Kontrahenci

Lista kontrahentów zawiera informacje o poszczególnych współpracujących z firmą kontrahentach, czyli nabywcach i dostawcach. Zapisani kontrahenci mogą być później wykorzystywani w różnych miejscach systemu, np. na fakturach czy innych dokumentach handlowych. Aby otworzyć listę kontrahentów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Kontrahenci]. W systemie istnieje możliwość prezentowania klientów i dostawców na osobnych listach. Pozwala na to parametr Pokazywanie nabywców/dostawców na odrębnych listach dostępny w konfiguracji systemu (System->Konfiguracja->Handel). Zaznaczenie parametru spowoduje, że w menu głównym, zamiast przycisku [Kontrahenci] będą dostępne dwa przyciski: [Nabywcy] i [Dostawcy].

Uwaga

Parametr Pokazywanie nabywców/dostawców jest aktywny tylko wtedy, gdy na bazie danych nie były wykonywane jeszcze żadne operacje.

W lewej części okna znajduje się drzewo grup kontrahentów. Funkcja grup kontrahentów i ich definiowanie zostały szczegółowo opisane w artykule Definiowanie grup kontrahentów.

Menu listy kontrahentów zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie, edycję, usuwanie grup kontrahentów i kontrahentów, przeglądanie historii kontrahenta oraz menu wydruków. Dla każdej pozycji z listy w menu dostępne są również przyciski związane z generowaniem kwestionariuszy oraz przycisk otwierający preliminarz płatności kontrahenta. Grupa przycisków CRM ([Lista możliwości], [Działania]) pojawia się po podpięciu pracownika do operatora (Konfiguracja → Struktura firmy → Operatorzy → formularz edycji operatora). Lista kontrahentów składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Prefiks kraju – prefiks kraju, z którego pochodzi kontrahent
• NIP
• Status – wartość pochodząca ze słownika uniwersalnego Status kontrahenta. Domyślnie zdefiniowane wartości to: Podmiot gospodarczy i Odbiorca detaliczny

Kolumny domyślnie ukryte:

• E-mail
• Imię
• Kod pocztowy
• Miasto
• Nazwisko
• Telefon
• Tytuł – wartość pochodząca ze słownika uniwersalnego Tytuły z kategorii Ogólne. Domyślnie zdefiniowane wartości to: Pan, Pani.
• Ulica

Kolumny domyślnie ukryte odpowiadające polom z zakładki CRM na formularzu kontrahenta:

• Branża
• Forma prawna
• Opiekunowie
• Przychody
• Rodzaj
• Stan finansów
• Status działań CRM
• Waluta
• Zatrudnienie
• Źródło

Filtrowanie

Lista kontrahentów posiada domyślny filtr zawierający pola:

• Podział - pozwala na wyszukiwanie kontrahenta według typu, lista rozwijana zawierająca domyślne wartości: Wszyscy, Nabywcy i Dostawcy.
• Opiekun – pozwala na wyszukiwanie kontrahenta według opiekuna, którego można wybrać spośród zdefiniowanych w systemie kontrahentów lub pracowników
• Rodzaj - pozwala na wyszukiwanie kontrahenta według rodzaju kontrahenta określanego na zakładce CRM na formularzu kontrahenta. Lista rozwijana zawiera domyślne wartości pobierane ze słownika uniwersalnego Rodzaj: Kontrahent, Partner, Potencjalny klient, Prospekt

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Podział na grupy kontrahentów ułatwia zarządzanie zdefiniowanymi w systemie kontrahentami. Drzewo grup kontrahentów znajduje się w panelu Grupy w oknie listy kontrahentów.

Lista rozwijana Podział pozwala użytkownikowi na wybranie, według jakiej kategorii podziału ma być prezentowane drzewo grup kontrahentów. Dostępna na liście domyślnie zdefiniowana w systemie wartość to:

• Podstawowy – podstawowy podział kontrahentów
• Comarch B2B – podział zdefiniowany w słowniku uniwersalnym Kategorie podziału kontrahentów. Aby był dostępny, należy zaznaczyć parametr Aktywna w słowniku.

Użytkownik ma możliwość definiowania nowych kategorii podziału artykułów w słowniku uniwersalnym Ogólne → Kategorie podziału kontrahentów. Następnie grupy kontrahentów można przyporządkować odpowiednim kategoriom w oknie Dostępność obiektów (Konfiguracja→ Struktura firmy→ Dostępność obiektów). Aby dodać nową grupę kontrahentów, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się nad drzewem grup kontrahentów lub w menu głównym. Wówczas wyświetli się formularz definicji grupy kontrahentów podzielony na zakładki: Ogólne, Kwestionariusze, Atrybuty, Załączniki.

Formularz grupy kontrahentów

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne zawiera następujące pola i parametry:

• Kod – pole obowiązkowe
• Nazwa – pole obowiązkowe
• Aktualizuj wzorce – parametr opisany w dalszej części artykułu
• Aktualizuj elementy - parametr opisany w dalszej części artykułu

oraz podzakładki:

• Ogólne
• Handlowe
• Opis
• Opis analityczny
• Atrybuty
• Załączniki
• Dostępność

Podzakładka Ogólne

Pola znajdujące się w podzakładce Ogólne stanowią wzorzec dla pól znajdujących się na formularzu kontrahenta należącego do danej grupy lub grupy jej podrzędnej. W czasie definiowania kontrahenta lub grupy podrzędnej wartości z pól wzorca będą automatycznie przenoszone na ich karty. Wyjątek stanowi pole Maska/Konfigurator umożliwiające weryfikację poprawności lub automatyczne nadawanie kodu kontrahenta w oparciu o stworzoną definicję. Gdy użytkownik wprowadzi zmiany w zapisanym wcześniej wzorcu, na głównej zakładce Ogólne zostaną aktywowane parametry pozwalające na aktualizację danych na formularzach grup podrzędnych i kontrahentów należących do grupy:

• Aktualizuj wzorce – dotyczy grup podrzędnych
• Aktualizuj elementy – dotyczy kontrahentów

Obok każdego z tych parametrów znajduje się lista rozwijana z dostępnymi opcjami:

• Zmienione pola - warunkowa – powoduje aktualizację pól zgodnie ze zmianami na wzorcu. Zaktualizowane zostają tylko te pola na karcie grupy/kontrahenta, które przed zmianą miały taką samą wartość jak na wzorcu.

Przykład

Grupa główna (NIP: PL) Kontrahent A3 (NIP: PL) – przypisany bezpośrednio do Grupy Głównej Grupa 1(NIP: DE) – grupa podrzędna do grupy głównej Kontrahent A1 (NIP: RW) – przypisany do Grupy 1 Kontrahent A2 (NIP: PL) – przypisany do Grupy 1 Na formularzu Grupy głównej dokonywana jest zmiana numeru NIP z PL na DE. Użytkownik zaznacza parametry Aktualizuj wzorce (grupy) i Aktualizuj elementy (karty kontrahentów) oraz wybiera opcję Zmienione pola – warunkowa. Zaktualizowane zostanie wyłącznie pole NIP na formularzu Grupy głownej oraz na formularzach kontrahentów: Kontrahent A3, Kontrahent A2.

• Zmienione pola - bezwarunkowa – powoduje aktualizację pól zgodnie ze zmianami na wzorcu. Zaktualizowane zostają wszystkie zmieniane pola, bez względu na ich wartość przed aktualizacją.

Przykład

Grupa główna (NIP: PL) Kontrahent A3 (NIP: PL) – przypisany bezpośrednio do Grupy Głównej Grupa 1(NIP: DE) – grupa podrzędna do grupy głównej Kontrahent A1 (NIP: RW) – przypisany do Grupy 1 Kontrahent A2 (NIP: PL) – przypisany do Grupy 1 Na formularzy Grupy głownej dokonywana jest zmiana numeru NIP z PL na DE. Użytkownik zaznacza parametry Aktualizuj wzorce (grupy) i Aktualizuj elementy (karty kontrahentów) oraz wybiera opcję Zmienione pola – bezwarunkowa. Zaktualizowane zostanie wyłącznie pole NIP na formularzach wszystkich grup i kontrahentów.

• Wszystkie pola- bezwarunkowa – powoduje aktualizację wszystkich pól zgodnie z ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność (np. Kod, Nazwa)

Przykład

Grupa główna (NIP: PL) Kontrahent A3 (NIP: PL) – przypisany bezpośrednio do Grupy Głównej Grupa 1(NIP: DE) – grupa podrzędna do grupy głównej Kontrahent A1 (NIP: RW) – przypisany do Grupy 1 Kontrahent A2 (NIP: PL) – przypisany do Grupy 1 Na formularzu Grupy głównej dokonywana jest zmiana numeru NIP z PL na DE. Użytkownik zaznacza parametry Aktualizuj wzorce (grupy) i Aktualizuj elementy (karty kontrahentów) oraz wybiera opcję Wszystkie pola – bezwarunkowa. Zaktualizowane zostaną wszystkie pola, zgodnie z ustawieniami na wzorcu, poza tymi, które naruszyłyby ich unikalność.

Funkcje podzakładek Handlowe, Opis analityczny oraz Dostępność są analogiczne do funkcji zakładek znajdujących się na formularzu definicji kontrahenta.

Pozostałe zakładki

Zakładka Kwestionariusze prezentuje kwestionariusze powiązane z grupą kontrahentów, których definiowanie zostało opisane w artykule Definiowanie kwestionariuszy.  Zakładki Atrybuty i Załączniki występujące także na zakładce Ogólne zawierają listy załączników i atrybutów powiązanych z grupą kontrahentów. Funkcje atrybutów i załączników w systemie zostały szczegółowo opisane w artykułach: Atrybuty i Załączniki.  Zakładka Historia zmian jest widoczna, jeżeli w oknie Konfiguracji zmian (Konfiguracja → Historia→ Konfiguracja) jest zaznaczony parametr Historia przyrostowo. Zakładka zawiera podgląd operacji dokonanych na obiekcie z uwzględnieniem nazwy użytkownika oraz daty zmiany.

Aby dodać nowego kontrahenta, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w panelu ergonomicznym lub w menu głównym nad listą kontrahentów, a następnie z listy rozwijanej wybrać jedną z opcji:

• Wg wzorca – status zostanie pobrany z wzorca grupy kontrahentów, do której jest dodawany kontrahent
• Odbiorca detaliczny
• Podmiot gospodarczy

Uwaga

Po zapisaniu karty kontrahenta zmiana statusu jest możliwa tylko pod warunkiem, że z kontrahentem nie jest powiązany żaden opiekun z dedykowanym rodzajem relacji.

Po wybraniu statusu wyświetli się formularz nowo tworzonego kontrahenta. Po lewej stronie widoku znajduje się nagłówek formularza kontrahenta zawierający następujące pola i parametry wypełniane przez użytkownika. Elementy wspólne dla odbiorcy detalicznego i podmiotu gospodarczego:

• Id - numer identyfikacyjny kontrahenta w bazie danych, pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system
• Kod – pole obowiązkowe, zawiera kod służący do łatwej i szybkiej identyfikacji kontrahenta (np. skrót nazwy), może składać się maksymalnie z 50 znaków. Kody kontrahentów muszą być unikalne.
• NIP – możliwe jest wprowadzanie numeru NIP w postaci cyfr i liter zarówno bez znaków rozdzielających jak i z separatorami. Przed polem znajduje się lista kodów krajów. Dla kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy uzupełnienie pola NIP jest wymagane, jeśli został zaznaczony parametr Podatnik VAT Czynny. Dodatkowo w przypadku zaznaczenia parametru Podatnik VAT czynny oraz wyboru kodu kraju PL w polu weryfikowany jest rodzaj (wyłącznie cyfry) i liczba wpisanych znaków. System umożliwia również pobieranie oraz weryfikację danych kontrahenta z serwisu Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) jak i z serwisu VIES.
• PESEL
• Typ – lista rozwijana pozwalająca na wybranie typu kontrahenta spośród dostępnych możliwości:
  • Krajowy – kontrahent prowadzący działalność w kraju, w którym użytkowany jest system
  • Unijny – kontrahent prowadzący działalność na terenie Unii Europejskiej
  • Pozaunijny – kontrahent prowadzący działalność poza Unią Europejską
• Status – lista rozwijana pozwalająca na wybranie statusu kontrahenta, czyli Podmiot gospodarczy lub Odbiorca detaliczny. Wartość z tego pola ma wpływ na naliczanie kierunku VAT na dokumencie, jeśli na definicji dokumentu została wybrana opcja naliczania kierunku VAT: Zależne od statusu kontrahenta.
• Oznaczenie procedur JPK – pole umożlwiające wybór jednej z wartości słownika uniwersalnego o tej samej nazwie dostępnego w grupie słowników: Transakcje

Oraz parametry:

• Nabywca/Dostawca – parametry dostępne, gdy kontrahenci są wyświetlani na jednej liście
• Odwrotne obciążenie – parametr pozwalający na oznaczenie kontrahenta jako uprawnionego do korzystania z odwrotnego obciążenia. Parametr jest dostępny po zaznaczeniu w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Handel) parametru Obsługa odwrotnego obciążenia. Więcej informacji na temat mechanizmu odwrotnego obciążenia znajduje się w artykule Obsługa odwrotnego obciążenia.
• URL – strona internetowa kontrahenta

Pola z danymi adresowymi znajdujące się na kartach obu typów kontrahentów są uzupełniane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych na zakładce Adresy. Pola i parametry dostępne dla kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy:

• Nazwa – pole obowiązkowe, nazwa może składać się z dowolnej liczby znaków (cyfr i/lub liter). Nazwy kontrahentów mogą się powtarzać.
• REGON
• Jednostka powiązana – parametr umożliwia oznaczenie kontrahentów powiązanych kapitałowo i organizacyjnie. Parametr domyślnie zaznaczony, użytkownik może go odznaczyć w dowolnym momencie pracy z systemem.
• Podatnik VAT czynny – parametr umożliwia oznaczenie kontrahenta jako podmiotu zobowiązanego do opłacenia należnego podatku w wyznaczonym terminie
• W likwidacji – parametr pozwalający na oznaczenie kontrahenta jako podmiotu będącego w likwidacji. Ustawienie parametru jest weryfikowane podczas dodawania zawiadomienia VAT-ZD.

Pola i parametry dostępne dla kontrahenta o statusie Odbiorca detaliczny:

• Imię - pole obowiązkowe
• Nazwisko
• Nr dokumentu tożsamości – numer dokumentu tożsamości identyfikującego kontrahenta
• Data wystawienia – data wystawienia wybranego dokumentu tożsamości
• Organ wydający – organ wydający wybrany dokument tożsamości
• Data urodzenia

Formularz kontrahenta zawiera także zakładki: Adres, Grupy, Handlowe, Limity kredytowe, CRM, Osoby kontaktowe, Księgowe, Rachunki bankowe, Opis analityczny, Dostępność, Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Zakładka Adresy

Na zakładce Adresy użytkownik ma możliwość definiowania i dodawania różnych typów adresów kontrahenta. Dostępne typy adresów to:

• Główny
• Dostawy
• Oddziału
• Korespondencyjny
• Faktury
• Zamieszkania

Na liście adresów znajduję się wygenerowany domyślny adres typu Główny, który może być dowolnie edytowany przez użytkownika, jednak nie może zostać usunięty. Użytkownik może dodać dowolną liczbę adresów kontrahenta, ale tylko jeden adres z każdego typu może być oznaczony jako domyślny. Zaznaczenie parametru Aktywny przy adresie powoduje, że może on być używany w innych miejscach systemu. Adresy mogą być dezaktywowane (archiwizowane) ręcznie poprzez odznaczenie parametru Aktywny. Jeśli adres, który został już użyty w systemie, zostanie zmodyfikowany na formularzu kontrahenta lub na dokumencie, wówczas następuje jego automatyczna archiwizacja. Adres oznaczony jako domyślny dla typu głównego nie może zostać zdezaktywowany ani usunięty. Nie można usuwać także adresów, które już zostały użyte w systemie (np. na dokumencie). W celu wystawienia faktury sprzedaży/zakupu konieczne jest uzupełnienie pola Miasto w danych adresowych kontrahenta. W przeciwnym razie, podczas zatwierdzania dokumentu system wyświetli stosowny komunikat. Wówczas użytkownik może wprowadzić miasto kontrahenta z poziomu dokumentu.

Uwaga

Dezaktywacja adresu jest nieodwracalna.

Na zakładce Adresy dostępne są również podzakładki:

• Dane kontaktowe kontrahenta - zawiera listę danych kontaktowych (np. numer telefonu, e-mail, komunikator) powiązanych z adresem i umożliwia ich dodawanie
• Zgody na przetwarzanie danych osobowych – zgody na przetwarzanie danych osobowych zostały szczegółowo opisane w artykule Rejestr zgód
• Dane kontaktowe osób - zawiera dane kontaktowe osób kontaktowych wprowadzonych na zakładce Osoby Kontaktowe karty kontrahenta

Zakładka Grupy

Na zakładce Grupy widoczne są grupy, w których znajduje się kontrahent. W tym miejscu użytkownik ma możliwość edytowania przynależności kontrahenta do grup.

Zakładka Handlowe

Zakładka Handlowe umożliwia zdefiniowanie parametrów i danych wykorzystywanych podczas transakcji handlowych z kontrahentem, czyli:

• Płatność – forma płatności przypisana do kontrahenta. Wartość z tego pola podpowiada się automatycznie na dokumencie wystawianym na danego kontrahenta.
• Termin – domyślny termin płatności dla kontrahenta. Przy wystawianiu dokumentu handlowego na danego kontrahenta termin płatności jest wyznaczany w oparciu o wartość pochodzącą z tego pola oraz datę wystawienia dokumentu.
• EOM – parametr umożliwiający wyznaczenie terminu płatności dla kontrahenta na koniec miesiąca
• Koryguj o – wartość z zakresu [-1000, 1000] wprowadzona w tym polu wskazuje, o ile dni ma zostać skorygowany termin płatności, wyznaczony na koniec miesiąca. Pole jest dostępne dopiero po aktywowaniu parametru EOM.
• Split payment – parametr dostępny po zaznaczeniu parametru Obsługa split payment na formularzu definicji firmy (Konfiguracja->Struktura firmy->Firma). Umożliwia rozliczanie płatności z kontrahentem z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, który został szczegółowo opisany w kategorii Split payment (mechanizm podzielonej płatności).
• Waluta – lista rozwijana, pozwala na wybranie waluty dla kontrahenta spośród walut zdefiniowanych w systemie
• Skonto – pozwala na przypisanie domyślnego skonta dla kontrahenta.
• Sposób dostawy – sposób dostawy towaru przypisany dla kontrahenta. Lista rozwijana, zawiera domyślną wartość Odbiór własny. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości w słowniku uniwersalnym Transakcje → Sposoby dostawy.

Sekcja Aplikacje dotyczy aplikacji Comarch B2B pozwalającej nabywcom na przeglądanie stanów magazynowych i składanie zamówień przez przeglądarkę internetową. Lista rozwijana Magazyn B2B pozwala na wybranie magazynu, do którego ma trafić zamówienie złożone u kontrahenta. Sekcja nie jest dostępna dla kontrahentów oznaczonych tylko jako Dostawca. Sekcja Rozchodowe typy cen umożliwia dodawanie rozchodowych typów cen dla nabywcy. Nie jest ona dostępna dla kontrahentów oznaczonych tylko jako Dostawca. Pole Formaty EDI pozwala na dodawanie formatów elektronicznej wymiany dokumentów (faktur i zamówień).

Zakładka CRM

Zakładka CRM zawiera następujące pola uzupełniane przez użytkownika: Sekcja Ogólne:

• Rodzaj – lista rozwijana, zawiera predefiniowane wartości: Kontrahent, Partner, Potencjalny klient, Prospekt. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych rodzajów w słowniku uniwersalnym CRM → Rodzaj.
• Forma prawna – lista rozwijana, zawiera predefiniowane wartości: Inna działalność, Jednoosobowa działalność gospodarcza, Przedsiębiorstwo państwowe, Spółdzielnia, Spółka akcyjna, Spółka cywilna, Spółka jawna, Spółka komandytowa, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych rodzajów w słowniku uniwersalnym CRM → Forma prawna.
• Branża – lista rozwijana umożliwiająca wskazanie branży działalności osoby kontaktowej. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych branż w słowniku uniwersalnym CRM → Branże.
• PKD (Polska klasyfikacja działalności) – wpisanie odpowiedniego numeru PKD spowoduje wybranie odpowiadającej mu działalności w polu Branża
• Źródło pozyskania – lista rozwijana umożliwiająca wskazanie sposobu, w jaki udało się pozyskać osobę kontaktową. Użytkownik ma możliwość definiowania nowych źródeł w słowniku uniwersalnym CRM → Źródło pochodzenia.

Sekcja Lojalność:

• Liczba punktów - pole informacyjne przedstawiające ilość zgromadzonych przez kontrahenta punktów lojalnościowych. Punkty przypisywane są artykułom w cennikach.
• Numer karty lojalnościowej – pole umożliwiające wybór karty lojalnościowej dla kontrahenta spośród tych zarejestrowanych w systemie.
• Aktualny stan karty

Sekcja Stan przedsiębiorstwa:

• Zatrudnienie – liczba zatrudnionych przez kontrahenta pracowników
• Przychody – wysokość przychodów kontrahenta za poprzedni rok
• Stan finansów – lista rozwijana pozwalająca na określenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Domyślnie zdefiniowane wartości to: Brak danych, Dobry, Zły. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości w słowniku uniwersalnym CRM → Stan finansów

Sekcja Pozyskiwanie nowego klienta (dane ułatwiające oszacowanie kosztów związanych z nawiązaniem współpracy z zarejestrowanym w systemie kontrahentem):

• Status – lista rozwijana, zawiera predefiniowane wartości: Kontakt w przyszłości, Nawiązano kontakt, Niechciany, Nowy, Podjęto próbę kontaktu, Utracony, W koszu. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych wartości w słowniku uniwersalnym CRM → Status działań.
• Szacowane koszty w okresie od-do – prognozowane koszty rozpoczęcia współpracy z kontrahentem

Sekcja Lista opiekunów pozwala na wybieranie opiekunów kontrahenta spośród pracowników zarejestrowanych w systemie. Szczegółowe informacje na temat funkcji modułu CRM znajdują się w kategorii CRM i RODO.

Zakładka Rachunki bankowe

Zakładka Rachunki bankowe prezentuje listę rachunków bankowych przypisanych do kontrahenta oraz umożliwia ich dodawanie/edycję/usuwanie. Aby zapisać nowy rachunek bankowy należy uzupełnić pola:

• Bank – lista banków zdefiniowanych z poziomu Główne -> Banki
• Numer
• Typ – lista rozwijana pozwalająca na określenie rodzaju dodawanego rachunku (NRB, IBAN, Inne)

Na liście rachunków bankowych, oprócz powyższych pól prezentowana jest również informacja o przeprowadzonej weryfikacji danego rachunku (kolumna Zgłoszony) oraz dacie jej wykonania. Weryfikacja rachunku bankowego Dla firm rozliczających podatek VAT w Polsce, z poziomu zakładki Rachunki bankowe, istnieje możliwość weryfikacji rachunku na tzw. Białej liście podatników. Przycisk Weryfikacja rachunku jest dostępny jeżeli:

• na firmie zaznaczono parametr
• do kontrahenta przypisany jest co najmniej jeden rachunek bankowy
• kontrahent posiada zdefiniowany NIP lub REGON

Po wybraniu przycisku, system wyświetli komunikat zawierające informacje o wyniku weryfikacji.

Uwaga

Weryfikacja rachunku bankowego jest możliwa wyłącznie w trybie online. Usługa dostępna jest tylko dla użytkowników, którzy posiadają aktualny klucz licencyjny.

Wywołanie weryfikacji rachunku jest rejestrowane na formularzu kontrahenta oraz na zakładce Historia zmian dostępnej na formularzu rachunków bankowych. Prezentowane są tam informacje o:

• numerze rachunku, który podlegał sprawdzeniu
• dacie wywołanej weryfikacji
• lub REGONie kontrahenta
• Wyniku weryfikacji – Zgłoszony: Tak/Nie

Pozostałe zakładki

Zakładka Limity kredytowe umożliwia dodawanie limitów kredytowych, które mają wpływ na transakcje dokonywane z nabywcą.

Uwaga

Zakładka jest niedostępna dla kontrahentów oznaczonych jedynie jako Dostawcy.

Zakładka Rabaty prezentuje informacje o aktualnych rabatach powiązanych z kontrahentem. Więcej informacji na temat działania rabatów w systemie znajduje się w kategorii Rabaty. Zakładka Kupony prezentuje informacje o aktualnych promocjach kuponowych dostępnych dla edytowanego kontrahenta. Więcej informacji na temat kuponów znajduje się w artykule Promocje kuponowe. Zakładki Osoby kontaktowe umożliwia powiązywanie osób kontaktowych z kontrahentem. Więcej informacji na temat osób kontaktowych znajduje się w kategorii Osoby kontaktowe. Zakładka Księgowe prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego kontrahenta. Zakładka Dostępność zawiera drzewo centrów, dla których dostępny jest kontrahent oraz umożliwia ich dołączanie i odłączanie. Zakładki Opis analityczny, Atrybuty i załączniki, Historia zmian zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia Zmian.    

Historia kontrahenta pozwala na przeglądanie operacji przeprowadzonych z udziałem danego kontrahenta. Aby otworzyć historię kontrahenta, należy wybrać przycisk [Historia] dostępny w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą kontrahentów. Formularz historii kontrahenta podzielony jest na zakładki: Zbiorczo, Wg grup artykułów, Wg kodów artykułów.

Zakładka Zbiorczo

Zakładka Zbiorczo zawiera chronologicznie ułożoną listę dokumentów wystawionych na danego kontrahenta. Lista składa się z kolumn:

• Data – data dokumentu
• Typ – typ dokumentu
• Numer dokumentu
• Kontakt – numer osoby kontaktowej kontrahenta
• Netto – wartość netto dokumentu wyrażona w walucie systemowej
• Vat – wartość podatku VAT wyrażona w walucie systemowej
• Brutto – wartość brutto dokumentu wyrażona w walucie systemowej
• Zaległość - zaległości kontrahenta wynikającej z nieuregulowania płatności wskazanej w dokumencie wyrażona w walucie systemowej
• Waluta

Zakładka Wg grup artykułów

Zakładka Wg grup artykułów zawiera informacje o łącznej ilości i wartości transakcji posortowane według grup artykułów biorących w nich udział. Lista składa się z kolumn:

• Grupa artykułu
• Ilość
• Wartość
• Cena (średnia) – średnia cena artykułu z danej grupy
• Waluta – jeżeli artykuły były dodawane na dokumenty w firmach o różnych walutach, wówczas dana grupa artykułów zostanie wyświetlona w tylu wierszach, w ilu walutach systemowych zarejestrowano dokumenty na danego kontrahenta

Zakładka Wg kodów artykułów

Zakładka Wg kodów artykułów informacje o łącznej ilości i wartości transakcji posortowane według kodów i nazw artykułów biorących w nich udział. Lista składa się z kolumn:

• Kod artykułu
• Nazwa artykułu
• Ilość
• Wartość
• Cena (średnia) – średnia cena każdego z artykułów
• Waluta
• Ostatnia cena (domyślnie ukryta) - jednostkowa cena netto artykułu z ostatnio wystawionego dokumentu, na którym artykuł ten występuje jako pozycja
• Producent (domyślnie ukryta)

Filtrowanie

Każda z list posiada domyślny filtr, na którym znajdują się pola:

• Data od/do – wyszukiwanie transakcji według daty wystawienia
• Magazyn –wyszukiwanie transakcji według magazynu
• Kategoria podziału artykułów – lista rozwijana, dostępna tylko dla zakładki Wg grup artykułów
• Artykuł – pole dostępne tylko dla zakładki Zbiorczo, pozwala na wyszukiwanie transakcji według biorącego w niej udział artykułu (do wyboru spośród artykułów zarejestrowanych w systemie)
• Stan dokumentu – lista rozwijana zawierająca domyślne wartości: Niezatwierdzony, Zatwierdzony
• Typ dokumentu

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

W trakcie definiowania kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy użytkownik ma możliwość weryfikacji jego numeru NIP w serwisach GUS i VIES,a także sprawdzenia jego statusu VAT. Służy do tego lista rozwijana znajdująca się obok pola NIP w nagłówku formularza kontrahenta zawierająca opcje: GUS, VIES oraz VAT.

Weryfikacja numeru NIP w bazie GUS i VIES

Po wprowadzeniu odpowiedniej wartości w polu NIP w nagłówku formularza kontrahenta należy wybrać z listy rozwijanej serwis, z którego zostaną pobrane dane. Dla kontrahentów polskich dostępne jest weryfikacja w bazach GUS i VIES, natomiast dla kontrahentów pochodzących z Unii Europejskiej dostępna jest weryfikacja wyłącznie w bazie VIES. Opcja weryfikacji nie jest dostępna dla kontrahentów niepochodzących z krajów unijnych lub w przypadku wprowadzenia błędnego formatu numeru NIP.

Uwaga

Do poprawnego działania funkcji pobierania danych z GUS i VIES konieczne jest odblokowanie portów: 443 i 80 oraz adresów: www.erp.comarch.pl, http://ec.europa.eu/ (dla GUS) i https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl (dla VIES).

Uwaga

Weryfikacja w VIES i GUS jest możliwa wyłącznie w trybie online. Usługa dostępna jest tylko dla użytkowników, którzy posiadają aktualny klucz licencyjny.

W przypadku poprawnej weryfikacji numeru NIP system wyświetli okno potwierdzające weryfikację.

Zaznaczenie parametru Edytuj dane przed aktualizacją umożliwia edycję danych na formularzu. W przypadku negatywnej weryfikacji numeru NIP system wyświetli okno:

Weryfikacja statusu VAT podmiotu

W przypadku polskich podmiotów gospodarczych, poza weryfikacją numeru NIP, użytkownik może sprawdzić również ich status VAT. Służy do tego opcja VAT dostępna na liście rozwijanej przy polu NIP.

Uwaga

Weryfikacja statusu VAT kontrahenta jest możliwa jedynie w trybie online. Do poprawnego działania funkcji pobierania danych konieczne jest odblokowanie portu: 443 oraz adresu: https://ppuslugi.mf.gov.pl/.

W przypadku negatywnej weryfikacji system wyświetli stosowną informację w polu Wynik weryfikacji.  

Pole Maska na formularzu grupy kontrahentów (zakładka Ogólne) umożliwia określenie zasad, według których ma być definiowany kod kontrahenta dodawanego do danej grupy. Jeśli grupa kontrahentów posiada zdefiniowaną maskę, to na jej podstawie, podczas dodawania kontrahenta do grupy, system weryfikuje poprawność nadawanego mu przez użytkownika kodu. Maska kodu jest tworzona według następujących zasad składni RegEx:

• Najpierw należy wstawić znak specjalny, który opisuje rodzaj i zakres używanych w kodzie znaków, np:
  • [] – wskazanie elementu z listy
  • () – zawartość nawiasu to element
  • $ – koniec wiersza
  • ^ – dopasowanie do początku pola (oznacza to, że znak następujący po ^ musi być początkiem wyrażenia)
• Następnie, jeśli kod ma zawierać liczby, stosowane się kwantyfikatory numeryczne, np.:
  • \d – dowolna liczba cyfr
  • \d? – zero lub jedna cyfra
  • \d – jedna cyfra
• Aby móc użyć w kodzie znaku białego (np. spacja, znak tabulacji), należy dodać \s pomiędzy wyrażeniami.
• Pozostałe znaki wpisywane są na stałe do maski (np. aa\d oznacza, że kody mogą być tylko w postaci aa1, aa2, aa3 itp.).

Podstawowe wyrażenia RegEx:

Wyrażenia określające typ znaków możliwych do wprowadzenia

Wyrażenie	Znaczenie	Zaprzeczenie
[abcs23]	znak z listy	[^abcs]
[a-f]	znak z przedziału	[^a-f]
\d	cyfra	\D
\w	litera lub cyfra	\W
\s	znak biały (spacja, enter, tab)	\S
.	dowolny znak

Wyrażenia określające powtórzeń danego wyrażenia

Wyrażenie	Liczba powtórzeń
*	zero lub więcej
+	jeden lub więcej
?	zero lub jeden
{n}	dokładnie n
{n,m}	od n do m

Przykładowe użycia maski RegEx:

Maska	Przykładowe kody
[a-t]{3}	las, por, rok, pas, rak, lat, mak
\d{4}TEKST	2013, 1111, 1999
[a-s]{3}\s\d{4}	rok 2013, pas 1453
\d{1,2}\s[a-z]{3,11}\s{2,4}	1 stycznia 2011, 11 listopada 1999, 5 maja 36
\d{2,4}.\d{2}.\d{2}	2013-07-23, 13-07-23
\d*[a-z]{7}	1trampki, spodnie, 555koszula

Maska może stanowić również element konfiguratora, jednak w takim przypadku nie są obsługiwane następujące wyrażenia:

• wyrażenia zawierające znaki specjalne
• \d
• \w
• \s
• *
• +
• {n,}

Konfiguracja kontrahenta domyślnego

Na karcie kontrahenta, na zakładce Dostępność dodana została kolumna Domyślny. Ustawienie domyślności możliwe jest jedynie do edycji dla operatora należącego do grupy B2_admin. Dodatkowo, z poziomu wstążki nad listą, dodany dostał przycisk [Dostępność] z możliwością globalnego zaznaczenia/odznaczenia parametru dla jednostek struktury firmy.

 

Uwaga

W danym centrum/firmie może być tylko jeden kontrahent domyślny. Ten sam kontrahent może być oznaczony jako domyślny dla wielu centrów/firm.

Na bazach konwertowanych oraz nowo kreowanych, w kolumnie Domyślny parametr pozostaje domyślnie zaznaczony dla kontrahenta Nieokreślonego dla wszystkich centrów struktury. W przypadku dodawania nowej jednostki struktury domyślnie parametr na karcie kontrahenta jest:

• zaznaczony dla kontrahenta Nieokreślonego dla nowo dodanej firmy głównej
• zaznaczony dla kontrahenta Nieokreślonego dla nowo dodanego centrum, jeżeli w konfiguracji odznaczony jest parametr Automatyczne dołączanie nowo dodanego centrum do obiektów w centrum nadrzędnym
• zaznaczony dla kontrahenta domyślnego dla firmy nadrzędnej dla nowo dodanego centrum, jeżeli w konfiguracji zaznaczony jest parametr Automatyczne dołączanie nowo dodanego centrum do obiektów w centrum nadrzędnym

Informacja o powiązanym z centrum/firmą kontrahencie domyślnym jest prezentowana również z poziomu struktury praw.

Uwaga

Nie ma możliwości zaznaczenia domyślności na kontrahencie ustawionym jako wewnętrzny dla jakiekolwiek centrum w strukturze. Blokowana jest również możliwość powiązania kontrahenta jako wewnętrznego, jeżeli wcześniej został oznaczony jako domyślny, dla jakiegokolwiek centrum/firmy.

W przypadku próby odznaczenia dostępności kontrahenta dla centrum/firmy, dla której został on oznaczony jako domyślny, w systemie wyświetlany jest odpowiedni komunikat o blokadzie takiej operacji do momentu oznaczenia innego kontrahenta jako domyślnego.

Obsługa kontrahenta domyślnego na dokumentach

Od wersji 2023.0 obsługa kontrahenta domyślnego została udostępniona dla dokumentów:

• zamówień sprzedaży
• paragonów
• faktur sprzedaży
• wydań zewnętrznych

Podczas dodawania nowego dokumentu system weryfikuje kontrahenta oznaczonego jako domyślny w kontekście centrum/firmie, która jest właścicielem dokumentu i automatycznie pobiera standardowe ustawienia z jego karty (np. warunki handlowe). W przypadku:

• operacji kasowo-bankowych, dokumentów kompensaty oraz dokumentów FSVV i KFSV generowanych do ZSD i KSD – pobierany jest zawsze kontrahent Nieokreślony (niezależnie od ustawień domyślności)
• Tax Free – pobierany jest kontrahent z pierwotnego paragonu

Uwaga

Nie ma możliwości wygenerowania dokumentu TF do pagonu wystawionego na kontrahenta domyślnego o statusie pomiot gospodarczy.

Dla dokumentów wystawionych na kontrahenta domyślnego zachowana została możliwość edycji danych kontrahenta na dokumencie, jeżeli jest on oznaczony jako domyślny dla centrum będącego właścicielem dokumentu. Analogicznie jak w przypadku kontrahenta nieokreślonego, do edycji na dokumentach w stanie zainicjowanym oraz niezatwierdzonym pozostają następujące pola:

• Nazwa
• Imię
• Nazwisko
• Prefiks oraz numer NIP
• REGON
• PESEL

Edycja danych kontrahenta domyślnego na zatwierdzonych dokumentach obsługiwana jest według standardowego uprawnienia grupy operatorów.