Za sposób otwierania załączników w DMS odpowiada parametr IntegratedPDFViewer, który znajduje się w pliku DMS.exe.config w folderze z plikami DMS Desktop.

<add key=”IntegratedPdfViewer” value=”true” /> – jeżeli w ramach klucza zostanie wprowadzona wartość „true”, wówczas możliwy jest podgląd załączników w formacie *.pdf bezpośrednio w aplikacji Comarch DMS, w prawym panelu karty obiegu.

W wersji 2024.2.1 w Comarch DMS Repozytorium umożliwiono udostępnianie linku do pojedynczego dokumentu. Link to skrót do nowej aplikacji web Comarch DMS, który otwiera zewnętrzny podgląd dokumentu.

Udostępnianie linków poprzez kopiowanie linku jest dostępne dla wszystkich operatorów posiadających uprawnienia do danego dokumentu w Comarch DMS Repozytorium co najmniej na poziomie Przeglądającego.

Aby udostępnić dany dokument, należy:

Po kliknięciu w opcję [Kopiuj link] link do dokumentu zostaje skopiowany do schowka systemu operacyjnego i możliwe jest wklejenie go do komunikatora lub wiadomości email. Jako potwierdzenie skopiowania linku w prawym dolnym rogu zostaje wyświetlony następujący komunikat:

Aby można było zmapować załącznik na dokument ERP XL i przenieść do bazy Comarch ERP XL, należy odpowiednio skonfigurować ustawienia w DMS:

Jeśli mają zostać przywrócone numery usuniętych dokumentów z poziomu interfejsu należy zastosować następujące rozwiązanie:

Za przywracanie usuniętego numeru dokumentu odpowiada procedura do.GetNextDocumentNumber, która znajduje się w bazie danych DMS. W tej procedurze należy odkomentować poniżej zaznaczony fragment:

Po odkomentowaniu fragmentu należy uruchomić procedurę na bazie DMS.

Takie ustawienie wynika z wpisu w pliku Web.config w katalogu z aplikacją serwerową:

<add key=”DocumentListDateRange” value=”150″ /> – klucz określa możliwość zdefiniowania filtra zawężającego wyszukiwanie dokumentów, dla których przekazanie do kolejnego etapu odbyło się określoną ilość dni temu.

Wartość klucza odpowiada liczbie dni. Niezależnie od ustawienia, operator może usunąć lub zmienić zdefiniowany filtr. Ustawienie wartość = 0 wyłącza domyślny filtr.

W przypadku, jeżeli przy probie zalogowania sie do Comarch DMS, pojawia się następujący komunikat:

wówczas należy:

1. zweryfikować wpisy w następujących kluczach w pliku Web.config w katalogu z plikami aplikacji serwerowej Comarch DMS (dawnej web – domyślna ścieżka: C:\inetpub\wwwroot\nazwa_aplikacji_serwerowej_DMS ):

2. Jeżeli powyższe klucze zostały prawidłowo uzupełnione, wówczas należy uruchomić MSSQL, a następnie wykonać następujący skrypt:

use [master]
go
grant select on sys.syscharsets to CDNHASP

W zakładce „Przechowywanie plików” operator może zalogować się na konto Comarch IBARD, na które mają trafiać dokumenty z kontrolek typu załącznik lub/i z Managera dokumentów/Repozytorium.

Aby zakładka była dostępna, należy w pliku Web.config w katalogu z aplikacją serwerową (dawna web) wprowadzić wartość IBARD w ramach klucza „DestinationAttachmentWorkflow” („DestinationAttachmentWorkflow” = IBARD)

W przypadku współpracy z modułem Comarch DMS Repozytorium możliwe jest również wskazanie, w czyim imieniu mają być przekazywane do Repozytorium dokumenty dodane do kontrolek typu załącznik, dla których  ustawiono opcję operatora dodającego załącznik „Z konfiguracji”.

Jeżeli współpraca z Comarch DMS Repozytorium jest włączona (w pliku web.config parametr „UseRepository” = true), a „DestinationAttachmentWorkflow” = IBARD, wówczas w sekcji „Kontrolki typu Załącznik” dostępne są dwa pola:

1. Repozytorium – w tym polu w ramach opcji ’Login domyślnego operatora repozytorium’ wybrany zostaje operator, w którego imieniu pozostali operatorzy mogą przesyłać pliki do Repozytorium, jeśli w definicji kontrolki typu Załącznik w polu „Zastosuj login operatora Repozytorium” wybrano opcję „Z konfiguracji” (zob. Konfiguracja kontrolki typu Załącznik w ramach integracji modułu Repozytorium z modułem Workflow).

Wybór operatora domyślnego jest dokonywany w ramach listy operatorów DMS, która została zawężona do operatorów mających uprawnienia do pracy z modułem Repozytorium.

Jeśli aktywny jest tryb wielospółkowy, operator zostaje wskazany z listy operatorów wybranej spółki.

Operatorzy na liście są uszeregowani w kolejności alfabetycznej. Możliwe jest wyświetlenie na liście maksymalnie 11 operatorów, przy większej liczbie pojawia się pasek przewijania.

Zmiana operatora domyślnego jest możliwa po usunięciu poprzedniego po kliknięciu ikony kosza i ponownym dokonaniu wyboru z listy.

2. Comarch IBARD– po wyborze w ramach tego pola przycisku „Autoryzacja” zostaje wyświetlone okno, w którym należy uzupełnić login i hasło do konta Comarch IBARD, na które mają trafiać załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik, a następnie kliknąć [Zaloguj] .

Po zalogowaniu do usługi Comarch IBARD w ramach podsekcji Comarch IBARD w sekcji Kontrolki typu Załącznik wyświetlany jest login użytkownika w Comarch IBARD, a załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik trafiają do usługi Comarch IBARD.

Jeżeli dokumenty dodane za pomocą kontrolki typu załącznik w module Workflow mają trafić także do usługi Comarch IBARD, administrator powinien:

Jeżeli „DestinationAttachmentWorkflow” nie jest równe „IBARD”, ale współpraca z modułem Comarch DMS Repozytorium jest włączona, wówczas w ekspanderze prezentowane będzie tylko pole Repozytorium.

Jeśli natomiast:

• „DestinationAttachmentWorkflow” = „IBARD” i „DestinationAttachmentsRepository” = „IBARD”, ale współpraca z modułem Comarch DMS Repozytorium nie jest aktywna, wtedy w ramach zakładki „Przechowywanie plików” jest dostępna tylko jedna sekcja „Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów”. W ramach tej sekcji mozliwe jest logowanie do usługi Comarch IBARD. Po wyborze w tej sekcji przycisku „Autoryzacja” zostaje wyświetlone okno, w którym należy uzupełnić login i hasło do konta Comarch IBARD, na które mają trafiać załączniki dodane za pomocą kontrolki typu załącznik oraz pliki dodane do managera dokumentów, a następnie kliknąć [Zaloguj] . Po zalogowaniu do usługi Comarch IBARD w ramach podsekcji Comarch IBARD w sekcji „Kontrolki typu Załącznik i Manager dokumentów” wyświetlany jest login użytkownika w Comarch IBARD, a załączniki dodane za pomocą kontrolki typu Załącznik oraz pliki dodane do Managera dokumentów trafiają do usługi Comarch IBARD.

 

 

• „DestinationAttachmentWorkflow”= „IBARD” i „DestinationAttachmentsRepository” = „DO”, ale współpraca z modułem Comarch DMS Repozytorium nie jest aktywna, wtedy w ramach zakładki „Przechowywanie plików” jest dostępna tylko jedna sekcja „Kontrolki typu Załącznik”, w ramach której można zalogować się do Comarch IBARD, aby do tej usługi trafiały pliki dodane w ramach kontrolki typu załącznik

 

 

• „DestinationAttachmentWorkflow” = „DO” i „DestinationAttachmentsRepository” = „IBARD”, ale współpraca z modułem Comarch DMS Repozytorium nie jest aktywna, wtedy w ramach zakładki „Przechowywanie plików” jest dostępna tylko jedna sekcja „Manager dokumentów”, w ramach której można zalogować się do Comarch IBARD, aby do tej usługi trafiały pliki dodane do Managera dokumentów

Jeżeli  współpraca z modułem Repozytorium jest aktywna (w pliku web.config parametr „UseRepository” = true), a pliki dodane do Repozytorium powinny trafiać również do usługi Comarch IBARD (zob. Przechowywanie plików z Repozytorium w usłudze Comarch IBARD dla administratora), wówczas konieczne jest spełnienie trzech warunków:

1. Odpowiednie określenie connection stringa w kluczu IBARDStorageSettings w pliku appsettings.json  (zob. Repozytorium – instalacja dla administratora)

2. Wpisanie wartości „IBARD” w kluczu „DestinationAttachmentsRepository” w pliku web.config aplikacji Comarch DMS

3. Wybranie sekcji „Repozytorium” w zakładce „Przechowywanie plików” w zakładce „Ustawienia” w aplikacji desktop Comarch DMS i zalogowanie się do usługi Comarch IBARD za pomocą przycisku „Autoryzacja”.

Po naciśnięciu przycisku [Autoryzacja] zostaje wyświetlone okno, w którym należy wpisać dane logowania do usługi Comarch IBARD (login i hasło) i kliknąć [Zaloguj].

Wówczas połączenie z kontem Comarch IBARD zostaje nawiązane – nazwa użytkownika wyświetla się w sekcji Repozytorium obok przycisku  [Autoryzacja] w formie informacji Zalogowano użytkownika [nazwa użytkownika]. Odtąd wszystkie dokumenty przesyłane do Comarch DMS Repozytorium będą przechowywane w usłudze Comarch IBARD.

Pliki z Comarch DMS i Comarch DMS Repozytorium w usłudze Comarch IBARD

Jeśli „DestinationAttachmentWorkflow”= „IBARD”, wtedy w ramach usługi Comarch IBARD po dodaniu pierwszego dokumentu do kontrolki typu Załącznik powstaje automatycznie nowy folder „Comarch DMS „, do którego trafiają wszystkie dokumenty dodane do kontrolki typu Załącznik.

Jeśli „DestinationAttachmentsRepository” = „IBARD”, a współpraca z Comarch DMS Repozytorium jest nieaktywna, wówczas w ramach usługi Comarch IBARD po dodaniu pierwszego dokumentu do Managera dokumentów powstaje  automatycznie nowy folder „Comarch DMS MD”, do którego trafiają wszystkie dokumenty dodane do Managera dokumentów, bez rozróżnienia na wewnętrzne foldery.

Jeśli „DestinationAttachmentsRepository” = „IBARD”, a współpraca z Comarch DMS Repozytorium jest aktywna, wówczas w ramach usługi Comarch IBARD po dodaniu pierwszego dokumentu do Comarch DMS Repozytorium powstaje  automatycznie nowy folder „Comarch DMS Repository”, do którego trafiają wszystkie dokumenty dodane do Comarch DMS Repozytorium, bez rozróżnienia na wewnętrzne foldery.

Czasem na pojedynczych stanowiskach może występować problem z uruchomieniem aplikacji desktop (stacjonarnej) Comarch DMS Desktop. Jeżeli:

1. po dwukrotnym kliknięciu ikony aplikacji  okno aplikacji pojawia się na chwilę, a później znika

oraz

2. proces DMS.exe wciąż znajduje się w procesach menadżera zadań.

Wówczas:

W pierwszej kolejności na danym stanowisku należy wyczyścić katalog IsolatedStorage – domyślna ścieżka C:\Users\zalogowany.użytkownik\AppData*\Local\IsolatedStorage.

Jeśli powyższy sposób nie przyniesie rezultatów, należy ponownie  zainstalować Comarch DMS Desktop na danym stanowisku i uruchomić DMS z podmienionej paczki, pamiętając aby uprzednio wypełnić w pliku DMS.exe.config klucz ServerURI prawidłowym adresem aplikacji serwerowej Comarch DMS.

Podgląd załącznika wyświetlany jest w prawej części dokumentu, poniżej panelu ze szczegółami przekazania, po kliknięciu w nazwę załącznika.

Istnieje możliwość dodania kilku załączników do jednej kontrolki .

W oknie podglądu załącznika dostępne są następujące opcje i ikony:

kliknięcie w ten znak spowoduje wyjście z podglądu pliku

ikona jest aktywna, jeśli plik ma więcej niż 1 stronę, umożliwia przejście do poprzedniej strony pliku

pole, które informuje o liczbie stron danego pliku oraz o numerze aktualnie wyświetlanej strony

ikona jest aktywna, jeśli plik ma więcej niż 1 stronę, umożliwia przejście do następnej strony pliku

klikniecie w ikonę spowoduje, że wyświetlana strona obróci się o 90o w prawo

kliknięcie w ikonę powoduje, że widok strony się zmniejsza

procentowe oznaczenie rozmiaru widoku strony; ulega zmianie, jeśli użytkownik naciśnie albo

kliknięcie w ikonę powoduje, że widok strony się powiększa

kliknięcie w ikonę spowoduje wyświetlenie pliku w rzeczywistym rozmiarze (100%)

kliknięcie w ikonę spowoduje wyświetlenie całej strony pliku

od wersji 2024.2.0 ikona widoczna jedynie w przypadku współpracy z Comarch DMS Repozytorium; kliknięcie ikony umożliwia otwarcie podglądu załącznika w module Repozytorium

W wersji 2023.1.0 została wprowadzona funkcjonalność dodawania załącznika z modułu Repozytorium w aplikacji desktop Comarch DMS, dostępna, jeśli Comarch DMS współpracuje z modułem Repozytorium

Uwaga

Od wersji 2023.1.0 aby możliwa była poprawna współpraca z modułem Repozytorium należy zainstalować dodatek Application Request Routing, dostępny pod następującym adresem:

https://www.iis.net/downloads/microsoft/application-request-routing

Później w ramach Menedżera Internetowych usług Internetowych należy kliknąć na ikonę „Application Request Routing Cache”, a następnie w ramach panelu „Akcje” po prawej stronie ekranu nacisnąc link „Otwórz funkcje”.

 

Następnie należy zaznaczyć parametr „Enable proxy” w ramach zakładki „Application Request Routing” i potwierdzić zmianę przyciskiem „Zastosuj”.

Jeśli użytkownik zaznaczył checkbox „Współpraca z Repozytorium” w ustawieniach danej kontrolki typu załącznik (zob. Załącznik) i zapisał zmiany, wówczas po kliknięciu ikony w ramach danej kontrolki typu załącznik na dokumencie widoczna jest opcja „Z Repozytorium”.

Kiedy użytkownik kliknie na opcję „Z Repozytorium”, wówczas zostanie otwarte okno „Dodaj załącznik”, w ramach którego można dokonać wyboru pliku lub plików, które zostaną dodane do danej kontrolki typu załącznik.

Aby dodać dokument z modułu Repozytorium, użytkownik powinien kolejno:

• kliknąć w ramach okna „Dodaj załącznik” na folder, w którym znajduje się dokument, który ma zostać dodany do kontrolki typu załącznik;

 

 

• na liście dokumentów kliknąć w nazwę danego dokumentu, a następnie nacisnąć przycisk [Dodaj];

 

 

Wówczas okno „Dodaj załącznik” zostanie zamknięte, a dokument będzie dodany do kontrolki typu załącznik. Użytkownik może na raz zaznaczyć i dodać wiele dokumentów.

Kiedy dokumenty zostaną zaznaczone, wówczas na ciemnoniebieskiej belce wyświetlanej nad listą dokumentów wyświetlana jest ich liczba.

Przycisk [Dodaj] pozostaje nieaktywny aż do czasu, kiedy użytkownik zaznaczy przynajmniej jeden dokument.

Uwaga

Nie jest możliwe załączanie folderów z Repozytorium. Jeśli użytkownik chce załączyć wiele plików, wówczas powinien wejść do folderu i zaznaczyć te pliki.

 

Uwaga

Dołączanie wielu plików jest możliwe tylko w obrębie jednego katalogu. Zaznaczane dokumenty zostają zliczone, a ich liczba będzie widoczna na belce wyświetlanej na miejscu filtrów. Kiedy użytkownik wejdzie do innego katalogu, licznik dokumentów zostaje wyzerowany i dokumenty są od nowa zliczane w danym katalogu.

Jeśli jednak lista dokumentów zostanie odfiltrowana (np. według wartości atrybutów), wówczas na liście widoczne są dokumenty z informacją o folderze, w którym się znajdują i można zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów.

 

 

 

Nad listą dokumentów w oknie „Repozytorium” znajdują się cztery pola służące do filtrowania listy:

• Status – w ramach tego pola można wybrać jedną z następujących opcji:
  • Dowolny – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty aktywne i zarchiwizowane z danego folderu
  • Aktywne – na liście widoczne będą wszystkie aktywne dokumenty z danego folderu
  • Zarchiwizowane – na liście widoczne będą jedynie dokumenty zarchiwizowane z danego folderu

 

 

• Data dodania – po kliknięciu na to pole otwierane jest okno, w ramach którego można wybrać zakres dat, w którym dodano dokumenty

 

 

• Typ dokumentu – po kliknięciu na to pole można wybrać typ/typy dokumentów, z których dokumenty mają być widoczne na liście. Domyślnie zaznaczone są wszystkie dostępne typy.

Uwaga

Wartości dostępne w ramach tego filtra są zależne od ustawień danej kontrolki typu załącznik, gdzie operator ustawia obsługiwane w ramach tej kontrolki typy dokumentów. W ramach filtra widoczne są jedynie typy dokumentów zdefiniowane w ustawieniach danej kontrolki.

 

 

• Więcej filtrów– w ramach tego pola w oknie „Pozostałe filtry” możliwe jest filtrowanie dokumentów według:
  • kryterium okresu przechowywania;
  • wartości atrybutów.

Kiedy użytkownik wybierze filtr, obok pól z filtrami widoczny jest link „Wyczyść filtry”. Gdy operator kliknie w ten link, wszystkie ustawione filtry zostaną usunięte.

Po dodaniu załącznika z modułu Repozytorium do dokumentu w aplikacji desktop Comarch DMS i po kliknięciu w nazwę załącznika jego podgląd zostanie wyświetlony po prawej stronie dokumentu.

Kiedy dokument z załącznikiem dodanym z Repozytorium zostanie przekazany do następnego etapu do operatora bez dostępu do Repozytorium, wówczas taki operator:

Jeżeli plik z modułu Repozytorium dodano do kontrolki typu załącznik w module Workflow, a następnie usunięto do kosza, kosza retencji lub z systemu, wówczas w przypadku jeśli użytkownik próbuje pobrać go na dysk, wyświetlić podgląd, szczegóły lub zmienić jego typ, wówczas zostaje wyświetlony odpowiedni komunikat informujący o usunięciu dokumentu i braku możliwości wykonania danej czynności.

Mapowanie wartości z kontrolek na wartości atrybutów

W wersji 2023.1.0 nastąpiła aktualizacja funkcjonalności mapowania wartości z kontrolek do atrybutów podczas przesyłania pliku z dysku do modułu repozytorium jako załącznika dokumentu w module Workflow, związana z możliwością podpinania jednego dokumentu w module Repozytorium jako załącznik do wielu dokumentów w module Workflow.

Jeśli:

Dokument w module Workflow, z którego kontrolek wartości są mapowane do atrybutów dokumentu w module Repozytorium nosi nazwę „proces główny”. „Proces główny” to pierwszy dokument z modułu Workflow, do którego dołączono dokument z modułu Repozytorium. „Proces główny” posiada oznaczenie „Główny” w sekcji „Procesy powiązane z dokumentem” na prawym panelu dokumentu w module Repozytorium.

W przypadku dokumentów z modułu Repozytorium, które załączono do dokumentu w module Workflow, na prawym panelu wyświetlane są numery procesów, do których je dołączono (numery dokumentów z modułu Workflow).

Jeśli po tym, jak do kontrolki typu załącznik w module Workflow dodano załącznik z Repozytorium w trybie procesu głównego połączenie z serwerem zostało przerwane i nie nastąpiło zmapowanie atrybutów wartościami z kontrolek, wówczas zostanie wyświetlony informujący o tym komunikat.

Jeśli w kontrolkach na dokumencie w module Workflow zmieniły się wartości, które powinny zostać zmapowane na atrybuty dokumentów w module Repozytorium, a te dokumenty zostały przedtem zarchiwizowane, wówczas zostanie wyświetlony komunikat informujący o braku możliwości aktualizacji atrybutów danymi z karty obiegu.