Lista urzędów zawiera informacje o zdefiniowanych w systemie instytucjach, które niezbędnych czasem do wskazania przy:

• dokonywaniu płatności
• wykonywaniu operacji kasowo-bankowych
• wypełnianiu deklaracji VAT

Aby otworzyć listę urzędów, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Urzędy].

W lewym panelu znajduje się drzewo grup urzędów, do których można przypisywać nowo definiowane instytucje. Domyślnie zdefiniowane w systemie typy to: Urząd Celny i Urząd skarbowy. Użytkownik ma możliwość definiowania własnych grup urzędów w słowniku uniwersalnym Ogólne → Typy urzędów.

Menu listy urzędów zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie/edytowanie/usuwanie urzędów oraz funkcje związane z wydrukami.

Lista urzędów składa się z kolumn:

• Kod – kod urzędu zdefiniowany przez użytkownika
• Kod urzędu – kod identyfikacyjny urzędu nadany przez organy państwowe
• Nazwa
• Miasto
• Rodzaj – wartość pobierana ze słownika uniwersalnego Typy urzędów

Aby dodać nowy urząd, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą urzędów. Wówczas wyświetli się formularz definicji nowego urzędu. Po lewej stronie znajduje się nagłówek formularza urzędu zawierający następujące pola i parametry:

• Id – numer identyfikacyjny urzędu w bazie danych, pole nieedytowalne, numer jest nadawany automatycznie przez system
• Aktywny – zaznaczenie parametru powoduje, że urząd może być używany w systemie
• Kod – pole obowiązkowe, kod służący do łatwej i szybkiej identyfikacji urzędu (np. skrót nazwy), może składać się maksymalnie z 50 znaków (liter i/lub cyfr). Kody urzędów muszą być unikalne.
• Nazwa – pole obowiązkowe, może składać się maksymalnie z 500 znaków (liter i/lub cyfr).
• Kod identyfikacyjny – numer identyfikacyjny urzędu nadany przez organy państwowe
• Typ – lista rozwijana, zawierająca wartości zdefiniowane w słowniku uniwersalnym Typy urzędów
• URL – strona WWW urzędu
• Pola Adres, Telefon i E-mail są uzupełniane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w polach zakładki Adres na formularzu urzędu.

Ponadto formularz urzędu podzielony jest na zakładki: Adres, Rachunki, Księgowe, Atrybuty, Załączniki. Zakładka Adres umożliwia wprowadzenie danych adresowych oraz kontaktowych (np. numer telefonu lub adres e-mail) urzędu.

Zakładka Rachunki prezentuje listę rachunków bankowych przypisanych do urzędu oraz umożliwia ich dodawanie/edycję/usuwanie. Zakładka Księgowe prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego urzędu. Zakładki Atrybuty i Załączniki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.   

Lista banków zawiera informacje o instytucjach finansowych, w których firma, kontrahenci, pracownicy i urzędy mają założone rachunki bankowe i które pośredniczą w operacjach finansowych. Aby otworzyć listę banków, należy przejść do menu Główne i z grupy przycisków Listy słowników wybrać przycisk [Banki].

Menu listy banków zawiera standardowe przyciski pozwalające na dodawanie/edytowanie/usuwanie banków oraz przyciski związane z wydrukami. Ponadto w menu znajduje się przycisk pozwalający na importowanie listy banków z KIR (Krajowa Izba Rozliczeniowa).

Lista banków składa się z kolumn:

• Kod
• Nazwa
• Numer rozliczeniowy – numer identyfikujący dany bank
• Numer SWIFT
• Typ numerów rachunków – dostępne wartości to IBAN, NRB, inne
• Aktywny – parametr informujący o tym, czy dany bank może być używany w systemie

 

Aby dodać nowy bank, należy wybrać przycisk [Dodaj] znajdujący się w menu głównym lub w panelu ergonomicznym nad listą banków. Wówczas wyświetli się formularz definicji nowego banku. Po lewej stronie widoku znajduje się nagłówek formularza banku zawierający następujące pola i parametry:

• Aktywny - zaznaczenie parametru powoduje, że bank może być używany w systemie
• Kod - pole obowiązkowe, zawiera kod służący do łatwej i szybkiej identyfikacji banku (np. skrót nazwy), może składać się maksymalnie z 10 znaków (liter i/lub cyfr). Kody banków muszą być unikalne
• Numer rozliczeniowy – pole obowiązkowe, numer identyfikujący dany bank. Liczba cyfr możliwa do wpisania w polu różni się w zależności od wybranego typu numeru rachunku (NRB – 8 cyfr, IBAN, inne – 12 cyfr).
• Typ numeru rachunków – lista rozwijana, do wyboru są następujące wartości
  • Inne
  • IBAN – Międzynarodowy Numer Rachunku Bankowego używany w operacjach międzynarodowych
  • NRB – Numer Rachunku Bankowego używany w operacjach krajowych
• URL – strona WWW banku
• Pola Adres, Telefon i E-mail są uzupełniane automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w polach zakładki Adres na formularzu definicji banku.
• Wymiana danych za pomocą Web Service – parametr widoczny tylko dla banku ING. Dla rozpoznania banku znaczenie mają 4 cyfry numeru rozliczeniowego (ING - 1050).

Ponadto formularz banku podzielony jest na zakładki: Adresy, Księgowe, Usługa sieciowa, Adres, Atrybuty, Załączniki.

Zakładka Adresy

Zakładka umożliwia wprowadzenie danych adresowych oraz kontaktowych (np. numer telefonu lub adres e-mail) banku.

Adresy banków można definiować również za pomocą przycisków dostępnych w menu głównym, w grupie przycisków Adresy.

Zakładka Księgowe prezentuje domyślne konta księgowe przypisane do danego banku.

Zakładka Usługa sieciowa

Zakładka Usługa sieciowa widoczna jest wyłącznie po zaznaczeniu parametru Wymiana danych za pomocą Web Service w nagłówku formularza banku. Na zakładce umieszczone są parametry dotyczące przelewów walutowych i listy certyfikatów do rejestracji w systemie certyfikatu transportowego koniecznego do połączenia z danym bankiem.

W sekcji Przelewy walutowe dostępne są pola:

• Opłatę ponosi – do wyboru są opcje:
  • Zleceniodawca
  • Zleceniobiorca
  • Po równo – opcja domyślna
• Osoba kontaktowa
• Kontakt

W sekcji Certyfikaty komunikacyjne prezentowane są kolumny:

• Użytkownik
• Nazwa certyfikatu

W sekcji możliwe jest dodanie certyfikatu transportowego w powiązaniu z zalogowanym operatorem. Certyfikat może być usunięty wyłącznie przez administratora systemu lub przez operatora, do którego jest przypisany.

Zakładki Atrybuty i Załączniki

Zakładki zostały szczegółowo opisane w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian. 

Opcja Import z KIR pozwala na automatyczne pobieranie i aktualizowanie danych banków z Krajowej Izby Rozliczeniowej. Wybranie przycisku [Import z KIR] znajdującego się w menu głównym spowoduje otwarcie okna Parametry importu słownika banków z bazy KIR zawierającego następujące pola i parametry:

• Nie wykonuj importu, jeżeli źródło jest starsze niż dla ostatnio wybranego importu – parametr jest dostępny tylko wtedy, gdy w bazie danych był już wcześniej dokonywany import banków z KIR. W przypadku pozostawienia zaznaczonego parametru import nie zostanie przeprowadzony, jeżeli plik danych banków znajdujących się na serwerze nie został zaktualizowany od czasu poprzednio wykonanego importu. Odznaczenie parametru spowoduje, że dane zostaną pobrane niezależnie od daty utworzenia pliku danych bankowych.
• Sposób importu – lista rozwijana zawierająca następujące opcje do wyboru:
  • Aktualizuj istniejące i dopisz nowe banki – importuje nowe banki oraz aktualizuje dane banków już znajdujących się na liście
  • Tylko nowe banki – importuje wyłącznie banki, które jeszcze nie znajdują się na liście. Dane banków już istniejących w systemie nie są aktualizowane.

Uwaga

Do przeprowadzenia importu banków z KIR konieczne jest zainstalowanie programu Microsoft Database Engine 2010.