobierany jest z karty kontrahenta wskazanego w nagłówku monitu/wezwania do zapłaty/noty (kontakty w adresie głównym)
• W tematach wiadomości umieszczany jest opis pobrany z wartości słownika Temat wiadomości przypisanej w definicji danego typu dokumentu
• W treści wiadomości umieszczany jest:
  • Opis pobrany z wartości słownika Treść wiadomości przypisanej w definicji danego typu dokumentu
  • Jako załącznik – zapisany do PDF domyślny wydruk dokumentu