Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur KSeF jest to jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie KSeF w firmie jest obowiązkowe dla:

• dużych przedsiębiorstw od 1.02.2026 - w przypadku, gdy wartość sprzedaży brutto (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku
• pozostałych przedsiębiorstw od 1.04.2026.

Fakturą ustrukturyzowaną nazywana jest faktura wystawiana przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (KSeF), oznaczona przydzielonym w tym systemie numerem identyfikującym fakturę. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy detalicznego lub kontrahenta zagranicznego. W przypadku, gdy odbiorca nie wyrazi zgodny na taką formę dokumentu, wystawca ma prawo wystawić fakturę ustrukturyzowaną w systemie, jednak przekazanie jej odbiorcy powinno odbyć się w uzgodniony z nim sposób.

Uwaga

Aby komunikacja z KSeF odbywała się prawidłowo, należy odblokować adresy IP:

• 145.237.204.182 - dostęp do środowiska demo
• 145.237.204.187 - dostęp do środowiska produkcyjnego

Dodatkowo należy odblokować port 443.

Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą:

• Certyfikatu – możliwe jest wskazanie certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu KSeF. W przypadku certyfikatu KSeF pobierane są jako dwa oddzielne pliki .cert oraz .key, które w należy scalić w jeden. Szczegóły znajdują się w artykule Uwierzytelnianie za pomocą certyfikatu KSeF.

Uwaga

Certyfikaty są zapisywane w magazynie certyfikatów Windows.

• Tokenu – możliwe jedynie do 31.12.2026, po tym terminie wykorzystanie tokenu zostanie wyłączone.

W artykule opisano uwierzytelnienie na środowisku demonstracyjnym KSeF z wykorzystaniem certyfikatu KSeF. Aby móc skorzystać z certyfikatu KSeF po aktualizacji, należy zainstalować wygenerowany certyfikat w Windows według poniższej instrukcji.

Uwaga

Generowanie certyfikatu do środowiska produkcyjnego odbywa się analogicznie jak dla środowiska demo.

Metoda dla Windows 10/11 i Windows Server 2019 lub nowszych:

1. Zalogować się na stronie Zaloguj – Krajowy System e-Faktur i wygenerować pliki z rozszerzeniem  *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Wprowadzone hasło do certyfikatu musi zostać zapamiętane i przechowywane w bezpiecznym miejscu. Zalecanym jest zapisanie certyfikatu w katalogu na dysku C: C:\KSEF\.
2. Oba certyfikaty .cert oraz .key muszą zostać ze sobą scalone w tym celu należy pobrać darmowy program OPEN SSL – https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL_Light-3_6_0.exe i zainstalować go z domyślnymi ustawieniami.
3. Wybrać przycisk [Start] na pasku zadań Windows, wpisać cmd i nacisnąć [Enter]. Uruchomiony zostanie Wiersz Poleceń.
4. W oknie należy wprowadzić: cd  C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin i zatwierdź Enterem
5. Kolejno należy wpisać poniższe polecenie wcześniej zmieniając w nim nazwy plików „NAZWA_PLIKU” na nazwę wygenerowanego certyfikatu.1): openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\ NAZWA_PLIKU.crt
6. Podczas wykonywania skryptu pojawi się pytania o hasło – należy wpisać hasło z pkt.1 (hasło należy powtórzyć kilka razy zgodnie z wyświetlonymi poleceniami). Wpisywane hasło nie jest widoczne.
7. Zamknąć wiersz poleceń i przejść do C:\KSEF w którym utworzył się plik z rozszerzeniem cert_export.pfx. Kliknij w niego dwukrotnie i zainstaluj go w Windows. Podczas instalacji należy zaznaczyć parametr Oznacz ten klucz jako eksportowalny.

Stanowisko jest gotowe do wysyłania lub importu faktury do/z KSeF w systemie. Nowy certyfikat pojawi się na automatycznie na liście certyfikatów. Wystawcą będzie Test CCK KSeF Jak rozpoznać czy zainstalowany certyfikat KSeF w Windowsie jest z właściwego środowiska? Ministerstwo Finansów stworzyło środowisko: produkcyjne, demo (preprodukcyjne). Na każdym z nich można wygenerować certyfikat KSeF, ale będzie on działał tylko w tym jednym środowisku. Jak te certyfikaty są widoczne w Windowsie, przedstawia poniższa tabela.

Środowisko	Wystawiony dla	Wystawiony przez	Opis
Produkcyjne – MCU	Prawidłowe Imię i nazwisko + (uwierzytelnienie)	CCK KSeF	Będzie można użyć po 01.02.2026
Demo	Prawidłowe Imię i nazwisko + (uwierzytelnienie)	TEST CCK KSeF

Metoda dla Windows Server 2016:

1. Zainstalować pełną wersję OpenSSL (nie "Light", jeżeli taka została zainstalowana to należy ją odinstalować). https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL-3_6_0.exe
2. Uruchomić Wiersz polecenia (CMD).
3. Wskazać lokalizację modułów (dla wersji 3.x): set OPENSSL_MODULES=C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin (ścieżka może się różnić zależnie od instalacji, plik legacy.dll musi znajdować się we wskazanym folderze)
4. Wywołać komendę z parametrami legacy i SHA1: "C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin\openssl.exe" pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_final.pfx -inkey C:\KSEF\NAZWA.key -in C:\KSEF\NAZWA.crt -certpbe PBE-SHA1-3DES -keypbe PBE-SHA1-3DES -macalg sha1 -provider legacy -provider default

Na formularzu kontrahenta dostępna jest sekcja z parametrami dotyczącymi KSeF, w przypadku gdy:

• w formularzu firmy została włączona obsługa KSeF
• typ kontrahenta: Krajowy
• status kontrahenta: Podmiot gospodarczy

W przypadku zmiany, któregokolwiek z powyższych parametrów sekcja dotycząca KSeF zostanie ukryta.

Dostępne parametry: Odbiór faktur przez KSeF – wartość możliwa jest do zmiany w każdym momencie pracy z systemem. Wysyłka maila o FS w KSeF -  umożliwia informowanie Nabywcy za pomocą wiadomości e-mail o wystawieniu faktury, a następnie przesłaniu jej do KSeF. Po skonfigurowaniu wysyłek mailowych w Comarch ERP Altum oraz zaznaczeniu parametru, w momencie odbioru UPO oraz nadaniu numeru KSeF, na wskazane konto mailowe kontrahenta automatycznie wysyłana jest wiadomość o wystawieniu faktury. Na karcie kontrahenta na zakładce Dane kontaktowe kontrahenta został dodany Typ E-mail KSeF, gdzie należy uzupełnić dane do wysyłki maila o dokumencie w KSeF. Wprowadzono również znaczniki, które mają na celu rozróżnienie, czy faktura dotyczy członka grupy VAT (GV) lub Jednostki samorządu Terytorialnego (JST).  

W słowniku uniwersalnym Typy załączników dostępne są wartości systemowe Plik KSeF oraz QR KSeF o poniższych parametrach:

• Wartość: Plik KSeF
• Opis: Plik xml (*.xml)|*.xml
• Aktywny: tak
• Domyślny: nie
• Kompresja: tak
• Zapisywanie: Plik w bazie
• Rozmiar: Bez ograniczeń

• Wartość: QR KSeF
• Opis: Obraz png (*.png)|*.png
• Aktywny: tak
• Domyślny: nie
• Kompresja: nie
• Miejsce zapisu: Plik w bazie
• Rozmiar: bez ograniczeń

Eksport pojedynczych dokumentów źródłowych do KSeF (FS i FSL) Eksport dokumentów może zostać uruchomiony ręcznie lub automatycznie. W przypadku ręcznego eksportu, przycisk dostępny jest jeżeli:

• zalogowany użytkownik ma uprawnienie do eksportu dokumentów do KSeF – uprawnienie Wysyłanie faktur do KSeF
• dokument jest w stanie Zatwierdzony, Zafiskalizowany, Zaksięgowany, Zaksięgowany Zafiskalizowany w przypadku FS i FSL
• status KSeF dokumentu ma wartość Nie wysłano lub Odrzucono
• data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od

Uwaga

Eksportować można dokumenty wystawione wyłącznie w firmie, do której należy centrum zalogowanego użytkownika.

W przypadku zaznaczenia, podczas zatwierdzania dokumentu system weryfikuje zapis historii operacji dokumentu:

• jeżeli dokument został poprawnie zweryfikowany, zostanie zatwierdzony, a następnie przesłany do KSeF
• jeżeli weryfikacja dokumentu się nie powiedzie, dokument pozostanie w stanie niezatwierdzonym i nie zostanie przesłany do KSeF.

Eksport pojedynczych korekt do KSeF (KIFS, KWFS, KVFS, KFSL oraz korekty ręczne)

• zalogowany użytkownik ma uprawnienie do eksportu dokumentów do KSeF – uprawnienie Wysyłanie faktur do KSeF
• dokument jest w stanie Zatwierdzony, Zaksięgowany
• dokument korekty jest wysłany do KSeF, dla korekty wystawionej do dokumentu bez względu na to czy dokument źródłowy został wysłany do KSeF. W przypadku dokumentów wystawionych w trybie Offline z wskazaniem opcji Niedostępny lub Awaria w pierwszej kolejności dokument źródłowy musi zostać przesłany do KSEF. W przypadku opcji Awaria całkowita dokument źródłowy ma status Nie podlega i dokument korekt może zostać wysłany do KSeF.
• status KSeF dokumentu ma wartość Nie wysłano, Odrzucono, Nie podlega
• data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od

Eksport wielu dokumentów do KSeF W zależności od ustawienia parametru Tryb eksportu wielu dokumentów, który dostępny jest na formularzu firmy, eksport wielu dokumentów może odbywać się w trybie:

• sesji interaktywnej
• wysyłki wsadowej

Po zaznaczeniu na liście faktur więcej niż jednej pozycji, a następnie wybraniu przycisku Eksport system weryfikuje uprawnienie operatora do eksportu dokumentu do KSeF. W zależności od ustawienia parametru uruchamiany jest proces wysyłki interaktywnej lub wsadowej. Brak nadanych uprawnień blokuje operację. Z zaznaczonych przez użytkownika dokumentów pomijane są te:

• które są w stanie: Zainicjowany, Niezatwierdzony oraz Anulowany
• o statusie KSeF innym niż Nie wysłano, Odrzucono, Nie podlega
• których data wystawienia dokumentu jest wcześniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od
• które zostały już wydrukowane
• które są niezgodne ze schematem faktury ustrukturyzowanej

Dodatkowo, istnieje również możliwość eksportu wielu dokumentów za dany okres – po wybraniu przycisku Eksport za okres i zweryfikowaniu uprawnień operatora, prezentowane jest dodatkowe okno do uzupełnienia szczegółów eksportu:

• Pole Dzień/Zakres dat – pozwala określić daty eksportowanych dokumentów

Uwaga

Nie ma możliwości wskazania daty wcześniejszej od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od.

• Pole Właściciel – umożliwia eksport dokumentów wystawionych we wskazanym centrum
• Przycisk Eksportuj oraz Anuluj – mechanizm weryfikacji eksportu jest analogiczny jak w przypadku przycisku Eksport

Podczas logowania do systemu, jeżeli:

• baza została wykreowana w języku polskim
• na firmie włączona została obsługa KSeF
• dla firmy wskazano grupę stawek VAT -> PL

wyświetlony zostanie komunikat pozwalający również zalogować się do KSeF.

Po wybraniu opcji [TAK], użytkownik może wskazać sposób uwierzytelniania mając do wyboru:

• Certyfikat – pozwala na wskazanie certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu KSeF.
• Token KSeF

Po prawidłowym zalogowaniu użytkownik będzie miał możliwość wysyłania/odbierania faktur z KSeF. Po wybraniu opcji [NIE] operator nie będzie miał możliwości wysyłania/odbierania faktur z KSeF. Aby poprawnie uwierzytelnić się do KSeF, operator musi wybrać opcję [Uwierzytelnianie] z poziomu Menu Główne -> w grupie przycisków KSeF. Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno z możliwością wskazania jednej z dwóch opcji uwierzytelniania (analogicznie jak ma to miejsce podczas logowania). W przypadku gdy na firmie włączona jest obsługa KSeF, dodatkową informacją dotyczącą aktualnego połączenia do KSeF jest ikona w prawym dolnym rogu systemu:

• Zielona kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik jest uwierzytelniony
• Żółta kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik nie jest uwierzytelniony
• Czerwona kropka – włączony został tryb Offline z opcją Niedostępność lub Awaria
• Czarna kropka – włączony został Offline z opcją Awaria całkowita

Wskazówka

Połączenie z KSeF będzie utrzymywane około 7 dni. Access token odświeżany jest co 10 minut, na podstawie Refresh Tokena utrzymującego informacje 7 dni.

W przypadku włączenia trybu Offline i powrotu po czasie niedostępności do trybu Online, koniecznym jest wykonanie ponownego uwierzytelnienia, w tym celu wystarczy wejść z poziomu Menu Główne wybrać opcję Uwierzytelnianie. Jeśli nie upłynął 7 dniowy okres dla refresh tokena, nie będzie konieczności ponownego uwierzytelniania.

Aby włączyć obsługę KSeF na formularzu firmy w sekcji Handel należy zaznaczyć parametr Obsługa KSeF od. Parametr ten:

• prezentowany jest na formularzu wyłącznie, jeżeli Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL
• można zaznaczyć/odznaczyć w dowolnym momencie pracy z systemem
• domyślnie jest odznaczony na bazach nowo kreowanych oraz konwertowanych

Po zaznaczeniu parametru prezentowana jest dodatkowe pole umożliwiające wskazanie daty rozpoczęcia obsługi KSeF (domyślnie ustawiana jest data bieżąca) oraz dodatkowa zakładka KSeF na formularzu firmy. Na zakładce dostępne są poniższe parametry:

• Automatyczne pobieranie plików wysłanych faktur jako załączniki (domyślnie zaznaczony)
• Pobieranie UPO jako załączniki (domyślnie zaznaczony)
• Automatyczna weryfikacja KSeF przed zatwierdzeniem dokumentu (domyślnie zaznaczony) – system sprawdza, czy dokument spełnia wymagania dokumentów wysyłanych KSeF. Jeśli weryfikacja KSeF zakończy się negatywnie, dokument nie zostanie zatwierdzony.
• Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ - jeżeli parametr jest zaznaczony, system dokonuje identyfikacji artykułów dokumentu otrzymanych w KSeF (xml) z artykułami z bazy danych. W celu powiązania artykułów wyświetli się okno, gdzie należy ręcznie dokonać przypisania artykułów. Dla kolejnych dokumentów wcześniej zdefiniowane powiązania zostaną zastosowane automatycznie, co przyspiesza proces generowania dokumentów FZ.
• Tryb eksportu wielu dokumentów ­– z wartościami:
  • sesja interaktywna (opcja domyślna) – do KSeF wysyłane są pojedyncze faktury, które następnie są przetwarzane asynchronicznie w tle. Po zakończeniu przetwarzania dostępna jest informacja o statusie faktur oraz ewentualnych błędach. Opcja zalecana dla mniejszych przedsiębiorstw wysyłających do KSeF pojedyncze/niewielkie ilości faktur.
  • Wysyłka wsadowa – do KSeF wysyłane są paczki zawierające wiele faktur, które następnie są przetwarzane asynchronicznie w tle. Po zakończeniu przetwarzania paczki dostępna jest informacja o jej statusie, a także możliwość weryfikacji statusów poszczególnych faktur oraz ewentualnych błędów. Opcja zalecana dla dużych przedsiębiorstw wysyłających do KSeF duże wolumeny faktur.
• Wysyłaj numer obcy z dokumentu ZS:
  • zaznaczony – do KSeF zostanie wysłana wartość z pola Numer Obcy, w przypadku gdy wartość ta będzie pusta wysłany zostanie numer systemowy
  • odznaczony – do KSeF zostanie wysłany numer systemowy
• Środowisko pracy KSeF - z dostępnymi opcjami:

• Demo (opcja domyślna)
• Produkcyjne

który umożliwia określenie sposobu pracy komponentu KSeF z wybranym środowiskiem. W przypadku, gdy wygenerowany został już token do komunikacji z KSeF, przed zmianą środowiska należy w pierwszej kolejności usunąć token.

Uwaga

Tryb demo dostępny jest wyłącznie dopóki do KSeF nie zostanie przesłany żaden dokument w trybie produkcyjnym.

• Uwierzytelnianie - sekcja uzupełniana jest automatycznie podczas generowania tokena na podstawie właściwości certyfikatu, dla którego generowany jest dany token. W zależności od danych podanych do certyfikatu pobierany zostaje nr NIP lub PESEL. Jest on niezbędny do prawidłowej komunikacji z KSeF. Certyfikat należy zainstalować na środowisku, gdzie znajduje się system Comarch ERP Altum.

Uwaga

Możliwość autoryzacji za pomocą tokenu możliwa będzie do 31.12.2026. Od 1.01.2027 możliwa będzie jedynie autoryzacja za pomocą certyfikatu KSeF.

Uwaga

Nie ma możliwości uwierzytelniania za pomocą Profilu Zaufanego (PZ).

• Certyfikat Offline – pozwala na wskazanie certyfikatu offline, dzięki któremu będzie możliwość wydrukowania dokumentów w przypadku gdy KSeF został ustawiony w tryb Offline. Tryb offline został opisany tutaj.
• Faktury generuj w rejestrze VAT – należy wskazać rejestr, do którego mają być generowane faktury VAT
• Korekty generuj w rejestrze VAT – należy wskazać rejestr, do którego mają być generowane korekty faktury VAT

Uwaga

Domyślnie, w powyższe dwa pola pobierany jest rejestr ustawiony jako domyślny w danym centrum.

Wskazówka

Jeżeli rejestry VAT nie były dodane w firmie w momencie aktywowania parametru Obsługa KSeF, to po ich zdefiniowaniu dla centrum dla dokumentów FZV i KFZV zostaną one automatycznie zaktualizowane w konfiguracji.

Uwaga

Podczas generowania faktury VAT można zmienić domyślnie ustawiony rejestr na inny, zgodny z ustawieniami na centrum dla dokumentu FZV i KFZV.

• Schema FA – możliwość wskazania schematy wg której ma być generowany plik wysyłany do KSeF. Od 1.02.2026 obowiązującą schemą jest Schema FA(3), bez możliwości zmiany.
• Eksport dokumentów – zawiera parametr Numer dokumentu z wartościami: Obcy, Systemowy (opcja domyślna).
• Licencja KSeF wykorzystywana w synchronizacji z POS – w tej sekcji należy wskazać serwer oraz numer klucza zawierający licencję KSeF, która będzie użyta podczas  synchronizacji.
• Komunikacja KSeF – zawiera dostępną opcję Połączenie, z możliwymi wartościami: Online (opcja domyślna), Offline. Po wybraniu opcji Offline, dostępne są dodatkowe pola, pozwalające określić przyczyny i czas niedostępności:
  • Tryb – pozwala określić przyczynę braku dostępności: Niedostępność, Awaria, Awaria całkowita
  • Data początkowa/Data końcowa – pozwala określić przedział czasowy niedostępności KSeF.

Na wstążce wyświetlanej na zakładce KSeF dodana została nowa grupa przycisków KSeF, zawierająca następujące przyciski:

• Generuj token – wybranie przycisku generuje token dla uwierzytelnionego podmiotu oraz automatycznie wprowadza wartości identyfikatora podmiotu oraz token w dedykowanych polach na zakładce KSeF.
• Usuń token – przycisk aktywny wyłącznie w przypadku, gdy token został już wygenerowany.

   

Na zakładce Komputer w menu System -> Konfiguracja dostępna jest sekcja Załączniki KSeF.

W sekcji wyróżniono pola:

• Folder załączników typu Plik KSeF - należy wskazać lokalizację, do której będą zapisywane załączniki typu Plik KSeF
• Folder załączników QR KSeF - należy wskazać lokalizację, do której będą zapisywane załączniki typu QR KSeF

Na formularzu grupy operatorów (Konfiguracja -> Grupy operatorów), na zakładce Inne uprawnienia, dostępne są następujące uprawnienia:

• Wysyłanie faktur do KSeF
• Pobieranie faktur z KSeF
• Edycja numeru KSeF na zatwierdzonym dokumencie
• Kontrola niewysłanych faktur KSeF – włączenie kontroli pozwala na wyświetlenie monitu podczas zmiany centrum/wylogowania/zamknięcia systemu, dotyczącego istniejących w systemie faktur niewysłanych do KSeF, które posiadają status Zatwierdzony i zostały wystawione po dacie wskazanej w polu Obsługa KSeF na formularzu firmy.

Uprawnienia te są domyślnie odznaczone.

Przycisk [Pobierz UPO] jest dostępny na formularzu oraz liście faktur, jeżeli Status KSeF dokumentu ma wartość Wysłano. Po wybraniu przycisku, w przypadku odpowiedzi KSeF prześle:

• UPO to:
  • status KSeF dokumentu zostaje zmieniony na Pobrano UPO
  • uzupełniony zostanie Numer KSeF na dokumencie
  • jeżeli w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Pobieranie UPO jako załączniki, to dodany zostaje plik xml z UPO jako załącznik. W historii zmian dokumentu zapisywana jest operacja Pobranie UPO KSeF z datę przesłania dokumentu.

• informację, że sesja jest na etapie inicjalizacji lub procesowania to:
  • status KSeF dokumentu nie zostaje zaktualizowany
  • w historii zmian dokumentu zapisywana jest operacja Pobranie UPO KSeF wraz z opisem etapu procesowania
• błąd to:
  • status KSeF dokumentu zostaje zmieniony na Odrzucono
  • W historii zmian dokumentu zapisywana jest operacja Pobranie UPO KSeF wraz z opisem błędu

Dodatkowo, istnieje również możliwość pobrania UPO dla wielu dokumentów za dany okres – po wybraniu przycisku Pobierz UPO za okres prezentowane jest dodatkowe okno do uzupełnienia szczegółów eksportu:

• Pole Dzień/Zakres dat – pozwala określić daty dla których ma zostać pobrane UPO

Uwaga

Nie ma możliwości wskazania daty wcześniejszej od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od.

• Pole Właściciel – umożliwia pobranie UPO dla dokumentów wystawionych we wskazanym centrum
• Przycisk Pobierz oraz Anuluj – mechanizm weryfikacji możliwości pobrania UPO analogiczny jak dla przycisku [Pobierz UPO]

 

Import z KSeF

W menu głównym Zakup, w grupie Dokumenty, dostępna jest lista Import KSeF, która umożliwia import faktur z Krajowego Systemu e-faktur.

Po wybraniu przycisku otwierany jest formularz z listą faktur zakupu zaimportowanych z KSeF, zawierającą takie kolumny jak:

• data wystawienia i wpływu dokumentu
• NIP i nazwa sprzedawcy
• numer obcy
• wartości faktury
• numer faktury
• numer KSeF
• Pracownik

Z tego poziomu, użytkownik ma możliwość ergonomicznie zarządzać procesem importu FZ z KSeF, przeglądać faktury, czy kontrolować ewentualną duplikację dokumentów.

Na wstążce nad listą dodana została grupa przycisków KSeF z przyciskami:

• Import
• Import za okres - umożliwia zawężenie listy dokumentów do wybranego zakresu dat według daty przesłania lub przyjęcia faktury

Po wybraniu każdego z przycisków weryfikowane jest uprawnienie operatora do importu dokumentów z KSeF – w przypadku jego braku, pojawia się odpowiedni komunikat blokujący operacje. W przypadku wybrania przycisku Import za okres, prezentowane jest dodatkowe okno umożliwiające określenie szczegółów importu:

• Faktury wg daty z opcjami: przesłana do KSeF, przyjęcia w KSeF
• Kontrolka daty początkowej i końcowej (domyślnie daty bieżące)
• Przyciski [Import] oraz [Anuluj].

Faktury ustrukturyzowane importowane są jako załączniki. Na podstawie podglądu pliku załącznika, użytkownik może z poziomu listy faktur zakupu lub rejestrów VAT ręcznie wprowadzić taki dokument do systemu. Dodany został pogląd zaimportowanych faktur z KSeF, dzięki czemu istnieje możliwość jej weryfikacji bez konieczności logowania do KSeF. Na liście faktur można dwuklikiem wybrać dany dokument, aby wyświetlić podgląd faktury.

Podgląd faktury ustrukturyzowanej odzwierciedla wszystkie elementy dostępne i zgodne z podglądem faktury ze strony KSeF Ministerstwa Finansów. Faktury importowane są prezentowane według schemy FA(1) i FA(3  w zależności od daty wystawienia faktur w KSeF. Na liście Faktury zakupu KSeF dostępnej z poziomu Zakup -> Import KSeF został zmodyfikowany widok. Po kliknięciu na dowolną pozycję na liście otworzy się podgląd faktury, który można w dowolnym momencie ukryć za pomocą strzałki umieszczonej w polu podglądu faktury. Wybór innej pozycji na liście faktur skutkować będzie odświeżeniem podglądu na związany z wybraną pozycją na liście.

Analogiczny podgląd faktury ustrukturyzowanej jest widoczny po  wygenerowaniu FZ oraz korekt importowanych z KSeF. Dodatkowo wykonując import dokumentu z KSeF jeśli wskazany został Podmiot Inny z rolą Pracownik, informacja ta jest oznaczona w kolumnie Pracownik (zaznaczony parametr). Lista dokumentów faktur zakupu, ich korekt oraz faktur zaliczkowych Na liście faktur zakupu dostępne są dodatkowe kolumny (domyślnie ukryte), optymalizujące pracę z KSeF:

• Numer KSeF – prezentuje numer z kontrolki analogicznego pola na formularzu faktury
• Faktura źródłowa nr KSeF – prezentuje numer KSeF faktury źródłowej, do której wystawiona jest korekta
• Data wystawienia KSeF (niedostępna na liście FZ)
• Status KSeF – prezentuje wartość z analogicznego pola na formularzu faktury

Formularze dokumentów związane z obsługą KSeF

Uwaga

Poniższe parametry wyświetlane są wyłącznie, gdy w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Obsługa KSeF.

Na nagłówku formularzy: faktury zakupu, jej korekt (KIFZ, KWFZ), korekt ręcznych, faktury zaliczkowej i jej korekty dostępne są pola:

• Numer KSeF
• Opis terminu płatności – pole pełni rolę informacyjną i jest uzupełniane na podstawie zaimportowanego dokumentu.
  Uwaga

  Termin płatności na fakturze wyliczany jest na podstawie pola Termin płatności.

Identyfikacja artykułów na generowanym dokumencie FZ z KSeF

Wprowadzony został mechanizm polegający na identyfikacji artykułów na generowanym dokumencie FZ z KSeF. W tym celu na formularzu firmy na zakładce KSeF dodano parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ. Podczas generowania dokumentu FZ, jeżeli parametr jest zaznaczony, system dokonuje identyfikacji artykułów dokumentu otrzymanych w KSeF (xml) z artykułami z bazy danych. W celu powiązania artykułów wyświetli się okno, gdzie należy ręcznie dokonać przypisania artykułów. Dla kolejnych dokumentów wcześniej zdefiniowane powiązania zostaną zastosowane automatycznie, co przyspiesza proces generowania dokumentów FZ.

Weryfikacja zgodności kwot na generowanych dokumentach

W momencie wywołania funkcji Zapisz/Zatwierdź/Zatwierdź i zaksięguj dla generowanych dokumentów FZ, FZV oraz korekt dodano mechanizm weryfikacji zgodności kwot pomiędzy dokumentem źródłowym a generowanym. W przypadku wykrycia rozbieżności system wyświetli komunikat o niezgodności kwot oraz zapytanie, czy kontynuować operację mimo wykrytej różnicy.

Generowanie faktur VAT

W celu wygenerowania faktury zakupu VAT na liście Faktury zakupu KSeF w sekcji Generowanie dostępny jest przycisk Faktura VAT.

Po wybraniu przycisku, w zależności od danych znajdujących się w zaimportowanym dokumencie można utworzyć FZV i KFZV. Po wygenerowaniu faktury VAT zostaje otwarte odpowiednie okno FZV/KFZV, z poziomu którego należy zapisać wygenerowany dokument.

Uwaga

Po wygenerowaniu faktury VAT nie ma możliwości wygenerowania kolejnej faktury zakupu lub VAT z tego samego dokumentu.

Fakturę VAT można usunąć jeżeli nie została:

• zatwierdzona,
• zaksięgowana,
• rozliczona,
• ujęta na dokumencie windykacyjnym,
• ujęta w ZPP.

Generowanie FZ oraz korekt z faktur importowanych z KSeF

W celu wygenerowania faktury zakupu oraz korekty na liście Faktury zakupu KSeF w sekcji Generowanie dostępne są przyciski:

• [Faktura] – podczas generowania FZ uzupełniane są niektóre dane z nagłówka dokumentu, resztę danych należy uzupełnić tak jak przy dodawanej standardowo FZ
• [Faktura z dokumentu] – generowanie faktur na podstawie dokumentów ZZ i PZ
• [Korekta] – podczas generowania pojawi się okno wyboru rodzaju korekty, które składa się z pola Przyczyna korekty oraz listy do wyboru Rodzaj korekty z wartościami:
  • Korekta wartościowa (dla korekt dokumentów zaliczkowych)
  • Korekta ilościowa
  • Korekta faktury VAT (dla korekt dokumentów zaliczkowych
  • Korekta kosztów dodatkowych

Do formularza Korekt ręcznych faktur zakupu oraz Korekt ręcznych faktur VAT zakupu dodano nowe pole w nagłówku:

• Numer KSeF faktury korygowanej - numer KSeF faktury źródłowej, z możliwością ręcznego wpisania numeru przy wystawianiu dokumentu

Uwaga

Przy korekcie ręcznej brakujące dane należy uzupełnić tak jak w przypadku faktur.

Powiązanie dokumentu z pozycją z KSeF

Została dodana możliwość powiązania dokumentu znajdującego się w systemie z dokumentem z KSeF. Ma to zastosowanie, gdy w systemie znajduje się już faktura więc nie ma potrzeby generowania dokumentu z KSeF. Z poziomu Zakup -> Import KSeF -> Grupa przycisków Lista -> sekcja lista dodany został przycisk [Dołącz] z wartościami:

• FZ – otwarte zostaje okno z listą faktur FZ,
• FZV – otwarte zostaje okno z listą faktur FZV.

Po wyborze dokumentu z listy należy wykonać akcję dołączenia powiązania. Przy próbie dołączenia powiązania do dokumentu, który ma już powiązanie z innym dokumentem zostanie wyświetlony komunikat: Dołączanie powiązania nie powiodło się. Nie dodano załącznika do faktury. Wybrany dokument ma już powiązanie. W sekcji Lista został dodany również przycisk [Odłącz], który jest aktywny w momencie wyboru z listy dokumentu posiadającego powiązanie z innym dokumentem w systemie.

 

Uwaga

Funkcja Dołącz tworzy wyłącznie relację między importowaną fakturą a istniejącą fakturą zakupu, nie powodując uzupełnienia pola Numer KSeF na formularzu ani kolumny na liście.

   

Z pozycji Konfiguracja -> Struktura firmy -> Firma -> Dokumenty na definicji dokumentu ZPP, zakładka Ogólne została dodana nowa sekcja Identyfikator KSeF z parametrami:

• Przelew zwykły
• Przelew MPP

Zaznaczenie tych parametrów powoduje generowanie Identyfikatora płatności dla wskazanych typów przelewów. W przypadku odznaczonych parametrów tworzenie ZPP następuje według dotychczasowych zasad.

Uwaga

Sekcja jest wyświetlana, gdy w konfiguracji Firmy zaznaczono parametr Obsługa KSeF

ZPP – przelew zwykły Z pozycji Finanse -> Przelewy, podczas dodawania dokumentu ZPP, znaczenie ma status parametru Grupowanie przelewów według rachunków podmiotów. Jeśli parametr jest zaznaczony, płatności na tego samego odbiorcę z tym samym rachunkiem bankowym i uzupełnionym Numerem KSeF są łączone w jeden element, któremu następnie zostaje wygenerowany Identyfikator płatności. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, płatności nie są grupowane i identyfikator nie jest generowany. Jeżeli faktura posiada Numer KSeF to zostanie on przypisany jako Źródłowy na zakładce Płatności dokumentu ZPP. ZPP – zapłata MPP Płatności z zaznaczonym parametrem Podzielona płatność podlegają oddzielnemu grupowaniu przelewów niż płatności z odznaczonym parametrem. Za grupowanie przelewów dotyczących mechanizmu podzielonej płatności odpowiada parametr Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności. Na zestawienie poleceń przelewów z zaznaczonym parametrem Grupowanie przelewów według rachunków podmiotu w mechanizmie podzielonej płatności istnieje możliwość dodania płatności dla danego kontrahenta wyłącznie jednego typu – z zaznaczonym lub z odznaczonym parametrem Podzielona płatność. Ponadto, na tym zestawieniu mogą zostać dodane wyłącznie podzielone płatności, których data wpływu jest w tym samym miesiącu. W przypadku Grupowanie przelewów według rachunków podmiotów w mechanizmie podzielonej płatności jest odznaczony w takim przypadku na ZPP dla tego samego rachunku bankowego można zaczytać zarówno płatności z MPP jak i przelewy zwykłe. Jeżeli faktura posiada Numer KSeF to zostanie on przypisany jako Źródłowy na zakładce Płatności dokumentu ZPP. Formaty przelewów W momencie gdy dokument posiada Numer KSeF pole Tytułem, Tytułem -  numery dokumentów, Tytułem – numery i kwoty dokumentów pobiera Numer KSeF dokumentu. Jeśli dokument nie posiada Numeru KSeF to działanie pozostaje jak dotychczas: Pole Tytułem – numery dokumentów pobiera numer obcy z płatności, a w przypadku jego braku – numer systemowy dokumentu. Pole Tytułem – numery systemowe dokumentów pobiera zawsze numer systemowy dokumentu, natomiast pole Tytułem – numery systemowe i kwoty dokumentów pobiera numer systemowy oraz kwotę płatności. Listy płatności Na listach: Preliminarz płatności, Lista należności, Lista zobowiązań, Lista rozrachunków, Rozliczenia nabywcy , Rozliczenia dostawcy zostały dodane dwie nowe kolumny:

• Data wystawienia KSeF (domyślnie ukryta)
• Numer KSeF (domyślnie ukryta)

Zmiany na formularzu operacji kasowo-bankowej Nowa kolumna Numer KSeF (domyślnie ukryta) została dodana w następujących miejscach:

• Zakładka Dokumenty do rozliczenia na szczegółach operacji
• Zakładka Dokumenty rozliczone na szczegółach operacji
• Lista Nierozliczone zobowiązania/należności podmiotu
• Nierozliczone operacje kasowe/bankowe podmiotu

Na liście szczegółów operacji kasowo-bankowych dodano sekcję Lista faktur wg identyfikatora KSeF.

Za pomocą przycisku [Pobierz listę faktur] dostępnego w sekcji KSeF pobierana jest lista faktur według Identyfikatora płatności, którym jest ciąg znakowy podany w polu Tytułem. Pole Tytułem obejmuje jeden Identyfikator płatności KSeF. Numery KSeF pobranych faktur dodawane są w sekcji Lista faktur wg identyfikatora KSeF. Pozwala to na łatwe wyszukiwanie faktur według Numeru KSeF na liście Dokumenty do rozliczenia za które nastąpiła płatność i powiązać je ze sobą.

Na dokumentach księgowych dostępne są:

• kolumny: Numer KSeF oraz Faktura źródłowa nr KSeF na liście rejestrów VAT
• pol2: Numer KSeF na formularzu faktury sprzedaży/zakupu VAT oraz ich korektach – wartości pól są domyślnie przenoszone z dokumentu źródłowego.
• pola: Status KSeF na formularzu faktury sprzedaży VAT oraz jej korektach – wartości pól są domyślnie przenoszone z dokumentu źródłowego.

W przypadku ręcznie wprowadzanych do rejestru faktur/korekt VAT po stronie sprzedaży, wartość parametru Status KSeF można ustawić na:

• Nie wysłano (domyślna wartość)
• POS pobrano dane z UPO
• Nie podlega
• Wysłano
• Pobrano UPO
• Odrzucono

W przypadku środowiska demonstracyjnego statusy będą zawierały w nazwie Demo.

Tryb Offline

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24 (tryb automatyczny), Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita. W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Tryb offline/online możliwy jest do ustawienia na zakładce KSeF na definicji firmy z włączoną opcją Obsługa KSeF. Tryb online – standardowy tryb pracy systemu, zapewniający możliwość wysyłki dokumentów do KSeF, zgodnie z ustawieniami w systemie. Tryb offline – ustawienie tego trybu wraz z dedykowanym typem świadczy o tym, że nie ma możliwości wysłania do KSeF wystawionych dokumentów. Wystawiane dokumenty będą przyjmowały odpowiedni status, a podczas zatwierdzania wyświetlony zostanie dedykowany komunikat. Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku wybrania opcji:

• Niedostępność - dokumenty należy dostarczyć do KSeF do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności KSeF
• Awaria - do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności KSeF dla awarii
• Awaria całkowita – brak konieczności wysyłki dokumentów do KSeF.

W związku z tym włączenie trybu Niedostępność lub Awaria będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur jako offline oraz możliwością ich wizualizacji jako faktury ustrukturyzowanej z dwoma kodami QR. Ponadto zostaną dodane powiadomienia dla operatora przypominające o wysyłce faktur do KSeF po zakończeniu niedostępności/awarii.

Wskazówka

Wydruk potwierdzenia transakcji z dwoma kodami QR będzie dostępny w udostępnionym QF w drugiej połowie stycznia.

W przypadku trybu Niedostępność/Awaria:

• nie ma możliwości importu faktur zakupu i ich korekt z KSeF – przyciski będą wyszarzone
• nie ma możliwości eksportu faktur sprzedaży i ich korekt do KSeF – przyciski będą wyszarzone
• podczas zatwierdzania faktur sprzedaży i ich korekt, sprawdzana jest nadal poprawność dokumentu, ustawiany jest tryb offline, status KSeF: Nie wysłano (w tym przypadku ignorowane jest ustawienie parametru Automatycznie prześlij do KSeF)
• nie ma możliwości wystawienia korekty do dokumentu źródłowego, który nie otrzymał numeru KSeF
• nie ma możliwości pobierania UPO

Przykład

Przykład wystawienia faktury w trybie offline24 z ogłoszoną awarią KSeF:

1. 2026-07-08 (środa)
   • Podatnik generuje fakturę w trybie offline24 z powodu braku połączenia z KSeF.
   • Termin przesłania tego dokumentu do KSeF mija 2026-07-09 (następny dzień roboczy).
2. 2026-07-09 (czwartek)
   • Ministerstwo Finansów publikuje komunikat o awarii KSeF (BIP) trwającej planowo do dnia 2026-07-16.
   • Zgodnie z zasadą: pierwotny termin zostaje przesunięty, a nowy liczony jest 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii – operator powinien włączyć w Altum tryb Awaria i ustawić datę końcową na dzień 2026-07-16.
3. 2026-07-12 (sobota)
   • Awaria zostaje usunięta – system ponownie dostępny, co powinno zostać zakomunikowane przez Ministerstwo Finansów - operator powinien zaktualizować datę końcową na dzień 2026-07-12 lub/i włączyć tryb Online (data powinna zostać zaktualizowana automatycznie na bieżącą).
   • Rozpoczyna się okres 7 dni roboczych na dosłanie zaległej faktury.
4. 2026-07-22 (wtorek)
   • Upływa termin 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
   • Aplikacja do tej daty ma czas na wysyłkę faktury do KSeF z ustawionym offlineMode = true.

Awaria całkowita

Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie procedury postępowania na wypadek takich okoliczności wynika z sytuacji geopolitycznej. Komunikaty o awarii całkowitej KSeF w takiej sytuacji zostaną zamieszczone w ogólnodostępnych źródłach. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią gdy nie będzie możliwe zamieszczenie ich w BIP. W trybie awarii całkowitej:

• fakturę i/lub fakturę korygującą można wystawić dowolnie w postaci papierowej lub jako fakturę elektroniczną, bez obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej FA(3)
• nie ma obowiązku przesłania wystawionych faktur do KSeF po ustaniu awarii
• faktury z tego trybu nie posiadają kodu QR
• przekazanie faktur nabywcy odbywa się dowolnym kanałem (osobiście, e-mail, inne)
• datą wystawienia jest zawsze datą faktyczna wskazana na fakturze, a data otrzymania to data faktycznego otrzymania faktury zakupu.

W związku z tym w systemie włączenie tego trybu będzie skutkować automatycznym oznaczaniem wszystkich wystawianych faktur nowym statusem KSeF: Nie podlega oraz ich zatwierdzaniem i drukowaniem na zasadach identycznych jak przy braku włączonej Obsługi KSeF. W przypadku trybu Awaria całkowita:

• nie ma możliwości importu faktur zakupu i ich korekt z KSeF – przyciski będą wyszarzone
• nie ma możliwości eksportu faktur sprzedaży i ich korekt do KSeF – przyciski będą wyszarzone
• podczas zatwierdzania faktur sprzedaży i ich korekt, sprawdza jest nadal poprawność dokumentu (przy braku zgodności pojawi się odpowiedni komunikat), ustawiany jest tryb offline, status KSeF: Nie podlega(w tym przypadku ignorowane jest ustawienie parametru Automatycznie prześlij do KSeF)
• będzie możliwe wystawienie korekty do dokumentu źródłowego, który nie otrzymał numeru KSeF
• wydruk dokumentów będzie odbywał się na zasadach identycznych jak przy braku włączonej Obsługi KSeF.
• brak możliwości pobrania UPO

Tryb online

W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online. W przypadku gdy zakończy się okres trwania trybu offline użytkownik, który loguje się do systemu – otrzyma dedykowany komunikat z informacją o konieczności zmiany trybu na formularzu firmy. Zmiana trybu na online będzie skutkowała pojawieniem się komunikatu o konieczności wysłania faktur oznaczonych trybem offline przy kolejnym zalogowaniu.

Wydruk

Wydruk dokumentu offline będzie zależał zarówno od rodzaju włączonego trybu offline, a także od rodzaju kontrahenta czy też rodzaju transakcji. Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony dla:

• podmiotu gospodarczego z NIP i rodzaju transakcji: Krajowa
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF np. w sytuacji gdy nie pobrano jeszcze UPO

Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany: Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z adnotacją o trybie offline
  • opatrzony adnotacją POTWIERDZENIE TRANSAKCJI, a nie Faktura podstawowa Wygenerowanymi dwoma kodami QR

Wskazówka

Wydruk potwierdzenia transakcji z dwoma kodami QR będzie dostępny w udostępnionym QF w drugiej połowie stycznia.

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony na:

• kontrahenta bez NIP (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Krajowa
• kontrahenta zagranicznego (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF/UPO

Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Podczas synchronizacji do Comarch POS oraz Comarch Mobile przesyłana jest:

• wartość parametru Obsługa KSeF z konfiguracji firmy wraz z datą jej aktywacji
• wartość parametru Odbiór faktur przez KSeF na kartotece kontrahenta
• wartość pola Numer KSeF dokumentu synchronizowanych faktur sprzedaży oraz ich korekt

Podczas importu danych przesyłana jest wartość parametru Odbiór faktur przez KSeF z karty kontrahenta. Dodatkowo w synchronizacji z Comarch POS przesyłana jest:

• informacja o trybie offline wraz z jedną z opcji Niedostępny, Awaria, Awaria całkowita
• informacja o serwerze i licencji KSeF dla stanowiska POS
• informacja dotycząca sposobu uwierzytelniania.

 

Definicje dokumentów sprzedażowych

Na definicjach dokumentów:

• Faktura sprzedaży (FS)
• Korekta ilościowa faktury sprzedaży (KIFS)
• Korekta wartościowa faktury sprzedaży (KWFS)
• Korekta VAT faktury sprzedaży (KVFS)
• Faktura zaliczkowa sprzedaży (FSL)
• Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży (KFSL)

dostępny jest parametr Automatycznie prześlij do KSeF (domyślnie odznaczony). Jest on prezentowany wyłącznie w przypadku, gdy w konfiguracji firmy aktywowana została obsługa KSeF.

Uwaga

Obsługa KSeF do dnia 31.07.2026 będzie dostępna bez konieczności posiadania licencji. Po tym okresie, wszystkie operacje związane z obsługą e-faktur będą wymagać posiadania licencji na KSeF lub Użytkownik będzie musiał mieć wykupiony odpowiedni pakiet dokumentów w OCR.

Lista dokumentów faktur sprzedaży, ich korekt oraz faktur zaliczkowych Na wstążce nad listą faktur sprzedaży dostępna jest grupa przycisków KSeF zawierająca następujące przyciski: Eksport – pozwala na wykonanie eksport wybranej faktury do KSeF. Eksport za okres – pozwala na wykonanie eksportu faktur do KSeF z wybranego okresu. Szczegóły opis dotyczący eksport dostępny jest w artykule Eksport dokumentów do KSeF. Pobierz UPO – pozwala na pobranie UPO dla wybranej faktury do KSeF Pobierz UPO za okres – pozwala na pobranie UPO z wybranego okresu Szczegóły opis dotyczący pobierania UPO dostępny jest w artykule Pobieranie UPO. Wyślij e-mail  Sprawdź poprawność – pozwala na sprawdzenie poprawności wystawionej faktury pod kątem zgodności ze schemą FA(3). Weryfikacja ręczna wywoływana jest po wybraniu przycisku Sprawdź poprawność dostępnego na liście faktur oraz z poziomu formularza faktury. Weryfikacja automatyczna, z kolei, jest wykonywana podczas próby zatwierdzania dokumentu z poziomu szczegółów lub z listy, jeżeli na formularzu firmy zaznaczony jest parametr Automatyczna weryfikacja w KSeF przed zatwierdzeniem dokumentu. Niezależnie od wybranego sposobu weryfikacji, jeżeli próba zakończy się:

• powodzeniem, w infobarze prezentowana jest informacja Weryfikacja KSeF: pozytywna
• niepowodzeniem, w infobarze prezentowana jest informacja Weryfikacja KSeF: negatywna, a w szczegółach wyświetlany jest zwrócony błąd lub błędy

Uwaga

Weryfikacja poprawności faktur nie wymaga posiadania przez operatora uprawnień do wysyłki dokumentów do KSeF. Weryfikacja dotyczy wszystkich dokumentów sprzedaży wysyłanych do KSeF: FS, KIFS, KWFS, KVFS, FSL, KFSL oraz korekt ręcznych.

Sprawdź dostępny limit  - pozwala na sprawdzenie pozostałego limitu możliwych do wysłania faktur do KSeF. Do 31.07.2026 nie jest wymagane posiadanie licencji KSeF i nie są weryfikowane limity. Generuj kod QR – aby wygenerować kod QR do dokumentu, niezbędne jest, aby dokument posiadał Numer KSeF. W momencie pobierania UPO nadawany jest Numer KSeF oraz generowany kod QR. Jeśli z jakiegoś powodu kod QR nie zostanie wygenerowany to jest dostępny przycisk [Generuj kod QR] za pomocą którego można taki kod wygenerować. Wygenerowany kod QR dodawany jest na dokumencie na zakładce Załączniki o typie QR KSeF.

Uwaga

Przyciski są widoczne wyłącznie, jeżeli zalogowany użytkownik posiada licencję na obsługę KSeF.

Grupa przycisków KSeF nad listą FS Na liście faktur sprzedaży dostępne są dodatkowe kolumny (domyślnie ukryte), optymalizujące pracę z KSeF:

• Numer KSeF – prezentuje numer z kontrolki analogicznego pola na formularzu faktury
• Faktura źródłowa nr KSeF – prezentuje numer KSeF faktury źródłowej, do której wystawiona jest korekta
• Data wystawienia KSeF (niedostępna na liście FZ)
• Status KSeF – prezentuje wartość z analogicznego pola na formularzu faktury

Formularz dokumentów związane z obsługą KSeF

Uwaga

Poniższe parametry wyświetlane są wyłącznie, gdy w konfiguracji firmy zaznaczony jest parametr Obsługa KSeF.

Na nagłówku formularzy: faktury sprzedaży, jej korekt (KIFS, KWFS, KVFS), korekt ręcznych, faktury zaliczkowej sprzedaży i jej korekty dostępne są pola:

• Numer KSeF
• Status KSeF – wartość pola wyświetlana jest w zależności od statusu komunikacji z KSeF (nie wysłano, wysłano, pobrano UPO, odrzucono, nie podlega) dla środowiska demonstracyjnego, statusy są poprzedzone prefiksem DEMO

Dodatkowo, wprowadzono znaczniki, które mają na celu rozróżnienie, czy faktura dotyczy członka grupy VAT (GV) lub Jednostki samorządu Terytorialnego (JST). Znaczniki zostały dodane na nagłówkach dokumentów FS, FSL, KFSL, KIFS, KWFS, KVFS. Dla dokumentów KFSL, KIFS, KWFS, KVFS wartości pól są przenoszone automatycznie z dokumentu pierwotnego.

Dokumenty korekt ręcznych faktury sprzedaży

Na formularzu korekty faktury sprzedaży, na zakładce Dokumenty skojarzone w sekcji Dokument korygowany dodano kontrolki:

• Numer obcy – numer obcy dokumentu korygowanego, wysyłany do KSeF, gdy na formularzu firmy, zakładka KSeF w sekcji Eksport dokumentów wybrany jest numer dokumentu Obcy
• Numer KSeF – numer KSeF dokumentu korygowanego

Uwaga

Parametr Automatycznie prześlij do KSeF znajdujący się na definicjach dokumentów KWFS, KIFS oraz KVFS dotyczy również korekt ręcznych

Pracownik

Udostępniona została możliwość wskazania pracownika na dokumentach faktury sprzedaży i jej korektach oraz na dokumencie faktury zaliczkowej i jej korekcie, który dokonał zakupu na rzecz odbiorcy. W tym celu na zakładce Kontrahenci w sekcji Odbiorca dodana została podzakładka Pracownik. Informacja o takim pracowniku jest wysyłana w sekcji Podmiot3 z rolą Pracownik w Schemie FA(3). Pola Imię oraz Nazwisko mają charakter obligatoryjny, natomiast pozostałe pola są opcjonalne. Edycja danych pracownika jest możliwa wyłącznie na dokumencie w stanie Zainicjowanym lub Niezatwierdzonym.

Drukowanie faktur sprzedaży wysłanych do KSeF

Wskazówka

W celu prawidłowej obsługi wysyłania do KSeF wydrukowanych dokumentów zalecane jest włączenie historii przyrostowej na fakturach sprzedaży, fakturach zaliczkowych sprzedaży oraz korektach tych dokumentów.

Fakturę przesłaną do KSeF można dostarczyć nabywcy również za pomocą wydruku, e-maila czy e-faktury. Ponieważ przesłanie do KSeF faktury, która została już uprzednio dostarczona do nabywcy jest traktowane, jak wystawienie kolejnej (nowej) faktury, wprowadzona została funkcjonalność blokady eksportu do KSeF wcześniej wydrukowanych lub wysłanych e-mailem. W przypadku, gdy w konfiguracji firmy włączona jest obsługa KSeF, to podczas próby wydrukowania dokumentu weryfikowane jest czy:

• data wystawienia dokumentu jest wcześniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru Obsługa KSeF od, to bez względu na ustawianie Odbiór faktur przez KSeF na karcie kontrahenta, dokument jest drukowany bez sprawdzania kolejnych warunków
• data wystawienia dokumentu jest równa lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru, a parametr Obsługa KSeF od jest odznaczony, to należy zweryfikować numer KSeF dokumentu:
  • Jeżeli jest on nadany – wydruk jest uruchamiany
  • Jeżeli nie ma nadanego numeru KSeF, należy zweryfikować, czy operator ma uprawnienie do drukowania faktur nie wysłanych do KSeF – jeżeli ma uprawnienia: wyświetlane jest okno z dedykowanym komunikatem oraz przyciski Drukuj i Anuluj 
• data wystawienia dokumentu jest taka sama lub późniejsza od daty ustawionej w konfiguracji firmy dla parametru, a parametr Obsługa KSeF od jest zaznaczony, to należy zweryfikować numer KSeF dokumentu. W przypadku jego braku, prezentowana jest treść błędu.

Zmiany na wydrukach w Altum

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nakłada na podatników obowiązek umieszczania kodu QR na wydruku faktury, w przypadku jej udostępniania poza systemem KSeF. Kod QR umożliwia natychmiastową weryfikację zgodności danych faktury z informacjami zapisanymi w KSeF. Proces weryfikacji odbywa się za pomocą urządzenia mobilnego, które po zeskanowaniu kodu QR odczytuje zaszyfrowane informacje i wyświetla dane identyfikujące fakturę wraz z informacją o zgodności z oryginalnym zapisem w systemie KSeF. W tym celu dodano kod QR oraz link weryfikacyjny do poniższych, standardowych wydruków:

• Faktura sprzedaży końcowa
• Faktura sprzedaży
• Faktura zaliczkowa sprzedaży
• Faktura sprzedaży – korekta (ilościowa i wartościowa)
• Faktura sprzedaży – korekta stawki VAT
• Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży

Podgląd wydruku Faktura sprzedaży z kodem QR Wydruki dla faktur ustrukturyzowanych KSeF W celu stworzenia nowego wydruku dodano nowy typ wydruku – xml KSeF. Jest on dostępny, gdy włączona jest obsługa KSeF na Firmie.

Do standardu dodano nowe wydruki:

• Faktura ustrukturyzowana KSeF – wydruk dla dokumentów FS
• Faktura zaliczkowa KSeF – wydruk dla dokumentów FSL
• Faktura korygująca KSeF – wydruk dla dokumentów KIFS, KWFS, KVFS oraz korekty ręcznej

W przypadku trybu Offline UPO nie musi być pobrane aby można było wykonać wydruk.

W przypadku wydruków dokumentów wystawionych w trybie offline, podczas wydruku faktury ustrukturyzowanej pojawi się dedykowane pytanie, w którym użytkownik zdecyduje, czy taki wydruk ma zostać wykonany. W tym przypadku na takim wydruku będzie znajdować informacja o trybie offline i dostępne będą dwa kody QR:

• pierwszy kod QR – służy weryfikacji faktury po jej przesłaniu do KSeF
• drugi kod QR – służy do potwierdzenia autentyczności wydawcy na podstawie certyfikatu.

Uwaga

W przypadku wykonywania wydruku standardowych faktur – zaplanowane są do realizacji kolejne zmiany w 2 połowie stycznia.

Oznaczenie dokumentów sprzedaży znacznikiem Tryb KSeF

W systemie wprowadzono mechanizm oznaczania dokumentów sprzedaży nowym parametrem określającym tryb pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Wartość parametru jest ustawiana automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu w zależności od aktywnego trybu w systemie.

Widoczność na listach dokumentów i rejestrach

Informacja o trybie wystawienia dokumentu została udostępniona w następujących miejscach:

• Lista faktur sprzedaży – kolumna Tryb KSeF. Prezentuje ona wartości tekstowe: Online, Niedostępność, Awaria, Awaria całkowita lub Offline24. Pozostaje pusta, jeśli dokument nie podlega wysyłce do KSeF:
  • Status -> Nie wysłano, dokument wystawiony w trybie Online, kontrahent na fakturze to odbiorca detaliczny
  • Status -> Nie wysłano, kontrahent na fakturze to podmiot gospodarczy o typie Unijny lub Pozaunijny.

• data wystawienia dokumentu jest przed datą wskazaną w polu Obsługa KSeF na formularzu firmy

• Rejestry VAT sprzedaży – w sekcji rejestrów typu sprzedaż dodano kolumnę Tryb KSeF, która prezentuje wartość pobraną z dokumentu źródłowego.

Wskazówka

Parametr Tryb KSeF nie jest widoczny bezpośrednio na formularzu dokumentu.

Obsługa Rodzaju dokumentu JPK

W związku z koniecznością odpowiedniego oznaczania w pliku JPK_V7M(3) dokumentów nieposiadających Numeru KSeF, w systemie wprowadzono nowy parametr VAT: Rodzaj dokumentu JPK. Parametr ten jest możliwy do edycji wyłącznie dla rejestrów oraz nagłówków dokumentów VAT. Nie jest on dostępny na podrejestrach ani elementach dokumentów VAT.

Konfiguracja parametru VAT

W sekcji Parametry VAT dla opcji Rodzaj dokumentu JPK dodano poniższe opcje:

• KSeF - faktura zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur
• OFF - faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy, która nie ma przydzielonego numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur oraz nie została do niego przesłana
• BFK - faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej
• DI - inny dowód niż faktura wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur
• BRAK - faktura wystawiona przed wprowadzeniem obowiązku rejestrowania w Krajowym Systemie e-Faktur

Zasady oznaczania w rejestrze VAT

Wartość parametru jest uzależniona od ustawień na definicji firmy oraz rodzaju transakcji:

• Dla firm z grupą stawek VAT: PL:
  • dla transakcji Krajowa domyślnie ustawiana jest wartość KSeF.
  • przy zmianie transakcji na Wewnątrzwspólnotowa lub Pozaunijna wartość zmienia się na BFK.
  • po konwersji parametry w rejestrach zostaną ustawione według powyższych reguł (KSeF dla transakcji krajowych, BFK dla pozostałych).
• Dla firm z grupą stawek VAT inną niż PL - ustawiana jest wartość BRAK, niezależnie od rodzaju transakcji.

Obsługa dokumentów i weryfikacja Numeru KSeF

Podczas dodawania dokumentów bezpośrednio w rejestrach VAT obowiązują następujące zasady:

• Rejestr proponowany - wartość pobierana jest z definicji rejestru z możliwością zmiany. Zaznaczenie parametru Dok. wewnętrzny automatycznie zmienia rodzaj dokumentu na DI.
• Rejestr obowiązkowy - wartość pobierana jest z definicji rejestru bez możliwości zmiany.

W przypadku, gdy wybrana wartość to KSeF, a na definicji firmy włączona jest Obsługa KSeF, system weryfikuje uzupełnienie pola Numer KSeF podczas zapisu. Przy braku numeru wyświetlony zostanie komunikat dotyczący oznaczenia go jako Faktura KSeF jednak nie podano Numeru KSeF. W przypadku wybrania opcji:

• Tak - dokument zostanie zapisany
• Nie lub zamknięcie okna - pozostawia dokument w trybie edycji

Oznaczenie Rodzaju dokumentu JPK na fakturach i korektach VAT dodawanych w rejestrze VAT

Podczas dodawania dokumentów bezpośrednio w rejestrach VAT stosowane są następujące zasady przypisywania wartości w polu Rodzaj dokumentu JPK:

• Rejestr proponowany – ustawiana jest wartość pobrana z definicji rejestru z możliwością jej edycji.
• Rejestr obowiązkowy – ustawiana jest wartość pobrana z definicji rejestru bez możliwości zmiany.
• Dokument wewnętrzny – po zaznaczeniu parametru Dok. wewnętrzny na dokumencie w rejestrze proponowanym, następuje automatyczna zmiana rodzaju dokumentu JPK na DI.

W sytuacji, gdy wskazana zostanie wartość KSeF, system weryfikuje ustawienia definicji firmy oraz wypełnienie pola Numer KSeF:

Warunek na definicji firmy	Stan pola Numer KSeF	Działanie systemu
Obsługa KSeF włączona	Uzupełniony	Dokument zostaje zapisany na dotychczasowych zasadach.
Obsługa KSeF włączona	Nieuzupełniony	Użytkownik musi potwierdzić operację.
Obsługa KSeF wyłączona	Dowolny	Dokument zostaje zapisany na dotychczasowych zasadach.

 

Oznaczenie Rodzaju dokumentu JPK podczas generowania FZV/KFZV z dokumentów handlowych

W momencie generowania dokumentów FZV/KFZV do dokumentów handlowych weryfikowane jest uzupełnieni pola Numer KSeF. Zasady automatycznego ustawiania parametru, jeśli:

• Numer KSeF jest wypełniony, dla parametru Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość KSeF.
• Numer KSeF nie jest wypełniony, system sprawdza rodzaj transakcji na dokumencie:
  • Dla transakcji Krajowa – na wygenerowanym dokumencie ustawiana jest wartość OFF.
  • Dla transakcji innej niż krajowa – na wygenerowanym dokumencie ustawiana jest wartość BFK.

Podczas konwersji bazy danych dla istniejących dokumentów FZV oraz KFZV stosowane są poniższe reguły:

• Dla dokumentów z uzupełnionym Numerem KSeF ustawiana jest wartość KSeF.
• Dla dokumentów z niewypełnionym Numerem KSeF parametr pozostaje jako BRAK.

 

Oznaczenie Rodzaj dokumentu JPK podczas generowania FSV/KFSV z dokumentów handlowych

W momencie generowania dokumentów FSV/KFSV z handlowych następuje weryfikacja pola Status KSeF na dokumencie. Jeśli Status KSeF przyjmuje wartość Nie wysłano, sprawdzany jest parametr Tryb KSeF:

• Niedostępność lub Awaria – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość OFF.
• Offline24 – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość DI.
• Awaria całkowita lub wartość <pusta>  – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość BFK.
• Online – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość KSeF.

W pozostałych przypadkach, jeśli na dokumencie Status KSeF ustawiony jest jako:

• Nie podlega -na dokumencie VAT ustawiana jest wartość BFK.

• Wysłano, DEMO_wysłano, Pobrano UPO, DEMO_Pobrano UPO, POS/MOS pobrano dane z UPO lub POS/MOS demo pobrano dane z UPO -  dokumencie VAT ustawiana jest wartość KSeF.
• Jeśli na dokumencie Status KSeF posiada status Odrzucono lub DEMO_Odrzucono, Rodzaj dokumentu JPK - na dokumencie VAT nie ulega zmianie i pozostaje jako KSeF.

Aktualizacja pola Rodzaj dokumentu JPK następuje automatycznie w momencie zmiany pola Status KSeF oraz Tryb KSeF na dokumencie źródłowym. Jeśli FSV/KFSV generowana zostanie do dokumentu ZSD/KSD na dokumencie VAT w Rodzaju dokumentu JPK ustawiana jest wartość DI. Podczas konwersji bazy danych dla dokumentów FSV i KFSV wartości są ustawiane w następujący sposób:

• Dla Statusu KSeF: KSeF Wysłano, DEMO_wysłano, Pobrano UPO, DEMO_Pobrano UPO, POS/MOS pobrano dane z UPO, POS/MOS demo pobrano dane z UPO, Odrzucono, DEMO_Odrzucono – Rodzaj dokumentu JPK przyjmuje wartość KSeF.
• Dla Statusu KSeF: Nie wysłano – Rodzaj dokumentu JPK przyjmuje wartość pustą BRAK.

Informacje Ogólne (Nagłówek)

 

Nazwa pola	Pole XML	Źródło danych (Comarch ERP Altum)
Kod formularza	KodFormularza	Stała wartość: FA (3)
Wariant formularza	WariantFormularza	Stała wartość: 3
Czas wytworzenia	DataWytworzeniaFa	Systemowa data i czas generowania pliku XML
Nazwa systemu	SystemInfo	Nie wysyłane

 

SPRZEDAWCA (Podmiot1)

 

Opis pola w schemie	Pole XML	Źródło danych w Comarch ERP Altum
Prefiks NIP	PrefiksPodatnika	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → pole Prefiks NIP (Jeśli wypełniony. Jeśli nie wypełnione pole to nie jest wysyłane do XML)
Identyfikator podatkowy (NIP)	NIP	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → pole NIP
Nazwa sprzedawcy	Nazwa	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → pole Nazwa
Kod kraju	KodKraju	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Adresy → Kraj (Adres główny)
Adres (linia 1)	AdresL1	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Adresy. System łączy pola: Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Kod pocztowy, Miasto  Jeśli nie mieści się w AdresL1  (z adresu głównego), wówczas kontynuacja w AdresL2 (z adresu głównego).
GLN	GLN	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Adresy → pole GLN Pobierane z adresu głównego
Adres e-mail	Email	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Kontakty → pole E-mail. Powiązane z adresem głównym
Telefon	Telefon	Konfiguracja → Struktura firmy → Firma → Kontakty → pole Telefon. Powiązane z adresem głównym

 

NABYWCA (Podmiot2)

 

Opis pola w schemie FA(3)	Nazwa pola XML	Źródło danych w Comarch ERP Altum
Identyfikator podatkowy (NIP)	NIP	Wartość z pola NIP na karcie kontrahenta wskazanego na dokumencie.
Kod UE	KodUE	Wartość z pola Prefiks NIP na karcie kontrahenta (dla transakcji wewnątrzwspólnotowych).
Numer VAT UE	NrVatUE	Wartość z pola NIP na karcie kontrahenta (dla transakcji wewnątrzwspólnotowych).
Kod Kraju	KodKraju	Wartość z pola Prefiks NIP na karcie kontrahenta
Numer ID	NrID	Wartość z pola NIP na karcie Kontrahenta dla transakcji pozaunijnych
Brak identyfikatora	BrakID	Aktualnie brak obsługi. Planowane dodanie obsługi w QF w połowie marca.
Nazwa nabywcy	Nazwa	Podmiot gospodarczy: pole Nazwa. Odbiorca detaliczny: pola Imię i Nazwisko. Aktualnie brak obsługi. Planowane dodanie obsługi w QF w połowie marca.
Kod kraju	KodKraju	Karta kontrahenta → zakładka Adresy → pole Kraj. Pobierane z adresu głównego
Adres (linia 1)	AdresL1	Karta kontrahenta → zakładka Adresy. System łączy pola: Ulica, Numer domu, Nr mieszkania, Kod pocztowy, Miasto. Jeśli nie mieści się w AdresL1  (z adresu głównego), wówczas kontynuacja w AdresL2 (z adresu głównego)
GLN	GLN	Karta kontrahenta → zakładka Adresy → pole GLN. Pobierane z adresu głównego
Adres e-mail	Email	Karta kontrahenta → zakładka Dane kontaktowe → pole E-mail. Powiązane z adresem głównym
Telefon	Telefon	Karta kontrahenta → zakładka Dane kontaktowe → pole Telefon. Powiązane z adresem głównym
Znacznik JST	JST	Pole przenoszone z karty Kontrahenta na fakturę, natomiast do XML wartość pobierana z faktury. Wartość w xml przyjmuje 1- TAK lub 2 - NIE
Znacznik grupa VAT	GV	Pole przenoszone z karty Kontrahenta na fakturę, natomiast do XML wartość pobierana z faktury. Wartość w xml przyjmuje 1- TAK lub 2 - NIE

 

PODMIOT TRZECI (Podmiot3)

 

Opis pola w schemie	Pole XML	Logika pobierania i warunki wysyłki danych
Dane identyfikacyjne	NIP / Nazwa	Dane kontrahenta docelowego (jeśli są inni niż Nabywca). Pole NIP pobierane z karty kontrahenta. Aktualnie nazwa pobierana jest z adresu
Identyfikator wewnętrzny	IDWew	Brak obsługi.
Kod Kraju	KodKraju	Pobierany z karty Kontrahenta - pobierany z pola Kraj
Inny identyfikator	NrID	Wypełniane dla transakcji pozaunijnych
Kod (prefiks) nabywcy VAT UE,	KodUE	Wypełniane dla transakcji unijnych
Numer identyfikacyjny VAT nabywcy (bez literowego kodu kraju, który wskazano w polu KodUE)	NrVatUE	Wypełniane dla transakcji unijnych
Brak identyfikatora	BrakID	Wartość „1” wysyłana, gdy podmiot nie posiada NIP, NrID, IDWew oraz NrVatUE
Rola: Odbiorca / Oddział	Rola = 2	Wysyłana, gdy adres docelowy jest inny niż adres nabywcy
Rola: Dodatkowy nabywca	Rola = 4	Odbiorca inny niż Nabywca oraz brak zaznaczenia JST/GV
Rola: Jednostka Samorządu	Rola = 8	Wysyłana, gdy na karcie kontrahenta docelowego włączono parametr JST. Z karty Kontrahenta przenosi się na fakturę a do XML z faktury. Wartość w xml przyjmuje 1- TAK lub 2 - NIE
Rola: Grupa VAT	Rola = 10	Wysyłana, gdy na karcie kontrahenta docelowego włączono parametr GV. Z karty Kontrahenta przenosi się na fakturę a do XML z faktury. Wartość w xml przyjmuje 1- TAK lub 2 - NIE
Rola: Pracownik	Rola = 11	Pobierana z: Dokument → Zakładka Kontrahenci → Odbiorca → Zakładka Pracownik

DANE FAKTURY (Fa)

 

Opis pola w schemie FA(3)	Pole XML	Źródło danych w Comarch ERP Altum
Kod waluty	KodWaluty	Wartość pobierana z dokumentu z pola Waluta.
Data wystawienia	P_1	Wartość pobierana z dokumentu z pola Data wystawienia.
Numer faktury	P_2	Zależnie od konfiguracji na definicji firmy (zakładka KSeF): Numer systemowy lub Numer obcy.
Numer WZ	WZ	Powiązane dokumenty WZ wygenerowane przed wystawieniem FS.
Suma netto (23% / 22%)	P_13_1	Zakładka Kwoty → Tabelka VAT.  Kwota netto w walucie dokumentu.
Data sprzedaży	P_6	Pole Data sprzedaży. W korektach: Data korekty. Pole pomijane, jeśli data ta jest identyczna z datą wystawienia.
Data początkowa okresu	P_6Od	Aktualnie obsługiwane - planowana zmiana pobierane będą dane z daty P_6Do
Data końcowa okresu	P_6Do	Aktualnie brak obsługi - ta data będzie pobierana zamiast P_6Od

Faktura: wartość netto, kwota podatku, należność i kurs faktury zaliczkowej

Wartość netto, kwota podatku, należność
Suma wartości sprzedaży netto ze stawką podstawową – aktualnie 23% albo 22%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki netto. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_13_1	Zakładka Kwoty → Tabelka VAT.  Kwota netto w walucie dokumentu
Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze stawką podstawową – aktualnie 23% albo 22%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota podatku wyliczona według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_14_1	Suma kwot VAT z tabelki VAT dla stawek 23% i 22%. Kwota Vat w walucie dokumentu
W przypadku, gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej, kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto objętej stawką podstawową, przeliczona zgodnie z przepisami Działu VI w związku z art. 106e ust. 11 ustawy – aktualnie 23% albo 22%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota podatku wyliczona według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_14_1W	Kwota VAT w walucie systemowej w sytuacji gdy dokument jest w walucie obcej
Suma wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną pierwszą – aktualnie 8 % albo 7%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki netto. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_13_2	Suma wartości netto z tabelki VAT dla stawek 8% i 7%.
Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną pierwszą – aktualnie 8% albo 7%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota podatku wyliczona według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_14_2	Kwota podatku VAT dla stawki 8% lub 7%
W przypadku, gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej, kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto objętej stawką obniżoną, przeliczona zgodnie z przepisami Działu VI w związku z art. 106e ust. 11 ustawy – aktualnie 8% albo 7%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota podatku wyliczona według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_14_2W	Kwota VAT w walucie systemowej w sytuacji gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej dla stawek 8% i 7%
Suma wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną drugą – aktualnie 5%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki netto. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_13_3	Suma wartości netto z tabelki VAT dla stawki 5%
Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto ze stawką obniżoną drugą – aktualnie 5%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota podatku wyliczona według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_14_3	Suma kwot VAT z tabelki VAT dla stawki 5%.
W przypadku, gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej, kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto objętej stawką obniżoną drugą, przeliczona zgodnie z 45 przepisami Działu VI w związku z art. 106e ust. 11 ustawy – aktualnie 5%. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota podatku wyliczona według wzoru, o którym mowa w art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_14_3W	Kwota VAT w walucie systemowej w sytuacji gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej dla stawki 5%
Suma wartości sprzedaży objętej stawką 0% z wyłączeniem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy [pole opcjonalne].	P_13_6_1	Wartość sprzedaży w stawce 0% - transakcje krajowe
Suma wartości sprzedaży objętej stawką 0% w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_13_6_2	Wartość sprzedaży w stawce 0% - transakcje wewnątrzwspólnotowe
Suma wartości sprzedaży objętej stawką 0% w przypadku eksportu. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_13_6_3	Suma wartości netto w stawce 0% z tytułu eksportu - transakcje pozaunijne
Suma wartości sprzedaży zwolnionej od podatku. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy wartości sprzedaży.	P_13_7	Suma wartości netto dla stawki ZW.
Suma wartości sprzedaży w procedurze odwrotnego obciążenia, dla której podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy oraz innych przypadków odwrotnego obciążenia występujących w obrocie krajowym. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy.	P_13_10	Wartość sprzedaży ze stawką dotyczącą odwrotnego obciążenia
Suma wartości sprzedaży w procedurze marży, o której mowa w art. 119 i art. 120 ustawy. W przypadku faktur zaliczkowych, kwota zaliczki. W przypadku faktur korygujących, kwota różnicy wartości sprzedaży.	P_13_11	Brak obsługi
Suma Brutto	P_15	Kwota brutto do zapłaty

 

KURS WALUTY DLA ZALICZEK

 

Wyjaśnienie	Nazwa linii KSeF	Obsługa w systemie
Kurs waluty w fakturze zaliczkowej	KursWalutyZ	Kurs waluty pobierany z FSL

 

Adnotacje: metoda kasowa, samofakturowanie, odwrotne obciążenie i MPP

Wyjaśnienie	Nazwa linii KSEF	Obsługa
Metoda kasowa (1 – tak, 2 – nie)	P_16	Standardowo system generuje w tym polu wartość domyślną “2”
Samofakturowanie (1 – tak, 2 – nie)	P_17	Standardowo system generuje w tym polu wartość domyślną “2”
Odwrotne obciążenie (1 – tak, 2 – nie)	P_18	Obsługujemy w przypadku odwrotnego obciążenia, jeśli mamy odwrotne obciążenie wysyłamy 1, jeśli nie mamy wysyłamy 2
Mechanizm podzielonej płatności (1 – tak, 2 – nie)	P_18A	Obsługujemy w przypadku podzielonej płatności, jeśli mamy podzieloną płatność wysyłamy 1, jeśli nie mamy wysyłamy 2

 

Adnotacje: Zwolnienie

Wyjaśnienie	Nazwa linii KSEF	Obsługa
Jeżeli podstawą tą jest Ustawa, wówczas należy przesłać linię P_19A z przepisem tej ustawy.	P_19A	Pobierane z faktury z pola Przyczyna zwolnienia z VAT
Jeżeli podstawą tą jest Dyrektywa UE, wówczas należy przesłać linię P_19B z przepisem tej dyrektywy.	P_19B	Brak obsługi
Jeżeli podstawa jest inna niż ww. wówczas należy przesłać linię P_19C i podać w niej inną podstawę zwolnienia.	P_19C	Brak obsługi
Sprzedaż zwolniona – nie	P_19N	Wartość 1-nie wysyłana jest jeżeli na dokumencie nie użyto stawki ZW i nie wybrano podstawy zwolnienia lub wybrano podstawę zwolnienia zdefiniowaną przez użytkownika w słowniku uniwersalnym

 

Adnotacje: Nowe środki transportu

Wyjaśnienie	Nazwa linii KSEF	Obsługa
Znaczniki wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu (1 – tak)	P_22	Brak obsługi
Za pomocą tego pola przekazuje się informację o tym, czy występuje obowiązek posiadania dodatkowego dokumentu o którym mowa w art. 42 ust 5	P_42_5	Brak obsługi
Data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku.	P_22A	Brak obsługi
Numer wiersza faktury, w którym wykazano dostawę nowego środka transportu.	P_NrWierszaNST	Brak obsługi
Przebieg pojazdu lądowego	P_22B	Brak obsługi
Liczba godzin używania jednostki pływającej	P_22C	Brak obsługi
Liczba godzin używania statku powietrznego	P_22D	Brak obsługi
Znacznik braku wystąpienia wewnątrzwspólnotowej dostawa nowych środków transportu.	P_22N	System wysyła wartość 1, czyli brak wystąpienia

 

Adnotacje: P_23

Wyjaśnienie	Nazwa linii KSEF	Obsługa
Adnotacja “VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135-138 ustawy o ptu” lub “VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE” (1 – tak, 2 – nie)	P_23	Standardowo system generuje w tym polu wartość domyślną “2”

 

Adnotacje: Procedura marży

Dotyczy pól:  P_PMarzy, P_PMarzy_2, P_PMarzy_3_1, P_PMarzy_3_2, P_PMarzy_3_3, P_PMarzyN. Pola nieobsługiwane: P_PMarzy, P_PMarzy_2, P_PMarzy_3_1, P_PMarzy_3_2, P_PMarzy_3_3 Pole P_PMarzyN:  System wysyła wartość 1, czyli brak wystąpienia. 

Rodzaj faktury

Wyjaśnienie	Symbol	Obsługa
Faktury zaliczkowe	ZAL	Dodatkowe oznaczenie dla dokumentów FSL.
Faktury obejmujące zaliczki	ROZ	Dodatkowe oznaczenie dla dokumentów FS na których rozliczona została FSL.
Faktury sprzedaży inne niż zaliczkowe i końcowe	VAT	Dodatkowe oznaczenie dla faktur innych niż zaliczkowe i końcowe.
Korekty faktur zaliczkowych	KOR_ZAL	Dodatkowe oznaczenie dla dokumentów KFSL.
Korekty do faktur obejmujących zaliczki	KOR_ROZ	Dodatkowe oznaczenie dla dokumentów korekt FS na których rozliczona została FSL.
Korekty do faktur innych niż zaliczkowe i końcowe	KOR	Oznaczenie dla dokumentów korekt.
Faktury uproszczone	UPR	Brak obsługi

 

Dane nagłówkowe na korekcie faktury

Wyjaśnienie	Linia KSeF	Obsługa
Przyczyna wystawienia faktury korygującej	PrzyczynaKorekty	Wartość pola pobierana z dokumentu korekty z pola Przyczyna korekty.
Data wystawienia faktury korygowanej.	DataWystFaKorygowanej	Wartość pola pobierana z dokumentu korekty z pola Data wystawienia.
Numer faktury korygowanej	NrFaKorygowanej	Dla dokumentu korekty ręcznej: Wartość pola Numer z zakładki Dokumenty skojarzone. Korekta do dokumentu: W zależności od wartości pola dostępnego na zakładce KSeF na definicji firmy wysłany jest: numer systemowy – jeśli wybrano opcję Systemowy numer obcy – jeśli wybrano opcję Numer obcy
Znacznik numeru KSeF faktury korygowanej.	NrKsef	Pole z wartością 1 wysyłane jest, jeżeli faktura korygowana była wysyłana do KSeF tj. posiada numer KSeF.
Numer nadany w KSeF fakturze korygowanej	NrKSeFFaKorygowanej	Numer faktury korygowanej (źródłowej) nadany w KSeF.
Znacznik faktury korygowanej wystawionej poza KSeF.	NrKSeFN	Pole z wartością 1 wysyłane jest, jeżeli faktura korygowana nie była wysyłane do KSeF tj. nie posiada numeru KSeF.
Okres, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka.	OkresFaKorygowanej	Brak obsługi
Dane Nabywcy na fakturze korygowanej w przypadku przesyłania korekty danych	Podmiot2K	Brak obsługi

 

Znaczniki FP i TP

Wyjaśnienie	Linia KSeF	Obsługa
Znacznik dla faktury rejestrowanej do paragonu.	FP	W przypadku faktury do paragonu, pole przyjmuje wartość 1.
Znacznik dotyczący powiązania między nabywcą a dostawcą.	TP	brak obsługi

  

Wiersze faktury

WIERSZE FAKTURY (FaWiersz)
Kolejny numer wiersza faktury	NrWierszaFa	Kolejny numer wiersza wysyłanej faktury
Nazwa towaru lub usługi	P_7	Element dokumentu -> Artykuł -> pole Nazwa
Indeks	Pole przeznaczone do wpisania wewnętrznego kodu towaru lub usługi, nadanego przez podatnika albo dodatkowego opisu towaru lub usługi	Aktualnie cecha pozycji faktury.
GTIN	Globalny Numer Jednostki Handlowej, cyfrowy odpowiednik kodu EAN	Kod EAN13 (własny lub obcy) z pozycji faktury.
CN	Symbol Nomenklatury Scalonej CN	Kod CN z pozycji faktury
Ilość	P_8B	Element dokumentu -> pole Ilość
Jednostka miary	P_8A	Element dokumentu -> pole JM (Jednostka Miary)
Cena netto	P_9A	Element dokumentu -> pole Cena netto
Cena brutto	P_9B	Element dokumentu -> pole Cena brutto
Wartość netto	P_11	Element dokumentu -> pole Wartość netto
Wartość brutto	P_11A	Element dokumentu -> pole Wartość brutto
Stawka VAT	P_12	Element dokumentu -> pole Stawka VAT
Stawka podatku w kraju odbiory (WSTO/OSS)	P_12_XII	Brak obsługi

 

PŁATNOŚCI NA FAKTURZE

 

Nazwa linii KSeF	Znaczenie	Obsługa w systemie Comarch ERP Altum
Zaplacono	Znacznik pełnej wpłaty	Wartość 1, jeśli faktura została opłacona w całości w jednym terminie.
DataZaplaty	Data dokonanej wpłaty	Wysyłana przy pełnej zapłacie w jednym terminie
ZnacznikZaplatyCzesciowej	Status płatności ratalnej	1: zapłacono częściowo; 2: zapłacono w całości, ale w wielu ratach.
KwotaZaplatyCzesciowej	Wartość wpłaty częściowej	Kolejne powtórzenia kwot dla rozliczeń częściowych.
FormaPlatnosci	Kod formy płatności	Mapowanie pola Forma płatności z nagłówka na kody KSeF 1-6

 

Zamówienia

Umowy

Brak obsługi pól: DataUmowy, NrUmowy, NrUmowy, NrPartiiTowaru  

SZCZEGÓŁY ZAMÓWIENIA
Wartość brutto zamówienia	WartoscZamowienia	Dokument ZS -> Suma Brutto. Suma wartości brutto wszystkich pozycji zamówienia (lub umowy), którego dotyczy zaliczka
WIERSZE ZAMÓWIENIA
	ZamowienieWiersz	Elementy dokumentu ZS powiązanego z fakturą zaliczkową.
Numer wiersza	NrWierszaZam	Element ZS -> Lp. Kolejny numer wiersza z zamówienia sprzedaży
Nazwa towaru/usługi	P_7Z	Element ZS -> Artykuł -> Nazwa. Nazwa towaru z pozycji zamówienia
IndeksZ	Pole przeznaczone do wpisania wewnętrznego kodu zamawianego towaru lub usługi nadanego przez podatnika albo dodatkowego opisu zamawianego towaru lub usługi [pole fakultatywne]	Cecha pozycji zamówienia.
GTINZ	Globalny Numer Jednostki Handlowej, cyfrowy odpowiednik kodu EAN	Kod EAN13 (własny lub obcy) z pozycji zamówienia.
Jednostka miary	P_8AZ	Element ZS -> JM. Jednostka miary z pozycji zamówienia (podstawowa lub pomocnicza zależnie od konfiguracji)
Ilość zamówiona	P_8BZ	Element ZS -> Ilość. Całkowita ilość towaru na zamówieniu
Cena netto	P_9AZ	Element ZS -> Cena netto. Cena jednostkowa netto z pozycji zamówienia
Wartość netto wiersza	P_11NettoZ	Element ZS -> Wartość netto. Wartość netto pozycji zamówienia
Kwota VAT wiersza	P_11VatZ	Element ZS -> Wartość VAT. Kwota podatku od pozycji zamówienia
Stawka VAT	P_12Z	Element ZS -> Stawka VAT. Stawka podatku z pozycji zamówienia (np. 23, 8, zw)
Stawka podatku w kraju odbiory (WSTO/OSS)	P_12_XIIZ	Brak obsługi

 

STOPKA FAKTURY I OZNACZENIA SPRZEDAWCY

Nazwa linii KSeF	Obsługa i źródło danych (Definicja firmy)
KRS	Wartość pobierana z pola Numer w rejestrze z definicji firmy sprzedawcy.
REGON	Wartość pobierana z definicji firmy z pola REGON.
BDO	Wartość pobierana z definicji firmy z pola Numer rejestrowy BDO.

 

W przypadku pojawienia się komunikatu: Required element missing: Faktura/Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne/Nazwa należy zweryfikować, czy na formularzu firmy została wprowadzona nazwa w polu Nazwa firmy.

System nie obsługuje identyfikatora IDWew dla Podmiot3 i nie są planowane zmiany w tym zakresie.

W systemie Comarch ERP Altum nie będą udostępniane dedykowane metody API do KSeF

Dane nie są weryfikowane z danymi na karcie pracownika. Sprawdzenie, czy certyfikat zainstalował konkretny pracownik odbywa się na etapie instalacji certyfikatów w magazynach Windows (konieczność podania hasła).

W systemie należy zdecydować o sposobie uwierzytelniania. Na początku pojawia się wybór między certyfikatem a tokenem. Ważne jest, aby mieć świadomość, że oba te rozwiązania służą wyłącznie do uwierzytelnienia. Późniejsza praca z KSeF (wysyłanie, odbieranie, korygowanie faktur itp.) nie opiera się już bezpośrednio na certyfikacie czy tokenie, lecz na wygenerowanych na ich podstawie Access oraz Refresh tokenach.

Takie rozwiązanie pozwala na korzystanie z Refresh Tokena przez cały okres jego ważności (ok. 7 dni). Dopiero po tym czasie (lub po ręcznym zamknięciu sesji) konieczne jest ponowne uwierzytelnienie się. Podsumowując: można jednocześnie posiadać wygenerowany token w konfiguracji firmy oraz wgrany certyfikat w magazynie Windows – to od Państwa zależy, która metoda zostanie wybrana. Po wygaśnięciu sesji (Refresh Tokena) ponownie decydują Państwo o sposobie logowania. Należy jednak pamiętać, że nie ma możliwości mieszania metod np. używania certyfikatu do eksportu, a tokenu do importu.

Korzystanie z tokena nie ma żadnego wpływu na tryb offline. Aby móc korzystać z funkcjonalności offline konieczne jest wygenerowanie dedykowanego do obsługi trybu offline certyfikatu KSeF. Nie ma możliwości obsługi trybu offline za pomocą innych certyfikatów ani tokenów, dlatego ważne jest, aby podczas przygotowania do pracy z KSeF zadbać o zainstalowanie w systemie (na wszystkich stanowiskach) certyfikatów KSeF do obsługi trybu offline.

Nie ma dedykowanego mechanizmu do importu faktur z KSeF. W przypadku BPM nie są dostępne dedykowane aktywności. Jednocześnie nie będzie również udostępniane API do KSeF.

Włączenie obsługi KSeF na formularzu firmy pozwala na obsługę KSeF zarówno dla importu jak i eksportu. Nie ma możliwości włączenia tylko importu lub eksportu. Aby dokumenty sprzedażowe nie były automatycznie wysyłane do KSeF na definicji dokumentów należy odznaczyć opcję:  Automatycznie prześlij do KSeF oraz na karcie kontrahenta odznaczyć parametr Odbiór faktur przez KSeF.

Tak, w systemie istnieje taka możliwość. Można taki wydruk wykonać ustawiając fokus na wizualizacji faktury z KSeF i wybierając na klawiaturze przycisk CTRL + P z poziomu

• listy Import KSeF
• zakładki Załączniki na dokumencie FS
• z poziomu dokumentu FZ powiązanym/wygenerowanym na podstawie dokumentu z KSeF

Każda z firm powinna posiadać unikalny:

• numer NIP
• certyfikat

W przypadku wystawienia faktury z firmy A na firmę B należy:

1. Wystawić fakturę sprzedaży w firmie_A na kontrahenta firma_B
2. Po zatwierdzeniu wykonać eksport faktury do KSeF oraz pobrać UPO
3. Następnie z poziomu firmy_B wykonać import faktury zakupu z poziomu Zakup -> Import KSeF
4. Wybrać przycisk [Import] lub [Import za okres]
5. Po pobraniu faktur zakupu, zaznaczyć fakturę zaimportowaną z KSeF.
6. Aby powiązać ją z istniejącą fakturą zakupu należy wybrać przycisk [Dołącz] -> [FZ]
7. Z poziomu listy faktur zakupu wskazać fakturę wystawianą w firmie A.

Uwaga

Na dokumencie FZ powiązanej z dokumentem z KSeF za pomocą opcji [Dołącz] nie jest automatycznie uzupełniany numer KSeF, należy wprowadzić go ręcznie na dokumencie systemowym.

1. Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień

• Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
• Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
• Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
• Parametry importu: W zakładce KSeF na formularzu firmy zaznacz parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ (wspomaga automatyczne łączenie towarów) oraz wskaż domyślne rejestry VAT dla faktur i korekt.
• Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
• Uprawnienia operatora: Przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Pobieranie faktur z KSeF. Bez tego uprawnienia import będzie zablokowany.

2. Pobranie faktur (Import)

• Przejdź do menu głównego Zakup, a w grupie Dokumenty wybierz listę Import KSeF.
• Na wstążce kliknij przycisk:
  • Importuj – dla pobrania bieżących danych.
  • Importuj za okres – aby pobrać dokumenty z konkretnego przedziału dat (wg daty przesłania lub przyjęcia).
• System zweryfikuje uprawnienia operatora i pobierze dokumenty, prezentując m.in. NIP, nazwę sprzedawcy i kwoty.

3. Podgląd dokumentu

• System wyświetli wizualizację faktury ustrukturyzowanej bez konieczności logowania do portalu KSeF.

4. Generowanie Faktury Zakupu (FZ)

• Zaznacz pobraną fakturę na liście Faktury zakupu KSeF.
• W sekcji Generowanie kliknij przycisk [Faktura].
• Identyfikacja towarów: Jeśli włączono parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ, system spróbuje dopasować towary. W przypadku braku dopasowania pojawi się okno do ręcznego przypisania artykułu z bazy, które zostanie zapamiętane dla przyszłych importów.
• Ręczne wprowadzenie towarów: W przypadku gdy parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ nie jest włączony to należy ręcznie wprowadzić artykuły na podstawie podglądu FS z KSeF.
• Weryfikacja kwot: Podczas zapisu FZ system automatycznie porówna kwoty z dokumentem źródłowym KSeF i wyświetli ostrzeżenie w przypadku różnic.

5. Opcje dodatkowe (Faktura VAT / Dołączanie)

• Faktura VAT: Jeśli chcesz wprowadzić dokument tylko do rejestru VAT (bez FZ), użyj przycisku [Faktura VAT].
• Powiązanie z istniejącym dokumentem: Jeżeli faktura została już wprowadzona do systemu ręcznie - nie generuj nowej. Użyj przycisku [Dołącz] (w sekcji Lista), aby powiązać wpis z KSeF z istniejącą w systemie fakturą.

1. Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień

• Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
• Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
• Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
• Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
• Uprawnienia operatora: Aby użytkownik miał możliwość wysyłania faktur, przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Wysyłanie faktur do KSeF (domyślnie jest on odznaczony). Bez tego uprawnienia przyciski eksportu będą niedostępne.

2. Dodanie i weryfikacja dokumentu

• Wystawienie faktury: Utwórz nową fakturę sprzedaży (FS) lub jej korektę. Aby dokument mógł trafić do KSeF, musi zostać Zatwierdzony.
• Weryfikacja: Podczas zatwierdzania system automatycznie sprawdzi zgodność faktury obowiązującą schemą w KSeF (jeśli włączono parametr automatycznej weryfikacji na formularzu firmy, zakładka KSeF). Wynik widoczny jest w infobarze (Weryfikacja KSeF: pozytywna/negatywna).
• Automatyczna wysyłka (opcja): Jeśli na definicji dokumentu zaznaczono parametr Automatycznie prześlij do KSeF, zatwierdzony i poprawnie zweryfikowany dokument zostanie wysłany samoczynnie.

3. Eksport do KSeF (Wysyłka ręczna)

• Jeżeli faktura nie została wysłana automatycznie, przejdź na listę faktur sprzedaży.
• Zaznacz dokument o statusie Nie wysłano lub Odrzucono.
• W grupie przycisków KSeF na wstążce wybierz przycisk [Eksport].
• Po udanej wysyłce status dokumentu zmieni się na Wysłano.

4. Pobranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru)

• Na liście faktur lub formularzu dokumentu (dla dokumentu o statusie Wysłano) kliknij przycisk [Pobierz UPO].
• Po otrzymaniu odpowiedzi z KSeF:
  • Status zmieni się na Pobrano UPO.
  • W polu Numer KSeF pojawi się nadany numer identyfikujący fakturę.
  • Plik xml z UPO zostanie zapisany jako załącznik (jeśli zaznaczono odpowiedni parametr w konfiguracji).

5. Podgląd QR i Wydruk

• Generowanie kodu QR: Kod QR generuje się automatycznie w momencie pobrania UPO i nadania numeru KSeF. Można go również wygenerować ręcznie przyciskiem [Generuj kod QR].
• Wydruk standardowy: Na standardowych wydrukach (np. Faktura sprzedaży) automatycznie umieszczany jest kod QR oraz link weryfikacyjny.
• Wydruk ustrukturyzowany: Dostępny jest typ wydruku Faktura ustrukturyzowana KSeF (format xml KSeF), który wizualizuje fakturę zgodnie ze wzorem Ministerstwa Finansów.